BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1 Teori – teori Umum 2.1.1 Sistem Informasi 2.1.1.1 Pengertian Sistem Pada dasarnya terdapat banyak ragam definisi dari Sistem menurut versi dari beberapa orang berikut ini. Pengertian Sistem menurut McLeod, Jr. ( 2001, p.11 ), yang diterjemahkan oleh Hendra Teguh, adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Sedangkan Romney, Steinbart ( 2003, p.2 ), “ A system is a set of two or more interrelated components that interact to achieve a goal “, yang berarti sistem didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen-komponen yang berhubungan yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Pendapat lain mengenai sistem dikemukakan oleh Jogiyanto Hartono (1999, p.2), yakni kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sedangkan menurut Mulyadi ( 2001, p.2 ), sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.
7
8 Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan dari komponen-komponen yang saling berinteraksi dan berfungsi bersamasama untuk mencapai suatu tujuan.
2.1.1.2 Karakteristik Sistem Menurut Jogiyanto Hartono (1999, p.3), suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat – sifat yang tertentu, yaitu : 1. Komponen – komponen ( components ), berupa subsistem atau bagianbagian dari sistem. 2. Batas sistem ( boundary ), merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya. 3. Lingkungan luar sistem ( environments ), apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. 4. Penghubung ( interface ), merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. 5. Masukan ( input ), adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. 6. Keluaran ( output ), adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. 7. Pengolah ( process ), merupakan bagian yang akan merubah masukan menjadi keluaran. 8. Sasaran ( objectives ) atau tujuan ( goal ).
2.1.1.3 Pengertian Informasi
9 Menurut Jogiyanto Hartono (1999, p.8), informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sedangkan menurut McLeod, Jr. yang diterjemahkan oleh Hendra Teguh ( 2001, p.15 ), informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti. Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang telah diolah melalui pemrosesan sehingga memiliki nilai guna bagi yang menerimanya.
2.1.1.4 Kualitas Informasi Menurut Jogiyanto Hartono (1999, p.10), Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu : 1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut. 2. Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi. Dewasa ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan teknologiteknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.
10 3. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan.
2.1.1.5 Pengertian Sistem Informasi Menurut Wilkinson (1993, p.4), yang diterjemahkan oleh Agus Maulana, sistem informasi adalah suatu kerangka kerja dengan mana sumberdaya ( manusia, komputer ) dikoordinasikan untuk mengubah masukan ( data ) menjadi keluaran ( informasi ), guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan. Bodnar, Hopwood ( 2000, p.4), yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf, mendefinisikan sistem informasi merupakan sekelompok perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mengubah data menjadi informasi yang bermanfaat. Jadi, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi merupakan suatu kesatuan komponen yang saling berinteraksi untuk mengubah data menjadi informasi guna pencapaian tujuan perusahaan.
2.1.2 Sistem Informasi Manajemen 2.1.2.1 Pengertian Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen ( management information systems atau sering dikenal dengan singkatannya MIS) merupakan penerapan sistem
11 informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. Menurut Jogiyanto Hartono (1999, p.8), sistem informasi manajemen adalah kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen. Sedangkan Cushing (1991, p.10), yang diterjemahkan oleh Ruchyat Kosasih, berpendapat bahwa sistem informasi manajemen dapat didefinisikan sebagai suatu kumpulan manusia dan sumber modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab untuk pengumpulan dan pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi setiap tingkat manajemen dalam perencanaan dan pengendalian aktivitas-aktivitas organisasi. Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem
informasi
manajemen adalah kumpulan dari sistem-sistem informasi yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan manajemen dalam suatu organisasi. MIS tergantung dari besar-kecilnya organisasi dapat terdiri dari sistemsistem informasi sebagai berikut ini. 1. Sistem Informasi Akuntansi ( accounting information systems ), menyediakan informasi dari transaksi keuangan. 2. Sistem Informasi Pemasaran ( marketing information systems ), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatankegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran. 3. Sistem Informasi Manajemen Persediaan ( inventory management information systems ).
12 4. Sistem Informasi Personalia ( personnel information systems ). 5. Sistem Informasi Distribusi ( distribution information systems ). 6. Sistem Informasi Pembelian ( purchasing information systems ). 7. Sistem Informasi Kekayaan ( treasury information systems ). 8. Sistem Informasi Analisis Kredit ( credit analysis information systems ). 9. Sistem Informasi Penelitian dan Pengembangan ( research and development information systems ). 10. Sistem Informasi Teknik ( engineering information systems ).
2.1.3 Sistem Informasi Akuntansi 2.1.3.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Moscove, Simkin dan Bagranoff (2001, p.7), “Accounting Information Systems is the information subsystem within an organization that accumulates
information
from
the
entity’s
various
subsystem
and
communicates to the organization’s information processing subsystem”, yang penulis artikan secara bebas bahwa SIA adalah suatu bagian dalam organisasi yang mengumpulkan informasi dan mengkomunikasikannya kepada bagian yang memproses informasi perusahaan. Menurut Bodnar, Hopwood ( 2000, p.6), yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf, SIA didefinisikan sebagai sistem berbasis komputer yang dirancang untuk mengubah data akuntansi menjadi informasi. Dari beberapa definisi yang diberikan dapat diambil kesimpulan bahwa SIA adalah suatu komponen di dalam suatu organisasi yang mengolah transaksi
13 keuangan menjadi informasi yang relevan bagi pihak internal maupun eksternal perusahaan guna mendukung dalam pengambilan keputusan. Data yang diolah oleh SIA adalah yang bersifat keuangan. SIA hanya terbatas pada pengolahan data yang bersifat keuangan saja, sehingga informasi yang dihasilkan oleh SIA hanya informasi keuangan saja. SIM menangani semua data yang masuk di dalam organisasi dan menghasilkan semua informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. Informasi yang dihasilkan oleh SIM dapat berupa informasi keuangan dan informasi yang dihasilkan dari pengolahan data transaksi yang bukan bersifat keuangan. Pada organisasi kecil yang hanya mengolah data keuangan saja, SIA hampir mewakili semua SIM. Atau dengan kata lain SIA adalah SIM dan sebaliknya. Pada organisasi besar, SIA merupakan subsistem dari SIM, SIA merupakan subsistem yang terbesar dari SIM.
2.1.3.2 Tujuan Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi Menurut Mulyadi ( 2001, p. 19 ), ada empat tujuan umum dalam pengembangan sistem akuntansi, yaitu : 1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru. 2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya. 3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan ( reliability ) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggung jawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.
14 4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
2.1.3.3 Prinsip – prinsip Sistem Akuntansi Menurut Sanyoto Gondodiyoto dan Idris Gautama ( 2003, p.32 ), prinsip – prinsip yang harus dipertimbangkan di dalam penyusunan sistem informasi akuntansi adalah: 1.
Keseimbangan biaya dengan manfaat Yang dimaksud dengan keseimbangan antara biaya dengan manfaat (
cost effectiveness balance ) ialah bahwa sistem akuntansi suatu
perusahaan harus disusun dengan sebaik-baiknya, tetapi dengan biaya yang semurah-murahnya. Maksudnya adalah sistem akuntansi harus sesuai dengan kebutuhan masing-masing perusahaan tetapi juga harus dengan pertimbangan manfaat yang diperoleh harus lebih besar dari biayanya. 2.
Luwes dan dapat memenuhi perkembangan Ciri khas suatu perusahaan modern adalah perubahan (organization change). Setiap perubahan harus terus menerus menyesuaikan diri dengan lingkungan dan perkembangannya, termasuk perubahan kebijakan, perubahan peraturan, dan perkembangan teknologi. Sistem akuntansi harus luwes dalam menghadapi tuntutan perubahan tersebut (flexibility to meet future needs).
3.
Pengendalian internal yang memadai Suatu sistem akuntansi harus dapat menyajikan informasi akuntansi yang diperlukan oleh pengelola perusahaan sebagai pertanggungjawaban
15 kepada pemilik, maupun kepada pihak-pihak yang berkepentingan lainnya. Informasi yang disajikan harus bebas bias, error, dan hal lain yang dapat menyesatkan. Selain dari itu Sistem akuntansi juga harus dapat menjadi alat manajemen untuk menjalankan / mengendalikan operasi perusahaan, termasuk pengamanan asset atau harta perusahaan (adequate internal controls). 4.
Sistem pelaporan yang efektif Bila kita menyiapkan laporan, maka pengetahuan tentang pemakai laporan (yaitu mengenai keinginannya, kebutuhan saat ini dan yang akan datang) dapat diketahui dengan sebaik-baiknya sehingga kita dapat menyajikan informasi yang relevan dan dipahami oleh mereka yang menggunakannya.
2.1.4 Pengembangan Sistem 2.1.4.1 Pengertian Pengembangan Sistem Menurut Jogiyanto Hartono (1999, p.35), pengembangan sistem ( systems development ) dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada.
2.1.4.2 Perlunya Pengembangan Sistem Menurut Jogiyanto Hartono (1999, p.35), sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal, yaitu sebagai berikut ini.
16 1.
Adanya permasalahan-permasalahan ( problems) yang timbul di sistem yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa: a. Ketidakberesan pada sistem lama sehingga sistem yang ada tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan. b. Pertumbuhan organisasi, yang menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru. Pertumbuhan organisasi diantaranya adalah kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru. Karena adanya perubahan ini, maka menyebabkan sistem yang lama tidak efektif lagi, sehingga sistem yang lama sudah tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.
2.
Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities). Teknologi informasi telah berkembang dengan cepatnya. Organisasi mulai merasakan bahwa teknologi informasi ini perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi sehingga dapat mendukung dalam proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen. Dalam keadaan pasar bersaing, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada. Bila pesaing dapat memanfaatkannya, sedang perusahaan tidak dapat memanfaatkan tekonologi ini, maka kesempatan-kesempatan akan jatuh ke tangan pesaing. Kesempatan-kesempatan ini dapat berupa peluangpeluang pasar, pelayanan yang meningkat kepada langganan dan lain sebagainya
17 3.
Adanya instruksi-instruksi (directives). Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksiinstruksi dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti misalnya peraturan pemerintah.
Dengan telah dikembangkannya sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi peningkatan-peningkatan di sistem yang baru. Peningkatan-peningkatan ini berhubungan dengan PIECES, yaitu sebagai berikut ini. -
Performance (kinerja), peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif.
-
Information (informasi), peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan.
-
Economy
(ekonomis),
peningkatan
terhadap
manfaat-manfaat
atau
keuntungan-keuntungan atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi. -
Control
(pengendalian),
peningkatan
terhadap
pengendalian
untuk
mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangankecurangan yang akan terjadi. -
Efficiency (efisiensi), peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda dengan ekonomis. Bila ekonomis berhubungan dengan jumlah sumber daya yang digunakan, efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya tersebut digunakan dengan pemborosan yang paling minimum.
-
Service (pelayanan), peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem.
18 2.1.4.3 Prinsip Pengembangan Sistem Menurut Jogiyanto Hartono (1999, p.38), prinsip-prinsip yang tidak boleh dilupakan dalam proses pengembangan sistem adalah: 1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen. Setelah sistem selesai dikembangkan, maka yang akan menggunakan informasi dari sistem ini adalah manajemen, sehingga sistem harus dapat mendukung kebutuhan yang diperlukan oleh manajemen. 2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar. Sistem informasi yang akan dikembangkan membutuhkan dana modal yang tidak sedikit, apalagi dengan digunakannya teknologi yang mutakhir. 3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik. Manusia merupakan faktor utama yang menentukan berhasil tidaknya suatu sistem, baik dalam proses pengembangannya, penerapannya, maupun dalam proses operasinya. Oleh karena itu, orang yang terlibat dalam pengembangan maupun penggunaan sistem ini harus merupakan orang yang terdidik tentang permasalahan-permasalahan yang ada dan terhadap solusi-solusi yang mungkin dilakukan. Terdidik disini bukan berarti harus secara formal duduk di perguruan tinggi, tetapi dapat dilakukan secara latihan kerja. 4. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem. Proses pengembangan sistem pada umumnya melibatkan beberapa tahapan kerja dan melibatkan beberapa personil dalam bentuk suatu team untuk mengerjakannya.
Pengalaman
menunjukkan
bahwa
tanpa
adanya
19 perencanaan dan koordinasi kerja yang baik, maka proses pengembangan sistem tidak akan berhasil dengan memuaskan. Untuk maksud ini, sebelum proses pengembangan sistem dilakukan, maka harus dibuat terlebih dahulu skedul kerja yang menunjukkan tahapan-tahapan kerja dan tugas-tugas pekerjaan yang akan dilakukan, sehingga proses pengembangan sistem dapat dilakukan dan selesai dengan berhasil sesuai dengan waktu dan anggaran yang direncanakan. 5. Proses pengembangan sistem tidak harus urut. Tahapan dalam proses pengembangan sistem tidaklah harus urut, dalam arti kemungkinan
tahapan-tahapan
proses
pengembangan
sistem
dapat
dilakukan secara bersama-sama. 6. Jangan takut membatalkan proyek. Umumnya hal ini merupakan pantangan untuk membatalkan suatu proyek yang sedang berjalan. Keputusan untuk meneruskan suatu proyek atau membatalkannya memang harus dievaluasi dengan cermat. Untuk kasuskasus yang tertentu, dimana suatu proyek terpaksa harus dihentikan atau dibatalkan karena sudah tidak layak lagi, maka harus dilakukan dengan tegas. 7. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem. Kegagalan untuk membuat suatu dokumentasi kerja adalah salah satu hal yang sering terjadi dan merupakan kesalahan kritis yang dibuat oleh analis sistem. Banyak analis sistem yang membicarakan pentingnya dokumentasi. Mereka membuat dokumentasi hasil dari analisis setelah mereka selesai mengembangkan sistemnya dan bahkan ada yang tidak membuat
20 dokumentasi ini. Dokumentasi ini seharusnya dibuat pada waktu proses dari pengembangan sistem ini sendiri masih dalam proses,karena dokumentasi ini dapat dihasilkan dari hasil kerja tiap-tiap langkah di pengembangan sistem.Dokumentasi yang dibuat dandikumpulkan selama proses dari pengembangan sistem dapat digunakan untuk bahan komunikasi antara analis sistem dengan pemakai sistem dan dapat digunakan untuk mendorong keterlibatan pemakai sistem.
2.1.4.4 Siklus Hidup Pengembangan Sistem Menurut Bodnar, Hopwood ( 2000, p.356), yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf , ada 3 subfungsi di dalam fungsi sistem informasi yang tercakup dalam proses pengembangan sistem, yaitu: 1. Analisis Sistem, merupakan tanggung jawab untuk pengembangan rancangan umum aplikasi-aplikasi sistem. Analisis sistem bekerja sama dengan pemakai untuk mendefinisikan kebutuhan informasi spesifik mereka. Kebutuhan-kebutuhan tersebut kemudian dikomunikasikan ke fungsi perancangan sistem. Terdapat empat tahap atau langkah umum dalam analisis sistem, yaitu survei sistem
yang berjalan, mengidentifikasi kebutuhan informasi
pemakai, mengidentifikasi kebutuhan sistem yang perlu untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai, dan tahap yang terakhir dalam analisis sistem adalah penyajian laporan analisis sistem. 2. Perancangan Sistem, merupakan formulasi spesifikasi rinci dari sistem yang diusulkan. Terdapat tiga tahap atau langkah umum dalam
21 perancangan sistem, yaitu tahap evaluasi rancangan alternatif dari sistem yang diusulkan, penyajian spesifikasi rancangan rinci, penyajian laporan perancangan sistem. 3. Operasi ( implementasi ) sistem.
2.1.5 Analisis dan Perancangan Sistem 2.1.5.1 Pengertian Analisis Sistem Analisis sistem menurut Jogiyanto Hartono (1999, p.129), dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan
mengevaluasi
permasalah-permasalahan,
kesempatan-kesempatan,
hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Menurut Cushing (1991, p.327), yang diterjemahkan oleh Ruchyat Kosasih, analisis sistem diartikan sebagai proses penyelidikan kebutuhan informasi pemakai di dalam suatu organisasi agar dapat menetapkan tujuan dan spesifikasi untuk desain suatu sistem informasi. Dari beberapa definisi di atas dapat disimpulkan bahwa analisis sistem adalah proses mengidentifikasi dan mengevaluasi masalah-masalah serta kebutuhan informasi pemakai dari suatu sistem informasi guna menetapkan tujuan dan spesifikasi perancangan sistem yang diusulkan.
2.1.5.2 Langkah – langkah di Analisis Sistem
22 Menurut Jogiyanto Hartono (1999, p.130), langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut : 1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah. 2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. 3. Analyze, yaitu menganalisis sistem. 4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.
2.1.5.3 Pengertian Perancangan Sistem Menurut Bodnar, Hopwood ( 2000, p.357), yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf, perancangan sistem merupakan formulasi spesifikasi rinci dari sistem yang diusulkan.
2.1.5.4 Metode Analisis dan Perancangan Sistem Ada 3 metode dalam analisis dan perancangan sistem, yaitu: 1. Metode Tradisional, yaitu menggunakan sistem Flow Chart. 2. Metode Terstruktur, yaitu menggunakan E-R Diagram, Normalisasi, DFD. 3. Metode Berorientasi Objek ( Object Oriented ).
2.1.6 Analisis dan Perancangan Sistem Berorientasi Objek 2.1.6.1 Pengertian Object dan Class Menurut Mathiassen, et al (2000, p.3), “object is an entity with identity, state, and behavior”, yang penulis artikan secara bebas bahwa objek adalah sebuah entitas yang memiliki identitas, status, dan tingkah laku.
23 Sedangkan “Class is a description of a collection of object sharing structure, behavioural pattern, and attributes”, yang penulis artikan secara bebas bahwa kelas adalah kumpulan dari objek yang dapat mendistribusikan struktur, atribut, dan pola tingkah laku sistem.
2.1.6.2 Konsep-Konsep Object Oriented Konsep-konsep yang dimiliki oleh Object Oriented adalah sebagai berikut : 1. Inheritance Inheritance adalah penurunan / pewarisan sifat dari superclass ke subclass. 2. Polymorphism Polymorphism adalah nama operasi yang terdapat di berbagai class tetapi diproses dengan cara yang berbeda disetiap class tersebut atau dengan kata lain suatu nama operasi yang sama memiliki implementasi yang berbeda pada class lain. 3. Encapsulation Encapsulation adalah pengelompokkan / penggabungan attributes & operation dalam suatu class dimana pengoperasian yang dilakukan oleh objek yang tidak diketahui oleh objek yang lain.
2.1.6.3 Keuntungan Object Oriented (OO) Menurut Mathiassen, et al (2000, p.5), keuntungan dari metode OO adalah : a. Menyediakan informasi yang jelas tentang isi dari sistem (system’s context).
24 b. Terdapat hubungan yang erat dalam OO Analisis, OO design, OO user interface, dan OO programming, maksudnya dari analisa, desain, sampai ke implementasi menggunakan notasi yang sama.
2.1.6.4 Kegiatan dalam OO analysis and design Menurut Mathiassen, et al (2000, p.15), terdapat 4 kegiatan utama dalam proses analysis dan design dengan metode OO, yaitu Problem Domain Analysis, Application Domain Analysis, Architectural Design, dan Component Design. a. Problem domain analysis. Dasar dari analisis Problem Domain adalah memodel dunia nyata seperti yang akan dilihat oleh pemakai mulai dari gambar secara umum hingga ke detil. Pada tahap ini, analis sistem akan mencari elemen dari problem domain, yaitu object, classes dan events. Setelah itu, membuat model berdasarkan hubungan struktural antara class dan object yang dipilih. Dan terakhir, menghubungkan interaksi antar object dan class serta behaviour dari object dan class. Jadi, dalam Problem Domain Analysis terdapat 3 aktivitas utama yaitu Classes ( menentukan Class, Object dan Event), Structure ( menetapkan hubungan generalization, aggregation, association, dan cluster ) serta behavior ( membuat event sequence, behavioral pattern dan attribute ).
2.1.6.4.1 STRUCTURE
25 Menurut Mathiassen, et al (2000, p.69), tujuan aktivitas ini adalah untuk mendeskripsikan hubungan struktural antara class dan object. Sumber dari tahap ini adalah event table yang dihasilkan dari tahap sebelumnya, sedangkan hasil akhirnya adalah membuat class diagram. Class diagram menyediakan gambaran ikhtisar Problem Domain yang bertalian secara logis dengan menggambarkan seluruh hubungan struktural antara class dan objects di dalam model. Menurut Mathiassen, et al (2000, p.72), terdapat dua tipe structure dalam Object Oriented (OO), yaitu: 1. Structures between Classes, mengekspresikan hubungan konseptual yang statis antar class. Hubungan statis ini tidak akan berubah, kecuali terjadi perubahan pada deskripsinya. Structures between Classes terbagi menjadi 2 macam, yaitu: a. Generalization Structure, merupakan hubungan antara 2 atau lebih subclass dengan 1 atau lebih superclass. Sebuah Class yang umum (superclass) mendeskripsikan properti umum kepada kelompok dari special class ( subclass ). Atau dengan kata lain, terjadi penurunan attributes dan behaviour dari superclass, akan tetapi subclass juga diperkenankan untuk memiliki attributes dan behaviour tambahan. Secara ilmu bahasa, generalization structure diekspresikan dengan formula “is-a”.
26 Account
Basic Account
Checking Account
Loan
Service Account
Gambar 2.1 : Generalization Structure
b. Cluster, merupakan kumpulan dari class yang saling berhubungan. Cluster digambarkan dengan notasi file folder yang melingkupi classclass yang saling berhubungan di dalamnya. Class-class dalam satu cluster biasanya memiliki hubungan berupa generalization atau aggregation. Sedangkan hubungan class dengan cluster yang berbeda biasanya berupa association structure.
Gambar 2.2 : Cluster Structure
27 2. Structures between Objects, mengekspresikan hubungan dinamis dan konkret antar object di dalam Problem Domain. Hubungan ini dapat berubah secara dinamis tanpa mempengaruhi perubahan pada deskripsinya. Biasanya terdapat multiplicity yang menspesifikasikan jumlah dari objek yang berelasi. Object Structure terbagi menjadi dua macam, yaitu: 1. Aggregation Structure, mendefinisikan hubungan antara 2 atau lebih object. Sebuah superior object ( whole ) memiliki beberapa object ( part ). Secara ilmu bahasa, Aggregation Structure diekspresikan dengan formulasi “hasa”, “is-part-of” atau “is-owned-by”. Terdapat 3 tipe Aggregation Structure, yaitu: a. Whole-part, dimana whole merupakan jumlah dari parts, sehingga jika salah satu parts dihilangkan maka secara tidak langsung telah mengubah whole. b. Container – content, dimana whole merupakan kontainer ( tempat tampung
)
dari
parts-nya,
sehingga
bila
terdapat
penambahan/pengurangan terhadap isinya (parts), tidak akan mengubah pengertian dari whole-nya. c. Union-member, dimana whole merupakan union / gabungan yang terorganisir dari anggotanya ( parts ), sehingga jika terdapat penambahan / pengurangan anggota, tidak akan mengubah union-nya. Terdapat batasan jumlah anggota terendah, karena tidak mungkin sebuah union tanpa anggota.
28 Car
*
-End6
1 * 1
Body
*
-End3 -End4 -End1 -End5
Engine
*
-End10 1
Cam Shaft
-End2
Wheel
-End7* -End9
-End8
Cylinder
Gambar 2.3 : Aggregation Structure
2. Association Structure, mendefinisikan hubungan antara dua atau lebih object, tetapi berbeda dengan aggregation. Hubungan antara class-class pada aggregation mempunyai pertalian yang kuat sedangkan pada association tidak kuat. Secara ilmu bahasa, association structure diekspresikan dengan formulasi “ knows” atau “associated – with”.
-End11
Car
0..*
-End12
Person
1..*
Gambar 2.4 : Association Structure
2.1.6.4.2 BEHAVIOR Menurut Mathiassen, et al (2000, p.89), tujuan dari aktifitas ini adalah untuk memodelkan keadaan Problem Domain yang dinamis dengan memperluas definisi class yang terdapat dalam class diagram, yaitu dengan
29 menambahkan behavioral patterns dan attributes yang telah dihasilkan dari tahap-tahap sebelumnya. Sedangkan hasil akhirnya adalah behavioral patterns yang diekspresikan secara grafis dalam statechart diagram. Dalam class activity, behavior dipandang sebagai kumpulan events yang tak berurutan yang meliputi suatu object. Sedangkan dalam behavior activity, behavior secara lebih tepat dideskripsikan dengan menambahkan waktu terjadinya events. Menurut Mathiassen, et al (2000, p.92), Object behavior diidentifikasikan dengan event trace, yaitu serangkaian events yang berurutan yang meliputi suatu object. Events trace antara satu object mungkin berbeda dengan object lain meskipun kedua object tersebut berada dalam class yang sama. Hal ini disebabkan karena sifat event trace yang unik untuk object tertentu. Menurut Mathiassen et al (2001, p.93), behavioral pattern memiliki struktur kontrol sebagai berikut: •
Sequence : suatu set events yang akan terjadi satu per satu (secara
berurutan). Notasinya : “+”. •
Selection : satu event yang terjadi dari suatu set (kelompok) events. Notasinya : “|”.
•
Iteration : satu event yang terjadi berulang-ulang kali. Notasinya : “*”.
Jika menghadapi situasi Behavioral Patterns yang kompleks, akan sulit sekali untuk mengekspresikannya dalam notasi-notasi umum sehingga untuk pengekspresiannya lebih cenderung menggunakan state chart diagram.
30 Simbol – simbol yang digunakan dalam State chart diagram adalah: = Initial State
State1
= State
= Final State
= Decision
= Transition
= Transition
Gambar 2.5 : Simbol-simbol State chart diagram
b. Application domain analysis. Menurut Mathiassen, et al (2000, p.115), tahap ini mendefinisikan requirements dari suatu sistem. Application Domain merupakan bagian yang mengatur, memantau atau mengontrol Problem Domain. Atau dengan kata lain, berhubungan dengan aktivitas yang dikerjakan / dijalankan oleh sistem. Prinsip dari Application Domain analysis adalah bekerja sama dengan user untuk menentukan usage, function dan interface. Sumber dari aktivitas ini adalah system definition dan model dari tahap sebelumnya. Menurut Mathiassen, et al (2000, p.117) terdapat 3 subaktivitas dalam Application Domain Analysis, yaitu: 1.
Usage Hasil akhir dari aktivitas ini adalah membuat deskripsi dari actors dan use cases, dimana relasinya diekspresikan dengan menggunakan actor table atau use case diagram. Actor merupakan abstaksi dari user atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem. Sedangkan use case adalah pola interaksi antara sistem dengan actors dalam
31 application domain. Hubungan antara actor dan use case adalah association. 2.
Function Menurut Mathiassen, et al (2000, p.138), tujuan dari aktivitas ini adalah untuk menentukan kemampuan pemrosesan dari suatu sistem sehingga menghasilkan suatu function list beserta spesifikasi untuk function yang kompleks. Function memfokuskan pada apa yang bisa dilakukan oleh sistem untuk membantu actor. Dengan kata lain, function merupakan fasilitas untuk membuat sebuah model berguna bagi actor. Menurut Mathiassen, et al (2000, p.138) terdapat 4 tipe utama dari function, dimana masing-masing tipe mengekspresikan hubungan antara model dan konteks sistem. Keempat tipe tersebut antara lain update function, signal function, read function, dan compute function.
3.
Interface Menurut Mathiassen, et al (2000, p.151), tujuan dari aktivitas ini adalah menentukan antarmuka (interface) dari sistem yang sedang dikembangkan. Interface adalah fasilitas yang membuat sistem dan function tersedia bagi actor Adanya interface memungkinkan actor untuk berinteraksi dengan sistem. Sumber aktivitas berasal dari class diagram, use case dan function list. Menurut Mathiassen et al (2000, p.152) terdapat 2 macam interface: 1. User interface, menghubungkan human actor (manusia) dengan sistem. Dalam merancang user interface dibutuhkan feedback dari
32 user. Terdapat 4 User Interface Pattern, yaitu: menu selection (diekspresikan sebagai daftar pilihan pada user interface), form filling (pola klasik untuk entry data), command language (dibutuhkan daya ingat user untuk mengoperasikan sistem) dan direct manipulation (memungkinkan manipulasi langsung dengan representasi object). 2. System interface, menghubungkan sistem aktor (sistem lain) dengan sistem yang di-develop. Sistem lain bisa berupa : external device (misal : sensor, switch, dll) dan system computer yang kompleks sehingga dibutuhkan suatu protocol komunikasi..
c. Architectural design. Pada tahap ini, akan dilakukan penstrukturan sistem berdasarkan bagianbagiannya
dalam
pemenuhan
beberapa
criteria
design.
Aktivitas
architectural design bertujuan untuk menstrukturkan suatu sistem yang terkomputerisasi. Menurut Mathiassen, et al (2000, p.173), tahap Architectural Design memiliki 3 subaktivitas yaitu Criteria, Component dan Processes. 1. Criteria Menurut Mathiassen, et al (2000, p.177), Criteria adalah suatu prioritas dari arsitektur. Tujuan
aktivitas criteria adalah untuk menentukan
prioritas desain. Hasil yang diperoleh dari tahap ini adalah kumpulan criteria untuk desain yang telah diprioritaskan.
33 Untuk mengukur
Criterion
Kemampuan sistem untuk beradaptasi dengan organisasi, hubungan kerja dan konteks tehnikal. Pertahanan untuk melawan akses data dan fasilitas yang tidak terotorisasi Efisiensi dari eksploitasi ekonomis Pemenuhan dari kebutuhan Pemenuhan dari kebutuhan untuk ketelitian fungsi pada saat dijalankan Biaya untuk menempatkan dan memperbaiki kerusakan sistem Biaya untuk menjamin bahwa sistem yang dikembangkan berfungsi baik Biaya untuk modifikasi sistem yang disebarkan Usaha yang diperlukan untuk memperoleh pemikiran yang masuk akal dari sistem Potensi untuk menggunakan bagian dari sistem di sistem lainnya yang masih saling terhubung Biaya untuk memindahkan sistem ke tehnikal platform lainnya Biaya untuk merangkai suatu sistem ke sistem lainnya
Usable Secure Efficient Correct Reliable Maintainable Testable Flexible Comprehensible Reuseable Portable Interopable
Tabel 2.1 : Criteria 2. Components Menurut Mathiassen, et al (2000, p.189), Component Architecture adalah sebuah struktur sistem yang terdiri dari komponen-komponen yang saling terhubung. Menurut Mathiassen, et al (2000, p.190), Component adalah kumpulan dari bagian-bagian program yang membentuk sistem dan memiliki tanggung jawab yang telah terdefinisikan dengan jelas. 3. Processes
34 Menurut Mathiassen, et al (2000, p.211), tahap ini menentukan bagaimana suatu proses sistem didistribusi dan dikoordinasikan. Tujuan dari tahap ini adalah untuk mendefinisikan struktur fisikal dari suatu sistem. Hasil yang akan diperoleh berupa sebuah deployment diagram. Processor adalah suatu bagian peralatan yang dapat mengeksekusi sebuah program.
d. Component design. Tujuannya adalah untuk menentukan implementasi dari kebutuhan di dalam kerangka arsitektur. Yang menjadi titik awal dari tahap ini adalah architectural
specification
dan
system
requirement
yang
akan
menghasilkan connected component specification. Menurut Mathiassen, et al (2000, p232), terdapat dua subaktivitas dalam component design, yaitu model component, function component dan connecting components. Tahapan untuk merancang komponen sistem, yaitu: •
Model component Menurut Mathiassen, et al (2000, p. 235), Model component adalah bagian dari sistem yang mengimplementasi model problem domain. Tujuan dari model component design adalah untuk menggambarkan model dari problem domain. Model tersebut merupakan hasil dari kegiatan ini yang digambarkan oleh class diagram yang telah direvisi dari hasil kegiatan analisis.
•
Function component
35 Menurut Mathiassen, et al (2000, p251), Function component adalah bagian dari sistem yang mengimplementasikan kebutuhan functions. Tujuan dari function component untuk memberikan kepada user interface dan komponen dari sistem lain akses ke model. Sebuah function menggambarkan secara eksternal behavior yang dapat diamati yang berhubungan secara langsung dan mempunyai arti bagi pekerjaan user. •
Connecting Component Menurut Mathiassen, et al (2000, p. 271), Connecting Component digunakan untuk menghubungkan komponen-komponen sistem. Di dalam Connecting Component terdapat dua konsep yaitu: a.
Coupling adalah ukuran seberapa dekatnya hubungan antara dua class component, coupling bersifat negatif, maka sebaiknya di minimalisasi.
b.
Cohesion adalah ukuran seberapa baik ikatan dari sebuah class atau komponen dihubungkan. Cohesion bersifat positif, maka sebaiknya ada cohesion yang tinggi dalam perancangan class atau komponen.
2.1.7 Unified Modeling Language ( UML ) 2.1.7.1 Pengertian UML Menurut Schmuller ( 1999, p.5 ), UML adalah salah satu alat yang paling sering digunakan dalam pengembangan sistem di dunia ini, karena
36 dengan UML perancang sistem dapat membuat model (blueprint) yang mudah dimengerti dan dikomunikasikan dengan orang lain.
2.1.7.2 Komponen UML Menurut Schmuller ( 1999, p.8 ), UML terdiri dari beberapa elemen grafis yang digambarkan ke dalam bentuk diagram-diagram. Tujuan dari diagram adalah untuk mempresentasikan berbagai pandangan dari sistem dan kumpulan dari berbagai pandangan disebut sebagai model. Adapun komponen-komponen dalam UML adalah sebagai berikut : 1. Class Diagram Menurut Schmuller ( 1999, p.8 ), Class adalah kategori atau kumpulan dari sesuatu yang memiliki atributte yang sama dan behaviors yang umum. Washing Machine -brand name -model name -serial number -capacity +add clothes() +add detergent() +remove clothes()
Gambar 2. 6 : Class 2. Object Diagram Menurut Schmuller ( 1999, p.9), Object adalah sebuah instance dari suatu class. Instance adalah suatu hal tertentu yang memiliki nilai spesifik dari attributes dan behaviour.
37
My Washer : Washing Machine Gambar 2.7 : Object 3. Use Case Diagram Menurut Schmuller ( 1999, p.10), Use Case adalah deskripsi dari behaviour sistem dilihat dari sudut pandang user. Jadi, Use Case Diagram adalah pemodelan tingkah laku (Behavior) sistem dari sudut pandang (perspektif) user atau pengguna sistem.
Wash Clothes
Wahing Machine User
Gambar 2.8 : Usecase 4. State Diagram State Diagram adalah suatu diagram yang menggambarkan perubahan status dari objek atau class.
Soaking
Washing
Rinsing
Spinning
Gambar 2.9 : Statechart
38 5. Sequence Diagram Menurut Schmuller ( 1999, p.11), Sequence Diagram adalah diagram yang menggambarkan perubahan kejadian secara berurutan berdasarkan waktu kejadian.
Water pipe
Drain
Drum
Send fresh water remain stationary Stop
Rotate back and forth Send soapy water Send fresh water
Rotate back and forth Send rinse water Stop
Rotate unidirectionally
Stop
Gambar 2.10 : Sequence diagram 6. Activity Diagram Menurut Schmuller ( 1999, p.12 ), Activity Diagram adalah aktivitas yang terjadi dalam use case atau dalam tingkah laku (behavior) objek seringkali terjadi secara berurutan (sequence). Rotate drum back and forth 15 minutes
Empty soapy water
Restart water input
Gambar 2.11 : Activity diagram 7. Collaboration Diagram
39 Menurut Schmuller ( 1999, p.13 ), Collaboration Diagram adalah diagram yang digunakan untuk menggambarkan hubungan antar objek dalam sistem. Internal Timer
St op
Rotate back and forth
Water pipe
Drum
Gambar 2.12 : Collaboration diagram 8. Component Diagram Komponen adalah gabungan dari program-program yang terdiri dari user interface, function & model yang menghubungkan semuanya dan mempunyai tanggung jawab yang telah ditetapkan dengan baik. A Component
Gambar 2.13 : Component 9. Deployment Diagram Deployment diagram menggambarkan hubungan antara komputer dengan perangkatnya satu dengan yang lain serta berhubungan dengan software yang digunakan. Cobalt Networks Qube Microserver2700WG
* *
Vectra VL Series 7
-End3 -End5 *
-End4
-End6
Dell Dimension XPS R450
Gambar 2.14 : Deployment diagram
40 2.2 Teori – teori Khusus 2.2.1 Sistem Informasi Penjualan 2.2.1.1 Pengertian Penjualan Menurut Mulyadi ( 2001, p.202 ), kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa, baik secara kredit maupun tunai. Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. Sedangkan dalam transaksi penjualan tunai, barang atau jasa baru diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari pembeli.
2.2.1.2 Prosedur dalam Sistem Penjualan Tunai Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang lebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan. Menurut Mulyadi (2001, p.456), sistem penerimaan kas dari penjualan tunai dibagi menjadi prosedur-prosedur berikut ini : 1.
Prosedur penerimaan kas dari over-the-counter sales. Dalam penjualan tunai ini, pembeli datang ke perusahaan, melakukan pemilihan barang atau produk yang akan dibeli, melakukan pembayaran ke kasir, dan kemudian menerima barang yang dibeli. Dalam over-thecounter sales ini, perusahaan menerima uang tunai, cek pribadi (personal
41 check), atau pembayaran langsung dari pembeli dengan credit card, sebelum barang diserahkan kepada pembeli. Penerimaan kas dari overthe-counter sales dilaksanakan melalui prosedur berikut ini : a. Pembeli memesan barang langsung kepada wiraniaga di bagian penjualan. b. Bagian kassa menerima pembayaran dari pembeli, yang dapat berupa uang tunai, cek pribadi, atau kartu kredit. c. Bagian
penjualan
memerintahkan
bagian
pengiriman
untuk
menyerahkan barang kepada pembeli. d. Bagian pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli. e. Bagian kassa menyetorkan kas yang diterima ke Bank. f. Bagian akuntansi mencatat pendapatan penjualan dalam jurnal penjualan. g. Bagian akuntansi mencatat penerimaan kas dari penjualan tunai dalam jurnal penerimaan kas.
2.
Penerimaan kas dari cash-on-delivery sales (COD sales). COD sales adalah transaksi penjualan yang melibatkan kantor pos, perusahaan angkutan umum, atau angkutan sendiri dalam penyerahan dan penerimaan kas dari hasil penjualan. COD sales merupakan sarana untuk memperluas daerah pemasaran dan untuk memberikan jaminan penyerahan barang bagi pembeli dan jaminan penerimaan kas bagi perusahaan penjual. COD sales dilaksanakan dengan prosedur berikut ini :
42 a. Pembeli memesan barang lewat surat yang dikirim melalui kantor pos. b. Penjual mengirimkan barang melalui kantor pos pengirim dengan cara mengisi formulir COD sales di kantor pos. c. Kantor pos pengirim mengirim barang dan formulir COD sales sesuai dengan instruksi penjual kepada kantor pos penerima. d. Kantor pos penerima, pada saat diterimanya barang dan formulir COD sales, memberitahukan kepada pembeli tentang diterimanya kiriman barang COD sales. e. Pembeli membawa surat panggilan ke kantor pos penerima dan melakukan pembayaran sejumlah yang tercantum dalam formulir COD sales. kantor pos penerima menyerahkan barang ke pembeli, dengan diterimanya kas dari pembeli. f. Kantor pos penerima memberitahu kantor pos pengirim bahwa COD sales telah dilaksanakan. g. Kantor pos pengirim memberitahu penjual bahwa COD sales telah dilaksanakan, sehingga penjual dapat mengambil kas yang diterima dari pembeli.
2.2.1.3 Dokumen yang digunakan Menurut Mulyadi ( 2001, p.463 ), Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan tunai adalah : 1. Faktur penjualan tunai. Digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai.
43 2. Pita register kas (cash register tape). Dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan mesin register kas (cash register). 3. Credit card sales slip. Dicetak oleh credit card center bank yang menerbitkan kartu kredit, dan diserahkan kepada perusahaan yang menjadi anggota kartu kredit. 4. Bill of lading. Merupakan bukti penyerahan barang dari perusahaan penjual barang kepada perusahaan angkutan umum. 5. Faktur penjualan COD. Digunakan untuk merekam penjualan COD. Tembusan faktur tersebut diserahkan kepada pelanggan melalui bagian angkutan perusahaan, kantor pos atau perusahaan angkutan umum dan dimintakan tanda tangan penerimaan barang dari pelanggan sebagai bukti telah diterimanya barang oleh pelanggan. 6. Bukti setor bank. Dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank. 7. Rekapitulasi harga pokok penjualan. Digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode.
2.2.1.4 Fungsi yang Terkait Menurut Mulyadi ( 2001, p.462 ), fungsi – fungsi yang terkait dalam sistem penjualan tunai adalah: 1. Fungsi Penjualan, bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas. 2. Funsi Kas, bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli.
44 3. Fungsi Gudang, bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan
oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi
pengiriman. 4. Fungsi Pengiriman, bertanggung jawab untuk menyerahkan barang yang kuantitas, mutu dan spesifikasinya sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan yang diterima dari fungsi penjualan. 5. Fungsi Akuntansi, bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan membuat laporan penjualan.
2.2.1.5 Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen Menurut Mulyadi ( 2001, p.462 ), informasi yang diperlukan oleh manajemen dari transaksi penjualan tunai adalah: 1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu. 2. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu. 3. Kuantitas produk yang dijual. 4. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai. 5. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan. 6. Otorisasi pejabat yang berwenang. 7. Nama dan alamat pembeli. Informasi ini diperlukan dalam penjualan produk tertentu, namun pada umumnya informasi nama dan alamat pembeli ini tidak diperlukan oleh managemen dari kegiatan penjualan tunai.
2.2.1.6 Catatan Akuntansi yang Digunakan
45 Menurut Mulyadi (2001, p.468), catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah : a.
Jurnal penjualan.
b.
Jurnal penerimaan kas.
c.
Jurnal umum.
d.
Kartu persediaan.
e.
Kartu gudang.
2.2.1.7 Unsur Pengendalian Intern Menurut Mulyadi ( 2001, p.470 ), unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah : 1. Organisasi. -
Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas.
-
Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi
-
Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi pengiriman dan fungsi akuntansi.
2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan. -
Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai.
-
Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dengan cara membubuhkan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas pada faktur tersebut.
-
Pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda pada faktur penjualan tunai.
46 3. Praktik yang sehat. -
Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi penjualan.
-
Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya.
-
Penghitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern.
2.2.2 Sistem Informasi Persediaan 2.2.2.1 Pengertian Persediaan Menurut Render, Heizer yang diterjemahkan oleh Kresnohadi Ariyoto (2001, p.314), persediaan merupakan salah satu aset yang paling mahal di banyak perusahaan, mencerminkan 40% dari total modal yang diinvestasikan. Sedangkan menurut Mulyadi (2001, p.553), dalam perusahaan manufaktur, persediaan terdiri dari : persediaan produk jadi, persediaan produk dalam proses, persediaan bahan baku, persediaan bahan penolong, persediaan bahan habis pakai pabrik, persediaan suku cadang. Dalam perusahaan dagang, persediaan hanya terdiri dari 1 golongan, yaitu persediaan barang dagangan, yang merupakan barang yang dibeli dengan tujuan dijual kembali. Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa persediaan merupakan bahan-bahan yang disediakan perusahaan untuk proses produksi atau untuk dijual kembali.
47 2.2.2.2 Kegunaan Persediaan Menurut Render, Heizer yang diterjemahkan oleh Kresnohadi Ariyoto (2001, p.314), kegunaan dari persediaan adalah sebagai berikut: 1. Untuk memberikan suatu stok barang – barang agar dapat memenuhi permintaan yang diantisipasi akan timbul dari konsumen. 2. Untuk mengambil keuntungan dari potongan jumlah. 3. Untuk melakukan hedging terhadap inflasi dan perubahan harga. 4. Untuk menghindari dari kekurangan stok yang dapat terjadi karena cuaca, kekurangan pasokan, masalah mutu, atau pengiriman yang tidak tepat. 5. Untuk menjaga agar operasi dapat berlangsung dengan baik dengan menggunakan “barang dalam proses” dalam persediaannya.
2.2.2.3 Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Persediaan Menurut Mulyadi (2001, p.576), dokumen yang digunakan untuk merekam, meringkas dan membukukan hasil perhitungan fisik persediaan adalah kartu perhitungan fisik, daftar hasil perhitungan fisik dan bukti memorial.
2.2.2.4 Informasi yang Dibutuhkan dalam Sistem Persediaan 1. Jumlah fisik persediaan yang ada di gudang. 2. Waktu yang dibutuhkan dari pemesanan sampai barang terkirim (lead time). 3. Jumlah minimal dari persediaan yang dibutuhkan (safety stock). 4. Harga pokok persediaan barang yang ada di gudang.
48 2.2.2.5 Catatan yang dibutuhkan dalam Sistem Persediaan Menurut Mulyadi (2001, p.560), catatan akuntansi yang dibutuhkan dalam prosedur pencatatan produk jadi adalah Kartu gudang, Kartu Persediaan dan Jurnal Umum.
2.2.2.6 Metode Pencatatan Persediaan Menurut Mulyadi (2001,p.556) ada 2 macam metode pencatatan persediaan : 1. Metode Mutasi Persediaan ( perpetual inventory method ) Dalam metode mutasi persediaan, setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan. 2. Metode Persediaan Fisik ( physical inventory method ) Dalam Metode Persediaan Fisik, hanya tambahan persediaan dari pembelian saja yang dicatat, sedangkan mutasi berkurangnya persediaan karena pemakaian tidak dicatat dalam kartu persediaan.
2.2.2.7 Pengendalian Persediaan Pengendalian Internal atas persediaan merupakan hal yang sangat penting karena persediaan adalah bagian yang amat penting dari suatu perusahaan dagang. Menurut Render, Heizer yang diterjemahkan oleh Kresnohadi Ariyoto (2001, p.318), teknik – teknik yang dapat diterapkan dalam pengendalian persediaan adalah : 1. Pemilihan karyawan, pelatihan, dan disiplin yang baik. Hal-hal ini tidak pernah mudah dilakukan, tetapi sangat penting dalam bisnis makanan,
49 perdagangan besar, dan operasi bisnis eceran dimana karyawannya mempunyai akses kepada barang-barang yang langsung dikonsumsi. 2. Pengendalian yang ketat atas barang yang datang. Misalnya melalui pemakaian sistem kode batang (barcode) yang membaca semua kiriman masuk dan secara otomatis memeriksa isinya dengan catatan pesanan pembelian. Serta pengendalian yang efektif atas semua barang yang keluar dari fasilitas.
2.2.2.8 Metode Penilaian Persediaan Menurut Niswonger, et al yang diterjemahkan oleh Alfonsus Sirait, Helda Gunawan (1999, p.364), ada 3 macam metode penilaian persediaan, yaitu : 1. Metode First-In,First-Out (FIFO), jika perusahaan menggunakan metode ini, persediaan akhir terdiri dari harga pokok paling belakangan. Jadi dalam hal ini, barang-barang yang pertama kali dibeli merupakan barang yang dijual pertama kali. 2. Metode Last-In,First-Out (LIFO), jika perusahaan menggunakan metode ini, persediaan akhir terdiri dari biaya atau harga pokok paling awal. Jadi dalam hal ini, barang-barang yang terakhir dibeli merupakan barang yang dijual pertama kali. 3. Metode
biaya
rata-rata
(Average
cost
method),
jika
perusahaan
menggunakan metode ini, biaya unit dalam persediaan adalah rata-rata dari biaya pembelian. Jadi dalam hal ini, harga pokok barang yang dijual merupakan perhitungan rata-rata dari harga pokok barang yang dibeli.
