BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1. Sistem Informasi Akuntansi 2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Romney dan Steinbart (2006, P6), “AIS is a system that collect, records, store and prosesses data to produce information for decision makes”. Sistem Informasi Akuntansi adalah sistem yang mengumpulkan, mendokumentasikan, menyimpan dan memproses data untuk menghasilkan informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan. Menurut Wilkinson,et al. (2006, P7), ”Accounting Information System is an unified structure with in an entity, such as a business firm, that employes physical resources and other components to transform economic data into accounting information, with the purpose of statisfying the information needs of a variety of user”. Sistem informasi akuntansi merupakan suatu kesatuan struktur dengan entitas, seperti perusahaan bisnis yang menggunakan sumber daya fisik dan komponen lainnya untuk mengubah data ekonomi menjadi informasi akuntansi, dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan informasi dari beragam pengguna. Menurut Rama dan Jones (2008, P6), “Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu subsistem dari SIM yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, juga informasi yang diperoleh dari pengolahan rutin atas transaksi akuntansi. SIA menelusuri sejumlah besar informasi mengenai pesanan penjualan, penjualan dalam
satuan unit mata uang, penagihan kas, pesanan pembelian, penerimaan barang, pembayaran gaji, dan jam kerja”. Dari definisi diatas dapat disimpulkan, Sistem Informasi Akuntansi adalah sebuah sistem yang dirancang untuk menyediakan informasi akuntansi dan informasi lainya yang diperoleh dengan cara mengumpulkan dan memproses transaksi perusahaan. 2.1.1.1 Komponen Sistem Informasi Akuntansi Menurut Romney dan steinbart (2006, P6), menjelaskan bahwa ada beberapa komponen sistem informasi yaitu : a. Orang yang mengoperasikan sistem dan menjalankan beberapa fungsi. b. Prosedur dan interuksi baik manual maupun otomatis yang terlibat dalam pengumpulan, pemrosesan dan penyimpanan data aktivitas organisasi. c. Data mengenai organisasi dan proses bisnisnya. d. Software yang digunakan untuk memproses data organisasi. e. Infrastruktur TI termasuk didalamnya, alat penunjang komputer, dan alat komunikasi jaringan.
2.1.1.2 Kegunaan Sistem Informasi Akuntansi Menurut Rama dan Jones (2008, P7), ada 5 macam penggunaan informasi akuntansi yaitu untuk : a. Menghasilkan Laporan Eksternal Perusahaan
mengunakan
sistem
informasi
akuntansi
untuk
menghasilkan laporan khusus untuk memenuhi kebutuhan informasi dari para investor, kreditor, dinas pajak, badan- badan pemerintah, dan yang lain. Contohnya laporan keuangan dan SPT pajak. Laporan jenis ini mengikuti suatu struktur yang ditetapkan oleh organisasi seperti Financial Accounting Standard Boards–FASB (dewan standar akuntansi keuangan AS), Securities Exchange Comision-SEC (badan pengawas pasar modal AS), Internal Revenue Service-IRS (dinas pajak AS), dan regulator lainnnya. b. Mendukung Aktifitas Rutin Para manager memerlukan satu sistem informasi akuntansi untuk menangani aktifitas operasi rutin sepanjang siklus operasi perusahaan itu. Contohnya antara lain menerima pesanan pelanggan, mengirimkan barang dan jasa, membuat faktur penagihan pelanggan, dan menagih kas pelanggan. Sistem komputer mahir menangani transaksi yang berulang, dan banyak paket piranti lunak akuntansi yang mendukung fungsi rutin ini, teknologi lain seperti scanner untuk memindai kode produk meningkatkan efisiensi dari proses bisnis. c. Mendukung Pengambilan Keputusan
Informasi juga diperlukan untuk mendukung pengambilan keputusan yang tidak rutin pada semua tingkat dari suatu organisasi. Contohnya antara lain mengetahui produk yang penjualannya bagus dan pelanggan mana yang paling banyak melakukan pembelian. d. Perencanaan dan Pengendalian Suatu informasi juga diperlukan untuk aktifitas perencanaan dan pengendalian. Informasi mengenai anggaran dan biaya standar disimpan oleh sistem informasi, dan laporan dirancang untuk membandingkan angka anggaran dengan jumlah aktual. Sebagai contoh, analisis pendapatan dan beban bisa dilakukan ditingkatan produk secara individu data historis dapat diambil dari basis data dan digunakan dalam lembar kerja atau program lain untuk meramalkan arus kas. Para perencana dapat menggunakan data minning (penggalian
data
dengan
menggunakan
piranti
lunak)
untuk
mengungkapkan tren jangka panjang dengan hubungan data. e. Menerapkan Pengendalian Internal Pengendalian
internal
(internal
control)
mencakup
kebijakan,
prosedur, dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi aset perusahaan dari kerugian atau korupsi, dan untuk memelihara keakuratan data keuangan. Sebagai contoh, satu sistem informasi dapat menggunakan kata sandi (password) untuk mencegah individu lain memiliki akses ke format data entri dan laporan yang tidak diperlukan untuk menjalankan pekerjaan mereka. Selain itu, format data entri
dapat dirancang untuk secara otomatis memeriksa kesalahan dan mencegah jenis tertentu dari data entri yang akan melanggar aturan yang sudah dibuat. Jadi dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa penggunaan sistem
informasi
akuntansi
sangat
berperan
penting
dalam
menjalankan aktifitas perusahaan. Semua komponen sistem tersebut saling berhubungan sehingga bila terjadi kesalahan dalam sistem tersebut, kerja sistem tidak dapat digunakan secara optimal. 2.1.1.3 Siklus sistem informasi akuntansi Menurut Jones dan Rama (2008, P22), Proses bisnis adalah urutan aktifitas
yang
dijalankan
oleh
perusahaan
untuk
mendapatkan,
memproduksi, dan menjual. Proses bisnis dapat dilihat melalui siklus transaksi proses bisnis tersebut dan dapat dibagi kedalam tiga siklus transaksi utama yaitu :
a. Siklus Perolehan (Acquisition Cycle) Siklus yang meliputi proses pembelian barang dan jasa. b. Siklus Konversi (Convertion Cycle)
Siklus yang meliputi proses untuk mengubah atau membuat suatu sumber daya yang dimiliki menjadi barang atau jasa yang memiliki nilai atau manfaat lebih. c. Siklus Pendapatan (Revenue Cycle) Siklus yang meliputi proses penyediaan barang atau jasa ke pelanggan. 2.1.2 Pengertian Rancangan Sistem Menurut O’Brien (2005, P521), yang diterjemahkan oleh Dewi Fitriasari dan Deny Arnos Kwary menuliskan “Perancangan sistem adalah menentukan bagaimana sistem akan memenuhi tujuan tersebut. Desain sistem terdiri dari aktifitas desain yang menghasilkan spesifikasi sistem yang memenuhi persyaratan fungsional yang dikembangkan dalam proses analisis sistem.” Sedangkan menurut Jones dan Rama (2006, P588) menyatakan, “System design is the third phase of the system development cycle. The purpose is to specify the physical reality of the system (form, reports, table, process, etc) and choose a supplier”. Rancangan sistem adalah tahap ketiga dari siklus perkembangan sistem. Tujuannya adalah untuk menspesifikasikan kenyataan fisik dari sistem (formulir, laporan, tabel, dan lainya) dan memilih pemasok. Jadi dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa Rancangan sistem merupakan suatu tahapan untuk menentukan sistem baru agar dapat terealisasi sesuai dengan yang sudah ditentukan pada saat menganalisis sistem.
2.2 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Berbasis Object Oriented 2.2.1 UML(Unified Modeling Language) Menurut Rama dan Jones (2008, P78), dalam bukunya yang diterjemahkan oleh M. Slamet Wibowo menuliskan, “Unified Modeling Languange (UML) adalah suatu bahasa yang digunakan untuk menentukan, memvisualisasikan, membangun, dan mendokumentasikan suatu sistem informasi. UML dikembangkan sebagai suatu alat untuk analisis dan desain berorientasi objek”. Dalam bukunya, Whitten dan Bentley (2007, P371) menuliskan, Unified Modeling Language (UML) adalah “A set of modeling conventions that is used to specify or describe a software system in terms of objects.” Jadi dapat disimpulkan bahwa UML digunakan untuk mendokumentasikan suatu sistem informasi dan dapat menjelaskan dokumen apa yang dipakai. 2.2.2 Rich Picture Menurut Mathiassen, et al (2002, P26) dalam bukunya menuliskan, “A Rich Picture is an information drawing that presents the illustrator’s understanding of a situation.” Rich Picture merupakan ilustrasi yang digunakan untuk menggambarkan kejadian yang terjadi dalam proses bisnis perusahaan. Jadi dari definisi diatas dapat disimpulankan, Rich Picture adalah suatu proses yang digunakan menggambarkan dan membagi proses produksi sesuai dengan bagian dalam perusahaan. 2.2.3 Identifikasi Event
Menurut Mathiassen, et al (2002, P54), “we define an event generally is an intantanieous incident involving one or more object’’. Dengan kata lain pengertian event dapat di mengerti lebih mudah sebagai kejadian yang berlangsung di dalam suatu proses bisnis yang melibatkan aktor atau pelaku di dalamnya. Menurut
Jones
dan
Rama
(2008,
P3),
ada
beberapa
cara
dalam
mengidentifikasi event, yaitu: a. “Recognize the first event in a process when a process a person or department within an organization becomes for an activity.” Yang terjemahannya adalah kenali event pertama di dalam suatu proses yang terjadi ketika seseorang atau departemen bertanggung jawab dalam suatu proses bisnis. b. “Ignore activities that do not require participation by an internal agent.” Abaikan kegiatan yang tidak memerlukan partisipasi dari internal agent. c. “Recognize a new event when responsibility is transferred from one internal agent to another.” kenali sebuah event baru pada saat bertanggung jawab berpindah dari suatu internal agent ke yang lainnya. d. “Recognize a new event when a process has been interrupted and resumed later by the same internal agent.” Kenali sebuah event baru ketika suatu proses terganggu dan dilanjutkan kembali oleh internal agent yang sama. e. “Use an event name and description that reflects the broad nature of the of the event.”
Gunakan nama dan gambaran event yang merefleksikan secara menyeluruh dari event tersebut. 2.2.4 Workflow Table Menurut Jones dan Rama (2008, P111), “Workflow Table is a two column table that identifies the actors and action in a process.” Workflow table adalah dua kolom table yang mengidentifikasikan actor dan kegiatan dari sebuah proses. Menurut Connolly, et al. (2005, P621), “Workflow table is an activityy involving the coordinated execution of multiple tasks performed by different processing entities.” Workflow table merupakan suatu aktifitas yang melibatkan pelaksanaan yang terkoordinasi dalam suatu entitas. Jadi Workflow Table merupakan suatu tabel berisi aliran transaksi dalam suatu proses bisnis yang menjelaskan hubungan aktor dan aktifitas dalam suatu proses bisnis.
2.2.5 Activity Diagram Menurut Whitten dan Bentley (2007, P390) dalam bukunya menuliskan, “Activity diagram is a diagram that can be used to graphically depict the flow of a business process, the steps of a use case, or the logic of an object behavior (method).” Activity diagram adalah diagram yang dapat digunakan untuk menggambarkan secara grafik alur proses bisnis dan langkah use case atau object(metode).
Menurut Marakas (2006, p419), dalam bukunya menuliskan, “an activity diagram is a special type of statechart diagram.” Yang diterjemakan, activitas diagram adalah tipe spesial dari diagram statechart. Jadi dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa activity diagram menjelaskan satu per satu kegiatan dari awal sampai akhir agar memudahkan user dalam memahami proses bisnis. Activity diagram terdiri dari dua, yaitu: 1.
Overview Activity Diagram Menurut Rama dan Jones (2008, P110) dalam bukunya yang diterjemahkan oleh M. Slamet Wibowo menuliskan, “Overview activity diagram adalah suatu diagram aktifitas UML yang menyajikan gambaran tingkat tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan kejadian penting, urutan kejadian, dan aliran informasi antar kejadian”. Dari pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa overview activity diagram adalah gambaran alur kerja yang terjadi dalam proses bisnis perusahaan secara garis besar.
2.
Detailed Activity Diagram Menurut Rama dan Jones (2008, P110) dalam bukunya yang diterjemahkan oleh M. Slamet Wibowo menuliskan, “Detailed activity diagram adalah satu diagram aktifitas UML yang menyajikan penyajian terperinci dari aktivitas yang berhubungan dengan satu atau dua kejadian yang disajikan dalam overview activity diagram”. Dari pengertian di atas,
dapat disimpulkan bahwa detailed activity diagram adalah gambaran alur kerja yang terjadi dalam suatu proses bisnis perusahaan secara lebih terperinci. 2.2.6 UML Class Diagram 2.2.6.1 Pengertian UML Class Diagram Menurut Jones & Rama (2008, P225), ” UML class diagram can be used to document (a) tables in SIA, (b) relationship between tables, and (atributes) of tables.” UML Class Diagram adalah sebuah diagram yang biasa digunakan untuk mendokumentasikan tabel dalam sistem informasi akuntansi, hubungan antar tabel, dan atribut tabel. Menurut Mathiassen, et al. (2000, P336), “A class diagram describe a collection of classes and their structural relationship.” Diagram kelas menggambarkan kumpulan dari classes dan hubungan yang terstruktur. Jadi dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa UML Class Diagram adalah menggambarkan kumpulan class yang memiliki hubungan sehingga membentuk satu kesatuan. 2.2.6.1.1 Pengertian Atribut Menurut Jones dan Rama (2008, P225) “ Attribute is the smallest unit of data that can have meaning to user.” Atribut merupakan unit terkecil dari data yang dapat berarti bagi penggunanya.
Menurut Mathiassen et al. (2000, P92), ’’A descriptive property of a class or an event “. Atribut merupakan sebuah sifat dari suatu class yang menjelaskan class tersebut. Jadi dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa atribut adalah suatu database yang mempunyai keunikan dan kelebihan dalam mewakili setiap atribut. 2.2.6.1.2 Pengertian Behaviour Menurut Whitten & Bentley (2009, P37), “The Behaviour is the set of things that an object can do and that correspond to function that act on the objects data (or attributes).” Behaviour adalah kumpulan dari sesuatu yang dapat dilakukan oleh object dan terkait dengan fungsi-fungsi yang bertindak pada data object (attribute). Pada siklus berorientasi objek, perilaku objek merujuk kepada metode, operasi atau fungsi. 2.2.6.2 Hubungan Dalam Class diagram Menurut Jones dan Rama (2008, P225), “ hubungan class diagram dibagi menjadi tiga hubungan antar class diagram yaitu: a. One to One Hubungan one to one diantara entity tidak dekat seperti hubungan one to many, tetapi dapat terjadi dalam sistem informasi akuntansi. b. One to Many / Many to One
Hubungan one to many atau sebaliknya biasa digunakan dalam sistem akuntansi. c. Many to Many Hubungan many to many dapat diubah ke dalam dua hubungan dengan menambahkan suatu table diantaranya. 2.2.7 Use Case Diagram Menurut Jones & Rama (2008, P325), “Use case diagram is graphical presentation that provide at list of usecase that occur in an application.” Use case diagram adalah presentasi grafik yang dapat menyediakan daftar usecase yang terdapat dalam suatu aplikasi. Menurut Whitten dan Bentley (2007, P382) Usecase diagram menggambarkan interaksi antara sistem dan sistem eksternal, seta user. dengan kata lain usecase diagram menggambarkan siapa yang akan menggunakan sistem dan dengan jalan apa yang di inginkan user untuk berinteraksi dengan sistem. selain itu usecase digunakan untuk secara tekstual menggambarkan setiap urutan langkah setiap interaksi tersebut. Jadi dari definisi diatas dapat disimpulkan use case diagram adalah suatu grafik yang dapat menggambarkan hubungan antara actor dan event.
2.2.8 Rancangan Database 2.2.8.1 Pengertian Rancangan Database Menurut Connoly, et al. (2005, P291), “Database design is the process of creating a design that will support the enterprises mission statement and
mission objectives for the required database system.” Rancangan database adalah proses pembuatan rancangan yang akan mendukung misi perusahaan dan objektif perusahaan untuk kebutuhan sistem database. Menurut Whitten, et al. (2004, P548), ”Database is a collection of interrelated.” Database merupakan file yang saling terkait, dimana file itu adalah kumpulan record yang serupa. Jadi dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa rancangan database adalah suatu koleksi data yang disimpan dalam format tertentu yang dibuat untuk memudahkan user. 2.2.9 Rancangan Formulir Menurut Rama dan Jones (2008, P354), yang diterjemahkan oleh M.Slamet Wibowo menuliskan formulir adalah dokumen terpola yang berisi field kosong yang dapat diisi pengguna dengan data. Ketika formulir ditampilkan dilayar komputer, data yang dimasukan di field kosong disimpan ke suatu tabel data atau lebih. Sedangkan menurut Mulyadi (2003.P3) menyatakan formulir adalah dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya suatu transaksi. Menurut Rama dan Jones (2008, P323-325), jenis formulir input terdiri dari : a. Formulir Entri Satu Record (Single-Record Entry Form) Formulir ini digunakan untuk menambah, menghapus, atau memodifikasi data disatu record satu tabel tertentu. b. Formulir Entri Bentuk Tabel (Tabular Entry Form) Formulir ini digunakan untuk mencatat sekumpulan kejadian.
c. Formulir Entri Multitabel (Multi Table Entry Form) Formulir ini digunakan untuk menambahkan data ke lebih dari satu tabel. Jadi dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa formulir adalah suatu alat untuk merekam suatu transaksi yang dilakukan kedalam sistem informasi perusahaan. 2.2.10 Rancangan Layar Menurut Rama dan Jones (2008, P334), “Form interface element are object on form used for entering information of performing action. All aspects of the form are control by the interface. Some of these objects provide or opportunity to improve internal control over data elements.” Interface merupakan objek pada form yang digunakan untuk memasukan informasi atau menjalankan perintah. Seluruh aspek dari form dikontrol dengan elemen interface. Beberapa dari objek tersebut berpeluang untuk meningkatkan kontrol internal dari elemen data. Menurut Rama dan Jones (2008, p335), dalam bukunya yang diterjemahkan oleh M. Slamet Wibowo menuliskan, elemen rancangan layar meliputi :
1. Text Boxes Digunakan untuk memasukan informasi yang akan ditambahkan ke tabel atau untuk menampilkan informasi yang diambil dari sebuah tabel. 2. Labels Membantu user untuk mengetahui informasi apa yang dibutuhkan. 3. Look Up Feature
Umumnya dimasukan kedalam text boxes yang digunakan untuk memasukan foreign key. 4. Command Button Digunakan untuk melakukan action. 5. Radio Button Memungkinkan user untuk memilih salah satu dari beberapa pilihan yang disediakan. 6. Check Boxes Memungkinkan user untuk memilih lebih dari satu pilihan dari beberapa pilihan yang disediakan. Jadi dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa rancangan layar merupakan rancangan input pada layar komputer dengan memperhatikan hal yang dapat mengurangi kesalahan pada saat pemasukan data itu sendiri. 2.2.11 Rancangan Laporan Menurut Rama dan Jones (2008, P250). “Laporan (report) adalah penyajian data yang terpola dan tersusun. Laporan dibuat dan digunakan sebagai suatu bagian integral dari proses bisnis.” Menurut Rama dan Jones (2008, P266-268) dalam bukunya menuliskan, kerangka desain laporan memiliki beberapa elemen terpisah antara lain sebagai berikut : 1. Kotak Label dan Kotak Teks (Label Boxes and Text Boxes)
Dua elemen penting dari segala laporan adalah label dan data. Dalam Microsoft Access, elemen ini ditunjukan oleh label boxes dan text boxes . 2. Mengelompokan Atribut (Grouping Attribute) Laporan yang berkelompok, dikelompokan oleh sesuatu. 3. Group Header Group Header dapat digunakan untuk menyajikan informasi yang umum pada kelompok. 4. Perincian kelompok (Group detail) Transaksi yang terjadi pada kelompok didaftarkan didalam kelompok secara rinci dan lengkap. 5. Footer kelompok (Group Footer) Group Footer juga dapat digunakan untuk menyediakan informasi yang berguna dalam laporan yang berkelompok. 2.2.12 Navigation Diagram Menurut Mathiassen, et al (2002, P344), “Navigation Diagram is a special kind of statechart diagram that focuses only the overall dynamic of the user interface. The diagram shows the participating windows and the transactions between them. The Navigation Diagram is not found in UML”. Navigation diagram merupakan jenis yang khusus dari statechart diagram yang fokus pada perpindahan dinamis atas tampilan pengguna. Diagram ini menampilkan windows yang ada dan perpindahan antar windows. Navigation diagram tidak terdapat dalam UML.
2.3 Sistem Informasi Penjualan Menurut Mulyadi (2008, P160), “Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang dan jasa baik secara kredit maupun tunai. Dalam transaksi penjualan kredit, jika order pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya, sedangkan dalam transaksi penjualan tunai, barang dan jasa baru diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari pembeli. Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa, penjualan adalah merupakan kegiatan yang mengurangi jumlah persediaan barang dan mempengaruhi penerimaan kas ataupun piutang dagang.
2.3.1 Sistem Informasi Penjualan tunai Menurut pendapat Warren, Reeve, dan Fess (2008,P270) dalam bukunya yang diterjemahkan oleh Aria Faramitha, Amanughrahani, dan taufik Hendrawan menuliskan bahwa, “Perusahaan bisa menjual barang dagang secara tunai. Penjualan tunai biasanya diproses melalui register kas dan dicatat dalam akun. Menurut Wilkinson (2001,P419), menuliskan berikut ini adalah dokumen yang secara umum terkait dengan siklus pendapatan, yaitu : a. Customer Order
Setiap permintaan pembeliaan yang berasal dari pelanggan atau sebuah form yang disiapkan oleh karyawan penjualan b. Sales Order Form resmi berangkap yang disiapkan dari dokumen order pelanggan. c. Order Acknowledgment Biasanya sebuah copy dari sales order dikirimkan kepada konsumen untuk mengetahui apakah barang yang dikirim sudah diterima. d. Picking List Setiap copy dari sales order atau dokumen terpisah yang dikirimkan ke gudang untuk digunakan dalam pengambilan barang pesanan konsumen dari dalam penyimpanan.
e. Packing Slip Copy dari sales order atau picking list yang disertakan dengan barang ketika barang tersebut dikemas dan dikirim. f. Billing of Lading Dokumen pengiriman yang diserahkan kepada agen pengiriman sebagai acuan untuk mengirimkan barang kepada pelanggan. g. Shiping Notice Sebuah copy dari sales order atau dokumen pengiriman terpisah yang berguna sebagai bukti bahwa barang telah dikirim. h. Sales Invoice
Dokumen yang dikirimkan kepada pelanggan yang menunjukan jumlah nilai penjualan. i. Remittance Advice Dokumen yang menunjukan jumlah nilai yang diterima dari konsumen. j. Deposit Slip Dokumen yang menyertai penyetoran kas ke bank. k. Cash Register Receipt Formulir yang digunakan oleh pedagang untuk menunjukan jumlah uang yang diterima. 2.3.1.1 Unit yang terkait Menurut Rama & Jones (2008, P165-166) dalam bukunya yang diterjemahkan oleh M.Slamet Wibowo. “Unit yang terkait dalam sistem penjualan tunai adalah : a. Agen Eksternal Agen eksternal adalah orang atau unit organisasi yang berada diluar perusahaan. Contohnya meliputi pelanggan, pemasok, dan bank. b. Agen Internal Agen internal adalah orang atau unit organisasi yang bertanggung jawab atas berbagai kejadian didalam suatu proses bisnis. SIA seringkali menelusuri informasi mengenai agen internal yang bertanggung jawab untuk kejadian didalam proses bisnis. 2.3.1.2 Prosedur Penjualan tunai
Menurut Rama dan Jones (2008, P165-166), dalam bukunya yang diterjemahkan oleh M. Slamet Wibowo menuliskan prosedur penjualan dalam siklus pendapatan meliputi: a. Merespon Pertanyaan Pelanggan Pertanyaan pelanggan bisa ditangani oleh tenaga penjual. Tenaga penjualan memainkan peranan penting dalam membantu para pelanggan untuk memahami suatu produk perusahaan dan memilih produk yang sesuai untuknya. b. Membuat Perjanjian dengan Para Pelanggan untuk Menyediakan Barang dan Jasa dimasa yang Akan Datang. Contoh dari perjanjian tersebut meliputi pesanan pelanggan untuk produk atau jasa serta kontrak antara perusahaan dengan pelanggan untuk penyerahan barang dan jasa dimasa depan. Karyawan penting didalam fungsi ini adalah petugas pencatat pesanan dan tenaga penjualan. c. Menyediakan Jasa atau Mengirim Barang ke Pelanggan. Fungsi ini sangat penting dalam proses pendapatan. Untuk jasa karyawan pentingny adalah para penyedia layanan. Untuk barang petugas gudang dan pengiriman memainkan peran yang aktif. d. Mengakui Klaim atas Barang dan Jasa yang Disediakan. Pada kejadian ini, perusahaan mengakui klaimnya terhadap pelanggan. e. Menerima Kas Pada suatu waktu dalam siklus pendapatan, kas diperoleh dari pelanggan. f. Menyetorkan Siklus Kas ke Bank
Agen yang terlibat disini adalah kasir dan bank. g. Menyusun Laporan Berbagai macam laporan mungkin dibuat untuk siklus pendapatan. Contohnya mencakup daftar pesanan,
daftar pengiriman, dan daftar
penerimaan kas. 2.3.1.3 Catatan Akuntansi / Sistem file Menurut Warrren, Reeve, dan Fess (2008,P271) Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi manual adalah :
1.
Buku Besar Pembantu Apabila terdapat jumlah akun yang sangat besar dengan karakteristik yang sama, akun tersebut dapat dikelompokan kesuatu buku besar yang terpisah yang disebut buku besar pembantu (subsidiary ledger).
2.
Jurnal Khusus Jurnal khusus adalah metode untuk mengikhtisarkan transaksi yang terjadi berulang.
3.
Jurnal Umum Jurnal umum adalah jurnal umum dua kolom yang dapat digunakan untuk ayat yang tidak tertampung pada salah satu jurnal khusus. Sedangkan Sistem Akuntansi terkomputerisasi menurut Rama dan Jones
(2008, P195) dalam bukunya yang diterjemahkan oleh M. Slamet Wibowo, Sistem file terdiri dari
file transaksi (transaction file) digunakan untuk
mencatat informasi mengenai berbagai kejadian didalam proses bisnis organisasi.
Atribut record transaksi meliputi data transaksi, pelaku yang
berhubungan dengan transaksi. adapun contoh transaction file, antara lain : a.
TR_Purchase _Order
b.
TR_Invoice
c.
TR_Sales Order File induk (master file) menyimpan data acuan dan data ringkasan tentang
berbagai entitas yang berkaitan dengan kejadian. Adapun contoh master file antara lain : a.
Ms_customer
b.
Ms_Supplier
c.
Ms_Employee
d.
Ms_Inventory
2.3.2 Sistem Penerimaan Kas 2.3.2.1 Pengertian Penerimaan Kas Menurut Mulyadi (2008,P455), “Penerimaan kas perusahan berasal dari dua sumber utama, yakni penerimaan kas dari penjualan tunai dan peneriman kas dari penjualan kredit.” Menurut Soemarso S.R (2002,P172), “Penerimaan kas adalah suatu transaksi yang menimbulkan bertumbuhnya saldo kas dan bank milik perusahaan yang diakibatkan adanya penjualan hasil produksi, penerimaan piutang maupun hasil transaksi lainnya yang menyebabkan bertambahnya kas.”
Jadi dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa penerimaan kas adalah segala sesuatu yang berbentuk uang, cek, giro, dan wesel serta instrumen lain yang dapat diterima sebagai alat pembayaran atas kewajiban yang sesuai dengan nominalnya, baik dari penjualan tunai maupun kredit. 2.3.2.2 Fungsi yang Terkait Dalam Penerimaan Kas Menurut Mulyadi (2008, P456) fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dalam penjualan tunai adalah:
a. Fungsi Penjualan Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang dan fungsi kas. b. Fungsi Kas Fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli. c. Fungsi Gudang Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman. d. Fungsi Pengiriman
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang yang telah dibayar harganya oleh pembeli. e. Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuat laporan penjualan.
