BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1
Sistem Sistem (O’Brien, 2003, pG-17) adalah
1. Kumpulan dari elemen-elemen yang saling berhubungan atau saling berinteraksi membentuk satu keseluruhan 2. Sekelompok komponen-komponen yang saling berhubungan, bekerja untuk mencapai satu tujuan dengan menerima input dan menghasilkan output
dalam
proses transformasi yang terorganisasi. 3. Kumpulan dari metode-metode, prosedur-prosedur, atau teknik-teknik yang disatukan oleh keterhubungan yang teregulasi untuk membentuk keseluruhan yang terorganisasi. 4. Kumpulan dari orang-orang, mesin-mesin, dan metode-metode yang terorganisasi yang diperlukan untuk menyelesaikan satu set fungsi yang khusus. Sistem adalah kumpulan elemen-elemen yang terintegrasi dalam satu tujuan umum untuk mencapai satu sasaran. (Mcleod, 2001, p9)
2.2
Informasi Informasi adalah kumpulan dari fakta-fakta yang terorganisasi dengan cara-cara
tertentu sehingga dapat memiliki arti bagi orang yang menerinanya..(Turban et al, 2001, p17)
11
12 2.3
Sistem Informasi Sistem informasi adalah sistem yang digunakan untuk mengumpulkan, memproses,
menyimpan, menganalisa, dan menyebarkan informasi untuk tujuan tertentu dalam suatu lingkungan. (Turban et al, 2001, p17)
2.4
Penjualan Penjualan merupakan satu set rekursif dari kegiatan bisnis dan operasi
pemrosesan informasi terkait yang dihubungkan dengan penyediaan barang dan pelayanan pelanggan dan penerimaan pembayaran dari penjualan tersebut. (Romney, 2003, p157) Penjualan adalah peningkatan jumlah aktiva atau penurunan kewajiban suatu badan usaha yang timbul dari penyerahan barang atau jasa atau aktivitas usaha lainnya di dalam suatu periode. (Ikatan Akutansi Indonesia, 1991, p17) Penjualan dapat diartikan secara bebas sebagai usaha perseorangan untuk membujuk calon pelanggan untuk membeli barang atau jasa. (Storholm, 1982, p14) Penjualan ada 2 macam bila dilihat dari cara pembayarannya: 1. Penjualan Tunai Penjualan tunai merupakan penjualan barang yang pembayarannya harus dilakukan secara tunai. 2. Penjualan Kredit Penjualan kredit merupakan penjualan barang yang pembayarannya dilakukan dikemudian hari. Pembayarannya ini dilakukan sesuai dengan syarat-syarat pembayaran yang diberikan atau sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak.
13 2.5
Sistem Informasi Penjualan Dari definisi sistem informasi dan penjualan di atas, maka sistem informasi
penjualan dapat didefinisikan sebagai sistem yang digunakan oleh seseorang atau badan usaha untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisa, dan menyebarkan informasi dari kegiatan bisnis dan operasi dihubungkan dengan penyediaan barang dan pelayanan pelanggan dan penerimaan pembayaran dari penjualan tersebut
2.6
E-Commerce Penggunaan aplikasi komputer untuk berkomunikasi dalam jaringan yang
memungkinkan penjual dan pembeli untuk menyelesaikan suatu transaksi atau sebagian dari transaksi.(Chase et al, 2001, p317) Keuntungan E-commerce(Minoli,1998, pp28-30): 1. Mengurangi waktu untuk menyelesaikan suatu transaksi bisnis, khususnya mengurangi waktu dari pengiriman barang hingga pembayaran. 2. Akses informasi yang lebih cepat. Informasi dapat diakses secara online melalui Internet, sehingga dapat lebih cepat daripada melalui fax ataupun surat. 3. Mempercepat akses ke informasi persediaan barang, lebih cepat dalam penanganan pesanan, dan peminimalan biaya, karena kertas kerja dapat dikurangi. 4. Penciptaan pasar baru, karena perusahaan dapat secara mudah dan murah mencari pelanggan potensial. 5. Waktu pemasaran lebih cepat karena semua proses terhubung, dan menghilangkan penundaan waktu dalam tiap proses. 6. Mengurangi kesalahan, waktu, dan biaya berlebih pada pemrosesan informasi dengan menghapus peng-input-an data secara berulang-ulang.
14 2.7
Database Database adalah koleksi yang terintegrasi dari elemen-elemen data yang
berrelasi secara logikal. Sebuah database menyatukan banyak record yang telah disimpan sebelumnya, agar supaya sekumpulan data yang umum dapat digunakan untuk banyak aplikasi. (O’Brien, 2003, p145) Database adalah kumpulan data yang tetap yang digunakan oleh sistem aplikasi dari perusahaan.(Date, 2000, p10) Entity biasanya digunakan dalam database sebagai cara merepresentasikan objek yang dapat dibedakan dalam database. (Date, 2000, p11) Entity Relationship Data Model (ER-Model) adalah sebuah representasi logikal secara detail dari entities, hubungan, dan elemen-elemen data dari suatu perusahaan. (Hoffer et. al., 1996, p387) Entity Relationship Diagram (ERD) adalah representasi graphis dari ER-Model. Dua tujuan utama dari penggunaan konsep database adalah :(McLeod, 2001, p182) 1. Mengurangi data redundancy Data redundancy adalah duplikasi dari data, maksudnya adalah data yang sama disimpan berulang-ulang pada banyak file. 2. Meningkatkan data independence Data independence adalah kemampuan untuk merubah struktur data tanpa harus merubah aplikasi yang memproses data tersebut. Lapisan dari konsep data terdiri dari : (O’Brien, 2003, pp144-145) 1. Character merupakan unit terkecil dari elemen data yang terdiri dari sebuah huruf, angka ataupun simbol.
15 2. Field, merupakan elemen data yang terdiri dari sekumpulan character yang mendeskripsikan atribut tertentu dari sebuah objek/entity. 3. Record, merupakan kumpulan dari field-field yang saling berkaitan. 4. File, merupakan kumpulan dari record-record yang membentuk suatu kesatuan data yang sejenis yang sering disebut data-set. 5. Database adalah koleksi yang terintegrasi dari elemen-elemen data yang berrelasi secara logikal.
2.8
State Transition Diagram State Transition Diagram merupakan suatu diagram yang menggambarkan
bagaimana suatu proses terhubung dalam satu waktu. STD mengilustrasikan keadaan dari komponen-komponen sistem yang dapat dimiliki, dan tindakan yang menyebabkan perubahan dari satu keadaan ke keadaan lain. (Hoffer et. al., 1996, p364). STD pada dasarnya merupakan sebuah diagram yang terdiri dari state dan transisi atau perpindahan state. Transisi atau perpindahan state terdiri atas kondisi dan aksi. Kondisi adalah kejadian yang dapat diketahui oleh sistem. Sedangkan aksi adalah tindakan yang dilakukan oleh sistem bila terjadi perubahan state atau merupakan reaksi terhadap kondisi. Berikut adalah tabel notasi STD : Tabel 2.1 Tabel Notasi State Transition Diagram (STD) (Hoffer et al, 1996, p365) Notasi
Fungsi Melambangkan state atau kondisi dari suatu sistem.
16 Notasi
Fungsi Melambangkan perubahan state atau kondisi dari suatu sistem.
2.9
Systems Development Life Cycle (SDLC) SDLC adalah kerangka kerja terstruktur yang terdiri dari beberapa proses yang
berurutan yang diperlukan untuk membangun suatu sistem informasi.(Turban et al, 2001, p477-486) Model SDLC bervariasi, dapat lebih atau kurang dari 8 tahap yang digambarkan di sini, Pendekatan waterfall banyak digunakan untuk menggambarkan SDLC dapat digambarkan dan dijelaskan sebagai berikut:
Gambar 2.1 An Eight-Stage Systems Development Life Cycle (Turban et al, 2001, p477) 1. Systems Investigation Tugas terpenting dalam tahap ini adalah feasibility study. Feasibility study akan menentukan kemungkinan kesuksesan dari pengembangan proyek sistem yang
17 diusulkan.dan mengkalkulasi harga dari kelayakan teknis proyek(project’s technical feasibility), kelayakan ekonomis(economic feasibility), dan kelayakan cara kerja(behavioral feasibility). 2. Systems Analysis Tahap ini adalah pengetesan dari masalah bisnis yang ingin dipecahkan oleh perusahaan dengan menggunakan sistem informasi. Tahap
ini
mendefinisikan
masalah-masalah
bisnis,
mengidentifikasikan
penyebabnya, menspesifikasikan solusi, serta mengidentifikasi informasi-informasi yang diperlukan. Tujuan utama dari tahap ini adalah untuk menggabungkan informasi mengenai sistem yang ada dan menentukan kebutuhan dari sistem yang baru. Beberapa hal yang dihasilkan dari tahap analisis adalah: •
Kelebihan dan kekurangan dari sistem yang telah ada.
•
Fungsi-fungsi yang diperlukan oleh sistem yang baru untuk menyelesaikan permasalahan.
•
Kebutuhan informasi mengenai pengguna untuk sistem yang baru.
3. Systems Design Systems analysis menggambarkan apa yang harus sistem lakukan untuk memecahkan masalah bisnis, dan systems design menjelaskan bagaimana sistem akan menyelesaikan tugasnya. Hasil dari tahap systems design adalah technical design yang terdiri dari: •
Output, input, dan user interface dari sistem.
•
Hardware, software, database, telekomunikasi, personel, dan prosedur.
•
Penjelasan mengenai bagaimana komponen terintegrasi.
18 4. Programming Systems developers akan menggunakan design spesifications untuk mendapatkan software yang diperlukan agar sistem dapat mencapai tujuan fungsionalnya dan memecahkan masalah-masalah bisnis. 5. Testing Testing akan mengecek apakah program yang dihasilkan akan menghasilkan hasil yang diharapkan pada kondisi-kondisi tertentu. 6. Implementation Implementation adalah proses perubahan dari penggunaan sistem lama ke sistem yang baru. Terdapat empat cara umum yang dapat digunakan oleh suatu perusahaan untuk melakukan perubahan sistem, yaitu: •
Parallel conversion
: Sistem yang lama dan baru dijalankan bersamaan dan
dibandingkan hasilnya. •
Direct conversion
: Sistem yang lama akan langsung dihentikan dan sistem
yang baru akan langsung dijalankan saat itu juga. •
Pilot conversion
: Sistem yang baru diterapkan pada salah satu bagian
organisasi, dan jika berhasil maka akan diterapkan ke bagian lainnya. •
Phased conversion
: Sistem akan diperkenalkan per komponen atau modul.
Satu persatu modul akan dicoba dan dinilai, bila satu modul berhasil maka modul lain akan digunakan sampai seluruh sistem bekerja dengan baik. 7. Operation and Maintenance Setelah tahap konversi berhasil maka sistem baru akan dioperasikan dalam suatu periode waktu. Ada beberapa tahap dalam maintenance, yaitu:
19 •
Debugging the program: proses yang berlangsung selama sistem berjalan.
•
Terus memperbaharui sistem untuk mengakomodasi perubahan dalam situasi bisnis.
•
2.10
Menambah fungsi atau feature baru ke dalam sistem.
Diagram Aliran Dokumen Diagram aliran dokumen adalah suatu model yang menggambarkan aliran
dokumen dan proses untuk mengolah dokumen dalam suatu sistem. Berikut ini adalah simbol-simbol yang digunakan dengan maknanya masingmasing: Tabel 2.2 Tabel simbol-simbol Pembuatan Diagram Alir Dokumen (Mulyadi, 2001. pp58-63) Simbol
Keterangan Dokumen Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen, yang merupakan formulir untuk merekam data terjadinya suatu transaksi. Dokumen dan tembusannya
1 Surat Jln
2
3
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan dokumen asli dan tembusannya. Nomor lembar dokumen dicantumkan disudut kanan atas. Keputusan Simbol ini menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data. Keputusan yang dibuat ditulis dalam simbol.
20 Simbol
Keterangan Garis Alir Simbol ini menggambarkan arah proses pengolahan data.
Persimpangan Garis Alir Jika dua garis alir bersimpangan, untuk menunjukkan arah masing-masing
garis,
salah
satu
garis
dibuat
sedikit
melengkung tepat pada persimpangan kedua garis tersebut. Pertemuan Garis Alir Simbol ini digunakan jika dua garis alir bertemu dan salah satu garis mengikuti garis lainnya. Proses Simbol ini untuk menunjukkan tempat-tempat dalam sistem informasi yang mengolah atau mengubah data yang diterima menjadi data yang mengalir keluar. Nama pengolahan data ditulis didalam simbol. Mulai / Berakhir (terminal) Simbol ini untuk menggambarkan awal dan akhir suatu sistem akuntansi
2.11
Marketing Channels Marketing Channels adalah serangkaian keterlibatan organisasi yang saling
bergantungan dalam proses membuat suatu produk menjadi tersedia untuk digunakan atau dikonsumsi. (Kotler, 2003, p505) Channel design decisions terbagi menjadi:
21 Push Strategy mengharuskan perusahaan memasukkan tenaga sales dan biaya promosi untuk meningkatkan perantara untuk membawa, mempromosikan dan menjual produknya kepada pelanggan. (Kotler, 2003, 511) Push strategy cocok digunakan ketika tidak adanya brand loyalty, keputusan untuk memilih merek tertentu diputuskan ketika di toko, produknya adalah produk yang memberikan motivasi, dan keuntungan dari produk sudah jelas. Pull Strategy mengharuskan perusahaan menggunakan iklan, dan promosi untuk menarik pelanggan sebagai perantara dari produk. Pull strategy cocok ketika terdapat brand loyalty, ketika orang-orang memandang setiap merek berbeda, dan ketika mereka memilih merek yang akan dibeli sebelum ke toko.
2.12
Enterprise Resource Planning Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem terintegrasi yang direkayasa
untuk memberikan jalan terbaik dari proses komputasi suatu perusahaan.(Olson, 2004, p9) ERP adalah satu sistem komputer yang mengintegrasikan program aplikasi di bidang akuntansi, penjualan, manufacturing, dan fungsi-fungsi lain dalan suatu perusahaan. Integrasi ini disempurnakan melalui database yang di-share ke seluruh program aplikasi.(Chase et al, 2001, p430) Konsep ERP adalah mencakup semua proses komputasi dalam suatu organisasi. Idenya adalah memusatkan data dan komputasi, sehingga data cukup dimasukkan sekali ke dalam sistem setelah diperiksa, dan bisa diakses oleh semua orang di dalam organisasi dengan keyakinan informasi yang diperolehnya adalah benar. (Olson, 2004, p12)
22 Tujuan Pengunaan ERP (Olson, 2004, p4) 1. ERP menawarkan sistem terintegrasi yang menghubungkan semua user daripada aplikasi komputer yang terpisah-pisah. 2. ERP menyediakan cara untuk mengkoordinasikan aset-aset dari sistem informasi dan aliran informasi dalam suatu organisasi. 3. Sistem ERP meletakkan satu prosedur untuk seluruh organisasi, yang mengharuskan setiap orang untuk dapat setuju dengan sistem baru tersebut, tapi hasil yang didapat biasanya lebih besar daripada biaya untuk setuju tersebut. 4. ERP menawarkan data terintegrasi, data cukup dimasukkan sekali ke dalam sistem oleh satu bagian organisasi sehingga semua pengguna yang terhubung mendapat data yang sama. Hal ini akan mengakibatkan data yang diperoleh akan menjadi lebih akurat.
2.13
Manajemen Produksi dan Operasi Manajemen Produksi dan Operasi merupakan usaha-usaha pengelolaan secara
optimal penggunaan sumber daya-sumber daya (atau sering disebut faktor-faktor produksi.)-tenaga kerja, mesin-mesin, peralatan, bahan mentah dan sebagainya- dalam proses transformasi bahan mentah dan tenaga kerja menjadi produk atau jasa. (Handoko, 1994, p3) Sistem perencanaan dan pengawasan produksi dan persediaan digambarkan sebagai berikut:
23
Gambar 2.2 Gambar Sistem Perencanaan dan Pengawasan Produksi dan Persediaan (Handoko, 1994, p232)
1. Pesanan-pesanan langganan Para langganan memasukan pesanan-pesanan untuk berbagai produk. Bila mereka melakukan pesanan-pesanan untuk para langganan tertentu itu dimasukkan dalam skedul produksi induk. Ini disebut “produksi untuk pesanan”. 2. Peramalan permintaan Perusahaan-perusahaan biasanya memproduksi dalam antisipasinya terhadap permintaan, dan tidak hanya sekedar untuk memenuhi pesanan-pesanan langganan tertentu.
24 3. Permintaan bagian-bagian pelayanan Sering perusahaan harus memproduksi komponen-komponen pengganti untuk produk-produknya.
Sebagai
contoh,
perusahaan
mobil
tidak
hanya
perlu
memproduksi suatu komponen untuk dirakit dalam mobil hasil produksi, tetapi harus juga memproduksi komponen-komponen tersebut untuk mengganti yang rusak. Selain itu, komponen mungkin dibuat untuk divisi atau perusahaan lain. Produksi komponen-komponen “pelayanan” ini juga harus diskedul. 4. Skedul produksi induk (MPS) Skedul produksi induk adalah suatu rencana terperinci tentang apa dan berapa banyak perusahaan merencanakan untuk memproduksi masing-masing produk akhir dalam setiap periode waktu yang akan datang. Berbagai pesanan langganan, ramalan-ramalan permintaan, dan permintaan komponen-komponen pelayanan menghasilkan skedul produksi induk awal. Skedul ini biasanya adalah hasil kompromi konflik antara produksi, promosi, pemasaran, keuangan, teknik dan personalia. Sebelum skedul induk final disetujui, perlu dilakukan pembandingan sumber dayasumber daya yang diperlukan untuk memproduksi sejumlah produk dalam periode waktu yang diskedulkan, dengan kapasitas mesin-mesin, tenaga kerja dan sumber daya-sumber daya jangka panjang lainnya yang tersedia. 5. Bills of Materials (BOM) Bills of Materials adalah suatu daftar semua komponen-komponen yang diperlukan untuk membuat suatu produk. Bills of Materials bukan sekedar suatu daftar komponen, tetapi juga merumuskan urutan operasi-operasi yang harus dilakukan untuk menyusun komponen-komponen.
25 Jadi BOM menunjukan secara detail baik komponen-komponen maupun bahanbahan yang diperlukan untuk setiap produk akhir dan setiap komponen, serta urutan perakitan yang diperlukan untuk memproduksinya. 6. Transaksi-transaksi persediaan, persediaan pengamanan, dan persediaan barang dipesan atau diproduksi Persediaan adalah suatu istilah umum yang menunjukkan segala sesuatu atau sumber daya-sumber daya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan. (Handoko, 1994, p333) Bagian transaksi-transaksi persediaan bertanggung jawab atas penentuan jumlah pesanan atau permintaan produksi dalam jumlah yang tepat, tidak terlalu banyak atau terlalu sedikit. Anggap kita membutuhkan 400 roda untuk memenuhi rencana skedul produksi untuk, misal 100 mobil. Kita pada saat sekarang mempunyai persediaan 50 roda mobil dan mempunyai 100 roda lainnya yang sedang dibuat dalam pabrik. Tetapi bila kita baru saja mengirimkan 25 roda untuk menggantikan roda-roda yang rusak pada mobil yang telah dijual,sesungguhnya kita hanya perlu memproduksi sebanyak 400-50-100+25=27 roda. 7. Perencanaan kebutuhan bahan (MRP) Material Requirement Planning (MRP) adalah perencanaan jenis-jenis bahan yang diperlukan dalam proses produksi. (O’Brien, 2003, p236) MRP juga menentukan kapan pesanan-pesanan bahan dan komponen yang diperlukan perlu disampaikan kepada para penyedia atau pabrik untuk produksi internal. Disamping itu MRP menentukan berapa banyak barang yang diperlukan, atas dasar persediaan data pemesanan dan BOM.
26 Keluaran dari MRP adalah perintah-perintah pengerjaan dan pesanan-pesanan yang direncanakan untuk setiap komponen dan bahan untuk masa mendatang, dan menjadi basis bagi skeduling mesin-mesin dan tenaga kerja secara terperinci, serta pemberitahuan kepada departemen pembelian tentang apa yang akan dibeli dan kapan membelinya. 8. Perencanaan kebutuhan kapasitas Sebelum skeduling terperinci yang memuat perintah-perintah pengerjaan dan pesanan-pesanan kepada para penyedia untuk komponen-komponen yang dibeli dapat dilakukan, kita perlu mengecek dengan cermat kapasitas mesin dan perakitan. Dalam hal ini beban masing-masing mesin direncanakan untuk kondisi dimana tidak ada batasan kapasitas-kapasitas, maupun untuk kapasitas mesin-mesin terbatas. Ini memerlukan pengetahuan tentang routing mesin, jam standar, dan kapasitas mesin tertentu untuk dapat melakukan perhitungan-perhitungan tersebut. Bila terjadi masalah-masalah kapasitas yang tidak dapat dipecahkan dengan kerja lembur, shift ekstra, atau sub kontrak, skedul produksi induk mungkin harus direvisi untuk menyesuaikan dengan kapasitas yang lebih rendah. 9. Skeduling terperinci Setelah kapasitas dipadankan dengan skedul produksi induk, skeduling yang diperinci menurut komponen-komponen, rakitan-rakitan, dan komponen-komponen yang dibeli dapat ditentukan. Skeduling ini meliputi routing mesin, hari penyelesaian pesanan, dan prioritas-prioritas lainnya. 10. Dispatching Bila semua telah siap, perintah-perintah pengerjaan dan pesanan-pesanan yang direncanakan yang dihasilkan perencanaan kebutuhan bahan menjadi order-order
27 yang diberi wewenang untuk mengerjakannya. Order-order untuk barang yang diproduksi sendiri, disampaikan ke bagian pabrik, bahan mentah dikeluarkan dari gudang, dan produksi mulai. Order-order untuk bahan-bahan dan komponen-komponen yang dibeli disampaikan kepada penyedia dengan waktu tenggang cukup agar bahan-bahan datang pada waktu yang tepat dan dalam kuantitas yang tepat untuk diintegrasikan ke proses produksi. 11. Follow up Setelah dilakukan dispatching, perintah-perintah pengerjaan disampaikan ke pabrik, sistem memonitor kemajuan order-order tersebut sejalan dengan perpindahannya dari proses ke proses untuk mengecek apakah semuanya berjalan sesuai dengan yang telah ditetapkan dalam skedul produksi induk. Begitu juga, bagian pembelian memonitor kemajuan order-order yang telah mereka berikan kepada para penyedia untuk menentukan keadaan pesanan : tepat pada waktunya, terlambat, ada masalah kualitas, rusak, dan sebagainya. 12. Umpan balik dan tindakan korektif Sejalan dengan waktu, informasi ini dikirimkan kembali ke bagian yang tepat dalam sistem. Skedul-skedul induk direvisi, MRP menghitung kembali kebutuhankebutuhan, dan proses berulang-ulang dari hari ke hari secara terus menerus melalui proses pembetulan diri.
