BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1
Tinjauan Pustaka
2.1.1
Definisi Produktivitas Definisi dari produktivitas pertama kali muncul pada tahun 1776 dalam
sebuah makalah yang disusun dan ditulis oleh Francis Quesnay yang berasal dari Perancis. Menurut Walter Aigner dalam “ Motivation and Awareness “, filosofi dan spirit tentang produktivitas sudah ada sejak awal peradaban manusia karena makna produktivitas adalah keinginan (Will) dan upaya (Effort) manusia untuk selalu meningkatkan kualitas didalam segala bidang. Produktivitas sebagai konsep yang menyatakan bagaimana keluaran akan berubah apabila masukan berubah, pertama kali dicetuskan oleh David Ricardo pada tahun 1810. pada tahun 1883, Littre mendefinisikan produktivitas sebagai “kemampuan untuk menghasilkan” yaitu kemampuan untuk memproduksi. Produktivitas menggambarkan hubungan antara keluaran dan alat atau sarana yang digunakan untuk menghasilkan keluaran tersebut. Keluaran atau hasil produksi tersebut diperoleh dari suatu proses kegiatan, bentuk keluaran tersebut dapat berupa produk nyata atau jasa. Untuk menghasilkan keluaran diperlukan masukkan atau sumber-sumber utama dapat berupa tenaga kerja, modal, bahan baku, dan energi.
16
Jika membicarakan masalah produktivitas muncullah satu situasi yang paradoksial (bertentangan) – karena belum ada kesepakatan umum tentang maksud pengertian produktivitas serta kriterianya dalam mengukur petunjuk-petunjuk produktivitas. Dan tak ada konsepsi, metode penerapan maupun cara pengukuran yang bebas dari kritik. Secara umum produktivitas diartikan sebagai hubungan antara hasil nyata maupun fisik (barang-barang atau jasa) dengan masuknya yang sebenarnya. Misalnya saja, “produktivitas adalah ukuran efisiensi produktif. Suatu perbandingan antara hasil keluaran dan masuk atau output : input. Masukkan sering dibatasi dengan masukkan tenaga kerja, sedangkan keluaran diukur dalam kesatuan fisik bentuk dan nilai. Produktivitas juga diartikan sebagai tingkatan efisiensi dalam memproduksi barang-barang atau jasa-jasa: “produktivitas mengutarakan cara pemanfaatan secara baik terhadap sumber-sumber dalam memproduksi barang-barang.” Produktivitas mengandung pengertian perbandingan antara hasil yang dicapai (output) dengan keseluruhan sumber daya yang digunakan (input). Produktivitas adalah peningkatan proses produksi. Peningkatan produksi berarti perbandingan yang membaik jumlah sumber daya yang dipergunakan (input) dengan jumlah barangbarang dan jasa-jasa yang diproduksikan (output). Pengurangan dalam input dengan output tetap atau kenaikan output sedang input tetap merupakan peningkatan dalam produktivitas.
17
Adapun definisi-definisi lain akan produktivitas dengan perkembangannya dikemukakan oleh beberapa pakar atau ahli, diantaranya adalah sebagai berikut : 1. Pada tahun 1950 Organization for European Economic Coorporation (OEEC) mengemukakan definisi produktivitas yang lebih formal sebagai berikut : Produktivitas adalah rasio yang didapatkan dengan membagi keluaran dengan salah satu faktor produksi. 2. Menurut Paul Mali (1998, p18) produktivitas adalah ukuran seberapa baik sumber daya yang digunakan bersama didalam organisasi untuk memperoleh dan menyelesaikan sekumpulan hasil. 3. Menurut Gomes F. Cardoso (1997, p159) menyatakan bahwa : “produktivitas ditunjukkan sebagai rasio output terhadap input, input dapat mencakup biaya produksi dan biaya peralatan, sedangkan output bisa terdiri dari penjualan, pendapatan dan kerusakan. Produktivitas dan efisiensi sering dianggap sinonim, dimana pengukuran efisiensi menghendaki penentuan outcome, dan penentuan jumlah sumberdaya yang dipakai untuk menghasilkan outcome tersebut. 4. Menurut Organization for Economic Coorporation and Development (OECD) produktivitas dimanfaatkan.
adalah
output
dibagi
dengan
elemen
produksi
yang
18
5. Menurut European Productivity Agency (EPA) produktivitas adalah tingkatan efektivitas pemanfaatan setiap elemen produktivitas. 6. Menurut International Labour Organization (ILO) menyatakan perbandingan antara elemen-elemen produktivitas dengan yang dihasilkan merupakan ukuran produktivitas. 7. Menurut Husein Umar (1998, p9) Produktivitas adalah sikap mental yang selalu berpandangan bahwa mutu kehidupan hari ini harus lebih baik dari kemarin dan hari esok lebih baik dari hari ini. 8. Menurut L. Greenberg (2005, p12) produktivitas didefinisikan sebagai perbandingan antara totalitas pengeluaran pada waktu tertentu dibagi totalitas masukkan selama periode tersebut. 9. Menurut Dewan Produktivitas Nasional Produktivitas didefinisikan dari berbagai macam segi atau sudut yaitu : a. Secara Filosofis / Psikologis Produktivitas merupakan sikap mental untuk selalu mempunyai pandangan bahwa mutu kehidupan hari ini harus lebih baik dari kemarin, dan hari esok harus lebih baik dari hari ini. Esensi pengertian produktivitas adalah sikap mental dan cara pandang hari esok. Sikap mental dan cara pandang yang tidak produktif menurut hidayat adalah :
19
- Menganggap bahwa tanpa bekerja keras kita dapat memperoleh sesuatu yang berharga. - Ketakutan mengambil keputusan karena ada unsur resiko - Merasa puas dengan hasil yang cukup, walaupun belum sempurna - Mempunyai budaya konsumtif yang tinggi - Tidak mengoreksi kesalahan saat ini, melainkan menunda sampai esok. b. Secara Ekonomis ( Finansial ) Produktivitas merupakan usaha memperoleh hasil yang sebesar-besarnya dengan pengorbanan sumber daya yang sekecil-kecilnya. produktivitas secara finansial adalah pengukuran produktivitas atas output dan input yang dikuantifikasi. c. Secara Teknis Pengertian produktivitas secara teknis adalah pengertian efisiensi produksi terutama
dalam
pemakaian
ilmu
dan
teknologi.
Produktivitas
diformulasikan sebagai rasio output terhadap input ( output / input ). Jadi produktivitas merupakan pembagian nilai dari output produksi terhadap biaya input produksi. Output Produktivitas = Input
20
Rendahnya output karena banyaknya produk yang tidak sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan mengakibatkan produktivitas menjadi rendah. Produktivitas dapat ditingkatkan dengan cara menurunkan input dan meningkatkan output. Peningkatan produktivitas yang terbaik adalah meningkatnya output jauh lebih besar dibandingkan meningkatnya output.
2.1.2
Faktor-faktor yang Mempengaruhi Produktivitas Berikut ini terdapat
faktor-faktor
yang mempengaruhi naik turunnya
produktivitas menurut Sinungan (2005, p18) yaitu : 1)
Investasi Komponen pokok dari investasi ialah modal, karena modal merupakan
landasan gerak suatu usaha, namun modal saja tidaklah cukup, untuk itu harus ditambah dengan komponen teknologi. Untuk berkembang menjadi bangsa yang bisa memberi dukungan kepada kemajuan pembangunan nasional, ditingkat mikro tentunya teknologi yang mampu mendukung kemajuan usaha atau perusahaan. Besar kecilnya investasi ini akan menentukan modal usaha dan hal ini akan berpengaruh terhadap promosi produk, market share atau penggunaan kapasitas. 2)
Manajemen Kelompok manajemen dalam organisasi bertugas pokok menggerakkan orang-
orang lain untuk bekerja sedemikian rupa sehingga tujuan tercapai dengan baik. Hal-
21
hal yang kita hadapi dalam manjemen, terutama dalam organisasi modern, ialah semakin cepatnya cara kerja sebagai pengaruh langsung dari kemajuan-kemajuan yang diperoleh dalm bidang ilmu pengetahuan dan teknologi yang mempengaruhi seluruh aspek organisasi seperti proses produksi distribusi, pemasaran, dan lain-lain. Kemajuan teknologi yang berjalan cepat maka harus diimbangi dengan proses yang terus-menerus melalui pengembangan sumber daya manusia, yakni melalui pendidikan dan pengembangan. Dari pendidikan, latihan dan pengembangan tersebut maka antara lain akan menghasilkan tenaga skill yang menguasai aspek-aspek teknis dan aspek-aspek manajerial. Aspek-aspek tersebut yaitu : 1.
Technical Skill Tenaga kerja yang mempunyai standarisasi tertentu, terampil dan ahli dibidang
teknis. 2.
Managerial Skill Kemampuan dan keterampilan dalam bidang manajemen tertentu, mampu
mengadakan atau melakukan kegiatan-kegiatan analisa kuantitatif dan kualitatif dalam memecahkan masalah-masalah yang dihadapi organisasi. 3)
Tenaga Kerja Hal-hal yang harus diperhatikan dalam kaitannya dengan faktor-faktor tenaga
kerja ini ialah : •
Motivasi pengabdian, disiplin, etos kerja Produktivitas dan masa depannya.
22
•
Hubungan industrial yang serasi dan harmonis dalam suasana keterbukaan. Meskipun ada sejumlah perbedaan mengenai definisi produktivitas yang
tergantung pada keadaan yang nyata dan tujuan-tujuan yang ada pendekatan umum (bukan
definisi)
bagi
menyusun
pola
dari
model
produktivitas
adalah
mengidentifikasikan output dan komponen-komponen input yang benar dan sesuai dengan tujuan jangka panjang, menengah dan pendek perusahaan. Menurut Sinungan (2005, p56) produktivitas tenaga atau alat, dalam menyelesaikan suatu pekerjaan, dipengaruhi oleh beberapa hal antara lain adalah sebagai berikut : 1. Kondisi pekerjaan dan lingkungan 2. Keterampilan tenaga kerja / kapasitas alat 3. Motivasi tenaga kerja / operator 4. Cara kerja ( Metode ) 5. Manajemen ( Sumber Daya Manusia dan Alat )
2.1.3
Konsep Dasar Sistem Produktivitas Sistem produksi modern selalu melibatkan komponen struktural dan
fungsional, seperti modal, bahan baku (material), prosedur, mesin, sumber daya manusia, informasi dan lain-lain. Menurut Gaspersz (2000, p17) sistem produksi memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut :
23
1.
Mempunyai komponen-komponen atau elemen-elemen yang saling berkaitan satu sama lain dan membentuk satu kesatuan yang utuh. Hal ini berkaitan dengan komponen struktural yang membangun sistem produksi itu.
2.
Mempunyai tujuan yang mendasari keberadaannya, yaitu menghasilkan produk (barang atau jasa) berkualitas yang dapat dijual dengan harga kompetitif di pasar.
3.
Mempunyai aktivitas berupa proses transformasi nilai tambah input menjadi output secara efektif dan efisien.
4.
Mempunyai mekanisme yang mengendalikan pengoperasiannya berupa optimasi pengalokasian sumber daya. produktivitas tidak sama dengan produksi, tetapi produksi, performansi kualitas,
hasil-hasil, merupakan komponen dari usaha produktivitas. Apabila ukuran keberhasilan produksi hanya dipandang dari sisi output, maka produktivitas dipandang dari dua sisi sekaligus, yaitu : sisi input dan sisi output. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa produktivitas berkaitan dengan efisiensi penggunaan input dalam memproduksi output. Pada dasarnya produktivitas tidak sama dengan produksi, tetapi produksi, performansi kualitas, hasil-hasil, merupakan komponen dari usaha produktivitas. Dengan demikian, produktivitas merupakan suatu kombinasi dari efektivitas dan efisiensi, sehingga produktivitas dapat diukur berdasarkan pengukuran berikut :
24
Output yang dihasilkan Produktivitas =
Pencapaian tujuan
= Input yang dipergunakan
Penggunaan sumber-sumber daya
Efektivitas = Efisiensi
Berdasarkan dari hasil uraian produktivitas di atas, sehingga sistem produktivitas produksi dapat digambarkan seperti dalam Gambar 2.1 dan berikut alur penjelasannya (Gaspersz (2000, p19)). LINGKUNGAN
INPUT
Tenaga Kerja Modal Material Energi Tanah Informasi Manajerial
PROSES
OUTPUT
Proses Transformasi nilai tambah
Produk (Barang atau Jasa)
Umpan balik untuk pengendalian sistem produksi agar meningkatkan Produktivitas terusmenerus
Gambar 2.1 Sistem Produktivitas Produksi
PRODUKTIVITAS
Produktivitas Sistem Produksi (Output / Input)
25
Lingkungan Terdapat dua area utama dari lingkungan yang bermanfaat untuk dipertimbangkan dalam analisis sistem produksi, yaitu kondisi ekonomi dan keadaan teknologi. Kondisi ekonomi sangat mempengaruhi biaya dari input dan nilai output yang akan dipasarkan, sehingga analisis terhadap sistem produksi itu perlu mempertimbangkan faktor kondisi ekonomi itu. Keadaan teknologi juga sangat mempengaruhi perilaku sistem produksi, dimana apabila terjadi perubahaan maka akan mengubah proses dan meningkatkan produk rata-rata (Average Product) dari input yang digunakan dalam sistem produksi itu, sehingga produktivitas dari input maupun produktivitas total dari sistem akan meningkat.
Elemen input dalam Sistem Produksi Pada dasarnya input dalam sistem produksi dapat diklarifikasikan ke dalam dua jenis yaitu: input tetap (fixed input) dan input variabel (variable input). Input tetap didefinisikan sebagai suatu input bagi sistem produksi yang tingkat penggunaan input itu tidak bergantung pada jumlah output yang akan diproduksi. Sedangkan input variabel didefinisikan sebagai suatu input bagi sistem produksi yang tingkat penggunaan input itu tergantung pada jumlah output yang akan diproduksi. Dalam sistem produksi terdapat beberapa input baik variabel maupun tetap, yaitu Tenaga kerja, modal, material, energi, tanah, informasi, dan manajerial.
26
Elemen proses dalam Sistem Produksi Suatu proses dalam sistem produksi dapat didefinisikan sebagai integrasi dari tenaga kerja, material, informasi, metode kerja dan mesin atau peralatan dalam suatu lingkungan guna menghasilkan nilai tambah bagi produk agar dapat dijual dengan harga kompetitif di pasar. Definisi lain dari proses adalah suatu kumpulan tugas yang dikaitan melalui suatu aliran material dan informasi yang mentransformasikan berbagai input ke dalam output yang bermanfaat atau bernilai tambah tinggi (Gaspersz, 1997, p10). Suatu proses memiliki kapabilitas atau kemampuan untuk menyimpan material (yang diubah menjadi barang setengah jadi) dan informasi selama transformasi berlangsung. Berikut ini beberapa karakteristik proses yang perlu diperhatikan dalam suatu sistem produksi adalah : Kapasitas adalah tingkatan output maksimum dari suatu proses. Karakteristik ini diukur sebagai output per unit waktu (Gaspersz, 1997, p12). Pengukuran kapasitas produksi yang dipergunakan dalam perencanaan produksi adalah kapasitas aktual atau kapasitas efektif (Actual Capacity or effective capacity). Biasanya diukur dengan angka rata-rata berdasarkan beban kerja normal. Efisiensi adalah ukuran yang menunjukkan bagaimana baiknya sumbersumber daya digunakan dalam proses produksi untuk menghasilkan output (Gaspersz, 1997, p14). Efisiensi merupakan karakteristik dari proses yang
27
mengukur performansi aktual dari sumber daya relatif terhadap standar yang ditetapkan. Peningkatan efisiensi dalam proses produksi akan menurunkan biaya per unit output. Sebagai ukuran efisiensi, produktivitas merupakan indikator seberapa efisien pemakaian input. Efisiensi dapat dimengerti sebagai kegiatan penghematan penggunaan sumber-sumber daya dalam kegiatan produksi atau kegiatan organisasi seperti penghematan pemakaian bahan, tenaga listrik, uang, waktu, air dan sebagainya. Efektivitas merupakan karakteristik lain dari proses yang mengukur derajat pencapaian output dari sistem produksi (Gaspersz, 1997, p14). Efektivitas diukur berdasarkan rasio output aktual terhadap output yang direncanakan. Pengukuran efektivitas membutuhkan beberapa rencana atau standar yang telah ditetapkan sebelum proses dimulai untuk menghasilkan output. Fleksibilitas merupakan karakteristik dari proses yang mengukur berapa lama (waktu) perubahan proses untuk menghasilkan output yang berbeda atau dengan menggunakan sekumpulan input yang berbeda (Gaspersz, 1997, p14). Karakteristik fleksibilitas proses dalam sistem produksi modern (JIT) mencakup hal-hal yang berkaitan dengan : fleksibilitas model dan produk (product-mix fleksibility), fleksibilitas volume total, fleksibilitas tenaga kerja, fleksibilitas perubahan rekayasa (reengineering), dan fleksibilitas produk baru.
28
Elemen output dalam Sistem Produksi Pengukuran karakteristik output seyogianya mengacu kepada kebutuhan atau keinginan pelanggan dalam pasar yang sangat kompetitif sekarang ini. Pengukuran output yang paling mudah dan bersifat klasik adalah unit output yang diproduksikan oleh sistem itu. Dalam era persaingan bebas sekarang ini, pengukuran sistem produksi yang hanya mengacu pada kuantitas output semata akan dapat menyesatkan, karena pengukuran ini tidak memperhatikan karakteristik utama dari proses yaitu: kapasitas, efisiensi, efektivitas dan fleksibilitas. Banyak perusahaan telah mengukur performansi proses dalam sistem produksi menggunakan indikator produktivitas total. Menurut Gaspersz (1997, p20) pada dasarnya konsep siklus produktivitas (Productivity Cycle) yang dipergunakan dalam peningkatan produktivitas terdiri dari empat tahap utama, yaitu : 1. Pengukuran Produktivitas 2. Evaluasi Produktivitas 3. Perencanaan Produktivitas 4. Peningkatan Produktivitas
Berdasarkan konsep siklus produktivitas, secara formal program peningkatan produktivitas harus dimulai melalui pengukuran produktivitas dari sistem industri itu sendiri, Sehingga konsep siklus produktivitas (Productivity Cycle) dapat ditunjukkan pada gambar 2.2 dibawah ini :
29
30
2. Perencanaan sumber-sumber daya akan menjadi lebih efektif dan efisien melalui pengukuran produktivitas, baik dalam perencanaan jangka pendek maupun jangka panjang. 3. Tujuan ekonomis dan non ekonomis dari perusahaan dapat diorganisasikan kembali dengan cara memberikan prioritas tertentu yang dipandang dari sudut produktivitas. 4. Perencanaan
target
tingkat
produktivitas
dimasa
mendatang
dapat
dimodifikasi kembali berdasarkan informasi pengukuran tingkat produktivitas sekarang. 5. Strategi untuk meningkatkan produktivitas perusahaan dapat ditetapkan berdasarkan tingkat kesenjangan produktivitas (productiviy gap) yang ada diantara tingkat produktivitas yang direncanakan (produktivitas ekspektasi) dan tingkat produktivitas yang diukur (produktivitas aktual). Dalam hal ini pengukuran
produktivitas
akan
memberikan
informasi
dalam
mengidentifikasikan masalah-masalah atau perubahan-perubahan yang terjadi, sehingga tindakan korektif dapat diambil. 6. Pengukuran
produktivitas
perusahaan
akan
menjadi
informasi
yang
bermanfaat dalam membandingkan tingkat produktivitas diantara organisasi perusahaan dalam industri sejenis serta bermanfaat pula untuk informasi produktivitas industri pada skala nasional maupun global.
31
7. Nilai-nilai produktivitas yang dihasilkan dari suatu pengukuran dapat menjadi informasi yang berguna untuk merencanakan tingkat keuntungan dari perusahaan itu. 8. Pengukuran produktivitas akan menciptaka tindakan-tindakan kompetitif berupa upaya-upaya peningkatan produktivitas terus-menerus (Continuous Productivity Improvement). 9. Pengukuran produktivitas terus-menerus akan memberikan informasi yang bermanfaat
untuk
menentukan
dan
mengevaluasi
kecenderungan
perkembangan produktivitas perusahaan dari waktu ke waktu. 10. Pengukuran produktivitas akan memberikan informasi yang bermanfaat dalam mengevaluasi perkembangan dan efektivitas dari perbaikan terus-menerus yang dilakukan dalam perusahaan itu. 11. Pengukuran produktivitas akan memberikan motivasi kepada orang-orang untuk
secara
terus-menerus
melakukan
perbaikan
dan
juga
akan
meningkatkan kepuasan kerja. Orang-orang akan lebih memberikan perhatian kepada pengukuran produktivitas apabila dampak dari perbaikan produktivitas itu terlihat jelas dan dirasakan langsung oleh mereka. 12. Aktivitas perundingan bisnis (kegiatan tawar-menawar) secara kolektif dapat diselesaikan produktivitas.
secara
rasioanl,
apabila
telah
tersedia
ukuran-ukuran
32
2.1.5 Prasyarat Kondisional dalam Pengukuran Produktivitas Karena hasil pengukuran produktivitas perusahaan akan menjadi landasan dalam membuat kebijakan perbaikan produktivitas secara keseluruhan dalam proses bisnis. Kondisi-kondisi berikut sangat diperlukan untuk mendukung pengukuran produktivitas yang valid. Beberapa kondisi itu adalah : 1. Pengukuran harus dimulai dari permulaan program perbaikan produktivitas. 2. Pengukuran produktivitas dilakukan pada sistem industri itu. 3. Pengukuran produktivitas seharusnya melibatkan individu yang terlibat dalam proses industri itu. 4. Pengukuran produktivitas yang menghasilkan informasi-informasi utama seharusnya dicatat tanpa distorsi 5. Perlu adanya komitmen secara menyeluruh dari manajemen dan karyawan untuk pengukuran produktivitas dan perbaikannya 6. Program-program pengukuran dan perbaikan produktivitas seharusnya dapat dipecahkan-pecahkan.
2.1.6
Model Pengukuran Produktivitas Berdasarkan Model Mundel Marvin E. Mundel memperkenalkan penggunaan angka indeks produktivitas
pada tingkat perusahaan berdasarkan dua bentuk pengukuran, yaitu : •
IP = {(AOPM / RIMP) / (AOBP / RIBP)} x 100
•
IP = {(AOMP / AOBP) / (RIMP / RIBP)} x 100
33
Dimana : IP = Indeks Produktivitas AOMP = Output agregat untuk periode yang diukur AOBP = Output agregat untuk periode dasar RIMP = Input-input untuk periode yang diukur RIBP = Input-input untuk periode dasar Bentuk pengukuran pertama merupakan rasio antara indeks performansi pada periode pengukuran dan indeks performansi pada periode dasar, sedangkan bentuk pengukuran kedua merupakan rasio antara indeks output dan indeks input. Dengan demikian kedua bentuk pengukuran diatas dapat pula dinyatakan sebagai berikut : •
IP = {(AOPM / RIMP) / (AOBP / RIBP)} x 100 = (Indeks Performansi Periode Pengukuran / Indeks Performansi Periode Dasar) x 100
•
IP =
{(AOMP / AOBP) / (RIMP / RIBP)} x 100 = (Indeks Output / Indeks
Input) x 100
2.1.7
Menetapkan Sistem Pengukuran Produktivitas Salah satu langkah penting adalah menetapkan sistem pengukuran
produktivitas dalam perusahaan sistem pengukurannya sendiri dalam prakteknya menimbulkan peningkatan kesadaran pekerja terhadap pengertian produktivitas. Dalam suatu penelitian terhadap lebih dari 400 pabrik, Mitchell berkesimpulan, bahwa pada saat pabrik-pabrik mengadakan pengukuran kerja, produktivitasnya naik
34
rata-rata 14,6 %. Masalah-masalah utama dalam organisasi yang harus dipecahkan dan ditanggulangi dalam kaitannya dengan peningkatan sistem pengukuran produktivitas adalah : 1. Tentukan unsur-unsur organisasi yang paling harus diperhatikan / diawasi. 2. Lakukanlah
penelitian
untuk
menentukan
jenis-jenis
ukuran
yang
dikembangkan melalui aktivitas sejenis. 3. Pilihlah konsep-konsep yang dikehendaki dan unit-unit pengukuran output dan input perusahaan maupun aktivitas sub (bagian) yang kritis lainnya. 4. Hubungi pekerja-pekerja dan bagian-bagian lain untuk menggunakan ukuranukuran tersebut bagi penilaiannya dan cara menerapkan ukuran-ukuran tersebut pada pelaksanaannya. 5. Yakinkan tersedianya data dan buatkan beberapa kompromi yang perlu. 6. Pilihlah bobot yang sesuai, gabungkan formula-formula dan metode penomoran indeks. 7. Pilihlah aktivitas, percontohan seksi atau kelompok percobaan untuk mengetes sistem pengukuran. 8. Ujilah sistemnya pada aktivitas percobaan terpilih itu dan dapatkan umpan berkala pada hasil-hasilnya. 9. Sesudah melalui tenggang waktu yang cukup, evaluasilah nilai sistemnya, buatkan beberapa modifikasi dan perlebar ruang lingkupnya atau adakanlah aktivitas percontohan baru jika modifikasinya benar-benar mengubah rancangan sistem yang pertama kali.
35
Suatu sistem pengukuran harus mempertimbangkan efektivitas biaya, batas pengukuran produktivitas dan perlu / tidaknya pengukuran faktor total ; dengan perkataan lain tentukan kedalaman dan masalah tugas sistem pengukurannya. Sistem pengukurannya haruslah mudah dipraktekkan dan dapat mengetahui sebab-sebab perubahan organisasi. Dalam menentukan sistem pengukuran produktivitas menurut sinungan (2005, p82) itu ada 4 pertimbangan khusus manajemen perusahaan yaitu : 1. Sebuah perusahaan tidak harus meniru / mengikuti sistem pengukuran produktivitas ditempat lain namun juga harus mengetahui ukuran-ukuran yang memenuhi kebutuhan khususnya. 2. Sekali
sistem
pernah
diterapkan,
maka
usaha
memperkirakan
/
memperhitungkan secara mekanis masalah yang lebih jauh harus dicegah. 3. Pengukuran output haruslah sekonkrit dan sesuai mungkin selagi dapat dilihat membantu memotivisir. 4. Apa saja ukuran yang dikenalkan harus terlihat adanya peningkatan konstan, sebab untuk peningkatan secara statistika itu berkaitan dengan peningkatan output perjamnya itu sendiri. Realisasi dari pola pengukuran organisasi semacam itu membantu kesiapan sistem manajemen dalam melaksanakan program produktivitasnya. Pendahuluan atas pola peningkatan produktivitasnya adalah tidaklah mungkin penentuan atau peningkatan sistem informasi manajemen yang sedikitnya melindungi atau menutupi
36
bidang-bidang seperti pembiayaan, pemanfaatan produksi, perencanaan produksi, pemeliharaan dan kerusakan, shift kerja dan sebagainya.
2.1.8
Bagaimana Mengukur Produktivitas Produktivitas adalah konsep yang menghubungkan output dan input. Menurut
Sinungan (2005, p43) dalam pengukuran produktivitas dikenal dua pendekatan yaitu : 1. Pendekatan produktivitas total atau faktor ganda yaitu output dihadapkan dengan seluruh input yang dipakai (5M + E + I), dan 2. Pendekatan partial atau faktor tunggal yaitu output dihadapkan dengan satu input saja (seperti produktivitas tenaga kerja atau produktivitas modal). Dilingkungan perusahaan yang dipakai adalah pendekatan produktivitas partial maka dapat diukur rasio atau indeks produktivitas tenaga kerja, modal, organisasi, penjualan, produksi, dan produk. Karena produktivitas menyatakan rasio antara output dan input maka dalam pekerjaan pengukuran produktivitas terlebih dahulu harus disusun definisi kerja dan kemudian cara mengukur baik output maupun input. Dalam kenyataan, ada dua jenis perusahaan yaitu penghasil barang dan penghasil jasa. Dalam kasus perusahaan penghasil barang, mengukur output relatif lebih mudah dibandingkan dengan mengukur input. Hal ini disebabkan karena jenis input yang dipakai relatif banyak jenisnya. Sebaliknya dalam kasus perusahaan penghasil jasa, output lebih sulit diukur dibandingkan dengan input.
37
2.1.9
Evaluasi Sistem Produktivitas Masalah produktivitas dapat didefinisikan sebagai deviasi atau penyimpangan
yang terjadi antara aktual (hasil aktual) dan sasaran produktivitas yang direncanakan atau diharapkan (rencana mencapai sasaran produktivitas tertentu), atau dapat pula didefinisikan sebagai perubahan produktivitas menunjukkan kecenderungan menurun atau tetap sepanjang periode waktu tertentu (Gaspersz, 1997, p67). Apabila masalah produktivitas telah dapat diidentifikasi, seperti produktivitas input tenaga kerja, material, energi, dan modal menurun, atau tidak mencapai sasaran produktivitas yang diharapkan, maka berbagai informasi penting yang berkaitan dengan masalah itu perlu dikumpulkan. Dengan demikian manajemen dalam praktek bisnis global yang ingin meningkatkan produktivitas perusahaan terus-menerus harus berpikir melalui masalah-masalah produktivitas bisnis (Think Through the Businnes Productivity Problem) dan membicarakan masalah itu berdasarkan fakta atau data produktivitas bisnis (Speak with Businnes Productivity Data).
2.1.10 Faktor-faktor Penyebab Penurunan Produktivitas Perusahaan Menurut Dewan Produktivitas Nasional terdapat sejumlah faktor penyebab penurunan produktivitas perusahaan, antara lain : 1. Ketidakmampuan manajemen dalam mengukur, mengevaluasi dan mengelola produktivitas perusahaan
38
2. Motivasi karyawan yang rendah karena sistem pengakuan dan penghargaan yang diberikan tidak berkaitan dengan produktivitas dan tanggung jawab dari karyawan itu. 3. Pengiriman produk yang sering terlambat karena ketidakmampuan memenuhi jadwal yang ditetapkan sehingga mengecewakan pelanggan. 4. Peningkatan biaya-biaya untuk proses produksi dan pemasaran. 5. Pemborosan penggunaan sumber daya material, tenaga kerja, energi, modal, waktu dan informasi. 6. Terdapat konfli-konflik dan hambatan-hambatan dalam tim kerjasama yang tidak terpecahkan sehingga menimbulkan ketidakefektifan dalam bekerjasama dan partisipasi total dari karyawan. 7. Ketiadaan
sistem
pendidikan
dan
pelatihan
bagi
karyawan
untuk
meningkatkan pengetahuan tentang teknik-teknik peningkatan kualitas dan produktivitas perusahaan. 8. Kegagalan perusahaan untuk selalu menyesuaikan diri dengan tingkat peningkatan dan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dalam industri. 2.1.11 Perencanaan Peningkatan Produktivitas Perusahaan Perencanaan peningkatan produktivitas perusahaan harus bersifat SMART (Specific, Measureable, Achieveable, Result Oriented, and Time Related), yang artinya sasaran peningkatan produktivitas harus bersifat spesifik, dapat diukur secara
39
kuantitatif, hasil-hasil yang diinginkan dapat dicapai, dapat diambil tindakan, dan memiliki jadwal waktu spesifik untuk implementasi program peningkatan produktivitas itu. Menurut Gaspersz(1997, p55) terdapat Lima Strategi Peningkatan Sistem Produktivitas bagi Perusahaan. Karena produktivitas merupakan rasio output terhadap penggunaan input, maka strategi peningkatan sistem produktivitas perusahaan dapat dilakukan dengan lima cara, berikut ini yang harus disesuaikan dengan situasi dan kondisi perusahaan antara lain yaitu : • Menerapkan Program Reduksi Biaya Melaksanakan program reduksi biaya tidak berarti semua komponen biaya dikurangi secara pukul rata. Program reduksi biaya mengacu pada yang dikeluarkan untuk aktivitas-aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah pada produk. • Mengelola Pertumbuhan Peningkatan produktivitas melalui pengelolaan pertumbuhan akan efektif apabila permintaan pasar sedang meningkat, sehingga output yang diproduksi perlu ditambah. Dalam situasi ini, peningkatan produktivitas dicapai melalui peningkatan output dalam kuantitas yang lebih besar sesuai permintaan pasar dengan meningkatkan penggunaan kuantitas input yang lebih kecil.
40
• Bekerja Lebih Tangkas Peningkatan arus perputaran inventori ( Inventory Turnover Ratio ) dan perbaikan desain produk merupakan aktivitas aktual dari ” bekerja lebih tangkas ”. Karena anda tidak perlu menyuruh atau memerintah orang agar bekerja lebih keras, karena mereka telah bekerja keras, tetapi suruhlah mereka bekerja lebih tangkas. • Bekerja Lebih Efektif Dalam bekerja lebih efektif, kita memperoleh output dalam jumlah yang lebih banyak dengan menggunakan input yang lebih sedikit. • Mengurangi Aktivitas Dalam situasi perekonomian yang menurun, seperti dalam kondisi resesi ekonomi, tingkat inflasi tinggi, dan lain-lain, strategi peningkatan produktivitas kembali asset yang tidak produktif. Jadi produktivitas perusahaan dapat ditingkatkan melalui pengurangan sedikit output sesuai permintaan pasar dan mengurangi banyaknya input yang tidak perlu.
2.1.12 Langkah-langkah Program Peningkatan Sistem Produktivitas Sebuah perusahaan atau sistem produksi lainnya menerapkan kombinasi kebijakan, rencana sumber-sumber dan metodenya dalam memenuhi kebutuhan dan tujuan khususnya. Kombinasi kebijakan-kebijakan ini dituangkan melalui dan dengan
41
bantuan faktor-faktor produktivitas internal dan eksternal. Pada tingkat perusahaan, faktor-faktor tersebut hampir seluruhnya direfleksikan dalam sumber pokok, yaitu manusia dan bahan-bahan atau melalui tenaga kerja, manajemen dan organisasi, modal pokok, bahan mentah. Jadi peningkatan produktivitas didalam perusahaan terutama berkaitan dengan modal, tenaga kerja dan manajemen dan organisasi. Menurut Dewan Produktivitas Nasional program peningkatan produktivitas dapat dilakukan dengan menggunakan langkah-langkah sebagai berikut yaitu : Memilih dan menetapkan program peningkatan produktivitas Mengemukakan alasan mengapa memilih program itu Melakukan analisis situasi melalui pengamatan situasional Melakukan pengumpulan data selama beberapa waktu Melakukan analisis data Menetapkan rencana perbaikan melalui penetapan sasaran peningkatan produktivitas Melaksanakan program peningkatan produktivitas selama beberapa waktu tertentu Melakukan studi penilaian terhadap program peningkatan produktivitas itu Mengambil tindakan berupa tindakan korektif atas penyimpangan yang terjadi atau standarisasi terhadap aktivitas yang sesuai
43
misalnya: buruh harian yang pembayaran upahnya berdasarkan kuantitas produksi yang dihasilkan setiap hari. 2. Material Agar sistem produksi dapat menghasilkan produk manufaktur, diperlukan material atau bahan baku. Dalam hal ini, material diklasifikasikan sebagai input variabel. 3. Energi Mesin-mesin produksi dan aktivitas pabrik lainnya membutuhkan energi untuk menjalankan aktivitasnya. input energi ini dianggap sebagai input tetap.
Proses Suatu proses memiliki kapabilitas atau kemampuan untuk menyimpan
material (yang diubah menjadi barang setengah jadi) dan informasi selama transformasi berlangsung. Dalam melakukan penelitian, proses yang terjadi adalah : 1. Melakukan pengumpulan data dengan mencari bahan dari buku, jurnal dan lain sebagainya yang berkaitan dengan model pengukuran produktivitas. 2. Membandingkan teori yang diperoleh dengan variabel yang akan diteliti. 3. Melakukan tahap perhitungan pengukuran produktivitas dengan menggunakan metode perhitungan pengukuran produktivitas berupa bahan baku (material), energi, dan tenaga kerja.
44
Output Pengukuran karakteristik output seyogianya mengacu kepada kebutuhan atau
keinginan pelanggan dalam pasar yang sangat kompetitif sekarang ini. Pengukuran output yang paling mudah dan bersifat klasik adalah unit output yang diproduksikan oleh sistem itu. Dalam era persaingan bebas sekarang ini, pengukuran sistem produksi yang hanya mengacu pada kuantitas output semata akan dapat menyesatkan, karena pengukuran ini tidak memperhatikan karakteristik utama dari proses yaitu: kapasitas, efisiensi, efektivitas dan fleksibilitas. Banyak perusahaan telah mengukur performansi proses dalam sistem produksi menggunakan indikator produktivitas total.
Produktivitas Dalam mempertahankan kelangsungan hidup suatu perusahaan, Produktivitas
mutlak harus dilakukan agar dapat mencapai sasaran yang diinginkan. Produktivitas yang diterapkan sehari-hari pada hakekatnya adalah bagaimana perusahaan dapat mendayagunakan sumber daya yang tersedia untuk mencapai sasaran perusahaan secara efektif dan efisien. Membahas masalah perbedaan tingkat produktivitas setiap bulan perusahaan yang disebabkan oleh besar kecilnya input baik biaya maupun kewajiban yang bersifat tetap maupun variabel dibandingkan dengan output atau hasil produksi dan penyajian data-data perusahaan yang telah diolah, baik data input maupun data output. Perhitungan produktifitas penjualan pada PT. Jupiter Mitra Setia mengukur indeks produktivitas baik tenaga kerja, biaya total langsung, energi, dan material.
45
Produktivitas itu didapat dari jumlah agregat output parsial yakni output yang dihasilkan di bagi dengan input yang digunakan sebagai contoh penggunaan sumber daya. Proses pemecahan masalah dengan metode yang digunakan adalah metode deskriptif, yaitu metode yang dilakukan dengan mencari data yang dapat memberikan gambaran yang jelas dan akurat mengenai fakta atau sesuatu yang sedang berlangsung, dalam hal ini adalah kegiatan produksi yang dilakukan oleh PT. Jupiter Mitra Setia dalam meningkatkan produktivitas produksi pembuatan mesin astor, penentuan masalah yang jelas mengenai penerapan sistem produktivitas yang dilakukan oleh PT. Jupiter Mitra Setia yang mana pada akhirnya dapat meningkatkan laba dan kualitas dari perusahaan.
