BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1
Teori – Teori Dasar / Umum Teori – teori umum yang menjadi dasar penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut: 2.1.1 Pengertian Data Menurut Rainer and Cagielski (2007, p.10), data merupakan elemen yang menggambarkan sesuatu, kejadian, aktivitas, dan transaksi yang direkam, diklasifikasikan dan disimpan tetapi tidak diatur untuk menyampaikan arti khusus. Menurut Williams & Sawyer (2010, p.12), data terdiri dari fakta yang belum diolah yang diproses menjadi informasi. Dari pengertian - pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa data adalah elemen atau fakta yang menggambarkan sesuatu, kejadian, aktivitas, dan transaksi yang direkam, diklasifikasikan dan disimpan namun belum diolah menjadi informasi.
2.1.2 Sistem 2.1.2.1. Pengertian Sistem Menurut Gondodiyoto (2007, p.108), sistem adalah kumpulan elemen-elemen atau sumber daya yang saling berkaitan secara terpadu, terintegrasi dalam suatu hubungan hierarkis tertentu, dan bertujuan untuk mencapai tujuan tertentu.
8
9 Menurut Satzinger (2010, p.6), sistem adalah komponen yang saling berfungsi bersama - sama untuk mencapai suatu hasil. Dari kedua definisi di atas maka dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan sekelompok elemen atau lebih yang saling berkaitan secara terpadu satu sama lain dan terintegrasi untuk mencapai tujuan dan sasaran yang sama.
2.1.2.2. Fungsi Dasar Sistem Menurut O’Brien dan George M. Marakas (2008, p.24), sistem memiliki 3 fungsi dasar: 1. Input meliputi perekaman dan pengumpulan elemenelement yang diproses oleh sistem. Sebagai contoh, energi bahan baku, data dan usaha manusia harus diamankan dan diorganisasikan untuk diproses. 2. Processing meliputi proses-proses transformasi yang mengkonversi input menjadi output. Contohnya, proses manufaktur, proses pernapasan manusia atau kalkulasi matematika. 3. Output meliputi peralihan elemen-elemen yang telah dihasilkan oleh proses transformasi ke tujuan akhir. Sebagai contoh, produk jadi, layanan kemanusiaan, dan informasi manajemen harus ditransmisikan kepada pemakai.
10 2.1.3 Informasi 2.1.3.1 Pengertian Informasi Menurut Kusrini dan Anri Koniyo (2007, p.7), informasi adalah data yang sudah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi pengguna, yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendukung sumber informasi. Menurut O’Brien (2008, p.12), informasi adalah data yang dikonversi atau diubah menjadi konteks yang berarti dan bermanfaat bagi pengguna. Menurut Satzinger (2010, p.7), informasi adalah data yang
dikumpulkan,
disimpan,
dan
diproses
untuk
menghasilkan sesuatu yang bermanfaat bagi orang lain. Berdasarkan definisi-definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang telah dikumpulkan dan diproses untuk digunakan oleh para pemakai sesuai dengan kebutuhannya yang bermanfaat untuk proses pengambilan keputusan.
2.1.3.2 Kualitas Informasi yang Baik Menurut Brian K. Williams dan Stacey C. Sawyer (2010, p.425), secara umum, semua informasi untuk mendukung pengambilan keputusan yang cerdas dalam sebuah organisasi harus memenuhi: 1. Benar dan dapat diverifikasi : Ini berarti informasi harus akurat dan dapat diperiksa.
11 2. Lengkap namun ringkas : Lengkap berarti informasi harus terdiri dari semua data yang relevan, ringkas berarti terdiri hanya data yang relevan. 3. Biaya yang efektif : Ini berarti informasi didapat dan dimengerti secara efisien. 4. Terkini : Terkini berarti secara tepat waktu namun juga sensitif, berdasarkan sejarah, kebutuhan saat ini atau masa mendatang. 5. Dapat diakses : Ini berarti informasi dapat diperoleh dengan cepat dan mudah.
2.1.4 Pengertian Sistem Informasi Menurut Satzinger (2010, p.6), sistem informasi adalah kumpulan komponen yang saling berhubungan, yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi sebagai hasil dari informasi. Menurut Stair (2010, p.7), sistem informasi adalah sekumpulan elemen atau komponen saling berhubungan yang mengumpulkan (input), memanipulasi (proses), menyimpan dan mendistribusikan data dan informasi untuk menghasilkan umpan balik untuk mencapai tujuan. Menurut Gelinas (2010, p.11), sistem informasi adalah sistem yang dibuat yang pada umumnya terdiri dari serangkaian komponen terpadu
berbasis
komputer
dan
komponen
manual
untuk
mengumpulkan, menyimpan dan mengelola data kemudian memberikan output kepada pengguna.
12 Dikutip dari jurnal internasional, menurut Salehi dkk. (2010, p.187), secara umum, sistem informasi adalah keseluruhan hubungan antar
komponen-komponen
yang
bekerja
bersama
untuk
mengumpulkan, menyimpan dan menyebarluaskan data untuk tujuan perencanaan, pengendalian, koordinasi, analisis dan pembuatan keputusan. Setiap sistem informasi didesain untuk menyelesaikan satu atau lebih tujuan/tugas. Contohnya, sistem informasi yang didesain untuk mengumpulkan dan memproses data karyawan yang digunakan untuk membantu manajer dalam mempersiapkan laporan penggajian. Berdasarkan definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah beberapa komponen yang saling terorganisasi dan saling terhubung yang berfungsi untuk mengumpulkan, mengubah, menyimpan, memanipulasi, menghasilkan informasi, serta memberikan output kepada pengguna dimana output tersebut dapat digunakan pula sebagai acuan untuk pembuatan keputusan bagi pihak manajemen perusahaan.
2.1.5 Pengertian Proses Bisnis Menurut Rainer (2007, p.249), proses bisnis adalah kumpulan dari langkah yang saling terkait satu sama lain atau prosedur yang dibuat untuk menghasilkan hasil yang spesifik. Menurut Laudon (2008, p.42), proses bisnis adalah aliran dari material, informasi dan pengetahuan/kumpulan dari aktivitas. Proses bisnis juga merujuk pada cara yang unik pada organisasi dalam mengkoordinasikan pekerjaan, informasi dan pengetahuan, dan juga
13 merupakan cara yang dipilih oleh manajemen untuk mengkoordinasikan pekerjaannya. Berdasarkan definisi-definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa proses bisnis adalah kumpulan dari prosedur yang saling terkait satu sama lain serta merujuk pada cara yang unik pada masing-masing organisasi berdasarkan jenis pekerjaan, informasi dan pengetahuan yang diterapkan oleh manajemen.
2.1.6 Pengertian Enterprise Resource Planning (ERP) Menurut Rainer (2007, p.10), ERP adalah sistem yang dirancang untuk memecahkan masalah yang ada di sepanjang area fungsional sistem informasi. Sistem ERP merupakan inovasi yang penting karena area fungsional sistem informasi seringkali dikembangkan sebagai sistem yang berdiri sendiri dan tidak dapat dikomunikasikan secara efektif dengan sistem lainnya. Sistem ERP mengatasi masalah secara detil dengan menghubungkan area fungsional sistem informasi melalui basis
data
yang
digunakan
pada
umumnya,
sehingga
dapat
meningkatkan komunikasi antar area fungsional dalam organisasi. Menurut Raymond Mcleod, Jr dan George P. Schell (2007, p.13), ERP adalah sistem berbasis komputer yang memungkinkan pengelolaan dari sumber daya organisasi pada semua komponen perusahaan yang berbasis luas. Menurut Wijaya (2009, p.27), ERP adalah konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan, yaitu berupa paket aplikasi program terintegrasi dan multi modul yang dirancang
14 untuk melayani dan mendukung berbagai fungsi dalam perusahaan, sehingga pekerjaan menjadi lebih efisien dan dapat memberikan pelayanan bagi konsumen, yang akhirnya dapat menghasilkan nilai tambah dan memberikan keuntungan maksimal bagi semua pihak yang berkepentingan atas perusahaan. Dikutip dari jurnal internasional, menurut Reza dkk (2011, p.236), Sistem ERP digunakan oleh banyak perusahaan besar dan menengah di seluruh dunia. Walaupun kegunaan ERP memiliki banyak keuntungan, tetapi implementasi ERP dapat menjadi sangat beresiko dan apabila perusahaan tidak perhatian dan fokus secara penuh, maka akan sangat berdampak buruk bagi kondisi perusahaan nantinya. Sistem ERP dapat menjadi sangat sulit untuk diimplementasi. Dalam jurnal sistem informasi, Rasben dan Arifin (2011, p.9), menyimpulkan bahwa ERP dapat memberikan dampak strategis dan taktikal. Dampak stragegis akan mempengaruhi hal-hal strategis seperti visi, misi atau tujuan perusahaan untuk jangka panjang. Dampak taktikal akan mempengaruhi hubungan internal perusahaan, baik managerial maupun tingkat operasional. Implementasi ERP di Indonesia hanya sebagai sebuah dukungan dan kunci operasional yang mendapatkan keunggulan kompetitif dan bisnis perusahaan di masa mendatang. Berdasarkan definisi-definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa ERP merupakan
suatu
sistem
yang
berbasis
komputer yang
didayagunakan untuk mengelola sumber daya perusahaan secara terintegrasi dengan menggunakan basis data sehingga kegiatan
15 operasional organisasi menjadi lebih efisien dan dapat menghasilkan nilai tambah produk serta memberikan keuntungan maksimal pada organisasi. Namun, untuk mengimplementasi sistem ERP, perusahaan harus memberikan perhatian penuh dan dana yang mencukupi agar pada saat sistem dijalankan memberikan hasil yang sesuai dengan yang diharapkan.
2.1.7 Systems, Applications and Products in Data Proccessing (SAP) ERP 2.1.7.1. Pengertian SAP ERP Menurut Mark, SAP ERP adalah pemasaran yang didorong merk (marketing-driven rebranding) dari SAP R/3, berdasarkan pada inti terjemahan yang dikembangkan di tahun 1967. SAP ERP, serangkaian komponen-komponen yang terintegrasi termasuk perangkat lunak SAP Business Suite, memberikan solusi-solusi bisnis. 2.1.7.1.1 Modul-modul SAP Terdapat beberapa modul yang ada pada sistem aplikasi SAP adalah sebagai berikut : •
Modul Financial Accounting (FI), modul ini didesain
untuk
menangkap
transaksi
bisnis
organisasi dengan cara yang akan memuaskan kebutuhan laporan untuk pihak eksternal. Modul ini terintegrasi dengan modul Sales and Distribution, Purchasing and Material Management, Human Resource, dll yang memungkinkan untuk secara
16 terotomatisasi
pencatatan
keuangan
terhadap
transaksi-transaksi yang terjadi pada modul-modul tersebut. •
Modul Financial Supply Chain Management (FSCM), modul ini menyediakan kemampuan untuk memiliki pandangan yang lebih baik mengenai arus informasi keungan perusahaan, dan meningkatkan efisiensi proses billing.
•
Modul
Controlling
(CO),
modul
ini
untuk
menyediakan metode untuk melihat data biayabiaya dari pandangan manajemen internal dan menyediakan pandangan mengenai keuntungan yang didapat dari laporan keuangan. •
Modul Material Management (MM), modul ini terdiri dari data master, sistem konfigurasi dan transaksi untuk melengkapi proses pengadaan bahan
baku/material
sampai
pada
proses
penyimpanan di dalam gudang. •
Modul Sales and Distribution (SD), modul ini terdiri dari data master, sistem konfigurasi dan transaksi untuk melengkapi prses penjualan produk sampai dengan proses penagihan pelanggan.
•
Modul Logistics Execution (LE), modul ini menangani seputar area pengelolaan gudang,
17 penerimaan barang dan penyiapan barang untuk proses pengiriman. •
Modul Production Planning (PP), modul ini terdiri dari data master, sistem konfigurasi dan transaksi untuk melengkapi proses perencanaan hingga proses produksi.
•
Modul Quality Management (QM), modul ini memungkinkan produk sesuai dengan standar regulasi yang baku,
dan spesifikasi produk
perusahaan serta aman dalam penggunaannya. •
Modul Plant Maintenance (PM), modul ini mengoperasikan semua perawatan perlengkapan dan peralatan yang digunakan dalam proses dan fungsi bisnis.
•
Modul
Project
System
(PS),
modul
ini
menyediakan alat untuk melacak pelaksanaan proyek dalam hal penggunaan biaya dan sumber daya. •
Modul Human Resource (HR), modul ini terdiri dari semua data master, sistem konfigurasi dan transaksi untuk melengkapi proses perekrutan sampai dengan pemecatan/pensiunkan karyawan.
(http://www.erptips.com/Learn-SAP/SAP-Module-Overviews/)
18 2.1.8 The Growth-Share / Boston Consulting Group (BCG) Matrix Menurut Carl dan Michael (2006, p.10), Boston Consulting Group
(BCG)
Matrix
menyediakan
sebuah
framework
untuk
menunjukkan bagaimana posisi pertumbuhan ekonomi perusahaan berada seperti halnya hasil perwujudan dari siklus arus keuangan.
Gambar 2.1 Teori BCG Matrix
Sumber : Carl dan Michael (2006, p.36)
Menurut Carl dan Michael (2006, p.35), untuk menjadi sukses, sebuah perusahaan sebaiknya memiliki sebuah portofolio atas produkproduknya dengan tingkat pertumbuhan dan pangsa pasar yang berbeda-beda. •
Produk dengan pangsa pasar yang tinggi dan pertumbuhan yang rendah termasuk karakteristik cash flow, hal itu menghasilkan sejumlah uang yang besar, lebih dari kebutuhan investasi ulang untuk memelihara pangsa.
19 •
Produk dengan pangsa pasar rendah dan pertumbuhan yang rendah tergolong pet. Hal ini menunjukkan keuntungan akuntansi, tetapi keuntungan tersebut harus diinvestasi ulang untuk memelihara pangsa, dengan tidak sembarangan menggunakan anggaran.
•
Pangsa pasar rendah, pertumbuhan produk yang tinggi tergolong dalam question marks. Hal ini hampir selalu memiliki kebutuhan uang yang jauh lebih banyak daripada yang mereka hasilkan. Jika uang yang didapat tidak mencukupi, maka akan menyebabkan kebangkrutan.
•
Pangsa pasar yang tinggi dan pertumbuhan yang tinggi termasuk golongan star. Hal itu selalu menunjukkan laporan keuntungan yang pasti, tetapi kemungkinan perusahaan mungkin menghasilkan atau tidak keuntungan sendiri.
20
2.1.9 Activity Diagram 2.1.9.1 Pengertian Activity Diagram Menurut Satzinger (2010, p.141), Activity Diagram adalah sebuah tipe aliran diagram yang mendeskripsikan alur kegiatan user serta menunjukkan urutannya.
2.1.9.2 Notasi pada Activity Diagram
Gambar 2.2 Notasi Activity Diagram
Sumber : Satzinger (2010, p.142)
Notasi-notasi yang digunakan di dalam Activity Diagram sebagai berikut: •
Swimlane Swimlane adalah notasi yang berbentuk persegi panjang yang menggambarkan area/batasan
21 pada activity diagram yang menampilkan aktivitas yang telah dilakukan oleh suatu agen. Notasi untuk swimlane:
•
Starting Activity Starting
activity
adalah
notasi
yang
berbentuk lingkaran berisi warna hitam padat yang merupakan titik awal dimana aktivitas dimulai. Notasi untuk starting activity:
•
Ending Activity Ending activity adalah notasi yang berbentuk lingkaran berisi warna hitam dengan sedikit warna putih di sekelilingnya. Notasi ini merupakan titik akhir dimana aktivitas selesai dilakukan. Notasi untuk ending activity:
•
Transition Arrow
22 Transition arrow adalah titik akhir dimana suatu aktivitas selesai dilakukan. Notasi untuk ending activity: •
Activity Activity
menggambarkan
aktivitas
yang
dilakukan. Notasi untuk activity:
•
Decision Decision adalah titik keputusan dimana aliran dari satu proses akan diberikan dua alternatif. Notasi untuk decision:
•
Synchronization Bar Synchronization bar adalah notasi yang digunakan pada activity diagram untuk mengontrol pemisahan atau penggabungan dari beberapa aktivitas. Notasi untuk synchronization bar:
2.1.10 Pengertian Use Case Diagram Menurut Satzinger (2010, p.242), use case diagram adalah diagram yang menunjukkan berbagai macam peran user dan bagaimana peran tersebut berinteraksi dengan sistem. Berikut merupakan gambar
23 dari contoh use case diagram of the Order-entry subsystem for Rocky Mountain Outfitters, showing a system boundary.
Gambar 2.3 Contoh Use Case Diagram
Sumber : Satzinger (2010, p.244)
2.1.11 Pengertian Use Case Description Menurut Satzinger (2010, p.171,) use case description adalah sebuah deskripsi yang membuat daftar detil proses untuk sebuah use case. Berikut merupakan gambar dari contoh Fully developed description of the telephone order scenario for Create new order Rocky Mountain Outfitters.
24
Gambar 2. 4 Use Case Description Fully Developed
Sumber : Satzinger (2010, p.174)
2.1.12 Pengertian Flowchart Flowchart
adalah
serangkaian
bagan-bagan
yang
menggambarkan aliran suatu program atau proses. Flowchart memiliki bagan-bagan yang fungsi tertentu. Notasi, nama notasi dan fungsinya dalam flowchart adalah sebagai berikut:
25
Tabel 2.1 Tabel Notasi dalam Flowchart
Notasi
Nama
Fungsi
Terminator
Awal atau akhir suatu program atau proses
Flow
Arah aliran program atau proses
Preparation
Inisialisasi
atau
pemberian nilai awal Process Input/Output Data Sub Program Decision On Page Connector
Proses pengolahan data Input/Output data Sub Program Seleksi atau kondisi Penghubung
bagian-
bagian flowchart pada halaman yang sama Off Page Connector
Penghubung
bagian-
bagian flowchart pada halaman yang berbeda Sumber : (http://lecturer.ukdw.ac.id/othie/flowchart.pdf)
2.1.13 Entity Relationship Diagram (ERD) Menurut Satzinger (2010, p.57), Entity Relationship Diagram adalah analisis terstruktur dan informasi rekayasa model data yang diperlukan oleh sistem. Berikut merupakan contoh ERD:
26
Gambar 2.5 Contoh Entity Relationship Diagram
Sumber : Satzinger (2010, p.57)
2.1.14 Evaluasi 2.1.14.1 Pengertian Evaluasi Menurut Umar (2008, p.36), evaluasi adalah suatu proses untuk menyediakan informasi tentang sejauh mana suatu kegiatan
tertentu
telah
dicapai,
bagaimana
perbedaan
pencapaian itu dengan suatu standar tertentu untuk mengetahui apakah ada selisih diantara keduanya, serta bagaimana manfaat yang telah dikerjakan itu bila dibandingkan dengan harapanharapan yang ingin diperoleh. Menurut Akmal (2009, p.9), evaluasi adalah penilaian tentang bagaimana program dijalankan, apakah proses dan dampaknya sudah sesuai dengan yang diharapkan, serta mengecek faktor-faktor penghambat yang dihadapi, dan faktorfaktor pendukung yang dimiliki, untuk mencapai tujuan. Menurut Husni (2010), evaluasi adalah suatu proses untuk menyediakan informasi mengenai hasil penilaian atas permasalahan yang ditemukan. Dikutip dari jurnal internasional, menurut Anne-Marie (2011, p.439), efektifitas dan pengaruh dari sistem seharusnya
27 dievaluasi
berdasarkan
kegunaan,
kepuasan
user,
dan
keuntungan bagi perusahaan. Karakteristik yang khusus dari model ini adalah bahwa terdapat dimensi untuk mengevaluasi kualitas dari sistem informasi, yakni kualitas informasi, kualitas sistem dan kualitas pelayanan. Berdasarkan definisi-definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa evaluasi adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengungkap
atau
menilai
suatu
kegiatan
yang
telah
direncanakan atau sudah dilaksanakan agar dapat disimpulkan apakah terdapat masalah pada kegiatan tersebut. Khususnya pada sistem informasi, sebaiknya dievaluasi untuk mengetahui seberapa besar perannya bagi kelancaran dan kelangsungan bisnis perusahaan.
2.2
Teori – Teori Khusus 2.2.1 Teknik Pengumpulan Data Menurut Sekaran (2010, p.186), teknik pengumpulan data yang digunakan berupa kuesioner, interview (wawancara) dan observasi (pengamatan). 2.2.1.1 Kuesioner Kuesioner adalah metode pengumpulan data dengan cara memberikan seperangkat pertanyaan atau pernyataan tertulis untuk dijawab oleh responden. Kuesioner dapat berupa pertanyaan terbuka atau pertanyaan tertutup dan dapat diberikan kepada responden secara langsung maupun
28 melalui pos dan internet. Untuk dapat memperoleh hasil yang tidak meragukan maka diberikan petunjuk pengisian yang tidak bersikap mengarahkan jawaban responden sehingga responden dapat memberikan jawaban sesuai dengan yang diketahuinya.
2.2.1.2 Interview (Wawancara) Wawancara adalah metode pengumpulan data dengan mewawancarai responden untuk mendapatkan informasi mengenai objek penelitian. Wawancara dapat terstruktur ataupun tidak terstruktur dan dilakukan dengan tatap muka melalui telepon atau secara online. Wawancara tidak terstruktur adalah wawancara yang dilakukan dengan tujuan utama untuk mengidentifikasikan beberapa masalah penting terkait dengan situasi masalah, tanpa ada persiapan atau perencanaan mengenai pertanyaannya. Tujuan utama dari wawancara tidak terstruktur adalah untuk menyelidiki dan memeriksa beberapa faktor situasi yang mungkin menjadi pusat
permasalahan.
Wawancara
terstruktur
adalah
wawancara yang dilakukan peneliti dengan menyusun pertanyaan terlebih dahulu sebelum ditanyakan kepada responden. Pewawancara memiliki daftar pertanyaan yang berfokus dan relevan dengan masalah yang akan ditanyakan kepada responden.
29 2.2.1.3 Observasi Observasi memungkinkan pengumpulan data tanpa bertanya kepada responden, pengumpulan data dilakukan melalui pengamatan terhadap orang atau kegiatan pada lingkungan kerja dan kemudian mencatat informasi yang didapatkan. Peneliti dapat berperan sebagai participant observer maupun non-participant observer. Yang dimaksud participant observer adalah peneliti ikut menjadi bagian penting dalam tim kerja objek observasinya. Sedangkan, non-participant observer adalah pengumpulan data dimana peneliti tidak menjadi bagian penting dalam organisasi perusahaan.
2.2.2 Skala Pengukuran Likert Menurut Sugiyono (2007, p.84), skala pengukuran adalah kesepakatan yang digunakan sebagai acuan dalam menentukan panjang dan pendeknya interval yang ada dalam alat ukur, sehingga alat ukur tersebut akan menghasilkan data kuantitatif bila digunakan dalam penelitian. Menurut Sugiyono (2007, p.86), skala Likert digunakan untuk mengukur sikap, pendapat dan persepsi seseorang atau kelompok orang tentang suatu fenomena sosial. Dalam penelitian, fenomena sosial ini telah ditetapkan secara spesifik oleh peneliti, yang selanjutnya disebut sebagai variabel penelitian. Dengan skala Likert, maka variabel yang akan diukur dijabarkan menjadi indikator variabel
30 dan dijadikan sebagai tolak ukur untuk menyusun item-item instrumen yang dapat berupa pernyataan atau pertanyaan, baik yang bersifat positif maupun negatif yang dapat berupa kata-kata sebagai berikut: 1. Sangat setuju/sangat baik diberi skor 5 2. Setuju/baik diberi skor 4 3. Ragu-ragu/netral diberi skor 3 4. Tidak setuju/tidak baik diberi skor 2 5. Sangat tidak setuju/sangat tidak baik diberi skor 1 Melalui
teknik
pengumpulan
data
pembagian
kuesioner.
Pernyataan-pernyataan tersebut dibagikan kepada 100 orang responden. Hasil dari kuesioner tersebut adalah: 25 responden menjawab sangat setuju 40 responden menjawab setuju 5 responden menjawab ragu-ragu 20 responden menjawab tidak setuju 10 responden menjawab sangat tidak setuju Berdasarkan hasil tersebut, 65 responden menjawab sangat setuju dan setuju. Maka, dapat disimpulkan bahwa mayoritas responden setuju dengan pernyataan yang diberikan. Selain itu, jawaban responden dapat dianalisa berdasarkan pemberian skor untuk setiap jawaban. Berdasarkan skor yang telah ditetapkan, maka: Jumlah skor untuk sangat setuju: 25 x 5 = 125. Jumlah skor untuk setuju: 40 x 4 = 160. Jumlah skor untuk ragu-ragu: 5 x 3 = 15. Jumlah skor untuk tidak setuju: 20 x 2 = 40.
31 Jumlah skor untuk sangat tidak setuju: 10 x 1 = 10. Dengan demikian, keseluruhan jumlah skor adalah 350. Batas skor tertinggi yang ada adalah: 100 x 5 = 500. Batas skor terendah yang ada adalah: 100 x 1 = 100. Berdasarkan data tersebut maka tingkat persetujuan terhadap pernyataan yang diberikan adalah =
. Hasil
tersebut berada pada daerah setuju.
2.2.3 Sales Order Management SAP ERP menyediakan proses manajemen penjualan paling lengkap dan memenuhi permintaan yang sempurna dari pelanggan dan kepuasan pelanggan dimana dapat mengelola proses pemesanan yang lengkap sampai dengan pembayaran (order-to-cash process) termasuk : •
Inquiry dan quotation
•
Order generation dan proses pemesanan
•
Manajemen kontak
•
Pricing dan billing
Proses sales management menggambarkan keseluruhan proses, dimulai dengan aktivitas sebelum penjualan, pembuatan sales order, dilanjutkan dengan pengisian sales order dan diakhiri dengan tagihan dan secara paralel proses pembuatan sales order akan dicatat ke dalam laporan keungan dari modul financial accounting. Berikut merupakan tahap-tahap dari proses sales :
32
Gambar 2.6 Order Processing
Sumber : SAP AG (2006, p.132)
•
Pre-sales Activities (aktivitas sebelum penjualan) Dalam kegiatan ini, inquiry dan quotation dapat dimasukkan ke dalam sistem. Proses ini dapat digunakan sebagai referensi selama pembuatan sales order.
•
Sales Order Creation and Availability Check (pembuatan pesanan penjualan dan pengecekan stok) Dalam kegiatan ini, sales order dapat mengambil informasi dari documen pre-sales (inquiry atau quotation). Kontrak penjualan dapat dibuat dengan mereferensi ke sales order dan didukung oleh langkah-langkah dalam proses
penjualan.
Selama
membuat
sales
order,
33 ketersediaan
dari
material
akan
dicek
untuk
mengkonfirmasi jadwal pengiriman atas permintaan pelanggan. •
Delivery and Goods Issue (pengiriman dan pengeluaran barang) Outbound delivery merupakan proses dasar ketika barang secara fisik dipindahkan sesuai dengan posting dari informasi pengeluaran barang. Proses picking (mempersiapkan
barang
untuk
dikemas)
dapat
diselesaikan menggunakan sistem pengelolaan gudang dan transportasi dapat direncanakan. •
Billing (penagihan) Tahap ini merupakan proses akhir dari order processing, tagihan akan dikirimkan kepada pelanggan, dimana juga akan di-posting pada modul accounting. (SAP AG 2006, p.131 – 132)
Dikutip dari jurnal sistem informasi, Wuri dan Hariyati (2011, p.124), menyimpulkan bahwa jumlah fitur standar yang harus dimiliki suatu aplikasi ERP untuk mendukung kegiatan penjualan dan distribusi yang bersesuaian dengan proses bisnis best practice ERP diidentifikasi sebanyak 47 fitur, terdiri dari kelompok proses pre-sales activity, sales order processing, inventory availability, shipping, customer invoice, dan customer payment.
34 2.2.4 Fit/Gap Analysis 2.2.4.1 Pengertian Fit/Gap Analysis Hoffman dan Bateson (2006, p.334) mendefinisikan bahwa fit/gap Analysis adalah suatu alat yang digunakan untuk mengetahui mengenai kondisi aktual yang sedang berjalan
di
perusahaan
tersebut,
untuk
kemudian
diperbandingkan dengan sumber daya perusahaan tersebut. Hal tersebut dilakukan agar dapat mengetahui apakah suatu perusahaan sudah bergerak diproses bisnisnya secara optimal untuk memaksimalkan kinerja perusahaan tersebut. Laporan fit/gap yang dihasilkan secara khusus menggambarkan perbedaan. Proses fit/gap mengevaluasi kebutuhan pengguna untuk proyek dan mengidentifikasi beberapa
gap
dalam
fungsionalitas
sekarang
lawan
menggunakan fungsionalitas penuh yang disediakan modulmodul perangkat lunak. Alternatives akan akan disediakan ketika gap dalam fungsionalitas ditemukan. Beberapa gap akan disetujui dengan perubahan pada proses bisnis, custom report atau customization perangkat lunak Fit/Gap analysis dapat dilihat melalui beberapa perspektif, yaitu : •
Organisasi (sumber daya manusia)
•
Arah bisnis perusahaan
•
Proses bisnis perusahaan
•
Teknologi informasi
35 Fit/Gap analysis secara khusus akan meninjau : •
Setiap proses bisnis area fungsional
•
Semua elemen data kunci yang butuh untuk diubah/diciptakan
•
Metode untuk menggunakan elemen data pasti
Tujuan fit/gap analysis, yaitu untuk : •
Memastikan bahwa perangkat lunak memenuhi kebutuhan semua proses bisnis sekarang
•
Mengumpulkan persyaratan (requirement) dari perusahaan dan melakukan analisis terhadap kesenjangan
(gap)
yang
ditemukan
dalam
mendukung persyaratan tersebut. •
Mengidentifikasi
tampilan
penting
untuk
menangkap •
Mengidentifikasi
permasalahan
keperluan
perubahan kebijakan
2.2.4.2 Ranking Requirement Requirement harus diidentifikasikan ke dalam tingkat prioritas mereka. Ini mengijinkan tim proyek dan sponsor tim untuk
memastikan
semua
protes
bisnis
kritis
yang
diakomodasi selama implementasi sistem baru. Ranking setiap kebutuhan biasanya
disediakan menggunakan
dokumen
36 kebutuhan proyek. Berikut mengidentifikasi kode-kode yang digunakan dalam kolom rank laporan analisis fit/gap : •
H (High / Kebutuhan Penting), yaitu kebutuhan yang kritis, penting untuk operasi dan tanpa hal tersebut organisasi tidak dapat berfungsi, hal tersebut
juga
meliputi
kebutuhan
pelaporan
eksternal dan internal. •
M (Medium / Kebutuhan Penambah Nilai), yaitu kebutuhan yang jika dipenuhi, akan meningkatkan proses bisnis secara signifikan, kebutuhan ini biasanya kurang kritis untuk bisnis organisasi, tetapi jika dipenuhi akan memberikan keuntungan biaya signifikan pada organisasi.
•
L (Low / Kebutuhan yang Diinginkan), adalah kebutuhan yang baik untuk dimiliki dan hanya akan menambah nilai kecil ke proses bisnis dan mungkin dipertemukan melalui workaround atau perubahan proses bisnis.
2.2.4.3 Tingkat Kesesuaian Tahap selanjutnya dalam tahap analisis fit/gap adalah menentukan tingkat kesesuaian di antara kebutuhan pengguna dan perangkat lunak. Berikut ini akan diuaraikan kode-kode yang digunakan dalam menentukan tingkat kesesuaian untuk analisis fit/gap :
37 •
F (Fit), artinya kebutuhan secara penuh dipenuhi oleh perangkat lunak.
•
G (Gap), artinya perangkat lunak tidak memenuhi semua kebutuhan ini. Comment adalah deskripsi dari kondisi perusahaan yang sedang berlangsung.
•
P (Partial Fit), artinya perangkat lunak memiliki fungsionalitas yang memuaskan kebutuhan user.
2.2.4.4 Gap Resolution Pada saat gap telah diidentifikasi, maka alternatif akan dibuat serta solusi direkomendasikan untuk mengatasi gap tersebut. Ada beberapa cara untuk mengatasi gap seperti melakukan perubahan proses bisnis, merancang lingkungan bisnis, melakukan perubahan/pengembangan fungsi dari aplikasi. Sehingga, perlu dilakukan beberapa pendekatan untuk mencari resolusi dari adanya gap tersebut, yaitu: •
Package Work-around Tim proyek melakukan identifikasi berbagai alternatif-alternatif untuk memenuhi kebutuhan dengan proses bisnis yang ada.
•
Membuat bisnis sesuai dengan Package Jika package work-around tidak mungkin dilakukan, maka tim akan merekomendasikan untuk melakukan perubahan proses bisnis dan mengeliminasi gap yang terjadi.
38 •
Customization sebagai upaya terakhir Strategi yang dipilih jika harus melakukan customization
adalah
dengan
membangun
fungsionalitas di luar teknologi yang digunakan dan memisahkan package dibandingkan melakukan perubahan pada package. Pengertian customization adalah melakukan perubahan pada aplikasi yang memerlukan campur tangan staf pengembangan, atau beberapa perubahan yang dapat berdampak kurang baik untuk kemampuan upgrade pada aplikasi yang akan datang.
2.2.5 Rapid Application Development (RAD) Menurut Satzinger (2010, p.81), Rapid Application Development didasarkan pada pengadaan pertemuan secara intensif dengan semua stakeholder yang terlibat (developers and users), dimana spesifikasi dikemukakan. Menjalankan prototype yang dibuat selama pertemuan untuk merekam kebutuhan dan bahkan awal mulai desain dan implementasi dari sistem. Pendekatan ini membutuhkan sedikit dokumentasi dan pertemuan.
39
Gambar 2. 7 Rapid Application Development (RAD) Model
Sumber : Karenjoy toletol
2.2.6 Gantt Chart Menurut Schwalbe (2010), diagram Gantt merupakan diagram batang yang menyediakan format standar untuk menampilkan jadwal penyelenggaran proyek dengan mendaftarkan detail aktivitas beserta tanggal dimulai dan tanggal selesainya. Diagram Gantt memiliki kriteria sederhana, mudah dibuat dan dipahami sehingga bermanfaat sebagai alat komunikasi dalam penyelenggaraan proyek.
Gambar 2.8 Diagram Gantt
Sumber : Wikipedia (http://en.wikipedia.org/wiki/Gantt_chart)
