8
BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1
Pengetian Evaluasi dan Efektivitas 2.1.1
Pengertian Evaluasi M enurut Umar (2005, p36) evaluasi adalah suatu proses untuk menyediakan informasi tentang sejauh mana suatu kegiatan tertentu telah dicapai, bagaimana perbedaan pencapaian itu dengan suatu standar tertentu untuk mengetahui apakah ada selisih diantara keduanya, serta bagaimana manfaat yang telah dikerjakan itu bila dibandingkan dengan harapan-harapan yang ingin diperoleh. M enurut Akmal (2009, p9) evaluasi adalah penilaian tentang bagaimana program dijalankan, apakah proses dan dampaknya sudah sesuai dengan yang diharapkan, serta mengecek faktor-faktor penghambat yang dihadapi, dan faktorfaktor pendukung yang dimiliki untuk mencapai tujuan.
2.1.2
Pengertian Efektivitas Pengertian efektivitas secara umum menunjukan sampai seberapa jauh tercapainya suatu tujuan yang terlebih dahulu ditentukan. Komaruddin (2000, pg269) efektivitas adalah suatu keadaan yang menunjukkan tingkat keberhasilan atau kegagalan kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.
9 2.2
Pengertian Teknologi Informasi 2.2.1
Pengertian Teknologi Infomasi Teknologi Informasi biasa disebut TI, IT (Information Technology) atau Infotech. Berbagai definisi teknologi informasi telah diutarakan oleh beberapa ahli, diantaranya : M enurut Ward dan Peppard (2002, p3) teknologi informasi menunjuk pada spesifikasi mengenai teknologi, khususnya hardware, software, dan jaringan telekomunikasi. M enurut Turban et al (2003, p3) teknologi informasi adalah kumpulan dari komponen teknologi yang secara khusus yang diatur kedalam sistem informasi berbasis komputer. M enurut O’Brien (2003, p7), teknologi informasi adalah seperangkat perangkat keras, piranti lunak, telekomunikasi, manajemen database teknologi pemrosesan lainnya yang digunakan dalam sistem informasi berbasis komputer. M enurut M cLeod dan Scheel (2007, p1), teknologi informasi adalah sumber daya fisik dan sumber daya manusia yang digunakan manajer untuk mengelola perusahaan. Adapun menurut jurnal “Strategic Impact of Information Technology” dari emerald menyatakan To provide the organisational capacity to adopt information technology (IT) successfully, a partnership between technology and business managers must be established (Franz F. Selig dan Jack T. Nipper ,2003). Dan jurnal “Information technology in business processes” dari emerald menyatakan Reviews IT influences on organizations and management. Suggests that a full and thorough understanding of the roles of IT will also enable
10 systematic identification and assessment of the risks and costs relationships involved with implementing IT in business processes in an organization (Stephen L. Chan, 2000) Jadi pengertian Teknologi Informasi menurut kelompok kami adalah suatu kumpulan teknologi yang diatur kedalam suatu sistem yang nantinya akan memberikan berbagai informasi yang berguna dan penting bagi semua orang.
2.2.2
Komponen dalam Teknologi Infomasi M enurut Laudon dan Laudon (2004, p14), komponen infrastruktur pada IT terdiri dari 7 komponen utama, yaitu: 1. Komponen Piranti Keras / Hardware Komputer, terbagi menjadi : a) Komponen M esin, misalnya Komputer Client / PC, Personal Data Assistant (PDA), Laptop, dan Server. b) Komponen Mainframe. 2. Komponen Piranti Lunak (Software) Komputer, misalnya Sistem Operasi M icrosoft Windows, Linux, Unix, dan lain-lain. 3. Komponen Management dan Penyimpanan Data. Management dan penyimpanan data sangat penting sebab jumlah informasi digital yang baru di dunia berlipat dua kali lipat setiap tiga tahun sekali, sebagian digerakkan oleh e-commerce dan e-bussines. Oleh sebab itu pasar perangkat penyimpanan data digital terus meningkat setiap tahunnya. 4. Komponen
Jaringan
/
Telekomunikasi.
Komponen
jaringan/telekomunikasi biasanya disediakan oleh perusahaan penyedia
11 layanan telekomunikasi/telepon yang menawarkan konektivitas suara dan data, WAN dan akses internet. 5. Komponen Platform Internet. Platform internet harus dihubungkan dan bertumpang tindih dengan infrastruktur jaringan umum dan platform peranti keras dan peranti lunak perusahaan. 6. Komponen Layanan Dan Konsultasi Integrasi Sistem Layanan dan konsultasi integrasi sistem dibutuhkan karena perusahaan besar kurang memiliki
karyawan,
keahlian,
anggaran,
pengalaman,
untuk
melaksanakan prosedur bisnis, pelatihan dan pendidikan. Integrasi peranti lunak artinya memastikan infrastruktur baru bekerja sama dengan infrastruktur perusahaan lama, yang disebut sistem warisan dan memastikan elemen-elemen infrastruktur yang baru bekrja sama dengan yang lainnya. 7. Komponen
Software
Aplikasi
Enterprise/Enterprise
Software
Application, misalnya seperti SAP, Oracle, M icrosoft, BEA, People Soft.
2.3
Pengertian Investasi Teknologi Informasi 2.3.1
Pengertian Investasi Teknologi Informasi. M enurut Schniederjans, 2004 Investasi Teknologi Informasi adalah suatu keputusan investasi dalam mengalokasikan seluruh tipe dari M anajemen Sistem Informasi termasuk diantaranya manusia. Sedangkan pengertian investasi adalah kegiatan menggunakan modal untuk menciptakan nilai tambah dari dana yang ditanamkan, baik melalui kegiatan yang menghasilkan pendapatan atau kegiatan lain yang mengandung resiko.
12 M enurut Fitzpatrick ( 2005,p28 ), investasi IT terdiri dari biaya total life cycle dari keseluruhan proyek atau potongan proyek yang melibatkan IT termasuk di dalamnya biaya operasi setelah proyek dari sistem yang telah diimplementasikan. Investasi akan diberhentikan ketika telah digantikan atau dieliminasi untuk berbagai alasan. Adapun menurut jurnal “how to measure and improve the value of IT” dari proquest menyatakan A primary reason for doubts about the potential value organizations can derive from existing and future IT investments is related to the absence of a proper way to measure IT's value-creating role and evaluate the payoffs of IT investments (Marc J Epstein dan Adriana Rejc, 2005). M enurut kami investasi Teknologi Informasi adalah suatu pengeluaran biaya di bidang IT untuk kebutuhan perusahaan dan merupakan suatu penanaman modal untuk periode tertentu yang akan memberikan suatu keuntungan dimasa yang akan datang.
2.3.2 Jenis-Jenis Investasi TI M enurut Fitzpatrick (2005, p28), jenis-jenis investasi TI meliputi : 1. Hardware adalah semua mesin dan peralatan dalam sistem komputer. Contoh: PC, mouse, keyboard, dan sebagainya. 2. Software adalah instruksi elektronik step-by-step yang memberitahukan perangkat keras komputer apa bagaimana melakukan sebuah tugas. Contoh: operating system, utility software, application software.
13 3. Network/jaringan
adalah
sebuah
sistem
komunikasi
yang
menghubungkan dua atau lebih komputer, internet adalah jaringan terbesar. Contoh, LAN, WAN, MAN. 4. Brainware adalah pemakai komputer atau orang yang mengoperasikan komputer (user), karena secanggih apapun komputer jika tidak ada yang mengoperasikannya (user)
maka komputer tersebut tidak
dapat
digunakan. Contoh: operator, programmer, sistem analis, database administrator.
2.3.3
Tujuan dan Manfaat Investasi Teknologi Informasi Tujuan dilakukannya investasi dalam bidang teknologi informasi adalah sebagai berikut (Richardus Eko Indrajit, 2004, p30): a) Adanya alasan kelangsungan hidup perusahaan atau bisnis itu sendiri dalam arti kata perusahaan melihat bahwa keberadaan teknologi informasi dalam bisnis terkait sifatnya adalah mutlak. b) Untuk memperbaiki efisiensi dan efektivitas perusahaan c) Keinginan perusahaan untuk mendapatkan suatu loncatan keunggulan kompetitif agar dapat meninggalkan para pesaing bisnisnya dengan mengembangkan teknologi yang belum dimiliki perusahaan lain. M anfaat dilakukannya investasi dalam bidang teknologi informasi adalah sebagai berikut (Richardus Eko Indrajit, 2004, p41): a) M ereduksi biaya yang dikeluarkan (cost displacement) b) M enghindari biaya yang harus dikeluarkan (cost avoidance) c) M emperbaiki kualitas yang diambil (decision analysis)
14 d) M enghasilkan dampak positif yang diperoleh perusahaan (impact analysis)
2.3.4
Karakteristik Khusus Investasi Teknologi Informasi Karakteristik khusus dari investasi menurut Remenyi (2001) dalam bidang IT adalah sebagai berikut: a) Teknologi informasi membawa resiko yang tinggi, biaya yang tinggi, tetapi memungkinkan membawa keuntungan yang besar, jadi kita tidak dapat mengesampingkannya. b) Pengeluaran dalam teknologi informasi merupakan sebuah proporsi yang signifikan terhadap pengeluaran modal organisasi. c) Laju dari perubahan teknologi, dan macam-macam penggunaannya, mendatangkan kesulitan pada manajer untuk mengenalnya dengan semua aspek dalam pengambilan keputusan. d) Dalam kebanyakan organisasi tidak ada kepercayaan terhadap pencatatan dalam anggaran belanja ukuran biaya, dan keuntungan.
2.4
Evaluasi Investasi Teknologi Informasi Alasan utama mengapa sangat banyak perusahaan baru – baru ini tertarik dalam melakukan evaluasi IT menurut Remenyi (2001), adalah karena adanya keraguan yang pantas dipertimbangkan di dalam banyak era dimana investasi dalam bidang teknologi informasi telah terbukti berhasil secara ekonomi. Alasan lainnya adalah dengan melakukan evaluasi teknologi informasi, perusahaan akan mempelajari bagaimana cara menggunakannya dengan baik. Ini akan memberikan kesempatan untuk perusahaan
15 mengerti bagaimana suatu teknologi informasi dapat digunakan lebih baik dalam proses bisnis perusahaan, dan sebuah proses timbal balik yang dapat ditempatkan dalam posisi dimana diharapkan perusahaan dapat membuat keputusan-keputusan yang lebih baik di lain waktu. Evaluasi investasi IT harus dilakukan secara cermat dan teliti dikarenakan: a) Jumlah uang yang dikeluarkan untuk investasi sering kali cukup besar. b) Karena banyak investasi IT yang tidak selalu dirasa mendekati penghasilan atau aspek pembuat keuntungan dari bisnis. c) Karena tidak selalu ada persetujuan mengenai kebutuhan investasi IT, baik nilai maupun kinerja. d) Banyak dari pengeluaran IT, khususnya perangkat keras, secara tradisional telah dijadikan modal. e) Karena telah berkembangnya ketidakpuasan pada pelaksanaan dari fungsi IT. M aka menurut kelompok kami Evaluasi Investasi Teknologi Informasi perlu dilakukan karena akan memberikan keuntungan yang banyak bagi perusahaan dan bisa mempelajari ulang mengenai teknologi informasi tersebut, jadi Evaluasi Investasi Teknologi Informasi adalah suatu proses pengkajian ulang mengenai suatu Investasi Teknologi Informasi tersebut guna mendapatkan suatu kepastian mengenai investasi IT dan dapat memberikan suatu keputusan yang terbaik sehingga dapat menguntungkan semua pihak dan memberikan dampak yang positif bagi perusahaan. Pertimbangan – pertimbangan yang perlu diperhatikan oleh perusahaan sebelum mengambil keputusan untuk melakukan investasi teknologi informasi adalah: a) Strategi bisnis organisasi secara keseluruhan, b) Posisi organisasi pada pasar termasuk menganalisa fasilitas yang ada untuk persaingan dan pelayanan yang diharapkan oleh pelanggan,
16 c) Situasi keuntungan organisasi, d) Keahlian TI yang dimiliki oleh organisasi, e) Analisa tren dan standar teknologi informasi.
2.5
Pengertian New Information Economics M enurut Benson et al ( 2004,p99 ), New Information Economics ( NIE ) merupakan sekumpulan praktek terkoordinasi berdasarkan prinsip dan aktivitas terintegrasi secara efektif menghubungkan bisnis dengan proses manajemen Teknologi Informasi ( TI ), dan mampu menghubungkan strategi bisnis perusahaan dengan aktivitas dan inisiatif Teknologi Informasi ( TI ).
2.5.1
Tujuan dari New Information Economics M enurut Benson et al.(2004, p68-69), tujuan NIE secara keseluruhan, yaitu menyediakan kemampuan melihat 100% pengeluaran TI dan membangun sebuah kerangka kerja untuk perencanaan berdasarkan anggaran ( mendukung Strategy to Bottom Line Value Chain ). Praktek NIE Demand/Supply Planning dan Innovation bertujuan untuk : -
M enghubungkan sumber daya yang ada dan yang dibutuhkan dengan Strategic Intention perusahaan.
-
M embangun pondasi untuk penilaian untuk portfolio yang ada sekarang dan mendefinisikan portfolio strategi di masa depan.
-
M embangun kosa kata yang konsisten untuk IT dan bisnis.
17 -
M endeskripsikan
dimana
sumber
daya
IT
diaplikasikan
dan
menghubungkan mereka dengan anggaran perusahaan dan proses perencanaan. -
M enyediakan sebuah kerangka kerja untuk mendefinisikan kebutuhan IT termasuk pembaharuan dan pertumbuhan.
-
M embangun hubungan untuk mendukung performa.
Praktek NIE Prioritization bertujuan untuk: -
M embangun dasar arahan strategi untuk pengalokasian sumber daya dan prioritasi.
-
M enyediakan perspektif untuk kebutuhan investasi dimasa depan.
-
M enyediakan dasar untuk penilaian resiko proyek dan keuntungan.
Praktek NIE Alignment bertujuan untuk : -
M embangun dasar untuk Service, kualitas, hal yang dapat dipercaya dan penilaian resiko.
-
M embangun informasi yang digunakan untuk penyelarasan selama bertahun – tahun.
-
M engalamatkan 100% untuk pengeluaran TI dan menghubungkan pengeluaran IT pada arahan strategis bisnis.
Praktek NIE Performance Measurement bertujuan untuk: -
M enyediakan sebuah kerangka kerja untuk pengukuran performa pada 100% pengeluaran TI.
18
2.5.2
-
M enghubungkan pengukuran performa dengan perencanaan strategi.
-
M enghubungkan performa bisnis yang dipengaruhi oleh Portfolio TI.
Right Result dan Right Decision Right Result (Benson et al, 2004, p1 ) adalah biaya teknologi informasi ( TI ) yang terkontrol dan juga peningkatan dampak pada Botttom line. Right Decision (Benson et al, 2004,p1 ) adalah langkah – langkah manajemen yang diperlukan untuk mendapatkan hasil yang benar. Langkah – langkah tersebut dapat berupa: 1. M embuat alternatif investasi atau dalam segi TI, membuat ide – ide yang lebih baik untuk proyek pengembangan. 2. M emilih investasi dan proyek yang tepat dari berbagai alternatif yang ada. 3. M enghapus sumber daya TI yang bekerja atau tidak bekerja dengan baik dari anggaran yang ada. 4. M eningkatkan kinerja sumber daya TI lain yang ada. 5. M enerapkan dan memantau investasi dan peningkatan kerja. Tujuan dan prinsip Right result and Right decisions menurut Benson et al (2004, p86): 1. M enerjemahkan misi dan strategi perusahaan menjadi arahan strategis yang dapat dilaksanakan dan dipahami semua orang. Prinsip – prinsipnya adalah : • Proses
perencanaan
dan
pengelolaan
perusahaan
harus
menghasilkan arahan strategis yang eksplisit dan dapat diterapkan
19 sehingga dapat menentukan inisiatif bisnis dan TI yang dapat mencapainya. • Seluruh langkah dan pengeluaran TI harus disesuaikan dengan arahan strategi bisnis. • M anajer dari berbagai area fungsional harus memiliki pemahaman dan komitmen yang sama mengenai arahan strategi perusahaan. Tiga bagian perusahaan, termasuk TI, harus memahami bagaimana aktivitas di semua area fungsional, pada saat ini dan masa mendatang mendukung arahan strategi perusahaan. 2. M endapatkan manfaat yang tepat dari teknologi informasi yang ada dan yang akan datang dengan mengevaluasi pengaruhnya terhadap arahan strategis. Prinsip – prinsipnya adalah : •
Pengaruh TI terhadap bisnis harus ditentukan dari hubungan sebab akibat dengan keluaran bisnis. Aktivitas dan sumber daya harus direncanakan, diprioritaskan, dilaksanakan, dan diukur, berdasarkan atas hubungan dan kontribusinya pada hasil atau keluaran dari bisnis.
•
Sumber daya baik untuk pengeluaran tetap dan investasi baru harus dialokasikan dan dianggarkan berdasarkan hubungan eksplisitnya dengan arahan strategi bisnis.
3. M engelola budaya dan peran manajemen yang tepat sejalan dengan digunakannya TI untuk mencapai arahan strategis bisnis. Prinsipnya adalah :
20 •
Peran manajer terdefinisikan dengan jelas untuk memastikan partisipasi yang benar dan menghindari tidak adanya hubungan yang dapat diakibatkan oleh budaya yang ada sekarang.
4. M engelola TI sebagai suatu kumpulan sumber daya dan portfolio proses. Prinsipnya adalah : •
Seluruh aktivitas dan pengeluaran TI harus dikelola dalam portfolio sumber daya dan proses untuk kepentingan penilaian pengaruh, pengaturan kinerja, penilaian tingkat kualitas dan layanan, dan komitmen sumber daya.
5.
M enghasilkan langkah – langkah dan hasil bottom line yang tepat dengan menggunakann evaluasi proyek dan pengukuran harus menyatukan hubungan pada strategy to action dengan kemampuan untuk bereaksi terhadap kejadian yang tidak terduga dan perubahan – perubahan bisnis.
2.5.3
Praktek dari New Information Economics Praktek NIE 1 : Perencanaan Kebutuhan dan Penyediaan Strategis. M enerjemahkan strategi bisnis dalam terminologi tertentu sehingga memberikan arahan yang jelas bagi TI tentang apa yang ingin dicapai perusahaan, kemudian menentukan kebutuhan strategis TI untuk mencapai strategi bisnis tersebut. Perencanaan strategis TI harus menyediakan solusi teknologi. Hasilnya adalah suatu agenda strategis penggunaan TI dalam bisnis yang dapat dijadikan rencana TI dan langkah – langkahnya.
21
Gambar 2.1 Praktek dari New Information Economics
Praktek NIE 2 : Inovasi M engubah strategi bisnis dengan adanya dukungan TI. TI merespon terhadap kebutuhan bisnis, dan terkadang bisnis mengubah arahnya berdasarkan apa yang mampu diberikan oleh TI. Hal ini mampu menemukan peluang bisnis yang diciptakan TI dan juga menyediakan cara untuk memasukkan peluang itu ke dalam perencanaan strategis bisnis.
Praktek NIE 3 : Prioritasasi. M enilai dampak bisnis dari rencana TI, memprioritaskan proyek – proyek tersebut, dan mengalokasikan sumber daya ke proyek yang paling bernilai. Perusahaan harus mengalokasikan dana hanya pada proyek – proyek yang secara langsung berhubungan dengan tujuan strategisnya. Hal ini membantu dalam
22 mengetahui proyek TI mana yang benar – benar mendukung strategi dan mengurutkannya berdasarkan kontribusinya bagi masa depan bisnis.
Praktek NIE 4 : Penyelarasan. M enilai dampak TI yang ada saat ini pada bisnis dan menentukan yang mana yang perlu mendapatkan sumber daya, dan tidak menganggap semua TI yang beroperasi saat ini adalah yang terpenting bagi bisnis. Hasilnya adalah suatu pendekatan yang lebih rasional untuk pemberian sumber daya bagi TI yang sudah ada dan memungkinkan terjadinya dana untuk pengembangan baru.
Praktek NIE 5 : Pengukuran Kinerja. M engukur kinerja TI berdasarkan hubungannya dengan bisnis dengan cara menggabungkan pengukuran kinerja operasional dan taktis TI dengan pengukuran dampaknya dengan bisnis. Hal ini membantu menentukan apa saja yang perlu diukur, bagaimana mengelola TI berdasarkan ukuran tersebut, dan bagaimana mengkomunikasikan kinerja pada manajer bisnis dengan cara – cara yang dapat dimengerti. Hasilnya adalah peningkatan kinerja TI dan peningkatan komunikasi antar manajemen bisnis.
2.5.4
Arahan S trategi M enurut Benson et al (2004, p37), arahan strategi merupakan suatu rencana dan strategi pihak manajemen untuk meningkatkan efektivitas strategi maupun operasional. Dari suatu arahan strategi pihak manajemen akan
23 mengambil tindakan, bila strategi itu berhasil
pendapatan akan meningkat,
terjadi pengurangan biaya, dan memperbaiki kinerja keuangan. Dari
sudut
pandang
proses,
disarankan
5
pendekatan
dalam
mengembangkan arahan strategi, yaitu : 1. M engembangkan pernyataan mengenai arahan strategi dari orang yang dapat dipercaya. 2. M eninjau ulang pernyataan orang yang dapat dipercaya dengan jajaran eksekutif. 3. M emilih dan merevisi pernyataan kepada pemimpin senior. 4. M elakukan perputaran terhadap pernyataan yang telah direvisi kepada pimpinan bisnis. 5. Setuju dengan pernyataan tersebut sebagai dasar untuk melangkah ke depan.
2.5.5
S trategi Menuju Bottom Line Value Chain M enurut Benson et al (2004, p92), strategi menuju Bottom Line Value Chain adalah suatu rangkaian dari proses manajemen yang terhubung dan dijabarkan dalam proyek dan anggaran operasional serta pengukuran kinerja untuk memantau tindakan dan dampak bottom line.
24
Gambar 2.2 Deliverables dalam Strategic-to-Bottom-Line Value Chain
Hasil dari rantai nilai Strategic-to-Bottom-Line Value Chain menurut Benson (2004, p95-96), diurutkan sebagai berikut: 1. Arahan Strategi Bisnis Yaitu arahan strategi bisnis perusahaan beserta tujuan, ukuran, dan bobotnya masing-masing. Semuanya akan digunakan dalam lima praktek New Information Economics (NIE) 2. Penilaian Portfolio. M erupakan portfolio yang digunakan pada perencanaan dan di dalam pengembangan kebutuhan TI strategis melalui proyek. Isi dari portfolio tersebut antara lain aplikasi, infrastruktur, layanan, dan manajemen, yang dinilai untuk keselarasan layanan, kualitas, teknikal, dan intensitas penggunaan.
25 3. Agenda TI strategis. Yaitu hasil dari perencanaan TI strategis yang menjelaskan apa yang akan dilakukan unit bisnis dan unit TI untuk memenuhi arahan strategis. Digunakan untuk mengarahkan kebutuhan TI strategis dan proyek – proyek, juga menentukan pengaruh bottom line yang diharapkan dari pengeluaran TI. 4. Rencana TI strategis. Perencanaan ini merupakan keluaran dari arahan strategis, yaitu menguraikan apa yang harus dilakukan oleh perusahaan untuk mencapai kebutuhan dari arahan strategis dan digunakan sebagai kerangka kerja untuk anggaran Lights-On TI dan teknologi yang berkaitan dengan proyek yang dibutuhkan untuk mendukung proses bisnis. 5. Kebutuhan TI strategis. M erupakan pernyataan dan inisiatif yang diprioritaskan, yang akan memenuhi agenda TI strategis dan arahan strategi bisnis. Dapat berupa portfolio inisiatif strategis yang potensial dalam kurun waktu 3 – 5 waktu. 6. Proyek. M erupakan kandidat yang akan diprioritaskan dalam perencanaan proyek atau anggaran tahunan. Isinya adalah proyek nyata yang dapat direalisasikan. 7. Rencana Proyek Tahunan. M erupakan perencanaan operasional dan taktis tahunan bagi unit bisnis. Isi dari rencana ini adalah portfolio dari proyek yang dijadwalkan, dengan sumber daya yang diberikan, diprioritaskan sesuai arahan strategis bisnis.
26 8. Rencana Bisnis Tahunan. Yaitu kumpulan secara taktis dan operasional tahunan untuk unit bisnis. M erupakan dasar untuk membuat perencanaan proyek tahunan. 9. Rencana TI Tahunan. Yaitu kumpulan rencana taktis dan operasional tahunan untuk bagian TI. M erupakan dasar untuk membuat anggaran Lights-On untuk mendukung unit bisnis. 10. Anggaran Tahunan Proyek. Anggaran ini merupakan anggaran investasi secara keseluruhan untuk proyek selama setahun, dan berdasarkan pada kemampuan unit bisnis. 11. Anggaran Lights-On Tahunan. M erupakan anggaran dasar untuk aktivitas berjalan dari unit TI, menyediakan keseluruhan layanan dan dukungan secara keseluruhan dan yang tidak dikhususkan dalam anggaran proyek. Bersama dengan anggaran proyek, dapat memberikan gambaran seluruh pengeluaran TI. 12. M etrik Pengukuran Kinerja. M erupakan serangkaian pengukuran untuk TI dan penggunaan TI dalam bisnis.
2.5.6
Sebab dan Akibat Berbasis Pada Arahan S trategis. Pada dasarnya, dengan berfokus pada arahan strategis, perusahaan sedang memprediksikan apa yang akan dilakukan manajemen di masa yang akan datang dengan upaya untuk menggunakan TI dalam bisnis sehingga memberikan dampak pada bottom line.
27 Intention ( arahan ) adalah refleksi dari yang akan dilakukan oleh manajemen di masa yang akan datang. Strategic intention ( arahan starategis ) adalah apa yang akan dilakukan oleh manjemen dalam rangka meningkatkan efektivitas strategi atau operasional yang berpengaruh pada bottom line. Definisi umum dari efektivitas operasional dan strategis adalah sebagai berikut: -
Efektivitas operasional berarti melaksanakan aktivitas – aktivitas yang serupa dengan para pesaing dengan cara yang lebih baik.
-
Efektivitas strategis berarti melaksanakan aktivitas – aktivitas yang berbeda dengan pesaing atau melakukan aktivitas yang serupa dengan cara yang berbeda.
2.5.7
Pengertian Portfolio M enurut Benson et al (2004,p47), portfolio adalah kumpulan dari sumber daya yang ada. Portfolio manajemen yang diaplikasikan dalam praktek New Information Economics (NIE) merupakan alat untuk perencanaan dan pengambilan keputusan mengenai investasi dan sumber daya TI. Pada dunia TI, portfolio berarti suatu kumpulan investasi dan sumber daya bersama dengan informasi terkait. Setiap item pada portfolio menggunakan investasi dan sumber daya yang terpisah seperti aplikasi, komponen infrastruktur, layanan TI, dan kegiatan manajemen.
28
Gambar 2.3 Basic Portfolio Template Indikator biaya atau sumber yang diperlukan, informasi tentang layanan dan kualitas, resiko, dan dampak bottom line
29 2.5.8
Portfolio dalam praktek New Information Economics (NIE)
Gambar 2.4 Gambar portfolio dalam praktek NIE Hasil portfolio dalam teknik New Information Economics (NIE): •
Keseluruhan (overall) a. M ampu memperlihatkan biaya lengkap biaya TI. b. M enetapkan kerangka kerja untuk perencanaan melalui anggaran.
•
Teknik NIE Inovasi a. M enetapkan dasar untuk melakukan penaksiran portfolio seperti apa adanya dan portfolio yang strategis . b. M enjelaskan kearah mana sumber daya TI akan dipergunakan dan kaitannya dengan anggaran perusahaan dan proses perencanaan.
30 c. M enetapkan hubungan dengan pengukuran kinerja. •
Teknik NIE Prioritasi a. M enetapkan dasar arahan strategis untuk melakukan alokasi dan prioritasi sumber daya. b. M enyediakan perspektif untuk kebutuhan investasi masa depan. c. M enyediakan penaksiran resiko proyek dan manfaatnya.
•
Teknik NIE Penyelarasan a. M enetapkan dasar-dasar untuk melakukan layanan kualitas, keandalan, dan penaksiran resiko. b. M enetapkan
informasi beberapa tahun
kedepan
untuk
penyelarasan. c. M engaitkan pengeluaran TI kearahan strategi bisnis. •
Teknik NIE Pengukuran Kinerja a. M enyediakan kerangka untuk melakukan pengukuran kinerja dengan biaya TI. b. M enghubungkan pengukuran kinerja dengan perencanaan strategi.
2.5.9
Empat konsep portfolio TI M enurut Benson et al (2004, p56-62), portfolio Teknologi Informasi memiliki 4 konsep dasar, yaitu :
31 1. Konsep 1 Portfolio manajemen diaplikasikan ke seluruh sumber daya Teknologi Informasi. 2. Konsep 2 Sumber daya TI dibagi menjadi investasi baru dan pengeluaran TI yang sudah ada (Lights-On). 3. Konsep 3 Semua sumber daya Lights-On TI diklasifikasikan sebagai berikut : aplikasi, infrastruktur, layanan, dan manajemen. 4. Konsep 4 Investasi baru juga diklasifikasikan ke dalam portfolio strategic, factory, mandated, dan future strategic.
2.5.10 Portfolio Management Portfolio menurut Benson et al (2004, p47) adalah kumpulan dari sumber daya. Portfolio Management yang diterapkan pada praktek NIE merupakan suatu alat yang berguna untuk perencanaan dan pengambilan keputusan mengenai investasi dan sumber daya TI. Praktek NIE menggunakan portfolio untuk mengambil dan mengelola informasi mengenai aplikasi, infrastruktur, layanan, dan aktivitas manajemen. Portfolio digunakan untuk menggambarkan keseluruhan sumber daya TI. Sumber daya TI dibagi menjadi dua, yaitu investasi baru dan yang sedang berjalan (Lights-On)
32
Gambar 2.5 Total S umber Daya TI yang Dijabarkan dalam Portfolio
Portfolio Lights-On Portfolio untuk biaya Lights-On dibagi menjadi 4, yaitu aplikasi, infrastruktur, jasa dan manajemen. Aplikasi yang dimaksud adalah aplikasi yang digunakan untuk menunjang bisnis perusahaan. Infrastruktur adalah semua infrastruktur yang dibutuhkan untuk menunjang aplikasi dan jasa. Sedangkan jasa adalah hal-hal yang berhubungan dengan penggunaan aplikasi misalnya helpdesk, reparasi, instalasi, dan konsultasi. M anajemen merupakan aktivitas – aktivitas seperti planning, training, budgeting dan human resource. M enurut Benson et al (2004, p160), portfolio Teknologi Informasi yang sedang berjalan (Lights-On) memiliki empat faktor, yaitu: 1. Tingkat Layanan a) Ketersediaan: merupakan suatu masalah yang kritis dalam workflow atau proses bisnis. b) Kecepatan respon: kecepatan respon terhadap kebutuhan workflow atau proses bisnis.
33 2. Kualitas a) Fungsionalitas: fungsi dari aplikasi infrastruktur, service yang berhubungan dengan workflow atau proses bisnis. b) Keakuratan: tingkat akurasi data yang ditampilkan oleh aplikasi, infrastruktur, atau service berhubungan dengan kebutuhan akan workflow atau proses bisnis. 3. Teknologi a) Arsitektur: memenuhi kelengkapan
standar
arsitektur
suatu
perusahaan. b) Dukungan vendor dan stabilitas: tingkat pemilihan vendor merupakan suatu masalah dalam pemenuhan kebutuhan. c) Ketersediaan dukungan pasar atau industri: tingkat dimana dukungan dibutuhkan. 4. Intensitas Pengguna a) Ketergantungan: tingkat dimana aplikasi, infrastruktur, atau layanan merupakan hal yang penting bagi proses bisnis, organisasi, dan pengguna / user. b) Jangkauan
pengguna:
seberapa
besar
pengguna
aplikasi,
infrastruktur, atau layanan dalam perusahaan.
Portfolio Proyek Portfolio untuk biaya investasi baru terdiri dari portfolio strategic, factory, mandated dan future strategic. Tujuan dari pengelompokkan investasi baru adalah untuk mengklasifikasikan investasi TI dalam manajemen, sehingga
34 memudahkan
manajemen
untuk
memahami investasi itu
sendiri dan
memungkinkan manjemen untuk menyeimbangkan investasi yang dibuat. M enurut Benson et al (2004, p160), portfolio proyek teknologi informasi memiliki dua faktor antara lain: 1. Dampak, nilai penyelarasan sistem aplikasi dengan arahan strategis perusahaan. 2. Resiko, ancaman terhadap kesuksesan suatu proyek. Nilai – nilai resiko proyek (skala 0-10), terdiri dari: a) Resiko proyek atau organisasi, derajat dimana kebutuhan bisnis tergantung pada ketrampilan bisnis baru atau yang belum teruji atau belum punya pengalaman. Juga termasuk resiko dari derajat dimana perusahaan mampu melakukan perubahan yang dibutuhkan proyek. b) Ketidakpastian secara definisi, derajat dimana kebutuhan bisnis dapat dengan baik didefinisikan dan dipahami, secara akurat dapat diterjemahkan pada kebutuhan informasi dan fungsionalitas sistem aplikasi. c) Ketidakpastian secara teknis, derajat dimana proyek tergantung pada teknologi yang belum teruji, dan derajat dimana perusahaan mempunyai
pengalaman yang memadai dalam merancang dan
membangun aplikasi berdasarkan teknologi. d) Resiko Infrastruktur Sistem Informasi, derajat dimana lingkungan teknis memiliki faktor
–
faktor yang dibutuhkan dari data
administrasi, komunikasi, manajemen proyek dan pengembangan.
35 e) Resiko Teknis, derajat penggunaan teknologi tertentu yang membutuhkan
manajemen
baru,
ketrampilan
analisis
atau
pengembangan. f) Resiko Investasi, derajat yang terkait dengan lainnya yaitu investasi yang bukan pada proyek tersebut dibutuhkan agar proyek bisa sukses. g) Resiko M anajemen Proyek, derajat dimana manajer proyek mampu menangani kerumitan proyek, baik secara teknis maupun organisasi.
2.5.11 Empat Kategori Portfolio
Gambar 2.6 Empat Kategori Portfolio Dua puluh lima tahun yang lalu, M cFarlan (Benson, 2004, p60) mengajukan sebuah cara untuk melihat aktivitas –aktivitas TI dari suatu perusahaan. Ia mengajukan 2 sudut pandang: tingkat dimana aktivitas TI sangat penting di saat ini untuk operasional perusahaan, dan tingkatan dimana aktivitas
36 TI akan menjadi penting untuk persaingan di masa depan. Hal tersebut kemudian diklasifikasikan seperti tabel dibawah ini.
Tabel 2.1 Deskripsi Kategori Portfolio NIE Kategori Portfolio NIE Strategic
Deskripsi
Nilai
Investasi yang
Pendapatan Market
secara langsung
Share Inovasi
mempengaruhi
Fleksibilitas
Resiko Tinggi
kinerja perusahaan. Hal ini bisa bersifat sederhana seperti revenue generataion atau kompleks seperti halnya engineering basic process atau juga mempertahankan diri masuknya pesaing. Factory
Investasi yang
M engurangi biaya
memungkinkan
M enghemat waktu
perusahaan dapat
M eningkatan
Rendah
37 beroperasi.
Produktivitas
M isalnya investasi pada back office. Future Strategic
Investasi yang
Pendapatan Market
memungkinkan
Share Inovasi
perusahaan di masa
Fleksibilitas
Tinggi
datang, biasanya berupa bisnis baru, produk / layanan baru, dll. Mandated
Investasi aplikasi IT Tidak ada atau sama yang ditentukan
Rendah
seperti factory
oleh direktur perusahaan.
2.5.12 S trategi Investasi M enurut Benson et al (2004, p139), berdasarkan nilai penyelarasan dan kualitasnya, strategi investasi portfolio dibedakan menjadi: a) Strategi investasi berdasarkan hubungan alignment / quality M enurut Benson et al (2004, P139-140), ada lima strategi investasi mengenai aplikasi yang dikategorikan dalam beberapa alignment/quality. Dengan menilai kombinasi alignment dan quality untuk aplikasi, manajemen dapat membuat keputusan investasi berdasarkan dampak
38 bottom-line pada bisnis, dimana biaya Lights-On seharusnya dinaikan, pengurangan seharusnya dikurangi, dan investasi apa yang mempunyai dampak terbesar dalam bisnis.
Tabel 2.2 Kategori Strategis Investasi Berdasarkan Penyelarasan dan Kualitas Kategori
Strategi Investasi
Abandon :
Aplikasi sebaiknya tidak digunakan
Penyelarasan rendah
lagi
Crisis :
Aplikasi dapat direncanakan sebagai
Penyelarasan tinggi (4,5)
investasi untuk meningkatkan kualitas,
Dan kualitas rendah (2 atau kurang)
khususnya dengan tingkat penyelarasan yang tinggi
Noncritical, stabilize:
Penyelarasan cukup, alokasikan dana
Penyelarasan cukup (3)
seminimal
mungkin
untuk
pemeliharaan dan penambahan fitur Improved only as needed :
Penyelarasan tinggi, kualitas cukup.
Penyelarasan tinggi (4,5)
Alokasikan dana hanya jika benar –
dan kualitas cukup (3)
benar diperlukan atau jika ada sumber daya
Excellent, monitor:
Pantau kualitas aplikasi. Alokasikan
Penyelarasan dan kualitas tinggi dana untuk menjaga nilai kualitasnya (4,5)
saja
39
Gambar 2.7 Keputusan Investasi dalam Portfolio Aplikasi Lights-On Berdasarkan Alignment / quality
b) Strategi Investasi berdasarkan hubungan dependency / quality M enurut Benson et al (2004, p65-66), pertimbangan aplikasi portfolio Lights-On untuk pelayanan keuangan perusahaan, melalui penilaian penyelarasan, menilai aplikasi tersebut menurut dependency (apakah tersebut benar – benar digunakan?) dan quality (apakah informasi yang terdapat pada aplikasi tersebut akurat? Apakah aplikasi tersebut tersedia jika dibutuhkan? Dan seterusnya ).
40 Tabel 2.3 Kategori Strategis Investasi Berdasarkan Ketergantungan dan Kualitas Kategori Abandon :
Strategi Investasi Aplikasi sebaiknya tidak digunakan lagi
Penyelarasan rendah Crisis :
Aplikasi dapat direncanakan sebagai
Ketergantungan tinggi (4,5)
investasi untuk meningkatkan kualitas,
dan kualitas rendah (2 atau kurang)
khususnya
dengan
tingkat
ketergantungan yang tinggi Noncritical, stabilize:
Penyelarasan cukup, alokasikan dana
Ketergantungan cukup (3)
seminimal mungkin untuk pemeliharaan dan penambahan fitur
Improved only as needed :
Ketergantungan tinggi, kualitas cukup.
Penyelarasan tinggi (4,5)
Alokasikan dana hanya jika benar –
dan kualitas cukup (3)
benar diperlukan atau jika ada sumber daya
Excellent, monitor:
Pantau kualitas aplikasi. Alokasikan
Ketergantungan dan kualitas tinggi dana untuk menjaga nilai kualitasnya (4,5)
saja
41
Gambar 2.8 Keputusan Investasi dalam Portfolio Aplikasi Lights-On Berdasarkan Dependency / Quality Diagram bubble nantinya digunakan untuk menunjukan relasi antara nilai ketergantungan kualitas dan biaya dan juga untuk menunjukan relasi antara nilai penyelarasan, kualitas, dan biaya. Besar kecilnya lingkaran dalam diagram bubble menunjukan besarnya biaya yang diperlukan untuk tiap investasi.
2.5.13 Praktek Demand/Supply Planning M enurut Benson et al (2994, p173), proses perencanaan yang ideal berhadapan dengan elemen-elemen sebagai berikut : •
Inputs : Arahan strategi bisnis, portfolio dan manajemen strategis serta pengukuran dan manajemen kinerja
•
Outputs : Arahan strategi TI, perencanaan strategi TI, dan kebutuhan strategi TI.
42 Hubungan
antara
perencanaan
dengan
proses
yang
mengimplementasikannya yaitu hubungan langsung ke proses TI dan bisnis untuk pengembangan proyek, hubungan langsung ke perencanaan tahunan TI perusahaan. Untuk menjalankan perencanaan strategi demand/supply kita dapat menilai dari tabel dibawah ini. Dimana satu arahan strategi menciptakan arahan strategi untuk penggunaan TI dan penyampaian strategi untuk TI. Harus diingat pada tabel dibawah ini menyatakan hubungan satu dengan yang lain antara arahan strategi bisnis dengan penyampaian arahan strategi TI.
Tabel 2.4 Strategic Intention to IT Strategic Plan
43 2.5.14 Praktek Innovation M enurut Benson et al (2004, p187-p192), TI telah dan masih menjadi alat pendukung utama atas berjalannya perusahaan. Tujuan dan kriterianya untuk menuju kesuksesan telah diwujudkan pada kemampuan bereaksi atas kebutuhan aplikasi bisnis, kemampuan infrastruktur dan pelayanan pendukung. Dengan TI, perusahaan dapat membuat tujuan, program, strategi dan rencana. TI dapat menciptakan dan membedakan produk, pasar dan konsumen yang potensial. Oleh karena itu , kegiatan innovation merupakan salah satu kegiatan terpenting yang harus dilakukan oleh perusahaan terutama di bidang TI. Innovation pada NIE terdiri dari empat komponen, yaitu: •
Business and Technology Monitoring (pemantauan bisnis dan teknologi): meninjau kembali manajemen bisnis dan TI dari faktor perubahan bisnis dan teknologi apa yang akan memberikan pengaruh bisnis (Apa saja perubahan yang mempengaruhi perusahaan?)
•
Innovation Visioning (visi Inovasi): mengembangkan alternatif visi atau arah bagi perusahaan, merespon perubahan bisnis dan TI serta memperoleh kesepakatan atas alternatif visi (Apa yang dapat kita lakukan?)
•
Business Context and Choices (konteks dan pilihan bisnis): memberikan pilihan mengenai visi atau arah bagi perusahaan yang menjelaskan bagaimana bisnis dapat berfungsi (Apa yang harus kita lakukan?)
•
Actionable Innovation (Inovasi yang dapat ditindaklanjuti): M embentuk skenario
dan prototipe perencanaan
aksi untuk innovation yang
44 menciptakan outline perencanaan yang dapat dilakukan. (Apa yang akan kita lakukan?)
2.5.15 Praktek Prioritization
Gambar 2.9 Pemberian S kor Prioritas Pada Proyek M enurut Benson et al (2004, p141-145), Dasar dari prioitas bisnis merupakan alat untuk menilai dampak dari bottom line dari TI proyek dan memakai sumber daya yang paling terpercaya. Prioritization memfokuskan untuk menaksir nilai bisnis dalam kaitannya dengan dampak bottom line, dari investasi TI yang diusulkan. Skor portfolio proyek TI untuk dampak diambil dari business value scorecard yang terdiri atas arahan strategi beserta bobot dan diisi oleh orang-orang yang berperan penting.
45 Tabel 2.5 Contoh Investasi Portfolio Proyek
M enurut Benson et al (2004, p135-136), tabel diatas menunjukan jenisjenis proyek pada serangkaian dampak pada lapisan bawah. Rangkaian tersebut merupakan hasil penilaian dari tiap-tiap proyek arahan strategi bisnis.
2.5.16 Praktek Alignment M enurut Benson et al (2004, p150-156), praktek Prioritization memungkinkan manajemen untuk menyetujui sumber daya untuk inisiatif TI yang diusulkan berdasarkan pada dampak bottom-line dan hubungannya terhadap strategic intention, maka praktek alignment yang telah ada. Tiga Bagian Praktek Alignment: 1. Strategic Alignment M emusatkan penyelarasan pada empat aset TI (aplikasi, infrastruktur, layanan, dan manajemen) terhadap strategic intention.
46 Tabel 2.6 Alignment Data
2. Internal IT Alignment M emusatkan seberapa baik empat aset TI untuk konsisten satu dengan lainnya, dan seberapa baik layanan dan infrastruktur mendukung kelompok aset aplikasi.
3. Functional Alignment M emusatkan service level, quality, dan technology intensity of use untuk tiap kelompok aset TI.
