BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Informasi Akuntansi 2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Boockholdt (1999) menyatakan, “Information system is a set of organized procedures that, when executed, provides information to support decision making and control in an organization.” (p.67). Moscove dan Simkin (2001) menyatakan, “An information system is a set of interrelated subsystems that work together to collect, process, store, transform information for planning, decision making, and control.” (p.6). Connolly dan Begg (2002) menulis, “Information system is the resources that enable the collection, management, control, and dissemination of information throughout an organization.” (p.270).
2.1.2 Pengertian Sistem Akuntansi Bodnar dan Hopwood yang diterjemahkan oleh Jusuf, A.A. (2000) mendefinisikan, “Sistem Akuntansi suatu organisasi terdiri dari metode dan catatancatatan yang dibuat untuk mengidentifikasikan, mengumpulkan, menganalisis, mencatat, dan
melaporkan
transaksi-transaksi
organisasi
dan
menyelenggarakan
pertanggungjawaban bagi aktiva dan kewajiban yang berkaitan.” (h.181).
8
9
Mulyadi (2001) menulis, “Sistem Akuntansi adalah organisasi formulir-formulir, catatan-catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.” (h.3).
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Gelinas dan Oram (1996) menulis, “The accounting information system (AIS) is a specialized subsystem of the management information system (MIS) whose purpose is to collect, process, and report information related to financial transaction.” (p.16). Wilkinson dan Cerullo (2000) menyatakan, “An accounting information ssytem is a unified structure within an entity, such as business firm, that employs physical resources and other components to transform economic data into accounting information.” (p.7). Bodnar dan Hopwood (2000) seperti yang diterjemahkan Amir Abadi Jusuf, “Sistem Informasi Akuntansi adalah sebagai sistem berbasis komputer yang dirancang untuk mengubah data akuntansi menjadi informasi, tetapi istilah Sistem Informasi Akuntansi diperluas mencakup siklus-siklus pemrosesan transaksi, penggunaan tehnologi informasi, dan pengembangan sistem informasi.” (h.6). Romney dan Steinbart (2003) menulis, “Accounting Information System is the human and capital resources within an organization that responsible for the preparation of financial information and the information obtained from collecting and processing company transaction.” (p.3).
10
2.1.4 Komponen Sistem Informasi Akuntansi Romney dan Steinbart (2003) menyatakan, “Sistem informasi akuntansi terdiri dari lima komponen, yaitu: ” 1. People, yang mengoperasikan sistem dan melakukan berbagai fungsi. 2. Procedures, baik yang manual maupun otomatis termasuk dalam kegiatan pengumpulan, pemprosesan, dan penyimpanan data tentang kegiatan organisasi. 3. Data, tentang kegiatan / proses bisnis organisasi. 4. Software, digunakan untuk memproses data organisasi. 5. Information technology infrastructure, termasuk didalamnya komputer, peralatan komunikasi jaringan. (p.2).
2.1.5 Siklus Transaksi pada Sistem Informasi Akuntansi Bodnar dan Hopwood (2000) yang diterjermahkan oleh Amir Abadi Jusuf mendefinisikan, “Sistem informasi akuntansi meliputi berbagai ragam aktivitas yang berkaitan dengan siklus-siklus pemrosesan transaksi perusahaan.” (h.6). Aktivitasaktivitas transaksi tersebut dapat dikelompokkan menjadi empat siklus utama, yaitu : 1. Siklus Pendapatan (Revenue Cycle) Aktivitas yang berkaitan dengan kegiatan penjualan, dan penerimaan pembayaran-pembayaran yang berkaitan. 2. Siklus Pengeluaran (Expenditure Cycle) Aktivitas yang berhubungan dengan kegiatan pembelian dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang berkaitan. 3. Siklus Produksi (Production Cycle)
11
Aktivitas yang berkaitan dengan pengubahan sumberdaya menjadi barang dan jasa. 4. Siklus Keuangan (Financing Cycle) Aktivitas yang berkaitan dengan perolehan dan manajemen dana-dana modal, termasuk kas.
2.2 Pembelian 2.2.1 Pengertian Pembelian dan Sistem Akuntansi Pembelian Assauri (1999) menulis, “Pembelian yang dilakukan oleh perusahaan itu adalah merupakan kemampuan perusahaan tersebut untuk mengadakan barang-barang dan jasajasa dengan biaya yang rendah, dan sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai seperti kualitas, penyerahan dan pelayanan (service) yang diinginkan.” (h.159). Pembelian dibagi menjadi dua bagian, yaitu : 1. Pembelian tunai Adalah pembelian yang pembayarannya dilakukan pada saat penyerahan barang atau barang diterima oleh pembeli. 2. Pembelian kredit Adalah pembelian dimana pembayaran atas barang yang dibeli dilakukan penangguhan dalam periode tertentu. Sistem Akuntansi Pembelian digunakan dalam perusahaan untuk mencatat pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi 2 yaitu : pembelian lokal dan import. Pembelian lokal adalah
12
pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan import adalah pembelian dari pemasok luar negeri.
2.2.2 Fungsi yang Terkait Dengan Sistem Akuntansi Pembelian Mulyadi (2001) menulis, “Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian adalah: ” 1. Fungsi Gudang Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. 2. Fungsi Pembelian Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. 3. Fungsi Penerimaan Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. 4. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Dalam transaksi pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar, dan fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab
13
untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan. (h.299-300)
2.2.3 Jaringan Prosedur Sistem Akuntansi Pembelian Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian, yaitu: 1. Prosedur permintaan pembelian Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan kepada fungsi pembelian. 2. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. 3. Prosedur order pembelian Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit lain dalam perusahaan mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan. 4. Prosedur penerimaan barang Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.
14
5. Prosedur pencatatan utang Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang. 6. Prosedur distribusi pembelian Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
2.2.4 Dokumen Sistem Akuntansi Pembelian Mulyadi (2001) mendefinisikan, “Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah: ” 1. Surat permintaan pembelian. 2. Surat permintaan penawaran harga. 3. Surat order pembelian. 4. Laporan penerimaan barang. 5. Bukti kas keluar. (h.303)
2.2.5 Cara Pemilihan Pemasok Bodnar dan Hopwood (2000) menyatakan, “Terdapat 4 langkah yang diperlukan dalam pendekatan ranking dalam memilih pemasok, yaitu: ” 1. Identifikasikan dan buat daftar faktor-faktor yang akan dievaluasi. 2. Berikan bobot pada setiap faktor, berdasarkan arti penting dan objektivitasnya.
15
3. Buat ranking setiap pemasok, dengan menggunakan skor dengan rentang skala 1 sampai 10. 4. Jumlahkan evaluasi individual dengan mengalikan ranking skor faktor-faktor dengan bobotnya; kemudian jumlahkan seluruh evaluasi dengan menambah seluruh skor yang timbul. (h.284)
2.3 Persediaan 2.3.1 Pengertian Persediaan Niswonger dan Fess yang diterjemahkan oleh Alfonsus Sirait (1999) mendefinisikan, “Persediaan mengindikasikan barang dagang yang disimpan untuk kemudian dijual dalam operasi normal perusahaan dan bahan yang terdapat dalam proses produksi atau yang disimpan untuk tujuan itu.” (h.359). Skousen dan Stice (2000) mendefinisikan, “Inventory designetes goods held for sale in the normal course of business and, in the case of manufacturer, goods in production or to be placed in production.” (p.425).
2.3.2 Jenis-Jenis Persediaan Assauri (1999) menyatakan, “Persediaan dapat dibedakan menurut jenis dan posisi barang tersebut di dalam urutan pengerjaan produk yaitu: ” 1. Persediaan bahan baku (Raw materials stock) Yaitu persediaan dari barang-barang berwujud yang digunakan dalam proses produksi, barang mana dapat diperoleh dari sumber-sumber alam ataupun beli dari suplier/pemasok.
16
2. Persediaan bagian produk atau parts yang dibeli (Purchased parts/Komponent stock) Yaitu persediaan barang-barang yang terdiri dari parts yang diterima dari perusahaan lain, yang dapat di assembling dengan parts lain, tanpa melalui proses produksi sebelumnya. 3. Persediaan bahan-bahan pembantu (Supplies stock) Yaitu persediaan barang-barang atau bahan-bahan yang diperlukan dalam proses produksi untuk membantu berhasilnya suatu proses produksi, tetapi tidak merupakan bagian dari barang jadi. Misalnya minyak pelumas dan minyak solar. 4. Persediaan barang dalam proses (Work in process) Yaitu persediaan barang-barang yang lebih perlu diproses kembali untuk kemudian menjadi barang jadi. 5. Persediaan barang jadi (Finished goods stock) Yaitu persediaan barang-barang yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk dijual. (h.171-172)
Assauri (1999) mendefinisikan, “Dilihat dari fungsinya persediaan dapat dibedakan menjadi: ” 1. Batch Stock atau Lot Size Inventory Yaitu persediaan yang diadakan karena kita membeli atau membuat bahanbahan/barang-barang dalam jumlah yang lebih besar dari jumlah yang dibutuhkan saat itu. 2. Fluctuation Stock
17
Adalah persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diramalkan. 3. Anticipation Stock Yaitu persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan, berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu tahun dan untuk menghadapi penggunaan atau penjualan/permintaan meningkat. (h.170)
2.3.3 Metode Pencatatan dan Penilaian Persediaan Mulyadi (2001) menyatakan, “Ada 2 macam metode pencatatan persediaan, yaitu: ” 1. Metode Mutasi Persediaan (Perpetual Inventory Method) Adalah dimana setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan, cocok digunakan dalam penentuan biaya bahan baku dalam perusahaan yang harga pokok produknya dikumpulkan dengan metode harga pokok pesanan. 2. Metode Persediaan Fisik (Physycal Inventory Method) Dalam metode ini hanya tambahan persediaan dari pembelian saja yang dicatat, sedangkan mutasi berkurangnya persediaan karena pemakaian tidak dicatat dalam kartu persediaan. Cocok digunakan dalam penentuan biaya bahan baku dalam perusahaan yang harga pokok produknya dikumpulkan dengan metode harga pokok proses. (h.556)
Niswonger dan Fess (1999) menyatakan, “Dalam menilai suatu persediaan ada beberapa metode yang dapat digunakan, antara lain: ”
18
1. Metode First In – First Out (FIFO Method) Cara ini didasarkan atas asumsi bahwa harga pokok barang yang sudah terjual dinilai menurut harga pembelian barang yang terdahulu masuk. 2. Metode Harga Pokok Rata-Rata (Average Cost Method) Biaya rata-rata per unit untuk masing-masing item dihitung setiap kali pembelian dilakukan. Biaya per unit ini kemudian digunakan untuk menentukan harga pokok setiap penjualan sampai pembelian berikutnya dilakukan dan rata-rata baru dihitung. 3. Metode Last In – First Out (LIFO Method) Cara ini didasarkan atas asumsi bahwa harga pokok barang yang telah terjual menurut harga pembelian barang yang terakhir masuk. (h.366-368)
2.3.4 Kebijaksanaan dalam Pengawasan Persediaan Assauri (1999) menulis, “Kebijaksanaan persediaan yang dibutuhkan ini terutama untuk menentukan: ” (h.195) 1. Persediaan Minimum (Minimum Stock/Safety Stock) Persediaan minimum merupakan batas jumlah persediaan yang paling rendah/kecil yang harus ada untuk suatu jenis barang atau bahan, yang dimaksudkan untuk menghindari kemungkinan kekurangan bahan/persediaan (stock out). 2. Besarnya pesanan standar (Standard Order)
19
Yang dimaksud dengan pesanan standar adalah banyaknya bahan yang dipesan dengan jumlah yang tetap untuk suatu periode tertentu, jumlah ini didasarkan atas pertimbangan efisiensi, yang disebut jumlah pesanan yang ekonomis. Rumus kuantitas pemesanan yang ekonomis : EOQ =
2 * RU * Co Cu * Cc
RU = kebutuhan barang periode berjalan (unit) Co = biaya pembelian per order Cu = biaya per unit Cc = carrying cost persediaan per periode, sebagai persentase nilai persediaan selama periode 3. Persediaan Maksimum (Maximum Stock/Optimal Stock) Persediaan maksimum merupakan batas jumlah persediaan yang paling besar yang sebaiknya dapat diadakan oleh perusahaan, yang didasarkan atas kemampuan perusahaan terutama kemampuan keuangan. 4. Titik/Tingkat Pemesanan Kembali (Reorder Point) Titik/tingkat pemesanan kembali adalah suatu titik atau batas dari jumlah persediaan yang ada pada suatu saat di mana pemesanan harus diadakan kembali. Titik ini menunjukkan kepada bagian pembelian untuk mengadakan pemesanan kembali bahan-bahan persediaan untuk menggantikan persediaan yang telah ada. Rumus untuk menentukan titik pemesanan kembali, yaitu ROP = (LT * Q) + SS
20
LT = lead time Q = unit kebutuhan selama lead time SS = safety stock
2.3.5 Prosedur Persediaan Mulyadi (2001) menulis, “Sistem dan prosedur yang berkaitan dengan persediaan suku cadang adalah: ” 1. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli 2. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok 3. Prosedur permintaan dan pengeluaran barang dari gudang 4. Prosedur pencatatan tambahan harga pokok persediaan karena pengembalian barang gudang 5. Sistem penghitungan fisik persediaan suku cadang. (h.555)
2.4 Pengendalian Intern 2.4.1 Pengertian Pengendalian Intern Hall (2001) menyatakan, “Pengendalian intern merangkum pada kebijakan, praktek, dan prosedur yang digunakan oleh organisasi untuk mencapai empat tujuan utama, yaitu: ” 1. Untuk menjaga aktiva perusahaan. 2. Untuk memastikan akurasi dan dapat diandalkannya catatan dan informasi akuntansi. 3. Untuk mempromosikan efisiensi operasi perusahaan.
21
4. Untuk mengukur kesesuaian dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen. (h.150)
Niswonger dan Fess (1999) mendefinisikan, “Pengendalian intern merupakan kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva dari penyalahgunaan, memastikan bahwa informasi usaha akurat, dan memastikan bahwa perundang-undangan serta peraturan dipatuhi sebagaimana mestinya.” (h.183). Mulyadi (2001) berpendapat bahwa “Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan kehandalan data akuntansi, mendorong efisiensi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.” (h.165).
2.4.2 Unsur dan Struktur Pengendalian Intern Mulyadi (2001) menyatakan, “Unsur pokok sistem pengendalian intern adalah: ” 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya. 3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. (h.164)
Arens dan Loebbecke (1996) yang diterjemahan Amir Abadi Jusuf mendefinisikan, “Struktur pengendalian intern mencakup lima kategori dasar kebijakan dan prosedur yang dirancang dan digunakan oleh manajemen untuk memberikan
22
keyakinan memadai bahwa tujuan pengendalian dapat dipenuhi.” (h.261). Kelima kategori ini disebut sebagai komponen struktur pengendalian intern. Kelima komponen tersebut adalah : 1. Lingkungan pengendalian 2. Penetapan resiko oleh manajemen 3. Sistem informasi dan komunikasi akuntansi 4. Aktivitas pengendalian 5. Pemantauan
2.4.3 Pengendalian Intern dalam Sistem Pembelian Unsur pengendalian intern dalam sistem pembelian digolongkan ke dalam tiga kelompok, yaitu sistem pengendalian intern yang terdiri dari organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, dan praktek yang sehat. Organisasi 1. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan. 2. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi. 3. Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang. 4. Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.
23
Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 5. Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai barang, untuk barang yang langsung pakai. 6. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau fungsi yang lebih tinggi. 7. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang. 8. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi. 9. Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok. 10. Pencatatan ke dalam kartu utang dan register bukti kas keluar (voucher register) diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
Praktek yang Sehat 11. Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang. 12. Surat
order
pembelian
bernomor
urut
tercetak
dan
pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian. 13. Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan. 14. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok.
24
15. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian. 16. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan
cara
menghitung
dan
menginspeksi
barang
tersebut
dan
membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian. 17. Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar. 18. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar. 19. Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai.
2.5 Analisis dan Perancangan Sistem 2.5.1 Analisis Sistem 2.5.1.1 Pengertian Analisis Sistem Boockholdt (1999) menyatakan, “System analysis is the process of examine an existing information system and its environment to identify potential improvement.” (p.141). Bodnar dan Hopwood (2000) yang diterjemahan Amir Abadi Jusuf menulis, “Analisis Sistem meliputi formulasi dan evaluasi solusi-solusi masalah sistem, penekanan dalam analisis sistem adalah pada tujuan keseluruhan sistem dan dasar dari semua ini adalah analisis untung rugi diantara tujuan-tujuan sistem. ” (h.21).
25
Mcleod (2001) seperti yang diterjemahkan Hendra Teguh menulis, “Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbarui.” (h.234).
2.5.1.2 Tujuan Analisis Sistem Gelinas dan Oram (1996) menulis, “Tujuan analisis sistem adalah: ” 1. Mendefinisikan masalah yang ada secara tepat. 2. Merencanakan solusi alternatif. 3. Memilih dan menentukan salah satu dari solusi alternatif yang ada. 4. Mengembangkan spesifikasi logik untuk solusi yang telah dipilih. 5. Mengembangkan kebutuhan fisik untuk solusi yang telah dipilih. 6. Membuat anggaran belanja / budget untuk dua fase pengembangan sistem ke depan. (h.810)
2.5.1.3 Tahapan Analisis Sistem Mcleod (2001) menyatakan, “Analisis sistem dapat dibagi menjadi: ” 1. Mengumumkan penelitian proyek. 2. Mengorganisasikan tim proyek. 3. Mendefinisikan kebutuhan informasi. 4. Mendefinisikan kriteria kerja sistem. 5. Menyiapkan usulan rancangan. 6. Menyetujui atau menolak rancangan proyek. (h.190-192)
26
2.5.2 Perancangan Sistem 2.5.2.1 Pengertian Perancangan Sistem Mcleod (2001) seperti yang diterjemahkan oleh Hendra Teguh menyatakan, “Perancangan Sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Jika sistem itu berbasis komputer, rancangan dapat menyertakan spesifikasi jenis peralatan yang akan digunakan.” (h.192). Romney dan Steinbart (2003) menulis, “System design is the process of preparing detailed specification for the development of a new information system.” (p.659).
2.5.2.2 Tahapan Perancangan Sistem Mulyadi (2001) menulis, “Tahap perancangan sistem dapat dibagi menjadi enam tahap, yaitu: ” 1. Perancangan sistem secara garis besar. 2. Penyusunan usulan perancangan sistem secara garis besar. 3. Evaluasi sistem. 4. Penyusunan laporan final perancangan sistem secara garis besar. 5. Perancangan sistem secara rinci. 6. Penyusunan laporan final desain sistem secara rinci. (h.51)
27
2.6 Alat Bantu Analisis dan Perancangan Sistem 2.6.1 Data Flow Diagram (DFD) Gelinas dan Oram (1996) menulis, “Data Flow Diagram merupakan representasi secara jelas sebuah sistem. DFD menggambarkan komponen sistem : aliran data diantara komponen, sumber data, tujuan, dan penyimpan data.” (h.70). Hall (2001) menulis, “Data Flow Diagram adalah suatu model yang menggunakan simbol-simbol untuk mencerminkan proses, sumber-sumber data, arus data, dan entitas dalam sebuah sistem.” (h.69). DFD digunakan terutama oleh karyawan pengembangan sistem dalam analisis sistem untuk mendokumentasikan perancangan logis untuk memenuhi kebutuhan pemakai. DFD membantu meyakinkan bahwa analis sistem memiliki pemahaman akan kebutuhan pemakai dengan menyediakan gambar konsepsi analis sistem mengenai masalah-masalah pemakai.
2.6.1.1 Diagram Konteks Yen
dan
Davis
(1999)
menyatakan,
“Sebuah
diagram
konteks
mendokumentasikan batasan-batasan pada sebuah sistem dengan menitikberatkan secara garis besar sumber dan tujuan sistem.” (h.180). Mendokumentasikan batasan-batasan sistem dengan menggambar sebuah diagram konteks membantu para analis sistem, pengguna
(user),
dan
pimpinan
yang
bertanggung-jawab
memvisualisasikan
perancangan sistem secara logis tingkat tinggi (high-level logical system).
28
2.6.1.2 Diagram Nol Gelinas dan Oram (1996) menulis, “Diagram Nol menunjukkan proses-proses utama dari sistem, penyimpanan data (data store), dan tujuan-tujuan yang dihubungkan dengan aliran data.” (h.74). Secara umum, diagram nol mempresentasikan sebuah sistem, dimana menunjukkan proses pada sistem dan aliran data yang masuk dan keluar pada proses tersebut. Keuntungan dari diagram nol yaitu kita dapat berkonsentrasi pada fungsi yang ditunjukkan oleh sistem.
2.6.1.3 Diagram Rinci Diagram rinci merupakan penjabaran yang lebih detil mengenai suatu proses tertentu. Pada diagram rinci proses-proses utama dijabarkan menjadi rangkaianrangkaian kegiatan yang menyusunnya sehingga proses utama tersebut dapat menghasilkan suatu keluaran atau bagaimana masukan yang didapatkan proses tersebut diolah sehingga menjadi suatu keluaran bagi proses itu sendiri.
2.6.2 Kamus Data (Data Dictionary) Boockholdt (1999) menulis, “Kamus Data merupakan file komputer yag berisi format dan nama yang terstandarisasi untuk semua data item termasuk yang terdapat di dalam database.” (h.310). Hal ini meyakinkan aplikasi programer dan manajer menggunakan nama yang tepat untuk mengidentifikasikan data item manapun yang dibutuhkan oleh program.
29
2.6.3 Normalisasi Connolly dan Begg (2002) menulis, “Normalisasi merupakan suatu tehnik formal untuk menghasilkan serangkaian hubungan (relation) dengan sifat yang sesuai, yang memberikan data sesuai kebutuhan.” (p.376). Normalisasi sering ditunjukkan sebagai serangkaian tes pada hubungan (relation) untuk menentukan apakah sesuai atau tidak dengan kebutuhan dalam bentuk yang normal. Normalisasi data yang sering digunakan adalah : 1. Bentuk normalisasi pertama (1NF) Sebuah relation merupakan bentuk normalisasi pertama apabila tidak terdapat adanya pengulangan pada elemen data. 2. Bentuk normalisasi kedua (2NF) Sebuah relation merupakan bentuk normalisasi kedua apabila dalam bentuk normalisasi pertama dan setiap atribut bukan primary key secara fungsional tergantung pada primary key. 3. Bentuk normalisasi ketiga (3NF) Candidate key adalah atribut yang dapat menjadi primary key dalam relation. Maka sebuah relation merupakan bentuk normalisasi ketiga apabila dalam bentuk normalisasi kedua dan jika faktor yang menentukan merupakan candidate key.
2.6.4 Bagan Terstruktur (Structure Chart) Boockholdt (1999) menyatakan, “Sebuah bagan terstruktur (structure chart) mengidentifikasikan setiap modul dalam membuat program dan menunjukkan hirarki
30
diantaranya.” (h.93). Setiap program komputer tersusun dari serangkaian modul. Ketika menggunakan pendekatan modular untuk pengembangan program, banyak organisasi menggunakan bagan terstruktur untuk mengumpulkan program.
2.6.5 Entity Relational Diagram (ERD) Hall (2001) mendefinisikan, “ERD adalah suatu teknik dokumentasi yang digunakan untuk menyajikan antara entitas (sumber daya, peristiwa, dan agen) dalam sebuah sistem.” (h.69). Yen dan Davis (1999) menulis, “Notasi yang digunakan dalam Entitas Relational Diagram adalah: ” 1. Entitas; merupakan sebuah objek (orang, kelompok, tempat, benda atau aktivitas) tentang data mana yang disimpan. Digambarkan dengan empat persegi panjang dengan nama entitas berada didalamnya. Ciri entitas adalah kata benda. 2. Relationship; adalah gabungan antara dua entitas atau lebih. Digambarkan dengan sebuah garis yang diatasnya ditulis dengan kata-kata yang berhubungan antara yang satu dengan yang lainnya. 3. Cardinality; merupakan sebuah ukuran antara entitas yang berhubungan, terdiri dari: a. One-to-one relationships; terjadi jika setiap kejadian dari entitas A diasosiasikan dengan satu dan hanya satu kejadian pada entitas B, dan setiap kejadian pada entitas B diasosiasikan dengan satu dan hanya satu kejadian pada entitas A.
31
b. One-to-many relationships; terjadi apabila setiap kejadian dari entitas A diasosiasikan dengan satu atau lebih dari satu kejadian pada entitas B, dan setiap kejadian pada entitas B diasosiasikan hanya dengan satu kejadian pada entitas A. c. Many-to-many relationships; terjadi apabila setiap kejadian dari entitas A diasosiasikan dengan satu atau lebih dari satu kejadian pada entitas B, dan setiap kejadian pada entitas B diasosiasikan dengan satu atau lebih kejadian pada entitas A. (p.196-198)
2.6.6 Spesifikasi File Connolly dan Begg (2002) menyatakan, “Spesifikasi File adalah gambaran secara logis database yang digunakan.” (p.226).
Salah satu software yang sering
digunakan dalam membuat database adalah Microsoft Access. Tipe data yang dikenal didalam Microsoft Access adalah :
Tipe Data
Penggunaan
Ukuran
TEXT
Text atau text/angka-angka yang tidak membutuhkan untuk di kalkulasi, seperti nomor telepon.
Sampai dengan karakter.
MEMO
Panjang dari text atau angka, seperti catatan atau deskripsi
Sampai dengan 64.000 karakter.
NUMBER
Data angka di gunakan untuk perhitungan matematis, kecuali perhitungan-perhitungan yang melibatkan mata uang (Currency).
1,2,4 atau 8 byte.
DATE/TIME
Untuk tanggal atau waktu.
8 bytes
CURRENCY
Nilai uang, digunakan untuk menjaga kesalahan dalam perhitungan finansial.
8 bytes
255
32
Pengurutan secara unik (bertambah dengan bilangan 1) atau memasukkan angka acak secara otomatis saat sebuat record ditambahkan.
4 bytes
Kolom hanya akan berisi satu atau dua nilai, seperti Ya/Tidak, Benar/Salah, On/Off.
1 bit
OLE OBJEK
Obyek (seperti dokumen Microsoft Word, lembar kerja Microsoft Excel, gambar, suara atau data biner lainnya), dibuat dalam program lain menggunakan OLE protokol, yang mana dapat dilink (dihubungkan), atau ditempelkan (embedded) dalam sebuah tabel Microsoft Access.
Sampai dengan 1 gigabyte
HYPERLINK
Kolom yang akan menyimpan hyperlink.
Sampai dengan 64.000 karakter
Membuat sebuah kolom yang mengizinkan pemakai untuk memilih sebuah nilai dari tabel atau form lain yang berisi daftar nilai-nilai (values) menggunakan combo box.
Sama dengan ukuran Primary Key yang merupakan kolom form lookup (biasanya 4 bytes)
AUTONUMBER
YES/NO
LOOKUP WIZARD
2.7 Implementasi Sistem 2.7.1 Pengertian Implementasi Sistem Bodnar dan Hopwood (2000) yang diterjemahan Amir Abadi Jusuf menulis, “Implementasi Sistem adalah proses penempatan rancangan prosedur-prosedur dan metode-metode baru atau revisi ke dalam operasi.” (h.21). Implementasi sistem mencakup pengujian solusi sebelum implementasi, pendokumentasian solusi, dan peninjauan sistem pada saat operasi permulaan untuk memverifikasi bahwa fungsifungsi sistem sesuai dengan spesifikasi perancangan. Mulyadi (2001) menyatakan, “Implementasi Sistem adalah pendidikan dan pelatihan pemakai informasi, pelatihan dan koordinasi teknisi yang akan menjalankan sistem, pengujian sistem yang baru, dan pengubahan yang dilakukan untuk membuat
33
sistem informasi yang telah dirancang menjadi dapat dilaksanakan secara operasional.” (h.53)
2.7.2 Tahapan Implementasi Sistem Mcleod (2001) menulis, “Tahapan implementasi sistem adalah sebagai berikut: ” 1. Merencanakan penerapan. 2. Mengumumkan penerapan. 3. Mendapatkan sumber daya perangkat keras. 4. Mendapatkan sumber daya perangkat lunak. 5. Menyiapkan database. 6. Menyiapkan fasilitas fisik. 7. Mendidik peserta dan pemakai. 8. Menyiapkan usulan sistem baru. 9. Menyetujui atau menolak masuk ke sistem baru. 10. Masuk ke sistem baru. (h.194 -198)
34
35
36
37
