BAB 2 LANDASAN TEORI

BAB 2 LANDASAN TEORI

2.1

Prototype Sebuah prototype adalah tipe yang asli, bentuk, atau contoh dari sesuatu

yang dipakai sebagai contoh yang khas, dasar, atau standar untuk hal-hal lain dari kategori yang sama. Metode prototype sebagai suatu paradigma baru dalam pengembangan sistem informasi, tidak hanya sekedar suatu evolusi dari metode pengembangan sistem informasi yang sudah ada, tetapi sekaligus merupakan revolusi dalam pengembangan sistem informasi manajemen.

2.1.1 Pengertian Prototype Prototype adalah sebuah Javascript Framework yang dibuat untuk lebih memudahkan proses dalam membangun aplikasi berbasis web. Prototype merupakan salah satu metode pengembangan perangkat lunak yang banyak digunakan. Menurut Mulyanto (2009), “Metode ini sangat baik digunakan untuk menyelesaikan masalah kesalahpahaman antara user dan analis yang timbul akibat user tidak mampu mendefinisikan secara jelas kebutuhannya”. Menurut O’Brien (2005), “Prototyping adalah pengembangan yang cepat dan pengujian terhadap model kerja (prototype) dari aplikasi baru melalui proses interaksi dan berulang-ulang yang biasa digunakan ahli sistem”. Sebagian user kesulitan mengungkapkan keinginannya untuk mendapatkan aplikasi yang sesuai dengan kebutuhannya. Kesulitan ini yang perlu diselesaikan oleh analis dengan

9

10  

memahami kebutuhan user dan menerjemahkannya ke dalam bentuk model (prototype). Model ini selanjutnya diperbaiki secara terus menerus sampai sesuai dengan kebutuhan user. Prototyping adalah simulasi perancangan dengan biaya yang lebih kecil, apabila dalam pembuatan suatu perancangan tanpa menggunakan prototyping maka kita tidak dapat mengevaluasi rancangan tersebut sampai rancangan tersebut selesai dan setelah pembuatan, apabila ingin melakukan perubahan maka akan sangat sulit. Di bawah ini ada beberapa keuntungan dari prototype adalah sebagau berikut : •

Menghasilkan syarat yang lebih baik dari produksi yang dihasilkan oleh metode ‘spesifikasi tulisan’.

•

User dapat mempertimbangkan sedikit perubahan selama masih bentuk prototype.

•

Memberikan hasil yang lebih akurat dari pada perkiraan sebelumnya, karena fungsi yang diinginkan dan kerumitannya sudah dapat diketahui dengan baik.

•

User merasa puas. Pertama, user dapat mengenal melalui komputer dengan melakukan prototype (analisa yang sudah ada), user belajar mengenai komputer dan aplikasi yang akan dibuatkan untuknya. Kedua, user terlibat langsung dari awal dan memotivasi semangat untuk mendukung analisa selama proyek berlangsung.

•

Para perancang dapat mengeluarkan ide-idenya dan memunculkan ide-ide secara visual dan mengembangkannya.

11  

•

Dapat menjawab pertanyaan dan membantu pemilihan diantara alternatifalternatif serta dapat memperbaiki masalah penggunaan sebelum dibuat programnya.

•

Anggota tim dapat berkomunikasi secara efektif dan mengurangi biaya pengembangan dan pembiayaan yang lain.

2.1.2 Bentuk Prototype Berdasarkan karakteristiknya prototype sebuah sistem dapat berupa low fidelity dan high fidelity. Fidelity mengacu kepada tingkat kerincian sebuah system (Walker et al , 2003) adalah sebagai berikut :

• Low Fidelity Prototype tidak terlalu rinci menggambarkan sistem. Karakteristik dari low fidelity prototype adalah mempunyai fungsi atau interaksi,

tidak

memperlihatkan

secara

rinci

operasional

sistem,

mendemostrasikan secara umum feel and look dari antarmuka pengguna dan hanya menggambarkan konsep pendekatan secara umum.

• High Fidelity Prototype lebih rinci menggambarkan sistem. Prototype ini mempunyai interaksi penuh dengan pengguna dimana pengguna dapat memasukkan data dan berinteraksi dengan sistem, mewakili fungsi-fungsi inti sehingga penampilan yang sangat mirip dengan produk sebenarnya.

2.1.3 Proses Pembuatan Prototype Proses pembuatan prototype merupakan proses yang interaktif dan berulang-ulang yang menggabungkan langkah-langkah siklus pengembangan

12  

tradisional. Prototype evaluasi beberapa kali sebelum pemakai akhir menyatakan prototype.

Gambar 2.1 Langkah-Langkah Protoyping

2.2

Konsep Data, Informasi dan Knowledge Dewasa ini banyak sumber yang mengatakan bahwa sebuah informasi

ataupun data sudah tidak menjadi topik pembicaraan, tetapi knowledge atau ilmu pengetahuan yang berasal dari informasi itu sendiri yang banyak menjadi perhatian terutama dalam hal knowledge management system. Tapi hal itu tidak terlepas dari pemahaman menyeluruh mengenai apakah knowledge itu dan bagaimana hubungannya dengan data dan informasi. Data, informasi, dan knowledge pada dasarnya merupakan konsep yang saling berhubungan. Menurut Bergeron (2003) yang dimaksud data, informasi, dan knowledge dibedakan sebagai berikut : a. Data adalah angka-angka atau atribut-atribut yang bersifat kuantitas yang berasal dari hasil observasi, eksperimen, atau kalkulasi.

13  

b. Informasi adalah data di dalam satu kontektual tertentu merupakan kumpulan

data

dan

terkait

dengan

penjelasan,

interpretasi

dan

berhubungan dengan materi lainnya mengenai objek, peristiwa-peristiwa atau proses tertentu. c. Knowledge adalah informasi yang telah di organisasi, disintesiskan, diringkaskan

untuk

meningkatkan

pengertian,

kesadaran,

atau

pemahaman.

Menurut Davidson and Voss (2002), untuk memahami perbedaan antara data, informasi dan knowledge harus dapat digarisbawahi nilai hierarkinya. Informasi merupakan data yang disaring (distiled) dan dimaknai, demikian pula knowledge adalah informasi yang disaring dan dimaknai. Dengan cara yang sama, data diberi makna sehingga berubah menjadi informasi. Informasi ditambahkan tujuan untuk dibuah menjadi knowledge yang bisa dituliskan ke dalam bentuk persamaan yaitu knowledge = informasi + tujuan.

Gambar 2.2 Proses dari Data ke Knowledge

14  

Menurut Laudon (2008), adalah kejadian yang kognitif bahkan fisiologis yang tejadi dalam pikiran manusia. Sedangkan Turban (2007, p451-452) mendefiniskan knowledge sebagai informasi yang kontekstual, relevan, dan actionable. Di dalam kontekstual teknologi informasi, knowledge sangat berbeda dengan data dan informasi. Dimana data adalah kumpulan fakta-fakta, hasil pengukuran dan statistik sedangkan informasi adalah data yang terorganisasi dan merupakan hasil dari suatu proses yang tepat waktu dan akurat. Hubungan data, informasi, dan knowledge dapat digambarkan sebagai berikut :

Gambar 2.3 Data, Informasi, dan Knowledge Sumber : Efraim Turban, ” Information Technology for Management,”John Wiley , 2007, p . 451.

2.3

Konsep Knowledge Management System Knowledge jika diartikan dalam Bahasa Indonesia tidak lain adalah

pengetahuan. Pengetahuan yang seperti apa, dalam bentuk seperti apa, gunanya seperti apa, dan hubungannya pengetahuan dengan perusahaan. Knowledge adalah sesuatu yang kita ketahui, kita kuasai, dan yang berguna untuk sesuatu. Di bawah ini penelit akan membahas teori knowledge, knowledge management dan knowledge management system dari beberapa pandangan yang berbeda.

15  

2.3.1 Pengertian Knowledge Pengertian knowledge masih diperdebatkan, tidak ada definisi tunggal tentang arti knowledge. Knowledge dapat dipandang dari segi praktek hingga konseptual serta ruang lingkup yang sempit hingga ruang lingkup yang luas. Sebagai acuan, berikut ini adalah pengertian tentang knowledge : •

Menurut Debowski (2006), knowledge adalah proses menerjemahkan informasi (seperti data) dan pengalaman masa lalu menjadi suatu rangkaian hubungan yang mempunyai arti yang dimengerti dan diaplikasikan oleh individu. Dengan begitu, knowledge dikembangkan melalui adaptasi dan interpretasi dari informasi, keahlian masa lalu, pengalaman, kesalahan-kesalahan, dan pengaruh lainnya.

•

Menurut Frappolo dan Wayne (1997), knowledge merupakan suatu informasi yang terletak dalam pikiran manusia dimana bermanfaat untuk pengambilan keputusan dalam kondisi yang berbeda sekalipun.

•

Menurut Thomas Davenport dan Laurence (1998), knowledge bukan hanya

pengetahuan

tetapi

knowledge

merupakan

campuran

dari

pengalaman, nilai, informasi kontekstual, pandangan pakar dan intuisi mendasar yang memberikan suatu lingkungan dan kerangka untuk mengevaluasi dan menyatukan pengalaman baru dengan informasi. •

Menurut Liebowitz (1999), knowledge adalah informasi yang telah disusun dan dianalisa agar mudah dimengerti dan berguna untuk pemecahan masalah dan dapat digunakan untuk bahan pengambil keputusan. Knowledge juga dapat diartikan sebagai seluruh bagian penglihatan, pengalaman, dan prosedur yang dipertimbangkan keabsahan

16  

dan kebenarannya yang dapat mempengaruhi pikiran dan perilaku, yang dapat meningkatkan kemampuan dalam pemecahan masalah, pengambilan keputusan, serta pembelajaran dan pengajaran. •

Menurut Probst (2000), knowledge didefinisikan sebagai keseluruhan keahlian dan konsep yang digunakan seseorang untuk memecahkan masalah yang dihadapi. Knowledge berlandaskan dari data dan informasi, tetapi tidak seperti data dan informasi. Knowledge selalu dibatasi pada setiap individu dan knowledge menggambarkan suatu hubungan sebab akibat.

•

Menurut Kluge (2001), knowledge adalah pengertian akan hubungan sebab akibat, dan juga merupakan dasar dalam membuat kegiatan yang lebih efektif, membangun proses bisnis atau memperkirakan output dari model.

•

Menurut Czi Budiman S. Pratomo, knowledge adalah sebagai modal yang mempunyai pengaruh sangat besar dalam menentukan kemajuan organisasi. Dalam lingkungan yang sangat cepat berubah, knowledge akan mengalami keusangan, oleh sebab itu perlu terus menerus diperbarui melalui proses belajar.

•

Menurut Von Krough, Ichiyo, serta Nonaka (2000), dan Chun Wei Choo (1998), gagasan yang mendasari pengertian knowledge sebagai berikut : a. Knowledge merupakan kepercayaan yang dapat dipertanggung jawabkan (justified true believe). b. Pengetahuan

merupakan

terpikirkan (tacit).

sesuatu

yang

eksplisit

sekalugus

17  

c. Penciptaan inovasi secara efektif bergantung pada konteks yang memungkinkan terjadinya penciptaan tersebut. d. Penciptaan inovasi.

2.3.2 Jenis-Jenis Knowledge Secara garis besar, knowledge dibagi menjadi dua jenis yaitu Tacit Knowledge (pengetahuan implicit) dan Explicit Knowledge (pengetahuan eksplisit), yang dapat dijabarkan sebagai berikut : a. Tacit Knowledge merupakan pengetahuan yang dimilki oleh seseorang dan sangat sulit untuk diformalisasikan, sulit dikomunikasikan atau dibagi dengan orang lain. Pemahaman yang melekat di dalam pengetahuan individu tersebut masih bersifat subjektif. Pengetahuan yang dimiliki oleh individu tersebut masih dapat dikategorikan sebagai intuisi dan dugaan. Tacit Knowledge ini berada dan berakar di dalam tindakan maupun pengalaman

seseorang,

termasuk

idelisme,

nilai-nilai

maupun

emosionalnya. Tacit Knowledge merupakan pengetahuan yang sangat pribadi dan juga sangat susah dibentuk. Selain itu, tacit knowledge sulit dikomunikasikan atau dibagi kepada orang lain. b. Explicit Knowledge merupakan pengetahuan yang dapat diekspresikan dalam bentuk kata-kata, dapat dijumlah serta dapat dibagi dalam bentuk data,

formula,

ilmu

pengetahuan,

manual-manual,

prinsip-prinsip

universal. Explicit Knowledge juga dapat dijelaskan sebagai suatu proses, metode, cara, pola bisnis, dan pengalaman desain dari suatu produksi.

18  

Pengetahuan ini senantiasa siap untuk ditransfer kepada orang lain secara formal dan sistematis. Tabel 2.1 Klasifikasi Tipe Knowledge Klasifikasi Knowledge Mudah Dikomunikasikan

Terdokumentasi

Tacit Knowledge

Tidak

Tidak

Explicit Knowledge

Ya

Ya

Menurut Debowski (2006, p16-18), ada 2 tingkatan kapabilitas yang dapat diakses dalam pengaturan kerja pada kondisi work-related knowledge yaitu : a. Tacit Knowledge, knowledge yang menggambarkan akumulasi dari pengalaman dan pembelajaran seseorang dan sulit untuk direproduksi atau dibagikan kepada orang lain. Walaupun tacit knowledge sulit untuk didokumentasikan, dikategorikan, dan dibagi, organisasi bergantung pada tacit knowledge untuk memastikan good-quality dari pilihan dan pertimbangan-pertimbangan. Pada lingkup pekerjaan, banyak pegawai mempunyai tacit knowledge tingkat tinggi yang mereka kembangkan melalui pengalaman, pembelajaran, dan investigasi sumber daya yang ada. Hambatan untuk menerjemahkan knowledge ini menjadi suatu produk atau proses yang tangible menimbulkan dua masalah untuk organisasi. b. Explicit Knowledge, knowledge yang dapat dibagi dengan orang lain, dapat didokumentasikan, dikategorikan, ditansmisikan kepada orang lain sebagai informasi, dan diilustrasikan kepada orang lain melalui demonstrasi, penjelasan, dan dalam bentuk sharing lainnya. Declarative knowledge, yaitu serangkaian prinsip dan fakta yang dapat dijelaskan

19  

kepada orang lain, dan procedural knowledge yaitu memungkinkan aplikasi dari proses. Tabel 2.2 Perbandingan Properti Tacit Knowledge dan Explicit Knowledge Sumber : Kimiz Dalkir, “Knowledg e Management in Theory an Practise,”Elsevier In c., 2005, p . 8. Properti dari Tacit Knowledge

Properti dari Explicit Knowledge

Mampu beradaptasi, berhadapan Mampu untuk menyebarkan, dengan situasi-situasi baru dan mereproduksi untuk akses dan jarang terjadi. diaplikasikan kembali pada organisasi. Keahlian, know-how, dan care-why.

know-why, Dapat diajarkan dan dilatih.

Kemampuan untuk berkolaborasi, Dapat diorganisasikan, disistematisasi bebagi visi, dan mentransmisikan untuk menerjemahkan visi menjadi misi suatu culture. dan panduan operasional. Melatih dan mengarahkan untuk Transfer knowledge melalui produk, mentransfer pengalaman atas layanan, dan proses dokumen. knowledge pada basis one-to-one dan face to face.

2.3.3 Model Konversi Knowledge Menurut Nonaka dan Takeuchi (1995), mengemukakan bahwa alasan fundamental mengapa perusahaan Jepang sukses, karena keterampilan dan pengetahuan mereka terdapat pada penciptaan knowledge organisasi. Penciptaan knowledge dicapai melalui pengenalan hubungan sinergik antara tacit knowledge dan explicit knowledge dan membagi model konversi knowledge menjadi 4 cara sebagai berikut : a. Tacit knowledge ke tacit knowledge disebut proses Socialization. b. Tacit knowledge ke explicit knowledge disebut proses Externalization. c. Explicit knowledge ke explicit knowledge disebut proses Combination.

20  

d. Explicit knowledge ke tacit knowledge disebut proses Internalization.

Bila

masing-masing

keempat

model

konversi

knowledge

dapat

menciptakan knowledge baru secara independen, tema sentral model penciptaan knowledge (knowledge creation) dalam organisasi sangat bergantung pada dinamika interaksi di antara keempat model konversi tersebut. TACIT

EXPLICIT

TACIT

(Socialization) -e.g Team meetings and discussions

(Externalization) -e.g Dialog within them answer questions

EXPLICIT

(Internalization) -e.g Learn from a report

(Combination) -e.g Email, a report

Gambar 2.4 Model Konversi Knowledge Sumber : (Nonaka dan Takeuchi, 1995)

2.3.4 Penciptaan Knowledge dalam Perusahaan Berbagai pendekatan yang memungkinkan knowledge individual dapat diperbesar atau diperluas, dan dinilai di dalam perusahaan dapat dilakukan dalam beberapa langkah proses (Nonaka, 2000) : a. Memperluas dan mengembangkan knowledge pribadi, penggerak utama proses proses penciptaan knowledge di dalam organisasi adalah individu yang

berada

di

dalam

perusahaan.

Individu-individu

tersebut

mengakumulasi tacit knowledge melalui pengalaman yang mereka miliki. Kualitas tacit knowledge dipengaruhi oleh dua penting yaitu faktor keragaman pengalaman individu dan faktor kualitas knowledge terhadap pengalaman yang merupakan penjelmaan knowledge ke dalam komitmen

21  

pribadi yang telah lama melekat di dalam pengalaman itu sendiri. Dengan demikian konsep high-quality experience dan knowledge of experience dapat digunakan untuk meningkatkan kualitas tacit knowledge. b. Berbagi tacit knowledge, proses penciptaan knowledge perusahaan berawal dari perluasan knowledge individu dimana interaksi antara knowledge experience dengan knowledge rasionalitas memungkinkan individu membangun perspektifnya. Namun demikian, perspektif ini tetap bersifat personal kecuali diartikulasikan dan diperluas melalui interaksi sosial. Salah satunya adalah dengan menciptakan self-organizing team, dimana anggota perusahaan berkolaborasi untuk menciptakan konsep baru. c. Pengonseptualisasian, setelah tercipta saling percaya diantara anggota organisasi dan telah terbentuk secara implisit perspektif yang sama melalui berbagai pengalaman, tim selanjutnya memerlukan pengartikulasian perspektif melalui dialog yang kontinue. Mode yang dominan dalam pengubahan knowledge dalam tahap ini adalah eksternalisasi. Teori organizational learning telah banyak memberikan perhatian terhadap proses ini. Perspektif tacit diubah ke dalam bentuk konsep eksplisit yang dapat dibagi kepada tim. Dialog secara langsung memfasilitasi proses ini dengan menggiatkan eksternalisasi pada level individual. Dialog dalam bentuk tatap muka merupakan salah satu upaya membangun konsep karena hal ini memberikan peluang bagi seseorang untuk menguji asumsi maupun hipotesisnya. d. Pengkristalisasian, kristalisasi dapat dipandang sebagai proses dimana berbagai macam bagian atau departemen didalam perusahaan menguji

22  

realitas dan penerapan konsep yang diciptakan oleh tim. Proses ini difasilitas biasanya oleh apa yang disebut dengan kegiatan percobaan. Kegiatan ini merupakan proses sosial dimana terjadi pada level kolektif yang biasanya disebut dengan dinamika hubungan kerjasama (Haken, 1978). Penciptaan knowledge berlangsung dalam interaksi para anggota tim untuk selanjutnya dikristalisasi ke dalam bentuk yang lebih konkrit misalnya berupa produk, konsep, atau sistem. Kristalisasi ini merupakan bentuk pengubahan pengetahuan yang kegiatannya diistilahkan oleh Nonaka dan Takeuchi (1995) sebagai model konversi internalisasi. e. Penilaian knowledge, penilaian merupakan tahap menyatukan dan menyaring apakah knowledge yang diciptakan di dalam organisasi benarbenar bermanfaat bagi organisasi dan masyarakat. Artinya, penilaian sangat menentukan kualitas knowledge misalnya visi perusahaan dan persepsi yang terkait dengan perjalanan, romantisme, dan estetikanya. Di dalam perusahaan biasanya yang paling menentukan adalah standar penilaian. Standar penilaian harus dilakukan dalam terminologi konsistensi dengan sistem nilai yang paling tinggi. Kemampuan pimpinan memelihara keberlanjutan refleksi diri dalam perspektif yang lebih luas sangat diperlukan apabila tetap menginginkan kualitas penciptaan knowledge terjadi. f. Menjejaringkan

knowledge,

selama

tahap

penciptaan

knowledge

perusahaan, konsep yang telah diciptakan, dikristalisasikan, selanjutnya dinilai perusahaan dan diintegrasikan ke dalam basis knowledge perusahaan untuk disebarkan ke seluruh jaringan perusahaan. Knowledge

23  

perusahaan yang telah tercipta tersebut selanjutnya dikelola kembali melalui proses interaksi antara visi perusahaan yang telah ditetapkan sebelumnya dengan konsep baru yang telah diciptakan. Untuk menjembatani antara konsep besar dengan konsep yang baru tercipta diperlukan satu konsep menengah (middle range concept). Konsep menengah ini menghilangkan ketidakjelasan konsep besar ke tingkat konsep baru maupun sebaliknya.

Gambar 2.5 Proses Penciptaan Knowledge dalam Perusahaan

Proses penciptaan knowledge tidak pernah berakhir dan merupakan proses yang berputar, baik yang terjadi di dalam organisasi maupun dengan lingkungannya karena lingkungan merupakan sumber pemicu penciptaan knowledge dalam perusahaan. Proses penciptaan knowledge dalam perusahaan berlangsung bagaikan sebuah siklus yang dimulai dari memperbesar pengetahuan individu, berbagi tacit knowledge dan konseptual, membangun tim mengelola dirinya sendiri, berbagi pengalaman, menyusunya ke dalam bentuk konsep, mengkritalisasikan, menilai

24  

kualitasnya, menjejaringkan ke seluruh perusahaan baik internal maupun ke seluruh lingkungan perusahaan.

2.3.5 Transfer Knowledge dalam Perusahaan Kecenderungan yang muncul dalam perusahaan adalah bahwa kegiatan berbagi knowledge yang terjadi bersifat lokal dan terpisah. Umumnya seseorang akan bertanya pada pihak yang paling mudah ditemui atau yang sudah dikenal bai daripada mencari pihak yang paling tepat. Maka dibutuhkan pembentukan hal-hal berikut untuk memperbaiki kegiatan saling berbagi dan transfer knowledge : a. Knowledge map, memetakan dimana knowledge berada dalam perusahaan, rincian tentang siapa mengetahui apa dan berada dimana. b. Talk space, menyediakan tempat yang bertujuan untuk memberikan kesempatan bagi pegawai untuk berbicara dengan yang lain dalam suasana informal. c. Smart office layout, merancang ruang kerja yang dapat memberikan kontribusi bagi lingkungan yang efektif untuk kegiatan pembelajaran. d. Dedicated knowledge sharing-sharing event, mengadakan kegiatan “knowledge fair” atau forum untuk saling berbagi knowledge. Memberikan kesempatan bagi pegawai yang tidak pernah bertemu dalam kegiatan kerja sehari-hari untuk saling bertukar. Dalam hal ini struktur yang tidak terlalu ketat paling baik dalam konteks knowledge sharing, sehingga pengguna dapat menentukan cara masing-masing dalam memenuhi kebutuhannya. e. Common language, faktor utama keberhasilan kegiatan transfer knowledge adalah memiliki “bahasa umum” dalam berkomunikasi dengan seluruh

25  

pegawai dalam suatu perusahaan. Kegiatan ini dimulai dengan membentuk daftar kata dan perbendaharaannya, kemudian diterjemahkan dalam bahasa yang dimengerti bersama. f. Knowledge leader, menentukan pihak yang dapat menggunakan sumber daya, menguasai logika dari knowledge sharing, memonitor partisipasi pegawai dan menjadi contoh dari sikap saling berbagi. g. A change in culture, menciptakan budaya dimana pegawai sangat ingin membagi knowledge yang mereka miliki. Hal ini merupakan tantangan mengingat sifat dasar dari saling berbagi adalah sukarela. Cara termudah adalah dengan menghilangkan penghalang dari kegiatan penyebaran knowledge. h. Room for tension disebut juga fusion, creative abrasion, atau creative tension, menyatukan pegawai dari bagian yang berbeda untuk bersamasama penyelesaian suatu permasalahan. Hal ini dibutuhkan karena pembelajaran dan solusi inovatif kerap terjadi saat seseorang dikondisikan untuk meluaskan pemikiran mereka dalam cara yang baru.

2.3.6 Pengertian Knowledge Management Knowledge

management

adalah

sebuah

teori

management

yang

diperkenalkan pada tahun 1990-an, dimana pengertian yang diberikan oleh beberapa ahli memiliki makna yang berbeda. Hal ini dipengaruhi oleh sudut pandang dari masing-masing ahli tersebut. Berikut adalah pengertian knowledge management menurut para ahli :

26  

•

Menurut Brian Newman dan Conrad (1999), knowledge management adalah suatu ilmu yang mencari cara dalam meningkatkan performa baik individu maupun organisasi dengan menyimpan dan meningkatkan nilai saat ini dan nilai masa depan berdasarkan aset pengetahuan yang dimiliki.

•

Menurut Karl-Erick Sveiby (1998), knowledge management adalah seni penciptaan nilai dari intangible assets (aset knowledge).

•

Menurut Santosu dan Surmarch (2001), knowledge management merupakan proses dimana perusahaan melahirkan nilai-nilai dari aset intelektual dan aset yang berbasikan knowledge.

•

Menurut Horwitch dan Armacost (2002), knowledge management sebagai pelaksanaan penciptaan, penangkapan, pentransferan, dan pengaksesan pengetahuan dan informasi yang tepat ketika dibutuhkan untuk membuat keputusan yang lebih baik, bertindak tepat, serta memberikan hasil dalam rangka mendukung bisnis.

•

Menurut McInerney (2002), knowledge management sebagai usaha untuk meningkatkan pengetahuan yang berguna dalam organisasi, diantaranya membiasakan

budaya

berkomunikasi

antar

personil,

memberikan

kesempatan untuk belajar, dan menggalahkan saling berbagi knowledge. •

Menurut Davidson dan Voss (2002), knowledge management sebagai system

yang

memungkinkan

perusahaan

menyerap

pengetahuan,

pengalaman, dan kreativitas para pegawainya untuk perbaikan kinerja perusahaan. Davidson dan Voss juga menyatakan bahwa knowledge management merupakan suatu proses yang menyediakan cara sehingga

27  

perusahaan dapat mengenali dimana aset intelektual kunci berada, menangkap ukuran aset intelektual yang relevan untuk dikembangkan. •

Menurut Bergeson (2003), knowledge management merupakan suatu pendekatan sistematik untuk mengelola aset intelektual dan informasi lain sehingga memberikan keunggulan bersaing bagi perusahaan.

•

Menurut Peter Gottschalk (2005), knowledge management sebagai metode untuk mensimplifikasi dan meningkatkan proses membagi, mendistribusi, menciptakan,

menangkap,

dan

memahami

knowledge

di

dalam

perusahaan. •

Menurut Turban (2007, p451), knowledge management dapat diartikan sebagai suatu proses untuk mengidentifikasi, memilih, mengorganisasikan, dan menyebarkan informasi penting dan keahlian yang merupakan bagian dari perusahaan dalam bentuk terstruktur.

•

Menurut Debowski (2006, p16), knowledge management sebagai proses identifikasi,

menangkap,

mengorganisir,

dan

menyebarkan

asset

intelektual yang kritis untuk performa jangka panjang organisasi. •

Menurut Boomer (2004, p22), knowledge management adalah suatu proses merangkul pengetahuan sebagai aset strategis agar dapat terus menerus memacu keuntungan bisnis dan mempertimbangkan pendekatan “sebuah perusahaan”

untuk

mengidentifikasi,

menangkap,

mengevaluasi,

meningkatkan, dan membagi modal intelektual perusahaan. •

Menurut Maimunah et al (2008, p80-p90), knowledge management merupakan aktifitas merencanakan, mengumpulkan, dan mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan data dan informasi yang telah dimiliki

28  

oleh sebuah perusahaan yang kemudian digabungkan dengan berbagai pemikiran dan analisa dari berbagai macam sumber yang kompeten. •

Menurut Uriarte (2008), knowledge management sebagai suatu proses konversi tacit knowledge menjadi explicit knowledge yang kemudian dibagikan kepada anggota dalam sebuah organisasi.

Tindakan pengelolaan pengetahuan menurut Watson (2003, p14) dapat dicirikan oleh empat kegiatan berikut : a. Memperoleh pengetahuan (belajar, membuat, atau mengidentifikasi) b. Menganalisa pengetahuan (menilai, memvalidasi, atau nilai) c. Melestarikan pengetahuan (mengatur, mewakili, atau mempertahankan) d. Menggunakan pengetahuan (apply, mentransfer, atau share)

Gambar 2.6 Siklus Knowledge Management Sumber : Watson, 2003, p15, Applying Knowledge Management, Techniques for Building Corporate Memories

Unsur yang menghubungkan siklus diatas (Watson, 2003, p15) adalah penggunaan pengetahuan, karena ketika knowledge digunakan, sebuah wawasan baru ke dalam knowledge dapat dibuat. Knowledge ini pada gilirannya akan

29  

diperoleh, dianalisa, dan diawetkan untuk penggunaan masa depan. Knowledge management adalah sebuah proses siklus yang berkesinambungan. Sehingga knowledge management system yang akan terus berkembang dan setiap teknologi yang digunakan untuk menerapkannya harus mendukung evolusi tersebut.

2.3.7 Faktor Pendorong dan Manfaat Knowledge Management Menurut Tiwana (2002, p19-27) ada 24 faktor pendorong yang membuat knowledge management merupakan suatu hal penting untuk organisasi yang dikelompokkan ke dalam 6 kategori : a. Knowledge-Centric Drivers •

Kegagalan perusahaan untuk mengetahui apa yang seharusnya mereka ketahui.

•

Timbulnya kebutuhan untuk distribusi knowledge yang smart.

•

Kecepatan dan perkembangan knowledge.

•

Adanya masalah pada penyampaian knowledge dan tingkat ketergantungan yang tinggi pada tacit knowledge.

•

Kebutuhan untuk mendorong pengumpulan knowledge diantara para pegawai.

•

Kebutuhan untuk pembelajaran yang sistematis.

b. Technology Drivers •

Matinya teknologi sebagai suatu penyedia differentiator jangka panjang.

•

Pemadatan siklus dari produk dan proses.

30  

•

Kebutuhan akan suatu link yang sempurna diantara knowledge, strategi bisnis, dan teknologi informasi.

c. Organizational Structure-Based Drivers •

Fokus pada fungsionalitas.

•

Munculnya struktur project-centric organizational.

•

Tantangan timbul akibat deregulasi.

•

Ketidakmampuan

perusahaan

untuk

mengatasi

persaingan

kompetitif karena globalisasi. •

Fokus pada produk dan layanan.

d. Personnel Drivers •

Fokus pada fungsionalitas yang tersebar.

•

Kebutuhan akan dukungan kolaborasi yang efektif diantara fungsionalitas.

•

Mobilitas dari tim.

•

Kebutuhan untuk menghadapi target-target perusahaan yang kompleks.

e. Process Focused Drivers •

Kebutuhan untuk menghindari pengulangan ataupun kesalahan yang sering terjadi.

•

Kebutuhan untuk menghindari penemuan-penemuan kembali yang tidak penting.

•

Kebutuhan untuk prediksi antisipasi yang akurat.

•

Timbulnya kebutuhan untuk respon yang kompetitif.

f. Economic Drivers

31  

•

Potensi untuk menciptakan suatu level yang luar biasa melalui knowledge,

secara

ekonomis

menarik

untuk

peningkatan

keuntungan. •

Mencari suatu silver bullet untuk diferensiasi dari produk dan layanan.

Menurut Dalkir (2005, p20), knowledge management memberikan manfaat bagi pegawai secara individu, communities of pratices, dan untuk organisasi. a. Bagi individu, manfaat knowledge management yaitu : •

Membantu orang melakukan pekerjaannya dan menghemat waktu melalui pengambilan keputusan yang lebih baik dan dalam pemecahan masalah.

•

Membangun suatu perasaan keterikatan sebagai suatu komunitas pada organisasi.

•

Membantu orang agar tetap ter-update.

•

Memberikan tantangan dan kesempatan untuk berkontribusi.

b. Bagi communities of practice, manfaat knowledge management yaitu : •

Mengembangkan kemampuan professional.

•

Mempromosikan peer-to-peer mentoring.

•

Memfasilitasi jaringan dan kolaborasi yang lebih efektif.

•

Mengembangkan suatu kode etik professional yang harus diikuti oleh anggotanya.

•

Mengembangkan suatu bahasa yang umum.

c. Bagi organisasi, manfaat knowledge management yaitu :

32  

•

Membantu mengarahkan strategi.

•

Memecahkan permasalahan dengan lebih cepat.

•

Menyerap best pratices.

•

Meningkatkan penyertaan knowledge pada produk dan layanan.

•

Meningkatkan kesempatan untuk berinovasi.

•

Memungkinkan organisasi untuk berkompetisi dengan lebih baik.

•

Membangun memory organisasi.

Lima manfaat KM menurut Chase International Survey (1997) yang dapat menajdi sumber inspirasi awal bagi perusahaan yaitu : •

Meningkatkan kemampuan pengambilan keputusan

•

Meningkatkan respons terhadap pelanggan

•

Meningkatkan efisiensi cara kerja dan proses

•

Meningkatkan kemampuan dalam berinovasi

•

Meningkatkan jumlah produk dan jasa

Semua manfaat Knowledge Management dapat dipetik, karena adanya kemudahan dalam mengakses informasi yang dibentuk oleh berbagai dokumentasi pengalaman tertentu. Akses informasi yang cepat dan mudah, tidak selalu bertumpu pada dokumentasi yang tersimpan dalam komputer, namun karena adanya budaya organisasi untuk melakukan knowledge sharing melalui media dan forum yang bersifat formal ataupun informal.

33  

2.3.8 Tujuan Penerapan Knowledge Management Penerapan knowledge management akan memberikan pengaruh terhadap proses bisnis perusahaan adalah sebagai berikut : a. Penghematan waktu dan biaya. Dengan adanya sumber pengetahuan yang terstruktur

dengan

baik,

maka

perusahaan

akan

mudah

untuk

menggunakan pengetahuan tersebut untuk konteks yang lainnya, sehingga perusahaan akan dapat menghemat waktu dan biaya. b. Peningkatan aset pengetahuan. Sumber pengetahuan akan memberikan kemudahan kepada setiap pegawai untuk memanfaatkannya, sehingga proses

pemanfaatan

pengetahuan

di

lingkungan

organisasi

akan

meningkat, yang akhirnya proses kreatifitas dan inovasi akan terdorong lebih luas dan setiap pegawai dapat meningkatkan kompetesinya. c. Kemampuan

beradaptasi.

Organisasi

akan

dapat

dengan

mudah

beradaptasi dengan perubahan lingkungan bisnis yang terjadi. d. Peningkatan produktifitas. Pengetahuan yang sudah ada dapat digunakan ulang untuk proses atau produk yang akan dikembangkan sehingga produktifitas dari perusahaan akan meningkat.

2.3.9 Penerapan Knowledge Management dalam Perusahaan Dalam menerapkan knowledge management pada studi kasus ini akan menggunakan teori dari Tiwana (2000), berikut ini adalah langkah-langkah strategi yang akan diterapkan knowledge management dalam perusahaan adalah sebagai berikut :

34  

a. Analisa infrastruktur yang ada Langkah ini dimaksudkan untuk mengaudit infrastruktur teknologi yang ada di dalam perusahaan. Tujuannya adalah untuk menentukan teknologi apa yang saat ini telah dimiliki dan teknologi apa yang seharusnya ditambahkan untuk meningkatkan dukungan penerapan knowledge management di dalam perusahaan. Dengan menganalisa dan menilai infrastruktur yang telah ada, manajemen dapat mengenali kekurangan infrastruktur yang dimiliki perusahaan saat itu. Konsekuensi kondisi tersebut adalah manajemen harus mengembangkan apa yang sudah ada. b. Mengaitkan knowledge management dengan strategi bisnis Bila penciptaan knowledge ingin sukses diarahkan, perlu disusun langkahlangkah yang mengaitkan antara strategi bisnis yang dibangun oleh perusahaan dengan strategi knowledge management. Efektifitas strategi knowledge management tidak sesederhana dengan hanya menyediakan teknologi informasi saja tetapi mesti ada satu keseimbangan antara teknologi dan fokus bisnis dengan strategi bisnis perusahaan. c. Mendesain infrastruktur knowledge management Pada tahap ini, pihak manajemen sudah harus menentukan sejak awal jenis teknologi dan alat-alat apa saja yang dibutuhkan untuk knowledge managemen system yang akan diterapkan. Agar lebih relevan dengan kebutuhan knowledge management system, pertanyaan berikut dapat dijadikan sebagai pedoman dalam membangun kebutuhan infrastruktur knowledge management. Pertanyaan tersebut antara lain : •

Teknologi apa yang harus dimiliki?

35  

•

Apakah pegawai anda dalam berbagi knowledge menggunakan basis website?

•

Apakah knowledge management system memerlukan saran dan teknologi yang lebih luas untuk membantu pegawai menemukan, menjumlahkan, memaknai, dan menganalisa data yang sangat banyak?

•

Seberapa rinci tingkatan knowledge management system untuk menangkap knowledge?

•

Apa perlengkapan pengetahuan yang anda akan gunakan untuk mengenali objek-objek knowledge?

d. Mengaudit aset dan sistem knowledge yang ada Tujuan audit knowledge adalah untuk menilai apa saja knowledge yang sudah ada di dalam perusahaan saat itu, dan menentukan fokus aktivitas knowledge management. Untuk mencapai tujuan audit dianjurkan untuk membentuk tim audit yang terdiri dari seorang ahli strategi, senior manajer, pegawai bidang IT, pegawai yang berkaitan dengan penelitian ini. Selain itu, tim audit harus juga mengidentifikasikan paling tidak lama sumber daya kunci knowledge yang seharusnya mereka miliki. e. Mendesain tim knowledge management Tim knowledge management didesain dengan komposisi adalah sebagai berikut : •

Local expert and interdepartemental gurus, yaitu pengadopsi awal teknologi yang bekerja di berbagai macam bidang fungsional di organisasi.

36  

•

Internal information technology expert, yaitu ahli teknologi informasi yang berasal dari dalam organisasi yang diharapkan banyak mengetahui kondisi internal organisasi.

•

Nonlocal expert and extradepartemental gurus, yaitu orang yang memiliki keahlian lintas organisasi dan lintas fungsional. Mereka dapat berhubungan dengan orang-orang yang berbeda bidang atau fungsi, dan berperan sebagai penerjemah antara pengawai dengan latar belakang, keterampilan, dan spesialisasi yang berbeda.

•

Consultant, yaitu orang berasal dari luar perusahaan dengan keahlian tertentu.

•

Senior manager, yaitu orang yang harus secara aktif berpatisipasi karena dukungan diperlukan untuk mendapatkan legitimasi dan memenangkan upaya knowledge management. Mereka inilah yang membawa perspektif strategi ke dalam usaha penerapan knowledge management.

f. Menciptakan blueprint knowledge management Pada langkah kelima, tim knowledge management mendesain sistem manajemen baru. Desain sistem harus berisi spesifikasi sebagai berikut : •

Knowledge repositories, yaitu database dimana knowledge disimpan.

•

Collaborative platform, yaitu menyediakan akses kepada pengguna terhadap database knowledge dan dukungan arus knowledge ke seluruh organisasi. Collaborative platform memungkinkan kepada pengguna mencari isi atau berlangganan dengan isi dari database.

37  

•

Network, yaitu dukungan jaringan komunikasi dan percakapan. Termasuk disini adalah jaringan kerasnya seperti intranet, ekstranet, dan jaringan lunak seperti ruang bersama, kolaborasi jaringan, baik langsung maupun melalui telekonferensi.

•

Culture, yaitu mengacu kepada metode untuk mendorong pegawai menggunakan knowledge management system dan berbagi knowledge.

g. Pengembangan knowledge management system Pada langkah ini tim harus bekerja sekaligus menggabungkan knowledge management system yang sudah bangun pada langkah enam sebelumnya. Kontruksi sistem mencakup 7 lapisan sebagai berikut : •

Interface layer : merupakan penghubung lapisan tertinggi antara orang dengan knowledge management system yang berfungsi menciptakan, menggunakan, menemukan kembali, dan berbagi pengetahuan. Di beberapa perusahaan interface layer ini berupa home page yang dapat diakses pengguna lewat intranet perusahaan.

•

Access and authentication layer : merupakan lapisan yang membuktikan keaslian pengguna yang mengakses database ini, menyediakan keamanan untuk mencengah pengakses yang tidak sah, dan menyediakan cadangan apabila ada pihak yang akan merusak database tersebut.

•

Collaborative filtering and intelligence layer : lapisan ini berisi sarana

untuk

meminta

data

mengindeks, dan sebagainya.

sesuai

permintaan,

mencari,

38  

•

Application layer : lapisan ini berisi tempat peyimpanan ketrampilan, sarana berkolaborasi, piranti keras, dan lunak konferensi

yang

menggunakan

video,

whiteboard

digital,

electronic forum, dan sebagainya. •

Transport layer : lapisan ini memuat teknologi seperti web server, e-mail server, pendukung untuk alur video dan audio, dan sebagainya.

•

Middleware and legacy integration layer : legacy system merupakan mainframe atau sistem komputer yang sudah usang. Middleware dalam hal ini berfungsi menghubungkan format data lama dengan yang baru.

•

Repositories : lapisan ini berisi database operasional, database hasil-hasil diskusi, arsip forum yang menggunakan web, data yang sudah lama, arsip dokumen, dan database lainnya yang menggambarkan pondasi knowledge management system.

h. Prototype dan uji coba Langkah ini merupakan upaya untuk menguji prototype yang telah dibuat dan memperbaiki sistem tersebut bila tidak berjalan sesuai rencana. Prototype yang dibuat mungkin saja di bawah standar sehingga tidak dapat berfungsi dengan baik. Oleh karena itu, tim dapat menggunakan strategi “result-driven incrementalism” (RDI) atau perbaikan yang didorong oleh hasil.

39  

2.3.10

Pentingnya Knowledge Management Knowledge management dipandang penting, karena implementasinya

memberi manfaat pada bidang operasional dan pelayanan, dapat meningkatkan kompetensi personal, memelihara ketersediaan knowledge dan inovasi serta pengembangan produk. Sebuah contoh betapa pentingnya peran KM adalah apabila perusahaan menghadapi kasus pengunduran diri dari pegawai yang memiliki knowledge menonjol, sementara pada saat itu belum ada transfer knowledge bagi penggantinya. Bisa terjadi kepindahan pegawai itu diikuti dengan kepindahan pelanggan atau nasabah. Bagi perusahaan yang ingin menerapkan manajemen pengetahuan dalam perusahaannya perlu menyadari pertama, bahwa pengetahuan ada pada orang dan bukan pada sistem, meskipun sistem punya data dan informasi yang dapat membantu proses pengetahuan. Kedua, penciptaan pengetahuan merupakan proses sosial, tercipta melalui interaksi antara individu-individu dalam kehidupan sehari-hari mereka. Knowledge management berhubungan erat dengan memori perusahaan sebagai gudang pengetahuan. Berdasarkan kepentingan tersebut maka pemanfaatan media secara inovatif akan menjadi jembatan komunikasi yang sanggup mengajak masyarakat menyampaikan aspirasinya dan merasakan nikmatnya berdemokrasi.

2.3.11

Pengertian Knowledge Management System Menurut Tiwana (2000), Knowledge Management System adalah suatu

sistem yang mendukung pengelolaan serta pengorganisasian pengetahuan yang

40  

tersimpan. Knowledge management system dibangun menggunakan tiga komponen dalam teknologi adalah sebagai berikut : a. Communication Teknologi-teknologi dalam berkomunikasi menyediakan fasilitas dan media bagi pengguna untuk mengakses pengetahuan yang dibutuhkan dan saling berkomunikasi antar pengguna terutama dengan orang yang ahli dibidangnya. Contoh media komunikasi yang digunakan adalah : internet, e-mail, corporate intranet, dan media komunikasi web-based lainnya. b. Collaboration Teknologi-teknologi yang berkolaborasi merupakan salah satu cara untuk menyelenggarakan kerja kelompok pada suatu organisasi. Kelompok dapat bekerja menggunakan data-data dan dokumen pada waktu bersamaan maupun berbeda, dalam tempat yang sama ataupun tempat berbeda. Sistem komputerisasi yang berkolaborasi memberikan ruang gerak yang luas kepada individu untuk bekerja secara online kapan saja dan dimana saja. c. Storage & Retrieval Pengetahuan adalah modal intelektual yang dimiliki dan harus dikelola oleh perusahaan sehingga dapat menghasilkan manfaat yang berarti untuk perkembangan perusahaan tersebut. Proses menangkap, menempatkan, dna mengelola pengetahuan menggunakan Database Management System (DBMS) dibutuhkan untuk mengubaha tacit knowledge menjadi knowledge yang mudah dikomunikasikan dan mudah didokumentasikan yang disebut explicit knowledge. Dokumentasi menjadi sangat penting

41  

dalam knowledge management agar pengetahuan itu mudah untuk diakses oleh siapapun dan kapanpun dalam perusahaan.

2.3.12

Teknologi-Teknologi

yang

Mendukung

Knowledge

Management System Beberapa teknologi telah memberikan kontribusi dalam perkembangan dari penerapan knowledge management system selama ini. Teknologi-teknologi seperti Artificial Intelligence, Intelligent Agents, Knowledge Discovery in Databases (KDD), dan Extensible Markup Language (XML) adalah contoh dari teknologi-teknologi yang mampu mengimplementasikan knowledge management system modern dan merupakan dasar teknologi untuk melakukan inovasi-inovasi baru dalam bidang knowledge management. a. Artificial Intelligence (AI) sebagai kecerdasan yang ditunjukkan oleh suatu entitas buatan, sistem seperti ini umumnya dianggap komputer. Kecerdasan diciptakan dan dimasukkan ke dalam suatu mesin agar dapat melakukan pekerjaan seperti yang dapat dilakukan manusia. Beberapa metode berdasarkan kecerdasan buatan yang digunakan untuk knowledge management system antara lain sistem pakar (expert system), intelligent agent, logika fuzzy, dan jaringan syaraf tiruan (neutral networks). b. Intelligence Agents adalah sistem software yang mempelajari bagaimana user bekerja dan menyediakan perantara (agent) untuk mengerjakan tugastugas user. Sebagai contoh, pada saat software intelligence agent mendapat perintah untuk memberikan informasi yang dibutuhkan oleh user, perantara pasif akan mengamati informasi-informasi apa saja yang

42  

cocok dengan kemauan atau kepentingan user, sedangkan perantara aktif akan mencari informasi-informasi yang berkaitan dengan pilihan-pilihan user. Dalam knowledge management system, software ini dapat difungsikan

untuk

mengidentifikasi

dan

memperoleh

berbagai

pengetahuan. c. Knowledge Discovery in Database (KDD) adalah suatu proses untuk mencari dan menggali informasi-infomasi yang berguna dari beraneka ragam banya data-data dan dokumen. Banyak sekali data-data lama dan dokumen penting yang terpendam di dalam database pada media penyimpanan yang berkapasitas besar sehingga dibutuhkan proses data mining yang ideal untuk memperoleh kembali data-data penting tersebut. d. Extensible Markup Language (XML) adalah bahasa mark up serba guna yang menajdi standar dari World Wide Web Consortium (W3C) untuk mendeskripsikan berbagai macam struktur data sehingga data dapat terproses secara tepat oleh sistem yang berbeda tanpa harus melakukan proses programming lagi. XML tidak hanya dapat mengautomatisasi berbagai proses dan mengurangi pekerjaan tulis-menulis tetapi juga dapat berkolaborasi dan mendistribusikan pengetahuan yang lebih baik antar partner-partner bisnis.

2.3.13

Teori Knowledge Management System Menurut Dalkir (2011, p38), fungsi atau teori knowledge management

system memiliki enam langkah cycle. Berikut merupakan cycle dari knowledge management system :

43  

Gambar 2.7 Teori Knowledge Management System

a. Create Knowledge Pengetahuan tercipta sebagaimana orang menentukan cara untuk melakukan

sesuatu

atau

mengembangkan

keahlian.

Terkadang

pengetahuan dari luar telah membawa masuk. b. Capture Knowledge Pengetahuan yang baru haruslah teridentifikasi sebagai sesuatu yang bernilai dan terwakili dengan cara yang wajar. c. Refine Knowledge Pengetahuan baru haruslah ditempatkan dalam suatu konteks sehingga dapat ditindaklanjuti. Disinilah wawasan manusia harus dapat ditangkap. d. Store Knowledge Pengetahuan yang dapat berguna kemudian harus dapat tersimpan dalam format yang wajar pada repository yang ada sehingga orang lain dalam organisasi dapat mengaksesnya. e. Manage Knowledge

44  

Seperti halnya perpustakaan, pengetahuan harus tetap terjaga dan tersimpan hingga saat ini. Ini harus ditinjau kembali untuk dapat memverifikasi bahwa hal tersebut relevan dan akurat. f. Disseminate Knowledge Pengetahuan yang telah tersimpan dengan baik dan sudah terverifkasi secara

keseluruhan

dapat

mulai

dilakukan

sosialisasi

ataupun

menyebarluaskan pengetahuan dalam organisasi.

2.4

People, Process, dan Technology Menurut Awad dan Ghaziri (2004), knowledge management terdiri dari 3

elemen komponen utama yaitu people, process, dan technology. Menurut Bhatt (2000), juga mengungkapkan people, process, dan technology merupakan tiga komponen utama knowledge management. Menurut Debowski (2006), juga terdapat tiga elemen komponen utama yaitu people, process, dan technology. Tanpa didukung salah satu dari komponen utama ini, knowledge management system dapat dipastikan tidak berjalan dengan baik.

2.4.1 People Menurut Davenport (1995), transfer pengetahuan dapat dikatakan sukses bukan dinilai dari penggunaan teknologi serta banyaknya menyimpan dokumendokumen yang bernilai bagi organisasi, melainkan adalah ketelibatan individu seta interaksi yang tercipta diantaranya didalam sebuah perusahaan. People yang dimaksud ini berkaitan dengan individu, perusahaan, dan kebudayaan yang ada didalamnya.

Menurut Debowski (2006), people adalah orang yang memiliki

45  

knowledge, mengatur sistem dan proses, dan berkomitmen terhadap proses strategi knowledge untuk perusahaan. Menurut Wei dan Mohammed (2005), analisa people dapat dibagi menjadi beberapa aspek yaitu attitude, knowledge sharing, innovation, skill, teamwork, motivation, dan budaya organisasi.

2.4.2 Process Merupakan suatu aliran kegiatan yang menjembatani input dan output, sehingga perlu ditentukan hal-hal yang dirasakan sebagai yang terbaik untuk perusahaan dari sisi proses kegiatan bisnis, kebijakan, dan prosedur serta kegiatan praktiknya sehari-hari. Penentuan hal-hal tersebut dinilai dan dikaitkan dengan efisiensi, fleksibilitas, keandalan, partisipasi, dan kolaborasi. Menurut Debowski (2006), process adalah pengaturan strategi, prinsip, dan proses kegiatan untuk memastikan knowledge management dapat berjalan dengan baik.

2.4.3 Technology Merupakan suatu alat yang mempermudah dalam melakukan kegiatan didalam perusahaan, yang biasanya berbentuk sistem yang dapat membentuk, menyimpan, menyusun, mengelola, serta mengorganisasikan kegiatan maupun pengetahuan didalamnya. Teknologi informasi dan KM menjadi kolaborasi yang saling mendukung dalam meningkatkan proses bisnis perusahaan. Menurut Debowski (2006), technology adalah peran pendukung yang penting dalam knowledge

management

yang

bertujuan

untuk

menciptakan

knowledge

management system yang baik dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Knowledge management merupakan integrasi dari komponen people, process,

46  

dan technology yang diperlukan untuk memfasilitasi pertukaran informasi, pengetahuan, dan keahlian untuk meningkatkan performa perusahaan.

Gambar 2.8 People, Process, and Technology Sumber : Debowski (2006)

2.5

Knowledge Culture Menurut Debowski (2006, p83), knowledge culture adalah suatu budaya

perusahaan yang mendorong orang-orang untuk mengidentifikasi dan menerapkan knowledge sharing sebagai suatu perilaku yang diharapkan.

2.5.1 Menciptakan Knowledge Culture yang Efektif Knowledge management membutuhkan adopsi secara luas dari nilai-nilai dan prinsip knowledge oleh komunitas, karena itu perlu dibentuk suatu knowledge culture dimana setiap individu mengakui dan menerimanya.

47  

Knowledge sharing sebagai suatu perilaku yang diperlukan sekali. Menurut Debowski (2006, p84-85), memaparkan beberapa nilai yang mungkin ditemukan pada knowledge culture yang efektif, diantaranya : •

Komunikasi regular diantara tingkatan dan unit organisasi dilakukan.

•

Rekanan kerja yang mengundang untuk sharing dan pembelajaran.

•

Bekerja bersama-sama dipandang sebagai suatu core activity.

•

Pembelajaran diinkorporasi menjadi suatu komunitas atau praktik kerja.

•

Terbuka untuk ide-ide baru dan pengembangannya.

•

Orang lebih suka untuk bekerja secara bersama-sama.

•

Ide-ide inovatif dan solusi dikembangkan melalui kombinasi usaha.

•

Mendukung keterbukaan,kejujuran, dan perhatian kepada orang lain.

•

Pegawai

diberikan

informasi

mengenai

events,

permasalahan-

permasalahan, dan inovasi. •

Knowledge sharing didukung secara aktif oleh supervisor atau pemimpin.

Gambar 2.9 Nilai-nilai Implicit dari Kolaborasi Knowledge Culture Sumber : Shelda Debowski “Knowledge Management.” John Wiley & Sons, 2006, p85

48  

2.5.2 Knowledge Culture Enabler Menurut Debowski (2006, p86-89), knowledge culture enablers sebagai pengaruh-pengaruh yang dikontribusikan untuk penciptaan suatu komunitas knowledge yang efektif dan positif. Elemen-elemen dari knowledge culture enablers yang mungkin berkontribusi untuk knowledge culture yang efektif adalah sebagai berikut : a. Core Values, merupakan nilai-nilai yang dipercaya penting untuk pertumbuhan dan pencapaian tujuan organisasi. Pada lingkup suatu komunitas knowledge, core values, dapat berupa orientasi kolaborasi, komunikasi terbuka, inovasi, fleksibilitas, suatu orientasi pembelajaran, dan kesediaan untuk mempercayai. Core values yang diharapakan pada komunitas knowledge perlu diidentifikasi, didukung, dan di-monitor. b. Structural Support, merupakan gambaran struktur organisasi, sistem, dan proses dimana sponsor organisasi meneruskan alokasi sumber daya dan public affirmation. Structural support dapat meliputi sistem teknologi, proses sumber daya manusia dan bentuk lain dari infrastruktur kerja, mungkin beroperasi baik sebagai penghambat dan fasilitator dari knowledge culture. c. Enacted Values, merupakan budaya organisasi yang dipengaruhi secara kuat oleh nilai-nilai yang mencerminkan praktik aktual. Nilai-nilai rill yang ditunjukkan pada aktivitas sehari-hari adalah bukti yang kuat dari kultur rill yang beroperasi, dan akan menjadi perhatian baik disadari maupun tidak disadari oleh setiap anggota.

49  

d. Interaction With Colleagues, merupakan kualitas dan fokus dari interaksi memainkan peran penting dalam menentukan kekuatan knowledge culture pada komunitas yang lebih kecil. Mentoring, team behaviors, interaksi coworker, dan kehadiran commnuties of practices semuanya mengambil bagian dalam mengembangkan culture.

2.5.3 Pemeliharaan Knowledge Culture Knowledge culture adalah lingkungan yang dinamis dimana perubahan merupakan hal yang biasa terjadi. Membangun atau memperkuat suatu knowledge culture membutuhkan kesabaran, kepemimpinan yang baik dan ditunjang komitmen dari banyak orang. Menurut Debowski (2006, p90), menguraikan pengembangan culture dilakukan pada beberapa prinsip adalah sebagai berikut : •

Perubahan dapat berlangsung lambat. Penciptaan dari suatu knowledge intensive workplace membutuhkan waktu agar prinsip-prinsip knowledge diserap pada semua praktik.

•

Proses dari pengembangan culture mungkin membutuhkan sejumlah change agent untuk berkontribusi, karena mereka dibutuhkan untuk bekerja lintas batas dan pada berbagai pengaturan kerja.

•

Proses membutuhkan champion yang akan menstimulasi dan menantang nilai-nilai, pola kerja, dan tradisi yang sudah ada, serta pada waktu yang sama membuat model dari filosofi dan proses knowledge.

•

Walaupun leader memiliki peran yang signifikan dalam memfasilitasi perubahan culture, adopsi dari filosofi kerja dan nilai baru ditentukan oleh

50  

seberapa baik knowledge workers mengadopsi prinsip-prinsip ini ke dalam pekerjaan mereka. •

Knowledge culture perlu dikembangkan lintas spectrum dari aktivitasaktivitas perusahaan. Pesan-pesan dasar, struktur internal, publikasi, dan dokumen publik, infrastruktur teknologi, praktik-praktik kerja, dan output semua kebutuhan perlu di-review untuk mengidentifikasi hambatan potensial yang mungkin mengurangi keefektifan knowledge.

2.6

Knowledge Sharing Menurut Van den Hoof dan De Ridder (2004), knowledge sharing adalah

proses timbal balik dimana individu saling bertukar pengetahuan (tacit dan explicit knowledge) dan secara bersama-sama menciptakan pengetahuan atau solusi baru. Menurut Pasaribu (2009), knowledge sharing dapat didefinisikan sebagai kebudayaan interaksi sosial, termasuk pertukaran knowledge antara pegawai, pengalaman, dan skill melalui keseluruhan departemen atau organisasi, hal ini menciptakan dasar umum bahwa kebutuhan untuk kerjasama. Menurut Connelly dan Kelloway (dalam Baharim, 2008) mendefinisikan knowledge sharing sebagai perilaku yang melibatkan pertukaran informasi atau membantu rekan kerja yang lain. Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa knowledge sharing adalah proses dimana para individu secara timbal balik saling bertukar pengetahuan atau informasi melalui interaksi sosial berdasarkan pengalaman dan skill yang mereka miliki untuk membagi dan menerima pengetahuan dalam keseluruhan organisasi untuk menciptakan pengetahuan baru.

51  

2.6.1 Aspek-Aspek Knowledge Sharing Menurut Ajzen (2005), aspek-aspek knowledge sharing dibagi menjadi tiga bagian adalah sebagai berikut : a. Sikap terhadap perilaku. Sikap adalah suatu keyakinan perilaku positif atau negatif untuk menunjukkan perilaku yang spesifik. Dalam konstrak teori perilaku terencana, sikap merupakan produk dari outcome evaluation dan behavioral beliefs. Outcome evaluation adalah evaluasi/penilaian individu terhadap kriteria keuntungan atau kerugian yang didapatkan dari suatu perilaku. Sedangkan behavioral beliefs merupakan keyakinan individu terhadap hasil atau konsekuensi yang didapatkan ketika ia mewujudkan perilaku tersebut didasarkan pada kriteria yang telah dinilai/dievaluasinya dalam outcome evaluation. b. Norma subjektif adalah dorongan sosial yang menentukan seseorang melakukan atau tidak melakukan suatu perilaku. Dalam konstrak teori perilaku terencana, Ajzen (2005) menyebutkan norma subjektif merupakan fungsi dari motivation to comply dan normative beliefs. Motivation to comply adalah pandangan individu terhadap faktor-faktor lingkungan yang mampu memberi referensi untuk mewujudkan sebuah perilaku. Dalam mekanismenya, normative beliefs adalah orang-orang yang memiliki pengaruh terhadap subjek dalam konteks perilaku yang dihadapinya. Keyakinan mengenai perilaku apa yang bersifat normatif (yang diharapkan oleh orang lain). Kemudian motivation to comply adalah sejauh mana kekuatan referensi tersebut mampu mempengaruhi subjek untuk mewujudkan perilakunya.

52  

c. Perceived behavioral control ditentukan oleh pengalaman masa lalu dan perkiraan individu mengenai seberapa sulit atau mudanya untuk melakukan perilaku yang bersangkutan. Dalam konstrak teori perilaku terencana, kontrol perilaku yang dipersepsikan merupakan hasil fungsi dari control beliefs dan power of control beliefs. Control beliefs adalah kepercayaan individu terhadap faktor-faktor yang mampu memberi hambatan atau mempermudah dirinya dalam mewujudkan sebuah perilaku. Sedangkan power of control beliefs adalah derajat seberapa besar faktorfaktor kontrol tersebut mempengaruhi keputusan seseorang untuk mewujudkan perilaku atau tidak.

Menurut Van den Hoof & De Ridder (2004), aspek-aspek knowledge sharing dibagi menjadi dua bagian adalah sebagai berikut : a. Memberikan

pengetahuan

(knowledge

donating)

adalah

menyalurkan/menyebarkan pengetahuan atau modal intelektual kepada orang lain yang melibatkan komunikasi antar individu. b. Mengumpulkan pengetahuan (knowledge collecting) adalah untuk mencari/mengumpulkan pengetahuan atau modal intelektual dengan jalan berkonsultasi dengan orang lain.

2.6.2 Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Knowledge Sharing Sejak knowledge sharing penting bagi perusahaan, banyak peneliti telah menyelidiki faktor-faktor yang menentukan jumlah dan kualitas knowledge

53  

sharing dalam perusahaan. Di bawah ini merupakan faktor-faktor yang mempengaruhi knowledge sharing menurut Szulanski (1996). Faktor internal : a. Pengetahuan yang tidak berwujud (tacit knowledge). b. Karakteristik pengirim seperti beban kerja seseorang dan kompetensi yang dimilikinya, seperti keahlian, pendidikan, dan pengalamannya. c. Karakteristik penerima seperti kapasitas absortive atau intelektual seseorang yaitu kapasitas penerima informasi untuk menerima informasi yang disampaikan. d. Karakteristik hubungan interpersonal (pemberi dan penerima informasi), seperti level trust dan kerjasama antar rekan kerja. e. Kepribadian seseorang. Faktor Eksternal : a. Karakteristik konteks organisasi seperti komunikasi infrastruktur, budaya organisasi, insentif, iklim organisasi, dan gaya kepemimpinan.

Menurut Pasaribu (2009), faktor-faktor yang mempengaruhi knowledge sharing adalah : Faktor Internal : a. Karakteristik knowledge (yang ditransfer) yang mengandung dua komponen yaitu tacit knowledge dan pengetahuan terwujud (explicit knowledge). b. Kolaborasi (dalam proses transfer) dengan dua komponen yaitu trust dan kerja sama internal. Menurut Covey (dalam Pasaribu, 2009) dengan kata

54  

lain, trust tersebut merupakan perekat perusahaan dan hubungan antar pegawai. Maksudnya adalah setiap pihak percaya bahwa orang lain mampu dan berketrampilan dasar untuk menjalankan tugasnya, kemauan untuk melakukan hal yang baik atau bersikap positif bagi orang lain, dan berkeyakinan bahwa orang lain itu dimotivasi prinsip keadilan terhadap sesama. Faktor Eksternal : a. Adaptasi dalam knowledge sharing terdiri dari dua komponen yaitu replikasi dan rutinitas. Replikasi dari knowledge sharing merupakan strategi perusahaan bagi pertumbuhan dan profitabilitas perusahaan dan knowledge sharing dapat juga digambarkan sebagai satu proses rutin melalui tingkat mana pada suatu organisasi, apakah pada individu, grup, departemen, dan seterusnya.

2.7

Budaya Organisasi/Perusahaan Budaya organisasi dapat dianalisa melalui dua perspektif yang berbeda

yaitu pertama, budaya organisasi sebagai sebuah metafora bagi kehidupan organisasi dan kedua, sebagai sebuah variabel. Sebagai variabel analisa, budaya dapat dikonseptualisasi dan diukur secara terpisah dari variabel-variabel organisasional lainnya. Menurut Nasution (2006, p133), budaya sebagai variabel penelitian umumnya berfokus pada manifestasi satu budaya saja, misalnya persepsi manajemen atau para anggota organisasi tentang norma informal yang mereka percayai atau nilai-nilai yang diyakini oleh top eksekutif organisasi. Berikut

55  

peneliti cantumkan secara detail teori budaya organisasi mulai pengertian hingga aspek atau dimensi dari tiga tokoh yaitu Robbins, Kotter, dan Hofstede.

2.7.1 Pengertian Budaya Organisasi/Perusahaan Menurut Robbins (2003, p216), budaya organisasi didefinisikan sebagai sistem makna bersama yang dianut oleh anggota-anggota yang membedakan organisasi tersebut dari organisasi-organisasi yang lain. Menurut Kotter (1997, p6), menyatakan bahwa budaya perusahaan adalah nilai dan praktik yang dimiliki bersama di seluruh kelompok dalam satu perusahaan, sekurang-kurangnya dalam manajemen senior. Gagasan-gagasan dalam budaya perusahaan yang kuat sering dihubungkan dengan pendiri atau pemimpin awal itupun lazim diartikulasikan sebagai visi strategi bisnis filosofi atau ketiga-ketiganya. Menurut Hofstede (1994, p179), mendefinisikan bahwa budaya organisasi adalah hasil susunan pemikiran bersama yang membedakan anggota-anggota sebuah organisasi dengan yang lain. Hofstede memanggil budaya organisasi sebagai modal psikologis dari sebuah organisasi yang dapat digunakan untuk memprediksi apa yang akan terjadi pada modal financial selama kurun waktu 5 tahun (1994, p18).

2.7.2 Aspek-Aspek Budaya Organisasi/Perusahaan Berikut ini adalah aspek-aspek budaya organisasi atau perusahaan menurut 3 teori tokoh adalah sebagai berikut : a. Robbins

56  

Terdapat tujuh karakteristik yang dapat menangkap hakikat budaya yang terjadi dalam suatu organisasi atau perusahaan antara lain yaitu : •

Inovasi dan pengambilan risiko, dimana para pegawai didorong untuk inovatif dan berani dalam mengambil risiko.

•

Perhatian

ke

rincian,

dimana

para

pegawai

diharapkan

memperlihatkan presisi (kecermatan), analisa dan perhatian kepada rincian. •

Orientasi hasil, dimana manajemen memusatkan perhatian pada hasil bukannya pada teknik dan proses yang digunakan untuk mencapai hasil itu.

•

Orientasi orang, dimana keputusan manajemen memperhitungkan efek hasil-hasil pada orang-orang di dalam organisasi atau perusahaan itu.

•

Orientasi tim, dimana kegiatan kerja diorganisasikan sekitar tim atau lintas fungsi, bukannya individu-individu.

•

Keagresifan, dimana orang-orang itu agresif dan kompetitif dan bukannya santai-santai.

•

Kemantapan,

dimana

kegiatan

organisasi

menekankan

dipertahankannya status quo daripada pertumbuhan. b. Kotter Pemotretan

terhadap

budaya

perusahaan,

berdasarkan aspek-aspek (1997, p57) : •

Kepedulian akan pelanggan.

•

Kepedulian akan pemegang saham.

dilakukan

oleh

Kotter

57  

•

Kepedulian akan karyawan.

•

Penghargaan terhadap proses yang dapat menciptakan perubahan yang bermanfaat.

•

Pemberian perhatian cermat terhadap semua konstituensi (pemilih) organisasi.

•

Berani

melakukan

pengambilan

resiko

untuk

memenuhi

pemenuhan kebutuhan konstituensi. c. Hofstede Mengacu pada teori Hofstede yang dimuat dalam bukunya yang berjudul Cultural and Organizations (1994, p190-192), dilaporkan hasil studi yang dilakukan oleh IRIC (Institute for Research on Intercultural Cooperation) pada perusahaan Heaven’s Gate BV, Belanda, terdapat 6 dimensi budaya pada sebuah organisasi. Berikut enam dimensi yang dimaksud beserta indikator aspek-aspeknya : 1. Process Oriented-Result Oriented (Orientasi pada proses-Orientasi pada hasil) Orang-orang dalam budaya process oriented merasa dirinya harus selalu menghindari resiko, karena hal yang terpenting bagi mereka adalah mengikuti prosedur kerja yang ditetapkan. Akibat sering terjadi adalah melakukan sedikit usaha pada pekerjaan mereka yang cenderung mengarah pada kurangnya inovasi. Setiap hari dianggap sama baiknya dengan hari-hari yang lain karena prosedur kerja relatif sama dari hari ke hari. Sedangkan pada orang-orang dengan budaya result oriented, mereka merasa nyaman dengan

58  

situasi yang tidak familiar (situasi-situasi yang baru) karena tidak terbentur untuk mengikuti prosedur kerja yang ada. Orang-orang tipikal ini juga akan cenderung berusaha maksimal dalam pekerjaan, menemukan cara-cara dan inovasi baru tanpa perlu takut dengan birokrasi prosedur yang ada, hasil menjadi fokus utama bagi mereka. Hari-hari tipe menjadi lebih variatif, penuh dengan cara baru dan tantangan baru. 2. Employee Oriented-Job Oriented (Orientasi pada pegawaiOrientasi pada pekerjaan) Orang dalam budaya employee oriented merasakan bahwa masalah pribadi mereka ikut diperhitungkan oleh organisasi, hal itu biasanya terwujud dalam tipe komunikasi yang terjalin antara manajemen dan pegawai yang cenderung memiliki tingkat keterbukaan yang tinggi. Poin ini sangat berhubungan dengan dimensi

keempat.

Selain

itu

organisasi

juga

ikut

serta

bertanggungjawab atas kesejahteraan pegawai, dan keputusan penting, terutama yang berhubungan dengan kesejahteraan pegawai cenderung dibuat oleh kelompok atau komite bukan hanya sepihak

dari

keputusan

manajemen.

Kesepakatan

antara

manajemen dengan Serikat Kerja perusahaan sangat diutamakan. Kepentingan perusahaan menjadi prioritas dalam keputusan manajemen. Pada budaya job oriented, orang-orangnya merasa mengalami tekanan kuat dalam menyelesaikan pekerjaan mereka. Mereka merasa bahwa organisasi hanya tertarik pada pekerjaan

59  

yang telah dilakukan oleh pegawai, tidak pada kesejahteraan pribadi dan keluarga, dan keputusan penting cenderung dibuat oleh individu. Tipikal ini menempatkan manajemen yang ada benarbenar menggunakan otoritas status quonya. Kelemahan sistem ini, kontrol status quo menjadi berkurang. Bisa jadi keputusan manajemen

yang

bukan

pemilik

(father

founding)

akan

ditunggangi dengan kepentingan pribadi mereka, bukan untuk kemajuan perusahaan semata. 3. Parochial-Proffesional organisas-sesuatu

yang

(Sesuatu

yang

berhubungan

berhubungan dengan

pribadi

dengan yang

profesional) Dalam budaya parochial, pegawai mendapatkan identitas mereka sebagian besar dari organisasinya, dimana norma-norma organisasi mempengaruhi perilaku mereka di rumah, sama seperti ketika mereka bekerja. Mereka merasa bahwa dalam menggaji mereka, perusahaan melihat latar belakang keluarga dan sosial mereka untuk diperhitungkan sebanyak perusahaan memperhitungkan kompetensi pekerjaan mereka. Dan para pegawai kurang melihat jauh ke depan untuk urusan pribadi karena mereka beranggapan bahwa organisasi akan melakukannya. Sedangkan perusahaan yang budayanya berorientasi pada profesionalisme, orang-orangnya harus dapat mengidentifikasikan dirinya dengan tipe pekerjaan mereka. Anggota dari budaya ini menyadari bahwa kehidupan pribadi mereka berbeda dengan kehidupan dalam bisnis mereka

60  

dan mereka merasa bahwa organisasi menggaji mereka hanya berdasarkan kompetensi pekerjaan mereka saja dan mereka berpikir jauh ke depan untuk urusan pribadi karena merasa budaya tidak akan mengurusi mereka selamanya. 4. Open System-Closed System (Sistem tertutup-Sistem terbuka) Dalam unit dengan open system, para anggotanya menyadari bahwa organisasi dan orang-orangnya sama-sama terbuka pada pendatang baru dan orang luar. Sebagian besar dari siapapun akan mudah cocok dengan organisasi, pegawai baru hanya butuh waktu sedikit untuk merasakan bahwa dirinya sudah berada dirumahnya sendiri. Open system memberikan suasana kekeluargaan yang kuat, hal ini dibutuhkan untuk menjaga kesolitan suatu organsasi dalam mengatasi masalah internal maupun eksternal suatu perusahaan. Namun demikian open system juga mempunyai kendala yaitu dalam hal perhargaan terhadap diri masing-masing personel. Dalam unit dengan closed system, organisasi dan orang-orangnya menjadi tertutup dan suka main rahasia meskipun diantara orang dalam, hanya orang tertentu yang cocok dengan organisasi, dan pegawai baru butuh lebih dari satu tahun untuk merasa dirinya sudah berada di rumahnya sendiri. Model closed system ini cenderung lebih kaku dalam pengambilan keputusan , seringkali dijumpai dalam organisasi yang berasal dari komunitas yang relatif homogen atau kalau dalam bentuk perusahaan biasa dijumpai dalam perusahaan milik perorangan atau keluarga.

61  

5. Loose Control-Tight Control (Kontrol yang ketat-Kontrol yang longgar) Dimensi ini mengacu pada jumlah struktur internal di dalam organisasi. Sejauhmana struktur internal perusahaan yang tertuang dalam sistem mampu mengatur atau mengontrol orang di dalam. Orang-orang di dalam unit dengan kontrol longgar merasa bahwa tida seorang pun yang berpikir tentang biaya-biaya perusahaan, usaha

penghematan

cenderung

kurang

maksimal.

Waktu

pertemuan biasanya hanya dikira-kira yaitu kontinuitas pertemuan tergolong kurang disiplin, begitu pula ketepatan waktu dalam rapat. Lelucon tentang perusahaan serta pekerjaan dan sistem yang berlaku relatif sangat sering. Sedangkan orang-orang pada unit kontrol ketat menggambarkan bahwa lingkungan kerja mereka sadar akan biaya-biaya perusahaan, itu mereka aplikasikan lewat usaha penghematan yang maksimal. Waktu pertemuannya tetap dan selalu tepat waktu, serta lelucon tentang perusahaan dan pekerjaan sangat jarang dilontarkan. 6. Pragmatic-Normative (Pragmatis-Normatif) Dimensi ini berhubungan dengan isu customer orientation. Unit kerja dengan budaya pragmatis (praktis) cenderung menggerakkan pasar, sedangkan pada budaya normatif, orang-orang tipe normative merasa bahwa tugas mereka pada dunia luar merupakan penerapan atau implementasi aturan yang tidak dapat diganggu gugat dimana penekanan utamanya adalah pada mengikuti

62  

prosedur organisasi yang benar dan prosedur dianggap lebih penting daripada hasil. Berbeda dengan orang pada budaya pragmatis, mereka memiliki penekanan utama untuk menemukan keinginan customer (pelanggan), hasil bagi mereka lebih penting daripada orang-orang yang cenderung fanatic dengan sikap dan aturan. Dalam aplikasi struktur pekerjaan, orang berkarakter normatif akan menganggap bahwa tugas memasarkan produk adalah tugas divisi marketing semata. Berkebalikan dengan hal tersebut, perusahaan beraliran pragmatif justru melihat bahwa semua divisi adalah pemasar, dalam hal ini adalah pemasar nama baik perusahaan yang pada akhirnya meningkatkan kredibilitas akan output perusahaan (produk perusahaan). Tabel 2.3 Perbedaan Aspek-Aspek Budaya Organisasi dari Tiga Tokoh Robbins

Hofstede

Kotter

•

Inovasi dan Process-Result Oriented pengambilan Keputusan

•

Penghargaan terhadap proses

•

Orientasi hasil

•

Berani ambil resiko

•

Keagresifan

•

Perhatian kepada rincian

Orientasi orang

Employee-Job Oriented

Orientasi orang

Parochial-Proffesional

Orientasi tim

Open-Closed

Orientasi tim kemantapan

Loose-Tight System

• Kepedulian akan pemegang saham • Kepedulian pegawai.

akan

Kepedulian pegawai

akan

63  

Pramative Normative

• Kepedulian pelanggan

akan

• Pemberian perhatian cermat kepada semua pemilih

Dari tabel diatas dapat disimpulkan bahwa Hofstede dapat memotret apa yang tokoh lain tidak lakukan diantaranya open-closed system yang tidak dibahas oleh Kotter, loose-tight yang tidak dilakukan dua tokoh lainnya, pramativenormative yang tidak dibahas oleh Robbins. Hofstede mampu menyajikan aspekaspek yang lebih detail sehingga teori yang dikeluarkan Hofstede dapat memotret budaya organisasi dengan lebih tajam.

2.8

Aplikasi Knowledge Management System Dalam

mengembangkan

aplikasi

knowledge,

yaitu

dengan

mengembangkan suatu knowledge framework, mengembangkan dan me-manage knowledge repositories, mengembangkan suatu service knowledge yang efektif, dan disertai dengan pengembangan pada knowledge setting.

2.8.1 Pengembangan Knowledge Framework Dua hal yang perlu diperhatikan dalam pengembangan knowledge framework adalah bagaimana knowledge yang dimiliki perusahaan dapat disimpan, perusahaan.

dibagikan,

digunakan,

dan

mengidentifikasi

core

knowledge

64  

a. Content Management System (CMS) Menurut Debowski (2006, p169), mendefinisikan CMS sebagai elemen yang vital dalam knowledge management system. Kunci utama dari CMS adalah menghubungkan sumber knowledge kepada knowledge lain yang saling berkaitan. Dalam mengembangkan CMS ada dua aktivitas utama yang perlu diperhatikan yaitu identifikasi dan pengkategorian knowledge sehingga mudah untuk di-manage dan me-manage dan memelihara knowledge secara efektif. CMS menawarkan kapasitas untuk mengidentifikasikan,

menstrukturkan,

dan

me-manage

knowledge

sehingga dapat dihubungkan ke strategi bisnis dan memastikan nilai dari knowledge tersebut dapat diakses oleh user pada saat dibutuhkan dan sesuai dengan yang dibutuhkan. b. Core Knowledge Menurut Debowski (2006, p170), mendefinisikan core knowledge adalah sebuah strategi atau operasional knowledge yang berkontribusi terhadap proses organisasi yang penting. Bentuk dari core knowledge : •

Mendukung fokus dan aktivitas bisnis.

•

Mempunyai nilai jangka panjang dalam aktivitas organisasi.

•

Dapat memberikan performa yang tinggi dalam aktivitas utama organisasi.

•

Memastikan biaya untuk mendapatkan dan me-manage knowledge.

•

Mengurangi duplikasi, bentuk-bentuk kesalahan atau redudansi usaha yang menjadi bagian dari para pekerja knowledge.

65  

Menurut Debowski (2006, p170-171), ada tiga fase dalam mengembangkan core knowledge yang ditunjukan dalam framework di bawah ini.

Gambar 2.10 Pengembangan Core Knowledge Framework Sumber : Shelda Debowski “Knowledge Management” John Wiley & Sons, 2006, p.171

2.8.2 Media Knowledge Repositories Menurut Tiwana (2002, p221), repositories adalah sebuah media yang digunakan sebagai tempat penyimpanan knowledge formal dan knowledge informal yang di dalamnya terasosiasi dengan aturan untuk mengakumulasikan, memperbaharui, me-manage, memvalidasi, memelihara, dan mendistribusikan content. Biasanya menyimpan operasional database, diskusi, web forum archive, data legal, digital dokumen, dan objek repositories. Menurut Debowski (2006, p195), repositories menghubungkan user dan core knowledge, beroperasi sebagai single point dalam memasukan data, berperan untuk membantu user dalam menemukan informasi dari sumber organisasi yang berbeda. Empat layer dari knowledge organisasi yang dibagikan melalui repositories yaitu factual (terminologi, detil, dan element yang spesifik), conceptual (teori, model, principal, dan generalisasi), procedural (kemampuan,

66  

algoritma, teknik, dan metodologi), dan meta-cognitive (knowledge mengenai knowledge, contoh : learning, thinking, dan penyelesaian masalah). Menurut Debowski (2006, p196), ada dua proses yang dibutuhkan dalam mengembangkan knowledge repositories adalah memetakan struktur konten dan kontrol terhadap kualitas konten. Struktur konten menjelaskan berbagai macam cara knowledge diklasifikasikan dan didefisinikan dalam organisasi. Kontrol terhadap kualitas konten menjelaskan proses yang menyediakan kualitas dan kegunaan dari repositories konten, evaluasi dan verifikasi, current monitoring, dan archiving. Menurut Debowski (2006, p210), memaparkan ada dua kegiatan yang dilakukan dalam Repository Quality Control yang terdiri dari : •

Evaluasi/verifikasi konten bertujuan untuk memastikan bahwa konten yang ada didalam repository itu benar dan dapat digunakan.

•

Pemeliharaan konten bertujuan untuk memperbaharui konten yang ada didalam repository. Konten yang ada didalam repository harus terbaru, akurat, dan bernilai.

•

Content archives bertujuan untuk memberikan masukan terhadap kontenkonten yang ada didalam repository. Masukkan tersebut berasal dari para pengguna dan dapat digunakan sebagai referensi dalam memelihara dan memperbaiki isi dari konten.

2.8.3 Effective Knowledge Management Service Menurut Debowski (2006, p222), knowledge management service yang efektif dapat menyediakan dukungan bagi user knowledge dan kontribusi dalam

67  

organisasi untuk menciptakan knowledge sharing dan knowledge practices yang lebih baik. Knowledge services mendukung semua proses pengembangan knowledge system yang secara umum dapat mencocokkan kebutuhan komunitas terhadap knowledge yang direpresentasikan di sistem. Aktivitas utama dari knowledge services adalah membuat adanya interaksi sosial diantara anggota komunitas. Organisasi mengoperasikan knowledge services dalam beberapa bentuk yaitu struktur terpusat, local, atau kedua-duanya. Knowledge services dapat menyediakan organisasi sebuah strategi knowledge, sementara juga dapat memantau dan juga dapat menggabungkan isu-isu dari knowledge sub groups lokal. •

Service yang terpusat yaitu dapat memantau jenis-jenis strategi knowledge yang digunakan di organisasi, dan mengintegrasikan, serta mendukung proses.

•

Service local yaitu mempunyai tim knowledge sendiri, yang mengetahui bisnis, knowledge terfokus pada satu jenis komunitas saja.

•

Service gabungan yaitu memastikan supaya semua pandangan dari strategi knowledge bergabung dengan responsif dapat memenuhi kebutuhan dan harapan.

2.8.4 Perancangan Knowledge Managament System Menurut Whitten dan Bentley (2004, p39), perancangan sistem adalah spesifikasi atau kontruksi dari solusi teknikal dan berbasiskan komputer untuk kebutuhan bisnis yang diidentifikasikan pada kegiatan analisa sistem.

68  

Menurut O’Brien (2005, p351), perancangan sistem terdiri dari

tiga

aktivitas yaitu antara lain : a. Rancangan user interface yaitu merancang layar, formulir, dan dialog box. b. Rancangan data yaitu menentukan entity (objek), atribut, relationship, kaidah integritas, dan lain-lain. c. Rancangan proses yaitu membuat program dan prosedur seperti user services, application services, dan data services. Aktivitas perancangan prototype aplikasi knowledge management system pada divisi Kredit di PT. Bank Maluku adalah sebagai berikut : a. State Transition Diagram State Transition Diagram (STD) merupakan suatu cara untuk menggambarkan time-dependent behavior dari suatu sistem. Aturan konsistensi dasarnya adalah : “Suatu behavour sistem di dalam beberapa state harus sama, tidak ditentukan dari jalur mana state tiba”. Leo Wiggers (2008, http://www-media-access.com/whatis.html#business). Penggambaran STD adalah sebagai berikut : •

Identifikasi states yang dapat beroperasi dari sistem.

•

Memilih states dengan behaviour normal.

•

Menspesifikasikan kondisi yang menandai suatu transisi.

•

Menspefisikasikan actions untuk menghasilkan behaviour yang dapat diobservasi pada states tujuan untuk setiap transisi.

•

Jika sistem kompleks maka pisah diagram di dalam beberapa STD.

69  

b. Rancangan Layar Menurut Mathiassen (2000, p151), rancangan layar atau interface adalah fasilitas yang membuat model sistem dan function memungkinkan ke actor. Menurut Jones dan Rama (2006, p271), terdapat enam elemen dari tampilan layar yaitu : 1. Text Boxes adalah ruang atas layar yang digunakan untuk mengentry informasi yang ditambahkan pada tabel atau pada tampilan informasi yang terbaca dari tabel. 2. Labels adalah membantu pengguna untuk mengerti apakah informasi butuh untuk dicatat. 3. Look-Up Features adalah yang sering ditambahkan pada text boxes yang digunakan untuk memasuki foreign keys. 4. Command Buttons adalah digunakan untuk melakukan suatu action atau tindakan. 5. Radio Buttons adalah pengguna yang memungkinkan untuk memilih salah satu dari beberapa pilihan. 6. Check Boxes adalah serupa dengan radio buttons tetapi lebih dari satu pilihan yang dapat dipilih.

2.8.5 Tools untuk Membangun Aplikasi Knowledge Management System di Divisi Kredit Tools yang akan digunakan dalam merancang dan mengembangkan prototype aplikasi knowledge management system pada divisi Kredit pada PT. Bank Maluku yaitu antara lain : (a). PHP dan (b). MySQL.

70  

a. PHP Menurut Connolly and Begg (2005, p1014), PHP adalah bahasa pemrograman open source yang menempel pada HTML yang didukung oleh banyak web server. PHP pertama kali dibuat oleh Danish Greenlander Rasmus pada tahun 1994 yang awalnya bernama Form Interpreted (FI). Kegunaan awal dari FI adalah mengelola data formulir dari suatu halaman web yang diberi nama PHP Tools (Personal Home Page Tools). Kemudian Rasmus merilis source code tersebut untuk umum dengan nama PHP/FI. Perilisan source code ini bersifat open source sehingga banyak programmer yang tertarik untuk mengembangkan bahasa ini. Rasmus menulis ulang script tersebut di dalam bahasa pemrograman C dengan alasan peningkatan performa. Setelah selesai dituliskan pada November 1997 di rilislah PHP/FI 2.0. Pengembangan selanjutnya berubah dari 1 orang pengembang menjadi banyak orang yang adalah Zeev Suraski dan Andi Gutmans yang menjadi pengembang PHP selanjutnya. Mereka menambahkan feature parser ke PHP yang kemudian dikenal dengan PHP 3. Mereka juga mengubah akronim PHP menjadi PHP : hypertext preprocessor. Pada 22 May 2002 PHP 4 di rilis yang didukung dengan Zend Engine 1.0. Versi ini banyak digunakan karena kemampuannya dinilai mampu membangun aplikasi web kompleks tetapi tetap memiliki kecepatan dan stabilitas yang tinggi. Pada juni 2004 PHP 5 di rilis dan didukung dengan Zend Engine 2.0. Perubahan besar-besaran terjadi pada seri ini, seperti object oriented programming. PHP 6 sedang dalam tahap

71  

pengembangan. Saat ini PHP menjadi bahasa pemrograman server-side paling popular, 75%

dari semua website

menggunakan bahasa

pemrograman server-side PHP. Banyak web content management system yang ditulis menggunakan PHP seperti Joomla, Wordpress, Drupal, dan masih banyak lagi bahkan website popular seperti Facebook juga di bangun dari bahasa pemrograman PHP. Kelebihan PHP dibanding bahasa pemrograman antara lain : •

Bahasa pemrograman PHP adalah bahasa script sehingga tidak diperlukan kompilasi dalam penggunaannya.

•

Web server yang mendukung PHP dapat ditemukan dimana-mana mulai dari XAMPP, apache, IIS, Lighttp sehingga Xitami denga konfigurasi yang relative mudah.

•

Dalam sisi pengembang dan pemahaman lebih mudah, karena banyak milis, forum, website, dan developer yang siap membantu dan menyeadiakan banyak referensi tentang PHP.

•

PHP bersifat open source yang dapat digunakan di berbagai mesin (Linux, Macintosh, Windows).

b. MySQL MySQL

adalah

sistem

penyimpanan

database

yang

pengoperasiannya menggunakan perintah SQL. MySQL adalah database dasar yang menggunakan bahasa Java dalam pembuatannya. Untuk mengakses database bisa menggunakan banyak program tambahan yang mendukung untuk mempermudah pengoperasian dan akses database tanpa

72  

perlu melalui perintah di “command promt”. Untuk penulisan thesis ini, penulis menggunakan program tambahan phpMyAdmin. Sehingga database MySQL dioperasikan dan dapat diatur dengan mudah melalui tampilan web yang cukup sederhana. Berikut adalah contoh tampilan dari phpMyAdmin :

Gambar 2.11 Database PT. Bank Maluku

Dari gambar diatas dapat kita lihat, tampilan dari phpMyAdmin cukup sederhana. Tombol kecil yang ada di sisi kiri urut dari kiri ke kanan adalah : •

Home untuk kembali ke halaman muka.

•

Log Out untuk keluar dari phpMyAdmin.

•

SQL query window untuk membuka jendela query sql.

•

phpMyAdmin documentation untuk membuka dokumentasidokumentasi yang ada tentang phpMyAdmin.

73  

•

SQL documentation untuk membuka dokumentasi tentang database SQL.

Di sisi kiri terdapat tab untuk memilih database yang ada. Disusul di sisi bawahnya terdapat keterangan database yang sedang dibuka da nisi table yang ada. Di sebelah kanannya terdapat keterangan posisi window saat ini. Gambar diatas menyatakan posisi pada saat membuka tabel weibull. Di bawahnya terdapat banyak tab, dari kiri ke kanan adalah sebagai berikut : •

Browse untuk membuka dan membaca isi dari tabel yang dipilih.

•

Structure untuk melihat struktur dari tabel yang dipilih.

•

SQL untuk membuka window tempat menginput query-query SQL.

•

Search untuk masuk ke mode pencarian.

•

Insert untuk membuka halaman input data.

•

Export untuk mengekspor data.

•

Import untuk mengimpor data database atau file lain.

•

Operation untuk membuka halaman pengaturan bagaimana cara kerja sebuah tabel tersebut.

•

Empty untuk mengosongkan tabel yang dipilih.

•

Drop untuk menghapus tabel yang dipilih.

Walaupun memiliki tampilan yang cukup sederhana tetapi bisa dikatakan bahwa MySQL dengan phpMyAdmin memiliki kemampuan yang cukup rumit untuk menangani server-server besar. Dan satu yang

74  

tidak boleh kita lupakan bahwa MySql dan phpMyAdmin adalah jenis program berdistribusi freeware, sama seperti java dan NetBeans, sehingga tidak membutuhkan lisensi ataupun ijin khusus untuk menggunakannya.

2.9

Evaluasi Knowledge Management System Evaluasi merupakan suatu tahapan yang sangat penting untuk semua

strategi knowledge management system. Menurut Debowski (2006, p273), evaluasi menyediakan kesempatan untuk menganalisis strategi yang sekarang dan memonitor tanggapan dari para pengguna dan efek terhadap bisnis proses dan hasil yang didapatkan. Hal ini dapat diartikan bahwa evaluasi terbagi dalam dua fungsi utama yaitu pertama, untuk mengetahui cara dalam menerapkan knowledge management system yang efektif dan bagaiman meningkatkan efektifitas. Dan yang kedua, evaluasi harus dapat mendokumentasikan pengaruh dan keuntungan dari knowledge management system untuk memastikan sponsorship terhadap inisiatif knowledge dapat terus berlanjut.

2.9.1 Prinsip Dasar Setiap proses utama dalam organisasi haruslah secara regular dilakukan evaluasi. Hal ini dibutuhkan untuk memantau keberhasilan dan untuk mengidentifikasi masalah yang harus segera diselesaikan secepatnya. Hal ini tentu dengan melihat dari dua bagian bentuk evaluation yaitu Formative evaluation dan Summantive evaluation. Menurut Debowski (2006, p273), Formative Evaluation dilaksanakan selama proses pengembangan, identifikasi masalah harus diselesaikan kembali

75  

atau dikonfirmasikan apakah inisiatifnya harus dilanjutkan atau dibatalkan. Selanjutnya yang kedua, Summantive Evaluation adalah pelaporan daru hasil yang didapatkan dari semua proses, secara umum untuk tujuan perhitungan. Hal yang perlu diperhatikan dalam evaluasi adalah sebagai berikut : •

Menyediakan waktu dan feedback yang akurat dari efektifitas strategi knowledge yang berjalan.

•

Mendapatkan informasi dari hasil strategi knowledge.

•

Mengidentifikasikan masalah yang harus diselesaikan.

•

Melakukan perhitungan dari investasi organisasi dalam knowledge management system. Pertanyaan-pertanyaan yang dapat diajukan dalam proses evaluasi yaitu :

•

Apa yang harus dievaluasi?

•

Apa yang harus diukur?

•

Bagaimana dan kapan evaluasi dilakukan secara konduktif?

•

Siapalah yang berkontribusi untuk melakukan evaluasi?

•

Bagaimana hasilnya dapat digunakan?

2.9.2 Evaluasi Prototype Aplikasi KMS dengan Kuesioner Menurut Kothari C. R. (2004, p100), suatu kuesioner terdiri dari beberapa pertanyaan yang dicetak dengan urutan tertentu pada suatu formulir. Kuesioner diberikan kepada responden yang diharapkan untuk dapat membaca dan mengerti dalam pertanyaan-pertanyaan ataupun pernyataan-pernyataan yang diberikan dan menuliskan jawaban pada tempat yang telah disediakan untuk kegunaan kuesioner

76  

itu sendiri. Berikut merupakan beberapa keunggulan dalam pengumpulan data dengan mengunakan teknik kuesioner, yaitu : •

Biayanya kecil walaupun populasinya besar dan tersebar secara geografis.

•

Bebas dari bisa seperti interview, bisa dimana responden dapat menjawab dengan kalimatnya sendiri.

•

Responden mempunyai cukup waktu untuk memberikan jawabannya.

•

Responden yang tidak mudah dijangkau, dapat dijangkau dengan lebih baik.

•

Sample yang besar dapat digunakan dengan hasil yang didapat lebih handal.

Selain itu hal tersebut, kuesioner juga memiliki kelemahan antara lain : •

Tingkat pengembalian yang relative kecil.

•

Cenderung digunakan ketika responden diedukasi dan dapat bekerja sama.

•

Konrol dari kuesioner mungkin hilang ketika didistribusikan.