BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1 Teori-Teori Umum 2.1.1 Analisis dan Perancangan Sistem 2.1.1.1 Pengertian Sistem “A system is an interrelated set of business procedures (or components) used within one business unit, working together for some purpose.” Dikutip dari Valacich (2004:6) Sistem adalah sekelompok elemen yang saling berhubungan digunakan untuk fungsi bisnis dengan batasan yang teridentifikasi, yang bekerjasama untuk mencapai beberapa tujuan. “A system defined as a set of interrelated components, with a clearly defined boundary, working together to achieve a common set of objectives by accepting inputs and producing outputs in an organized transformation process.” Dikutip dari O’Brien (2008:24), sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, dengan batasan yang terdefinisi dengan jelas, bekerjasama untuk memperoleh beberapa tujuan tertentu dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur. Menurut Mulyadi (2001:3) menyatakan, “Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Setiap sistem dibuat untuk menangani sesuatu yang berulangkali atau yang secara rutin terjadi.” 7
8 Jadi dapat disimpulkan bahwa Sistem adalah kumpulan dari komponen-komponen yang saling berhubungan satu dengan lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu.
2.1.1.2 Pengertian Informasi “We can define information as data that have been converted into a meaningful and useful context for specific end users.” Menurut O’Brien (2005:32), “Informasi adalah data yang ditempatkan pada suatu konteks yang berarti dan berguna untuk pengguna akhir dari suatu sistem.” “Information is data that has been processed or reorganized into a more meaningful for someone. Information is formed from combinations of data that hopefully have meaning to the recipient.” Dikutip dari Whitten (2004:27), Informasi adalah data yang telah diproses atau disusun ke dalam suatu pengertian yang lebih berguna bagi seseorang. Informasi ditunjukkan dari kombinasi data yang diharapkan memiliki arti bagi si penerima.” Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002:432), “Informasi adalah : 1. Penerangan 2. Keterangan; Pemberitahuan; Kabar atau Berita 3. Keseluruhan makna yang menunjang amanat, telah terlihat dalam bagian amanat-amanat itu.” Jadi, dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang sudah diproses atau sudah mempunyai arti dan berguna untuk pengguna khusus.
9
2.1.1.3 Pengertian Sistem Informasi Menurut Whitten (2004:12), “An arrangement of people, data, processes, and information technology that interact to collect, process, store, and provide as output the information needed to support an organization.” Dari kutipan di atas, dapat diartikan bahwa, Sistem informasi adalah suatu kumpulan orang-orang, data, proses-proses, dan teknologi informasi yang saling berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan memperoleh sebagai output informasi yang dibutuhkan untuk mendukung suatu organisasi.
2.1.1.4 Pengertian Analisis Sistem Menurut Mulyadi (2001:40), Analisis sistem adalah sebuah tahapan dalam pengembangan sistem yang akan menghasilkan berbagai dokumen yang menyajikan rencana pekerjaan yang akan dilaksanakan untuk mengembangkan sistem tersebut. “System analysis is the study of an existing system for the purpose of designing a new or improved system.” Menurut McLeod (2001:128), “Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau diperbarui.” “System analysis is a problem –solving technique that decomposes a system into its component pieces for the purpose of studying how well those component parts work and interact to accomplish their purpose.” Dikutip dari Whitten (2004:186), Analisis sistem adalah suatu tehnik pemecahan masalah yang mengubah suatu sistem ke dalam potongan-potongan
10 komponen dengan tujuan seberapa baik komponen-komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuannya. Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa analisis sistem adalah suatu kegiatan penguraian kembali sebuah sistem informasi menjadi elemen-elemennya dengan tujuan untuk mempelajari kembali kekuatan, kelemahan, serta solusi yang mungkin diusulkan untuk meningkatkan kinerja sistem.
2.1.1.5 Pengertian Perancangan Sistem “System design is a complementary problem-solving technique (to system analysis) that resembles a system’s component pieces back into a complete system─hopefully, and improved system. This may involve adding, deleting, and changing pieces relative to the original system.” Dikutip dari Whitten (2004:186), Perancangan sistem adalah teknik komplementer pemecahan masalah (yang bekerjasama dengan system analysis) yang menyusun kembali komponen-komponen sebuah sistem kembali ke sistem yang utuh dengan harapan menghasilkan sistem yang lebih baik. Teknik ini dapat melibatkan penjumlahan, penghapusan dan perubahan komponen-komponen terhadap sistem yang sebelumnya. Menurut Mulyadi (2001:51), Perancangan sistem adalah proses penterjemahan hubungan pemakai informasi ke dalam alternatif rancangan sistem informasi yang diajukan kepada pemakai informasi untuk dipertimbangkan. Dari definisi di atas dapat disimpukan bahwa perancangan sistem adalah sebuah kegiatan yang bertujuan untuk menentukan elemen-elemen dasar di dalam sebuah sistem sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.
11
2.1.1.6 Tahapan Analisis Perancangan Menurut Edi Purwono (2002:25), tahapan analisis perancangan terdiri dari beberapa hal sebagai berikut : a. Menentukan secara tepat mengenai sasaran sistem (pengolahan data). Untuk keperluan ini harus dilakukan pemeriksaan terhadap kebijakan dan prosedur pengolahan data dan sistem informasi yang diterapkan pada saat itu. b. Mempelajari bentuk organisasi perusahaan. Melakukan studi terhadap organisasi perusahaan, meliputi bagan perusahaan, uraian jabatan dan pekerjaan, mempelajari aliran data yang berlangsung di dalam perusahaan tersebut, hubungan dan keterkaitan fungsi dan pekerjaan di antara bagian dalam organisasi, serta kemungkinan adanya pihak-pihak yang secara informal memiliki pengaruh terhadap penyelenggaraan kerja dalam organisasi tersebut. c. Menganalisis laporan yang saat ini sudah dihasilkan oleh sistem pengolahan data yang saat ini berjalan. Menganalisis isi laporan, bentuk dan jenis frekuensi laporan, siapa yang membuat laporan tersebut dan siapa saja yang menggunakan laporan tersebut serta dengan tujuan apakah yang bersangkutan harus menerima suatu laporan. d. Melakukan penelitian terhadap penyelenggaraan sistem dan prosedur yang saat ini dijalankan dalam kegiatan pengolahan data aplikasi tertentu. e. Melakukan evaluasi terhadap efektifitas sistem kini. Pengambilan kesimpulan dilakukan seraya mengajukan alternatif sistem baru untuk memperbaiki sistem yang lama.
12
2.1.1.7 Tujuan Analisis Perancangan Tujuan analisis perancangan yang didefinisikan oleh Edi Purwono (2002:25), adalah sebagai berikut : a. Untuk
mengetahui
pengaruh
yang
akan
terjadi
terhadap
penyelenggaraan operasional perusahaan, khususnya yang berkenaan dengan kebutuhan informasi oleh manajemen. b. Agar bisa mengatasi kelambanan dalam sistem yang sekaligus menjadi sumber ketidakefisienan sistem yang ada. c. Untuk memudahkan sistem yang terarah dan memudahkan para pengguna sistem tersebut dalam menggunakan sistem tersebut. d. Untuk mengetahui proses aliran pekerjaan yang berlangsung. Juga informasi mengenai berapa lama waktu penyelenggaraan suatu jenis pekerjaan tertentu serta jadwalnya.
2.1.2 Object Oriented Analysis and Design (OOAD) Menurut Whitten et al (2004:31), “Object oriented Analysis and Design (OOAD) is a collection of tools and techniques for systems development that will utilize object technologies to construct a system and its software.” Object Oriented Analysis and Design (OOAD) adalah kumpulan peralatan dan teknik untuk pengembangan sistem yang akan memanfaatkan teknologi objek untuk mengkonstruksi sebuah sistem dan perangkat lunaknya.
13
2.1.3 Workflow Table “A workflow table is a two-column table that identifies the actors and actions in a process.” Jones dan Rama (2006:87). Workflow table adalah suatu tabel berkolom-dua yang menerangkan actors dan actions dalam suatu proses.
2.1.4 Class Diagram “A class diagram describes a collection of classes and their structural relationship. UML has class diagrams; they are a central description in objectoriented analysis and design.” Mathiassen et al (2000:336), Class Diagram merupakan sebuah diagram yang menggambarkan sekumpulan class-class dan hubungan strukturalnya. UML class diagram merupakan pusat pendeskripsian dalam Object Oriented Analysis and Design. Whitten et al (2004:431). “A class containts the components. The components are : a. Object is something that is or is capable of being seen, touched, or otherwise sensed and about which users store data and associate behavior. b. Attribute is the data that represents characteristics of interest about an object. c. Behavior is the set of things that an object can do and that correspond to function that act on the object’s data (or attributes).” Komposisi-komposisi yang ada di dalam suatu class yaitu : 1. Object adalah sesuatu yang ada atau dapat dilihat, disentuh atau dirasakan dan pengguna dapat menyimpan data serta mencatat perilaku mengenai sesuatu itu. 2. Attribute adalah data yang mewakili karakteristik interes tentang sebuah objek. 3. Behaviour adalah sekumpulan dari sesuatu yang dapat dilakukan oleh objek dan terkait dengan fungsi-fungsi yang bertindak pada data objek.
14
2.1.5 Use Case Dikutip dari Jones dan Rama (2006:267), “A use case is a sequence of steps that occur when an “actor” is interacting with the system for a particular purpose. An actor can be a person, a computer, or even another system, but we will focus on human actors. A use case diagram is a graphical presentation that can provide a list of use cases that occur in an application.” Melalui kutipan di atas, dapat diterjemahkan sebagai berikut : “Suatu use case adalah suatu rangkaian dari langkah-langkah yang terjadi ketika seorang actor berinteraksi dengan sistem untuk tujuan tertentu. Suatu actor dapat menjadi seseorang, suatu komputer, atau bahkan suatu sistem lain, tapi kita akan fokus pada human actors. Use case diagram merupakan suatu penyajian grafis yang dapat menyediakan suatu daftar dari use cases yang terjadi dalam suatu aplikasi.” “A use-case diagram shows the relationships among actors and use cases. Actor and use case are the two main elements in the description. They can be connected to each other, thereby indicating that a given actor participates in a given use case. Actors and use cases can also be mutually related through the use of classdiagram structures.” Mathiassen et al (2000:343). Dari kutipan di atas, dapat diterjemahkan bahwa, Use-case diagram merupakan sebuah diagram yang menunjukkan hubungan antara actor dan use case. Actor dan use case adalah dua elemen utama dalam hal ini. Keduanya dapat berhubungan satu sama lain, dengan demikian menunjukkan bahwa suatu actor mengambil bagian dalam suatu use case. Actor dan use case dapat juga berhubungan secara mutual melalui penggunaan struktur kelas diagram itu sendiri. Jadi, dapat disimpulkan bahwa Use case diagram merupakan suatu rangkaian dari langkah-langkah yang terjadi ketika seorang actor berinteraksi dengan sistem lain untuk tujuan tertentu sehingga didapat suatu penyajian grafis yang dapat
15 menyediakan suatu daftar dari use case yang terjadi juga hubungan actor dan use case itu sendiri dalam suatu aplikasi. Use case diagram terdiri dari actor dan use case, dimana actor adalah suatu abstraksi dari user atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem target. Sedangkan use case adalah suatu pola untuk interaksi sistem dan actor.
2.1.6 Activity Diagram “Activity diagram is a diagram that can be used to graphically depict the flow of a business process, the steps of use case, or the logic of an object behavior (method).” Dikutip dari Whitten (2004:450), Activity diagram adalah suatu diagram yang dapat digunakan untuk menggambarkan secara grafik aliran suatu proses bisnis, langkah-langkah dari use-case, atau logika sikap dari suatu objek (metode). “The UML activity diagram plays the role of a “map” in understanding business process by showing the sequence of activities in the process.” Jones dan Rama (2006:60). Jones and Rama (2006:61) organize activity diagrams into two types : 1. The overview diagram presents a high-level view of the business process by documenting the key events, the sequence of these events, and the information flows among these events. 2. The detailed diagram is similar to a map of a city or town. It provides a more detailed representation of the activities associated with one or two events shown on the overview diagram. Diterjemahkan dari kutipan di atas, “Activity diagram adalah sebuah diagram yang menunjukkan urutan aktivitas dalam sebuah proses.” Activity Diagram dibagi menjadi dua tipe, yaitu :
16 1. Overview diagram menggambarkan suatu pandangan tingkat tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan peristiwa penting, urutan dari peristiwa ini dan informasi yang mengalir di antara peristiwa tersebut. 2. Detailed diagram mirip dengan peta kota besar satu kota. Detailed diagram menyediakan penyajian yang lengkap dari aktivitas-aktivitas yang ditunjukkan pada overview diagram. “A swimlane is column in an activity diagram that separates activities or event according to the person or department responsible for the particular event or activity.” Dikutip dari Jones dan Rama (2006:62), Swimlane merupakan kolom dalam suatu activity diagram yang memisahkan aktivitas-aktivitas atau event sesuai orang atau departemen yang bertanggungjawab pada event atau aktivitas tertentu.
2.1.7 Database “A database is comprehensive collection of related data.” Jones dan Rama (2006:156). Basis data merupakan kumpulan dari berbagai data yang saling berhubungan. “A database is a collection of persistent data that is used by the application systems of some given enterprise.” Menurut Date (2000:10), Basis data adalah kumpulan data yang digunakan dalam sistem aplikasi pada beberapa perusahaan. “A database is a shared collection of logically related data, and a description of this data, designed to meet the information needs of an organization.” Dikutip dari Connolly dan Begg (2002:15), Basis data adalah sebuah kumpulan data yang saling berhubungan secara logis, dan sebuah penjelasan dari data tersebut, yang didesain untuk menemukan data yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi.
17 Dari definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa basis data merupakan kumpulan data yang saling berhubungan yang digunakan dalam sistem aplikasi perusahaan dan untuk menemukan data yang diperlukan. “Benefits of data approach : a. The data can be shared b. Redundancy can be reduced c. Inconsistency can be avoided (to some extent) d. Transaction support can be provided e. Integrity can be maintained f. Security can be enforced g. Conflicting requirements can be balanced h. Standards can be enforced” Menurut Date (2000:16), keuntungan basis data adalah sebagai berikut : a. Penggunaan data bersama b. Mengurangi redundancy data atau pengulangan data c. Menghindari inkonsisten d. Dukungan transaksi dapat diperoleh. e. Integrity dapat dirawat. f. Jaminan keamanan g. Menyeimbangkan kebutuhan yang bertentangan. h. Standarisasi dapat diadakan. The disadvantages of database : a. Complexity The provision of the functionally we expect of a good DBMS makes the DBMS an extremely complex piece of software. b. Size
18 The complexity and breadth of functionally makes the DBMS an extremely large piece of software, occupying many megabytes of disk space and requiring substantial amounts of memory to run efficiently. c. Cost of DBMSs The cost DBMSs varies significantly, depending on the environment and functionally provided. d. Additional hardware costs The disk storage requirements for the DBMS and the database may necessitate the purchase of additional storage space. e. Cost of conversion In some situations, the cost of the DBMS and extra hardware may be significant compared with the cost of converting existing applications to run on new DBMS and hardware. f. Performance Typically, a files based system is written for a specific applications, such as invoicing. As a result, performance is generally very good. However, the DBMS is written to be more general, to cares for many applications rather than just one. The effect is that some applications may not run as fast as they used to. g. Higher impact of a failure The centralization of resources increase the vulnerability of the system. Since all users and applications rely on the avaibility of the DBMS, the failure of certain components can bring operations to a halt. Dikutip dari Connolly dan Begg (2002:29), kekurangan dalam penggunaan basis data adalah:
19 a. Kompleksitas Ketentuan fungsionalitas yang kita harapkan dari DBMS yang baik membuat DBMS menjadi sepotong perangkat lunak yang kompleks. b. Ukuran Kompleksitas dan luasnya fungsionalitas membuat DBMS menjadi sebuah perangkat lunak yang luas, memakan begitu banyak megabytes dari kapasitas disk dan membutuhkan sejumlah memori yang besar untuk berjalan secara efisien. c. Biaya DBMS Biaya DBMS bervariasi secara signifikan, tergantung pada lingkungan dan fungsionalitas yang diperoleh. d. Biaya untuk penambahan perangkat lunak Kebutuhan penyimpanan pada piringan (disk) untuk DBMS dan basis data mungkin mengharuskan pengguna untuk membeli ruang penyimpanan tambahan. e. Biaya konversi Pada beberapa situasi, biaya dari DBMS dan perangkat keras tambahan mungkin penting dibandingkan dengan biaya yang dibutuhkan untuk mengubah aplikasi-aplikasi yang ada untuk beroperasi pada DBMS dan perangkat keras yang baru. f. Performa Secara khas, suatu file basis data masukkan bagi suatu aplikasi tertentu, seperti faktur. Sebagai hasilnya, diperoleh performa yang sangat baik pada umumnya. Bagaimanapun, DBMS dimasukkan untuk lebih biasanya, memelihara banyak aplikasi daripada hanya satu. Akibatnya adalah beberapa aplikasi mungkin tidak berjalan secepat sebagaimana biasanya.
20 g. Resiko yang tinggi dari gangguan Sentralisasi sumber daya dengan mudahnya bertambah pada sistem. Sejak semua pengguna dan aplikasi-aplikasi bergantung pada ketersediaan DBMS itu sendiri, gangguan terhadap komponen-komponen tertentu dapat terhenti operasionalnya. Menurut Connolly dan Begg (2002:293), Proses perancangan basis data dibagi menjadi 3 tahap utama, yaitu : 1. Conceptual Database Design The first phase of database design is called conceptual database design, and involves the creation of a conceptual data model of the past of the enterprise that we are interested in modeling. The data model is built using the information documented in the user’s requirements specification. Conceptual database design is entirely independent of implementation details such as the target DBMS software, applications programs, programming language, hardware platform, or any other physical considerations. 2. Logical Databse Design The process of constructing a model of the data used in an enterprise based on a specific data model, but independent of a particular DBMS and other physical considerations. 3. Physical Database Design The process producing a description of the implementation of the database on secondary storage; it describes the base relations, file organizations, and indexes used to achieve efficient access to the data, and any associated integrity constraints and security measures. Desain Konseptual Basis Data. Langkah awal dalam desain konseptual basis data ini adalah dengan membuat model data secara konseptual dari perusahaan
21 yang bersangkutan. Data tersebut merupakan informasi mengenai perusahaan. Dalam menentukan model data secara konseptual data yang tidak termasuk dalam sasaran DBMS, program aplikasi, bahasa pemrograman, dan masalah dalam pembuatan basis data. Desain Logis Basis Data. Desain logis basis data adalah proses konstruksi suatu informasi yang digunakan dalam sebuah perusahaan berdasarkan sebuah model yang spesifik, tetapi bebas dari fakta-fakta DBMS dan pertimbanganpertimbangan fisik lainnya. Desain Fisik Basis Data. Desain fisik basis data merupakan proses pembuatan tugas akhir dari implementasi basis data pada media penyimpanan sekunder; fase ini mendeskripsikan dasar relasi, berkas organisasi, dan indeks untuk mencapai akses data yang efisien, dan beberapa batasan hubungan yang utuh dan tingkatan keamanan.
2.1.8 Sistem Basis Data “A database system is basically a computerized record-keeping system; it is a computerized system whose overall purpose is to share information and to allow users to retrieve and update that information on demand .” Date (2000:5). Menurut Date, Sistem basis data adalah suatu sistem terkomputerisasi yang mempunyai tujuan untuk menyediakan informasi, dan memperbolehkan users untuk memperbaiki dan memperbaharui informasi yang diminta pada saat yang dibutuhkan.
2.1.9 Database Management System (DBMS) “DBMS (Data Base Management System) is a set programs that enables the user to store, modify, and extract information from a database.” Menurut Jones dan
22 Rama (2006:181), Sistem Manajemen Basis Data adalah suatu set program yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan, mengatur, dan mengutip informasi dari suatu basis data. “Database Management System is a software system that enables users to define, create, maintain, and control access to the database.” Connolly dan Begg (2002:16). Dikutip dari Connolly dan Begg, Database Management System (DBMS) merupakan suatu sistem piranti lunak yang membuat pemakai dapat mendefinisikan, menciptakan, mengatur, dan mengontrol akses ke dalam basis data. DBMS menyediakan beberapa fasilitas sebagai berikut : a. Data Definition Language (DDL) : memperbolehkan pemakai untuk membuat spesifikasi tipe data, mendefinisikan basis data, struktur data dan constraint data untuk disimpan dalam basis data. b. Data Manipulation Language (DML) : memperbolehkan pemakai untuk memasukkan, memperbaharui, menghapus, dan mengirim atau mengambil data dari basis data.
2.1.10 Event “An event is a logical unit of work that must be completed as a whole. An event is triggered by a discrete input and is completed when the process has responded with appropriate outputs.” Whitten (2004:349) menerangkan, Event merupakan suatu unit kerja yang logis yang pasti melengkapi sebagai satu kesatuan. Suatu event digerakkan oleh suatu input tersendiri dan terlengkapi ketika proses tersebut telah merespon dengan output yang tepat.
23 “Events are activities that happen at a particular point in time.” Jones dan Rama (2006:4). Dari kutipan , dapat diterjemahkan, “Events adalah aktivitas-aktivitas yang terjadi pada suatu titik waktu tertentu.” Dari dua definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa event adalah suatu aktivitas yang logis yang terjadi pada suatu titik waktu tertentu yang pasti melengkapi antara satu aktivitas dengan aktivitas lainnya sebagai satu kesatuan.
2.2 Teori Khusus 2.2.1 Definisi Jasa Menurut Kotler dan Amstrong (2008:204), Layanan adalah suatu aktivitas pada setiap kegiatannya menawarkan satu pihak ke pihak lain yang pada dasarnya tidak berwujud dan tidak mengakibatkan kepemilikan apapun.
2.2.1.1 Karakteristik Jasa Menurut Kotler dan Amstrong (2008:225-226), Karakteristikkarakteristik jasa adalah : 1. Intangibility Jasa tidak dapat dilihat, dicicipi, dirasakan, didengar, atau dicium sebelum dibeli. 2. Inseparability Jasa tidak dapat dipisahkan dari penyedia manapun. 3. Variability Kualitas layanan tergantung pada siapa yang menyediakan dan kapan, dimana, dan bagaimana. 4. Perishability
24 Jasa tidak dapat disimpan untuk penjualan di kemudian hari atau digunakan.
2.2.2 Definisi Penyewaan Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002:1057) Penyewaan adalah : a. Pemakaian sesuatu dengan membayar uang sewa. b. Uang yang dibayarkan karena memakai atau meminjamkan sesuatu c. Yang boleh dipakai dengan membayar dengan uang.
2.2.3 Definisi Jasa Penyewaan Berdasarkan kutipan dari Kamus Besar Bahasa Indonesia dan Kotler dan Amstrong, dapat disimpulkan bahwa jasa penyewaan adalah suatu aktivitas pada setiap kegiatan sewa yang menawarkan satu pihak ke pihak lain yang dibayar dengan tidak mengakibatkan kepemilikan apapun, sifatnya tidak berwujud.
2.2.4 Definisi Formulir Dikutip dari Mulyadi (2001:75), Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi. Formulir sering pula disebut dengan dokumen.
2.2.4.1 Manfaat Formulir Menurut Mulyadi (2001:78), Dalam perusahaan, formulir bermanfaat untuk : a. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan. b. Merekam data transaksi bisnis perusahaan. c. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan.
25 d. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau ke organisasi lain. Menetapkan Tanggung Jawab Timbulnya Transaksi Bisnis Perusahaan. Dalam suatu organisasi, setiap transaksi terjadi karena adanya otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk melaksanakan transaksi tersebut. Pelaksanaan wewenang tersebut harus dipertanggungjawabkan dalam bentuk tertulis dengan menggunakan formulir. Dalam formulir, setiap orang yang bertanggungjawab atas terjadinya transaksi membubuhkan tanda tangan atau paraf, sebagai bukti pertanggungjawaban pemakaian wewenang atas pelaksanaan transaksi yang terjadi. Dengan demikian formulir digunakan dalam organisasi untuk menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi. Untuk Merekam Data Transaksi Bisnis Perusahaan. Formulir berfungsi sebagai alat untuk merekam data yang bersangkutan dengan transaksi. Semua data yang diperlukan untuk identifikasi transaksi direkam pertama kali dalam formulir. Seperti telah disebutkan di atas, dalam transaksi penjualan tunai misalnya, perusahaan memerlukan data berikut ini untuk direkam dalam formulir faktur penjualan tunai : a. Tanggal penjualan, b. Nama wiraniaga (dan kodenya) yang melayani penjualan. c. Nama barang yang dijual. d. Kuantitas barang yang dijual. e. Harga jual per satuan. f.
Total harga jual setiap jenis barang yang dijual.
g. Total harga jual semua barang yang dijual. h. Tanda tangan wiraniaga yang melaksanakan penjualan. i.
Tanda penerimaan kas dari Bagian Kas.
26 j.
Tanda penyerahan barang kepada pembeli.
k. Tanda pencatatan transaksi penjualan dalam catatan akuntansi. Semua data tersebut perlu direkam dalam formulir, sebagai bukti telah dilaksanakannya transaksi penjualan tunai. Dengan demikian, perancang formulir perlu menyediakan ruang dalam formulir faktur penjualan tunai untuk memungkinkan perekaman semua data tersebut (lihat Gambar 2.1). No. 7689076 Tgl.: _____
FAKTUR PENJUALAN TUNAI No. Urut.
Kode Barang
Nama Barang
Satuan
Harga Satuan
Kuantitas
Jumlah Harga
Jumlah Nama Pramuniaga
No. Kode
_______________
________
______________________ Tanda Tangan
Gambar 2.1 Faktur Penjualan Tunai Untuk Mengurangi Kemungkinan Kesalahan dengan Cara Menyatakan Semua Kejadian dalam Bentuk Tulisan. Semua perintah pelaksanaan atau transaksi perlu ditulis dalam suatu formulir untuk mengurangi kemungkinan kesalahan. Jika misalnya order pembelian barang X sebanyak 100 ton disampaikan secara lisan oleh Kepala Bagian Pembelian, kemungkinan order ini diterima salah oleh pemasok adalah besar. Oleh karena itu, order
27 pembelian yang disampaikan secara lisan, untuk mengurangi kemungkinan kesalahan, biasanya diusul kemudian dengan pengiriman surat order pembelian kepada pemasok. Untuk Menyampaikan Informasi Pokok dari Orang Satu ke Orang Lain di dalam Organisasi yang Sama atau ke Organisasi Lain. Formulir berfungsi pula sebagai sarana untuk menyampaikan informasi secara intern organisasi atau antarorganisasi. Bagian Gudang menggunakan formulir surat permintaan pembelian untuk memberitahu Bagian Pembelian bahwa Bagian Gudang memerlukan barang dengan spesifikasi dan kuantitas seperti yang ditulis dalam formulir tersebut.
2.2.4.2 Golongan Fomulir Menurut Sumbernya Dikutip dari Mulyadi (2001:80), Formulir yang digunakan dalam suatu organisasi dapat digolongkan menurut sumbernya. Menurut sumbernya, formulir dapat dibedakan menjadi 3 golongan : a. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. b. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepad pihak luar perusahaan. c. Formulir yang diterima dari pihak luar perusahaan. Formulir yang Dibuat dan Disimpan dalam Perusahaan. Formulir ini dibuat dalam perusahaan, digunakan secara intern, dan kemudian disimpan dalam perusahaan. Contoh formulir ini adalah : surat permintaan pembelian, memo kredit, memo debit, kartu jam kerja, bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang. Formulir yang Dibuat dan Dikirimkan kepada Pihak Luar Peruahaan. Formulir ini dibuat dalam perusahaan dan digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak luar perusahaan. Contoh golongan formulir ini
28 adalah : faktur penjualan tunai, faktur penjualan kredit, surat order pembelian, surat permintaan penawaran harga, bukti kas keluar, dan surat order penjualan. Formulir yang Diterima dari Pihak Luar Perusahaan. Formulir ini diterima dari pihak luar sebagai akibat dari transaksi bisnis antara perusahaan dengan pihak luar tersebut. Contoh golongan formulir ini adalah : faktur pembelian, surat order dari pembeli, pernyataan piutang yang diterima dari kreditur, dan rekening koran bank (bank statement).
2.2.4.3 Golongan Formulir Menurut Tujuan Penggunaannya Dikutip dari Mulyadi (2001:81), Pada dasarnya formulir dapat dibagi menjadi dua menurut tujuan penggunaannya : 1. Formulir yang Dibuat untuk Meminta Dilakukannya Suatu tindakan. Formulir dalam golongan ini digunakan oleh suatu unit organisasi untuk meminta unit organisasi lain melakukan sesuatu untuk kepentingan unit organisasi peminta. Sebagai contoh adalah formulir surat permintaan pembelian. Formulir ini digunakan oleh Bagian Gudang untuk meminta Bagian Pembelian melaksanakan transaksi pembelian guna memenuhi kebutuhan persediaan barang di Bagian Gudang. Contoh lain formulir yang termasuk dalam golongan ini adalah: Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang (materials requisition) Surat permintaan penawaran harga (price quotation) Memo kredit dan memo debit (debit or credit memo)
29 2. Formulir yang Digunakan untuk Mencatat Tindakan yang Telah Dilakukan. Formulir dalam golongan ini digunakan untuk merekam data transaksi yang telah dilaksanakan. Sebagai contoh adalah formulir laporan penerimaan barang. Formulir ini digunakan oleh Bagian Penerimaan untuk mencatat data barang yang diterima dari pemasok. Contoh formulir lain yang termasuk dalam golongan ini adalah : Faktur penjualan Faktur pembelian Kartu jam kerja Surat muat (bill of lading) Pernyataan piutang (account receivable statement)
2.2.4.4 Prinsip Dasar yang Melandasi Perancangan Formulir Dikutip dari Mulyadi (2001:81), Dalam merancang suatu formulir, prinsip-prinsip berikut ini perlu diperhatikan : 1. Sedapat mungkin manfaatkan tembusan atau copy formulir. 2. Hindari duplikasi dalam pengumpulan data. 3. Buatlah rancangan formulir sesederhana dan seringkas mungkin. 4. Masukkanlah unsur internal check dalam merancang formulir. 5. Cantumkan nama dan alamat perusahaan pada formulir yang akan digunakan untuk komunikasi dengan pihak luar. 6. Cantumkan nama formulir untuk memudahkan identifikasi. 7. Beri nomor untuk identifikasi formulir. 8. Cantumkan nomor garis pada sisi sebelah kiri dan kanan formulir, jika formulir lebar digunakan, untuk memperkecil kemungkinan salah pengisian.
30 9. Cetaklah garis pada formulir, jika formulir akan dilakukan dengan mesin ketik, garis tidak perlu dicetak karena mesin ketik akan dapat mengatur spasi sendiri, dan juga jika bergaris, pengisian formulir dengan mesin ketik akan memakan waktu yang lama. 10. Cantuman nomor urut tercetak 11. Rancanglah fromulir tertentu sedemikian rupa sehingga pengisi hanya membubuhkan tanda √, atau x, atau dengan menjawab ya atau tidak, untuk menghemat waktu pengisiannya. 12. Susunlah formulir ganda dengan menyisipkan karbon sekali pakai, atau dengan menggunakan karbon beberapa kali pakai, atau cetaklah dengan kertas tanpa karbon (carbonless paper). 13. Pembagian zona sedemikian rupa sehingga formulir dibagi menurut blok-blok daerah yang logis yang berisi data yang saling terkait.
2.2.4.5 Keadaan yang Mendasari Perlunya Penggunaan Formulir Dikutip dari Mulyadi (2001:86), Ada 4 keadaan yang mendasari perlunya penggunaan formulir : 1. Jika suatu kejadian harus dicatat, maka formulir perlu digunakan. 2. Jika informasi tertentu harus dicatat berulangkali, penggunaan formulir akan mengurangi waktu penulisan informasi tersebut. 3. Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang sama, untuk memudahkan pengecekan yang cepat mengenai kelengkapan informasinya, maka formulir harus digunakan. 4. Jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi, formulir perlu digunakan.
31 Jika Suatu Kejadian Harus Dicatat. Jika suatu peristiwa perlu dicatat, maka diperlukan formulir untuk merekamnya. Misalnya suatu perusahaan perlu mencatat transaksi penjualan tunai yang dilakukannya setiap hari. Untuk itu perusahaan tersebut perlu menciptakan formulir faktur penjualan tunai untuk merekam transaksi tersebut setiap harinya. Jika Suatu Informasi Tertentu Harus Dicatat Berulang Kali. Jika suatu informasi harus dicatat berulangkali, penggunaan formulir akan mengurangi waktu penulisan informasi tersebut. Sebagai contoh, jika setiap kali mengajukan permintaan pembelian, Bagian Gudang harus menuliskan nama barang, spesifikasi, kuantitas, dan sifat permintaan (biasa, segera, atau mendesak), maka perlu dibuat formulir dengan kolom-kolom untuk menampung informasi tersebut, sehingga mengurangi waktu penulisan informasi yang harus disampaikan oleh Bagian Gudang kepada Bagian Pembelian. Jika Berbagai Informasi yang Saling Berhubungan Perlu Disatukan dalam Tempat yang Sama. Untuk dapat memenuhi permintaan pembelian yang diajukan oleh Bagian Gudang, Bagian Pembelian memerlukan informasi lengkap mengenai nama barang yang akan dibutuhkan, spesifikasi kuantitas, dan kapan barang tersebut diperlukan. Semua informasi tersebut perlu disatukan di tempat yang sama untuk memungkinkan Bagian Pembelian melaksanakan pemesanan kepada pemasok dengan benar. Untuk memudahkan pengecekan secara cepat mengenai kelengkapan informasi tentang barang yang diminta oleh Bagian Gudang, maka formulir surat permintaan pembelian harus digunakan. Jika Diperlukan Penetapan Tanggung Jawab Terjadinya Transaksi. Seperti telah disebutkan di atas, formulir digunakan untuk menetapkan
32 tanggung jawab terjadinya transaksi. Jika tanggung jawab terjadinya transaksi akan dibebankan kepada seseorang, diperlukan formulir untuk merekam pertanggungjawaban pelaksanaan transaksi tersebut.
2.2.4.6 Faktor-Faktor yang Perlu Dipertimbangkan dalam Merancang Formulir Dikutip dari Mulyadi (2001:90), Dalam merancang suatu formulir, seorang analis sistem harus mempertimbangkan faktor-faktor berikut ini : 1. Siapa yang memerlukan atau akan mendapat informasi yang dicatat di dalam formulir-formulir tersebut? Hal ini akan menentukan berapa lembar formulir tersebut harus dibuat. 2. Adakah formulir lain yang sekarang dirancang atau sekarang digunakan berisi informasi yang sama? Jika ya, apakah ada kemungkinan menyatukan informasi di dalam formulir yang dirancang ini dengan formulir lain tersebut? Banyak perusahaan yang membuat faktur penjualan, surat muat (bill of lading), slip pembungkus (packing slip) dan surat order pengiriman dalam 1 kali penulisan. 3. Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan di dalam
formulir
telah disusun menurut urutan yang logis? Hal ini akan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pengisian formulir dan akan mengurangi waktu pengisian dan penggunaan formulir. 4. Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan tangan atau pemrosesan dengan mesin, atau kedua-duanya? Hal ini akan menentukan lebar spasi dan penggunaan garis atau hanya spasi saja.
33 5. Apakah formulir tersebut akan diisi dengan pensil, tinta, mesin ketik atau mesin khusus atau dengan proses penggandaan yang lain? Hal ini akan menentukan jenis dan mutu kertas yang akan digunakan serta jumlah ruang yang harus disediakan untuk memungkinkan pencatatan informasi. 6. Apakah formulir tersebut akan disimpan di dalam suatu arsip? Hal ini akan menentukan mutu kertas yang harus digunakan, ukuran kertas, dan preforasi yang harus dibuat, jika hal ini diperlukan.
2.2.4.7 Informasi yang Diperlukan dalam Merancang Kembali Suatu Formulir Dikutip dari Mulyadi (2001:91), Formulir yang digunakan oleh perusahaan perlu ditinjau secara periodik untuk menentukan perlu tidaknya diadakan penyempurnaan, penggantian, atau penghentian pemakaian formulir yang sekarang digunakan. Untuk itu perlu dilakukan survei guna mengumpulkan informasi : a. Yang bersangkutan dengan formulir itu sendiri, misalnya mengenai isinya, jumlah lembar tembusannya, dan jenis kertas yang digunakan. b. Yang bersangkutan dengan kegiatan penyediaan, pengisian, dan pencatatan informasi dari formulir tersebut.
2.2.5 Definisi Laporan “A report is a formatted and organized presentation of data.” Jones dan Rama (2006:201). Laporan merupakan suatu penyajian data yang tersusun dan terkoorganisir.
34 Jones dan Rama (2006:212), Four models of reports based on the organization of the data in the reports : a. Simple list reports, b. grouped detail report, c. summary report, and d. single entity report. Empat model dasar laporan dalam organisasi : a. Laporan daftar sederhana, b. laporan detail berkelompok, c. laporan ringkasan, dan d. laporan entitas tunggal.
2.2.6 Definisi Penjualan Menurut Warren et al (2006:300) yang diterjemahkan oleh Aria Farahmita, Penjualan adalah jumlah yang dibebankan kepada pelanggan untuk barang dagang yang dijual, baik secara tunai maupun kredit.
2.2.6.1 Definisi Penjualan Tunai Dikutip dari Mulyadi (2001:445), Penjualan Tunai yaitu penjualan yang dilaksanakan perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli dengan melakukan pembayaran barang terlebih dahulu sebelum barang diserahkan ke pembeli.
35
2.2.6.2 Definisi Pembayaran Dimuka (Down Payment) Dikutip dari Allan R. Drebin (1996:121), Pembayaran Uang Muka (Down Payment) yaitu pembayaran uang muka yang dilaksanakan secara tunai yang jumlahnya sebesar persentase tertentu dari harga jual barang atau sebesar dalam jumlah yang telah ditentukan.
2.2.6.3 Definisi Penjualan Angsuran Dikutip dari Hadori Yunus Harnanto (1987:6), Penjualan Angsuran adalah penjualan yang dilakukan dengan perjanjian dimana pembayaran dilakukan secara bertahap yaitu pada saat barang-barang diserahkan kepada pembeli, penjual menerima pembayaran pertama sebagai bagian dari harga penjualan (down payment) dan sisanya dibayar dalam beberapa kali angsuran.
2.3 Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Dikutip dari Mulyadi (2001:456), Penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama : penerimaan kas dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang. Sistem penerimaan kas dari penjualan tunai dibagi menjadi tiga prosedur berikut ini : 1. Prosedur penerimaan kas dari over-the-counter sales. 2. Prosedur penerimaan kas dari cash-on-delivery sales (COD sales). 3. Prosedur penerimaan kas dari credit card sales.
2.3.1 Penerimaan Kas dari Over-the-Counter Sales Dikutip dari Mulyadi (2001:456), Penerimaan kas dari over-the-counter sales dilaksanakan melalui prosedur berikut ini :
36 1. Pembeli memesan barang langsung kepada wiraniaga (sales person) di Bagian Penjualan. 2. Bagian Kasa menerima pembayaran dari pembeli, yang dapat berupa uang tunai, cek pribadi (personal check), atau kartu kredit. 3. Bagian Penjualan memerintahkan Bagian Pengiriman untuk menyerahkan barang kepada pembeli. 4. Bagian Pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli. 5. Bagian Kasa menyetorkan kas yang diterima ke bank. 6. Bagian Akuntansi mencatat pendapatan penjualan dalam jurnal penjualan. 7. Bagian Akuntansi mencatat penerimaan kas dari penjualan tunai dalam jurnal penerimaan kas.
2.3.2 Penerimaan Kas dari COD Sale Dikutip dari Mulyadi (2001:456), COD sales melalui pos dilaksanakan dengan prosedur berikut ini : 1. Pembeli memesan barang lewat surat yang dikirim melalui kantor pos. 2. Penjual mengirimkan barang melalui kantor pos pengirim dengan cara mengisi formulir COD sales di kantor pos. 3. Kantor pos pengirim mengirim barang dan formulir COD sales sesuai dengan instruksi penjual kepada kantor pos penerima. 4. Kantor pos penerima, pada saat diterimanya barang dan formulir COD sales, memberitahukan kepada pembeli tentang diterimanya kiriman barang COD sales. 5. Pembeli membawa surat panggilan ke kantor pos penerima dan melakukan pembayaran sejumlah yang tercantum dalam formulir COD sales. Kantor pos
37 penerima menyerahkan barang kepada pembeli, dengan diterimanya kas dari pembeli. 6. Kantor pos penerima memberitahu kantor pos pengirim bahwa COD sales telah dilaksanakan. 7. Kantor pos pengirim memberitahu penjual bahwa COD sales telah selesai dilaksanakan, sehingga penjual dapat mengambil kas yang diterima dari pembeli. Jika lokasi pembeli berada di kota yang sama dengan lokasi perusahaan, penyerahan barang biasanya dilaksanakan sendiri oleh fungsi pengiriman perusahaan. Pencatatan COD sale dilakukan dalam dua jurnal sebagai berikut : Jurnal Penjualan. Pada saat barang dikirim, Bagian Jurnal membuat jurnal sebagai berikut : Penjualan Tunai
xx
Pendapatan Penjualan COD
xx
PPN Keluaran
xx
Jurnal Penerimaan Kas. Pada saat kas diterima oleh Bagian Kasa, Bagian Jurnal membuat jurnal dalam jurnal penerimaan kas sebagai berikut : Kas
xx Penjualan Tunai
xx
Jika COD sale dilakukan oleh perusahaan kepada pembeli luar kota atau luar pulau, pengiriman dan penagihan harga barang dapat dilakukan lewat kantor pos atau perusahaan angkutan umum. Pencatatan COD sale dilakukan pada saat barang diserahan kepada kantor pos atau perusahaan atau perusahaan angkutan umum, dengan jurnal sebagai berikut :
38 Piutang COD
xx
PPN Keluaran
xx
Penjualan COD
xx
Biaya Angkutan (yang dibayar oleh pembeli)
xx
Pada saat kas diterima dari pembeli melalui kantor pos atau perusahaan angkutan umum, jurnal untuk mencatat transaksi tersebut adalah : Kas
xx Piutang
xx
2.3.3 Penerimaan Kas dari Credit Card Sales Dikutip dari Mulyadi (2001:459), Sebenarnya credit card bukan merupakan suatu tipe penjualan namun merupakan salah satu cara pembayaran bagi pembeli dan sarana penagihan bagi penjual, yang memberikan kemudahan bagi pembeli maupun bagi penjual. Credit card dapat merupakan sarana pembayaran bagi pembeli, baik dalam over-the-counter sale maupun dalam penjualan yang pengiriman barangnya dilaksanakan melalui jasa pos atau angkutan umum. Dalam over-the-counter sale, pembeli datang ke perusahaan, melakukan pemilihan barang atau produk yang akan dibeli, melakukan pembayaran ke kasir dengan menggunakan kartu kredit. Dalam penjualan tunai yang melibatkan pos atau perusahaan angkutan umum, pembeli tidak perlu datang ke perusahaan penjual. Pembeli memberikan persetujuan tertulis penggunaan kartu kredit dalam pembayaran harga barang, sehingga memungkinkan perusahaan penjual melakukan penagihan kepada bank atau perusahaan penerbit kartu kredit. Kartu kredit dapat digolongkan menjadi tiga kelompok : 1. Kartu kredit bank (bank cards). 2. Kartu kredit perusahaan (company cards).
39 3. Kartu kredit bepergian dan hiburan (travel and entertainment cards). Jika perusahaan menjual barang dengan menerima kartu kredit sebagai sarana pembayaran dari langganan, jurnal yang dibuat untuk mencatat transaksi tersebut adalah : Kas
xx
Biaya Kartu Kredit
xx
PPN Keluaran
xx
Penjualan Kartu Kredit
xx
2.3.4 Fungsi yang Terkait Dikutip dari Mulyadi (2001:462), Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah : 1. Fungsi penjualan 2. Fungsi kas 3. Fungsi gudang 4. Fungsi pengiriman 5. Fungsi akuntansi Fungsi Penjualan. Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas. Fungsi Kas. Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggungjawab sebagai penerima kas dari pembeli. Fungsi Gudang. Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggungjawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman.
40 Fungsi Pengiriman. Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggungjawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli. Fungsi Akuntansi. Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggungjawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuat laporan penjualan.
2.3.5 Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen Dikutip dari Mulyadi (2001:462), Informasi yang umumnya diperlukan oleh manajemen dari penerimaan kas dari penjualan tunai adalah : 1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu. 2. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai. 3. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu. 4. Nama dan alamat pembeli. Informasi ini diperlukan dalam penjualan produk tertentu, namun pada umumnya informasi nama dan alamat pembeli ini tidak diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan tunai. 5. Kuantitas produk yang dijual. 6. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan. 7. Otorisasi pejabat yang berwenang.
2.3.6 Dokumen yang Digunakan Dikutip dari Mulyadi (2001:463), Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah : 1. Faktur penjualan tunai.
41 2. Pita register kas (cash register tape) 3. Credit card sales slip 4. Bill of lading 5. Faktur penjualan COD 6. Bukti setor bank 7. Rekapitulasi harga pokok penjualan.
2.3.7 Catatan Akuntansi yang Digunakan Dikutip dari Mulyadi (2001:468), Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah : 1. Jurnal penjualan 2. Jurnal penerimaan kas 3. Jurnal umum 4. Kartu persedian 5. Kartu gudang
2.3.8 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Dikutip dari Mulyadi (2001:469), Jaringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah : 1. Prosedur order penjualan 2. Prosedur penerimaan kas 3. Prosedur penyerahan barang 4. Prosedur pencatatan penjualan tunai 5. Prosedur penyetoran kas ke bank 6. Prosedur pencatatan penerimaan kas
42 7. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan. Prosedur Order Penjualan. Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan membuat faktur penjualan tunai untuk memungkinkan pembeli melakukan pembayaran harga barang ke fungsi kas dan untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman menyiapkan barang yang akan diserahkan kepada pembeli. Prosedur Penerimaan Kas. Dalam prosedur ini, fungsi kas menerima pembayaran harga barang dari pembeli dan memberikan tanda pembayaran (berupa pita register kas dan cap “lunas” dari faktur penjualan tunai) kepada pembeli untuk memungkinkan pembeli tersebut melakukan pengambilan barang yang dibelinya dari fungsi pengiriman. Prosedur Penyerahan Barang. Dalam prosedur ini fungsi pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli. Prosedur Pencatatan
Penjualan Tunai. Dalam prosedur ini fungsi akuntansi
melakukan pencatatan transaksi penjualan tunai dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas. Di samping itu fungsi akuntansi juga mencatat berkurangnya persediaan barang yang dijual dalam kartu persediaan. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank. Sistem pengendalian intern terhadap kas mengharuskan penyetoran dengan segera ke bank semua kas yang diterima pada suatu hari. Dalam prosedur ini, fungsi kas menyetorkan kas yang diterima dari penjualan tunai ke bank dalam jumlah penuh. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas. Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas berdasar bukti setor bank yang diterima dari bank melalui fungsi kas. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan. Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan data yang dicatat
43 dalam kartu persediaan. Berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan ini, fungsi akuntansi membuat bukti memorial sebagai dokumen sumber untuk pencatatan harga pokok penjualan ke dalam jurnal umum.
2.3.9 Unsur Pengendalian Intern Dikutip dari Mulyadi (2001:470), Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai. a. Organisasi 1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas. 2. Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi. 3. Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi pengiriman, dan fungsi akuntansi. b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 4. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai. 5. Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dengan cara membubuhkan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas pada faktur tersebut. 6. Penjualan dengan kartu kredit bank didahului dengan permintaan otorisasi dari bank penerbit kartu kredit. 7. Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara membubuhkan cap “sudah diserahkan” pada faktur penjualan tunai. 8. Pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda pada faktur penjualan tunai.
44 c. Praktik yang Sehat 9. Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan. 10. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya. 11. Penghitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern.
2.4 Sistem Penerimaan Kas dari Piutang Dikutip dari Mulyadi (2001:482), Untuk menjamin diterimanya kas oleh perusahaan, sistem penerimaan kas dari piutang mengharuskan : 1. Debitur melakukan pembayaran dengan cek atau dengan cara pemindah bukuan melalui rekening bank (giro bilyet). Jika perusahaan hanya menerima kas dalam bentuk cek dari debitur, yang ceknya atas nama perusahaan (bukan atas unjuk), akan menjamin kas yang diterima oleh perusahaan masuk ke rekening giro bank perusahaan. Pemindahbukuan juga akan memberikan jaminan penerimaan kas masuk ke rekening giro bank perusahaan. 2. Kas yang diterima dalam bentuk cek dari debitur harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh.
2.4.1 Fungsi yang Terkait Dikutip dari Muyadi (2001:487), Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah : 1. Fungsi sekretariat
45 2. Fungsi penagihan 3. Fungsi kas 4. Fungsi akuntansi 5. Fungsi pemeriksa intern. Fungsi Sekretariat. Dalam sistem penerimaan kas dari piutang, fungsi sekretariat bertanggungjawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan (reminder advice) melalui pos dari para debitur perusahaan. Fungsi sekretariat bertugas untuk membuat daftar surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para debitur. Fungsi Penagihan. Jika perusahaan melakukan penagihan piutang langsung kepada debitur melalui penagih perusahaan, fungsi penagihan bertanggungjawab untuk melakukan penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi. Fungsi Kas. Fungsi ini bertanggungjawab atas penerimaan cek dari fungsi secretariat (jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui pos) atau dari fungsi penagihan (jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagih perusahaan). Fungsi Kas bertanggung jawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh. Fungsi Akuntansi. Fungsi akuntansi bertanggungjawab
dalam pencatatan
penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang. Fungsi Pemeriksa Intern. Dalam sistem penerimaan kas dari piutang, fungsi pemeriksa intern bertanggungjawab dalam melaksanakan penghitungan kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik. Di samping itu, fungsi pemeriksa intern bertanggungjawab dalam melakukan rekonsiliasi bank, untuk mengecek ketelitian catatatan kas yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi.
46
2.4.2 Dokumen yang Digunakan Dikutip dari Mulyadi (2001:488), Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah : 1. Surat pemberitahuan 2. Daftar surat pemberitahuan 3. Bukti setor bank 4. Kuitansi. Surat Pemberitahuan. Dokumen ini dibuat oleh debitur untuk memberitahu maksud pembayaran yang dilakukannya. Surat pemberitahuan biasanya berupa tembusan bukti kas keluar yang dibuat oleh debitur, yang disertakan dengan cek yang dikirimkan oleh debitur melalui penagih perusahaan atau pos. Bagi perusahaan yang menerima kas dari piutang, surat pemberitahuan ini digunakan sebagai dokumen sumber dalam pencatatan berkurangnya piutang di dalam kartu piutang. Daftar Surat Pemberitahuan. Daftar surat pemberitahuan merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh fungsi sekretariat atau fungsi penagihan. Jika penerimaan kas dari piutang perusahaan dilaksanakan melalui pos, fungsi sekretariat bertugas membuka amplop surat memisahkan surat pemberitahuan dengan cek, dan membuat daftar surat yang diterima setiap hari. Jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagih perusahaan, pembuat daftar surat pembritahuan dilakukan oleh fungsi penagihan. Daftar surat pemberitahuan dikirimkan ke fungsi kas untuk kepentingan pembuatan bukti setor bank dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen pendukung bukti setor bank dalam pencatatan penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas. Bukti Setor Bank. Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas yang diteriman dari piutang ke bank. Bukti setor dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran kas dari piutang ke bank. Dua
47 lembar tembusannya diminta kembali dari bank setelah ditandatangani dan dicap oleh bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas. Kuitansi. Dokumen
ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh
perusahaan bagi para debitur yang telah melakukan pembayaran utang mereka. Kuitansi sebagai tanda penerimaan kas ini dibuat dalam sistem perbankan yang tidak mengembalikan cancelled check kepada check issuer. Jika cancelled check dikembalikan kepada check issuer, kuitansi sebagai tanda penerimaan kas digantikan fungsinya oleh cancelled check.
2.5 Sistem Penjualan Kredit 2.5.1 Definisi Sistem Penjualan Kredit Menurut Mulyadi (2002:210), Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengirman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. Kegiatan penjualan ini ditangani perusahaan melalui sistem penjualan kredit.
2.5.2 Fungsi yang Terkait Menurut Mulyadi (2001:211), Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit adalah: 1. Fungsi
Penjualan.
Dalam
transaksi
penjualan
kredit,
fungsi
ini
bertanggungjawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order
48 tersebut (seperti spesifikasi barang dan rute pengiriman), meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana barang akan dikirim, dan mengisi surat order pengiriman. Fungsi ini juga bertanggungjawab untuk membuat “back order” pada saat diketahui tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order dari pelanggan. 2. Fungsi Kredit. Fungsi ini berada di bawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit, bertanggungjawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. Dalam hal otorisasi kredit tidak dapat diberikan, fungsi penjualan memberitahu fungsi pengiriman untuk membatalkan pengiriman barang kepada pelanggan. 3. Fungsi Gudang. Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggungjawab untuk meyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyertakan barang ke fungsi penerimaan. 4. Fungsi
Pengiriman.
Dalam
transaksi
penjualan
kredit,
fungsi
ini
bertanggungjawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggungjawab untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang. 5. Fungsi
Penagihan.
Dalam
transaksi
penjualan
kredit,
fungsi
ini
bertanggungjawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi. 6. Fungsi
Akuntansi.
Dalam
transaksi
penjualan
kredit,
fungsi
ini
bertanggungjawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan. Di samping itu, fungsi ini juga
49 bertanggungjawab mencatat harga pokok persediaan yang dijual ke dalam kartu persediaan.
2.5.3 Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen 1. Dikutip dari Mulyadi (2001: 213), Informasi yang umumnya diperlukan oleh manajemen Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu. 2. Jumlah piutang kepada setiap debitur dari tansaksi penjualan kredit. 3. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu. 4. Nama dan alamat pembeli. 5. Kuantitas produk yang dijual. 6. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan. 7. Otorisasi penjabat yang berwenang. dari kegiatan penjualan kredit adalah :
2.5.4 Dokumen yang Digunakan Dikutip dari Mulyadi (2001:214), Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah : 1. Surat order pengiriman dan tembusannya. 2. Faktur dan tembusannya. 3. Rekapitulasi harga pokok penjualan. 4. Bukti memorial. Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggan. Berbagai tembusan surat order pengiriman terdiri dari : a. Surat Order Pengiriman
50 b. Tembusan Kredit (Credit Copy) c. Surat Pengakuan (Acknowledgement Copy) d. Surat Muat (Bill of Lading) e. Slip Pembungkus (Packing Slip) f. Tembusan Gudang (Warehouse Copy) g. Arsip Pengendalian Pengiriman (Sales Order Folow-up Copy) h. Arsip Index Silang (Cross-index File Copy) Faktur Penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. Berbagai tembusan faktur penjualan terdiri dari : a. Faktur penjualan (Customer’s Copies) b. Tembusan Piutang (Account Receivable Copy) c. Tembusan Jurnal Penjualan (Sales Journal Copy) d. Tembusan Analisis (Analysis Copy) e. Tembusan Wiraniaga (Salesperson Copy) Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. Data yang dicantumkan dalam rekapitulasi harga pokok penjualan berasal dari kartu persediaan. Secara periodik harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu dihitung dalam rekapitulasi harga pokok penjualan dan kemudian dibuatkan dokumen sumber berupa bukti memorial untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu. Bukti Memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan ke dalam jurnal umum. Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
51
2.5.5 Catatan Akuntansi yang Digunakan Dikutip dari Mulyadi (2001:218), Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan kredit adalah : 1. Jurnal penjualan 2. Kartu piutang 3. Kartu persediaan 4. Kartu gudang 5. Jurnal umum. Jurnal Penjualan. Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik secara tunai maupun kredit. Jika perusahaan menjual beberapa macam produk dan manajemen memerlukan informasi penjualan menurut jenis produk, dalam jurnal penjualan dapat disediakan kolom-kolom untuk mencatat penjualan menurut jenis produk tersebut. Kartu Piutang. Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya. Kartu Persediaan. Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan. Kartu Gudang. Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang. Jurnal Umum. Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.
2.5.6 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Menurut Mulyadi (2001:219), Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit adalah sebagai berikut :
52 1. Prosedur order penjualan 2. Prosedur persetujuan kredit 3. Prosedur pengiriman 4. Prosedur penagihan 5. Prosedur pencatatan piutang 6. Prosedur distribusi penjualan 7. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan. Prosedur Order Penjualan. Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat surat order pengiriman dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi yang lain untuk memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam melayani order dari pembeli. Prosedur Persetujuan Kredit. Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit. Prosedur Pengiriman. Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman yang diterima dari fungsi pengiriman. Prosedur Penagihan. Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli. Dalam metode tertentu faktur penjualan dibuat oleh fungsi penjualan sebagai tembusan pada waktu bagian ini membuat surat order pengiriman. Prosedur Pencatatan Piutang. Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang atau dalam metode pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen tembusan menurut abjad yang berfungsi sebagai catatan piutang.
53 Prosedur
Distribusi
Penjualan.
Dalam
prosedur
ini,
fungsi
akuntansi
mendistribusikan dan penjualan menurut informasi yang dibutuhkan oleh manajemen. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan. Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
2.5.7 Unsur Pengendalian Intern Dikutip dari Mulyadi (2001:221), Untuk merancang unsur-unsur pengendalian intern yang diterapkan dalam sistem penjualan kredit, unsur pokok pengendalian intern yang terdiri dari organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, dan praktik yang sehat dirinci sebagai berikut : a. Organisasi 1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit 2. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit 3. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas 4. Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kedit yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut.
b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 5. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir order pengiriman
54 6. Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda tangan pada credit copy (yang merupakan tembusan surat order pengiriman). 7. Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara manandatangani dan membubuhkan cap “sudah dikirim” pada copy surat order pengiriman. 8. Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang, dan potongan penjualan berada di tangan Direktur Pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut. 9. Terjadinya
piutang
diotorisasi
oleh
fungsi
penagihan
dengan
membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan. 10. Pencatatan ke dalam kartu piutang dan ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan, bukti kas masuk, dan memo kredit). 11. Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat.
c.
Praktik yang Sehat 12. Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan. 13. Faktur
penjualan
bernomor
urut
tercetak
dan
pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan. 14. Secara periodik fungi akuntansi mengirim pernyataan piutang (account receivable statement) kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut.
55 15. Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening control piutang dalam buku besar.
2.6 Sistem Pengendalian Intern 2.6.1 Definisi Sistem Pengendalian Intern Menurut Mulyadi (2001:163), Sistem Pengendalian Intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
2.6.2 Tujuan Sistem Pengendalian Intern Menurut Mulyadi (2001:163), Tujuan sistem pengendalian intern adalah : 1. Menjaga kekayaan organisasi, 2. mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, 3. mendorong efisiensi, dan 4. mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
2.6.3 Jenis-Jenis Sistem Pengendalian Intern Dikutip dari Mulyadi (2001:163), Menurut tujuannya, sistem pengendalian intern tersebut dapat dibagi menjadi dua macam : a. Pengendalian intern akuntansi (internal accounting control). Pengendalian intern akuntansi yang merupakan bagian dari sistem pengendalian intern, meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Pengendalian intern akuntansi yang baik akan
56 menjamin keamanan kekayaan para investor dan kreditur yang ditanamkan dalam perusahaan dan akan menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya. b. Pengendalian
intern
administratif
(internal
administrative
control).
Pengendalian intern administratif meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen.
Gambar 2.2 Tujuan Pokok Pengendalian Intern
2.6.4 Unsur sistem pengendalian intern Dikutip dari Mulyadi (2001:164), Unsur sistem pengendalian intern adalah : 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya. 3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya.
