BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1. Pengertian Pengetahuan. Dalam membicarakan pengetahuan sangatlah abstrak, karena pengetahuan mempunyai arti yang sangat dalam dan lebih luas dari data atau informasi. Menurut Davenport, Thomas H. & Prusak, L. (1998, p5), pengetahuan adalah gabungan yang erat dari pengalaman, nilai-nilai, kontekstual informasi yang relevan dari pengetahuan seorang pakar yang menyediakan sebuah kerangka untuk mengevaluasi dan menggabungkan pengalaman dan informasi baru. Menurut Tobin, Daniel R. (1996, p10), pengetahuan adalah informasi yang diaplikasikan dalam pekerjaan dan memiliki nilai tambah untuk pekerjaan mereka. Menurut Brooking, A. (1999,p5),
pengetahuan adalah konteks informasi
bersama-sama dengan pengertian dan bagaimana menggunakannya.
2.2. Data, Informasi dan Pengetahuan. 2.2.1. Data. Data adalah sesuatu yang memiliki ciri tersendiri, fakta objektif tentang suatu kejadian. Dalam konteks organisasi, data sering digunakan untuk menggambarkan record dalam transaksi (Davenport, Thomas H., 1998, p2). Dalam sebuah perusahaan, kita dapat mengevaluasi data secara kuantitatif dan kualitatif.
Secara kuantitatif, data diukur dengan melihat biaya, kecepatan dan kapasitas. berapa biaya yang dikeluarkan untuk menyimpan data? Berapa cepat kita dapat memperoleh data dari sistem? Berapa banyak sitem dapat menyimpannya? Secara kualitatif data dapat diukur dengan adanya hubungan, waktu, dan kejelasan. Dapatkah kita mengakses data ketika kita membutuhkannya? Apakah itu yang kita perlukan? Dapatkah kita membuat keputusan dari itu? Seluruh perusahaan membutuhkan data sebab dari data-data yang diperoleh akan dapat membantu mengambil keputusan. Kadang ada kesalahan yang dibuat oleh perusahaan yang banyak mengumpulkan data. Ada 2 kesalahan : 1. Terlalu banyak data akan membuat kita sulit mengidentifikasi dan membuat interpretasi dari maksud data tersebut. 2. Tidak ada arti yang khusus dari data, sebab data hanya menggambarkan bagian apa yang terjadi Dalam perusahaan besar, data merupakan bagian yang sangat penting sebab data merupakan bahan dasar untuk membuat informasi.
2.2.2. Informasi. Menurut Daventport, Thomas H. & Prusak, L. (Working Knowledge, 1998,p3), Informasi dapat digambarkan sebagai pesan, biasanya dalam sebuah dokumen. Informasi berarti untuk mengubah pandangan penerima pesan dalam mengambil keputusan dan tingkah laku. Menurut Drucker, P. (Tobin, Daniel R., 1996, p10), Informasi adalah data yang relevan dan berguna.
Pesan yang berhasil disampaikan adalah pesan yang mungkin tidak diharapkan tentang kualitas dari pengetahuan atau keputusan pengirimnya. Informasi dapat “berjalan” dalam organisasi secara “hard“ dan “soft”. “hard network” memiliki infrastruktur yang nyata: wires, post offices, alamat, e-mail. Juga termasuk surat, kiriman barang dan transmisi international. “soft network” lebih tidak formal dan tidak nyata. Seseorang memberi anda sebuah note/pesan atau duplikat artikel dengan tanda “FYI” misalnya. Seperti data, informasi juga dapat dikur secara kuantitatif dan kualitatif. Secara kuantitatif, informasi diukur menyangkut konektifitas dan transaksi. Berapa e-mail account atau pemakai Lotus Notes yang ada? Berapa banyak pesan yang kita kirimkan pada suatu periode tertentu? Secara kualitatif, informasi diukur mengenai kegunaan dan dapat menyampaikan informasi. Apakah pesan tersebut dapat memberi informasi baru? Apakah informasi dapat mengambil keputusan/memecahkan masalah? Informasi juga dapat berarti data yang memiliki arti/fungsi bagi pembuatnya. Kita dapat merubah data menjadi informasi dengan mengambil nilai arti. Beberapa hal penting metode untuk merubah data menjadi informasi : Contextualized
: Kita mengetahui untuk apa kegunaan data dikumpulkan.
Catagorized
: Kita mengetahui unit analisa atau kata kunci dari data.
Calculated
: Data mungkin sudah dianalisa secara matematik atau statistik.
Corrected
: Kesalahan (error) telah dihilangkan dari data.
Condensed
: Data mungkin sudah dirangkum dalam bentuk ringkasan.
2.2.3. Pengetahuan. Seperti yang telah dijelaskan diatas, knowledge memiliki pengertian yang luas. Menurut Davenport, Thomas H. & Prusak, L. (Working knowledge, 1998,p5), knowledge memiliki arti adalah : gabungan yang erat dari pengalaman, nilai-nilai, kontekstual informasi yang relevan dari pengetahuan seseorang pakar yang menyediakan sebuah kerangka untuk mengevaluasi dan menggabungkan pengalaman dan informasi baru. Menurut Tobin, Daniel R. (1996,p10), knowledge adalah informasi yang diaplikasikan dalam pekerjaan dan memiliki nilai tambah untuk pekerjaan mereka. Menurut Brooking, A. (1999,p5),
pengetahuan adalah konteks informasi
bersama-sama dengan pengertian dan bagaimana menggunakannya. Dalam organisasi, knowledge biasanya terdapat dalam dokumen atau tempat penyimpanan (komputer) tetapi juga bisa terdapat dalam kegiatan, proses, norma, kebiasaan organisasi. Knowledge berasal dari informasi seperti informasi yang berasal dari data. Knowledge dapat berasal dari informasi apabila manusia melakukan pekerjaannya secara ”virtual”. Transformasi knowledge bila informasi dapat terjadi dengan : Comparison
: Bagaimana informasi tentang keadaan ini dibandingkan dengan keadaan lainnya yang kita ketahui.
Consequece
: Implikasi apa informasi digunakan untuk mengambil keputusan atau tindakan ?
Connections : Bagaimana pengetahuan ini disebarkan kepada pemakai lainnya. Conversation : Apa yang orang lain pikirkan tentang informasi ini.
Menurut Tobin, Daniel R., data, informasi dan knowledge bahkan wisdom merupakan suatu tingkatan dalam pembelajaran. Tingkatan tersebut dapat dilihat pada gambar 2.1. Stage
Data + Relevan + purpose
Stage
Informasi + Aplication
Stage
Stage
Knowledge + Intuition Wisdo m Gambar 2.1. Empat tingkat dalam pembelajaran
2.3. Dimensi Pengetahuan. Menurut Nonaka, Ikujiro (1995,p59), Professor Manajemen dari Universitas Hitotsubashi Tokyo, ada 2 jenis pengetahuan : 1. Tacit knowledge
: Pengetahuan yang berada dalam otak/pikiran kita tetapi sulit untuk diekspresikan.
2. Explicit kowledge : Pengetahuan bentuk formal, sistematis dan mudah disebarkan atau dibagikan . Contoh : spesifikasi produk, formulasi ilmu pengetahuan, atau program komputer juga dapat diperoleh dari buku, rencana, memo, dll.
2.3.1. Tacit Knowledge. Tacit knowledge yang merupakan pengetahuan berada dalam pikiran merupakan pengetahuan yang cukup sulit diekspresikan. Maksudnya bahwa banyak beberapa orang yang tidak tahu bagaimana membuat tacit knowledge ini dikeluarkan / diekspresikan. Hal ini sering disebut menjadikan tacit knowledge menjadi explicit knowledge. Tacit knowledge dapat diekspresikan dengan beberapa cara antara lain dengan mengajar / menjelaskan sesuatu atau menulis pengetahuan yang ada kedalam sebuah dokumen. Dengan cara ini orang dapat mengekspresikan tacit knowledge. Hambatan yang sering dihadapi dalam mengekspresikan tacit knowledge ini, apabila seorang pakar dalam menjelaskan suatu masalah kepada orang yang masih baru pada bidang pakar tersebut. Sebab penjelasan pakar tersebut biasanya memakai jalan singkat yang sering atau biasa dipakainya. Kadangkala tacit knowledge sulit dijabarkan karena memakai perasaan atau intuisi. Sebagai contoh, mengajarkan seorang yang sedang belajar mengendarai sepeda. Dalam masalah mengendarai sepeda, perasaan / keahlian dalam mengendarai sepeda dipakai sehingga sulit untuk dijelaskan.
2.3.2. Explicit Knowledge. Explicit knowledge merupakan pengetahuan dalam bentuk verbal yang telah dituliskan kedalam bentuk dokumen. Bentuk explicit knowledge ini berupa penjelasan mengenai suatu aktifitas atau pengetahuan lainnya. Pengetahuan yang telah didokumentasikan dalam bentuk apapun sudah dapat dikatakan explicit knowledge. Menulis pengetahuan kedalam bentuk dokumen bukan berarti pengetahuan tersebut dapat
diikuti oleh orang lain untuk mengatasi permasalahan yang sama. Sebab masih dibutuhkan keahlian dari orang yang memakai pengetahuan tersebut, selain pengetahuan tersebut ditulis dalam bentuk aktifitas secara detail yang diperlukan untuk mengatasi masalah. Sebagai contoh, suatu prosedur untuk menganti ban mobil. Apabila orang yang memakai pengetahuan tersebut tidak mengetahu sedikitpun tentang mobil, maka akan siasia bila orang tersebut mengerjakan pekerjaan untuk mengganti ban mobil. Sebab dalam procedur pengantian ban diperlukan suatu bahasa-bahasa teknikal seperti kunci kembang, dop mobil, dan lain-lain.
2.4. Manajemen Pengetahuan. Menurut Liebowitz, Jay (2000,p3), knowledge management adalah proses pembuatan nilai tambah dari aset intangible organisasi. Konsep ini bukanlah suatu konsep yang baru. Ini merupakan proses pencampuran dari sistem basis pengetahuan, intelektual buatan, software engineering, perbaikan proses bisnis, manajemen sumber daya manusia, dan konsep tingkah laku organisasi. Dalam menjalankan proses manajemen pengetahuan dirasakan sulit. Ini disebabkan karena : -
Organisasi harus menciptakan lingkungan penyebaran pengetahuan.
-
Menetapkan bagaimana senior executive dapat memberikan nilai untuk pengetahuan dalam organisasi mereka dalam rangka menjabarkan keuntungan yang nyata.
-
Dirasakan bahwa sistem manajemen informasi sama dengan manajemen pengetahuan.
-
Organisasi belum sepenuhnya menyadari bahwa manajemen pengetahuan dapat berjalan dengan baik jika CEO secara aktif menggunakan rancangan sistem manajemen pengetahuan untuk organisasi mereka.
-
Penggunaan kata yang salah pada hampir setiap tool sebagai manajemen pengetahuan. Organisasi yang merasakan sulitnya manajemen pengetahuan, harus sadar akan
isu-isu yang dihadapi seperti yang disebutkan diatas. Jika organisasi tidak menyadari hal tersebut, maka manajemen pengetahuan akan menjadi “mimpi buruk” bagi organisasi.
2.5. Tahapan Dalam Membuat Manajemen Pengetahuan. Menurut Probst, G., Raub, S. and Romhardt, K. (1999,p30), dalam membuat manajemen pengetahuan, terdapat 6 tahapan, yaitu : 1. Identifikasi pengetahuan. 2. Pengumpulan pengetahuan (Knowledge Acquisition). 3. Membuat pengetahuan (Knowledge Development). 4. Sharing dan Pendistribusian Pengetahuan (Knowledge Sharing and Distribution). 5. Pemanfaatan Pengetahuan (Knowledge Utilization) 6. Penyimpanan Pengetahuan (Knowledge Retention).
2.5.1. Identifikasi Pengetahuan.
Mengidentifikasi pengetahuan eksternal berarti menganalisa dan menerangkan lingkungan pengetahuan perusahaan. Pada saat ini, banyak perusahaan yang masih kesulitan menggambarkan internal dan eksternal data, informasi dan keahlian. Dalam manajemen pengetahuan yang efektif harus menjamin kecukupan internal dan eksternal secara transparan, dan membantu karyawan secara individu untuk memberitahuakan apa yang mereka butuhkan.
2.5.2. Pengumpulan Pengetahuan (Knowledge Acquisition). Dalam pengumpulan pengetahuan, organisasi dapat memperoleh pengetahuan secara internal maupun eksternal. A. Pengumpulan pengetahuan secara eksternal : Perusahaan dapat memperoleh informasi dari lingkungan diluar perusahaan dengan beberapa metode : -
Membaca dari koran, email dan jurnal
-
Mengikuti konferensi
-
Menyewa konsultasi
-
Mengikuti berita televisi, menonton vidio atau film
-
Memonitor perkembangan ekonomi, sosial dan teknologi
-
Mengumpulkan data dari konsumen dan pesaing
-
Memperkerjakan karyawan baru
-
Berkolaborasi dengan organisasi lain, membuat aliansi dan membentuk kerjasama.
B. Pengumpulan pengetahuan secara internal :
Perusahaan dapat memperoleh pengetahuan secara internal dengan : -
Memberikan pengetahuan pada staf/karyawan.
-
Belajar dari pengalaman
-
Implementasi perubahan secara terus menerus.
2 hal penting dalam pengumpulan pengetahuan : 1. Pada kenyataannya bahwa bukan hubungan antara apa yang terjadi dengan apa yang dikumpulkan. Informasi harus disaring/dipilih dan merupakan informasi yang berguna bagi organisasi. 2. Pengumpulan pengetahuan bukan selalu internasional, banyak pengetahuan yang diperoleh secara kebetulan dari aktifitas perusahaan.
2.5.3. Membuat Pengetahuan (Knowledge Development). Membuat pengetahuan baru bukan sekedar membuat grup dari eksternal informasi, tetapi juga dari tacit knowledge dan dari wawasan, intuisi dan firasat individual yang tinggi. Menurut Nonaka, Ikujiro, ada 4 pola yang menggambarkan hubungan interaksi antara tacit knowledge dengan explicit knowledge untuk membangun pengetahuan dalam organisasi. Pola tersebut dapat digambarkan dengan matrik 2 X 2, lihat gambar 2.2. To
Tacit
Explicit
From Tacit Explicit
Socialization
Externalization
Internalization
Combination
Gambar 2.2. Matrix hubungan interaksi antar Explicit dan Tacit Knowledge
1) Membuat pengetahuan dari Tacit menjadi Tacit Ini adalah bentuk personal dari berkembangnya pengetahuan seseorang menjadi pengetahuan orang lain. Contoh : seseorang maser komputer yang berkerja sama dengan karyawannya, maka secara sadar maupun tidak karyawan tersebut dapat belajar dan mengetahui apa yang diketahui master komputer tersebut. Selama pengetahuan tacit tersebut tidak diubah menjadi explicit, maka akan sangat sulit untuk disebarkan dalam organisasi secara keseluruhan.
2) Membuat pengetahuan dari Explicit menjadi Explicit. Pengetahuan
Explicit
ini
diperoleh
dengan
mengkombinasikan
atau
menggabungkan pengetahuan explicit yang ada. Contoh : Perusahaan yang ingin mengumpulkan informasi-informasi yang ada untuk digabungkan membentuk suatu explicit knowledge baru. Pola pembuatan pengetahuan tipe ini sangat kurang efektif sebab hanya menggabungkan dari pengetahuan yang sudah ada dan tidak membentuk suatu pengetahuan yang benar-benar baru.
3) Membuat pengetahuan Tacit menjadi Explicit.
Pembuatan pengetahuan ini dapat terjadi ketika seseorang yang memiliki pengetahuan dan membuat suatu yang baru yang dapat dibagikan dalam organisasi. Contoh : organisasi yang memiliki pengetahuan Tacit untuk membuat budget perusahaan.
4) Membuat pengetahuan Explicit menjadi Tacit Pembuatan pengetahuan ini dapat terjadi ketika pengetahuan Explicit yang baru secara internal digunakan oleh personal dalam organisasi untuk membuat pengetahuan Tacit yang baru. Contoh : Spesifikasi pengetahuan yang dibaca oleh para personal dalam organisasi untuk menambah pengetahuan mereka. Dalam membuat pengetahuan Tacit dati Explicit, ada beberapa aktifitas : -
Pembelajaran.
-
Pemecahan permasalahan secara sistematik.
-
Experimen / percobaan.
-
Belajar dari pengalaman.
2.5.4. Sharing dan Pendistribusian Pengetahuan (Knowledge Sharing and Distribution). Pedistribusian pengetahuan dalam suatu perusahaan sangat vital, karena informasi dan pengalaman harus diisolasi dari orang yang tidak berhak memakainya. Untuk itu perlu adanya aturan-aturan dalam penyebaran pengetahuan.
Pengetahuan yang telah dikumpulkan harus disebarkan atau dimanfaatkan dalam organisasi. Pentransferan dan pemanfaatan pengetahuan meliputi mekanika, elektronika
dan perubahan interpersonal dari informasi dan pengetahuan dapat secara sengaja atau tidak sengaja. a. Penyebaran pengetahuan secara sengaja dapat melalui : -
komunikasi dengan tulisan
-
training
-
konfrensi internal
-
briefing
-
publikasi internal
-
rotasi pekerjaan
-
nasihat
b. Penyebaran pengetahuan secara tidak sengaja dapat melalui : -
rotasi pekerjaan
-
cerita dan mitos
-
kekuatan tugas
-
hubungan informal
Ada 4 faktor yang dapat menghambat penyebaran pengetahuan : 1. Biaya 2. Kapasitas pengertian dari unit penerima 3. Pesan yang terhambat karena prioritas pengiriman pengetahuan 4. Modifikasi atau distorsi (kesalahan pandangan) arti dari pesan 2.5.5. Pemanfaatan Pengetahuan (Knowledge Utilization).
Inti dari manajemen pengetahuan adalah memastikan bahwa pengetahuan dalam perusahaan telah dimanfaatkan secara produktif untuk menghasilkan keuntungan bagi perusahaan.
2.5.6. Penyimpanan Pengetahuan (Knowledge Retention). Dalam penyimpanan pengetahuan harus : -
Terstruktur dan tersusun, maka sistem dapat mencari dan memberikan secara cepat dan benar.
-
Dibagi dalam kategori, contoh : fakta, kebijakan, atau prosedur dalam basis pembelajaran.
-
Akurat, tepat waktu dan tersedia untuk siapa saja yang membutuhkan. Dalam
membuat
struktur
pengetahuan,
sangatlah
penting
untuk
mempertimbangkan bagaimana informasi akan disimpan dalam grup yang berbeda untuk setiap orang dalam organisasi. Fungsional dan efektif dari sistem penyimpanan pengetahuan dapat dikategorikan dalam beberapa elemen : -
kebutuhan untuk belajar
-
bekerja secara obyektif
-
keahlian pemakai
-
fungsi dan pemahaman informasi
-
lokasi, dimana dan bagaimana informasi disimpan.
