BAB 2 LANDAS AN TEORI
2.1 Teori – Teori Umum 2.1.1
Pengertian Pengukuran M enurut [http 1], Pengukuran atau measurement merupakan suatu proses atau kegiatan untuk menentukan kuantitas sesuatu yang bersifat numerik. Pengukuran lebih bersifat kuantitatif, bahkan merupakan instrumen untuk melakukan penilaian. M enurut Sridadi (2007) pengukuran adalah suatu proses yang dilakukan secara sistematis untuk memperoleh besaran kuantitatif dari suatu obyek tertentu dengan menggunakan alat ukur yang baku. Sebagai simpulan, pengukuran adalah membandingkan suatu benda yang diukur dengan alat ukur yang digunakan sebagai satuan. Pengukuran bersifat kuantitatif dari suatu obyek tertentu.
2.1.2
Pengertian Sistem M enurut pendapat O’Brien (2006, p29), sistem adalah sekumpulan komponen yang saling berhubungan, bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima masukan (input) serta menghasilkan keluaran (output) dengan proses transformasi yang teratur. M enurut Hall (2007, p5),”A system is a group of two or more interrelated components or subsystem that serve a common purpose”.
8
9 Sistem merupakan sekelompok dua atau lebih komponen yang saling terkait atau subsistem yang melayani tujuan yang sama. Sistem memiliki tiga komponen atau fungsi dasar yang berinteraksi, yaitu: -
Input, meliputi penangkapan dan perakitan elemen yang memasuki sistem untuk diproses.
-
Process, meliputi tranformasi proses-proses yang mengubah input menjadi ouput.
-
Output, meliputi pemindahan elemen yang telah diproduksi oleh tranformasi proses ke tujuan akhirnya. Berdasarkan pendapat ahli di atas, maka sistem adalah adalah kumpulan dari dua elemen atau lebih yang saling berhubungan dan terintegrasi untuk mencapai tujuan tertentu yang sama.
2.1.3
Pengertian Informasi M enurut Turban et al. (2006, p730), informasi adalah data yang telah diorganisir sehingga mereka memiliki makna dan nilai kepada penerima. M enurut O’Brien (2006, p703), informasi adalah data yang ditempatkan dalam konteks yang berarti dan berguna untuk pemakai akhir. M enurut Romney (2009, p27), informasi adalah data yang telah diatur dan diproses sehingga memberikan manfaat bagi penggunanya. Informasi dibutuhkan untuk mengambil keputusan atau untuk meningkatkan proses pengambilan keputusan.
10 Karakteristik informasi yang berguna menurut Hall (2007, p15) meliputi: • Relevance (Relevan): Isi sebuah laporan atau dokumen harus memenuhi suatu tujuan. • Timelines (Tepat waktu): Umur informasi merupakan faktor yang penting dalam menentukan kegunaannya. • Accuracy (Akurat): Informasi harus bebas dari kesalahan yang bersifat material. • Completeness (Lengkap): Tidak boleh ada informasi yang penting bagi pengambilan keputusan yang hilang. Berdasarkan pendapat ahli di atas, maka informasi adalah data yang sudah diolah dan terorganisir sehingga memiliki nilai guna dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan.
2.1.4
Pengertian Sistem Informasi M enurut pendapat O’Brien (2006, p5), sistem informasi merupakan kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. M enurut
Hall (2007, p7),
sistem informas i adalah serangkaian
prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada pengguna. M enurut Laudon (2007, p15), sistem informasi adalah sekumpulan komponen yang saling berhubungan yang bekerja sama mengumpulkan atau
11 mengambil, memproses, menyimpan, dan menyebarkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, dan pengawasan dalam suatu organisasi. Berdasarkan pengertian di atas, sistem informasi adalah kombinasi dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan pengolahan transaksi harian dan mendukung kegiatan-kegiatan dalam suatu organisasi dimana data dikumpulkan dan diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada pengguna.
2.1.5
Enterprise Resource Planning 2.1.5.1 Pengertian Enterprise Resource Planning (ERP) Definisi Enterprise Resource Planning (ERP) menurut Wijaya (2009, p27-28), adalah konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan, yaitu berupa paket aplikasi program terintegrasi dan multi modul yang dirancang untuk melayani dan mendukung berbagai fungsi dalam perusahaan, sehingga pekerjaan menjadi lebih efisien dan dapat memberikan pelayanan lebih bagi konsumen, yang akhirnya dapat menghasilkan nilai tambahan dan memberikan keuntungan maksimal bagi semua pihak yang berkepentingan (stakeholder) atas perusahaan. M enurut Kumar (2010, p264), Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem manajemen bisnis yang terintegrasi dan operasi bisnisnya sudah memiliki standar. ERP dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi organisasi. ERP merupakan nama dari sistem software manajemen yang
12 diciptakan
melalui
pemikiran
korporasi
diseluruh
dunia
untuk
meningkatkan kemampuan fungsi bisnis mereka yang penting. Sistem ERP menyatukan, menstandarisasi dan meluruskan semua aktivitas bisnis kedalam satu sistem yang akan mencapai standar tertinggi untuk informasi yang aman, dipercaya, mudah diakses dan real time. Setiap orang yang berpartisipasi didalam aktivitas bisnis baik di dalam maupun di luar organisasi dapat mengakses sistem menggunakan struktur yang sama. Prosesnya
terus
di-update
dan
disederhanakan
serta
redudansi
diminimalkan. Berdasarkan pendapat para ahli di atas, maka ERP adalah sebuah sistem terintegrasi yang menghubungkan seluruh bagian di dalam suatu perusahaan sehingga dapat mengakses informasi secara real time.
2.1.5.2 Sejarah Enterprise Resource Planning (ERP) Tabel 2.1 Sejarah sistem ERP TAHUN
PERISTIWA
1960an
Sistem pabrikan fokus kepada pengendalian inventory (inventory control).
1970an
Fokus
bergeser
pada M RP
(Material
Requirement
Planning), yang menerjemahkan jadwal utama suatu produk menjadi kebutuhan berbasis time-phases, untuk perencanaan
dan
pengadaan
komponen maupun bahan baku.
barang sebagian
jadi,
13 1980an
M RP-II (Manufacturing Resource Planning) berkembang mencakup pengelolaan operasi produksi (shop floor) dan aktivitas pengelolaan distribusi.
1990an
M RP-II dikembangkan lagi mencakup aktivitas rekayasa, keuangan, sumber daya manusia, penelolaan proyek yang melingkupi hampir semua aktivitas sistem organisasi usaha (business
enterprise),
yang
dikenal
dengan
istilah
Enterprise Resource Planning (ERP). 2000an-
Extended ERP menjadi ERP II.
sekarang (sumber : Wijaya & Darudiato, 2009, p15-16)
2.1.5.3 Infrastruktur Sistem ERP Infrastruktur merupakan hal utama dalam perencanaan pemakaian sistem ERP, karena dengan adanya infrastruktur yang kuat, maka dapat dikatakan bahwa perusahaan telah membangun pondasi yang kuat. M enurut Wijaya (2009, p22), infrastruktur ERP yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut : a. People Orang-orang yang terlibat dalam penerapan sistem ERP merupakan faktor yang sangat penting, terutama dalam hal komitmen waktu, dukungan top management, rasa memiliki (sense of belonging),
14 keterlibatan (involvement), semangat (spirit), dan rasa perlawanan yang minimum (resistence). b. Process Berkaitan dengan proses bisnis berjalan dan proses bisnis ke depan dengan penerapan sistem ERP. Dalam proses implementasi sistem ERP harus ada kontrol dari tiap bagian. c. Technology Penerapan sistem ERP identik dengan investasi yang relatif besar, dimana teknologi meliputi dari infrastruktur jaringan, hardware, dan software.
Gambar 2.1 Komponen infrastruktur ERP
2.1.5.4 Manfaat Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) M enurut O’Brien (2006, p322), ERP merupakan perangkat lunak yang digunakan oleh perusahaan yang memiliki beberapa manfaat, antara lain: a. Kualitas dan efisiensi
15 ERP menciptakan kerangka kerja untuk mengintegrasikan dan meningkatkan proses bisnis internal perusahaan yang menghasilkan peningkatan signifikan dalam kualitas serta efisiensi layanan pelanggan, produksi, dan distribusi. b. Penurunan biaya Banyak perusahaan melaporkan penurunan yang siginifikan dalam biaya pemrosesan
transaksi dan hardware, software, serta karyawan
pendukung teknologi informasi, jika dibandingkan dengan sistem warisan yang tidak terintegrasi yang digantikan oleh sistem ERP baru mereka. c. Pendukung keputusan Sistem ERP dapat membantu tugas manajemen dalam pengambilan kepututsan. Selain itu, sistem ERP menyediakan informasi mengenai kinerja bisnis lintas fungsi yang sangat penting secara cepat untuk para manajer agar dapat secara signifikan meningkatkan kemampuan mereka dalam mengambil keputusan secara tepat waktu di lintas bisnis perusahaan. d. Kelincahan perusahaan M engimplementasikan sistem ERP meruntuhkan banyak dinding departemen dan fungsi atau “benteng” berbagai proses bisnis, sistem informasi, dan sumber daya informasi. Hal ini menghasilkan struktur organisasi, tanggung jawab manajerial, dan peran kerja yang lebih fleksibel, dan karenanya menghasilkan organisasi serta tenaga kerja
16 yang lebih lincah dan adaptif, yang dapat dengan lebih mudah memanfaatkan berbagai peluang baru bisnis.
e. Sistem terintegrasi Sistem ERP menawarkan sistem yang terintegrasi dalam sebuah perusahaan sehingga pengambilan keputusan dapat lebih efisien dan efektif.
2.1.5.5 Modul-modul dalam Enterprise Resource Planning (ERP) M enurut [http 2], beberapa modul yang terdapat dalam Enterprise Resource Planning (ERP) antara lain: 1. Item Master Management (IMM) 2. Bill of Material (BOM) 3. Demand Management (DM) 4. Sales and Order Management (SOM) 5. Master Production Scheduling (MPS) 6. Material Requirements Planning (MRP) 7. Capacity Requirement Planning 8. Inventory Mangement (INV) 9. Shop Floor Control (SFC) 10. Purchasing Management (PUR) 11. General Ledger (GL) 12. Account Payable (AP) 13. Account Receivable (AR)
17 14. Cost Control (CO) 15. Financial Reporting (FIR)
2.1.5.6 Konsep Dasar Enterprise Resou rce Planning (ERP) M enurut [http 3], sistem ERP adalah sebuah terminologi yang secara de facto adalah aplikasi yang dapat mendukung transaksi atau operasi sehari-hari yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya sebuah perusahaan, seperti dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas. Sistem ERP dibagi atas beberapa sub-sistem yaitu sistem Financial, sistem Distribusi, sistem M anufaktur, sistem Maintenance dan sistem Human Resource. Pada prinsipnya, dengan sistem ERP sebuah industri dapat dijalankan secara optimal dan dapat mengurangi biaya-biaya operasional yang tidak efisien seperti biaya inventory (slow moving part, dll.), biaya kerugian akibat 'machine fault', dll. Sistem ERP dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap 'best practice' proses umum yang paling layak di tiru. M isalnya, bagaimana proses umum yang sebenarnya berlaku untuk pembelian (purchasing), penyusunan stok di gudang dan sebagainya. Untuk mendapatkan manfaat yang sebesar-besarnya dari sistem ERP, maka industri juga harus mengikuti 'best practice process' (proses umum terbaik) yang berlaku. Sebagai simpulan, sistem ERP adalah paket software yang sangat dibutuhkan untuk mengelola sebuah industri secara efisien dan produktif. Secara de facto, sistem ERP harus menyentuh segala aspek sumber daya
18 perusahaan yaitu dana, manusia, waktu, material dan kapasitas. Untuk lebih meningkatkan kemampuan sistem ERP maka perlu ditambah modul CRM , SRM , PLM dan juga Project Management.
2.1.6
Pengertian Flowchart M enurut
[http
4], flowchart sistem merupakan
bagan
yang
menunjukkan alur kerja atau apa yang sedang dikerjakan di dalam sistem secara keseluruhan dan menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Dengan kata lain, flowchart ini merupakan deskripsi secara grafik dari urutan prosedur-prosedur yang terkombinasi yang membentuk suatu sistem. Flowchart sistem terdiri dari data yang mengalir melalui sistem dan proses yang mentransformasikan data itu. Data dan proses dalam flowchart sistem dapat digambarkan secara online (dihubungkan langsung dengan komputer) atau offline (tidak dihubungkan langsung dengan komputer, misalnya mesin tik, cash register atau kalkulator).
2.2 Teori – teori Khusus 2.2.1
ORACLE 2.2.1.1 Gambaran Umum Oracle E-Business Suite M enurut [http 5], Oracle E-Business Suite merupakan aplikas i Enterprise Resource Planning (ERP) yang bermanfaat dalam hal otomatisasi proses bisnis perusahaan dari hulu hingga hilir (end to end). Oracle E-Business Suite adalah sebuah paket aplikasi bisnis yang lengkap
19 dan pre-configured yang memungkinkan pengelolaan seluruh fungsi bisnis inti secara efisien, seperti interaksi dengan customer, pengelolaan finansial, sumber daya manusia dan pengelolaan value chain. M enurut Lee (2008, p3), Oracle E-Business Suite release 12 merupakan rilisan terbaru dari Oracle E-Business Suite 11i. Oracle EBusiness Suite terus menawarkan solusi untuk berbagai jenis bisnis di seluruh dunia dan memungkinkan mereka untuk mengakses aplikasi melalui internet. Update terbaru yang disediakan pada Oracle E-Business Suite release 12 adalah release 12 RUP4 untuk semua modul, dan release 12 RUP5 untuk modul Financials dan HRM S. M enurut ITGI (2010, p8), Oracle E-Business Suite (EBS) version 12 adalah produk Oracle yang terintegrasi dan berbasis internet. Oracle EBS menawarkan aplikasi aliran bisnis, yang memungkinkan organisasi untuk mengotomatisasi alur bisnis, seperti procurement atau order to cash. Aplikasi ini memungkinkan operasi bisnis customer dapat berjalan dengan biaya yang lebih murah. Berikut adalah contoh tampilan dalam Oracle EBS
Gambar 2.2 Login Oracle EBS
20
Gambar 2.3 Oracle EBS Home Page
2.2.1.2 Produk aplikasi Oracle E-Business Suite M enurut Wijaya (2009, p154), produk aplikasi yang tersedia pada Oracle E-Business Suite adalah sebagai berikut: •
•
Financials: -
Planning (General Ledger, Analyzer)
-
Analysis
-
Consolidation
-
Expenditure Management
-
Billing and Cash Collection
-
Cash Management
-
Asset Management
Supply Chain Management: -
Strategic Procurement
-
Non-production Procurement
21 -
Strategic Souring
-
Catalogue Management
Project:
•
-
Costing
-
Billing
-
Time and Expense
-
Activity Management Gateway
Human Resource: Material Management: -
Inventory
-
Purchasing
Manufacturing: -
Factory and Item definition
-
Planning and Simulation
-
Materials Management
-
Production
-
Cost Management
-
Integrated Technologies
2.2.1.3 Oracle Inventory M enurut ITGI (2010, p13), Oracle Inventory mencakup item-item yang dibeli dari pemasok atau item yang dihasilkan dari proses manufaktur. Dalam modul Inventory Management, barang yang disimpan dalam inventory akan dikenakan biaya dalam cost center. Barang-barang tersebut
22 dapat menjadi raw material yang diperlukan dalam proses manufaktur, yang akan dijual kepada customer. Barang yang disimpan juga dapat menjadi peralatan yang dibutuhkan untuk proses pemeliharaan mesin, perlengkapan dan lain-lain. Alur Oracle Inventory pada umumnya dimulai ketika baran g diterima dari pemasok, barang dikembalikan dari customer, barang ditransfer dari inventory organization lainnya atau finished goods dari departemen produksi. Berikut adalah alur proses Oracle Inventory:
Gambar 2.4 Alur proses Oracle Inventory 2.2.2
INVENTORY 2.2.2.1 Pengertian Inventory
23 M enurut Nafarin (2007, p253), sediaan (Inventory) adalah baran g yang diperoleh dan tersedia dengan maksud untuk dijual atau dipakai dalam produksi atau dipakai untuk keperluan non produksi dalam siklus kegiatan yang normal. Pengertian inventory menurut Herjanto (2008, p237) adalah bahan atau barang yang disimpan yang akan digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya untuk digunakan dalam proses produksi atau perakitan, untuk dijual kembali, atau untuk suku cadang dari peralatan atau mesin. Persediaan dapat berupa bahan mentah, bahan pembantu, bahan dalam proses, barang jadi, ataupun suku cadang dimana bisa dikatakan bahwa persediaan hanyalah suatu sumber dana menganggur, karena sebelum persediaan digunakan berarti data terikat didalamnya tidak dapat digunakan untuk keperluan lain M enurut Assauri (2009, p171), inventory adalah barang-baran g persediaan berwujud yang digunakan dalam proses produksi, barang mana dapat diperoleh dari sumber-sumber ataupun dibeli dari supplier atau perusahaan yang menghasilkan bahan baku bagi perusahaan pabrik yang menggunakannya. Dapat pengertian diatas, dapat disimpulkan inventory adalah sejumlah barang atau bahan-bahan dalam kendali perusahaan yang disimpan dalam beberapa waktu tertentu, menunggu sampai digunakan untuk keperluan produksi ataupun dijual.
2.2.2.2 Tujuan Inventory
24 Setiap perusahaan yang menyelenggarakan kegiatan produksi akan memerlukan inventory. Dengan tersedianya bahan baku maka diharapkan perusahaan industri dapat melakukan proses produksi sesuai kebutuhan atau permintaan konsumen. Selain itu dengan adanya inventory yang cukup tersedia digudang juga diharapkan dapat memperlancar kegiatan produksi atau pelayanan kepada konsumen, perusahaan dan dapat menghindari terjadinya kekurangan bahan baku. M enurut Aquilano (2006, p590), tujuan penyimpanan persediaan dapat dikarenakan beberapa alasan berikut: a.
Untuk mempertahankan kelangsungan operasi
b.
Untuk memenuhi variasi permintaan produk
c.
Untuk memungkinkan fleksibilitas dalam perencanaan produksi
d.
Untuk mengantisipasi adanya variasi waktu pengiriman mulai dari order pembelian sampai dengan barang diterima dalam gudang. Fungsi dasar inventory sebenarnya sangat sederhana, yaitu
meningkatkan profitability perusahaan. M enurut Herjanto (2008, p238), fungsi inventory adalah: a.
M enghilangkan resiko keterlambatan pengiriman bahan baku atau barang yang dibutuhkan perusahaan
b.
M enghilangkan resiko jika material yang dipesan tidak baik sehingga harus dikembalikan
c.
M enghilangkan resiko terhadap kenaikan harga atau inflasi
25 d.
Untuk menyimpan bahan baku yang dihasilkan secara musiman sehingga perusahaan tidak akan kesulitan jika bahan baku itutersedia di pasaran
e.
M endapatkan keuntungan dari pembelian berdasarkan
diskon
kuantitas f.
M emberikan pelayan kepada pelanggan dengan tersedianya barang yang diperlukan.
2.2.2.3 Jenis-jenis Inventory M enurut Herjanto (2008, p239), inventory dapat dikelompokkan kedalam empat jenis, yaitu: • Fluctuation stock M erupakan persediaan yang dimaksudkan untuk menjaga terjadinya fluktuasi permintaan yang tidak diperkirakan sebelumnya, dan untuk mengatasi bila terjadi kesalahan atau penyimpangan dalam prakiraan penjualan, waktu produksi, atau pengiriman barang. • Anticipation stock M erupakan persediaan untuk menghadapi permintaan yang dapat diramalkan pada musim permintaan tinggi, tetapi kapasitas produksi pada saat itu tidak mampu memenuhi permintaan. Persediaan ini juga dimaksudkan untuk menjaga kemungkinan sukarnya diperoleh bahan baku sehingga tidak mengakibatkan terhentinya produksi.
26 • Lot-size inventory M erupakan persediaan yang diadakan dalam jumlah yang lebih besar daripada kebutuhan saat itu. Persediaan dilakukan untuk mendapatkan keuntungan dari harga barang (berupa diskon) karena membeli dalam jumlah yang besar, atau untuk mendapatkan penghematan dari biaya pengangkutan per unit yang lebih rendah. • Pipeline inventory M erupakan persediaan yang dalam proses pengiriman dari tempat asal ke tempat dimana barang tersebut akan digunakan. M isalnya, barang yang dikirim dari pabrik menuju tempat penjualan, yang dapat memakan waktu beberapa hari atau minggu.
2.2.3
Material 2.2.3.1 Pengertian Material M enurut Yunarto (2006, p116), material mencakup semua kategori, baik itu produk (barang) maupun jasa. Dalam prakteknya setiap material mempunyai kode tertentu. Kode material ini banyak sebutannya dan berbeda-beda untuk setiap perusahaan, ada yang menyebut product code, material code, item code, item number, part number, stock code, kode barang, SKU, dan lain-lain. M aterial di dalam sistem informasi dikenal dengan istilah material master.
27 2.2.3.2 Tipe Material Salah satu tujuan pengelompokan tipe material adalah untuk mempermudah
dalam
memilah-milah
material sehingga dari sisi
operasional akan lebih mudah. Tujuan yang lain adalah tipe material berhubungan dengan penentuan kode akun secara otomatis pada proses jurnal akuntansi. M enurut Yunarto (2006, p119), tipe material yang ada dibanyak perusahaan adalah sebagai berikut: • Trading goods M erupakan barang yang diperjual-belikan. Barang tersebut bisa diproduksi sendiri atau dibeli dari supplier. Barang tersebut memiliki inventory atau lebih sering kita sebut dengan istilah barang stock. M isalnya untuk perusahaan rokok maka trading goods-nya adalah rokok. • Non-stock material M erupakan barang yang tidak dikontrol inventory-nya. Secara fisik barang ini ada, tetapi karena barangnya bernilai kecil maka tidak ditrack sebagai inventory. Beberapa perusahaan menyebutnya dengan istilah consumable goods. Barang ini banyak dipakai untuk menunjang operasi produksi dan operasi perusahaan. Contoh barang ini sarung tangan, masker, paku, sekrup, isolasi, lem, amplas, pelumas mesin, dan lain-lain.
28 • Services Services dapat diterjemahkan dengan istilah jasa. Contoh services adalah jasa consultant, pendidikan, asuransi, jasa transportasi, jasa dokter, jasa pengacara, dan lain-lain. • Packaging M erupakan material yang digunakan untuk packaging seperti kotak, peti, palet, bungkus plastik, karton dan lain-lain. • Semifinished goods M erupakan barang setengah jadi. Sering disebut juga dengan istilah material di work in process atau work in progress. Contoh barang setengah jadi untuk industri ban adalah compound. • Raw material M erupakan bahan mentah. Bahan mentah ini digunakan sebagai bahan untuk memproduksi suatu barang. Biasanya bahan mentah ini dibeli dari supplier.
2.2.4
Stock 2.2.4.1 Pengertian Stock M enurut Waters (2003, p4), stock terdiri dari semua goods dam material-material yang disimpan oleh sebuah organisasi. Stock merupakan gudang dari item-item yang disimpan untuk keperluan di masa depan.
29 2.2.4.2 Klasifikasi Stock M enurut Waters (2003, p9-10), ada beberapa isitilah berbeda yang digunakan untuk klasifikasi stock: • Cycle stock adalah stock normal yang digunakan selama operasi. • Safety stock adalah stock cadangan dari material yang digunakan untuk keperluan darurat. • Seasonal stock digunakan untuk menjaga kestabilan operasi selama permintaan musiman yang bervariasi. • Pipeline stock digunakan pada saat adanya perpindahan dari satu lokasi ke lokasi lainnya. • Other stock mencakup semua stock yang digunakan untuk beberapa alasan lainnya.
2.2.5
Pengertian Receipt M enurut Siddiqui (2010, p181), receipt di-generate ketika barang sudah datang dan sampai di pelabuhan sesuai dengan pesanan pembelian. Setelah dilakukan proses inspeksi maka akan digunakan form receipt untuk penerimaan barang sesuai dengan jumlah yang dipesan.
2.2.6
Pengertian Inspection M enurut Siddiqui (2010, p181), setelah barang diterima berdasarkan purchase order, maka barang tersebut akan diinspeksi. Proses inspeksi biasanya dilakukan oleh departemen Quality Assurance. Berdasarkan hasil
30 inspeksi, dapat dibuat keputusan apakah barang tersebut akan diterima atau di-reject.
2.2.7
Pengertian Deliver M enurut Siddiqui (2010, p182), deliver adalah tahap dimana barang yang telah melalui proses inspeksi akan dipindahkan ke dalam inventory, yang akan menambah jumlah stok barang.
2.2.8
Pengertian Sub-inventory Transfer M enurut Siddiqui (2010, p182), sub-inventory transfer digunakan ketika kita melakukan transfer barang dari satu sub-inventory ke subinventory lainnya. Transfer ini berlangsung dalam inventory organisasi yang sama. Jika memilki lebih dari dua sub-inventory dalam inventory organisasi maka kita dapat menggunakannya secara efisien.
2.2.9
Pengertian Inter-organization Transfer M enurut Siddiqui (2010, p182), inter-organization transfer adalah mekanisme untuk
melakukan transfer
barang dari satu inventory
organization ke inventory organization lainnya. Inter-organization transfer dapat terjadi apabila kita meng-create jaringan pengiriman antara inventory organization.
31 2.2.10 Pengertian Inventory Organization M enurut Siddiqui (2010, p192). inventory organization adalah gudang untuk pendefinisian item atau suatu diferensiasi logis dari material. Dalam setiap inventory organization, kita dapat mengendalikan atau mengelola item kita pada level yang berbeda. Sebagai contoh, dalam sub-inventory dibuat inventory organization dimana barang-barang ditempatkan. Selain itu, kita dapat mengendalikan locator, lot dan serial. Beberapa inventory organization dapat dibuat untuk suatu unit operasi dan unit bisnis. Dalam Oracle, inventory organization dapat berupa finished good dan semi-finished good, raw material, techinal store dan packing material. Perbedaan jumlah inventory organization bergantung pada persyaratan pada proses bisnis organisasi. . 2.2.11 Move Order 2.2.11.1 Pengertian Move Order M enurut Siddiqui (2010, p183), move order biasanya digunakan untuk men-transfer dan mengeluarkan barang dari inventory ke departemen pengguna. Permintaan move order pada dasarnya di-generate untuk pengeluaran barang yang dialokasikan sesuai dengan jumlah dan lot yang diinginkan. M enurut [http 6], move order dapat diidentifikasi berdasarkan tipe move order pada tingkat header. Beberapa tipe move order adalah: • Move Order Requisitions
32 Dapat dibuat dari form Move Order yang didasarkan pada setup di setiap organisasi. Move order memerlukan persetujuan sebelum diallocate dan di-transact. Move order requisition dapat dibuat untuk mengisi akun atau memindahkan material dari satu sub-inventory ke sub-inventory yang lain. • Replenishment Move Order Move order ini dapat di auto-create dengan status yang sudah disetujui. Kita dapat mengisi kuantitas dalam sub-inventory untuk sebuah item tergantung dari tipe perencanaan yang dipilih. Tiga tipe perencanaan yang tersedia: o Min-max Replenishment Planning o Kanban Replenishment Planning o Replenishing Count Planning • Pick Wave Move Order Requisitions Move order ini khusus untuk proses picking sales order. Ketika picking telah dijalankan maka move order akan ter-create dengan status pre-approved dan allocate.
33 2.2.11.2 Move Order Flow Diagram
Gambar 2.5 Move Order Flow Diagram
Proses Move Order: 1. Create Move Order Create move order untuk material yang dibutuhkan. Kita dapat membuat permintaan move order secara manual atau melakukan set up pada sistem agar secara otomatis dapat men-generate replenishment atau pick wave move order. Approve Move order. Jika permintaan move order telah disetujui, perencana item harus menyetujui juga permintaan move order tersebut.
34
Gambar 2.6 Move Order
2. Allocate Move Order. Setiap move order yang telah diapprove, kita dapat melakukan allocate atau membatalkannya. Allocate adalah proses yang menggunakan aturan picking dalam Oracle Inventory untuk menentukan dimana sumber material untuk memenuhi permintaan. Kita dapat membatalkan sebagian permintaan allocate move order dan replenishment move order. 3. Print Pick Slip. Sebelum melakukan transact move order, maka harus dicetak terlebih dahulu pick slip-nya. Pick slip dapat dicetak sebelum maupun sesudah transaksi move order dilakukan. 4. Transact Move Order Semua permintaan move order dapat di-transact dalam satu waktu atau transact dilakukan pada saat item dipindahkan. Jika kita melakukan
35 transact kurang dari jumlah permintaan, move order akan tetap terbuka sampai semua jumlah permintaan di-transact atau sampai permintaan ditutup atau dibatalkan.
2.2.12 Pengertian Physical Inventory M enurut [http 7], physical inventory merupakan suatu aktivitas dimana 100% dari on-hand secara fisik diverifikasi dan direkonsiliasi dengan sistem on-hand. Biasanya dilakukan setahun sekali atau dua kali didasarkan pada kebutuhan bisnis. Ketika proses physical inventory biasanya semua operasi akan ditahan. Setiap perbedaan dalam fisikal dan sistematis akan disesuaikan dan disetujui sistem dan dicocokan dengan jumlah on-hand secara fisik.
2.2.13 Balance Scorecard 2.2.13.1 Pengertian Balance Scorecard M enurut Yuwono, et.al (2006, p8), Balance Scorecard merupakan suatu sistem manajemen, pengukuran, dan pengendalian secara cepat, tepat dan komperhensif dapat memberikan pemahaman kepada manajer tentang performance bisnis. Pengukuran kinerja tersebut memandang unit bisnis dari empat perspektif yaitu perspektif keuangan, pelanggan, proses bisnis dalam perusahaan (internal), serta proses pembelajaran dan berkembang. M enurut M ulyadi (2007, p3), Balance Scorecard terdiri dari dua kata yaitu Balanced dan scorecard. Scorecard diartikan sebagai kartu skor, maksudnya adalah kartu skor yang akan digunakan untuk merencanakan skor yang diwujudkan dimasa yang akan datang. Balanced artinya
36 berimbang, untuk mengukur kinerja eksekutif secara berimbang dari berbagai dimensi yaitu keuangan dan non keuangan jangka pendek dan jangka panjang. Balance Scorecard dapat dimanfaatkan untuk sistem pengelolaan
kinerja
personel.
Hal
tersebut
dilakukan
dengan
pengintegrasian sistem manajemen strategik berbasis Balance scorecard dengan sistem pengelolaan kinerja personel. Berdasarkan pendapat para ahli di atas, Balance Scorecard adalah suatu alat pengukuran kinerja perusahaan dengan mempertimbangkan empat perspektif (yang saling berhubungan) yang mampu menerjemahkan visi dan strategi organisasi kedalam tindakan nyata dilapangan.
2.2.13.2 Kelebihan Balance Scorecard M enurut Luis dan Biromo (2008, p.48), Balanced scorecard (BSC) adalah salah satu metode perencanaan strategi. BSC memiliki kelebihankelebihan seperti berikut ini: • BSC dapat berfungsi sebagai alat ukur untuk mengkomunikasikan strategi diantara para stakeholders (pihak manajemen, karyawan, pelanggan, pemegang saham, dan komunitas lingkungan). • BSC memungkinkan organisasi untuk menjelaskan semua faktor utama yang ada didalam organisasi baik dalam bentuk benda fisik (tangible asset) atau benda non fisik (intangible asset). • BSC dapat mengaitkan strategi dengan kinerja organisasi. Konsep perencanaan strategi lain hanya terfokus pada membangun strategi dan
37 berhenti setelah strategi itu selesai dibangun. Sedangkan BSC memungkinkan organisasi untuk mengaitkan strategi yang dibangun dengan proses pelaksanannya. Dan proses pelaksanaan itu dapat dipantau
tingkat
pencapaiannya
dengan
menggunakan
Key
Performance Indicator yang biasa disingkat menjadi KPI. Hal ini menunjukkan bahwa Balance Scorecard tidak hanya membantu organisasi dalam menyusun strategi, tetapi juga memonitor pencapaian strategi tersebut. • BSC memiliki konsep sebab-akibat. Hubungan sebab-akibat ini secara tidak
langsung
menguatkan
kerjasama dalam
organisasi dan
mendorong mereka dalam rangka mencapai tujuan organisasi. • BSC dapat membantu proses penyusunan anggaran. Pada saat penyusunan anggaran tahunan, organisasi dapat menggunakan BSC sebagai titik tolak. Dari BSC kita dapat mengetahui kegiatan apa saja yang harus dilakukan oleh organisasi guna mencapai target-targetnya
2.2.13.3 Perspektif Balance Scorecard M enurut [http 8], Balance Scorecard mengukur empat perspektif yang berbeda tetapi mempunyai tujuan yang sama yaitu mencapai sasaran strategi yang sudah direncanakan oleh perusahaan. Keempat perspektif tersebut saling berkaitan yang nantinya akan meningkatkan kinerja perusahaan. Keempat perspektif tersebut diuraikan berikut ini:
38 1. Perspektif Keuangan (Financial Perspective) Dalam balance scorecard, perspektif keuangan tetap menjadi perhatian, karena ukuran keuangan merupakan suatu ikhtisar dari konsekuensi ekonomi yang terjadi yang disebabkan oleh keputusan dan tindakan ekonomi yang diambil. Pengukuran kinerja keuangan menunjukkan apakah perencanaan, implementasi dan pelaksanaan dari strategi memberikan perbaikan yang mendasar. Perbaikan-perbaikan ini tercermin dari sasaran-sasaran yang secara khusus berhubungan dengan keuangan yang terukur, baik berbentuk Gross Operating Income, Return On Investment, atau bahkan Economic Value Added.
2. Perspektif Pelanggan (Customer Perspective) Dalam perspektif pelanggan, Balance Scorecard melihat aspek pelanggan memainkan peran penting dalam kehidupan perusahaan. Sebuah perusahaan yang tumbuh dalam persaingan tidak mungkin survive apabila tidak didukung oleh pelanggan. Loyalitas tolak ukur pelanggan dilakukan dengan terlebih dahulu melakukan pemetaan terhadap segmen pasar yang akan menjadi target atau sasaran. Perspektif pelanggan memiliki dua kelompok pengukuran, yaitu: 1. Pengukuran utama pelanggan (Customer Core Measurement) Customer Core Measurement memiliki beberapa komponen pengukuran, yaitu: • Pangsa pasar (Market Share)
39 Pengukuran ini mencerminkan bagian yang dikuasai oleh perusahaan atas keseluruhan pasar yang ada, yang meliputi: jumlah
pelanggan,
jumlah
penjualan
dan
volume unit
penjualan. • Tingkat retensi pelanggan (Customer Retention) M engukur
dimana
perusahaan
dapat
mempertahankan
hubungan dengan konsumen. • Tingkat akusisi pelanggan (Customer Acquisition) M engukur dimana suatu unit bisnis mampu menarik pelanggan baru atau memenangkan bisnis baru • Tingkat kepuasan pelanggan (Customer Satisfaction) M enaksirkan tingkat kepuasan pelanggan terkait dengan kriteria kinerja dalam value proportion. • Profitabilitas pelanggan (Customer Profitability) M engukur laba bersih dari seorang pelanggan atau segmen setelah dikurangin biaya khusus yang diperlukan untuk mendukung pelanggan tersebut. 2. Proporsi nilai pelanggan (Customer Value Proposition) Customer Value Proposition merupakan pemicu kinerja yang terdapat pada : • Product/service attributes, meliputi fungsi dari produk/jasa, harga dan kualitas.
40 • Customer terhadap
relationship, proses
menyangkut
pembelian
produk
perasaan yang
pelanggan ditawarkan
perusahaan. • Image and reputation, membangun image dan reputasi dapat dilakukan melalui iklan dan menjaga kualitas seperti yang dijanjikan.
3. Perspektif
Proses
Internal Bisnis
(Internal Business
Process
Perspective) Perspektif proses internal bisnis lebih menekankan pada penciptaan produk baru yang lebih berkualitas. Tentunya proses internal bisnis tidak lepas dari perspektif keuangan dan perspektif pelanggan. Untuk mengoperasikan perspektif proses internal bisnis ini perusahan harus lebih dahulu melihat keuangan perusahaan dan kemauan pelanggan. Jadi ketiga perspektif ini membentuk rantai yang saling berhubungan. Di dalam perspektif proses internal bisnis ada tiga tahapan yang harus dilakukan, yaitu: 1. Inovasi Pada tahap ini perusahaan berusaha keras untuk mengadakan penelitian dan pengembangan produk baru sehingga tercipta produk yang benar-benar sesuai dengan keinginan customer.
41 2. Operasi Tahap ini mencerminkan aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan mulai dari penerimaan order dari customer, pembuatan produk/jasa sampai dengan pengiriman produk/jasa tersebut kepada customer. Pengukuran
kinerja
yang
terkait
dalam
proses
operasi
dikelompokkan pada waktu, kualitas, dan biaya. 3. Pelayanan Purna Jual Proses ini merupakan jasa pelayanan pada pelanggan setelah penjualan produk atau jasa tersebut dilakukan. Aktivitas yang terjadi dalam tahapan ini, misalnya, penangan garansi dan perbaikan penanganan atas barang rusak dan yang dikembalikan serta pemrosesan pembayaran pelanggan.
4. Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan (Learning and Growth Perspective) Perspektif ini berfokus pada sumberdaya khususnya sumber daya manusia yang ada dalam organisasi. Perspektif ini berurusan dengan pengembangan sumberdaya manusia, agar masing-masing menjadi karyawan yang kompeten yang akhirnya akan menghasilkan kinerja yang prima bagi organisasi. Karena itu sasaran strategis harus merefleksikan strategi dalam pelatihan dan pengembangan karyawan. M enurut Craig Symons (2005, p6), berikut merupakan wujud dari perspektif pembelajaran dan pertumbuhan, yaitu modal manusia (human capital), dan modal informasi (information capital).
42 1. M odal M anusia (Human Capital) Faktor penting dalam mencapai keunggulan proses bergantung pada tenaga kerja yang memiliki motivasi. Tenaga kerja akan terdorong
untuk
mengetahui
apakah
mereka
memiliki
keterampilan dan kompetensi yang diperlukan, dan terdorong untuk memahami apakah aktivitas sehari-hari yang mereka lakukan selaras dengan tujuan strategis perusahaan secara keseluruhan. 2. M odal Informasi (Information Capital) Faktor penting lainnya dalam mencapai keunggulan proses juga mensyaratkan bahwa karyawan memiliki akses ke sistem informasi, data, dan alat lainnya yang diperlukan untuk secara efektif dan efisien dalam melaksanakan tanggung jawab mereka. M enurut [http9], modal informasi yang merupakan komponen dari pembelajaran dan
pertumbuhan, mengukur
seberapa besar
kemampuan yang dimiliki dalam menyediakan
alat yang
dibutuhkan perusahaan dalam menjalankan strategi perusahaan. Khususnya pada lingkungan bisnis saat ini menuntut perusahaan mengubah
informasi
menjadi
dimanfaatkan untuk kesuksesan.
pengetahuan
yang
dapat
43 2.2.14 COBIT 2.2.14.1 Pengertian COBIT M enurut Brand (2007, p21), COBIT (Control Objectives for Information
Technology)
merupakan
model yang didesain
untuk
mengendalikan fungsi TI. M odel ini sebenarnya dikembangkan oleh Information Systems Audit and Control Foundation (ISACF), lembaga penelitian untuk Information Systems Audit and Control Association (ISACA). Tahun 1999 tugas ISACF untuk COBIT ditransfer ke IT Governance Institute (ITGI), yang merupakan badan independen di dalam ISACA. M enurut Wallace (2011, p61), COBIT (Control Objectives for Information Technology) adalah kerangka dari best practices manajemen TI yang membantu organisasi untuk memaksimalkan keuntungan bisnis dari organisasi TI mereka. COBIT dapat membantu auditor, manajemen dan pengguna akhir (end user) untuk menjembatani gap antara risiko bisnis, kebutuhan kontrol dan permasalahan-permasalahan teknis. Selain itu, COBIT juga memberikan panduan yang berorientasi pada bisnis, dan karena itu proses bisnis owner dan manajer, termasuk juga auditor dan user, diharapkan dapat memanfaatkan panduan ini dengan sebaik-baiknya.
2.2.14.2 Sejarah COBIT Para eksekutif membuktikan bahwa mereka dapat memanipulasi sistem akuntansi mereka.
Untuk menjawab kebutuhan para eksekutif,
maka dikembangkanlah COBIT framework pada tahun 1992 oleh ISACA.
44 Pada tahun 1992, the Committee of Sponsoring Organization (COSO) mendirikan framework untuk otorisasi, merekam dan melaporkan transaksi. Security and Exchange Commission (SEC) mengenal bahwa COSO framework mampu mendirikan kontrol internal untuk laporan keuangan. COSO adalah dasar dari standar COBIT untuk kontrol internal dan audit. Secara periodik COBIT meng-update dan menyamakan dengan standar kelas dunia lainnya. COBIT menjelaskan apa yang perlu dilakukan dan bagaimana melakukannya. COBIT dirancang untuk dapat bekerja sama dengan standar IT governance lainnya. COBIT versi 4 diterbitkan pada tahun 2005. Versi 4 lebih dekat dengan ITIL dan memiliki orientasi bisnis yang lebih kuat. COBIT versi 4 dibangun berdasar masalah yang ada pada COBIT versi 3. Versi 4 mengkombinasikan buku versi 3 (Executive Summary, Framework, kontrol objek dan panduan manajemen) ke dalam satu buku.
2.2.14.3 Kerangka kerja COBIT M enurut Gondodiyoto (2007, p157), kerangka kerja COBIT terdiri atas beberapa arahan (guidelines), yakni: 1. Control Objectives Control objectives TI adalah pernyataan mengenai hasil atau tujuan yang harus dicapai melalui penerapan prosedur kendali dalam aktivitas TI tertentu. Terdiri atas 4 tujuan pengendalian tingkat-tinggi (high-level control objectives) yang tercermin dalam 4 domain, yaitu: o Perencanaan dan Organisasi (Plan and Organize)
45 Kesuksesan organisasi TI memerlukan analisis yang teliti mengenai apa yang dibutuhkan, bagaimana hal tersebut dibutuhkan, dan dimana TI banyak digunakan. Tanpa adanya rencana yang menuntun organisasi TI, maka dapat terjadi kesalahan dikemudian hari yakni biaya operasi yang mahal dan hasil yang diperoleh tidak efektif. Domain ini mencakup pembahasan tentang identifikasi dan strategi investasi teknologi informasi yang dapat memberikan yang terbaik untuk mendukung pencapaian tujuan bisnis. Selanjutnya identifikasi dan visi strategis perlu direncanakan, dikomunikasikan, dan diatur pelaksanaannya (dari berbagai perspektif). o Pengakuisisi dan Implementasi (Acquire and Implement) Untuk merealisasi strategi TI, perlu diatur kebutuhan teknologi informasi, diidentifikasi, dikembangkan, atau diimplementasikan secara terpadu dalam proses bisnis perusahaan. o Penyerahan dan Pendukung (Deliver and Support) Domain ini fokus pada ukuran tentang aspek dukungan teknologi informasi terhadap kegiatan operasional bisnis (tingkat jasa layanan TI actual atau service level) dan aspek urutan (prioritas implementasi dan untuk pelatihannya). o M emantau dan Evaluasi (Monitor and Evaluate) Domain ini fokus pada proses pengawasan pengelolaan TI pada organisasi serta harus diawasi dan dinilai kelayakannya secara berkala. Selain itu, domain ini fokus pada masalah pengendalian,
46 pemeriksaan internal dan eksternal. Domain ini akan menilai apakah sistem TI saat ini masih memenuhi tujuan yang dirancang. Pengendalian mencakup penilaian terhadap efektivitas sistem TI pada kemampuannya untuk memenuhi tujuan dan proses bisnis.
Tabel 2.2 Domain dan High Level Control COBIT COBIT Domain 1
Plan
High Level Objectives
and PO1. M enetapkan rencana strategis TI
Organize (PO)
PO2. M enetapkan arsitektur informasi PO3. M enentukan arah teknologi PO4. M enetapkan proses TI, organisasi dan hubungannya PO5. M engelola investasi TI PO6. M engkomunikasikan tujuan dan arahan manajemen PO7. M engelola sumber daya manusia TI PO8. M enjaga kualitas PO9. M enilai dan mengatur resiko PO10. M engelola proyek
2.
Acquire Implement (AI)
and AI1. M engidentifikasi solusi-solusi otomatis AI2.M endapatkan dan memelihara perangkat lunak aplikasi AI3.M endapatkan dan memelihara infrastruktur teknologi AI4. M enjalankan operasi dan menggunakannya AI5. Pengadaan sumberdaya TI
47 AI6. M engelola perubahan AI7.M eng-install
dan
mengakreditasi
solusi
dan
perubahan 3.
Delivery
and DS1. M engdefinisikan dan mengatur tingkat pelayanan
Support (DS)
DS2. M engatur pelayanan bagi pihak ketiga DS3. M engatur kinerja dan kapasitas DS4. M emastikan pelayanan yang berkelanjutan DS5. M emastikan keamanan sistem DS6. M engidentifikasi dan mengalokasikan biaya DS7. M endidik dan melatih user DS8. M engelola bantuan layanan dan insiden DS9. Pengaturan konfigurasi DS10. M engatur masalah DS11. M engatur data DS12. M engatur lingkungan DS13. M engatur operasi
4.
Monitor
and M E1. M onitor dan evaluasi kinerja TI
Evaluation
M E2.M emonitor dan mengevaluasi pengendalian internal
(M E)
M E3. M emastikan pemenuhan kebutuhan dengan syarat dari luar M E4. Penyediaan untuk tata kelola TI Sumber : Gondodiyoto (2007, p160)
48 2. Audit Guidelines Berisi sebanyak 318 (tiga ratus delapan belas) tujuan pengendalian yang bersifat rinci (detailed control objective) untuk membantu para auditor dalam memberikan management assurance dan atau saran perbaikan.
3. Management Guidelines Berisi arahan, baik secara umum maupun spesifik, mengenai apa saja yang mesti dilakukan, terutama agar dapat menjawab pertanyaanpertanyaan berikut: - Sejauh mana TI anda harus bergerak, dan apakah biaya TI yang dikeluarkan sesuai dengan manfaat yang dihasilkannya? - Apa saja indikator untuk suatu kinerja yang bagus? - Apa saja faktor atau kondisi yang harus diciptakan agar dapat mencapai sukses (critical success factors)? - Apa saja risiko-risiko yang timbul, apabila kita tidak mencapai sasaran yang ditentukan? - Bagaimana dengan perusahaan lainnya, apa yang mereka lakukan? - Bagaimana Anda mengukur keberhasilan dan bagaimana pula membandingkannya? Konsep dari kerangka kerja COBIT adalah bahwa pengendalian terhadap sistem informasi dapat dilakukan dengan cara menentukan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk mendukung business objectives.
Setelah
informasi
ditentukan,
kemudian
dilakukan
49 pengendalian terhadap informasi tersebut. Pengendalian atas informasi tentang sumber daya yang terkait dalam proses sistem informasi akan didukung oleh sumber daya TI (IT Resources). Dimana sumber daya TI dikelola oleh proses TI (IT Processes) untuk mencapai tujuan TI agar dapat menanggapi kebutuhan bisnis. Berikut merupakan matrix relasi antara IT Goals dan Business Goals COBIT 4.1:
Gambar 2.7 M atrix Relasi IT Goals dan Business Goals Sumber: ITGI (2010, p178) Berikut merupakan matrix relasi IT Goals dengan proses-proses yang ada setiap domain COBIT 4.1:
50
Gambar 2.8 M atrix Relasi IT Goals dan Proses-Proses di setiap Domain Sumber: ITGI (2010, p179)
Secara keseluruhan, COBIT dapat dipandang sebagai sebuah kubus yang terdiri dari tiga dimensi, yaitu: 1. Information Criteria Tujuh kriteria informasi yang menjadi perhatian dalam COBIT adalah: • Efektivitas (Effectiveness) M enitikberatkan pada sejauh mana efektifitas informasi dikelola dari data-data yang diproses oleh sistem informasi yang dibangun.
51 • Efisiensi (Efficiency) M enitikberatkan pada sejauh mana efisiensi investasi terhadap informasi yang diproses oleh sistem. • Kerahasiaan (Confidentiality) M enitikberatkan pada pengelolaan kerahasiaan informasi secara hierarki. • Keterpaduan (Integrity) M enitikberatkan pada integritas data/informasi dalam sistem. • Ketersediaan (Availability) M enitikberatkan pada ketersediaan data atau informasi dalam sistem informasi. • Kepatuhan pada kebijakan atau aturan (Compliance) M enitikberatkan pada kesesuaian data atau informasi dalam sistem informasi. • Kehandalan informasi (Reliability) M enitikberatkan pada kemampuan/ketangguhan sistem informasi dalam pengelolaan data/informasi. 2. IT Resources IT Resources adalah sumber daya yang berkaitan dengan teknologi informasi. IT Resource terdiri dari empat hal, yaitu : 1. Application M eliputi aplikasi untuk mengelola informasi dalam menjalankan proses bisnis
52 2. Information M erupakan data yang diinput, diproses, dan dihasilkan oleh sistem informasi yang digunakan untuk kebutuhan bisnis. 3. Infrastructure M erupakan teknologi dan fasilitas (seperti hardware, sistem operasi, sistem manajemen database, jaringan, multimedia) yang mendukung proses aplikasi. 4. People M erupakan personil yang dibutuhkan untuk merencanakan, mengorganisasi, memperoleh, mengimplementasi, men-deliver, mendukung, memonitor, dan mengevaluasi sistem dan layanan informasi. Personil dapat berasal dari internal perusahaan, outsource maupun kontrak. 3. IT Processes Kerangka kerja COBIT menyediakan referensi pada proses agar setiap orang didalam perusahaan dapat me-manage operasi TI. Setiap operasi yang dikerjakan TI, sebagaimana keseluruhan operasi yang tersedia pada proses inti, harus diintegrasikan kedalam perencanaan yang ada. Perencanaan dan sruktur organisasi yang telah ada dapat digunakan, tergantung atas kondisi dari setiap operasi tersebut. Kemudian, operasi akan diimplementasi dan dilakukan tindakan pencegahan yang dilakukan terus menerus.
53
Gambar 2.9 Kubus COBIT Sumber: ITGI (2010, p29)
2.2.15
Maturity Model Maturity model digunakan sebagai metric untuk mengukur tingkat pengembangan sistem informasi. Maturity model untuk setiap proses COBIT, digunakan untuk mengidentifikasi: 1. Kinerja aktual perusahaan – Dimana perusahaan saat ini 2. Status industri yang terkini – Sebagai perbandingan 3. Target peningkatan perusahaan – Posisi yang ingin dicapai perusahaan M enurut ITGI (2010, p23), kapabilitas proses manajemen tidak sama untuk setiap proses kinerja. Kapabilitas yang diperlukan ditentukan oleh tujuan bisnis dan tujuan TI. Untuk mengukur kapabilitas kinerja TI, COBIT menggunakan lima level maturity model:
54 • Skala 0 : Non-existent Tidak ada proses TI yang diidentifikasi. Perusahaan tidak mengetahui adanya masalah. • Skala 1 : Initial/Ad Hoc Terdapat bukti bahwa perusahaan sudah menyadari adanya masalah yang perlu dibahas. Dan bagaimanapun juga perusahaan belum memliki standarisasi proses. Ada pendekatan khusus (ad hoc) yang diterapkan per kasus. Pendekatan manajemen secara keseluruhan belum terorganisasi. • Skala 2 : Repeatable but Intuitive Perusahaan sudah
memiliki prosedur dalam proses teknologi
informasi. Namun tidak ada pelatihan dan komunikasi tentang standar prosedur. Tanggung jawab terhadap proses teknologi informasi dibebankan pada setiap individu. Dan tingkat ketergantungan pada pengetahuan individu sangat tinggi sehingga sering terjadi kesalahan. • Skala 3 : Defined Process Prosedur sudah distandarisasi, didokumentasikan dan dikomunikasikan melalui pelatihan. Prosedur yang dibuat tidak rumit, hanya merupakan formalisasi praktek yang sudah ada. • Skala 4 : Managed and Measurable M anajemen melakukan pemantauan dan pengukuran prosedur yang ada dan mengambil aksi apabila terdapat proses yang tidak berjalan secara efektif. Proses yang ada sudah berjalan dengan baik dan
55 mengalami perbaikan. Otomatisasi dan perangkat teknologi digunakan secara terbatas. • Skala 5 : Optimised Proses yang ada telah disempurnakan ke tingkat praktek yang lebih baik, berdasarkan hasil perbaikan terus menerus. TI digunakan secara terintegrasi untuk mengotomatisasi proses kerja, menyediakan alat untuk
meningkatkan
kualitas
dan
efektivitas
serta membuat
perusahaan mudah beradaptasi.
Berikut adalah gambar skala maturity model COBIT:
Gambar 2.10 Maturity Model (ITGI, 2010)
Terdapat 5 (lima) jenis kemungkinan respon, dikaitkan dengan maturity model yang direkomendasikan oleh COBIT (skala 0 – 5). Responden akan memilih tingkat aktivitas yang sesuai dengan kondisi perusahaan saat ini. Maturity model akan membantu para professional
56 menjelaskan ke para manajer tentang kekurangan manajemen TI dan menetapkan target yang mereka perlukan. Tingkatan maturity akan dipengaruhi oleh sasaran bisnis perusahaan dan operasi lingkungan. Pemetaan posisi tiap proses sistem informasi perusahaan terhadap maturity model dibuat berdasarkan hasil dari respon yang diperoleh. Rumus yang digunakan untuk menghitung indeks adalah: Indeks = ∑ (Jumlah Nilai Jawaban) ∑ (Pertanyaan Kuesioner) M enurut penelitian yang dilakukan oleh Djatmiko (2007), skala pembulatan indeks bagi pemetaan ke tingkat maturity model adalah sebagai berikut: • 0.00 – 0.49 berada pada tingkat 0 (Non-Existent) • 0.50 – 1.49 berada pada tingkat 1 (Initial/Ad Hoc) • 1.50 – 2.49 berada pada tingkat 2 (Repeatable but Intuitive) • 2.50 – 3.49 berada pada tingkat 3 (Defined Process) • 3.50 – 4.49 berada pada tingkat 4 (Managed and Measurable) • 4.50 – 5.00 berada pada tingkat 5 (Optimised)
2.3
Kerangka Pikir Berikut ini merupakan sebuah bagan yang dapat digunakan untuk membantu dan menggambarkan kerangka pemikiran dalam penyusunan skripsi ini:
57 Analisa: • Proses bisnis • Analisa masalah
Perspektif
Business Goals
Visi Misi Inventory T arget Maturity Level
Proses Bisnis VS Business Goals
IT Goals
Pengumpulan Data: • Kuesioner • Wawancara • Observasi
Melakukan Pengukuran
Hasil Maturity Level VS T arget Maturity Level
GAP
T emuan
Rekomendasi Usulan
Gambar 2.11 Kerangka Pikir
58 • Langkah pertama yang dilakukan adalah melakukan analisa terhadap proses bisnis inventory yang sedang berjalan saat ini. Setelah memahami proses bisnis yang ada, maka dilakukan identifikasi dan analisa masalah-masalah yang terjadi di inventory tersebut. • Setelah memahami proses bisnis yang sedang berjalan saat ini, maka akan dilanjutkan dengan memahami visi misi dari inventory. Proses bisnis, visi dan misi inventory akan dijadikan landasan untuk menentukan perspektif yang akan dibahas dalam penulisan skripsi ini, dimana ada terdapat empat perspektif yaitu financial perspective, customer perspective, internal perspective dan learning and growth perspective. • Pada saat menentukan perspektif yang dibahas, ditentukan juga tingkat maturity level yang diharapkan oleh perusahaan pada sistem Oracle EBS. Selanjutnya, ditentukan business goals yang dibahas pada penulisan skripsi ini, yaitu business goals yang sesuai dengan proses bisnis inventory. • Dari business goals yang telah dipilih, maka akan menentukan IT goals yang sesuai dengan business goals tersebut. Pemilihan IT goals ini disesuaikan dengan standar yang telah ditentukan oleh COBIT 4.1. • Kemudian akan dilakukan analisa proses-proses mana saja didalam IT goals tersebut yang sesuai dengan standar COBIT 4.1 yang akan dibahas didalam penulisan ini. Kriteria pemilihan proses tersebut adalah proses yang berhubungan dengan inventory. • Setelah mengetahui proses-proses yang akan dianalisa, maka selanjutnya adalah mengumpulkan data-data yang diperlukan untuk melakukan analisa sesuai dengan standar COBIT 4.1. Pengumpulan data tersebut dilakukan dengan
59 menggunakan kuesioner, wawancara langsung dengan pihak-pihak yang terkait dan observasi langsung. • Data-data yang telah diperoleh itu kemudian diukur tingkat maturity level-nya sesuai dengan standar yang diberikan oleh COBIT 4.1. Kemudian, akan dilihat apakah terdapat gap antara target level yang diinginkan oleh perusahaan dengan level yang dicapai saat ini. • Apabila terdapat gap dari hasil pengukuran tersebut, maka akan dijelaskan temuan-temuan masalah atau ketidaksesuaian dengan standar yang menyebabkan munculnya gap tersebut. • Dari hasil tersebut akan diberikan rekomendasi usulan yang sesuai, baik dalam hal perbaikan untuk meminimalkan gap yang ada maupun untuk perkembangan ke level yang lebih tinggi.
