8
BAB 2 LANDAS AN TEORI
2.1
Sistem Informasi (S I) 2.1.1
Pengertian Sistem Informasi Sistem adalah sekelompok elemen yang berintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan. Definisi tersebut berdasarkan pengertian sistem informasi yang dikemukakan M cLeod (2001, p11). Berdasarkan pendapat O’Brien dalam buku Introduction to Information System (2005, p29) Sistem kebanyakan dapat didefinisikan secara sederhana sebagai sekelompok elemen yang saling berhubungan atau berinteraksi hingga membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur. Sedangkan pengertian sistem menurut Wikipedia indonesia adalah sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas yang berinteraksi, di mana suatu model matematika seringkali bisa dibuat.
9
( http://tetembak.blogspot.com/2010/02/pengertian-sistem.html ) Jadi,
sistem merupakan
sekumpulan
elemen-elemen
atau
komponen yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan yang menghasilkan input dan output. Informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti. Definisi tersebut berdasarkan pengertian sistem informasi menurut M cLeod (2001, p15). Selain itu berdasarkan menurut Turban (2003, p15) Informasi adalah kumpulan dari fakta (data) yang diorganisasikan ke dalam beberapa cara supaya dapat dimengerti oleh penerima informasi. Definisi informasi menurut O’Brien (2005, p38), informasi sebagai data yang telah diubah menjadi konteks yang berarti dan berguna bagi para pemakai akhir (end user) tertentu. Jelaslah bahwa agar informasi itu menjadi berguna harus disampaikan kepada orang yang tepat, pada waktu yang tepat, dan dalam bentuk yang tepat pula. (http://blog.re.or.id/definisi-informasi-2.htm) Jadi, secara umum informasi adalah data yang sudah diolah menjadi suatu bentuk lain yang lebih berguna yaitu pengetahuan atau keterangan yang ditujukan bagi penerima dalam pengambilan keputusan, baik masa sekarang atau yang akan datang. Sistem Informasi merupakan kombinasi teratur apa pun dari orang-orang , hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya
10
data, yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisas, menurut O’Brien. Sistem
informasi
adalah
mengumpulkan,
memproses,
menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk sebuah tujuan yang spesifik. Definisi tersebut berdasarkan pengertian sistem informasi menurut Turban (2003, p15). Sistem informasi menurut Jeffrey, Lonnie, dan Kevin (2004, p10) merupakan pengaturan orang, data, proses, dan teknologi informasi yang berinteraksi untuk
mengumpulkan,
memproses,
menyimpan,
dan
menyediakan output informasi yang diperlukan untuk mendukung sebuah organisasi. Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem informasi diperlukannya klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain,
fleksibel,
efektif
(http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_informasi)
dan
efisien
11
2.1.2
Komponen-Komponen Sistem Informasi Sistem informasi bergantung pada sumber daya manusia (pemakai akhir dan pakar sistem informasi), hardware (mesin dan media), software (program dan prosedur), data (dasar data dan pengetahuan), serta jaringan (media komunikasi dan dukungan jaringan) dalam rangkaian input, pemrosesan, output, penyimpanan, dan aktivitas pengendalian yang mengubah sumber daya data menjadi produk informasi. Jadi, sumber daya dasar sistem informasi adalah manusia, hardware, software, data, jaringan, dan infrastruktur sebagai berikut (O’Brien, 2003, p34): a.
Sumber Daya Manusia M anusia dibutuhkan untuk mengoperasikan semua sistem informasi. Sumber daya manusia ini meliputi pemakai akhir dan pakar sistem informasi: 1). Pemakai akhir (juga disebut sebagai pemakai atau klien) adalah orang Orang yang menggunakan sistem informasi atau informasi yang dihasilkan sistem tersebut. 2).
Pakar
sistem
informasi
adalah
orang-orang
mengembangkan dan mengoperasikan sistem informasi.
yang
12
b.
Sumber Daya Jaringan Teknologi telekomunikasi dan jaringan seperti internet, intranet, dan eksternet telah menjadi hal mendasar bagi operasi ebusiness dan e-commerce yang berhasil, untuk semua jenis organisasi dan dalam sistem informasi berbasis komputer. Jaringan telekomunikasi terdiri dari komputer, pemrosesan komunikasi, dan peralatan lainnya yang dihubungkan satu sama lain melalui media komunikasi serta dikendalikan melalui software komunikasi. Orang-orang dan organisasi menggunakan jaringan dengan berbagai alasan, beberapa alasan yang paling penting yaitu (Sawyer, 2005, p319): 1). Dapat berbagi alat Alat-alat seperti printer, laser, disk drivers, dan scanner dapat mencapai harga yang mahal. M aka dari itu, untuk memaksimalkan dari biaya yang dikeluarkan perusahaan tersebut,
mereka
menggunakan
jaringan
untuk
menghubungkan alat-alat tersebut dari beberapa pengguna komputer.
13
2). Dapat berbagi program dan data Di dalam organisasi, orang menggunakan sotware yang sama dan membutuhkan akses terhadap informasi yang sama pula. Dengan membeli program komputer dapat digunakan oleh banyak karyawan akan lebih menghemat pengeluaran perusahaan. Akses yang sama terhadap data informasi yang dibutuhkan karyawan akan membuat para karyawan dapat bekerja lebih cepat karena data yang dibutuhkan mudah untuk didapatkan.
3). Dapat berkomunikasi lebih baik
Salah satu bentuk jaringan yang digunakan adalah electronic mail. Dengan email, setiap orang akan dengan mudah berkomunikasi tentang informasi-informasi yang terpenting.
4). Keamanan informasi Sebelum jaringan dikenal secara umum, seorang karyawan biasanya hanya memiliki sedikit informasi yang disimpan di dalam komputer mereka masing-masing. Apabila karyawan tersebut sudah tidak ada, atau kebakaran dan bencana lainnya, maka perusahaan akan kehilangan informasi tersebut. Dengan adanya jaringan, data informasi akan di back up ke dalam alat penyimpanan yang terdapat dalam jaringan.
14
5). Akses ke database Dengan adanya jaringan, memungkinkan pengguna untuk dapat mengakses banyak database, database khusus karyawan ataupun database umum yang tersedia online di internet.
c.
S umber Daya Hardware Konsep sumber daya pemprosesan informasi. Secara khusus, sumber daya ini meliputi tidak hanya mesin, seperti komputer dan perlengkapan lainnya, tetapi juga semua media data, yaitu objek berwujud tempat data dicatat, dari lembaran kertas hingga disk magnetis atau optical. Contoh-contoh sumber daya hardware dalam sistem informasi berbasis komputer adalah: 1). Sistem komputer, yang terdiri dari unit pemprosesan pusat yang berisi pemrosesan mikro, dan berbagai peripheral yang saling berhubungan. Contohnya adalah sistem komputer palmtop, dan desktop. Sistem komputer berskala menengah, dan sistem komputer mainframe besar.
2). Peripheral komputer, yang berupa peralatan keyboard atau mouse elektronik untuk input data dan perintah, layar, video, atau printer untuk output informasi, dan disk magnetik atau optikal untuk menyimpan sumber daya data.
15
d.
S umber Daya S oftware Konsep sumber daya software meliputi semua rangkaian perintah pemrosesan informasi. Konsep umum software ini meliputi tidak hanya rangkaian perintah operasi yang disebut program, dengan hardware komputer pengendalian dan langsung, tetapi juga rangkaian perintah pemprosesan informasi yang disebut prosedur yang dibutuhkan orang-orang. Contoh-contoh sumber daya software adalah: 1). Software sistem, seperti program sistem operasi, yang mengendalikan serta mendukung operasi sistem komputer.
2). Software aplikasi, yang memprogram pemprosesan langsung bagi kegunaan komputer tertentu oleh pemakai akhir. Contohnya adalah program analisis penjualan, program penggajian, dan program pengolahan kata (word processing).
3). Prosedur, yang mengoperasikan perintah bagi orang-orang yang akan
menggunakan sistem informasi. Contohnya
perintah untuk mengisi formulir kertas atau menggunakan software.
16
e.
S umber Daya Data Data mengenai transaksi bisnis dan kegiatan lainnya harus ditangkap dan disiapkan untuk pemrosesan melalui aktivitas input. Input biasanya berbentuk aktivitas entri data seperti pencatatan dan pengeditan.sumber informasi umumnya diatur, disimpan, dan diakses oleh berbagai teknologi pengelolaan sumber data ke dalam: 1).
Database yang menyimpan data yang telah diproses dan diatur.
2). Dasar pengetahuan yang menyimpan pengetahuan dalam berbagai
bentuknya, seperti fakta, peraturan, dan contoh
kasus mengenai praktik bisnis yang berhasil baik.
2.2
Investasi Teknologi Informasi Alasan utama mengapa sangat banyak perusahaan baru-baru ini tertarik dalam melakukan evaluasi TI menurut Remenyi (2001), adalah karena adanya keraguan yang pantas dipertimbangkan di dalam banyak area dimana investasi dalam bidang teknologi informasi telah terbukti berhasil secara ekonomi. Alasan lainnya adalah dengan melakukan evaluasi TI, perusahaan akan mempelajari bagaimana cara menggunakan dananya dengan baik. Ini akan memberikan kesempatan untuk perusahaan mengerti bagaimana suatu teknologi informasi
17
dapat dilakukan lebih baik dalam proses bisnis perusahaan, dan sebuah proses timbal balik yang dapat ditempatkan dalam posisi dimana diharapkan perusahaan dapat membuat keputusan-keputusan yang baik di lain waktu.
2.2.1
Alasan Perlunya Evaluasi Investasi IT Setidaknya
ada
tiga
alasan
mengapa
manajemen
perlu
mempertimbangkan tentang biaya sampingan dari suatu investasi di bidang teknologi informasi: a. Pengeluaran untuk teknologi informasi bersifat substansial. b. Pertumbuhan seberapa besar sebuah investasi teknologi informasi itu tidak jelas. c. Pertumbuhan dari sebuah pengeluaran teknologi informasi itu adalah invisible dan juga tidak diatur oleh manajemen tingkat atas.
2.2.2
Tujuan dan Manfaat Investasi Teknologi Informasi Tujuan dilakukan investasi dalam bidang teknologi informasi adalah sebagai berikut (Richardus Eko Indrajit, 2004, p30): a. Adanya alasan kelangsungan hidup perusahaan atau bisnis itu sendiri dalam arti kata perusahaan melihat bahwa keberadaan teknologi informasi dalam bisnis terkait sifatnya adalah mutlak. b. Untuk memperbaiki efesiensi dan efektivitas perusahaan.
18
c. Keinginan perusahaan untuk mendapatkan suatu loncatan keunggulan kompetitif agar dapat meninggalkan para pesaing bisnisnya dengan pengembangan teknologi yang belum dimiliki perusahaan lain. M anfaat dilakukannya investasi dalam bidang teknologi informasi adalah sebagai berikut (Richardus Eko Indrajit, 2004, p30): a. M ereduksi biaya yang harus dikeluarkan b. M enghindari biaya yang harus dikeluarkan c. M emperbaiki kualitas yang diambil d. M enghasilkan dampak positif yang diperoleh perusahaan.
2.2.3
Karakteristik khusus Investasi Teknologi Informasi Karakteristik khusus Investasi TI menurut Remenyi (2000) dalam bidang teknologi adalah sebagai berikut: a. Teknologi informasi membawa resiko yang tinggi, biaya yang tinggi, tetapi memungkinkan membawa keuntungan yang besar, jadi kita tidak dapat mengesampingkannya. b. Pengeluarkan dalam teknologi informasi merupakan sebuah proporsi yang signikan terhadap pengeluaran modal organisasi. c. Laju dari perubahan teknologi, dan macam-macam penggunaannya, mendatangkan kesulitan bagi manager untuk mengenalnya dengan semua aspek dalam pengambilan keputusan.
19
d. Dalam kebanyakan organisasi tidak ada kepercayaan terhadap pencatatan dalam anggaran belanja, ukuran biaya, dan keuntungan.
2.2.4
Metode-Metode Evaluasi Investasi TI M etode-M etode Evaluasi Investasi TI dari berbagai sumber, antara lain adalah sebagai berikut:
a) Return-On-Investment (ROI) Pendekatan ROI ini terdiri dari sejumlah teknik pendekatan formal. Contoh yang paling sederhana dari ROI adalah payback method dimana dicoba dihitung durasi waktu yang diperlukan untuk mengembalikan investasi yang telah dialokasikan). M etode yang paling banyak dipilih adalah dengan menggunakan Internal Rate of Return (IRR) yang biasanya digunakan bersama dengan Net Present Value (NPV). Salah satu kekuatan metode IRR terletak pada kemudahan
bagi
para
pengambil
keputusan
dalam
menentukan apakah investasi terhadap proyek teknologi informasi perlu dilakukan atau tidak.
20
Namun kelemahan terbesar – dan dinilai cukup mendasar – dari metode ROI ini adalah banyaknya hambatan dalam menentukan nilai atau parameter dari beberapa variabel yang dibutuhkan untuk menghitung IRR misalnya, karena karakteristik dari proyek teknologi informasi. Karena IRR membutuhkan nilai perkiraan besaran manfaat yang akan didapat dari implementasi teknologi informasi di kemudian hari, paling tidak ada dua faktor utama yang sangat sulit untuk ditentukan, yaitu: 1. Banyak sekali elemen ketidakpastiaan di kemudian hari terkait dengan manfaat yang akan diperoleh melalui implementasi
teknologi
informasi.
Hal
ini
selain
disebabkan karena banyaknya manfaat yang bersifat kualitatif
dan
intangible,
perkembangan
teknologi
informasi yang sangat cepat (eksponensial) dan kompetisi yang sedemikian
tajam,
akan
sangat
sulit
dalam
menentukan nilai atau manfaat yang akan diperoleh di kemudian hari (sifatnya teramat sangat relatif). 2
Adalah
merupakan
suatu
kenyataan
bahwa dalam
pelaksanaannya, banyak sekali proyek teknologi informasi yang tidak berhasil diselesaikan tepat pada waktunya, terutama proyek dengan kompleksitas tinggi.
ruang lingkup
besar dan
21
b) Cost-Benefit Analysis (CBA) M etode CBA adalah pendekatan yang mencoba untuk menentukan atau menghitung nilai dari setiap
elemen
teknologi informasi yang memiliki kontribusi terhadap biaya yang di keluarkan dan manfaat yang di peroleh. Kekuatan utama dari metode ini adalah karena telah berhasilnya manajemen dalam mengkuantifikasikan biaya dan manfaat yang bersifat
kualitatif
maupun intangible.
Sementara
kelemahan utama dari metode ini menurut kejadian yang sudah-sudah adalah sering terjadi perselisihan atau perdebatan dalam menentukan teknik yang sesuai dalam mencari value elemen yang nilainya tidak jelas tersebut. c) Multi-Objective, Multi-Criteria Methods (MOMC) M etode ini berkembang berpijak pada kenyataan bahwa di dalam sebuah perusahaan terdapat sejumlah stakeholders
yang masing-masing memiliki
pandangan
berbeda mengenai value dari biaya maupun manfaat dari sejumlah aspek atau elemen teknologi informasi. Kelebihan
lain
adalah
dimungkinkannya
pula
dipergunakan metode M OM C ini jika ternyata terdapat lebih dari satu jenis proyek investasi dengan ragam obyektif maupun biaya/manfaat terkait. Untuk membantu manajemen
22
dalam melakukan perhitungan ini, banyak sekali dijual di pasaran berbagai jenis perangkat lunak (software) yang dapat dipergunakan.
Selain
sebagai alat
bantu
pengambilan
keputusan, perangkat lunak tersebut dapat pula melakukan kajian terkait dengan metode ini seperti contohnya analisa sensitivitas dan uji coba kehandalan (robustness). d) Boundary Values M etode ini merupakan salah satu cara heuristik yang cukup
banyak
digemari
karena
kemudahan
dan
kesederhanaannya (M artin, 1989). Prinsip yang dipergunakan adalah melakukan komparasi atau perbandingan antara rasio perusahaan dengan rasio rata-rata industri yang diperoleh dengan cara menghitung biaya total yang harus dikeluarkan untuk investasi teknologi informasi dibandingkan dengan sebuah ukuran agregrat tertentu, seperti total pendapatan (revenue) atau total pengeluaran operasional (operating expenses).
23
e) Return-On-Investment (ROM) M etode ROM terkait dengan penghitungan nilai manfaat terkait
dengan
terjadinya perubahan
kenaikan
tingkat
produktivitas manajemen. ROM didefinisikan sebagai hasil perhitungan dari total pendapatan perusahaan dikurangi dengan seluruh biaya dan nilai tambah dari masing-masing sumber daya – termasuk modal (capital) – kecuali biaya manajemen dan hal terkait dengan manajemen. Sehingga value dari sebuah sistem baru adalah selisih antara ROM sebelum sistem tersebut diimplementasikan dengan ROM setelah sistem tersebut diimplementasikan. f) Information Economics (IE) Dari semua metode yang ada, information economics dinilai sebagai satu-satunya cara yang paling komprehensif dan dinilai dapat menjawab sejumlah faktor dan karakteristik unik - serta berbagai isu dan tantangan yang dihadapi - dalam mengevaluasi proyek investasi teknologi informasi (Parker, 1987). Singkatnya,
metode
ini
bertujuan
untuk
mengidentifikasikan, mengukur, dan me-ranking dampak ekonomis yang timbul akibat diimplementasikannya sistem
24
baru (perubahan kinerja organisasi). M etode ini dikatakan merupakan sebuah teknik CBA yang diperluas karena adanya tiga proses tambahan yang diberlakukan, yaitu: a. Value Linking – yang membahas dampak konsekuensi dari perubahan utama di berbagai fungsi organisasi akibat diterapkannya sebuah sistem baru. b. Value Acceleration - yang mencoba untuk mendefinisikan nilai tambah yang akan dinikmati oleh perusahaan seandainya sistem baru dipergunakan. Secara ringkas, IE bertujuan untuk menjembatani aspek kuantitatif dan kualitatif dari manfaat teknologi informasi, isu tangible dan intangible, hal-hal yang penuh ketidakpastiaan baik secara strategi maupun operasional, dan terutama yang berkaitan dengan resiko yang dihadapi. Kelemahannya adalah bahwa untuk menggunakan metode ini diperlukan keahlian spesifik karena sifatnya yang kompleks dan cukup memakan waktu.
25
g) Critical S uccess Factors (CS F) M etode ini bersifat sangat strategis dan generik, namun diminati oleh para pimpinan perusahaan karena relevansinya terhadap bisnis. M isalnya salah satu CSF adalah: “pelayanan prima kepada pelanggan di seluruh dunia” – dimana investasi untuk membangun sebuah sistem Customer Relationship Management (CRM) menjadi suatu keharusan. h) Value Analysis (VA) Seperti halnya IE, VA diperuntukkan untuk teknologi informasi yang memberikan sprektrum manfaat yang cukup luas, termasuk hal-hal intangible. M etode ini dibangun dengan pemikiran atau prinsip bahwa lebih baik memfokuskan diri pada value atau nilai yang didapat perusahaan dibandingkan dengan usaha untuk mengurangi atau mereduksi biaya.
26
i) Experimental Methods M embayangkan atau memperkirakan apa yang akan terjadi seandainya sistem telah selesai dibangun sangat sulit dilakukan oleh para pengambil keputusan, terutama mereka yang belum memiliki pengalaman atau pengetahuan cukup mengenai dampak teknologi informasi bagi bisnis. Penjelasan ringkas mengenai ketiga pendekatan adalah sebagai berikut: a. Protoytping adalah merupakan cara untuk membangun sebuah prototip dari sebuah sistem besar secara cepat. b. Simulation adalah sebuah proses pemetaan terhadap situasi bisnis yang akan terjadi di kemudian hari dengan menggunakan perangkat lunak tertentu (software) untuk kemudian disimulasikan c. Gameplaying adalah sebuah pendekatan dimana dicoba dilakukan role play terhadap skenario tertentu yang akan terjadi di kemudian hari seandainya sebuah sistem teknologi informasi diterapkan.
2.3
27
Metode Evaluasi Investasi S I dan TI dengan Metode Information Economics (IE) 2.3.1 Pengertian Information Economics M enurut Parker (1996, p5) Information Economics is collection of computational tools for quantifying benefit and cost for information tecnology projects. Jadi, yang dimaksud dengan pengertian IE adalah sekumpukan metode untuk menghitung keuntungan dann biaya dari proyek teknologi informasi. IE merupakan dasar dari cost-benefit analysis (CBA) yang dapat membantu mengatasi masalah pada, dan strategi bisnis perusahaan. Selain itu, IE adalah metode yang membantu dalam proses pembuatan keputusan. IE dapat pula membantu dalam penghitungan investasi teknologi informasi dalam perusahaan. Information economics yang digunakan dalam pengambilan keputusan, yaitu melakukan persetujuan terhadap setiap investasi yang diusulkan (pemprograman, aplikasi, hardware) harus dijustifikasi, tetapi setiap investasi yang potensial mempunyai karakteristik yang berbeda terhadap nilai, biaya resikonya. Didalam IE terdapat tiga jenis manfaat menurut Parker (1996, p92) yaitu: a. Tangible Benefit adalah manfaat yang mempunyai dampak langsung kepada keuntungan. b. Quasi – Tangible adalah manfaat yang berfokus pada peningkatan efesiensi perusahaan.
28
c. Intangible Benefit adalah manfaat yang berfokus kepada peningkatan efektivitas perusahaan.
Dalam pengukuran Information Economics terdapat empat tahapan, yaitu (Parker, 1996, p11): a. Identifikasi nilai dan total biaya dari setiap proyek. b. M enerapkan kriteria ekonomi sementara dalam proses pembuatan keputusan. c. M emperkirakan alternatif-alternatif yang mungkin terjadi. d. Alokasi sumber daya yang berharga untuk proyek yang penting.
Konsep dasar IE menurut Parker (1996) adalah: a. Konsep manfaat diperluas dengan memperluas konsep value atau nilai. Konsep manfaat adalah sebuah ukuran ekonomi seperti penurunan biaya atau pendapatan langsung produksi dan sudah tentu hal ini akan memberikan manfaat pada bisnis. Konsep value berdasarkan efek dari investasi teknologi informasi yang ditujukan pada kinerja bisnis perusahaan.
b. Konsep cost atau biaya dapat diartikan sebagai cara dimana investasi teknologi informasi dapat secara negatif mempengaruhi perusahaan.
29
2.3.2
Faktor Penilaian dalam IE Dalam penilaian Information Economics, digunakan penilaian terhadap tiga faktor seperti yang ditunjukan pada Tabel 2.1
Weighted
Weighted
Weighted
PROJECT
Simple ROI (Quanctification) + Business Domain + Technology Domain = SCORE
Tabel 2.1 Tiga Faktor Penilaian dalam IE Sumber : Parker (1996, p102)
2.3.2.1 Penilaian Domain Keuangan M etode yang digunakan dalam menilai atau mengukur domain keuangan adalah metode Return On Investment (ROI). Return On investastment (ROI) merupakan pengukuran terhadap tingkat
pengembalian
suatu
investasi kepada perusahaan.
perhitungan ROI didasarkan pada perhitungan Traditional costbenefit, value linking, Value.
Traditional Cost benefit
30 + Value Linking
+ Value
+ Value
Acceleration
+ Innovation
Restructuring
Valuation
=
input to simple RO I
Tabel 2.2 Teknik Informational Ecomonics untuk mengembangkan perhitungan
ROI sederhana
Sumber : Parker, 1996, p102
Untuk menghitung ROI sederhana menggunakan 3 jenis lembar kerja (Parker, 1996, p96-97), yaitu :
1. Development
Cost
Worksheet
(Lembar
biaya
pembangunan) Berupa daftar seluruh komponen atau biaya pada tahun pertama yang dibutuhkan untuk mengawali dan membangun sebuah proyek.
31
Development Cost Worksheet Tahun ke- 1 A. Usaha pengembangan 1. Peningkatan sistem dan pemograman ( contoh: perkiraan jumlah hari pada $ xxx / hari) _____ 2. Peningkatan staff support ( contoh : data administrasi pada $ xxx / hari )
_____
B. Perangkat keras baru 1. Terminal, printer, komunikasi
_____
2. Lainnya_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_____
C. Pembelian piranti lunak baru, jika ada 1. Paket software aplikasi
_____
2. Lainnya_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
_____
D. Pelatihan pengguna
_____
E. Lainnya
_____ _____
TOTAL
Gambar 2.1 Development Cost Worksheet Sumber : Parker, 1996, p96 2. Ongoing Expenses Worksheet (Lembar biaya berjalan) Berisi daftar seluruh komponen atau biaya yang dibutuhkan untuk memelihara proyek dari tahun pertama hingga tahun terakhir proyek tersebut.
32
Ongoing Expenses Worksheet Tahun ke 1- x A. Pemeliharan aplikasi software Jumlah hari usaha pengembangan
____ ______
Rasio pemeliharaan terhadap pengembangan ______ ( berdasarkan pengalaman, contoh 10-1 )
______
Jumlah pemeliharan tahunan
______
Tarif pemeliharaan harian
______
Total pemeliharaan aplikasi software
______
B. Pertambahan media penyimpanan data yg dibuthkan__M BX_ _ _____ ( contoh estimasi M B pada $ xxx )
_____
C. Pertambangan media komunikasi ( lines, messages dan lain-lain) _____ D. Software maupun hardware baru
_____
E. Peralatan
_____
F.Lainnya
_____
Total Biaya Tetap Gambar 2.2 Ongoing Expenses Worksheet Sumber : Parker (1996, p96) 3. Economic Impact Worksheet (Lembar dampak ekonomis) M erupakan lembar perhitungan biaya dan manfaat ekonomis yang telah dikuantifikasikan (Value linking, value acceleration, value rectructuring, dan innovation valuation) yang menunjukan perhitungan arus kas tahunan
_____
33
untuk menghasilkan ROI (Tabel 2.3). M anfaat nilai ekonomis dijumlah dengan mengurangi biaya untuk mendapatkan nilai perolehan. Arus kas netto didapatkan dari nilai perolehan dikurangi biaya pemeliharaan. Sedangkan ROI sederhana diperoleh dari total arus kas lima tahun dibagi dengan lima tahun (periode lima tahun) dan dibagi dengan biaya investasi pembangunan. Nilai ROI ini akan mencerminkan besanya skor proyek.
34
Economic Impact Worksheet
A. Net Invesment Required ( from Development Cost Worksheet )
B. Yearly Cash Flows : based on five 12 month periods follow ing implementation of proposed system :
YEAR 1 Net Economicsbenefit
2
3
4
5
TOTAL
Xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxxxx
Xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxxxx
( From w orksheet C )
Xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxxxx
Net Cash Flow
Xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxxx
Operating Cost Reduction
(-) On Going Expense
C. Simple Return On Invesment
xx %
D. Scoring Economics impact Score
simple ROI 0 Zero to Less 1 1 % - 299 % 2 300% - 499 % 3 500 % - 699 % 4 700 % - 899 % 5 Over
Gambar 2.3 Economic Impact Worksheet Sumber : Parker (1996, p97)
35
2.3.2.1.1 Cost Benefit Analysis (CBA) Remenyi (2001,
p296) mendefinisikan
CBA
sebagai “the process of comparing the various costs associated with an investment with the benefit and profit that it returns.“ Definisi tersebut diterjemahkan sebagai proses membandingkan bermacam-macam biaya yang berhubungan dengan investasi dengan manfaat dan keuntungan yang dikembalkan. Keen (2003, p273) mendifinisikan CBA sebagai “an analysis describing the bisiness reasons why or why not specific investment options should be selected.” Definisi tersebut diterjemahkan sebagai analisis yang menjabarkan alasan bisnis, kenapa atau kenapa tidak pilihan spesifik suatu investasi harus dipilih. M enurut Parker (1996, p90) CBA merupakan teknik yang paling umum yang digunakan dalam melakukan perhitungan finansial dari suatu proyek. Dalam CBA, dilakukan perhitungan atas biaya pengembangan proyek (seperti: biaya hardware, biaya software, biaya training,
dll),
biaya
berjalan,
dan
penghematan/pengurangan biaya yang mungkin terjadi.
36
Tujuan dilakukannya Analisis Cost and Benefit adalah untuk mengevaluasi apakah efektivitas dari fungsi TI sudah mencukupi (Remenyi, 2000, p152). Pengaplikasian Cost- Benefit Analysis (CBA) berkaitan erat dengan tiga hal penting dan saling berhubungan yaitu: 1. M anfaat
(benefit)
domain
bisnis
adalah
berwujud
penurunan biaya dan atau peningkatan kinerja atau revenue.
2. Biaya (cost) domain teknologi adalah berupa biaya tetap dan biaya variabel yang diperlukan untuk membangun sistem.
3. Nilai (value)
adalah
manfaat yang diperoleh atas
pembangunan TI, yang tercermin pada peningkatan kinerja organisasi pada saat sekarang maupun masa yang akan datang.
2.3.2.1.2 Value Linking dan Value Acceleration Value Linking dan Value Acceleration adalah teknik dan konsep yang saling berkaitan. Kedua teknik ini membantu dalam mengidentifikasi efek samping dari perubahan taknologi di organisasi. M enurut Parker (1996,
37
p111) menyatakan bahwa “value linking is used to evaluate financially the combain effects of improving performance of function and any consequential result from a separate function”. Value linking digunakan untuk mengevaluasi secara financial dampak kombinasi dari peningkatan performa suatu fungsi terhadap suatu fungsi yang lain. Value acceleration digunakan untuk mengevaluasi secara financial percepatan waktu yang terjadi dari manfaat karena mengaitkan (linking) dua departemen atau fungsi dalam hubungan sebab- akibat.
2.3.2.1.3 Value Restructuring Parker (1996, p111) menyatakan bahwa “value restructing ties the effect of information technology to result measured throught increased producttivity. It asseses the movement of job activities from lower value funtions to higher value functions.“ Value restructuring merupakan suatu teknik yang digunakan untuk mengukur nilai suatu peningkatan produktifitas sebagai pengaruh akibat terjadinya restukturisasi atau perubahan fungsi suatu pekerjaan atau fungsi suatu departemen sebagai
38
dampak
dari
penerapan
suatu
TI.
Contohnya:
berkurangnya pekerjaan yang bersifat operasional.
2.3.2.1.4
Innovation Valuating Parker
(1996,
p134)
menyatakan
bahwa
“innovation creates new functions within the business domain, it changes the way the enterprise conducts its business.“ Inovasi menghasilkan fungsi baru yang dapat mengubah cara suatu perusahaan dalam melakukan bisnis. Inovasi dalam pemakaian TI menyediakan wahana untuk perubahan terhadap strategi bisnis, produk dan jasa bisnis inti. Teknik innovation valuation lebih berfokus pada organisasi
dibandingkan
kepada
biaya
dan
resiko
teknologi. Teknik ini sangat berguna untuk melakukan evaluasi terhadap suatu teknologi baru yang belum pernah diterapkan.
39
2.3.2.2 Business Domain Business domain adalah variabel yang ditambahkan dalam menghitung nilai total dari sebuah proyek TI dalam membuat rangking keseluruhan dari proyek menjadi lebih realistis. Variabel ini ditambahan untuk menghitung faktor-faktor yang tidak dapat secara langsung dihitung oleh ROI sederhana dengan kata lain untuk menghitung manfaat- manfaat yang bersifat intangible. Di samping domain bisnis juga ada domain teknologi yang akan dibahas berikunya. M enurut Parker (1996, p317), faktor - faktor unik dalam business domain antara lain:
2.3.2.2.1
Strategic Match (S M) SM menfokuskan diri pada keterkaitan antara
TI
dalam
mencapai
tujuan
strategi
perusahaan. Nilai ini menyediakan sebuah jalan dalam
meningkatkan
nilai/skor
dari
aplikasi
inovatif yang menjadi pendukung langsung dalam pencapaian tujuan bisnis.
40
2.3.2.2.2
Competitive Advantage (C A) CA termasuk strategi utama yang diikuti oleh bisnis dan termasuk sebuah implementasi dari cost leadership, differentiation atau focus. Gradasi penilaian sangat berbeda untuk setiap tipe strategi. Ada tiga tujuan dasar yang harus dicapai perusahaan,
jika
perusahaan
menginginkan
peningkatan CA: 1. Perusahaan harus memposisikan diri untuk mengubah struktur industri. Contoh: mengubah kapasitas industri. 2. Perusahaan
harus
perusahaan
dalam
memperbaiki bisnis
yang
posisi dijalani.
Perusahaan harus mendukung inisiatif yang dapat membedakan produk perusahaan atau pelayanannya
bahkan
mengubah
lingkup
persaingan bisnis. Contoh : menciptakan suatu produk yang unik dan keunikan tersebut harus menjadi nilai utama di mata pelanggan. 3. Perusahaan harus menciptakan kesempatan bisnis yang baru. Ada beberapa cara yang dapat dikontribusikan oleh sebuah inisiatif untuk CA,
41
termasuk inisiatif TI untuk menjual atau menggunakan informasi sebagai by-product (hasil tambahan) dari bisnis sekarang ini.
2.3.2.2.3
Competitive Response ( C R ) CR mengukur akibat atau kerugian dari ditundahnya implementasi proyek TI terhadap posisi kompetitif perusahaan. Hal ini dapat muncul dikarenakan
persaingan
telah
lebih
dulu
penyediakan perlayanaan, produk, pertukaran data, kapasitas yang dibutuhkan oleh industri, serta beberapa otoritas
dalam menjalankan
sistem
sebagai kondisi dari jalannya suatu aktivitas bisnis.
2.3.2.2.4
Management Information (MI) Faktor ketiga yang diukur dalam domain bisnis yaitu Management Information dimana faktor ini tergantung dari tingkat proyek dalam menyediakan informasi manajemen dalam aktivitas inti perusahaan maupun bagi bidang bisnis. Contoh informasi manajemen untuk aktivitas inti, meliputi :
42
a)
Perencanaan Strategis: pelayanan, pemasaran, kapasitas perencanaan
produk,
penaksiran
fasilitas. b) Kontrol manajemen: budget, target penjualan, kinerja pelayanan, fasilitas penjadwalan c)
Kontrol
Operasi:
Customer
service,
information, claims, capacity. Aktivitas inti perusahaan yang spesifik harus ditentukan terlebih dahulu. Faktor ini akan memberikan aplikasi
kesempatan
secara
positif
untuk
mempengaruhi
dengan
menyediakan
informasi manajemen yang lebih baik dan sistem untuk mendukung strategi bisnis.
2.3.2.2.5
Project O r Organizational Risk ( OR ) Project Or Organizational Risk berfokus pada tingkat dimana organisasi mampu membawa perubahan yang dibutuhkan oleh proyek. Evaluasi berfokus pada pemakai (user) atau domain bisnis organisasi,
bukan
pada
organisasi
teknikal.
Komponen dari kapasitas organisasi meliputi dukungan manajemen untuk berubah, kedewasaan
43
dalam
komputerisasi
di
dalam
organisasi,
penelitian realistis atas tugas-tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek melalui pemahaman atas proses dan fungsi bisnis yang penting.
2.3.2.3 Technology Domain Variabel yang terdapat dalam domain teknologi lebih membahas pada resiko dan keuntungan yang ditimbulkan dari penggunaan teknologi pada sebuah proyek. M enurut Parker (1996, p158) terdapat empat variabel dalam domain teknologi yang digunakan untuk menghitung manfaat-manfaat maupun resiko yang bersifat intangible yaitu :
2.3.2.3.1 Strategic IS Architecture ( S A ) SA berfokus pada keterkaitan antara implementasi TI yang sudah dilakukan dengan perencaanan strategi TI perusahaan secara keseluruhan. Aliansi ini direfleksikan dalam perencanan TI (blueprint) yang menyediakan struktur kedalam data masa depan, sistem, kecocokan inisiatif
dan
mengidentifikasi
prioritas.
Suatu
implementasi TI yang baik harus menunjang strategi
44
sistem informasi secara keseluruhan untuk mereflesikan rencana TI yang sudah diterapkan oleh perusahan.
2.3.2.3.2 Definitional Uncertainty( DU ) DU berfokus pada resiko yang mungkin timbul akibat adanya ketidakpastian akan kebutuhan. Umumnya, DU mendefinisikan ketidakpastian yang membebani spesifikasi dari tujuan perusahaan (user atau bisnis) yang dikomunikasikan pada staff proyek TI. Ketika user tidak dapat mendeskripsikan masalah secara baik, atau masalah terus berubah secara konstan, kelompok TI ditekan untuk menjawab dengan jawaban yang benar dan layak. Jika kebutuhan sudah ditetapkan dengan ditetapkan dengan tepat tanpa terjadi perubahan lagi, maka akan lebih mudah bagi staff TI untuk menyediakan sistem yang sesuai dengan kebutuhan para user.
45
2.3.2.3.3 Technical Uncertainty ( TU ) Identifikasi lain
dari resiko
dalam
domain
teknologi adalah technical Uncertainty, yang menilai kesiapan dari domain teknologi untuk menjalankan proyek.
Empat
penilaian
yang
terpisah
meliputi:
pengetahuan yang diinginkan, ketergantungan hardware, ketergantungan software, dan aplikasi software. Tujuan dari penilaian
ini tidak
dapat menegaskan
resiko
penolakan perencanaan. M aksudnya, mengakui resiko dan menegaskan persiapan dan kesiapan yang dibutuhkan untuk kesuksesan proyek. Ketidakpastian adalah sesuatu yang negatif. Technical Uncertainty yang tertinggi, yang paling negatif dari hasil evaluasi.
2.3.2.3.4 IS Infrastucture Risk ( IR ) IS Infrastucture Risk (IR) menilai tingkatan dari yang bukan proyek kebutuhan investasi untuk membiayai proyek ini. Lingkupan yang dinilai termasuk faktor-faktor seperti data administrasi (seperti permintaan kamus data baru), komunikasi (contohnya bentuk dari kemampuan komunikasi yang diinginkan), dan sistem distribusi (seperti metode baru dari penilaian data yang diinginkan).
46
2.3.3 Information Economics Scorecard Economics scorecard digunakan untuk mengkombinasikan bobot dari perhitungan sederhana dengan perhitungan domain bisnis dan domain teknologi. Proyek dapat diurutkan atau ditingkatkan dengan skor yang ada, menyediakan penilaian yang lebih seimbang dari economic value yang sebenarnya dari perusahaan. Hasil dari penilaian dan evaluasi terhadap kedua domain tersebut dapat dilihat pada Tabel 2.5.
47
The Information Economics Scorecard Evaluator
ROI
Business Domain
Factor
ROI
SM
+
+
CA M I +
Technology domain
CR OR SA
+
-
-
-
DU TU IR -
-
-
Business Domain Technology domain Weighted Score Where : ROI : Return On Investement Business Domain Assemement SM : Strategic M atch CA : Competitive Advantage MI
: M anagement Information
CR : Competitive Advantage OR : Project Or Organizational Risk Technology Domain SA : Strategic IS Architecture DU : Definitional Uncertainly TU : Technology Uncertainly IR
: IS Infrastructure Risk
Gambar 2.4 The Information Economics Scorecard Sumber : Parker (1988, p145)
Weighted Score
48
2.3.4 Corporate Value /Dasar Nilai Korporasi ROI sederhana, business domain dan tehnology domain mempunyai nilai atau bobot yang berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan lain. Untuk itu perlu dihitung suatu bobot umum sebagai patokan (faktor pengali) untuk semua proyek TI pada perusahaan tersebut. Faktor pengali tersebut di nilai korporat. Ada beberapa cara untuk menentukan nilai korporat. Salah satu cara yang dapat digunakan adalah dengan melihat tingkat hubungan antara kondisi line of business dengan tingkat dukungan computer terhadap bisnis tersebut (Parker, 1996, p186). Untuk menentukan nilai korporat adalah dapat digunakan Gambar 2.3 sebagai alat bantu. caranya adalah dengan menempatkan posisi perusahaan pada kuadran yang sesuai dengan bisnis dengan bisnis perusahaan tersebut (Parker, 1996, p187).
49
LINE OF BUSINE SS Derajat dimana bisnis
Kuadran A
Kuadran B
Investasi
Strategis
Kuadran C
Kuadran D
Infrastruktur
Breakthrough
Kuat
Management
Menguntungkan, Lemah Bersaing, sehat, kuat Lemah
Kuat
Computer
Derajat dimana usaha
Support
Komputer yang ada cukup Kuat dan efektif
Gambar 2.5 Nilai Korporasi (line of business) Sumber : Parker (1996, p187)
2.3.4.1 Kuadran A: In vestasi “The line of business is strong; the computer support however, is weak“ (Parker, 1996, p187). Kuadran ini mempunyai line of business kuat, tetapi dukungan komputer lemah. Artinya dengan fundamental bisnis yang kuat, mempunyai waktu dan kesempatan untuk melakukan investasi untuk keperluan dimasa mendatang. Berfokus pada pertumbungan perusahaan dimasa
50
yang akan datang, investasi pembangunan infrastruktur yang dilakukan saat ini adalah layak dan sesuai.
LIKELY COMMENT RES ULTING WEIGHT BUS INESS DOMAIN A. Return On Invesment
M edium
2
B. Strategic M atch
Low
0
C. Competitive Advantage
Low
0
D. M anagement Information
M edium
2
E. Competitive Response
Hightest
8
F. Project Organization Risk
M edium
-2
A. definitional Uncertainty
M edium
-4
B. Technical Uncertainty
M edium
-4
C. Strategic IS Architecture
High
8
D. IS Infrastructure
Low
0
TECHNOLOGY DOMAIN
Total Value
20
Total Risk and Unce rtainty
-10
Tabel 2.3 Kuadran A (In vestasi) (Sumber : Parker, 1996, p188)
2.3.4.2 Kuadran B: S trategis “The line of business is strong; the computer support is also strong “ (Parker, 1996,p188). Kuadran ini mempunyai line of business kuat dan dukungan komputer juga kuat karena
51
tersedianya infrastuktur dan pendukung utama TI. Pengembangan TI akan berperan meningkatkan kemampuan dan kekuatan perusahaan dalam menghadapi persaingan bisnis. Investasi dalam TI akan meningkatkan kesehatan perusahaan tersebut. RES ULTING LIKELY
COMMENT
WEIGHT
BUS INESS DOMAIN A. Return On Invesment
Medium
2
B. Strategic M atch
High
4
C. Competitive Advantage
Hightest
6
D. Management Information
Medium
2
E. Competitive Response
High
4
F. Project Organization Risk
Low
-1
A. definitional Uncertainty
Medium
-2
B. Technical Uncertainty
Low
-1
C. Strategic IS Architecture
Low
1
D. IS Infrastructure
Low
-1
TECHNOLOGY DOMAIN
Total Value
20
Total Risk and Uncertainty
-5
Tabel 2.4 Kuadran B (S trategis) Sumber : Parker, 1996, p188
2.3.4.3 Kuadran C : Infrastruktur “The line of business is weak; the computer support is also weak” (Parker, 1996, p.189). Kuadran ini mempunyai line
52
business lemah, dukungan komputer yang lemah. Kondisi bisnis tidak begitu baik, tetapi terdapat kesempatan untuk memperbaiki kondisi bisnis dengan meningkatkan efektivitas dan efisiensi perusahaan.
peningkatan
efektivitas
dan
efesiensi
dapat
ditingkatkan dengan melakukan investasi tersebut diperlukan dengan membangun infrastruktur terlebih dahulu.
RESULTING LIKELY
CO MMENT
WEIGHT
BUSINESS DO MAIN A. Return On Invesment
Medium
2
B. Strategic Match
High
4
C. Competitive Advantage
Low
0
D. Management Information
High
4
E. Competitive Response
Medium
2
F. Project Organization Risk
High
-4
A. definitional Uncertainty
High
-4
B. Technical Uncertainty
Medium
-2
C. Strategic IS Architecture
Hightest
6
D. IS Infrastructure
Low
-2
Total Value
20
Total Risk and Unce rtainty
-12
TECHNO LOGY DO MAIN
Tabel 2.5 Kuadran C (Infrastruktur) Sumber : Parker, 1996, p189
53
2.3.4.4 Kuadran D : Breakthrought or Management “The line of business is wak, the computer support is strong” (Parker, 1996, p189). Kuadran ini memiliki line of business
lemah,
tetapi dukungan
komputer
sangat
kuat.
Perusahaan dalam kondisi berusaha untuk bertahan hidup, namun dengan adanya kemampuan komputer yang kuat investasi dan pengembangan TI akan membuka kesempatan bagi perusahaan untuk meningkatkan potensinya dengan cepat.
RESULTING LIKELY
CO MMENT
WEIGHT
BUSINESS DO MAIN A. Return On Invesment
High
4
B. Strategic Match
Hightest
6
C. Competitive Advantage
Low
0
D. Management Information
High
4
E. Competitive Response
Low
0
F. Project Organization Risk
High
-4
A. definitional Uncertainty
Medium
-2
B. Technical Uncertainty
Medium
-2
C. Strategic IS Architecture
Hightest
6
D. IS Infrastructure
Medium
-2
TECHNO LOGY DO MAIN
Total Value
20
Total Risk and Unce rtainty
-10
Tabel 2.6 Kuadran D (Breakthrought of Management) S umber : Parker, 1996, p190
