BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Pengendalian Pengendalian merupakan suatu proses dalam mengarahkan sekumpulan variabel untuk mencapai tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya. Dasar dari semua proses pengendalian adalah pemikiran untuk mengarahkan suatu variabel, atau sekumpulan variabel, guna mencapai tujuan tertentu. Variabel ini dapat berupa manusia, mesin, dan organisasi. Pengendalian dalam dunia industri merupakan suatu proses untuk mendelegasikan tanggung jawab dan wewenang untuk kegiatan manajemen. Dengan tetap menggunakan cara-cara untuk menjamin hasil yang memuaskan. Pada dasarnya dalam melakukan pengendalian ada 4 langkah yang digunakan yaitu, sebagai berikut : 1. Menentukan standard (setting standard) Menentukan standard mutu biaya (cost quality), standard mutu kerja (performance
quality), standard mutu keamanan (safety quality), standar mutu keandalan (reliability quality) yang diperlukan untuk suatu produk. 2. Menilai kesesuaian (appraising conformance) Membandingkan kesesuaian dari produk yang dibuat dengan standard yang telah ditetapkan. 3. Bertindak bila perlu (acting when neccesary) Mengoreksi masalah dan penyebabnya melalui faktor-faktor yang mencakup marketing, desain, engineering, produksi dan pemeliharaan faktor-faktor yang mempengaruhi kepuasan pelanggan. 4. Merencanakan perbaikan (planning for improvement)
6
Merencanakan suatu upaya yang continue untuk memperbaiki standard biaya, kinerja, keamanan, dan keterandalan.
2.2 Pengertian Kualitas Menurut Kotler (2002,p67) mutu/kualitas adalah keseluruhan ciri serta sifat dari suatu produk yang berpengaruh pada kemampuannya untuk memuaskan kebutuhan yang dinyatakan atau yang tersirat. Menurut Goetsch dan Davis (2004,p47) quality is a dynamic associated with
products, service, people, process, and environments that meets or exceeds expectation. Artinya bahwa kualitas merupakan suatu kondisi dinamis yang berhubungan dengan produk, manusia/tenaga kerja, proses dan tugas, serta lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan pelanggan atau konsumen. Menurut Juran (Hunt, 1993, p32), kualitas produk adalah kecocokan penggunaan produk (fitness for use) untuk memenuhi kebutuhan dan kepuasan pelanggan. Kecocokan penggunaan produk itu didasarkan atas lima ciri utama berikut : a. Teknologi, yaitu kekuatan atau daya tahan b. Psikologis, yaitu citra rasa atau status c.
Waktu, yaitu kehandalan
d. Kontraktual, yaitu adanya jaminan e. Etika, yaitu sopan santun, ramah atau jujur Crosby
(1979,
p58)
menyatakan,
bahwa
kualitas
adalah
conformance to
requirement, yaitu sesuai dengan yang diisyaratkan atau distandarkan. Standar kualitas meliputi bahan baku, proses produksi dan produk jadi. Deming (1982, p58) menyatakan, bahwa kualitas adalah kesesuaian dengan kebutuhan pasar atau konsumen.
7
Feigenbaum (1986, p7) menyatakan bahwa kualitas adalah kepuasan pelanggan sepenuhnya (full customer satisfaction). Definisi kualitas (quality) sebagaimana yang diambil oleh American Society for
Quality adalah : “Keseluruhan fitur dan karakteristik produk atau jasa yang mampu memuaskan kebutuhan yang terlihat atau yang tersamar. Dalam prakteknya, kualitas memiliki berbagai karakteristik yaitu : 1. Performance Karakteristik utama yaitu penampilan atau bentuk produk 2. Time Waktu dalam memproduksi dan waktu untuk menyelesaikan pelayanan 3. Reliability Produk yang dapat diandalkan 4. Durability Jangka waktu kegunaan produk 5. Consistency Produk yang dihasilkan konsisten 6. Serviceability Pelayanan dalam menyelesaikan masalah dan komplain 7. Personal Interface Ramah dan sopan dalam melayani pelanggan 8. Flexibility Fleksibel untuk perubahan 9. Useability Mudah untuk digunakan
8
Selain sebagai elemen penting dalam operasi, kualitas juga memiliki pengaruh lain. Ada tiga alasan lain pentingnya kualitas : 1. Reputasi perusahaan. Suatu organisasi menyadari bahwa reputasi akan mengikuti kualitas – apakah itu baik atau buru. Kualitas akan muncul sebagai persepsi tentang produk baru perusahaan, kebiasaan karyawan, dan hubungan pemasok. Promosi diri tidak akan dapat menggantikan produk yang berkualitas. 2. Keandalan produk. Pengadilan terus menerus berusaha menangkap organisasi yang memiliki desain, memproduksi, atau mengedarkan produk atau jasa yang penggunaannya mengakibatkan kerusakan atau kecelakaan. 3. Keterlibatan global. Di masa teknologi seperti sekarang, kualitas menjadi suatu perhatian internasional, sebagaimana halnya MO. Bagi perusahaan dan negara yang ingin bersaing secara efektif pada ekonomi global, maka produk mereka harus memenuhi harapan kualitas, desain, dan harga global. Produk yang rendah mutunya mengurangi keuntungan perusahaan dan neraca pembayaran negara.
Untuk melaksanakan perncanaan dan pengendalian kualitas selama siklus kualitas, diperlukan tahap-tahap sebagai berikut : 1. Definisikan sifat-sifat (atribut) mutu 2. Tentukan bagaimana mengukur setiap atribut 3. Tetapkan standar mutu 4. Tetapkan program inspeksi 5. Cari dan perbaiki penyebab mutu yang jelek 6. Terus lakukan penyempurnaan
9
2.2.1 Faktor-faktor yang mempengaruhi kualitas Terdapat
6
unsur
dasar
yang
mempengaruhi
kualitas
/
mutu,
menurut
Prawirosentono (2002, p12) yaitu : 1. Manusia Sumber daya manusia adalah unsur utama yang memungkinkan terjadinya proses pemanbahan nilai (value added). Kemampuan mereka untuk melakukan suatu tugas (task) adalah kemampuan (ability), pengalaman, pelatihan (training), dan potensi kreativitas yang beragam sehingga diperoleh suatu hasil (output). 2. Metode (Method) Hal ini meliputi prosedur kerja di mana setiap orang harus melakukan kerja sesuai dengan tugas yang dibebankan pada masing-masing individu. Metode ini harus merupakan prosedur kerja terbaik agar setiap orang dapat melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien. Walaupun seseorang dapat saja menginterpretasikan tugas-tugasnya secara berbeda satu sama lain, asalkan saja pekerjaan tersebut dapat dilaksanakan sesuai rencana. 3. Mesin (Machines) Mesin atau peralatan yang digunakan dalam proses penambahan nilai menjadi
output. Dengan memakai mesin sebagai alat pendukung pembuatan suatu produk memungkinkan berbagai variasi dalam bentuk, jumlah, dan kecepatan proses penyelesaian kerja. 4. Bahan (Materials) Bahan baku yang diproses, diproduksi agar menghasilkan nilai tambah menjadi
output, jenisnya sangat beragam. Keragaman bahan baku yang digunakan akan mempengaruhi nilai output yang beragam pula. Bahkan perbedaan bahan baku (jenisnya) mungkin dapat pula menyebabkan proses pengerjaannya.
10
5. Ukuran (Measurement) Dalam setiap tahap proses produksi, harus ada ukuran sebagai standar penilaian agar setiap tahap proses produksi dapat dinilai kinerjanya. Kemampuan dari standar ukuran tersebut merupakan faktor penting untuk mengukur kinerja seluruh tahapan proses produksinya, dengan tujuan agar hasil yang diperoleh sesuai dengan rencana. 6. Lingkungan (Environment) Lingkungan di mana proses produksi berada sangat mempengaruhi hasil atau kinerja proses produksinya. Bila lingkungan kerja berubah, maka kinerjanya pun akan berubah. Bahkan faktor lingkungan eksternal pun dapat mempengaruhi kelima unsur tersebut di atas sehingga dapat menimbulkan variasi tugas pekerjaan.
2.3 Pengertian Produk Menurut Zimmerer dan Scarborough (2004,p166), produk adalah barang atau jasa yang digunakan untuk memuaskan kebutuhan konsumen. Menurut Kotler dan Armstrong (2006,p7) product is anything that can be offered to a market for attention, acquisition, use,
or consumption that might satisfy a want or need. Artinya bahwa produk merupakan sesuatu yang bisa ditawarkan ke pasar untuk diperhatikan, dimiliki, digunakan atau dikonsumsi yang bisa memuaskan keinginan atau kebutuhan. Menurut Simamora (2000,p440), produk adalah segala sesuatu yang diterima oleh konsumen atau pemakai industrial pada saat melakukan pembelian atau menggunakan produk. Menururt Waters (2001,p99), produk hendaknya fungsional, menarik, dan mudah dibuat. Menurut Purnawarman (2004), produk adalah sesuatu yang dapat ditawarkan untuk memenuhi kebutuhan atau keinginan pelanggan.
11
Menurut Kotler (2002,p18), produk adalah segala sesuatu yang dapat ditawarkan ke suatu pasar untuk memenuhi keinginan atau kebutuhan Dalam standar internasional, produk adalah barang atau jasa yang berarti : -
hasil kegiatan atau proses (produk wujud dan terwujud, seperti jasa, program komputer, desain, petunjuk pemakaian)
-
suatu kegiatan proses (seperti pemberian jasa ataau pelaksanaan proses produksi )
Pentingnya suatu produk fisik bukan terletak pada kepelikannya tetapi pada jasa yang dapat diberikannya. Menurut Angipora (2002,p26), produk merupakan kombinasi barang dan jasa yang ditawarkan seseorang atau lembaga untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan pasar.
2.4 Pengertian dan Tujuan Pengawasan Mutu Pengawasan mutu adalah suatu cara agar spesifikasi produk yang ditetapkan sebagai standar dapat tercermin dalam produk atau hasil akhir. (Assauri, 2004, p210). Pengawasan kualitas merupakan alat bagi manajemen untuk memperbaiki kualitas produk bila diperlukan, mempertahankan kualitas yang sudah tinggi dan mengurangi jumlah bahan yang rusak. (Reksohadiprodjo dan Gitosudarma, 2000, p245). Tujuan pengawasan mutu adalah agar produk akhir mempunyai spesifikasi dengan standar mutu yang telah ditetapkan dan agar biaya desain produk, biaya inspeksi, dan biaya proses produksi dapat berjalan secara efisien. (Prawirosentono, 2002, p75). Tujuan pengawasan mutu menurut Assauri (2004, p210) adalah : a. Agar barang yang dihasilkan dapat mencapai standar mutu yang telah ditetapkan. b. Mengusahakan agar biaya inspeksi dapat sekecil mungkin.
12
c.
Mengusahakan agar biaya desain produk dan proses dengan menggunakan mutu produksi tertentu dapat menjadi sekecil mungkin.
d. Mengusahakan agar biaya produksi dapat menjadi serendah mungkin.
2.4.1 Ruang Lingkup Pengawasan Mutu Pengawasan mutu merupakan kegiatan terpadu dalam upaya menjaga dan mengarahkan agar kualitas dari produk yang dihasilkan dapat sesuai dengan standar. Ruang lingkup pengawasan mutu menurut Assauri (2004, p210) meliputi : 1. Pengawasan mutu pada bahan baku Pengawasan mutu pada bahan baku ini sangat penting untuk menjaga mutu produk perusahaan. Hal-hal yang dapat dilakukan untuk menjaga kualitas bahan baku yang digunakan yaitu : a. Seleksi sumber bahan b. Pemeriksaan dokumen pembelian c.
Pemeriksaan penerimaan barang
d. Pemeliharaan fasilitas penyimpanan 2. Pengawasan proses produksi Hal ini dilakukan untuk mendeteksi apakah ada penyimpangan yang terjadi dalam proses produksi dan melakukan perbaikan agar penyimpangan selanjutnya dapat dicegah. Selain itu agar produk akhir mempunyai mutu yang baik. 3. Pengawasan produk akhir Pada dasarnya pengawasan produk akhir merupakan upaya dalam mempertahankan kualitas produk dan jasa yang dihasilkan. Pengawasan produk akhir bertujuan untuk menjaga agar produk rusak (cacat) tidak sampai ke tangan konsumen. Kemungkinan
13
terjadinya hasil produk cacat selalu ada, walaupun pengawasan terhadap bahan baku dan proses telah diperketat. 2.5 Metode TOM 2.5.1. Metode W. Edwards Deming Deming menganjurkan penggunaan Statistical Process Control agar perusahaan dapat membedakan penyebab sistematis dan penyebab khusus dalam menangani kualitas. Kontribusi utama yang membuatnya terkenal adalah Deming Cycle, Deming Fourteen Points, dan Seven Deadly Diseases. 1. Siklus Deming (Deming Cycle) Siklus Deming ini dikembangkan untuk menghubungkan antara operasi dengan kebutuhan pelanggan dan memfokuskan sumber daya semua bagian dalam perusahaan (riset, desain, operasi, dan pemasaran) secara terpadu dan sinergi untuk memenuhi kebutuhan pelanggan (Ross, 1994: 237). Siklus Deming adalah model perbaikan berkesinambungan yang dikembangkan oleh W. Edward Deming yang terdiri atas empat komponen utama secara berurutan, seperti pada gambar 2.2 berikut ini.
PERBAIKAN BERTINDAK BERDASARKAN HASIL YANG DITELITI
Act
Plan
Check
Do
4
MENGAMATI PENGARUH PERUBAHAN
3
MERENCANAKAN PERUBAHAN ATAU PENGUJIAN
1
2
MELAKSANAKAN PERUBAHAN
Gambar 2.1 Siklus PDCA (plan-do-check-act) Sumber : Nasution Nur. (2004). Manajemen Mutu Terpadu, Ghalia Indonesia.
14
Penjelasan dari setiap siklus PDCA adalah berbagai berikut. 1. Mengembangkan rencana perbaikan (plan) Merupakan langkah setelah dilakukan pengujian ide perbaikan masalah. Rencana perbaikan disusun berdasarkan prinsip 5-W (what, why, who, when, dan where) dan 1 H (how), yang dibuat secara jelas dan terinci serta menetapkan sasaran dan target yang harus dicapai. Dalam menetapkan sasaran dan target harus diperhatikan prinsip SMART (specific, measurable, attainable, reasonable, dan time).
2. Melaksanakan rencana (do) Rencana yang telah disusun diimplementasikan secara bertahap, mulai dari skala kecil dan pembagian tugas secara merata sesuai dengan kapasitas dan kemampuan dari setiap personil. Selama dalam melaksanakan rencana harus dilakukan pengendalian, yaitu mengupayakan agar seluruh rencana dilaksanakan dengan sebaik mungkin agar sasaran dapat dicapai.
3. Memeriksa atau meneliti hasil yang dicapai (check) Memeriksa atau meneliti merujuk pada penetapan apakah pelaksanaannya berada dalam jalur, sesuai dengan rencana dan memantau kemajuan perbaikan yang direncanakan. Alat atau piranti yang dapat digunakan dalam memeriksa adalah pareto diagram, histogram, dan diagram kontrol.
4. Melakukan tindakan penyesuaian bila diperlukan (action)
15
Penyesuaian dilakukan bila dianggap perlu, yang didasarkan hasil analitis di atas. Penyesuaian berkaitan dengan standarisasi prosedur baru, guna menghindari timbulnya kembali masalah yang sama atau menetapkan sasaran baru bagi perbaikan berikutnya.
2. Empat Belas Poin Deming (Deming’s Fourteen Points) Empat belas point Deming (Bounds, 1994: p74) ini merupakan ringkasan dari keseluruhan pandangan W. Edwards Deming terhadap apa yang harus dilakukan oleh suatu perusahaan untuk melakukan transisi positif dari bisnis sebagaimana biasanya sehingga menjadi bisnis berkualitas tingkat dunia. Berikut ini adalah ringkasan dari keempat belas poin Deming. a. Ciptakan tujuan yang konsisten dalam menuju perbaikan kualitas barang dan jasa, dengan maksud untuk menjadi lebih dapat bersaing, tetap bertahan dalam bisnis, dan untuk menciptakan lapangan kerja. b. Adopsilah falsafah baru. Manajemen harus memahami adanya era ekonomi baru dan siap menghadapi tantangan , belajar bertanggung jawab, dan mengambil alih kepemimpinan. c.
Hentikan ketergantungan pada inspeksi dalam membentuk mutu produk. Bentuklah mutu sejak dari awal.
d. Hentikan praktik menghargai kontrak berdasarkan tawaran yang rendah. e. Perbaiki secara konstan dan terus-menerus sistem produksi dan jasa, untuk meningkatkan kualitas dan produktivitas, yang pada gilirannya secara konstan menurunkan biaya. f.
Lembagakan on the job training.
16
g. Lembagakan
kepemimpinan.
Tujuan
dari
kepemimpinan
haruslah
untuk
membantu orang dan teknologi dapat bekerja dengan lebih baik. h. Hapuskan rasa takut sehingga setiap orang dapat bekerja secara efektif. i.
Hilangkan dinding pemisah antardepartemen sehingga orang dapat bekerja sebagai suatu tim.
j.
Hilangkan slogan, desakan, dan target bagai tenaga kerja. Hal-hal tersebut dapat menciptakan permusuhan.
k. Hilangkan kuota dan manajemen berdasarkan sasaran. Gantikan dengan kepemimpinan. l.
Hilangkan penghalang yang dapat merampok kebebasan karyawan atas keahliannya.
m. Giatkan program pendidikan dan self-improvement. n. Buatlah transformasi pekerjaan setiap orang dan siapkan setiap orang untuk mengerjakannya.
2.5.2 Metode Joseph M. Juran Juran mendefinisikan kualitas sebagai cocok/sesuai untuk digunakan (fitness for
use), yang mengandung pengertian bahwa suatu barang atau jasa harus dapat memenuhi apa yang diharapkan oleh para pemakainya. Pengertian cocok untuk digunakan ini mengandung 5 dimensi utama, yaitu kualitas desain, kualitas kesesuaian, ketersediaan, keamanan, dan field use.
1. Juran’s Three Basics Steps to Progress Menurut Juran, tiga langkah dasar ini merupakan langkah yang harus dilakukan perusahaan bila mereka ingin mencapai kualitas tingkat dunia. Juran juga yakin bahwa ada
17
titik diminishing return dalam hubungan antara kualitas dan daya saing. Ketiga langkah tersebut terdiri dari seperti berikut : 1. Mencapai perbaikan terstruktur atas dasar kesinambungan yang dikombinasikan dengan dedikasi dan keadaan yang mendesak. 2. Mengadakan program pelatihan secara luas. 3. Membentuk komitmen dan kepemimpinan pada tingkat manajemen yang lebih tinggi.
2. Juran’s Ten Steps to Quality Improvement Sepuluh langkah untuk memperbaiki kualitas menurut Juran (Ross, 1994, p7) meliputi sebagai berikut : 1. Membentuk kesadaran terhadap kebutuhan akan perbaikan dan peluang untuk melakukan perbaikan. 2. Menetapkan tujuan perbaikan. 3. Mengorganisasikan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 4. Menyediakan pelatihan. 5. Melaksanakan proyek-proyek yang ditujukan untuk pemecahan masalah. 6. Melaporkan perkembangan. 7. Memberikan penghargaan. 8. Mengkomunikasikan hasil-hasil yang dicapai. 9. Menyimpan dan mempertahankan hasil yang dicapai. 10. Memelihara momentum dengan melakukan perbaikan dalam sistem reguler perusahaan.
18
3. The Pareto Principle Juran menerapkan prinsip yang dikemukakan oleh Vilfredo Pareto ke dalam manajemen. Prinsip ini kadang kala disebut pula kaidah 80/20, yang bunyinya ”80% of the
trouble comes from 20% of the problems”. Menurut prinsip ini, organisasi harus memusatkan energinya pada panyisihan sumber masalah yang sedikit tetapi vital (vital few sources), yang menyebabkan sebagian besar masalah. Baik Juran maupun Deming yakin bahwa sistem merupakan di mana sebagian besar masalah terjadi.
4. The Juran Trilogy The Juran Trilogy merupakan ringkasan dari tiga fungsi manajerial yang utama (Bounds, 1994, p76). Pandangan Juran terhadap fungsi-fungsi ini dijelaskan sebagai berikut : 1. Perencanaan kualitas Perencanaan kualitas meliputi pengembangan produk, sistem, dan proses yang dibutuhkan untuk memenuhi atau melampaui harapan pelanggan. Langkah-langkah yang dibutuhkan untuk itu ialah sebagai berikut : a. Menentukan siapa yang menjadi pelanggan. b. Mengidentifikasi kebutuhan pelanggan. c.
Mengembangkan
produk
dengan
keistimewaan
yang
dapat
memenuhi
kebutuhan pelanggan. d. Mengembangkan sistem dan proses yang memungkinkan organisasi untuk menghasilkan keistimewaan tersebut. e. Menyebarkan rencana kepada level operasional.
2. Pengendalian kualitas Pengendalian kualitas meliputi langkah-langkah sebagai berikut :
19
a. Menilai kinerja kualitas aktual. b. Membandingkan kinerja dengan tujuan. c.
Bertindak berdasarkan perbedaan antara kinerja dan tujuan.
3. Perbaikan kualitas Perbaikan kualitas harus dilakukan secara on-going dan terus-menerus. Langkah-langkah yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut : a. Mengembangkan infrastruktur yang diperlukan untuk melakukan perbaikan kualitas setiap tahun. b. Mengidentifikasi bagian-bagian yang membutuhkan perbaikan dan melakukan proyek perbaikan. c.
Membentuk suatu tim proyek yang bertanggung jawab dalam menyelesaikan setiap proyek.
d. Memberikan tim-tim tersebut apa yang mereka butuhkan agar dapat mendiagnosis masalah guna menentukan sumber penyebab utama, memberikan solusi, dan melakukan pengendalian yang akan mempertahankan keuntungan yang diperoleh.
2.5.3 Metode Philip B. Crosby Pandangan-pandangan Crosby dirangkum dalam ringkasan yang ia sebut sebagai dalil-dalil manajemen kualitas. Dalil-dalil ini dikemukakan untuk menjawab pertanyaanpertanyaan pokok berikut (Bounds, 1994, p59). 1. Apa yang dimaksud dengan kualitas ? 2. Sistem seperti apa yang dibutuhkan untuk menghasilkan kualitas ? 3. Standar kinerja bagaimana yang harus digunakan ? 4. Sistem pengukuran seperti apa yang dibutuhkan ?
20
1. Dalil Manajemen Kualitas Crosby Dalil Pertama : Definisi kualitas adalah sama dengan persyaratan Definisi kualitas menurut Crosby adalah memenuhi atau sama dengan persyaratan (conformance to requirements). Kurang sedikit saja dari persyaratannya, maka suatu barang atau jasa dikatakan tidak berkualitas. Dalil Kedua : Sistem kualitas adalah pencegahan Dalam suatu proses pasti ada input dan output. Di dalam proses kerja internal sendiri ada empat kendali input, di mana proses pencegahan dapat dilakukan, yaitu pada : 1. fasilitas dan perlengkapan 2. pelatihan dan pengetahuan 3. prosedur, pedoman/manual operasi standar, dan pedoman standar kualitas 4. standar kinerja/prestasi. Dalil ketiga : Kerusakan nol (zero defect) merupakan standar kinerja yang harus digunakan Dalil keempat : Ukuran kualitas adalah price of nonconformance Menurut Crosby, biaya mutu merupakan penjumlahan antara price of noncomformance dan
price of conformance. Price of noncomformance (PONC) adalah biaya yang harus dikeluarkan karena melakukan kesalahan.
Price of conformance (POC) adalah biaya yang dikeluarkan bila tugas dilakukan secara benar semenjak pertama kalinya.
2. Crosby’s Quality Vaccine Crosby’s quality vaccine terdiri atas tiga unsur, yaitu determinasi (determination), pendidikan (education), dan pelaksanaan (implementation). Menurut Crosby, setiap perusahaan harus divaksinasi agar memiliki antibodi untuk melawan ketidaksesuaian
21
terhadap persyaratan (nonconformances). Dalam menyiapkan vaksinasi, suatu perusahaan perlu membuat lima unsur sebagai berikut : 1. Integritas 2. Sistem 3. Komunikasi 4. Operasi 5. Kebijaksanaan
3. Corsby’s Fourteen Steps to Quality Improvement Empat belas langkah untuk perbaikan kualitas menurut Crosby (Hunt, 1993, p64) adalah sebagai berikut : 1. Komitmen
manajemen,
yaitu
menjelaskan
bahwa
manajemen
bertekad
meningkatkan kualitas untuk jangka panjang. 2. Membentuk tim kualitas antardepartemen. 3. Mengidentifikasi sumber terjadinya masalah saat ini dan masalah potensial. 4. Menilai biaya kualitas dan menjelaskan bagaimana biaya itu digunakan sebagai alat manajemen. 5. Meningkatkan kesadaran akan kualitas dan komitmen pribadi pada semua karyawan. 6. Melakukan tindakan dengan segera untuk memperbaiki masalah-masalah yang telah diidentifikasi. 7. Mengadakan program zero defects. 8. Melatih para penyelia untuk bertanggung jawab dalam program kualitas tersebut. 9. Mengadakan zero defects day untuk meyakinkan seluruh karyawan agar sadar akan adanya arah baru. 10. Mendorong individu dan tim untuk membentuk tujuan perbaikan pribadi dan tim.
22
11. Mendorong para karyawan untuk mengungkapkan kepada manajemen apa hambatan-hambatan yang mereka hadapi dalam upaya mencapai tujuan kualitas. 12. Mengakui/menerima para karyawan yang berpartisipasi. 13. Membentuk dewan kualitas untuk mengembangkan komunikasi secara terusmenerus. 14. Mengulangi setiap tahap tersebut untuk menjelaskan bahwa perbaikan kualitas adalah proses yang tidak pernah berakhir.
2.6 Alat-alat Total Quality Management (TQM) Alat – alat untuk TQM antara lain : 1. Flow chart (diagram alir), adalah diagram balok yang secara grafis menerangkan sebuah proses atau sistem. 2. Pareto chart (diagram pareto), adalah sebuah cara menggunakan diagram untuk mengelola kesalahan, masalah, atau cacat untuk membantu memusatkan perhatian pada usaha penyelesaian masalah. 3. Check sheet (lembar pengecekan), adalah suatu formulir yang didesain untuk mencatat data. 4. Cause-and-effect diagram (diagram sebab akibat), adalah teknik sistematis yang digunakan untuk menemukan lokasi yang mungkin pada permasalahan kualitas. Cara mengkonstruksi diagram sebab-akibat: a. Mendefinisikan masalah atau akibat yang harus dianalisa. b. Bentuk tim untuk melakukan analisa. c.
Gambar kotak akibat dan garis tengah.
d. Spesifikasi kategori penyebab potensial utama dan hubungkan.
23
e. Identifikasi penyebab kemungkinan dan klasifikasikan ke dalam kategori pada tahap 4. f.
Rangking penyebab tersebut untuk mengidentifikasi penyebab yang paling berpengaruh pada masalah tersebut.
g. Ambil langkah koreksi. 5. Histogram, adalah diagram balok yang menunjukkan cakupan nilai sebuah perhitungan dan frekuensi dari setiap nilai yang terjadi. 6. Control chart (bagan kendali), adalah gambaran grafis data sejalan dengan waktu yang menunjukkan batas atas dan bawah proses yang ingin kita kendalikan. 7. Scatter diagram (diagram sebar), adalah sebuah grafik yang menunjukkan hubungan antar dua perbandingan.
2.7 Statistical Process Control (SPC) 2.7.1 Pengertian Statistical Process Control (SPC)
Statistical Process Control merupakan sebuah teknik statistik yang digunakan secara luas untuk memastikan bahwa proses memenuhi standar. Dengan kata lain, Statistical
Process Control merupakan sebuah proses yang digunakan untuk mengawasi standar, membuat pengukuran dan mengambil tindakan perbaikan selagi sebuah produk atau jasa sedang diproduksi. (Render dan Heizer, 2005, p286). Menurut Gerald Smith (1996, p1) Statistical Process Control merupakan kumpulan dari metode-metode produksi dan konsep manajemen yang dapat digunakan untuk mendapatkan efisiensi, produktifitas dan kualitas untuk memproduksi produk yang kompetitif dengan tingkat yang maksimum, dimana Statistical Process Control melibatkan penggunaan signal-signal statistik untuk meningkatkan performa dan untuk memelihara pengendalian dari produksi pada tingkat kualitas yang lebih tinggi.
24
Pengertian lain dari Statistical Process Control menurut pendapat Vincent Gasperz (1998, p1 ) ialah suatu terminologi yang mulai digunakan sejak tahun 1970-an untuk menjabarkan penggunaan teknik-teknik statistikal dalam memantau dan meningkatkan performansi proses menghasilkan produk yang berkualitas.
2.7.2 Tujuan Statistical Process Control (SPC)
Statistical Process Control (SPC) mempunyai beberapa tujuan utama (Gerald Smith, 1998, p4), antara lain : 1. Meminimalisasi biaya produksi 2. Memperoleh konsistensi terhadap produk dan jasa yang memenuhi spesifikasi produk dan keinginan konsumen 3. Menciptakan
peluang-peluang
untuk
semua
anggota
dari
organisasi
untuk
memberikan kontribusi terhadap peningkatan kualitas 4. Membantu karyawan bagian manajemen dan produksi dalam membuat keputusan yang ekonomis mengenai tindakan yang dapat mempengaruhi proses.
Selain itu, tujuan dari Statistical Process Control ialah untuk menunjukkan tingkat reliabilitas sampel dan bagaimana cara mengawasi resiko. Pengawasan kualitas secara statistik (Statistical Process Control) mengandung dua penggunaan umum, yaitu : 1. Untuk mengawasi pelaksanaan kerja sebagai operasi-operasi individual selama pekerjaan sedang berlangsung. 2. Untuk memutuskan apakah diterima atau ditolak sejumlah produk yang telah diproduksi.
25
Penggunaan metode Statistical Process Control dapat diketahui seperti gambar di bawah ini.
INPUT
OUTPUT
TRANSFORMATION ACTIVITIES
CONTROL CHART ACCEPTANCE SAMPLING Gambar 2.2 Interaksi antara Pengawasan Kualitas dan Produksi Sumber : Nasution Nur. (2004). Manajemen Mutu Terpadu, Ghalia Indonesia.
Dalam penerapan Statistical Process Control, terdapat beberapa elemen yang mempengaruhi kesuksesan program ini: 1.
Kepemimpinan manajemen.
2.
Pendekatan tim.
3.
Pendidikan bagi karyawan di semua level.
4.
Penekanan pada peningkatan yang berkelanjutan.
5.
Mekanisme untuk pengenalan sukses dan mengkomunikasikannya kepada seluruh lini organisasi.
2.7.3 Variasi Proses Produksi Penting
untuk
mengetahui
bagaimana
suatu
proses
itu
bervariasi
dalam
menghasilkan ouput sehingga dapat diambil tindakan perbaikan terhadap proses itu secara tepat. Variasi adalah ketidakseragaman dalam sistem produksi atau operasional sehingga menimbulkan perbedaan dalam kualitas output yang dihasilkan. (Gasperz, 2003, p3).
26
Ada dua variasi yang mempengaruhi proses produksi, yaitu variasi alami dan variasi khusus. 1. Variasi Alami Variasi yang alami mempengaruhi hampir setiap proses produksi dan pasti selalu ada. Variasi alami adalah sumber-sumber variasi dalam proses yang secara statistik berada dalam batas kendali. Variasi alami merupakan system yang menimbulkan sebab-sebab yang tetap. Walaupun nilai-nilai setiap produk berbeda, namun sebagai suatu kelompok individual produk akan membentuk pola yang bisa disebut sebagai distribusi. Bilamana kelompok tersebut berdistribusi normal, maka dapat ditentukan karakter mereka dengan melihat dua parameter, yaitu: •
Mean µ (ukuran kecenderungan terpusat dalam hal ini, adalah nilai rata-ratanya)
•
Deviasi Standar σ (variasi, terdapat nilai yang kecil dan nilai yang lebih besar)
Selama distribusi (presisi output) tetap berada dalam batas-batas yang ditoleransi, maka proses disebut “terkendali”, dan variasi yang terendah diabaikan. 2. Variasi Khusus Variasi
yang
timbul
akibat
gangguan
penyebabnya. Faktor-faktor sepeti
pada
sebuah
proses
dapat
dilacak
peralatan mesin, peralatan yang distel salah,
karyawan yang lelah atau tidak terlatih, atau sekelompok bahan baku yang baru, dapat menjadi sumber-sumber terjadinya variasi yang dapat dihilangkan (assignable
variations).
2.7.4 Pengukuran Performansi Pengukuran performansi kulitas dapat dilakukan pada tiga tingkat, yaitu : 1. Pengukuran pada tingkat proses
27
Mengukur setiap langkah atau aktivitas dalam proses dan karakteristik input yang diserahkan oleh pemasok yang mengendalikan karakteristik output yang diinginkan. Tujuan pengukuran pada tingkat ini adalah mengidentifikasi perilaku yang mengatur setiap langkah dalam proses, dan menggunakan ukuran-ukuran untuk mengendalikan operasi serta memperkirakan output yang akan dihasilkan sebelum output diproduksi atau diserahkan kepada pelanggan. 2. Pengukuran pada tingkat output, mengukur karakteristik output yang dihasilkan dibandingkan dengan spesifikasi karakteristik yang diinginkan pelanggan. 3. Pengukuran pada tingkat outcome, yaitu mengukur bagaimana baiknya suatu produk memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan, jadi mengukur tingkat kepusaan pelanggan dalam mengkonsumsi produk yang diserahkan. Pelanggan pada
tingkat
outcome merupakan tingkat tertinggi dalam pengukuran
performansi kualitas.
2.7.5 Teknik Perbaikan Kualitas 2.7.5.1 Lembar Periksa (Check Sheet) Lembar periksa adalah suatu piranti yang paling mudah untuk menghitung seberapa sering sesuatu terjadi. Menurut Gasperz (2003, p41) lembar periksa adalah suatu formulir di mana item-item yang akan diperiksa telah dicetak dalam formulir itu dengan maksud agar data dapat dikumpulkan secara mudah dan ringkas. Dengan demikian, kertas periksa adalah piranti yang sederhana, tetapi teratur untuk pengumpulan dan pencatatan data untuk mengetahui masalah utama. Dalam menyusun kertas periksa harus diperhatikan hal-hal sebagai berikut : 1.
Bentuk lajur-lajur untuk mencatat data dan harus jelas
2.
Data yang hendak dikumpulkan dan dicatat harus jelas tujuannya
28
3.
Kapan data dikumpulkan harus dicantumkan
4.
Data dikumpulkan secara jujur
Penggunaan lembar periksa bertujuan untuk untuk : ¾
Memudahkan proses pengumpulan data terutama untuk mengetahui bagaimana sesuatu masalah sering terjadi. Tujuan utama dari penggunaan lembar periksa adalah membantu mentabulasikan banyaknya kejadian dari suatu masalah tertantu atau penyebab tertentu.
¾
Mengumpulkan data tentang jenis masalah yang sedang terjadi. Dalam kaitan ini, lembar periksa akan membantu memilah-milah data ke dalam kategori yang berbeda seperti penyebab-penyebab, masalah-masalah, dll.
¾
Menyusun data secara otomatis, sehingga data itu dapat dipergunakan dengan mudah.
¾
Memisahkan antara opini dan fakta. Kita sering berpikir bahwa kita mengetahui sesuatu masalah atau menggangap bahwa sesuatu penyebab itu merupakan hal yang paling penting. Dalam kaitan ini, lembar periksa akan membantu membuktikan opini kita itu apakah benar atau salah.
2.7.5.2 Diagram Pareto (Pareto Chart)
Pareto chart adalah diagram yang dikembangkan oleh seorang ahli ekonomi Italia yang bernama Vilfredo Pareto abad ke 19. Pareto Chart digunakan untuk memperbandingkan berbagai kategori kejadian yang disusun menurut ukurannya dari yang paling besar di sebelah kiri ke yang paling kecil di sebelah kanan. Kegunaan pareto chart adalah sebagai berikut : 1.
Menunjukkan prioritas sebab-sebab kejadian atau persoalan yang ditangani.
29
2.
Pareto chart dapat membantu untuk memusatkan perhatian pada persoalan utama yang harus ditangani dalam upaya perbaikan.
3.
Menunjukkan hasil upaya perbaikan. Setelah dilakukan tindakan korektif berdasarkan prioritas, kita dapat mengadalkan pengukuran ulang dan membuka pareto chart baru. Apabila terdapat perubahan dalam pareto chart baru,maka tindakan korektif ada efeknya.
4.
Menyusun data menjadi informasi yang berguna.Dengan pareto chart, sejumlah data yang besar dapat menjadi informasi yang signifikan.
Hasil pareto chart dapat digunakan diagram sebab akibat untuk mengetahui akan penyebab masalah. Setelah sebab-sebab potensial diketahui dari diagram tersebut, pareto
chart dapat disusun untuk merasionlisasi data yang diperoleh dari diagram sebab akibat. Selanjtnya, pareto chart dapat digunakan pada semua tahap PDCA cycle. Cara menggambar pareto chart adalah sebagai berikut : 1. Menentukan masalah apa yang akan diteliti, mengidentifikasi kategori-kategori atau penyebab-penyebab dari masalah yang akan diperbandikan. Setelah itu merencanakan dan melaksanakan pengumpulan data. 2. Membuat suatu ringkasan daftar atau tabel yang mencatat frekuensi kejadian dari masalah yang telah diteliti dengan menggunakan formulir pengumpulan data atau lembar periksa. 3. Membuat daftar masalah-masalah secara berurut berdasarkan frekuensi kejadian dari yang tertinggi sampai terendah, serta hitunglah frekuensi kumulatif, presentase dari total kejadian, dan persentase dari total kejadian secara kumulatif. 4. Menggambar dua buah garis vertikal dan sebuah garis horisontal.
30
5. Buatkan histogram pada garis diagram pareto. 6. Gambarkan kurva kumulatif serta cantumkan nilai-nilai kumulatif (total kumulatif atau persen kumulatif) di sebelah kanan atas interval setiap item masalah. 7. Memutuskan untuk mengambil tindakan peningkatan atas penyebab utama dari
Frekuensi kumulatif
Persentase kumulatif
masalah-masalah yang sedang terjadi itu.
Jenis kerusakan Gambar 2.3 Diagram Pareto Sumber : (Gasperz, 2003, p51)
2.7.5.3 Diagram Sebab-Akibat (Cause and Effect Diagram) Diagram sebab akibat (cause and effect diagram) atau sering disebut juga sebagai “diagram tulang ikan” (fishbone diagram) atau diagram Ishikawa (Ishikawa diagram) sesuai dengan nama Prof. Kaoru Ishikawa dari Jepang yang memperkenalkan diagram ini. Diagram sebab akibat adalah suatu pendekatan terstruktur yang memungkinkan dilakukan suatu analisis lebih terperinci dalam menemukan penyebab-penyebab suatu
31
masalah, ketidaksesuaian, dan kesenjangan yang terjadi. Diagram ini dapat digunakan dalam situasi di mana : 1. Terdapat
pertemuan
diskusi
dengan
menggunakan
brainstorming untuk
menidentifikasi mengapa suatu masalah terjadi 2. Diperlukan analisis lebih terperinci terhadapo suatu masalah 3. Terdapat kesulitan untuk memisahkan penyebab dari akibat. Penggunaan
diagram
sebab
akibat
mengikuti
langkah-langkah
berikut
(Gasperz,1997:112) : 1. Dapatkan kesepakatan tentang masalah yang terjadi dan ungkapkan masalah itu sebagi suatu pertanyaan masalah. 2. Temukan sekumpulan penyebab yang mungkin, dengan menggunakan teknik
brainstorming atau membentuk anggota tim yang memiliki ide-ide yang berkaitan dengan masalah yang sedang dihadapi. 3. Gambarkan diagram dengan pertanyaan mengenai masalah untuk ditempatkan pada sisi kanan (membentuk kepala ikan) dan kategori utama, seperti bahan baku, metode, manusia, mesin, pengukuran, dan lingkungan ditempatkan pada cabang utama (membentuk tulang-tulang besar dari ikan). Kategori utama dapat diubah sesuai kebutuhan. 4. Tetapkan setiap penyebab dalam kategori utama yang sesuai dengan menempatkannya pada cabang yang sesuai. 5. Untuk setiap penyebab yang mungkin, tanyakan “mengapa” untuk menemukan akar penyebab, kemudian tuilislah akar-akar penyebab itu pada cabang-cabang yang sesuai dengan kategori utama (membentuk tulang-tulang kecil dari ikan). Untuk menemukan akar penyebab, kita dapat menggunakan teknik bertanya “mengapa” sampai lima kali.
32
6. Interpretasi atas diagram sebab akibat itu adalah dengan melihat penyebabpenyebab yang muncul secara berulang, kemudian dapatkan kesepakatan melalui konsensus tentang penyebab tersebut. Selanjutnya, fokuskan perhatian pada penyebab yang dipilih melalui konsensus. 7. Terapkan hasil analisis dengan menggunakan diagram sebab akibat, dengan cara mengembangkan dan mengimplementasikan tindakan korektif, serta memonitor hasil-hasil untuk menjamin bahwa tindakan korektif yang dilakukan efektif karena telah menghilangkan akar penyebab dari masalah yang dihadapi.
Diagram sebab akibat dapat dipergunakan untuk hal-hal sebagai berikut : a. Menyimpulkan sebab-sebab variasi dalam proses b. Mengidentifikasi kategori dan subkategori sebab-sebab yang mempengaruhi suatu karakteristik kualitas tertentu. c.
Memberikan petunjuk mengenai macam-macam data yang dibutuhkan.
Faktor Utama
Faktor Utama
Masalah
Faktor Utama
Faktor Utama
Gambar 2.4 Diagram Sebab Akibat Sumber : (Gasperz, 2003, p60)
33
2.7.5.4 Bagan Kendali (Control Chart) Bagan kendali merupakan gambaran grafis data sejalan dengan waktu yang menunjukkan batas atas dan bawah proses yang ingin kita kendalikan. Pengunaan utama dari bagan pengendalian adalah untuk meningkatkan proses: 1. Sebagian besar proses tidak berjalan pada pengendalian proses secara statistik yang statis. 2. Penggunaan bagan pengendalian secara rutin dan penuh perhatian dapat mengindentifikasi
penyebab
tetap.
Jika
penyebab
ini
dapat
dikurangi,
keanekaragaman akan menurun dan proses dapat meningkat. 3. Bagan pengendalian hanya mendeteksi penyebab tetap. Tindakan manajemen, operator dan rancang-bangun dipelukan untuk mengurangi penyebab tetap.
Dalam mengidentifikasi dan mengurangi penyebab tetap, penting untuk menemukan akar masalah (root cause) dan menyerangnya. Disamping itu, bagan pengendalian dapat digunakan sebagai alat penaksir. Taksiran ini dapat digunakan untuk menentukan kapabilitas proses untuk memproduksi produk yang layak. Bagan pengendalian banyak digunakan karena: 1.
Merupakan teknik terbukti untuk meningkatkan produksi.
2.
Efektif untuk mencegah cacat.
3.
Mencegah penyesuaian proses yang tidak perlu.
4.
Menyediakan informasi diagnosis.
5.
Menyediakan informasi tentang kapabilitas proses.
Sebuah bagan pengendalian dapat mengindikasikan kondisi tak terkontrol ketika satu atau lebih titik jatuh di luar batas kendali atau ketikan titik-titik yang telah diplot memiliki
34
pola menyebar tidak rata. Masalahnya adalah pengenalan pola yaitu mengenali pola sistematis atau nonrandom pada bagan pengendalian dan mengidentifikasi penyebab pola tersebut. Menurut Western Electric Handbook (1956), suatu proses disebut tak terkendali jika: 1.
Satu titik jatuh di luar batas kendali 3-sigma.
2.
Dua titik dari tiga titik berurutan jatuh di luar batas peringatan 2-sigma.
3.
Empat titik dari lima titik berurutan jatuh di suatu jarak 1-sigma atau di luar garis tengah.
4.
Delapan titik berurutan jatuh pada salah satu sisi garis tengah.
Teknik kualitas yang paling umum dilakukan dalam pengawasan kualitas ialah dengan menggunakan diagram kontrol Shewhart seperti yang digambarkan di bawah ini :
Karakterstik barang
UCL
Garis Sentral
LCL Nomor sampel barang
Gambar 2.5 Diagram Kontrol Shewhart Sumber : Nasution Nur. (2004). Manajemen Mutu Terpadu, Ghalia Indonesia.
Garis sentral melukiskan nilai baku yang menjadi dasar perhitungan terjadinya penyimpangan hasil-hasil pengamatan untuk tiap sampel. UCL atau batas kontrol atas adalah
35
garis yang menunjukkan penyimpangan paling tinggi dari nilai baku. LCL atau batas kontrol bawah adalah batas penyimpangan yang paling rendah. Nilai tiap sampel berdasarkan statistik dihitung dan kemudian digambarkan dengan titik dan dihubungkan dengan garis untuk dianalisis. Apabila titik-titik berada dalam daerah yang dibatasi oleh UCL dan LCL, maka proses produksi berada dalam kontrol, sehingga penyimpangan kualitas masih dapat ditolelir. Sebaliknya, bila titik-titik berada di luar batas UCL dan LCL, maka proses produksi berada di luar kontrol. Dalam keadaan demikian, perusahaan harus mancari hal-hal yang menyebabkan banyaknya barang yang kualitasnya menyimpang dari kualitas standar, kemudian dibetulkan agar produksi kembali dalam kontrol.
UCL CL LCL Gambar 2.6 Peta Kontrol dalam kendali Sumber : (Ariani, 2004, p35)
UCL CL LCL Gambar 2.7 Peta Kontrol di luar kendali Sumber : (Ariani, 2004, p35)
36
Beberapa aturan untuk bagan pengendalian Shewart: 1.
Satu titik jatuh di luar batas kendali 3-sigma.
2.
Dua titik dari tiga titik berurutan jatuh di luar batas peringatan 2-sigma.
3.
Empat titik dari lima titik berurutan jatuh di suatu jarak 1-sigma atau di luar garis tengah.
4.
Delapan titik berurutan jatuh pada salah satu sisi garis tengah.
5.
Enam titik berturut-turut secara tetap meningkat atau menurun.
6.
Limabelas titik berturut-turut berada pada zona C (baik di atas maupun di bawah garis tengah).
7.
Empatbelas titik berturut-turut naik dan turun.
8.
Delapan titik berturut-turut berada pada kedua sisi garis tengah tanpa satupun berada pada zona C.
9.
Pola tidak biasa atau nonrandom pada data.
10.
Satu atau lebih titik di dekat batas peringatan atau batas kendali.
2.7.5.4.1 Peta Kendali p (p-Chart) Peta kendali p digunakan untuk mengukur proporsi ketidaksesuaian (penyimpangan atau sering disebut cacat) dari item-item dalam kelompok yang sering diinspeksi. Dengan demikian peta kendali p digunakan untuk mengendalikan proporsi dari item-item yang tidak memenuhi syarat spesifikasi kualitas atau proporsi dari produk yang cacat yang dihasilkan dalam suatu proses. Jadi peta pengendalian ini digunakan untuk mengetahui apakah cacat produk yang dihasilkan masih dalam batas yang disyaratkan. (Gasperz, 2003, p92).
37
Rumus menurut Ariani (2004, p133) :
Pi=
x n
Dimana :
Pi : proporsi kesalahan dalam setiap sampel X : banyaknya produk yang salah dalam setiap sampel n : banyaknya sampel yang diambil dalam inspeksi Garis pusat (central line) peta pengendali proporsi kesalahan ini adalah :
g
p atau CL =
∑ pi = i =1
g
∑ xi
g
i =1
n.g
Dimana :
p atau CL pi
: garis pusat peta pengendali proporsi kesalahan : proporsi kesalahan setiap sampel atau sub kelompok dalam setiap observasi
n
: banyaknya sampel yang diambil setiap kali observasi
g
: banyaknya observasi yang dilakukan
Sedangkan batas pengendali atas (UCL) dan batas pengendali bawah (LCL) untuk peta pengendali proporsi kesalahan tersebut adalah :
UCL = p + 3
p(1 − p) n
LCL = p - 3
p(1 − p) n
38
2.8 Kerangka Pemikiran
Input
Corrugating
Converting
Pengendalian Proses Produksi dengan pendekatan Statistical
Process Control
Tidak
Output
Sesuai dengan standar Ya Simpulan Gambar 2.8 Kerangka Pemikiran Sumber : Hasil Rancangan Penelitian, November 2006.
