BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1 Pengendalian Internal Pada dasarnya, setiap pelaku bisnis yang baik dari masa ke masa pasti memiliki kesadaran akan pentingnya pengendalian internal agar dapat sejalan dengan tujuan bisnis dan siap menghadapi peluang dan tantangan di luar institusi maupun di waktu mendatang. Pengendalian internal, semula disebut pengecekan internal (Internal Control) merupakan salah satu fungsi manajemen yaitu fungsi kontrol. Pengendalian internal tidak hanya sebagai pengecekan internal saja namun mengandung lingkup yang lebih luas.
2.1.1 Pentingnya Pengendalian Internal Pentingnya pengendalian internal bagi manajemen dan auditor independen telah diakui dalam literatur profesional selama beberapa tahun. Suatu terbitan tahu 1947 oleh AICPA yang berjudul Internal Control yang dikutip oleh Boyton (2006:371). Menyebutkan faktor-faktor berikut sebagai faktor-faktor yang berkontribusi terhadap meluasnya pengakuan atas pentingnya pengendalian internal : a.
Lingkup dan ukuran bisnis entitas tekah menjadi sangat kompleks dan tersebar luas sehingga manajemen harus bergantung pada sejumlah laporan dan analisis untuk mengendalikan operasi secara efektif.
b.
Pengujian dan penelaahan yang melekat dalam sistem pengendalian internal yang baik menyediakan perlindungan terhadap kelemahankelemahan manusia dan mengurangi kemungkinan terjadinya kekeliruan dan ketidakberesan.
c.
Tidak praktis bagi auditor untuk melakukan audit atas kebanyakan perusahaan dengan pembatasan biaya ekonomi tanpa menggantungkan pada sistem pengendalian internal klien.
2.1.2 Pengertian Pengendalian Internal Perkembangan terkini dirumuskan oleh Committe of Sponsoring Organization of The Treadway Commission (COSO) berupa Internal Control
7
8 Integrated Framework (2013) yang mendefinisikan pengendalian internal sebagai: Internal Control: a process, effected by an entity’s board of directors, management, and other personnel, designed to provide reasonable assurance regarding the achievement of objectives in the following categories: a. Effectiveness and efficiency of operations b. Reability of financial reporting c. Compliance with applicable laws and regulations Pengertian pengendalian internal yang dikemukakan Mulyadi (2011:163) adalah sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen. Securities and Exchange Commission (SEC) dalam Mohamed A. Elbannan (2009:129) mendefinisikan pengendalian internal sebagai a process, effected by an entity’s board of directors, management and other personnel, designed to provide reasonable assurance regarding the reliability of financial reporting. Pernyataan tersebut menyatakan bahwa pengendalian internal adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi sebuah entitas, manajemen dan personil lainnya, yang dirancang untuk memberikan keyakinan yang memadai mengenai keandalan pelaporan keuangan. Menurut IAI (2009:319.2) dalam Siti Aisah, mendefinisikan pengendalian intern sebagai suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personal lain entitas yang di desain untuk memberikan gambaran keyakinan memadai tentang pencapaian keandalan laporan, efektivitas dan efisiensi operasi, dan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Laporan COSO juga menekankan bahwa konsep fundamental dinyatakan dalam definisi berikut: a. Pengendalian internal merupakan suatu proses. Ini berarti alat untuk mencapai suatu akhir, bukan akhir itu sendiri. Pengendalian internal terdiri dari serangkaian tindakan yang meresap dan terintegrasi dengan tidak ditambahkan ke dalam infrastruktur suatu entitas. b. Pengendalian internal dilaksanakan oleh orang. Pengendalian internal bukan hanya suatu manual kebijakan dan formulir-formulir, tetapi orang pada
9 berbagai tingkatan organisasi termasuk dewan direksi, manajemen, dan personel lainnya. c. Pengendalian internal dapat diharapkan untuk menyediakan hanya keyakinan yang memadai, bukan keyakinan yang mutlak kepada manajemen dan dewan direksi suatu entitas karena keterbatasan yang melekat dalam semua sistem pengendalian internal dan perlunya untuk mempertimbangkan biaya dan manfaat relatif dari pengadaan pengendalian. d. Pengendalian internal diarahkan pada pencapaian tujuan dalam kategori yang saling tumpang tindih dari pelaporan keuangan, kepatuhan, dan operasi. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa pengendalian internal meliputi rencana organisasi dan semua metode serta kebijaksanaan yang terkoordinasi dalam suatu perusahaan untuk mengamankan harta kekayaannya, menguji ketetapan dan sampai seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya, menggalakan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijaksanaan pimpinan yang telah digariskan.
2.1.3 Jenis Pengendalian Internal Tuanakotta (2010:165), semua sistem pengendalian internal dapat digolongkan menjadi dua golongan, yaitu: a. Pengendalian intern aktif Pengendalian internal aktif biasanya merupakan bentuk pengendalian internal yang paling banyak diterapkan. Sarana-sarana pengendalian intern aktif yang sering dipakai dan umumnya sudah dikenal dalam sistem akuntansi, meliputi: 1. Tanda tangan; 2. Tanda tangan counter (countersigning); 3. Password dan PIN (Personnel Identification Numbers); 4. Pemisahan tugas; 5. Pengendalian aset secara fisik; 6. Pengendalian persediaan secara real time (real-time inventory control); 7. Pagar, gembok, dan semua bangunan dan penghalang fisik; 8. Pencocokan dokumen; 9. Formulir yang sudah dicetak nomornya (pre-numbered accountable forms).
10 b. Pengendalian Intern Pasif Perbedaan antara pengendalian intern aktif dan pengendalian intern pasif adalah: (1) Dalam hal biaya, pengendalian intern aktif jauh lebih mahal dari pengendalian intern pasif; (2) pengendalian aktif kasat mata atau dapat diduga (preditable) dan dapat ditembus. Pengendalian intern pasif, di lain pihak, tidak kasat mata dan unpredictable. Beberapa pengendalian intern pasif meliputi: a. Pengendalian yang khas untuk masalah yang dihadapi (customized controls) b. Jejak audit (audit trails) c. Audit yang focus (focused sudits) d. Pengintaian atas kegiatan kunci (surveillance of key activities) e. Pemindahan tugas (rotation of key personnel)
2.1.4 Tujuan Pengendalian Internal Menurut COSO (Commite of Sponsoring Organization) seperti yang dikutip oleh Afrianiswara (2010:53) menyebutkan bahwa Internal Control can be judged effective for each of the three business objectives if management have reasonable assurance that they understand the extent to whichthe organization’s objectives are being met; financial and management reports are being prepared reliably; and applicable laws and regulations are being complied with. Pernyataan COSO di atas menyebutkan bahwa pengendalian intern akan dianggap efektif untuk tiga misi organisasi tersebut diatas jika manajemen memiliki keyakinan yang memadai bahwa tujuan organisasi tercapai, laporan manajemen dan laporan keuangan yang telah disajikan dapat dihandalkan, serta peraturan perundangundangan telah dipatuhi. 1. Efisiensi dan Efektifitas Operasi Pelaksanaan pengendalian dalam suatu organisasi dimaksudkan agar operasi dalam perusahaan dapat berjalan lancar dengan efisien dan efektif. Dalam pengertian lain, dapat terjadi penghematan sumber daya dengan hasil yang optimal dan tercapainya tujuan perusahaan dalam batas waktu yang telah ditentukan. 2. Keandalan pelaporan keuangan Manajemen bertanggung jawab dalam menyediakan laporan keuangan bagi investor, kreditor, dan pengguna lainnya. Manajemen mempunyai kewajiban
11 untuk menjamin bahwa informasi yang ada telah sesuai dengan standar pelaporan. 3. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku Dalam menjalankan operasinya perusahaan harus mematuhi hukum dan peraturan yang berlaku.
Sedangakan menurut Mulyadi (2011:163) tujuan pengendalian intern akuntansi adalah sebagai berikut: 1. Menjaga kekayaan perusahaan: a. Penggunaan kekayaan perusahaan hanya melalui sistem otorisasi yang telah diterapkan. b. Pertanggungjawaban kekayaan perusahaan yang dicatat dibandingkan dengan kekayaan yang sesungguhnya ada. 2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi: a. Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan. b. Pencatatan transaksi yang telah terjadi dalam catatan akuntansi.
Tunji (2013) menjelaskan tujuan dari efisiensi sistem pengendalian internal pada umumnya untuk dapat meyakinkan bahwa segala sesuatu berjalan sesuai dengan rencana, maka dari itu setiap pendirian harus dikendalikan oleh perusahaan yang akan menangkap kedua aspek yaitu operasional dan kepatuhan sebagai: a. existence: which demands that only valid and authorised transactions are processed at all time; b. occurrence: there must be cut-off procedure, whereby transactions that occur during a period are the only ones captured; c. completeness: there should not be any omission of transaction of the period under review; d. validation: transactions are to be captured accurately using appropriate method; e. rights and obligations: the company’s assets should be appropriately identified and the obligations recognised in the book to ensure complete booking of all transactions at all time. The rights are the assets while the obligations are the liabilities which the company owe outsiders;
12 f. presentation and disclosure: proper classification and presentation of assets and liabilities in the statement of financial position must be done; g. reasonableness: transactions that appear in the book must be reasonable relative to other data. Menurut Marshal B. Romney dan Paul John Steinbart (2011:195) pengendalian intern melaksanakan tiga fungsi penting, yaitu : 1. Preventive controls Pegendalian ini bermaksud untuk mencegah timbulnya suatu masalah sebelum mereka muncul. Cara-cara yang dapat digunakan dalam hal ini adalah dengan memperkerjakan personil akuntansi yang berkualitas tinggi, pemisahan tugas pegawai yang memadai, secara efektif mengendalikan akses fisik atas asset, fasilitas dan informasi merupakan pengendalian pencegahan yang efektif, oleh kerena tidak semua masalah dapat dipecahkan. 2. Detective controls Pengendalian untuk pemeriksaan ini dibutuhkan untuk mengungkapkan masalah begitu muncul, contoh pemeriksaan atas perhitungan. 3. Corrective controls Pengendalian korektif ini dimaksudkan untuk mencegah masalah yang ditemukan oleh pengendalian untuk pemeriksaan. Contoh, pemeliharaan copy cadangan atas transaksi dan file utama.
2.1.5 Komponen Pengendalian Internal Pengendalian internal versi klasik menekankan pada kelengkapan instrumen (perangkat) pengawasan dalam organisasi, yang terdiri dari: 1. Rencana bisnis dan evaluasi kinerja. 2. Struktur/Bagan organisasi dengan memperhatikan prinsip pemisahan tugas dan rentang kendali. 3. Uraian jabatan dan tingkatan jabatan. 4. Peraturan perusahaan dan perangkat prosedur kerja. 5. Sistem akuntansi dan penyajian laporan keuangan. 6. Rencana anggaran dan pengendalian anggaran. 7. Sistem administrasi dan sistem informasi manajemen. 8. Audit internal yang menekankan pada uji kepatuhan dan penangkalan kejahatan.
13 Menurut Committee of Supporting Organizations (COSO) dalam Arens, Elder, Beasley (2012:314) menyatakan bahwa pengendalian internal memiliki lima komponen, yaitu: 1. Lingkungan pengendalian. 2. Penilaian risiko. 3. Aktivitas pengendalian. 4. Informasi dan komunikasi. 5. Pengawasan.
1. Lingkungan Pengendalian (Control Environment) Lingkungan pengendalian memberikan nada pada suatu organisasi, mempengaruhi kesadaran pengendalian dari para anggotanya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar bagi komponen Pengendalian Internal lainnya, memberikan disiplin dan struktur. Menurut Kurniawati, Heny (2011:457), lingkungan pengendalian merupakan tone of the top organisasi yang mampu mempengaruhi kesadaran manusia-manusia di dalamnya. Faktor-faktor yang membentuk lingkungan pengendalian dalam suatu entitas akan diperjelas yaitu : a. Integritas dan Nilai Etika Integritas dan nilai etika merupakan hal terpenting dalam komponen pengendalian intern, dimana kesadaran individu sangatlah berpengaruh terhadap kinerja perusahaan. Integritas dan nilai etika yang sehat dapat dikembangkan menjadistandar prilaku dalam laporan keuangan dan manajemen perusahaan. b. Komitmen Terhadap Kompetensi Perusahaan agar memiliki individu-individu atau karyawan-karyawan yang kompeten dalam kinerja dan pengawasan serta dalam pengerjaan pelaporan keuangan. Komitmen terhadap kompetensi menurut Karyono (2013, 53) mencakup penyusunan standar kompetensi, kegiatan selalu dimutakhirkan, diselenggarakan pelatihan, bimbingan kepada pegawai, dan dipilih pimpinan yang berkemampuan manajerial dan pengalaman teknis
14 c. Dewan Direksi dan Komite Audit Dewan Direksi berfungsi memahami dan melaksanakan tanggung jawab pengawasan pelaporan keuangan serta pengendalian intern dalam perusahaan. Komite audit yang memiliki fungsi untuk me-monitoring eksternal auditor dan internal auditor pada suatu perusahaan. Hal ini mengijinkan auditor dan para direktur untuk mendiskusikan berbagai hal yang mungkin berhubungan dengan hal-hal seperti fakta integritas atau tindakan dari manajemen. Komite Audit juga dapat berfungsi menilai efektivitas pengendalian internal termasuk fungsi internal auditor, sehingga dapat memberikan rekomendasi tentang peningkatan efektivitas internal auditor untuk meningkatkan sistem pengendalian internal perusahaan.
Komite Audit yang efektif merupakan salah satu aspek
implementasi Good Corporate Governance yaitu penerapan tata kelola perusahaan yang baik. d. Filosofi dan Gaya Operasi Manajemen Filosofi dan gaya operasi manajemen berbeda-beda tiap organisasi tergantung budaya dan etos yang dijunjung manajemen. Hal ini membantu pelaksanaan pengendalian intern yang efektif terhadap laporan keuangan. e. Struktur Organisasi Struktur organisasi mendefinisikan bagaimana pembagian wewenang dan pembebanan tanggung jawab didelegasikan dan dimonitor di dalam suatu organisasi dalam mencapai tujuan organisasi. Struktur organisasi memberikan kerangka untuk perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan pemantauan aktivitas entitas. f. Penetapan Wewenang dan Tanggung Jawab Faktor lingkungan pengendalian mencakup bagaimana wewenang dan tanggung jawab untuk aktivitas operasi diberikan dan bagaimana hubungan pelaporan dan hirarki otorisasi ditetapkan. Pemberian wewenang dan tanggung jawab mencakup kebijakan yang berkaitan dengan praktik bisnis yang dapat diterima, pengalaman dan pengetahuan personil kunci. Dan sumber daya yang diberikan untuk melaksanakan kewajiban. Juga termasuk kebijakan dan komunikasi yang diarahkan untuk memastikan bahwa semua personil memahami tujuan entitas.
15 g. Kebijakan dan Praktik Sumber Daya Manusia Mutu pengendalian intern merupakan fungsi langsung dari mutu personil yang menjalankan sistem. Entitas harus mempunyai kebijakan personil yang baik untuk penerimaan, pelatihan, evaluasi, konseling, promosi, kompensasi, dan tindakan perbaikan. Contohnya dalam menerima karyawan, standar-standar yang menekankan mencari individu yang paling berkualifikasi.
2. Penilaian Resiko (Risk Assesment) Seluruh entitas menghadapi berbagai macam resiko dari luar dan dalam yang harus ditaksir. Prasyarat dari Risk Assessment adalah penegakan tujuan, yang terhubung antara tingkatan yang berbeda, dan konsisten secara internal. Risk Assessment adalah proses mengidentifikasi dan menganalisis resiko-resiko yang relevan dalam pencapaian tujuan, membentuk sebuah basis untuk menentukan bagaimana resiko dapat diatur. COSO juga menambahkan pertimbangan tujuan di semua bidang operasi untuk memastikan bahwa semua bagian organisasi bekerja secara harmonis. (Tunggal W.A, 2013:41) Resiko yang timbul atau berubah karena keadaan berikut ini: a. Perubahan dalam lingkungan operasi Perubahan situasi internal organisasi meliputi visi, misi, strategi, struktur organisasi dan teknologi. Oleh karena itu, perlu adanya penilaian resiko atas hal ini agar organisasi harus mengetahui bagian-bagian organisasi yang harus diubah agar tetap dapat bertahan dalam lingkungan yang terus berubah. b. Personil baru Adanya personil baru dalam perusahaan dapat merubah kinerja perusahaan, perubahan positif maupun perubahan negative. Perubahan positif tercapai apabila personil baru tersebut bekerja dengan baik dan sesuai dengan acuan yang ada, dan sebaliknya perubahan negative terjadi apabila personil baru tersebut tidak dapat bekerja sesuai standar yang telah ditetapkan. c. Sistem informasi yang baru atau yang diperbaiki Dalam perusahaan dibutuhkan sistem informasi untuk membantu kinerja manajemen dalam proses bisnis yang diterapkan maupun dalam proses
16 pembukuan. Apabila terjadi pembaharuan sistem ataupun ada sistem yang rusak, maka perusahaan perlu melakukan persiapan yang memadai agar tidak menggangu kegiatan perusahaan. d. Restrukturisasi korporasi Perubahan yang terjadi dalam restrukturisasi korporasi dapat berpengaruh pada kinerja manajemen karena kebijakan yang akan diterapkan dalam strukturisasi baru dengan strukturisasi yang lama. Oleh karena itu hal ini perlu diperhatikan untuk penilaian risiko selanjutnya.
3. Aktivitas Pengendalian (Control Activities) Menurut Parveen P. Gupta (2008:58), aktivitas pengendalian adalah control policies and procedures must be established and executed to help ensure that the actions identifi ed by management as necessary to address risks to achievement of the entity’s objectives are effectively carried out. Pernyataan tersebut menyatakan bahwa aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur pengendalian yang ditetapkan dan dilaksanakan untuk membantu memastikan tindakan yang diidentifikasi oleh manajemen diperlukan untuk mengatasi risiko terhadap pencapaian tujuan entitas yang efektif. Menurut Alvin Arens, Randal J. Elder dan Mark S. Beasley (2012) “Control activities are the policies and procedures, in addition to those included in the other four control components, that help ensure that necessary actions are taken to address risks to the achievement of the entity’s objectives. There are potentially many such control activities in any entity, including both manual and automated controls. The control activities generally fall into the following five types, which are discussed next: 1. Adequate separation of duties 2. Proper authorization of transactions and activities 3. Adequate documents and records 4. Physical control over assets and records 5. Independent checks on performance Berikut ini adalah lima jenis aktivitas pengendalian spesifik yang dibahas adalah: a. Pemisahan kewajiban yang memadai Dalam hal ini aktivitasnya meliputi pemisahan penjagaan aset dari akuntansi, pemisahan otorisasi transaksi dari penjagaan aset terkait, pemisahan tanggung
17 jawab operasional dari tanggung jawab penyimpanan catatan, dan pemisahan kewajiban TI dari departemen pemakai. b. Otorisasi yang sesuai dari transaksi dan aktivitas Otorisasi ini berarti manajamen menetapkan kebijakan untuk diikuti oleh organisasi. Para bawahan diintruksikan untuk menerapkan otorisasi dengan menyetujui semua transaksi di dalam batas yang ditetapkan oleh kebijakan itu. Otorisasi adalah suatu keputusan kebijakan untuk baik untuk kelas umum transaksi. Persetujuan adalah implementasi dari keputusan otorisasi umum manajemen. Contohnya asumsikan bahwa manajemen menetapkan suatu kebijakan yang member hak pemesanan persediaan ketika hanya mempunyai persediaan kurang dari kecukupan 3-minggu. c. Dokumen dan catatan yang memadai Dokumen dan catatan adalah obyek fisik dimana transaksi dimasukkan dan diringkaskan. Dokumen dan arsip haruslah : 1. Bernomor berurutan untuk memudahkan kendali atas dokumen yang hilang dan sebagai bantuan dalam mencari dokumen ketika mereka diperlukan dikemudian hari. 2. Disiapkan pada waktu transaksi berlangsung, atau segera sesudah itu. 3. Cukup sederhana untuk memastikan bahwa mereka dipahami dengan jelas. 4. Dirancang
untuk
berbagai
penggunaan,
ketika
mungkin,
untuk
memperkecil jumlah formulir yang berbeda. d. Pengendalian fisik atas aset dan catatan Untuk memelihara pengendalian intern yang memadai, adalah penting untuk melindungi aset dan catatan. Jika aset dibiarkan tidak terlindungi, mereka bisa dicuri. Jika cacatan tidak cukup terlindungi, mereka bisa dicuri, rusak atau hilang. Dalam hal kejadian seperti itu, proses akuntansi dan operasional normal
bisa
sangat
terkomputerisasi,
maka
terganggu. penting
Ketika sekali
suatu untuk
perusahaan melindungi
sangat peralatan
komputernya, programnya, dan arsip data. e. Pemeriksaan independen atas penampilan Suatu karakteristik yang penting dari orang yang melakukan prosedur verifikasi internal adalah independen dari individu yang awalnya bertanggung
18 jawab untuk menyiapkan data. Cara yang paling murah untuk verifikasi internal adalah pemisahan kewajiban dalam cara-cara yang dibahas sebelumnya. Sebagai contoh, komputer akan mencegah pengolahan dari pembayaran atas faktur pemasok jika tidak ada nomor pesanan pembelian atau nomor pelaporan penerimaan yang cocok untuk faktur yang tercatat dalam sistem.
4. Informasi dan Komunikasi (Information and Communication) Informasi yang bersangkutan harus diidentifikasi, tergambar dan terkomunikasi dalam sebuah form dan timeframe yang memungkinkan orangorang menjalankan tanggung jawabnya. Sistem informasi menghasilkan laporan, yang berisi informasi operasional, finansial, dan terpenuhinya keperluan sistem, yang membuatnya mungkin untuk menjalankan dan mengendalikan bisnis. Informasi dan Komunikasi tidak hanya menghadapi data-data yang dihasilkan internal, tetapi juga kejadian eksternal, kegiatan dan kondisi yang diperlukan untuk memberikan informasi dalam rangka pembuatan keputusan bisnis dan laporan eksternal. Komunikasi yang efektif juga harus terjadi dalam hal yang lebih luas, mengalir ke bawah, ke samping dan ke atas organisasi.
5. Pemantauan (Monitoring) Sistem pengendalian internal perlu diawasi, sebuah proses untuk menentukan kualitas performa sistem dari waktu ke waktu. Proses ini terselesaikan melalui kegiatan pengawasan yang berkesinambungan, evaluasi yang terpisah atau kombinasi dari keduanya. Kegiatan ini termasuk manajemen dan supervisi yang reguler, dan kegiatan lainnya yang dilakukan personel dalam menjalankan tugasnya. Luas dan frekuensi evaluasi terpisah, akan tergantung pada terutama penaksiran resiko dan efektifnya prosedur monitoring yang sedang berlangsung. Ketergantungan sistem pengendalian harus dilaporkan kepada atasan, dengan masalah yang serius juga dilaporkan kepada manajemen teratas dan
dewan
direksi.
Manajemen
puncak
bertanggung
jawab
terhadap
pengembangan dan pengoperasian Pengendalian internal karena mereka bertanggung jawab atas pengelolaan dana yang dipercayakan oleh pemilik perusahaan.
19 2.1.6 Keterbatasan Pengendalian Internal Menurut Mulyadi (2011:181) struktur pengendalian internal setiap entitas memiliki keterbatasan bawaan. Oleh karena itu, telah disebutkan bahwa struktur pengendalian internal hanya memberikan keyakinan memadai, bukan mutlak, kepada manajemen dan dewan komisaris tentang pencapaian tujuan entitas. Berikut ini adalah keterbatasan bawaan yang melekat dalam setiap struktur pengendalian internal: a. Kesalahan dalam pertimbangan (Judgement), efektivitas pengendalian akan di pengaruhi oleh judgement individual dalam pengambilan keputusan. Keputusan tersebut harus dibuat dengan dipengaruhi oleh judgement yang berdasarkan waktu, informasi yang relevan, dan keadaan underpressure. b. Gangguan (Breakdowns), walaupun pengendalian internal telah didesain sebaik mungkin, masih dapat di breakdowns. c. Kolusi (Collusion), Tindakan bersama beberapa individu untuk tujuan kejahatan. Kolusi dapat mengakibatkan bobolnya pengendalian internal yang dibangun untuk melindungi kekayaan entitas dan tidak terungkapnya ketidakberesan atau tidak terdeteksinya kecurangan oleh pengendalian internal yang dirancang. d. Pelanggaran oleh manajemen (Management override), merupakan tindakan yang dilakukan oleh pihak- pihak kepentingan tertentu (manajer) yang tidak sesuai dengan pengendalian internal. e. Biaya lawan manfaat, Biaya yang diperlukan untuk mengoperasikan pengendalian internal tidak boleh melebihi manfaat yang diharapkan dari pengendalian internal tersebut. Karena pengukuran secara tepat baik biaya maupun manfaat biasanya tidak mungkin dilakukan, manajemen harus memperkirakan dan mempertimbangkan secara kuantitatif dan kualitatif dalam mengevaluasi biaya dan manfaat suatu pengendalian internal.
2.2 Prosedur Prosedur adalah sarana yang digunakan untuk melaksanakan aktivitas sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan. Prinsip yang diterapkan pada kebijakan juga bisa diterapkan untuk prosedur. Sebagai tambahan : a.
Untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kecurangan dan kesalahan.
20 b.
Untuk operasi yang bersifat non-mekanik, prosedur yang diterapkan jangan terlalu rinci sehingga mengurangi pertimbangan yang seharusnya digunakan.
c.
Untuk meningkatkan efisiensi dan keekonomisan sampai tingkat maksimum. (Amin Widjaja, 2013:122-123)
2.3 Penjualan Sasaran atau tujuan dari kegiatan penjualan adalah mencapai tingkat penjualan untuk mendapatkan laba yang diinginkan. Pelaksanaan kegiatan penjualan dapat dikatakan efektif, bila perusahaan mampu mencapai tingkat penjualan yang telah direncanakan.
2.3.1 Pengertian Penjualan Penjualan merupakan salah satu aktivitas yang penting di dalam sebuah perusahaan. Karena dari penjualan perusahaan dapat memperoleh dana untuk membiayai setiap kegiatan operasionalnya. Definisi penjualan menurut Mulyadi (2008:202), “Penjualan merupakan kegiatan yang dilakukan oleh penjual dalam menjual barang atau jasa dengan harapan akan memperoleh laba dari adanya transaksi-transaksi tersebut dan penjualan dapat diartikan sebagai pengalihan atau pemindahan hak kepemilikan atas barang atau jasa dari pihak penjual ke pembeli.” Kegiatan penjualan sangat berhubungan erat dengan konsumen dan penjualan merupakan hal yang sangat menentukan kelangsungan hidup bagi perusahaan itu sendiri, karena secara tidak langsung konsekuensinya bagi perusahaan akan memperoleh hasil atau mendapat keuntungan. Dan apabila terjadi secara terus menerus hal ini akan mempercepat terlaksananya tujuan yang telah ditetapkan itu sendiri. Kegiatan penjualan meliputi pelayanan kepada konsumen, pemesanan barang dan jasa oleh konsumen, pengiriman barang dan jasa yang dipesan, dan penagihan atas barang dan jasa yang dijual kepada konsumen.
2.3.2 Tujuan Penjualan Tujuan utama dari penjualan adalah menghasilkan laba, hal ini merupakan tujuan awal setiap perusahaan dari saat perusahaan berdiri, yaitu
21 dengan mencapai tingkat penjualan tertentu sehingga mampu menghasilkan laba yang diinginkan. Selain itu, penjualan juga dimaksudkan untuk memperoleh dana yang akan digunakan untuk membiayai seluruh kegiatan perusahaan sehingga dapat menjamin kelangsungan hidup perusahaan. Menurut Susanto dalam Abdjul (2014 : 13) mengemukakan sebagai berikut : 1. Aktivitas penjualan merupakan sumber pendapatan perusahaan, sehingga kurang dikelolanya aktivitas penjualan dengan baik, secara langsung akan merugikan perusahaan disebabkan selain sasaran penjualan tidak tercapai, juga pendapatan akan berkurang. 2. Pendapatan dari hasil penjualan merupakan sumber pembiayaan perusahaan oleh karena itu perlu diamankan. 3. Akibat
adanya
penjualan
akan
merubah
posisi
harta
yang
menyangkut: a. Timbulnya piutang jika penjualan secara kredit atau masuknya uang kontan jika penjualan secara tunai b. Kuantitas barang yang akan berkurang di gudang karena penjualan terjadi. Tujuan-tujuan utama yang dimiliki perusahaan menurut M. Anan (2011:1) yaitu sebagai berikut : 2. Kelanjutan hidup perusahaan (going concern), 3. Laba dalam jangka panjang (profit), dan 4. Pengembangan atau perluasan usaha (expansion). Ketiga tujuan tersebut dapat terpenuhi sepenuhnya tidak hanya dilaksanakan oleh pelaksana penjualan atau para penjual. Tetapi juga diperlukan kerjasama antara bagian-bagian yang terkait dengan fungsi penjualan. Namun, pimpinan perusahaan tetap memegang tanggung jawabnya dan mengukur seberapa sukses atau kegagalan yang dihadapinya. Oleh karena itu pimpinan harus mengkoordinasi semua fungsi dengan baik termasuk fungsi penjualan.
2.3.4 Dokumen dan Catatan Umum Transaksi Penjualan Menurut Wirakusumah, A., & Agoes, S. (2008), sejumlah dokumen yang seringkali digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar dalam transaksi penjualan kredit mencakup hal-hal berikut:
22 1. Pesanan pelanggan permintaan barang dagang oleh pelanggan yang diterima langsung dari pelanggan atau melalui sales person yang dapat berupa formulir yang disiapkan oleh penjual atau formulir pesanan pembelian yang dibuat oleh pembeli. 2. Pesanan penjualan Formulir yang berisi deskripsi, kuantitas, dan data lainnya yang berkaitan dengan pesanan, yang berfungsi sebagai dasar dimulainya transaksi dan pemroresan internal atas pesanan pelanggan oleh penjual. 3. Dokumen pengiriman Formulir yang digunakan untuk menunjukkan rincian dan tanggal setiap pengiriman, yang dapat berupa bill of lading, yang berfungsi sebagai pemberitahuan formal atas penerimaan barang yang dikirimkan oleh kurir. 4. Faktur penjualan Faktur yang menyatakan penjualan tertentu, termasuk jumlah yang terutang, syarat, dan tanggal penjualan. Formulir ini digunakan untuk menagih pelanggan dan sebagai dasar untuk mencatat penjualan. 5. Daftar harga yang diotorisasi Daftar yang berisi harga barang-barang yang akan ditawarkan untuk dijual, biasanya diotorisasi dalam file induk komputer. 6. File transaksi penjualan File komputer yang berisi transaksi penjualan yang diselesaikan. File ini digunakan untuk mencetak faktur penjualan serta jurnal penjualan, dan memperbaharui file induk piutang usaha, persediaan serta buku besar. 7. Jurnal penjualan Daftar jurnal dari transaksi penjualan yang telah diselesaikan. 8. File induk pelanggan File yang berisi informasi tentang pelanggan, status pengiriman dan penagihan pelanggan serta batas kredit pelanggan. 9. File induk piutang usaha File yang berisi tentang transaksi dan saldo dari setiap pelanggan, dan berfungsi sebagai dasar untuk menyusun buku pembantu piutang usaha.
23 10. Laporan bulanan pelanggan Laporan yang dikirimkan ke setiap pelanggan yang menunjukkan saldo awal transaksi selama periode berjalan dan saldo akhir.
2.3.5 Tujuan Pemeriksaan Atas Penjualan Arens et al. yang diterjemahkan oleh Jusuf, A. A. (2008:320) mengungkapkan bahwa tujuan “pengendalian internal atas penjualan meliputi kegiatan-kegiatan seperti: 1. Penjualan yang dicatat adalah untuk pengiriman pada pelanggan yang benar-benar ada. 2. Transaksi penjualan yang ada telah dicatat. 3. Penjualan yang dicatat adalah untuk sejumlah barang yang dikirimkan dan telah ditagih dan dicatat dengan benar. 4. Transaksi penjualan telah dimasukkan ke dalam arsip induk dengan benar dan telah diikhtisarkan dengan benar. 5. Transaksi penjualan telah dikelompokkan dengan benar. 6. Penjualan dicatat pada tanggal yang tepat.
2.3.6 Prosedur penjualan Prosedur penjualan tergantung pada bentuk usaha, cara penjualan dan jenis barang yang digunakan diterima, dan berakhir dengan penyerahan barang kepada langganan. Fungsi yang terlibat dalam siklus penjualan menurut Arens et. al. (2008:5) adalah : 1. Pemrosesan order pelanggan (Processing customer orders) Permintaan barang oleh pelanggan merupakan titik awal keseluruhan siklus. Permintaan terjadi setelah penawaran dalam membeli barang 2. Persetujuan penjualan secara kredit (Granting Credits) Sebelum barang dikirmkan, seseorang yang berwenang dalam perusahaan harus menyetujui penjualan secara kredit ke pelanggan atas penjualan kredit. 3. Pengiriman barang (Shipping goods) Beberapa perusahaan mengakui penjualan pada saat barang dikirimkan. Nota pengiriman disiapkan pada saat pengiriman dan secara otomatis dilakukan oleh komponen berdasarkan informasi order penjualan.
24
4. Penagihan ke pelanggan dan pencatatan penjualan (Billing Customers and Recording Sales) Penagihan merupakan alat pemberitahuan kepada pelanggan mengenai jumlah yang ditagih atas barang tersebut dan penagihan ini harus dilakukan tepat waktu. Aspek terpenting dalam penagihan ini adalah meyakinkan bahwa seluruh pengiriman yang dilakukan telah ditagih, tidak ada pengiriman ditagih dalam jumlah yang tidak benar. 5. Pemrosesan dan pencatatan penerimaan kas (Proessing and Recording Cash Receipt) Dalam proses ini hal yang harus diperhatikan adalah adanya pencurian atas kas. Pencurian dapat terjadi sebelum pencatatan atau sesudahnya. 6. Pemrosesan dan pencatatan retur dan pengurangan harga penjualan (Proessing and Recording Sales Return and Allowances) Ketika pelanggan tidak puas dengan barang yang diterima, penjual seringkali menerima pengembangan barang atau memberikan pengurangan harga atas jumlah yang masih harus dibayar. Retur dan pengurangan harga penjualan harga segera dicatat dalam berkas transaksi retur dan pengurangan penjualan serta berkas induk piutang usaha secara benar. Nota kredit biasanya dibuat untuk pengembalian dan pengurangan harga dalam rangka pengendalian dan memudahkan pencatatan. 7. Penghapusan piutang tak tertagih (Charging off Uncollectible Account Receivable) Jika suatu jumlah tidak tertagih harus dihapuskan dan hal ini merupakan kesimpulan dari suatu perusahaan, biasanya terjadin setelah pelanggan pailit. 8. Penyisihan piutang tak tertagih (Providing for Bad Debts) Penyisihan piutang tak tertagih harus cukup untuk mencerminkan bagian dari penjualan periode sekarang yang diperkirakan tidak dapat tertagih nilai sisa, hasil dari penyesuaian akhir peiode oleh manajemen atas perhitungan piutang tak tertagih.
2.4 Pengendalian Internal Penjualan Fungsi Penjualan dalam sebuah perusahaan mempunyai hubungan yang erat dengan tujuan perusahaan yaitu untuk memaksimalkan laba. Untuk dapat
25 memperoleh laba yang optimal maka harus ada pengendalian yang memadai terhadap setiap transaksi-transaksi yang terjadi di perusahaan. Dana untuk pembiayaan dapat dihasilkan oleh perusahaan melalui aspek terpenting dalam perusahaan yaitu penjualan, maka pengendalian internal atas penjualan yang efektif dan efisien sangat diperlukan dan dibutuhkan. Dalam proses penjualan yang harus diperhatikan apakah proses tersebut sudah sesuai dengan prosedur dan kebijakan perusahaan yang berlaku sehingga dapat terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan oleh perusahaan. Dapat disimpulkan bahwa upaya yang dilakukan oleh perusahaan dengan adanya pengendalian internal adalah untuk meminimalisasikan risiko di dalam kegiatan penjualan. Maka tiap tahapan pada proses penjualan dapat berjalan dengan baik, serta dapat dievaluasi keefektifannya secara tepat.
2.4.1 Tujuan Pengendalian Internal Penjualan Tujuan dari penerapan pengendalian internal penjualan menurut Arens et al (2008: 18-19) adalah sebagai berikut : 1. Recorded sales are for shipments actually made to existing customer (existence) 2. Recorded sales transactions are recorded (completeness) 3. Recorded sales are for amount of goods and are correctly billed and recorded (accuracy) 4. Sales transaction are properly classified (classifications) 5. Sales are recorded on the correct data (timing) 6. Sales transaction are properly include in the cash master file and are correctly summarized (posting and summarization).
26 2.5 Kerangka Pemikiran Berdasarkan tinjauan di atas, skema penelitian ini ditunjukkan dengan model gambar sebagai berikut: Evaluasi Pengendalian Internal Prosedur Penjualan Batubara pada PT Golden Energy Mines Tbk
Prosedur Penjualan dalam praktik dan standar operasional yang berlaku dalam perusahaan
Prosedur penjualan menurut teori & Komponen COSO
Penerapan Sistem Pengendalian Internal pada PT Golden Energy Mines Tbk metode deskriptif analisis dengan pendekatan studi kasus.
Hasil Penelitian
Gambar 2.1 Kerangka Pemikiran
2.6 Penelitian Terdahulu Berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan oleh Adistya Maharani pada tahun 2011, tentang “Evaluasi Sistem Pengendalian Internal Penjuualan Jasa Perawatan Air Conditioner dan Piutang Pada CV. Mavista Technic”. menunjukkan bahwa sistem pengendalian intern penjualan jasa perawatan Air Condiotioner pada CV. Mavista
27 Technic yang meliputi struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, praktek yang sehat serta karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya, telah sesuai dengan Standar Operasional Prosedur yang ditetapkan perusahaan dan tidak menyimpang dari teori yang terdapat dalam ilmu akuntansi. Dan dari unsurunsur pengendalian intern menurut kerangka COSO, unsur penentuan resiko dan unsur aktivitas pengendalian kurang efektif, sedangkan unsur lingkungan pengendalian, unsur informasi dan komunikasi, serta unsur pengawasan atau pemantauan telah efektif. Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan oleh Annaria Magdalena M. pada tahun 2010 tentang “Evaluasi atas Pengendalian Intern Penjualan Dalam Upaya Peningkatan Efektifitas Prosedur Penjualan” dapat disimpulkan bahwa aktifitas manajemen perusahaan telah menggunakan sistem pengendalian intern yang cukup baik, yang meliputi: lingkungan pengendalian, penaksiran risiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi serta pemantauan. Pengendalian intern dalam meningkatkan efektivitas penjualan pada PT. AGRICON PCOT sudah dilakukan dengan baik. Penjualan atas pengendalian intern perusahaan pada metode internal control questionnaire (ICQ) telah berjalan dengan baik, segala yang terkandung dalam ICQ telah dilaksanakan dengan baik oleh perusahaan. Perusahaan juga telah melakukan penjualan atas pengendalian intern dalam bentuk flowchart dan narrative.
