BAB 2 LANDAS AN TEORI
2.1
Teori Umum 2.1.1 Sistem Informasi Akuntansi 2.1.1.1 Pengertian Sistem M enurut O’Brien (2005, p29), Sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, berkerjasama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur. M enurut Romney dan Steinbart (2006, p4), mendefinisikan sistem sebagai suatu kumpulan dari dua atau lebih komponen yang saling ketergantungan dan berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah
sekumpulan komponen yang mengimplementasi syarat-
syarat dari model, function dan interface yang saling terintegeras i dengan menerima input dan menghasilkan output untuk mencapai tujuan.
8
9
2.1.1.2 Pengertian Informasi M enurut O’Brien (2005, p38), yang diterjemahkan oleh Fitriasari dan Deni Arnos Kwary, mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diubah menjadi konteks yang berarti dan berguna bagi pemakai akhir tertentu. M enurut Romney dan Steinbart (2006, p5), mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diorganisasikan dan diproses untuk menyediakan arti bagi pengguna. Berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang sudah diolah sehingga memiliki arti bagi pengguna, dan dapat digunakan sebagai dasar pertimbangan dalam pengambilan keputusan. 2.1.1.3 Pengertian Sistem Informasi M enurut O’Brien (2005, p5), sistem informasi merupakan kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. M enurut O’Brien (2005, p10), Tiga peran utama dari aplikasi bisnis dari sistem informasi adalah mendukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif, mendukung pengambilan keputusan dalam bisnis, dan mendukung proses dari operasi bisnis.
10
Romney dan Steinbart (2006, p782), mengungkapkan sistem informasi merupakan sebuah
tahapan pengorganisasian
dari
mengumpulkan, memproses, mengelola dan melaporkan informasi, sehingga organisasi dapat menentukan objek dan tujuan. Jadi Sistem Informasi adalah suatu kesatuan komponen yang saling berinteraksi untuk mengubah data menjadi informasi guna mencapai tujuan perusahaan. 2.1.1.4 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi M enurut Jones dan Rama (2006, p5) “The Accounting information system is a subsystem of an MIS that provides accounting and financial information, as wel as other information obtained in the routine processing of accounting transaction”. Artinya sistem informasi akuntansi adalah bagian dari sistem informasi manajemen atau M IS yang menyediakan informas i mengenai akuntansi dan keuangan, seperti informasi-informas i lainnya yang didapatkan dari proses transaksi akuntansi rutin. M enurut Romney dan Steinbart (2006, p6), “Accounting information system is the human and capital resources within an organization that responsible for the preparation of financial information and the information obtained from the collecting and processing company transaction”. Artinya sistem informasi akuntansi adalah sumber daya manusia dan modal dalam sebuah
11
organisasi yang bertanggung jawab terhadap persiapan informasi keuangan dan informasi yang dihasilkan dari mengumpulkan dan memproses transaksi perusahaan. Jadi sistem informasi akuntansi adalah kumpulan berbasis sumber daya yang dirancang untuk mentransformasikan data keuangan dan data lainnya menjadi informasi yang diperlukan dan bermanfaat bagi berbagai user. 2.1.1.5 Komponen-komponen Sistem Informasi Akuntansi M enurut Romney dan Steinbart (2006, p6), terdapat 6 komponen dari sistem informasi akuntansi, yaitu : 1.
Orang yang mengoperasikan sistem dan melakukan berbagai macam fungsi.
2.
Prosedur dan instruksi, baik manual maupun otomatis. Dilibatkan
dalam
pengumpulan,
pemrosesan,
dan
penyimpanan data mengenai aktivitas organisasi. 3.
Data tentang organisasi dan proses bisnisnya.
4.
Software yang digunakan untuk memproses data organisasi.
5.
Infrastruktur
teknologi
informasi,
termasuk
komputer,
peralatan di sekelilingnya, dan peralatan komunikasi jaringan yang
digunakan
untuk
mengumpulkan,
memproses, dan mengirimkan data dan informasi.
menyimpan,
12
2.1.1.6 Manfaat Sistem Informasi Akuntansi M enurut Jones dan Rama (2006, p6-p7), manfaat sistem informasi akuntansi ada lima yaitu: 1.
M emproduksi laporan eksternal “Business use accounting
information system to
produce special reports to satisfy the information needs of investors, creditors, tax collectors, regulatory agencies, and others”. Artinya Bisnis memakai sistem informasi akuntansi untuk memproduksi laporan khusus untuk memuaskan kebutuhan dari investor, kreditor, penagih pajak, dan agenagen lain yang berkaitan. 2.
M endukung aktivitas rutin “Managers need an accounting information system for handling routine operating acitivities during the firm’s operating cycle”. Artinya manajer membutuhkan sistem informasi akuntansi untuk menangani aktivitas operasi rutin selama siklus operasi perusahaan.
3.
M endukung Keputusan “Information is also needed for non-routine decision support at all levels of an organization”. Artinya informasi
13
juga dibutuhkan untuk mendukung keputusan rutin pada semua tingkatan dari organisasi. 4.
Perencanaan dan pengendalian “An Information System is required for planning and control activities as well information concering budgets and standard cost is stored by the information system, and report are designed to compare budget figures to actual amounts”. Artinya informasi dibutuhkan untuk aktivitas perencanaan dan pengendalian yang baik. Informasi memperhatikan anggaran dan biaya standar yang disimpan oleh sistem informasi, dan laporan dirancang untuk membandingkan gambaran anggaran dengan jumlah yang sebenarnya.
5.
Implementasi pengendalian internal “Internal Control
includes the policies, procedures,
and Information system used to protect a company’s assets from loss or ambezzlement and to maintenance accurate financial data”. Artinya pengendalian internal meliputi kebijaksanaan, prosedur, dan sistem infomasi yang digunakan untuk melindungi aset perusahaan dari kerugian atau penggelapan, dan untuk memelihara data keuangan yang akurat.
14
2.1.2 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi berbasis Orientasi pada Object 2.1.2.1 Pengertian Analisis Sistem M enurut O’Brien (2005, p518) yang diterjemahkan oleh Fitriasari dan Kwary, analisis sistem merupakan studi mendalam tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai akhir yang menghasilkan persyaratan fungsional yang digunakan sebagai dasar untuk desain sistem informasi baru. M enurut Romney dan Steinbart (2006, p792), “System analysis is a rigorous and systematic approach to decision making, characterized
by
acomprehensive
definition
of
available
alternatives and exhaustive analysts of marits of each alternatives as a basis for choosing the best alternatives”. Artinya analisis sistem adalah sebuah pendekatan yang teliti dan sistematis untuk pengambilan keputusan, merupakan definisi dari alternatif yang ada dan analisis yang mendalam mengenai alternatif yang pantas sebagai sebuah dasar memilih alternatif yang baik. Jadi dapat disimpulkan bahwa analisis sistem adalah penelitian
sistem
informasi
yang
sudah
ada
untuk
mengidentifikasikan kebutuhan informasi yang diperlukan oleh sistem yang baru.
15
2.1.2.2 Pengertian Perancangan Sistem M enurut O’Brien (2005, p521) yang diterjemahkan oleh Fitriasari dan Kwary, desain sistem terdiri dari aktivitas desain yang menghasilkan spesifikasi sistem yang memenuhi persyaratan fungsional yang dikembangkan dalam proses analisis sistem. M enurut Romney dan Steinbart (2006, p792), “System design is the process of preparing detailed of specification for the development of the new information system”. Artinya perancangan sistem informasi adalah proses menyiapkan spesifikasi secara rinci untuk pengembangan sistem informasi yang baru. Jadi dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem adalah penentuan proses dan data serta pendefinisian hardware, software, komponen, modul dan interface yang diperlukan oleh sistem yang baru. 2.1.2.3 Pengertian Object M enurut M athiassen (2004, p4) “object is an entity with identity, state and behavior”. yang berarti entitas adalah sesuatu yang memiliki identitas, state dan tingkah laku. 2.1.2.4 Pengertian Object Oriented M enurut Briton dan Doake (2001, p15), “Object oriented system is made up of such objects which collaborate to achieve the
16
functionality required by the system”, yang berarti objek yang dibuat untuk mencapai kolaborasi fungsional yang dibutuhkan oleh sistem. 2.1.2.5 Pengertian Object Oriented Analysis and Design M enurut M athiassen (2000, p12) “OOAD is a collection of general guidilines for carrying out analysis and design. Yan g berarti
kumpulan
langkah-langkah
secara
umum
untuk
menyelesaikan analisis dan perancangan. 2.1.2.6 Pengertian Event M enurut Jones dan Rama (2006, p4) “Event are activities that happen at a particular poin in time”, yang berarti event adalah kejadian yang terjadi pada suatu waktu tertentu. 2.1.2.7 Pengertian Workflow Table M enurut Jones dan Rama (2006, p87), Workflow Table is a two coloumn table that identifies the actors and actions in a process. Artinya tabel workflow adalah tabel berkolom dua yang mengidentifikasikan aktor dan kegiatan dalam sebuah proses. Jadi Workflow Table merupakan suatu tabel yang berfungsi untuk mengelola aliran kerja.
17
2.1.2.8 Pengertian UML (Unified Modeling Language) UM L merupakan satu kumpulan konvensi pemodelan yang digunakan untuk menentukan atau menggambarkan sebuah sistem software yang terkait dengan objek (Whitten, 2004, p408). 2.1.2.9 Pengertian UML Activity Diagram M enurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2004, p428) yang diterjemahkan oleh Andi, Activity Diagram merupakan sebuah diagram yang dapat menggambarkan secara grafis aliran proses bisnis, langkah-langkah sebuah usecase atau logika behavior (metode) object. M enurut Jones dan Rama (2006, p87), UML Activity Diagram is a diagram that shows the sequence of activities in a process. Artinya UML Activity Diagram merupakan suatu diagram yang menunjukkan aktivitas dalam sebuah proses. Jadi Activity Diagram adalah salah satu jenis diagram dalam Unified Modelling Language yang menggambarkan serangkaian aktivitas dalam proses kegiatan bisnis dari sebuah sistem secara berurutan. 2.1.2.10 Pengertian Overview Activity Diagram M enurut Jones dan Rama (2006, p87), Overview Activity Diagram is a UM L Activity Diagram that present a high-level view
18
of the business process by documenting the key events, the sequence of these events, and the information flows between these events. Artinya Overview Activity Diagram merupakan suatu UM L Activity Diagram yang menyajikan gambaran tingkat tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan event-event utama, rangkaian dari event, dan arus informasi antara event tersebut. M enurut Jones dan Rama (2006, p73), langkah-langkah dalam mempersiapkan Overview Activity Diagram : 1.
Read the narrative and identify key events. (Baca narasi dan identifikasi event utama)
2.
Annotate the narrative to clearly show event boundaries and event names. (Beri tanda notasi pada narasi untuk menunjukan cakupan event dan nama event tersebut)
3.
Represent people or device participating in the business process uing swimlane. (Tampilkan kembali agen yang berpartisipasi dalam proses bisnis dengan menggunakan swimlane)
4.
Diagram each event, and show the sequence of events in the business process. (Gambaran masing-masing event dan tunjukkan urutan-rutannya dalam proses bisnis)
5.
Draw documents created and used in the business process. Show the flow of information from events to documents and vice versa. (Gambaran dokumen-dokumen yang dibuat dan
19
digunakan dalam proses bisnis. Tunjukkan arus informasi dari event-event kedokumen dan garis penghubung putus-putus) 6.
Draw table (files) created and used in the business process. Show the flow of information from events to tables, and vice versa. (Gambar table/files yang dibuat dan digunakan dalam proses bisnis. Tunjukkan arus informasi dari event-event ke tabel dan garis penghubung putus-putus)
2.1.2.11 Pengertian Detailed Activity Diagram M enurut Jones dan Rama (2006, p87), Detailed Activity Diagram is a UM L Activity Diagram that provides a detailed representation of the activities associated with one or two of the events shown on an overview diagram. Artinya Detailed Activity Diagram adalah sebuah UM L Activity Diagram yang menyediakan gambaran detail aktivitas antara event-event yang ditunjukkan di overview diagram. M enurut Jones dan Rama (2006, p80), langkahlangkah membuat Detailed Activity Diagram : 1.
Annotate the narrative to show activities. a. Review data b. Compare document c. Record data in source documents d. Enter data into a computer system e. Record data in transaction files
20
f. Update files g. Maintain Master file h. Send information to another agent 2.
Prepare a workflow table.
3.
Identify necessary detailed diagram.
4.
For each detailed diagram, perform steps : a. Set up Swimlane b. Add a rounded rectangle for each activity in the events c. Use continous lines to show the sequence of activities d. Set up any documents created or used by the activities in that diagram e. Document any tables created, modified, or used by the activities in the diagram in computer coloumn. f. Use dotted lines to connect activities and table.
2.1.2.12 Pengertian Rich Picture “Rich Picture is an informal drawing that presents the illustrator’s understanding of a situation.” Artinya rich pictur e adalah
gambaran informal yang mempresentasikan ilustrator
tentang sebuah situasi (M athiassen, 2000, p26). M enurut M athiassen (2000, p31) Rich Picture harus : a.
Contain a lot of information and open to interpelation.
21
b.
Present processes and structures in a coherent, well-balanced way.
c. d.
Show at least one problematic area. Point at several relevant computerized systems.
e.
Be rich, but not chaotic.
f.
Illuminate key aspects of a situation in a way that promotes understanding at many levels.
2.1.2.13 UML Class Diagram 2.1.2.13.1 Pengertian Class Diagram Bennet (2006, p649) menyatakan bahwa, “Class diagram is a UML structure diagram that shows classes with their attributes and operations, together with the associations between classes”, yang berarti bahwa class diagram adalah sebuah UM L struktur diagram yang menunjukkan
class-class
dengan
attribute
dan
operasinya, bersama dengan asosiasi antara class-class. 2.1.2.13.2 Pengertian Attribute M enurut Whitten (2004, p295), “Attribute is a descriptive property or characteristic of an entity.” Yang berarti bahwa attribute adalah sebuah deskripsi properti atau karakteristik dari sebuah entity.
22
Bennet
(2006,
p649)
menyatakan
bahwa,
“Attribute is an element of the data structure that, together with operations, defines a class. Describes some property instance of the class”. Yang berarti bahwa attribute adalah sebuah elemen dari struktur data yang
bersamaan
dengan
operasi-operasi
untuk
mendefinisikan class. M enggambarkan beberapa contoh properti dari class. Sedangkan menurut Jones dan Rama (2006, p155), “Attributes are the smallest units of data that can have meaning to a user. The coloumns in a relational database that are equivalent to fields in a file.” Yang berarti bahwa attribute adalah unit data terkecil yang mempunyai makna bagi user. Yaitu kolom-kolom pada relational database yang ekuivalen dengan fields dalam suatu file. Dapat disimpulkan bahwa attribute adalah unit data terkecil yang menggambarkan beberapa contoh properti dari class.
23
2.1.2.13.3 Pengertian Behavior M enurut Whitten (2004, p432), “Behavior is the set of things that an object can do and that correspond to functions that act on the object’s data.” Yang berarti bahwa behavior adalah kumpulan sesuatu yang dapat dilakukan oleh object dan sesuai dengan fungsi yang dilakukan data object. 2.1.2.13.4 Pengertian UML Class Diagram M enurut Jones dan Rama (2006, p157), “UM L Class Diagram can be used to document (a) tables in AIS, (b) relationships between tables, and (c) attributes of table”. Yang berarti bahwa UM L Class Diagram adalah sebuah diagram yang dapat digunakan untuk mendokumentasikan tabel dalam SIA, hubungan antar tabel, dan atribut tabel. Jones dan Rama (2006, p172-173) berpendapat bahwa langkah-langkah pengembangan UM L Class Diagram antara lain :
1.
Tempatkan file-file transaksi pada diagram.
2.
Tempatkan file-file master pada diagram.
3.
Tentukan hubungan antar file tersebut.
24
4.
Lengkapi atribut-atribut file tersebut.
2.1.2.13.5 Hubungan dalam Class Diagram M enurut Jones dan Rama (2006, p165-166), hubungan dalam class diagram sebagai berikut : 1.
One-to-one Relationship Hubungan one-to-one antar entitas tidak sering terjadi seperti hubungan one-to-many, tetapi mereka terjadi dalam SIA. Contohnya antara
event
pengiriman
dan
pembayaran.
Diasumsikan sebuah invoice dibuat setiap sebuah pengiriman terjadi dan setiap invoice hanya berisi informasi untuk satu pengiriman. 2.
One-to-many Relationship Hubungan one-to-many umumnya terjadi dalam sistem akuntansi. Contohnya, hubungan antara agen dengan event-event biasanya one-tomany.
Sebuah
event biasanya berhubungan
dengan satu agen, tetapi seorang agen bisa terlibat dalam banyak event. 3.
Many-to-many Relationship Hubungan
many-to-many
menerangkan
dimana sebuah order dapat dilakukan untuk
25
banyak produk dan suatu produk yang sama bis a terdapat dalam banyak order. Hubungan many-tomany dapat dikonversi ke dalam dua bentuk hubungan one-to-many dengan menambahkan “junction table”. 2.1.2.14 Pengertian UML Usecase Diagram M enurut Larman (2005, p4), UM L adalah notasi untuk membuat model sistem dengan menggunakan konsep object oriented. M enurut Jones dan Rama (2006, p288), “Usecase Diagram is a list of usecase that occur in an application and that indicate the actor responsible for each usecase”. Artinya Usecase Diagram adalah daftar dari usecase yang ada dalam aplikasi dan menggambarkan tanggung jawab aktor untuk setiap usecase. Jadi dapat disimpulkan bahwa UM L Usecase Diagram adalah salah satu diagram dalam UM L yang terdiri dari actor, dan usecase yang menunjukkan tanggung jawab actor
untuk setiap
usecase serta interaksi aktor dengan sistem. 2.1.2.15 Pengertian Navigation Diagram M enurut M athiassen (2000, p344) “Navigation diagram is a special kind of statechart diagram that focuses on the overall
26
dynamics of the user interface”. Yang berarti navigation diagram adalah suatu jenis diagram statechart khusus yang fokusnya pada dinamika keseluruhan dari user interface. Navigation diagram menggambarkan keterlibatan windows dan transisi antara windows tersebut. 2.1.2.16 Rancangan Database 2.1.2.16.1 Pengertian Rancangan Database M enurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2004, p518) yang diterjemahkan oleh Andi, database adalah kumpulan record yang serupa. M enurut
Jones
dan
Rama
(2006,
p156),
“Database is comprehensive collection of related data”. Yang berarti database adalah kumpulan dari data yang luas dan saling terhubung. Jadi database adalah
kumpulan
data yang
terhubung yang dibutuhkan untuk mendukung operasi organisasi. 2.1.2.16.2 Tahapan Rancangan Database M enurut Rob dan Coronel (2004, p326), tahapan rancangan database adalah :
27
a.
Database initial study. - M enganalisa situasi perusahaan. - M endefinisikan masalah. - M endefinisikan obyektif.
b.
Database design. - M embuat desain konseptual. - M embuat desain logika. - M embuat desain fisik.
c.
Implementation and loading. - Install DBM S. - M engubah data.
d.
Testing and Evaluation. - Tes database. - Evaluasi database dan program.
e.
Operation. - M enggambarkan arus informasi yang ada.
f.
Maintenance and Evaluation. - M engenali pertukaran yang terjadi. - M embuat
perlengkapan
database yang baru.
untuk
membuat
28
2.1.2.17 Rancangan Formulir 2.1.2.17.1 Pengertian Formulir M enurut Jones dan Rama (2006, p288), “Form is a formatted document containing blank fields that users can fill in with data”. Yang berarti dokumen yang terformat, terdiri dari bagian kosong dan akan diisi oleh penggunanya. 2.1.2.17.2 Tipe Input Formulir Jones dan Rama (2006, p262-264), M enyertakan tipe input formulir terdiri dari : 1.
Single-record entry form. Sebuah formulir yang digunakan untuk memasukkan, menghapus atau memodifikasi data pada record tunggal dalam suatu tabel.
2.
Tabular entry form. Sebuah formulir yang menampilkan tabel untuk menambahkan beberapa record dalam suatu tabel.
3.
Multi-table
entry.
Sebuah
formulir
yang
digunakan untuk memasukan atau memodifikas i record
dalam
dua
atau
lebih
file
yang
29
berhubungan. Biasanya sebuah main form dan sub form. 2.1.2.17.3 Elemen Rancangan Formulir Jones dan Rama (2006, p271-272) menyatakan bahwa elemen-elemen penting dalam formulir terdiri dari : 1.
Text boxes. Seringkali ditempatkan pada suatu formulir yang digunakan untuk memasukkan informasi yang ditambahkan pada tabel atau untuk menampilkan informasi yang dibaca dari tabel.
2.
Labels. Digunakan untuk membantu user dalam memahami informasi apa yang diperlukan untuk dimasukkan.
3.
Look up feature. Sebuah daftar menu tarik atas pilihan yang sesuai saat memasukkan data dalam suatu field kosong tertentu pada sebuah formulir.
4.
Command menampilkan
buttons. suatu
Digunakan tindakan.
untuk Terkadan g
merupakan push button (tombol tekan), karena suatu tindakan akan dilakukan jika dipilih oleh user.
30
5.
Radio buttons. M erupakan suatu antar muka grafis dalam bentuk sebuah tombol yang terdapat dalam
suatu
formulir
elektronik
yang
memungkinkan user untuk memilih satu dari beberapa set pilihan. 6.
Check boxes. M erupakan suatu antar muka grafis atau sebuah kotak pada suatu formulir yang mengindikasikan
apakah
opsi tertentu telah
terpilih. 2.1.2.18 Rancangan Layar 2.1.2.18.1 Pengertian Layar M enurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2004, p648) yang diterjemahkan
oleh
Andi, interface
merupakan sebuah objek yang menyediakan peralatan dimana pengguna dapat mengantar muka dengan sistem tersebut. Contohnya adalah sebuah window, dialogue box, atau screen. Jadi interface adalah suatu tampilan yang dibuat untuk meminimalisasi kesalahan input data serta menyediakan function dan model sistem yang berguna untuk actor.
31
2.1.2.18.2 Elemen Rancangan Layar M enurut M athiassen (2000, p158), elemen-elemen yang terdapat dalam layer adalah : 1.
Screen layout. Berisi menu selection, karakter set, tulisan, warna, gambar, dan presentasi yang berisi urutan elemen.
2.
Input and output. Berisi tampilan keyboard, control cursor, spesial alat lain, tanggapan dari waktu dan frekuensi update layar.
3.
Action sequences. Berisi manipulasi langsung, click, perpindahan syntax dan urutan perintah suatu fungsi.
4.
Training.
Berisi
bantuan
secara
langsung,
pembelajaraan dan users manual. 2.1.2.19 Rancangan Laporan 2.1.2.19.1 Pengertian Laporan M enurut Jones dan Rama (2006, p212) laporan adalah presentasi data yang telah terformat dan terorganisasi dengan baik.
32
Jadi laporan adalah dokumen yang terbentuk dari data yang ada pada database yang telah terformat dan terorganisir dengan baik sehingga dapat digunakan untuk mendapatkan informasi. 2.1.2.19.2 Tipe Laporan M enurut Connolly (2005, p238), laporan adalah tipe spesial dari continous form yg didesain khusus untuk dicetak. Jones dan Rama (2006, p220-225) menyatakan bahwa tipe laporan terdiri dari : 1.
Simple List is a list of sales transactions. Artinya Simple List adalah suatu daftar dari transaksi penjualan.
2.
Grouped Detail Report is a list of sales transactions that are grouped by the type of product sold, with subtotal for each product type. Artinya Grouped Detail Report adalah suatu daftar
dari
transaksi
penjualan
yang
dikelompokkan berdasarkan tipe produk yang dijual dengan subtotal untuk masing-masin g produknya.
33
3.
Summary Report would give only summary sales figures such as total sales for each product, without listing individual sales transactions. Artinya
summary
report
bisa
memberikan
gambaran penjualan seperti total penjualan untuk tiap
produk,
tanpa
mendaftarkan
transaksi
penjualan individu. 4.
Single Entity Report such as invoice, would provide details about only one event. Artinya single entity report seperti invoice yang beris i detail tentang suatu laporan pembelian, laporan retur barang.
2.1.2.19.3 Elemen Rancangan Laporan Jones dan Rama (2006, p214-215), menyatakan layout laporan terdiri dari : 1.
Report
header.
M enampilkan
informasi
keseluruhan laporan, seperti nama laporan dan perusahaan, tanggal laporan dan jumlah halaman. 2.
Page
header.
Digunakan
untuk
membuat
spesifikasi informasi yang berada di bagian atas setiap halaman.
34
3.
Group header. Digunakan untuk menampilkan informasi yang bersifat umum tiap kelompok.
4.
Group detail. Berisi daftar transaksi yang berkaitan dengan kelompok.
5.
Group
footer.
Bisa
digunakan
untuk
menyediakan informasi yang berguna dalam kelompok laporan. 6.
Page footer. Berada di bagian bawah setiap halaman dan biasanya termasuk halaman laporan.
2.1.2.20 Pengertian Jurnal M enurut M ulyadi (2001, p101), Jurnal merupakan catatan akuntansi permanen yang pertama, yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan. M enurut M ulyadi (2001, p107), Jenis jurnal yang terdapat dalam sistem pembelian : 1.
Jurnal Pembelian Jurnal pembelian
digunakan
untuk
mencatat
transaksi
pembelian kredit. Transaksi pembelian tunai dicatat dalam jurnal pengeluaran kas. 2.
Jurnal Pengeluaran Kas Jurnal pengeluaran kas digunakan untuk mencatat transaksi pengeluaran kas.
35
2.2
Teori Khusus 2.2.1 Pembelian 2.2.1.1 Pengertian Pembelian M enurut Gelinas dan Dull (2005, p420), yang diterjemahkan oleh penulis, proses pembelian adalah sebuah struktur interaksi antara orang-orang, peralatan, metode-metode, dan pengendalian (control) yang didesain untuk mencapai fungsi-fungsi utama sebagai berikut: 1.
M enangani rutinitas pekerjaan yang berulang-ulang dari departemen pembelian dan departemen penerimaan.
2.
M endukung kebutuhan pengambilan keputusan dari orangorang yang mengatur departemen pembelian dan penerimaan.
3.
M embantu dalam penyiapan laporan internal dan eksternal.
2.2.1.2 Sistem Informasi Akuntansi Pembelian M enurut M ulyadi (2001, p299), sistem akutansi pembelian digunakan
untuk
pengadaan
barang yang diperlukan
oleh
perusahaan. Sebagai proses perolehan kebutuhan yang sesuai, pada waktu dibutuhkan, untuk harga terendah yang mungkin, dari sumber yang terpercaya.
36
2.2.1.3 Fungsi Yang Terkait Dengan Sistem Informasi Pembelian M enurut pendapat Wilkinson et al.(2000, p470), yang diterjemahkan oleh penulis, fungsi-fungsi yang terkait dalam siklus pengeluaran (expenditure cycle) adalah: 1. Inventory Management / Logistics Dalam perusahaan dagang, tujuan dari fungsi ini adalah untuk mengatur persediaan barang dagang yang diperoleh perusahaan untuk dijual kembali. Dalam perusahaan pabrik, aktivitas yang termasuk ke dalam inventory management dapat dikombinasikan dengan aktivitas produksi agar memperluas fungsi logistic. Selain bertanggun g jawab atas perencanaan, inventory management juga mencakup pembelian, penerimaan, dan penyimpanan. Pembelian secara utama berfokus pada pemilihan supplier yang paling tepat bagi perusahaan untuk melakukan pemesanan barang dan jasa. Pemilihan supplier didasarkan pada faktorfaktor seperti harga unit untuk barang atau jasa yang ditawarkan, syarat dan tanggal pengiriman yang dijanjikan, dan juga kehandalan
dari supplier.
Bersama dengan
pengendalian
persediaan (yang berada di bawah fungsi akuntansi), bagian pembelian akan menjamin kuantitas barang yang akan diterima.
37
Bagian penerimaan memiliki tanggung jawab hanya menerima barang yang dipesan, melakukan verifikasi kuantitas dan kondisinya, dan memindahkan barang ke gudang. Bagian penyimpanan memiliki tanggung jawab untuk menjaga baran g dari pencurian, kehilangan, dan perusakan serta menyiapkannya dengan tepat waktu, ketika terdapat permintaan atas barang tersebut. 2. Finance / Accounting Tujuan dari pengaturan keuangan dan akuntansi (financial and accounting management) berhubungan dengan penbiayaan, data, informasi, perencanaan dan pengendalian sumber daya-sumber daya. Dalam hubungannya dengan siklus pembelian, tujuan ini terbatas terhadap perencanaan dan pengendalian kas perusahaan, mengatur data yang berkaitan dengan pembelian dan akun supplier, pengendalian persediaan, dan informasi yang berkaitan dengan kas, pembelian, dan supplier. 2.2.1.4 Prosedur Yang Membentuk Sistem Informasi Akuntansi Pembelian M enurut M ulyadi (2001,p301) jaringan prosedur yang membentuk siatem akuntansi pembelian adalah sebagai berikut: 1. Prosedur Permintaan Pembelian
38
Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang yang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian. 2. Prosedur Permintaan, Penawaran Harga, dan Penelitian Pemasok Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat pemintaan penawaran harga kepada pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan
oleh
perusahaan. 3. Prosedur Order Pembelian Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan, mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan. 4. Prosedur Penerimaan Barang
39
Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kualitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan baran g untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut. 5. Prosedur Pencatatan Utang Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumendokumen
yang
menyelenggarakan
berhubungan pencatatan
dengan utang
pembelian
atau
dan
mengarsipkan
dokumen sumber sebagai pencatatan hutang. 6. Prosedur Distribusi Pembelian Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang di debit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen. 2.2.1.5 Dokumen yang Digunakan Dalam Sistem Pembelian M enurut Wilkinson et al.(2000, p472), Dokumen-dokumen yang terkait dalam sistem pengeluaran adalah: 1. Purchase Requisition (Permintaan Pembelian) Form
yang
digunakan
dalam
proses
pembelian
mengotorisasi pemesanan terhadap barang dan jasa. 2. Purchase Order (Pemesanan Pembelian)
untuk
40
Form yang resmi dan dibuat secara rangkap, yang berasal dari permintaan pembelian. 3. Receiving Order (Penerimaan Pesanan) Dokumen yang mencatat penerimaan barang. 4. Supplier’s (Vendor’s) Invoice Dokumen tagihan yang berasal dari supplier yang menyediakan barang atau jasa. 5. Disbursement Voucher Dokumen di dalam sistem voucher yang mengakumulasikan invoice dari supplier untuk pembayaran. 6. Disbursement Check Dokumen terakhir dalam siklus pembelian yang menyediakan pembayaran kepada supplier atas suatu barang atau jasa. 7. Debit Memorandum Dokumen
yang
mengotorisasi
pembelian. 8. New Supplier (Vendor) Form
pengembalian
atau
retur
41
Form yang dipakai digunakan dalam pemilihan supplier baru, menunjukan data mengenai harga, tipe barang atau jasa yang disediakan, pengalaman, posisi kredit dan referensi. 9. Request For Proposal (or Quotation) Form yang digunakan dalam prosedur penawaran yang bersaing, menunjukan barang atau jasa yang diperlukan dan persaingan harga, jangka waktu pembayaran dan lain sebagainya. 2.2.2 Pengendalian Intern 2.2.2.1 Pengertian Pengendalian Intern M enurut M ulyadi (2001, p163), sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. M enurut Warren (2005, p183-184), “Internal controls are the policies and procedures that protect assets form misuse, ensure that business information is accurate, and ensure that laws and regulations are being followed.” Yang berarti bahwa pengendalian intern adalah kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva perusahaan
dari kesalahan
penggunaan,
memastikan
bahwa
informasi usaha yang disajikan akurat dan meyakinkan bahwa hukum serta peraturan telah diikuti.
42
M enurut Jones dan Rama (2006, p103), “Internal control is a process, effected by an entity’s board of directors, management and other personnel, designed to provide reasonable assurance regarding achievement of objectives in the following categories : effectiveness and efficiency of operations; reliability of financial reporting; and compliance with applicable laws and regulations.” Yang berarti bahwa pengendalian intern adalah suatu proses yang dirancang untuk menyediakan keterjaminan yang masuk akal atas suatu sasaran dalam bentuk kategori berikut : reliabilitas dari laporan keuangan; efektivitas dan efisiensi operasi-operasi; dan sesuai dengan hukum dan peraturan perUndang-undangan yang berlaku. 2.2.2.2 Komponen dan Tujuan Pengendalian Intern M enurut Jones dan Rama (2006, p105), komponen-komponen pengendalian intern, antara lain : 1.
Pengendalian lingkungan menunjuk pada kumpulan faktorfaktor luar organisasi dan yang mempengaruhi kesadaran karyawannya.
2.
Penilaian resiko adalah identifikasi dan analisis resiko-resiko yang turut campur tangan dengan pemenuhan pengendalian intern.
3.
Pengendalian
aktivitas
adalah
kebijakan-kebijakan
dan
prosedur-prosedur yang dikembangkan organisasi untuk menunjuk resiko.
43
a.
Tinjauan
kinerja
adalah
aktivitas-aktivitas
yang
melibatkan analisis atas kinerja meliputi perbandingan antara hasil perkiraan,
aktual dengan anggaran, perkiraan-
standar-standar
dan
data-data
periode
sebelumnya. b.
Pemisahan tugas melibatkan penugasan tanggungjawab otorisasi transaksi, pelaksanaan transaksi dan pencatatan transaksi
c.
Pengendalian aplikasi diterapkan untuk setiap individu aplikasi SIA.
d.
Pengendalian umum adalah pengendalian lebih luas yang berhubungan dengan beberapa aplikasi.
4.
Komunikasi dan informasi. Sistem informasi perusahaan adalah kumpulan prosedur-prosedur (otomatis dan manual) dan catatan-catatan yang disediakan untuk memulai, mencatat, memproses dan melaporkan event-event dalam tahapan proses-proses suatu entitas.
5.
Monitoring. M anajemen harus memonitor pengendalian intern untuk meyakinkan bahwa fungsinya berjalan dengan baik. Warren
(2005,
p183-184)
menyatakan
bahwa
tujuan
pengendalian intern adalah memberikan jaminan yang wajar bahwa: 1.
Aktiva dilindungi dan digunakan untuk pencapaian tujuan usaha.
2.
Informasi bisnis akurat.
44
3.
Karyawan mematuhi peraturan dan ketentuan. M enurut M ulyadi (2001, p164),
unsur pokok sistem
pengendalian intern adalah : 1.
Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
2.
Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan
yang
cukup
terhadap
kekayaan,
utang,
pendapatan dan biaya. 3.
Praktik yang sehat dalam melakukan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
4.
Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawab. M enurut
M ulyadi
(2001,
p163-164),
tujuan
sistem
pengendalian intern dapat dibagi menjadi dua macam, yaitu : 1.
Pengendalian intern akuntansi (internal accounting control) yang merupakan bagian dari sistem pengendalian intern, meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.
Pengendalian intern administratif (internal administrative control), meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan
terutama
untuk
dipatuhinya kebijakan manajemen.
mendorong
efisiensi
dan
45
2.2.2.3 Unsur Pengendalian Internal Sistem Pembelian Aliran kerja dalam pembelian harus dikontrol dan diawasi agar resiko kecurangan dapat dihindari. M enurut Jones dan Rama (2006,p442-445),
unsur
pengendalian
internal
individu-individu
yang
pada
sistem
pembelian meliputi : a. Pemisahan
tugas
mengotorisasi,
melaksanakan pembelian, dan mencatat transaksi adalah individu yang berbeda untuk menghindari terjadinya kecurangan. b. M enggunakan informasi dari kejadian lampau untuk mengontrol aktivitas pembelian. c. M engamati dari dekat semua kegiatan pembelian. d. Dokumen-dokumen yang berurutan dan bernomor urut tercetak. e. M encatat semua pihak yang bertanggung jawab atas proses yang terjadi. f.
M embatasi akses ke aset dan informasi perusahaan.
g. M erekonsiliasi semua catatan dengan bukti fisik dari aset yang ada.
