BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1
Teori-Teori Khusus 2.1.1
Pengertian Knowledge Management Menurut Dalkir (2007, p4), KM dari sudut pandang business perspective pengelolaan pengetahuan merupakan aktivitas bisnis yang terdiri dari dua aspek utama, yaitu: •
Ancaman pengetahuan tentang kegiatan usaha sebagai eksplisit dari suatu perhatian bisnis yang tercermin dalam strategi, kebijakan, dan praktek di semua tingkat organisasi serta membuat hubungan langsung antara intelektual organisasi.
•
KM adalah pendekatan kolaboratif yang terintegrasi untuk proses penciptaan, penangkapan, pengorganisasian akses dan penggunaan aset intelektual sebuah perusahaan. Menurut Laudon (2010, p98), KM adalah seperangkat proses
bisnis yang dikembangkan dalam organisasi untuk menciptakan, menyimpan, memindahkan, dan menerapkan pengetahuan. KM berfungsi untuk meningkatkan kemampuan perusahaan dalam mempelajari lingkungan sekitar dan menerapkan pengetahuan tersebut dalam proses bisnisnya.
7
8
Menurut Jashapara (2011, p342), KM adalah suatu proses pembelajaran yang baik, berhubungan dengan eksplorasi, eksploitasi, dan saling berbagi pengetahuan dengan manusia dan teknologi tepat guna serta lingkungan budaya sebuah organisasi untuk meningkatkan modal intelektual. Menurut Stankosky yang dikutip oleh Dalkir (2011,p5), KM terdiri dari memanfaatkan aset intelektual untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Menurut Rigby yang dikutip oleh Dalkir (2011,p5), KM mengembangkan sistem dan proses untuk memperoleh dan berbagi aset intelektual. KM meningkatkan generasi informasi yang berguna, ditindaklanjuti, bermakna dan berusaha untuk meningkatkan baik individu dan team learning. di samping itu, dapat memaksimalkan nilai dasar organisasi intelektual seluruh fungsi yang beragam dan lokasi yang berbeda. KM menyatakan bahwa bisnis yang sukses adalah sebuah koleksi bukan dari produk tetapi basis pengetahuan yang khas. Modal intelektual ini adalah kunci yang akan memberikan keunggulan kompetitif bagi perusahaan dengan sasaran pelanggan. KM berusaha untuk mengakumulasi modal intelektual yang akan menciptakan kompetensi inti yang unik dan mengakibatkan hasil yang lebih unggul. Menurut Chaffey (2007, p486), KM adalah suatu pengelolaan kegiatan dan proses dalam memanfaatkan pengetahuan untuk meningkatkan daya saing melalui penggunaan yang lebih baik serta
9
penciptaan sumber daya pengetahuan individu dan kolektif sehingga berguna bagi perusahaan. Tabel 2.1 Contoh representasi dari definisi KM Authors
Definition
Perspective
Davenport
Manajemen pengetahuan ditarik dari
Integrasi (SI
and Prusak
sumber daya yang ada, yaitu bahwa
dan SDM).
organisasi sudah memiliki tempat yang baik di dalam suatu sistem informasi manajemen. Swan et al.
Setiap proses atau praktek pembuatan,
Proses SDM.
perolehan, penagkapan dan berbagi serta menggunakan pengetahuan, di manapun dia berada, untuk meningkatkan pembelajaran dan kinerja dalam organisasi. Skyrime
Penggelolaan eksplisit dan sistematis serta
Proses SDM.
proses terkait dalam menciptakan, mengumpulkan, mengelola, menggunakan dan mengeksploitasi dalam mengejar tujuan organizational Mertins et al.
Semua metode, instrumen dan alat-alat yang digunakan dalam pendekatan holistik
SI.
10
berkontribusi untuk peningkatan proses inti pengetahuan. Uit beijerse
Pencapaian tujuan organisasi dengan
Strategi.
membuat pengetahuan faktor produktif Newell et al.
Meningkatkan cara-cara di mana
(2009)
perusahaan menghadapi lingkungan yang
Strategi.
sangat bergolak dengan sebuah basis pengetahuan yang memobilisasi dengan maksud untuk memastikan inovasi secara berkelanjutan. Sumber : Jashapara (2011, p342) Menurut Widayana (2005, p9) berbagai konsep dan pendekatan KM tersebut agar konsep KM ini dapat diterapkan dalam perusahaan dengan mudah. Dengan sistem tersebut maka perusahaan akan dapat semakin cepat dalam menyusun strategi dan bertindak untuk menyikapi setiap perubahan dan dinamika yang terjadi di dalam maupun di luar organisasi. Menurut Turban, Rainer, dan Potter (2006, p119) KM adalah proses membantu organisasi mengidentifikasi, memilih, mengatur, menyebarkan, men-transfer, dan menerapkan informasi dan keahlian penting merupakan bagian dari memori organisasi dan umumnya berada di dalam organisasi dengan cara tidak terstruktur.
11
Menurut Widayana (2005,p9) KM merupakan sistem yang dibuat untuk menciptakan, mendokumentasikan, menggolongkan dan menyebarkan pengetahuan dalam perusahaan. Sehingga pengetahuan mudah digunakan kapanpun diperlukan, oleh siapa saja yang sesuai dengan tingkat otoritas dan kompetensinya. Dari beberapa teori tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa KM
adalah
sebagai
sebuah
gudang
penyimpanan virtual
untuk informasi relevan dan sangat penting untuk tugas yang dilakukan setiap harinya oleh suatu perusahaan. Sehingga knowledge mudah digunakan kapanpun diperlukan, oleh siapa saja yang sesuai dengan tingkat otoritas dan kompetensinya, untuk menciptakan nilai bisnis dan keunggulan dalam bersaing. 2.1.2
Jenis-Jenis Knowledge Menurut Polanyi yang dikutip oleh Dalkir (2011, p9) ada dua jenis knowledge yaitu: •
Tacit knowledge Suatu bentuk pengetahuan yang sulit untuk diartikan dalam bentuk kata, teks maupun gambar.
•
Explicit Knowledge Konten representasi yang telah ditangkap dalam beberapa sumber.
12
Tabel 2.2 Perbedaan antara Tacit Knowledge dan Explicit Knowledge Tacit Knowledge
Explicit Knowledge
Mampu untuk beradaptasi, mampu mengahadapi situasi baru dan luar biasa
Mampu untuk menyebarkan, menggandakan, untuk mengakses dan menerapkan keseluruh organisasi
Sistem pakar, know-how, know-why, dan care-why
Kemampuan untuk mengajar dan melatih
Mampu untuk mengkolaborasikan, berbagi visi, dan mentransmisikan budaya
Mampu untuk mengatur, mensistematisasi, menerjamahkan visi kedalam pernyataan misi, untuk menjadi pedoman operasional.
Proses pelatihan untuk mentransfer pengetahuan dari suatu pengalaman
Mentranser pengetahuan lewat produk, pelayanan, dan proses pendokumentasian.
Sumber : Dalkir (2011, p10) Menurut Tobing (2007, p9), ada dua jenis knowledge antara lain: •
Explicit Knowledge Segala
bentuk
knowledge
yang
sudah
direkam
dan
didokumentasikan sehingga lebih mudah untuk di distribusikan dan di kelola. Contoh: e-mail, surat, laporan, artikel, manual, buku, dokumen. •
Tacit Knowledge Knowledge yang terletak di dalam pikiran (otak) atau melekat di dalam diri seseorang yang diperolehnya melalui pengalaman
13
dan pekerjaannya. Contoh: Gagasan, persepsi, cara berpikir, wawasan, keahlian atau kemahiran. Menurut Chaffey (2007, p486), Ada dua jenis pengetahuan dengan cara pendekatan berbeda yang dapat digunakan untuk menyebarluaskan setiap jenis pengetahuan dalam sebuah organisasi, yaitu: •
Explicit knowledge merupakan rincian proses dan prosedur yang dapat segera diungkapkan dan dicatat dalam suatu sistem informasi.
•
Tacit knowledge suatu pengetahuan yang tidak berwujud dan tidak dicatat karena merupakan bagian dari pikiran manusia.
2.1.3
Proses Penciptaan KM Menurut Nonaka dan Takeuchi yang dikutip oleh Dalkir (2011, p64), menyatakan bahwa proses penciptaan knowledge perusahaan terjadi karena adanya konversi antara tacit knowledge dan explicit
knowledge,
melalui
kombinasi, dan internalisasi.
proses
sosialisasi,
eksternalisasi,
14
Gambar 2.1 Pemetaan Infrastruktur TI ke dalam Proses SECI Sumber : Dalkir (2011, p66) Menurut Setiarso (2009, p35) untuk mendukung proses aktivitas dan pengembangan SDM disuatu perusahaan merupakan perwujudan
dari
model
SECI
(Socialization,
Externalization,
Combination, Internalization) milik Nonaka, digunakan perangkat teknologi yang ada di perusahaan. Berikut adalah penjelasan dari SECI: •
Sosialisasi Proses sosialisasi antar SDM di perusahaan salah satunya dilakukan melalui pertemuan tatap muka (rapat, diskusi, dan pertemuan bulanan). Dengan demikian SDM dapat saling berbagi knowledge dan pengalaman yang dimilikinya
15
sehingga tercipta knowledge baru. Rapat dan diskusi yang dilakukan secara berkala harus memiliki notulen rapat. Notulen rapat ini kemudian menjadi bentuk explicit (dokumentasi) dari knowledge. Di dalam sistem KM yang akan dikembangkan, fitur-fitur Collaboration, seperti e-mail, diskusi elektronik, communities of practice memungkinkan pertukaran tacit knowledge yang dimiliki seseorang sehingga perusahaan semakin mampu belajar serta melahirkan ide-ide baru, kreatif, dan inovatif. Perusahaan telah mendorong penggunaan intranet dan e-mail kepada seluruh karyawannya. Hal ini baik untuk dilakukan karena bermanfaat untuk meningkatkan koordinasi, mempercepat proses aktivitas, dan menumbuhkan budaya belajar. •
Eksternalisasi Sistem KM akan sangat membantu proses eksternalisasi ini, yaitu proses untuk mengartikulasikan tacit knowledge akan menjadi suatu konsep yang jelas. Dukungan terhadap proses eksternalisasi
ini,
dapat
diberikan
dengan
mendokumentasikan notulen rapat (bentuk eksplisit dari knowledge yang tercipta saat diadakannya pertemuan) ke dalam
bentuk
elektronik
untuk
kemudian
dapat
dipublikasikan kepada yang berkepentingan. Perusahaan telah mendatangkan expert untuk melakukan serangkaian kegiatan sesuai dengan bidang keahliannya, yang tidak
16
dimiliki oleh perusahaan. Dengan mendatangkan expert, akan terdapat knowledge baru dalam perusahaan yang dapat dipelajari,
dikembangkan
dan
dimanfaatkan
untuk
meningkatkan kompetensi sumber daya. •
Kombinasi Proses konversi knowledge melalui kombinasi adalah mengkombinasikan
berbagai
explicit
knowledge
yang
berbeda untuk disusun ke dalam sistem KM. Media untuk proses ini dapat melalui intranet (forum diskusi), database perusahaan dan internet untuk memperoleh sumber eksternal. Fitur-fitur enterprise portal seperti knowledge organization system yang memiliki fungsi untuk pengkategorian informasi (taksonomi), pencarian, dan sebagainya sangat membantu dalam proses ini. Data yang telah tersimpan dalam sistem dianalisis terutama untuk analisis data kondisi daerah, keuangan, operasional, serta yang bersifat strategis, seperti pembuatan
indikator-indikator
kinerja.
Demikian
pula
content management memiliki fungsi untuk mengolah informasi perusahaan baik terstruktur (database) maupun tidak
terstruktur
(dokumen,
mendukung proses kombinasi ini. •
Internalisasi
laporan,
notulen)
dapat
17
Semua dokumen data, informasi dan knowledge yang sudah didokumentasikan
dapat
disebarkan,
dan
terjadilah
peningkatan knowledge SDM. Sumber-sumber explicit knowledge dapat diperoleh melalui media intranet (database perusahaan), surat edaran atau surat keputusan, papan pengumuman dan internet serta media massa sebagai sumber external untuk dapat mendukung proses ini sistem perlu memiliki alat bantu pencarian dan pengambilan dokumen. Content Management, selain mendukung proses kombinasi, juga dapat memfasilitasi proses internalisasi pemicu untuk proses ini adalah penerapan “learning by doing”. Fitur-fitur terdapat pada fungsi learning akan sangat membantu terlaksananya proses ini. Selain itu pendidikan dan pelatihan (training) dapat mengubah pelajaran tertulis (explicit knowledge) menjadi tacit knowledge pada karyawan. Menurut Setiarso (2009, p35), faktor budaya memegang peran yang sangat penting dalam mendukung proses penciptaan knowledge perusahaan dan keberhasilan knowledge manajemen di perusahaan. Berbagi knowledge berarti setiap anggota perusahaan menyadari pentingnya knowledge bagi perusahaan, bersama-sama ingin membangun knowledge perusahaan, serta rela membangun budaya knowledge sharing di dalam diri SDM suatu perusahaan.
18
Menurut Tjakraatmadja (2006, p111) bahwa kondisi faktor internal, yang terdiri dari kondisi fisik (karakteristik modal terstruktur – proses produksi, struktur produksi, sistem dan prosedur, serta perusahaan) dan kondisi komunitas (karakteristik modal tidak terstruktur – gaya manajerial, budaya kerja, sasaran bisnis). Sedangkan kondisi faktor eksternal, yang digambarkan oleh karakteristik informasi tentang kondisi kompetensi bisnis, konsumen, pemasok, pasar dan kebijakan-kebijakan pemerintah. 2.1.4
Knowledge Management Models 2.1.4.1
The Inukshuk KM Model Menurut Girard yang dikutip oleh Dalkir (2011, p91) Inukshuk KM model dikembangkan untuk membantu departemen
pemerintahan
Canada
dalam
membantu
mengelola pengetahuan. Inukshuk telah digunakan selama berabad-abad, keterampilan membangun sebuah Inukshuk secara tradisional melewati turun dari satu generasi ke generasi
berikutnya
dengan
masing-masing
struktur
memiliki tujuan tertentu. Awalnya digunakan untuk menunjukan jalan ke tempat memancing atau ke desa terdekat di mana traveler mungkin menemukan suatu arah, tetapi kemudian berkembang memiliki kegunaan spiritual, menandai
tempat
penghakiman,
dan
pengambilan
19
keputusan. Secara keseluruhan Inukshuk telah berubah menjadi simbol harapan dan persahabatan.
MEASUREMENT
Tacit Knowledge
Explicit Knowledge
Socialization
Externalization
Internalization
Combination LEADERSHIP
TECHNOLOGY
CULTURE
Gambar 2.2 Overview of the Inukshuk KM Model Sumber : Dalkir (2011, p91) Proses elemen Inukshuk secara langsung berasal dari Model SECI. Technology dan culture merupakan elemen struktur penting yang membantu menjaga
integritas
sebuah
penelitian.
Measure
dan
leadership ditempatkan di bagian paling atas untuk mewakili pentingnya fungsi secara menyeluruh dalam mengukur dampak KM dan menyediakan kepemimpinan serta dukungan untuk implementasi tersebut.
20
2.1.5
KM untuk Individu, Komunitas dan Organisasi Menurut Dalkir (2011, p25) KM menyediakan keuntungankeuntungan sebagai berikut: 1.
Individual • Membantu
setiap
individu
dalam
pekerjaannya
untuk
membuat suatu keputusan serta pemecahan masalah. • Membangun ikatan komunitas dalam suatu organisasi. • Membantu setiap orang untuk tetap up to date. • Menyediakan kesempatan dan peluang untuk berkontribusi. 2.
Komunitas • Membangun kemampuan-kemampuan profesional. • Meningkatkan proses belajar mengajar. • Memfasilitasi jaringan dengan baik dan berkolaborasi. • Mengembangkan kode etik profesi untuk dipatuhi para anggota.
3.
Organisasi • Membantu dalam menjalankan strategi. • Membantu memecahkan masalah secara cepat. • Menjalankan praktek kerja terbaik. • Meningakatkan pengetahuan yang tertanam dalam produk dan layanan.
21
• Menciptakan ide dan meningkatkan inovasi serta peluang. • Memungkinkan organisasi untuk menjadi lebih baik dalam menghadapi persaingan. • Membangun memori perusahaan. Menurut Dalkir (2011, 145), Knowledge Sharing Groups (KSG) merupakan suatu komunitas yang ada dalam sejarah dan telah berevolusi menjadi satu kesatuan organisasi dengan penekanan khusus untuk pengembangan sosial. Teknik dan teknologi seperti jaringan sosial
disajikan
sebagai
cara
untuk
memvisualisasikan
dan
menganalisa arus pengetahuan selama kegiatan, dimensi kehadiran media sosial diperkenalkan sebagai suatu alat karakterisasi saluran KSG. Komunitas mengacu pada sekelompok orang yang bertugas dalam proses pengidentifikasian dengan tujuan untuk saling berbagi, berpartisipasi dan membangun sebuah persahabatan. Komunitas dapat di definisikan sebagai sekelompok orang secara bersama-sama menciptakan hubungan dinamis dengan tujuan untuk saling berbagi pengetahuan antara satu sama lain. 2.1.6
Knowledge Management System (KMS) Menurut Tobing (2007, p8-9), KMS adalah mekanisme dan proses
terpadu
dalam
kegiatan
penyimpanan,
pemeliharaan,
pengorganisasian informasi bisnis dan pekerjaan yang berhubungan dengan penciptaaan berbagai informasi menjadi aset intelektual permanen.
22
Menurut Dalkir (2011, p207), KMS merupakan alat yang ditujukan untuk mendukung dan mengelola seluruh pengetahuan dalam
suatu
organisasi
sebagai
aset
intelektual
perusahaan.
Karakteristik kunci dari KMS adalah untuk: •
Komunikasi antara berbagai pengguna.
•
Koordinasi pada aktivitas pengguna.
•
Kolaborasi
berbagai
kelompok
pengguna
dalam
proses
pembuatan, modifikasi, dan menyebarkan produk-produk. •
Mengkontrol pemrosesan untuk memastikan suatu integritas dan berguna dalam melacak kemajuan proyek. Sedangkan menurut Rainer (2011, p147), KMS merupakan
suatu TI modern dengan menggunakan teknologi internet, intranet, ekstranet, dan tempat penyimpanan data secara sistematisasi. KMS menyediakan dukungan dalam banyak fungsi informasi, di antaranya adalah untuk:
2.1.7
•
Memperoleh, mengindeks, menangkap, mengarsip informasi.
•
Menemukan dan mengakses.
•
Menggabungkan, menyusun dan memodifikasi.
•
Penelusuran.
Knowledge Management Cycle (KMC) Menurut Bukowitz dan Williams yang dikutip oleh Dalkir (2011, p38), KMC adalah suatu kerangka kerja yang terdiri dari tempat penyimpanan pengetahuan, hubungan, TI, infrastuktur
23
komunikasi, keahlian fungsional, lingkungan, kecerdasan organisasi dan sumber daya eksternal. Menurut Meyer dan Zack yang dikutip oleh Dalkir (2011,p33), KMC adalah berasal dari pekerjaan pada desain dan pengembangan produk informasi. pelajaran yang dipetik dari siklus produk fisik dapat diterapkan untuk pengelolaan aset pengetahuan. Menurut MCElroy yang dikutip oleh Dalkir (2011,p42), KMC menggambarkan siklus pengetahuan hidup yang terdiri dari proses produksi pengetahuan dan integrasi pengetahuan, dengan serangkaian umpan balik ke memori organisasi, keyakinan, dan klaim dan lingkungan bisnis pengolahan. 2.1.8
Knowledge Management System Cycle Menurut Turban dan Volonino (2010, p394) KM memiliki suatu siklus yang terdiri dari enam langkah fungsi (lihat Gambar 2.3). Alasan sistem tersebut berada dalam siklus karena knowledge secara dinamik disempurnakan dari waktu ke waktu. Knowledge dalam suatu sistem KM yang baik tidak akan pernah sempurna, karena seiring berjalannnya waktu keadaan lingkungan terus berubah dan knowledge harus selalu update untuk merepresentasikan perubahan tersebut. Fungsi siklus KM menurut Turban dan Volonino (2010, p394) meliputi :
24
a)
Create Knowledge : knowledge tercipta sebagai suatu cara
baru
dalam
mengembangkan
melakukan
know-how,
sesuatu
terkadang
atau
external
knowledge termasuk di dalamnya. b)
Capture
Knowledge:
knowledge
baru
harus
diidentifikasi sebagai sesuatu yang bernilai dan dapat direpresentasikan dengan beralasan. c)
Refine Knowledge: knowledge baru harus ditempatkan dalam suatu makna sehingga dapat ditindaklanjuti.
d)
Store Knowledge: knowledge yang berguna harus disimpan dalam knowledge repository dengan format sistematis, sehingga semua bagian dalam organisasi dapat mengaksesnya.
e)
Manage Knowledge: knowledge harus tetap update dan dapat di review untuk memastikan knowledge tersebut relevan dan akurat.
f)
Disseminate Knowledge: knowledge harus tersedia dalam format yang berguna bagi organisasi kapan dan di mana saat dibutuhkannya. Create Capture
Knowledge
Refine
Store
Disseminat Manage
25
Gambar 2.3 Siklus Knowledge Management menurut Turban dan Volonino (2010). Tobing mendefisikan bahwa (2007, p25) siklus utama dalam KM yaitu proses knowledge creation, knowledge retention, knowledge sharing/transfer, knowledge utilization. Di mana salah satu proses utamanya adalah knowledge sharing/transfer, maksudnya adalah penciptaan kesempatan yang luas untuk pembelajaran seluruh anggota organisasi sehingga dapat meningkatkan kompetensinya secara mandiri. 2.1.9
Manfaat KM pada Perusahaan Keuntungan dan manfaat KM bagi perusahaan menurut Tobing (2007, p38), cukup beragam dan banyak. Di antaranya adalah: •
Meningkatkan kualitas pengambilan keputusan.
•
Meningkatkan kualitas dalam penanganan pelanggan.
•
Menekan biaya pengeluaran perusahaan.
•
Meningkatkan profit bagi perusahaan.
•
Meningkatkan kolaborasi dalam perusahaan.
•
Cara kerja menjadi lebih baik dari sebelumnya.
•
Meningkatkan pangsa pasar.
•
Menyempurnakan pengembangan produk terbaru.
•
Meningkatkan mutu produk dan layanan.
26
Menurut Andriarto, et al (2008, p3) KM memiliki manfaat serta fungsi penting yang terbagi dalam empat hal yaitu: mengidentifikasi aset kunci dari knowledge ada di dalam perusahaan, merefleksikan apa yang organisasi diketahui, saling berbagi segala knowledge kepada siapapun yang membutuhkannya, menerapkan penggunaan knowledge untuk meningkatkan kinerja organisasi. Namun dari sekian banyak keuntungan yang ditawarkan oleh KM, penelitian dari Anantatmula yang dikutip oleh Tobing (2007, p38), menyimpulkan bahwa hasil atau manfaat yang paling disukai oleh perusahaan dari hasil implementasi KM adalah Meningkatkan kolaborasi dalam perusahaan, meningkatkan keterampilan karyawan, dan meningkatkan mutu produk serta layanan. 2.1.10
Knowledge Taxonomy (KT) Menurut Dalkir (2011, p124), dapat dianggap sebagai bangunan dari suatu pengetahuan dan keahlian, taxonomy merupakan sistem aplikasi dasar yang berguna untuk memaparkan konsep-konsep dalam bentuk Hierarchical Model. Semakin tinggi suatu konsep diletakan, maka semakin umum dan dapat dirincikan. Begitu juga sebaliknya, semakin rendah suatu konsep, maka semakin spesifik nama dari satu subclass. Konsep penting yang menggaris bawahi taksonomi adalah gagasan tentang turunan. Setiap node merupakan suatu sub kelompok
27
dari kelas atasnya, itu mengartikan bahwa simpul yang lebih tinggi akan di pindahkan dari kelas induk ke kelas anak/cabang.
Gambar 2.4 Example of Knowledge Taxonomy Sumber : Dalkir (2011, p125) Taksonomi adalah suatu skema klasifikasi kelompok yang saling terkait bersama-sama, sering dinamai sebagai suatu jenis konsep hubungan kepada satu sama lain dan memberikan pengertian tentang kategori secara umum dibandingkan contoh atau kasus khusus. Skema klasifikasi dapat sangat bersifat pribadi, seperti contoh penamaan pada sebuah folder pribadi. 2.1.11
Kriteria Keberhasilan Implementasi KM Menurut Tobing (2007, p137) kunci sukses dari KM adalah knowledge sharing, karena melalui knowledge sharing terjadi peningkatan value dari knowledge yang dimiliki perusahaan.
28
Seseorang yang melakukan knowledge sharing tidak akan kehilangan knowledge miliknya, tetapi justru melipat gandakan nilai dari knowledge tersebut apabila sudah dimanfaatkan oleh banyak orang. Budaya berbagi pengetahuan merupakan fondasi bagi proses learning, di mana proses learning memperluas inovasi dan dengan inovasi perusahaan dapat tumbuh dan bertahan. Menurut Tobing (2007, p137) elemen-elemen penting budaya sharing terdiri dari beberapa hal, yaitu: a) Keterlibatan
pemimpin memberi keteladanan serta
monitoring. b) Membangun kepercayaan dan keterbukaan. c) Mempromosikan knowledge sharing dan kolaborasi. d) Apresiasi terhadap knowledge, pembelajaran,dan inovasi. e) Memiliki struktur organisasi yang mendukung dan adaptif. Menurut Nonaka dan Ichijo (2007, p288) sharing knowledge dalam suatu organisasi merupakan sebuah pemicu serta sebuah langkah awal dari suksesnya penciptaan knowledge. Knowledge cenderung personal dan konseptual serta lebih banyak berupa tacit knowldge, oleh sebab itu ketika knowledge disebarkan maka secara perlahan knowledge tersebut berpindah dari satu individu ke individu lainnya melalui komunikasi.
2.2
Analisis dan Rancangan Sistem Informasi 2.2.1
Analisis Sistem
29
Analisis sistem menurut Bently dan Whitten (2007, p160) adalah suatu teknik pemecahan masalah yang mengurangi sistem menjadi potongan-potongan komponen untuk tujuan mempelajari seberapa baik bagian-bagian komponen bekerja dan berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Menurut Laudon (2010, p208) analisis sistem adalah suatu masalah yang coba diselesaikan perusahaan dengan SI. Tahap ini terdiri atas pendefinisian masalah, identifikasi penyebab, pencarian solusi, dan identifikasi kebutuhan informasi yang harus dipenuhi oleh suatu solusi sistem. Analisis sistem menurut McLeod dan Schell (2007, p154), adalah suatu penelitian terhadap sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru dan kemudian diimplementasikan. Maka simpulan dari analisis sistem adalah suatu penelitian sistem yang ada untuk mendapatkan kebutuhan informasi
untuk
merancang sistem baru dan kemudian diimplementasikan. 2.2.2
Pengertian Perancangan Sistem Menurut Laudon (2008, p210) perancangan sistem adalah keseluruhan rencana atau model untuk sistem. Perancangan sistem menggambarkan apa yang harus dilaksanakan oleh sistem dalam memenuhi kebutuhan informasi.
30
Perancangan sistem berdasarkan pendapat Stair dan Reynolds (2010, p497), adalah fase pengembangan sistem dengan cara mendefinisikan bagaimana SI akan melakukan apa yang harus dilakukan untuk mendapatkan cara dalam memecahkan masalah. Sedangkan menurut Satzinger et al., (2010, p4) perancangan sistem adalah proses menentukan secara rinci bagaimana komponenkomponen dari SI harus diimplementasikan secara fisik. Menurut McLeod dan Schell (2011, p192), perancangan sistem adalah proses penentuan data yang diperlukan oleh sistem baru dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan pemakai dan memberikan gambaran serta perancangan bangun secara lengkap dari pihak terlibat di dalamnya. Simpulan dari perancangan sistem adalah suatu spesifikasi dengan cara melakukan fungsi-fungsi yang telah diidentifikasi pada saat analisis sistem dengan tujuan untuk menangani dan mengatasi masalah. 2.3
Pengertian Object-Oriented Analysis and Design Menurut Satzinger et al (2010, p60) pengertian Object-Oriented Analysis (OOA) and Design with the Unified Process (OOD) adalah: •
Object Oriented Programming (OOP) menuliskan tentang pernyataan dalam bahasa pemrograman untuk mendifinisikan tipe dari masing-masing objek.
31
•
Object-Orientied Analysis (OOA) adalah semua jenis objek yang melakukan pekerjaan dalam sistem dan menunjukan interaksi pengguna apa yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas. Objek diartikan sebagai suatu hal dalam sistem komputer yang dapat merespon pesan-pesan.
•
Object-Oriented Design (OOD) adalah semua jenis objek yang diperlukan untuk berkomunikasi dengan orang dan perangkat dalam sistem, menunjukan bagaimana objek berinteraksi untuk meyelesaikan tugas, dan menyempurnakan definisi dari masing-masing jenis objek sehingga dapat diimplementasikan dengan bahasa tertentu.
Sedangkan menurut Whitten et al (2007, p25), Object-Oriented Analysis and Design (OOAD) merupakan suatu kumpulan alat dan teknik untuk mengembangkan suatu sistem yang akan menggunakan teknologi objek untuk membangun sebuah sistem dan piranti lunak. 2.4
Permodelan Analisis dan Perancangan Sistem Informasi 2.4.1
Unified Modeling Language (UML) Menurut Satzinger (2010, p61), Unified Modeling Language (UML) merupakan suatu set standar konstruksi model dan notasi yang dikembangkan secara khusus untuk pengembangan berorientasi objek. Dengan menggunakan UML, analis dan penggguna akhir mampu
32
untuk menggambarkan dan mengerti berbagai diagram spesifik yang digunakan dalam proyek pengembangan suatu sistem. Menurut Chaffey (2007, p516), UML adalah suatu bahasa yang
digunakan
untuk
menjelaskan,
memvisualisasikan,
dan
mendokumentasikan data dan informasi kedalam sistem yang berorientasi objek. UML memberikan akses untuk mengenalkan dan menjelaskan bagaimana model suatu objek dapat diterapkan untuk menganalisis proses dari alur kerja. Simpulan
dari
UML
adalah
suatu
teknik
yang
menggambarkan proses alur kerja dan didokumentasikan kedalam sistem berorientasi objek dengan tujuan untuk membantu dan mempermudah para pengguna dalam membuat diagram dalam pengembangan suatu sistem. 2.4.2
Activity Diagram Menurut Satzinger (2010, p141), activity diagram adalah jenis diagram alur kerja yang menggambarkan
tentang kegiatan
pengguna dan alur sekuensial. Aktivitas diagram hanyalah sebuah diagram alur yang menggambarkan berbagai kegiatan pengguna maupun sistem.
33
Gambar 2.5 Activity Diagram Symbol Sumber : Satzinger (2010, p142) 2.4.3
Class Diagram Menurut Satzinger (2010, p60), dapat diartikan bahwa class diagram adalah suatu model grafik yang digunakan dalam pendekatan object-oriented untuk menampilkan class dari suatu objek di dalam sistem.
34
Gambar 2.6 Class Diagram Sumber : Satzinger (2010, p60) Menurut McLeod dan Scheel (2007, p164), class diagram adalah suatu teknik secara grafis yang dapat menggambarkan hubungan antar data sekaligus menunjukan tindakan-tindakan apa yang akan dilakukan terhadap data. Teknik ini dinamakan diagram kelas dan merupakan salah satu model berorientasi objek. Objek adalah satu konsep dalam TI, terdiri dari data, tindakan yang akan dilakukan dan menandakan suatu hubungan. 2.4.4
Domain Model Class Diagram Domain model class diagram menurut Satzinger et al. (2010, p187), adalah sebuah UML class diagram yang menggambarkan cara kerja problem domain classes, associations, dan attributes. Tabel 2.3 Notasi Class Diagram
35
Class
Multiply
0..1 ; 1 ; 1..1 ; 0..* ; * ; 1..*
-End1
-End2
*
*
Communication
Sumber : Satzinger et al. (2010) Keterangan tambahan mengenai isi dari domain class diagram: •
Atribute: karakteristik dari sebuah objek yang memiliki nilai seperti ukuran, bentuk, warna, lokasi dan lain sebagainya.
•
Class: Tipe atau klasifikasi dari objek yang sama.
•
Methods: Behaviours atau operasi sebagai gambaran apa yang dapat dilakukan oleh sebuah objek.
•
Message: Komunikasi dari objek yang saling berhubungan.
36
2.4.5
Use Case Menurut Satzinger (2010, p242), use case adalah suatu aktivitas
sistem
yang
melaksanakan
tugas,
biasanya
dalam
menanggapi permintaan oleh pengguna. Masing-masing use case didefinisikan secara rinci untuk menentukan persyaratan fungsional. Use Case juga menyediakan kerangka kerja untuk merencanakan suatu proses pengulangan. Menurut Chaffey (2007, P518) use case merupakan urutan transaki-transaksi antara aktor dan sistem yang mendukung aktivitas pada aktor. Use Case memaparkan aktivitas dan tugas yang merupakan suatu bagian antara aktor dan sistem, kemudian menjabarkan kebutuhan-kebutuhan pada suatu sistem dari masingmasing aktor.
Gambar 2.7 A simple Use Case with an actor Sumber : Satzinger (2010, p243) Menurut McLeod dan Scheel (2007, p201), use case adalah deskriptif ringkasan suatu dialog yang terjadi antara sistem primer dan
37
sekunder. Ada dua format use case, pertama adalah naratif berkelanjutan dengan masing-masing tindakan diberi nomor secara berurutan, kedua disebut format ping pong, sebab terdiri dari dua naratif dan nomor menandai bagaimana tugas dilaksanakan secara bergantian. 2.4.6
System Sequence Diagam (SSD) Menurut Satzinger (2010, p242) System Sequence Diagram (SSD) digunakan untuk menggambarkan alur informasi yang masuk dan keluar dari sistem secara otomatis.
Gambar 2.8 Sample System Sequence Diagram Sumber : Satzinger (2010, p253)
38
Sistem adalah suatu objek yang mewakili sistem secara keseluruhan, didalam SSD dan semua diagram interaksi suatu analisis menggunakan notasi objek, di mana notasi tersebut menunjukan bahwa kotak mengacu pada objek individu. Dalam diagram interaksi, pesan yang dikirim dan diterima yaitu oleh objek individu bukan oleh class. 2.4.7
User Interface Menurut Satzinger et al. (2010, p531), User Interface (UI) adalah sistem itu sendiri dan merupakan segala sesuatu yang berhubungan dengan end user saat sedang menggunakan sistem seperti fisik, perseptual, dan konseptual. Shneiderman (2010, p88-89) mengemukakan delapan aturan yang dapat digunakan sebagai dasar petunjuk yang baik untuk merancang suatu UI. Delapan aturan ini disebut dengan Eight Golden Rules of Interface Design, yaitu: •
Berusaha konsisten. Konsistensi dilakukan pada urutan tindakan, perintah, dan istilah yang digunakan pada prompt, menu, serta layar bantuan.
•
Memungkinkan
pengguna
untuk
menggunakan
shortcut. Ada kebutuhan dari pengguna yang sudah ahli untuk meningkatkan kecepatan interaksi, sehingga diperlukan
39
singkatan, tombol fungsi, perintah tersembunyi, dan fasilitas makro. •
Memberikan umpan balik informative. Untuk setiap tindakan operator, sebaiknya disertakan suatu sistem umpan balik. Misalnya muncul suatu suara ketika salah menekan tombol pada waktu memasukan data atau muncul pesan kesalahannya. •
Merancang
dialog
untuk
menghasilkan
suatu
penutupan. Umpan balik informatif akan memberikan indikasi penutupan bahwa cara yang dilakukan sudah benar dan dapat mempersiapkan langkah berikutnya. •
Memberikan penanganan kesalahan yang sederhana. Sedapat mungkin sistem dirancang sehingga pengguna tidak dapat melakukan kesalahan fatal. Jika kesalahan terjadi, sistem dapat mendeteksi kesalahan dengan cepat dan memberikan mekanisme yang sederhana dan mudah dipahami untuk penanganan kesalahan.
•
Mudah kembali ke tindakan sebelumnya. Hal ini dapat mengurangi ke khawatiran pengguna, karena pengguna mengetahui kesalahan yang dilakukan dapat dibatalkan, sehingga pengguna tidak takut untuk
40
mengeksplorasi pilihan-pilihan lain yang belum biasa digunakan. •
Mendukung tempat pengendali internal. Pengguna ingin menjadi pengontrol sistem dan sistem akan merespon tindakan yang dilakukan pengguna dari pada pengguna merasa bahwa sistem mengkontrol pengguna.
•
Mengurangi beban ingatan jangka pendek. Keterbatasan ingatan manusia membutuhkan tampilan sederhana atau banyak tampilan halaman yang sebaiknya disatukan, serta diberikan cukup waktu pelatihan untuk kode, dan urutan tindakan.
2.5
Kerangka Berpikir PT. Cipta KreasiSandang Mandiri merupakan perusahaan yang bergerak di bidang retail garment. Divisi marketing pada perusahaan ini merupakan divisi terpenting dalam perusahaan, karena seluruh proses distribusi barang yang dilakukan dinaungi oleh divisi ini. Masalah yang terjadi di dalam divisi ini adalah turnover karyawan yang tinggi dan belum adanya sarana yang menjadi wadah bagi knowledge karyawan sehingga knowledge yang dimiliki karyawan dapat hilang begitu saja. Untuk mengatasi masalah yang telah disebutkan diatas maka dibuat portal knowledge management. Diharapkan dapat memudahkan karyawan perusahaan untuk dapat saling berbagi knowledge yang dimiliki oleh mereka.
41
Dalam penyusunan skripsi sesuai dengan topik yang diambil, dibutuhkan kerangka berpikir untuk mempermudah dalam penyusunannya, berikut urutannya: Tabel 2.4 Kerangka Pikir Problems Belum adanya sarana yang Belum
adanya
sarana
berfungsi sebagai wadah untuk mendokumentasikan atau
penyimpanan informasi
knowledge karyawan.
penting
-
informasi mengenai
perusahaan.
Solution Membuat portal Knowledge Management.
Approach Model KM (Inukshuk)
Software Development Software specification and Software Construction : design : UML
Notepad ++
