BAB 2 LANDASAN TEORI

BAB 2 LANDASAN TEORI

2.1

Pengertian Manajemen Menurut Stephen P. Robbins dan Mary Coulter (2004, p6) manajemen adalah proses

mengkoordinasi kegiatan – kegiatan pekerjaan sehingga secara efisien dan efektif dengan dan melalui orang lain. Menurut Malayu S.P Hasibuan (2004, p12) manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber – sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

2.2

Manajemen Operasi Menurut Jay Heizer dan Barry Render (2006, p4) manajemen operasi adalah

serangkaian aktivitas yang menghasilkan nilai dalam bentuk barang dan jasa dengan mengubah input menjadi output. Kegiatan yang menghasilkan barang dan jasa, berlangsung di semua orgasnisasi. Dalam perusahaan manufaktur, dapat terlihat dengan jelas aktivitas produksi yang menghasilkan barang, namun dalam organisasi yang tidak menghasilkan produk secara fisik, fungsi produksi mungkin tidak terlihat dengan jelas.

2.3

Manajemen Tata Letak Gudang Manajemen

pergudangan

dirancang

bertujuan

untuk

mengontrol

kegiatan

pergudangan. Yang diharapkan dari pengontrolan ini adalah terjadinya pengurangan biayabiaya yang ada di dalam gudang, pengambilan dan pemasukan barang ke gudang yang efektif dan efisien, serta kemudahan dan keakuratan informasi stok barang di gudang. Sistem informasi mengenai manajemen pergudangan ini sering disebut dengan warehouse

5

6

management system (WMS). Sistem pergudangan haruslah sederhana dan mudah dimengerti dengan tujuan:

2.4

•

Menurunkan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan customer service

•

Menurunkan inventori hingga tingkat terendah

•

Meningkatkan produktivitas dari perusahaan

Pengertian tata letak Menurut Jay Heizer dan Barry Render (2006, p450) mengatakan bahwa tata letak

merupakan satu keputusan penting yang menentukan efisiensi sebuah operasi dalam jangka panjang. Tata letak memiliki banyak dampak strategis karena tata letak menentukan daya saing perusahaan dalam kapasitas, proses, fleksibilitas, dan biaya, serta kualitas lingkungan kerja, kontak pelanggan, dan citra perusahaan. Tata letak yang efektif dapat membantu organisasi mencapai sebuah strategi yang menunjang diferensiasi, biaya rendah, atau respon cepat. Tujuan strategi tata letak adalah untuk membangun tata letak yang ekonomis yang memenuhi kebutuhan persaingan perusahaan. Menurut Sritomo Wignjosoebroto (2003, p67) tata letak adalah tata cara pengaturan fasilitas – fasilitas pabrik guna memperlancar proses produksi Dari beberapa pengertian tata letak di atas dapat di simpulkan bahwa tata letak merupakan suatu sistem yang saling terintegerasi diantara seluruh fasilitas – fasilitas yang mendukung seluruh kegiatan produksi dari bahan baku atau masukkan (input) hingga keluaran (output) hingga selama proses tersebut dapat mencapai suatu nilai tambah yang berupa efisiensi dan efektifitas operasi perusahaan sehingga proses produksi dapat berjalan dengan lancar. Dalam semua kasus, desain tata letak harus mempertimbangkan bagaimana untuk dapat mencapai: 1. Utilisasi ruang, peralatan, dan orang yang lebih tinggi.

7

2. Aliran informasi, barang, atau orang yang lebih baik. 3. Moral karyawan yang lebih baik, juga kondisi lingkungan kerja yang lebih aman. 4. Interaksi dengan pelanggan yang lebih baik. 5. Fleksibilitas (bagaimanapun kondisi tata letak yang ada sekarang, tata letak tersebut akan perlu diubah).

Semakin lama, desain tata letak perlu dipandang sebagai sesuatu yang dinamis. Hal ini berarti mempertimbangakan peralatan yang kecil, mudah dipindahkan, dan fleksibel. Rak pajangan di toko harus dapat dipindahkan, meja kantor dan partisi yang modular, dan rak di gudang dibuat di pabrik (tinggal pasang). Agar dapat mengatasi perubahan model produk secara cepat dan mudah, dan masih dalam tingkat produksi yang memadai, manajer operasi harus memberikan fleksibilitas dalam desain tata letak. Untuk mendapatkan fleksibilitas dalam tata letak, para manajer melatih pekerja mereka saling bersilang, merawat peralatan, menjaga investasi tetap rendah, menempatkan sel kerja secara berdekatan, dan menggunakan peralatan yang kecil dan mudah dipindahkan.

2.4.1

Tipe-Tipe Tata Letak Menurut Jay Heizer dan Barry Render (2001, p272) keputusan mengenai tata letak

meliputi penempatan mesin pada tempat yang terbaik (dalam pengaturan produksi), kantor dan meja-meja (pada pengaturan kantor) atau pusat pelayanan (dalam pengaturan rumah sakit atau department store). Sebuah tata letak yang efektif memfasilitasi adanya aliran bahan, orang, dan informasi di dalam dan antar wilayah. Untuk mencapai tujuan ini, beragam pendekatan telah dikembangkan. Di antara pendekatan tersebut, akan dibahas enam pendekatan tata letak: 1. Tata letak dengan posisi tetap – memenuhi persyaratan tata letak untuk proyek yang besar dan memakan tempat, seperti proses pembuatan kapal laut dan gedung.

8

2. Tata letak yang berorientasi pada proses – berhubungan dengan produksi dengan volume rendah, dan bervariasi tinggi (juga disebut sebagai “job shop”, atau produksi terputus). 3. Tata

letak

kantor

–

menempatkan

para

pekerja,

peralatan

mereka,

dan

ruangan/kantor yang melancarkan aliran informasi. 4. Tata letak ritel – menempatkan rak-rak dan memberikan tanggapan atas perilaku pelanggan. 5. Tata letak gudang – merupakan paduan antara ruang dan penanganan bahan baku. 6. Tata letak yang berorientasi pada produk – mengusahakan pemanfaatan maksimal atas karyawan dan mesin – mesin pada produksi yang berulang atau berkelanjutan.

Oleh karena hanya beberapa dari keenam golongan ini yang dapat dimodelkan secara matematis, tata letak dan desain dari fasilitas fisik masih merupakan sebuah seni. Walaupun demikian, telah diketahui bahwa sebuah tata letak yang baik perlu menetapkan beberapa hal berikut: 1. Peralatan penanganan bahan. Manajer harus memutuskan peralatan yang akan digunakan meliputi ban berjalan, cranes, juga kereta otomatis untuk mengirim dan menyimpan bahan. 2. Kapasitas dan persyaratan luas ruang. Desain tata letak dan penyediaan ruangan hanya dapat dilakukan saat persyaratan jumlah pekerja, mesin dan peralatan diketahui. Manajemen juga harus mempertimbangkan kelonggaran yang diisyaratkan sebagai keamanan yg mengatasi beberapa masalah. 3. Lingkungan hidup dan estetika. Pemikiran mengenai tata letak sering membutuhkan keputusan mengenai jendela, tanaman, dan tinggi partisi untuk memfasilitasi aliran udara, mengurangi kebisingan, menyediakan keleluasaan pribadi, dan sebagainya.

9

4. Aliran informasi. Komunikasi sangat penting bagi setiap perusahaan dan harus dapat difasilitasi oleh tata letak. Permasalahan ini mungkin membutuhkan keputusan tentang jarak, juga keputusan akan dibuatnya kantor pada ruangan terbuka menggunakan pembatas setengah badan atau kantor yang memberi keleluasaan pribadi. 5. Biaya perpindahan antar wilayah kerja yang berbeda. Terdapat banyak pertimbangan unik yang berkaitan dengan pemindahan bahan atau kepentingan beberapa wilayah tertentu untuk didekatkan satu sama lain. Sebagai contoh, memindahkan leburan baja akan lebih sulit dibandingkan dengan memindahkan baja dalam keadaan dingin.

2.4.2

Tata Letak Gudang Menurut Jay Hezer dan Berry Render (2006, p468) tata letak gudang adalah Sebuah

desain yang mencoba meminimalkan biaya total dengan mencari paduan yang terbaik antara luas ruang dan penanganan bahan. Tujuan tata letak gudang (warehouse layout) adalah untuk menemukan titik optimal di antara biaya penanganan bahan dan biaya – biaya yang berkaitan dengan luas ruang dalam gudang. Sebagai konsekuensinya, tugas manajemen adalah memaksimalkan penggunaan setiap kotak dalam gudang yaitu memanfaatkan volume penuhnya sambil mempertahankan biaya penanganan bahan yang rendah. Biaya penanganan bahan adalah biaya -

biaya yang berkaitan dengan transportasi barang masuk, penyimpanan, dan

transportasi bahan keluar untuk dimasukkan dalam gudang.

2.5

Pengertian Gudang Menurut John Warman (2004, p5) Gudang (kata benda) adalah bangunan yang

dipergunakan untuk menyimpan barang dagangan. Pergudangan (kata kerja) ialah kegiatan menyimpan dalam gudang.

10

Gudang adalah suatu tempat yang digunakan untuk menyimpan barang baik yang berupa raw material, barang work in process atau finished good. Dari kata gudang maka didapatkan istilah pergudangan yang berarti merupakan suatu kegiatan yang berkaitan dengan gudang. Menurut Holy Icun Yunarto dan Martinus Getty Santika (2005) kegiatan tersebut dapat meliputi kegiatan movement (perpindahan), storage (penyimpanan) dan

information transfer (transfer informasi).

2.5.1

Peran dan Fungsi Gudang Menurut Ahmad Arwani (2009, p23) peranan gudang dapat dikategorikan dalam tiga

fungsi: 1. Fungsi penyimpanan (strorage and movement) Fungsi paling mendasar dari gudang adalah tempat penyimpanan barang, baik bahan mentah, setengah jadi, maupun barang jadi. Tujuan dari manajemen adalah bagaimana menggunakan ruang (space) seoptimal mungkin untuk menyimpan produk dengan biaya tertentu. 2. Fungsi melayani permintaan pelanggan (order full filment) Aktivitas menerima barang dari manufaktur atau suplier dan memenuhi permintaan dari cabang atau pelanggan menjadikan gudang sebagai fokus aktivitas logistik. Gudang berperan menyediakan pelayanan dengan menjamin ketersediaan produk dan siklus order yang reasonable. Sistem ini akan menurunkan biaya, karena pengiriman dari manufaktur bisa dibuat secara berkala, cukup dengan kuantitas truk atau mobil boks. Dengan menyimpan stok dalam jumlah tertentu, akan membantu manufaktur dari permintaan yang fluktuatif. 3. Fungsi distribusi dan konsolidasi (distribution and consolidation)

11

Fungsi distribusi ini menjadikan gudang sebagai kepanjangan tangan dari penjualan dan pemasaran dalam memastikan penyampaian produk dan informasi kepada pelanggan sebagai titik penjualan (point of sale). Fungsi ini tercipta sebagai akibat dari karakterisitk biaya transportasi. Pengiriman dalam jumlah besar, secara ekonomis lebih murah biayanya dibanding dengan pengiriman dalam skala lebih kecil. Dalam sistem tertentu, fungsi distribusi dan konsolidasi menjadi fungsi utama dari gudang distribusi.

2.5.2

Tujuan Fasilitas Pergudangan dan Fungsi Penyimpanan (Storage) Tujuan dari penyimpanan dan fungsi gudang yaitu untuk memaksimalkan utilitas

sumber-sumber yang ada ketika memenuhi keinginan konsumen dan juga untuk memaksimalkan pelayanan terhadap konsumen dengan kendala-kendala sumber yang ada. Sumber-sumber penyimpanan dan pergudangan yaitu ruang, peralatan, dan tenaga kerja. Permintaan konsumen untuk penyimpanan dan fungsi pergudangan dapat dilakukan secepat mungkin dan dalam kondisi yang baik. Maka, dalam mendesain fungsi penyimpanan dan pergudangan sedapat mungkin harus memenuhi tujuan berikut yaitu: 1. Maksimalisasi penggunaan ruang 2. Maksimalisasi penggunaan peralatan 3. Maksimalisasi penggunaan tenaga kerja 4. Maksimalisasi akses ke seluruh barang yang disimpan 5. Maksimalisasi perlindungan untuk seluruh barang yang disimpan Perencanaan fasilitas penyimpanan dan pergudangan mengikuti secara langsung dari tujuan tersebut. Perencanaan untuk penggunaan peralatan secara maksimum membutuhkan pemilihan peralatan yang tepat. Untuk tujuan ketiga, maksimalisasi penggunaan tenaga kerja, termasuk di dalamnya yaitu menyediakan pelayanan tenaga kerja yang dibutuhkan. Perancanaan untuk maksimalisasi akses barang yang disimpan adalah kebutuhan layout yang

12

lain. Perencanaan untuk perlindungan secara maksimum dari barang yang ada mengikuti secara langsung dari penyimpanan barang dengan tempat yang memadai dengan peralatan yang sesuai oleh pekerja yang terlatih dalam layout yang terancang dengan baik.

2.5.3

Tipe – Tipe Gudang Menurut Holy Icun Yunarto dan Martinus Getty Santika (2005) dalam bukunya

menyebutkan beberapa macam tipe gudang, yaitu:

1. Manufacturing plant warehouse Manufacturing plant warehouse adalah gudang yang ada di pabrik. Transaksi di dalam gudang ini meliputi penerimaan dan penyimpanan material, pengambilan material, penyimpanan barang jadi ke gudang, transaksi internal gudang, dan pengiriman barang jadi ke central warehouse, distribution warehouse, atau langsung ke konsumen. Menurut John Warman (2005, p6), manufacturing plant warehouse dapat dibagi-bagi lagi menjadi: •

Gudang Operasional Gudang operasional digunakan untuk menyimpan raw material dan sparepart yang nantinya akan diperlukan dalam proses produksi. Dalam gudang operasional ini dapat pula disimpan barang-barang work in process.

•

Gudang Perlengkapan Gudang perlengkapan merupakan gudang yang digunakan untuk menyimpan perlengkapan yang akan digunakan untuk memperlancar proses produksi. Perlengkapan merupakan barang yang digunakan untuk proses produksi tetapi tidak akan ditemui di finished good, karena barang ini hanya berfungsi membantu proses produksi. Setelah proses produksi berakhir barang ini akan

13

dikembalikan ke gudang perlengkapan. Biasanya berada dekat dengan line produksi. •

Gudang Pemberangkatan Gudang pemberangkatan adalah tempat yang digunakan untuk menyimpan barang yang telah menjadi finished good. Dari gudang inilah nantinya finished

good akan dikirimkan keluar, baik ke distributor atau retailer. Gudang ini dapat juga disebut gudang finished good. •

Gudang Musiman Gudang musiman adalah gudang yang bersifat insidentil dan hanya ada pada saat gudang-gudang baik operasional dan pemberangkatan penuh. Gudang ini biasanya bukan milik pabrik, tetapi disewa dari pihak lain untuk jangka waktu tertentu. Di gudang ini dapat disimpan apa saja mulai dari raw material hingga

finished good. 2. Central warehouse Central warehouse adalah gudang pokok. Transaksi di dalam central warehouse meliputi penerimaan barang jadi (dari manufacturing warehouse, langsung dari pabrik, atau dari supplier), penyimpanan barang jadi ke gudang, dan pengiriman barang jadi ke distribution warehouse.

3. Distribution warehouse Distribution warehouse adalah gudang distribusi. Transaksi dalam gudang ini meliputi penerimaan

barang

jadi

(dari

central

warehouse,

pabrik,

atau

supplier),

penyimpanan barang yang diterima gudang, pengambilan dan persiapan barang yang akan dikirim, dan pengiriman barang ke konsumen. Terkadang distribution

warehouse juga berfungsi sebagai central warehouse. 4. Retailer warehouse

14

Retailer warehouse adalah gudang pengecer, jadi dengan kata lain dapat dikatakan gudang yang dimiliki toko yang menjual barang langsung ke konsumen.

2.5.4

Operasi – Operasi Pergudangan Pergudangan terdapat tiga fungsi utama yaitu movement (perpindahan), storage

(penyimpanan) dan information transfer (transfer informasi). 1. Movement (Perpindahan) Fungsi movement ini merupakan fungsi utama, salah satu kegiatannya adalah memperbaiki perputaran inventory dan dan mempercepat proses pesanan dari produksi hingga ke pengiriman utama. Menurut Holy Icun Yunarto (2005) fungsi movement dibagi menjadi aktivitasaktivitas yang meliputi: •

Receiving (Penerimaan) Merupakan aktivitas penerimaan barang dimana didalamnya terdapat aktivitasaktivitas seperti pembongkaran muatan, penghitungan kuantitas yang diterima dan inspeksi kualitas dan kerusakan, juga aktivitas-aktivitas lain yang berkaitan dengan penerimaan barang di gudang

•

Putaway Merupakan proses pemindahan barang dari dok penerimaan ke gudang penyimpanan.

•

Customer Order Picking Merupakan aktivitas pemindahan barang dari gudang penyimpanan atau dari lokasi picking untuk kemudian disiapkan untuk proses pengiriman.

•

Packing Proses packing merupakan proses pengepakan barang yang akan dikirim ke konsumen.

15

•

Cross Docking Proses ini merupakan proses pemindahan barang dari area receiving langsung ke lokasi shipping tanpa melalui aktivitas penyimpanan di gudang.

•

Shipping Aktivitas ini merupakan aktivitas pengiriman dan meliputi proses pembuatan dokumen barang yang akan dikirim.

2. Storage (Penyimpanan)

Storage merupakan aktivitas penyimpanan barang baik yang merupakan barang baku ataupun barang hasil produksi. Penyimpanan barang dilakukan di dalam gedung gudang. Gudang finished good dan sparepart dapat menjadi satu atau dapat dipisahkan. 3. Information Transfer (Transfer Informasi) Aktivitas ini adalah aktivitas transfer informasi seperti informasi mengenai stock barang yang ada di gudang atau informasi-informasi lain yang berguna, informasi ini dapat merupakan informasi untuk pihak diluar gudang atau pihak gudang sendiri.

2.6

Klasifikasi Produk Gudang seperti kegunaannya secara umum merupakan suatu tempat untuk

menyimpan benda. Benda yang disimpan dalam gudang ini dapat pula disebut sebagai persediaan atau inventory. Secara umum persediaan dapat diklasifikasikan berdasarkan dua hal yang umum, yaitu klasifikasi persediaan berdasarkan fungsi dari barang dalam gudang dan klasifikasi persediaan berdasarkan kecepatan arus aliran barang. 1. Klasifikasi Persediaan Berdasarkan Fungsi Barang. Dalam dunia industri persediaan yang disimpan dalam gudang dapat bermacammacam fungsinya. Dalam klasifikasi ini gudang akan dibagi-bagi sesuai dengan barang apa yang disimpan dalam gudang tersebut. Secara umum, berdasarkan

16

fungsi fisiknya, persediaan dapat dibagi menjadi empat fungsi utama. Keempat fungsi persediaan tersebut adalah: •

Sebagai Raw Material Raw material merupakan barang yang akan diproses dan diberi nilai tambah untuk kemudian dapat dijual dan dipasarkan kepada konsumen dengan nilai yang lebih tinggi. Raw material dapat berbeda-beda untuk setiap perusahaan tergantung jenis usaha dan tujuan usahanya. Barang yang menjadi raw material di suatu perusahaan belum tentu manjadi raw

material pula di perusahaan lain. Dapat saja raw material disuatu perusahaan menjadi finished good di perusahaan lain. Misalnya, dalam perusahaan roti, barang yang menjadi raw material di perusahaan itu adalah tepung, akan tetapi bagi sebuah pabrik tepung, tepung adalah sebuah finished good yang dihasilkan dari proses-proses rumit yang mengubah biji gandum menjadi tepung. •

Sebagai Work In Process Barang Work in Process dalam bahasa sehari-hari dikenal dengan nama barang setengah jadi. Barang Work in Process ini adalah raw material yang dikenai proses untuk menjadi suatu produk hanya saja belum selesai, atau dapat dikatakan masih setengah jalan.

•

Sebagai Finished Good

Finished goods merupakan barang yang siap nuntuk disajikan atau siap untuk dipasarkan kepada konsumen. Finished goods ini merupakan barang yang diperoleh dari bahan dasar berupa raw material yang telah diproses dan diberi nilai tambah. •

Sebagai Sparepart atau Peralatan Peralatan atau sparepart adalah barang yang tidak memberikan nilai tambah kepada suatu raw material untuk menjadi finished goods, akan tetapi sparepart

17

akan sangat berguna sekali untuk mendukung kelancaran proses pemberian nilai tambah kepada raw material untuk menghasilkan finished goods. Contohnya pada perusahaan kertas peralatan yang digunakan untuk membentuk kertas A4 adalah sebuah pisau potong, dalam hal ini pisau potong merupakan peralatan yang digunakan untuk memberikan nilai tambah dari kertas yang berupa kertas gelondongan untuk kemudian diproses menjadi berukuran A4. Dalam hal ini peralatan dapat pula seluruh barang yang digunakan untuk keperluan maintenance mesin atau perlatan untuk memproses finished goods.

2. Klasifikasi Persediaan jika Dipandang Dari Aliran Arus Barang Dalam gudang baik gudang yang merupakan gudang raw material, gudang WIP, gudang finished goods ataupun gudang sparepart pasti akan terdapat perbedaan arus aliran barang-barang yang ada didalamnya. Dalam suatu gudang, misalnya gudang finished goods ada terdapat bermacam-macam finished goods yang disimpan dalam gudang tersebut yang berbeda jenisnya. Dengan adanya perbedaan jenis tersebut maka aliran setiap barang tidak akan sama. Dalam klasifikasi ini persediaan akan dipandang berdasarkan aliran barang tersebut apakah barang tersebut termasuk barang-barang fast moving, medium

moving atau slow moving. •

Barang Fast Moving Barang-barang yang disebut sebagai fast moving adalah barang dengan aliran yang sangat cepat, atau dengan kata lain barang fast moving ini akan berada di gudang dalam waktu yang sangat singkat.

•

Barang Medium Moving Barang medium moving adalah barang-barang yang aliran barangnya sedangsedang saja, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat. Biasanya barang ini akan

18

berada di gudang dalam waktu yang relatif lebih lama jika dibandingkan dengan barang-barang fast moving. •

Barang Slow Moving Barang-barang slow moving merupakan barang dengan arus aliran barang yang sangat lambat, sehingga biasanya barang-barang yang slow moving ini akan tersedia di gudang dalam jangka waktu yang cukup lama.

Aliran barang ini harus sangat diperhatikan dalam menjalankan manajemen pergudangan karena hal ini akan sangat menentukan apakah suatu gudang telah digunakan secara efektif atau belum. Dengan memperhatikan kecepatan aliran barang tersebut diharapkan aliran barang yang ada di gudang menjadi lancar. Untuk barang fast moving dijaga agar stock digudang tidak kehabisan sehingga tidak mengecewakan konsumen, sedangkan untuk barang yang slow moving dijaga agar tidak terjadi penumpukan barang yang tidak perlu sehingga kapasitas gudang dapat digunakan sebaik dan seefektif mungkin.

2.7

Proses dalam Pergudangan Berikut adalah proses-proses yang ada dalam pergudangan.

2.7.1

Penerimaan Barang Ada beberapa pandangan yang menyebutkan bahwa proses penerimaan barang

memegang peranan penting bagi keseluruhan proses pergudangan. Kesalahan yang terjadi pada saat awal akan berimbas pada bagian yang lain, bahkan dapat merugikan konsumen. Untuk mencegahnya, perlu dibuat penjadwalan yang baik dengan memperkirakan jumlah barang yang akan masuk ke gudang. Pemberian prioritas pada beberapa jenis barang juga akan meningkatkan produktivitas dari pekerjaan. Dalam proses penerimaan, terdapat beberapa aktivitas sebagai berikut:

•

Menyediakan area khusus yang ideal untuk pembongkaran barang dari kendaraan.

19

•

Mencatat waktu kedatangan dan nomor kode barang.

•

Menerima surat jalan barang dan mencocokkannya dengan perintah kerja.

•

Mempersiapkan kendaraan untuk melakukan pembongkaran muatan.

•

Membongkar muatan.

•

Memeriksa dan mencatat jumlah barang, kondisi, dan kerusakan yang mungkin timbul.

•

2.7.2

Memindahkan muatan dari area penerimaan ke lokasi yang sudah ditentukan.

Product Coding Setiap perusahaan memiliki metode tertentu untuk mengidentifikasi produk-

produknya menggunakan suatu sistem pengkodean. Sistem tersebut dapat bersifat unik (mis: Sistem MESC pada perusahaan Shell yang memakai 10 nomor kode) atau mengikuti standar tertentu (mis: Pemakaian bar code labelling di produk industri makanan). Faktorfaktor yang menjadi alasan pemakaian kode barang adalah:

•

Mempermudah identifikasi produk.

•

Menghindari terjadinya duplikasi stok.

•

Mempermudah pihak luar seperti konsumen atau distributor untuk mengenali produk.

•

2.7.3

Mengetahui lokasi barang di gudang.

Penyimpanan Barang Dalam penyimpanan barang di gudang terdapat beberapa tehnik yang terdiri dari

tata letak barang dan racking system. Tata letak barang dalam gudang atau biasanya disebut dengan layout barang merupakan suatu metode peletakan barang dalam gudang untuk mempermudah,

20

mempercepat dan meningkatkan efisiensi dari gudang tersebut dalam menampung barang maupun mengalirkan permintaan barang kepada pihak yang melakukan permintaan. Pihak yang melakukan permintaan ini dapat dibagi menjadi internal customer atau external

customer. Internal customer adalah pelaku demand yang berada dalam suatu perusahaan yaitu departemen lain dalam perusahaan. Sedangkan external customer adalah konsumen dalam pengertian secara umum yaitu pihak pelaku demand yang berasal dari luar perusahaan.

Racking System adalah suatu cara untuk meningkatkan kapasitas tanpa melakukan pelebaran gudang. Selain itu juga dapat digunakan untuk melakukan pengelompokan barang sehingga gudang telihat lebih teratur tanpa membutuhkan tempat yang terlalu luas.

2.7.3.1 Tata Letak Barang Dalam melakukan pengaturan tata letak barang di gudang terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan. Menurut John Warman (2004, p69) hal yang harus diperhatikan dalam melakukan pengaturan tata letak gudang adalah sistem pengukuran kecepatan yang baik dan sistem pengendalian yang baik. Sistem pengukuran kecepatan akan melihat barang berdasakan klasifikasi kecepatan arus aliran barang dimana barang akan dibagi menjadi 3 macam yaitu slow moving, medium moving dan fast moving. Dengan melihat ketiga macam barang di atas maka akan dapat dilakukan pengendalian barang dengan baik. Untuk barang-barang slow moving hendaknya diletakan di bagian gudang yang paling sulit untuk dijangkau, dengan alasan karena barang ini sangat jarang mengalami perpindahan barang. Sedangkan untuk barang-barang fast moving biasanya diletakan di bagian yang cukup terbuka sehingga dapat memudahkan dalam melakukan pengambilan barang. Dengan melakukan peletakan barang seperti di atas maka pengendalian dalam melakukan pengambilan barang akan lebih mudah, sehingga efisiensi gudang akan menjadi tinggi.

21

Dalam sebuah dunia nyata tidak akan ada gudang yang sama persis untuk satu perusahaan dan perusahaan lain, ini dipengaruhi oleh jumlah item yang diproduksi perusahaan, item yang menjadi slow moving atau fast moving dan kapasitas gudang dari masing-masing perusahaan.

2.7.3.2 Racking System Tujuan dari sistem rak yang utama adalah untuk meningkatkan kapasitas gudang tanpa harus melakukan pelebaran gudang. Hal ini disebabkan karena dengan menggunakan sistem rak kita akan melakukan penyusunan barang dengan konsep bertingkat, dengan kata lain kita melakukan pemanfaatan ketinggian untuk memperbanyak kapasitas dari gudang. Rak dalam konsep ini dapat terdiri dari dua macam rak yaitu: a. Rak Permanen Rak permanen yaitu rak yang memiliki konstruksi bangunan yang permanen, dengan kata lain rak permanen tidak akan dapat dipindah-pindahkan jika diperlukan di bagian lain. Kalaupun rak ini dapat dipindahkan atau dibongkar akan membutuhkan biaya yang besar, karena rak ini sudah menjadi bagian tetap dari gudang. b. Rak Sementara Rak sementara terdiri dari konstruksi rak yang dapat dipindah-pindah atau dibongkar jika sudah tidak diperlukan. Rak sementara biasanya digunakan jika layout suatu gudang belum pasti dan sering megalami perubahan yang disebabkan oleh hal-hal yang menjadi keterbatasan perusahaan.

22

Salah satu bentuk rak sementara ada pada gambar berikut :

Sumber : John Warman, p103

Gambar 2.1 Rak Sementara

2.7.4

Pencarian dan Pengambilan Barang Ada dua jenis metode dalam pengambilan barang dari ruang penyimpanan,yaitu:

a. Manual methods 1. Basic order picking

•

Petugas pengambil barang bergerak menuju tumpukan barang menggunakan peralatan/kendaraan yang tersedia, baik untuk jalur aisle sempit ataupun lebar.

•

Pola jalur pengambilan barang dapat bervariasi, baik dengan pola pengambilan seperti ular yang jalurnya U, zigzag, dan pola switch. Tingkat efisiensinya berbeda-beda, misalnya: Dengan pola pengambilan ular, operator akan bergerak mengelilingi satu aisle dan akan berlanjut ke aisle yang lain, dimana hal ini efektif untuk pola jalur U. Sedang dengan pola pengambilan switch, operator bergerak dari aisle rak yang satu menuju ke aisle dari rak yang lain.

23

•

Pola pengambilan barang ini akan berdampak pada waktu pengambilan barang, terutama pada operasi yang memiliki banyak aktivitas pengambilan barang.

2. Batch picking or pick by line Dimana banyak order yang dikelompokkan menjadi satu. Operator akan mengambil banyak order dalam sekali pengambilan dengan menggunakan hand pallet truck. 3. Zone picking Dimana area pengambilan barang ini dibagi menjadi beberapa wilayah dengan menempatkan operator pada setiap wilayah itu. Jika satu order telah diambil, maka akan diteruskan ke wilayah yang lain. 4. Wave picking Dimana barang dari semua wilayah akan diambil pada waktu bersamaan, kemudian jenis barang tersebut akan dipisah sesuai dengan permintaan dari setiap customer.

Seperti yang telah dijelaskan di atas, pengambilan barang seringkali menjadi penyebab biaya yang utama yang kemudian mempunyai dampak langsung terhadap biaya keseluruhan dalam menjalankan kegiatan pergudangan. Berikut tentang peningkatan pengambilan dalam gudang:

•

Mempercepat waktu pengambilan barang, contoh: dengan menggunakan

powered pallet trucks dan menempatkan barang di tempat yang tidak terlalu tinggi.

•

Mengurangi jarak tempuh, contoh: memisahkan barang dalam kategori fast,

medium, dan slow moving.

•

Mengambil beberapa jenis barang sekaligus.

•

Membawa barang ke operator menggunakan convenyor.

b. Automated picking methods

24

Metode ini menggunakan mesin-mesin otomatis statis (berada pada satu tempat saja). Berikut ini merupakan beberapa di antaranya:

•

Robotics, mirip dengan konsep lengan robot di jalur perakitan pada industri manufaktur.

•

Carousels. Mesin yang digerakkan komputer ini berbentuk seperti komedi putar dengan rak-rak barang di sekelilingnya. Barang akan diletakkan ke dalam rak, lalu rak akan bergerak secara vertikal menuju lokasi tertentu. Di tempat itu akan ada operator yang menunggu untuk mengambil barang. Carousels memiliki produktivitas yang rendah (1-3000 item/jam), namun memiliki akurasi yang tinggi.

•

Conveyors/Sorters. Barang akan diletakkan oleh operator di atas ban berjalan. Lalu barang akan bergerak menuju alat pemisah (sorters), yang akan memisahkan barang-barang ke dalam jenis-jenis tertentu sesuai order. Sorters memiliki tingkat produktivitas yang tinggi, dapat mencapai 18000 item/jam.

2.7.5

Pengeluaran barang Kegiatan ini merupakan tahapan terakhir dalam proses pergudangan. Aktivitas-

aktivitas dalam tahap pengeluaran adalah sebagai berikut:

•

Memeriksa surat perintah pengeluaran dan mencocokkan dengan surat jalan yang dibawa oleh pihak pengambil barang.

•

Memeriksa dan mencatat kondisi barang yang akan dikeluarkan, serta kerusakan yang mungkin timbul.

•

Mempersiapkan area pemuatan barang.

•

Mempersiapkan kendaraan pengangkut.

•

Mengeluarkan barang dari ruang penyimpanan dan memuat ke kendaraan

25

•

Memberi segel pengaman pada barang muatan (disaksikan oleh pengambil barang).

•

Meminta tanda tangan pengambil barang.

•

Mencatat waktu keberangkatan barang dan nomor segel pengamannya.

2.8

Masalah Tata Letak Tata letak gudang merupakan pertimbangan penting bagi perencana fasilitas karena

cenderung naiknya biaya untuk meminjam, menyewa atau membeli. Seperti tata letak mesin, tata letak gudang yang baik harus menggunakan ruang penyimpanan yang ada untuk meminimalisasi biaya penyimpanan dan pemindahan bahan. Beberapa faktor yang menjadi pertimbangan dalam perencanaan tata letak gudang adalah bentuk dan ukuran aisle, tinggi gudang, lokasi dan orientasi area docking, tipe rak yang digunakan serta otomatisasi yang terlibat dalam penyimpanan atau pengambilan.

2.8.1

Perencanaan Layout Penyimpanan Tujuan dari perencanaan layout dari bagian penyimpanan atau gudang yaitu: 1. Untuk efektivitas dari penggunaan ruang 2. Memberikan material handling yang efisien 3. Untuk meminimalkan biaya penyimpanan ketika memenuhi pelayanan pada level tertentu 4. Untuk memberikan fleksibilitas maksimum 5. Untuk menyediakan pengaturan rumah tangga produksi yang baik Untuk melengkapi dan memenuhi tujuan ini, maka beberapa prinsip atau faktor atau

kriteria untuk penerapan area penyimpanan harus diintegrasikan. Faktor-faktor tersebut antara lain: -

Faktor komoditi

-

Faktor Space utilization

26

Faktor komoditi sendiri dapat dibagi menjadi 4 kriteria yaitu : 1. Popularity (popularitas) Hukum Pareto menyatakan, “85% kesejahteraan di dunia dimiliki atau dipegang oleh 15% orang “. Hukum Pareto ini seringkali diterapkan pada popularitas dari material yang disimpan. Biasanya, 85% turn over material hanya dilakukan oleh 15% material yang disimpan. Untuk memaksimalkan pengambilan, maka 15% material popular harus disimpan dengan jarak tempuh yang minimal. Dalam kenyataannya, material disimpan sehingga jarak tempuh (jangkauan) berkebalikan secara relative dengan popularitas material. Jarak tempuh ini dapat diminimalkan dengan menyimpan item popular pada daerah atau area penyimpanan (deep storage

area) dan menempatkan material untuk meminimalkan jarak tempuh total. Pada gambar dapat dilihat bahwa dengan menyimpan material dalam bentuk deep storage (penataan bertingkat) maka jarak tempuh ke material lain lebih kecil daripada material yang disimpan dalam shallow areas (penataan melebar). Apabila material memasuki dan meninggalkan gudang dari titik yang sama maka material yang popular dapat diposisikan sedekat mungkin dengan titik tersebut. Selanjutnya apabila material memasuki dan meninggalkan area gudang dari titik yang berbeda dan diterima serta dikirimkan dalam jumlah yang sama, material yang paling popular harus diposisikan sepanjang rute secara langsung diantara titik kedatangan dan keberangkatan. Hal ini juga berlaku untuk kondisi sebaliknya yaitu area masuk dan pergi berbeda dan jumlah penerimaan serta pengiriman berbeda, maka material yang paling popular memiliki rasio penerimaan ataupun pengiriman terkecil dan ditempatkan dekat dengan titik pengiriman sepanjang rute yang langsung dilewati antara titik masuk dan keluar tersebut. Akhirnya material yang popular memiliki rasio pengiriman atau penerimaan terbesar sehingga harus diposisikan dekat dengan titik penerimaan sepanjang rute langsung yang dilewati antara titik masuk dan keluar

27

(rasio penerimaan atau pengiriman tidak lebih dari rasio jarak tempuh untuk penerimaan dan jarak tempuh untuk pengiriman suatu material)

Sumber : http://digilib.petra.ac.id

Gambar 2.2 Penyimpanan Barang berdasarkan Popularity

2. Similarity ( kesamaan ) Prinsip kedua dari pengaturan layout penyimpanan yaitu berdasarkan kesamaan dari material yang disimpan. Dengan menyimpan komponen yang memiliki kesamaan maka jarak tempuh untuk order pengambilan maupun penerimaan dapat diminimumkan. 3. Size ( ukuran ) Memiliki komponen kecil yang disimpan dalam ruang yang didesain untuk komponen besar adalah tindakan pemborosan. Umumnya, sering dijumpai bahwa komponen yang besar tidak dapat disimpan pada rak (sesuai dengan popularitasnya atau kesamaan) karena tidak muat. Untuk mengurangi hal ini maka, variasi dari ukuran lokasi penyimpanan harus diberikan. Apabila kendala yang dihadapi adalah

28

ketidakpastian ukuran dari material yang disimpan maka rak yang adjustable (dapat dipindahkan atau diatur sesuai dengan keinginan) dapat digunakan untuk mengatasi hal itu. Secara umum, material berat dan berjumlah banyak harus disimpan dekat dengan titik pemakaian. Maka, perancangan dari ruangan juga berdasarkan dari kemudahan penanganan dan popularitas dari komponen. Apabila dijumpai dua komponen yang sama popular, sama banyak maka komponen yang paling mudah pemindahannya akan ditempatkan dekat dengan titik pemakaiannya. Apabila salah satu komponen lebih popular dari komponen lainnya tapi komponen yang kurang popular itu ternyata penanganannya lebih mudah maka harus dibandingkan (trade

off) untuk menentukan posisi komponen tersebut. Jika ukuran dari komponen menjadikan beban lantai bermasalah maka komponen yang lebih berat disimpan pada area yang memiliki beban terendah. Komponen ringan, mudah dipindahkan harus disimpan pada area yang memiliki beban lebih besar. 4. Characteristics (karakteristik) Karakteristik dari komponen yang disimpan dan ditangani seringkali berlawanan dengan metode yang diindikasikan oleh popularitas, kesamaan, dan ukuran mereka. Beberapa karakteristik komponen yang penting yaitu: a.

Perishable materials (komponen yang mudah rusak). Komponen ini membutuhkan penanganan kontrol lingkungan yang serius dan juga penentuan shelf life harus dipertimbangkan.

b.

Oddly shapped and crushable items (komponen bentuk khusus dan mudah rusak). Komponen tertentu tidak akan sesuai dengan area penyimpanan yang tersedia. Pada komponen dengan bentuk khusus tersebut membutuhkan penanganan yang cenderung bermasalah karena jika komponen tersebut harus disimpan

maka

dibutuhkan

ruang

khusus

yang

terbuka

untuk

29

penyimpanannya. Apalagi jika komponen tersebut mudah rusak atau dapat rusak karena ketidaksesuaian kelembaban maka metode penyimpanan dan satuan unit penyimpanan harus disesuaikan. c.

Hazarduous materials (komponen berbahaya). Komponen seperti cat, varnish dan bahan kimia yang mudah terbakar membutuhkan penyimpanan yang terpisah. Kode keselamatan harus dicek dan langsung diikuti oleh seluruh komponen yang mudah terbakar atau meledak. Asam dan komponen berbahaya lainnya harus dipisahkan untuk mengurangi kecelakaan terhadap pekerja.

d.

Security items (komponen dengan pengamanan khusus). Hampir semua komponen dapat hilang. Untuk komponen dengan pengamanan khusus seringkali menjadi target yang mudah hilang. Komponen ini sebaiknya diberikan perlindungan tambahan didalam area penyimpanan.

e.

Compatibility (kecocokan atau kesesuaian). Beberapa bahan kimia tidak berbahaya disimpan sendiri, tapi mudah menguap jika bercampur dengan unsur lain. Beberapa material tidak membutuhkan penyimpanan khusus tapi dapat dengan mudah terkontaminasi dengan material lain apabila ditempatkan bersama-sama. Maka perlu dipertimbangkan penyimpanan bercampur ini agar tidak menemui permasalahan.

2.8.2

Perencanaan Layout Fasilitas Pengembangan terhadap layout warehouse merupakan proyek yang kompleks

karena layout tersebut mempunyai pembatas-pembatas seperti ukuran dan ruang untuk kolom, arah dan ukuran tempat penerimaan, tinggi plafon, bentuk bangunan serta kondisi geografik.

30

Perancangan untuk peralatan layout fasilitas untuk bangunan yang sudah ada merupakan pekerjaan yang lebih rumit karena rak dan peralatan pemindah bahan harus sesuai dengan bangunan. Sebuah bangunan yang sudah ada mempunyai beberapa konstrain terhadap layout peralatan. Beberapa diantara konstrain tersebut adalah ukuran dan jarak antar kolom bangunan, arah bentangan, tinggi langit-langit, tinggi dan lokasi pintu, kondisi lantai, lokasi truck yard, area kantor dan pendukung lainnya, lokasi dari sumber listrik dan air serta penghalang yang ada (pipa, cerobong, dan pemanas atau pendingin ruangan). Selama proses layout peralatan, kolom bangunan muat dengan ruang antara bagian rak. Untuk merancang pengaturan dari rak maka harus memperhatikan jarak antar kolom dan dapat menyediakan lintasan yang memadai untuk pemindahan bahan.

2.8.3

Prinsip Jalan Lintasan (aisles) Prinsip ini diterapkan dalam area kunci fungsi warehouse. Area fungsi tersebut

adalah

fungsi

penerimaan,

transportasi,

pembukaan,

penyortiran,

penghitungan,

penyimpanan, order pick, pemilihan, pengepakan, dan pengiriman. Layout aisle warehouse yang layak adalah meningkatkan produktivitas transportasi operator warehouse, mengurangi resiko kerusakan barang dan peralatan, dan memudahkan perpindahan peralatan dan operator diantara fungsi tersebut. Dengan dimensi aisle tersebut, maka operasi warehouse memperoleh produktivitas yang memuaskan, pengurangan rusaknya barang dan peralatan, menjadi lebih untung, dan menyediakan pelayanan yang lebih baik kepada konsumen. Bentuk dan ukuran aisle tergantung oleh : 1.

tipe peralatan pemindah bahan yang digunakan.

2.

tipe dari rak yang digunakan.

Bila yang digunakan adalah forklift, maka dapat dipilih aisle sempit. Sedangkan bila yang digunakan adalah traktor maka diperlukan aisle lebar. Apabila digunakan rak dua sisi

31

maka setiap rak harus dipisahkan untuk memudahkan penyimpanan atau pengambilan. Pengaturan ini akan menambah ruang untuk aisle tapi mengurangi ruang penyimpanan.

2.9

Steps Of The Framework Untuk mendesain layout sebuah gudang, ada beberapa langkah yang harus

dilakukan, yaitu sebagai berikut: 1. Menentukan jenis dan tujuan dari sebuah gudang. Jenis dan tujuan dari sebuah gudang harus ditentukan terlebih dahulu, apakah gudang tersebut merupakan pusat distribusi, gudang manufaktur, atau gudang umum. Hal ini dilakukan agar dapat membantu perancang dalam menentukan level operasi yang diharapkan beserta persyaratan desain yang akan dibuat. 2. Meramalkan dan menganalisa dari permintaan yang diharapkan. Langkah ini adalah syarat untuk menetapkan kapasitas dari sebuah gudang dan menyiapkan informasi yang akan digunakan dalam menentukan inventory levels, peralatan, dan juga lokasi penyimpanan barang. Dalam langkah yang kedua ini, termasuk didalamnya perkiraan dan identifikasi hal-hal berikut: •

Permintaan barang yang tinggi dan rendah.

•

Tren dan perubahan pola permintaan.

•

Persentase dari barang yang dapat dipesan utuh dan sebagian.

•

Variasi permintaan.

•

Persentase permintaan lokal dan pasar umum.

•

Identifikasi barang-barang yang bersifat musiman, dan waktu pada saat mereka mencapai puncak dan rendah.

•

Volume order.

3. Menentukan kebijakan operasi.

32

Operasi yang terjadi didalam gudang harus diteliti apabila mempengaruhi

layout dari desain yang akan dibuat. 4. Menentukan tingkat inventori. Menentukan tingkat inventori untuk bermacam-macan jenis barang yang disimpan dalam sebuah gudang juga merupakan keputusan operasional yang mempengaruhi ukuran jalan lintasan, rak yang digunakan, serta memperkirakan ruang yang dibutuhkan. 5. Class Formation. Langkah ini akan dilakukan apabila sudah ditetapkan pada awal untuk menggunakan kelas-kelas atau group-group dalam metode penyimpanannya. Penggunaan metode kelas-kelas ini mengurangi waktu pengambilan komponen dan jarak nya. Selain itu, pendistribusian nya pada seluruh area sebuah gudang membantu mengurangi adanya sekat apabila barang atau komponen yang popular tidak ditempatkan pada satu kelas tertentu namun juga disebarkan pada beberapa kelas. Kelas-kelas ini dibentuk berdasarkan permintaan akan masing-masing barang, karakteristik fisik, dan lain sebagainya. 6. Departementalization dan membuat layout umum.

Departementalization perlu dilakukan karena pada sebuah gudang memiliki beberapa departemen atau bagian-bagian yang akan diatur pada langkah ini dengan menggunakan informasi dari langkah pertama dan ke tiga di atas. Departemen utama dari sebuah gudang berhubungan langsung pada fungsi utama yaitu seperti bagian penerimaan, penyimpanan, packing, penyortiran, dan juga pengiriman. Sedangkan beberapa fungsi lain, seperti penambahan nilai barang dan lain nya dapat membentuk departemen tersendiri. Jumlah dan ukuran dari departemen dapat dikurangi apabila beberapa fungsi dibentuk dalam satu departemen. Lokasi kantor

33

dan departemen lain nya dalam sebuah gudang seperti maintenance dan computer dapat ditentukan setelah mengembangkan susunan departemen-departemen utama. 7. Menentukan dinding penyekat penyimpanan. Bagian penyimpanan adalah departemen utama dalam sebuah gudang. Biasanya ruang penyimpanan ini disekat menjadi ruang cadangan dan juga area pengambilan barang untuk membantu operasi, dan untuk mengurangi perpindahan, dan penghitungan faktor-faktor lain seperti permintaan barang serta jumlah dan tipe dari unit loads. Sebagai contoh, area pengambilan barang dapat dibagi atau disekat menjadi sub-sub area yang berhubungan dengan barang ukuran kecil dan ukuran besar. Beberapa sub area dapat beroperasi secara mandiri atau digunakan untuk tujuan tertentu seperti area penyimpanan barang yang sudah tidak terpakai. 8. Mendesain material handling yang digunakan, tempat penyimpanan, serta sistem sortir. Desain material handling, sortir ,dan system penyimpanan juga merupakan aktivitas utama dalam sebuah gudang. Hal ini juga berhubungan langsung dengan desain gudang serta jalan lintasan dan ruang yang digunakan. Keputusan yang dihasilkan dalam langkah ini sangat banyak, termasuk didalamnya yaitu penentuan metode penyimpanan, kedalaman penyimpanan, jenis dan dimensi unit loads, jumlah dan

kapasitas

material

handling,

dimensi

rak

yang

digunakan

beserta

penyekatannya, dan lain sebagainya. 9. Mendesain jalan lintasan yang akan digunakan. Penentuan jumlah jalan lintasan, lokasi lintasan, panjang dan kedalaman lintasan adalah langkah penting dalam mendesain layout gudang, karena berpengaruh pada ruang yang dibutuhkan, dan materal handling yang digunakan. Sebagai contohnya, lintasan yang pendek dapat dijangkau oleh satu operator saja, jadi lebar lintasan tidak perlu dibuat sangat lebar. Begitu pula sebaliknya, apabila

34

lintasan sangat panjang memerlukan beberapa operator dalam proses pengambilan maupun penyimpanan barang, jadi diperlukan lintasan yang agak lebar, agar operator yang saling berpapasan dapat melakukan aktivitasnya dengan lancar. 10. Menentukan ruangan sesuai dengan kebutuhan. Pada langkah ini kita membuat perkiraan dari ruang yang dibutuhkan untuk sebuah gudang. Perkiraan yang salah, di satu sisi akan mengakibatkan kondisi yang sangat kacau, dan di sisi lain akan membuang ruangan secara percuma. Persyaratan ruangan yang dibutuhkan untuk sebuah gudang tergantung pada banyak faktor, diantaranya adalah tingkat inventori, jumlah serta ukuran dari jalan lintasan (aisles) yang digunakan, jenis dan jumlah peralatan penyimpanan, serta kedalaman dan ketinggian penyimpanan. 11. Menentukan jumlah dan lokasi dari Input dan Output points. Jumlah dan lokasi dari Input dan Output points sangat mempengaruhi jarak pengambilan dan waktu yang digunakan untuk aktivitas searching ,waktu yang digunakan untuk proses penyimpanan, serta penentuan sekat. Input dan Output

points dibutuhkan untuk pembagian departemen, sistem sortir, lintasan, dan peralatan yang digunakan seperti konveyor, dan lain sebagainya. Langkah ini akan dilakukan setelah pengaturan departemen-departemen, desain lintasan, dan juga pemilihan dan lokasi peralatan yang telah dilakukan pada langkah-langkah sebelumnya. Input dan Output points dapat ditempatkan pada banyak tempat seperti di tengah, ataupun di kedua titik akhir dari lintasan dengan tujuan untuk meningkatkan kecepatan pengambilan barang, dan mengurangi perpindahan.Yang terpenting, lokasi nya harus relatif terhadap pola aliran dari layout untuk menjaga kemudahan searching komponen. 12. Menentukan jumlah dan lokasi dari pintu masuk(Docks).

35

Memiliki beberapa pintu masuk pada sebuah gudang sangat perlu agar dapat mengakomodasi bermacam-macam model transportasi yang digunakan, dan juga mencegah terjadinya delay. Pintu masuk (docks) sebaiknya berada pada beberapa sisi dari sebuah gudang. Akan tetapi, lokasinya harus berhubungan dengan pola aliran secara umum agar dapat mangatur perpindahan barang dengan baik. 13. Pengaturan penyimpanan. Melakukan penyimpanan pada lokasi yang tepat adalah langkah yang sangat penting dalam mendesain sebuah gudang, karena berpengaruh pada waktu dan biaya perpindahan, serta produktivitas dari operator. Pada langkah ini, juga harus melihat kembali hal-hal yang sangat berhubungan erat, antara lain penentuan lokasi penyimpanan peralatan dalam area penyimpanan dan pengambilan, penempatan barang dan kelas-kelas pada lokasi penyimpanan, serta pengaturan barang pada masing-masing kelas. 14. Zone Formation.

Zone Formation merupakan pembagian area penyimpanan atau bagianbagian dari gudang menjadi areal-areal tertentu dimana seorang operator hanya beroperasi pada areal yang sudah ditentukan. Hal ini merupakan sebuah contoh dari kesesuaian

yang

dapat

membantu

meningkatkan

kinerja

pengambilan

dan

penyimpanan. Jumlah, ukuran, dan komposisi dari tiap areal atau zona sangat beragam, dan seharusnya sangat berhati-hati dalam menentukan susunannya, agar menghindari meningkatnya perpindahan dan waktu pengambilan.

2.10

Stock Location System Setelah

perancangan

area

penyimpanan,

sebuah

sistem

diperlukan

untuk

mempermudah pencarian lokasi barang yang diinginkan. Pada dsarnya, system ini

36

menggunakan simbol atau angka yang secara akurat mengidentifikasi setiap titik pada gudang. Contohnya : 112-12-3. Simbol ini diintepretasikan sebagai berikut : -

baris :112

-

tumpukan :12

-

tingkat : 3

Sumber : http://digilib.petra.ac.id

Gambar 2.3 Simbol Stock Location System Dalam penerapan system ini pada perencanaan layout lantai pabrik, penomoran baris penyimpanan dilakukan dari kiri ke kanan dan dari bawah keatas. Jika sejumlah bangunan mempunyai area penyimpanan, semua area tersebut sebaiknya mempunyai penomoran dan pengaturan yang sama, jadi orang yang telah beradaptasi dengan salah satu area penyimpanan, dapat menemukan lokasi bila berada di area penyimpanan yang lain.

37

Sumber : http://digilib.petra.ac.id

Gambar 2.4 Stock Location System

2.11

Flow Process Inventory Flow inventory adalah alur jalannya inventory tersebut dalam bisnis perusahaan. Jadi

dapat dikatakan bahwa bentuk dari flow process tersebut ditentukan dari bagaimana bentuk dari bisnis perusahaan tersebut. Semakin kompleks bisnis maka flow process dari inventory ini akan semakin panjang, sedangkan jika bisnis tidak kompleks maka flow process akan pendek. Flow process inventory dapat digambarkan secara umum menjadi:

Sumber : http://digilib.petra.ac.id/viewer.php?page=9&qual

Gambar 2.5 Flow Process Inventory

Gambar 2.5 merupakan gambaran secara umum dari flow process inventory.

Supplier merupakan mata rantai pertama dari flow process, dimana tugas utama dari supplier adalah mendatangkan raw material dan sparepart. Raw material yang telah

38

didatangkan dan sparepart disimpan dalam gudang raw material atau gudang sparepart. Untuk gambar di atas tidak digambarkan gudang raw material karena diasumsikan barang dari supplier akan langsung di proses sehingga nantinya akan menghasilkan work in process bahkan finished goods. Finished goods ini nantinya akan disimpan dalam gudang finished

goods untuk memenuhi customer demand.

2.12

Uraian Pekerjaan (Job Deskription) Menurut John Warman (2004, p214-217) uraian perkerjaan digunakan untuk

mengurangi kemungkinan terjadinya pergesekan. Dengan menggunakan job description pekerjaan akan dirumuskan secara tertulis dan bersamaan dengan itu dinyatakan pula keterkaitan dengan orang atau departemen lain. Beberapa tujuan perlunya job description adalah sebagai berikut: 1. Menetapkan tanggung jawab dan kewajiban yang melekat pada suatu jabatan dan orang yang memegang jabatan tersebut. 2. Menetapkan hubungan dengan orang atau departemen lain. 3. Membantu memecahkan kesulitan dan salah pengertian. 4. Memberitahukan kecakapan dan pengetahuan yang disyaratkan untuk pekerjaan tersebut. 5. Menyatakan batas tugas dan prosedur pergantian apabila sudah diperlukan. 6. Digunakan sebagai standar untuk menilai kelayakan seorang dalam kesempatan naik pangkat. 7. Pangkal standar untuk seleksi dan penilaian prestasi. 8. Merupakan dasar untuk merencanakan pelatihan pejabat.

Job description harus ditetapkan untuk semua jabatan dalam organisasi, mulai dari direktur sampai dengan karyawan. Yang terpenting adalah bahwa apa yang ditulis benar-

39

benar merupakan rumusan tugas orang yang berkaitan. Kesulitan yang biasanya timbul adalah jika suatu sistem baru saja dilaksanakan. Jika seseorang sudah biasa dengan sistem lama dan sudah menjadi nyaman dalam menjalankannya maka akan lebih sulit jika dibuat sistem baru yang berbeda dengan sistem lama.

Job description akan mengurangi masalah yang berkaitan dengan pekerjaan. Job description ini akan memberikan kerangka kerja dimana seseorang dapat mengembangkan dirinya, juga menyoroti segala kelemahan organisasi. Sedangkan kelemahan tidak akan nampak dalam bagan organisasi. Selain itu job description juga akan menunjukan batasbatas dari semua jabatan dan kedudukan.

40

2.13

Kerangka Berpikir Analisa sistem pergudangan -

Sistem penerimaan barang dari pemasok Sistem pembukuan dan product coding Sistem penyimpanan barang o Tata letak barang o Racking system Sistem pencarian dan pengambilan barang Sistem pengeluaran barang Pengukuran waktu dan biaya kerusakan Utilitas ruang gudang

Ya

Sesuai harapan

Tidak Perbaikan sistem pergudangan -

Sistem penerimaan barang dari pemasok Sistem pembukuan dan product coding Sistem penyimpanan barang o Tata letak barang o Racking system Sistem pencarian dan pengambilan barang Sistem pengeluaran barang Pengukuran waktu dan biaya kerusakan Utilitas ruang gudang

Sistem pergudangan yang efektif

Gambar 2.6 Kerangka Pemikiran

Stop