BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1
Teori Umum
2.1.1 Proses Bisnis “In business, a process is defined as an interrelated, sequential set of activities and tasks that turns into outputs” (Pearlson & Saunders, 2009, p. 138) Menurut Pearlson, didalam sebuah proses harus ada awal dan akhir, input dan output, sekumpulan tasks yang merubah input menjadi outputs, dan sekumpulan metric untuk mengukur keefektifannya.
Receive
Create and
Receive
Verify
Pay
Requirement
Send
Goods
Invoice
Vendor
for Goods/
Purchase
Service
Order
Gambar 2. 1 Contoh proses bisnis Sumber: (Pearlson & Saunders, 2009, p. 138) Menurut Magal dan Word (2012, pp. 4-3), proses bisnis merupakan serangkaian tugas atau aktifitas yang menghasilkan hasil yang diinginkan. Setiap proses dipicu oleh beberapa kejadian, seperti menerima pesanan pelanggan atau kebutuhan untuk menambahkan inventory. Hal tersebut terjadi di bagian atau area fungsional yang berbeda dalam organisasi, seperti sales, warehouse, manufacturing, dan accounting. Contohnya, ketika retailer (pelanggan) memesan sepeda, maka manufacturer (seller) menggunakan proses spesifik untuk memastikan produk yang tepat akan di kirimkan kepada pelanggan di waktu yang ditentukan dan pembayaran untuk pesanan sudah diterima.
7
8 2.1.2 Penjualan “Like other organizational processes-sales is not a silo. Sales relies on collaboration with other departements, including marketing and engineering, in addition to insight gained from previous sales efforts” (Baldwin, 2010, p. 12) “Penjualan merupakan kegiatan yang dilakukan oleh penjual dalam menjual barang atau jasa dengan harapan akan memperoleh laba dari adanya transaksitransaksi tersebut dan penjualan dapat diartikan sebagai pengalihan atau pemindahan hak kepemilikan atas barang atau jasa dari pihak penjual ke pembeli.” (Mulyadi, 2008, p. 202) Penjualan secara umum dapat dibedakan menjadi dua, yaitu penjualan tunai dan penjualan kredit. Namun terdapat pula istilah penjualan cicilan dan penjualan konsinyasi. Berikut merupakan penjelasan dari 4 jenis penjualan, yaitu: a) Penjualan Tunai Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang lebih dulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. b) Penjualan Kredit Penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan mengirimkan barang sesuai order kepada pembeli. Perusahaan akan mengirimkan tagihan kepada pembeli pada jangka waktu tertentu. c) Penjualan Cicilan Menurut Zebua (2009, p. 71), penjualan cicilan adalah penyerahan produk kepada pembeli dengan menerima uang muka (down payment) dan sisanya dalam pembayaran cicilan selama beberapa tahun. d) Penjualan Konsinyasi Situasi dimana pihak pemegang barang bersedia bertindak sebagai agen bagi pemilik sebenarnya
9 2.1.3 Project Management Definisi dari project menurut Prabhakar dalam Journal Projects and Their Management: A Literature Review (2008, p. 3) , proyek merupakan orang-orangyang ada pada sebuah organisasi yang terdedikasi pada tujuan atau objektif tertentu. Pada umumnya proyek mencakup skala yang besar, mahal, unik, atau memiliki resiko yang tinggi dimana harus menyelesaikannya pada tanggal yang ditentukan, untuk jumlah uang yang sudah ditentukan, dengan ekspektasi performa tertentu. Minimumnya, semua proyek perlu memiliki tujuan yang jelas dan sumber daya yang cukup untuk menjalankan semua tugas-tugasnya. Sebuah proyek juga memiliki karateristik berikut: a) Awal dan akhir yang ditetapkan (penyelesaian dalam waktu tertentu). b) Tujuan atau target spesifik dan ditentukan (ekspektasi performa). c) Serangkaian aktivitas yang kompleks dan saling terkait. d) Anggaran yang terbatas. Project Management melibatkan pengetahuan penerapannya, keahlian, alat dan teknik untuk kegiatan proyek sehingga mencapai kebutuhan dan ekspektasi pemangku kepentingan. Ini merupakan seni memimpin dan mengkoordinasi sumber daya manusia dan material selama proyek berlangsung untuk mencapai tujuan proyek batasan tertentu. Project Management merupakan cabang spesial dari manajemen yang dimana telah berkembang untuk mengkoordinasi dan mengontrol aktivitas kompleks dari industri moderen. Perubahan lingkungan bisnis di abad 21 meningkatkan berbagai kegiatan yang ada pada batasan teknik proyek manajemen dan cara proyek dikelola. Proyek adalah sistem terbuka karena mereka ada di lingkungan terbuka dan harus merespon pada perubahan dinamika yang
terjadi pada situasi sehingga
membutuhkannya untuk menjadi lebih adaptif (Prabhakar, 2008, p. 5)
10 2.1.4 Blueprint Menurut Barbieri, Fragniere, Sitten, dan Zambrano, (2013, p. 208) blueprint adalah deskripsi terperinci dari proses bisnis, yang menggambarkan konsep operasional bisnis atau servis melalui skema tertentu. Desain skema ini bisa menjelaskan berbagai tahapan siklus proses untuk memperoleh gambaran yang sederhana, jelas, dan bisa dipahami sekilas. Salah satu tahapan dalam implementasi ERP adalah membuat business blueprint. Berdasarkan Momoh, Roy, dan Shebab (2008, p. 95). Tujuan dari business blueprint adalah untuk melakukan dokumentasi terperinci terhadap struktur organisasi dan proses bisnis yang dikumpulkan pada saat rapat mengenai requirements. Business blueprint ini memungkinkan tim implementasi proyek dapat secara jelas mendefinisikan ruang lingkup dan fokus proses pada bisnis organisasi. Secara lebih lanjut, Momoh, et.al. (2008, p. 96) juga membagi business blueprint menjadi beberapa struktur tugas, antara lain melakukan analisis proses saat ini (AS-IS), memetakan proses pada sistem ERP dengan proses bisnis, mendefinisikan proses mendatang (TO-BE), mengidentifikasi celah serta solusi terhadap celah, mendokumentasikan blueprint, dan terakhir adalah proses persetujuan blueprint.
Gambar 2. 2 Struktur Tugas Business Blueprint pada Implementasi ERP Sumber: (Momoh, Roy, & Shebab, 2008, p. 96)
11 2.1.5 Konversi Sistem Sistem yang telah diuji coba dan sukses akan dipersiapkan untuk ditempatkan dan digunakan. Sistem analisis akan mengembangkan rencana konversi secara lengkap. Dalam melakukan konversi sistem ada beberapa alternatif strategi yang bisa dipilih (Al fatta, 2007, p. 6): a) Abrupt Cut Over (konversi langsung) Pada pendekatan ini sistem lama dihapus dan sistem baru dioperasikan. Pendekatan ini beresiko karena ada kemungkinan masih ada masalah utama yang belum ditemukan dalam uji coba sistem b) Paralel Conversion Pada
pendekatan
diimplementasikan
ini,
selama
baik
sistem
beberapa
lama
periode
maupun waktu.
sistem
Pendekatan
baru ini
memungkinkan beberapa masalah utama pada sistem baru berhasil ditemukan dan diatasi sebelum sistem lama berhenti dipakai c) Location Conversion Pada pendekatan ini beberapa sistem yang sama akan dioperasikan pada tempat-tempat yang berbeda lokasi geografisnya, konversi biasanya dilakukan pada satu lokasi terlebih dahulu. Ketika sistem pada lokasi tersebut berjalan dengan baik, maka sistem bisa di-deploy ke lokasi yang lainnya. Pada lokasi pertama disarankan menggunakan konversi pararel dan pada lokasi berikutnya digunakan konversi langsung. d) Staged Conversion (Konversi Bertahap) Pendekatan ini adalah variansi dari konversi langsung dan konversi pararel. Konversi ini menggunakan pendekatan versi. Suatu sistem dikembangkan dengan versi awal kemudian diimplementasikan, bisa dengan parallel atau langsung. Kemudian versi berikutnya diimplementasikan lagi, sampai diperoleh versi yang sesuai dengan kebutuhan organisasi atau perusahaan.
12 2.1.6 Migrasi Data Migrasi data merupakan perpindahan data dari sistem lama pada tempat penyimpanan baru dengan tujuan one way trip, dimana artinya tidak akan pindah kembali ke tempat lama lagi. Migrasi data adalah pemilihan, persiapan, ekstraksi, transformasi dan perpindahan permanen data yang kualitasnya sudah tepat di waktu dan tempatnya dari tempat penyimpanan data yang sebelumnya (Morris, 2012). Organisasi
yang
berencana
untuk
melakukan
migrasi
data
perlu
mempertimbangkan gaya migrasi yang cocok untuk keperluan mereka. Organisasi dapat memilih dari beberapa strategi, tergantung pada keperluan proyek. Ada dua tipe prinsip migrasi, yaitu: a) Big Bang Migration Prinsip migrasi ini akan melibatkan downtime system untuk melakukan ekstrak data dari sumber sistem, memproses dan memuat data ke target dan lingkungan yang baru. Bisnis yang mengadopsi pendekatan ini setidaknya harus merencanakan satu dry run (proses testing untuk mengantisipasi efek dari migrasi data) sebelum live event dan juga merencanakan tanggal darurat untuk migrasi ketika percobaan pertama harus dibatalkan. b) Trickle Migration Pendekatan ini melibatkan sistem lama ke baru secara paralel dan migrasi data kedalam fase-fase. Trickle migration dapat diimplementasi dengan proses real-time untuk memindahkan data, dan proses ini juga dapat digunakan untuk mempertahankan data dengan melalui perubahan ke depan pada target sistem. Mengadopsi pendekatan trickle akan menambah kompleksitas pada desainnya, karena sistem harus dapat melacak data yang sudah dimigrasi. Jika ini merupakan bagian dari migrasi sistem, itu juga berarti bahwa sumber dan target sistem beroperasi secara paralel. Opsi lainnya, sistem lama dapat terus beroperasi sampai seluruh migrasi selesai, sebelum pengguna pindah dari sistem lama ke sistem baru. Dalam kasus ini, perubahan data apapun yang ada pada sumber sistem harus memicu migrasi ulang pada record yang sesuai sehingga target diperbaharui dengan benar (Oracle, 2011, pp. 3-4)
13 2.1.7 Enterprise Resource Planning (ERP) Menurut Sheldon (2005, p. 2) ERP adalah model bisnis yang mencakup seluruh tingkat organisasi, yang memungkinkan organisasi bisa menghubungkan pelanggan dengan keputusan top-management sepanjang alur rantai persediaan dan produksi. “ERP systems automate and integrate business process that can be found in production, supply chain, customers, human resource, finance, and so on.” (Lečić & Kupusinac, 2013, p. 323) Sistem ERP merupakan solusi perangkat lunak yang dioperasikan untuk mengintegrasikan proses bisnis pada departemen fungsional organisasi. Dan saat ini telah banyak vendor ERP yang menyediakan perangkat lunak ERP menggunakan best practices yang memungkinkan organisasi bisa mengimplementasi sistem sesuai dengan aturan bisnis, kebijakan, dan prosedur masing-masing organisasi (Motiwalla & Thompson, 2012, pp. 85-88)
Gambar 2. 3 Tipikal Modul ERP Sumber: (Motiwalla & Thompson, 2012, p. 83) Lima komponen utama ERP, antara lain: a) Hardware: sekumpulan perangkat keras untuk mendukung operasional sistem. b) Software: intruksi logika mengontrol hardware dalam menjalankan fungsinya. c) People: semua pihak implementasi maupun pengguna sistem ERP. d) Database: segala data organisasional yang berasal dari internal maupun eksternal dan dapat berupa master data maupun data transaksional e) Proses perusahaan: aktifitas bisnis serta kebijakan dan prosedur yang diterapkan.
14 2.1.8 System Application and Product in Data Processing (SAP) SAP merupakan perusahaan yang menjual best practices dan melalui produknya ingin memberdayakan karyawan dan perusahaan untuk saling bekerjasama secara efisien dan efektif dapat menggunakan wawasan bisnis dalam menghadapi kompetisi pasar, sehingga perusahaan dapat beroperasi secara menguntungkan, beradaptasi terus-menerus, bertumbuh, dan bertahan. (SAP, 2014a).
Gambar 2. 4 Logo Perusahaan SAP Sumber: (SAP, 2014a) Bagi SAP, inovasi tidak hanya sekedar mengembangkan aplikasi, tetapi juga terobosan baru dalam hal teknologi dan best-practices yang sesuai dengan tren masa kini, seperti cloud, in-memory, dan mobile-computing. Berikut ini adalah keuntungan potensial dari strategi inovasi bagi SAP diambil dari dokumen web resmi (SAP, 2014b), yakni: a) Dapat mengadopsi teknologi dan aplikasi terbaru dengan menggunakan platform fleksibel yang dirancang untuk perubahan. b) Dapat mengekstrak nilai dari big data dengan menggunakan teknologi business intelligence dan in-memory computing. c) Mobilisasi tenaga kerja dengan akses aman terhadap informasi bisnis atau dari perangkat lainnya. d) Mempercepat bisnis dan memperoleh efisiensi dari teknologi informasi yang terintegrasi secara premise maupun cloud. SAP juga menyadari adanya kebutuhan integrasi proses bisnis pada perusahaan kecil dan menengah baik untuk mendukung proses bisnis saat ini maupun untuk berkembang pada masa mendatang, oleh karena itu SAP menyediakan beberapa jenis paket solusi yang dapat disesuaikan dengan skala perusahaan.
15 2.2
Teori Khusus
2.2.1 SAP Business One Menurut SAP (2010b, p. 7) SAP Business One merupakan aplikasi pengolahan bisnis terintegrasi yang dirancang bagi perusahaan kecil dan menengah dengan menawarkan sekumpulan fungsi inti, seperti keuangan, pengelolaan pelanggan, penjualan, operasional, dan logistik untuk mengalokasikan kebutuhan pengelolaan bisnis pada seluruh perusahaan. Menurut Padhi (2011, pp. 10-11) SAP Business One memiliki beberapa jenis modul inti untuk mendukung proses bisnis perusahaan kecil dan menengah, antara lain: a)
Administration Module: Implementation Guide (IMG) untuk melakukan konfigurasi sistem.
b)
Financials Module: mengelola pencatatan keuangan dalam sistem.
c)
Sales Opportunities Module: Mengatur serta melacak pelanggan saat ini dan juga pembeli yang berpotensi menjadi pelanggan.
d)
Sales Module: Mengelola siklus penjualan, dimulai dari menginput pesanan, mengirim barang, dan melakukan tagihan ke pelanggan.
e)
Purchasing Module: Mengelola siklus pembelian, dimulai dari membuat purchase order, memasukkan barang ke inventori, dan melakukan pembayaran.
f) Business Partner Module: Mengelola kontak business partner, seperti vendor, pelanggan, dan leads g) Banking Module: Mencatat transaksi pemasukan dan pembayaran. h) Inventory Module: Modul terintegrasi dengan modul sales untuk melakukan evaluasi inventori. i) Production Module: ditujukan untuk membantu proses produksi, dimulai dari membuat bill of materials, menentukan bahan baku, jadwal produksi, hingga melakukan produksi, baik secara masal maupun kustomisasi. j) Service Module: Ditujukan untuk mengelola servis setelah penjualan. k) Human Resource Module: Untuk mengelola informasi karyawan, seperti perekrutan, training, dan penggajian. l) Reports Module: Untuk membuat berbagai jenis laporan sesuai kebutuhan bisnis.
16 2.2.2 Sales in SAP Business One Segala proses penjualan yang berlangsung di SAP Business One akan digambarkan secara lengkap melalui document flow, sehingga segala aktifitas yang terjadi dapat dikontrol oleh user yang bertanggung jawab. Selain itu, SAP Business One memberikan fitur laporan dan analisis yang bisa membantu perusahaan untuk mengambil keputusan serta merencanakan strategi penjualan kedepannya. Menurut SAP (2010b, p. 92) terdapat beberapa fitur dokumen yang digunakan SAP Business One dalam menjalankan siklus penjualan, antara lain: a) Sales Quotation Proposal penawaran yang berisikan komitmen harga terkait barang atau jasa tertentu kepada pelanggan tetap atau lead (calon pelanggan). b) Sales Order Dokumen pemesanan yang berisikan komitmen dari pelanggan atau lead untuk membeli pada jumlah dan harga sesuai kesepakatan yang sudah dibuat. c) Delivery Dokumen yang ditujukan untuk melakukan pengiriman barang. d) Return Dokumen pembalik terhadap delivery secara keseluruhan maupun sebagian, dokumen ini digunakan ketika pelanggan ingin mengembalikan barang pesanan sebelum A/R Invoice dibuat. e) A/R Invoice Dokumen untuk melakukan request pembayaran dan akan mencatat pendapatan pada laporan laba rugi. f) A/R Invoice plus payment Dokumen yang digunakan untuk menangani transaksi penjualan tunai (cash sales) kepada pelanggan tidak tetap (one-time customer). g) A/R Credit Memo Dokumen pembalik terhadap A/R Invoice baik secara keseluruhan maupun sebagian, dokumen ini digunakan ketika pelanggan ingin mengembalikan barang pesanan setelah A/R Invoice sudah dibuat. h) A/R Reserve Invoice Dokumen alternatif bagi A/R Invoice, yang digunakan untuk melakukan penagihan kepada pelanggan sebelum barang dikirim.
17 i) A/R Down Payment Invoice Dokumen alternatif bagi A/R Invoice, yang digunakan untuk skenario prabayar. Jumlah pembayaran pada mulanya dicatat pada akun liability dan akan dipindahkan ke akun revenue ketika Down Payment dilakukan. Dokumen ini tidak mempengaruhi inventori.
Gambar 2. 5 Alur Dokumen Sales dan A/R pada SAP Business One Sumber: (SAP, 2010b, p. 91) Menurut SAP (2010b, pp. 117-118) Setiap dokumen yang dibuat pada proses penjualan di SAP Business One memiliki dampak yang berbeda dari inventory maupun pencatatan akuntansi, secara lebih jelas perhatikan tabel dibawah ini.
Tabel 2. 1 Dampak pada Akuntansi dan Iventori Sumber: (SAP, 2010b, pp. 117-118) No.
1.
Nama
Dampak pada
Dampak pada
Dokumen
akuntansi
Inventori
Sales
Tidak ada
Tidak ada
Tidak ada
(+): committed quantity
Quotation 2.
Sales Order
(-): available quantity 3.
4.
Delivery
Return
Debit: cost- of- goods-sold
(-): actual inventory
Credit: inventory
dan committed
(sistem inventori perpetual)
quantity.
Debit: inventory returns
(+): actual inventory.
Credit: cost-of-goods-sold (sistem inventori perpetual)
18 No.
5.
Nama
Dampak pada
Dampak pada
Dokumen
akuntansi
Inventori
A/R Invoice
Berdasarkan delivery:
(-): actual inventory
Debit: business partner’s A/R control
jika A/R invoice dibuat
Credit: sales revenue
tidak berdasarkan
Tidak berdasarkan delivery:
delivery.
Debit: business partner’s A/R control Credit: sales revenue; Debit:COGS | Credit: inventory 6.
A/R Invoice
Debit: business partner’s A/R control
Mengurangi available
plus
Kredit: sales revenue;
inventory
Payment
Debit: cost-of-goods-sold Kredit: inventory; Debit: checks received Credit: business partner’s A/R control
7.
A/R Credit
Debit: business partner’s A/R control
Menambah actual
edit Memo
Kredit: revenue;
inventory.
Debit: cost-of-goods-sold Kredit: sales return 8.
A/R Reserve
Debit: business partner’s A/R control
Meningkatkan
Invoice
Kredit: sales revenue
committed inventory jika tidak berdasarkan sales order.
9.
A/R Down
Debit: business partner’s A/R control
Payment
Kredit: liability
Tidak ada
2.2.3 Metodologi ASAP “ASAP Methodology Framework delivers structured methodology content – processes,
procedures,
accelerators,
checklists,
links
to
standard
SAP
documentation, etc necessary for the implementation of SAP Solutions” (SAP, 2010a)
19 ASAP Methodology Frameworks berfokus terhadap alat dan pelatihan yang hasil mampu mengefektifkan waktu, tenaga kerja, kualitas, dan sumber daya lain didalam proses implementasi. ASAP Methodology memiliki beberapa fase, yaitu (SAP, 2010a): a) Project Preparation: Tahap ini adalah mempersiapkan perencanaan dan persiapan dari proyek implementasi dengan klien. Klien juga harus telah menyusun project team untuk mendukung berlangsungnya proses implementasi dan memastikan proyek telah didukung oleh sponsor maupun pemilik dari perusahaan. b) Business Blueprint: Fase ini adalah untuk mencapai persamaan pemahaman mengenai alasan perusahaan ingin mengimplementasikan SAP untuk mendukung berjalannya proses bisnis. Hasil dari fase ini merupakan bentuk dari bisnis blueprint, detil dokumen hasil workshops untuk menentukan kebutuhan. c) Realization: Pengimplementasian semua kebutuhan proses bisnis dilandaskan dari bisnis blueprint. Fokus dari fase ini adalah melihat proses dan menguji integrasi sistem, implementasi dapat membuat perubahaan dalam struktur peran dan pekerjaan user. d) Final Preparation: Persiapan akhir dari proses implementasi, termasuk testing, end-user training, system management, dan keseluruhan proses implementasi untuk menilai kesiapan perusahaan untuk go-live. Fase ini juga untuk menyelesaikan semua isu kritikal yang ada. Jika semua proses fase telah diselesaikan, perusahaan dinyatakan telah siap untuk menjalankan proses bisnis dengan Sistem SAP. e) Go-Live Support: Fase ini bertujuan untuk memindahkan lingkungan proses implementasi yang project-oriented- pre-production ke operasi live production. f) Operate: Fase ini sistem telah berjalan dan didukung platform pusat operasi, SAP Solution Manager, dengan dokumentasi solusi yang telah dipindahkan ke dokumentasi proyek.
20 2.2.4 Metodologi ASAP di PT. Anugrah Visi Inti Teknologi PT. Anugrah Visi Inti Teknologi melakukan proses implementasi dengan mengikuti framework standard ASAP Methodology. Dilakukan sedikit perubahan untuk menyesuaikan jalannya proses implementasi dengan kebutuhan dari PT. Anugrah Visi Inti Teknologi.
Gambar 2. 6 SAP Business One Implementation Cycle Guide Sumber: Dokumentasi PT. Visi Intech PT. Visi-Intech mempunyai teknologi metodologi implementasi perusahaan dimana menggunakan ASAP sebagai dasarnya. Terdapat lima tahapan yang dilakukan oleh perusahaan dalam melakukan implementasi, semua proses implementasi yang dilakukan telah dipertimbangkan oleh perusahaan PT. Visi Intech untuk kemudahaan proses implementasi dan kepercayaan dengan perusahaan klien. 2.2.4.1 Project Preparation a) Project Plan Preparation Dalam memulai sebuah proyek, yang harus dilakukan adalah memahami sistem lama perusahaan dan menjelaskan garis besar peran SAP terhadap perubahan sistem terserbut kepada klien. Setelah itu klien
21 dan konsultan menentukan ruang lingkup yang berada dalam cakupan proyek tersebut. Rentang waktu pengerjaan proyek tiap tahap juga dibuat. b) Provide Project Organization Pada tahap ini baik pihak klien maupun konsultan akan membagi bagian fungsional dalam tim yang diperlukan untuk menentukan siapa yang akan tergabung didalam pengerjaan proyek implementasi. c) Existing Project Organizaton Pada tahap ini seluruh anggota tim proyek akan berkumpul dan membahas seluruh proses bisnis lama pada perusahaan. Proses tersebut hanya membahas garis besar sistem. Dari hal tersebut akan ditelusuri celah pada proses bisnis yang berjalan dan kemudian menjelaskan fungsi SAP Business One untuk memperbaiki dan mengisi celah tersebut. d) General Setting Konsultan akan membahas pengaturan dasar pada sistem, seperti format tax, currency, dan lain lain. e) Project Kick-Off Setelah semua pengaturan umum tersebut telah selesai, maka akan dilanjutkan dengan penandatanganan kontrak dari kedua belah pihak. Proses penandatanganan menyatakan bahwa proyek dimulai. 2.2.4.2 Business Blueprint a) Exising Process Documentation (Internal) Konsultan mendokumentasikan seluruh proses bisnis yang berjalan yang sudah didapat sebelumnya. b) Get Detailed Customer’s Business Process Konsultan
mengadakan
pembahasan
fungsi
bisnis
terperinci
berdasarkan bagian fungsional perusahaan. Tujuannya mendapatkan gambaran sistem yang dirancang. c) Blueprint Documentation Setelah konsultan mendapatkan businesss requirement, konsultan memetakan proses bisnis tersebut kedalam proses bisnis blueprint yang sudah menggunakan SAP Business One. 2.2.4.3 Project Realization a) Technical Environment Setup
22 Tahap ini mencakup hal-hal apa saja yang dibutuhkan secara teknis agar proyek dapat diproses lebih lanjut. Hal ini mencakup konfigurasi pada software, instalasi, maupun lisensi dari software SAP Business One dan lainnya. b) System Initialization Selanjutnya konsultan membuat database yang digunakan oleh klien. Database dibutuhkan untuk melakukan migrasi data. Kemudian konsultan melakukan pengaturan sistem, membuat dan mengatur form. c) Technical Development Perkembangan teknis meliputi penambahan fungsi-fungsi pada sistem. Seperti pada form dilakukan pengaturan mengikuti format solusi yang ada pada blueprint, misalnya: penambahan fungsi field, pengurangan field, maupun batasan akses dan batasan fungsional pada sistem. d) Internal Testing and Bug Fixing Pada tahap ini dilakukan testing untk melihat apakah ada kesalahan fungsi, kelainan fungsi, serta mengawasi munculnya bug dan error didalam sistem. e) User’s Server Installation Proses untuk mempersiapkan aplikasi dan software SAP Business One dan server pada perusahaan klien. f) Create Trainning Scenario Pada tahap akhir dari project realization adalah training. Training dilakukan dengan membuat jadwal pelatihan dan scenario proses bisnis. Pelatihan ini diperuntukkan kepada user untuk membiasakan diri dan menguasa modul-modul. Jadwal pelatihan disesuaikan dengan pihak klien. 2.2.4.4 Final Preparation a) Training and User Testing Dalam pelaksanaan pelatihan kepada user, selain diberikan pelatihan modul proses bisnis sehari-hari, user juga diberikan kasus yang berbeda dari proses biasanya. Tahap ini penting untuk user dan perusahaan agar proses bisnis yang datang dapat berjalan dengan pemahaman mengenai sistem dan fungsinya. b) Final Configuration and Bugs Fixing
23 Penyelesaian terakhir adalah dengan mengkonfigurasi sistem. Konsultan melakkan perbaikan bugs dan error sesuai dengan hasil internal testing pada sistem dan laporan selama masa training. c) Create or Import Document Balance Konsultan memindahkan transaksi pada perusahaan klien yang masih berjalan, transaksi tersebut dilanjutkan dan diproses pada sistem SAP Business One untuk diselesaikan. 2.2.4.5 Go Live and Support a) Go-Live Proses terakhir dari metodologi implementasi ini adalah untuk menjalankan sistem SAP Business One. Adapun persiapan yang dilakukan adalah mereview kembali sistem SAP Business One tersebut dan mengadakan meeting dengan kedua belah pihak antara klien dan konsultan mengenai go-live. Setelah adanya persetujuan dari pihak klien maka sistem diaktifkan dan proses bisnis pihak klien didukung oleh sistem SAP Business One. b) Project Sitting Setelah Sap Business One berjalan, konsultan dapat membantu user secara langsung dalam penggunaan applikasi. User didukung oleh konsultan hingga dapat mandiri menggunakan sistem baru yang telah berjalan. c) Support Ketika project sitting berakhir, konsultan dapat selalu memberikan bantuan dan dukungan ketika user mengalami kesulitan. User dapat selalu menghubungi PT. Visi Intech via telepon atau email dan secara berkala konsultan datang ke perusahaan klien untuk membantu user. 2.2.5 System Flowchart “A flowchart that illustrates a system and its inputs, process and outputs in more detail than a process map or DFD, providing information about the documents and processes performed within the system, as well as who is involved in the system” (Considine, 2010, p. 195) Konsep dari flowchart adalah menyediakan detail mengenai apa yang terjadi didalam sistem pada tiap proses. System flowchart memiliki banyak simbol untuk
24 mempresentasikan tiap aktivitas yang dimana membuat proses dokumentasi proses lebih mendetail. Berikut simbol dari system flowchart: Tabel 2. 2 Simbol System Flowchart Simbol
Keterangan
Simbol
Keterangan Penyimpanan
Memulai atau
sementara (diberi
menyelesaikan proses
label N, A, C)* Penyimpanan
Dokumen- single
permanen (diberi
document
label N, A, C)* General journal /
Dokumen rangkap
general ledger
Media penyimpanan -
Alur dokumen
database
Alur data dan
Manual input
informasi Decision, dua
Manual proses
kemungkinan proses Annotation-
Proses komputer
memberikan penjelasan proses
A
On-page-connector
Off-page connector *Keterangan
Data input/ output
N = Numerical A = Alphabetical C = Cronological
25 2.2.6 Diagram VIT Diagram VIT merupakan terminology pengembangan dari system flowchart oleh PT. Anugrah Visi Inti Teknologi dimana diagram VIT ini digunakan untuk memudahkan proses pembuatan blueprint adapun notasi yang digunakan adalah sebagai berikut: Tabel 2. 3 Simbol Diagram VIT Simbol
Keterangan
Simbol
Keterangan
Memulai atau
Decisions, dua
mengakhiri
kemungkinan
proses
proses
Dokumen-
Annotation-
single
memberikan
document
penjelasan proses On-page-
Dokumen rangkap
Alur dokumen
Proses
Proses komputer, untuk persistem digambarkan di kiri atas simbol.
A
connector (diberi label N, A, C) Off-page connector
Manual proses
26 2.2.7 Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) ”FMEA a technique for identifying and defining potential quality risks, ranking them by risk priority, and assigning action to prevent and/ or detect related problems” (Black, 2009, p. 604) Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) merupakan teknik pehamanan, penilaian prioritas dan penilaian resiko kepada fitur, atribut, komponen, behavior, hingga pada interface sistem. Dimana pada dasarnya FMEA merupakan salah satu cara unntuk menganalisis pengembangan produk dan manajemen suatu sistem dengan klasifikasi berdasarkan nilai prioritas dan kemungkinan kegagalan. (Black, 2009, p. 32) Kolom yang digunakan dalam FMEA (Black, 2009, p. 33): a) Severity kolom ini menunjukkan efek atau akibat dari kegagalan langsung atau tertunda pada sistem. Dengan skala 1 (terburuk) sampai 5 (paling tidak berbahaya), sebagaimana berikut ini: i.
Kehilangan data, kerusakan perangkat keras, masalah keamanan.
ii.
Kehilangan fungsionalitas yang tidak ada solusi.
iii.
Kehilangan fungsionalitas yang masih memilki solusi.
iv.
Kehilangan fungsionalitas parsial.
v.
Cosmetic atau trivial.
b) Priority mendefinisikan efek kegagalan pada aktor yang berhubungan dengan sistem. Skala dari 1 (terbururk) sampai 5 (paling tdak berbahaya), seperti berikut ini: 1. Kehilangan total dari sistem value 2. Kehilangan yang tidak bisa diterima dari sistem value 3. Kehilangan yang mungkin dapat dterima pada sistem value 4. Kehilangan yang dapat diterima pada sistem value 5. Kehilangan yang dapat diacuhkan pada sistem value Penomoran ini bersifat subjektif dan tidak dapat didefiisikan dan diestimasikan dengan pasti oleh tim testing. Rex Black menganjurkan untuk mengikutsertakan pihak sales, marketing, technical support, dan business analyst.
27 c) Likelihood kolom ini menilai kerentanan sistem dari 1 (paling rentan) sampai 5 (paling jarang) dari sudut pandang: i.
Keberadaan
dalam
produk
berdasarkan
faktor
resiko
teknis
(kompleksitas dan histori kecacatan). ii.
Diluar proses pengembangan saat ini.
iii.
Intrusi pada operasi user.
Skala yang digunakan: 1. Pasti mempengaruhi semua user 2. Sepertinya mempengaruhi beberapa (banyak) user 3. Dapat mempengaruhi beberapa (banyak) user 4. Pengaruh terbatas pada beberapa (sedikit) user 5. Tidak dapat dibayangkan dalam penggunaan nyata Rex Black menyarankan agar programmer dan experts bersama business analyst, technical support, sales dan marketing berpartisipasi dalam memberikan penomoran. Karena penomoran memerlukan baik penilaian teknis maupun pemahaman akan user. Dalam penggunaannya, FMEA lebih banyak digunakan untuk mendukung proses testing, namun menurut Crowe, Feinberg, dan Bunis, (2014, pp. 12-3) penilaian resiko memiliki beberapa jenis tipe dan dapat diaplikasikan juga untuk tahap project planning. Penilaian resiko ini dilakukan untuk mendukung fase perancangan solusi dimana konsiderasi dari alasan mengapa dilakukan penilaian resiko adalah untuk menemukan nilai dari tiap resiko. Penilaian resiko menghasilkan nilai dan membantu dalam pengambilan keputusan untuk melanjutkan solusi atau meninggalkan resiko untuk mengejar tujuan proyek yang lebih penting.
2.2.8 Fit Gap Analysis “Fit Gap Analysis technique has shown as set of a problems that are often met by project teams among which the biggest challenge is to find the match between ERP functionality and business requirements or adjust system functionality accordingly” (Forbrig & Gunther, 2010, p. 74)
28 “Gap analysis is a planning tool that lets groups identify the steps they need to take In order to achieve a goal. Used when a group needs to understand the gap between where they currently are and where they ultimately want to be” (Bens, 2012, p. 178)
Gambar 2. 7 Langkah untuk Gap Anlaysis Sumber: (Bens, 2012, p. 178) Tahap dalam melakukan Gap Analysis: a) Tahap 1: mengidentifikasi situasi di masa yang akan datang (future) b) Tahap 2: mengidentifikasi situasi yang sekarang (present) c) Tahap 3: bertanya kepada member yang bekerja dengan partner untuk mengidentifikasi gap diantara situasi sekarang (present) dan yang akan datang (future) d) Tahap 4: Berbagi ide dan mendeklarasikan gaps antara situasi sekarang (present) dan yang akan datang (future). e) Tahap 5: membagi group menjadi beberapa subgroups dan memberikan tiap subgroups satu atau beberapa jenis gaps untuk memberikan perencanaan solusi. f) Tahap 6: menerima rekomendasi dan perencanaan yang telah dibentuk dan membuat perencanaan mekanisme untuk melanjutkan rencana.
29 2.2.9 Data Transfer Workbench Data transfer workbench mendukung perpindahan data secara otomatis kedalam Sistem. Workbench dapat dimanfaatkan pada berbagai jenis objek bisnis dengan kapasitas data yang besar. Workbench memastikan bahwa data dapat ditransfer secara efisien dan konsisten. Data Transfer Workbench didesain untuk kepentingan mendetil mengenai transfer data. Untuk melakukan perpindahan data secara beulang, SAP memiliki alat tersendiri yang disebut SAP Exchange Infrastructure SAP Exchange Infrastructure memungkinkan implememtasi proses crosssystem. Workbench ini memungkinkan kita untuk menghubungkan Sistem dengan vendor berbeda pada versi, Bahasa pemogramman, dan waktu implementasi yang berbeda. SAP Exchange Infrastructrue merupakan arsitektur terbuka yang dapat digunakan untuk konfigurasi kolaborasi, manajemen proses, dan memonitor alur pesan dan proses. Pengirim dan penerima bertukar pesan menggunakan server terintegrasi yang dipisahkan dari server lain. Perpisahan ini memudahkan koneksi sistem yang berbeda. Setiap sistem dapat bertukar pesan dengan jenis Sistem lain selama masih terhubung dengan server terintegrasi. Metode komunikasi dengan server terintegrasi: a) Direct communication menggunakan proxy, dapat membentuk sistem aplikasi menggunakan deskripsi WSDL (Web Service Description Language). b) Komunikasi menggunakan adaptor, pada kasus ini membentuk atau menggunakan interface untuk pertukaran pesan di sistem aplikasi. SAP Exchange Infrastructure mengikuti prinsip berbagi pengetahuan kolaborasi, dimana user tidak harus mencari informasi mengenai proses kolaborasi untuk tiap sistem yang terlibat didalam proses, tapi langsung dapat mengambil informasinya. Prosedur ini mengurangi biaya dalam proses pengembangan dan pengaturan pada aplikasi bersama. 2.2.10 iVend iVend merupakan solusi manajemen retail, yang terintegrasi secara dalam dan mulus dengan rangkaian SAP Business Management Application. Ivend dapat disesuaikan skala bisnis yang ada, dapat digunakan dari sebuah toko kecil sampai dengan bisnis yang sudah mencapai ratusan cabang di seluruh geografis. Selain itu,
30 Ivend juga gampang dikembangkan, digunakan dan dikelola, serta, iVend juga tidak perlu modal yang tinggi untuk memilikinya (iVend Integrations: SAP Business One, 2014a)
Gambar 2. 8 SAP Business One Integration iVend menawarkan integrasi dengan SAP Business One melalui beberapa item berikut ini (iVend, 2014a): a) Mengintegrasi UDF yang ada di mitra bisnis (Business Partner) b) Master Data dan Item Master Data c) 25 Master Data lain yang termasuk i. Item Master ii. Customers iii. Warehouses iv. Price list dan Special Prices v. Serial dan Batch Number
2.2.11 iVendRetail – Point of Service (POS) iVendRetail POS merupakan komponen yang berlisensi dan terhubung dengan Ivend Management. iVendRetail POS dapat melaksanakan transaksi di toko dan hanya terhubung lewat LAN. Tidak hanya itu, iVendRetail POS juga memiliki fleksibilias yang tinggi dalam penggunaan, yaitu (iVend Terminal POS, 2014b): a) Menggunakan pengaturan spesifik untuk tempat penyimpanan uang yang berbeda-beda
31 b) Menentukan tim yang akan mengelola penyimpanan uang c) Menyediakan berbagai bahasa untuk sistem penyimpanan uang Transaction Processing di iVendRetail POS terdiri dari beberapa menu, yaitu:: a) Multiple Transaction and User Interface Ivend POS dapat digunakan dengan keyboard dan Touch Screen. Ivend POS mendukung transaksi-transaksi berikut: i. Sale ii. Sale return iii. Sale Exchange iv. Sales Order booking/ Order fufillment v. Quotation/ mengkonversi quotation jadi Sales Order atau Sale vi. Layaway booking/ fulfillment vii. On Account Payment viii. Capturing Lost Sales b) One Transaction (Multiple Types, Fulfillment, Kits, Suspends & Void) Didalam One Transaction ini mendukung beberapa tipe transaksi dalam sebuah transaksi POS, sehingga pengguna dapat menjalankan Sale, Sale Return, refunds, dan lain-lain dalam sebuah transaksi. Selain itu, One Transaction juga melampirkan perencenaan penyelesaian pada Sales atau Sales Order lines, Membangun atau membagi tools/kits secara real-time pada POS, menunda dan membatalkan transaksi, serta membatalkan item atau transaksi POS yang selesai. c) Gift Receipts & Multiple Sales People i.
Mencetak tanda terima hadiah untuk memberikan berserta hadiahnya
ii.
Memfasilitasi untuk melampirkan beberapa Sales Person pada Sale
iii.
Melacak dan menebus poin loyalty pelanggan
d) Visibility Across Stores iVend POS memiliki visibilitas pada inventori untuk semua toko dan gudang, menawarkan pengontrolan inventory secara real-time serta memiliki penentuan barcode otomatis. e) Customer Credit & Automatic Price Determination Didalam POS ini menampilkan balance pelanggan dan kredit limitnya pelanggan, penentuan harga dan tax secara otomatis, serta timpaan harga,
32 diskon dan pajak. Fungsi ini juga mempermudah dalam pengecekan kuantitas item yang ada dan pendistribusian item serta menampilkan gambar. Selain itu, juga memudahkan pengaturan/membuat catatan pelanggan dari POS. f) Multiple Payment Types Pembayaran pada POS ini dapat dibayar melalui banyak jenis, yaitu: Kas, Kartu Kredit, Kartu Debit, Cek, Traveler Check, kupon, On Account (memungkinkan user untuk meninggalkan uang muka), Gift Card, Loyalty Points. Selain itu, ada juga pembayaran melalui Custom Tender, memungkinkan bisnis untuk mendefinisikan instrumen finansial sendiri dan mengontrol integrasi dengan SAP Business One g) Cash Management Memungkinkan untuk membuat dan melacak kas yang keluar dan yang di tagih dari setiap POS dari awal hingga akhir hari itu. Selain itu, menjaga opening balance untuk setiap POS dan memastikan tetap dihitung di berbagai tahap, melakukan cash in atau cash out untuk tempat penyimpanan uang di PO, fasilitas untuk memesan petty expenses, penghitungan pembayaran yang detil untuk kartu.
33
2.3
Kerangka Pikir
Gambar 2. 9 Kerangka Pikir Proses persiapan implementasi dimulai dengan menentukan tujuan dan ruang lingkup proyek dengan melakukan observasi proses bisnis PT. AJE. Penentuan tujuan dan ruang lingkup adalah agar tim proyek mengetahui peran dan tujuan tim proyek dengan jelas. Persiapan implementasi dilanjutkan dengan menyusun tim proyek dan perananannya dengan menggunakan organization chart. Aktivitas dan jadwal proyek digambarkan dengan menggunakan project timeline. Setelah terbentuk tim proyek dan jadwal proyek maka proses akan dilanjutkan dengan pembuatan Business Blueprint. Proses dimulai dengan menjelaskan latar belakang dan menganalisa proses bisnis PT. AJE. Dokumentasi mengenai proses bisnis PT. AJE dalam bentuk cross functional flowchart (Diagram VIT) beserta dengan deskripsi umum mengenai proses yang berjalan. Selain penjelasan umum akan dicatat pula masalah dan kebutuhan yang dimiliki oleh perusahaan menggunakan metode Failure Mode and Anlaysis Effect dan Fit Gap
34 Analysis. Dari metode yang digunakan akan dapat dirumuskan masalah dan solusi yang tepat untuk PT. AJE. Business blueprint sebagai solusi (to-be) akan digambaran menggunakan flowchart per modul untuk memudahkan tim proyek dalam memahami perancangan solusi bisnis yang dihasilkan. Proses realization adalah konfigurasi terhadap sistem persiapan untuk PT. AJE, dimulai dengan membuat UDF lalu UDT kostumisasi sesuai dengan kebutuhan PT. AJE. Pembuatan UDF dan UDT dilakukan dikarenakan luasnya jenis produk yang dijual oleh PT. AJE sehingga membutuhkan kostumisasi tersendiri untuk jenis dan tipe produknya. Proses dilanjutkan dengan konfigurasi sistem SAP dan integrasi secara langsung dengan iVend lalu diselesaikan dengan melakukan migrasi data dengan tipe Big Bang Migration, karena sistem baru merupakan pergantian sistem lama secara menyeluruh. Persiapan terakhir dari proyek adalah dengan membuat user guidelines sebagai panduan bagi user dalam menjalankan sistem baru yang telah diimplementasi.
