BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1
Teori Umum 2.1.1
Pengertian Perencanaan Menurut Schwalbe (2004, p72), perencanaan meliputi kegiatan pemikiran serta memperhatikan skema kerja untuk memastikan bahwa proyek berjalan sesuai kebutuhan organisasi. Untuk dapat memenuhi kebutuhan tersebut maka rencana yang dibuat harus realistis dan berguna serta melibatkan banyak waktu dan usaha dalam proses perencanaan.
2.1.2
Pengertian Manajemen Proyek Menurut Schwable (2004, p8), manajemen proyek merupakan aplikasi dari pengetahuan, pengalaman/ketrampilan, alat, dan teknik untuk aktivitas suatu proyek dengan maksud memenuhi kebutuhan dan harapan para stakeholder dari sebuah proyek. Stakeholder adalah sekelompok orang yang terlibat dalam atau terpengaruh akan aktivitas-aktivitas proyek dan hasil proyek. Para stakeholder tersebut mempunyai kebutuhan dan harapan yang berbeda-beda dari sebuah proyek. Para stakeholder yang dimaksud dapat meliputi project sponsor, project team, support staff, customers, users, suppliers, dan bahkan opponents dari sebuah proyek. Menurut Soeharto (1999, p17), manajemen proyek adalah kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, dan mengendalikan sumber daya 9
10
organisasi untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan sumber daya tertentu. Fungsi manajemen proyek menurut pengertian di atas dapat diuraikan sebagai berikut: •
Merencanakan Suatu proses mengidentifikasikan suatu tujuan, membangun strategi untuk mencapai tujuan itu dan membangun rencana yang terintegrasi dan terkoordinasi.
•
Mengorganisasikan Suatu proses menentukan tugas yang harus diselesaikan siapa yang harus melakukannya, bagaimana membagi tugas, siapa yang harus melapor kepada siapa dan dimana keputusan itu harus dibuat.
•
Memimpin Suatu proses mengarahkan dan mempengaruhi sumber daya manusia dalam organisasi agar dapat bekerja dengan baik sehingga dapat mencapai tujuan yang telah digariskan.
•
Mengendalikan Suatu proses dalam menuntun, memantau, mengkaji, dan bila perlu melakukan koreksi agar hasil sesuai dengan yang telah dilakukan.
11
Menurut Hughes (2006, p4), proyek software mempunyai karakteristik tertentu yang membuat proyek software berbeda dengan proyek lainnya. 1. Invisibility Dalam sebuah proyek software, kemajuannya tidak dapat secara langsung dan berbeda dengan proyek fisik lainnya misalnya pembuatan jembatan dan sebagainya. 2. Complexity Produk software memiliki lebih banyak kompleksitas daripada proyek fisik termasuk dari sisi biayanya. 3. Conformity Pengembang software harus menyesuaikan kebutuhan software dan kebutuhan dari client. Hal ini perlu mendapat perhatian karena dasarnya individual memiliki ketidakkonsistenan. Konsistensi mulai dari awal hingga akhir menjadi hal yang penting dalam keberhasilan proyek. 4. Flexibility Software yang dapat diubah dengan mudah biasanya dilihat sebagai sebuah kekuatan. Hal ini berarti tampilan sistem software diharapkan dapat diubah dengan mudah untuk mengakomodasi perubahan lingkungan bisnis organisasi dan komponen lainnya. Jadi, dapat disimpulkan bahwa manajemen proyek adalah cara yang dilakukan dalam melakukan aktivitas proyek dengan menggunakan aplikasi, pengalaman, teknik, dan alat, dimana aktivitas proyek biasanya terdiri dari merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengendalikan sumber daya
12
organisasi untuk memenuhi kebutuhan dan harapan orang-orang yang terlibat dalam aktivitas proyek, serta untuk mencapai tujuan dari proyek.
2.1.3
Pengertian Implementasi Menurut Cadle dan Yeates (2008, p102), implementasi merupakan proses pengembangan dimana pemograman dan pengujian terjadi. Ini bergantung pada sebagian besar lingkungan pemograman yang digunakan pada proyek dan mungkin dimana sebagian user memiliki tingkat keterlibatan paling sedikit dalam pemrosesan hasil. Hal ini tidak mengatakan bahwa manajer proyek tidak akan melanjutkan memantau kemajuan dan mengambil tindakan korektif bila perlu, dimana kemajuan keseluruhan proyek merupakan tanggung jawab manajer, bahkan jika manajer proyek melaksanakan pengontrolan kerja teknis sehari-hari. Pada akhir bagian implementasi seharusnya sekumpulan modul yang lengkap yang sudah diuji dan disetujui untuk menyesuaikan spesifikasi yang telah dibuat. Menurut Olson (2001, p145), implementasi adalah suatu keadaan ketika sistem dibangun dan diuji untuk memenuhi kebutuhan user, dan sistem tersebut dapat digunakan oleh user secara sepenuhnya sehingga dapat mendukung kegiatan transaksi. Sistem harus melalui tahap instalasi dan pemeriksaan spesifikasi kebutuhan. Pelatihan user untuk menggunakan sistem juga perlu diperhatikan sehingga user dapat mengevaluasi kinerja sistem dan memastikan bahwa sistem yang dibangun telah sesuai dengan apa yang dibutuhkan. Tahap implementasi termasuk pada tahap pengembangan sistem.
13
Gambar 2.1 Proses SDLC Jadi, dapat disimpulkan bahwa implementasi merupakan suatu tahap yang dilakukan ketika sistem sudah diuji dan dibuat sesuai kebutuhan user, dimana user bisa menggunakan sistem sepenuhnya sehingga mendukung kegiatan transaksi, dimana implementasi sangat bergantung dengan pemograman dan pengujian yang dilakukan.
2.2
Teori Khusus 2.2.1
Pengertian System, Application, and Product at Data Processing/SAP Nama asli SAP berasal dari bahasa Jerman (Systeme, Anwendungen, und Produkte in der Datenverarbeitung) yang artinya “System, Application, and Product”. Pada awalnya SAP dibangun untuk memberikan fasilitas kepada pelanggan agar dapat berinteraksi dengan database perusahaan. SAP dimulai pada
14
tahun 1972 oleh lima mantan karyawan IBM (Dietmar Hopp, Hans-Werner Hector, Hasso Plattner, Klaus Tschira, Claus Wellenreuther) di Mannheim, Jerman. SAP merupakan aplikasi terbesar keempat dunia yang digunakan secara independen oleh perusahaan. SAP (System, Application, and Product in Data Processing) merupakan salah satu produk Enterprise Resources Planning (ERP) yang dapat membantu perencanaan sumber daya perusahaan yang mampu mengintegrasikan beberapa aplikasi bisnis, dengan aplikasi yang mewakili area bisnis tertentu. Aplikasi ini diperbaharui dan proses transaksi secara real time. Tiga kategori fungsi area SAP: 1. Logistik •
Sales and Distribution (SD)
•
Material Management (MM)
•
Warehouse Management (WM)
•
Production Planning (PP)
•
General Logistics (LO)
•
Quality Management (QM)
2. Keuangan •
Financial Accounting (FI)
•
Controlling (CO)
•
Enterprise Controlling (EC)
•
Investment Management (IM)
•
Treasury (TR)
15
•
Account Payable ( AP)
•
Account Receivable (AR)
•
Asset
3. Sumber Daya Manusia •
Personnel Administration (PA)
•
Personnel Development (PD)
•
Time Management (TM)
•
Payroll
•
Organization Management (OM)
Jadi, dapat disimpulkan bahwa SAP adalah suatu perangkat lunak ERP yang dapat membantu perencanaan sumber daya organisasi dengan mengintegrasikan beberapa aplikasi bisnis sehingga proses transaksi yang dilakukan real-time.
2.2.2
Pengertian SAP-BPC SAP BusinessObjects Planning and Consolidation adalah sebuah aplikasi yang dibangun oleh SAP untuk membantu perencanaan, penganggaran, peramalan, dan konsolidasi anggaran maupun biaya. Dengan penggunaan SAP-BPC ini dapat meningkatkan produktivitas perusahaan, penurunan waktu siklus anggaran, adaptasi terhadap perubahan bisnis dan kondisi pasar, mendapatkan laporan yang lebih akurat, mengurangi resiko bisnis seperti over budget. SAP BusinessObjects Planning and Consolidation memiliki 2 versi:
16
•
SAP BusinessObjects Planning and Consolidation, versi Microsoft: Aplikasi ini dirancang untuk digunakan dalam perencanaan, penganggaran, dan konsolidasi dan dikelola oleh user bisnis.
•
SAP BusinessObjects Planning and Consolidation, versi untuk SAP NetWeaver: Aplikasi SAP-BPC dibangun untuk perencanaan dan konsolidasi yang dihubungkan secara langsung pada teknologi SAP NetWeaver. SAP BusinessObjects Planning and Consolidation menggunakan dua
pendekatan yaitu
bottom-up dan top-down untuk memenuhi kebutuhan
perencanaan operasional serta konsolidasi dan pelaporan yang lengkap, yang terpadu dalam satu interface. Kelebihan dari SAP-BPC: •
Meningkatkan kecepatan: dengan adanya model bisnis baru yang terintegrasi dan real-time sehingga dapat membantu mengambil keputusan secara cepat serta dapat memaksimalkan nilai.
•
Mengurangi waktu siklus: manajer keuangan dan manajer bagian bisnis dapat berkolaborasi dalam pandangan yang terpadu, menjalankan proses pembuatan dan penyetujuan rencana, anggaran, dan ramalan.
•
Meminimalisasi resiko bisnis dan resiko pemenuhan: data keuangan yang jelas dan versi tunggal asli memungkinkan pelaporan manajemen dan pelaporan perundang-undangan yang akurat dan cepat.
•
Meningkatkan produktivitas pengguna: tampilan yang intuitif dan alat-alat kantor yang dikenal membantu pekerja dalam melakukan sebagian besar waktu mereka.
17
Jadi, dapat disimpulkan bahwa SAP-BPC adalah suatu aplikasi SAP yang membantu dalam perencanaan, penganggaran, peramalan, dan konsolidasi anggaran maupun biaya yang dapat meminimalkan resiko bisnis dan mempercepat proses penyusunan anggaran tahunan.
2.2.3
Pengertian Budgeting Menurut Bodnar dan Hopwood (2001, p190), budgeting merupakan sebuah proses perencanaan keuangan. Budgeting memiliki peranan yang utama dalam melaksanakan aktivitas manajemen. Budgeting pada umumnya sudah harus direncanakan dan disusun dengan baik terlebih dahulu sebelum subunit dijalankan. Budget pada seluruh organisasi biasanya disebut dengan master data. Master data ini dapat meningkatkan kinerja keuangan perusahaan. Laporan yang diramalkan seperti neraca, laporan pendapatan yang berisi hasil dari rencana operasi manajemen keuangan pada periode budget yang akan datang. Master budget adalah kumpulan dari detil budget subunit organisasi. Ada beberapa sistem penganggaran yang dikenal selama ini yaitu: •
Line Item Budget System Merupakan sistem penganggaran yang menjadikan input yang berupa item-item sebagai dasar dalam penyusunan anggaran. Misalnya anggaran dalam pelaksanaan pendidikan dasar, ada belanja pegawai guru, buku-buku, sarana dan prasarana lainnya. Anggaran ini begitu sederhana. Bahkan kita sering membuatnya untuk membuat daftar anggaran belanjaan kita. Sistem penganggaran line item ini selalu identik dengan incremental budget system.
18
Anggaran dapat ditambah atau dikurangi berdasarkan penggunaannya pada periode sebelumnya. Jika pada periode sebelumnya pagu anggaran yang disediakan sedikit atau kurang terserap, maka pada periode anggaran berikutnya, jatah pada pos anggaran tersebut dikurangi. Sebaliknya, bila jatah anggaran dihabiskan, maka pada periode anggaran berikutnya, pagu anggaran akan ditambah. Sistem ini menimbulkan efek samping, yaitu setiap penyelenggara kegiatan (aparat pemerintah) berlomba-lomba menghabiskan anggaran tanpa memperhatikan manfaat yang akan dihasilkan dari penggunaan dana tersebut. •
Zero Base Bugdet System Dengan sistem penganggaran ini, anggaran proyek tersebut disusun seperti pada mulanya pada tahun proyek tersebut mulai dijalankan meskipun telah berjalan lebih dari satu periode anggaran. Sistem ini benar-benar ruwet karena membutuhkan banyak kertas kerja.
•
Program Base Bugdet System Seiring dengan perkembangan jaman, terciptalah sistem penganggaran berdasarkan pada program. Jadi anggaran dibuat berdasarkan programprogram yang akan dijalankan pada tahun anggaran tersebut. Program terdiri dari beberapa kegiatan-kegiatan yang menghasilkan manfaat bagi masyarakat. Jadi, dapat disimpulkan bahwa budgeting adalah suatu proses yang dilakukan
dalam melaksanakan aktivitas manajemen dimana dapat direncanakan sebelum tahun berjalan yang membantu dalam pengawasan dan pengendalian keuangan.
19
2.2.4
Pengertian Sumber Daya Menurut O’Brien (2006, p35), sumber daya dasar dalam sistem informasi terdiri dari beberapa jenis, yaitu: a. Sumber daya manusia meliputi para pakar dan pemakai akhir. Pakar SI adalah orang-orang yang mengembangkan dan mengoperasikan sistem informasi, seperti: analis sistem merancang desain sistem informasi berdasarkan kebutuhan informasi dari pemakai akhir, pembuat software membuat program komputer berdasarkan spesifikasi analis sistem, operator sistem membantu mengawasi serta mengoperasikan sistem komputer dan jaringan yang besar. Pemakai akhir adalah orang-orang yang menggunakan sistem informasi atau menggunakan informasi yang dihasilkan sistem tersebut. Pemakai akhir dapat berupa pelanggan, teknisi, staf administrasi, dan juga pekerja ahli. Pekerja ahli adalah orang-orang yang menghabiskan sebagian besar waktunya untuk berkomunikasi dan bekerja sama dalam tim serta kelompok kerja, dan membuat, menggunakan, serta menyebarkan informasi. b. Sumber daya hardware meliputi semua peralatan yang digunakan dalam pemrosesan informasi seperti komputer dan perlengkapannya, media data. Media data merupakan obyek berwujud tempat data dicatat, dari lembaran kertas hingga disk magnetic atau optikal. c. Sumber daya software meliputi semua rangkaian pemrosesan informasi, yakni program dan prosedur. Program sistem informasi mengendalikan dan mendukung operasi sistem komputer. Prosedur mengoperasikan perintahperintah bagi orang yang menggunakan sistem informasi.
20
d. Sumber daya data meliputi alfanumerik tradisional, yang terdiri dari angka dan huruf serta karakter lainnya yang menjelaskan transaksi bisnis dan kegiatan lainnya. e. Sumber daya jaringan meliputi media komunikasi dan dukungan jaringan. Media komunikasi meliputi kabel komunikasi (twisted-pair,tembaga,dan lainnya), teknologi gelombang mikro, seluler, satelit tanpa kabel. Dukungan jaringan meliputi pemrosesan komunikasi seperti modem dan prosesor antarjaringan, software pengendali, software sistem operasi jaringan dan penjelajah internet. Jadi, dapat disimpulkan bahwa sumber daya meliputi manusia, hardware, software, data/informasi, dan jaringan yang merupakan sumber daya dasar sistem informasi.
2.2.5
Pengertian Realisasi Realisasi pada pendapatan merupakan pelaporan pendapatan apabila suatu pertukaran atau arus keluar produk telah terjadi yaitu barang atau jasa harus sudah dikirim ke pelanggan, yang menaikkan penerimaan kas atau pun klaim atas kas atau aktiva atau sebagai akibat proses produksi itu sendiri. Realisasi adalah tindakan mewujudkan atau pencapaian suatu rencana, citacita atau keinginan. Realisasi adalah berusaha untuk memahami sesuatu dengan jelas, membuat nyata atau memberikan penampilan realitas, sesuatu yang dibuat nyata atau konkret.
21
Jadi, dapat disimpulkan bahwa realisasi adalah data hasil yang telah dicapai sampai pada periode tertentu.
2.2.6
Pengertian Prognosa (Outlook) Prognosa adalah sebuah laporan keuangan yang diperoleh dari hasil perbandingan antara anggaran dan realisasi.
2.2.7
Pengertian Proses Bisnis Proses bisnis adalah suatu kumpulan pekerjaan yang saling terkait untuk mencapai tujuan bisnis. Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari superprosesnya. Analisa proses bisnis umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya. Banyak definisi yang telah dijabarkan oleh para ahli manajemen mengenai proses bisnis. Beberapa karakteristik umum yang dianggap harus dimiliki suatu proses bisnis adalah: •
Definitif: Suatu proses bisnis harus memiliki batasan, masukan, serta keluaran yang jelas.
•
Urutan: Suatu proses bisnis harus terdiri dari aktivitas yang berurut sesuai waktu dan ruang.
•
Pelanggan: Suatu proses bisnis harus mempunyai penerima hasil proses.
•
Nilai tambah: Suatu proses bisnis dapat memberikan nilai tambah pada penerima.
22
•
Keterkaitan: Suatu proses tidak dapat berdiri sendiri, melainkan harus terkait dalam suatu struktur organisasi.
•
Fungsi silang: Suatu proses umumnya, walaupun tidak harus, mencakup beberapa fungsi.
Sering kali pemilik proses, yaitu orang yang bertanggung jawab terhadap kinerja dan pengembangan berkesinambungan dari proses, juga dianggap sebagai suatu karakteristik proses bisnis. Proses Bisnis adalah sekumpulan tugas atau aktivitas untuk mencapai tujuan yang diselesaikan baik secara berurut atau paralel, oleh manusia atau sistem, baik di luar atau di dalam organisasi. Proses bisnis dapat dikelompokkan atas beberapa proses bisnis yaitu: a. Proses bisnis inti/utama yaitu proses yang diselenggarakan untuk melayani pelanggan pengguna produk atau jasa b. Proses bisnis pendukung yaitu proses yang diselenggarakan untuk melayani pelanggan internal (karyawan perusahaan) c. Proses bisnis manajemen yaitu proses dimana perusahaan menyusun rencana, mengorganisasikan dan mengendalikan sumber daya yang ada. d. Proses bisnis jaringan yaitu proses yang diselenggarakan untuk pemasok, pemberi pinjaman, investor, pemerintah ataupun masyarakat umum. Karakteristik proses bisnis yang baik adalah : •
Adanya proses owner, yaitu orang yang ditunjuk langsung oleh manajemen untuk bertanggung jawab terhadap kinerja proses agar efektif dan efisien.
•
Batasan – batasan yang jelas akan proses bisnis yang ada.
23
•
Kejelasan hubungan internal dan pertanggungjawabannya.
•
Prosedur, tugas kerja, kebutuhan training terdokumentasi dengan baik
•
memiliki ukuran-ukuran dan system feedback pada setiap aktivitas.
•
memiliki ukuran-ukuran dan target yang berhubungan dengan kepuasan user.
•
Waktu siklus dari setiap aktivitas diketahui dengan jelas.
•
Mempunyai perumusan atau perubahan prosedur.
•
Mengetahui tentang bagaimana langkah – langkah selanjutnya agar menjadi lebih baik. Dengan adanya proses bisnis yang baik dapat lebih bersaing dan
menghasilkan profit lebih banyak, kenaikan produktifitas, menyediakan tingkat pelayanan konsumen yang lebih tinggi, memperoleh fleksibilitas lebih besar dalam penggunaan sumber daya, termasuk staf, merespon lebih cepat pada peluang baru, meningkatkan moral staf melalui lingkungan kerja yang lebih baik.
Gambar 2.2 Dukungan Proses Bisnis
24
Cara Pemodelan Proses Bisnis : 1. Menentukan tujuan, ruang lingkup, dan batasan 2. Pemahaman & memetakan proses yang berjalan
Gambar 2.3 Simbol-simbol Flow Chart 3. Mengukur kinerja proses 4. Menentukan akar masalah (root cause) 5. Mengidentifikasi perbaikan proses 6. Implementasi perbaikan proses bisnis Proses bisnis terdiri dari proses bisnis As-Is dan proses bisnis To-Be. Dalam menganalisa proses bisnis As-Is ada lima fokus analisis yang digunakan yaitu kepuasan pelanggan, frustasi pekerja, waktu, biaya, dan kualitas. Tiap fokus dihubungkan pada metodologi perbaikan tertentu seperti kegiatan berbasis biaya, rekayasa ulang. Proses bisnis As-Is merupakan proses bisnis yang sedang berjalan dalam organisasi, sedangkan proses bisnis To-Be merupakan proses bisnis yang dirancang yang akan diimplementasikan.
25
Jadi, dapat disimpulkan bahwa proses bisnis adalah sekumpulan tugas dan aktivitas yang dilakukan dalam mencapai tujuan yang dapat diselesaikan secara paralel maupun secara bertahap.
2.2.8
Pengertian Accelerated SAP (ASAP) ASAP (Accelerated SAP) merupakan sebuah metodologi yang digunakan untuk implementasi System, Application, and Product in Data Processing (SAP). Komponen ASAP, dapat digunakan bersama-sama atau secara individu, yang disebut akselerator. Akselerator disusun berdasarkan praktek-praktek terbaik (best practices) pengguna SAP dari seluruh dunia dan terdiri dari sejumlah template, pertanyaan, dan skenario yang memerlukan input pengguna untuk membantu pengguna menentukan cara terbaik untuk melaksanakan implementasi SAP. ASAP dapat mengurangi waktu yang diperlukan untuk menerapkan SAP sebanyak 50%. Tahapan–tahapan metodologi ASAP: •
Project Preparation
•
Bussiness Blueprint
•
Realization
•
Final Preparation
•
Go Live & Support
Berikut ini penjelasan dari tahapan-tahapan metodologi ASAP: 1. Project Preparation Tujuan dari tahapan ini adalah untuk menyediakan perencanaan dan persiapan awal untuk proyek SAP serta membantu mengidentifikasi dan
26
merencanakan fokus utama. Hal-hal yang penting untuk diperhatikan dalam Tahapan ini adalah: •
Menentukan tujuan proyek.
•
Menjelaskan cakupan pelaksanaan.
•
Menentukan strategi pelaksanaan.
•
Menentukan jadwal proyek secara keseluruhan dan urutan pelaksanaan.
•
Membentuk struktur organisasi proyek dan komite.
•
Menetapkan sumber daya yang dibutuhkan.
2. Bussiness Blueprint Dokumen Blueprint merupakan pondasi awal untuk melaksanakan proyek implementasi SAP. Dokumen ini menggambarkan kebutuhan dan gambaran proses bisnis perusahaan as-is maupun to-be. Kegiatan yang dilakukan dalam tahapan ini adalah: •
Membuat dokumen bisnis Blueprint.
•
Memperbaiki tujuan dan sasaran yang telah dibuat pada tahapan pertama.
•
Memperbaiki ruang lingkup untuk mempersiapkan pada tahapan ketiga.
•
Memperbaiki
jadwal
proyek
secara
keseluruhan
dan
urutan
pelaksanaan yang telah dibangun pada tahapan pertama. Dalam penyusunanan Blueprint ada beberapa teknik yang dilakukan untuk mengumpulkan kebutuhan-kebutuhan, yaitu: •
One-on-one interviews
•
Group interviews
27
•
Facilitated sessions
•
Joint application development (JAD)
•
Questionnaires
•
Prototyping
•
Use cases
•
Following people around
•
Request for proposals (RFPs)
•
Brainstorming
Berikut penjelasan teknik-teknik yang dilakukan untuk mengumpulkan kebutuhan-kebutuhan: a. One-on-one interviews Teknik yang paling umum dalam mengumpulkan kebutuhankebutuhan yaitu berhubungan dengan client dan menanyakan mereka apa yang mereka butuhkan. Diskusi harus sudah direncanakan berdasarkan pada jenis kebutuhan yang anda cari. Ada banyak cara untuk merencanakan wawancara, tapi biasanya anda ingin bertanya pertanyaan open-ended untuk membuat yang diwawancarai mulai berbicara dan kemudian menanyakan pertanyaan yang menyelidik untuk membongkar kebutuhan-kebutuhan. b. Group interviews Wawancara kelompok mirip dengan wawancara satu pada satu, kecuali lebih dari satu orang yang diwawancara biasanya dua sampai empat orang. Wawancara ini berjalan dengan baik ketika setiap orang
28
pada tingkat yang sama atau memiliki peran yang sama. Wawancara kelompok membutuhkan persiapan yang lebih dan lebih formalitas untuk mendapatkan informasi yang anda ingin dari semua peserta. Anda bisa membongkar sekumpulan kebutuhan-kebutuhan yang lebih banyak dalam jangka waktu pendek jika anda bisa membuat kelompok fokus. c. Facilitated sessions Dalam sesi yang difasilitasi, anda membawa sekelompok besar (lima orang atau lebih) bersama untuk suatu tujuan umum. Dalam kasus ini, anda mencoba untuk mengumpulkan sekumpulan kebutuhan yang umum dari kelompok dalam cara yang lebih cepat daripada anda mewawancara tiap anggota kelompok secara terpisah. d. Joint application development (JAD) Sesi
JAD
mirip
dengan
sesi
umum
yang
difasilitasi.
Bagaimanapun, kelompok biasanya tetap dalam sesi sampai sasaran sesi selesai. Untuk kebutuhan sesi JAD, peserta menetap dalam sesi sampai sekumpulan kebutuhan yang lengkap didokumentasikan dan disetujui. e. Questionnaires Kuesioner jauh lebih informal, dan juga merupakan alat yang baik untuk mengumpulkan kebutuhan-kebutuhan dari stakeholder di lokasi terpencil atau orang yang hanya memiliki masukan kecil dalam keseluruhan kebutuhan. Kuesioner juga bisa digunakan ketika anda harus mengumpulkan masukan dari selusin orang, seratus orang, atau seribu orang.
29
f. Prototyping Prototyping
adalah
teknik
yang
relatif
modern
untuk
mengumpulkan kebutuhan-kebutuhan. Dalam pendekatan ini, anda mengumpulkan kebutuhan mula-mula yang anda gunakan untuk membangun versi awal solusi – suatu prototipe. Anda menunjukkannya pada client, kemudian memberikan anda kebutuhan tambahan. Anda mengubah aplikasi dan siklus di sekitar client lagi. Proses yang berulang ini berlanjut sampai hasil memenuhi masa kritis dari kebutuhankebutuhan bisnis atau untuk sejumlah perulangan yang disetujui. g. Use cases Use case dasarnya cerita yang menjelaskan bagaimana pekerjaan proses
diskrit/berlainan.
Cerita
mencakup
orang
(actor)
dan
menjelaskan bagaimana kerja solusi dari pandangan user. Use case mungkin lebih mudah bagi user untuk mengartikulasikan, walaupun use case mungkin nanti perlu distilasi ke dalam kebutuhan-kebutuhan rinci yang lebih spesifik. h. Following people around Teknik ini sangat membantu ketika mengumpulkan informasi pada proses saat ini. Anda mungkin menemukan, misalnya, bahwa beberapa orang memiliki rutinitas kerja menurun seperti kebiasaan bahwa mereka memiliki waktu yang sulit untuk menjelaskan apa yang mereka lakukan dan mengapa. Anda mungkin perlu mengamati mereka melaksanakan
pekerjaan
mereka
sebelum
anda
bisa
mengerti
30
keseluruhan gambar. Dalam beberapa kasus, anda mungkin juga ingin ikut serta dalam proses kerja aktual untuk memperoleh perasaan bisa menangani pada bagaimana fungsi bisnis bekerja hari ini. i. Request for proposals (RFPs) Jika anda seorang vendor, anda mungkin menerima kebutuhankebutuhan melalui suatu RFP. Daftar kebutuhan-kebutuhan ini ada bagi anda
untuk
membandingkan
terhadap
kapabilitas
anda
untuk
menentukan seberapa dekat kecocokan anda dengan kebutuhankebutuhan client. j. Brainstorming Pada beberapa proyek, kebutuhan-kebutuhan tidak ditemukan sebanyak kebutuhan yang ditemukan. Dengan kata lain, solusi merupakan buatan baru dan kebutuhan dibuat sebagai sekumpulan ide yang orang bisa menyetujuinya. Dalam jenis proyek ini, brainstorming sederhana mungkin titik permulaan. Pada persoalan pokok yang sesuai ahli mengambil kesempatan dan memulai brainstorming secara kreatif solusi seperti apa yang mungkin terlihat. Setelah semua ide dihasilkan, peserta memprioritaskan satu yang mereka pikir solusi paling baik. Hasil konsensus ide terbaik digunakan untuk kebutuhan-kebutuhan awal. 3. Realization Tujuan dari tahapan ini adalah untuk membuat perencanaan pelatihan yang diadakan oleh tim proyek implementasi SAP. Biaya untuk pelatihan ini
31
relatif mahal, ini yang menjadi sangat penting untuk diperhatikan karena akan berpengaruh pada pelatihan. Pelatihan ini dapat berjalan dengan baik ketika tim proyek mengerti fungsi-fungsi SAP secara baik, bagaimana cara kerja konfigurasi, dan bagaimana fungsi SAP dapat berjalan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Kunci faktor utama aktivitas tahapan ini adalah: •
Latar belakang tim.
•
Spesifikasi bisnis area.
•
Waktu
yang
dibutuhkan
untuk
berpartisipasi
sampai
dengan
implementasi. Ketika mengembangkan rencana sistem, putuskan modul pelatihan yang tepat untuk diberikan kepada user di SAP training center atau diperusahaan. Rencana tim training proyek diperbaharuhi secara berkala dalam tahapan implementasi 4. Final Preparation Kegiatan yang dilakukan pada tahapan ini adalah: •
Stress dan Volume Test: merencanakan kebutuhan perangkat keras yang harus dipenuhi, dan melakukan uji secara bersamaan dengan banyak data untuk dapat melihat kemampuan sistem dalam menerima data.
•
Cutover Plan: menentukan secara rinci bagaimana cara memindahkan sistem agar dapat digunakan oleh user.
•
Conduct End User Training: mewujudkan pelatihan final sebelum sistem tersebut go-live.
5. Go Live and Support
32
Pada tahapan ini sistem SAP tersebut sudah dapat digunakan oleh user untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan. Kegiatan utama pada tahapan ini adalah pemantauan penggunaan sistem dan memberikan umpan b a l i k .
Gambar 2.4 Overview ASAP
Gambar 2.5 Implementation Roadmap
33
Delapan pemegang peran penting dalam melaksanakan implementasi SAP: a. Steering Committee: anggotanya termasuk sponsor proyek, manager konsultan SAP, manager proyek. Komite ini mempunyai peranan penting sebagai penentu keberhasilan dan pencapaian visi proyek, menentukan prioritas, menentukan batasan, dan kebutuhan perusahaan. b. Project Sponsors: komunikasi antar tim untuk pencapaian tujuan dan visi antar anggota komite. c. Project Management: tim SAP konsultan dan konsumen. d. Consultant: anggota tim SAP, aplikasi, dan bisnis proses. e. Tehnical: anggota tim SAP yang bertanggung jawab pada kebutuhan teknikal dan pengembangan program aplikasi dan interface. f. Training: pelatihan dan dokumentasi, manager proyek, pelatihan dan dokumentasi pengembang, koordinator pelatihan, administrator teknologi pelatihan. g. Change: perubahan proses bisnis sehingga harus memperhatikan resiko bisnis, komunikasi, kepemimpinan dan sponsor, kemampuan untuk mengembangkan, memindahkan pengetahuan. h. Security: otorisasi, administrasi, dan internal audit. Jadi, dapat disimpulkan bahwa Accelerated SAP adalah suatu metodologi dalam implementasi SAP yang dapat mengurangi waktu penerapan SAP, dengan langkah-langkah metodologi yaitu: preparation, blueprint, realization, final preparation, go live.
34
2.2.9
Pengertian Change Management Menurut Martin, Brown, DeHayes, Hoffer, Perkins (2004, p433), change management adalah suatu pendekatan terstruktur transisi individu, tim, dan organisasi dari keadaan saat ini pada keadaan yang diharapkan pada masa akan datang. Change management merupakan proses dimana perubahan sistem diimplementasikan dengan cara yang terkendali dengan mengikuti model yang sudah ditetapkan sebelumnya sampai batas tertentu, modifikasi yang masuk akal. Pendekatan manajemen perubahan yang dikemukakan Kurt Lewin mencakup tiga langkah, yaitu; 1. Unfreezing : upaya-upaya yang dilakukan untuk mengatasi tekanan-tekanan yang terjadi dari kekuatan yang mendukung dan menolak perubahan. 2. Movement : perubahan dilakukan tahap demi tahap, dimana hal ini biasanya jumlah kekuatan yang mendukung perubahan lebih banyak dari pada jumlah yang menolak. 3. Refreezing : jika kondisi yang diinginkan telah tercapai, maka distabilkan melalui aturan-aturan baru, sistem kompensasi baru, cara pengelolaan organisasi yang baru. Jika berhasil maka jumlah penolak perubahan akan menjadi berkurang, dan jumlah pendukung perubahan menjadi bertambah. Jadi dapat disimpulkan bahwa change management adalah perubahan yang terjadi dalam manajemen organisasi seperti tata kelola, struktur, sistem kerja, dan sebagainya.
35
2.2.10 Pengertian Waterfall Menurut Olson (2001, p127), model waterfall adalah suatu metode yang memberikan umpan balik antara setiap tahapan proyek untuk meminimalisasikan pengulangan pekerjaan. Model waterfall dalam SDLC terdiri dari tahapan-tahapan yang meliputi: •
system feasibility adalah studi kelayakan dengan menentukan konsep yang diperlukan bagi produk software serta siklus proyek
•
software plans and reqirement adalah spesifikasi fungsi, tampilan, dan kinerja yang dibutuhkan produk software secara rinci
•
product design adalah spesifikasi dari seluruh rancangan hardware dan software, struktur pengendalian, struktur data bagi produk dan komponen lainnya yang diperlukan sebagai dokumen bagi user dan tahap testing
•
detailed design adalah spesifikasi seluruh rancangan struktur pengendalian, struktur data, hubungan tampilan ukuran, kunci algoritma, dan asumsi bagi setiap komponen program
•
code adalah komponen program secara keseluruhan
•
integration adalah penyatuan masing-masing fungsi komponen agar software dapat bekerja seharusnya
•
implementation adalah operasional kerja dari software termasuk tugas, konversi data, instalasi, pelatihan user
•
operation and maintenance adalah perawatan sistem yang telah dibuat. Waterfall adalah proses pengembangan software yang berurutan, dimana
kemajuan dilihat seperti mengalir ke bawah terus-menerus seperti air terjun melalui
36
tahap demi tahap. Deskripsi pertama model waterfall yang formal sering dikutip menjadi artikel yang diterbitkan tahun 1970 oleh Winston W. Royce (1929-1995), walaupun Royce tidak menggunakan istilah waterfall di artikel. Royce menjelaskan model sebagai contoh model yang cacat, yang tidak bekerja. Sebenarnya secara umum istilah ini sudah digunakan dalam penulisan pengembangan software sebagai cara untuk mengkritik software yang umum digunakan dalam latihan. Menurut Dan Marks (2002), pendekatan waterfall menekankan kemajuan yang terstruktur antara tahap yang ditentukan. Setiap tahap terdiri dari serangkaian kegiatan tertentu dan hasil yang harus diselesaikan sebelum tahap berikutnya dapat dimulai. Selain itu, orang yang berbeda biasanya terlibat selama tiap tahap. Kelebihan dari pendekatan waterfall yaitu memudahkan dalam menganalisa perubahan, mampu mengkoordinasikan tim implementasi,
anggaran
bisa
diprediksi, waktu yang dibutuhkan ahli dalam menangani persoalan relatif sedikit. Sedangkan kekurangan dari pendekatan waterfall adalah kurang fleksibel, sulit memberikan estimasi kebutuhan software yang aktual, hilangnya pengetahuan yang tidak berwujud antara tahap-tahap, keputusasaan kohesi tim, dan kecenderungan untuk tidak menemukan cacat atau kekurangan rancangan sampai tahap testing. Jadi, dapat disimpulkan bahwa waterfall merupakan pendekatan yang dilakukan tahap demi tahap secara berurutan, dimana tahap sebelumnya harus diselesaikan dahulu sebelum melanjutkan tahap berikutnya.
37
2.2.11 Unsur-Unsur Perencanaan Proyek Unsur-unsur perencanaan operasional proyek menurut Soeharto (1999, p223) sebagai berikut: •
Perencanaan Lingkup Proyek
•
Perencanaan Mutu Proyek
•
Perencanaan Waktu dan Penyusunan Jadwal Proyek
•
Perencanaan Biaya Proyek
•
Perencanaan Sumber Daya Proyek
•
Program Pengelolaan Resiko Proyek
•
Perencanaan Kontrak dan Pembelian Proyek
•
Perencanaan Komunikasi Proyek
•
Overall Project Plan
Berikut adalah penjelasan unsur-unsur perencanaan operasional proyek: 1. Perencanaan Lingkup Proyek Perencanaan lingkup proyek adalah proses memberikan deskripsi gambaran perwujudan proyek dan batas-batasnya secara tertulis. Perencanaan lingkup proyek dihasilkan dari suatu studi kelayakan terutama mengenai aspek teknis dan finansial. Perencanaan lingkup proyek mendapatkan masukan dari perencanaan mutu, biaya, dan jadwal, agar diperoleh alternatif lingkup yang terbaik dengan mengingat hambatan-hambatan yang ada.
38
2. Perencanaan Mutu Proyek Perencanaan mutu proyek adalah proses penentuan standar dan kriteria mutu yang akan dipakai oleh proyek, serta usaha untuk dapat memenuhinya. Parameter standar dan kriteria menjadi masukan penting pada waktu menentukan definisi lingkup proyek. Ketentuan standar mutu akan besar pengaruhnya terhadap biaya proyek terutama pada waktu desain-engineering, seleksi peralatan, dan material. Oleh karena itu, perlu ada kebijakan mutu dari pihak pimpinan pemilik maupun kontraktor untuk dipakai sebagai pegangan pelaksanaan. Output dari perencanaan mutu adalah dokumen yang memuat kebijakan dan prosedur yang menyeluruh tentang masalah-masalah. 3. Perencanaan Waktu dan Penyusunan Jadwal Proyek Perencanaan waktu atau jadwal proyek meliputi langkah-langkah yang bertujuan agar proyek dapat diselesaikan sesuai dengan sasaran waktu yang ditetapkan. Perencanaan waktu memberikan masukan kepada perencanaan sumber daya agar sumber daya tersebut siap pada waktu yang diperlukan. Perencanaan tersebut terdiri dari penentuan definisi komponen kegiatan, dan perkiraan kurun waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan masing-masing komponen kegiatan. Hasil langkah-langkah tersebut kemudian dianalisis dengan berbagai metode dan teknik untuk menyusun jadwal proyek. Menurut Schwalbe (2004, p183), manajemen waktu proyek yang didefinisikan dalam melibatkan proses yang dibutuhkan untuk meyakinkan pemenuhan waktu dari proyek. Proses utama yang terlibat didalam manajemen waktu proyek adalah:
39
a. Pendefinisian aktivitas Proses mendefinisikan aktivitas yang spesifik yang harus ditunjukkan oleh anggota proyek dan stakeholder untuk menghasilkan project deliverables. Suatu aktivitas adalah bagian dari pekerjaan yang biasa ditampilkan dalam bentuk work breakdown structure yang menjelaskan waktu yang diharapkan, biaya dan sumber daya yang dibutuhkan. b. Urutan aktivitas Proses mengidentifikasikan dan mendokumentasikan hubungan antara aktivitas proyek. Hasil utama dari proyek ini meliputi diagram jaringan jadwal proyek (Project Schedule Network Diagram), perubahan permintaan dan pembaharuan daftar aktifitas dan atribut. Hasil utama dari proyek ini adalah activity resource requirement, resource breakdown structure, requested changes, dan memperbaharui atribut aktifitas serta kalender sumber daya. c. Perkiraan durasi aktivitas Proses mengestimasi banyaknya waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan aktivitas individual. Hasil dari proses ini adalah aktifitas perkiraan durasi dan pembaharuan atribut aktifitas. d. Pengembangan jadwal Melibatkan analisis urutan aktivitas, perkiraan durasi aktivitas dan kebutuhan sumber daya untuk menciptakan jadwal proyek. •
Critical Path Method (CPM)
40
Menurut Schwalbe (2004, p196), pengertian Critical Path Method atau juga disebut critical path analysis adalah teknik analisis jaringan kerja proyek yang digunakan untuk memprediksi durasi total proyek. Jalur kritis untuk sebuah proyek adalah rangkaian aktivitas yang menentukan waktu tercepat yang digunakan untuk menyelesaikan suatu proyek. Pada metode Critical Path Method dikenal adanya jalur kritis, yaitu jalur yang memiliki rangkaian komponen-komponen kegiatan dengan total jumlah waktu terlama dan menunjukkan kurun waktu penyelesaian proyek yang tercepat. Jadi, jalur kritis terdiri dari rangkaian kegiatan kritis, dimulai dari kegiatan pertama sampai pada kegiatan terakhir proyek. Makna jalur kritis penting bagi pengelola proyek, karena pada jalur ini terletak kegiatan – kegiatan yang bila pelaksanaannya terlambat akan menyebabkan keterlambatan proyek secara menyeluruh. Kadang – kadang dijumpai lebih dari satu jalur kritis dalam jaringan kerja. Dalam proses identifikasi jalur kritis, dikenal beberapa terminologi dan rumus-rumus perhitungan sebagai berikut: TE = E : Waktu paling awal peristiwa (node/event) dapat terjadi (Earliest Time of Occurance), yang berarti waktu paling awal suatu kegiatan yang berasal dari node tersebut dapat dimulai, karena menurut aturan dasar jaringan kerja, suatu kegiatan baru dapat dimulai bila kegiatan terdahulu telah selesai.
41
TL = L : Waktu paling akhir peristiwa boleh terjadi (Late Allowable Event/Occurance Time), yang berarti waktu paling lambat yang masih diperbolehkan bagi suatu peristiwa terjadi. ES : Waktu mulai paling awal suatu kegiatan (Earliest Start Time). Bila waktu kegiatan dinyatakan atau berlangsung dalam jam, maka waktu ini adalah jam paling awal kegiatan dimulai. EF : Waktu selesai paling awal suatu kegiatan (Earlist Finish Time). Bila hanya ada satu kegiatan terdahulu, maka EF suatu kegiatan terdahulu merupakan ES kegiatan berikutnya. LS : Waktu paling akhir kegiatan boleh dimulai (Latest Allowable Start Time), yaitu waktu paling akhir kegiatan boleh dimulai tanpa memperlambat proyek secara keseluruhan. LF : Waktu paling akhir kegiatan boleh selesai (latest Allowable Finish Time) tanpa memperlambat penyelesaian proyek. D (Dummy) : Adalah kurun waktu suatu kegiatan yang tidak mengakibatkan perubahan jadwal (0), hanya sebagai label yang dibutuhkan sebagai titk referensi. Umumnya dengan satuan waktu seperti hari, minggu, dan lain-lain. X Anak panah A
n
ES
Simpul
LS
Gambar 2.6 Komponen Critical Path Method
42
Keterangan: n
: nomor kejadian
A : nama aktivitas X : lama aktivitas A ES : waktu mulai paling awal (Earliest Start) LS : waktu mulai paling akhir (Latest Start)
10 t=1 mo
t=3 mo D
t=3 mo
10
10
F t=2 mo
A
E
B t=4 mo
C
10
t=3 mo 10
Gambar 2.7 Contoh Diagram Critical Path Method
•
Gantt Chart Menurut Schwalbe (2004, p192), penjadwalan proyek biasanya digambarkan dengan menggunakan Gantt Chart. Gantt Chart menampilkan informasi jadwal proyek dengan membuat daftar aktivitas proyek dan sesuai dengan tanggal mulai dan selesai proyek dengan bentuk kalender.
43
Menurut Weiss dan Robert (1994, p91), Gantt Chart adalah salah satu pejabaran aktivitas-aktivitas proyek yang paling nyaman, paling banyak digunakan, dan mudah dipahami. Dalam penggambaran aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan proyek terdiri dari dua dimensi. Dimensi vertikal berisi aktivitasaktivitas proyek, sedangkan dimensi horisontal berisi waktu dari tiap-tiap aktivitas. Menurut Schwalbe (2004, p192), Gantt Chart menyediakan suatu format standar untuk menggambarkan informasi mengenai jadwal proyek dengan menampilkan kegiatan proyek, jadwal mulai dan jadwal selesai dalam bentuk kalender. Gantt Chart menunjukkan informasi tugas dalam proyek sebagai suatu serial batang (bars) sepanjang skala waktu (timescale). Bars secara grafik menunjukkan durasi task dengan waktu mulai dan selesai seiring dengan kemajuan terhadap waktu.
Gambar 2.8 Contoh Gantt Chart
44
4. Perencanaan Biaya Proyek Perencanaan
biaya
terdiri
dari
serangkaian
langkah
untuk
memperkirakan besar biaya dari sumber daya yang diperlukan oleh proyek. Langkah tersebut termasuk sebagai alternatif yang mungkin dapat menghasilkan biaya yang paling ekonomis bagi kinerja atau material yang sebanding. Jadi, perencanaan biaya baru dapat diselesaikan bila telah tersedia perencanaan keperluan sumber daya. Faktor resiko besar pengaruhnya terhadap perencanaan biaya, yang mengharuskan disediakan sejumlah kontijensi dan asuransi. 5. Perencanaan Sumber Daya Proyek Perencanaan sumber daya proyek dapat dikelompokan menjadi 2 golongan, yaitu: •
Perencanaan sumber daya nonmanusia Meliputi pengadaan material, peralatan yang akan menjadi bagian permanen proyek, serta peralatan konstruksi yang diperlukan untuk membangun proyek tetapi tidak menjadi permanen. Perencanaan sumber daya nonmanusia secara menyeluruh dapat diartikan sebagai pengkajian dan identifikasi kebutuhan proyek akan sumber daya nonmanusia, serta bagaimana, kapan, berapa banyak, dan darimana diperoleh. Hasil utama adalah lembaran yang membuat deskripsi kebijakan, daftar material, dan peralatan utama, serta jadwal pengadaannya.
45
•
Perencanaan sumber daya manusia Meliputi rancangan organisasi, penyusunan posisi personil, mobilisasi, dan pelatihan tenaga kerja untuk lapangan. Perencanaan organisasi terdiri dari penyusunan struktur organisasi, termasuk membuat uraian tugas posisi kunci, tanggung jawab, serta jalur komunikasi dan pelaporan.
Gambar 2.9 Contoh Stuktur Organisasi Proyek
6. Program Pengelolaan Resiko Proyek Pengelola proyek perlu memiliki program pengelolaan resiko terutama dalam masalah tanggapan terhadapnya karena proyek selalu menghadapi berbagai resiko yang dapat berdampak besar terhadap pencapaian sasaran.
46
Setelah mengidentifikasi dan mengkuantifikasi jenis, frekuensi dan bobot resiko, langkah berikutnya adalah merencanakan tindakan-tindakan untuk memperkecil dampak negatif. Melakukan rencana tanggapan terhadap resiko akan memberikan masukan dalam memperkirakan biaya dan jadwal yang memungkinkan. 7. Perencanaan Kontrak dan Pembelian Proyek Perencanaan kontrak dan pembelian proyek adalah proses penyusunan kebijakan
kontrak
dan
pembelian
proyek,
pengidentifikasian,
dan
pendokumentasian berbagai hal, dan tenaga kerja yang diperlukan proyek dengan cara kontrak atau pembelian. 8. Perencanaan Komunikasi Proyek Perencanaan komunikasi meliputi penentuan dan pemilihan jenis informasi dan sarana komunikasi yang diperlukan proyek serta kapan dan berapa banyak frekuensinya. Informasi sebagai bagian dari komunikasi berupa lisan (rapat) dan tertulis (lapor). Sarana ini besar peranannya dalam proses pengendalian kegiatan proyek. 9. Overall Project Plan Overall Project Plan adalah dokumen yang berisi program dengan unsur-unsur perencanaan yang disebutkan pada butir-butir di atas dalam bentuk terkonsolidasi.
47
Kelayakan Proyek (Finansial, Biaya dan Laba, Teknis, dan lain – lain) PERENCANAAN LINGKUP • Definisi Lingkup
PERENCANAAN MUTU • Spesifikasi • Kriteria
PERENCANAAN ORGANISASI DAN PERSONIL • Struktur • Staffing plan
PROGRAM RESIKO • Kontigensi • Asuransi
KOMUNIKASI • Laporan dan SIMP
PERENCANAAN SUMBER DAYA a. Non – SDM: • Material • Peralatan b.
PERENCANAAN WAKTU Identifikasi jenis, urutan dan kurun waktu kegiatan
SDM: • Kantor pusat • Lapangan
PERKIRAAN BIAYA
PERENCANAAN JADWAL
ANGGARAN DAN JADWAL INDUK
PERENCANAAN PROYEK (Overall Project Plan)
Gambar 2.10 Diagram Kelayakan Proyek
48
2.2.12 Faktor-Faktor Penentu Kesuksesan Proyek Menurut Olson (2001, p10), faktor-faktor penentu kesuksesan proyek merupakan suatu elemen yang harus dilakukan agar aktivitas proyek dapat berjalan dengan baik. Tiga faktor yang diyakini sebagai faktor keberhasilan suatu proyek adalah: •
Keterlibatan client dalam proyek
•
Dukungan dari top level management
•
Tujuan proyek yang jelas. Pinto dan Slevin telah menyelidiki lebih dari 400 proyek dan menemukan
faktor-faktor yang mendukung kesuksesan suatu proyek sistem informasi, yaitu: •
Project mission Suatu proyek harus memiliki misi dan tujuan dan arah yang jelas mengenai proyek. Tim proyek harus mengerti misi proyek tersebut.
•
Top management support Manajemen tingkat atas harus memberikan dukungan terhadap proyek yang akan dilaksanakan. Dukungan bisa diberikan dalam bentuk penyediaan sumber daya yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proyek, memberikan otoritas untuki pelaksanaan proyek, memperhatikan berbagai aspek proyek, dan membantu dalam penyelesaiannya.
49
•
Plan/schedule Suatu proyek harus memiliki perencanaan perencanaan atau penjadwalan yang berisi spesifikasi detil mengenai perencanaan proyek, termasuk waktu, sumber daya, biaya, aktivitas yang harus dilakukan, dan manajemen resiko.
•
Client consultation dengan adanya konsultasi dengan pemilik proyek selama penyelesaian proyek akan mendukung pelaksanaan tahap implementasi proyek.
•
Personnel Seluruh anggota tim proyek harus memiliki peran, tugas, dan wewenang yang jelas. Dengan kata lain, personil berhubungan dengan orang-orang yang cocok ditugaskan ke dalam tim proyek.
•
Technical tasks Untuk melakukan tugas teknis, tim proyek harus memiliki kemampuan teknis dan harus menguasai teknologi dari proyek yang akan dikerjakan.
•
Client acceptance Pemilik proyek ikut melakukan testing dan verifikasi untuk mengetahui apakah produk yang dihasilkan sesuai dengan keinginan pemilik. Dengan kata lain, harus ada persetujuan client terhadap seluruh hasil dari pelaksanaan proyek yang telah dilakukan.
•
Monitoring and feedback Pemantauan dilakukan untuk mengetahui sejauh mana hasil pelaksanaan proyek yang dibandingkan dengan perencanaan proyek. Adanya pemantauan
50
dan umpan balik antara peserta proyek dan pihak client untuk mengontrol tahapan-tahapan pelaksanaan proyek. •
Communication Diperlukan data dan jaringan untuk mempermudah komunikasi sehingga dapat mendukung pelaksanaan proyek. Komunikasi yang baik diperlukan antara peserta proyek untuk mencegah duplikasi kegiatan maupun salah pengertian. Dengan adanya komunikasi yang baik, persolan-persolan yang timbul selama proses implementasi akan dapat dibicarakan.
•
Troubleshooting Troubleshooting merupakan suatu mekanisme yang membantu dalam memprediksi masalah-masalah yang akan terjadi dalam proyek, serta menyelesaikan masalah tersebut.
2.2.13 Pengendalian Proyek yang Efektif dan Tidak Efektif Menurut Soeharto (1999, p232), proyek yang dikendalikan ada yang efektif dan ada yang tidak efektif. 1. Pengendalian proyek yang efektif ditandai oleh hal-hal sebagai berikut: •
Tepat waktu dan peka terhadap penyimpangan. Metode atau cara yang digunakan harus cukup peka sehingga dapat mengetahui adanya penyimpangan selagi masih awal.
•
Bentuk tindakan yang diadakan tepat dan benar. Hal ini perlu kemampuan dan kecakapan menganalisis indikator secara akurat dan objektif.
51
•
Terpusat pada masalah atau titik yang bersifat strategis, dilihat dari segi penyelenggaraan proyek. Hal ini perlu kecakapan memilih titik atau masalah yang strategis agar penggunaan waktu dan tenaga dapat efisien.
•
Mampu mengetengahkan dan mengkomunikasikan antara persoalan dengan solusi, sehingga dapat menarik perhatian pimpinan maupun pelaksana proyek yang bersangkutan, agar tindakan koreksi yang diperlukan segera dapat dilaksanakan.
•
Kegiatan pengendalian tidak lebih dari yang diperlukan. Biaya yang dipakai untuk kegiatan pengendalian tidak boleh melampaui faedah atau hasil dari kegiatan tersebut. Dalam merencanakan pengendalian perlu dikaji dan dibandingkan dengan hasil yang akan diperoleh.
•
Dapat memberikan petunjuk berupa prediksi hasil yang akan datang bila saat pengecekan tidak ada perubahan. Hal ini sangat diperlukan bagi pengelola
proyek
untuk
menentukan
langkah
penyelenggaraan
berikutnya. •
Pengawasan dan pengendalian akan lengkap bila dapat memberikan usulan
tindakan-tindakan
pembetulan
melibatkan biaya dan tenaga yang minimal.
yang
diperlukan
dengan
52
2. Pengendalian proyek yang tidak efektif disebabkan oleh hal-hal sebagai berikut: •
Karakteristik proyek Sudah berulang kali disinggung bahwa proyek umumnya kompleks, melibatkan banyak peserta organisasi dan lokasi kegiatan sering terpencar-pencar letaknya.
•
Kualitas Informasi Laporan yang tidak tepat pada waktunya dan tidak pandai dalam memilih materi akan banyak mengurangi faedah suatu informasi, ditambah lagi dengan bila didasarkan atas informasi atau sumber yang kurang kompeten.
•
Kebiasaan Pada organisasi pemilik, pengelola proyek sebagian besar berasal dari bidang-bidang fungsional (teknik, operasi, pengadaan, dan lain-lain) dengan pekerjaan yang sifatnya rutin dan stabil. Mereka yang sudah mapan dengan sikap dan kebiasaan yang dialami umumnya sulit menyesuaikan diri dalam waktu yang relatif singkat dan cenderung resistant terhadap perubahan yang semestinya diperlukan untuk mengelola proyek.
