BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1
Sistem Informasi Sistem informasi adalah penggabungan seluruh komponen informasi (data,
hardware, software, telekomunikasi, orang-orang, prosedur) yang dibutuhkan untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Pendapat tersebut diperkuat oleh pendapat Satzinger, Jackson, & Burd (2010, hal. 6), dimana sistem informasi adalah sekumpulan komponen yang saling terkait yang berfungsi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan output berupa informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas bisnis. Sistem informasi dan komponennya dapat dilihat pada gambar 2.1.
Gambar 2.1 Sistem Informasi dan Komponen Sumber : (Satzinger, Jackson, & Burd, 2010, hal. 8)
Selain itu diperkuat juga oleh Whitten, Bentley, & Dittman (2004, hal. 10), dimana sistem informasi merupakan pengaturan orang, data, proses, dan information technology (IT)/teknologi informasi yang berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan sebagai output informasi yang diperlukan untuk mendukung sebuah organisasi. 2.2
Business Intelligence Business intelligence (BI) merupakan suatu rangkaian metodologi, proses dan
teknologi yang digunakan untuk pengumpulan, penyimpanan, analisis dan menampilkan data menjadi suatu informasi yang dapat digunakan untuk membantu dalam pengambilan keputusan. Fokus data dari BI adalah semua data operasional yang diambil dari seluruh 5
6 bagian bisnis, sehingga sangat memungkinkan bagi para eksekutif untuk dapat melihat kinerja bisnis dari berbagai sudut pandang dan mampu untuk mengambil keputusan terbaik untuk perusahaan. Business intelligence (BI) merupakan istilah umum yang menggabungkan arsitektur, tools, database, analytical tools, aplikasi, dan metodologi. Tujuan utama Business intelligence adalah untuk memungkinkan akses interaktif (kadang-kadang secara real time) untuk data, memungkinkan untuk manipulasi data, dan memberikan manajer bisnis dan analis kemampuan untuk melakukan analisis yang tepat. Dengan menganalisis data historis dan data sekarang, situasi, dan performance, pengambil keputusan mendapatkan informasi berharga yang memungkinkan pengambil keputusan untuk membuat keputusan yang lebih baik. Proses Business intelligence didasarkan pada transformasi data ke informasi, keputusan, dan akhirnya ke tindakan (Turban, Sharda, Delen, & King, 2011, hal. 8). 2.3
Data Warehouse
2.3.1 Pengertian Data Warehouse Data warehouse merupakan suatu tempat penyimpanan data dari berbagai sumber internal maupun eksternal yang memiliki space berukuran besar yang dapat digunakan untuk membantu para eksekutif dalam pengambilan keputusan. Menurut Turban, Sharda, Delen, & King (2011, hal. 32), data warehouse adalah kumpulan data yang dihasilkan untuk mendukung pengambilan keputusan. Data warehouse juga merupakan tempat penyimpanan data saat ini dan data historis. Data biasanya terstruktur yang akan tersedia dan siap digunakan untuk kegiatan pengolahan analisis (yaitu, online analytical processing (OLAP), data mining, query, reporting, dan aplikasi pengambilan keputusan lainnya). 2.3.2 Karakteristik Data Warehouse Karakteristik Data Warehouse menurut Inmon (2005) yaitu : •
Subject Oriented Data diorganisasikan oleh detil subjek, seperti penjualan, produk, atau pelanggan,
yang hanya berisi informasi yang relevan untuk mengambil sebuah keputusan. Sebuah data warehouse berbeda dari database operasional yang sebagian besar database operasional berorientasi pada produk dan diatur untuk menangani transaksi yang memperbarui database. Subject oriented memberikan view komprehensif yang lebih dari sebuah perusahaan.
7 •
Integrated Integrasi sangat terkait erat dengan subject oriented. Data warehouse harus
menempatkan data dari sumber yang berbeda ke dalam format yang konsisten. Untuk membuat konsisten, konflik penamaan dan perbedaan antara unit measure harus diatasi. •
Time Variant Setiap warehouse mengelola data historis. Data tidak perlu memberikan status
(kecuali dalam sistem real-time). Warehouse dapat digunakan untuk mendeteksi tren, penyimpangan, dan hubungan jangka panjang dapat digunakan untuk peramalan dan perbandingan yang mengarah ke pengambilan keputusan. Setiap data warehouse memiliki kualitas temporal. Waktu adalah salah satu dimensi penting yang harus mendukung data warehouse. Data dari berbagai sumber yang digunakan untuk analisis berisi beberapa time point (misalnya harian, mingguan, bulanan). •
Non-Volatile Data yang sudah dimasukan ke dalam data warehouse tidak dapat diubah atau
diperbarui (update). Data yang sudah ada sebelumnya (data lama) akan dibuang dan perubahan akan dicatat sebagai data baru. 2.3.3 Arsitektur Data Warehouse
Gambar 2.2 Typical Architecture Of A Data warehouse Sumber : (Connolly & Begg, 2010, hal. 1204) Arsitektur merupakan kerangka dasar untuk merancang suatu sistem atau produk. Menurut Connolly & Begg (2010, hal. 1203), pada Gambar 2.2 di atas merupakan typical architecture of a data warehouse, yaitu :
8 Arsitektur pertama dalam data warehouse adalah data operasional, yaitu data atau transaksi yang berasal dari kegiatan operasional suatu perusahaan, yang bisa berasal dari dalam maupun dari luar perusahaan. Data operasional merupakan data yang akan dimasukkan ke dalam data warehouse, yang kemudian diproses di dalamnya untuk membantu pembuatan keputusan. Menurut Connolly & Begg (2010, hal. 1203), sumber data untuk data warehouse berasal dari : •
Mainframe data operasional yang disimpan di generasi hierarki pertama dan jaringan database.
•
Data departmental disimpan di sistem file seperti VSAM, RMS, dan DBMS relasional seperti Informix dan Oracle.
•
Data pribadi disimpan di dalam workstation dan server pribadi.
•
Sistem eksternal seperti internet, secara komesial tersedia dalam database, atau database terkait dengan pemasok atau pelanggan perusahaan. Kemudian data operasional tersebut dimasukkan kedalam suatu repository, yang
disebut operational data store. Operational data store merupakan suatu tempat penyimpanan untuk menganalisis data operasional perusahaan, dan merupakan tempat sementara data operasional yang kemudian akan dimasukkan ke dalam data warehouse. Selanjutnya data dari operational data store masuk ke dalam proses ETL, yaitu Extract, Transform, Load. Disini ETL Manager bertugas melakukan proses yang berhubungan dengan extract, tranform dan load dari data operasional atau dari data store. Kemudian pada tahap akhir ETL yaitu loading, data yang telah diproses dimasukkan ke dalam data warehouse. Dan di data warehouse terdapat warehouse manager yang bertugas untuk mengatur dan mengarahkan alur kerja data yang berada dalam data warehouse. Pekerjaan yang dilakukan oleh warehouse manager, yaitu : 1. Menganalisis data untuk menjaga kekonsistenannya 2. Mentransformasi dan menggabungkan sumber data dari tempat penyimpanan sementara ke tables data warehouse 3. Membuat index dan pandangan basis tabel 4. Generasi dari denormalisasi (jika diperlukan) 5. Generasi dari agregasi 6. Melakukan backup dan mengarsipkan data
9 Selain warehouse manager, ada juga query manager yang bertugas membuat definisi query untuk menjalankan query yang baru atau definisi yang ada, atau ke dalam format yang diminta. Metadata digunakan untuk berbagai macam tujuan, yaitu : a) Proses extraction dan loading : metadata digunakan untuk memetakan sumber data ke sebuah pandangan umum data di dalam warehouse. b) Warehouse management process : metadata digunakan untuk mengautomasikan produksi peringkasan tables. c) Bagian dari query management process : metadata digunakan untuk mengarahkan query ke sumber data yang tepat. Pengguna dapat berinteraksi dengan warehouse menggunakan end-user access tools. Detailed data bertugas menyimpan semua detailed data. Detail data tidak disimpan secara langsung (real time) tetapi detail data ini dibuat untuk menggabungkan data ke tingkat detail data yang berikutnya yaitu lightly and highly summarized data. Lightly and highly summarized data dapat dilihat gambar 2.2. Detailed data merupakan data yang sifat detilnya berada pada tingkat paling rendah, kemudian diringkas menjadi lightly summarized data yang dipecah menjadi beberapa bagian sesuai dengan kebutuhan setiap tingkat organisasi, seperti untuk bagian finance, marketing, dan sebagainya. Kemudian data dalam lightly summarized data kembali diringkas menjadi lebih detil agar dapat melakukan analisis terhadap data tersebut menjadi highly summarized data. Highly summarized data merupakan data yang berada pada tingkat atas (lihat gambar 2.2), data pada tingkat ini dapat digunakan oleh para eksekutif perusahaan untuk melakukan pembuatan keputusan. Jadi, lightly summarized data merupakan tingkat detail data yang lebih tinggi daripada detailed data namun tingkat kedetilannya masih kurang detil jika dibandingkan dengan highly summarized data dan highly summarized data merupakan data dengan tingkat kedetilan yang paling tinggi. Kemudian pada gambar 2.2 terdapat archieve / backup Data dibagian bawah, archieve / backup data tersebut bertugas melakukan pengarsipan atau backup data. Pengarsipan atau backup data sangat penting bagi perusahaan yang memiliki banyak data. Biasanya setiap beberapa periode, perusahaan melakukan backup data, hal ini dilakukan agar perusahaan tidak kehilangan banyak data ketika sistem yang ada di perusahaan mengalami gangguan.
10 Data yang ada di dalam data warehouse merupakan data yang sudah siap untuk dianalisis oleh end-user. Untuk itu, agar end-user dapat berinteraksi dengan data warehouse, ada beberapa tools yang dapat digunakan oleh end-user. Dan berikut adalah empat kategori tools yang dapat digunakan oleh end-user untuk berinteraksi dengan data warehouse, yaitu : Reporting and Query tools Reporting tools menghasilkan reporting tools dan report writers. Tools production reporting adalah tools yang digunakan untuk menghasilkan laporan operasional yang dapat mendukung sejumlah besar pekerjaan tingkat tinggi agar dapat membantu perusahaan menganalisis dan membuat keputusan, seperti pesanan/faktur pelanggan dan cek pembayaran staf. Query tools untuk relational data warehouse dirancang untuk menerima SQL atau menghasilkan SQL statements untuk query penyimpanan data di warehouse. Tools ini melindungi end-user dari kerumitan SQL dan struktur database dengan menyertakan sebuah metalayer (software yang menyediakan views of database berorientas subyek dan mendukung “point and click” pembuatan SQL) antara user dan database. Application Development tools Kebutuhan end-user mungkin saja seperti membangun kemampuan reporting dan query tools kurang memadai, dikarenakan kebutuhan analisis mungkin tidak dapat dilakukan atau karena interaksi user membutuhkan sebuah keahlian tingkat tinggi dari pengguna. Beberapa application development tools digabungkan dengan OLAP tools yang terkenal, dan dapat mengakses sebagian besar sistem database termasuk Oracle, Sybase, dan Informix (Connolly & Begg, 2010). Online Analytical Processing (OLAP) tools Menurut Rao, Srinivasu, Rikkula, & Reddy (2010, hal. 2868), Online Analytical Processing (OLAP) adalah sistem yang dapat mengatur dan menyajikan data dalam berbagai format untuk mengakomodasi beragam kebutuhan dari user yang berbeda. 1. Sistem OLAP berbasis pemasaran dan digunakan untuk penganalisisan data oleh knowledge worker, termasuk manager, executive, dan analis. 2. OLAP mengatur sebagian besar historical data, memberikan fasilitas untuk peringkasan dan agregasi. 3. Akses ke dalam sistem OLAP kebanyakan operasi read-only.
11 4. OLAP memudahkan pembuatan keputusan untuk tindakan di masa depan. OLAP menggunakan multidimensional view data agregat untuk menyediakan akses cepat ke informasi strategis untuk analisa lebih lanjut. 5. OLAP dan data warehouse saling melengkapi. Sebuah data warehouse mengelola dan menyimpan data, sedangkan OLAP mengubah data warehouse “data” menjadi “informasi strategis” Data Mining tools Data mining tools adalah tools yang digunakan untuk menggali informasi dari sejumlah besar data. Data mining biasanya digunakan untuk menganalisis pola dari para konsumen, sebagai contoh suatu perusahaan retail yang menjual berbagai macam produk secara eceran. Misalnya, setiap pelanggan yang membeli susu bayi biasanya cenderung membeli bedak atau barang lain yang berkaitan dengan bayi, berdasarkan pola ini maka perusahaan mengelompokan barang yang berhubungan dalam satu tempat yang berdekatan. Elemen penting dalam data mining (G, O, & S, 2011, hal. 16), yaitu : 1. Extract, transform, load data transaksi ke dalam sistem data warehouse. 2. Menyimpan dan mengatur data di dalam multidimensional database system. 3. Memberikan akses data ke analis bisnis dan teknologi informasi profesional. 4. Menganalisa data dengan aplikasi software. Menyajikan data dalam format yang bermanfaat seperti grafik atau tabel. 2.3.4 Extraction, Transformation, Loading (ETL) ETL merupakan suatu proses yang menyaring, mengubah semua sumber data yang ada sesuai dengan format atau aturan yang telah ditentukan, untuk kemudian dimasukkan ke dalam data warehouse. ETL terdiri dari tiga proses yaitu extraction (penyaringan data), transformation (pengubahan data), dan loading (pemasukkan data ke dalam data warehouse). Menurut Turban, Sharda, Delen, & King (2011, hal. 47), sisi teknis dari proses data warehousing adalah ekstraksi, transformasi, dan load (ETL). Teknologi ETL, yang telah ada selama beberapa waktu, berperan dalam proses dan penggunaan data warehouse. Proses ETL merupakan komponen integral dalam setiap proyek data-centric. Manajer TI sering dihadapkan dengan tantangan karena proses ETL biasanya mengkonsumsi 70 persen dari waktu dalam sebuah proyek data-centric. Proses ETL terdiri dari ekstraksi (membaca data dari satu atau lebih database), transformasi (yaitu, mengubah data yang diambil dari bentuk sebelumnya menjadi bentuk
12 yang mempunyai format yang konsisten sehingga dapat ditempatkan ke dalam data warehouse atau hanya database lain), dan load (yaitu, memasukkan data ke dalam data warehouse). Transformasi menggunakan aturan atau tabel lookup atau dengan menggabungkan data dengan data lain. Alat
ETL
juga
mentransportasi
data
antara
sumber
dan
target,
mendokumentasikan bagaimana perubahan elemen data (misalnya, metadata) ketika bergerak antara sumber dan target, pertukaran metadata dengan aplikasi lain yang diperlukan, dan mengelola semua proses runtime dan operasi (misalnya, penjadwalan, manajemen kesalahan, audit log, statistik). ETL sangat penting untuk integrasi data serta untuk data warehousing. Tujuan dari proses ETL adalah untuk memuat warehouse dengan data yang terintegrasi dan data yang sudah di cleasing. Data yang digunakan dalam proses ETL dapat berasal dari sumber, seperti: aplikasi mainframe, aplikasi ERP, alat CRM, flat file, spreadsheet Excel, atau bahkan suatu antrian message. ETL proses dapat dilihat pada Gambar 2.3.
Gambar 2.3 ETL Proses Sumber : (Turban, Sharda, Delen, & King, 2011, hal. 48) Proses migrasi data ke dalam data warehouse mencakup data dari seluruh sumber yang relevan yang telah melewati proses extraction. Sumber data dapat berupa file yang telah diekstrak dari database OLTP, spreadsheets, personal database, atau external files. Biasanya seluruh file yang di-input berupa set tabel pemetaan, yang dirancang untuk memfasilitasi proses loading. Sebuah data warehouse berisi kumpulan business rule yang mendefinisikan hal-hal seperti bagaimana suatu data akan digunakan, summarization rules, standarisasi dari encoded attributes, dan calculation files. Setiap data memiliki permasalahan pada kualitas yang berkaitan dengan sumber files yang dibutuhkan untuk menjadi data yang berkualitas sebelum data dimasukkan ke dalam data warehouse. Satu
13 manfaat yang didapatkan dari rancangan yang baik pada data warehouse adalah setiap aturan dapat disimpan dalam repositori metadata dan diterapkan pada data warehouse terpusat. Hal ini membedakan dengan pendekatan OLTP dimana biasanya data dan business rules tersebar diseluruh sistem. Suatu proses dari loading data ke dalam data warehouse dapat dilakukan melalui data transformation tools yang menyediakan GUI untuk pengembangan dan pemeliharaan business rules atau melalui berbagai cara tradisional seperti pengembangan program atau utilitas untuk mengakses data warehouse menggunakan bahasa pemrograman seperti PL/SQL, C++, atau .NET.
Keputusan
tersebut tidak mudah untuk perusahaan dikarenakan beberapa hal seperti : -
Data transformation tools mahal.
-
Data transformation tools butuh waktu untuk dipahami.
Sulit untuk mengukur kapan IT dalam organisasi memahami untuk menggunakan data transformation tools tersebut. 2.3.5 Data Mart Data mart adalah suatu fasilitas penyimpanan data yang berorientasi subjek atau departemen tertentu dari suatu organisasi dan berfokus pada bagian dari department tertentu. Misalnya : Sales, Marketing, Operation dan Collection sehingga suatu organisasi biasanya memiliki lebih dari satu data mart. Data warehouse menggabungkan database di seluruh perusahaan, data mart umumnya lebih kecil dari data warehouse dan berfokus pada subjek atau departemen tertentu. Sebuah data mart adalah subset dari data warehouse, biasanya terdiri dari area subjek tunggal (misalnya, pemasaran, operasi). Sebuah data mart dapat berupa dependent atau independent. Sebuah dependent data mart adalah subset yang dibuat langsung dari data warehouse. Dependent data mart memiliki keuntungan karena model data yang digunakan adalah model data yang konsisten dan menyediakan data yang berkualitas. Data mart dependent mendukung konsep model data tunggal di perusahaan besar, tetapi data warehouse harus dibangun terlebih dahulu. Sebuah dependent data mart memastikan bahwa pengguna akhir melihat versi yang sama dari data yang diakses oleh semua pengguna data warehouse lainnya. Tingginya biaya data warehouse membatasi penggunaannya di perusahaan besar. Sebagai alternatif, banyak perusahaan menggunakan lowercost, versi skala-down dari data warehouse yang disebut sebagai data mart independen. Sebuah data mart
14 independen adalah desain warehouse kecil untuk unit bisnis strategis atau departemen, tetapi sumbernya bukan EDW (Turban, Sharda, Delen, & King, 2011, hal. 33). 2.3.6 Entity Relationship Diagram (ERD) Entity relationship diagram adalah diagram yang menggambarkan entitas dan hubungan antar entitas. Pendapat tersebut diperkuat oleh Satzinger, Jackson, & Burd (2010, hal. 57), dimana entity relationship diagram adalah analisis terstruktur dan model teknik informasi dari data yang dibutuhkan oleh sistem. Contoh entity relationship diagram dapat dilihat pada gambar 2.4.
Gambar 2.4 Contoh Entity Relationship Diagram Sumber : (Satzinger, Jackson, & Burd, 2010, hal. 57) 2.3.7 Star Schema Star schema adalah teknik data modeling yang digunakan untuk melakukan pemetaan pada suatu database relational. Disebut sebagai star schema karena letak ERD atau tabel diagram yang membentuk bintang dimana yang menjadi pusat adalah fact table yang dikelilingi oleh dimensional table. Menurut Turban, Sharda, Delen, & King (2011, hal. 55), tabel fakta berisi sejumlah besar rows yang sesuai dengan fakta-fakta yang koresponden dan hubungan eksternal. Suatu tabel fakta terdiri dari deskripsi atribut yang dibutuhkan untuk melakukan analisis keputusan, pelaporan query dan foreign key yang digunakan untuk menghubungkan dengan tabel dimensi. Analisis keputusan attribut terdiri dari pengukuran performa, metric operasional, pengukuran aggregate (contohnya besarnya penjualan, tingkat retensi pelanggan, margin keuntungan, biaya produksi) dan metric lainnya yang dibutuhkan untuk menganalisis performa perusahaan. Dengan kata lain, fact table merupakan pembahasan utama mengenai apa yang diberikan data warehouse untuk membantu dalam analisis keputusan. Di sekitar tabel fakta terdapat tabel dimensi. Tabel dimensi terdiri dari klasifikasi dan agregasi informasi tentang tabel fakta. Tabel dimensi berisi atribut yang menggambarkan data yang terdapat pada tabel fakta, tabel dimensi tersebut membahas bagaimana data akan di analisis dan disimpulkan. Tabel dimensi memiliki one-to many relationship dengan tabel fakta. Dalam query, dimensi digunakan untuk memilah-milah
15 nilai numeric yang terdapat pada tabel fakta untuk membahas kebutuhan informasi yang dibutuhkan. Skema bintang dirancang untuk menyediakan query cepat dalam merespon, kesederhanaan, dan kemudahan dalam maintenance untuk read-only database struktur. Skema bintang yang dianggap special dinamakan snowflake schema. Contoh simple star schema dapat dilihat pada gambar 2.5
Gambar 2.5 Contoh Simple Star Schema (Turban, Sharda, Delen, & King, 2011, hal. 56) 2.4
Business Performance Management (BPM)
2.4.1 Pengertian Business Performance Management Business performance management merupakan pendekatan top down untuk mengumpulkan proses – proses yang dapat membantu perusahaan mengoptimalkan performa bisnis untuk mencapai tujuan perusahaan. Pengertian tersebut diperkuat oleh Eckerson (2011, hal. 23) dimana Business Performance Management (BPM) adalah serangkaian disiplin ilmu manajemen, proses, dan alat yang memungkinkan organisasi untuk mengoptimalkan cara menjalankan strategi bisnis. Menurut Holman (2009, hal. 2) business performance management adalah proses sistematis yang dilakukan oleh organisasi yang melibatkan karyawan dan semua stakeholder dalam pengembangan dan implementasi dari rencana untuk meningkatkan efektivitas organisasi dan mencapai tujuan organisasi. Menurut Turban, Sharda, Delen, & King (2011, hal. 12), BPM juga disebut sebagai corporate performance management (CPM). Business performance management (BPM) adalah sebuah portofolio aplikasi yang memiliki tampak nyata dan metodologi yang berisi perkembangan arsitektur business intelligence dan alat-alat yang terdapat didalamnya. BPM memperluas pemantauan, pengukuran, dan perbandingan penjualan,
16 laba, biaya, profitabilitas, dan indikator kinerja lainnya dengan memperkenalkan konsep manajemen dari strategi bisnis. Berbeda dengan sistem tradisional seperti DSS dan EIS dengan dukungan ekstraksi informasi bottom-up dari data, BPM menyediakan penegakan top-down dari perusahaan yang memiliki strategi yang luas. BPM biasanya dikombinasikan dengan metodologi balance scorecard dan dashboard. 2.4.2 Keuntungan Penggunaan Business Performance Management Menurut Eckerson (2011, hal. 26), ada tiga keuntungan utama dari penggunaan BPM, yaitu : 1.
Meningkatkan Komunikasi Eksekutif dapat lebih efisien mengkomunikasikan strategi dan ekspektasi untuk
manajer dan staf di semua tingkatan organisasi melalui dashboard dan scorecard yang disesuaikan dengan peran individu. 2.
Menigkatkan Koordinasi Manajer dapat lebih efektif bertukar ide dan informasi antara organisasi, unit
bisnis, departemen, dan kelompok kerja. 3.
Meningkatkan Pengawasan Staf lebih mampu menyesuaikan rencana dan memperbaiki atau meningkatkan
operasi pada waktu yang tepat dengan menggunakan informasi up-to-date mengenai kondisi pasar dan proses operasional.
17 2.4.3 Framework Business Performance Management Framework business performance management dapat dilihat pada gambar 2.6. (Holman, 2009, hal. 11-21):
Gambar 2.6 Framework Business Performance Management 1. People Tahap Defining : - Performance Team Development Performance team development adalah proses penting dalam lifecycle performance management. Performance team development memastikan bahwa kinerja tim menyadari masalah yang sedang dihadapi oleh perusahaan dari perspektif pelanggan, karyawan, manajemen senior dan stakeholder. - Vendor Performance Management Vendor performance management adalah proses dimana dilakukan penilaian layak atau tidaknya suatu vendor berdasarkan set karakteristik yang diberikan vendor ke perusahaan dan perusahaan akan memilih vendor yang memiliki resiko yang paling rendah dengan kualitas yang tinggi. Sebuah perusahaan yang memiliki resiko rendah dan memiliki vendor dan providers dengan kualitas yang tinggi akan lebih mudah dalam penanganan terhadap kualitas, reliability dan masalah. Dengan memiliki vendor yang
18 mempunyai kapabilitas terbaik akan mengurangi resiko dan biaya dibandingkan dengan vendor yang hanya memberikan produk dengan harga rendah tanpa tes, dukungan tempat atau praktek manajemen. - Vendor Standadization Vendor standardization membatasi jumlah pembelian dari vendor pada suatu perusahaan. Untuk asset yang disebarkan, suatu perusahaan memilih set yang terbatas dari vendor untuk mengetahui produk atau service apa yang dapat dibeli. Vendor standardization biasanya terdiri dari primary dan secondary vendor, suatu perusahaan dapat menerima pengaruh pembelian dan mengurangi incompatibility issues, support issues, biaya vendor liaison administrative dari vendor management. Meskipun mungkin membatasi pilihan yang tersedia dari teknologi dan fitur, terkadang memungkinkan diskon yang lebih besar berdasarkan banyaknya pembelian. Vendor standardization adalah bagian dari proses management asset yang mencakup penetapan dari procurement prosedur dan kebijakan dan pemantauan terhadap kesesuaian dan manajementnya. - Organizational Stability Stabilitas suatu perusahaan sangat penting untuk menjaga anggota staf dan tim agar tetap konsisten dan fokus. Stabilitas juga memungkinkan proses, prosedur dan talenta perusahaan menjadi lebih matang. Tahap Planning : - Employee Acceptance Management Employee acceptance management adalah proses mendapatkan karyawan dengan menekankan ekspektasi kinerja dari tingkat atas ke bawah. Employee acceptance management membuat pola pikir karyawan menjadi berkualitas, penyampaian ekspektasi karyawan dan memungkinkan karyawan untuk mengerti dampak bahwa karyawan memiliki peranan khusus dalam keberhasilan perusahaan. - Employee Training Employee training merupakan satu dari banyak pengarahan untuk pengurangan biaya yang paling baik. Hasil penelitian menunjukkan bahwa karyawan yang kurang terlatih mengkonsumsi dua sampai enam kali jumlah teknisi yang dibutuhkan daripada karyawan yang terlatih. Employee training harus dilakukan pada sistem dan aplikasi, berhati-hati untuk mencocokan pelatihan yang dilakukan dengan pekerjaan karyawan. Pelatihan harus terdiri dari gabungan pelatihan yang dipimpin oleh instruktur, pelatihan berbasis komputer, dan pelatihan ketepatan untuk membantu meningkatkan user produktifitas dan mengurangi biaya.
19 - Staff Motivation Staff motivation adalah suatu motivasi staf yang akan membantu suatu tim pada saat tim tersebut membutuhkan suatu hal untuk memecahkan beberapa masalah atau tantangan. Staf motivasi tersebut akan sering memberikan harapan dan menyediakan bantuan yang sangat berguna antar sesama. Staf yang termotivasi akan bekerja lebih keras untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. - Leadership Development Leadership development adalah investasi strategis dan pemanfaatan sumber daya manusia
dalam
perusahaan.
Praktek
leadership
development
berfokus
pada
pengembangan kepemimpinan yang dilihat sebagai suatu proses. Dengan semakin berkembangnya perubahan dalam ekonomi sekarang secara global, kemampuan kepemimpinan mempunyai peranan penting dalam adaptasi dan inovasi di tempat kerja. Sebagai suatu perusahaan yang ingin merestruktur bisnis proses dan karyawan, dibutuhkan pelatihan yang solid untuk mengefektifkan komunikasi, mempengaruhi orang lain, memaksimalkan kreativitas dan menganalisis bisnis perusahaan. Kepemimpinan ditunjukkan dengan seberapa sukses perusahaan dalam mencapai tujuan dan seberapa sukses bagi yang mengikuti kepemimpinan tersebut. Tahap Executing : - Employee Performance Management Employee performance management adalah suatu proses sistematis dimana suatu perusahaan melibatkan karyawannya sebagai individual dan anggota dari kelompok, dalam meningkatkan keefektifan perusahaan dalam pencapaian misi dan tujuan. Employee performance management proses mencakup perencaan kerja dan pengaturan ekspetasi,
pengawasan
performance
secara
berkala,
pelaksanaan, memperiodekan tingkatan performa
pengembangan
kapasitas
dalam ringkasan mode, dan
memberikan penghargaan untuk performa yang baik. Fungsi dari employee performance management adalah merekrut dan memperkerjakan manajemen, manajemen kompensasi, insentif manajemen, goals manajemen, manajemen pembelajaran, kompetensi manajemen dan pengukuran performa. Tahap Reporting : - Customer Satisfication Management Customer satisfication management adalah proses untuk memastikan bahwa ekspektasi pelanggan terpenuhi. Customer satisfication management mencakup apakah suatu perusahaan sudah berjalan dengan baik dan memberitahu bagian perusahaan yang
20 harus ditingkatkan dalam rangka untuk mendukung perusahaan tersebut. Pada akhirnya Customer satisfication management mengarah kepada identifikasi peluang untuk produk dan inovasi service dan penyedia sebagai dasar untuk penilaian terhadap performance dan sistem point. 2. Processes Tahap Defining : - Organizational Mission & Goals Management Organizational mission and goals management merupakan suatu pelatihan untuk memastikan strategi dan tujuan perusahaan telah didokumentasikan dan dikomunikasikan secara baik ke seluruh perusahaan, diidentifikasi oleh eksekutif dan dilaksanakan oleh manajemen dan staf. Organizational mission and goals management adalah sebuah proses yang terdiri dari partisipasi dari seluru level dan membutuhkan validasi secara berlanjut terhadap seluruh perkembangan perusahaan. Organizational mission and goals management mencakup proses identifikasi tujuan dari seluruh bisnis unit, personil, proses, sistem dan monitoring kemajuan dari jarak dengan tujuan tersebut. Hal ini bertujuan untuk mengontrol biaya dari banyaknya karyawan, mengetahui proses dan sistem yang terdapat pada perusahaan telah mendukung misi dan tujuan organisasi. - Performance Scope Management Performance scope management merupakan suatu cara untuk mendefinisikan hasil yang akan di dapat, mendokumentasi asumsi, dan mendefinisikan ruang lingkup dari inisiatif kinerja perusahaan. Performance scope management dapat dilakukan dengan beberapa cara seperti mendefinisikan deliverables, functionality dan data, technical structure, dan struktur organisasi. Performance scope management mencakup pengaturan terhadap pemprosesan tingkat tinggi untuk melihat performance management team mana yang memiliki kinerja yang baik, memotivasi baik secara kelompok maupun individu dalam rangka untuk menyelaraskan kinerja untuk mencapai tujuan bisnis. Performance scope management memastikan terpenuhinya harapan dengan memperjelas peran, proses dan pencapaian. Tahap Planning : - Performance Management Planning Performance management planning adalah suatu pelatihan untuk mendefinisikan performance strategi dan memprioritaskan aktivitas sesuai dengan strategi. Untuk memastikan kinerja operasional telah sesuai dengan tujuan organisasi. Performance management planning mencakup planning, budgeting, forecasting, dan allocating sumber
21 daya untuk mendukung strategi dan mendapatkan kinerja optimal. Performance management plan meliputi consolidating, monitoring, dan reporting atas hasil kinerja dari manajemen, regulatory dan statutory purpose. Pada akhirnya tujuan dari Performance management planning adalah suatu kemampuan untuk merencanakan dan menentukan budget secara cepat mengenai perencanaan dinamik yang dapat menyediakan umpan balik secara langsung kepada semua orang yang menjadi bagian dari proses bisnis. - Time Management Planning merupakan hal yang penting pada critical path dari seluruh projek. Berdasarkan pembelajaran yang telah dilakukan, pemotongan pada proses planning dapat menyebabkan tiga kali biaya dan waktu dalam mengimplementasikan atau melaksanakan projek pada suatu perusahaan. Planning membutuhkan informasi yang cukup tentang masa kini, titik target dan perkiraan yang akurat untuk memperkirakan waktu yang dibutuhkan serta biaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan setiap tahap yang telah ditetapkan. Planning juga mencakup pembentukan sebuah team yang akan berkomitmen dan saling memotivasi dan terbagi sesuai dengan peran, pembagian tugas, pemberian tanggung jawab dan secara proaktiv mengelola dan mengurangi resiko. Proses planning haruslah terdiri dari pengembangan dari ruang lingkup dokumen sehingga setiap anggota kelompok mengetahui secara jelas pandangan projek, tujuan yang ingin dicapai, sasaran, schedule dan resiko yang ditanggung. Planning team haruslah memberikan waktu yang memadai
untuk
setiap
anggota
team
agar
dapat
memahami,
menyelidiki,
mendokumentasi, dan mengkomunikasikan terlebih dahulu untuk mendesain dan mengimplementasi. - Capacity Management (Capacity Planning) Capacity planning merupakan sebuah proses dimana kapasitas dari suatu network dan aset diukur, dibandingkan dengan kebutuhan dan disesuaikan dengan aprioritas. Proses dari capacity planning melibatkan mapping terhadap inisiatif baru untuk infrastruktur yang tersedia atau yang sudah ada. Memahami biaya dinamik dari bandwidth jaringan dan penyimpanan, memori dan sumber data lainnya. Tahap Executing : - Information Services Performance Management Information service performance management merupakan kegiatan latihan untuk menilai dan memonitoring sistem informasi dan service dan menyesuaikan kegiatan tersebut dengan tujuan dan sasaran perusahaan. Information services performance management melibatkan kegiatan untuk mendukung karyawan dan pelanggan,
22 menyesuaikan sasaran unit bisnis dengan kapabilitas sistem dan performance, mengkomunikasikan perencanaan IT dan performance data disegala bidang yang mendukung unit bisnis management dan beradaptasi terhadap perkembangan yang kompleks dan perubahan yang konstan. - Process Management Process management merupakan serangkaian kegiatan yang diambil untuk mengidentifikasi, menganalisis dan mengembangkan proses yang ada dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan dan sasaran baru. Process management melibatkan identifikasi utama terhadap bisnis proses dan menyesuaikan hasil yang diperoleh dengan tujuan strategis. Lifecycle process management terdiri dari informasi dasar terhadap lingkungan saat ini, identifikasi critical success factors, mendesain ulang proses yang tidak efisien dan tidak efektif, pengotomatisasi proses, identifikasi metrik proses, dan pelatihan terhadap karyawan pada area fungsional. - Performance Metrics Management Performance metrics management merupakan suatu proses dari identifikasi secara kuantitatif, hasil berorientasi metrik yang memungkinkan untuk pengambilan keputusan dan mendorong peningkatan serivce. Performance metrics management melibatkan pemahaman terhadap business dan kompleksitas dari suatu perusahaan, fokus terhadap hasil yang ingin dicapai, melibatkan seluruh partisipan untuk konsensus. Memastikan formula dan logika dapat dipertanggung jawabkan atau valid, dan menyimpan hasil kinerja dalam lokasi yang menjadi pusat pada suatu perusahaan agar dapat memudahkan dalam pengaksesan. - Performance Alignment Management Performance alignment manangement memfasilitasi penjabaran dari bisnis dan prioritas fungsional menjadi strategi. Performance alignment terdiri dari penyesuaian strategi corporate dalam empat area : divisi/departemen, tenaga kerja, keuangan dan sumber daya. Pada akhirnya, Performance alignment management mengembangkan strategi performance yang dapat memberikan informasi untuk strategic alignment, merefleksikan prioritas perusahaan, dan mengarahkan untuk keberhasilan terhadap pelaksanaan untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi. - Cross Functional Process Management Cross functional process management merupakan sebuah proses dari pemikiran dasar terhadap suatu area pada suatu perusahaan dan pembangunan di seluruh area spesifik pada perusahaan. Cross functional process management berfokus terhadap proses
23 utama dimana membutuhkan dorongan dari beberapa area pendukung. Pada akhirnya, pengelolaan yang baik terhadap cross functional process memungkinkan performance tracking terhadap setiap functional dan titik lemah dari proses utama dapat diidentifikasi dan diperbaiki. - Change Management Change management adalah prosedur, kebijakan, dan alat-alat yang dibentuk untuk memantau aset perusahaan untuk memastikan bahwa perubahan yang tidak sah tidak akan dilaksanakan. Hal ini juga menegaskan bahwa tersedianya database perubahan sehingga perusahaan dapat dengan mudah memecahkan masalah. - Procurement Management Procurement management merupakan suatu kumpulan dari kebijakan dan prosedur untuk mengelola proses dari prosedur tersebut. Procurement management tidak selalu digambarkan bahwa seluruh prosedur terpusat pada satu lokasi, melainkan melibatkan pengembangan terhadap kumpulan dari pengadaan kebijakan dan pengoperasian procedure, pengelompokan terhadap informasi tentang kebutuhan, kontrak vendor, aset data, industri informasi, dan kualifikasi skill procedure untuk memastikan dasar-dasar yang dibutuhkan untuk mendapatkan biaya yang efektif secara benar. Selain itu, pengadaan terpusat menjamin bahwa aturan dari standarisasi telah sesuai. Tahap Monitoring : - Quality Management Quality management merupakan suatu proses untuk memastikan seluruh aktifitas yang diperlukan untuk perancangan, pengembangan dan implementasi produk dan jasa yang efektif dan efisien dengan loyalitas terhadap sistem dan performanya. Quality management mencakup beberapa proses yang memungkinkan organisasi untuk dapat memastikan kualitasnya. Beberapa diantaranya adalah quality planning, quality assurance, quality control, quality audits dan quality surveilance. Sasaran dari quality management adalah untuk menentukan kebijakan kualitas sistem, dan untuk menjelaskan bagaimana suatu kebijakan dapat didefinisikan. - Performance Data Management Performance data management adalah suatu pelatihan untuk membantu perusahaan mengerti tahap dari transform data menjadi informasi yang berarti dan didistribusikan ke seluruh perusahaan. Lifecycle performance reporting process terdiri dari lima fase yaitu pengumpulan data, ekstrasi data, integrasi data, pelaporan dan pendistribusian. Beberapa kunci utama dari Performance reporting process termasuk mendapatkan buy-in dari
24 metode pengumpulan data, menentukan ruang lingkup dan menetukan secara jelas apa yang akan didapatkan serta memanfaatkan kapabilitas pelaporan yang tersedia, dan mengidentifikasi alat yang tepat untuk menginvestasi untuk memastikan data mana yang akan digunakan. Tahap Reporting : - Project Performance Management Project performance management adalah suatu disiplin ilmu untuk mengatur dan mengelola sumber daya untuk memastikan suatu projek diselesaikan sesuai dengan ruang lingkup yang ditetapkan. Project performance reporting termasuk proses dari pengumpulan data dasar projek dan mendistribusikan performa informasi kepada stakeholder.
Implementasi
project
performance
measurement
memastikan
pengklarifikasian pelaporan tentang bagaimana suatu sumber daya digunakan untuk mencapai tujuan atau sasaran dari proyek. - Service Level Tracking Management Service level merupakan suatu hal yang telah ditetapkan melalui service level agreement (SLA) diantara komunitas user dengan IS departemen dan IS dengan penyedia service external. Pada dasarnya ini merupakan suatu kontrak yang mulus yang memberikan layanan khusus dimana IS akan menyerahkannya kepada end user berkaitan dengan berbagai uptime, performance, dan resolusi kriteria masalah. Metrik yang berkaitan dengan SLA diharuskan secara spesifik, terukur, dapat dipertanggung jawabkan dan bermakna. 3. Technology Tahap Defining : - IT Cost Management IT cost management adalah sebuah financial manajemen dari suatu jaringan yang dapat diukur total biaya dari IT service secara teratur, membandingkan harga untuk standar industri dan membuat keputusan atas perubahan yang mencakup finansial, tidak hanya teknikal dan tujuan. Proses, kebijakan dan tools, secara berlanjut dan teratur diaplikasikan untuk menandakan perkembangan dan mengoptimalkan pengeluaran. Dengan IT cost management framework seperti TCO lifecycle management, menyediakan teknologi refresh cycles yang dapat dibentuk dan diinvestasikan sehingga dapat memverifikasi sebagai suatu dampak finansial positif dan umpan balik yang didapat dari implementasi.
25 - Enterprise Policy Management Enterprice
policy
management
merupakan
suatu
pengelolaan
pengguna
environment dimana suatu jaringan atau desktop administrator dapat mengontrol dengan aturan berbasis logis, aplikasi, setting, network resource, database dan asset IT yang dapat digunakan user. Environtment ini dijelaskan melalui userID dan belum tentu terdapat spesifikasi mesin. Ini biasanya diimplementasikan melalui profile pengguna yang disimpan dalam server dan disinkronisasikan dengan client device yang digunakan user untuk login. Enterprise policy management menghalangi user untuk membuat perubahan dalam sistem seperti memperkenalkan suatu software yang baru atau mengubah pengaturan yang kemungkinan dapat terjadi konflik dengan sumber daya sistem lainnya. Seperti yang diketahui, suatu environment yang dikelola mengontrol kemudahan dari penggunaan sebuah desktop, menyediakan seperangkat aplikasi dan akses untuk kelompok user atau individual. Dengan cara ini, pengguna diperuntukan hanya dengan tools yang mereka telah latih dan kebutuhan untuk job yang dimiliki dan diyakinkan bahwa perubahan dapat selalu dikelola. Proses ini diintegrasikan dengan sebuah sistem management dan change management policy, dapat mengurangi service desk call dan halhal yang tidak direncanakan serta membuat suatu platform yang lebih diprediksi untuk peningkatan sistem. Tahap Planning : - Automated Asset Management Sistem elektronik sangat menunjang life cycle driven asset process. Automated asset management terdiri dari pengadaan sistem elektronik pendukung, inventory automatis, dan penyimpanan data terpusat yang tersedia untuk bagian finansial, administrasi, perencanaan secara teknikal, sistem administrator dan service desk. Pengelolaan data dengan menggunakan asset manajemen sistem mencakup suatu contract terms, hardware inventory, software inventory, accounting, catatan maintenance, change history, support history dan teknikal dan finansial informasi lainnya. - Systems Scalability System scalability adalah sebuah teknologi infrastruktur yang secara logis dan fisik dapat meningkatkan performa dan kapasitas secara berlanjut untuk mencapai perkembangan secara rasional dan perubahan dari waktu ke waktu. Suatu scalable arsitektur berisikan perencanaan strategis migrasi untuk perkembangan dan pertumbuhan secara berkesinambungan. Komitmen untuk scalable arsitektur memungkinkan peluncuran dari homogeneous hardware dan platform aplikasi yang menghubungkan
26 antara user dan departemen dengan kebutuhan pemrosesan yang berbeda sebagai penyedia technical staff dengan platform umum yang mendukung. - IS Training IS Profesional Training merupakan hal yang sangat penting dalam mempersiapkan IS staf yang dapat memberikan dukungan dan layanan kepada user untuk rencana dalam bidang kepercayaan dan inisiatif implementasi dan solusi serta menyelesaikan masalah user secara cepat dan efektif. IS profesional training harus dapat diperoleh dari seluruh anggota staf dalam sistem, tools dan aplikasi yang digunakan dalam pekerjaannya. Pelatihan harus mencakup pelatihan yang dipimpin oleh seorang instruktur, certification course, seminar dan pelatihan berbasis komputer. Tahap Executing : - Data Integration Management Data integration management adalah sebuah pelatihan untuk mendapatkan nilai bisnis dari asset informasi melalui penggunaan secara efektif dari data manajemen teknologi dan best practices. Kunci utama dari data integration management mencakup data integration, data quality, database manajemen sistem, data warehousing dan enterprise information management. Data integration management memungkinkan sebuah organisasi untuk mengamankan secara tunggal, akurat meningkatkan pandangan perusahaan terhadap key information. - Systems Management System management merupakan sebuah automated event management system yang memproaktifkan dan mereaktifkan pemberitahuan operator sistem terhadap failures, capacity issues, traffic issues, virus attack dan peristiwa yang tak terduga lainnya. Tools memungkinkan pemantauan terhadap status sistem, pemberitahuan kepada pengguna, dan pengiriman masalah. System management menyediakan sistem performance optimal, resolution dari masalah dengan cepat dan meminimalisir kegagalan. Automated solution dapat digunakan dalam membantu distribusi computing proses dan kebijakan untuk performa dan deteksi dan koreksi kegagalan serta optimalisasi. Tahap Monitoring : - Business Intelligence Management Business intelligence management merupakan suatu identifikasi, implementasi, dan strategic aplikasi dari teknologi yang digunakan untuk mengumpulkan, menyediakan akses, analisis data dan informasi mengenai kinerja dan performa suatu perusahaan. Hal ini termasuk membuat sebuah proses untuk mendapatkan pengetahuan yang lebih
27 komprehensif terhadap faktor-faktor yang mempengaruhi bisnis perusahaan dan membantu perusahaan untuk membuat lebih baik dalam hal pengambilan keputusan bisnis. Business intelligence management melibatkan identifikasi secara teliti mengenai tools yang paling cocok digunakan dengan tipe bisnis perusahaan, sistem arsitektur perusahaan, dan data kompleksitas. Diantara banyaknya tipe dari BI tools termasuk, reporting tools, metadata tools, data warehouse tools, database/hardware tools, ETL tools, dan OLAP tools. Tahap Reporting : - Scorecard / Dashboard Development Scorecard/dashboard development merupakan suatu proses dari perencanaan, identifikasi dan implementasi akses cepat untuk melihat bagaimana perkembangan suatu organisasi dalam mencapai tujuan strategi. Scorecard/dashboard development adalah suatu proses untuk men-display setiap aktifitas dari suatu perusahaan dengan upaya untuk mencapai tujuan dalam hal visi dan strategi melalui serangkaian grafik, charts, gauges, dan visual indikator lainnya yang dapat mengilustrasikan performance secara langsung. Scorecard/dashboard development terdiri dari identifikasi actionable indicator, lead indicator, peringatan dan batasan serta memungkinkan stakeholder untuk akses data secara mudah. 2.4.4 Lifecycle Business Performance Management
Gambar 2.7 Lifecycle Business Performance Management Lifecycle BPM merupakan implementasi sistematis dari strategi kinerja perusahaan yang melibatkan seluruh unit bisnis, sistem, dan personil. Lifecycle BPM merupakan urutan proses manajemen dan bila dikombinasikan akan mencapai pendekatan yang lengkap untuk mengelola kinerja dari awal sampai akhir. Lifecycle BPM berfokus
28 pada semua area yang menentukan keberhasilan suatu perusahaan, termasuk (Holman, 2009, hal. 4): •
Karyawan
•
Departemen / Divisi
•
Proses
•
Keuangan
•
Program
•
Produk / Service
•
Proyek
•
Unit Bisnis / Tim Lifecycle BPM meliputi pengintegrasian dokumen kunci ke dalam rencana kinerja,
menghubungkan kinerja dengan tujuan organisasi, menerapkan best practices, mengidentifikasi metrik yang tepat, mengembangkan rencana untuk bertindak sesuai dengan hasil yang ingin dicapai, meningkatkan secara bertahap pengetahuan dan kinerja dari people, proses dan teknologi. Lifecycle BPM terdiri dari lima tahap, yaitu (Holman, 2009, hal. 8): 1.
Defining Tahap defining merupakan sebuah tahapan dimana proses manajemen awal
dilakukan. Yang dilakukan pada tahap defining antara lain mengidentifikasi misi / tujuan, perencanaan strategis, pengembangan lingkup kinerja dan pengembangan kinerja tim. 2.
Planning Fokus dari tahap planning merupakan sebuah tahapan untuk mengevaluasi hal
yang perlu disiapkan untuk membangun sebuah sistem BPM. Tahap ini merupakan tahap dimana suatu perusahaan mendapatkan persetujuan dari karyawan untuk menjadi performa inisiatif dan menempatkan pola pikir karyawan ke dalam performa pola pikir tingkat tinggi. Tahap ini juga mencakup informasi-informasi dasar mengenai performance saat ini dan menetapkan tujuan yang ingin dicapai, identifikasi proses yang akan mendorong keberhasilan dan memastikan keberhasilan implementasi performance management melalui pelatihan. 3.
Executing Tahap executing merupakan sebuah tahapan yang melibatkan pelaksanaan
kegiatan yang telah direncanakan yang dijelaskan dalam tahap defining dan planning. Di
29 tahap ini dikembangkan metrik, dilakukan penyesuaian kinerja untuk tujuan organisasi, mengidentifikasi proses cross fungsional, dan mengintegrasikan data. 4.
Monitoring Tahap monitoring merupakan sebuah tahapan untuk memonitor kinerja di semua
area organisasi. Tahap ini memastikan bahwa indikator-indikator kunci dan thresholds dapat diterima dan menerapkan karakteristik yang berkualitas. Pada tahap ini dikembangkan perencanaan manajemen, identifikasi terhadap kualitas dari data metrik, memeriksa informasi supply chain dan meningkatkan proses. 5.
Reporting Tahap reporting merupakan suatu tahap yang penting dari inisiatif performance
management. Tahap ini merupakan tahap dimana tim analis performance management mencari dan mengintegrasikan sistem, perusahaan dan performa individu kepada para stakeholder. Tahap reporting merupakan tahap akhir dalam lifecycle BPM, tetapi dalam banyak kasus tahap ini merupakan tahap pertama dalam pengambilan keputusan. Tahap ini mengarahkan proses pelaporan performa, business intelligence tools, perkembangan performa strategis, SLAs, dashboard dan scorecard dan kepuasan pelanggan. 2.4.5 BPM Arsitektur Menurut Turban, Sharda, Delen, & King (2011, hal. 112), sistem arsitektur BPM menunjuk baik dalam rancangan logis dan fisik dari suatu sistem. Desain logis memerlukan elemen fungsional dari sistem dan interaksi. Desain fisik menentukan bagaimana desain logis sebenarnya diimplementasikan dan disebarkan disatu set spesifik teknologi seperti web browser, komunikasi protokol, database, dan sejenisnya. Dari sudut pandang fisik, setiap Solusi BPM atau implementasi mungkin cukup kompleks. Dari sudut pandang logis, solusi biasanya cukup sederhana. Secara logika, sebuah sistem BPM terdiri dari tiga dasar bagian atau lapisan (lihat Gambar 2.8), yaitu :
30
Gambar 2.8 BPM Logical System Architecture Sumber : (Turban, Sharda, Delen, & King, 2011, hal. 113) •
BPM Application Lapisan ini mendukung proses BPM yang digunakan untuk mengubah interaksi user
dan sumber data menjadi anggaran, rencana, perkiraan, laporan dan analisis. Aplikasi khusus yang digunakan dari satu implementasi BPM ke tahap selanjutnya yang digunakan dari organisasi ke organisasi, tergantung pada kebutuhan. Setiap solusi BPM harus fleksibel dan cukup extensible untuk memungkinkan organisasi untuk mencari atau menemukan jalan sendiri, termasuk pengambilan keputusan tentang aplikasi yang akan digunakan. •
Information Hub. Kebanyakan
sistem
BPM
memerlukan
data
dan
informasi
dari
varietas
dari sumber sistem (misalnya, ERP atau sistem CRM). Data dan informasi dapat diakses dalam beberapa cara. Namun, dalam sebuah sistem BPM yang dirancang dengan baik, data dari sistem ini biasanya dipetakan dan disimpan di lokasi sentral (tengah), biasanya data warehouse atau data mart. •
Source systems Lapisan ini mewakili semua sumber data yang berisi informasi yang menjadi pusat
informasi BPM. Untuk perusahaan yang besar, hal ini akan mencakup financial dan data operasional lainnya dari berbagai sistem perusahaan. Menyelesaikan solusi juga akan mengakses informasi eksternal utama, seperti tren industri dan kecerdasan dari kompetitor untuk memberikan konteks yang lebih dalam dan wawasan kinerja perusahaan.
31 Terkadang sumber data diakses secara langsung dengan menggunakan aplikasi BPM. Biasanya, ekstraksi, transformasi, dan load (ETL) aplikasi, suatu perusahaan, atau Layanan Web digunakan untuk memindahkan atau menghubungkan data ke pusat informasi (information hub). 2.5
Critical Success Factor (CSF) Critical success factor merupakan suatu analisa strategi yang membantu manager
untuk
mencapai
tujuan
perusahaan
dan
memahami
faktor-faktor
yang
akan
mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan pencapaian tujuan. Critical success factor (CSF) menggambarkan hal-hal yang harus unggul dalam perusahaan agar perusahaan tersebut menjadi sukses dalam area pasar. Untuk sebuah perusahaan yang berfokus pada produk, kualitas produk dan inovasi produk merupakan contoh CSF perusahaan tersebut (Turban, Sharda, Delen, & King, 2011, hal. 88). 2.6
Key Performance Indicator (KPI) Key Performance Indicator (KPI) merupakan metric finansial atapun non-
finansial yang digunakan untuk membantu perusahaan menentukan dan mengukur kemajuan performance terhadap sasaran perusahaan. Pendapat tersebut diperkuat oleh Eckerson (2011, hal. 201), dimana Key performance indicator (KPI) adalah indikator kinerja yang memiliki dampak besar pada bisnis. Menurut Mabey & Mabey (2011), Key performance indicator (KPI) adalah suatu istilah yang dikenal dalam ilmu komputer dimana diartikan sebagai suatu pendekatan untuk mengukur kinerja atau performa perusahaan. KPI digunakan untuk membantu mengelola atau mengatur kompleksitas untuk meningkatkan performa perusahaan. Menurut Parmenter (2010), Key performance indicator (KPI) adalah sebuah pengukuran yang berfokus pada aspek-aspek kritis yang mencerminkan performa organisasi demi kesuksesan organisasi di masa kini dan masa yang akan datang.
Gambar 2.9 Empat Tipe Pengukuran Performa Sumber : (Parmenter, 2010)
32 Pada gambar 2.9 ditunjukkan empat tipe pengkuran performa, yaitu: 1.
Key Result Indicator (KRI): menunjukkan apa yang telah dilakukan pada CSF. KRI bisa dilihat lewat kepuasan pelanggan, keuntungan bersih sebelum pajak, keuntungan pelanggan, kepuasan karyawan, return on capital employed. KRI akan menuntun pada PI.
2.
Result Indicator (RI): menunjukkan apa yang telah dilakukan.
3.
Performance Indicator (PI): menunjukkan apa yang harus dilakukan. PI selanjutnya akan menuntun pada KPI.
4.
KPI: menunjukkan apa yang harus dilakukan untuk meningkatkan performa secara dramatis. Performance indicator memiliki enam atribut utama yang digambarkan pada
gambar 2.10, yaitu (Eckerson, 2011, hal. 202): 1. Value Sebuah performance metric berisi nilai aktual atau angka yang mewakili pengukuran kinerja. Garis tebal dalam gambar 2.10 mewakili total penjualan setiap bulan. Idealnya, jika pengguna memindahkan kursor di atas titik di garis, grafik akan muncul nilai numerik yang sebenarnya untuk penjualan selama periode tersebut.
Gambar 2.10 Contoh Performance Metric (Sales Performance Chart) Sumber : (Eckerson, 2011, hal. 203) 2. Time frame Performance metrics memiliki time frame dimana performance metrics diukur. Sebuah time frame mencakup tanggal akhir ketika target harus dicapai dan tanggal jeda yang digunakan untuk mengukur kemajuan sepanjang jalan. 3. Benchmark Sebuah performance metric membandingkan nilai aktual dengan beberapa patokan atau data dasar. Sebuah patokan yang paling umum adalah hasil dari periode yang sama tahun sebelumnya (tahun lalu).
33 4. Target Setiap metrik dikaitkan dengan target yang telah ditetapkan oleh para eksekutif dalam perencanaan atau sesi penganggaran. Target tersebut merupakan tujuan yang nyata dalam konteks brenchmark tersebut. 5. Ranges Target dikelompokan menjadi rentang dalam kinerja, biasanya “melebihi target”, “sesuai target”, atau “kurang dari target”. Rentang tersebut umumnya berdasarkan persentase, walaupun aturan-aturan yang kompleks juga dapat dipakai. Contohnya, kinerja dengan 5 persen di atas target dapat disebut “melebihi target”, sementara kinerja dengan persentase 5 persen dan target 5 persen disebut “sesuai target”, dan kinerja dengan 5 persen di bawah target disebut “kurang dari target”. Kebanyakan tim metrik menerapkan tiga atau empat rentang untuk setiap metrik, meskipun beberapa harus mengajukan permohonan lagi. Sebagai contoh, operasi departemen kereta api AS memiliki 16 kisaran setiap metrik. Budaya organisasi tampaknya menjadi faktor terbesar dalam menentukan jumlah rentang. Kebanyakan eksekutif dan manajer baik-baik saja dengan tiga atau empat, sementara insinyur dan staf operasi lebih suka lebih. 6. Visual Encodings Pada akhirnya, dashboard secara visual menampilkan hasil rentang kinerja sehingga dapat terlihat seberapa dekat atau jauh target tercapai. Kebanyakan metrik mengkodekan rentang menggunakan lampu lalu lintas: hijau, kuning, dan merah. Grafik menunjukkan bagaimana target dan rentang berubah dengan persentase yang stabil dari setiap periode. 2.7
Analisis Strength, Weakness, Opportunities, Threat (SWOT) Analisis SWOT adalah suatu metode perencanaan strategis untuk mengevaluasi
strength, weakness, opportunities, dan thread. Dalam suatu perusahaan untuk spekulasi bisnis. Analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan (Rangkuti, 2004). Analisis SWOT memaksimalkan strengths dan opportunities dari perusahaan dan secara bersamaan meminimalisir weakness dan threats yang ada pada perusahaan. 2.8
Activity Diagram Activity diagram adalah suatu diagram yang menggambarkan alur kerja dari
sebuah perusahaan. Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2010, hal. 141), activity diagram adalah sebuah diagram alur kerja sederhana yang menjelaskan tentang aktivitas
34 sejumlah user (atau system), orang yang melakukan setiap aktivitas, dan alur sekuensial dari aktivitas-aktivitas tersebut. Contoh activity diagram dapat dilihat pada gambar 2.11.
Gambar 2.11 Contoh Activity Diagram Sumber : (Satzinger, Jackson, & Burd, 2010, hal. 142) 2.9
Use Case Diagram Use case diagram adalah diagram yang menggambarkan bentuk interaksi antara
user dengan sistem. Pendapat tersebut diperkuat dengan pendapat Satzinger, Jackson, & Burd (2010, hal. 242), dimana use case diagram adalah diagram untuk menunjukkan berbagai peran pengguna dan bagaimana peran pengguna tersebut dalam menggunakan sistem. Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2010, hal. 245), ada relationship pada use case diagram yang disebut dengan: •
<
> relationship atau <<uses>> relationship Seringkali pada saat pengembangan sebuah use case diagram, satu use case
mungkin menggunakan service dari use case lain. Contoh <> relationship dapat dilihat pada gambar 2.12.
35
Gambar 2.12 <> relationship Sumber : (Satzinger, Jackson, & Burd, 2010, hal. 247) Untuk menjelaskan detil use case diagram, dibutuhkan use case description. Use Case Description adalah deskripsi yang berisi daftar rincian proses untuk use case (Satzinger, Jackson, & Burd, 2010, hal. 171). Tingkat kedetailan dari sebuah use case description, yaitu: 1.
Brief Description Brief description adalah use case description yang penjelasannya paling simple.
Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2010, hal. 172), Brief description dapat digunakan untuk use case yang sangat sederhana, khususnya ketika sistem yang akan dikembangkan itu masih kecil. Sebuah use case sederhana biasanya akan memiliki skenario tunggal dan sangat sedikit. Contoh Brief Description dapat dilihat pada gambar 2.13 yang berisi penjelasan singkat mengenai “Create New Order Description”.
Gambar 2.13 Brief Description “Create New Order Description” Sumber : (Satzinger, Jackson, & Burd, 2010, hal. 172)
36 2.
Intermediate Description Intermediate description adalah use case description yang penjelasannya lebih detail
dibandingkan dengan brief description. Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2010, hal. 172), intermediate description mengembangkan brief description untuk menyertakan alur internal kegiatan untuk use case. Jika ada beberapa skenario, masing-masing aliran kegiatan dijelaskan secara individual. Kondisi exception dapat didokumentasikan jika dibutuhkan. Contoh intermediate description dapat dilihat pada gambar 2.14 dan gambar 2.15 yang berisi penjelasan mengenai “Order Clerk creates telephone order” dan “Customer creates Web Order”.
Gambar 2.14 Contoh intermediate description “Order Clerk creates telephone order” Sumber : (Satzinger, Jackson, & Burd, 2010, hal. 172)
Gambar 2.15 Contoh intermediate description “Customer creates Web Order” Sumber : (Satzinger, Jackson, & Burd, 2010, hal. 173)
37 3.
Fully Developed Description Fully developed description adalah use case description yang penjelasannya lebih
detail dibandingkan dengan intermediate description. Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2010, hal. 173), fully developed description merupakan metode yang paling formal untuk mendokumentasikan sebuah use case. Meskipun dibutuhkan sedikit lebih banyak pekerjaan untuk mendefinisikan semua komponen pada tingkat ini, metode ini adalah metode yang paling disarankan untuk menggambarkan aliran internal kegiatan untuk use case. Pada fully developed description, ada kolom preconditions dan postconditions. Preconditions mengidentifikasi keadaan sistem yang digunakan sebelum memulai use case (Satzinger, Jackson, & Burd, 2010, hal. 174). Postconditions mengidentifikasi keadaan apa yang akan terjadi setelah selesainya use case (Satzinger, Jackson, & Burd, 2010, hal. 175). Contoh Fully Developed Description dapat dilihat pada gambar 2.16 yang menjelaskan use case “Customer creates Web Order”.
38
Gambar 2.16 Contoh Fully Developed Description “Customer creates Web Order” Sumber : (Satzinger, Jackson, & Burd, 2010, hal. 174) 2.10
Sequence Diagram Sequence Diagram adalah diagram yang menggambarkan kejadian secara
berurutan. Pendapat tersebut diperkuat oleh Bennett, McRobb, & Farmer (2006, hal. 253), sequence diagram menunjukan interaksi antara objek yang diatur berdasarkan urutan
39 waktu. Sequence diagram dapat digambarkan dalam berbagai detail level yang berbeda untuk memenuhi tujuan yang berbeda-beda pula dalam daur hidup pengembangan sistem. Aplikasi dari sequence diagram adalah untuk merepresentasikan detail interaksi objek yang terjadi untuk satu use case atau satu operasi. Ketika sequence diagram digunakan untuk memodelkan perilaku dinamis dari sebuah use case dapat dilihat sebagai spesifikasi rinci use case tersebut. Analisis sequence diagram biasanya tidak termasuk objek desain. Setiap sequence diagram harus diberikan frame dengan menggunakan notasi sd yang merupakan kependekan dari sequence diagram. Contoh sequence diagram dapat dilihat pada gambar 2.17.
Gambar 2.17 Contoh Sequence Diagram Sumber : (Bennett, McRobb, & Farmer, 2006) 2.11
Storyboard Storyboard adalah suatu rangkaian narasi atau gambar yang digunakan untuk
menunjukkan bagaimana cara kerja suatu interface. Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2010), storyboard adalah teknik yang digunakan untuk mendokumentasikan rancangan dialog dengan menunjukan urutan sketsa dari tampilan layar.
40 2.12
User Interface User Interface adalah tampilan yang membantu user agar dapat berinteraksi
dengan sistem. Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2010, hal. 531), user interface adalah bagian dari sistem informasi yang membutuhkan interaksi pengguna untuk menciptakan input dan output. 2.13
Navigation Diagram Navigation diagram merupakan suatu low level arsitektur diagram yang digunakan
untuk menggambarkan navigasi komponen-komponen secara keseluruhan yang terdapat pada suatu aplikasi. Pendapat tersebut diperkuat oleh Mathiassen, Madsen, Nielsen, & Stage (2000), dimana navigation diagram adalah jenis diagram yang fokus kepada tampilan tatap muka pengguna secara keseluruhan. Navigation diagram menunjukkan window apa saja yang terdapat pada sebuah aplikasi serta menunjukkan transisi perpindahan antar window. 2.14
Dashboard
2.14.1 Pengertian Dashboard Dashboard adalah sebuah tampilan visual yang menampilkan indikator dalam bentuk gambar atau angka. Hal tersebut juga seperti yang disampaikan oleh Few (2006, hal. 27), dimana dashboard adalah sebuah jenis tampilan, bentuk presentasi. Fokus yang penting adalah merancang dashboard untuk berkomunikasi. Hal tersebut juga diperkuat oleh Turban, Sharda, Delen, & King (2011, hal. 276), dashboard adalah presentasi visual data kritikal (penting) untuk para eksekutif. Dashboard memungkinkan eksekutif untuk melihat hot spot di hitungan detik dan mengeksplorasi situasi tersebut. Contoh dashoard dapat dilihat pada gambar 2.18.
41
Gambar 2.18 Contoh Dashboard Sumber : (Few, 2006, hal. 19) 2.14.2 Poin Penting Dashboard Dashboard merupakan tampilan visual. Informasi pada dashboard disajikan secara visual, biasanya berupa kombinasi teks dan grafis, tetapi lebih penekanan pada grafis. Dashboard yang sangat grafis lebih dapat berkomunikasi dengan efisiensi yang lebih tinggi dan lebih beraneka ragam daripada makna teks saja. Poin – poin penting dashboard antara lain (Few, 2006, hal. 26) : a.
Dashboard menampilkan informasi yang dibutuhkan untuk mencapai suatu
pencapaian. b.
Dashboard termuat di layar satu komputer. Informasi yang ditampilkan pada
dashboard harus muat pada satu layar sehingga semua informasi pada dashboard bisa dilihat sekaligus. Jika harus scroll untuk melihat semua informasi, itu telah melanggar batasan dashboard. Jika pengguna harus beralih dari satu layar ke layar selanjutnya untuk melihat semua informasi, pengguna harus membuat penggunaan menggunakan multiple dashboard. Tujuannya adalah untuk memiliki dan menyediakan informasi yang paling penting dan mudah untuk dibaca sehingga pengguna dapat dengan cepat menyerap apa yang perlu diketahui. c.
Apakah informasi harus ditampilkan di web browser? Web browser mungkin
menjadi media terbaik untuk sebagian besar dashboard yanng menampilkan informasi saat ini, tapi itu bukan satu-satunya media yang dapat digunakan, dan itu mungkin tidak
42 menjadi media terbaik untuk 10 tahun mendatang. Apakah informasi yang ditampilkan akan terus-menerus diperbarui secara real time? Jika sedang memantau lalu lintas dengan menggunakan dashboard, pengguna harus segera menindaklanjuti bila ada sesuatu yang salah. Di sisi lain, jika membuat keputusan strategis tentang bagaimana meningkatkan penjualan, dapat menggunakan sebuah snapshot dari informasi dari malam sebelumnya, atau bahkan mungkin akhir bulan lalu. d.
Dashboard digunakan untuk memonitor informasi dengan cepat. Terlepas dari
kenyataan bahwa hampir semua informasi dapat ditampilkan dalam dashboard, ada setidaknya satu karakteristik yang menggambarkan hampir semua informasi yang ditemukan dalam dashboard itu ditampilkan dalam bentuk ringkasan. Hal ini karena biasanya orang tidak dapat memantau dalam sekejap semua rincian yang diperlukan untuk mencapai tujuan orang tersebut. Dashboard harus menunjukkan dengan cepat bahwa ada sesuatu yang perlu diperhatikan dan mungkin memerlukan tindakan. Dashboard melakukan pekerjaan utamanya yaitu memberitahu dengan cepat bahwa harus ada tindakan. Itulah poin-poin penting dari dashboard. Beberapa definisi yang membantu dashboard melakukan pekerjaan mereka secara efektif adalah : •
Dashboard memiliki mekanisme tampilan kecil, ringkas, jelas, dan intuitif.
Tampilan mekanisme yang jelas menyatakan pesan tanpa mengambil banyak ruang yang diperlukan, sehingga seluruh pengumpulan informasi akan masuk ke dalam properti yang terbatas dalam satu layar. •
Informasi pada dashboard harus disesuaikan secara khusus untuk kebutuhan yang
diberikan seseorang, kelompok, atau fungsi, jika tidak, tidak akan mencapai tujuan. 2.14.3 Tiga Belas Kesalahan Umum yang Terjadi Pada Saat Merancang Dashboard Tiga belas kesalahan umum yang terjadi pada saat merancang sebuah dashboard antara lain (Few, 2006, hal. 38) : 1. Melebihi batasan satu layar 2. Menyediakan konteks yang tidak memadai untuk data 3. Menampilkan detil yang berlebihan atau presisi 4. Memilih ukuran defisiensi 5. Memilih tampilan media yang tidak sesuai 6. Memperkenalkan berbagai makna atau arti yang tidak berguna 7. Menggunakan media display yang dirancang dengan buruk
43 8. Pengkodean data kuantitatif tidak akurat 9. Menggunakan data yang kurang baik 10. Highlighting data penting yang tidak efektif 11. Mengacaukan layar dengan dekorasi yang tidak bermutu 12. Menyalahgunakan atau menggunakan terlalu banyak warna 13. Merancang sebuah tampilan visual yang tidak menarik 2.15
Kerangka Pikir Untuk memberikan pemahaman tentang konsep penelitian, maka dibuatlah
kerangka pikir yang dapat dilihat pada gambar 2.19. Penelitian dimulai dari studi pustaka untuk memahami konsep pembangunan Business Performance Management, kemudian dilanjutkan dengan pengumpulan data. Dari sana dilakukan analisis strategi dan lingkungan. Dari hasil analisis tersebut dilakukan pembangunan Business Performance Management yang terdiri dari tahap defining, planning, executing yang merupakan pembangunan sistem Business Performance Management, monitoring dan terakhir reporting.
Gambar 2.19 Kerangka Pikir
