BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1. Teori Umum Teori – teori yang menjadi dasar penulisan adalah sebagai berikut : 2.1.1. Data M enurut M cLeod et al (2001, p.12), data terdiri dari fakta - fakta dan angka - angka yang relatif tidak berarti bagi pemakainya. Sedangkan informasi merupakan data yang telah diproses atau data yang telah memiliki arti. M enurut O’Brien (2005, p38), data merupakan fakta - fakta mentah. Biasanya tentang sesuatu kejadian atau transaksi. Sedangkan informasi adalah data yang sudah diubah sehingga berarti dan berguna bagi pengguna tertentu. Dari pengertian - pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa data adalah fakta yang telah diketahui dan dapat disimpan di dalam media komputer yang nantinya perlu diolah lebih lanjut sehingga dapat menghasilkan informasi yang berguna dan berarti bagi pemakai. 2.1.2. Sistem M enurut M athiassen et al (2000, p.9), sistem adalah kumpulan komponen yang mengimplementasikan kebutuhan, fungsi - fungsi, dan tampilan yang telah dimodelkan.
8
9
M enurut O’Brien (2005, p.29), sistem adalah sekumpulan komponen yang saling berhubungan, yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan dengan menerima masukan (input) dan menghasilkan keluaran (output) dengan melalui proses transformasi yang teratur. Oleh karena itu, sistem mempunyai 3 komponen dasar yang saling berinteraksi atau fungsi dasar, yaitu : 9 M asukan, yaitu bagian yang meliputi pengambilan elemen yang masuk ke dalam sistem untuk diproses. Contoh : bahan mentah, energi, data, dan sumber daya manusia harus bisa mengatur prosesnya. 9 Proses, yaitu bagian yang meliputi perubahan dari input menjadi output. Contoh : proses manufaktur, kalkulasi matematika. 9 Keluaran, yaitu bagian yang meliputi elemen yang dihasilkan dari proses transformasi untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Contoh : produk jadi. Konsep sistem juga dilengkapi dengan dua komponen tambahan, yaitu feedback dan kontrol. Feedback adalah data-data kinerja sistem yang didapatkan selama sistem berjalan. Sedangkan kontrol adalah pengawasan dan pengevaluasian feedback untuk menentukan apakah sistem yang sedang berjalan akan mencapai tujuannya atau tidak. 2.1.3. Infomasi M enurut O’Brien (2000, p.37), informasi adalah data yang telah diubah menjadi konteks yang lebih berarti dan berguna bagi end user tertentu. Sedangkan menurut M cLeod (2001, p.12), informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti.
10
Berdasarkan pendapat para ahli di atas, dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang telah diperoleh dan diolah sehingga mempunyai arti bagi user tertentu. 2.1.3.1. Dimensi Informasi M enurut M cLeod (2001, p.115), ada beberapa dimensi informasi yang akan memberikan kontribusi pada nilai informasi yang diperlukan. Dimensi - dimensi itu antara lain adalah : •
Relevansi Relevansi adalah informasi harus berkaitan langsung dengan masalah yang ada.
•
Akurasi Akurasi berarti semua informasi harus akurat.
•
Ketepatan waktu Ketepatan waktu berarti informasi harus tersedia untuk pemecahan masalah sebelum situasi menjadi tidak terkendali atau kesempatan menghilang.
•
Kelengkapan Kelengkapan berarti informasi yang tersedia untuk manajer harus dapat menyajikan gambaran lengkap dari suatu permasalahan atau suatu penyelesaian.
2.1.4. Sistem Informasi M enurut Laudon dan Laudon (2003, p7), sistem informasi merupakan kumpulan komponen yang saling berhubungan, yang mengumpulkan,
11
memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk membantu pengambilan keputusan, pengkoordinasian, pengendalian analisis dan menampilkannya dalam suatu organisasi. Sedangkan menurut pendapat Hall (2001, p.7), sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, dikelola menjadi informasi dan didistribusikan kepada para pemakai. Sedangkan
menurut
O’Brien
(2005,
p35),
sistem informasi
merupakan kombinasi dari sumber daya manusia, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), jaringan komunikasi dan sumber daya data, yang melakukan input, pemrosesan, output, penyimpanan, dan aktivitas pengendalian yang mengubah sumber daya data menjadi produk informasi. Sumber daya manusia meliputi pengguna akhir (end user), dan spesialis sistem informasi, sumber daya perangkat keras meliputi mesin dan medianya, sumber daya perangkat lunak meliputi program dan prosedur, sumber daya jaringan meliputi media komunikasi dan pendukung jaringan, dan sumber daya data meliputi data yang dikumpulkan untuk diolah. 2.1.4.1 Peran S istem Informasi M enurut O’Brien (2000, p.10), sistem informasi mempunyai tiga peran utama untuk sebuah perusahaan bisnis, yaitu : -
M endukung proses dan aplikasi bisnis.
-
M endukung pengambilan keputusan para pegawai dan manajer.
-
M endukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif.
12
2.1.4.2. Pengembangan Sistem Informasi M enurut [http 15], pengembangan sistem (system development) dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Sebab perlunya pengembangan sistem: ‐ Adanya permasalahan (problems) yang timbul di sistem lama ‐ Untuk meraih kesempatan (opportunities) ‐ Adanya instruksi - intruksi (directives) Prinsip pengembangan sistem: ‐ Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen ‐ Sistem yang dikembangkan adalah invenstasi modal yang besar ‐ Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terididik seperti analis sistem, manajer sistem dan programmer, serta user yang terdidik dengan diberikan on-the-job training. ‐ Tahapan kerja dan tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem. Proses pengembangan sistem umumnya melibatkan beberapa tahapan kerja dan melibatkan beberapa personil dalam bentuk suatu team untuk menjalankannya. Siklus pengembangan sistem atau System Development Life Cycle (SDLC) umumnya menunjukkan tahap – tahap kerja yang harus dilakukan. ‐ Proses pengembangan sistem tidak harus urut
13
‐ Jangan takut membatalkan proyek Tahapan utama siklus hidup pengembangan sistem terdiri dari: ‐ Perencanaan sistem (system planning) ‐ Analisis sistem (system analysis) ‐ Perancangan sistem (system design) ‐ Seleksi sistem (system selection) ‐ Implementasi & pemeliharaan sistem (system implementation & maintenance) 2.1.5. Analisis Sistem Informasi M enurut Tata Sutabri (2004, p88), tahapan analisis sistem merupakan tahapan yang sangat penting karena kesalahan di dalam tahapan ini akan menyebabkan kesalahan pada tahapan selanjutnya. Proses analisis sistem dalam pengembangan sistem informasi merupakan suatu prosedur yang dilakukan untuk pemeriksaan masalah dan penyusunan pemecahan masalah yang timbul serta membuat spesifikasi sistem yang baru. M enurut Abdul Kadir (2003, p38), analisis sistem mencakup analisis kelayakan dan analisis kebutuhan yaitu : a.
Analisis kelayakan Analisis kelayakan merupakan proses yang mempelajari atau menganalisa permasalahan yang telah ditentukan sesuai dengan tujuan akhir yang akan dicapai. Analisis kelayakan digunakan untuk menentukan kemungkinan keberhasilan solusi yang diusulkan. Tahapan ini berguna untuk memastikan bahwa solusi yang diusulkan tersebut benar - benar
14
dapat tercapai dengan sumber daya dan dengan memperhatikan kendala yang terdapat pada permasalahan serta dampak terhadap lingkungan sekeliling. Lima macam kelayakan dalam merancang sistem informasi yaitu kelayakan teknik, kelayakan ekonomi, kelayakan operasi, kelayakan hukum dan kelayakan jadwal. b.
Analisis kebutuhan Analisis kebutuhan merupakan proses untuk menghasilkan spesifikasi kebutuhan. Spesifikasi kebutuhan adalah spesifikasi yang rinci tentang pengolahan data yaitu jumlah data yang harus diproses, waktu pengolahan saat data siap diproses sampai informasi yang dihasilkan. Spesifikasi ini digunakan untuk membuat kesepakatan dalam pengembangan sistem.
2.1.6. Sistem Terintegrasi M enurut [http 1], dalam suatu pengelolaan data, informasi, dan aplikasi,
dibutuhkan
adanya
integrasi
yang
saling
terkait
dan
berkesinambungan. Dalam hal ini ada 2 integrasi yang dilakukan, yaitu integrasi data dan integrasi proses. Integrasi data merupakan proses penyatuan data untuk menjaga integritas data, mencegah duplikasi dan mencegah redundansi. Hal ini terutama untuk data-data yang menjadi referensi dari suatu aplikasi. Integrasi proses memiliki keuntungan dalam mempertahankan legacy aplikasi yang sudah berjalan, dan memberikan value-added terhadap hal tersebut dengan mengintegrasikannya dengan aplikasi lain. M enurut [http 2], dalam konteks sistem informasi, sistem terintegrasi (integrated
system)
merupakan
sebuah
rangkaian
proses
untuk
15
menghubungkan beberapa sistem - sistem komputerisasi dan software aplikasi baik secara fisik maupun secara fungsional. Sistem terintegrasi akan menggabungkan komponen sub - sub sistem ke dalam satu sistem dan menjamin fungsi - fungsi dari sub sistem tersebut sebagai satu kesatuan sistem. Sistem terintegrasi merupakan tantangan menarik dalam software development karena pengembangannya harus terus mengacu pada konsistensi sistem, agar sub - sub sistem yang sudah ada dan tetap dimanfaatkan secara operasional masih tetap berfungsi sebagaimana mestinya baik ketika proses mengintegrasikan sistem maupun setelah terintegrasi. Tantangannya adalah bagaimana merancang sebuah mekanisme mengintegrasikan sistem-sistem tersebut dengan effort paling minimal – bahkan jika diperlukan, tidak harus melakukan refactoring atau re-developing lagi sistem - sistem yang sudah ada. Ada beberapa metode yang dapat dipergunakan dalam membangun sistem terintegrasi: •
Vertical Integration, merupakan proses mengintegrasikan sub - sub sistem berdasarkan fungsionalitas dengan menghubungkan sub - sub sistem yang sudah ada tersebut supaya bisa berinteraksi dengan sistem terpusat dengan tetap berpijak pada arsitektur sub sistem yang lama. M etode ini memiliki keuntungan yaitu dapat dilakukan dengan cepat dan hanya melibatkan beberapa entitas development yang terkait dalam proses pembuatan sistem lama. Kelemahannya, metode ini tidak memungkinkan untuk mengimplementasikan fungsi - fungsi
16
baru atau proses bisnis baru ke dalam sub-sistem yang sudah ada – karena effort lebih tinggi ada di proses “mempelajari” arsitektur sistem lama dan menjadikannya acuan untuk membuat sistem terintegrasi. Untuk menghadirkan ekspansi fungsionalitas atau proses bisnis baru adalah harus membuat sub – sistem baru. •
Star Integration, atau lebih dikenal sebagai spaghetti integration, adalah proses mengintegrasikan sistem dengan cara menghubungkan satu sub sistem ke semua sub - sub sistem lainnya. Sebuah fungsi bisnis yang diimplementasikan dalam sebuah sub sistem akan dibroadcast ke semua sub - sub sistem lain yang dependen terhadap fungsi bisnis tersebut supaya dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Untuk integrasi sistem dengan ruang lingkup kecil atau menengah dan dengan pemisahan fungsi bisnis yang jelas dan spesifik, metode integrasi ini layak untuk dipertimbangkan. Namun jika fungsi bisnis banyak terlibat di beberapa sub sistem secara dependen, pada akhir proses integrasi sistem akan terlihat sedikit “kekacauan” dalam diagram – proses interkoneksi antar sub sistem akan tampak seperti spaghetti. Efeknya, biaya perawatan dan ekspansi sistem di masa yang akan datang akan memerlukan effort yang sangat berat untuk mempelajari skema integrasi sistem berikut dependency-nya.
•
Horizontal Integration, atau ada yang mengistilahkan dengan Enterprise Service Bus (ESB), merupakan sebuah metode yang mengintegrasikan sistem dengan cara membuat suatu layer khusus yang berfungsi sebagai interpreter, dimana semua sub - sub sistem
17
yang sudah ada akan berkomunikasi ke layer tersebut. M odel ini lebih menawarkan fleksibilitas dan menghemat biaya integrasi, karena yang perlu difokuskan dalam implementasi proses pengintegrasian hanya layer interpreter tersebut. Untuk menangani ekspansi proses bisnis juga hanya perlu diimplementasikan di layer interpreter itu juga, dan sub sistem baru yang akan menangani interface dari proses bisnis ekstensi tersebut akan berkomunikasi langsung ke layer dan layer akan menyediakan keperluan - keperluan data/interface untuk sub sistem lain yang memerlukannya. 2.1.7. Evaluasi M enurut [http 3], evaluasi adalah proses penilaian. Dalam perusahaan, evaluasi dapat diartikan sebagai proses pengukuran akan efektifitas strategi yang digunakan dalam upaya mencapai tujuan perusahaan. Data yang diperoleh dari hasil pengukuran tersebut akan digunakan sebagai analisa situasi program berikutnya. Dalam mengadakan sebuah proses evaluasi, terdapat beberapa hal yang akan dibahas yaitu apa yang menjadi bahan evaluasi, bagaimana proses evaluasi, kapan evaluasi diadakan, mengapa perlu diadakan evaluasi, dimana proses evaluasi diadakan, dan pihak yang mengadakan evaluasi. 2.1.8. Prosedur Bisnis M enurut [http 4], prosedur adalah serangkaian aksi yang spesifik, tindakan atau operasi yang harus dijalankan atau dieksekusi dengan cara yang sama agar selalu memperoleh hasil yang sama dari keadaan yang sama (contohnya prosedur kesehatan dan keselamatan kerja).
18
Lebih
tepatnya,
kata
ini
bisa
mengindikasikan
rangkaian aktivitas, tugas-tugas, langkah - langkah, keputusan - keputusan, perhitungan - perhitungan dan proses - proses, yang dijalankan melalui serangkaian pekerjaan yang menghasilkan suatu tujuan yang diinginkan, suatu produk atau sebuah akibat. Sebuah prosedur biasanya mengakibatkan sebuah perubahan. M enurut [http 5], dalam ilmu ekonomi, bisnis adalah suatu organisasi yang menjual barang atau jasa kepada konsumen atau bisnis lainnya, untuk mendapatkan laba. Dalam artian, sibuk mengerjakan aktivitas dan pekerjaan yang mendatangkan keuntungan. Dalam ekonomi kapitalis, dimana kebanyakan bisnis dimiliki oleh pihak swasta, bisnis dibentuk untuk mendapatkan profit dan meningkatkan kemakmuran para pemiliknya. Pemilik dan operator dari sebuah bisnis mendapatkan imbalan sesuai dengan waktu, usaha, atau kapital yang mereka berikan. Namun tidak semua bisnis mengejar keuntungan seperti ini, misalnya bisnis koperatif yang bertujuan meningkatkan kesejahteraan semua anggotanya atau
institusi pemerintah
yang bertujuan
meningkatkan
kesejahteraan rakyat. M odel bisnis seperti ini kontras dengan sistem sosialistik, dimana bisnis besar kebanyakan dimiliki oleh pemerintah, masyarakat umum, atau serikat pekerja. Secara etimologi, bisnis berarti keadaan dimana seseorang atau sekelompok orang sibuk melakukan pekerjaan yang menghasilkan keuntungan.
19
Sehingga dapat disimpulkan bahwa prosedur bisnis ialah serangkaian tindakan yang spesifik dan harus dijalankan untuk mencapai suatu tujuan yang menghasilkan keuntungan. 2.1.9. Pengertian Area Fungsional dan Proses Bisnis 2.1.9.1. Area Fungsional dari Operasi M enurut Brady et al (2001, p2), setiap perusahaan memiliki area fungsional utama yang terdiri dari beragam fungsi, aktivitas bisnis. Area fungsional antara lain : •
Marketing dan Sales Area fungsional ini mencakup fungsi bisnis dari marketing, pemrosesan pemesanan, customer relationship management, customer support, sales forecasting, dan advertising.
•
Production dan Material Management Area fungsional ini
mencakup
fungsi bisnis
dari
purchasing, receiving, transportation / logistic, jadwal produksi , manufacturing, dan plant maintainance. •
Accounting dan Finance Area fungsional ini mencakup fungsi bisnis dari akuntansi keuangan, alokasi biaya dan kontrol, perencanaan dan budgeting serta cash-flow management.
•
Human Resource Area fungsional ini
mencakup
fungsi bisnis
perekrutan dan hiring, pelatihan, penggajian dan benefit.
dari
20
2.1.9.2. Proses Bisnis M enurut Brady et al (2001, p.3), proses bisnis merupakan koleksi aktivitas yang menggunakan satu atau lebih input dan membuat output yang bernilai bagi konsumen.
Gambar 2. 1 Proses Bisnis 2.1.10.
Teknik Pengumpulan Data 2.1.10.1. Interview (wawancara) M enurut Sugiyono (2008, p.194), wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data, apabila peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang ingin diteliti, dan juga apabila peneliti ingin mengetahui hal - hal dari responden yang lebih mendalam dan jumlah respondennya sedikit. Teknik pengumpulan data ini mendasarkan diri pada laporan tentang diri sendiri atau self-report, atau setidak - tidaknya pada pengetahuan atau keyakinan pribadi. Sutrisno Hadi (1986) mengemukakan bahwa anggapan yang perlu dipegang oleh peneliti dalam menggunakan metode interview dan juga kuesioner (angket) adalah sebagai berikut : -
Bahwa subyek (responden) adalah orang yang paling tahu tentang dirinya sendiri.
21
-
Bahwa apa yang dinyatakan oleh subyek kepada peneliti adalah benar dan dapat dipercaya.
-
Bahwa interpretasi subyek tentang pertanyaan - pertanyaan yang diajukan peneliti kepadanya adalah sama dengan apa yang dimaksudkan oleh peneliti. Wawancara dapat dilakukan secara terstruktur maupun tidak
terstruktur, dan dapat dilakukan melalui tatap muka (face to face) maupun dengan menggunakan telepon. Wawancara terdiri atas : -
Wawancara terstruktur Wawancara
terstruktur
digunakan
sebagai
teknik
pengumpulan data, bila peneliti atau pengumpul data telah mengetahui dengan pasti tentang informasi apa yang akan diperoleh. Oleh karena itu, dalam melakukan wawancara, pengumpul data telah menyiapkan instrument penelitian berupa pertanyaan – pertanyaan tertulis yang alterntif jawabannya
pun
telah
disiapkan.
Dengan
wawancara
terstruktur ini setiap responden diberi pertanyaan yang sama, dan pengumpul data mencatatnya. -
Wawancara tidak terstruktur Wawancara tidak terstruktur adalah wawancara yang bebas, dimana peneliti tidak menggunakan pedoman wawancara yang telah
tersusun
secara
sistematis
dan
lengkap
untuk
pengumpulan datanya. Pedoman wawancara yang digunakan
22
hanya berupa garis - garis besar permasalahan yang akan ditanyakan. 2.1.10.2. Observasi M enurut Sugiyono (2008, p.203), observasi sebagai teknik pengumpulan data mempunyai ciri yang spesifik bila dibandingkan dengan teknik lain, yaitu wawancara dan kuesioner. Jika wawancara dan kuesioner secara berkomunikasi dengan orang, maka observasi tidak terbatas pada orang, tetapi juga obyek - obyek alam yang lain. Sutrisno Hadi (1986) mengemukakan bahwa observasi merupakan suatu proses yang kompleks, suatu proses yang tersusun dari berbagai proses biologis dan psikologis. Dua di antara yang terpenting adalah proses - proses penghematan dan ingatan. Dari segi proses pelaksanaan pengumpulan data, observasi dapat dibedakan menjadi : -
Observasi participant / berperan serta Dalam observasi ini, peneliti terlibat dengan kegiatan sehari - hari orang yang sedang diamati atau yang digunakan sebagai sumber data penelitian. Sambil melakukan pengamatan, peneliti ikut melakukan apa yang dikerjakan oleh sumber data, dan ikut merasakan suka dukanya. Dengan observasi partisipan ini maka data yang diperoleh akan lebih lengkap, tajam, dan sampai mengetahui pada tingkat mana dari setiap perilaku yang tampak.
-
Observasi non participant
23
Bila dalam observasi partsipan peneliti terlibat langsung dengan aktivitas orang - orang yang sedang diamati, maka dalam observasi non partisipan peneliti tidak terlibat dan hanya sebagai pengamat independen. Selanjutnya dari segi instrumentasi yang digunakan, observasi dibedakan atas : -
Observasi terstruktur Observasi
terstruktur
adalah
observasi
yang
telah
dirancang secara sistematis, tentang apa yang akan diamati, diamati tempatnya. Jadi observasi terstruktur dilakukan apabila peneliti telah tahu dengan pasti tentang variabel apa yang akan diamati. Dalam melakukan pengamatan, peneliti menggunakan instrument penelitian yang telah teruji validitas dan realibilitasnya. -
Observasi tidak terstruktur Observasi tidak terstruktur adalah observasi yang tidak dipersiapkan secara sistematis tentang apa yang akan diobservasi. Hal ini dilakukan karena peneliti tidak tahu secara pasti tentang apa yang akan diamati. Dalam melakukan pengamatan peneliti tidak menggunakan instrument yang telah baku, tetapi hanya rambu - rambu pengamatan.
24
2.1.11. Enterprise Resource Planning 2.1.11.1. Evolusi Sistem Informasi Perusahaan M enurut M cLeod, Jr, Raymond and Schell, George (2001, p.304),
sistem
informasi
perusahaan
mengalami
beberapa
perkembangan sebelum menjadi sistem Enterprise Resource Planning / ERP : a. Sistem pemrosesan transaksi Sistem informasi yang pertama merupakan
sistem
pemprosesan transaksi yang dikembangkan pada tahun 1960. Sistem ini berfungsi untuk penyimpanan dan pemrosesan akunting perusahaan yang menghasilkan kertas kerja yang sangat banyak, dengan demikian dapat mempercepat kerja dan mengefisienkan pekerjaan. b. Sistem informasi manajemen (Management Information System / M IS) Sistem informasi manajemen muncul setelah sistem pemrosesan transaksi. Pada saat ini manager tidak hanya menghitung apa yang terjadi dalam perusahaan, mereka juga ingin mengatur operasi dan membuat perencanaan. Tujuan utama sistem ini adalah mengindikasi sistem yang membantu manajer dalam menjalankan aktivitas - aktivitas yang lebih dari sekedar menghitung apa yang telah terjadi di dalam perusahaan. c. Sistem perencanaan kebutuhan material (Material Resource Planning / M RP)
25
Sistem perencanaan kebutuhan material pertama kali dibangun
dalam area manufaktur
agar
dapat
menangani
permasalahan - permasalahan kompleks dalam pengaturan persediaan. Sistem ini menyangkut penjadwalan, pengalokasian material dalam gudang, dan sebagainya. d. Sistem perencanaan sumber daya manufaktur (Manufacturing Resource Planning / M RP II) Sistem perencanaan sumber daya manufaktur merupakan sistem informasi yang meliputi pegerakan material dari supplier, melalui proses manufaktur (dan subproses yang dijalankan), hingga kepada konsumen dalam bentuk barang jadi. e. Sistem perencanaan
sumber
daya perusahaan
(Enterprise
Resource Planning / ERP) M erupakan sistem dimana semua informasi mengenai proses di dalam ruang lingkup perusahaan disatukan. Sistem ini membutuhkan komitmen besar dari sumber daya perangkat lunak komputer, perangkat lunak, sistem manajemen database, dan pelatihan pengguna yang baik. 2.1.11.2. Definisi Enterprise Resou rce Planning (ERP) M enurut M c Leod, Jr, Raymond dan Scheel, George (2001, p188), sistem Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan sekumpulan aplikasi bisnis yang terintegrasi, atau modul yang menjalankan fungsi bisnis seperti jurnal umum akuntansi, hutang,
26
piutang, perencanaan kebutuhan material, manajemen pemesanan, pengawasan persediaan, dan manajemen sumber daya manusia. Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan proses atau pendekatan yang bertujuan untuk menguatkan semua departemen dan fungsi - fungsinya di dalam perusahaan menjadi satu sistem komputer yang melayani kebutuhan spesifik dari tiap departemen. Dalam hal ini termasuk antara lain : pertemuan karyawan, pemanfaatan perangkat keras dan lunak yang efisien, pelayanan dan delivery system yang dapat memberikan keuntungan bagi perusahaan. (anonim. What is enterprise resource planning or ERP? [http 6]) Konsep dasar dari sistem ERP dapat diilustrasikan sebagai berikut :
Gambar 2. 2 Konsep Dasar Sistem ERP Sumber : http://jantiez.wordpress.com/2009/01/12/sit/
27
2.1.11.3. Tujuan Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) M enurut
[http
7], tujuan
sistem ERP
adalah
untuk
mengkoordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan. ERP merupakan perangkat lunak yang ada dalam organisasi / perusahaan yang berperan, antara lain : •
Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis.
•
M embagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise.
•
M enghasilkan informasi yang real-time.
•
M emungkinkan
perpaduan
proses
transaksi
dan
kegiatan
perencanaan. 2.1.11.4. Modul - modul dalam Enterprise Resource Planning (ERP) M enurut [http 8], secara modular software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni : -
Operasi M odul operasi terdiri dari beberapa modul yaitu : General Logistics,
Sales
and
Distribution,
Material Management,
Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, dan Environment Management. ‐
Keuangan
28
M odul keuangan terdiri dari beberapa modul yaitu: General
Accounting,
Financial
Accounting,
Controlling,
Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling. ‐
Sumber daya manusia M odul sumber daya manusia terdiri dari beberapa modul yaitu: Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Trainning and Event Management, Organizational Management, Travel Management.
2.1.11.5. Implementasi ERP 2.1.11.5.1. Objek Implementasi ERP M enurut [http 9], objek merupakan karakteristik utama yang memberikan dampak besar dalam keputusan proyek ERP. Tujuan tersebut antara lain : ‐
Kecepatan Kecepatan
dari
proyek
secara
langsung
berhubungan dengan jumlah waktu yang dibutuhkan untuk implementasi sistem. Jumlah waktu yang dibutuhkan oleh setiap perusahaan pada umumnya berbeda. Jumlah waktu yang akan diambil oleh perusahaan sebaiknya ditentukan ketika mengembangkan perencanaan proyek. ‐
Ruang lingkup Ruang lingkup dari proyek mencakup semua fungsi dan karakteristik teknis yang ingin diimplementasikan oleh perusahaan. Perusahaan yang menggunakan sistem ERP
29
secara menyeluruh akan memiliki ruang lingkup yang lebih besar daripada perusahaan yang menggunakan beberapa modul. ‐
Sumber daya Sumber daya merupakan segala sesuatu yang dibutuhkan untuk mendukung proyek. Dapat mencakup orang, perangkat keras, perangkat lunak, dukungan teknis dan konsultan.
‐
Resiko Resiko dari proyek merupakan faktor yang mempengaruhi kesuksesan implementasi ERP secara keseluruhan. Kesuksesan dapat diukur dari beberapa faktor seperti penerimaan dari pengguna, Return on Investment (ROI), dan lain - lain.
‐
Kekompleksan Kekompleksan merupakan tingkat kesulitan dalam pengimplementasian, pengoperasian, dan pemeliharaan sistem ERP. Perusahaan dengan ukuran, lingkungan bisnis dan budaya organisasi yang berbeda memiliki tingkat kekompleksan yang berbeda.
‐
Keuntungan Keuntungan merupakan hasil dari pemanfaatan fungsi sistem ERP. ERP mengotomatisasi hampir semua aspek
aktivitas
organisasi,
ERP
memudahkan
dan
30
meningkatkan pengembangan dan produktivitas karyawan, manajer dan semua pemegang perusahaan. Integrasi yang lebih baik dari sistem ERP dapat memberikan keuntungan seperti meminimalkan kesalahan, pemecahan masalah dengan cepat, pelayanan konsumen yang lebih baik, dan lain - lain. Pada akhirnya hal tersebut dapat meningkatkan brand image perusahaan, yang akan mempengaruhi pasaran produk dan keuntungan. 2.1.11.6. Siklus Hidup Implementasi ERP M enurut [http 9], siklus hidup implementasi sistem ERP antara lain : a. Penyaringan pre-evaluasi Pertama kali perusahaan
memutuskan
untuk
menggunakan sistem ERP, diperlukan pencarian dari paket sistem yang tepat mengingat terdapat ribuan paket yang ada saat ini. Evaluasi sebaiknya dilakukan dalam jumlah kecil tetapi rinci, daripada dilakukan dalam jumlah yang besar. Tahap ini sangat berguna untuk mengeliminasi paket - paket yang tidak sesuai dengan proses bisnis perusahaan. b. Evaluasi paket Tahap ini merupakan tahap yang penting dalam pengimplementasian ERP, dimana paket yang dipilih akan menentukan sukses atau tidaknya proyek tersebut. Ketika
31
paket yang akan
di-evaluasi sudah
teridentifikasi,
perusahaan harus membangun kriteria pemilihan yang memungkinkan evaluasi untuk semua paket yang ada dalam skala yang sama. c. Perencanaan proyek Tahap
ini
merupakan
perancangan
proses
implementasi. Pada fase ini akan ditentukan secara detail bagaimana pelaksanaan implementasi proyek tersebut seperti jadwal proyek, aturan, tanggung jawab, dan lain lain. d. Analisis kesenjangan (Gap Analysis) Analisis kesenjangan merupakan fase yang paling penting dalam kesuksesan merupakan
proses
implementasi
dimana
perusahaan
ERP.
Ini
membuat
perancangan lengkap mengenai dimana perusahaan berada, dan ke mana arah perusahaan pada masa yang akan datang. e. Rekayasa ulang (Re-engineering) Pada tahap ini faktor sumber daya manusia berperan. Dimana setiap implementasi akan melibatkan perubahan - perubahan dalam jumlah karyawan dan tanggung jawab mereka, karena proses menjadi semakin otomatis dan efisien, ini adalah cara terbaik untuk memperlakukan ERP sebagai sebuah investasi dan juga pengurangan biaya.
32
f. Pelatihan tim Pelatihan juga merupakan sebuah tahap penting dalam implementasi, yang diadakan sepanjang proses implementasi. Ini adalah tahap dimana perusahaan melatih karyawan untuk mengimplementasikan dan kemudian menjalankan sistem. Dengan demikian, ini penting bagi perusahaan untuk memilih karyawan yang tepat yang mempunyai sikap yang baik dan mau untuk berubah, mempelajari hal baru, dan tidak takut terhadap teknologi dan pengerahuan fungsional yang baik. g. Kostumisasi Ini
adalah
area
fungsional
utama
dalam
implemetasi ERP. Untuk melakukannya, proses bisnis yang dimengerti dan dipetakan dalam cara yang demikian sehingga solusi yang dihasilkan sesuai dengan tujuan keseluruhan dari perusahaan. Akan tetapi, perusahaan tidak dapat hanya menghentikan operasi mereka ketika proses pemetaan terjadi. Oleh karena itu, prototype yang adalah proses bisnis yang aktual dari perusahaan akan digunakan.
Prototype
memungkinkan
pengujian
keseluruhan dari model “to be” dalam sebuah lingkungan yang
terkendali.
mengkonfigurasikan dan
Karena
konsultan
ERP
menguji prototype, mereka
berusaha untuk menyelesaikan setiap masalah logistik
33
yang diwariskan dalam BPR sebelum implementasi “go live” yang sesungguhnya. h. Pengujian Ini adalah sebuah tahap dimana seseorang mencoba untuk merusak sistem. Seseorang telah mencapai suatu titik dimana perusahaan sedang menguji skenario kasus nyata. Sistem dikonfigurasikan dan harus menghadapi kasus yang ekstrim seperti kelebihan sistem, multiple user logging, user memasukkan data yang tidak sah, hacker mencoba untuk mengakses area terlarang dan sebagainya. Tahap ini dilakukan untuk menemukan hubungan yang lemah sehingga dapat dikoreksi sebelum implementasinya. i. Go Live Ini adalah sebuah tahap dimana ERP dibuat tersedia untuk keseluruhan organisasi. Pada sisi teknis, pekerjaan sudah hampir selesai, konversi data sudah selesai, database naik dan dijalankan pada sisi fungsional, prototype sepenuhnya dikonfigurasi dan diuji dan siap untuk dioperasikan. Sistem secara resmi dioperasikan walaupun tim harus telah mengujinya dan menjalankannya beberapa kali. Akan tetapi ketika sistem lama dibuang dan sistem baru digunakan untuk menjalankan bisnis.
34
j. Pelatihan pengguna akhir Ini adalah sebuah tahap dimana pengguna sistem yang sesungguhnya akan diberikan pelatihan tentang bagaimana menggunakan sistem. Tahap ini dimulai jauh sebelum sistem “go
live”.
Karyawan
yang akan
menggunakan sistem baru diidentifikasi. Keahlian khusus mereka dicatat dan mereka dibagi ke dalam kelompok kelompok berdasarkan tingkat keahlian khusus. Kemudian masing - masing kelompok diberikan pelatihan tentang sistem baru.
Pelatihan
ini sangat
penting karena
keberhasilan sistem ERP ada di tangan pengguna akhir. Jadi, sesi pelatihan seharusnya memberikan gambaran sistem secara keseluruhan kepada pengguna akhir dan bagaimana
tindakan
setiap
orang
mempengaruhi
keseluruhan sistem. 2.2 Teori-teori Khusus 2.2.1. Procu rement M enurut Kalakota dan Robinson (2001, p314), procurement mengacu pada semua aktivitas yang melibatkan proses mendapatkan barang – barang dari vendor, hal ini meliputi pembelian dan juga kegiatan logistik ke dalamnya seperti transportasi, barang masuk dan penyimpanan di gudang sebelum barang tersebut digunakan. Sedangkan menurut CIDB (2005, p01), procurement adalah proses
dimana menciptakan,
mengatur
dan
memenuhi kontrak.
35
Procurement dapat terjadi kapan saja ketika sumber eksternal dibutuhkan untuk menyediakan supplies dan services. Berdasarkan beberapa pendapat di atas, jadi dapat disimpulkan bahwa procurement dapat dibedakan dengan purchasing. Dimana purchasing lebih fokus kepada aktual material dan seluruh kegiatan pembelian sedangkan procurement adalah proses bagaimana mengatur pembelian serta berhubungan dengan strategic. 2.2.1.1. Metode – metode Procurement M enurut Turban (2004, p231), perusahaan – perusahaan menggunakan metode – metode yang berbeda untuk memperoleh barang dan jasa, tergantung dari apa yang mereka beli, jumlah yang dibutuhkan atau berapa banyak uang yang dipakai. M etode – metode umum procurement ini meliputi : •
M embeli dari manufaktur, penjual grosir maupun pengecer dari katalog – katalog mereka dan memungkinkan negosiasi.
•
M embeli dari katalog yang terhubung dengan para penjual / membeli di mal – mal industri.
•
M embeli dari katalog pembeli internal dimana perusahaan menyetujui katalog – katalog vendor mencakup kesepakatan harga. Pendekatan ini menggunakan pengimplementasian desktop purchasing, dimana mengijinkan requisition untuk memesan secara langsung dari vendor dengan melewati departemen procurement.
36
•
M engadakan penawaran tender dari sistem dimana supplier bersaing dengan yang lainnya. M etode ini digunakan untuk pembelian dalam jumlah besar.
•
M embeli dari situs pelanggan umum dimana organisasi berpartisipasi sebagai salah satu pembeli.
•
Bergabung dengan suatu grup sistem pembelian dimana permintaan partisipan dikumpulkan sampai dalam jumlah yang besar,
kemudian
grup
menegosiasikan
harga
/
menginisiasikan sebuah proses tender. •
Berkolaborasi dengan para supplier untuk berbagi informasi tentang
penjualan
dan
persediaan
untuk
mengurangi
persediaan dan stock-out serta mempertinggi ketetapan waktu pengiriman. 2.2.1.2. Procu rement Management M enurut Turban (2004, p231), procurement merupakan pembelian management
barang adalah
dan
jasa
koordinasi
oleh
perusahaan.
dari
semua
Procurement
aktivitas
yang
berhubungan dengan pembelian produk dan kebutuhan pelayanan untuk menyempurnakan misi dari organisasi. Dalam procurement management ini,
bagian
personel
penjualan akan menghabiskan banyak waktu dan usaha dalam aktivitas procurement. Aktivitas – aktivitas yang termasuk adalah
37
pemilihan supplier yang berkualitas, negosiasi harga, membangun hubungan strategic dengan supplier, evaluasi supplier dan sertifikat. 2.2.2. ORACLE 2.2.2.1. Oracle E-Business Suite 12 M enurut [http 10], dengan Oracle E-Business Suite 12, Oracle menyediakan komitmen Applications Unlimited, suatu perencanaan jangka panjang untuk menyediakan perangkat tambahan di dalam aplikasi Oracle yang sudah ada. Oracle E-Business Suite 12 tersedia untuk segala ukuran organisasi, meliputi seluruh industri dan wilayah dengan fondasi bisnis global yang dapat mengurangi biaya
dan
meningkatkan
produktivitas melalui solusi bernilai cepat, proses bisnis yang terintegrasi dan solusi yang
berfokus industri.
Dengan Oracle E-Business Suite versi terbaru, pelanggan dapat : ‐
M endapatkan solusi nilai cepat dengan solusi yang mandiri yang dapat saling melengkapi dengan Oracle 11 atau 12.
‐
Berinvestasi dalam cara – cara untuk standarisasi dan menyederhanakan dengan proses bisnis terintegrasi yang dapat mengurangi biaya dan meminimalkan kompleksitas.
‐
M emperkuat posisi kompetitif dengan solusi industri yang dibangun yang mendorong nilai yang lebih besar di seluruh perusahaan.
38
2.2.2.2. Oracle Procurement M enurut [http 11], Oracle Procurement menghubungkan semua fungsi pembelian, termasuk sumber, manajemen pemesanan pembelian, penerimaan, dan hutang serta memberikan pelayanan sendiri yang sepenuhnya terotomatisasi. 2.2.2.3. Oracle Purchasing M enurut [http 12], Oracle Purchasing adalah aplikasi untuk pembeli professional yang melakukan proses pemesanan pembelian sekaligus memperkuat kepatuhan kebijakan. Ini adalah komponen kunci dari Oracle Procurement. Keuntungan atau benefits yang didapat yaitu : ‐
M engotomatisasi keseluruhan Procure to Pay Cycle : M enetapkan
pemasok
dan
persetujuan,
kemudian
mengotomatisasi seluruh siklus pembelian dari pesanan pembelian ke masyarakat. ‐
M eningkatkan pasokan base management : mengambil kendali pusat dari seluruh pemasok dan informasi barang barang master dengan sebuah aplikasi yang mengintegrasikan secara erat pemasok ke dalam organisasi kita dengan cara memanfaatkan kemampuan manajemen persediaan.
‐
Beradaptasi terhadap praktek setiap pembelian : mengadaptasi aplikasi ke dalam praktek pembelian organisasi dengan kebijakan yang unik yang dapat dikonfigurasi dan arsitektur
39
yang terbuka yang mengintegrasikan sistem legacy dengan sistem pemasok. 2.2.2.4. Oracle Payable M enurut Cameron (2009, p108), Oracle Payables merupakan subledger yang terintegrasi dimana digunakan untuk mengendalikan transaksi akuntansi dan pembayaran kepada supplier dan anak perusahaan. (payables is an integrated subledger that can be used to control the accounting transactions and remittances due to thirdparty suppliers and subsidiaries). M enurut Cameron (2009, p150) tujuan utama dari Oracle Payables adalah pemrosesan invoice dan settlement. (the core purpose of EBS Payables is simple and straightforward: invoice processing and settlement) 2.2.2.5. Oracle Payment M enurut Cameron (2009, p220), Oracle Payments merupakan suatu pusat yang mengelompokkan transaksi untuk melakukan settlement dan menghasilkan dokumen pembayaran baik sebagai arsip maupun untuk diberikan kepada bank. (oracle payments is a consolidated hub for grouping transaction for settlement, and creating the appropriate payment format for printing or transmission to the bank). 2.2.3. Advanced Shipment Notice (AS N) 2.2.3.1. Pengertian Advanced Shipment Notice (AS N)
40
M enurut [http 13], ASN adalah sebuah peringatan yang dikirim oleh supplier external untuk memberitahukan kepada penerima jika pengiriman sudah sampai. ASN berisikan informasi mengenai tanggal pengiriman, waktu, dan nomor identifikasi yang berisi data packing slip, informasi freight, detil item termasuk kumulasi kuantitas penerimaan, asal negara, nomor PO, informasi container yang dapat dikembalikan. Ketika ASN berhasil divalidasi, ASN dapat digunakan untuk membuat receipt sehingga mengurangi waktu untuk entri data secara manual karena ASN yang telah divalidasi tidak akan mengandung error ketika dilakukan validasi data pada Receiving Open Interface. Supplier juga dapat mengirim ASN beserta informasi tagihan yang dikenal dengan nama Advanced Shipment Billing Notice (ASBN). Ketika ASBN divalidasi pada Receiving Open Interface dan antarmuka purchasing, maka invoice akan secara otomatis terbuat. Proses yang berlangsung pada ASN dijelaskan sebagai berikut : -
Shipment authorization dibuat untuk supplier pada form PO, planning schedule atau shipping schedule.
-
Supplier mengirim ASN kepada perusahaan yang dituju pada saat pengiriman dilakukan. Aplikasi seperti portal iSupplier menyediakan interface kepada supplier untuk memasukkan detil ASN/ASBN yang secara langsung dapat digunakan pada Receiving Open Interface. Supplier juga dapat mengirim
41
ASN/ASBN melalui EDI atau XM L untuk diimport ke dalam aplikasi Receiving Open Interface. -
ASN diverifikasi pada Receiving Open Interface. Persediaan pada intransit dan purchasing terupdate ketika baris pada ASN berhasil divalidasi. Untuk setiap baris ASN yang berhasil divalidasi, persediaan pada intransit akan bertambah dan persediaan pada purchasing akan berkurang. Apabila data tidak berhasil dieksekusi atau ternyata ditemukan ada error maka supplier akan diminta untuk mengirim ulang ASN yang benar.
-
Pada saat kedatangan barang, A SN untuk membuat receipt.
Tiga tipe yang ada pada ASN yaitu : 1.
New ASN, merupakan inisial dari A SN yang dikirim oleh supplier.
2.
Cancellation ASN, menggagalkan ASN yang belum memiliki dokumen receipt.
3.
Test ASN, dikirim oleh supplier untuk memastikan jika pengiriman ASN berkerja dengan baik. Sebuah Test ASN di verifikasi seperti New ASN dan menghasilkan ASN failure notice. Sebuah Test ASN tidak dapt digunakan untuk membuat receipt.
2.2.3.2. Setup Advanced Shipment Notice (AS N) 2.2.3.2.1. Receiving Option - AS N Control Action
42
ASN Control Action hanya boleh mengandung satu dari tiga nilai dibawah : -
Reject: User akan menerima pesan kesalahan jika mencoba melakukan penerimaan menggunakan ASN yang telah digunakan sebelumnya dan tidak dapat melakukan receipt.
-
Warning: User akan menerima pesan kesalahan jika mencoba melakukan penerimaan menggunakan ASN yang telah digunakan sebelumnya, tetapi user dapat melanjutkan untuk menyimpan receipt jika diinginkan.
-
None: tidak ada kesalahan atau peringatan kepada user yang melakukan penerimaan menggunakan ASN yang telah digunakan sebelumnya. Navigasi: PO Resp (N) > Setup > Organizations >
Receiving Options. -
RCV: M enggagalkan semua baris pada ASN jika terdapat satu baris yang gagal.
Saat value RCV ini
diset “Yes”, Receiving Open Interface akan menolak kesuluruhan ASN jika terdapat satu baris ASN yang mengalami gagal validasi. Sedangkan, jika value RCV ini diset “No”, Receiving Open Interface akan menerima keseluruhan ASN walaupun ada beberapa baris yang gagal validasi dengan syarat salah satu line ASN berhasil divalidasi.
43
-
PO: Secara otomatis melakukan Deliver Drop Ship ASNs. Ketika value diset “Yes”, maka ASN’s akan secara otomatis melakukan receiving dan delivery. Dikarenakan tidak adanya penerimaan barang secara fisik, maka profil ini memberikan otomatisasi untuk dapat melakukan proses drop shipment.
Technical Overview : Ada dua Receiving Open Interface table yaitu RCV_HEADERS_INTERFACE
(RHI)
dan
RCV_TRANSACTIONS_INTERFACE (RTI). Kedua table dikelompokkan dengan data ASN, iSupplier, gateway EDI/ XM L atau secara manual menggunakan program kostumisasi. Setelah table dikelompokkan, pada saat yang bersamaan Receiving Transaction Processor (RTP) akan tersubmit secara manual ataupun dengan schedule run. Pertama, Receiving menvalidasi
pengelompokan
Transaction data
di
Processor
akan
RHI
RTI,
dan
menggunakan program bernama pre-processor. Pre-processor tidak hanya melakukan validasi data, tetapi juga menerima dan menstandarisasi data yang tidak dikelompokkan di table antarmuka. Setelah melakukan validasi pada level header dan baris, pre-processor akan mengecek pilihan profile RCV : Fail All ASN Lines if One Line fails. Jika pilihan profile diset “Yes”,
44
dan jika ada satu baris yang gagal validasi, pre-processor akan menggagalkan keseluruhan ASN. Sedangkan jika pilihan profile diset “No”, Receiving Transaction Processor akan mengambil alih dan memproses ASN. Agar dapat berhasil memproses ASN, Receiving Transaction
Processor
mengelompokan
table
RCV_SHIPMENT_HEADERS (RSH) dengan informasi pada header ASN dan table RCV_SHIPMENT_LINES (RSL) untuk setiap baris shipment di A SN. Field berikut dikelompokkan untuk mengidentifikasi bahwa shipment tersebut adalah ASN.
RSH.ASN_TYPE = ASN (or ASBN) RSL.ASN_LINE_FLAG = Y
Descriptive Flexfields Supplier dapat mengirim informasi tambahan jika tidak terdapat field di table standar, menggunakan Descriptive Flexfields. Dalam Receiving Transaction Interface, field SHIP_LINE_ATTRIBUTE1...SHIP_LINE_ATTRIBUTE15 disediakan sehingga supplier dapat menyediakan informasi tambahan ketika diperlukan. Value dari field-field tersebut masuk kedalam field ATTRIBUTE1...ATTRIBUTE15 di RSL.
Lot / Serial Information M ulai dari 11.5.10, supplier dapat memasukkan informasi lot/serial dan LPN kedalam Advance Shipment
45
Notice (ASN). Jika ASN dibuat beserta informasi lot/serial dan LPN, ASN harus diterima melalui Receiving Open Interface dan tidak dapat di terima menggunakan form aplikasi inti. Fitur ini berguna ketika WM S ter-install dan aplikasi mobile digunakan untuk menerima dan membuang item jika aplikasi mobile menggunakan ROI untuk semua transaksi inbound.
Supply Information Ketika PO disetujui, sebuah record akan dimasukkan ke dalam M TL_SUPPLY (M S) untuk setiap baris Shipment (M S.QUANTITY
=
PO_LINE_LOCATIONS_ALL.QUANTITY_ORDERED). Ketika ASN terbentuk atau aktivitas receiving dilakukan, record pada M S akan secara disesuaikan. Record pada M S akan terhapus ketika salah satu di bawah ini terjadi : a. Seluruh kuantitas sudah diterima. b. Baris pada shipment PO sudah tertutup (Final Closed) c. Baris pada ASN dibatalkan. Total kuantitas pada record M S (dengan
tipe
pengadaan PO atau SHIPMENT) untuk setiap baris pada Shipment PO akan menjadi total dari kuantitas yang tidak diterima Contoh :
pada
baris
shipment
PO.
46
1. M embuat
Purchase Order
dengan
3
baris
Shipment : Line
1
Quantity=50
(po_line_locations_all.line_location_id=168544) Line
2
Quantity=75
(po_line_locations_all.line_location_id=168545) Line
3
Quantity=100
(po_line_locations_all.line_location_id=168546) **tidak ada record pada mtl_supply saat ini 2. M enyetujui Purchase Order ada tiga record pada mtl_supply dengan supply_type_code=PO: mtl_supply.po_line_location_id=168544, Quantity=50, supply_type_code=PO mtl_supply.po_line_location_id=168545, Quantity=75, supply_type_code=PO mtl_supply.po_line_location_id=168546, Quantity=100, supply_type_code=PO 3. M elakukan Receive/Deliver dari kuantitas=7 untuk baris
pertama
pada
shipment
PO
1
(po_line_locations_all.line_location_id=168544). Ada tiga
record
pada
mtl_supply
dengan
supply_type_code=PO, tetapi supply kuantitas untuk baris pertama pada shipment PO akan berubah dari 50 menjadi 43 (50-7):
47
mtl_supply.po_line_location_id=168544, Quantity=43, supply_type_code=PO mtl_supply.po_line_location_id=168545, Quantity=75, supply_type_code=PO mtl_supply.po_line_location_id=168546, Quantity=100, supply_type_code=PO 4. M embuat ASN dengan kuantitas =12 untuk baris kedua
pada
shipment
PO
(po_line_locations_all.line_location_id=168545). Ada tiga
record
pada
mtl_supply
dengan
supply_type_code=PO, tetapi kuantitas pada baris kedua pada shipment PO akan berubah dari 75 menjadi 63(75-12)
dan
sebuah
record
shipment
akan
dimasukkan ke dalam mtl_supply dengan kuantitas=12: mtl_supply.po_line_location_id=168544, Quantity=43, supply_type_code=PO mtl_supply.po_line_location_id=168545, Quantity=63, supply_type_code=PO mtl_supply.po_line_location_id=168545, Quantity=12, supply_type_code=SHIPMENT mtl_supply.po_line_location_id=168546, Quantity=100, supply_type_code=PO 2.2.3.2.2. Maintain AS Ns - Manage Shipments Form
48
Ketika ASN terbuat, ASN dapat dilihat dan dibatalkan menggunakan form manage shipment. Header shipment dan detil pada baris akan tersedia pada form ini. Beberapa informasi dapat diubah pada form manage shipment. Field yang dapat di ubah pada level header : -
Expected Receipts Date
-
Freight Carrier
-
Ship-To-Location (Catatan : ini adalah lokasi bukan inventory organization)
-
Bill of Lading
-
Packing Slip
-
Number of Containers
-
Comments
Field yang dapat diubah pada level baris : -
Comments
-
Packing Slip
-
Reason Code
-
Receipt Routing Pada form ini, kuantitas tidak dapat diubah, jika
kuantitas pada ASN harus diubah, maka supplier diharuskan untuk menggagalkan ASN yang berhubungan dan mengirim kembali ASN dengan kuantitas yang benar. ASN juga dapat dibatalkan pada form ini dengan memilih cancel pada menu Tools.
Setelah
ASN
dibatalkan,
A SN
tidak
dapat
49
dikembalikan, jadi pembatalan jarang sekali digunakan. Sebaiknya,
pembatalan
dilakukan
oleh
supplier
yang
mengirim ASN. 2.2.3.2.3. Navigation: Receiving > Manage Shipments (Receiving AS Ns) ASN dapat diterima melalui form receipt, seperti PO lain tanpa ASN. Untuk menemukan ASN untuk melakukan penerimaan, masukkan nomor shipment pada form Find Expected Receipt dan pilih source type seperti supplier. Ketika hanya sebuah PO yang digunakan sebagai kriteria pencarian, seluruh baris yang memenuhi syarat untuk penerimaan pada PO (ASN maupun tidak ASN) akan muncul. Pada tab baris, field tipe ASN dan nomor ASN akan muncul jika PO merupakan PO ASN. 2.2.3.2.4. Navigation: Receiving > Receipts ASN dapat diproses(Create,receive,cancel) melalui Receiving Open Interface. 2.2.4. Flowchart M enurut Hollander, Denna dan Cherrington (2000, p399), flowchart biasa digunakan untuk mendokumentasikan sistem informasi secara grafik. Proses sistem dan flow data / dokumen yang berupa karangan berlembar – lembar dapat diringkas dengan menggunakan flowchart. Tidak seperti alat konseptual lainnya, flowchart memfokuskan pada aspek fisik dari informasi dan proses yang ada.
50
Flowchart digunakan untuk mendeskripsikan seluruh sistem informasi atau bagian yang termasuk di dalamnya. Seluruh isi dari sistem informasi dimasukkan ke dalam komputer secara manual dan melalui proses yang kemudian menjadi output yang bermanfaat. Output / hasil tersebut dapat digunakan oleh user dalam membuat keputusan atau digunakan sebagai input bagi proses lainnya. Sistem flowchart digunakan untuk mengilustrasikan keseluruhan sistem informasi. Terkadang flowchart akan berfokus pada beberapa aspek yang ada dalam sistem, misalnya dokumen – dokumen yang digunakan dalam sistem dan prosedur yang terjadi dan hardware / perangkat keras yang digunakan pada komputer. 2.2.4.1. Jenis – jenis Flowchart Beberapa tipe yang ada pada flowchart yaitu : -
Flowchart sistem, menunjukkan keseluruhan konfigurasi pada sistem, termasuk di dalamnya dokumen, data flow dan proses pada sistem.
-
Flowchart dokumen / prosedur, menunjukkan pembuatan, alur, dan tujuan dari dokumen pada sistem dan prosedur yang terjadi.
-
Flowchart skematik, mirip dengan flowchart system, tidak hanya mencakup dokumen, data flow dan proses tetapi juga gambar-gambar komputer, peripheral, form - form atau peralatan lain yang digunakan dalam sistem.
51
-
Flowchart program, menunjukkan logika dan langkah – langkah proses pada program komputer.
-
Flowchart proses, menunjukan alur suatu laporan atau form. Untuk membuat flowchart secara manual, dapat menggambar
dengan tangan atau menggunakan template flowchart. Elemen – elemen dasar pada sistem atau dokumen flowchart terdiri dari 3 elemen grafik yang dapat dikombinasikan mewakili berbagai tipe dari informasi fisik alur dan proses yaitu simbol, garis alur dan area tanggung jawab. Dokumen dan proses dari sistem informasi dapat diilustrasikan dengan menghubungkan beberapa simbol bersamaan. 1.
Simbol Keragaman dari simbol dapat digunakan untuk mewakili aspek fisik dari dokumen / data flow dan proses dari sistem informasi. Semenjak flowchart mengilustrasikan fitur – fitur fisik dari sistem, terdapat beberapa simbol pada kategori. Contoh : -
Simbol proses manual
-
Simbol database
2. Garis alur Digunakan untuk menghubungkan simbol – simbol yang ada pada dokumen flowchart. Garis penuh menggambarkan alur fisik aktual sebuah dokumen / objek. Garis putus – putus menggambarkan alur dari informasi daripada dokumen fisik.
52
Contoh : -
Garis penuh
-
Garis putus – putus
__________
3. Area tanggung jawab Area tanggung jawab digambarkan untuk memudahkan pembaca mengidentifikasi perubahan tanggung jawab pada alur dokumen dalam sistem. Digambarkan pada flowchart dengan membagi dan membatasi kolom. Area tanggung jawab dapat berupa departemen, bagian, seksi dan karyawan individual. Contoh : -
Sales clerk
-
Cash receipt clerk
-
Account receivable clerk
2.2.5. Rich Picture M enurut Lars M athiassen (2000, p26), Rich picture adalah gambaran informal yang menampilkan situasi yang dideskripsikan oleh illustrator. Rich picture fokus pada aspek yang penting pada situasi. Rich picture harus memberikan sebuah deskripsi yang luas dari situasi yang memungkinkan beberapa tafsiran alternatif.
53
Gambar 2. 3 Rich Picture Sumber : Lars M athiassen (2000), Object Oriented Analysis & Design
2.2.6. Usecase M enurut Lars M athiassen (2000, p126), Usecase adalah pola interaksi antara sistem dan actor di dalam application domain. Use Cases
Actors Account owner
Creditor
Pay ment
X
X
Cash Withdrawal
X
Money tr ansfer
X
Account information
X
Cr edit Information Registration
Administr ator
X
X
X
X
X
Liquidity Monit or
X
X
Monitoring
X
Fault processing
X
Tabel 2. 1 Contoh Actor Table Sumber : Lars M athiassen (2000), Object Oriented Analysis & Design
54
Gambar 2. 4 Contoh Usecase Sumber : Lars M athiassen (2000), Object Oriented Analysis & Design 2.2.7. Fit / Gap Analysis M enurut Hoffman dan Bateson (2006, p334), Gap Analysis adalah suatu alat yang digunakan untuk mengetahui mengenai kondisi aktual yang sedang berjalan di perusahaan tersebut, untuk kemudian diperbandingkan dengan sumber daya perusahaan tersebut. Hal tersebut dilakukan agar dapat mengetahui apakah suatu perusahaan sudah bergerak di proses bisnisnya secara optimal untuk memaksimalkan kinerja perusahaan tersebut. Laporan fit / gap yang dihasilkan secara khusus menggambarkan perbedaan. Proses fit / gap mengevaluasi kebutuhan pengguna untuk proyek dan mengidentifikasi beberapa gap dalam fungsionalitas sekarang lawan menggunakan fungsionalitas penuh yang disediakan modul – modul perangkat
lunak.
Alternatives
akan
disediakan
ketika
gap
dalam
fungsionalitas ditemukan. Beberapa gap akan disetujui dengan perubahan pada proses bisnis, custom report atau customization perangkat lunak. Gap analysis dapat dilihat melalui beberapa perspektif, yaitu : •
Organisasi (sumber daya manusia)
55
•
Arah bisnis perusahaan
•
Proses bisnis perusahaan
•
Teknologi informasi Fit / gap analysis secara khusus akan meninjau :
•
Setiap proses bisnis area fungsional.
•
Semua elemen data kunci yang butuh untuk diubah / diciptakan.
•
M etode untuk menggunakan elemen data pasti. Tujuan fit / gap analysis, yaitu untuk :
•
M emastikan bahwa perangkat lunak memenuhi kebutuhan semua proses bisnis sekarang.
•
M elayakkan perubahan dalam prosedur pasti.
•
M engidentifikasi tampilan penting untuk menangkap.
•
M engidentifikasi permasalahan keperluan perubahan kebijakan. 2.2.7.1. Ranking Requirement Requirement harus diidentifikasi ke dalam tingkat prioritas mereka. Ini mengijinkan tim proyek dan sponsor tim untuk memastikan semua protes bisnis kritis yang diakomodasi selama implementasi sistem baru. M engijinkan tim proyek untuk berfokus pada area itu yang sangat penting untuk organisasi dan juga penting ketika fungsionalitas baru dapat menambah nilai ke bisnis sekarang untuk meningkatkan proses bisnis, merealisasikan efisiensi, atau meningkatkan pelaporan. Ranking setiap kebutuhan biasanya disediakan
56
menggunakan
dokumen
kebutuhan
proyek.
Berikut
mengidentifikasi kode – kode yang digunakan dalam kolom rank laporan analisi fit / gap : -
H (High / Kebutuhan Penting), yaitu kebutuhan yang kritis, penting untuk operasi dan tanpa mereka organisasi tidak dapat berfungsi, mereka juga meliputi kebutuhan pelaporan eksternal dan internal.
-
M (Medium / Kebutuhan Penambah Nilai), yaitu kebutuhan yang jika dipenuhi, akan meningkatkan proses bisnis secara signifikan, kebutuhan ini biasanya kurang kritis untuk bisnis organisasi, tetapi jika dipenuhi
akan
memberikan
keuntungan
biaya
signifikan pada organisasi. -
L (Low / Kebutuhan yang Diinginkan), adalah kebutuhan yang baik untuk dimiliki dan hanya akan menambah nilai kecil ke proses bisnis dan mungkin dipertemukan melalui workaround atau perubahan proses bisnis.
2.2.7.2.
Tingkat Kesesuaian Tahap selanjutnya dalam tahap analisis adalah menentukan tingkat kesesuaian di antara kebutuhan pengguna dan perangkat lunak. Berikut ini akan diuraikan kode – kode yang digunakan dalam menentukan tingkat kesesuaian untuk analisis fit / gap :
57
-
F (Fit), artinya kebutuhan secara penuh dipenuhi oleh perangkat lunak.
-
G (Gap), artinya perangkat lunak tidak memenuhi semua kebutuhan ini. Comment adalah deskripsi dari kondisi perusahaan yang sedang berlangsung.
-
P (Partial Fit), artinya perangkat lunak memiliki fungsionalitas yang memuaskan kebutuhan user.
2.2.7.3.
Gap Resolution Ketika gap diidentifikasi dalam analisis ini, maka akan menyediakan alternative dan solusi yang direkomendasikan untuk memecahkan gap, seperti mengubah proses bisnis, merancang workaround, mengkustomisasi perangkat lunak, atau interfacing dengan sistem yang lama. Titik kunci untuk mengerti adalah kustomisasi ke fungsionalitas perangkat lunak yang dihasilkan akan meningkatkan biaya implementasi proyek seimbang dampak negative pada kemampuan untuk upgrade ke new release. Hasilnya, tim proyek seharusnya mengambil pendekatan berikut ketika mencari solusi gap potensial. Berikut adalah penjelasan berbagai pilihan untuk resolusi gap : •
Package
Workaround,
mengidentifikasi
cara
pertama alternative
kebutuhan dalam proses yang dihasilkan.
tim
akan
pencapaian
58
•
M embuat bisnis menyesuaikan package – Jika package workaround
tidak
mungkin,
tim
seharusnya
merekomendasikan perubahan potensial proses bisnis untuk menyesuaikan proses dan mengeliminasi gap. •
Customization sebagai usaha terakhir, seharusnya kustomisasi diperlukan, strategi yang dipilih untuk membangun fungsionalitas eksternal baru perangkat lunak dan menampilkan package daripada kustomisasi package-nya sendiri.
2.2.8. Laporan M enurut [http 14], tujuan adanya sistem informasi adalah untuk mengolah data menjadi informasi. Laporan adalah salah satu alat untuk menyampaikan informasi yang dihasilkan oleh suatu sistem informasi. Berbagai bentuk laporan dapat dijumpai dalam suatu perusahaan. Terdapat 3 bentuk laporan yaitu : 1. Laporan Yang M endukung Operasi Laporan operasional menggambarkan keadaan sekarang dari suatu kegiatan (operasi). Informasi yang ada dalam laporan didapat dari kegiatan sehari hari yang terjadi dalam perusahaan. Sebagai contoh, manajer produksi akan menggunakan daftar pesanan untuk membuat jadwal produksi mingguan dan merupakan tugas dari SI untuk menyampaikan informasi pesanan yang diterima kepada bagian produksi. M eskipun tujuan utama laporan operasional adalah untuk mendukung kegiatan operasional, tapi beberapa laporan juga
59
digunakan untuk mendukung perencanaan. Contoh, suatu laporan penjualan dapat digunakan sebagai dasar untuk membuat suatu forecast penjualan dan akhirnya dapat digunakan sebagai dasar membuat perencanaan produksi. 2. Laporan Yang M endukung Perencanaan Laporan Perencanaan membantu manajer dalam perencanaan dan pembuatan keputusan yang berorientasi masa datang. Pada umumnya laporan ini berbentuk anggaran dan ramalan (forecast). 3. Laporan Yang M endukung Pengawasan Laporan ini membantu meyakinkan manajer bahwa kegiatan operasi perusahaan berjalan sesuai rencana. Laporan Pengawasan membantu mengontrol
pengumpulan
dan
penggunaan
sumberdaya
melalui
pembandingan antara aktual dengan standar. Dalam pembuatan laporan yang baik diperlukan pertimbangan atas beberapa hal di bawah ini, yaitu : 1.
Relevansi (berhubungan), yaitu bahwa setiap
informasi yang
diberikan harus dapat mempengaruhi keputusan yang dibuat. 2.
Ringkas, yaitu bahwa laporan hanya berisi data - data yang diperlukan saja.
3.
Lingkup yang memadai, artinya bahwa laporan tersebut berkaitan dengan luasnya tanggung jawab seorang manajer.
4.
Dapat dimengerti
5.
Keterkaitan waktu, artinya bahwa laporan dapat tersedia setiap waktu.
6.
Keandalan (reliability)
60
Ada dua jenis pembagian sistem pelaporan. Pembagian secara umum membedakan dua jenis sistem pelaporan, yaitu Sistem Pelaporan Horisontal dan Sistem Pelaporan Vertikal. Sedangkan pembagian sistem pelaporan secara khusus membedakan 4 jenis sistem pelaporan, yaitu Sistem Pelaporan Akuntansi Keuangan, Sistem Pelaporan Akuntansi Biaya, Sistem Pelaporan Akuntansi Pertanggungjawaban, dan Sistem Pelaporan Profitabilitas. 1. Sistem Pelaporan Horisontal Sistem ini menghubungkan semua kegiatan operasional di dalam fungsi fungsi operasi dan menciptakan berbagai analisa, kesimpulan, dan proyeksi (ramalan). Suatu contoh yang baik dari sistem horisontal dapat digambarkan dengan melihat hubungan antara order (pesanan), produksi, pengiriman dan penagihan. Ketika order diterima, informasi dikirim ke bagian produksi untuk dibuat jadwal produksi. Setelah selesai produksi, barang dikirim ke bagian pengiriman untuk diserahkan ke pelanggan. Bagian pengiriman kemudian memberikan informasi mengenai barang yang dikirim ke bagian penagihan untuk dibuat faktur. 2. Sistem Pelaporan Vertikal Sistem ini menghubungkan semua tingkatan manajerial dalam suatu struktur organisasi perusahaan. Sistem pelaporan vertikal yang efektif akan menyaring dan meringkas informasi yang ada dalam laporan sesuai dengan tingkatan manajerial. 3. Sistem Pelaporan Akuntansi Biaya Sistem ini sangat erat kaitannya dengan sistem pelaporan akuntansi keuangan, bahwa sistem ini menyajikan perhitungan biaya (harga pokok
61
penjualan) suatu produk yang akan digunakan dalam sistem pelaporan akuntansi keuangan. Untuk menghasilkan laporan biaya, kita harus mengetahui mengenai jenis sistem akuntansi biaya, yaitu job order costing dan process costing.
Sistem akuntansi biaya yang efektif dapat sangat
bermanfaat dalam menghasilkan laporan yang berguna bagi manajer. Selain itu sistem akuntansi biaya yang baik akan memungkinkan perusahaan menghasilkan laporan yang menunjukkan profitabilitas untuk pekerjaan yang telah diselesaikan. 4. Sistem Pelaporan Akuntansi Keuangan Sistem ini menghasilkan laporan keuangan berdasarkan data - data transaksi yang dikumpulkan dan diproses oleh bagian pembukuan. Pada umumnya laporan yang dihasilkan sistem ini diperuntukkan bagi pihak ekstern perusahaan dan isi dari laporan tersebut ringkas. Tapi tidak menutup kemungkinan bagi pihak intern perusahaan untuk menggunakan laporan yang dihasilkan oleh sistem ini (dengan beberapa penyesuaian tentunya). Terdapat perbedaan antara laporan yang diberikan bagi pihak ekstern dengan pihak intern, pertama, bahwa laporan yang ditujukan bagi pihak intern lebih detail/rinci dibandingkan dengan laporan yang diperuntukkan bagi pihak ekstern, kedua, laporan yang diperuntukkan bagi pihak intern tidak terikat kepada prosedur standar (prinsip - prinsip akuntansi) sedangkan laporan yang diperuntukkan bagi pihak ekstern harus memenuhi syarat - syarat akuntansi yang lazim, ketiga, biasanya laporan yang diberikan kepada pihak intern bertujuan untuk kegiatan perencanaan dan kontrol manajerial. 5. Sistem Pelaporan Akuntansi Pertanggungjawaban
62
Konsep yang mendasari sistem ini adalah bahwa setiap informasi yang dihasilkan harus dapat ditelusuri untuk diminta pertanggungjawabannya. Jika terdapat suatu kesalahan atau penyimpangan akan dapat dengan mudah untuk menelusuri siapa yang bertanggungjawab terhadap penyimpangan tersebut. Pada intinya sistem ini menghasilkan sekumpulan laporan yang saling berhubungan
yang
disiapkan
oleh
manajer
dari berbagai pusat
pertanggungjawaban. Laporan pertanggungjawaban yang efektif harus dapat menelusuri suatu inefisiensi sampai kepada komponen individu dan memotivasi manajer yang memegang tanggung jawab untuk melakukan koreksi. 6. Sistem Pelaporan Profitabilitas Dalam sistem ini, konsep yang mendasari adalah perencanaan laba, dimana suatu organisasi dipandang sebagai kelompok - kelompok pusat laba (profit centre). Rencana perolehan laba ditetapkan berdasarkan masing masing profit centre. Profit centre tersebut dapat berupa divisi ataupun produk yang dijual perusahaan.
Pembagian profit centre tersebut
memungkinkan perusahaan untuk mengukur kinerja dari masing - masing kelompok dan melakukan analisa terhadap kelompok tersebut. Dari penjelasan ini terlihat bahwa sistem pelaporan profitabilitas tidak hanya bermanfaat sebagai alat perencanaan laba, tapi juga dapat digunakan sebagai alat evaluasi. Keunggulan lain yang dapat kita lihat bahwa masing-masing manajer dapat melihat kontribusi masing - masing unit organisasi terhadap laba perusahaan secara keseluruhan.
63
Tujuan akhir dibuat suatu laporan adalah supaya orang yang menerima laporan dapat membuat keputusan secara tepat. Sebagian besar waktu yang tersedia pada seorang manajer adalah untuk melakukan pengambilan keputusan, Oleh karena itu sangat penting untuk mempelajari proses pengambilan keputusan secara rinci. Pengambilan keputusan pada dasarnya adalah suatu proses, proses tersebut terdiri dari enam tahap sistematis yang biasa dilakukan oleh seorang manajer, yaitu : 1. M engidentifikasikan dan mendefinisikan masalah 2. M enentukan alternatif tindakan 3. M engevaluasi tindakan yang mungkin 4. M emilih alternatif tindakan terbaik 5. M elaksanakan alternatif tindakan yang dipilih 6. M elakukan tindak lanjut berupa pengawasan dan kontrol.
64
Tabel 2. 2 Laporan Bentuk
Klasifikasi Tujuan
Jangka Waktu
Cakupan
Kemunculan
Fungsi organisasi
Bentuk Laporan
Isi
Contoh
-
Perencanaan
Anggaran Operasional
-
Pengendalian
Analisa Penyimpangan Biaya
-
Operasional
Laporan status pesanan
-
Pemerintah
Laporan pajak penghasilan
-
Pemegang Saham
Laporan tahunan
-
Jangka Panjang
Ramalan Penjualan 2 tahun
-
Jangka Pendek
Ramalan Penjualan 1 bulan
-
Historis
Laporan cash flows
-
Perusahaan
Neraca
-
Divisi
Income Statement Divisi A
-
Departemen
Anggaran untuk Dept. X
-
Permintaan
Laporan Penjual Terbaik
-
Periodik
Laporan produksi mingguan
-
Kejadian
Laporan kerusakan mesin
-
Produksi
Laporan biaya produksi
-
Penjualan
Laporan penjualan
-
Keuangan
Laporan umur piutang
-
Persediaan
Laporan jumlah back-order
-
SDM
Laporan kinerja karyawan
-
Grafik
-
Narasi
-
Tabel
-
Singkat
Lap. Penerimaan kas harian
-
Rinci
Daftar pengeluaran kas
