BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Pengenalan Rekayasa Informasi Saat ini banyak perusahaan-perusahaan yang sudah memanfaatkan sistem informasi untuk mendukung aktivitas perusahaan. Sebagian besar pemanfaatan sistem informasi ini ditujukan untuk pekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutin sematamata. Tetapi dengan perkembangan teknologi komputer dan telekomunikasi yang pesat, orang mulai menyadari bahwa sistem informasi dapat dimanfaatkan untuk hal-hal yang bersifat strategis. Sistem informasi dapat mengubah perilaku bisnis dari organisasi,
mengubah
hubungan
antara
organisasi
dengan
pemasok
dan
pelanggannya, menciptakan suatu aliansi strategis diantara perusahaan, dan lain-lain. Saat ini suatu perusahaan yang efisien sudah bergerak ke sistem otomatisasi yang lebih tinggi dan sangat tergantung pada sistem informasi yang berbasis komputer. Hal ini menyebabkan perencanaan, pembangunan dan perawatan dari suatu sistem komputer yang efektif semakin kompleks sehingga membutuhkan suatu metode pengembangan sistem yang baik. Menurut Clive Finkelstein (1989, p 4), metode pengembangan aplikasi yang ada saat ini masih berorientasi pada procedure. Metode system analysis, structured analysis, structured design dan business systems planning dapat digolongkan sebagai metode pengembangan tradisional. Kelemahan dari metode pengembangan tradisional Produktifitas
adalah yang
produktifitas
yang
rendah
menyebabkan
ini
rendah
7
dalam
pengembangan
terjadinya
keterlambatan
aplikasi. dalam
8
pembangunan aplikasi (application backlog). Selain itu, masalah dalam perawatan sistem menjadi perhatian utama pula dalam pembangunan suatu sistem informasi. Menurut Clive Finkelstein (1989, 5), 70%-80% dari sumber daya programmer digunakan untuk perawatan sistem, dan hanya 20%-30% dari sumber daya programmer yang tersedia untuk mengembangkan aplikasi baru. Hambatan lain dalam pembangunan sistem informasi adalah masalah komunikasi antara pengguna dan sistem analis, yang menyebabkan aplikasi yang dibangun oleh programmer seringkali tidak sesuai dengan keinginan dan kebutuhan dari pengguna. Untuk mengatasi masalah tersebut, dibutuhkan suatu metode pembangunan sistem informasi yang lebih baik. Salah satu metodologi itu adalah metodologi rekayasa informasi (Information Engineering Methodology). Rekayasa informasi didefinisikan oleh James Martin (1989, p 1) sebagai suatu metode perencanaan, analisis, desain, dan konstruksi dari sistem informasi yang berbasis pada ruang lingkup
perusahaan
secara
keseluruhan
atau
melalui
sektor
mayoritas
dari
perusahaan dengan memanfaatkan teknik-teknik formal yang saling berkaitan. Sedangkan menurut Clive Finkelstein (1989, p 7), rekayasa informasi merupakan suatu metode pengembangan stratejik yang terintegrasi, yang menghasilkan suatu dokumentasi yang memungkinkan pengguna untuk melakukan peninjauan kembali terhadap
kebenaran
dari
definisi
data.
Selanjutnya
dokumentasi
ini
akan
diterjemahkan dalam suatu desain basis data yang lebih detil, spesifikasi sistem komputer dan kode program yang akurat. Berbeda dengan pengembangan sistem tradisional, dimana sistem yang berbeda dibangun secara independen, sehingga antara sistem yang satu dengan yang
9
lainnya seringkali terjadi ketidaksesuaian data. Pada pembangunan sistem informasi dengan rekayasa informasi, sistem yang dibangun mengacu pada rencana dan model dari perusahaan secara keseluruhan yang telah diciptakan sebelumnya. Menurut James Martin (1989, p 2), karakteristik dari rekayasa informasi adalah: 1. Rekayasa infomasi menerapkan teknik-teknik yang terstruktur berbasis pada ruang lingkup perusahaan secara keseluruhan. 2. Rekayasa informasi menciptakan kerangka (framework) bagi pengembangan sistem informasi perusahaan 3. Dengan mengacu pada kerangka yang telah ada, suatu sistem dapat dibangun dan dimodifikasi dengan cepat 4. Memungkinkan tercapainya koordinasi yang baik diantara sistem-sistem yang berbeda 5. Dalam pelaksanaannya, rekayasa informasi membutuhkan peran serta dari pengguna (end user) 6. Rekayasa
informasi
memperlihatkan
bagaimana
sistem
informasi
dapat
dimanfaatkan secara maksimal untuk membantu perusahaan dalam mencapai sasaran strategisnya. Pembangunan sistem informasi dengan rekayasa informasi dibagi dalam 4 tahap (gambar 2.1), yaitu:
10
Information Strategy Planning
Business Area Analysis System Design Construction
Gambar 2.1. Empat tahap dari Rekayasa Informasi
1. Perencanaan Strategi Informasi (Information Strategy Planning). Pada tahap ini dihasilkan suatu gambaran umum mengenai perusahaan, fungsi-fungsi, data dan informasi yang dibutuhkan, faktor sukses kritikal, sasaran dan masalah. Perhatian utama pada tahap ini adalah pemanfaatan strategis dari teknologi informasi. 2. Analisis Area Bisnis (Business Area Analysis). Tahap ini bertujuan untuk menentukan proses-proses yang dibutuhkan untuk menjalankan suatu area bisnis, menentukan bagaimana proses-proses tersebut saling berhubungan dan data apa saja yang dibutuhkan. 3. Desain Sistem (System Design). Tahap ini bertujuan untuk menentukan bagaimana proses-proses dalam area bisnis diterapkankan dalam prosedur dan bagaimana prosedur ini bekerja. Dalam melakukan desain prosedur sangat diperlukan keterlibatan langsung dari pengguna.
11
4. Konstruksi (Construction). Merupakan tahap penerapan dari prosedur dengan memanfaatkan code generator, fourth-generation languages, dan end-user tools.
2.3 Perencanaan Strategi Sistem Informasi Proses rekayasa informasi diawali dengan mengembangkan suatu rencana strategi sistem informasi. Menurut Michael J. Earl (1989, 67), strategi sistem informasi didefinisikan sebagai suatu rencana terarah jangka panjang mengenai langkah-langkah apa yang akan dilakukan dengan teknologi informasi. Perencanaan strategi informasi berhubungan dengan sasaran (goals) dari bisnis dan melihat bagaimana suatu teknologi dapat dimanfaatkan untuk menciptakan suatu peluang baru atau keunggulan dalam berkompetisi. Rencana strategi sistem informasi akan memberi gambaran mengenai fungsi-fungsi dasar dari perusahaan dan menghasilkan suatu model tingkat tinggi dari suatu perusahaan. Pada tahap ini akan dihasilkan suatu diagram hubungan antar entiti dan pemetaan dari entiti terhadap fungsi-fungsi perusahaan. Tujuan dari perencanaan strategi sistem informasi adalah: •
Mempelajari
bagaimana
pemanfaatan
teknologi
dapat
meningkatkan
keunggulan bersaing dari perusahaan. •
Menentukan sasaran (goal) untuk perusahaan dan faktor-faktor sukses kritikal (Critical Success Factor).
•
Menggunakan analisis faktor sukses kritikal untuk mengarahkan perusahaan sehingga dapat mencapai sasaran yang diinginkan.
12
•
Menentukan informasi yang dapat dimanfaatkan oleh pihak manajemen supaya dapat melaksanakan tugasnya dengan lebih baik.
•
Menentukan prioritas dalam pembangunan suatu sistem informasi.
•
Menciptakan suatu gambaran umum mengenai model dari perusahaan, proses dan informasi.
•
Dengan menggunakan gambaran umum tersebut dapat ditentukan area bisnis dari perusahaan.
•
Memungkinkan pihak manajemen puncak untuk memperoleh gambaran yang lengkap mengenai sasaran, fungsi, informasi, faktor sukses kritikal, dan struktur organisasi dari perusahaan. Hal yang terpenting dari perencanaan strategi informasi adalah dukungan dan
peran serta dari pihak manajemen. Selain itu tinjauan ulang dan penyempurnaan atas rencana strategi informasi yang dihasilkan harus dilakukan secara terus menerus disesuaikan dengan siklus perencanaan bisnis dari perusahaan. Dalam pelaksanaannya, perencanaan strategi informasi dibagi atas beberapa tahap (gambar 2.2), yaitu:
13
Goal & Problem Analysis Critical Success Factor Analysis Technology Impact Analysis Strategic System Vision Entity Relationship Model Model the enterprise
Gambar 2.2. Tahap-tahap perencanaan strategi informasi
• Analisis sasaran dan masalah (Goal & Problem Analysis). • Analisis faktor sukses kritikal (Critical Success Factor Analysis). • Analisis dampak teknologi (Technology Impact Analysis). • Visi sistem stratejik (Strategic System Vision). • Model dari perusahaan/organisasi (Model of the Enterprise). • Model hubungan antar entitas (Entity Relationship Model).
2.4. Analisis Sasaran dan Masalah Salah satu bagian penting dari proses perencanaan strategi informasi adalah analisis sasaran dan masalah. Proses ini bertujuan untuk menentukan sasaran dan problem yang dihadapi perusahaan dan mendokumentasikan hasil yang diperoleh.
14
Setiap perusahaan memiliki sasaran. Menurut Drs Moekijat (1990, p 198) sasaran (goals) adalah rencana-rencana yang dinyatakan sebagai hasil-hasil yang harus dicapai. Sedangkan menurut James Martin (1989, p 209), sasaran adalah suatu target
spesifik
yang
harus
dicapai
dalam
suatu
waktu
tertentu.
Sasaran
menggambarkan mengenai tujuan sesungguhnya dari suatu tindakan. Sasaran berorientasi pada hasil dan dapat diukur. Sasaran digunakan sebagai mekanisme pengawasan dalam perusahaan. Perusahaan menetapkan target dan kemudian dilakukan pengukuran tingkat keberhasilan dari aktifitas yang dilakukan terhadap target itu. Sasaran dibagi atas dua kategori, yaitu: • Sasaran taktis (Tactical goal). Merupakan suatu sasaran jangka pendek dengan rentang waktu antara 1 sampai dengan 2 tahun. • Sasaran jangka panjang (Long term goal). Merupakan sasaran jangka panjang dan memiliki rentang waktu sampai 5 tahun atau lebih. Dalam usaha mencapai sasarannya, perusahaan sering dihadapkan pada masalah-masalah. Pada proses perencanaan strategi informasi, masalah harus diidentifikasikan bersama dengan sasaran. Identifikasi ini mempermudah pihak manajemen dalam memecahkan masalah-masalah yang muncul. Ada empat kategori masalah, yaitu: • Masalah yang tidak berpengaruh pada sistem informasi. • Masalah yang berhubungan dengan sistem informasi yang sedang berjalan • Masalah yang berhubungan dengan sistem informasi yang direncanakan
15
• Masalah yang tidak dapat diatasi oleh sistem informasi.
2.5. Analisis Faktor Sukses Kritikal Dalam melakukan kegiatan sehari-hari, perusahaan membutuhkan informasi yang baik dan akurat. Tetapi seringkali pihak manajemen dihadapkan pada masalah banyaknya informasi yang tidak berguna yang diterima. Hal ini menyebabkan pihak manajemen mengalami kesulitan dalam menentukan informasi-informasi kritis yang diperlukan untuk menemukan dan mengatasi suatu masalah. Pada dasarnya, hanya ada sejumlah kecil informasi yang kritikal bagi eksekutif dan hanya ada beberapa keputusan yang sangat penting. Untuk mengatasi masalah ini, dalam perencanaan strategi informasi harus ditentukan faktor sukses kritikal dari perusahaan. Menurut Raymond McLeod (1993, p 90) Faktor sukses kritikal adalah aktifitas perusahaan yang memiliki pengaruh yang kuat terhadap kemampuan perusahaan dalam mencapai sasarannya, sedangkan menurut James Martin (1989, p 88) faktor sukses kritikal didefinisikan sebagai beberapa area kritikal dimana segala sesuatunya harus berjalan dengan baik agar bisnis dapat berkembang. Pada analisis faktor sukses kritikal ini dilakukan identifikasi dari area-area kritis dalam perusahaan dengan melakukan suatu interview terhadap pihak manajemen perusahaan. Pengaruh yang dihasilkan dari analisis faktor sukses kritikal bagi para eksekutif adalah:
16
• Faktor sukses kritikal membantu para eksekutif dalam memusatkan perhatian pada aktifitas-aktifitas yang paling penting. • Membantu para eksekutif dalam menentukan informasi-informasi yang bersifat kritikal. Terlepas
dari
pemanfaatannya
untuk
pengembangan
sistem
informasi,
analisis faktor sukses kritikal sangat bermanfaat bagi pengelolaan perusahaan dengan cara yang lebih baik. Hasil yang diperoleh dari analisis faktor sukses kritikal dapat dipergunakan sebelum sistem informasi yang dibutuhkan dapat dibangun. Faktor sukses kritikal membantu dalam meningkatkan mekanisme pengendalian dan membantu perusahaan dalam memusatkan perhatian pada bidang-bidang yang paling penting, sehingga alokasi sumber daya dapat ditingkatkan.
2.6. Analisis Dampak Teknologi Informasi Dalam perencanaan strategi informasi, perkembangan teknologi yang pesat harus diperhitungkan, karena teknologi yang baru seringkali menimbulkan peluang dan ancaman bagi perusahaan. Menurut John A. Pearce II (1991, p 81) perubahan teknologi digolongkan dalam komponen lingkungan luar (external emvironment) yaitu suatu kondisi dan kekuatan diluar kendali perusahaan yang mempengaruhi pilihan stratejik dari perusahaan. Karena berada diluar kendali perusahaan, maka perusahaan harus melakukan suatu antisipasi terhadap peluang dan ancaman yang akan muncul sejalan dengan perubahan teknologi itu. Untuk mengatasi hal tersebut dibutuhkan suatu analisis dampak teknologi pada proses perencanaan strategi
17
informasi. Analisis dampak teknologi memperlihatkan hubungan antara teknologi baru dengan peluang dan ancaman yang akan dihadapi oleh perusahaan. Hasil yang diperoleh dari analisis ini harus dikaji ulang secara periodik.
2.7. Visi Sistem Strategis Visi sistem strategis membahas mengenai peluang-peluang strategis dari pengembangan
sistem
informasi
agar
perusahaan
memiliki
keunggulan
berkompetisi. Dengan adanya visi sistem strategis diharapkan pihak manajemen puncak dapat memahami dan memiliki gambaran mengenai aspek strategis dari sebuah sistem informasi serta mengetahui sampai dimana tingkat strategisnya sistem tersebut dalam persaingan bisnis. Sifat strategis ini kadang kala cenderung lebih membutuhkan restrukturisasi perusahaan atau perubahan cara melakukan bisnis daripada sekedar melakukan otomatisasi dari apa yang sekarang ada. Untuk mendapatkan gambaran mengenai pengembangan visi sistem strategis, pihak
pimpinan
perlu
mengetahui
mengenai
trend
perkembangan
teknologi
informasi dan dampak dari perkembangan tersebut. Hal ini merupakan dasar dalam perencanaan dan pengembangan strategi teknologi informasi yang diharapkan dapat memberi dampak strategis yang menguntungkan bagi perusahaan.
2.8. Model Umum Perusahaan Model umum perusahaan memberikan gambaran keseluruhan secara umum mengenai
perusahaan.
Pada
tahap
ini
ditentukan
unit-unit
organisasi
dari
18
perusahaan, lokasi dari unit-unit organisasi tersebut, fungsi-fungsi bisnis dari perusahaan dan lain-lain. Hasil yang diperoleh kemudian disajikan dalam bentuk matriks yang memperlihatkan hubungan antara satu aspek dengan aspek lainnya.
2.9. Hubungan antar Entitas Dalam perencanaan dan desain database sangat diperlukan adanya diagram hubungan antar entitas. Menurut James Martin (1989, p 35) entitas adalah segala sesuatu dimana data dapat disimpan, suatu entitas dapat berupa orang, benda atau konsep. Sedangkan diagram hubungan antar entitas (Entity Relationship Diagram) adalah suatu diagram yang memberikan gambaran mengenai hubungan yang terjadi diantara entitas. Tujuan utama dari pembuatan model entiti adalah untuk membantu sistem analis
dalam
membangun
sistem
informasi.
Pembuatan
model
entiti
akan
mengurangi kemungkinan diabaikannya hubungan entitas yang penting dalam mendisain suatu sistem Dalam diagram, entitas digambarkan sebagai sebuah kotak dan hubungan antar entitas digambarkan sebagai garis yang menghubungkan kotakkotak entitas. Pada perencanaan strategi informasi, diagram hubungan antar entitas merupakan dasar untuk pembentukan model logika data yang lebih lanjut.
