9 BAB 2 LANDAS AN TEORI
2.1 Teori –teori Dasar / Umum 2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Pengertian sistem informasi menurut Potter (2001,p17) adalah komponen yang
berhubungan
yang
saling
bekerja
sama
untuk
mengumpulkan,
memproduksi, menyimpan, dan menyebarkan informasi yang mendukung koordinasi pembuat keputusan, penanganan analisa dan penggambaran di dalam suatu organisasi. M enurut O’Brien dan M arakas (2006, p6), sebuah sistem informasi bisa merupakan
kombinasi dari orang-orang, hardware,
software,
jaringan
komunikasi, dan sumber-sumber data yang disimpan, diperoleh, dirubah dan dihilangkan di dalam suatu organisasi. Orang-orang yang sudah bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi dengan orang lain, dengan menggunakan berbagai macam hardware, software, jaringan, dan sumber-sumber data. M enurut Laudon (2004, p8), sistem informasi adalah suatu komponen yang saling berhubugan yang bekerja sama untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menghilangkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, pengontrolan, analisis dan visulaisasi dalam suatu perusahaan.
10 M enurut Connolly dan Begg (2005, p282) Sistem informasi adalah sumber daya yang memungkinkan pengumpulan, pengaturan, pengendalian dan penyebaran informasi ke seluruh organisasi. Contoh sistem informasi seperti sistem informasi keuangan, sistem informasi manajemen, system informasi akuntansi, system informasi manufaktur, dsb. Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem informasi merupakan kerangka kerja yang terdiri dari perangkat keras, perangkat lunak, prosedur, orang dan data yang berinteraksi satu sama lain untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi pemakainya.
2.1.2 Analisa dan Perancangan Sistem Informasi 2.1.2.1 Pengertiaan Analisa Sistem M enurut
M ulyadi
(2001,p41),
analisa
sistem
adalah
mengidentifikasikan informasi yang diperlukan oleh pemakai untuk melaksanakan pekerjaannya. M asalah yang sering dihadapi oleh analisis sistem pada tahap ini adalah membedakan apa yang diminta, dengan apa yang diiginkan dan dengan apa yang diperlukan oleh pemakai informasi. M enurut M cLeod (2001,p190), analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan merancang sistem yang baru atau diperbarui.
11 2.1.2.2 Pengertian Perancangan Sistem Informasi M enurut M ulyadi (1992, p51), Perancangan sistem adalah proses penerjamahan kebutuhan pemakai informasi untuk dipertimbangkan. M enurut Cushing (1992, p384), Perancangan sistem adalah proses penyiapan spesifikasi yang terperinci untuk mengembangkan suatu sistem baru. Dari pengertian – pengertian diatas disimpulkan bahwa pengertian dari perancangan sistem informasi adalah suatu proses mempersiapkan informasi yang terinci untuk
mencapai tujuan
sistem dengan
meningkatkan kelebihan dari sistem yang berjalan dan mengurangi kekurangan yang ada. Langkah – langkah dan sasaran perancangan sistem informasi adalah : i. ii.
Evaluasi atas alternatif perancangan sistem. Penyiapan spesifikasi perancangan yang berorientasi pada pemakai tertentu
iii.
Pengajuan rancangan kepada manajemen puncak
Aspek –aspek dalam perancangan sistem, yaitu : 1. Rancangan M asukan (Input) Digunakan dalam proses data pada tahap analisa sistem. Rancangan meliputi pembuatan format pembuatan seluruh bukti transaksi. 2. Rancangan Prosedur
12 M eliputi seluruh subsistem yang ada di dalam sistem informasi yang dapat dibuat dengan dua gambar yang berbeda. Gambar pertama berupa flowchart (langkah–langkah berkaitan dengan pelaksanaan dengan prosedur dalam suatu subsistem). Gambar kedua berupa langkah–langkah pemrosesan data dalam bagian pengolahan data elektronik. 3. Rancangan Keluaran (Output) Output berupa laporan–laporan yang dibutuhkan
oleh pihak
manajemen perusahaan atau pihak intern perusahaan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.
2.1.3 Object Oriented Analysis Design
Object-Oriented Analysis and Design (OOAD) adalah metode untuk menganalisa dan merancang sistem dengan pendekatan berorientasi object menurut M athiassen (2000,p135). OOAD menjelaskan hubungan sebuah masalah utama dan solusi logis dari pandangan sebuah object menurut Larman (1996, p6).
Object diartikan sebagai suatu entitas yang memiliki identitas, state, dan behavior menurut M athiassen (2000,p4). Pada analisa, identitas sebuah object menjelaskan bagaimana seorang user membedakannya dari object lain, dan behavior object digambarkan melalui event yang dilakukannya. Sedangkan pada perancangan, identitas sebuah object digambarkan dengan cara bagaimana object lain mengenalinya sehingga dapat diakses, dan behavior object digambarkan
13 dengan operation
yang dapat
dilakukan object tersebut
yang dapat
mempengaruhi object lain dalam sistem.
2.1.3.1 Notasi Unifed Modelling Language (UML) M enurut Booch, Rumbaugh dan Jacobson (1998,p3), Unified Modelling Language (UM L) adalah bahas pemodelan umum yang digunakan untuk melakukan spesifikasi, visualisasi, konstruksi, dan dokumentasi artifak dari software system. UM L bukanlah sebuah standar proses pengembangan dalam metode pengembangan sistem tertentu, namun pada umumnya UM L dipakai dalam memodelkan sistem yang dibangun berbasiskan object.
•
Class Diagram M enurut M athiassen, class sebagai kumpulan object–object yang
memiliki struktur, sifat–sifat dan atribut yang sama. Object sebagai entitas yang memiliki identitas, sifat dan berada pada suatu keadaan tertentu. Atribut adalah sebuah sifat dari suatu kelas yang menjelaskan kelas tersebut. Terdapat dua struktur object oriented yaitu : A. Class Structure -
Generalization Generalization adalah sebuah superclass atau (general class) yang mendeskripsikan property umum dari subclass – subclass (specialized classes).
-
Cluster
14 Cluster adalah sebuah gabungan dari class–class yang saling berhubungan. Hubungan class yang berbeda cluster selalu menggunakan association structure. B. Object Structure - Aggregation Aggregation adalah sebuah object superior atau yang terdiri dari beberapa inferior object (the parts). Aggregation structure mendefenisikan hubungan antara dua object atau lebih. -
Association
Association adalah hubungan yang memiliki arti diantara beberapa object.
Gambar 2.1 Contoh UML Class Diagram (Sumber :Thomas A.Pender, 2002, p131)
15 •
Object Diagram Object diagram adalah sebuah class diagram yang berisikan object–
object dan hubungan – hubungannya digunakan untuk mnjelaskan object– object secara terperinci. Object Diagram digambarkan hubungan antar elemen dalam model, tapi dengan memakai object-nya.
•
Deployment Diagram Deployment diagram menjelaskan tentang konfigurasi sistem di
dalam form processors dan object–object yang dihubungkan dengan processors. Deployment diagram menggambarkan sumber fisik dalam sistem, termasuk node, komponen dan koneksi (model implememtasi sistem yang statistik). Dalam hal ini meliputi topologi hardware yang dipakai sistem.
•
Sequence Diagram Sequence diagram merupakan diagram yang menggambarkan pola
hubungan dimana sekumpulan object saling mempengaruhi menurut urutan waktu. Sebuah object berinteraksi dengan object lain melalui pengiriman pesan (messages).
16 Sequence diagram digunakan untuk menunjukkan urutan – urutan operasi dari sistem yang melibatkan object–object yang berhubungan dan mengilustrasikan sebuah use case. Sequence Diagram digambarkan dalam sebuah chart dua dimensi yang terdiri dari sumbu vertikal yang menunjukkan kerangka dari time (waktu) dan sumbu horizontal menunjukkan sekumpulan dari object – object yang saling berinteraksi. Elemen dari sebuah sequence diagram yaitu object (active object) dan message (pesan). Object adalah sebuah object yang memiliki suatu peran dalam sebuah sistem yang dapat berupa sebuah object instance atau actor. Nama dari objek ini ditulis dengan menggunakan garis bawah seperti misalnya nama object. Dan object digunakan untuk menggambarkan komunikasi diantara active object dalam sebuah sequence diagram
17
Gambar 2.2 Contoh Sequence Diagram (Sumber :Thomas A.Pender, 2002, p183) •
Statechart Diagram M enurut M athiassen (2000,p90), statechart diagram adalah deskripsi
mengenai event trace sebagai serangkaian urutan kejadian yang melibatkan object yang spesifik. •
Use case Detail Specification M enurut John W.Satzinger (2005,p220) Use case description
mengidentifikasikan berbagai proses yang dilakukan user dan system baru
18 harus dapat mendukung nyam tapi pengembangan system yang hati-hati, membutuhkan user untuk lebih banyak level detail untuk mendeskripsikan. Brief description digunakan untuk use case yang paling simple, terlebih ketika digunakan untuk system yang dikembangkan adalah kecil. Intermediate description digunkan untuk menjelaskan yang termasuk dimana arus aktifitas internal untuk use case. Jika terdapat beberapa scenario, maka setiap alur dari aktivitas dijelaskan secara individual, kecuali kondisi yang dapat didokumentasikan, jika dibutuhkan. Fully Developed description adalah bentuk metode paling formal untuk mendokumentasikan use case. M engambil sedikit banyak pekerjaan untuk menentukan semua komponen pada level ini. Satu dari kesulitan dari pengembangan software memiliki kebutuhan untuk mengerti kebutuhan pengguna, tetapi jika anda membuat pengembangan use case description anda dapat meningkatkan keuntungan dari mengerti proses bisnis, dan cara bagaimana system harus mendukung nya.
19 •
Navigation Diagram M erupakan bagian yang special dari statechart yang fokus pada
keseluruhan yang dinamis dari user interface. Navigation diagram berisi hubungan layer–layer user interface melalui fungsi–fungsi yang disediakan. •
Component Diagram M enurut M athiassen (2000, p189), component adalah kumpulan
dari bagian–bagian program yang membentuk keseluruhan dan memiliki tanggung jawab masing–masing. Component diagram merupakan gambaran aspek fisik sistem berbasis objek dengan menunjukkan hubungan dan ketergantugan dalam serangkaian komponen. M enggambarkan komponen fisik software termasuk source code, run time(binary) code, executable file, table, library dan dokumen. M eliputi komponen, interface, dependency, generalization, association, realization, notes, constraint, packages, subsistem dari sebuah model. Diagram ini digunakan untuk memodelkan implementasi sistem yng sifatnya statis sehingga dapat mendukung untuk mengatur konfigurasi dari bagian sistem.
20 2.1.3.2 UML-Based Web Engineering (UWE) Diagram M enurut Rossi, dan Pastor (2008,p159), dalam bukunya berjudul Web Engineering modeling and implementing web applications, dimana pendekatan
UWE menyediakan
domain
notasi tertentu,
proses
pengembangan model-driven, dan dukungan alat untuk rekayasa aplikasi Web. Karakteristik UWE adalah fakta yang akan pendekatan yang didasarkan pada standar yang tidak terbatas pada penggunaan "lingua franca" UM L tetapi juga menggunakan XM I sebagai format pertukaran model, Depkeu untuk meta-modeling, model-driven prinsip MDA pendekatan, transformasi model bahasa Q VT, danXM L.
Alasan utama untuk menggunakan mekanisme ekstensi dari UM L bukannya teknik pemodelan berpemilik adalah penerimaan dari UM L dalam pengembangan sistem perangkat lunak, fleksibilitas untuk definisi bahasa domain Web tertentu pemodelan: profil UM L apa yang disebut, dan dukungan luas pemodelan visual dengan alat UM L.
UWE menggunakan "murni" notasi UM L dan diagram UM L jenis sebisa mungkin untuk analisis dan desain aplikasi Web, yaitu tanpa ekstensi dari jenis apa pun.Untuk fitur spesifik Web, seperti node dan link dari struktur hypertext, profil UWE termasuk stereotip, nilai-nilai tag dan kendala yang ditetapkan untuk elemen pemodelan. Perpanjangan UWE meliputi navigasi, presentasi, proses bisnis dan aspek adaptasi. Notasi UWE didefinisikan sebagai perpanjangan "ringan" dari UM L.
21 Analisis dan Desain M odel dalam model UWE Analisa terhadap aplikasi Web kebutuhan fungsional telah ditetapkan oleh use case workflow model data (isi) persyaratan yang ditentukan oleh model domain Desain model model aspek informasi struktur aplikasi web hypertext
konten
dan
fungsi
navigasi
model
skema
navigasi
layout presentasi model fungsi model proses adaptivity model Sevilla -
Gambar 2.3 Use Case UWE Diagram (Sumber : Rossi Gustavo et al ,2008, p165)
22 Pemodelan Navigasi bertujuan untuk mewakili node dan link dari struktur hypertext untuk merancang jalur navigasi untuk menghindari disorientasi dan Hasil overload kognitif: model navigasi diwakili oleh class diagram pemodelan UM L menggunakan elemen tertentu untuk konsep Web Pemodelan elemen elemen dasar metodologi akses lain untuk notasi sendiri hypertext unsur-unsur yang berbeda jenis diagram: diagram UM L state diagram atau memiliki jenis Navigasi Elemen Dasar Navigasi Elemen yang digunakan untuk model struktur hypertext kelas navigasi inti menentukan node hiperteks dikunjungi oleh pengguna melalui browsing (terkait dengan kelas isi) link navigasi menentukan hyperlink yang digunakan untuk mengakses objek navigasi target dari sumber Stereotip navigasi obyek elemen navigasi dasar «navigasi kelas» «navigasi link»
23
Gambar 2.4 Navigation Diagram UWE (Sumber : Rossi Gustavo et al ,2008, p171) 2.1.6 Internet M enurut Williams and Stacey (2005,p6), Internet adalah jaringan komputer seluruh dunia yang menghubungkan ratusan dari jutaan jaringan yang lebih kecil. Jaringan ini menghubungkan entitas edukasional, komersil, nonprofit, militer dan juga individu.
2.1.7 WWW (World Wide Web) M enurut Connolly dan Begg (2005,p998). World Wide Web (WWW) merupakan sistem berbasis hypermedia yang menyediakan cara penelurusan
24 informasi pada Internet dalam cara yang tidak berurutan menggunakan hyperlink. Informasi pada Web ditampilkan pada halaman web, yang muncul sebagai kumpulan teks, grafik, gambar, suara dan video. Sebagai tambahan, sebuah halaman web dapat terdapat hyperlink ke halaman web lain, yang memungkinkan pengguna untuk berselancar dalam cara yang tidak berurutan
2.1.8 Client / S erver M enurut Williams dan Stacy (2005, p11) Server atau server jaringan adalah komputer pusat yang menyimpan kumpulan data (database) dan program untuk menghubungkan atau memberikan layanan kepada PC, workstation dan peralatan lainnya yang disebut client.
2.1.9 HTTP M enurut Connolly dan Begg (2005,p999) HyperText Transfer Protocol (HTTP) menentukan bagaimana client dan server berkomunikasi. HTTP berdasarkan pada paradigm request-response Sebuah transaksi HTTP terdiri dari tahap-tahap berikut: 1. Connection: client menetapkan koneksi dengan web server. 2. Request: client mengirimkan pesan permintaan dengan web server. 3. Response: web server mengirimkan respons kepada client. 4. Close: koneksi ditutup oleh web server
25 2.1.10 URL (Uniform Resource Locator)
M enurut Connolly dan Begg (2005,p1002-1003) Uniform Resource Locators
(URL)
merupakan
string
dari
karakter
alfanumerik
yang
menggambarkan lokasi atau alamat dari sumber pada Internet dan bagaimana sumber tersebut diakses. Sintaks dari URL cukup sederhana dan terdiri dari tiga bagian dasar: protokol yang digunakan untuk koneksi, nama host dan nama path pada host dimana sumber dapat ditemukan. Sebagai tambahan, URL secara opsional dapat menentukan port yang mana yang harus dilalui koneksi (default adalah 80 untuk HTTP) dan query string, yang merupakan salah satu cara utama untuk mengirimkan data dari client ke server.
Sintaks URL: <protocol>://
[:<port>]/absolute_path[?arguments]
2.1.11 Web Application
Web Application memanfaatkan teknologi-teknologi khusus untuk membuat tampilan web yang lebih dinamis dan memungkinkan user dari sistem untuk mempengaruhi logika bisnis pada server. Perbedaan antara web site dengan web application adalah bergantung pada kemampuan user untuk mempengaruhi status dari logika bisnis pada server. Dengan kata lain, jika di dalam server tidak terdapat logika bisnis, sistem ini tidak dapat disebut sebagai web application. Untuk sistem-sistem dimana web server atau application server yang menggunakan web server untuk memperoleh input user, memungkinkan logika bisnis diubah melalui web browser dan sistem ini dikenal sebagai web application. User web application tidak hanya sekedar meminta informasi
26 navigasional tetapi juga memasukkan berbagai input data seperti teks sederhana, seleksi check box, atau bahkan informasi biner dan informasi file. Arsitektur sebuah web site bersifat straightforward. Komponen yang dimilikinya seperti sebuah web server, koneksi jaringan dan client browser. Web application menambahkan application server sebagai komponennya. Application server ini memungkinkan sistem untuk dapat mengatur status dan logika bisnis.
2.1.12 Web Server
Web Server dapat berarti satu dari dua hal berikut:
1. Komputer yang bertugas untuk menerima HTTP request dari klien yang dikenal sebagai web browser dan melayani mereka dengan HTTP response dengan konten data opsional yang biasanya adalah halaman web seperti dokumen HTM L dan objek yang terhubung.
2. Program komputer yang menyediakan fungsionalitas seperti yang digambarkan pada hal pertama.
27 2.1.12 Teori klasifikasi masalah James Wetherbe mengembangkan sebuah kerangka yang berguna mengklasifikasikan masalah. Beliau menyebutnya PIECES (2004,p86) yang tiap hurufnya adalah kategori tersendiri. Kategori itu adalah P : Performance Kebutuhan untuk mengkoreksi atau memperbaiki performance / performa I : Information Kebutuhan untuk mengkoreksi atau memperbaiki information / informasi (dan data) E: Economics Kebutuhan untuk mengkoreksi atau memperbaiki economis / ekonomi, mengendalikan biaya, atau meningkatkan keuntungan C: Control Kebutuhan untuk mengkoreksi atau memperbaiki control / kontrol atau keamanan E: Efficiency Kebutuhan untuk mengkoreksi atau memperbaiki efficiency / efisiensi orang dan proses S: Service Kebutuhan untuk mengkoreksi atau memperbaiki service / layanan ke pelanggan, pemasok , rekan kerja, karayawan dan lain-lain Problem : Situasi tidak diinginkan yang menghalangi organisasi utnuk mencapai misi, visi, tujuan dan / atau sasaran Opportunity : Kesempatan untuk memperbaiki organisasi bahkan saat problem teridentifikasi tidak ada Directive :
28 Persyaratan / permintaan baru yang diberikan oleh manajemen, pemerintah, atau beberapa pengaruh luar
Gambar 2.5 PIECES Framework
(Sumber : Jeffrey L. Whittemn,et all, 2004, p87)
29 2.2 Teori–teori Khusus
2.2.1 Teori Sistem Informasi Persediaan 2.2.1.1 Pengertian Persediaan M enurut Schroeder (2000,p304), persediaan adalah bahan atau barang yang berada di gudang, baik berupa bahan jadi atau bahan baku yang dimana digunakan untuk melakukan produksi dan juga untuk memenuhi permintaan pelanggan. M enurut M ulyadi (2001,p553), dalam perusahaan manufaktur, persediaan terdiri dari persediaan produk jadi, persediaan produk dalam proses, persediaan bahan baku, persediaan bahan penolong, persediaan bahan habis pakai pabrik, persediaan suku cadang.
2.2.1.2 Pengertian Sistem Persediaan Sistem persediaan adalah suatu sistem yang digunakan untuk mengontrol dan mengatur barang atau jumlah stok yang ada dalam suatu perusahaan.
2.2.1.3 Jenis – jenis Persediaan M enurut Handoko (1999, p334-335), ada 5 jenis persediaan yaitu : 1. Persediaan Barang M entah (Raw Material) Persediaan barang mentah adalah persediaan barang– barang berwujud, seperti baja, kayu, dan komponen lainnya yang digunakan dalam produksi selanjutnya.
30 2. Persediaan
Komponen–komponen
Rakitan
(Purchases
Component) Persediaan
komponen–komponen
rakitan
adalah
persediaan barang yang terdiri dari komponen–komponen yang diperoleh dari perusahaan lain, dimana secara langsung dapat dirakit menjadi suatu produk. 3. Persediaan Bahan Pembantu atau Penolong (Supplies) Persediaan persediaan
bahan
barang–barang
pembantu
atau
penolong adalah
yang diperlukan
dalam proses
produksi, tetapi tidak menrupakan bagian atau komponen barang jadi. 4. Persediaan Barang Dalam Proses (Work in Process) Persediaan barang dalam proses adalah persediaan barang–barang yang merupakan keluaran dari tiap–tiap bagian dalam proses produksi atau yang telah diolah menjadi suatu bentuk, tetapi masih perlu diproses lebih lanjut menjadi barang jadi. 5. Persediaan Barang Jadi (Finished Goods) Persediaan barang jadi adalah barang–barang yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk dijual atau dikirim ke pelanggan.
31 2.2.1.4 Manajemen Persediaan M enurut Richardus Eko Indrajit(2003, p4), manajemen persediaan adalah kegiatan yang berhubungan dengan perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan penentuan kebutuhan material sedemikian rupa sehingga disatu pihak kebutuhan operasi dapat dipenuhi pada waktunya dan di lain pihak investasi persediaan material dapat ditekan secara maksimal. Usaha yang perlu dilakukan untuk mencapai efisiensi dan efektifitas optimal dalam menyediaan material dalam manajemen persediaan adalah sebagai berikut : 1. M enjamin terpenuhinya kebutuhan operasi; 2. M embatasi nilai seluruh investasi; 3. M embatasi jenis dan jumlah material; 4. M emanfaatkan seoptimal mungkin material yang ada;
2.2.2 Teori Sistem Informasi Pembelian M enurut M ulyadi (2001,p299), system pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian digolongkan menjadi dua yaitu pembelian lokal dan import. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri sedangkan pembelian import adalah pembelian dari pemasok luar negeri.
2.2.3 Teori Procurement M enurut Kalakota dan Robinson (2004, p56) Procurement mengacu pada semua aktivitas yang melibatkan mendapatkan barang-barang dari pemasok, hal
32 ini meliputi pembelian dan juga kegiatan logistik ke dalam seperti transportasi, barang masuk, dan penyimpanan di gudang sebelum barang tersebut digunakan M enurut
Turban(2009,p234)
berpendapat
bahwa
procurement
management adalah koordinasi semua aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan pembelian barang-barang dan jasa yang dibutuhkan untuk melengkapi misi organisasi. M enurut Donald (2004,p40) procurement menyangkut informasi untuk melengkapi persiapan purchase order, modifikasi dan pencarian pemasok secara keseluruhan. E-procurement merupakan intergrasi dan manajemen elektronik terhadap semua aktivitas pengadaan termasuk permintaan pembeli, pemberian hak, pemesanan, pengiriman dan pembayaran antara pembeli dan pemasok (Chaffey, 2004).
2.2.4 Manajemen Pengadaan M enurut Pujawan (2005,p9) fungsi pengadaan mencakup kegiatankegiatan antara lain memilih supplier, mengevaluasi kinerja supplier, melakukan pembelian bahan baku dan komponen, memonitor supply risk, membina dan memelihara hubungan dengan supplier. M enurut Pujawan (2005, p139-141) Tugas-tugas yang dilakukan bagian pengadaan mencakup: 1. M erancang hubungan yang tepat dengan supplier. Hubungan dengan supplier bisa bersifat kemitraan jangka panjang maupun hubungan transaksional jangka pendek. M odel hubungan mana yang tepat tentunya tergantung pada banyak hal, termasuk diantaranya kritis
33 tidaknya barang yang dibeli dari supplier yang bersangkutan dan besar tidaknya nilai pembelian. 2. M emilih supplier. Kegiatan memilih supplier bisa memakan waktu dan sumber daya yang tidak sedikit apabila supplier yang dimaksud adalah
supplier
kunci.
Kesulitan
akan
lebih
tinggi kalau
suppliersupplier yang akan dipilih berada di mancanegara (global suppliers). 3. M emilih dan mengimplementasikan teknologi yang cocok. Kegiatan pengadaan selalu membutuhkan bantuan teknologi. Teknologi yang lebih tradisional dan lumrah digunakan adalah telepon dan fax. Dengan munculnya Internet, teknologi pengadaan mengalami perkembangan yang sangat dramatis. 4. M emelihara data item yang dibutuhkan dan data supplier. Bagian pengadaan harus memiliki data lengkap tentang item-item yang dibutuhkan maupun data tentang supplier-supplier mereka. 5. M elakukan proses pembelian. Ini adalah pekerjaan yang paling rutin dilakukan oleh bagian pengadaan. Proses pembelian bisa dilakukan dengan beberapa cara, misalnya pembelian rutin dan pembelian dengan melalui tender atau lelang. 6. M engevaluasi kinerja supplier. Penilaian kinerja supplier juga pekerjaan yang sangat penting dilakukan untuk menciptakan daya saing yang berkelanjutan. Kinerja supplier bisa digunakan sebagai dasar
untuk
menentukan
volume pembelian
menentukan peringkat supplier.
maupun
untuk
34 2.2.5 Teori E-Procurement 2.2.5.1 Definisi E-Procurement M enurut Davila, Tony, M ahendra Gupta, dan Richard Palmer (2002,p202)
dalam “M oving Procurement Systems to The Internet”
menyebutkan e-procurement adalah Teknologi yang dirancang untuk memfasilitasi pengadaan barang melalui internet, M anajemen seluruh aktivitas pengadaan secara elektronik. Aspek-aspek fungsi pengadaan yang didukung oleh bermacam-macam bentuk komunikasi secara elektronik. M enurut Kalakota, Ravi dan Robinson (2001), e-procurement merupakan proses pengadaan barang atau lelang dengan memanfaatkan teknologi informasi dalam bentuk website. M enurut Kalakota, Ravi dan Robinson (2001,p315) manfaat eprocurement dibagi menjadi 2 kategori yaitu : efisien dan efektif. Efisiensi eprocurement mencakup biaya yang rendah, mempercepat waktu dalam proses procurement, mengontrol proses pembelian dengan lebih baik, menyajikan laporan informasi, dan pengintegrasian fungsifungsi procurement sebagai kunci pada sistem back-office. Sedangkan efektivitas eprocurement yaitu meningkatkan kontrol pada rantai nilai, pengelolaan data penting yang baik, dan meningkatkan kualitas pengambilan keputusan dalam proses pembelian pada organisasi.
35 2.2.5.2 Keuntungan E-Procurement Keuntungan menggunakan e-procurement adalah sebagai berikut : a) M enyederhanakan proses procurement b) M eningkatkan komunikasi c) M empererat hubungan dengan pihak supplier d) M engurangi biaya transaksi karena mengurangi penggunaan telepon atau fax atau dokumen dokumen yang menggunakan kertas e) M engurangi waktu pemesanan barang f) M enyediakan laporan untuk evaluasi g) M eningkatkan kepuasan user
2.2.5.3 Langkah-langkah proses e-procurement M enurut Elena Vitkauskate (2008,p290), langkah-langkah
dari
masing-masing proses yang dideskripsikan dengan detail , yaitu : 1. Jadwal pengiriman, dimana project management
perusahaan
membutuhkan produk atau jasa yang disiapkan dalam list produk, atau jasa yang dibutuhkan untuk implementasi project 2. M emilih Supplier, berdasarkan dengan list dari produk atau jasa, investor memilih supplier yang tersedia, ide kunci dari scenario inovatif pengembangan dan efektifitas dan rasional supplier dimana terdapat partisipan dalam jumlah besar supplier.Hal tersebut akan dikomparasi dengan apa yang dipelajari. Langkah
36 ini di masukkan
kedalam pemesanan
yang ditambahkan
pengetahuan teknologi ke dalam proses ini. i. Pencarian dalam database internal, berupa white list dan black list di dalam database perusahaan a. White list yaitu data yang disimpan perusahaan dalam bentuk list, yang direkomendasikan
karena
kepercayaan terhadap perusahaan supplier
tersebut
(Supplier
terpercaya), yang berisi informasi berharga
dari
pekerjaan
sebelumnya, dan informasi dari aktivitas supplier, tipe produk, dan lain-lain b. Black list yaitu data yang disimpan perusahaan dalam bentuk list, yang tidak
direkomendasikan
karena
kepercayaan perusahaan terhadap perusahaan supplier tersebut, dari informasi aktivititas atau pekerjaan sebelumnya, dan lain-lain. ii. Pencarian eksternal dengan menuggu supplier yang masuk. iii. Penyiapan list final dari supplier berpotensi
37 3. Persiapan, dan mengirim permintaan quotation berisi list, produk atau jasa, syarat pembayaran dan pengiriman, deadline quotation, dan informasi yang terindikasi.
Setelah
mengirim,
maka
menunggu jawaban. 4. Analisa quotation, dan pemilihan supplier, jika penawaran telah didapatkan,
maka dilakukan analisa, dan keputusan, dari
keputusan akhir supplier untuk memproses nya, yang dipecah menjadi tugas-tugas kecil, seperti i. M endapatkan penawaran ii. Pemilihan berdasarkan rating atau ranking. iii. M emilih 1 yang sesuai dengan criteria 5. Negosiasi dan order, setelah itu, dilakukan negosiasi dengan supplier yang terpilih, dan penempatan order atau pemesanan, order atau pemesanan merepresentasikan semua kondisi (biaya, jumlah, harga, pembayaran, pengiriman, dan kondisi lainnya) 6. Penyampaian keseluruhan dari pengiriman, sebelum bill dikirim ke kantor, atau gudang, harus dicek, yang dilakukan adalah seesuai rencana (mengecek sertifikasi kualitas, kuantitas,dan waktu pengiriman)
38
Gambar 2.6 Schematic Proses Procurement ( Sumber : Elena vitkauskaite, 2008, p290) 2.2.5.4 Urutan proses Procu rement M enurut Neef (2001,p29) , menyatakan bahwa urutan dari proses procurement yaitu 1. Pemilihan Barang 2. Proses Rekuisisi (Requisition) 3. M enunggu Persetujuan 4. M embuat Purchase Order
2.2.5.5 Fokus S trategi Penerapan e-procurement Fokus strategi dari penerapan e-procurement menurut Neef (2001,p43), yaitu 1. M eningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya pekerja dengan mengeliminasi proses manual, proses berbasiskan kertas, dan menyediakan self service procurement 2. M engeliminasi pembeli maverick 3. M endapatkan data yang akurat dan berarti dari total pengeluaran oleh supplier, dan tipe pembelian.
39 4. M enggunakan performa supplier, memilih supplier yang lebih baik untuk strategi. 5. M emindahkan banyak transaksi yang memungkinkan kepada pekerja garis depan tanpa menghilangkan peraturan bisnis. 6. M engintegrasikan proses dan system, secara internal dan juga dengan supplier
2.2.6 Teori Evaluasi Supplier M enurut Vitkauskaite, ett all (2008,p290)Berdasarkan mode e-vision dari jurnal e-procurement perspective in construction sector SMEs oleh Elena Vitkauskaite, Rimantas Gatautis, M enurut Davila, Tony, M ahendra Gupta, dan Richard Palmer , Kemungkinan criteria ranking supplier adalah 1. Harga ( Rasio harga) 2. Kemampuan (Performance) dimana terdiri dari produk, layanan, intinya yang berhubungan harus sama dengan pemesanan 3. Kualitas dimana berupa penghargaan, pengalaman yang baik dari proyek sebelumnya 4. Pengalaman dari kolaborasi sebelumnya 5. Pengiriman di dalam batas waktu 6. Lokasi geografis 7. Kompetensi (kualitas, dan kepercayaan) dari supplier
40 2.2.7 Teori 5 kebenaran kepentingan dari e-procurement M enurut Chaffey and P.R Smith (2005,p80) mengutip Baily,et al (1994) menyatakan bahwa di dalam e-procurement memiliki 5 kepentingan, dimana : 1. Pada Tempat yang tepat 2. Pengiriman yang tepat waktu 3. Kualitas yang tepat 4. Kuantitas yang tepat 5. Dari Sumber yang tepat
