BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem Informasi 2.1.1 Pengertian Sistem Menurut Tata Sutabri (2012: 2-3), terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu kelompok yang menekankan pada prosedur dan kelompok yang menekankan pada elemen atau komponennya. Pendekatan yang menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai suatu jaringan kerja prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu saran tertentu. Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponen mendefinisikan sistem sebagai kumpulan elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpuanan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisasikan, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu. Menurut Elisabeth, Yunarso, dan Putro (2012: 1), sistem merupakan sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Suatu sistem tidak selalu memiliki kombinasi elemen-elemen yang sama, tetapi susunan dasar suatu sistem itu sama seperti adanya input/masukan yang akan diubah menjadi output atau keluaran melalui suatu proses atau transformasi. Suatu mekanisme pengendalian akan memantau proses transformasi untuk meyakinkan bahwa sistem telah memenuhi tujuannya. Menurut O’Brien dan Marakas (2010: 37), kelompok komponen yang saling terkait, dengan batas yang jelas, bekerja ke arah pencapaian tujuan bersama dengan menerima input dan menghasilkan output dalam proses transformasi yang terorganisasi Menurut Gelinas dan Dull (2008: 11), lebih spesifik mengatakan bahwa sistem adalah sekumpulan elemen yang saling tergantung satu sama lain dimana mereka bersama-sama menyelesaikan tujuan yang spesifik. Model umum dari sebuah sistem terdiri dari input, process, dan output. Hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana mengingat sebuah dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran sekaligus. Selain itu 8
9 sebuah sistem juga memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem (Tata Sutabri, 2012: 13-14). Didalam bukunya adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut: a. Komponen sistem (Components) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang bekerja sama membentuk suatu kesatuan. b. Batasan sistem (Boundary) Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya. c. Lingkungan luar sistem (Environment) Bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut dengan lingkungan luar sistem. d. Penghubung sistem (Interface) Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang lain disebut dengan penghubung sistem atau interface. e. Masukan sistem (Input) Energi yang dimasukkan ke dalam sistem disebut masukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input). f. Keluaran sistem (Output) Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. g. Pengolah sistem (Process) Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan manjadi keluaran. h. Sasaran sistem (Objective) Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat determanistik.
10 2.1.2 Pengertian Informasi Seperti yang dipaparkan oleh Tata Sutabri (2012: 21-22), informasi merupakan proses lebih lanjut dari data yang sudah memiliki nilai tambah. Informasi dapat dikelompokkan menjadi 3 bagian, yaitu : a. Informasi Strategis. Informasi ini digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, yang mencakup informasi eksternal, rencana perluasan perusahaan, dan sebagainya. b. Informasi Taktis. Informasi ini dibutuhkan untuk mengambil keputusan jangka panjang menengah, seperti informasi tren penjualan yang dapat dimanfaatkan untuk menyusun rencana penjualan. c. Informasi Teknis. Informasi ini dibutuhkan untuk keperluan oprasional seharihari, seperti informasi persediaan stock, retur penjualan, dan laporan kas harian. Menurut O’Brien dan Marakas (2010: 34), informasi merupakan data yang telah diubah menjadi konteks yang berarti dan berguna bagi para pemakai akhir tertentu. Sedangkan menurut Gelinas dan Dull (2008: 17), informasi adalah data yang dipresentasikan dalam bentuk yang berguna untuk aktivitas pengambilan keputusan. 2.1.3 Pengertian Sistem Informasi Seperti yang dipaparkan oleh Hall (2008: 6), sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal di mana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan distribusikan atau disebarkan kepada para pemakai.
Sedangkan menurut Gelinas dan Dull (2008: 13), “An Information System (IS) or Management Information System (MSI) is a man made system that generally consistes of an integrated set of computer-based Components and manual componenets established to collect, store, and manage data to provide output inFormation to Users” Dari pengertian tersebut dapat diartikan bahwa sistem informasi adalah rangkaian prosedur Formal yang mendukung operasi organisasi serta menyediakan laporan-laporan yang diperlukan oleh pengguna. Dikutip dari sebuah jurnal, menurut Reddy et al (2009: 61), MIS adalah sebuah studi yang memberikan informasi kepada orang-orang yang membuat
11 pilihan tentang disposisi sumber daya berharga pada waktu yang tepat, akurat, dan lengkap dengan biaya ekonomi kognitif yang minimal dan untuk akuisisi, pengolahan, penyimpanan, dan pengambilan. MIS menyediakan beberapa keuntungan organisasi bisnis: menjadi lebih efektif dan efisien berkoordinasi antar departemen; cepat dan dapat dihandalkan, mengakses data dan dokumen yang relevan, kurangnya penggunaan tenaga kerja, pergaikan dalam teknik organisasi departemen, dan mendukung kegiatan sehari-hari. Menurut Pusica, dan Pusica (2009: 61), komponen dari sistem informasi adalah: 1. Hardware (computers) 2. Software (program untuk komputer). 3. Orgware (organisasi yang menggunakan sistem informasi). 4. Lifeware (seseorang yang menggunakan dan memodifikasi sistem informasi). 5. Database (database untuk menyimpan dan memperoleh informasi untuk sistem sesungguhnya). 6. Netware (komunikasi antar sistem informasi dan pengguna).
2.2 Sistem Informasi Akuntansi Menurut Jones dan Rama (2009: 6), sistem Informasi Akuntansi adalah suatu subsistem dari sistem informasi manajemen yang menyediakan informasi akuntansi, keuangan dan informasi lain yang diperoleh dalam proses rutin transaksi akuntansi. 2.2.1 Siklus Transaksi pada Sistem Informasi Akuntansi Menurut Jones dan Rama (2009: 3), terdapat tiga siklus transaksi utama, yaitu : 1. Siklus pemerolehan/pembelian (acquisition/purchasing cycle) adalah proses pembelian dan pembayaran untuk barang-barang dan jasa. 2. Siklus konversi (conversion cycle) adalah proses mengubah sumber daya yang diperoleh menjadi barang-barang dan jasa. 3. Siklus pendapatan (revenue cycle) adalah proses menyediakan barang atau jasa untuk para pelanggan dan menagih uangnya. 2.2.2
Tujuan dan Kegunaan Sistem Informasi Akuntansi Menurut Jones dan Rama (2009: 7), sistem informasi memiliki lima macam penggunaan informasi akuntansi, yaitu :
12 1. Membuat laporan eksternal. Perusahaan menggunakan sistem informasi akuntansi untuk menghasilkan laporan-laporan khusus untuk memenuhi kebutuhuan informasi dari para investor, kreditor, dinas, pajak, badan-badan pemerintah, dan yang lain. 2. Mendukung aktivitas rutin. Para manajer memerlukan satu sistem informasi akuntansi untuk menangani aktivitas operasi rutin sepanjang siklus operasi perusahaan. 3. Mendukung pengambilan keputusan. Informasi juga diperlukan untuk mendukung pengambilan keputusan yang tidak rutin pada semua tingkat dari suatu organisasi. 4. Perencanaan dan pengendalian Suatu sistem informasi juga diperlukan untuk aktivitas perencanaan dan pengendalian. 5. Menerapkan pengendalian internal Pengendalian internal (internal control) mencakup kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi aset-aset perusahaan dari kerugian atau korupsi, dan untuk memelihara keakuratan data keuangan.
2.3. Sistem Informasi Akuntansi Expenditure Cycle (Siklus Pengeluaran) Menurut Hall (2008: 234), tujuan dari siklus pengeluaran adalah untuk mengkonversi uang perusahaan menjadi material fisik dan sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan perusahaan. Terdapat dua subsystem yang membentuk siklus pengeluaran yaitu: 1) Purchases processing subsystem 2) The cash disbursements subsytem 2.3.1 Purchase Processing Subsystem Menurut Hall (2008: 235-240), prosedur pembelian termasuk melibatkan
tugas
didalam
mengidentifikasi
kebutuhan
persediaan,
menempatkan pemesanan, menerima persediaan, dan pengakuan kewajiban. Terdapat kegiatan didalam proses pembelian diantaranya: (1) Monitor Inventory Records, terdapat dokumen yang terkait yaitu purchase requisition (PR).
13 (2) Prepare Purchase Order, terdapat dokumen yang terkait yaitu purchase order (PO). (3) Recive Goods, terdapat dokumen yang terkait yaitu receiving record. (4) Update Inventory Records (5) Set Up Account Payable, terdapat dokumen yang terkait yaitu supplier invoice. 2.3.2 The Cash Disbursements System Menurut Hall (2008: 243), cash disbursements system sebuah proses pembayaran dari dibuatnya obligasi didalam sistem pembayaran. Tujuan dari prinsip ini adalah memastikan bahwa hanya creditor yang sah untuk menerima pembayaran dan jumlah pembayarannya disiapkan dengan tepat waktu dan benar. Menurut Soemarso (2008: 323-325), dari segi akuntansi, yang dimaksud dengan kas adalah segala sesuatu (baik yang berbentuk uang atau bukan) yang dapat tersedia dengan segera dan diterima sebaga alat pelunasan kewajiban pada nilai nominalnya. Termasuk sebagai kas adalah rekening giro di bank dan uang kas yang ada di perusahaan. Prosedur pengeluaran kas harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1. Semua
pengeluaran dilakukan
dengan check.
Pengeluaran-
pengeluaran dalam jumlah kecil dilakukan melalui dana kas kecil. 2. Semua pengeluaran kas harus memperoleh persetujuan dari yang berwenang terlebih dahulu. 3. Terdapat pemisahan tugas antara yang berhak menyetujui pengeluaran kas, yang menyimpan uang kas dan melakukan pengeluaran serta yang mencatat pengeluaran kas. 2.3.3 Pengertian Pembelian Menurut Gelinas dan Dull (2008: 420), proses pembelian merupakan suatu struktur interaksi antara orang-orang, peralatan, metode-metode, dan pengendalian yang dirancang untuk mencapai fungsi-fungsi utama sebagai berikut: 1. Menangani rutinitas pekerjaan yang berulang-ulang dari bagian pembelian dan penerimaan. 2. Mendukung pengambilan keputusan dari orang-orang yang mengatur bagian pembelian dan penerimaan.
14 3. Membantu dalam penyajian laporan internal dan laporan eksternal. Menurut En dan Suryandi (2011: 7), pembelian merupakan salah satu aktivitas yang sangat penting bagi perusahaan, yaitu sebagai bagian utama dari fungsi pengadaan untuk kebutuhan perusahaan. Tidak terkecuali dalam perusahaan jasa, pembelian juga sangat penting agar perusahaan dapat memberikan pelayanan jasanya kepada konsumen. Untuk itulah maka pembelian perusahaan harus efektif. 2.3.4. Fungsi yang Terkait Menurut Mulyadi (2010: 299-300), fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian adalah: 1. Fungsi Gudang. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk menagjukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. 2. Fungsi
Pembelian.
Fungsi
pembelian
bertanggung
jawab
untuk
memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. 3. Fungsi Penerimaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. 4. Fungsi Akuntansi. Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan. Secara garis besar transaksi pembelian mencakup prosedur berikut: 1. Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian. 2. Fusngsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok.
15 3. Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok. 4. Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih. 5. Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok. 6. Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan. 7. Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi. 8. Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur dari pemasok tersebut, fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian. 2.3.5. Tahapan Siklus Pembelian (Purchasing Cycle) Siklus pembelian mencakup proses pembelian, penerimaan barang maupun jasa. Setiap perusahaan memiliki tahapan siklus pembelian yang berbeda-beda. Namun, secara umum tahapan siklus pembelian pada perusahaan perusahaan memiliki kemiripan satu sama lain. Menurut Jones dan Rama (2009: 24), siklus perolehan terdiri atas berbagai macam organisasi memiliki kemiripan dan kebanyakan mencakup beberapa atau seluruh operasi berikut ini : 1. Menghubungi pemasok. Sebelum melakukan pembelian, sebuah perusahaan mungkin menghubungi beberapa pemasok untuk memperoleh pemahaman tentang produk dan jasa yang tersedia, demikian juga dengan penetapan harganya. 2. Memproses permintaan. Dokumen permintaan yang meminta barang atau jasa mungkin pertama kali dibuat oleh karyawan dan disetujui oleh penyelia. Permintaan ini kemudian digunakan oleh Departemen Pembelian untuk menempatkan pemesanan. 3. Melakukan kesepakatan dengan pemasok untuk membeli barang di masa depan. Kesepakatan dengan pemasok meliputi pesanan pembelian (pesananpesanan sebenarnya dikirim ke pemasok) dan menghubungi pemasok. 4. Menerima barang atau jasa dari pemasok.
16 Organisasi harus memastikan bahwa barang-barang yang benarlah yang diterima dan dalam keadaan baik. Di organisasi besar, unit penerimaan yang terpisah bertanggung jawab atas penerimaan barang-barang tersebut. Departemen penerimaan menerima barang dan meneruskannya ke departemen permintaan. 5. Mengakui klaim atas barang atau jasa yang diterima. Setelah barang diterima, pemasok akan mengirimkan faktur. Jika tagihannya akurat, Departemen Utang Usaha mencatat faktur tersebut. 6. Memilih faktur yang akan dibayar. Banyak perusahaan memilih faktur-faktur yang akan dibayar berdasarkan suatu jadwal, sering kali mingguan. 7. Menulis cek. Setelah memilih faktur yang akan dibayar, cek ditulis, ditandatangani, dan dikirim ke pemasok. 2.3.6. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian Menurut Mulyadi (2010: 301-302), jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah: a. Prosedur permintaan pembelian. Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian. b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok. Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinakn pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan. (1) Sistem akuntansi pembelian dengan pengadaan langsung. (2) Sistem akuntansi pembelian dengan penunjukan langsung. (3) Sistem akuntansi pembelian dengan lelang. c.
Prosedur order pembelian. Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan (misalnya fungsi penerimaan, fungsi yang meminta barang, fungsi pencatat
17 utang) mengenai order pembelian yang sudah dilkeluarkan oleh perusahaan. d.
Prosedur permintaan barang. Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.
e.
Prosedur pencatatan utang. Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber catatan utang.
f.
Prosedur distribusi pembelian. Dalam prosedur ini meliputi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
2.3.7. Resiko Pelaksanaan dan Pencatatan Dalam Siklus Perolehan Menurut Jones dan Rama (2009: 70-71), resiko pelaksanaan dan pencatatan dalam siklus perolehan yaitu : A. Resiko pelaksanaan untuk penerimaan barang dan jasa. Resiko pelaksanaan adalah resiko-resiko yang berhubungan dengan pertukaran barang atau jasa yang sebenarnya dengan pemasok. 1. Barang atau jasa yang diterima tidak terotorisasi. 2. Penerimaan barang atau jasa yang diharapkan tidak terjadi, terlambat, atau secara tidak sengaja dilakukan dua kali. 3. Jenis barang atau jasa yang diterima salah. 4. Salah jumlah, kualitas, atau harga. 5. Salah pemasok. B. Risiko pencatatan. Risiko pencatatan menunjukkan risiko bahwa informasi kejadian tidak ditangkap secara akurat dalam sistem informasi perusahaan. Sebagaimana disebutkan sebelumnya, untuk fungsi pembelian dan penerimaan, kejadian-kejadian meliputi membuat permintaan, pesanan pembelian, dan menerima barang dan jasa. 1. Mencatat kejadian (permintaan, pesanan pembelian, atau penerimaan) yang tidak pernah terjadi.
18 2. Kejadian tidak dicatat sama sekali, terlambat dicatat, atau sengaja dicatat dua kali. 3. Kesalahan dalam mencatat unsur-unsur data seperti berikut ini: a. Jenis barang atau jasa salah. b. Salah jumlah atau harga. c. Agen eksternal atau internal salah d. Salah mencatat unsur-unsur data lainnya yang disimpan di record kejadian seperti tanggal, syarat-syarat kredit, akun buku besar, dan sebagainya.
2.3.8. Pengendalian Internal Pada Siklus Pembelian Menururt Jones dan Rama (2009: 72-74), pengendalian internal pada siklus pembelian meliputi : 1.
Pemisahaan tugas. Menunjukkan bagaimana tugas-tugas dipisahkan di dalam siklus perolehan. Pengendalian internal diperkuat ketika individu yang berbeda ditugaskan untuk otorisasi, pelaksanaan (eksekusi), dan pencatatan transaksi.
2.
Penggunaan informasi dari kejadian sebelumnya untuk mengendalikan aktivitas
3.
Urutan kejadian yang diharuskan. Diagram aktivitas mempermudah pemahaman atas urut-urutan aktivitas yang harus terjadi.
4.
Menindaklanjuti kejadian. Ketika suatu kejadian dalam sebuah siklus terjadi, biasanya kejadian tersebut menetapkan suatu prediksi atas kejadian lain di masa mendatang.
5.
Dokumen bernomor urut.
6.
Pencatatan agen internal yang bertanggung jawab atas kejadian dalam suatu proses. Meskipun diagram aktivitas tidak menunjukkan apakah akuntabilitas seperti itu dipelihara, diagram tersebut dapat sangat bermanfaat dalam menganalisis kebutuhan atas pengendalian ini.
7.
Pembatasan akses ke asset dan informasi. Meskipun asset tidak secara langsung ditunjukkan pada diagram, tampak bahwa sangatlah mungkin untuk membatasi akses hanya kepada beberapa individu.
19 8.
Rekonsilisasi catatan dengan bukti fisik aset. Perhitungan fisik persediaan secara periodic merupakan pengendalian penting yang digunakan oleh perusahaan.
2.3.9. Dokumen yang Digunakan Menurut Mulyadi (2010: 303-308), dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah: 1.
Surat permintaan pembelian. Dokumen ini merupakan forumulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut.
2.
Surat permintaan penawaran harga. Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengedarannya tidak bersifat berulangkali terjadi (tidak repetitife), yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
3.
Surat order pembelian. Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi sebagai berikut: a. Surat order pembelian. b. Tembusan pengakuan oleh pemasok. c. Tembusan bagi unit peminta barang. d. Arsip tanggal penerimaan. e. Arsip pemasok. f. Tembusan fungsi penerimaan. g. Tembusan fungsi akuntansi. 4. Laporan penerimaan barang. Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian. 5. Surat perubahan order pembelian. Kadangkala diperluakan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. 6. Bukti kas keluar. Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai
20 perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran (berfungsi sebagai remittance advice)
2.3.10. Catatan Akuntansi yang Digunakan Menurut Mulyadi (2010: 308-310), catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah: 1. Register bukti kas keluar (voucher register). 2. Jurnal pembelian. 3. Kartu utang. 4. Kartu persediaan.
2.4.
Sistem Informasi Akuntansi Persediaan 2.4.1 Pengertian Persediaan Menurut Mulyadi (2010: 553), dalam perusahaan dagang, persediaan hanya terdiri dari satu golongan, yaitu persediaan barang dagangan barang yang dibeli untuk tujuan dijual kembali. Menurut Standar Akuntansi Keuangan (2009), persediaan adalah : 1. Tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha biasa. 2. Dalam proses produksi untuk penjualan tersebut; atau 3. Dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan dalam proses atau pemberian jasa. Persediaan meliputi barang yang dibeli dan dimiliki untuk dijual kembali, misalnya, barang dagangan yang dibeli oleh pengecer untuk dijual kembali, atau pengadaan tanah dan properti lainnya untuk dijual kembali. Persediaan juga mencakupi barang jadi yang diproduksi, atau barang dalam penyelesaian yang sedang diproduksi, oleh entitas serta termasuk bahan serta perlengkapan yang akan digunakan dalam proses produksi. (PSAK No.14). 2.4.2 Prosedur Persediaan Sistem dan prosedur yang bersangkutan dengan sistem akuntansi persediaan menurut Mulyadi (2010: 559-575) adalah: a. Prosedur pencatatan produk jadi.
21 Prosedur ini merupakan salah satu prosedur dalam sistem akuntansi biaya produksi. b. Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual. Prosedur ini merupakan salah satu prosedur dalam sistem penjualan disamping prosedur lainnya seperti: perosedur order penjualan, prosedur persetujuan kredit, prosedur pengiriman barang, prosedur penagihan, prosedur pencatatan piutang. c. Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang diterima kembali dari pembeli. Jika produk jadi yang telah dijual dikembalikan oleh pembeli, maka transaksi retur penjualan ini akan memperngaruhi persedian produk jadi, yaitu menambah kuantitas produk jadi dalam kartu gudang yang diselenggarakan oleh Bagian Gudang dan menambah kuantitas dan harga pokok jadi yang dicatat oleh Bagian Kartu Persediaan dalam kartu persediaan produk jadi. d. Prosedur pencatatan tambahan dan penyesuaian kembali harga pokok persediaan produk dalam proses. Pencatatan persediaan produk dalam proses umumnya dilakukan oleh perusahaan pada ahir periode, pada saat dibuat laporan keuangan bulanan dan laporan keuangan tahunan. e. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem pembelian. Dalam prosedur ini dicatat harga pokok persediaan yang dibeli. f. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok. Jika persediaan yang telah dibeli dikembalikan kepada pemasok, maka transaksi retur pembelian ini akan memperngaruhi persediaan yang bersangkutan, yaitu mengurangi kuantitas persediaan dalam kartu gudang yang diselenggarakan oleh bagian Gudang dan mengurangi kuantitas dan harga pokok persediaan yang dicatat oleh Bagian Kartu Persediaan dalam kartu persediaan yang bersangkutan. g. Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang. Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem akuntansi biaya produksi.
22 h. Prosedur
pencatatan
tambahan
harga
pokok
persediaan
karena
pengembalian barang gudang. Transaksi pengembalian barang gudang mengurangi biaya dan menambah persediaan barang digudang. i. Sistem perhitungan fisik persediaan. Sistem perhitungan fisik persediaan umumnya digunakan oleh perusahaan untuk menghitung secara fisik persediaan yang disimpan di gudang, yang hasilnya digunakan untuk meminta pertanggungjawaban Bagian Gudang mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan, dan pertanggung jawaban Bagian Kartu Persediaan mengenai keandalan (adjustment) terhadap catatan persediaan di Bagian Kartu Persediaan. 2.4.3 Manajemen Persediaan Menurut Heizer dan Render (2011: 83) mengatakan bahwa manajer operasi membuat sistem-sistem untuk mengelola persediaan. 2.4.3.1
Akurasi Catatan Menurut Heizer dan Render (2011: 86), kebijakan-kebijakan persediaan yang baik tidak ada artinya jika manajemen tidak mengetahui persediaan yang tersedia. Akurasi catatan adalah sebuah unsur kritis dalam sistem produksi dan persediaan. Hanya ketika sebuah organisasi dapat menentukan secara akurat apa yang dimilikinya sekarang, organisasi tersebut dapat mengambil keputusan yang tepat mengenai pemesanan, penjadwalan, dan pengiriman. Untuk menjamin akurasi, penyimpanan catatan masuk dan keluar harus baik, begitu juga keamanan ruang penyimpanan. Sebuah ruang penyimpanan yang tertata dengan baik akan memiliki akses yang terbatas, housekeeping yang bagus, dan area penyimpanan yang menyimpan persediaan dalam jumlah yang tepat.
2.4.3.2
Titik-titik Pemesanan Ulang Menurut Heizer dan Render (2011: 99-100), model-model persediaan sederhana mengasumsikan sebuah pesanan akan diteima saat itu juga. Dengan kata lain mereka mengasumsikan (1) sebuah perushaan akan menempatkan sebuah pesanan ketika tingkat persediaannya untuk barang tertentu tersebut mencapai nol dan (2) perusahaan akan menerima barang yang dipesan secara langsung.
23 Bagaimanapun juga, waktu antara penempatan dan penerimaan sebuah pesanan, disebut waktu tunggu (lead time) atau waktu pengantaran. Jadi, keputusan kapan harus memesan biasanya dinyatakan dengan menggunakan sebuah titik pesanan ulang (reorder point- ROP), yaitu tingkat persediaan dimana ketika persediaan telah mencapai tingkat tersebut, pemesanan harus dilakukan. Perhitungan reorder point menggunakan rumus: ROP = (Permintaan per hari) x (Waktu tunggu untuk pesanan baru dalam hari) = d x L + safety stock Keterangan: ROP = reorder point, titik pemesanan ulang. D = permintaan per hari (d=D/ jumlah hari kerja). L = lead time, waktu pengiriman. Persediaan pengaman adalah persediaan tambahan yang mengizinkan terjadinya ketidaksamaan permintaan atau dengan kata lain sebuah penyangga.
2.5.
Sistem Informasi Akuntansi Retur 2.5.1. Pengertian Retur Menurut Mulyadi (2010: 335-336), barang yang sudah diterima dari pemasok adakalanya tidak sesuai dengan barang yang dipesan menurut surat order pembelian. Ketidaksesuaian tersebut terjadi kemungkinan karena barang yang diterima tidak cocok dengan spesifikasi yang tercantum dalam surat order pembelian, barang mengalami kerusakan dalam pengiriman, atau barang yang diterima melewati tanggal pengiriman yang dijanjikan oleh pemasok. Sistem retur pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengembalian barang yang sudah dibeli kepada pemasoknya. 2.5.2. Fungsi yang Terkait Fungsi yang terkait dalam sistem retur pembelian adalah: 1.
Fungsi Gudang.
2.
Fungsi Pembelian.
3.
Fungsi Pengiriman.
4.
Fungsi Akuntansi.
2.5.3. Dokumen yang Digunakan
24 Dokumen yang digunakan dalam sistem retur pembelian adalah: 1.
Memo debit, merupakan formulir yang diisi oleh fungsi pembelian yang memberikan otorisasi bagi fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang telah dibeli oleh perusahaan dan bagi fungsi akuntansi untuk mendebit rekening utang karena transaksi retur pembelian.
2.
Laporan pengiriman barang, dokumen ini dibuat oleh fungsi pengiriman untuk melaporkan jenis dan kuantitas barang yang dikirimkan kembali kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian dalam memo debit dari fungsi pembelian.
2.5.4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Retur Pembelian Menurut Mulyadi (2010: 339), sistem retur pembelian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini: a. Prosedur perintah retur pembelian, retur pembelian terjadi atas perintah fungsi pembelian kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan kembali barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan kepada pemasok yang bersangkutan. b. Prosedur pengiriman barang, dalam prosedur ini fungsi pengiriman menginginkan barang kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian yang tercantum dalam memo debit dan membuat laporan pengiriman barang untuk transaksi retur pembelian tersebut. c. Prosedur pencatatan utang, dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan retur pembelian (memo debit dan laporan pengiriman barang) dan menyelenggarakan pencatatan berkurangnya utang dalam kartu utang atau mengaripkan dokumen memo debit sebagai pengurang utang.
2.6.
Sistem Informasi Akuntansi Utang 2.6.1. Pengertian Utang Menurut Harahap dan Wardhani (2010: 10-14), utang adalah instrumen yang sangat sensitif terhadap perubahan nilai perusahaan, perusahaan yang mengalami tingkat pertumbuhan akan memerlukan tambahan modal untuk membiayai pertumbuhannya. Manajeman perusahaan akan mengambil keputusan-keputusan yang dapat mendukung terciptanya tingkat pertumbuhan yang baik bagi perusahaan. Dalam hal ini, keputusan yang akan mereka
25 pertimbangkan adalah keputusan mengenai sumber modal yang akan mereka pergunakan untuk kegiatan operasional perusahaan. Salah satu modal yang dapat mereka pergunakan adalah utang. 2.6.2. Prosedur Pencatatan Utang Menurut Mulyadi (2010: 342), ada dua metode pencatatan utang: account payable dan voucher payable procedure. Dalam account procedure, catatan utang adalah berupa kartu utang yang diselenggarakan untuk tiap kreditur, yang memperlihatkan catatan mengenai nomor faktur dari pemasok, jumlah yang terutang, jumlah pembayaran, dan saldo utang. Dalam voucher payable procedures, tidak diselenggarakan kartu utang, namun digunakan arsip voucher (bukti kas keluar) yang disimpan dalam arsip menurut abjad atau menurut tanggal jatuh temponya. Arsip bukti kas keluar ini berfungsi sebagai catatan utang. 2.6.3. Voucher Payable Procedures Menurut Mulyadi (2010: 345-349), dokumen yang digunakan dalam voucher payable procedure adalah: 1. Bukti kas keluar atau kombinasi bukti kas keluar dan cek (voucher atau voucher check). Bukti kas keluar ini merupakan formulir pokok dalam voucher payable procedure. Formulir ini mempunyai 3 fungsi: (1) sebagai surat perintah kepada bagian kasa untuk melakukan pengeluaran kas sejumlah yang tercantum didalamnya, (2) sebagai pemberitahuan kepada kreditor mengenai tujuan pembayarannya (sebagai remittance advice), dan (3) sebagai media untuk dasar pencatatan utang dan persediaan atau distribusi lain. Catatan akuntansi yang digunakan dalam voucher payable procedure adalah: 1. Register bukti kas keluar (voucher register). 2. Register cek (check register). Prosedur pencatatan utang dengan voucher payable procedure dapat dibagi menjadi berikut: 1. One-time Voucher procedures. One-time Voucher procedures ini dibagi menjadi dua: a. One-time Voucher procedures dengan dasar tunai (cash basis). Dalam prosedur ini, faktur yang diterima oleh fungsi akuntansi
26 dari pemasok disimpan dalam arsip sementara menurut tanggal jatuh temponya. Pada saat jatuh tempo faktur tersebut, fungsi akuntansi membuat bukti kas keluar dan kemudian mencatatnya dalam jurnal pengeluaran kas. b. One-time Voucher procedures dengan dasar waktu (accrual basis) dalam prosedur ini, pada saat faktur diterima oleh bagian utang dari pemasok, langsung dibuatkan bukti kas keluar oleh bagian utang, yang kemudian dasar dokumen ini dilakukan pencatatan transaksi pembelian dalam register kas keluar (voucher register). Pada saat bukti kas keluar tersebut jatuh tempo, dokumen ini dikirimkan ke bagian kasa sebagai dasar untuk membuat cek untuk dibayarkan kepada pemasok. Pengeluaran cek ini dicatat dalam jurnal pengeluaran kas. Prosedur ini sering juga disebut sebagai full-fledged voucher system. 2. Built-up Voucher Prochedure. Dalam prosedur ini, satu set voucher dapat digunakan untuk menampung lebih dari satu faktur dari pemasok. 2.7.
Pengertian Cash Flow Management Menurut Vladimir (2012: 5), “It is hard to overestimate the importance of cash in business. Playing a vital role, cash is considered to be a king in firms' operations. The availability of cash ensures that a company can meet payroll, tax payments, wages, etc. It is a daily concern which requires a good control, planning, forecasting and analyzing. All these activities are an indispensable part of cash flow management.”
2.8.
Pengertian Risk Management Menurut Siayor (2010: 17), risk management is: “a process of understanding and managing the risks that the entity is inevitably subject to in attempting to achieve its corporate objectives. For management purposes, risks are usually divided into categories such as operational, financial, legal compliance, information and personnel.
2.9.
Pengendalian Internal Menururt Jones dan Rama (2009: 132), Pengendalian internal adalah suatu proses, yang dipengaruhi oleh dewan direksi entitas, manajemen, dan personel lainnya,
27 yang dirancang untuk memberikan kepastian yang beralasan terkait dengan pencapaian sasaran kategori sebagai berikut: efektifitas dan efisiensi operasi; keandalan pelaporan keuangan; dan ketaatan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. 2.9.1. Pengendalian Internal Menurut Laporan COSO Menururt
Jones
dan
Rama
(2009:
133),
laporan
COSO
mengidentifikasi lima komponen pengendalian internal yang berpengaruh terhadap kemampuan organisasi dalam mencapai sasaran pengendalian internal. 1. Lingkungan pengendalian, mengacu pada faktor-faktor umum yang menetapkan sifat organisasi dan mempengaruhi kesadaran keryawannya terhadap pengendalian. 2. Penentuan resiko, identifikasi dan analisa resiko yang mengganggu pencapaian sasaran pengendalian internal. 3. Aktivitas pengendalian, adalah kebijakan dan prosedur yang dikembangkan oleh organisasi untuk menghadapi resiko. Aktifitas pengendalian meliputi hal-hal berikut: (1) Penelaahan kinerja, (2) Pemisahan tugas, (3) Pengendalian aplikasi, dan (4) Pengendalian umum. 4. Informasi dan komunikasi, sistem informasi perusahaan merupakan kumpulan prosedur dan record yang dibuat untuk memulai, mencatat, memproses, dan melaporkan kejadian pada proses entitas. 5. Pengawasan, manajemen harus mengawasi pengendalian internal untuk memastikan bahwa pengendalian organisasi berfungsi sebagaimana dimaksudkan.
2.10
Metode Analisis Menurut Satzinger et al. (2005: 60) object oriented analysis mendefinisikan semua tipe objek yang melakukan pekerjaan di dalam sistem dan menunjukkan apa saja interaksi pengguna yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas tersebut. Object oriented design mendefinisikan semua tipe objek yang dibutuhkan untuk berkomunikasi dengan orang-orang dan alat-alat didalam sistem serta menunjukkan bagaimana objek-objek tersebut berinteraksi untuk
28 menyelesaikan tugas dan menyempurnakan definisi dari masing-masing objek agar dapat diimplementasikan dengan bahasa atau lingkungan tertentu.
2.10.1 Business Modeling Menurut Satzinger et al. (2005: 86-94), tujuan utama dari disiplin ilmu permodelan bisnis adalah untuk memastikan bahwa pengembang sistem benar-benar memahami kebutuhan bisnis dan akan memberikan sebuah solusi, pada kenyataanya, membahas isu-isu yang sesuai dengan proses bisnis. Didalam business modeling terdapat tiga aktivitas yang digunakan yaitu:
2.10.1.1 Understanding The Business Environment Tujuan dari aktivitas adalah memahami konteks proyek yang harus di operasikan. Satu dari dokumen pertama adalah sebuah tim menghasilkan sebuah pernyataan dari permasalahan bisnis yang harus diselesaikan. Bagian ke dua dari memahami lingkungan bisnis adalah mempertimbangkan kebutuhan interface dari sistem yang lainnya dan mengevaluasi arsitektur yang ada. 2.10.1.2 Creating The System Vision Tujuan dari pembangunan sistem adalah untuk memastikan apakah pemahaman yang jelas tentang bagaimana pengembangan dari sebuah proyek dan sistem yang baru telah berkontribusi pada arah strategis organisasi. 2.10.1.3 Creating Business Models Banyak area yang berbeda dari sebuah bisnis yang harus dipahami dan di peragakan untuk mengembangkan sebuah sistem solusi yang comprehensive. Area pertama menjelaskan apa yang dibutuhkan didalam tujuan sebuah bisnis, area kedua menjelaskan secara detail yang dilakukan oleh pegawai diperusahaan. 2.10.2 Requirements Discipline Menurut
Satzinger
et
al.
(2005:
126-127),
didalam
pembahasan ini, berfokus kepada internal details dari sebuah sistem dari apa itu tujuan dari sebuah bisnis dan bagaimana cara mencapai tujuan tersebut. Terdapat aktivitas dalam requirements discipline yaitu:
29 1. Mengumpulkan informasi secara rinci. 2. Mendefinisikan persyaratan fungsional. 3. Mendefinisikan persyaratan nonfungsional. 4. Memprioritaskan kepada kebutuhan atau persyaratan. 5. Mengembangkan user interface dialogs. 6. Mengevaluasi kebutuhan pengguna. 2.10.3 Design Discipline Activities Menurut Satzinger et al. (2005: 263-264), pengembangan sistem adalah disiplin ilmu yang menggambarkan organisasi, dan struktur dari komponen sistem yang keduanya pada level arsitektur, dan level detail, dengan tujuan untuk merancang dan mengembangkan tujuan dari sistem. Architectural design adalah desain keseluruhan dari struktur sistem. Ada enam tahap dalam design yaitu: 1. Design support service architecture and deployment environment. 2. Design the software architecture. 3. Design use case realization. 4. Design the database. 5. Design the system and user interface. 6. Design the system security and control. Menurut Satzinger et al. (2005: 508-510), Input integrity controls, digunakan dengan seluruh mekanisme masukan, dari perangkat elektronik untuk standarisasi masukan menggunakan keyboard. Pengendalian masukan adalah level tambahan dari verifikasi yang membantu mengurangi error dalam penginputan data. Terdiri dari empat teknik pengendalian adalah: a. Field combination control, mereview beberapa kombinasi dari kolom untuk memastikan bahwa data yang dimasukkan benar. b. Value limit control, sebuah cara untuk memeriksa angka untuk memastikan bahwa jumlah yang dimasukkan masuk akal. c. Completeness control, memastikan bahwa semua kolom benar benar selesai dimasukkan. d. Data validation control, memastikan bahwa kolom angka yang berisikan kode adalah benar.
30 Database intergrity control, kebanyakan database management system menyediakan tambahan lapisan pengendalian. Ada lima area utama dari keamanan dan pengendalian yang diimplementasikan kedalam database yaitu: a. Access control, kembali kepada kemampuan pengguna untuk mendapatkan akses kedalam data. b. Encryption, digunakan dikedua data didalam database dan penyebaran data, khususnya keseluruhan secara umum. c. Transaction control, sebuah teknik dari informasi terbaru kedalam database pada saat login yang digunakan sebagai audit informasi terdiri atas id, tanggal, waktu, data masukan, dan tipe update. d. Update control, database management system didesain untuk mendukung program aplikasi secara bersama-sama. 2.10.4 Implementation Menurut Satzinger et al. (2005: 532), aktivitas yang terkait dengan komponen software, yang dibangun atau diperoleh, tergantung pada proyek tertentu. Component adalah modul software yang dirakit, siap digunakan, dan dengan interface yang baik untuk menyambung kepada client atau bagian lain didalam sistem. Terdapat 3 langkah dalam implementasi yaitu: 1.) Build software components, 2.) Acquire software component, dan 3.) Intergrate software components. 2.10.5 Dockument Flowchart Analisa yang digunakan untuk menganalisa kegiatan proses bisnis perusahaan salah satunya adalah menggunakan flowchart. Menurut Mulyadi (2010: 60-63), sistem akuntansi dapat dijelaskan dengan menggunakan bagan alir dokumen. Gambar 2.2, melukiskan simbol-simbol standar yang digunakan oleh analis sistem untuk membuat bagan alir dokumen yang menggambarkan sistem tertentu.
31
Gambar 2.1 Simbol dalam document flowchart
2.11
Metode Perancangan 2.11.1 Activity Diagram Menurut Satzinger et al. (2005: 144), salah satu cara efektif untuk menangkap informasi mengenai proses bisnis adalah melalui penggunaan diagram. Satu manfaat dari menggunakan diagram dan models adalah menjadikan mekanisme komunikasi yang kuat antara tim proyek dan pengguna. Activity diagram adalah diagram alur kerja sederhana yang menggambarkan aktivitas dari user (atau sistem) yang berbeda-beda, pihak yang melakukan tiap aktivitas, dan aliran yang berurutan dari aktivitas-aktivitas tersebut.
32
Gambar 2.2 Activity Diagram Sumber : Satzinger, Jackson, dan Burd (2005:145) 2.11.2 Event Table Menurut Satzinger et al. (2005: 167), event adalah sesuatu yang terjadi pada waktu dan tempat tertentu yang dapat dideskripsikan dan bernilai untuk diingat. Event terbagi dalam 3 tipe, yaitu: (1) External event: event atau kejadian yang terjadi diluar sistem, biasanya dimulai oleh external agent. External agent adalah orang atau unit organisasi yang menyediakan atau menerima data dari sistem, tetapi belum tentu mereka adalah pengguna sistem. Contoh sederhana dari external event adalah pada saat pelanggan ingin melakukan pemesanan untuk satu atau lebih sebuah produk. Kejadian ini adalah sesuatu dasar yang penting dalam pengolahan sistem pesanan…. . Tetapi kejadian lainnya masih berhubungan dengan pelanggan (2) Temporal event: event yang terjadi sebagai hasil dari tercapainya suatu titik waktu tertentu. Banyaknya sistem informasi akan menghasilkan output yang mendefinisikan interval seperti sistem penggajian yang menghasilkan cek gaji setiap dua minggu (atau setiap bulan). Event ini berbeda dari external event pada saat sistem harus secara otomatisasi menghasilkan kebutuhan output tanpa harus diperintah. Dengan kata lain, external agent tidak membuat permintaan, tetapi sistem harus menghasilkan output yang dibutuhkan ketika informasi tersebut dibutuhkan. Contoh sederhana dari temporal event adalah ketika
33 tagihan telah diberikan kepada pelanggan pada saat penjualan terjadi, jika tagihan tersebut belum dibayarkan selama 15 hari sistem akan mengirimkan pemberitahuan terahir. Dari contoh disini menunjukkan bahwa temporal event pada saat waktu mengirimkan pemberitahuan terahir pada saat 15 hari setelah tanggal tagihan. (3) State event: event yang terjadi ketika sesuatu terjadi di dalam sistem sehingga yang memicu adanya kebutuhan untuk proses selanjutnya. Contoh sederhana dari state event adalah jika stok persediaan berada dibawah reorder point, maka state event yang dihasilkan yaitu pemberitahuan yang berupa “telah mencapai reorder point”. Event table adalah katalog dari sebuah use case yang beisikan event dalam dan potongan-potongan kunci dari sebuah informasi mengenai tiap-tiap kejadian di dalam kolom. Event table terdiri atas baris-baris dan kolom-kolom, yang merepresentasikan kejadian dan detail dari masing-masing kejadian. Event table berisikan informasi yang terdiri dari: a. Event : kejadian yang menyebabkan sistem melakukan sesuatu. b. Trigger : sinyal yang memberitahukan kepada sistem bahwa suatu event terjadi, baik karena adanya data yang harus diproses ataupun karena titik waktu tertentu. c. Source : external agent atau aktor (berupa orang, bukan sistem atau database). d. Use case : interaksi antara aktor dengan sistem. e. Response : keluaran atau output yang dihasilkan oleh sistem. f. Destination : external agent yang menerima data dari sistem.
Gambar 2.3 Event Table Sumber : Satzinger, Jackson, dan Burd (2005:175)
34 2.11.3 Use Case Diagram Menurut Satzinger et al. (2005: 214), use case adalah aktivitas yang dilakukan oleh sistem dalam merespon event yang terjadi. Actor merupakan orang atau sesuatu yang sesungguhnya menyentuh atau berinteraksi dengan sistem. Actor selau berada diluar automation boundary dari sebuah sistem tetapi sebagai bagian dari pengguna sistem.
Gambar 2.4 Use Case Diagram 2.11.4 Use Case Description Menurut Satzinger et al (2005:220), use case description merupakan sebuah rincian penjelasan dari sebuah proses yang telah digambarkan dalam use case diagram. Use Case Description dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu: 7. Brief Description Brief Description digunakan untuk use case yang sangat sederhana dan bila sistem yang dibangun berskala kecil.
Gambar 2.5 Brief Description dari Use Case Sumber : Satzinger, Jackson, dan Burd (2005:221)
8. Intermediate Description Intermediate Description merupakan pengembangan dari brief description untuk menyertakan aliran internal dari aktifitas
35 untuk sebuah use case. Exception dapat didokumentasikan jika diperlukan.
Gambar 2.6 Intemediate Description dari Use Case Sumber : Satzinger, Jackson, dan Burd (2005:222)
9. Fully Developed Description Fully Developed Description adalah metode paling formal yang dapat digunakan dalam mendokumentasikan use case.
36
Gambar 2.7 Fully Developed Description dari Use Case Sumber : Satzinger, Jackson, dan Burd (2005:223)
2.11.5 Statechart Diagram Menurut Satzinger et al. (2005: 214), statechart adalah sebuah diagram yang menunjukkan dalur hidup dari sebuah objek yang menunjukkan suatu keadaan atas peralihan atau perubahan yang terjadi. 2.11.6 Class Diagram Menurut Satzinger et al. (2005: 179-180), terdapat tiga langkah dalam mengembangkan suatu daftar mengenai apa yang dibutuhkan oleh sistem untuk menyimpan sebuah informasi. Langkah pertama menggunakan event table dan informasi di setiap kejadian, langkah kedua menggunakan informasi lainnya dari sumber yang lain, prosedur
37 sebelumnya,
dan
laporan
sebelumnya,
dan
langkah
ke
tiga
memperbaiki daftar dan catatan pendapat atau isu untuk digali. Menurut Satzinger et al. (2005: 185), class diagram adalah diagram yang digunakan untuk mendefinisikan problem domain classes. Pada class diagram, kotak segi empat menggambarkan classes dan garis yang menghubungkan kotak segi empat ke antar class untuk menunjukkan asosiasi antar class.
Tabel 2.1 Hubungan relasional antar class Sumber : Satzinger, Jackson, dan Burd (2005:186) Hubungan
Simbol
Zero to one (optional)
0..1
One and only one (mandatory)
1
One and only one alternate (mandatory)
1..1
Zero or more (optional)
0..*
Zero or more alternate (optional)
*
One or more (mandatory)
1..*
"Stereotype Name" Class Name :: Parent Class Attribute list
Visibility name :type expression=initialvalue {property}
Method List
Visibility name:type-expression (parameter list) Gambar 2.8 Design Class Notation (Sumber: Satzinger et al. (2005: 304)
38 Penjelasan Gambar 2.3, format analisis yang digunakan untuk menjelaskan masing-masing atribut: 1) Attribute visibility: visibility menunjukkan apakah object lain dapat mengakses attribute secara langsung. A + (plus) adalah sebuah tanda yang mengindikasikan attribute dapat terlihat atau bersifat public, dan a – (minus) menandakan bahwa attribute tidak dapat terlihat atau bersifat private. 2) Attribute name 3) Type-expression: a type-expression yang dapat berupa character, string, integer, number, currency, atau date. 4) Initial value 5) Property: ditempatkan dalam kurung kurawal. Contoh: {key}. Format yang digunakan dalam method list: a. Method visibility b. Method name c. Type-expression: (tipe dari return parameter dari method). d. Method parameter list: (argument yang masuk). Gambar berikut ini contoh dari hasil UML Class Diagram yang telah terisi dengan nama class, attributes, dan method sebagai berikut:
Gambar 2.9 UML Class Diagram (Sumber: Satzinger et al. (2005: 185)) Menurut Satzinger et al. (2005: 189), ada dua hirarki dalam notasi class diagram, yaitu: 1. Generalization / specialization notation
39 Generalization adalah pertimbangan akan kelompok dengan jenis tipe yang sama, contohnya ada banyak jenis kendaraan seperti mobil, motor, sepeda, pesawat, dan sebagainya. Sedangkan specialization adalah sifat atau karakteristik umum akan jenis-jenis hal yang berbeda, sebagai contoh jenis khusus dari mobil adalah mobil sport, sedan, jeep, dan sebagainya. Generalization/specialization hierarchy digunakan untuk mengurutkan atau memberikan tingkatan akan hal-hal umum menjadi khusus. 2. Whole-part hierarchy notation Whole-part hierarchies menggambarkan hubungan keterkaitan antara sebuah objek dengan komponennya. Ada dua jenis whole-part hierarchies,
yaitu
aggregation
dan
composition.
Aggregation
digunakan untuk menggambarkan sebuah hubungan antara agregat (keseluruhan) dan komponennya (bagian-bagian) dimana bagian-bagain tersebut dapat berdiri sendiri secara terpisah. Sedangkan composition digunakan untuk menggambarkan hubungan keterikatan yang lebih kuat, dimana tiap-tiap bagian tidak dapat berdiri sendiri secara terpisah. 2.11.6.1 First-Cut Class Diagram Menurut Satzinger et al. (2005: 309), first-cut class diagram adalah pengembangan dengan memperluas domain model class diagram. Ini membutuhkan dua langkah: (1) mengelaborasi attribute dengan tipe dan informasi awal. (2) menambahkan navigation visibility arrows.
40
Gambar 2.10 First-cut Class Diagram Sumber : Satzinger, Jackson, dan Burd (2005:311) 2.11.6.2 Updating Class Diagram Menurut Satzinger et al. (2005: 337), design class diagrams
sekarang
dapat
dikembangkan
dengan
menggunakan beberapa layer. Didalam view layer dan data access
layer,
beberapa
class
baru
harus
lebih
di
spesifikasikan. Sekarang beberapa sequence diagrams dapat diciptakan, metode informasi dapat ditambahkan ke dalam classes.
41
Gambar 2.11 Updated Design Class Diagram Sumber : Satzinger, Jackson, dan Burd (2005:340)
2.11.7 System Sequence Diagram Menurut Satzinger et al. (2005: 315), system sequence diagam digunakan untuk menjelaskan antara interaksi antar objek dan dokumen rancangan keputusan. Perlu di ingat System Sequence Diagram (SSD) digunakan untuk mendokumentasikan masukan dan keluaran sistem untuk use case tunggal atau scenario. Sebuah system sequence diagram menggambarkan interaksi antara sistem dengan dunia luar yang direpresentsikan oleh actor. Sistem itu sendiri diperlakukan sebagai object tunggal yang dinamakan dengan :System.
42
Gambar 2.12 Notation of Sequence Diagram 2.11.8 Data Access Layer Diagram Menurut Satzinger et al. (2005: 322-323), prinsip pemisahan tanggung jawab diberlakukan pada data access layer. Pada sistem yang lebih kecil atau rumit, keberadaan perancangan two-layer, di dalam pernyataan SQL untuk mengakses database telah tertanam business logic layer. Di dalam Object-Oriented atau (OO) perancangan twolayer, menunjukkan bahwa perintah SQL termasuk di dalam metode dari permasalahan domain classes. Bagaimanapun, besarnya atau lebih rumitnya sebuah sistem, lebih masuk akal untuk membuat kelas-kelas yang memiliki tanggung jawab yang erat untuk menjalankan perintah database SQL, mendapatkan hasil dari query, dan menyediakan informasi untuk domain layer. Seiring dengan bertambah canggihnya perangkat keras dan jaringan, multilayer design menjadi semakin penting untuk mendukung jaringan multilayer dimana database server berada di satu mesin, logika bisnis berada di server lainnya, dan user interface yang berada di beberapa mesin desktop client. Dengan adanya cara baru seperti ini dalam merancang sebuah sistem tidak hanya membangun sebuah sistem yang kokoh akan tetapi membuat sistem menjadi lebih flexible. Setiap kali akan mengeksekusi printah SQL di dalam database memungkinkan program untuk mengakses catatan atau pasangan rekaman data dari sebuah database. Salah satu permasalahan dengan program object-oriented dalam menggunakan database adalah sedikit
43 ketidakcocokan antara program yang dikatikan dengan bahasa pemograman dan perintah SQL database.
Gambar 2.13 Completed Three-Layer Design Sequence Diagram Sumber : Satzinger, Jackson, dan Burd (2005:229)
2.11.9 Package Diagram Menurut Satzinger et al. (2005: 339-342), package diagram adalah diagram tingkat tinggi yang memungkinkan perancang sistem untuk mengasosiasikan kelas-kelas dari grup-grup yang saling berhubungan. Dalam diagram interaksi, objek harus dari beberapa layer yang menampilkan secara bersama di dalam diagram yang sama. Notasi dari package diagram berbentuk kotak persegi panjang berlabel (tabbed rectangle). Nama dari package biasanya tertera pada label, sedangkan kelas-kelas yang dimiliki oleh package ditempatkan didalam kotak persegi panjang. Kelas-kelas tersebut memiliki keterkaitan dengan layer yang berbeda ini adalah sebagai bentuk dari pengembangan
didalam
interaksi
sesama
diagram.
Untuk
mengembangkan package diagram ini, secara mudah informasi dipecah dari design class diagram dan interaction diagram. Simbol lainnya yang digunakan dalam package diagram adalah titik-titik panah (dashed arrow), yang mewakili dependency relationship. Buntut panah terhubung dengan dependent package, sedangkan kepala panah terhubung dengan independent package. Dependency
44 relationship sendiri menggambarkan suatu hubungan antar elemen dalam package diagram, class diagram, dan interaction diagram, yang mengindikasikan dimana jika terjadi perubahan pada suatu elemen (elemen yang independent), maka elemen lainnya (elemen yang dependent) juga berdampak di dalam sistem, jadi percancang dapat melacak secara langsung dampak dari perubahan yang terjadi.
Gambar 2.14 Package Diagram Sumber : Satzinger, Jackson, dan Burd (2005:345)
2.11.10 User Interface Storyboard Menurut Satzinger et al. (2005: 460), user interface storyboard adalah sebuah teknik yang digunakan untuk rancangan dialog dokumen yang menunjukkan sketsa sequence dari tampilan layar. 2.11.11 User Interface Menurut Satzinger et al. (2005: 442-445), user interface adalah bagian dari sistem informasi yang membutuhkan pengguna sebagai interaksi untuk membangun input dan output. User interface
45 meliputi semua hal yang digunakan oleh pengguna akhir saat menggunakan sistem, baik secara fisik, persepsi, dan konseptual. (1) Aspek fisik dari user interface: mencakup alat-alat yang benarbenar disentuh oleh pengguna, seperti keyboard, mouse, layar sentuh, atau keypad. (2) Aspek persepsi dari user interface: mencakup semua yang dilihat, didengar atau disentuh (melewati alat fisik) oleh pengguna. Contoh real dari apa yang dilihat oleh pengguna adalah semua data dan petunjuk yang ditampilkan di layar, termasuk garis, bentuk, angka-angka, dan kata-kata. Contoh real dari apa yang didengar oleh pengguna adalah suara yang berasal dari sistem, seperti bunyi beep atau click yang memberitahukan kepada pengguna bahwa sistem mengenali pilihan yang dimaksud. Contoh untuk apa yang disentuh oleh pengguna adalah menu, dialog box, dan tombol yang ada di layar dengan menggunakan mouse. (3) Aspek konseptual dari user interface: mencakup segala sesuatu yang pengguna ketahui dari cara penggunaan sistem, termasuk semua masalah yang ada di dalam sistem yang pengguna manipulasi, pengoprasian yang bisa dilakukan, dan prosedur telah diikuti
untuk
melakukan
pengoprasian.
Pengguna
harus
memahami dan mengenali semua secara detail tidak hanya bagaimana sistem mengimplementasikannya di dalam, tetapi sistem mengetahui dan bagaimana menggunakannya untuk menyelesaikan tujuan. Menurut Satzinger et al. (2005: 453-457), beberapa organisasi pengembangan sistem menggunakan interface design standards yaitu aturan dan prinsip-prinsip umum yang harus diikuti dalam mengembangkan sistem. Standar perancangan membantu untuk memastikan bahwa semua user interface berjalan dengan baik dan semua sistem yang dikembangkan oleh organisasi memiliki rasa dan tampilan yang sama.
46 Ben Shneiderman mengajukan delapan prinsip yang dapat diterapkan pada kebanyakan interactive system yang disebut dengan “Eight Golden Rules”, yaitu: a) Usahakan untuk konsisten (strive for consistency) b) Memungkinkan pengguna untuk menggunakan shortcut (enable frequent users to use shortcuts) c) Memberikan umpan balik yang informatif (offer informative feedback) d) Merancang dialog untuk menghasilkan penutupan (design dialogs to yield closure) e) Memberikan penanganan kesalahan yang sederhana (offer simle error handling) f) Memungkinkan untuk kembali ke tindakan sebelumnya dengan mudah (permit easy reversal of actions) g) Mendukung tempat pengendalian internal (support internal locus of control) h) Mengurangi muatan memory jangka pendek (reducing shortterm memory load) 2.11.12 Deployment and Software Architecture Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2005:270) deployment environment
terdiri
dari
hardware,
software,
dan
network.
Deployment environment terbagi atas dua tipe, yaitu : 1. Single Computer Architecture Single computer architecture menggunakan sistem komputer tunggal yang menjalankan seluruh software. Kelebihan utama single computer architeture adalah kesederhanaannya. Sistem informasi yang dijalankan pada single computer architecture umumnya mudah dirancang, dibangun, dioperasikan dan dikelola. 2. Multitier Computer Architecture Multitier computer architecture merupakan tipe arsitektur yang menggunakan proses pengeksekusiannya terjadi di beberapa komputer. Mutltitier computer architecture dapat dibagi menjadi dua, yaitu : a. Clustered Architecture
47 Clustered architecture merupakan tipe arsitektur yang menggunakan beberapa komputer dengan model dan produksi yang sama. b. Multicomputer Architecture Multicomputer architecture merupakan tipe arsitektur yang menggunakan beberapa komputer namun dengan spesifikasi yang berbeda-beda. Deployment architecture menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2005:272) dibagi menjadi dua, yaitu : 1. Centralized Architecture Centralized architecture merupakan arsitektur yang menggambarkan penyebaran
sistem
komputer
pada
satu
lokasi.
Centralized
architecture umumnya digunakan untuk proses aplikasi berskala besar termasuk batch dan real-time application. 2. Distributed Architecture Distributed architecture merupakan arsitektur yang menggambarkan penyebaran
sistem
komputer
pada
beberapa
tempat
dengan
menggunakan jaringan komputer. Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2005:277), software architecture terdiri atas dua, yaitu : 1.
Client/server architecture Client/server architecture membagi software ke dalam dua tipe, client dan server. Server berfungsi untuk mengolah sumber informasi atau menyediakan servis. Sedangkan, client berfungsi untuk berkomunikasi dengan server untuk meminta sumber daya atau servis dan server akan merespon terhadap permintaan tersebut.
2.
Three-layer client/server architecture Three-layer client/server architecture merupakan pengembangan dari client/server architecture yang terdiri dari tiga layer, yaitu : a. Data layer Merupakan layer untuk mengatur penyimpanan data pada satu atau lebih database.
48 b. Business logic layer Merupakan layer yang mengimplementasikan aturan dan prosedur dari proses bisnis. c. View layer Merupakan layer yang menerima input dan menampilkan hasil proses.
2.12
The System Development Life Cycle (SDLC) Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2005: 39), “System Development Life Cycle (SDLC) is the entire process of building, deploying, using and updating an information system”, yang berarti Siklus Hidup Pengembangan Sistem adalah seluruh proses membangun, menyebarkan, memakai, dan memperbaharui sebuah sistem informasi. Kebanyakan perusahaan memakai siklus pengembangan sistem dengan pendekatan prediktif,
yaitu
pendekatan
yang
mengasumsikan
bahwa
proyek
pengembangan dapat direncanakan dan diorganisasikan sebelumnya dan sistem informasi yang baru dapat dikembangan berdasarkan rencana. Fase dari pendekatan ini adalah : 1. Project Planning Phase Untuk mengidentifikasi ruang lingkup sistem baru, memastikan bahwa proyek layak, dan mengembangkan jadwal, rencana sumber daya dan anggaran untuk proyek. 2. Analysis Phase Untuk memahami dan mendokumentasikan kebutuhan bisnis secara detail dan memproses persyaratan sistem yang baru 3. Design Phase Untuk merancang sistem berdasarkan kebutuhan dan keputusan yang dibuat selama proses analisis berlangsung. 4. Implementation Phase Untuk membangun, menguji, dan menginstal sebuah sistem informasi yang handal dengan pengguna terlatih dan untuk mendapatkan keuntungan seperti yang diharapkan.
49 5. Support Phase Untuk menjaga sistem agar dapat beroperasi secara produktif dari awal penggunaan hingga tahun-tahun berikutnya. 2.13
Kerangaka Berfikir Kerangka berpikir yang duguanakan dalam proses perancangan sistem atau
aplikasi ini yaitu menggunakan fase proses perancangan sistem yang dimana terdapat empat fase yaitu: a.
Fase planning.
b. Fase analyisis. c.
Fase design.
d. Fase implementation plan. Perancangan sistem pembelian dan persediaan pada CV. Sumber Abadi ini dimulai dari fase planning yaitu melalui studi pustaka baik dari jurnal, buku, dan internet, dan mengumpulkan data-data organisasi melalui pengamatan, wawancara, dokumentasi, dan gambaran umum CV.Sumber Abadi seperti visi dan misi, tugas dan wewenang serta proses binis perusahaan yang berkaitan dengan pembelian, dan persediaan pada CV. Sumber Abadi. Setelah data-data terkumpul maka dilanjutkan kepada fase analisis dimana data-data yang terkeumpul tersebut kemudian akan di analisis dengan menggunakan flow chart guna menggambarkan proses bisnis dan alur dokumen
dalam
sistem
berjalan.
Fase
analisis
digunakan
juga
untuk
mengidentifikasikan bagian-bagian yang terkait pada proses bisnis pembelian dan persediaan, mengidentifikasi dokumen-dokumen yang digunakan, menggunakan flowchart dari data-data yang telah terkumpul untuk menggambarkan proses bisnis dan alur dokumen dalam sistem berjalan dan memaparkan masalah dan dampak yang terjadi saat ini dalam dan proses binis CV. Sumber Abadi dan setelah itu memberikan usulan untuk masalah yang dihadapi dan memberikan beberapa alternative solusi masalah. Setelah fase analisis, kemudian akan dilanjutkan kedalam fase perancangan dengan menggunakan metode Object Oriented Analysis and Design pendekatan Satzinger. Perancangan ini dimulai dari activity diagram yang diusulkan,yang kemudian dilanjutkan dengan event table, use case diagram, use case description, domain class diagram, statechart diagram, system sequence diagram, first cut diagram, completed three layer design sequence diagram, update design class diagram, package diagram, navigation diagram, user interface serta rancangan dokumen dan laporan yang akan dihasilkan oleh sistem.
50 Setelah fase perancangan selesai dilakukan, maka tahap yang terakhir dilakukan adalah fase implementasi yang terdiri dari design activities and environment, spesifikasi hardware dan software dan rencana implementasi gant chart. Di bawah ini adalah Gambar 2.15 yang menjelaskan kerangka befikir:
Gambar 2.15 Kerangka Berfikir
