BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1 Teori Umum 2.1.1 Sistem Informasi Akuntansi 2.1.1.1 Pengertian Sistem
Menurut Mathiassen (2000, p9), “systems is a collection of components that implement modeling requirements, functions, and interfaces.” Artinya sistem adalah kumpulan dari komponen yang mengimplementasi syarat-syarat dari model, function, dan interface. Sedangkan menurut
Mulyadi (2001, p5), sistem adalah suatu
jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu jaringan prosedur dengan pola yang terpadu sebagai implementasi model, function, dan interface yang saling berinteraksi untuk melaksanakan kegiatan tertentu.
2.1.1.2 Pengertian Informasi
Menurut Whitten Bentley, dan Dittman (2004, p23) yang diterjemahkan oleh Andi, informasi adalah data yang telah diproses 7
8 atau diorganisasi ulang menjadi bentuk yang berarti. Informasi dibentuk dari kombinasi data yang diharapkan memiliki arti ke penerima. Sedangkan menurut O’Brien (2005, p5) yang diterjemahkan oleh Fitriasari dan Kwary, informasi adalah data yang ditempatkan dalam konteks yang berarti dan berguna untuk pemakai akhir. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa informasi adalah suatu data yang telah diolah dan diproses menjadi bentuk yang lebih berguna dan bermanfaat untuk pemakai akhir.
2.1.1.3 Pengertian Sistem Informasi
Pengertian sistem informasi itu sendiri menurut Whitten Bentley, dan Dittman (2004, p10) yang diterjemahkan oleh Andi, adalah pengaturan orang, data, proses, dan teknologi informasi yang berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan output berupa informasi yang diperlukan untuk mendukung sebuah organisasi. Menurut O’Brien (2005, p5) yang diterjemahkan oleh Fitriasari dan Kwary, sistem informasi merupakan kombinasi teratur apa pun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Tiga peran utama dari aplikasi bisnis dari sistem informasi (O’Brien, 2005, p10).
9
Gambar 2.1 Tiga peran utama aplikasi bisnis dalam sistem informasi
Jadi Sistem Informasi adalah suatu kesatuan komponen yang saling berinteraksi untuk mengubah data menjadi informasi guna mencapai tujuan perusahaan.
2.1.1.4 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Menurtut Bodnar dan Hopwood (2000, p1) yang diterjemahkan oleh Jusuf, A., Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi. Menurut Jones dan Rama (2006, p5), “the accounting in formation system is a subsytem of an MIS that provides accounting and financial infomation, as well as other information obtained in the routine processing of accounting transaction”. Artinya sistem informasi akuntansi adalah bagian dari sistem informasi manajemen atau MIS yang menyediakan informasi mengenai akuntansi dan keuangan, seperti
10 informasi-informasi lainnya yang didapatkan dari proses transaksi akuntansi rutin. Jadi sistem informasi akuntansi adalah kumpulan berbasis sumber daya yang dirancang untuk mentransformasikan data keuangan dan data lainnya menjadi informasi yang diperlukan dan bermanfaat bagi berbagai user.
2.1.1.5 Komponen Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Romney (2006, p6-7), terdapat 6 komponen dalam sistem informasi akuntansi, yaitu : 1.
People yang mengoperasikan sistem.
2.
Procedures and instruction, baik manual maupun otomatisasi, termasuk pengumpulan, pemrosesan, dan penyimpanan data mengenai kegiatan perusahaan.
3.
Data mengenai organisasi dan proses bisnisnya.
4.
Software yang digunakan untuk memproses data organisasi.
5.
Information technology infrastucture, termasuk komputer, perangkat tambahan, dan perangkat jaringan komunikasi yang digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan, memproses, serta mengirim data dan informasi.
6.
Internal controls and security measures yang mengamankan data dalam sistem informasi akuntansi.
11 2.1.1.6 Manfaat Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Jones, Rama (2006, p6-p7), manfaat sistem informasi akuntansi ada lima, yaitu: 1. Producing external report (Memproduksi laporan eksternal) Business use accounting information systems to produce special reports to satisfy the information needs of investors, creditors, tax collectors, regulatory agencies, and others. Artinya Bisnis memakai sistem informasi akuntansi untuk memproduksi laporan khusus untuk memuaskan kebutuhan dari investor, kreditor, penagih pajak, dan agen-agen lain yang berkaitan. 2. Support routine activities (Mendukung aktivitas rutin) Managers need an accounting information syste for handling routine operating activities during the firm’s operating cycle. Artinya Manajer membutuhkan sistem informasi akuntansi untuk menangani aktivitas operasi rutin selama siklus operasi perusahaan. 3. Decision support (Mendukung keputusan) Information is also needed for non-routine decision support at all levels of an organization. Artinya Informasi juga dibutuhkan untuk mendukung keputusan rutin pada semua tingkatan dari organisasi. 4. Planning and control (Perencanaan dan pengendalian) An Information Systems is required for planning and control activities as well information concerning budgets and standard
12 costs is stored by the information system, and reports are designed to compare budget figures to actual amounts. Artinya informasi dibutuhkan untuk aktivitas perencanaan dan pengendalian yang baik. Informasi memperhatikan anggaran dan biaya standar yang disimpan oleh sistem informasi, dan laporan dirancang untuk membandingkan
gambaran
anggaran
dengan
jumlah
yang
sebenarnya. 5. Implementing internal control (Implementasi pengendalian internal) Internal Control includes the policies, procedures, and Information system used to protect a company’s assets from loss or ambezzlement and to maintain accurate financial data. Artinya Pengendalian internal meliputi kebijaksanaan, prosedur, dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi asset perusahaan dari kerugian atau penggelapan, dan untuk memelihara data finansial yang akurat.
2.1.2 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi berbasis Orientasi pada Object 2.1.2.1 Pengertian Analisis Sistem
Analisis sistem ditujukan untuk menyediakan tim proyek dengan pemahaman yang lebih menyeluruh terhadap masalah-masalah dan kebutuhan-kebutuhan yang memicu proyek (Whitten, 2004, p33).
13 Menurut O’Brien yang diterjemahkan oleh Fitriasari dan Kwary (2005, p518), analisis sistem merupakan studi mendalam tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai akhir yang menghasilkan persyaratan fungsional yang digunakan sebagai dasar untuk desain sistem informasi baru. Jadi dapat disimpulkan bahwa analisis sistem adalah penelitian sistem informasi yang sudah ada untuk mengidentifikasi kebutuhan informasi yang diperlukan oleh sistem yang baru.
2.1.2.2 Pengertian Perancangan Sistem
Menurut Whitten (2004, p78), perancangan sistem informasi adalah suatu kumpulan aktivitas, metode, praktek terbaik, barang siap dikirim, dan peralatan terotomatisasi yang digunakan para stakeholder untuk mengembangkan dan secara berkesinambungan memperbaiki sistem informasi dan perangkat lunak. Menurut O’Brien yang diterjemahkan oleh Fitriasari dan Kwary (2005, p521), desain sistem terdiri dari aktivitas desain yang menghasilkan spesifikasi sistem yang memenuhi persyaratan fungsional yang dikembangkan dalam proses analisis sistem. Jadi dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem adalah penentuan proses dan data serta pendefinisian hardware, software, komponen, modul dan interface yang diperlukan oleh sistem yang baru.
14 2.1.2.3 Pengertian Object
Menurut Mathiassen (2000, p4) object is “an entity with identity, state and behaviour”. Yang berarti entitas adalah sesuatu yang memiliki identitas, state dan tingkah laku. Menurut Briton dan Doake (2001, p14) object adalah “software unit packaging together data and methods to manipulate that data”, yang berarti unit software yang menyatukan data dan metode untuk memanipulasi data. Jadi object secara umum adalah suatu entitas yang memiliki identitas, state, dan tingkah laku yang merefleksikan kemampuan dari sistem untuk menjaga informasi tentang sistem dan berinteraksi dengan sistem yang digunakan untuk memanipulasi data.
2.1.2.4 Pengertian Object Oriented
Menurut Briton dan Doake (2001, p15) “object oriented system is made up of such objects which collaborate to achieve the functionality required by the system”, yang berarti objek yang dibuat untuk mencapai kolaborasi fungsional yang dibutuhkan oleh sistem.
15 2.1.2.5 Pengertian Object Oriented Analysis and Design
Menurut Mathiassen (2000, p12) “OOAD is a collection of general guidilines for carrying out analysis and design. Yang berarti kumpulan langkah-langkah secara umum untuk menyelesaikan analisis dan perancangan.
2.1.2.6 Pengertian Event
Menurut Jones dan Rama (2006, p4) “events are activities that happen at a particular poin in time”, yang berarti event adalah kejadian yang terjadi pada suatu waktu tertentu. Menurut Mathiassen (2000, p51) “an instantaneous incident involving one or more object”, yang berarti event adalah kejadian yang terdiri dari satu atau lebih object. Jadi event adalah kegiatan yang terjadi pada saat tertentu secara langsung yang terdiri dari satu atau lebih object.
2.1.2.7 Pengertian Workflow Table
Menurut Rama dan Jones (2006, p87), Workflow Table is a twocolumn table that identifies the actors and actions in a process. Artinya Tabel Workflow adalah tabel berkolom dua yang mengidentifikasikan aktor dan kegiatan dalam sebuah proses.
16 Jadi Workflow Table merupakan suatu tabel yang berfungsi untuk mengelola aliran kerja.
2.1.2.8 Pengertian UML (Unified Modelling Language)
UML merupakan satu kumpulan konvensi pemodelan yang digunakan untuk menentukan atau menggambarkan sebuah sistem software yang terkait dengan objek (Whitten, 2004, p408). Unified Modeling Language atau UML adalah kebanyakan adalah grafis modelling bahasa yang digunakan untuk menyatakan desain. http://www.visualcase.com/tutorials/uml-tutorial Jadi dapat disimpulkan bahwa UML adalah bahasa modelling berupa sekumpulan konversi/ notasi-notasi yang digunakan dalam menganalisis dan mendesain sistem dengan pendekatan object oriented.
2.1.2.9 Pengertian UML Activity Diagram
Menurut Rama dan Jones (2006, p87), UML Activity Diagram is a diagram that shows the sequence of activities in a process. Artinya UML Activity Diagram merupakan suatu diagram yang menunjukkan aktivitas dalam sebuah proses. Menurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2004, p428) yang diterjemahkan oleh Andi, Activity Diagram merupakan sebuah
17 diagram yang dapat menggambarkan secara grafis aliran proses bisnis, langkah– langkah sebuah usecase atau logika behaviour (metode) object. Jadi Activity Diagram adalah salah satu jenis diagram dalam Unified Modelling Language yang menggambarkan serangkaian aktivitas dalam proses kegiatan bisnis dari sebuah sistem secara berurutan.
2.1.2.10 Pengertian Overview Activity Diagram
Menurut Rama dan Jones (2006, p87), Overview Activity Diagram is a UML Activity Diagram that present a high-level view of the business process by documenting the key events, the sequence of these events, and the information flows between these events. Artinya Overview Activity Diagram merupakan suatu UML Activity Diagram yang menyajikan gambaran tingkat tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan event-event utama, rangkaian dari event, dan arus informasi antara event tersebut. Menurut Rama dan Jones (2006, p73), Langkah-langkah dalam mempersiapkan Overview Activity Diagram : 1.
Read the narrative and identify key events. (Baca Narasi dan Identifikasi event utama)
18 2.
Annotate the narrative to clearly show event boundaries and event names. (Beri tanda notasi pada narasi untuk menunjukkan cakupan event dan nama event tersebut)
3.
Represent people or devices participating in the business process using swimlane. (Tampilkan kembali agen yang berpartisipasi dalam proses bisnis dengan menggunakan swimlane)
4.
Diagram each event, and show the sequence of events in the business process. (Gambar masing-masing event dan tunjukkan urutan-urutannya dalam proses bisnis)
5.
Draw documents created and used in the business process. Show the flow of information from events to documents and vice versa. (Gambar dokumen-dokumen yang dibuat dan digunakan dalam proses bisnis. Tunjukkan arus informasi dari event-event ke dokumen dan garis penghubung putus-putus)
6.
Draw table (files) created and used in the business process. Show the flow of information from events to tables, and vice versa. (Gambar tabel/ files yang dibuat dan digunakan dalam proses bisnis. Tunjukkan arus informasi dari event-event ke tabel dan garis penghubung putus-putus)
19 2.1.2.11 Pengertian Detailed Activity Diagram
Menurut Rama dan Jones (2006, p87), Detailed Activity Diagram is a UML Activity Diagram that provides a detailed representation of the activities associated with one or two of the events shown on an overview diagram. Artinya Detailed Activity Diagram adalah sebuah UML Activity Diagram yang menyediakan gambaran detail aktivitas antara event-event yang ditunjukkan di overview diagram. Menurut Rama dan Jones (2006, p80), Langkahlangkah membuat Detailed Activity Diagram: 1. Annotate the narrative to show activities a. Review data b. Compare document c. Record data in source documents d. Enter data into a computer system e. Record data in transaction files f. Update file g. Maintain Master file h. Send information to another agent 2. Prepare a workflow table. 3. Identify necessary detailed diagram. 4. For each detailed diagram, perform steps : a. Set up Swimlane. b. Add a rounded rectangle for each activity in the events.
20 c. Use continous lines to show the sequence of activities. d. Set up any documents created or used by the activities in that diagram. e. Document any tables created, modified, or used by the activities in the diagram in computer column. f. Use dotted lines to connect activities and table.
2.1.2.12 Pengertian Rich Picture
“Rich Picture is an informal drawing that presents the illustrator’s understanding of a situation.” Artinya rich picture adalah gambaran informal yang mempresentasikan ilustrator tentang sebuah situasi (Mathiassen, 2000, p26). Menurut Mathiassen (2000, p31) Rich Pictures harus: a. Contain a lot of information and be open to interpelation. b. Present processes and strucyures in a coherent, well-balanced way. c. Show at least one problematic area. d. Point at several relevant computerized systems. e. Be rich, but not chaotic. f. Illuminate key aspects of a situation in a way that promotes understanding at many levels.
21 2.1.2.13 UML Class Diagram 2.1.2.13.1 Pengertian Class Diagram
Menurut Mathiassen (2000, p336), “A class diagram describes a collection of classes and their structural relationship.”
Yang
berarti
menjelaskan
sekumpulan
bahwa kelas
class
diagram
dengan
struktur
hubungannya. Bennett (2006, p649) menyatakan bahwa, ”Class diagram is a UML structure diagram that shows classes with their attributes and operations, together with the associations between classes.” Yang berarti bahwa class diagram adalah sebuah UML struktur diagram yang menunjukkan class-class dengan attribute dan operasinya, bersama dengan asosiasi antara class-class. Dapat disimpulkan bahwa class diagram adalah sebuah UML struktur diagram yang menunjukkan classclass dengan attribute dan operasinya, bersama dengan asosiasi antara class-class.
2.1.2.13.2 Pengertian Attribute
Menurut Whitten (2004, p295), “Attribute is a descriptive property or characteristic of an entity.” Yang
22 berarti bahwa attribute adalah sebuah deskripsi properti atau karakteristik dari sebuah entity. Bennett (2006, p649) menyatakan bahwa, “Attribute is an element of the data structure that, together with operations, defines a class. Describes some property of instance of the class.” Yang berarti bahwa attribute adalah sebuah elemen dari struktur data yang bersamaan dengan operasi-operasi
untuk
mendefinisikan
class.
Menggambarkan beberapa contoh properti dari class. Sedangkan menurut Jones dan Rama (2006, p155), “Attributes are the smallest units of data that can have meaning to a user. The columns in a relational database that are equivalent to fields in a file.” Yang berarti bahwa attribute adalah unit data terkecil yang mempunyai makna bagi user. Yaitu kolom-kolom pada relational database yang ekuivalen dengan fields dalam suatu file. Dapat disimpulkan bahwa attribute adalah unit data terkecil yang menggambarkan beberapa contoh properti dari class.
2.1.2.13.3 Pengertian Behavior
Menurut Whitten (2004, p432), “Behavior is the set of things that an object can do and that correspond to
23 functions that act on the object’s data.” Yang berarti bahwa behavior adalah kumpulan sesuatu yang dapat dilakukan oleh object dan sesuai dengan fungsi yang dilakukan data object.
2.1.2.13.4 Pengertian UML Class Diagram
Menurut Jones dan Rama (2006, p157), “UML Class Diagram can be used to document (a) tables in AIS, (b) relationships between tables, and (c) attributes of tables.” Yang berarti bahwa UML Class Diagram adalah sebuah diagram yang dapat digunakan untuk mendokumentasikan tabel dalam SIA, hubungan antar tabel, dan atribut tabel. Jones dan Rama (2006, p172-173) berpendapat bahwa
langkah-langkah
pengembangan
UML
diagram antara lain : 1.
Tempatkan file-file transaksi pada diagram.
2.
Tempatkan file-file master pada diagram.
3.
Tentukan hubungan antar file tersebut.
4.
Lengkapi atribut-atribut file tersebut.
class
24 2.1.2.13.5 Hubungan dalam Class Diagram
Menurut
Jones
dan
Rama
(2006,
p165-166),
hubungan dalam class diagram sebagai berikut : 1. One-to-one Relationship Hubungan one-to-one antar entitas tidak sering terjadi seperti hubungan one-to-many, tetapi mereka terjadi dalam SIA. Contohnya antara event pengiriman dan pembayaran. Diasumsikan sebuah invoice dibuat setiap sebuah pengiriman terjadi dan setiap invoice hanya berisi informasi untuk satu pengiriman. 2. One-to-many Relationship Hubungan one-to-many umumnya terjadi dalam sistem akuntansi. Contohnya, hubungan antara agen dengan event-event biasanya one-to-many. Sebuah event biasanya berhubungan dengan satu agen, tetapi seorang agen bisa terlibat dalam banyak event. 3. Many-to-many Relationship Hubungan many-to-many menerangkan dimana sebuah order dapat dilakukan untuk banyak produk dan suatu produk yang sama bisa terdapat dalam banyak
order.
Hubungan
mant-to-many
dapat
dikonversi ke dalam dua bentuk hubungan one-tomany dengan menambahkan “junction table”.
25 2.1.2.14 Pengertian UML Usecase Diagram
Menurut Rama dan Jones (2006, p288), Use Case Diagram is a list of usecases that occur in an application and that indicate the actor responsible for each usecase. Artinya Use Case Diagram adalah daftar dari use case yang ada dalam aplikasi dan menggambarkan tanggung jawab aktor untuk tiap use case. Menurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2004, p257) yang diterjemahkan oleh Andi, Use case Diagram adalah diagram yang menggambarkan interaksi antara sistem dengan sistem eksternal dan pengguna. Jadi dapat disimpulkan bahwa UML Use Case Diagram adalah salah satu diagram dalam UML yang terdiri dari actor dan use case yang menunjukkan tanggung jawab actor untuk tiap use case serta interaksi aktor dengan sistem.
2.1.2.15 Pengertian Navigation Diagram
Menurut Mathiassen (2000, p344) “navigation diagram is a special kind of statechart diagram that focuses on the overall dynamics of the user interface”, yang berarti navigation diagram adalah suatu jenis diagram statechart khusus yang fokusnya pada dinamika keseluruhan dari user interface. Navigation diagram
26 menggambarkan keterlibatan windows dan transisi antara windows tersebut.
2.1.2.16 Rancangan Database 2.1.2.16.1 Pengertian Rancangan Database
Menurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2004, p518) yang diterjemahkan oleh Andi, database merupakan kumpulan file yang sangat terkait, dimana file itu adalah kumpulan record yang serupa. Menurut Rama dan Jones (2006, p156) “database is comprehensive collection of related data”, yang berarti database adalah kumpulan dari data yang luas dan saling terhubung. Jadi database adalah kumpulan data yang terhubung yang dibutuhkan untuk mendukung opreasi organisasi.
2.1.2.16.2 Tahapan Rancangan Database
Menurut Rob dan Coronel (2004, p326), tahapan rancangan database adalah : a.
Database initial study. − Menganalisa situasi perusahaan.
27 − Mendefinisikan masalah. − Mendefinisikan obyektif. b.
Database design. − Membuat desain konseptual. − Membuat desain logika. − Membuat desain fisik.
c.
Implementation and loading. − Install DBMS. − Mengubah data.
d.
Testing and Evaluation. − Tes database. − Evaluasi database dan program.
e.
Operation. − Menggambarkan arus informasi yang ada.
f.
Maintenance and Evaluation. − Mengenali pertukaran yang terjadi. − Membuat perlengkapan untuk membuat database yang baru.
28 2.1.2.17 Rancangan Formulir 2.1.2.17.1 Pengertian Formulir
Menurut Mulyadi (2001, p75), Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi. Formulir sering disebut dengan dokumen. Menurut Mulyadi (2001, p76), Formulir elektronik adalah ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang telah diolah dalam pengolahan data elektronik. Menurut Jones dan Rama (2006, p288) “Form is a formatted document containing blank fields that users can fill in with data”, yang berarti dokumen yang terformat yang terdiri dari bagian yang kosong yang diisi oleh penggunanya.
2.1.2.17.2 Tipe Input Formulir Menurut Mulyadi (2001, p75), Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi. Formulir sering disebut dengan dokumen. Menurut Mulyadi (2001, p76), Formulir elektronik adalah ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang telah diolah dalam pengolahan data elektronik.
29 Menurut Jones dan Rama (2006, p288) “Form is a formatted document containing blank fields that users can fill in with data”, yang berarti dokumen yang terformat yang terdiri dari bagian yang kosong yang diisi oleh penggunanya.
2.1.2.17.3 Elemen Rancangan Formulir
Jones dan Rama (2006, p271-272) menyatakan bahwa elemen-elemen penting dalam formulir terdiri dari : 1. Text boxes. Seringkali ditempatkan pada suatu formulir yang digunakan untuk memasukkan informasi yang ditambahkan pada tabel atau untuk menampilkan informasi yang dibaca dari tabel. 2. Labels. Digunakan untuk membantu user dalam memahami informasi apa yang diperlukan untuk dimasukkan. 3. Look up feature. Sebuah daftar menu tarik atas pilihan yang sesuai saat memasukkan data dalam suatu field kosong tertentu pada sebuah formulir. 4. Command buttons. Digunakan untuk menampilkan suatu tindakan. Terkadang merupakan push button (tombol tekan), karena suatu tindakan akan dilakukan jika dipilih oleh user.
30 5. Radio buttons. Merupakan suatu antar muka grafis dalam bentuk sebuah tombol yang terdapat dalam suatu formulir elektronik yang memungkinkan user untuk memilih satu dari beberapa set pilihan. 6. Check boxes. Merupakan suatu antar muka grafis atau sebuah kotak pada suatu formulir yang mengindikasikan apakah opsi tertentu telah dipilih.
2.1.2.18 Rancangan Layar 2.1.2.18.1 Pengertian Layar
Menurut Whitten, Bentley, dan Dittman (2004, p648) yang diterjemahkan oleh Andi, interface merupakan sebuah objek yang menyediakan peralatan dimana pengguna dapat mengantar muka dengan sistem tersebut. Contohnya adalah sebuah window, dialogue box, atau screen. Menurut Mathiassen (2000, p151), “interface is a facilities that make a system’s model and function available to actors”, yang berarti interface adalah sebuah fasilitas yang membuat function dan model sistem tersedia untuk actor.
31 Jadi interface adalah suatu tampilan yang dibuat untuk
meminimalisasi
kesalahan
input
data
serta
menyediakan fuction dan model sistem yang berguna untuk actor.
2.1.2.18.2 Elemen Rancangan Layar
Menurut Mathiassen (2000, p158), elemen-elemen yang terdapat dalam merancang layar adalah : 1.
Screen layout. Berisi menu selection, karakter set, tulisan, warna, gambar, dan presentasi yang berisi urutan elemen.
2.
Input and output. Berisi tampilan keyboard, control cursor, spesial alat lain, tanggapan dari waktu dan frekuensi update layar.
3.
Action sequences. Berisi manipulasi langsung, clikck, perpindahan syntax dan urutan perintah suatu fungsi.
4.
Training.
Berisi
bantuan
pembelajaran dan users manual.
secara
langsung,
32 2.1.2.19 Rancangan Laporan 2.1.2.19.1 Pengertian Laporan
Menurut Mulyadi (2001, p5) laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi dan berbentuk hasil cetak komputer dan tayangan pada layar monitor komputer. Menurut Jones dan Rama (2006, p212) laporan adalah
presentasi
data
yang
telah
terformat
dan
terorganisasi dengan baik. Jadi laporan adalah dokumen yang terbentuk dari data yang ada pada database yang telah terformat dan terorganisir dengan baik sehingga dapat digunakan untuk mendapatkan informasi.
2.1.2.19.2 Tipe Laporan
Jones dan Rama (2006, p220-225) menyatakan bahwa tipe laporan terdiri dari : 1.
Simple List is a list of sales transactions. Artinya Simple List adalah suatu daftar dari transaksi penjualan
2.
Grouped Detail Report is a list of sales transactions that are grouped by the type of product sold, with
33 subtotal for each product type. Artinya Grouped Detail Report adalah suatu daftar dari transaksi penjualan yang dikelompokkan berdasarkan tipe produk yang dijual dengan subtotal untuk masing masing produknya. 3.
Summary Report would give only summary sales figures such as total sales for each product, without listing summary
individual report
sales bisa
transactions. memberikan
Artinya gambaran
penjualan seperti total penjualan untuk tiap produk, tanpa mendaftarkan transaksi penjualan individu. 4.
Single Entity Report such as invoice, would provide details about only one event. Artinya Single Entity Report seperti invoice yang berisi detail tentang suatu event tertentu. Contoh: laporan FPB, laporan pembelian, laporan retur barang.
2.1.2.19.3 Elemen Rancangan Laporan
Jones dan Rama (2006, p214-215), menyatakan layout laporan terdiri dari: 1.
Report header. Menampilkan informasi keseluruhan laporan, seperti nama laporan dan perusahaan, tanggal laporan dan jumlah halaman.
34 2.
Page header. Digunakan untuk menspesifikasikan informasi yang berada di bagian atas setiap halaman.
3.
Group header. Digunakan untuk menampilkan informasi yang bersifat umum tiap kelompok.
4.
Group detail. Berisi daftar transaksi yang berkaitan dengan kelompok.
5.
Group footer. Bisa digunakan untuk menyediakan informasi yang berguna dalam kelompok laporan.
6.
Page footer. Berada di bagian bawah setiap halaman dan biasanya termasuk halaman laporan.
2.1.2.20 Pengertian Jurnal
Menurut Mulyadi (2001, p101), Jurnal merupakan catatan akuntansi permanen yang pertama, yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan. Menurut Mulyadi (2001, p107), Jenis jurnal yang terdapat dalam sistem pembelian dan persediaan bahan baku : 1.
Jurnal Pembelian Jurnal pembelian digunakan untuk mencatat transaksi pembelian kredit.
Transaksi
pembelian
pengeluaran kas. 2.
Jurnal Pengeluaran Kas
tunai
dicatat
dalam
jurnal
35 Jurnal pengeluaran kas digunakan untuk mencatat transaksi pengeluaran kas. 3.
Jurnal Retur Pembelian Jurnal retur pembelian digunakan untuk mencatat transaksi retur pembelian yang mengurangi jumlah persediaan dan utang dagang.
2.2 Teori Khusus 2.2.1 Pembelian 2.2.1.1 Pengertian Pembelian
Menurut Ballou (2004, p415) “purchasing involves buying the raw materials, supplies, and components for the organization”, yang berarti pembelian meliputi kegiatan seperti pembelian bahan baku, persediaan, dan komponen-komponen untuk perusahaan. Menurut Bodnar dan Hopwood (2000, p277) yang diterjemahkan oleh Jusuf, A., Pembelian merupakan salah satu dari siklus pengeluaran, mencakup fungsi-fungsi yang diperlukan dalam perolehan barang dan jasa yang digunakan untuk menjalankan operasi. Jadi dapat disimpulkan pembelian adalah kegiatan memperoleh bahan baku, persediaan, komponen dan jasa yang digunakan dalam operasional perusahaan.
36 2.2.1.2 Sistem Informasi Akuntansi Pembelian
Menurut Mulyadi (2001, p299), sistem akuntansi pembelian digunakan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Berdasarkan pengertian dari www.wikipedia.org sistem informasi akuntansi pembelian adalah sebuah sistem informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan akuntansi pembelian. Jadi dapat disimpulkan sistem informasi akuntansi pembelian adalah suatu sistem yang menyediakan informasi akuntansi pembelian barang yang diperlukan oleh perusahaan.
2.2.1.3 Fungsi
yang
Terkait
dengan
Sistem
Informasi
Akuntansi
Pembelian
Fungsi-fungsi yang terkait dengan sistem pembelian menurut Mulyadi (2001, p300) adalah : 1.
Fungsi gudang Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.
2.
Fungsi pembelian Fungsi ini bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam
37 pengadaan barang, dan mengeluarkan order kepada pemasok yang dipilih. 3.
Fungsi penerimaan Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.
4.
Fungsi akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan hutang atau menyelenggarakan kartu hutang sebagai buku pembantu hutang.”
2.2.1.4 Prosedur
yang
Membentuk
Sistem
Informasi
Akuntansi
Pembelian
Jaringan Prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian menurut Mulyadi (2001, p301) adalah : 1.
Prosedur Permintaan Pembelian
2.
Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Supplier
3.
Prosedur Order Pembelian
4.
Prosedur Penerimaan Barang
5.
Prosedur Pencatatan Utang
38 6.
Prosedur Distribusi Pembelian
2.2.1.5 Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Pembelian
Menurut Mulyadi (2001, p303), dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah : 1.
Surat Permintaan Pembelian
2.
Surat Permintaan Penawaran Harga
3.
Surat Order Pembelian
4.
Laporan Penerimaan Barang
5.
Surat Perubahan Order
6.
Bukti Kas Keluar
2.2.1.6 Unsur Pengendalian Intern Sistem Pembelian
Menurut Mulyadi (2001, p311), Unsur pengendalian intern yang terdiri dari : Organisasi 1.
Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan
2.
Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi
3.
Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang
4.
Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan, fungsi akuntansi. Tidak ada
39 transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut.
Praktik yang Sehat 5.
Surat permintaan pembelian yang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.
6.
Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.
7.
Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan.
8.
Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok.
9.
Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi pembelian.
10.
Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.
11.
Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.
40 12.
Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.
13.
Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai.
14.
Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap”lunas” oleh fungsi pengeluaran kas setelah dicek dikirimkan kepada pemasok.
2.2.2 Persediaan 2.2.2.1 Pengertian Persediaan
Menurut Fees, Reeve, Niswonger & Warren (2002, p352) persediaan merupakan sejumlah bahan-bahan yang disediakan dan bahan-bahan dalam proses yang terdapat dalam perusahaan untuk proses produksi, serta barang-barang jadi, produksi yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau langganan setiap waktu. Menurut
Smith
dan
Skousen
(2004,
p653),
persediaan
menunjukkan barang-barang yang tersedia untuk dijual dalam bisnis norma ditujukan untuk barang dalam proses produksi atau yang ditempatkan dalam kegiatan produksi.
41 2.2.2.2 Fungsi persediaan
Menurut Handoko T. Hani (2001, p335), efisiensi operasional suatu organisasi dapat ditingkatkan karena berbagai fungsi persediaan, yaitu: 1.
Fungsi “Decoupling” Persediaan memungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintaan langganan tanpa tergantung pada supplier. Persediaan bahan mentah diadakan agar perusahaan tidak akan sepenuhnya tergantung pada pengadaannya dalam hal kuantitas dan waktu pengiriman. Persediaan barang dalam proses diadakan agar departemen-departemen dan proses-proses individual perusahaan terjaga kebebasannya. Persediaan barang jadi diperlukan untuk memenuhi permintaan produk yang tidak pasti dari para langganan. Persediaan yang diadakan untuk menghadapai fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diperkirakan atau diramalkan disebut Fluctuation stock.
2.
Fungsi “Economic Lot Sizing” Persediaan
Lot
Size
ini
perlu
mempertimbangkan
penghematan-penghematan atau potongan pembelian, biaya pengangkutan per unit menjadi lebih murah, dan sebagainya. Hal ini disebabkan karena perusahaan melakukan pembelian dalam kuantitas yang lebih besar, dibandingkan dengan biaya-biaya yang timbul karena besarnya persediaan.
42 3.
Fungsi Antisipasi Jika perusahaan menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diperkirakan dan diramalkan berdasarkan pengalaman atau datadata masa lalu, yaitu permintaan musiman. Dalam hal ini perusahaan dapat mengadakan persediaan musiman ( Seasional Inventories ). Disamping itu, perusahaan juga sering menghadapi ketidakpastian jangka waktu pengiriman dan permintaan akan barang-barang selama periode tertentu, sehingga memerlukan kuantitas persediaan ekstra yang disebut persediaan pengaman (Safety Inventories).
2.2.2.3 Persediaan Bahan Baku
Menurut Smith dan Skousen (2004, p654-p655), Persediaan Bahan Baku adalah barang-barang yang dibeli untuk digunakan dalam proses produksi. Bahan baku dapat dibagi menjadi 2 bagian yaitu bahan baku langsung maupun bahan baku tidak langsung. a. Bahan Baku Langsung, merupakan bahan yang digunakan secara langsung dalam produksi barang. b. Bahan Baku tidak Langsung, ditujukan untuk bahan pendukung, yaitu bahan baku penting digunakan dalam proses produksi tetap tidak secara langsung dimasukkan dalam produk. Misalnya : Minyak dan bahan bakar untuk peralatan pabrik, perlengkapan kebersihan, serta unsur-unsur sejenis
43 termasuk dalam kelompok ini, karena unsur-unsur ini tidak dimasukkan dalam sebuah produk tetapi memfasilitasi proses produksi.
Menurut Mulyadi (2001, p554), Prosedur dan sistem akuntansi yang berkaitan dengan Persediaan bahan baku, meliputi:
Transaksi
Sistem dan Prosedur yang bersangkutan
Pembelian
Prosedur
pencatatan
harga
pokok persediaan yang dibeli Retur pembelian
Prosedur pokok
pencatatan
harga
persediaan
yang
dikembalikan kepada pemasok Pemakaian barang gudang (dicatat Prosedur
permintaan
dan
sebagai biaya bahan baku)
pengeluaran barang gudang
Pengembalian barang gudang
Prosedur pencatatan tambahan harga pokok persediaan karena pengembalian barang gudang
Penghitungan fisik persediaan
Sistem
penghitungan
persediaan Tabel 2.1 Tabel Persediaan bahan baku
fisik
44 2.2.2.4 Metode Pencatatan Persediaan
Menurut Mulyadi (2001, p556), ada 2 macam metode pencatatan persediaan, yaitu : 1.
Metode Mutasi Persediaan (Perpetual Inventory Method) Dalam metode ini, setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan. Metode Mutasi Persediaan sangat cocok untuk digunakan dalam penentuan biaya bahan baku dalam perusahaan yang harga pokok produknya dikumpulkan dengan metode harga pokok pesanan.
2.
Metode Persediaan Fisik Dalam metode Persediaan Fisik, hanya tambahan persediaan dari pembelian saja yang dicatat, sedangkan mutasi berkurangnya persediaan
karena
pemakaian
tidak
dicatat
dalam
kartu
persediaan. Untuk mengetahui berapa harga pokok persediaan yang dipakai di Gudang pada akhir periode akuntansi, rumusnya : HPP awal + HPP (pembelian) – HPP akhir
2.2.2.5 Metode Penilaian Persediaan
Menurut Warren (2005, p460) yang diterjemahkan oleh Aria dan Taufik, Metode perhitungan biaya persediaan menurut sistem persediaan perpetual dibagi menjadi 3 yaitu : 1.
Metode First-in, first-out (FIFO)
45 Suatu metode dimana biaya dimasukkan dalam harga pokok penjualan sesuai dengan urutan terjadinya. 2.
Metode Last-in, first-out (LIFO) Suatu metode dimana biaya dari unit yang dijual merupakan biaya pembelian paling akhir.
3.
Metode Biaya Rata-rata (Average Cost Method) Suatu metode dimana biaya rata – rata per unit untuk masing – masing barang dihitung setiap kali pembelian dilakukan. Biaya per unit kemudian digunakan untuk menentukan harga pokok setiap penjualan sampai pembelian berikutnya dilakukan.
2.2.2.6 Pengertian Just In Time
JIT merupakan pendekatan untuk meminimalkan total biaya penyimpanan dan persiapan. JIT tidak mengakui biaya persiapan, tetapi sebaliknya JIT mencoba menekan biaya-biaya ini sampai nol. Jika biaya penyiapan tidak menjadi signifikan, maka biaya tersisa yang akan diminimalkan adalah biaya penyimpanan, yang dilakukan dengan mengurangi persediaan sampai ketingkat yang sangat rendah. Pendekatan inilah yang mendorong untuk persediaan nol dalam sistem JIT (http://digilib.usu.ac.id/download/fe/akutansi-erlina3.pdf.)
46 2.2.2.7 Model Economic Order Quantity (EOQ)
Menurut Handoko T. Hani (2001, p339) EOQ digunakan untuk menentukan kuantitas pesanan persediaan yang meminimumkan biaya pemesanan dan biaya penyimpanan. Model EOQ dapat diterapkan apabila hal-hal dibawah ini dipenuhi: 1.
Permintaan akan produk adalah konstan, seragam, dan diketahui (deterministik).
2.
Harga per unit produk adalah konstan.
3.
Biaya penyimpanan per unit per tahun ( C ) adalah konstan.
4.
Biaya pemesanan per pesanan ( S ) adalah konstan.
5.
Waktu antara pesanan dilakukan dan barang-barang diterima (Lead Time, LT) adalah konstan.
6.
Tidak terjadi kekurangan barang atau “back orders”.
Rumusan EOQ yang biasa digunakan adalah :
Q
*
=
2
SO C
Q* = Kuantitas barang yg dipesan yg Optimum C = Biaya penyimpanan per unit S = Total kuantitas permintaan barang selama periode anggaran O = Biaya pemesanan per sekali pesan
47
(Sumber: Handoko, p342, 2001) Gambar 2.2 Grafik Persediaan
Berdasarkan pengertian EOQ yang telah di bahas diatas maka EOQ dapat diartikan sebagai konsep yang penting dalam pembelian bahan mentah dan penyimpanan barang jadi.
2.2.2.8 Pengertian Safety Stock (SS)
Safety Stock adalah cadangan inventory yang harus disediakan untuk menghindari terjadinya kekurangan barang atau item, terutama pada saat memenuhi permintaan pelanggan yang tidak bisa diduga atau kelambatan produksi/pengiriman. http://books.google.co.id
48 2.2.2.9 Titik Pemesanan Ulang (ROP)
Menurut http://books.google.co.id, ROP merupakan titik/ tingkat persediaan, dimana pemesanan kembali harus dilakukan. ROP dapat dicari dengan cara : ROP = (permintaan/ penggunaan per hari) x (Lead Time) + SS = ( d x L ) + SS
