BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Manajemen Operasional Ada beberapa pengertian manajemen operasional menurut para ahli sebagai berikut : 1. Menurut Heizer dan Render (2009:4), manajemen operasional adalah serangkaian aktivitas yang menghasilkan nilai dalam bentuk barang dan jasa dengan mengubah input menjadi output. 2. Menurut Herjanto (2008:2), manajemen operasional adalah suatu kegiatan yang berhubungan dengan pembuatan barang, jasa dan kombinasinya, melalui proses transformasi dari sumber daya produksi menjadi keluaran yang diinginkan. 3. Menurut Handoko (2003:2), manajemen operasional adalah usaha-usaha pengelolaan secara optimal penggunaan sumber daya-sumber daya (atau sering disebut faktor produksi) – tenaga kerja, mesin-mesin, peralatan, bahan mentah dan sebagainya – dalam proses transformasi bahan mentah dan tenaga kerja menjadi berbagai produk atau jasa. Dari beberapa pendapat-pendapat ahli di atas, dapat disimpulkan manajemen operasional merupakan serangkaian aktivitas dalam pembuatan barang atau jasa melalui proses pengubahan input menjadi output yang bernilai untuk memenuhi kebutuhan konsumen. Kegiatan membuat barang dan jasa terjadi di semua sektor organisasi. Kegiatan produksi membuat barang sangat jelas terlihat di perusahaan manufaktur, di mana kita dapat melihat pembuatan barang-barang nyata seperti televisi. Sedangkan pada organisasi-organisasi lain yang tidak memproduksi barang nyata, fungsi produksi mungkin tidak terlalu terlihat, seperti transaksi yang terjadi di bank dan kantor. Untuk dapat melaksanakan operasi dengan baik, suatu perusahaan memerlukan manajemen yang berguna untuk membuat keputusan-keputusan dalam upaya pengaturan dan pengoordinasian penggunaan sumber daya dari kegiatan produksi. Heizer dan Render lebih lanjut mengatakan bahwa ada 4 alasan mempelajari Manajemen Operasi (MO), yaitu : 1. Manajemen Operasi adalah satu dari tiga fungsi utama setiap organisasi (Pemasaran, Operasi, dan Keuangan) dan juga sangat berhubungan dengan 13
fungsi bisnis lainnya. Semua organisasi menjual, menghitung, dan memproduksi sehingga sangat penting untuk mengetahui bagaimana aktivitas manajemen operasi berjalan. Untuk itu pula, kita mempelajari bagaimana
orang-orang
mengorganisasikan
diri
mereka
untuk
perusahaan yang produktif. 2. Kita mempelajari MO karena kita ingin tahu bagaimana cara memproduksi barang dan jasa. Fungsi produksi adalah bagian dari masyarakat kita yang membuat produk yang kita gunakan. 3.
Kita mempelajari MO karena ini adalah bagian termahal dari suatu organisasi. Sebagian besar persentase pendapatan dari kebanyakan perusahaan
digunakan
untuk
aktivitas
MO
dan
menyediakan
kesempatan
yang besar bagi perusahaan untuk
meningkatkan
keuntungan dan memperbaiki pelayanan mereka kepada masyarakat. 4. Kita mempelajari MO adalah agar kita memahami apa yang dilakukan oleh manajer operasi. Dengan begitu, kita dapat turut mengembangkan ilmu serta keahlian yang dibutuhkan untuk menjadi seorang manajer operasi dan membuka pandangan kita untuk melihat kesempatan berkarir di bidang MO. 2.2 Logistik dan Distribusi 2.2.1 Pengertian Logistik Menurut Dwiantara dan Hadi (2004) manajemen logistik merupakan serangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan terhadap kegiatan pengadaan pencatatan, pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, dan penghapusan logistik guna mendukung efektifitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi. Jadi dapat disimpulkan bahwa logistik merupakan semua aktivitas dan kegiatan yang bersifat manajerial untuk merancang dan mengatur sebuah sistem mulai dari pengadaan barang hingga penyampaian barang ke konsumen yang dapat mendukung pencapaian tujuan organisasi. 2.2.1.1 Misi dan Performansi Logistik Dalam kegiatan logistik terdapat suatu misi yang ingin dicapai yaitu the right goods at the right time and in the right place atau dengan kata lain tersedianya suatu barang yang tepat pada waktu dan tempat yang tepat. Untuk mencapai misi ini, 14
perusahaan akan melakukan serangkaian aktivitas logistik yang terintegrasi, baik dalam hal pengadaan barang (procurement), kegiatan produksi (manufacturing support), sampai pada distribusi (physical distribution). Setiap aktivitas logistik memiliki performansi tertentu yang harus dicapai. Tingkat performansi yang ingin dicapai berupa suatu keseimbangan antara kualitas pelayanan yang diharapkan oleh pelanggan dan biaya-biaya yang dikeluarkan sehingga mencapai tujuan perusahaan. Dua faktor utama yang berkaitan dengan performansi tersebut yaitu faktor pelayanan (service) yang menyangkut tingkat pelayanan yang diberikan kepada konsumen dan faktor biaya (cost) yang menyangkut besarnya biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan sehubungan dengan tingkat pelayanan yang diberikan kepada pelanggan. (Bowersox, 2013, 34-36). Pengukuran performansi logistik bisa dikategorikan ke dalam beberapa kategori sebagai berikut : 1. Biaya (cost) Tolak ukur performansi logistik yang bisa langsung dibandingkan adalah biaya yang terjadi dalam menyelesaikan suatu operasi logistik. Biaya aktual dapat dibandingkan langsung dengan biaya yang direncanakan dalam anggaran. Beberapa ukuran menyangkut performansi ini antara lain : •
Biaya per unit
•
Biaya sebagai persentase dari sales
•
Keuntungan yang diperoleh
•
Perbandingan biaya aktual dan anggaran
2. Pelayanan (customer service) Pelayanan menggambarkan kemampuan perusahaan untuk memenuhi permintaan konsumen. Beberapa ukuran terkait performansi pelayanan antara lain : •
Kemampuan memenuhi permintaan
•
Frekuensi stockout
•
Pengiriman tepat waktu
•
Back order
•
Waktu yang diperlukan
3. Produktivitas (productivity)
15
Tolak ukur performansi produktivitas umumnya dipakai untuk mengukur performansi perusahaan secara keseluruhan. Produktivitas adalah rasio antara output (berupa barang atau jasa) dengan input (berupa sumber daya perusahaan) yang digunakan untuk memproduksi output. Pengukuran produktivitas dapat menjadi sulit apabila output dan input sulit diidentifikasi, selalu berubah, ataupun sulit diukur. Beberapa ukuran performansi logistik yang menyangkut produktivitas yang sering dipakai antara lain : •
Unit per pegawai
•
Unit per biaya pekerja
•
Perbandingan dengan standar yang telah ditetapkan
4. Aset Perusahaan (company asset) Tolak ukut performansi yang menyangkut aset perusahaan berfokus kepada penggunaan modal yang diinvestasikan pada fasilitas dan peralatan sistem inventori untuk mencapai tujuan logistik. Pengukuran aset perusahaan juga berfokus kepada seberapa cepat waktu yang diperlukan sebelum model kembali. Beberapa ukuran performansi logistik yang menyangkut aset perusahaan yang sering dipakai adalah : •
Inventory turn over
•
Carrying cost
•
Return of net asset
•
Return of investment
5. Kualitas (quality) Pengukuran kualitas ialah pengukuran performansi yang paling berorientasi proses, dengan tujuan mengukur efektifitas beberapa seri aktivitas daripada satu aktivitas tunggal. Akan tetapi pengukuran kualitas sulit untuk dilakukan karena mempunyai lingkup yang luas. Beberapa ukuran performansi logistik yang menyangkut kualitas yang sering dipakai adalah : •
Frekuensi kerusakan
•
Nilai uang dari kerusakan
•
Jumlah klaim dari konsumen 16
•
Kerugian dari barang yang dikembalikan
2.2.2 Konsep Dasar Distribusi Menurut Gaspersz (2004) distribusi dari produk sering menciptakan hirarki dari lokasi penyimpanan, yang dapat meliputi: Pusat-pusat produksi, pusat-pusat distribusi, grosir, dan pengecer. Distribusi dari barang mengacu pada hubungan yang ada di antara titik produksi dan pelanggan akhir, yang sering terdiri dari beberapa jenis inventori yang harus dikelola. Tujuan utama dari manajemen distribusi inventori adalah memperoleh inventori dalam tempat yang tepat, pada waktu yang tepat, spesifikasi kualitas yang tepat, serta ongkos yang memadai. Tujuan ini untuk mencapai tingkat pelayanan yang diinginkan pada atau dibawah tingkat ongkos yang telah ditetapkan. Keputusan-keputusan distribusi akan mempengaruhi: a. Fasilitas b. Transportasi c. Investasi inventori d. Frekuensi kehabisan stock e. Produksi f. Komunikasi dan pemrosesan data 2.2.2.1Beberapa Tujuan dari Sistem Distribusi Menurut Bowersox (2013), ada beberapa tujuan dari sistem distribusi untuk dilaksanakan antara lain: 1. Pelayanan pelanggan: a. Waktu tunggu penyerahan menjadi lebih tepat b. Pengamanan terhadap ketidak pastian permintaan. c. Akurasi data inventori. 2. Efisiensi: a. Ongkos trasportasi minimum. b. Tingkat produksi dan pengisian pesanan. c. Ukuran dan lokasi penyimpanan. d. Akurasi data inventori. 3. Investasi inventori minimum: a. Stock pengamanan yang diperlukan minimum. 17
b. Kuantitas pesanan untuk mengendalikan cycle stock menjadi optimum. 2.2.2.2 Saluran Distribusi MenurutKotler (2002:5),saluran distribusi adalah suatu perangkat organisasi yang saling bergantung dalam menyediakan suatu produk atau jasa untuk digunakan atau dikonsumsi oleh konsumen atau pengguna bisnis. Sebagian besar produsen tidak langsung menjual barang mereka kepada pemakai akhir. Menurut Tjiptono (2008:187), saluran distribusi adalah rute atau rangkaian perantara, baik yang dikelola pemasar maupun yang independen, dalam menyampaikan barang dari produsen ke konsumen. Di antara produsen dan pemakai terdapat saluran distribusi, sekumpulan perantara distribusi yang melakukan berbagai fungsi dan menyandang berbagai nama, antara lain : •
Pedagang : perantara yang membeli, mengambil alih hak dan menjual kembali barang dagangan itu.
•
Agen : perantara yang mencari pelanggan dan dapat bernegosiasi atas nama produsen tetapi tidak memiliki hak atas barang itu.
•
Fasilitator : membantu proses distribusi namun tidak memiliki hak atas barang, tidak menehosiasikan pembelian ataupun penjualan.
Berdasarkan pendapat-pendapat para ahli di atas dapat disimpulkan bahwa saluran distribusi adalah suatu sistem yang aktivitasnya menyalurkan barang dan atau jasa dari pihak produsen kepada pihak konsumen, para pemakai perorangan, atau pemakai industri. 2.2.2.3 Fungsi Saluran Distribusi Sebuah saluran distribusi melakukan tugas memindahkan barang dari produsen ke konsumen. Hal itu mengatasi kesenjangan waktu, tempat, dan kepemilikan
yang
memisahkan
barang
dan
jasa
dari
orang-orang
yang
membutuhkannya. Berdasarkan Kotler (2002:5) fungsi utama dari saluran distribusi antara lain : •
Mengumpulkan informasi mengenai pelanggan, pesaing, serta pelaku dan kekuatan lain yang ada saat ini maupun yang potensial dalam lingkungan distribusi.
18
•
Mengembangkan dan menyebarkan komunikasi persuasif untuk merangsang pembelian.
•
Mencapai persetujuan akhir mengenai harga dan syarat lain sehingga transfer kepemilikan dapat dilakukan.
•
Melakukan pemesanan ke perusahaan.
•
Memperoleh dana untuk membiayai persediaan pada berbagai level distribusi.
•
Menanggung resiko yang berhubungan dengan pelaksanaan fungsi saluran distribusi tersebut.
2.2.2.4 Struktur Jaringan Distribusi Menurut Gaspersz (2004) struktur jaringan distribusi berkaitan dengan pernyataan yang menyangkut: lokasi, banyak dan ukuran pusat distribusi. 1. Tingkat distribusi paling rendah (tingkat pengecer) biasanya mengambil lokasi yang dekat pada pelanggan, karena lokasi itu memberikan ongkos transportasi yang memadai dan tingkat pelayanan pelanggan yang tinggi. Akses terhadap fasilitas, seperti: tempat parkir dan volume perjalanan pelanggan menjadi pertimbangan utama dalam memilih lokasi pada tingkat pengecer. 2. Titik distribusi area: grosir atau distributor area secara langsung memasok distribusi paling rendah (pengecer). Lokasi yang dipilih mungkin pada area yang kurang memiliki akses seperti pada tingkat pengecer, tetapi fasilitas transportasi seperti: kemampuan jalan kereta api atau pengiriman melalui air menjadi faktor penting untuk dipertimbangkan. Suatu lokasi yang memberikan akses cepat kepusat distribusi yang lebih rendah, biasanya menjadi pusat area yang dipilih dalam suatu kota besar atau menjadi pusat terhadap pasar-pasar yang dilayani. 3. Titik distribusi regional: sering kita memerlukan fasilitas penyimpanan distribusi regional untuk memasok pusat-pusat area, seperti misalnya mengambil
lokasi
diluar
wilayah
dari
pusat-pusat
area
dengan
mempertimbangkan ongkos transportasi yang lebih rendah dan pelayanan yang lebih cepat. 4. Lokasi Manufakturing: banyak perusahaan telah mendistribusikan pabrikpabrik secara geografis untuk memberikan pelayanan lebih baik untuk salah satu titik distribusi regional atau titik distribusi area. Dalam beberapa kasus, 19
barang-barang yang sama diproduksi dalam pabrik-pabrik yang berbeda untuk memberikan akses yang cepat ke pasar. Apabila mempertimbangkan bahwa setiap pabrik memiliki pusat distribusi regional utama yang pasoknya, juga memiliki kemampuan mengirim produk kepusat regional lain untuk mengatasi kekurangan, apabila diperlukan dalam memenuhi permintaan. Hal ini memungkinkan pusat-pusat area atau regional saling mengirimkan barangbarangnya satu dengan lainnya untuk memberikan tingkat pelayanan pelanggan
yang tinggi. Konsekuensinya akan meningkatkan derajat
kompleksitas dari banyak jaringan distribusi sehingga membentuk jaringan distribusi yang kompleks. 2.3 Distribution Requirement Planning (DRP) Menurut Bozarth dan Handfield (2008:498) menyatakan Distribution Requirement Planning adalah suatu pendekatan perencanaan yang hampir sama dengan MRP yang menggunakan perencanaan permintaan pada titik yang memiliki kebutuhan untuk menetapkan peramalan permintaan kepada pusat. Menurut Bowersox, Closs, dan Cooper (2013) mendefinisikan Distribution Requirement Planning sebagai sebuah sistem yang menentukan permintaan untuk persediaan pada pusat-pusat distribusi, menggabungkan permintaan historis, dan sebagai input untuk sistem produksi dan material. Dari pendapat-pendapat para ahli di atas dapat disimpulkan bahwa Distribution
Requirement
Planningadalah
suatu
sistem
yang
menentukan
perencanaan kebutuhan untuk mengisi kembali inventori pada pusat distribusi. DRP memberikan future demand visibility berkaitan dengan kebutuhan untuk pengiriman dari source stocking points ke destination stocking points. Hal ini akan membantu untuk melakukan tindakan-tindakan korektif yang diambil sebelum kejadian-kejadian yang tidak diinginkan berkembang menjadi krisis (Gaspersz.V, 2004)
20
Tabel 2. 1 Persamaan MRP dan DRP Persamaan : 1. Menggunakan cara perhitungan matematis yang sama 2. Mempunyai matrik komponen perhitungan yang sama Tabel 2.2 Perbedaan MRP dan DRP 3. Membedakan Independent Demand dan Dependent Demand 4. Metode berlaku untuk Dependent Demand \ 5. Keduanya menggunakan cara pemesanan berdasarkan rentang waktu Sumber : Indrajit, Eko & Djokopranoto, Richardus, (2003), 249 Tabel 2. 2 Perbedaan MRP dan DRP MRP Untuk kegiatan manufacturing
DRP Untuk kegiatan distribusi Menghitung kebutuhan barang untuk tiap pusat distribusi Cocok untuk sistem distribusi bertingkat Biasanya untuk barang jadi/komoditas DRP adalah proses dari bawah, yaitu kebutuhan Retail ke Distribution Center (DC) dan Warehouse Center (WC) Kebutuhan Retail bersifat Independent, sedangkan kebutuhan DC dan WC bersifat Dependent
Menghitung kebutuhan tiap komponen Cocok untuk pabrik jenis rakitan Biasanya untuk bahan baku/penolong MRP adalah proses dari atas, yaitu dari Master Production Schedule Semua kebutuhan komponen bersifat dependent
Sumber : Indrajit, Eko & Djokopranoto, Richardus, (2003), 249
Sumber : Diana Khairani Sofyan, (2013), 152 Gambar 2. 1 Perbedaan MRP dan DRP
21
Pada gambar 2.3 diperlihatkan perbedaan struktur dari MRP dan DRP. Pada gambar (a) terlihat struktur produk (BOM) yaitu produk terdiri dari 3 komponen. Untuk MRP, langkah awalnya adalah melakukan perencanaan (JIP) untuk kemudian tiaptiap komponen dapat dijadwalkan kebutuhannya. Sedangkan pada gambar (b) merupakan struktur distribusi (BOD) terlihat 1 sumberpenawaran (SS) terdiri dari 3 pusat distribusi (DC). Pada DRP, langkah awalnya adalah membuat perencanaan permintaan dari masing-masing pusat distribusi untuk kemudian sumber penawaran melakukan eksekusi berupa pemenuhan kebutuhan tiap-tiap pusat distribusi. DRP lebih tepat digolongkan ke dalam bagian dari manajemen permintaan. DRP berfungsi sebagai jembatan antara konsumen, manajemen permintaan, dan Master Production Schedule (MPS). Jadi DRP mempunyai tugas untuk mengkoordinasikan aliran produk mulai dari produk selesai diproduksi, disimpan di gudang, proses pengiriman produk, penyimpanan di distribution centre sampai pada akhirnya produk tersebut sampai di tangan konsumen. Distribution Requirement Planning didasarkan pada peramalan kebutuhan pada levelterendah dalam jaringan tersebut, yaitu konsumen yang akan menentukan kebutuhan persediaan pada level yang lebih tinggi. Menurut Sofyan (2013:154) ada 2 fungsi utama dari DRP : 1. Mengolah semua data yang diperlukan pada seluruh distribution centreyang digunakan untuk mengadakan perubahan dan perencanaan pada peramalan permintaan konsumen atau untuk melaporkan posisi persediaan yang ada pada saat ini. 2. Mengolah semua data yang diperlukan untuk mengkomunikasikan seluruh bagian dari proses distribusi sebagai dasar dari pengambilan suatu keputusan, baik itu menyangkut proses pabrikasi maupun distribusi.
2.3.1Tabel Distribution Requirement Planning Menurur Sofyan (2013:154) tabel Distribution Requirement Planning (DRP) terdiri dari dua bagian, bagian pertama merupakan informasi deskriptif (decriptive information). Bagian kedua berisi informasi dari waktu ke waktu (time phased information).
22
Tabel 2. 3 Tabel Distribution Requirement Planning
Sumber : Diana Khairani Sofyan, (2013), 154 2.3.1.1Descriptive Information Descriptive information pada tabel DRP meliputi hal-hal sebagai berikut : 1. Persediaan Awal (On Hand Balance) On hand balance adalah jumlah barang yang siap untuk dijual di lokasi persediaan atau cabang distribusi. Untuk gudang barang jadi atau cabang distribusi, on hand balance adalah jumlah barang yang siap untuk dikirim. Untuk gudang bahan baku dan komponen on hand balance adalah jumlah barang yang siap digunakan pada lantai produksi. On hand balance tidak termasuk jumlah barang yang masih dalam perjalanan maupun produk cacat. 2. Persediaan Pengaman (Safety Stocks) Tingkat safety stock yang berlebihan dalam sistem akan melemahkan integritas dalam perhitungan. Hal ini tidak berarti bahwa safety stock sebaiknya tidak digunakan. Ada beberapa alasan penggunaan safety stock pada DRP yaitu untuk mengantisipasi ketidakpastian permintaan relatif ramalan-ramalan yang dibuat. Pendekatan waktu terhadap safety stock adalah dengan menghitung batas terakhir planned orders berdasarkan saat di mana projected on hand akan bernilai negatif. 3. Lead Time Lead time adalah waktu yang dibutuhkan sejak dilakukannya pemesanan hingga waktu diterimanya pesanan tersebut di toko, gudang penyimpanan, atau cabang distribusi. Untuk bagian logistik, lead time dimulai pada saat ditentukannya kebutuhan suatu produk hingga pada saat dapat diambilnya inventori yang tersedia untuk memenuhi kebutuhan konsumen. Pada bagian logistik, lead time terdiri dari beberapa komponen : 23
•
Peluncuran order dan pengambilan order pada sumber pemasok, yaitu waktu yang dibutuhkan untuk peluncuran, pengambilan, pengepakan item, hingga siap untuk dikirimkan.
•
Loading, yaitu waktu yang dibutuhkan untuk memuatkan produk ke dalam truk.
•
In transit, yaitu waktu yang dibutuhkan selama perjalanan dari sumber pemasok ke lokasi penyimpanan.
•
Unloading dan penempatan produk, yaitu waktu yang dibutuhkan untuk membongkar muatan (unloading) dan menempatkan produk pada tempat penyimpanan.
2.3.1.2 Time Phased Information Time phased information pada tabel DRP meliputi hal-hal sebagai berikut : 1. Gross Requirements Gross Requirements merupakan jumlah permintaan untuk suatu item. Jika item tersebut berupa produk di suatu toko atau cabang distribusi maka gross requirements merupakan hasil peramalan. Jika item tersebut diproduksi atau dibeli maka gross requirements adalah jumlah yang harus dipenuhi oleh pabrik atau sumber pemasok. 2. Scheduled Receipts Scheduled receipts menunjukkan diterimanya barang pada saat dilakukannya pemesanan (planned orders) dengan lead time yang telah ditentukan sebelumnya. Di mana scheduled receipts ini akan ditambahkan dengan projected on hand periode sebelumnya, kemudian dikurangi dengan gross requirements untuk memenuhi permintaan. 3. Projected on Hand Projected on Hand diperoleh dari hasil perhitungan persediaan awal dikurangi dengan gross requirement, sedangkan planned orders ditambahkan pada
perhitungannya.
Hasil
perhitungan
projected
on
hand
akan
menunjukkan terjadinya penumpukan inventori atau tidak adanya inventori. 4. Planned Orders Sesuai dengan istilahnya, planned orders masih merupakan tahap perencanaan pemesanan dan pengiriman belum dilaksanakan. Berbeda dengan scheduled receipts yang berarti barang telah dikirim atau sedang 24
dalam proses. Jika item yang bersangkutan berupa produk di suatu toko atau cabang produksi, maka planned orders adalah jadwal pengiriman di masa yang akan datang dari sumber pemasok. Jika item yang bersangkutan diproduksi atau dibeli, maka planned orders adalah jadwal produksi atau pembelian di masa yang akan datang. Planned orders pada umumnya ditampilkan pada periode dimulainya atau diluncurkannya suatu pesanan. Dalam kasus pendistribusian produk jadi, planned orders merupakan periode pengiriman dari sumber pemasok. Untuk jenis produk yang diproduksi atau dibeli, planned orders merupakan periode pada saat pesanan mulai dikerjakan di lantai produksi atau periode pada saat peluncuran pesanan ke supplier. 2.3.2 Keuntungan Sistem Distribution Requirement Planning Menurut Bowersox, Closs, dan Cooper (2013) keuntungan yang terdapat pada sistem Distribution Requirement Planning adalah sebagai berikut : 1. Mengurangi biaya pengangkutan pada tempat yang akan didistribusikan dan perencanaan yang baik pada muatan dengan truk dan alat transportasi lainnya. 2. Persediaan yang lebih sedikit. DRP dapat menyampaikan apa yang dibutuhkan dan kapan, serta menjaga agar informasinya up to date ketika terjadi perubahan. 3. Mengurangi tempat penyimpanan dan persediaan sehingga otomatis dapat meminimisasi besarnya biaya penyimpanan produk. 4. Mengurangi biaya distribusi. DRP memiliki penjadwalan mengenai produkproduk yang dibutuhkan pada periode tertentu sehingga produk-produk tersebut dapat dikirim pada waktu yang bersamaan. 5. Koordinasi yang lebih baik dan hubungan yang lebih menguntungkan antara perusahaan dengan distribution centre. 6. Alat yang tepat untuk memperkirakan anggaran. DRP adalah simulasi yang sangat akurat dari distribusi. Pengolahan data DRP secara tidak langsung dapat memperkirakan besarnya anngaran yang diperlukan dalam distribusi. 2.4 Manajemen Persediaan Persediaan merupakan salah satu aset yang paling mahal di hampir setiap perusahaan. Di satu pihak, suatu perusahaan dapat mengurangi biaya dengan cara menurunkan tingkat persediaan di tangan. Namun di pihak lain, konsumen akan merasa tidak puas jika persediaan suatu produk habis. Oleh karena itu, perusahaan 25
harus mencapai keseimbangan antara tingkat investasi persediaan dengan tingkat permintaan konsumen. Menurut Heizer dan Render (2009:83), persediaan adalah barang yang siap dijual tetapi masih merupakan aset dalam pembukuan perusahaan. Menurut Handoko (2003:333), persediaan (inventory) merupakan suatu istilah umum yang menunjukkan segala sesuatu atau sumber daya-sumber daya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan. Menurut Herjanto (2008:237), persediaan adalah bahan atau barang yang akan digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya untuk digunakan dalam proses produksi atau perakitan, untuk dijual kembali, atau untuk suku cadang dari suatu peralatan atau mesin. Dari pendapat-pendapat para ahli di atas dapat disimpulkan bahwa persediaan merupakan segala jenis sumber daya yang disimpan untuk digunakan dalam proses produksi agar dapat memenuhi permintaan konsumen. Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh Heizer dan Render (2009) dalam sistem manufaktur, persediaan terdiri dari 3 bentuk, yaitu: 1. Bahan baku, yaitu yang merupakan input awal dari proses transformasi menjadi produk jadi. 2. Barang setengah jadi, yaitu yang merupakan bentuk peralihan antara bahan baku dengan produk setengah jadi. 3. Barang jadi, yaitu yang merupakan hasil akhir proses transformasi yang siap dipasarkan kepada konsumen. Pengendalian persediaan sangat penting untuk dilakukan karena banyak melibatkan investasi rupiah terbesar dalam aktivitas operasional perusahaan. Jika perusahaan menanamkan terlalu banyak dananya dalam persediaan, maka akan menyebabkan biaya penyimpanan yang berlebihan dan mungkin mempunyai “opportunity
cost” (dana
dapat ditanamkan dalam
investasi yang lebih
menguntungkan). Demikian pula, jika perusahaan tidak mempunyai persediaan yang mencukupi, maka dapat mengakibatkan biaya-biaya dari terjadinya kekurangan bahan. 2.4.1 Fungsi Persediaan Menurut Heizer dan Render(2009:82), persediaan dapat memilki beberapa fungsi penting yang menambah fleksibilitas dari operasi suatu perusahaan, yaitu : 26
1. Untuk memberikan suatu stok barang-barang agar dapat memenuhi permintaan yang diantisipasi akan timbul dari konsumen. 2. Untuk memasangkan produksi dengan distribusi. Misalnya, jika permintaan produknya tinggi hanya pada musim panas, suatu perusahaan dapat membentuk stok selama musim dingin, sehingga biaya kekurangan stok dan kehabisan stok dapat dihindari. Demikian pula, jika pasokan suatu perusahaan berfluktuasi, persediaan bahan baku ekstra diperlukan untuk menyesuaikan proses produksinya. 3. Untuk mengambil keuntungan dari potongan jumlah, karena pembelian dalam jumlah besar dapat secara substansial menurunkan biaya produk. 4. Untuk melakukan hedging terhadap inflasi dan perubahan harga. 5. Untuk menghindari dari kekurangan stok yang dapat terjadi karena cuaca, kekurangan pasokan, masalah mutu, atau pengiriman yang tidak tepat. “Stok pengaman” misalnya, barang ekstra di tangan dapat mengurangi risiko kehabisan stok. 6. Untuk menjaga agar operasi dapat berlangsung dengan baik dengan menggunakan
“barang-dalam-proses”
(work
in
process)
dalam
persediaannya. Hal ini karena perlu waktu untuk memproduksi barang dan karena sepanjang berlangsungnya proses, terkumpul persediaan-persediaan. 2.4.2 Jenis-Jenis Persediaan Menurut Handoko (2003:334) terdapat beberapa jenis persediaan, di mana setiap jenis memiliki karakteristik khusus dan cara pengelolaannya berbeda yaitu : 1. Persediaan bahan mentah (raw materials), yaitu persediaan barang-barang berwujud seperti baja, kayu, dan komponen-komponen lainnya yang digunakan dalam proses produksi. Bahan mentah dapat diperoleh dari sumber-sumber alam atau dibeli dari supplier dan atau dibuat sendiri oleh perusahaan untuk digunakan dalam proses produksi selanjutnya. 2. Persediaan komponen-komponen rakitan (purchased parts/components), yaitu persediaan barang-barang yang terdiri dari komponen-komponen yang diperoleh dari perusahaan lain, di mana secara langsung dapat dirakit menjadi suatu produk.
27
3. Persediaan bahan pembantu atau penolong (supplies), yaitu persediaan barang-barang yang diperlukan dalam proses produksi tetapi tidak merupakan bagian atau komponen barang jadi. 4. Persediaan barang dalam proses (work in process), yaitu persediaan barangbarang yang merupakan keluaran (output) dari tiap-tiap bagian dalam proses produksi atau yang telah diolah menjadi suatu bentuk, tetapi masih perlu diproses lebih lanjut menjadi barang jadi. 5. Persediaan barang jadi (finished goods), yaitu persediaan barang-barang yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk dijual atau dikirim kepada pelanggan. 2.4.3Biaya-Biaya Persediaan Tujuan dari mengendalikan persediaan adalah untuk menyediakan jumlah bahan baku yang tepat dengan biaya yang rendah. Biaya persediaan merupakan keseluruhan biaya operasi atas sistem persediaan. Dalam pembuatan setiap keputusan yang akan mempengaruhi besarnya atau jumlahnya persediaan, menurut Heizer dan Render (2009:91) ada beberapa variabel biaya yang harus dipertimbangkan sebagai berikut: 1. Biaya Penyimpanan (holding cost/carrying cost) adalah biaya yang terkait dengan menyimpan persediaan selama waktu tertentu. Oleh karena itu, biaya penyimpanan juga mencakup biaya barang usang dan biaya yang terkait dengan penyimpanan, seperti asuransi, pegawai tambahan, dan pembayaran bunga. 2. Biaya Pemesanan (order cost) mencakup biaya dari persediaan, formulir, proses pesanan, pembelian, dukungan administrasi, dst. Ketika pesanan sedang diproduksi, biaya pesanan juga ada, tetapi mereka adalah bagian dari penyetelan. 3. Biaya Penyiapan (setup cost) terjadi ketika perusahaan tidak membeli bahan-bahan dari pihak eksternal tetapi memproduksi sendiri di dalam pabrik perusahaan, perusahaan menghadapi biaya penyiapan untuk memproduksi komponen tertentu. Biaya ini terdiri dari biaya mesin-mesin menganggur, biaya persiapan tenaga kerja langsung, biaya scheduling, biaya ekspedisi, dan sebagainya.
28
2.4.4 Model Economic Order Quantity (EOQ) Menurut Handoko (2003:339)Economic Order Quantity (EOQ) merupakan suatu model yang menyangkut tentang pengadaan atau persediaan bahan baku pada suatu perusahaan. Menurut Heizer dan Render (2009:519) Economic Order Quantity merupakan suatu teknik pengendalian persediaan yang meminimalkan total biaya pemesanan dan penyimpanan. Dari pendapat-pendapat para ahli di atas dapat disimpulkan bahwa Economic Order Quantity merupakan suatu model untuk mengendalikan persediaan bahan baku yang dapat mengurangi biaya persediaan seperti biaya pemesanan dan penyimpanan. Setiap perusahaan industri pasti memerlukan bahan baku demi kelancaran proses bisnisnya, bahan baku tersebut diperoleh dari supplier dengan suatu perhitungan tertentu. Dengan menggunakan perhitungan yang ekonomis tentunya suatu perusahaan dapat menentukan secara teratur bagaimana dan berapa jumlah material yang harus disediakan. Ketidakteraturan penjadwalan akan memberikan dampak pada biaya persediaan karena menumpuknya persediaan di gudang. Dengan demikian pengelolahan atau pengaturan bahan baku merupakan salah satu hal penting dan dapat memberikan keuntungan pada perusahaan. Penggunaan metode EOQ dapat membantu suatu perusahaan untuk menentukan jumlah unit yang dipesan agar tercapai biaya pemesanan dan biaya persediaan seminimal mungkin. Rumus dasar EOQ :
EOQ
2. D. S H
Annual Setup Cost = S
Annual Holding Cost = H
Total Unit Cost = Unit Cost (D)
Total Cost (Q*)= Total Unit Cost + S+ H
Keterangan : D = penggunaan atau permintaan yang diperkirakan per periode waktu S = biaya pemesanan per pesanan H = biaya penyimpanan per unit per tahun Q = jumlah unit per pesanan TC = biaya total 29
Menurut Heizer dan Render (2009:92), model EOQ di atas dapat diterapkan jika asumsi-asumsi berikut ini dipenuhi : 1. Tingkat permintaan diketahui dan bersifat konstan 2. Adanya lead time, yaitu waktu antara pemesanan dan penerimaan pesanan diketahui dan bersifat konstan 3. Persediaan diterima dengan segera. Dengan kata lain, persediaan yang dipesan tiba dalam bentuk kumpulan produk, pada satu waktu 4. Tidak ada pemberian diskon untuk pembelian dalam jumlah yang banyak 5. Biaya variabel yang muncul hanya biaya pemasangan atau pemesanan dan biaya penyimpanan persediaan sepanjang waktu 6. Keadaan kehabisan stok (kekurangan) dapat dihindari sama sekali jika pemesanan dilakukan pada waktu yang tepat. Secara grafis, model dasar persediaan ini dapat digambarkan sebagai berikut :
Sumber : Heizer dan Render, (2009) Gambar 2. 2 Model Dasar Persediaan
2.4.5Waktu Tunggu Pemesanan (Lead Time) dan Stok Pengaman (Safety Stock) Pada proses pemesanan barang, di mulai dari memesan sampai barang tersebut datang/siap digunakan, diperlukan jangka waktu yang bisa bervariasi dari beberapa jam sampai beberapa bulan. Perbedaan waktu antara saat memesan barang sampai saat barang datang dikenal dengan istilah waktu tunggu (lead time).Lead time adalah tenggang waktu yang diperlukan antara saat pemesanan bahan baku dan 30
datangnya bahan baku itu sendiri, Waktu tunggu ini dapat konstan dan dapat juga bersifat probabilistic. Lead time muncul karena setiap pesanan membutuhkan waktu dan tidak semua pesanan bisa dipenuhi seketika, sehingga selalu ada jeda waktu. Lead time sangat berguna bagi perusahaan yaitu pada saat persediaan mencapai nol, pesanan akan segera tiba di perusahaan. Dalam EOQ, lead time diasumsikan konstan artinya dari waktu ke waktu selalu tetap dan berulang dalam setiap periode. Akan tetapi dalam prakteknya lead time banyak berubah-ubah, untuk mengantisipasinya perusahaan sering menyediakan persediaan pengaman atau safety stock. Menurut Assauri (2008:242), safety stock adalah persediaan yang diadakan untuk mencegah teradinya kekurangan persediaan ketika permintaan tidak pasti atau karena faktor yang menentukan besarnya persediaan ini adalah penggunaan bahan baku rata-rata selama periode tertentu sebelum barang yang dipesan datang dan waktu tunggu yang bervariasi. Persediaan pengaman berfungsi untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan barang, misalnya karena penggunaan barang yang lebih besar dari perkiraan semula atau keterlambatan dalam penerimaan barang yang dipesan. Menurut Heizer dan Render (2009:113), untuk menghitung besar safety stock dapat menggunakan metode sebagai berikut :
Dimana:
Safety stock = Z σ√ √
Z = standar normal (diperoleh dari tabel distribusi normal. Misalnya, Z = 95%, ini berarti tingkat pelayanan sebesar 95% dari permintaan atau penjagaan terhadap kemungkinan terjadinya stock out hanya 5%) = standar deviasi L = lead time 2.5 Peramalan (Forecasting) Menurut Handoko (2003:260), peramalan adalah suatu usaha untuk meramalkan keadaan di masa mendatang melalui pengujian keadaan di masa lalu. Menurut Heizer dan Render (2009:162), peramalan adalah seni dan ilmu memprediksi peristiwa-peristiwa masa depan. Peramalan memerlukan pengambilan data historis dan memproyeksikanya ke masa depan dengan beberapa bentuk model sistematis. 31
Dari pendapat-pendapat para ahli di atas dapat disimpulkan bahwa peramalan adalah proses memperkirakan jumlah permintaan di masa mendatang berdasarkan pengujian kondisi di masa sebelumnya. Peramalan tidak terlalu dibutuhkan dalam kondisi permintaan pasar yang stabil, karena perubahan permintaannya relatif kecil. Tetapi peramalan akan sangat dibutuhkan jika kondisi permintaan pasar bersifat komplek dan dinamis. Dalam kondisi pasar bebas, permintaan pasar lebih banyak bersifat komplek, dan dinamis karena permintaan tersebut tergantung dari keadaan sosial, ekonomi, politik, teknologi, produk pesaing, dan produk substitusi. Oleh karena itu, peramalan yang akurat merupakan informasi yang sangat dibutuhkan dalam pengambilan keputusan manajemen. 2.5.1Peramalan dan Horison Waktu Dalam hubungannya dengan horison waktu peramalan, menurut Heizer dan Render(2009:163) peramalan dibagi ke dalam 3 kelompok yaitu : 1. Peramalan Jangka Panjang, umumnya untuk perencanaan masa 3 tahun atau lebih. Peramalan ini digunakan untuk perencanaan produk dan perencanaan sumber daya. 2. Peramalan Jangka Menengah, umumnya mencakup hitungan bulan hingga 3 tahun. Peramalan ini lebih mengkhusus dibandingkan peramalan jangka panjang, biasanya digunakan untuk merencanakan penjualan, perencanaan dan anggaran produksi serta menganalisis bermacam rencana operasi. 3. Peramalan Jangka Pendek. Peramalan ini meliputi jangka waktu hingga satu tahun, tetapi umumnya kurang dari tiga bulan. Peramalan ini digunakan untuk merencanakan pembelian, penjadwalan kerja, jumlah tenaga kerja, penugasan kerja, dan tingkat produksi. 2.5.2Jenis-Jenis Peramalan Menurut Heizer dan Render (2009:164), pada umumnya berbagai organisasi menggunakan tiga jenis peramalan dalam perencanaan operasi di masa depan, yaitu : 1. Peramalan Ekonomi (Economic Forecast) menjelaskan siklus bisnis dengan dengan memprediksikan tingkat inflasi, ketersediaan uang, dana yang dibutuhkan untuk membangun perumahan, dan indikator perencanaan lainnya.
32
2. Peramalan Teknologi (Technological Forecast)
memperhatikan tingkat
kemajuan teknologi yang dapat meluncurkan produk baru yang menarik, yang membutuhkan pabrik dan peralatan baru. 3. Peramalan Permintaan (Demand Forecast) adalah proyeksi permintaan untuk produk atau layanan suatu perusahaan. Peramalan ini disebut peramalan penjualan yang mengendalikan produksi, kapasitas, serta sistem penjadwalan dan menjadi input bagi perencanaan keuangan, pemasaran, dan sumber daya manusia. 2.5.3Metode-Metode Peramalan Metode peramalan digunakan untuk menghitung jumlah permintaan barang atau jasa di masa yang mendatang agar dapat sesuai dengan apa yang direncanakan. Menurut Heizer dan Render (2009:167), metode peramalan dibagi menjadi dua yaitu metode kualitatif dan kuantitatif. 2.5.3.1Metode Kualitatif Metode ini merupakan subyektif atau berdasarkan pada estimasi-estimasi dan pendapat-pendapat. Menurut Heizer dan Render (2009:167) berbagai sumber pendapat bagi peramalan kondisi bisnis adalah sebagai berikut : a) Para eksekutif Dalam metode ini, dianggap bahwa para eksekutif sering mempunyai kemampuan untuk memberikan masukan-masukan peramalan yang berguna, terutama dari manajer yang mempunyai pengalaman yang cukup lama dalam industri atau perusahaan sejenis. b) Metode Delphi Metode ini merupakan teknik yang mempergunakan suatu prosedur yang sistematik untuk mendapatkan suatu konsensus pendapat-pendapat dari suatu kelompok ahli. c) Tenaga Penjualan Para tenaga penjualan secara tetap berhubungan dengan pelanggan sehingga dapat memperkirakan jumlah pembelian, sikap, dan kebutuhan mereka. Tenaga penjualan juga merupakan sumber yang dapat menyediakan informasi tentang strategi para pesaing sekarang dan perkiraan di waktu yang akan datang.
33
d) Para Pelanggan (Customer) Pelanggan yang membeli suatu produk atau jasa perusahaan terkadang bersedia untuk mengungkapkan rencana pembelian mereka. Hal ini dijadikan sebagai umpan balik bagi perusahaan. Pelanggan menyampaikan informasi secara pribadi kepada para eksekutif dan tenaga penjualan, atau melalui surat, telephone dan pengisian daftar pertanyaan suatu survei konsumen atau wawancara pribadi. Berdasarkan hasil penelitian di atas dapat disimpulkan bahwa peramalan dengan metode kualitatif ini merupakan cara untuk menentukan suatu hal di masa depan terkait bisnis yang diperoleh dari pendapat para subjek terkait. 2.5.3.2 Metode Kuantitatif Menurut Heizer dan Render (2009:169) metode kuantitatif ini merupakan metode
peramalan
yang
menggunakan
berbagai
model
matematis
yang
menggunakan data historis dan atau variabel-variabel kausal untuk meramalkan permintaan. Hasil peramalan sangat bergantung pada model peramalan yang digunakan tersebut. Peramalan menggunakan metode kuantitatif dapat digunakan jika terdapat 3 kondisi sebagai berikut : 1. Informasi mengenai keadaan pada waktu yang tersedia. 2. Informasi tersebut dapat dikuantitatifkan dalam bentuk data numeric (angka). 3. Waktu yang akan datang (disebut asumsi kontinuitas). Jadi dapat disimpulkan bahwa metode kuantitatif adalah cara untuk menentukan peramalan dengan menggunakan data historis. 2.5.4Metode Regresi Linear Menurut Handoko (2003:283), analisis regresi adalah metode statistik yang digunakan untuk menentukan hubungan antar paling tidak dua variabel, satu atau lebih variabel bebas(independent variables) dan satu variabel bergantung (dependent variable). Tujuannya adalah untuk meramalkan atau memperkirakan nilai variabel bergantung dalam hubungannya dengan nilai variabel bebas tertentu. Secara matematis, model ini dinyatakan sebagai berikut : ŷ = a + bX a=
∑Y b ∑X n n b 34
b=
n ∑XY – ∑X ∑Y n ∑X2 – ( ∑X)2
Keterangan: ŷ = nilai terhitung dari variabel yang akan diprediksi (variabel terikat) a = perpotongan sumbu Y b = koefisien regresi/slop Y = nilai variabel terikat yang diketahui X = nilai variabel bebas yang diketahui b = kemiringan garis regresi (tingkat perubahan pada y untuk perubahan yang terjadi di x) n = jumlah data atau pengamatan Jadi dapat disimpulkan bahwa metode regresi linear merupakan metode statistika yang digunakan untuk membentuk model hubungan antara variabel terikat (dependen; Y) dengan satu atau lebih variabel bebas (independen; X).
2.5.5Memantau dan Mengendalikan Peramalan Menurut Heizer dan Render (2009:177) mengemukakan bahwa, tiga dari perhitungan yang paling terkenal adalah deviasi mutlak rerata (Mean Absolute Deviation - MAD) dan kesalahan kuadrat rerata (Mean Squared Error - MSE). 1. Deviasi Mutlak Rerata (Mean Absolute Deviation = MAD) MAD merupakan ukuran pertama kesalahan peramalan keseluruhan untuk sebuah model. Nilai ini dihitung dengan mengambil jumlah nilai absolut dari tiap kesalahan peramalan dibagi dengan jumlah periode data (n). ∑ |Aktual – Peramalan| n 2. Kesalahan Kuadrat Rerata (Mean Square Error = MSE) MAD=
MSE merupakan cara kedua untuk mengukur kesalahan peramalan keseluruhan. MSE merupakan rata-rata selisih kuardrat antara nilai yang diramalkan dan yang diamati. Kekurangan penggunaan MSE adalah bahwa ia cenderung menonjolkan deviasi yang besar karena adanya pengkuadratan. MSE =
∑ (Kesalahan peramalan)2 n
35
Menurut Gaspersz (2004:80) akurasi peramalan akan semakin tinggi apabila nilai-nilai MAD dan MSE semakin kecil. Ketepatan dari sebuah ramalan merupakan hal yang sangat penting. Namun, hal yang perlu disadari bahwa suatu ramalan adalah tetap ramalan, yang selalu ada unsur kesalahannya. Sehingga yang penting diperhatikan adalah usaha untuk memperkecil kemungkinan kesalahannya tersebut. Akhirnya, baik tidaknya suatu ramalan yang disusun sangat tergantung pada orang yang melakukannya, langkah-langkah peramalan yang dilakukannya dan metode yang dipergunakannya.
36
2.6 Kerangka Pemikiran
Mulai
Survey Lapangan
Studi Pustaka
Perumusan Masalah
Identifikasi Variabel
Tujuan Penelitian
Pengumpulan data : -
Data Permintaan Bulan Januari 2014 sampai Desember 2014
-
Data Persediaan Produk
-
Data Lead Time
-
Data Biaya Kirim
Perencanaan dan
Jumlah kuantitas produk
Penjadwalan Distribusi
perusahaan
bulan Januari 2014 sampai Desember 2014 Metode
Perencanaan dan Penjadwalan
Perusahaan
Distribusi Metode DRP bulan Januari 2014-Desember 2014
Biaya Distribusi dengan
Biaya Distribusi dengan
Metode Perusahaan (TC)
Metode DRP (TC1)
TC1< TC
37
TC1< TC
Metode DRP dipilih
Plot Data
Menghitung Peramalan dengan metode Linear Regression
Menentukan Peramalan Permintaan Bulanan periode Januari 2015 – Desember 2015 Menghitung EOQ. dan Safety Stocks(SS)
Perencanaan dan Penjadwalan Distribusi Metode DRP bulan Januari 2015-Desember 2015
Selesai
Sumber : Olahan peneliti (2014) Gambar 2. 3 Kerangka Pemikiran
38
