BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1
Teori Umum 2.1.1
Pengertian Perencanaan Perencanaan merupakan sebuah analisis yang menyeluruh dan sistematis dalam mengembangkan sebuah rencana kegiatan (Ward & Peppard, 2002, p.69). Dari teori diatas, dapat disimpulkan bahwa perencanaan adalah suatu strategi yang dilakukan perusahaan dalam mencapai sasaran untuk mengembangkan kinerja organisasi yang telah dilakukan.
2.1.2
Pengertian Strategi Menurut Ward kumpulan
tindakan
dan Peppard (2002, p69), strategi adalah yang
tergabung
dan
ditunjukan
untuk
meningkatkan kekuatan jangka panjang dari perusahaan yang terkait dengan para pesaingnya. Strategi dapat membuat suatu kebijakan baru yang bias digunakan dalam praktek seperti merancang ulang prosesproses produksi dalam bisnis. Menurut Rangkuti (2008, p3), strategi adalah alat untuk mencapai tujuan perusahaan dalam kaitannya dengan tujuan jangka panjang, program tindak lanjut serta prirotas alokasi sumber daya. Berdasarkan prinsipnya strategi dapat dibagi dalam 3 tipe, (Rangkuti 2008, p7), yakni : 1. Strategi manajemen : meliputi strategi yang dapat dilakukan
oleh
manajemen
dengan
orientasi
pengembangan strategi secara makro misalnya, strategi pengembangan produk, strategi penerapan harga, dan sebagainya. 2. Strategi investasi : merupakan kegiatan yang berorientasi pada
investasi
misalnya
apakah
perusahaan
ingin
melakukan strategi pertumbuhan agresif, strategi bertahan.
6
7
3. Strategi bisnis : merupakan strategi yang berorientasi pada fungsi-fungsi kegiatan manajemen misalnya strategi produksi atau operasional, strategi distribusi, dan strategi yang berhubungan dengan keuangan.
Jadi, berdasarkan beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa strategi adalah suatu tindakan yang digunakan untuk mencapai tujuan jangka panjang perusahaan agar mampu bersaing dengan para pesaingnya.
2.1.3
Pengertian Strategi Bisnis Menurut Rangkuti (2006, p7), strategi bisnis adalah strategi fungsional yang berorientasi pada fungsi-fungsi kegiatan manajemen, misalnya strategi pemasaran, strategi produksi atau operasional, strategi distribusi, strategi organisasi, dan strategi-strategi yang berhubungan dengan keuangan dari suatu bisnis. Menurut Ward dan Peppard (2002, p69), strategi bisnis adalah sekumpulan tindakan terintegrasi yang bertujuan untuk mencapai tujuan jangka panjang dan kekuatan perusahaan untuk menghadapi pesaing. Jadi, berdasakan beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa strategi bisnis adalah suatu tindakan yang terintegrasi dan berorientasi pada fungsi-fungsi kegiatan manajemen yang bertujuan untuk mencapai tujuan jangka panjang.
2.1.4
Pengertian Sistem Pengertian
sistem
menurut
Satzinger,
Jackson,
Burd
(2004,p.6) merupakan suatu kumpulan dari seluruh komponen yang saling berkaitan antara fungsi satu dan fungsi lainnya untuk menghasilkan suatu output. Sistem merupakan sekelompok komponen yang saling berhubungan dan bekerja sama dalam mencapai tujuan bersama dengan menerima input dan menghasilkan output dalam proses perpindahan yang diatur (O’Brien, 2005, p.29).
8
Kemudian kesimpulan yang dapat diambil dari pengertian diatas, sistem adalah kumpulan komponen yang saling bekerja sama untuk mencapai suatu output yang telah ditentukan.
2.1.5
Pengertian Sistem Informasi Sistem Informasi menurut Satzinger, Jackson, Burd (2004, p.7) merupakan kumpulan komponen yang berkaitan dalam pengumpulan, pemrosesan penympanan yang berguana sebagai ouput yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas bisnis. Berdasarkan
pengertian
sistem
informasi
yang
telah
dijelaskan, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah kumpulan
dari
mengumpulkan,
komponen
yang
memproses,
saling
menyimpan,
menyebarkan informasi yang berguna
berinteraksi menganalisis,
sebagai
output
dalam dan untuk
mendukung tujuan tertentu.
2.1.6
Pengertian Teknologi Informasi Teknologi Informasi adaalah perangkat keras, perangkat lunak, perangkat telekomunikasi, manajemen database dan teknologi pengolahan informasi lainnya yang digunakan dalam sebuah sistem informasi berbasis computer (O`Brien, 2003, p10). Teknologi informasi atau yang biasa disingkat TI secara spesifik mengacu pada teknologi, baik berupa hardware, software maupun network yang memfasilitasi dan mendukung proses pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penyebaran, dan pertukaran informasi. Dan dapat disimpulkan bahwa IT adalah alat yang mendukung aktifitas sebuah sistem informasi (Ward and Peppard, 2002, p3). Jadi,
berdasarkan
beberapa
pengertian
diatas
dapat
disimpulkan bahwa teknologi informasi adalah sekumpulan dari hardware, software, network, dan database yang digunakan untuk mendukung berbagai macam aktifitas sebuah sistem informasi
9
2.1.7
Teori Database Menurut Connolly (2010, p65), basis data adalah suatu koleksi bersama data-data yang saling terkait secara logis, dan juga merupakan pendeskripsian dari data-data tersebut, yang dirancang untuk menyajikan informasi yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi. Database juga dapat diartikan sebagai serangkaian program komputer yang mengendalikan pembuatan, pemeliharaan, dan pemanfaatan basis data sebagai sebuah organisasi (O’Brien, 2003, p5). Dalam basis data, terdapat tiga istilah penting, yakni entitas, atribut, dan relationship. Entitas adalah sebuah objek berbeda (bisa seseorang, tempat, sesuatu, konsep, ataupun kejadian) dalam organisasi yang harus direpresentasikan dalam basis data. Atribut adalah sebuah properti yang mendeskripsikan beberapa aspek dari objek yang ingin di-record. Relationship adalah asosiasi antar entitas (Connolly, 2010, p65).
2.1.8
Pengertian Jaringan Sejarah network atau jaringan komputer berawal dari timesharing networks, yaitu "rangkaian" terminal yang terhubung dengan komputer sentral yang disebut mainframe. Contoh time-sharing networks adalah IBM's System Network Architecture (SNA) dan Digital network architecture. Menurut Tanenbaum (1998, p1), jaringan komputer adalah suatu himpunan interkoneksi sejumlah komputer autonomous. Dua buah komputer dikatakan terinterkoneksi bila keduanya dapat saling bertukar informasi/data.
2.2
Teori Khusus 2.2.1
Pengertian Enterprise Scott A. Bernard (2005, p31) enterprise adalah suatu area tempat segala aktifitas dan tujuan-tujuannya dalam suatu organisasi atau antar beberapa organisasi dimana informasi dan sumber daya lainnya saling bertukar dan berinteraksi.
10
Enterprise adalah sebuah sistem dari manusia, peralatan, material, data, kebijakan, dan prosedur yang muncul untuk menyediakan
sebuah
produk
atau
pelayanan
dengan
tujuan
mendapatkan keuntungan.
2.2.2 Enterprise Architecture Scott A. Bernard (2005, p31) enterprise architecture adalah suatu profesi dan praktek manajemen yang didedikasikan untuk meningkatkan kinerja suatu enterprise dengan cara membuat perusahaan tersebut mampu secara keseluruhan mengintegrasikan strategi praktek bisnisnya, alur-alur informasinya dan sumber daya teknologinya. EA dimaksudkan untuk membantu pembaca mengingat perbedaan jelas antara EA dan jenis lain dari perencanaan IT, yaitu bahwa EA didorong oleh tujuan strategis dan kebutuhan bisnis.
Gambar 2.1 Enterprise Architecture
2.2.3
Menghubungkan EA dan Strategi Untuk
EA
dalam
mendukung
Perusahaan,
harus
menghubungkan strategi, bisnis, dan teknologi. EA sangat efektif pada saat mendukung top-down executive planning dan decisionmaking secara simultan pada seluruh perusahaan dan bottom-up management planning dan decision-making pada setiap bagian line of business.
11
-
Strategy EA framework dan methodology mengatur EA documentation dengan cara yang memungkinkan strategi untuk mempengaruhi bisnis dan perencanaan teknologi dan pengambilan keputusan.
-
Business Seperti yang tercermin dalam desain dalam EA framework, strategi dapat membuat kebutuhan bisnis dan teknologi mendukung solusi untuk mencapai kebutuhan tersebut.
-
Technology Teknologi adalah tipe sumber daya yang dapat memberikan informasi dan sumber daya yang lain untuk mendukung menciptakan dan menghantarkan produk bisnis dan servis, dimana dapat mencapai tujuan dari strategic goals.
2.2.4
Menghubungkaan EA dengan Perencanaan Bisnis Seperti tercermin dalam desain kerangka kerja EA, strategi mencipatakan kebutuhan bisnis dan teknologi mendukung solusi untuk memenuhi kebutuhan tersebut. EA mendokumentasikan tiga isu utama ditingkat bisnis : 1. Mendukung Tujuan Strategis. Sentuh poin antara inisiatif strategis dan kegiatan bisnis perlu didokumentasikan secara jelas. Tidak semua kegiatan usaha yang strategis dan penting untuk membedakan dalam dokumentasi EA antara mereka yang berlangsung link ke iniiatif strategis dan mereka yang menyediakan fungsi dukungan umum untuk perusahaan. 2. Dokumentasi Kegiatan Usaha. Mendokumentasikan penciptaan dan pengiriman produk bisnis dan layanan pentng dalam mendukung Perbaikan Proses Bisnis (BPI) dan Business Process Reeingineering (BPR) dalam mendokumentasikan proyek dan kegiatan usaha untuk menunjukkan input, output, hasil dan elemen lain dari pengaruh tentang setiap proses bisnis. Ini juga
12
penting untuk mengidentifikasi bagaimana proses bisnis terkait satu sama lain. 3. Mengidentifikasi teknologi Pendukung. Menganalisa kebutuhan bisnis dan kegiatan dapat mengungkapkan teknologi pendukung kritis ( misalnya kegiatan pemasaran memerlukan data penjualan tren analisis dan proses manufaktur membutuhkan berbagai jenis sumber termasuk bahan baku, sarana, tenaga kerja, komputer, data, dan / atau robotika ). EA membantu untuk mengidentifikasi dan mendokumentasikan teknologi.
2.2.5
EA sebagai Metode Dokumentasi Metodologi EA adalah rincian langkah demi langkah deskripsi tentang bagaimana program EA yang akan didirikan dan dijalankan serta bagaimana dokumentasi EA yang akan dikembangkan dipelihara dan digunakan.
Gambar 2.2 : Element of EA Documentation
2.2.5.1 EA Documentation Framework EA Documentation Framework mengidentifikasikan ruang lingkup dan rancangan menjadi terdokumentasi dan menetapkan hubungan antara area arsitektur. Sebagai contoh dapat diilustrasikan dalam
13
Gambar 2.3 : The EA3 Cube Documentation Framework
Menurut gambar tersebut tingkatan dari contoh framework
tersebut
adalah
hierarki
jadi
dapat
membedakan arsitektur dan sub arsitektur. Hal ini diselesaikan
dengan
cara
high-level
strategic
goals/initiative pada urutan atas, business product/service dan data or information flow ditengahnya. Mengurangi resiko dan mengefisiensikan promosi, tahap metode pengimplementasian, EA framework dibagi menjadi
beberapa
segmen
aktifitas
yang
berbeda,
dimaksudkan kepada Lines of Business (LOB). Line of Business adlaah perbedaan area dari aktifitas dengn enterprise. Ini bisa melibatkan perusahaan dalam produk-produk tertentu, ketentuan service, atau fungsi internal administratif. Architecture
Segment
adalah
bagian
dari
keseluruhan EA yang mendokumentasikan satu atau lebih line of business pada semua level dan rangkaian. Sebuah
14
segment bisa ada sebagai sebuah bagian dari EA yang berdiri sendiri.
2.2.5.2 EA Components Melakukan perubahan terhadap goal, standarisasi, sumber daya, dan garis bisnis perusahaan yang ada di perusahaan agar dapat berjalan lebih baik.
Gambar 2.4 : Examples of EA Components
Vertical Component merupakan tujuan, proses, atau sumber (equipment, systems, data) yang memfungsikan hanyaa satu line of business). Horizontal(Crosscuting)
Component
merupakan
tujuan, proses, atau sumber yang memfungsikan beberapa line of business.
2.2.5.3 EA Current Architecture Mengandung beberapa EA komponen yang saat ini ada dengan enterprise pada setiap level dari setiap framework.
Current
architecture
dari
sebuah
EA
disediakan untuk membuat sebuah ‘base line’ persediaan dari
sumber
daya
saat
ini
dan
aktivitas
yang
15
didokumentasikan dalam sebuah arah yang konsisten dengan future architecture dari sebuah EA jadi yang dianalisa dapat dilihat perbedaannya dalam kinerja antara rencana masa depan dan kemampuan yang ada saat ini. Current architecture dari sebuah EA terdiri dari artifacts (document, diagram, data, spreadsheet, charts, dll) pada salah satu tingkatan dari framework dimana arsip didalam sebuah online EA repository untuk membuat mereka lebih mudah digunakan oleh beberapa EA stakeholder.
2.2.5.4 EA Future Architecture Future Architecture dikendalikan oleh dua hal strategy dan tactical level yang dilakukan dalam tiga arah seperti yang ditampilkan pada gambar
Gambar 2.5 : Drivers of Change
2.2.5.5 EA Managemet Plan Elemen ini berfungsi untuk mengartikulasi program serta dokumentasi dari pendekatan EA. EA Management Plan juga memberikan deskripsi dari gambaran masa kini dan masa depan dari arsitektur, serta menyusun perencanaan untuk mengatur transisi ke teknologi di masa mendatang (Scott A. Bernard, 2005, p42). Sebuah dokumen nyata yang paling penting untuk merealisasikan keuntungan dari sebuah EA sebagai program manajemen. Bagaimana sebuah enterprise berjalan secara berkelanjutan pindah dari current architecture ke future architecture adalah sebuah
16
perencanaan yang signifikan dan tantangan manajemen, khususnya apabila sumberdaya TI dapat mendukung fungsi
kunci
bisnis
dikembangkan.
EA
yang
telah
Management
diganti Plan
atau
memiliki
beberapa bagian :
Part I EA Program Manajemen •
Governance and principles Menjelaskan cara bahwa kebijakan dan pengambilan keputusan akan terjadi dalam program EA. Hal ini juga
dimana
prinsip-prinsip
yang
mendasari
program EA diartikulasikan. EA pemerintahan yang mungkin terbaik digambarkan melalui narasi yang menyediakan kebijakan EA program dan diagram alur terlampir yang menunjukkan bagaimana dan kapan keputusan dibuat pada isu-isu seperti EA proposal investasi TI, review proyek, pesetujuan dokumen, dll (Scott A. Bernard, 2005, p177). •
Supports strategy and business Pada sesi ini menjelaskan tentang salah satu tujuan utama dari EA Program dimana tujuannya adalah untuk mendukung dan meningkatkan strategi dari enterprise
dan
rencana
bisnis
serta
untuk
mengidentifikasi kesenjanan kinerja yang dapat membantu komponen EA (Scott A. Bernard, 2005, p178). •
EA roles and responsibilities Pada sesi ini menerangkan stakeholders yang terlibat dan apa tanggung jawab dalam aturan EA ini (Scott A. Bernard, 2005, p178).
17
•
EA Program Budget Menjelaskan tentang biaya dari program pembuatan EA mulai dari awal sampai keseluruhan (Scott A. Bernard, 2005, p179).
•
EA Program performance measure Pada
sesi
ini
menerangkan
tentang
untuk
mengetahui apakah program EA dapat menjadi lebih efektif dan efisien. Pengukuran program EA dapat dilakukan dengan 2 tahap yaitu dari segi outcome measure dan output measure (Scott A. Bernard, 2005, p180).
Part II EA current architecture summary •
Strategcc goals and initiative Menjelaskan tentang bagaimana Program EA dan spesifikasi dari komponen EA dapat mendukung strategi goal dan inisiatif enterprise yang diinginkan (Scott A. Bernard, 2005, p182).
•
Business service and information flow Sesi ini menekankan peran yang dimainkan EA dalam mendukung bisnis proses analisis serta perbaikan,
serta
mengidentifikasi
mengoptimalkan arus informasi
dan
didalam proses-
proses bisnis (Scott A. Bernard, 2005, p182). •
System and application Pada sesi ini menerangkan bagaimana komponen Current EA dan artifak pada sistem dan aplikasi pada setiap level yang ada pada Framework EA dapat mendukung alur informasi dan setiap line of business (Scott A. Bernard, 2005, p184).
•
Technology infrasctructure Menjelaskan tentang suara,
data,
dan
video
komponen EA dan artifak yang membentuk
18
teknologi infrastruktur dari setiap tingkatan EA Framework (Scott A.. Bernard, 2005, p184). •
IT Security Menjelaskan tentang keamanan teknologi informasi yang ada pada setiap keseluruhan tingkatan EA framework (Scott A. Bernard, 2005, p184).
•
EA Standards Pada sesi ini menerangkan tentang dokumen Technical Standards Reference Model (TSRM) yang menyediakan EA Stndards untuk suara, data, video, dan keamanan teknologi informasi yang digunakan selama pengembangan komponen EA ( Scott A. Bernard, 2005, p184).
•
Workforce requirements Workforce mencakup strategi untuk mempekerjakan retensi dan pengembangan professional ditingkat eksekutif, manajemen, dan staff dari perusahaan ( Scott A. Bernard, 2005, p185).
Part III EA future architecture summary •
Future operating scenarios Skenario operasi masa depan dibuat bersama dengan deskripsi narasi tujuan skenario dan spektrum lingkungan operasi yang menanggapi skenario (Scott A.Bernard,2005,p186).
•
Planning assumption Adalah asumsi perencanaan dari skenario dibahas lebih lanjut dalam hal apa yang mereka maksud dengan prioritas perusahaan karena menerapkan Future EA. Asumsi mengidentifikasikan kemampuan baru dan sumber daya yang akan diperlukan jika perusahaan berhasil
19
dalam masing-masing scenario. Bagian ini kemudia memfokuskan pada skenario yang dipilih dan asumsi-asumsi perencanaan yang akan mendasari tindakan yang diambil (Scott. A. Bernard, 2005, p186). •
Updating current and future architecture Menjelaskan tentang dokumentasi perubahan yang direncanakan dalam proses dan sumber daya yang menciptakan pandangan masa depan EA pada semua tingkatan dari framework yang ada pada EA (Scott A. Bernard, 2005, p186).
•
Sequencing Plan Menjelaskan rencana urutan EA dokumen tugas, tonggak, dan jangka waktu untuk menerapkan komponen baru EA dan artifak. Perusahaan besar dan
menengah
sering
memiliki
banyak
perkembangan baru yang berlangsung pada waktu tertentu dan ini memerlukan koordinasi untuk menetapkan urutan kegiatan yang optimal. (Scott A Bernard, 2005, p188). •
Configuration management Conforguration Management adalah konfigurasi EA manajemen dari rencana manajemen EA yang berfungsi untuk mendukung sub proses dimana perubahan EA dikelola dan standar dalam Technical Standards Reference Model (TSRM) diterapkan. (Scott A. Bernard, 2005, p189).
Part IV glossary and refrences
20
2.2.5.6 EA Planning Threads Dokumentasi EA termasuk ‘threads’ dari aktifitas umum yang tersedia pada setiap level dari sebuah framework. Threads ini termasuk IT-related security, standards, dan workforce consideration. • IT Security Sebuah program IT Security yang komprehensif memiliki beberapa focus area termasuk : informasi, SDM, pengoperasian dan fasilitas. Akan efektif, IT security harus dapat bekerja pada semua tingkatan dari ssebuah EA framework dan semua EA component. • IT Standards EA seharusnya menggambarkan persetujuan standar internasional,
nasional,
mempromosikan
dan
penggunaan
industry dari
solusi
dalam non-
proprietary dalam komponen EA. • IT Workforce Manusia sangat berguna dalam EA
karena dapat
memastikan kebutuhan IT-related staffing skill dan training agar dapat di identifikasikan untuk LOB dan aktifitas pendukung layanan pada salah satu tingkatan EA Framework dan solusi yang sesuai adalah merefleksikan
kedalam
current
dan
future
architecture.
2.2.6 The Structure & Culture 2.2.6.1 The Structure of Enterprise Salah satu model yang lebih masuk akal dari struktur organisasi umum adalah mengenai pandangan tiga tingkat yang awalnya dibayangkan oleh seorang sosiolog, Talcott Parsons, di tahun 1950 dan selanjutnya dikembangkan oleh seorang sosiolog, James Thompson, pada tahun 1960. Penelitian oleh Parson mengidentifik asi tiga tingkatan umum yang umum untuk kebanyakan
organisasi
sosial
(teknis,
manajerial,
dan
21
institusional), berdasarkan pengamatan bahwa berbagai jenis kegiatan terjadi di setiap tingkat. Pandangan Thompson dibangun berdasarkan gagasan Parsons dengan lebih lanjut mengidentifikasi berbagai jenis kegiatan yang dilakukan oleh organisasi. Pada gambar dibawah ini menjelaskan konsep organisasi dengan model Parsons / Thompson.
Tabel 2.1 : The Structure of Enterprise
Pengukuran berdasarkan Model Parson / Thompson telah diadaptasi oleh penulisan yang menyerupai serangkaian lingkaran konsentris. Hal ini dapat memberikan citra yang lebih berguna untuk menggambarkan sebuah organisasi sosial yang berinteraksi dengan lingkungannya melalui tingkat model
22
institusional, memfasilitasi sumber daya internal melalui jenjang karir, dan melindungi sebuah inti dari proses penting dan sumber daya di tingkat teknis. Gambar dibawah ini menunjukkan versi bentuk bola dari model Parsons / Thompson, yang juga lebih berguna dalam berhubungan dengan bagaimana kerangka EA dapat mendokumentasikan fungsi organisasi.
Gambar 2.6 : EA Relating Models of Organizational Function and Structure
2.2.6.2 Understanding Culture Memahami budaya suatu perusahaan sangat penting untuk mengembangkan pandangan yang realistis tentang bagaimana tujuan strategis ditetapkan, bagaimana fungsi proses, dan bagaimana sumber daya digunakan. Setiap perusahaan berbeda dalam beberapa cara, seperti adalah, vertical horizontal, dan / atau diperpanjang sub-perusahaan. Hal ini disebabkan budaya perusahaan menjadi sebuah penggabungan dari nilainilai, keyakinan, kebiasaan, dan
23
preferensi dari semua orang di seluruh perusahaan atau subperusahaan. Perubahan dalam perusahaan akan terjadi terlepas dari adanya program EA, namun mereka akan terjadi dengan cara yang lebih terputusputus atau benar-benar independen tanpa EA. Efek dari program EA adalah untuk mengkoordinasikan perubahan sedemikian rupa sehingga jauh lebih didorong oleh strategi baru dan kebutuhan bisnis, dan kurang oleh teknologi baru. Kebanyakan dapat bertahan terhadap perubahan yang terjadi di lingkungan mereka, apakah itu di rumah atau tempat kerja. Jika
program EA
mempromosikan perubahan di perusahaan, dan jika orang selalu bertahan terhadap semua jenis perubahan ketika mereka tidak memiliki beberapa tingkat kontrol, maka program EA mungkin dilawan oleh para pemangku kepentingan jika tidak dilakukan sesuatu untuk meningkatkan tingkat kontrol. Meningkatkan
tingkat
kontrol
dapat
membantu
untuk
menyukseskan dalam mengelola perubahan, dan dapat dicapai dengan beberapa cara, termasuk : •
Melibatkan stakeholders dalam pembentukan program EA dan manajemen
•
Secara teratur dan efektif mengkomunikasikan kegiatan EA untuk stakeholder
•
Memungkinkan untuk masukan dari stakeholder untuk perencanaan EA dan pengambilan keputusan
•
Mengelola keinginan dan para pemangku kepentingan dalam melaksanakan program EA.
2.2.7 EA Artifact 2.2.7.1 Goal and Initiatives Goal
and
Initiatives
adalah
kekuatan
pendorong
dibelakang arsitektur. Tingkat atas dari kerangka arsitektur perusahaan yang mengidentifikasi arah strategis, tujuan, dan inisiatif dari perusahaan dan memberikan gambaran yang jelas
24
dari kontribusi bahwa IT akan mencapai tujuan perusahaan. Komponen EA pada tingkat tujuan dan inisiatif : • Strategic Plan Merupakan arahan mengenai rencana strategi perusahaan selama periode 3-5 tahun kedepan. • Mission Statement Merupakan misi perusahaan yang menggambarkan tujuan dan arah perusahaan dalam jangka pendek. • Vision Statement Merupakan visi perusahaan yang menggambarkan tujuan dan arah perusahaan dalam jangka panjang. • SWOT Analysis Salah satu kegiatan awal perusahaan dalam menganalisa kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman perusahaan. • CONOPS Sebiah konsep skenario operasi adalah dokumen narasi yang menjelaskan bagaimana perusahaan beroperasi saat ini atau akan beroperasi beberapa tahun kedepan. • CONOPS Diagram Merupakan diagram yang menggambarkan atau menjelaskan tentang bagaimana fungsi perusahaan secara keseluruhan atau sebagian saja. • Strategic Goals Merupakan tujuan strategis perusahaan yang akan dicapai oleh
perusahaan
perusahaan.
dalam
mewujudkan
visi
dan
misi
25
2.2.7.2 Product and Service Ini adalah area arsitektur yang termasuk dalam area pengaruh primer. Tingkat kedua dari kerangka EA yang mengidentifikasi produk bisnis layanan dari perusahaan dan kontribusi teknologi untuk mendukung proses tersebut. EA komponen dari produk dan servis : • Business Service Layanan bisnis perusahaan adalah kegiatan yang secara langsung berkontribusi terhadap pencapaian misi. Ini bisa dalam bentuk insiatif strategis untuk mengembangkan layanan baru atau yang ditingkatkan, kegiatan manufaktur yang sedang berlangsung, pelayanan publik, dan “Back Office” keuangan, akuntansi, administrasi, dan fungsi sumber daya manusia. • Business Product Produk bisnis adalah barang berwujud atau tidak berwujud yang diproduksi oleh perusahaan dalam mengejar tujuan bisnis dan strategis. • IT Capital Planning Portofolio Karena sumber daya yang terbatas di kebanyakan perusahaan, nilai dari membuat investasi yang signifikan dalam
IT
harus
ditampilkan
dalam
rangka
untuk
mengidentifikasi biaya, manfaat, dan tingkat pengembalian modal.
2.2.7.2.1 Business Plan Menurut Scott A. Bernard (2005, p297), Bussines plan adalah perencanaan yang menghasilkan fungsi bisnis dan strategi financial yang sejalan dengan tujuan perusahaan. Bussines plan memiliki beberapa item pendukung yaitu: 1. Business Overview Business overview menjelaskan mengenai proses bisnis perusahaan secara keseluruhan.
26
2. Executive Team Profile Executive team profile menjelaskan keterangan tentang level eksekutif pada perusahaan. 3. Relationship of Business Activites to Strategic Goal Relationship of business activites to strategic goal menjelaskan tentang hubungan dari aktivitas bisnis dengan tujuan strategi perusahaan. 4. Organizational Structure Organizational structure menjelaskan tentang struktur organisasi pada perusahaan. 5. Market Outlook and Competitive Strategy Market outlook and competitive strategi menjelaskan tentang pangsa pasar dan strategi untuk bersaing dengan perusahaan lain. 6. Business Cycles Business cycles menjelaskan tentang gambaran mengenai lingkaran bisnis perusahaan. 7. Capitalization Strategy Capitalization strategy menjelaskan tentang strategi kapitalisasi perusahaan atau strategi pengelolaan modal perusahaan. 8. Financial Strategy Financial strategy menjelaskan tentang strategi keuangan perusahaan. 9. Current Financial Status Summary Current financial status summary menjelaskan tentang keadaan keuangan perusahaan saat ini. 10. Business Partnerships and Alliances Business partnerships and alliances menjelaskan tentang rekan bisnis serta kerjasama perusahaan.
27
2.2.7.2.2 Swimlane Process Diagram Menurut Scott A. Bernard (2005, p299), Swim Lane Process Diagram adalah diagram yang menggambarkan aktivitas dari setiap stakeholder garis bisnis perusahaan yang terlibat di dalam kegiatan bisnis perusahaan. Seorang pemangku kepentingan menunjukkan diagram aktivitas dimana pra pemangku kepentingan (orang-orang dengan kepentingan dalam perusahaan) yang terlibat dengan garis proses bisnis, dan waktu interaksi. Diagram menggunakan format swim lane untuk mengatur pemangku kepentingan demi baris dan kerangka waktu oleh kolom, maka overlay kegiatan dengan flowchart simbologi.
2.2.7.2.3 Use Case Narrative & Diagram Menurut Scott A. Bernard (2005, p302), Use Case Narrative & Diagram adalah diagram yang menggambarkan
interaksi
antara
aktor
(strakeholder), peraturan bisnis, sistem dan layanan, dan aplikasi. Use Case Narrative & Diagram digunakan untuk mengidentifikasi solusi teknologi yang dibutuhkan dalam pengembangan.
28
Tabel 2.2 Use Case Entity
2.2.7.3 Data and Information Mengoptimalkan data dan pertukaran informasi adalah tujuan sekunder dari arsitektur. Tingkat ketiga dari kerangka arsitektur perusahaan dimaksudkan untuk mendokumentasikan bagaimana informasi saat ini sedang digunakaan dalam perusahaan dan bagaimana
masa
depan
arus
informasi
akan
terlihat.
Pengoptimalisasi data dan pertukaran informasi adalah tujuan sekunder dari arsitektur. Tingkat ketiga dari kerangka arsitektur perusahaan dimaksudkan untuk mendokumentasikan bagaimana informasi saat ini sedang digunakan dalam perusahaan dan bagaimana masa depan arus informasi akan terlihat. Komponen EA pada data dan informasi :
29
1. Information System Data, menurut O’Brien (2005, p38), merupakan fakta mentah tentang orang, tempat, acara, dan hal-hal yang berkaitan dalam suatu organisasi yang umumnya ditemukan dalam penggambaran kejadian dan transaksi dalam organisasi. Informasi, menurut O’Brien (2005, p38) merupakan data yang telah diproses atau ditata kembali ke bentuk yang lebih bermakna bagi seseorang. Informasi dibentuk dari kombinasi data yang diharapkan memiliki makna kepada penerima. Pengetahuan adalah data dan informasi yang lebih halus berdasarkan fakta, kebenaran, kepercayaan, penilaian, pengalaman, dan keahlian dari penerima. Idealnya informasi mengarah ke kebijaksanaan. 2. Database Database merupakan sebuah perangkat lunak berbentuk aplikasi
yang
dirancang
untuk
mendukung
penyimpanan,
pengambilan, memperbaharui, dan penghapusan elemen data dan atau objek data. Unsur data adalah fakta fundamental dan nilai-nilai yang tersimpan dalam database.
Object State transition Diagram Menurut Scott A. Bernard (2005,p306), Object State Transition Diagram adalah diagram yang menggambarkan daur hidup dari setiap aktifitas, mulai dari awal sampai aktivitas
tersebut
menggunakan
berakhir.
notasi
dari
Diagram UML
transisi
untuk
bagian
menunjukkan
bagaimana siklus hidup objek data tertentu. Diagram ini menunjukkan perubahan atribut, link, dan atau perilaku dari objek akibat peristiwa sistem internal atau eksternal yang memicu perubahan dalam bagian.
30
Gambar 2.7 : Object State Transition Diagram
2.2.7.3.1 Logical Data Model Menurut Scott A Bernard (2005, p308), Logical Data Model adalah model data semantik yang dapat dikembangkan dengan menggunakan metode terstruktur tradisional dan menggunakan simbol (Entity Relationship Diagram), atau dapat juga menggunakan metode ojectoriented dan penggunanaan simbol dari Unified Modeling Language (UML), yang menghasilkan class diagram. ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objekobjek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi. Menurut
Abdul
Kadir
(2003,
p48),
ERD
digunakan untuk memodelkan struktur data dan hubungan
31
antar data dengan menggunakan notasi dan simbolsimbol. Pada dasarnya ada 3 simbol yang digunakan yaitu 1. Entity Entity merupakan objek yang mewakili sesuatu yang nyata dan dapat dibedakan dari sesuatu yang lain. Simbol dari entity ini biasanya digambarkan dengan persegi panjang. 2. Atribut Setiap entitas pasti mempunyai elemen yang disebut atribut
yang
berfungsi
untuk
mendeskripsikan
karakteristik dari entitas tersebut. Isi dari atribut mempunyai sesuatu yang dapat mengidentifikasikan isi elemen satu dengan yang lainnya. Gambar atribut diwakili oleh simbol elips. 3. Hubungan atau relasi Hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda. Relasi dapat digambarkan sebagai berikut: One to one Hubungan relasi satu ke satu yaitu setiap entitas pada himpunan entitas a berhubungan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas b. One to many Setiap entitas pada himpunan entitas a dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas b, tetapi setiap entitas pada entitas b dapat berhubungan dengan satu entitas pada himpunan entitas a.
Many to many Setiap entitas pada himpunan entitas a dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas b.
32
2.2.7.3.2 Activity / Entity Matrix (CRUD) Menurut Scott A. Bernard (2005, p310), Activity / Entity Matrix adalah pemetaan yang dikembangkan oleh subjek data dipengaruhi oleh garis yang terkait dengan kegiatan usaha. Disebut dengan “CRUD” matriks karena mengidentifikasi jenis dasar transformasi yang dilakukan pada data ( create, read, update, delete ) proses bisnis. Activity / Entity Matrix adalah suatu diagram yang berisi pemetaan dari hubungan antara fungsi bisnis dengan subjek data dimana subjek data tersebut diciptakan ( create ), dibaca ( read ), diupdate ( update ), dan dihapus ( delete ). Matriks ini disusun dengan menggunakan 3 tahapan, tahapan pertama dilakukan pemetaan terhadap semua fungsi bisnis dan menentukan hubungan antara fungsi bisnis dengan subjek data ( apakah subjek tersebut diciptakan atau hanya dibaca pada fungsi bisnis tersebut ), tahapan kedua semua create akan digeser ke sebelah kiri atau sesuai dengan urutan dari fungsi bisnis, tahapan ketiga akan dilakukan pengelompokkan dari fungsi tersebut
sesuai
dengan
area
bisnisnya
lalu
kita
menentukan arah aliran data pada matriks tersebut dimana aliran data akan digambarkan dengan tanda panah antara satu clustering dengan clustering lainnya yang melewati fungsi read, hal tersebut dilakukan agar alliran data antar satu subsystem yang satu dengan subsystem lainnya dapat terlihat dalam matriks.
2.2.7.4 System and Application Sistem dan aplikasi merupakan tingkat keempat dari kerangka arsitektur perusahaan yang dimaksudkan untuk mengatur dan mendokumentasikan kelompok saat ini dari sistem informasi, dan aplikasi bahwa perusahaan menggunakannya untuk memberikan kemampuan IT. Tingkat keempat dari kerangka arsitektur perusahaan dimaksudkan untuk mengatur dan mendokumentasikan kelompok saat
33
ini
dari
sistem
menggunakannya
informasi, untuk
dan
aplikasi
memberikan
bahwa
kemampuan
perusahaan teknologi
informasi. Komponen EA pada System and Application : 1. Software Application Aplikasi adalah program perangkat lunak ( software ) yang menyediakan kemampuan fungsional untuk “front office” dalam menggunakan sistem berbasis teknologi informasi ( seperti manufaktur, penjualan, layanan pemerintahan, logistik, dan gudang pengetahuan ) atau “back office” sistem terotomatisasi teknologi informasi seperti pengolah kata, spreadsheet, diagram, editor foto, dan web browser. 2. Web Services Penggunakan “Plug-and-Play” pada aplikasi perangkat lunak, penggunaan web berbasis layanan teknologi informasi secara signifikan memperluas dan mempercepat konsep ini. Standar ini membuka layanan berbasis web menggantikan aplikasi perangkat lunak yang memiliki hosting yang unik dan kebutuhan akses.
3. Services Bus / Middleware “Services Bus” adalah istilah SOA untuk lingkungan operasi umum untuk sistem, aplikasi, dan layanan web yang dicirikan oleh non protocol hak milik standar terbuka dan middleware untuk pertukaran data, perangkat lunak atau perangkat keras antarmuka.
4. Enterprise Resource Planning (ERP) Solutions Solusi ERP yang dipasarkan oleh vendor sebagai salah saatu cara untuk meningkatkan interoperabilitas aplikasi dan mengurangi duplikasi fungsi. 5. Operating Systems Sistem operasi adalah aplikasi yang memungkinkan Komputer untuk menyediakan jaringan dasar dan fungsi pengolahan.
34
2.2.7.4.1 System Communication Description Menurut Scott A. Bernard (2005, p313), System Communication Description adalah sistem diagram antar
muka
mendeskripsikan
yang
mendukung
bagaimana
data
di
dalam
berkomunikasi
dengan sistem yang ada di perusahaan, termasuk spesifikasi mengenai links, paths, jaringan, dan media. 2.2.7.4.2
System Data Flow Diagram Menurut Scott A. Bernard (2005, p315), System Data Flow Diagram lebih dikenal dengan nama Data Flow Diagram dan berguna untuk menunjukkan proses yang terjadi dengan sistem yaitu pertukaran data dan bagaimana pertukaran tersebut dapat terjadi. Sistem diagram aliran data yang lebih dikenal sebagai aliran data diagram dan dimaksudkan untuk menunjukkan proses dalam sistem yang pertukaran data, dan bagaimana pertukaran data terjadi. Artefak pada System Data Flow Diagram terlihat pada gambaran proses bisnis, dan bisa diurai untuk menunjukkan detail tambahan
Gambar 2.8 : System Data Flow Diagram
35
2.2.7.5 EA Network and Infrastructure Network
dan
infrastructure
merupakan
tulang
punggung arsitektur. Network dan infrastructure merupakan tingkat kelima dari kerangka arsitektur perusahaan yang dimaksudkan untuk mengatur dan mendokumentasikan pandangan saat ini dan masa depan dari voice, data, dan video network dimana perusahaan menggunakan untuk host systems, aplikasi, website, dan database. Merupakan tingkat infrastruktur teknologi dalam
fungsi kerangka
EA untuk
mengintegrasikan dan
menghubungkan teknologi informasi sumber daya perusahaan di tingkat aplikasi dan informasi. Seperti sumber daya integrasi suara, data, video dan transportasi ( kabel / nirkabel )adalah salah satu kunci untuk menciptakan infrastruktur teknologi informasi secara operasional efektif dan hemat biaya. Komponen EA pada EA Network and Infrastructure : 1. Jaringan Data Jaringan data yang dirancang untuk mengangkut data dan informasi dalam bentuk kode digital antara berbagai komputer yang mendukung penyimpanan, pengambilan, pembaharuan, dan pengolahan untuk end user. 2. Jaringan Telekomunikasi Jaringan Telekomunikasi yang dirancang untuk mengangkut sinyal suara dalam bentuk kode (gelombang analog atau digital elektron/arus foton) antara pengguna akhir. 3. Jaringan Video Jaringan video yang dirancang untuk mengangkut sinyal gambar video dalam bentuk kode (gelombang analog atau digital elektron/arus foton) antara lokasi produksi dan lokasi melihat. 4. Kekuatan Transimisi Kemampuan transimisi jaringan informasi (suara, data, atau video) memiliki dasar dalam konektivitas antara peralatan jaringan. Konektivitas ini dapat diberikan melalui berbagai media termasuk kabel ( copper or glass fiber ), sel nirkabel (short-range radio waves), menara transmisi ( medium range microwaves ), dan
36
link satelit ( long range up-link and down-link of VHF, UHF, or EHF radio waves).
2.2.7.5.1
Network Connectivity Diagram Menurut Scott A. Bernard (2005, p321), Network
Connectivity
Diagram
menunjukkan
hubungan fisikal jaringan yang ada di suatu perusahaan seperti data, video jaringan, WAN, LAN, ekstranet, dan intranet.
2.2.7.6
Analisis Lingkungan Internal dan Eksternal Bisnis Dalam
menganalisis
suatu
lingkungan
bisnis
perusahaan terdapat 2 analisis yang dapat digunakan yaitu analisis lingkungan internal dan analisis lingkungan eksternal. 2.2.7.6.1 Analisis Lingkungan Eksternal Bisnis Analisis
lingkungan
Eksternal
merupakan
analisis semua faktor eksternal dari suatu perusahaan. Faktor eksternal tersebut meliputi : faktor ekonomi, sosial, politik, teknbologi, pesaing, dan lain-lain. Dengan adanya faktor-faktor tersebut, perusahaan mampu
mengetahui
peluang
dan
ancaman
disekitarnya. Peluang dan ancaman tersebut akan memberikan kesempatan bagi perusahaan untuk maju dan berkembang. Adapun teknik-teknik analisis yang digunakan untuk memahami kondisi pada lingkungan eksternal bisnis diantaranya adalah :
37
2.2.7.6.1.1 Analisis Lima Daya Porter Menurut
Ward
dan
Peppard
(2002, p95), teori ini telah memberikan pengaruh yang nyata dalam perencanaan strategi
bisnis
berbagai
perusahaan
selama tahun terakhir ini.
Gambar 2.9 Analisis Lima Daya Porter
Lima kekuatan Proter dapat dijelaskan sebagai berikut (Wheelen dan Hunger, 2004, pp 61-63): 1. Ancaman Pesaing Sejenis Persaingan tersebut bertingkat dari
industri
industri
yang
yang kuat
sampai
terlemah.
Ketika
tingkat persaingan tinggi keuntungan akan menjadi cenderung rendah dan sebaliknya. Menurut Porter tingkat persaingan dipengaruhi oleh Faktor, yaitu: jumlah kompetitor, tingkat pertumbuhan industri, karakteristik
38
produk, biaya tetap yang besar, kapasitas dan hambatan keluar.
2. Ancaman Masuknya Pendatang Baru Masuknya pendatang baru akan menimbulkan
sejumlah
implikasi
bagi perusahaan yang sudah ada, misalnya,
kapasitas
menjadi
bertambah,
terjadinya
perebutan
pangsa pasar, serta perebutan sumber daya produksi yang terbatas. Kondisi seperti ini menimbulkan ancaman bagi perusahaan yang telah ada. Ada beberapa faktor – faktor penghambat pendatang baru untuk masuk ke dalam suatu industri, yaitu : skala ekonomi,
diferensiasi
produk,
kecukupan modal, biaya peralihan, akses
kesaluran
distribusi
dan
peraturan pemerintah.
3. Ancaman dari Produk atau Jasa Pengganti Ketika menjadi keuntungan
tingkat lebih
ancaman tinggi
organisasi
ini
maka menjadi
rendah dan pelanggan akan berubah ketika harga produk kita menjadi tinggi. Pelanggan akanlebih memilih untuk menggunaka produk substitusi menjadi konsumen
lebih
kuat
dihadapkan
bilamana pada
switching cost(biaya peralihan) yang sedikit jika produk substitusi itu
39
mempunyai harga yang lebih murah atau kualitasnya sama, bahkan lebih tinggi
dari
prusok-prosuk
suatu
industri.
4.
Kekuatan Tawar Menawar Pembeli Para pembeli dengan kekuatan yang
mereka
mempengaruhi
miliki,
mampu
perusahaan
menurunkan
harga
untuk prosuk,
meningkatkan mutu dan pelayanan, serta mengadu perusahaan dengan pesaingnya.
Hal
ini
tergantung
sensitifitas harga pembelian dan dan kemampuan
mempengaruhi
tawar
menawar pembeli.
5. Kekuatan Tawar Menawar Pemasok Pemasok dapat mempengaruhi industri melalui kemampuan mereka menaikkan harga dan mengurangi kualitas
produk
ditawarkan.
atau jasa Pemasok
yang
sebagai
penyedia produk atau jasa turut berperan serta dalam persaingan pada suatu
industri.
Oleh
sebab
itu,
pembeli dan juga pemasok harus bekerjasama agar tercipta hubungan baik diantara kedua belah pihak.
40
2.2.7.6.1.2 Analisis PEST Menurut Ward dan Peppard (2002, p70),
analisa
PEST
adalah
analisa
terhadap faktor lingkungan eksternal bisnis yang meliputi bidang politik, ekonomi, sosial dan teknologi. 1. Politik Faktor politik meliputi kebijakan pemerintah,
masalah-masalah
hukum, serta mencakup aturan-aturan formal dan informal dari lingkungan dimana
perusahaan
melakukan
kegiatannya. Contoh: peraturan ketenagakerjaan, peraturan daerah, kebijakan tentang pajak, stabilitas politik, peraturan perdagangan. 2. Ekonomi Faktor
ekonomi
meliputi
semua
faktor yang mempengaruhi daya beli dari pelanggan dan mempengaruhi iklim berbisnis suatu perusahaan. Contoh : tingkat inflasi, tingkat suku bunga, standar
pertumbuhan nilai
tukar,
ekonomi, harga-harga
produk dan jasa. 3. Sosial Faktor sosial meliputi semua faktor yang dapat mempengaruhi kebutuhan dari pelanggan dan mempengaruhi ukuran dari besarnya pangsa pasar yang
ada.
lingkungan
Contoh social,
:
kondisi kondisi
lingkungan kerja, keselamatan dan
41
kesejahteraan pendidikan
social,
tingkat
masyarakat,
tingkat
pertumbuhan penduduk. 4. Teknologi Faktor teknologi meliputi semua yang
dapat
membantu
dalam
menghadapi tantangan bisnis dan mendukung efisiensi proses bisnis. Contoh
:
automatisasi,
penelitian
dan
teknologi,
tingkat
teknologi,
kecepatan
aktivitas
pengembangan kadaluarsa transfer
teknologi.
2.2.7.6.2 Analisis Lingkungan Internal Bisnis Analisis lingkungan bisinis dari perusahaan digunakan
untuk
mengetahui
strategi
bisnis
perusahaan pada saat ini dan visi misi perusahaan, aktivitas dan proses bisnis, sumber daya yang dimiliki dan informasi yang dibutuhkan perusahaan. Adapun teknik-teknik analisis yang digunakan dalam memahami
kondisi
lingkungan
external
bisnis
diantaranya adalah:
2.2.7.6.2.1 Analisis SWOT Menurut Rangkuti (2006, p18-19) analisis SWOT adalah suatu identifikasi dari bermacam faktor secara sistematis yang
digunakan
untuk
merumuskan
strategi suatu perusahaan. Analisis ini dilakukan
pada
logika
yang
dapat
memaksimalkan kekuatan dan peluang dan
secara
bersamaan
dapat
meminimalkan kelemahan dan ancaman.
42
Jadi, analisis SWOT membandingkan antara
faktor eksternal peluang dan
ancaman dengan faktor internal kekuatan dan kelemahan. Analisis
SWOT
adalah
suatu
identifikasi dari bermacam faktor secara sistematis
yang
digunakan
untuk
merumuskan strategi, berdasarkan logika yang dapat memaksimalkan kekuatan (Strengths) dan peluang (Opportunities), dan
secara
bersamaan
dapat
meminimalkan kelemahan (Weaknesses) dan ancaman (Threats). Jadi, analisis SWOT membandingkan antara faktor eksternal Peluang dan Ancaman dengan faktor internal Kekuatan dan Kelemahan. Analisis ini terbagi atas 4 komponen dasar yaitu: •
Strength (Kekuatan) Suatu keunggulan sumber daya yang relatif terhadap pesaing dan kebutuhan dari pusat yang dilayani atau hendak dilayani oleh perusahaan kekuasaan yang dimiliki
oleh
suatu
perusahaan
dibandingkan dengan pesaing. Contoh:
memiliki
produk
yang
kekurangan
dalam
berkualitas. •
Weakness (Kelemahan) Ketebatasan sumber
atau
daya,
kemampuan
keterampilan,
yang
secara
dan serius
menghalangi kinerja efektif perusahaan. Keterbatasan dalam fasilitas, sumber daya keuangan,
kemampuan
managemen,
43
keterampilan sumber
pemasaran
dari
pelayanan
merupakan
kelemahan.
terhadap
Contoh:
pelanggan
yang
kurang baik atau memuaskan pelanggan. •
Opportunity (Kesempatan) Suatu daerah kebutuhan pembeli diamana perusahaan
dapat
beroperasi
secara
menguntungkan dan untuk merebut lebih banyak konsumen dibanding dengan para pesaing. •
Threat (Ancaman) Merupakan
ancaman dari
organisasi
dan
dapat
luar
bagi
mengancam
eksistensi organisasi dimasa mendatang. Contoh: banyaknya pendatang baru. Analisis SWOT dapat digunakan dengan berbagai cara untuk meningkatkan dalam usaha penetapan strategi. Umumnya yang sering
digunakan
adalah
sebagai
kerangka sistematis dalam diskusi untuk membahas kondisi alternatif dasar yang mungkin
menjadi
pertimbangan
perusahaan.
2.2.7.6.2.2 Matrik SWOT Matrik SWOT adalah alat yang dipakai untuk menyusun faktor-faktor strategis
perusahaan.
Matrik
ini
menggambarkan bagaimana peluang dan ancaman eksternal (EFAS) yang dihadapi perusahaan dapat disesuaikan dengan
kekuatan
dan
kelemahan
(IFAS) yang dimilikinya. Matrik ini dapat
menghasilkan
empat
set
44
kemungkinan
alternatif
(Rangkuti, 2006,
strategis
p31).
Cara membuat Matrik SWOT adalah
dengan
menggunakan
faktorfaktor strategis eksternal maupun internal sebagaimana telah dijelaskan dalam tabel EFAS dan IFAS, yaitu dengan
memasukan
ancaman
dari
peluang
dan
EFAS
serta
tabel
memasukan kekuatan dan kelemahan dari tabel IFAS kedalam sel yang sesuai dalam Matrik SWOT. Kemudian dengan membandingkan faktor-faktor strategis tersebut lalu dibuatkan empat set kemungkinan alternatif strategi (SO, ST, WO, WT). • Strategi
SO
:
strategi
ini
dibuat
berdasarkan jalan pikiran perusahaan, yaitu dengan memanfaatkan seluruh kekuatan
untuk
memanfaatkan
merebut peluang
dan
sebesar-
besarnya. • Strategi
ST
:
strategi
dalam
menggunakan kekuatan yang dimiliki perusahaan untuk mengatasi ancaman. • Strategi WO : strategi ini diterapkan berdasarkan pemanfaatan pelung yang ada
dengan
cara
meminimalkan
kelemahan yang ada. • Strategi WT : strategi ini didasarkan pada kegiatan yang bersifat defensive dan
berusaha
meminimalkan
kelemahan yang ada serta menghindari ancaman.
45
Tabel 2.3 Matrix SWOT (Rangkuti, 2006, p31)
2.2.7.6.2.3 Matrix EFAS Menurut Rangkuti (2006, p22), sebelum membuat matrix faktor strategi external, kita perlu mengetahui terlebih dahulu faktor strategi EFAS (External Factors Analysis Summary). Berikut ini adalah
cara-cara
penentuan
Faktor
Strategi External (EFAS): a. Tentukan faktor-faktor yang menjadi peluang serta ancaman perusahaan dalam kolom 1. b. Beri bobot masing-masing faktor tersebut dengan skala dari 1,0 (sangat penting) sampai 0,0 (tidak penting), berdasarkan pengaruh faktor-faktor tersebut terhadap posisi strategis perusahaan. (semua bobot tersebut jumlanya tidak boleh melebihi skot total 1,00)
46
c. Hitung rating (dalam kolom 3) untuk masing-masing
faktor
dengan
memberikan skala mulai dari 4 (outstanding)
sampai
dengan
1
(poor), berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadap kondisi perusahaan yang bersangkutan. Variabel yang bersifat positif diberi nilai dari +1 sampai dengan +4 (sangat baik) dengan
membandingkan
rata-rata
industri atau dengan pesaing utama sedangkan negatif
varabel
yang bersifat
merupakan
kebalikannya.
Contohnya, jika ancaman perusahaan besar sekali dibandingkan dengan rata-rata industri nilainya adalah 1 sedangkan jika peluang perusahaan dibandingkan
rata-rata
industri
nilainya dalah 4. d. Kalikan bobot pada kolom 2 dengan rating
pada
memperoleh
kolom faktor
3,
untuk
pembobotan
dalam kolom 4. Hasilnya berupa skor pembobotan untuk masing-masing faktor yang nilainya bervariasi mulai dari 4,0 (Outstanding) sampai dengan 1,0 (Poor). e. Gunakan kolom 5 untuk memberikan komentar
atau
catatan
faktorfaktor
tertentu
bagaimana
skor
mengapa
dipilih
dan
pembobotannya
dihitung. f. Jumlahkan skor pembobotan (pada kolom 4), untuk memperoleh total
47
skor pembobotan bagi perusahaan yang bersangkutan. Nilai total ini menunjukan bagaimana perusahaan tertentu bereaksi terhadap faktorfaktor strategis eksternalnya. Skor total ini dapat digunakan untuk membandingkan
perusahaan
ini
dengan perusahaan lainnya dalam kelompok industri yang sama.
Tabel 2.4 Tabel EFAS
2.2.7.6.2.4 Matrix IFAS Menurut Rangkuti(2006, p24-25), setelah faktor-faktor strategi internal suatu perusahaan diidentifikasi, suatu tabel IFAS (Internal
Strategic
Factor
Analysis
Summary) disusun untuk merumuskan faktor-faktor strategis internal tersebut dalam kerangka Strength and Weakness
48
perusahaan.
Tahapnya
adalah
sebagai
berikut : a. Tentukan faktor-faktor yang menjadi kekuatan
serta
kelemahan
perusahaan
dalam kolom 1. b.
Beri
bobot
masing-masing
faktor
tersebut dengan skala dari 1,0 (sangat penting)
sampai
berdasarkan tersebut
0.0 (tidak
pengaruh terhadap
perusahaan.
penting),
faktor-faktor
posisi
(Semua
strategis
bobot
tersebut
jumlahnya tidak boleh melebihi skor total 1,00). c. Hitung rating (dalam kolom 3) untuk masing-masing faktor dengan memberikan skala mulai dari 4 (Outstanding) sampai dengan 1 (poor), berdasarkan pengaruh faktor
tersebut
terhadap
kondisi
perusahaan yang bersangkutan. Variabel yang bersifat positif (semua variabel yang masuk kategori kekuatan) diberi nilai dari +1 sampai dengan +4 (sangat baik) dengan membandingkan rata-rata industri atau dengan pesaing utama sedangkan variabel yang bersifat negatif merupakan kebalikannya. Contohnya, jika kelemahan
perusahaan
besar
sekali
dibandingkan dengan rata-rata industri nilainya
adalah
1
sedangkan
jika
kelemahan perusahaan dibandingkan ratarata industri nilainya adalah 4. d. Kalikan bobot pada kolom 2 dengan rating pada kolom 3, untuk memperoleh faktor
pembobotan
dalam
kolom
4.
49
Hasilnya berupa skor pembobotan untuk masing-masing
faktor
yang
nilainya
bervariasi mulai 4,0 (Outstanding) sampai dengan 1,0 (Poor). e. Gunakan kolom 5 untuk memberikan komentar atau catatan mengapa faktorfaktor tertentu dipilih dan bagaimana skor pembobotannya dihitung. f. Jumlahkan skor pembobotan (pada kolom 4), untuk memperoleh total skor pembobotan
bagi
perusahaan
yang
bersangkutan. Nilai total ini menunjukan bagaimana perusahaan tertentu bereaksi terhadap faktorfaktor strategis internalnya. Skor total ini dapat digunakan untuk membandingkan perusahaan ini dengan perusahaan
lainnya
industri yang sama.
dalam
kelompok
50
Berikut adalah tabel matriks IFAS :
Tabel 2.5 Tabel IFAS
2.2.7.6.3 Value Chain Analysis Pendekatan rantai nilai (value chain) dibedakan menjadi dua tipe aktivitas bisnis (Ward dan Peppard, 2002,p263) : 1. Aktivitas Utama (Primary Activities) Aktivitas-aktivitas utama pada perusahaan yang pada akhirnya memberikan kepuasan pada pelanggan. Aktivitasaktivitas tersebut tidak hanya dilakukan dengan baik, tapi juga harus saling berhubungan dengan efektif jika keseluruhan performa bisnis hendak dioptimalkan. Aktivitas utama terdiri dari, yaitu :
51
a.Inbound Logistics Mendapatkan, menerima, menyimpan dan pengadaan input kunci dan sumber daya dalam kualitas dan kuantitas yang tepat bagi bisnis. Ini mungkin termasuk merekrut staf serta membeli bahan, komponen dan jasa, dan berurusan
dengan
subkontraktor
dan
memperoleh peralatan. b.Operations Mengubah input menjadi produk atau layanan yang diperlukan oleh para pelanggan. Ini mencakup sumber daya dan membawa bahan bersama-sama untuk membuat produk atau menyediakan layanan. c. Outbound Logistics Mendistribusikan produk ke pelanggan baik secara langsung kepada pelanggan atau ke agen yang sesuai untuk didistribusi, sehingga pelanggan dapat memperoleh produk atau jasa dan membanyarnya dengan tepat. d.Marketing and Sales Menyediakan cara-cara dimana pelanggan dan konsumen sadar akan produk atau jasa dan bagaimana mereka dapat memperoleh itu, termasuk cara untuk membujuk mereka untuk membeli atau menggunakan produk atau jasa. e. Services Memberikan nilai tambah lebih jauh kepada pelanggan dengan memastikan pelanggan mendapatkan keuntungan penuh atau nilai dari produk yang dibeli. 2. Aktifitas pendukung Merupakan aktivitas yang dibutuhkan untuk mengontrol dan mengembangkan bisnis dari
52
waktu ke waktu dengan cara menambahkan nilai secara tidak langsung, nilainya akan diketahui melalui kesuksesan dari aktivitas utama. a. Firm Infrastructure Infrastruktur merupakan saran dan prasarana yang diperlukan perusahaan. b. Human Resources Management Merupakan cara dari perusahaan dalam mengatur sumber daya manusianya, misalnya dengan
memberikan
pelatihan
atau
apa
yang
pembekalan skill dan ilmu c. Technology Menjelaskan
teknologi
saja
digunakan dalam perusahaan tersebut. d. Procurement Suatu proses lengkap untuk mendapatkan barang dan jasa dari persiapan mulai dari persiapan dan pengolahan dari sebuah daftar permintaan atas invoice untuk pembayaran.
2.2.7.6.4 CONOP Sebuah konsep skenario operasi adalah dokumen narasi yang menjelaskan bagaimana perusahaan beroperasi saat ini atau akan beroperasi beberapa tahun. 2.2.7.6.4.1 CONOPS Scenario Menurut Scott A. Bernard (2005, p294),
CONOPS
Scenario
adalah
dokumen narasi yang menjelaskan tentang bagaimana cara perusahaan beroperasi pada saat ini atau di masa yang akan datang. CONOPS dibuat berdasarkan faktor internal dan eksternal yang didapat melalui
SWOT
Analisis.
CONOPS
53
bukanlah skenario mutlak melainkan berupa asumsi perencanaan. 2.2.7.6.4.2 CONOPS Diagram Menurut Scott A. Bernard (2005, p295),
CONOPS
diagram
yang
Diagram
adalah
menggambarkan
atau
menjelaskan tentang bagaimana fungsi perusahaan
secara
keseluruhan
atau
sebagian saja.
2.2.7.6.5 Strategic Strategi sebagai arah dan cakupan jangka panjang organisasi untuk mendapatkan keunggulan melalui
konfigurasi
sumber
daya
alam
dan
lingkungan yang berubah untuk mencapai kebutuhan pasar
dan
memenuhi
harapan
pihak
yang
berkepentingan (stakeholder).
2.2.7.6.5.1 Security Plan Menurut Scot A. Bernard (2005, p328),
Security
perencanaan
Plan
adalah
keamanan
yang
menyediakan keamanan tingkat tingggi dan mendeskripsikan mengenai program keamanan
yang
dijalankan
pada
perusahaan. Keamanan tersebut dapat termasuk fisik, data, petugas, elemen operasional keamanan, dan prosedur yang berlaku. Keamanan adalah hal yang paling penting dalam program manajemen
EA
dan
metodologi
dokumentasi. Sebuah rencana keamanan yang
komprehensif
focus
kepada
beberapa elemen diantaranya informasi,
54
personil, operasi, dan fasilitas. Agar lebih
efektif
keamanan
IT
harus
bekerjasama di semua tingkat dari kerangka EA dan di dalam semua komponen EA. 2.2.7.6.5.2 Technology Forecast Menurut Scot A. Bernard (2005, p334), Technology Forecast adalah suatu perkiraan rancangan dukungan teknologi yang akan dikembangkan ke depannya agar dapat berjalan lebih baik sesuai dengan standar yang ada di perusahaan. Technology Forecast adalah
perkiraan
teknologi
yang
didukung dan berkaitan dengan profil standart
teknologi.
Dokumen
perkiraan teknologi diharapkan dapat melakukan perubahan dalam standar dimana
untuk
memperkirakan
perubahan masa depan yang terjadi maupun yang akan terjadi. 2.2.7.6.5.3 Workforce Plan Menurut Scot A. Bernard (2005, p335), Workforce plan merupakan deskripsi tingkat tinggi bagaimana mengelola sumber daya manusia yang ada di perusahaan, termasuk strategi di dalam mengkontrak karyawan, retensi, dan membangun eksekutif manajemen yang profesional, serta tingkatan perusahaan.
staff
yang Workforce
ada
di Plan
merupakan rencana tenaga kerja yang memberikan gambaran tingkat tinggi
55
tentang manusia
bagaimana di
sumber
kelola
di
daya seluruh
perusahaan. Rencana tenaga kerja termasuk mempekerjakan,
strategi retensi,
untuk dan
pengembangan professional ditingkat executive management serta staff dari perusahaan.
