BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1
Penelitian Sebelumnya (State of the Art) Penelitian terdahulu digunakan sebagai pedoman dasar pertimbangan maupun
perbandingan bagi penulis dalam upaya memperoleh arah dan kerangka berpikir. Dalam melakukan penelitian ini peneliti menggunakan 5 jenis jurnal, baik itu 2 jurnal internasional dan 3 jurnal nasional sebagai bahan perbandingan dengan penelitian yang akan dilakukan. Jurnal-jurnal tersebut dijadikan sebagai data pendukung dalam penelitian ini.Berikut ini adalah penelitian sebelumnya yang dapat dijadikan acuan dalam penelitian ini:
Tabel 2.1 State of the Art Nama Peneliti &
Penelitian yang akan Judul Jurnal
Isi Jurnal
dilakukan
Tahun Penelitian
event Jurnal tersebut dalam
Husein
Special
(Anadolu
management
University)
and marketing pada event
penulisannya berfokus
Mehpare Tokay :A case study management, dimana (Argan
Bilecik of TKBL All berisi tentang
yang akan dilakukan, maka peneliti akan melakukan analisa
bagaimana cara
terhadap bagaimana
memanajemen dan
PT. Iris Worldwide
(Anadolu
memasarkan sebuah
Indonesia
University)
event dengan sukses
melakukan
(2011)
dan memuaskan para
penyusunan konsep
partisipan acara
acara, mulai dari
tersebut. Pembahasan
i.
University),dan metin
Argan
Star 2011
Dalam penelitian
Pengumpulan
dalam jurnal ini
informasi
berkaitan dengan
tentang acara
i.
Perencanaan
yang bersumber
sebelum event
dari pihak Bank
Menentukan
BTPN Syariah
ii.
objek acara
7
ii. Melakukan rapat
8 Nama Peneliti &
Penelitian yang akan Judul Jurnal
Isi Jurnal
dilakukan
Tahun Penelitian
iii. Menentukan fasilitas acara iv. Transportasi
v.
dengan staf EO tentang bagaimana ide
untuk para
untuk acara
pengisi acara
berdasarkan info
Budgeting Acara
yang telah didapat iii. Mengolah dan menemukan konsep acara iv. Menyusun konsep acara v. Mencari vendor untuk acara, hingga akhirnya proses penyusunan konsep acara dapat direalisasikan pada hari H acara
Oliver Thomas, REFERENCE
Jurnal ini
Didalam penelitian
Bettina Hermes, MODEL-
membahas berbagai
yang akan
dan
hal yang berkaitan
dilakukan, peneliti
Peter BASED
Loos(Saarland
EVENT
jurnal perencanaan
akan melihat
University
MANAGEME
dalam membuat
bagaimaa pihak iris
Germany)
NT
sebuah event.
worldwide
Menurutnya, event
melakukan
(2014)
9 Nama Peneliti &
Penelitian yang akan Judul Jurnal
Isi Jurnal
dilakukan
Tahun Penelitian
planning merupakan
penyusunan konsep
hal yang mendasar
acara sehingga
dalam pelaksanaan
tujuan
acara, pengecekkan
dilaksanakanya
biaya untuk acara,
acara tersebut dapat
serta memantau proses tercapai sehingga penyusunan konsep acara hingga waktu akan dilaksanakannya acara tersebut. Di dalam sebuah acara, melakukan penyusunan konsep acara di gambarkan sebagai otak dari acara yang akan diselenggarakan. Oleh karena itu dalam melakukan penyusunan atau perencanaan terhadap sebuah acara harus dilakukan dengan matang dan berfokus pada tujuan diselengggarakannya acara tersebut. Jika penyusunan konsep acara tidak berpatokan pada tujuan acara, maka acara yang akan
klien merasa puas.
10 Nama Peneliti &
Penelitian yang akan Judul Jurnal
Isi Jurnal
dilakukan
Tahun Penelitian
diselenggarakan tidak akan berhasil
Anwar
THE
Penelitian ini
Pada bab 3 yaitu
Basalamah;
IMPORTANC
bertujuan untuk
metode penelitian,
Maria Pia Adiati
E OF
menyelidiki potensi
selain wawancara,
(Hotel
PHOTOGRAP
media fotografi
peneliti juga
Management
HY
sebagai sarana
menggunakan
Department,
AS AN
pendukung dalam
dokumentasi sebagai
penyelenggaraan
salah satu cara untuk
Faculty
of INFORMATI
and ON SUPPORT acara, sumber data
Economic
mendukung
Communication
IN EVENT
serta sebagai
penelitian yang
Binus
EVENT OF
dokumentasi terhadap
dilakukan. Hal ini
University)
ANUGERAH
acara yang ada.
bertujuan agar
(2013)
BAMBU
Melalui studi terhadap
penelitian yang
INDONESIA
sebuah acara
dilakukan memiliki
2013)
“Anugerah Bambu
bukti konkret berupa
Indonesia 2013”,
foto dokumentasi
peneliti akhirnya
yang akan
menemukan bahwa
dilampirkan pada
fotografi memiliki
halaman lampiran.
nilai tambah sebagai sumber data, dokumentasi dan bahasa visual.
IDA FARIDA Dosen
STUDI
PNSD DOKUMEN
Pada jurnal ini
Salah satu jenis
mengemukakan
dokumentasi yang
Fisipol
DALAM
beberapa pengertian
disinggung dalam
(Universitas
PENELITIAN
mengenai
jurnal Dalam
11 Nama Peneliti &
Penelitian yang akan Judul Jurnal
Isi Jurnal
dilakukan
Tahun Penelitian
Sang
Bumi KUALITATIF
dokumentasi serta
penelitian yang
Ruwa
Jurai)
tujuan penggunaan
dilakukan,
dokumentasi di dalam
penggunaan
suatu penelitian
dokumentasi
kualitatif.
merupakan salah
Dokumentasi yang
satu teknik yang
dimaksudkan ada
digunakan oleh
beragam jenisnya.
peneliti sebagai
Mulai dari
bahan bukti
dokumentasi pribadi,
pendukung data
dokumentasi internal,
yang telah diperoleh
dokumentasi eksternal
di lapangan.
(2013)
dan sebagainya. Pupu Saeful
PENELITIAN
Pembahasan dalam
Dalam penelitian
Rahma Drs.,
KUALITATIF
jurnal ini mengenai
yang dilakukan oleh
M.Pd. ( Prodi
penelitian kualitatif
peneliti, metodologi
Pendidikan
dimana penulis jurnal
yang digunakan
Ekonomi-AP
menjelaskan mengenai dalam
FKIP
pengertian, paradigma
mengumpulkan serta
Universitas
penelitian, ciri-ciri,
menganalisa data
Kuningan)
perbedaan antara
adalah dengan
kualitatif dan
menggunakan teknik
kuantitatif, teknik
penelitian kualitatif.
pengumpulan data dan Dari jurnal tersebut sebagainya.
peneliti dapat melihat terdapat beberapa hal yang tidak dicantumkan mengenai teknik analisa serta teknik
12 Nama Peneliti &
Penelitian yang akan Judul Jurnal
Isi Jurnal
dilakukan
Tahun Penelitian
keabsahan data. Dan hal tersebut merupakan 2 hal yang digunakan oleh peneliti ketika melakukan analisa data yang telah diperoleh dari lapangan.
2.2
Landasan Teori
2.2.1 Teori Komunikasi Seperti teori komunikasi yang dikemukakan oleh Harold Laswell (Keith Butterick, 2012: 20), Ia mengajukan empat pertanyaan: “siapa mengatakan apa? lewat saluran mana? kepada siapa? apa efeknya?”. Dengan kata lain pesan merupakan sesuatu yang diungkapkan oleh komunikator melalui saluran (media) diterima oleh komunikan dan menimbulkan efek (feedback). Semua media bisa menyampaikan pesan dan menimbulkan efek (feedback). Setiap orang yang berkomunikasi selalu memiliki makna dalam setiap pesannya, dengan demikian pemaknaan setiap percakapan dikatakan berhasil apabila kedua orang yang berkomunikasi saling mengerti makna pesan yang disampaikan. Hal itu juga disebut sebagai percakapan yang komunikatif. Komunikasi terjadi bila ada sumber informasi yang merupakan bahan atau materi yang akan disampaikan oleh komunikator. Sebelum informasi disampaikan komunikatorperlu melakukan penyandian (encoding) untuk mengubah ide dalam otak ke dalam suatu sandi yang dapat dipahami.Setelah pesan disandikan kemudian komunikator menyampaikan pesan kepada komunikan melalui saluran atau media.Ketepatan komunikasi dalam menerima pesan sangat dipengaruhi oleh kemampuan komunikan dalam melakukan penafsiran (decoding). Komunikasi berlangsung efektif bila terjadi feedback antara komunikan dan komunikator sebelum terjadinya perubahan efek atau respon sebagai dampak dari komunikasi.
13 Bila dijabarkan menjadi delapan komponen akan menjadi sebagai berikut: a. Komunikator (communicator, source, sender) Komunikator adalah sumber yang memulai sebuah komunikasi dan memiliki kebutuhan untuk berkomunikasi. Pihak inilah yang membuat suatu informasi untuk disampaikan ke pihak lain dengan harapan mendapat umpan balik atau feedback. Dengan kata lain, komunikator adalah pembuat dan pengirim pesan (sender). Dalam prakteknya saat ini, baik sebagai individu maupun kelompok dapat dianggap sebagai komunikator apabila menyampaikan sebuah informasi meskipun hanya berkomunikasi satu arah, contohnya seperti pembawa berita di televisi. b. Encoding Kegiatan yang dilakukan sumber untuk menerjemahkan pikiran dan ideidenya ke dalam suatu bentuk yang dapat diterima oleh indera. Kemampuan seorang pengirim pesan dalam memilih kata-kata sehingga menghasilkan kalimat yang bagusmerupakan hal yang penting dalam elemen ini. c. Pesan (message) Informasi yang dibuat atau dikirim oleh komunikator dinamakan pesan (message). Pesan memiliki makna tersendiri dan bahkan mendalam. Pesan dapat berbentuk suara, teks, gambar, video, dan lain sebagainya. Makna yang dihasilkan oleh pesan dapat saja memiliki bobot yang kuat ataupun tidak. Pesan yang tidak jelas maknanya atau belum terbukti kebenarannya biasa disebut dengan isu. Isu akan berkembang menjadi berita bila terus menerus dibicarakan oleh masyarakat. Pesan membutuhkan alat media agar bisa tersampaikan, namun maknanya dapat saja berubah oleh karena adanya gangguan (noise). d. Saluran(channel) Pesan dapat tersampaikan kepada penerima pesan tentunya membutuhkan saluran atau media. Pada perkembangannya, media kini sudah beraneka ragam bentuk dan kegunaannya. Tentunya setiap media memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Seperti media radio memberikan pesan audio, media cetak seperti majalah memberikan pesan secara visual (gambar) dan teks, media televisi memberikan pesan dalam bentuk video, audio, dan gambar. Media dibutuhkan agar setiap pesan
14 yang disampaikan dapat diterima oleh penerima pesan dan menghasilkan umpan balik. Media yang baik itu tidak hanya menyampaikan pesan, tetapi juga menyampaikan makna pesan tersebut agar tidak berubah artinya. e. Decoding Kegiatan menerjemahkan atau menginterpretasikan pesan-pesan fisik ke dalam suatu bentuk yang memiliki arti bagi penerima. f. Komunikan (communicant, communicate, reciever, recipient) Pesan yang disampaikan oleh komunikator akan diterima oleh komunikan melalui saluran atau media. Pada tahap ini, komunikan atau penerima pesan akan memberikan umpan balik sesuai dengan makna yang diberikan oleh komunikator. Umpan balik biasanya disebut feedback dan merupakan makna yang diharapkan timbul dari pesan awal. Makna yang dihasilkan dapat saja berubah oleh karena gangguan pada saat proses penyampaian pesan. g. Feedback Tanggapan atau umpan balik dari penerimaan pesan atas isi pesan yang disampaikannya. h. Noise (Gangguan) Segalasesuatu yang dapat mengintervensi proses pengiriman pesan. Gangguan tersebut bisa berasal dari lingkungan seperti alam, atau keramaian. (Morissan, 2010:43-52)
Dari penjelasan diatas mengenai delapan elemen komunikasi dapat dilihat bahwa pada saat berlangsungnya komunikasi, elemen-elemen tersebut harus ada, kecuali gangguan atau noise.Tujuannya agar dapat terciptanya sebuah jalinan komunikasi yang efektif, sehingga tujuan dilakukannya komunikasi tersebut dapat tercapai. Ketika komunikatormelakukan komunikasi untuk menyampaikan pesan kepada audiens atau komunikan, komunikator harus menyampaikannya dalam cara yang jelas, menarik dan sederhana. Kemudian, komunikasi menurut Allo Liliweri (2011) adalah tindakan manusia atau aktivitas manusia untuk menyampaikan sesuatu. Komunikasi juga merupakan suatu diskusi, perlakuan, diskurusus, pementasan drama, dramatisasi, seni drama, teater, mail, layanan surat melalui pos, kantor pos, saluran, garis
15 penghubung, koneksi antara komunikasi dan kegiatan transmisi pesan (Suryanto, 2015:52). Menurut definisi menurut para ahli, dapat disimpulkan bahwa komunikasi adalah suatu proses penyampaian pesan dalam mengirim dan menerima informasi agar sesuai dengan kepentingan yang ditujukan dari individu satu dengan individu lainnya agar pemahaman yang pengirim pesan maksud dapat diterima dengan baik oleh penerima pesanKemudian dapat dikatakan , komunikasi dalam bentuk tindakan manusia berupa kegiatan yang salah satunya melalaui teater dan diskusi melalui rapat annual strategic meeting. Komunikasi dapat bersifat satu arah maupun dua arah. Komunikasi dikatakan satu arah ketika komunikator menyampaikan pesan ke komunikan dan komunikator tidak mengetahui apakah pesan tersebut diterima atau tidak. Feedback atau umpan balik terhadap pesan yang disampaikan itu tidak langsung saat ia berkomunikasi, akan tetapi jauh sesudah pesan itu disampaikan (sifatnya tertunda/delayed feedback). Sedangkan komunikasi dua arah ketika komunikator dan komunikan selalu bergantian dalam menyampaikan informasi.Sehingga komunikator dan komunikan saling bergantung satu dengan lainnya dalam komunikasi yang terjadi dengan dua arah. Keterkaitan teori komunikasi dengan penyelenggaraan event adalah Komunikasi yang terjadi antara PT Iris worldwide Indonesia sebagai EO dan bank BTPN Syariah sebagai klien dikatakan komunikasi dua arah dan penyampaian komunikasi dalam bentuk kegiatan teater dan annual strategic meeting.Hal ini dikarenakan antara pihak EO dengan klien ingin mendapatkan feedback satu dengan yang lainnya dalam persiapan penyelenggaraan eventmelalui konsep acara annual strategic dan malam apresiasi.
2.2.2 Teori Komunikasi Organisasi Komunikasi
organisasi
menurut
Zelko
dan
Dance
dalam
(Arni
Muhammad,2007:66) adalah suatu sistem yang saling tergantung yang mencakup komunikasi internal dan
komunikasi eksternal.Komunikasi
internal adalah
komunikasi dalam organisasi itu sendiri seperti komunikasi dari bawahan kepada atasan,atasan
kepada
bawahannya,komunikasi
sesama
karyawan.Sedangkan
komunikasi eksternal adalah komunikasi yang dilakukan organisasi terhadap
16 lingkungan luarnya,seperti komunikasi dalam penjualan hasil produksi,pembuatan iklan,dan hubungan dengan masyarakat umum. Komunikasi organisasi yang terjadi di PT. Iris Worldwide sendiri sangat baik maupun dengan pihak internal dan pihak eksternal.PT. Iris mempunyai konsep terbuka antara satu dengan lainnya baik dalam proses pertukaran informasi seperti brainstorming maupun dalam tahap evaluasi event yang dilakukan antara baik pihak internal PT. Iris Worldwide Indonesia sendiri maupun dengan klien. Untuk berkomunikasi seseorang harus sanggup menyusun pesan sesuai gambaran
mental,Memberikan gambaran itu nama dan mengembangkan suatu
perasaan terhadapnya.Komunikasi tersebut efektif kalau pesan yang dikirimkan itu diartikan sama dengan apa yang dimaksudkan oleh si pengirim.Dalam komunikasi organisasi, kita mempelajari ciptaan dan pertukaran pesan dalam seluruh organisasi misalnya saja
pertukaran pesan antara pihak EO dengan klien.Pihak EO dapat
menangkap dan memahami pesan yang diinginkan oleh pihak klien.Pihak EO membebaskan pihak klien dalam proses penyampaian pesan melalui konsep special event tanpa adanya batasan.Sebaliknya Pihak Klien dapat menerima dan memahami upaya pihak EO dalam mewujudkan penyampaian pesan melalui konsep dengan cara yang kreatif dan berbeda sesuai keputusan dari kedua belah pihak.
2.2.3 Public Relations Teori public relations menurut Cutlip dan Center dalam Effendy (2009:116), PR adalah fungsi manajemen yang menilai sikap publik, mengidentifikasi kebijaksanaan dan tata cara seseorang atau organisasi demi kepentingan publik, serta merencanakan dan melakukan suatu program kegiatan untuk meraih pengertian dan dukungan publik. Public Relations menurut International Public Relations Association (IPRA) dalam Rumanti (2005:11), PR merupakan fungsi manajemen dari sikap budi yang direncanakan dan dijalankan secara berkesinambungan oleh organisasi-organisasi, lembaga-lembaga umum dan pribadi dipergunakan untuk memperoleh dan membina saling pengertian, simpati dan dukungan dari mereka yang ada hubungan dan diduga akan ada kaitannya, dengan cara menilai opini publik mereka, dengan tujuan sedapat mungkin menghubungkan kebijaksanaan dan ketatalaksanaan, guna mencapai kerja sama yang lebih produktif, dan untuk memenuhi kepentingan bersama yang lebih efisien, dengan kegiatan penerangan yang terencana dan tersebar luas.
17 Fungsi Public Relations Fungsi utama Public Relations yaitu : 1. Bertindak
sebagai
communicator
Artinya
kemampuan
sebagai
komunikator baik secara langsung maupun tidak langsung ,melalui media cetak/elektronik dan lisan (spoken person) 2. Membangun atau membina hubungan (relationship) yang positif dan baik dengan pihak publik sebagai target sasaran yaitu internal public dan eksternal public 3. Peranan back up management, bahwa fungsi public relations melekat pada fungsi manajemen, berarti ia tidak dapat dipisahkan dari manajemen. Fungsi
manajemen
tersebut
melingkupi
POAC
yaitu
Planning
(perencanaan), Organizing (pengorganisasian), Actuating (penggiatan), dan Controlling (pengawasan) 4. Menciptakan citra perusahaan atau lembaga (corporate image) yang merupakan tujuan (goals) akhir dari suatu aktivitas program kerja public relations campaign, baik untuk keperluan publikasi maupun promosi. (Ruslan, 2015:26-27) Public Relations secara keseluruhan mencakup mengenai citra dan reputasi manajemen. PR terus memonitor dan mengamati tingkat kesadaran,kepribadian,dan opini yang dipengaruhi oleh berbagai sektor publik. Strategi PR harus berbeda dan fokus pada sektor terkait seperti pemerintah, media, para investor, masyarakat, pemasok, dan pihak eksternal. Ketiga pihak tersebut memiliki kemampuan untuk mempengaruhi penawaran, hasil perencanaan dan kesuksesan dalam acara tersebut. Para staff event baik secara full time,part time, maupun staff yang biasa dari semua tingkat yang mempunyai tanggung jawab,dari manajemen sampai dengan frontline memiiki perbedaan pandangan dan pikiran mengnai suatu event. Faktor yang meliputi seperti lokasi,sponsor,dan endorsement,kemudian relawan program serta hubungan dengan supplier dapat meninggalkan kesan yang baik atau buruk maupun mengenai event tersebut. PR ikut terlibat dan memastikan adanya perbedaan opini ini menghasilkan hasil yang dapat disepakati bersama serta memberikan opini terbaik sebagai jalan tengah. PR juga ikut serta dalam pembuatan logo, slogan,dan konsep keseluruhan suatu event. PR harus selalu ada mulai dari pre-event sampai evaluasi.
18 Dengan
demikian,penulis
menyimpulkan
public
relations
sebagai
penghubung antara perusahaan baik pihak internal atau pihak eksternal dalam membangun citra yang baik bagi perusahaan. PR memiliki tugas dan fungsi yang mempunyai peran menjalin hubungan baik guna mencapai kepentingan perusahaan termasuk menjalani hubungan baik dengan pihak eksternal seperti pihak event organizer. Berdasarkan
konsep
diatas
terkait
dengan
pembahasan
analisis
penyelenggaraan event “annual strategic meeting and appreciation night bank btpn syariah 2015” oleh PT. Iris Worldwide Indonesia, Peran public relations dalam hal ini sebagai pihak komunikator secara eksternal sebagai event organizer dengan pihak bank BTPN Syariah dalam persiapan penyelenggaran event “Annual Strategic Meeting and Appreciation Night Bank BTPN Syariah 2015”.
2.2.4 Event Concept Definisi event menurut Shone dan Parry dalam (Any Noor,2009:8) “Special event are that phenomenon arising from those non-routine occasion which have leisure,cultural,personal,or organizational objective set apart from the normal activity or daily life,whose purpose is to enlighten,celebrate,entertain,or challenge the experience of a group of people ( Special event adalah suatu fenomena yang muncul karena adanya kesempatan yang non rutin yang memiliki rekreasi, tujuan budaya, pribadi, atau organisasi dari aktivitas normal atau kehdupan sehari-hari yang tujuaanya adalah untuk mencerahkan, merayakan, menghibur,atau menantang pengalaman sekelompok orang”. Selain itu Goldblatt dalam Shone dan Parry dalam (Any Noor,2009:8) menggarisbawahi aspek dari event adalah “A special event are that recognizes a unique moment in time with ceremony and ritual to satisfy specific needs (special event atau acara khusus mengakui sebuah momen yang unik dalam waktu dengan upacara dan ritual untuk memenuhi kebutuhan) Event pada dasarnya pertemuan atau sekumpulan orang untuk perayaan secara privasi maupun umum,ritual atau peringatan.Event telah menjadi fitur utama dalam kampanye politik dan bisnis. Mereka menjadikan event sebagai salah satu bagian dari marketing tool untuk membuat kesadaran secara besar atau cepat dan mengajukan banding dengan harapan dapat memecahkan iklan tradisional,kampanye promosi,dan saluran komunikasi.
19 Dalam mengelola suatu acara atau event , kita memerlukan suatu konsep yang mendasari event management. Konsep ini bertujuan untuk menarik stakeholder event dalam pencapaian tujuan bersama. Arti konsep menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia) adalah 1.
Ide atau pengertian yg diabstrakkan dari peristiwa konkret.
2.
Suatu gambaran mental dari objek, proses, atau apa pun yg ada di luar bahasa, yg digunakan oleh akal budi untuk memahami hal-hal lain.
Dengan demikian,konsep sebagai suatu rancangan yang dijadikan dasar yang berkembang melalui alur pemikiran yang dibuat dan alhasil menjadi suatu kegiatan. Konsep ini direalisasikan sesuai kesepakatan adanya pihak EO dengan bank BTPN Syariah. Konsep ini harus dibuat berbeda dan diharapkan bisa menarik peserta acara tersebut. Konsep berasal dari suatu ide yang nantinya dikembangkan menjadi konsep. Dalam membuat konsep acara, diperlukan perencanaan acara yang matang yang dilakukan oleh pihak EO. Perencanaan konsep dibuat berdasarkan adanya visi-misi dan tujuan serta pandangan yang objektif. Untuk melakukan penyusunan konsep acara, maka terdapat 4 hal yang harus diperhatikan
dalam
perencanaannya.
Hal-hal
tersebut
menurut
McCartney
(2010:145-147) antara lain adalah sebagai berikut : a. Visi b. Misi c. Tujuan atau goal d. Objektif Pada tabel di bawah ini akan memberikan penjelasan mengenai 4 hal tersebut:
Conceiving the vision and mission
Setting Goals and Objectives
Visi : Visi dibuat untuk melihat ke Goal :Sebuah goal mengartikan tujuan depan
dan
menentukan
apa
yang dari suatu acara dan hal apa yang ingin
diinginkan oleh acara. Penelitian yang dicapai. terbatas
dapat
pernyataan
perlu
dilakukan ditulis
tetapi Objektif : Sebuah objektif dari acara dengan harus menentukan : “Apa yang dihasilkan
mengukur beberapa realita yang ada. Misi
:
Pernyataan
misi
dari sebuah acara?”. Objektif bermacam-
akan macam dan mungkin termasuk gabungan
20 memberikan alasan dan fokus dibalik dari mencapai keuntungan, launching acara mengapa itu dibutuhkan. Hal itu product,
keterpaduan
sosial,
harus mencakup semua stakeholder meningkatkan pariwisata atau perayaan. sebagai pihak yang ikut termasuk dalam Sebuah objektif yang baik memiliki proses pendanaan dan berharap untuk unsur SMART (Spesific, Measureable membuat
keuntungan
kepada and quantifiable, Achieveable, Relevant,
masyarakat setempat.
Time specific).
Setelah menentukan keempat hal tersebut yang menjadi landasan penyusunan sebuah konsep acara, maka langkah selanjutnya adalah mulai menyusun konsep sebuah acara. Menurut McCartney (2010:148) terdapat beberapa hal yang berkaitan dalam proses penyusunan konsep acara, yaitu sebagai berikut : a)
Membuat Ide Acara 1.
Melakukan riset pasar atau lingkungan dan melihat bagaimana pembuatan acara yang telah dilakukan sebelumnya. Hal ini dilakukan sebagai bahan pembandingan bagi kita agar dapat mengetahui seperti apakah acara yang telah dilakukan sebelumnya, sehingga kita dapat meningkatkan kekuatan dari acara tersebut.
2.
Melibatkan para pemangku kepentingan acara dalam melakukan brainstorming. Hal ini dilakukan agar kita dapat mengetahui keinginan dari pihak klien mengenai konsep acara tersebut.
b)
Pengaturan Tujuan 1.
Menyamakan tujuan acara dengan kebijakan perusahaan.
2.
Memastikan bahwa tujuan acara memiliki karakter SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-constraint).
c)
Screening Proccess Melakukan pengurangan hal-hal yang berkaitan dengan acara dikarenakan tidak cukupnya sumber daya keuangan, SDM, supplier dalam perencanaan acara.
d)
Feasibility Testing 1.
Melakukan uji coba konsep acara atau mempresentasikan konsep acara yang telah disusun di depan para stakeholder acara.
21 2.
Menganalisa
tanggapan
dari
para
stakeholder
tersebut
agar
penyusunan konsep tersebet dapat disesuaikan dengan tujuan acara yang telah ditetapkan. e)
Concept Refining 1.
Melibatkan tim produksi, tim desain, tim hiburan dan tim pemasaran
2.
Mengembangkan strategi kolaborasi dengan stakeholder lokal dan internasional
3.
Menciptakan tim kerja yang bertanggung jawab untuk peran-peran yang berbeda
f)
Implementasi
atau
Penyelenggaraan
Acara
serta
Mengawasi
(Implementation and Monitoring) 1.
Meng-implementasi konsep acara yang telah dibuat
2.
Melihat feedback dari implementasi acara dan respons dari mekanisme acara
g)
Review dan Evaluasi 1.
Menetapkan cara untuk melakukan evaluasi acara yang telah dilakukan
2.
Memberikan tanggapan secara konstan untuk menyesuaikan dengan tujuan acara.
Dengan kita memperhatikan hal-hal diatas maka akan membantu kita untuk menyusun sebuah konsep yang dapat mencapai tujuan dilakukannya sebuah acara.Selain itu, di dalam penyusunan sebuah konsep acara kita harus mengetahui bagaimana tahapan penyusunan rencana kegiatan acara yang akan dilakukan. Hal ini dilakukan agar kegiatan yang akan dijalankan memiliki pedoman yang jelas sehingga acara tersebut dapat berjalan secara sistematis dan tidak berantakan.
Tipe-Tipe Event Menurut Mc Cartney terdapat beberapa tipe dari Event (Mc Cartney, 2010:7). Tipe tersebut antara lain adalah sebagai berikut :
22 Tabel 2.2 Tipe-Tipe Event Tipe Event Olahraga
Tujuan •
Kompetisi antara peserta baik di darat,udara, maupun di air.
•
Peserta
amatir
maupun
professional. •
Keterlibatan tinggi
yang
antara
sangat
stakeholder
acara,peserta,spektator,sponsor,media,dan pemerintah. Budaya
•
Berbagai macam festival yang berdasarkan
agama,budaya,dan
tradisi
lokal. •
berdasarkan keadaan
pada
seperti
berbagai
museum,situs
purbakala,candi dan gereja,pusat kota atau desa,dan lahan terbuka. Seni
Konser dan pertunjukan yang digunakan untuk memamerkan lukisan lokal atau internasional, kerajinan,gambar,patung,tari,musik,lagu,dan kostum.
Politik
Acara yang diselenggarakan secara nasional berdasarkan keputusan pemerintah. Menampilkan pasukan militer
MICE
Akronim dari MICE adalah meetings,incentive travel,convention,dan exhibition.
Rekreasi
Acara olahraga yang menyenangkan atau outing.
Special
Launching produk. Pembukaan dan penutupan serta upacara penghargaan Beauty Pageant Acara pengumpulan dan Amal.
23 Tipe Event
Tujuan Ulang
Private
tahun,pernikahan,perayaan,pesta,dan
jenis gathering social lainnya. Berdasarkan tipe-tipe event diatas,event yang dilakukan oleh pihak PT. Iris Worldwide yang berbentuk malam apresiasi dan rapat tahunan 2015.
2.2.5 Special Event Special
event
adalah
suatu
acara
telah
diciptakan
khusus
untuk
menggambarkan ritual tertentu,bahan presentasi,kinerja,atau perayaaan yang direncanakan secara sadar dan menciptakan kesempatan khusus untuk menandai atau mencapai sosial tertentu , budaya , tujuan dan sasaran atau perusahaan. Special event biasanya dilakukan secara tidak rutin . Special Event bisa termasuk hari nasional dan perayaan,acara perkantoran yang penting,penampilan budaya yang unik,acara olahraga nasional,CSR,promosi produk,dan launching produk baru. Special Event menurut Getz (Johnny 2011:12) terdapat dua konteks yaitu dari sudut pandang Event Organizer dan konsumernya. 1. Event Organizer : a special event is a one time, or infrequently occuring event outside the normal program or activities of the sponsoring or organizing body. Special event yang dirancang dan dilaksanakan oleh sebuah Event Organizer merupakan jenis acara yang dalam perancangannya harus dibuat secara khusus dan benar-benar berbeda, sehingga acara tersebut tidak sama seperti acara yang biasanya dibuat oleh klien. Sebuah special event merupakan acara yang dilaksanakan atau dilakukan oleh suatu perusahaan atau instansi dalam frekuensi yang tidak sering seperti acara biasanya. 2. Konsumer atau klien : a special event is an opportunity for an experience outside the normal range of choices or beyond everyday experience. Dari sudut pandang klien, special event dipandang sebagai sebuah kesempatan bagi mereka untuk memberikan sebuah pengalaman yang berbeda dari biasanya kepada para tamu undangan, sehingga mereka dapat memiliki persepsi yang baik seperti yang diharapkan dari tujuan dilaksanakannya acara tersebut. Sedangkan menurut Joe Goblatt, special event merupakan situasi istimewa yang dirayakan dengan rangkaian upacara (perayaan) dan ritual untuk mendapatkan kepuasan atas kebutuhan tertentu (Pudjiastuti, 2010:xiv).
24 Dari pernyataan para ahli tersebut dapat dilihat bahwa penyelenggaraan sebuah
special
event
memiliki
peran
yang
penting
bagi
pihak
yang
menyelenggarakannya. Karena dengan menyelenggarakan sebuah acara yang spesial atau khusus maka hal tersebut akan membuat acara nya berbeda dari acara-acara biasa. Selain itu, acara khusus atau special event tentunya akan lebih menarik perhatian audien.
2.2.6 Tujuan dan Manfaat Special Event Tujuan diselenggarakannya sebuah special event adalah untuk memberikan kesan yang mendalam bagi setiap khalayak yang terlibat, baik audience, pemberi sponsor, maupun pelaksananya (Pudjiastuti, 2010:xv). Menurut Tom Duncan (Pudjiastuti, 2010:xxv), tujuan diselenggarakannya sebuah special event adalah : a.
Mempengaruhi khayalak sasaran.
b.
Mengasosiasikan sebuah merek dengan suatu kegiatan, gaya hidup, atau individu tertentu.
c.
Menjangkau target sasaran yang lebih luas.
d.
Meningkatkan kesadaran masyarakat terhadap merek, produk atau perusahaan.
e.
Mempublikasikan sebuah merek, produk atau perusahaan yang nantinya akan meningatkan pengetahuan khalayak.
Dari poin-poin tersebut dapat dilihat bahwa tujuan penyelenggaraan suatu special event adalah untuk mempengaruhi khayalak, publikasi, dan menciptakan sebuah citra yang baik di mata khalayak. Melalui kegiatan tersebut pihak yang menyelenggarakan jenis acara ini secara efektif dapat mempengaruhi khalayak melalui komunikasi yang disampaikan selama acara berlangsung. Sedangkan manfaat dari diselenggarakannya sebuah special event, menurut Rosady Ruslan adalah : a. Memberikan informasi secara langsung (tatap muka) dan mendapatkan timbal balik yang positif dari publiknya. b. Menjadi media komunikasi sekaligus mendapatkan publikasi sehingga pada akhirnya publik sebagai target sasaran akan memperoleh pengenalan, pengetahuan dan pengertian mendalam. Dari special event tersebut juga
25 diharapkan akan tercipta citra yang positif perusahaan atau produk yang diwakilinya (Pudjiastuti, 2010:xxix) Dengan diadakannya sebuah special event, maka perusahaan yang menyelenggarakannya dapat berkomunikasi secara langsung baik pihak internal perusahaan maupun pihak eksternal perusahaan. Setelah proses konsep acara special event dilakukan,dilanjutkan dengan tahapan perencanaan penyelenggaraan rencana kegiatan acara yang dilakukan.Hal ini dilakukan agar kegiatan acara yang dilakukan berjalan dengan baik dan mengantisipasi adanya hambatan yang ada.
2.2.7 Perencanaan Event Ketika sebuah konsep acara telah selesai dirancang dan terkait dengan perencanaan event. Menurut Pudjiastuti (2010:87) terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan ketika akan mengimplementasikan sebuah konsep acara, yaitu: a.
Persiapan Melakukan pengecekkan terhadap hal-hal yang berkaitan dengan pelaksanaan acara.Seperti pengisi acara, kondisi panggung, kondisi ruangan dan sebagainya.
b.
Geladi bersih Melakukan kegiatan untuk mencoba dan mengecek kesiapan dari para anggota yang akan terlibat ketika acara dimulai. Kegiatan ini dilakukan oleh para pengisi acara., alat-alat yang akan digunakan ketika acara. Sedangkan dari segi koordinasi terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan ketika melakukan implementasi rancangan konsep acara, hal ini bertujuan agar dalam pelaksanaan acara kerja sama tim tetap terjalin dengan baik.
c.
Komunikasi Kesempurnaan koordinasi dalam special event sangat ditentukan oleh kualitas komunikasi yang dilakukan secara terus-menerus di antara anggota tim kerja. Ketika pelaksanaan acara mulai berlangsung masingmasing kru harus tetap menjaga komunikasi yang baik, hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan HT (Handy Talky).
d.
Kepentingan pribadi
26 Setiap anggota tim harus mampu untuk tidak mencampuradukkan antara kepentingan pribadi dan kepentingan kelompok. Hal ini bertujuan agar tidak menimbulkan perpecahan di dalam tim acara. e.
Komitmen Komitmen anggota tim dibutuhkan sejak awal persiapan acara sampai dengan tahap akhir atau evaluasi. Dengan adanya komitmen maka setiap anggota tim tetap mengerjakan pekerjaan mereka yang telah diberikan hingga acara selesai. Sebab tidak sedikit orang yang bersemangat di awal pembentukan tim, namun ketika telah mulai mengerjakan tugas mereka dan merasa lelah, meninggalkan pekerjaannya.
f.
Kepercayaan Membangun kepercayaan antar anggota tim sangat dibutuhkan untuk dapat menghasilkan acara yang sukses. Ketika dapat dibangunnya kepercayaan baik antar anggota tim maupun dengan klien, tentu saja akan memudahkan dalam melakukan kerja sama ketika tahap penyusunan maupun implementasi acara.
g.
Kerja sama Kualitas koordinasi sebuah acara dapat dilihat dari kemampuan manajer acara dalam membangun kolaborasi atau kerja sama di antara seluruh anggota tim dan hal ini merupakan pekerjaan yang sulit karena masingmasing anggota memiliki personality.
h.
Tanggung jawab Hal ini berkaitan dengan upaya mengatasi masalah yang muncul dengan baik dan benar sehingga tidak mengganggu kelancara kerja pihak lain. Tanggung jawab sangat penting dalam setiap kegiatan, termasuk acara spesial seperti “Annual strategic meeting and appreciation night btpn syariah oleh PT. Iris Worldwide”.Jika tidak ada tanggung jawab dari setiap anggota atas tugasnya maka acara tidak akan berjalan dengan sukses.
27
2.3
Kerangka Berpikir
PT.IRIS Worldwide
Komunikasi
Public Relations
Event Management
Special Event
Bank BTPN Syariah
Gambar 2.1 Kerangka Berpikir
28
