BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1
Software Engineering Salah satu disiplin ilmu adalah Software Engineering , yang mempunyai definisi antara lain : •
Software Engineering merupakan suatu disiplin yang mengintegrasikan proses , metode dan alat untuk mengembangkan piranti lunak bagi komputer (Roger Pressman ,2001, p47).
•
Sebuah disiplin ilmu yang berfokus pada design , pengembangan dan penggunaan piranti lunak komputer , dan harus dialamatkan ke berbagai aspek dari data processing , termasuk kompabilitas terhadap sistem komputer , tempat untuk menjalankan piranti lunak , serta kesinambungan antara pemeliharaan , fleksibilitas , efisiensi , waktu proses , dan biaya (www.its.bldrdoc.gov/fs-1037/dir-034/_4957.htm).
•
Menurut Timothy C. Lethbrigde dan Robert Laganiere dalam bukunya Object Oriented Software Engineering , pengertian Software Engineering lebih
kepada
proses
penyelesaian
masalah
customer
melalui
pengembangan yang sistematis dan evolusi yang besar , kualitas sistem software yang baik dengan biaya , waktu , dan batasan lainnya.(2002 , p5)
Maka dapat disimpulkan bahwa pengertian Software Engineering adalah suatu disiplin ilmu yang mengintegrasikan proses yang sistematis , metode , dan pemakaian alat pengembang atau development tools untuk membuat suatu sistem software yang baik melalui kesesuaian dengan sistem komputer
9
10 yang ada , agar software dapat berjalan sesuai dengan kebutuhan user dengan memperhatikan batasan-batasan seperti biaya , waktu , dan faktor lainnya.
Dalam Software Engineering , dapat dilihat juga mengenai beberapa karakteristik yang muncul menurut Roger Pressman (2001,pp6-9),antara lain : •
Software lebih mengarah kepada pengembangan atau dirancang dalam pembuatannya , bukan di pabrikasi. Sehingga biayanya dikonsentrasikan pada perancangan dan tidak bisa disamakan dengan biaya dalam pembuatan pabrikasi.
•
Software tidak peka terhadap kekurangan lingkungan , sehingga tidak bisa langsung pakai.
•
Walaupun industri sedang bergerak kearah komponen rakitan , hampir semua software tetap pada custom built.
Sedangkan berdasarkan Timothy C Lithbrigde dan Robert Laganiere Software Engineering mempunyai sifat yang (2002, p1) : •
Tidak terukur dibandingkan dengan engineering lainnya . Kita tidak dapat merasakan
bentuk
dari
software
dan
lebih
sulit
dalam
memvisualisasikannya. •
Biaya terbesar terletak pada pengembangan software , bukan pada proses produksi seperti kebanyakan industri.
•
Lebih mengarah kepada labour intensive , dan tidak bisa digantikan oleh mesin dalam pengembangannya.
•
Software lebih mudah untuk diubah , bagaimanapun karena kompleksitas yang ada , akan lebih sulit untuk mengharapkan hasil yang benar. Tetapi
11 efek samping yang diberikan adalah kemungkinan adanya bug yang muncul.
Pembentukan software , seperti yang disebutkan diatas , juga melalui adanya sebuah proses , metode dan juga menggunakan peralatan. Dan ketiga langkah tersebut mempunyai arti sebagai berikut , antara lain (Roger Pressman, 2001, pp20-21) : •
Software Engineering Process merupakan suatu perekat yang memegang layer teknologi bersama dan memungkinkan pengembangan piranti lunak komputer tepat waktu dan masuk akal.
•
Software Engineering Methods menyediakan secara technical “bagaimana untuk” membangun piranti lunak. Metode meliputi dengan luas dari array of task yang termasuk analisis kebutuhan , konstruksi design program , percobaan dan pemeliharaan.
•
Software Engineering Tools menyediakan otomat atau semi-otomat support untuk mendukung proses dan metode.
Sebuah proses model untuk Software Engineering dipilih berdasarkan nature dari project dan aplikasi , metode dan alat-alat yang digunakan , serta kontrol dan cara delivery yang dibutuhkan.
2.1.1
Custom Software Ada berbagai tipe dari software yang ada antara lain custom software ,
generic software , dan embedded software (Timothy C. Lethbrigde and Robert Laganiere, 2002, p3). Dan dalam hal ini ditekankan pada tipe custom
12 software. Pada tipe custom software ini , lebih mengarah pada pengembangan pada kebutuhan yang spesifik dari setiap customer , dan hasil yang diberikan dari custom software ini memberikan kegunaan yang sedikit bagi customer yang lain yang ingin menggunakannya. Kesuksesan dari Custom Software sendiri ditentukan dari kesesuaian pemenuhan kebutuhan dari customer dari hasil pengembangan software yang dibuat.
2.1.2
The Prototyping Model
Listen to Customer
Build / revise Mock up
Customer test drives mock up
Gambar 2.1 Prototyping Model Dan pada pembuatan skripsi ini digunakan teknik pengembangan software memakai Prototyping Model. Berikut merupakan penjelasan mengenai model tersebut (Roger Pressman ,2001, pp30-32). 1) Listen to Customer The Prototyping model bermula dari requirement gathering , dimana pengembang dan customer bertemu dan membicarakan secara detail dari objek software secara keseluruhan. Menentukan seluruh requirement yang dibutuhkan atau yang diketahui , dan definisi secara garis besar lebih lanjut yang wajib. Dan quick design dari program dapat muncul sebagai gambaran awal untuk user. Desain awal tersebut berfokus pada
13 representasi dari aspek-aspek yang akan terlihat oleh user secara visual seperti input approach dan output approach. 2) Build / revise Mock Up Konstruksi dari Quick design tersebut menghantarkan kepada prototype , dan prototype tersebut di evaluasi oleh customer atau user , yang nantinya digunakan untuk menyaring requirement pada software untuk dikembangkan. Dan perulangan akan diperlukan untuk menjamin dari kepuasan dari user dan juga kepastian bagi pengembang untuk memahami apa yang harus dikerjakan. 3) Customer Test Drives Mock-Up User mencoba dari hasil prototype yang dikembangkan menjadi skala utuh atau dari software baru yang mengacu kepada prototype , yang telah selesai dan siap untuk testing Dan secara idealnya prototype digunakan sebagai mekanisme untuk mengidentifikasi software requirements .
2.2
Alat-alat Perancangan 2.2.1
Servlet Dunia internet yang berkembang dengan pesat , membuat Java melakukan terobosan , yang pada waktu itu dimotori oleh Netscape dengan memasang JAVA VIRTUAL MACHINE (JVM). Dengan adanya JVM ini maka browser dapat menerjemahkan applet Java. Pada musim panas tahun 1996 Sun Microsystem mendefinisikan sebuah framework untuk memperluas Java kedalam server , framework ini dikenal sebagai arsitektur java server , yang
14 mendefinisikan service , server process , dan servlet API. Java web server merupakan server pertama yang mengimplementasikan framework ini dengan java seluruhnya (Karl Moss, 2002, p8). Servlet juga dapat diartikan teknologi Java yang memungkinkan pembuatan halaman web yang bersifat dinamis dan diproses pada sisi server(Abdul Kadir , 2004, p6).
HTTP REQUEST Servlet HTTP RESPOND
Web browser / Client
server
Gambar 2.3 Diagram Dasar Alur Servlet
Keuntungan spesifik yang diberikan oleh Servlet antara lain (Karl Moss , pp 3-4) : o Servlet terus berulang. Hanya sekali di load oleh web server dan dapat di maintain diantara request. o Servlet lebih cepat . Karena hanya diload sekali , maka servlet banyak memberikan hasil dibandingkan CGI (Common Gateway Interface). o Servlet menggunakan platform independent. Karena servlet ditulis menggunakan Java. o Servlet aman . Satu-satunya cara untuk memanggil dari dunia luar atau user luar adalah melalui web server. Ini tentu saja membawa tingkat keamanan yang tinggi.
15 Apalagi jika dengan menggunakan perlindungan firewall dibelakangnya. o Penggunaan servlet lebih luas , karena ditulis dalam bahasa Java , maka lebih kuat , mengarah object oriented programming dimana akan lebih mudah untuk menyesuaikan kebutuhan .
2.2.2 Java Server Pages a) Sejarah Diperkenalkan pada tahun 1998 , tetapi versi 1.0 baru dirilis pada bulan Juni tahun 1999. Muncul sebagai pelengkap dari keberrhasilan Java. Merupakan server-side script yang dijalankan pada sisi server. JSP diterjemahkan pada sisi server dan hasilnya dikirimkan ke sisi client. Kelebihan yang disediakan oleh Java Server Page antara lain (Frans Chandra , 2002, pp3-6) : a. Sederhana Sintaks
yang
disajikan
sangat
sederhana
jika
dibandingkan oleh CGI (Common Gateaway Interface) , C / C++. b. Berorientasi Objek Seperti halnya dengan Java , bahwa JSP bersifat Object Oriented.
16 c. Terdistribusi JSP yang juga mengadopsi library Java , kaya akan nuansa Networking , dan soket-soket koneksi akan lebih mudah direalisasikan. d. Aman Karena Java digunakan oleh lingkungan Networking , maka didukung oleh keamanan yang sangat tinggi. Dan kelebihan ini juga diadopsi oleh JSP. e. Kinerja Tinggi Java memiliki kinerja yang sangat tinggi , dengan adanya tools yang begitu banyak. Dan sekali lagi ini juga telah dimiliki pula oleh JSP.
b) Arsitektur JSP Arsitekstur yang digunakan oleh JSP dapat dijabarkan sebagai berikut (Abdul Kadir , 2004, pp5-6) : •
Pemakai yang ingin mengakses halaman aplikasi web mula-mula mengirimkan permintaan halaman web melalui protokol HTTP (Hypertext Transfer protocol) , file dalam bentuk .JSP (dot JSP).
•
Permintaan akan disampaikan ke web server . Dan ketika diambil oleh web server , maka akan diteruskan ke JSP servlet engine. Dan pada bagian inilah kodekode JSP diproses dan membentuk kode HTML
17 (Hypertext Markup Language) dan kode HTML ini akan dikirim kepada client yang memintanya. •
Selanjutnya kode HTML ini akan diproses oleh web browser
di
client
,
sehingga
pemakai
dapat
memperoleh informasi dari halaman web yang dikehendaki.
Gambar 2.4 Diagram Alur Servlet c) Design JSP Servlet Engine Detail pemrosesan yang dilakukan oleh JSP Servlet Engine adalah sebagai berikut (Abdul Kadir , 2004, p6): •
Melakukan pemilahan atau parsing kode JSP.
•
Membangkitkan kode pada sumber servlet.
•
Mengkompilasi kode pada sumber servlet menjadi sebuah kelas.
•
Membuat instansi servlet.
•
Memberikan keluaran servlet ke web server.
Pada dasarnya kode-kode JSP merupakan standard code HTML yang telah diberikan tag-tag JSP. Berikut merupakan
18 beberapa fitur-fitur yang diberikan oleh JSP (Rich Bowen and Ken Coar, 2000, p484, dan Frans Chandra , 2002) : 9 Content Embedded Scripting yang menggunakan tag scriplet, direktif, deklarasi, ekspresi, komentar, serta aksi. 9 Java Bean Support : JSP berhubungan dengan JavaBean untuk mengakses spesifik data. 9 Tag Extension : JSP API terbaru memperbolehkan pengimplementasian JSP tag sendiri oleh pengembang untuk
mengenkapsulasi
area
fungsi-fungsi
serta
memisahkan isi presentasi dengan bisnis logic
2.2.3
Hypertext Markup Language Merupakan
salah
satu
markup
language
yang
mulai
dikembangkan untuk pembuatan halaman web sekitar tahun 1990. Menyediakan
cara
untuk
menyusun
struktur
dari
text-based
information di dalam suatu dokumen. Dan pada tahun 2000 HTML baru menjadi standar internasional bagi pengembangan halaman web oleh World Wide Web consortium ( http://en.wikipedia.org /wiki/ HTML) . Dan sejak tahun 2002 lebih berfokus kepada pengembangan XHTML , sebuah XML (Extensible Markup Language) yang mendampingi
HTML.
XML
berfungsi
menggambarkan berbagai bentuk data ( http://en.wikipedia.org/wiki/ XML).
sebagai
cara
untuk
19 2.2.4
Unified Modeling Language UML merupakan standar bahasa graphical untuk object oriented
software modelling. Dikembangkan pertengahan tahun 1990an sebagai collaborative effort oleh James Rumbaugh, Grady Booch, dan Ivan Jacobson. Setiap dari orang tersebut mengembangkan notasi mereka masing-masing. Maka huruf “U” menyatakan unified yang berarti kombinasi dari keunggulan terbaik dari bahasa notasi yang sedang mereka kembangkan masing-masing. (Timothy C. Lethbrigde and Robert Laganiere,2002, pp151-153). Dan menurut pengertian Chris Marshall , UML digunakan untuk mengilustrasikan bagaimana sebuah konsep dapat diterapkan pada perusahaan, maka dibuat diagram sesederhana mungkin. UML dapat diperluas , karena adanya mekanisme profile untuk kostumisasi.( Chris Marshall ,2000, p8). UML mengandung beberapa macam tipe diagram , termasuk (Timothy C. Lethbrigde and Robert Laganiere, 2002 , p152) : •
Structured Diagrams , menggambarkan kebutuhan yang harus terdapat dalam sistem yang sedang dimodelkan .
•
Behaviour Diagram menekankan apa saja yang harus terjadi di dalam sistem yang sedang dimodelkan.
•
Interaction Diagram merupakan subset dari behaviour diagram , menekankan pada kontrol dan alur data pada sistem yang sedang dimodelkan.
20 Tujuan dari UML adalah untuk membantu dalam software development.
Bukan
sebuah
metodologi
,
karena
tidak
mendeskripsikan langkah tahap demi tahap cara untuk melakukan.
1. Class Diagram Class diagram menggambarkan struktur dan deskripsi class, package dan objek beserta hubungan satu sama lain seperti containment, pewarisan, generalisasi, asosiasi, dan lain-lain atau dengan kata lain menggambarkan data-data yang ditemukan dalam sistem software. (Timothy C. Lethbrigde and Robert Laganiere , 2002, p154)
2. Use Case Diagram Use case diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem. Yang ditekankan adalah “apa” yang diperbuat sistem, dan bukan “bagaimana”. Sebuah use case merepresentasikan sebuah interaksi antara aktor dengan sistem. Use case merupakan sebuah pekerjaan tertentu, misalnya login ke sistem, meng-create sebuah daftar belanja, dan sebagainya. Seorang/sebuah aktor adalah sebuah entitas manusia atau mesin yang berinteraksi dengan sistem untuk melakukan pekerjaanpekerjaan tertentu. Use case diagram dapat membantu bila kita sedang menyusun requirement sebuah sistem , mengkomunikasikan rancangan
21 dengan klien, dan merancang test case untuk semua feature yang ada pada sistem (www.ilmukomputer.com/umum/yanti/yanti-UML.zip).
3. Activity Diagram Ada beberapa macam penggunaan atau deskripsi dari activity diagram antara lain (Simon Bennet, Steve McRobb and Ray Farmer, 2006, p114) : •
Untuk memodelkan sebuah proses atau tugas
•
Menggambarkan sistem fungsi yang dipresentasikan oleh use case
•
Untuk menggambarkan logic dari sebuah operasi , dalam spesifikasi operasi
Diagram activity sangat berguna untuk memodelkan aktivitas bisnis dalam tahapan awal dari suatu project. Akan ada keadaan dimana analyst ingin memodelkan suatu aktivitas yang harus dijalankan, tetapi belum mengidentifikasikan object atau kelas yang ikut terlibat didalamnya , dalam keadaan ini activity diagram merupakan alat yang cocok untuk digunakan.
4. Sequence Diagram Sequence diagram secara semantic sama dengan diagram komunikasi untuk interaksi sederhana. Interaksi sederhana menspesifikasikan pola komunikasi antara kumpulan objek atau sistem yang berpartisipasi dalam collaboration. Menggambarkan
22 interaksi detail dari hubungan antar objek diatur dalam urutan waktu.( Simon Bennet, Steve McRobb and Ray Farmer, 2006, p253)
2.3
Database Database adalah sekumpulan data yang secara logika berhubungan , yang dibuat untuk memenuhi kebutuhan informasi (Connolly, 2002, p4). Dalam pembuatan aplikasi manajemen dokumen ini, database dibuat untuk memenuhi kebutuhan aplikasi.
2.3.1 Perancangan Database Dalam merancang suatu database dapat dilakukan dengan langkahlangkah berikut ini (Connolly, 2002, pp387-410) : a. 1NF Pada bentuk ini, akan ditentukan primary key. b. 2NF Apabila ia memenuhi bentuk normal pertama dan berfungsi untuk menghilangkan ketergantungan fungisonal. c. 3NF Apabila ia memenuhi bentuk normal kedua dan tidak ada satupun attribute non-identifying (bukan pengidentifikasi unik) yang bergantung pada atribut non-identifying lain. d. 4NF Pada bentuk ini, dilarang berbagai hubungan yang berdiri sendiri antara primary key dan field yang bukan key. Perlu dibuat tabel yang
23 terpisah bagi semua hubungan. Sebuah relasi yang merupakan BCNF dan tidak mempunyai MVD (Multi Valued Dependencies). e. 5NF Bentuk ini memisahkan tabel menjadi bentuk yang lebih kecil. sehingga tidak ada ketergantungan Join antar table.
2.3.2 Database Management System Database berisi file-file namun basis data tidak dapat memanipulasi file-file tersebut. Untuk memanipulasi file-file yang ada digunakan DBMS (Database Management System). Jadi DBMS adalah suatu software yang digunakan untuk memanipulasi database. DBMS yang digunakan dalam aplikasi ini adalah MySQL 3.23.57.
2.4
Jaringan 2.4.1 Pengertian Jaringan Jaringan terdiri dari suatu media transmisi bersama serta rangkaian hardware dan software untuk mengintegrasikan perangkat menjadi media serta mengatur akses menuju media tersebut dengan tepat (Stalling,2002, p42) . Jaringan terbagi menjadi beberapa jenis menurut luasnya, yaitu LAN (Local Area Network), MAN (Metroplolitan Area Network) dan WAN (Wide Area Network). Dalam skripsi ini, jaringan yang akan dibahas adalah WAN.
24 2.4.2 Intranet Intranet adalah jaringan komputer pribadi yang menggunakan protokol internet, jaringan, dan mungkin menggunakan sistem telekomunikasi umum untuk membagi informasi atau operasi rahasia dari sebuah organisasi kepada para karyawannya dengan aman. Kadang-kadang istilah ini berarti sebagai website internal. Konsep dan teknologi yang sama dengan internet digunakan dalam intranet, seperti client dan server berjalan dalam internet protocol. HTTP dan protokol internet lainnya juga biasa digunakan terutama FTP dan e-mail (http://en.wikipedia.org/wiki/Intranet).
2.4.3 WAN WAN (Wide Area Network) adalah jaringan yang menghubungkan komputer yang melintasi batas regional, nasional atau lintas negara. Syarat minimal suatu jaringan agar dapat disebut WAN adalah munghubungkan komputer antar kota yang berskala besar. Diagram topologi Wan diberikan pada lampiran.
25 2.5
Interaksi Manusia Dan Komputer Pembuatan suatu desain aplikasi atau sistem , juga harus memperhatikan beberapa faktor manusia yang berperan agar dapat menjadi desain yang baik. Faktor-faktor tersebut antara lain adalah sebagai berikut (Shneiderman, Ben. , 1998 , p15) : •
Time to Learn : Waktu yang diperlukan seseorang user untuk belajar bagaaimana menggunakan aplikasi .
•
Speed of Performance : Waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan apa yang dikehendaki.
•
Rate of errors by users : Berapa banyak dan apa saja jenis kesalahan yang dibuat oleh user dalam menggunakan aplikasi.
•
Retention over time : Menjelaskan bagaimana kemampuan user untuk mempertahankan pengetahuan mereka terhadap sistem setelah beberapa waktu. Hal ini berhubungan dengan lamanya waktu untuk belajar (time to learn) , dan frekuensi penggunaan aplikasi.
•
Subjective satisfaction : Berapa banyak user yang menyukai sistem atau aplikasi tersebut.
26 2.5.1
Delapan Aturan Emas untuk Design Interface Delapan aturan emas merupakan prinsip dasar dalam membangun desain interface. Dan pengalaman dalam membuat GUI ( Graphical User Interface ) menjadi dasar pembentukan delapan aturan emas berikut : 1. Usahakan untuk konsisten. Urutan tindakan yang konsisten harus digunakan dalam situasi yang serupa , dan istilah , warna , fonts yang sama harus digunakan dalam menu , pemberitahuan , dan layar bantuan (help screen). Dan perintah yang konsisten harus digunakan dalam keseluruhan desain. 2. Memungkinkan adanya shortcut. Ketika dalam frekuensi penggunaan meningkat , maka user
yang
telah
ahli
dalam
penggunaannya
,
membutuhkan aksi yang lebih singkat. Interaksi yang singkat ini dapat diperoleh melalui shortcut. Singkatan , function keys , hidden commands dan fasilitas makro sangat membantu bagi user yang telah ahli. 3. Feedback yang informatif. Untuk setiap aksi yang dilakukan oleh operator , dalam hal ini user , aplikasi atau sistem sebaiknya harus memberikan umpan balik yang informatif dan dalam penjelasannya harus bersifat friendly terhadap user.
27 4. Membuat dialog untuk menghasilkan keadaan akhir. Urutan tindakan harus terorganisir kedalam group bagian awal , tengah , dan akhir. Dan umpan balik yang
informatif
harus
memberikan
kepuasan
penyelesaian , perasaan tenang , dan memberikan informasi
bahwa
dapat
melanjutkan
ke
tahap
selanjutnya. 5. Menyediakan pencegahan error dan penanganan error yang sederhana. Sedapat mungkin , desain sistem agar menghindarkan user dari kesalahan serius. Jika user melakukan kesalahan
maka
sistem
harus
bisa
mendeteksi
kesalahan dan memberikan bantuan atau instruksi sederhana untuk memperbaiki kesalahan tersebut. 6. Mengijinkan pembalikan aksi yang mudah. Sedapat mungkin aksi yang telah dilakukan , dapat untuk di balikkan. Ini memberikan dorongan kepada user untuk mengeksplorasi dari pilihan yang tidak familiar. Unit reversibilitas mungkin menjadi satu tindakan tunggal , masukan data , atau sekelompok action. 7. Mendukung locus of control . User yang berpengalaman sangat ingin mempunyai perasaan bahwa merekalah yang bertanggung jawab
28 atau memegang kendali dari sistem dan bahwa sistem memberikan reaksi terhadap tindakan mereka. 8. Mengurangi beban ingatan jangka pendek. Terbatasnya kemampuan manusia mengolah informasi dalam memori jangka pendek , membutuhkan tampilan harus tetap dalam keadaan sederhana. Window-motion harus dikurangi dan dengan waktu pelatihan yang cukup.
2.6 Manajemen Dokumen 2.6.1 Dokumen 2.3.1.1 Pengertian Dokumen Dokumen mengandung informasi, yang merupakan produk dari tulisan yang digunakan untuk berkomunikasi atau menyimpan data. Istilah dokumen juga dapat digunakan sebagai bentuk dari pemikiran, tetapi biasanya lebih berarti secara fisik seperti halaman yang dicetak atau dokumen
virtual
dalam
format
digital
(http://en.wikipedia.org/wiki/Document). 2.6.1.2 Sejarah Dokumen Awalnya media dari dokumen adalah kertas dan informasi dicetak dengan tinta, baik ditulis tangan maupun melalui proses mekanis seperti mesin cetak atau printer. Dokumen pada masa sekarang ini juga dapat berupa sekumpulan kertas.
29 2.6.1.3 Tipe Dokumen Dokumen dapat diklasifikasikan sebagai rahasia, pribadi atau tak boleh disebarkan ke umum. Ketika suatu dokumen di kopi, sumbernya dinamakan orisinil. Ada beberapa standar dokumen dalam berbagai macam bidang, seperti : a.
Pendidikan.
b.
Bisnis dan akunting.
c.
Hukum dan politik.
d.
Pemerintahan dan industri.
e.
Media dan pemasaran.
2.6.2 Manajemen Manajemen merupakan proses memimpin dan mengatur semua atau sebagian dari perusahaan melalui penerapan dan manipulasi sumber daya . Manajemen menurut Mary Parker Follet adalah seni mengatur penyelesaian masalah melalui orang lain (http://en.wikipedia.org/wiki/Management).
2.6.3 Pengertian Sistem Manajemen Dokumen Sistem Manajemen dokumen secara umum membicarakan mengenai penyimpanan dan pengaturan dari dokumen dalam sebuah organisasi. Lebih jauh dapat dijabarkan sebagai aplikasi manajemen dokumen
untuk
menyimpan
dokumen
elektronik,
gambar,
versioning, metadata, security, dan juga indexing dari dokumen yang di scan serta kemampuan untuk mengambil dokumen. Istilah
30 manajemen dokumen saling berkaitan dengan manajemen konten dan juga di lihat sebagai salah satu komponen dari ECMS (Enterprise Content Management System). (http://en.wikipedia.org/wiki/Document_Management).
2.6.4 Komponen Manajemen Dokumen a.
Metadata Merupakan data yang terdapat pada dokumen, biasanya
bersifat sebagai properti dari dokumen tersebut. Metadata dapat diinput secara manual atau dihasilkan secara otomatis oleh program. Contoh : tanggal pembuatan. b.
Integration Kebanyakan
sistem
manajemen
dokumen
berusaha
mengintegrasikan manajemen dokumen dengan aplikasi lainnya, sehingga
memudahkan
user
untuk
mengubah,
menambah,
menghapus dan menyimpannya sebagai versi baru tanpa harus keluar dari aplikasi itu. c.
Capturing Penyimpanan gambar dari dokumen dengan menggunakan
scanner atau OCR. d.
Indexing Sistem penomoran dari dokumen, agar dokumen mudah dicari
dan di identifikasi.
31 e.
Storage Penyimpanan dokumen, besarnya kapasitas harddisk yang
dibutuhkan, dan sistem back up. f.
Retrieval Pengambilan dokumen dan metode yang dilakukan untuk
mengedit atau menghapus dokumen oleh author dokumen yang bersangkutan. g.
Distribution Distribusi dari dokumen, pengendalian distribusi agar sampai
ke orang yang tepat dapat melalui beberapa cara, dalam aplikasi ini kami menggunakan view level dan password untuk membatasi user. Jika user tidak memliki view level yang cukup maka ia tidak dapat melihat dokumen yang diinginkannya. h.
Security Keamanan yang di ciptakan terhadap dokumen-dokumen
tersebut, proteksi dan pengendalian distribusi dari dokumen serta menjaga keaslian dokumen. Dalam aplikasi ini, user harus log in terlebih dahulu agar dapat melihat dokumen.
