BAB 2 LANDAS AN TEORI 2.1 Teori Umum 2.1.1 Sistem Informasi Akuntansi M enurut Jones dan Rama (2006,p5), “the accounting information system is a subsystem of an MIS that provides accounting and financial information, as well as other information obtained in the routine processing of accounting transaction”. Artinya sistem informasi akuntansi adalah bagian dari sistem informasi manajemen atau M IS yang menyediakan informasi mengenai akuntansi dan keuangan, seperti informasi-informasi lainnya yang didapatkan dari proses transaksi akuntansi rutin. M enurut Romney dan Steinbart (2006, p6): “An accounting information system is a system that collects, records, stores, and processes data to produce information for decision makers”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: “Sistem informasi akuntansi adalah sistem yang mengumpulkan, merekam, menyimpan dan memproses data untuk menghasilkan informasi bagi pembuat keputusan.” M enurut Wilkinson, dkk (2006, p7): “An accounting information system is a unified structure within an entity, such as a business firm, that employs physical resources and other components to transform economic data into accounting information,
with
the
purpose
of
12
satisfying
the
information
needs
13
of variety of users”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: “Sistem informasi akuntansi adalah penggabungan struktur dengan entitas didalamnya, seperti firma bisnis, yang mempekerjakan sumber daya fisik dan komponen lainnya untuk mengubah data ekonomi menjadi informasi akuntansi, dengan tujuan memuaskan kebutuhan informasi dari berbagai pengguna”. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Akuntansi adalah bagian dari sistem informasi manajemen yang menyediakan informasi-informasi akuntansi dan berbagai informasi lainnya yang berkaitan dengan transaksi-transaksi akuntansi. M enurut Jones and Rama (2006, p4), sistem informasi akuntansi dibagi menjadi 3 transaksi, yaitu : 1. ”An acquisition (purchasing) cycle is the process of purchasing and paying for goods or services”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: ”Siklus akuisisi adalah proses pembelian barang, pengeluaran kas atau servis”. 2. “A conversion cycle is the process of transforming acquired into goods and services”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: ”Konversi adalah suatu proses dalam mengubah barang setengah jadi menjadi barang jadi”. 3. “A revenue cycle is the process of providing goods or services to customers and collecting cash”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: “Siklus penerimaan adalah suatu proses yang memberikan barang atau jasa dari penjualan ke konsumen dan penerimaan kas”.
14
2.1.1.1 Komponen S istem Informasi Akuntansi M enurut Romney (2006, p6-7), terdapat 6 komponen dalam Sistem Informasi Akuntansi, yaitu: 1. People yang mengoperasikan sistem. 2. Procedure and instruction, baik manual maupun otomatisasi, termasuk pengumpulan, pemrosesan, dan penyimpanan data mengenai kegiatan perusahaan. 3. Data mengenai organisasi dan proses bisnisnya 4. Software yang digunakan untuk memproses data organisasi. 5. Information
techonology infrastructure, termasuk
komputer,
perangkat tambahan, dan perangkat jaringan komunikasi yang digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan, memproses, serta mengirim data dan informasi. 6. Internal control and security measures yang mengamankan data dalam sistem informasi akuntansi. 2.1.1.2 Manfaat Sistem Informasi Akuntansi M enurut Jones, Rama (2006, p6-p7), manfaat sistem informasi akuntansi ada lima, yaitu: 1.
Producing external report (memproduksi laporan eksternal) Business use accounting information systems to produce special reports to
satisfy the information needs of investors, creditors, tax collectors,
regulatory agencies, and others. Artinya bisnis memakai sistem
15
informasi akuntansi untuk
memproduksi laporan
khusus
untuk
memuaskan kebutuhan dari investor, kreditor, penagih pajak, dan agenagen lain yang berkaitan. 2.
Support routine activities (M endukung aktivitas rutin) Managers need an accounting information system for handling routine operating activities during the firm’s operating cycle. Artinya manajer membutuhkan sistem informasi akuntansi untuk menangani aktivitas operasi rutin selama siklus operasi perusahaan.
3.
Decision support (M endukung keputusan) Information also needed for non-routine decision support at all levels of an organization. Artinya informasi juga dibutuhkan untuk mendukung keputusan rutin pada semua tingkatan dari organisasi.
4.
Planning and control (Perencanaan dan pengendalian) An information Systems is required for planning and control activities as well information concerning budgets and standard costs is stored by the information system, and reports are designed to compare budget figures to actual amounts. Artinya informasi dibutuhkan untuk aktivitas perencanaan dan pengendalian yang baik. Informasi memperhatikan anggaran dan biaya standar yang disimpan oleh sistem informasi, dan laporan dirancang untuk membandingkan gambaran anggaran dengan jumlah yang sebenarnya.
16
5.
Implementing internal control (Implementasi pengendalian internal) Internal control includes the policies, procedures, and information system used to protect a company’s assets from loss or ambezzlement and to maintain accurate financial data. Artinya pengenalian internal meliputi kebijaksanaan, prosedur, dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi asset perusahaan dari kerugian dan penggelapan, dan untuk memelihara data finansial yang akurat.
2.1.2 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi jasa berbasis Orientasi pada Object 2.1.2.1 Event M enurut Jones dan Rama (2006, p4) “events are activities that happen at a particular poin in time”, yang berarti event adalah kejadian yang terjadi pada suatu waktu tertentu.
2.1.2.2 Workflow Table M enurut Rama dan Jones (2006, p87), Workflow Table is a two column table that identifies the actors and actions in a process. ArtinyaTabel Workflow adalah tabel berkolom dua yang mengidentifikasikan aktor dan kegiatan dalam sebuah proses. Jadi Workflow Table merupakan suatu tabel yang berfungsi untuk mengelola aliran kerja.
17
2.1.2.3 Rich picture M enurut M athiassen, M adsen, Nielsen dan Stage (2006, p26-27), Rich picture adalah sumber gambar informasi yang melukiskan pemahaman penggambar akan suatu situasi. Digunakan semasa pemilihan sistem untuk menggambarkan gambaran menyeluruh dari tugas yang menghadapi proyek pengembangan
sistem.
Rich
picture
secara
umum
menggambarkan
permasalahan sistem dan application domain. Rich picture tidak memiliki notasi khusus namun, seharusnya melalui beberapa persetujuan di antara proyek sebagaimana aspek tertentu digambarkan. M enggambar rich picture sebaiknya dimulai dengan entitas-entitas yang penting. Setelah itu, dapat dilanjutkan dengan menggambarkan hubungan di antara entitas-entitas tersebut. Proses adalah hubungan yang paling penting dalam rich picture. Salah satu proses yang paling perlu diperhatikan adalah pemrosesan informasi membuat kita bisa mengerti siapa yang menghasilkan informasi, siapa yang menggunakan, dan bagaimana alurnya. Hubungan antar entitas juga bisa digambarkan dengan struktur. Struktur ini menggambarkan aspek dari situasi yang bersifat lebih stabil, sedangkan proses menggambarkan yang lebih tidak stabil, berubah-ubah.
2.1.2.4 UML (Unified modelling language) UM L merupakan satu kumpulan konvensi pemodelan yang digunakan untuk menentukan atau menggambarkan sebuah sistem software yang terkait dengan objek (Whitten, 2004, p408).
18
M enurut Jones & Rama (2006, p60), ”UML is language used for specifying, visualizing, contructing,and documenting an information system“, artinya UM L adalah sebuah bahasa yang digunakan untuk spesifikasi, visualisasi, kontruksi dan mendokumentasikan sistem informasi. Unified Modeling Language atau UML adalah kebanyakan adalah grafis
modelling bahasa yang digunakan
untuk
menyatakan
desain.
http://www.visualcase.com/tutorials/uml-tutorial Jadi dapat disimpulkan bahwa UM L adalah bahasa modelling berupa sekumpulan konversi/ notasi-notasi yang digunakan dalam menganalisis dan mendesain sistem dengan pendekatan object oriented.
2.1.2.5 UML Activity Diagram M enurut Rama dan Jones (2006, p87), UML Activity Diagram is a diagram that shows the sequence of activities in a process. Artinya UML Activity Diagram merupakan suatu diagram yang menunjukkan aktivitas dalam sebuah proses. M enurut pendapat Jones dan Rama(2006, p60), ”activity diagram plays the role of a ”map” in understanding business processes by showing the sequence of activities in the process.”. Dapat diartikan sebagai berikut, “activity diagram” adalah sebuah representasi grafik yang digunakan untuk menunjukan urutan aktifitas dalam suatu proses bisnis dengan tujuan untuk memahami proses bisnis tersebut”.
19
M enurut Jones and Rama (2006, p69), Activity Diagram dibagi menjadi 2 tipe, yaitu : 1. ”The Overview Diagram present a high level view of the business process by documenting the key events, the sequence of these events, and information flows among these events”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: ”Overview diagram menggambarkan suatu pandangan tingkat tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan peristiwa-peristiwa tersebut”. 2. ”The Detailed Diagram is similar to a map of a city or town. It provides a more detailed representation of activities associated with one or two events shown on the overview diagram”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: ”Detailed Diagram adalah serupa dengan peta kota besar atau kota. Detailed diagram menyediakan penyajian yang lengkap dari aktivitasaktivitas yang dihubungkan dengan satu atau dua peristiwa yang ditunjukkan pada overview diagram”. Jadi Activity Diagram adalah salah satu jenis diagram dalam Unified Modelling Language yang menggambarkan serangkaian aktivitas dalam proses kegiatan bisnis dari sebuah sistem secara berurutan.
2.1.2.5.1 Komponen activity diagram M enurut pendapat Jones dan Rama (2006, p62), komponen utama atau simbol yang ada pada activity diagram adalah :
20
a.
Swimlane ”Swimlane is a collumn in an activity diagram that separates activities or events according to the person or department responsible for the particular event or activity.”. Dapat diartikan sebagai berikut, “swimlane adalah sebuah kolom dalam activity diagram yang memisahkan aktifitas atau event berdasarkan orang atau departemen yang bertanggung jawab atas aktivitas atau event yang berhubungan”.
b. ”agents outside the organization (e.g., the customer) are also represented in swimlane”. Dapat diartikan sebagai berikut, ”agenagen diluar organisasi (seperti konsumen) ditampilkan dalam swimlane.”. c. ”The computer system used to record and process AIS data is represented by a swimlane”. Dapat diartikan sebagai berikut, “komputer digunakan untuk mencatat dan memproses data SIA ditampilkan dalam sebuah swimlane”. d. A solid circle ”represents the start of the process. It appears in the swimlane of the agent (inside or outside the organization) who initiates the process”. Dapat diartikan sebagai berikut, “sebuah lingkaran berisi menunjukan awal dari proses. Ini muncul dalam swimlane agen (dalam maupun luar perusahaan) yang memulai proses”.
21
e. Rounded rectangle ”rounded circle shown an event, activity or trigger”. Dapat diartikan
sebagai berikut,
”segiempat
yang bersisi bulat
menunujukan suatu event, aktivitas atau pemicu terjadinya suatu event”. f. ”Continuous lines with arrows are used to show the sequence of events”.
Dapat
diartikan
sebagai
berikut,
”garis
panah
menunjukan urutan dari event” g. ”We use a document symbol to represent source documents and reports”. Dapat diartikan sebagai berikut, ”kita menggunakan simbol dokumen untuk menampilkan dokumen sumber dan laporan-laporan”. h. ”Dotted lines with arrows are used to represent the flow of information between events”. Dapat diartikan sebagai berikut, ”garis panah terputus-putus menunjukan arus informasi antara event “. i. ”A computer file from which data may be read from or recorded in computer files during business events”. Dapat diartikan sebagai berikut, ”suatu file komputer dimana data dalam file komputer tersebut bisa dibaca dari atau dicatat dalam komputer selama event bisnis”. j. ”Dotted lines are used to connect events and tables to show how table data are created or used by events”. Dapat diartikan sebagai
22
berikut, ”garis putus-putus digunakan untuk menghubungkan event dan tabel untuk menunjukan bagaimana tabel data dibuat dan digunakan oleh event”. k. ”A bul’s-eye represent the end of the process”. Dapat diartikan sebagai berikut, ”Sebuah sasaran menunjukan akhir dari proses”.
2.1.2.6 Overview Activity Diagram M enurut Rama dan Jones (2006, p87), Overview Activity Diagram is a UM L Activity Diagram that present a high-level view of the business process by documenting the key events, the sequence of these events, and the information flows between these events. Artinya Overview Activity Diagram merupakan suatu UM L Activity Diagram yang menyajikan gambaran tingkat tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan event-event utama, rangkaian dari event, dan arus informasi antara event tersebut. M enurut Rama dan
Jones
(2006,
p73),
Langkah-langkah
dalam
mempersiapkan
OverviewActivity Diagram : 1. Read the narrative and identify key events. (Baca Narasi dan Identifikasi event utama) 2. Annotate the narrative to clearly show event boundaries and event names. (Beri tanda notasi pada narasi untuk menunjukkan cakupan event dan nama event tersebut)
23
3. Represent people or devices participating in the business process using swimlane. (Tampilkan kembali agen yang berpartisipasi dalam proses bisnis dengan menggunakan swimlane) 4. Diagram each event, and show the sequence of events in the business process. (Gambar masing-masing event dan tunjukkan urutan-urutannya dalam proses bisnis) 5. Draw documents created and used in the business process. Show the flow of information from events to documents and vice versa. (Gambar dokumen-dokumen yang dibuat dan digunakan dalam proses bisnis. Tunjukkan arus informasi dari event-event ke dokumen dan garis penghubung putus-putus) 6. Draw table (files) created and used in the business process. Show the flow of information from events to tables, and vice versa. (Gambar tabel/ files yang dibuat dan digunakan dalam proses bisnis. Tunjukkan arus informasi dari event-event ke tabel dan garis penghubung putus-putus)
2.1.2.7 Detailed Activity Diagram M enurut Rama dan Jones (2006, p87), Detailed Activity Diagram is a UML Activity Diagram that provides a detailed representation of the activities associated with one or two of the events shown on an overview diagram. Artinya Detailed Activity Diagram adalah sebuah UM L Activity Diagram yang menyediakan gambaran detail aktivitas antara event-event
24
yang ditunjukkan di overview diagram. M enurut Rama dan Jones (2006, p80), Langkah-langkah membuat Detailed Activity Diagram: 1. Annotate the narrative to show activities a. Review data b. Compare document c. Record data in source documents d. Enter data into a computer system e. Record data in transaction files f. Update file g. Maintain Master file h. Send information to another agent 2. Prepare a workflow table. 3. Identify necessary detailed diagram. 4. For each detailed diagram, perform steps : a. Set up Swimlane. b. Add a rounded rectangle for each activity in the events. c. Use continous lines to show the sequence of activities. d. Set up any documents created or used by the activities in that diagram. e. Document any tables created, modified, or used by the activities in the diagram in computer column. f. Use dotted lines to connect activities and table.
25
2.1.2.8 UML Class Diagram M enurut Jones dan Rama (2006, p157), “UM L Class Diagram can be used to document (a) tables in AIS, (b) relationships between tables, and (c) attributes of tables.” Yang berarti bahwa UM L Class Diagram adalah sebuah diagram yang dapat digunakan untuk mendokumentasikan tabel dalam SIA, hubungan antar tabel, dan atribut tabel. Jones dan Rama (2006, p172-173) berpendapat bahwa langkah-langkah pengembangan UM L class diagram antara lain : 1. Tempatkan file-file transaksi pada diagram. 2. Tempatkan file-file master pada diagram. 3. Tentukan hubungan antar file tersebut. 4. Lengkapi atribut-atribut file tersebut. M enurut Rumbaugh (2005, p176): “Class Diagram is used to show the existance of classes and their relationships in the logical view of a system”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: “Class diagram digunakan untuk menunjukan keberadaan dari kelas dan hubungan mereka dalam pandangan logis dari sebuah sistem”.
2.1.2.8.1 Class Bennett (2006, p649) menyatakan bahwa, ”Class diagram is a UML structure diagram that shows classes with their attributes and operations, together with the associations between classes.” Yang berarti bahwa class diagram adalah sebuah UM L struktur diagram
26
yang menunjukkan class-class dengan attribute dan operasinya, bersama dengan asosiasi antara class-class. Dapat disimpulkan bahwa class
diagram
adalah
sebuah
UM L struktur
diagram yang
menunjukkan class-class dengan attribute dan operasinya, bersama dengan asosiasi antara class-class.
2.1.2.8.2 Attribute Bennett (2006, p649) menyatakan bahwa, “Attribute is an element of the data structure that, together with operations, defines a class. Describes some property of instance of the class.” Yang berarti bahwa attribute adalah sebuah elemen dari struktur data yang bersamaan dengan operasi-operasi untuk mendefinisikan class. M enggambarkan beberapa contoh properti dari class. Sedangkan
menurut
Jones
dan
Rama (2006,
p155),
“Attributes are the smallest units of data that can have meaning to a user. The columns in a relational database that are equivalent to fields in a file.” Yang berarti bahwa attribute adalah unit data terkecil yang mempunyai makna bagi user. Yaitu kolom-kolom pada relational database yang ekuivalen dengan fields dalam suatu file. Dapat disimpulkan bahwa attribute adalah unit data terkecil yang menggambarkan beberapa contoh properti dari class.
27
Atribut memiliki beberapa sifat antara lain: 1.
Private Private memiliki sifat yang tidak bisa dipanggil dari luar kelas itu sendiri.
2.
Protected M erupakan suatu sifat yang hanya dapat dipanggil dikelas itu sendiri dan dan hanya bisa diwarisi pada sub kelas yang bersangkutan.
3.
Public Public merupakan sebuah sifat dalam kelas yang dapat dipanggil oleh dan digunakan oleh kelas yang lain.
2.1.2.8.3 Behaviour Pattern Berdasarkan http://minorproject.wordpress.com/, Behavior pattern adalah deskripsi dari event trace yang mungkin untuk semua objek di dalam class. Event trace adalah urutan event-event dari suatu objek tertentu. Behavior pattern dapat digambarkan dalam state diagram. State Diagram menggambarkan behavior umum dari semua objek dari class tertentu, yang terdiri dari bagian-bagiannya dan transisi di antaranya dan juga dapat menjelaskan usecase. Statechart diagram menggambarkan transisi dan perubahan keadaan suatu objek pada sistem sebagai akibat dari stimulasi yang diterima.
28
Notasi pada behavioral pattern terdiri dari tiga macam yaitu: 1.
Sequence merupakan events yang terjadi sekali saja.
2.
Selection merupakan sesuatu yang keluar dari peristiwa yang terjadi.
3.
Iteration merupakan events yang terjadi nol atau lebih.
2.1.2.8.4 Operasi Berdasarkan http://minorproject.wordpress.com/, Operasi adalah merupakan sesuatu kegiatan yang dilakukan oleh sebuah kelas.
2.1.2.8.5 Hubungan dalam Class Diagram M enurut Jones dan Rama (2006, p165-166), hubungan dalam class diagram sebagai berikut : 1.
One-to-one Relationship Hubungan one-to-one antar entitas tidak sering terjadi seperti hubungan one-to-many, tetapi mereka terjadi dalam SIA. Contohnya
antara
event
pengiriman
dan
pembayaran.
Diasumsikan sebuah invoice dibuat setiap sebuah pengiriman terjadi dan setiap invoice hanya berisi informasi untuk satu pengiriman. 2.
One-to-many Relationship Hubungan one-to-many umumnya terjadi dalam sistem akuntansi. Contohnya, hubungan antara agen dengan event-
29
event
biasanya
one-to-many.
Sebuah
event
biasanya
berhubungan dengan satu agen, tetapi seorang agen bisa terlibat dalam banyak event. 3.
Many-to-many Relationship Hubungan many-to-many menerangkan dimana sebuah order dapat dilakukan untuk banyak produk dan suatu produk yang sama bisa terdapat dalam banyak order. Hubungan many-tomany dapat dikonversi ke dalam dua bentuk hubungan one-to many dengan menambahkan “junction table”.
2.1.2.9 UML Use Case Diagram M enurut Rama dan Jones (2006, p288), Use Case Diagram is a list of usecases that occur in an application and that indicate the actor responsible for each usecase. Artinya Use Case Diagram adalah daftar dari use case yang ada dalam aplikasi dan menggambarkan tanggung jawab actor untuk tiap use case. Jadi dapat disimpulkan bahwa UM L Use Case Diagram adalah salah satu diagram dalam UM L yang terdiri dari actor dan use case yang menunjukkan tanggung jawab actor untuk tiap use case serta interaksi actor dengan sistem.
30
2.1.2.10 Navigation Diagram Berdasarkan http://minorproject.wordpress.com/, Navigation Diagram adalah semua tampilan user interface beserta hubungan dinamiknya.
2.1.2.11 Rancangan Database M enurut Rama dan Jones (2006, p156) “database is comprehensive collection of related data”, yang berarti database adalah kumpulan dari data yang luas dan saling terhubung. Jadi database adalah kumpulan data yang terhubung yang dibutuhkan untuk mendukung operasi organisasi.
2.1.2.12 Rancangan Formulir M enurut Jones dan Rama (2006, p288) “Form is a formatted document containing blank fields that users can fill in with data”, yang berarti dokumen yang terformat yang terdiri dari bagian yang kosong yang diisi oleh penggunanya.
2.1.2.13 Tipe Input Formulir M enurut Jones dan Rama (2006, p262-264) types of input forms: •
Single record entry form Single record entry form shows only record at time. This form is used to add, delete, or modify data in a single record in a particular table. Such forms are frequently used for maintaining
31
master file data. Yang diterjemahkan: formulir tipe single-record menampilkan hanya satu record pada suatu saat. Formulir ini digunakan untuk menambah, menghapus, atau memodifikasi data dalam record tunggal dalam tabel tertentu. Beberapa formulir sering digunakan untuk merawat file data master. •
Tabular entry form The tabular entry form provides a spreadsheet-like design for entering multiple records in a single table. This type of from is frequently used to record a batch of events. Yang diterjemahkan:
formulir
tipe tabular
menyediakan
rancangan seperti spreadsheet untuk memasukkan beberapa records dalam satu tabel. Formulir tipe ini sering digunakan untuk menyimpan sekumpulan kejadian. •
Multi-table entry form The multi-table entry form is used to add data to more than one table. When data are entered to records that are in a one-tomany relationship, a main form is used. A main form has two parts- a main part that is used to add data to the “ones” table and a sub-form that is used to add data to the ‘many’ table. Yang diterjemahkan: formulir tipe multi-table digunakan untuk menambahkan data ke lebih dari satu tabel. Ketika data dimasukan ke record yang memiliki hubungan one-to-many, formulir utama digunakan. Formulir utama memiliki dua bagian-
32
bagian utama yang digunakan untuk menambahkan data ke dalam “satu”
tabel
dan
sub-formulir
yang
digunakan
untuk
menambahkan data ke “beberapa” tabel.
2.1.2.14 Elemen Penting Formulir M enurut Jones dan Rama (2006, p271-272) Form interface elements are objects on forms used for entering information or performing actions. All aspects of the form are controlled by the interface elements. Some of these objects provide an opportunity to improve internal control over data entry. Some common interface elements: Yang diterjemahkan: elemen interface formulir adalah objek-objek yang digunakan untuk memasukkan informasi atau melakukan sebuah aksi. Seluruh aspek dari formulir dikendalikan oleh elemen interface. Beberapa dari objek ini meenyediakan kesempatan untuk menambah pengendalian internal melalui masukan data. Beberapa elemen interface yang umum : 1. Text boxes. Seringkali ditempatkan pada suatu formulir yang digunakan untuk memasukkan informasi yang ditambahkan pada tabel atau untuk menampilkan informasi yang dibaca dari tabel. 2. Labels. Digunakan untuk membantu user dalam memahami informasi apa yang diperlukan untuk dimasukkan.
33
3. Look up feature. Sebuah daftar menu tarik atas pilihan yang sesuai saat memasukkan data dalam suatu field kosong tertentu pada sebuah formulir. 4. Command buttons. Digunakan untuk menampilkan suatu tindakan. Terkadang merupakan push button (tombol tekan), karena suatu tindakan akan dilakukan jika dipilih oleh user. 5. Radio buttons. M erupakan suatu antar muka grafis dalam bentuk sebuah tombol yang terdapat dalam suatu formulir elektronik yang memungkinkan user untuk memilih satu dari beberapa set pilihan. 6. Check boxes. M erupakan suatu antar muka grafis atau sebuah kotak pada suatu formulir yang mengindikasikan apakah opsi tertentu telah dipilih.
2.1.2.15 Rancangan Layar M enurut satzinger, et al. (2004, p551) Designing the user interface means designing the imputs and outputs involved when the user interacts with the computer to carry out a task. Yang
diterjemahkan:
merancang
interface
pengguna
berarti
merancang input dan output yang terlibat ketika pengguna berinteraksi dengan computer untuk melaksanakan suatu tugas. M enurut Pressman (2001, p337) The interface design describes how the software communicates within itself, with systems that interoperate with it, and humans who used it.
34
Yang diterjemahkan: rancangan interface menjelaskan bagaimana software berkomunikasi dengan dirinya sendiri, dengan sistem yang beroperasi bersamanya, dan dengan manusia yang menggunakannya. Jadi, kesimpulannya kesimpulannya perancangan layar adalah rancangan masukan dan keluaran yang terlibat ketika system berkomunikasi dengan dirinya sendiri, sistem lainnya yang beroperasi bersamanya, dan dengan pemakai berinteraksi dengan komputer untuk melaksanakan tugas.
2.1.2.16 Laporan M enurut Jones dan Rama (2006, p212) laporan adalah presentasi data yang telah terformat dan terorganisasi dengan baik. Jadi laporan adalah dokumen yang terbentuk dari data yang ada pada database yang telah terformat dan terorganisir dengan baik sehingga dapat digunakan untuk mendapatkan informasi.
2.1.2.17 Tipe Laporan Jones dan Rama (2006, p220-225) menyatakan bahwa tipe laporan terdiri dari : 1. Simple List is a list of sales transactions. Artinya Simple List adalah suatu daftar dari transaksi penjualan. 2. Grouped Detail Report is a list of sales transactions that are grouped by the type of product sold, with subtotal for each product
35
type. Artinya Grouped Detail Report adalah suatu daftar dari transaksi penjualan yang dikelompokkan berdasarkan tipe produk yang dijual dengan subtotal untuk masing - masing produknya. 3. Summary Report would give only summary sales figures such as total sales for each product, without listing individual sales transactions. Artinya summary report bisa memberikan gambaran penjualan seperti total penjualan untuk tiap produk, tanpa mendaftarkan transaksi penjualan individu. 4. Single Entity Report such as invoice, would provide details about only one event. Artinya Single Entity Report seperti invoice yang berisi detail tentang suatu event tertentu. Contoh: laporan FPB, laporan pembelian, laporan retur barang.
2.1.2.18 Elemen Rancangan Laporan Jones dan Rama (2006, p214-215), menyatakan layout laporan terdiri dari: 1. Report header. M enampilkan informasi keseluruhan laporan, seperti nama laporan dan perusahaan, tanggal laporan dan jumlah halaman. 2. Page header. Digunakan untuk menspesifikasikan informasi yang berada di bagian atas setiap halaman. 3. Group header. Digunakan untuk menampilkan informasi yang bersifat umum tiap kelompok. 4. Group detail. Berisi daftar transaksi yang berkaitan dengan kelompok.
36
5. Group footer. Bisa digunakan untuk menyediakan informasi yang berguna dalam kelompok laporan. 6. Page footer. Berada di bagian bawah setiap halaman dan biasanya termasuk halaman laporan.
2.1.2.19 Database 2.1.2.19.1 Komponen Database Sistem database terdiri atas 4 komponen penting, yaitu: 1. Data Data dalam database dapat merupakan data yang single-user (hanya satu pengguna yang beroperasi terhadap database) atau multi-user dimana satu atau lebih user beroperasi secara bersama ke dalam database. Sehingga data dalam database terutama untuk sistem yang besar, harus terintegrasi dan dapat dipakai bersama. Pengertian terintegrasi biasanya database dapat dipandang sebagai kumpulan berbagai file yang saling terhubung dan dengan sebagian atau seluruh redudansi yang ada
diantaranya
dihilangkan.
Sedangkan
pengertian
penggunaan bersama adalah bahwasanya setiap potong data yang ada didalam database dapat dipakai atau oleh lebih dari satu pengguna untuk penggunaan yang mungkin berbeda.
37
2. Hardware Piranti keras yang dibutuhkan untuk manajemen database biasanya masih berupa mesin standar yang ada dalam arti tidak ada kekhususan tertentu. 3. Software Database (tempat dimana sesungguhnya suatu database tersimpan dalam media) dengan pengguna terdapat seuatu piranti lunak yang disebut sistem manajemen database (DBM S) atau Database manager. 4. Users Ada 3 (tiga) kelas pengguna database termasuk diantaranya adalah: a. Programer Aplikasi Adalah orang yang bertanggung jawab untuk menulis program aplikasi biasanya menggunakan berbagai bahasa pemograman. b. Pengguna akhir (end-user) Adalah orang yang menggunakan data di dalam basisdata untuk kebutuhan tugas atau fungsinya. c. Adminstrator Database (DBA) Adalah orang yang bertanggung jawab pada keseluruhan sistem database.
38
2.1.2.19.2 S truktur data Dalam teknik database maka tingkatan struktur data adalah terdiri dari : 1. Karakter (Characters) M erupakan bagian terkecil dari database, dapat berupa karakter numerik (angka 0 s/d 9), huruf (A –Z, a-z), ataupun karakter – karakter khusus, seperti *, &, %, #, dan lain-lain. 2. Field (kolom, atribut) M erupakan bagian dari record yang menunjukan suatu item data yang sejenis. M isalnya : field nama, file NIM dan lain sebagainya. Setiap field harus mempunyai nama dan tipe data tertentu. Isi dari field disebut Data Value, dalam tabel database , field ini disebut juga kolom. 3. Record (Tuple) Record adalah kumpulan data value dari atribut yang berkaitan sehingga dapat menjelaskan sebuah entity secara lengkap. M isal : Record entity mahasiswa adalah kumpulan data value dari field NIM , nama, jurusan, dan alamat per barisnya. 4. File (tabel, entity) M erupakan sesuatu yang dapat diidentifikasi dari suatu sistem database, bisa berupa objek, orang, tempat, kejadian
39
atau konsep yang informasinya akan disimpan di database. Penggunaan istilah file sering disamakan dengan istilah tabel. Disebut tabel karena dalam mempresentasikan datanya di atur dalam bentuk baris dan kolom. Baris mewakili 1 record dan kolom mewakili 1 field. 5. Database Kumpulan dari file-file(tabel-tabel) yang saling berelasi, disusun secara logis, sehingga menghasilkan informasi yang bernilai guna dalam proses pengambilan keputusan.
M enurut pendapat Jones dan Rama (2006, pp32-33), ada 2 tipe file data yang penting yaitu: 1. Master Files Master Files mempunyai karakteristik sebagai berikut : a. Master files biasanya merupakan data file yang permanen berisi data-data mengenai external agent, internal agent, atau data tentang barang dan pelayanan. b. Master Files tidak menyajikan rincian dari suatu transaksi yang tunggal. c. Data yang disimpan dalam master files dapat dikarakteristikan sebagai referensi atau summary data. 2. Transaction Files Transaction files mempunyai karakteristik sebagai berikut:
40
a. Transaction files menyimpan data tentang event-event yang dilakukan
perusahaan,
seperti
penjualan,
pengiriman, dan penerimaan kas perusahaan. b. Transaction files biasanya menampilkan field untuk tanggal dari transaksi yang dilakukan. c. Transaction files biasanya menampilkan informas i tentang kuantitas dan harga.
2.2 Teori Khusus 2.2.1 Pengertian Pelayanan Dalam kamus besar Bahasa Indonesia dijelaskan pelayanan sebagai usaha untuk memenuhi kebutuhan orang lain. Jadi dapat disimpulkan bahwa pelayanan adalah suatu kegiatan atau urutan kegiatan yang terjadi dalam interaksi langsung antara seseorang dengan orang lain demi menyediakan kepuasan atau kebutuhan pelanggan. 2.2.2 Pelabuhan M enurut Peraturan Pemerintah RI No. 69 Tahun 2001 tentang kepelabuhanan, yang dimaksud pelabuhan adalah tempat yang terdiri dari daratan dan perairan di sekitarnya dengan batas-batas tertentu sebagai tempat kegiatan pemerintahan dan kegiatan ekonomi dipergunakan sebagai tempat kapal bersandar, berlabuh, naik turun penumpang dan/atau bongkar muat barang yang dilengkapi dengan fasilitas keselamatan pelayaran dan kegiatan penunjang pelabuhan serta sebagai tempat perpindahan intra dan antar mode transportasi.
41
2.2.2.1 Jenis Pelabuhan Jenis pelabuhan dapat dibagi menurut: a. Alamnya M enurut alamnya, pelabuhan laut dibagi menjadi pelabuhan terbuka dan pelabuhan tertutup. Pelabuhan terbuka adalah pelabuhan dimana kapal-kapal bisa masuk dan
merapat secara
langsung tanpa bantuan pintu-pintu air. Pelabuhan di Indonesia pada umumnya adalah pelabuhan terbuka. Pelabuhan tertutup adalah pelabuhan dimana kapal-kapal yang masuk harus melalui beberapa pintu air. b. Pelayanannya Sesuai PP 69/2001,
pelabuhan umum adalah pelabuhan yang
diselenggarakan
untuk
Penyelenggara
pelabuhan
kepentingan umum
masyarakat
adalah
unit
umum. pelaksana
teknis/satuan kerja pelabuhan atau Badan Usaha Pelabuhan. Pelabuhan
khusus
adalah
pelabuhan
yang dikelola untuk
kepentingan sendiri guna menunjang kegiatan tertentu. Pengelola pelabuhan khusus adalah Pemerintah, Pemerintah Provinsi, Pemerintah Kabupaten/Kota atau Badan Hukum Indonesia yang memiliki izin untuk mengelola pelabuhan khusus (KM 55 Tahun 2002). Contoh dari pelabuhan khusus adalah pelabuhan khusus
42
angkatan laut, pelabuhan khusu untuk minyak mentah, pelabuhan khusus “Bogasari”, dan sebagainya. c. Lingkup Pelayaran yang Dilayani M enurut lingkup pelayaran yang dilayani, sesuai PP No. 69 Tahun 2001 tentang kepelabuhan Pasal 5 dan 6, peran dan fungsi pelabuhan dibagi menjadi pelabuhan internasional , pelabuhan nasional, pelabuhan regional, dan pelabuhan lokal. d. Kegiatan Perdagangan Luar Negeri M enurut kegiatan perdagangna luar negeri yang dilayani, jenis pelabuhan bisa dibagi menjadi pelabuhan impor, dan pelabuhan ekspor. Pelabuhan impor
adalah pelabuhan yang melayani
masuknya barang-barang dari luar negeri. Pelabuhan ekspor adalah pelabuhan yang melayani penjualan barang-barang ke luar negeri. e. Kapal yang Diperbolehkan Singgah M enurut kapal yang diperbolehkan singgah, berdasarkan Indische Scheepvaart-Wet (Staatblad 1936 No. 700) jenis pelabuhan dibagi menjadi pelabuhan laut dan pelabuhan pantai. Pelabuhan laut adalah pelabuhan yang terbuka bagi perdagangan luar negeri dan dapat disinggahi oleh kapal-kapal dari negara sahabat. Sedangkan pelabuhan pantai adalah pelabuhan yang tidak terbuka untuk perdagangan dengan luar negeri dan hanya dapat dipergunakan oleh kapal-kapal dari Indonesia.
43
f. Wilayah Pengawasan Bea Cukai Dari segi pembagian wilayah bea cukai, jenis pelabuhan dibagi menjadi custom port dan free port. Custom port adalah pelabuhan yang berada di bawah pengawasan Bea Cukai. Sedangkan free port adalah pelabuhan yang berada di luar pengawasan Bea Cukai. g. Kegiatan Pelayarannya Dilihat dari segi pelayarannya, pelabuhan dibagi menjadi tiga jenis, yaitu pelabuhan samudera, pelabuhan nusantara, dan pelabuhan pelayaran rakyat. Contoh pelabuhan samudera adalah pelabuhan Tanjung Priok di Jakarta dan Tanjung Perak di Surabaya. Contoh pelabuhan nusantara adalah pelabuhan Banjarmasin di Kalimantan Selatan. Sedangkan pelabuhan pelayaran rakyat adalah pelabuhan Sunda Kelapa di Pasar Ikan, Jakarta. h. Perannya dalam Pelayaran M enurut perannya dalam pelayaran, pelabuhan dibagi menjadi dua jenis, yaitu pelabuhan transito dan pelabuhan ferry. Pelabuhan transito adalah pelabuhan yang mengerjakan transhipment cargo. Contohnya adalah pelabuhan Singapura. Pelabuhan ferry adalah pelabuhan penyeberangan. Pelayanan dilakukan oleh kapal ferry yang menghubungkan dua tempat dengan sistem Roll on dan Roll off dengan membawa penumpang dan kendaraan.
Contoh
pelabuhan ferry adalah pelabuhan Banyuwangi Gilimanuk atau M erak-Bakahueni.
44
2.2.3 Freight Forwarder dan EMKL Freight Forwarder adalah perusahaan jasa pengurusan muatan dan umumnya dilakukan dari pintu ke pintu. Perusahaan ini mengurus semua kegiatan yang diperlukan bagi terlaksananya pengiriman dan penerimaan barang melalui transportasi darat, laut, dan udara. Freight forwarder bertanggung jawab mulai barang diterima di shipper premises sampai barang diserahkan di consignee premises dan akan mencakup beberapa mode transportasi laut, darat, dan udara. Di Indonesia, freight forwarder disebut sebagai “Jasa pengurusan Transportasi” sesuai Keputusan M enteri Perhubungan No. KM 10/Thn 1988. Freight forwarder juga menyelesaikan biaya-biaya yang timbul sebagai akibat dari kegiatan-kegiatan transportasi, penangan muatan di pelabuhan/gudang, pengurusan dokumentasi dan juga mencakup insurance liabilities yang umumnya diperlukan oleh pemilik barang. Aktivitas freight forwarder secara menyeluruh dapat berupa: • M emilih rute perjanalan barang, mode transportasi dan pengangkut yang sesuai, kemudian memesan ruang muat (space), • M elaksanakan penerimaan barang, menyortir, mengepak, menimbang berat, mengukur dimensi, kemudian menyimpan barang ke dalam gudang, • M empelajari letter of credit barang, peraturan negara tujuan ekspor, negara transit, negara impor, kemudian mempersiapkan dokumen-dokumen lain yang diperlukan, • M elaksanakan transportasi barang ke pelabuhan laut/udara, mengurus izin Bea dan Cukai, kemudian menyerahkan barang kepada pihak pengangkut,
45
• M embayar biaya-biaya handling serta membayarkan freight, • M endapatkan bill of lading waybill dari pihak pengangkut • M engurus asuransi transportasi barang dan membantu mengajukan klaim kepada pihak asuransi bila terjadi kehilangan/kerusakan atas barang. • M emonitor perjalanan barang sampai ke pihak penerima, berdasarkan info dari pihak pengangkut dan agen forwarder di negara transit /tujuan, • M elaksanakan penerimaan barang dari pihak pengangkut, • M engurus izin masuk pada Bea dan Cukai serta menyelesaikan bea masuk dan biaya-biaya yang timbul di pelabuhan transit/tujuan, • M elaksanakan transportasi barang dari pelabuhan ke tempat penyimpanan barang di gudang, • M elaksanakan
penyerahan
barang
kepada
pihak
consignee,
dan
melaksanakan pendistribusian barang bila diminta. EM KL adalah (Ekspedisi M uatan Kapal Laut) adalah perusahaan jasa untuk pengurusan dokumen dan muatan yang akan diangkut/atau diterima oleh pengirim/penerima dari pelanggannya. Untuk pengurusan ini, EM KL mendapat kuasa secara tertulis dari pemilik untuk mengurus barangnya. Di pelabuhan muat, EM KL akan membantu pemilik barang membukukan muatan pada agen pelayaran, mengurus dokumen dengan Bea Cukai dan instansi terkait lainnya dan membawa barang dari gudang pemilik barang ke gudang di dalam pelabuhan. EM KL bergerak sesuai SK M enhub No. KM 82/AL 305/PHB-85. Di pelabuhan bongkat, EMKL membantu pemilik barang mengurus pemasukan barang dengan Bea Cukai, menerima muatan dari
46
pelayaran dan membawa barang dari pelabuhan ke gudang pemilik barang. Atas jasanya, EM KL menerima imbalan berupa uang.
2.2.4 Bill of Lading Menurut Shipping Pengangkutan Intermodal Ekspor Impor Melalui Laut Edisi Keempat, Bill of Lading (B/L) atau konosemen adalah dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan pelayaran dan mempunyai fungsi sebagai: a. Bukti bahwa barang telah dimuat di kapal b. Dokumen hak milik dari pemilik barang (document of title) c. Kontrak angkutan (contract of affreightment) d. Dokumen jual/beli (transferable document)
2.2.4.1
Bagian-bagian dalam Bill of Lading 1. Shipper (pengirim) Pengirim biasanya adalah pihak yang mula-mula menyiapkan bill of
lading dan memberikan perincian dari barangnya yang
diperlukan. 2. Consignee (penerima) Keterangan mengenai pihak penerima bukan urusan kapal, namun persoalan antara penjual dari barang (biasanya shipper) dan calon pembeli barang. Tergantung dari transaksi perdagangan dari barang, di dalam kotak untuk consignee dalam bill of lading dapat
47
tertulis “bearer” atau “holder”, atau juga dapat disebut “nama dari consignee”, “to order”, atau kotaknya dibiarkan kosong. 3. Notify address (pemberitahuan ke alamat) Notify address adalah alamat atau nama dari pihak yang shipper minta kepada pemilik kapal (carrier) untuk diberi tahu bila kapal sampai di tempat pembongkaran barangnya. 4. Vessel (kapal) Nama dari kapal yang mengangkut barang harus ditulis. 5. Shipper’s descriptin of goods Dengan melihat bill of lading, buyer dapat mengetahui barang yang ada di kapal. Keterangan yang lebih rinci tentunya sangat diperlukan untuk melakukan pembelian dalam perdagangan. 6. No. Of Originals Bills of Lading Secara tradisional, jumlah bill of lading yang dikeluarkan terdiri dari satu set dengan 3 buah lembar B/L. Namun demikian, hal itu bukan suatu ketentuan. Jumlah B/L yang ada disebut dalam kotak ini yang biasanya dalam B/L lainnya juga akan terletak di kotak sebelah kanan di tengah. 7. Shipped on Board Bahwa shipper yang mendapat bill of lading demikian, belum menentukan bahwa barangnya sudah dimuat di atas kapal. Barang itu mungkin masih berada dalam gudang dari perkapalan dan menunggu pemuatan ke atas kapal.
48
8. Freight and Charges Jumlah dari freight yang dibayar dapat tertera dalam kolom ini dan dapat juga tidak. Biasanya ditulis Freight Payable at Destination atau dapat juga ditulis Freight Prepaid. 9. B/L No... Pada sebelah kanan atas ada kotak khusus untuk nomor dari bill of lading.
2.2.5
SQL Server Database Dewasa ini perkembangan dunia Software Engineering semakin pesat.
Perkembangan ini didukung dengan perkembangan sistem basis data yang semakin powerfull, secure, dan mudah digunakan. Dalam hal ini, microsoft selaku pengembang piranti lunak terkemuka ikut bersaing dalam teknologi sistem basis data terkini dengan peluncuran Microsoft SQL Server 2005. M icrosoft SQL Server 2005 meningkatkan dan memperluas performance, reliability, programmability, dan ease-of-use dari Microsoft SQL Server 2000. Microsoft SQL Server 2005 mempunyai fitur-fitur baru yang mendukung penggunaannya untuk transaksi online berskala besar, data warehouse, serta aplikasi e-commerce
49
2.2.6
Visual basic
M enurut http://kuliah.dinus.ac.id/edi-nur/sb4-5.html, “Visual basic dari Microsoft Corporation, merupakan bahasa pemograman yang secara tepat dan mudah dapat digunakan untuk membuat aplikasi pada Microsoft Windows.” Kata “Basic” merupakan bagian bahasa BASIC (Beginners All-purpose Symbolic Instruction Code)., yaitu sebuah bahasa pemograman yang dalam sejarahnya sudah banyak digunakan oleh para programmer untuk menyusun aplikasi. Visual Basic dikembangkan oleh dikembangkan dari bahasa pemograman BASIC dan sekarang banyak berisi statement, fungsi, dan keyword, yang beberapa diantaranya terhubung ke Windows GUI. M enurut http://oke.or.id/tutorial/Visual%20Basic%201.pdf, “Visual basic merupakan bahasa pemograman yang sangat mudah dipelajari, dengan teknik pemograman visual yang memungkinkan penggunanya untuk berkreasi lebih baik dalam menghasilkan suatu pemograman aplikasi.”
