BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1. Teori-teori Dasar/Umum 2.1.1. Pengertian Sistem Sistem adalah sekelompok objek yang terdiri dari orang, sumber, konsep dan prosedur yang berinteraksi untuk menjalankan fungsi dalam mencapai tujuan. Hal ini sesuai menurut John W. Satzinger, Robert B. Jackson, dan Stephen D. Burd(2008,p6) dalam bukunya yang berjudul ‘Object-Oriented Analysis & Design with the Unified Process’ yang menyatakan bahwa sistem adalah sekumpulan prosedur yang saling terintegrasi yang memiliki maksud yang sama yaitu untuk menyelesaikan suatu tujuan.
2.1.2. Pengertian Informasi Informasi adalah data yang telah diproses secara sistematis sehingga menjadi lebih bermakna dan berguna. Hal ini sesuai dengan R. Kelly Rainer, Efraim Turban, Richard E. Potter(2007,p5) dalam bukunya ‘Introduction to Information Systems Supporting and Transforming Business’, menyatakan bahwa Informasi merupakan data yang telah diorganisir sehingga memiliki suatu nilai yang berguna bagi penggunanya. Menurut Raymond McLeod, jr. dan George P Schell(2007, p. 9) dalam bukunya ‘Management Information System’, menyebutkan 7
8
bahwa informasi merupakan data yang telah diolah sehingga lebih bermakna.
2.1.3. Pengertian Sistem Informasi Sistem Informasi merupakan kombinasi antara hubungan yang terstruktur dari sejumlah komponen(manusia, hardware, software, jaringan komunikasi dan data resource) yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam pengambilan keputusan , pengkoordinasian, penyediaan analisis dan menampilkannya dalam suatu organisasi. Hal ini didukung oleh beberapa orang yakni: Menurut O’Brien dan Marakas (2006,p5), Sistem informasi merupakan kombinasi teratur apapun dari manusia, hardware, software,
jaringan
komunikasi
dan
data
resource
yang
mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Menurut Laudon (2002,p7), secara teknis, sistem informasi didefinisikan sebagai suatu kumpulan komponen yang saling berhubungan yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk membantu dalam pengambilan keputusan,
pengkoordinasian,
pengendalian
analisis
dan
menampilkannya dalam suatu organisasi. Dalam buku ‘Object-Oriented Analysis & Design with the Unified Process’, John W. Satzinger, Robert B. Jackson, Stephen D. Burd.(2008, p6), Menjelaskan bahwa Sistem Informasi adalah
9
kumpulan dari beberapa komponen yang saling berhubungan yang berfungsi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menghasilkan output informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas bisnis.
2.1.4. Activity Diagram Menurut Satzinger(2008, p141), Activity diagram adalah sebuah tipe dari diagram workflow yang mendeskripsikan aktivitasaktivitas user dan aliran urutannya.
Gambar 2.1 Komponen-komponen Activity Diagram
1.
Synchronization bar Menurut Satzinger(2008, p141), synchronization bar adalah sebuah simbol yang dipakai dalam sebuah activity diagram untuk mengendalikan pemisahan atau penyatuan dari proses yang digambarkan.
10
2.
Swimlane Menurut Satzinger (2008, p141), Swimlane digambarkan sebagai area persegi panjang pada activity diagram yang mewakili aktivitas yang dikerjakan oleh single agent.
2.1.5.
Pengertian Sumber Daya Manusia Pengertian sumber daya manusia menurut Wirawan (2009)
adalah sumber daya yang di gunakan untuk menggerakkan dan menyinergikan sumber daya lainnya untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa sumber daya manusia (SDM), sumber daya lainnya menganggur dan kurang bermanfaat dalam mencapai tujuan organisasi. Istilah SDM mencakup semua yang terdapat dalam diri manusia, antara lain terdiri atas di mensi deimensi berikut :
2.2
1.
Fisik manusia
2.
Psikis manusia
3.
Sifat atau karatersitik manusia
4.
Pengetahuan dan ketrampilan manusia
5.
Pengalaman manusia
Teori-teori Khusus 2.2.1 ERP 2.2.1.1 Pengertian ERP Pengertian ERP (Enterprise Resource Planning ) menurut O’Brien(2006:p320) adalah tulang punggung dari fungsi perusahaan
11
yang mengintegrasikan dan mengoptimasisasi banyak proses dari mulai proses internal dan menangani fungsi produksi , logistik, distribusi, akuntansi, keuangan dan sumber daya manusia perusahaan. Menurut Monk dan Wagner(2009:p239), ERP adalah sebuah sistem yang membantu mengatur proses bisnis seperti marketing, produksi, pembelian dan accounting dalam suatu kesatuan yang terintegrasi.
2.2.1.2 Konsep ERP Konsep dasar ERP menurut Wijaya dan Darudiato(2009:p2628) dapat di terjemahkan sebagai berikut: 1. ERP terdiri atas paket software yang menintegrasikan semua informasi di perusahaan yang meliputi dari keuangan, akuntansi, sumber daya manusia/hcm, rantai pasok dan informasi konsumen. 2. Sistem ERP adalah paket sistem informasi yang dapat dikonfigurasi, yang mengintegrasikan informasi dan proses yang berbasis informasi didalam dan melinta area fungsional di dalam sebuah organisasi
2.2.1.3
Sejarah Perkembangan ERP Menurut Wijaya dan Darudiato (2009:15-22), sistem ERP
telah ada sejak tahun 1960an, di mana awalnya hanya berfokus pada sistem fabrikasi untuk pengendalian persediaan (Inventory control).
12
Seiring bertambahnya waktu, sistem ERP mengalami evolusi pergeseran dari pengendalian menjadi pengelolaan sumber daya. Pada tahun 1970an, konsep MRP (Material Requirement Planning) yang merupakan cikal bakal perkembangan sistem ERP adalah metode untuk mengelola pemesanan material dan komponennya yang harus disediakan untuk proses suatu produk. MRP digunakan untuk mensimulasikan persamaan manufaktur universal. Simulasi ini menggunakan jadwal perencanaan utama (master schedule) untuk mengetahui apa yang diperlukan untuk membuat produk tersebut, dan data persediaan (inventory) untuk mengetahui apa yang dimiliki dan apa yang harus disediakan atau dibeli. MRP kemudian berkembang menjadi Close Loop MRP. Fungsi yang sudah ada di MRP ditambahkan di dalam Close Loop MRP seperti alat bantu berupa sistem untuk mendukung perencanaan hingga penjualan dan produksi (Sales and Distribution), jadwal pembuatan produk (Master Scheduling), perkiraan perencanaan penjualan dan perencanaan order konsumen (Demand Management), serta analisa sumber daya. Sistem ini dirancang untuk membantu menjalankan rencana pekerjaan diberbagai lokasi pabrik, penjadwalan persediaan internal dan eksternal (pemasok.) Close
loop
MRP
kemudian
berkembang
menjadi
Manufacturing Resource Planning atau biasa dikenal dengan MRP II. MRP II sama seperti Close Loop MRP, hanya ada penambahan elemen perencanaan penjualan dan operasi,anatarmuka keuangan,dan
13
simulasi kemampuan melakukan analisi “what if” untuk mendapatkan jawaban yang mungkin diterapkan. MRP II berkembang menjadi Enterprise Resource Planning (ERP). Dasar ERP sebenarnya diturunkan dari MRP II, tetapi proses bisnisnya diperluas dan lebih sesuai diterapkan pada kondisi perusahaan yang memiliki beberapa unit bisnis. Tujuan implementasi ERP adalah untuk mengintegrasikan unit bisnis yang ada dalam perusahaan agar perusahaan dapat menjalankan bisnis dalam kondisi yang cepat berubah dan sangat kompetitif.
2.2.2 SAP SAP adalah perangkat lunak yang di kembangkan untuk mendukung
suatu
organisai
dalam
menjalankan
kegiatan
operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang memiliki kemampuan untuk mendukung semua transaksi yang di lakukan perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua modul aplikasi yang terdapat di SAP dapat bekerja secara terintegrasi yang satu dengan lainnya.
2.2.2.1 Sejarah SAP Menurut Anderson (2011:7-8) SAP didirikan 40 tahun yang lalu di Mannheim, Jerman oleh sekelompok mantan insinyur IBM dengan visi tunggal yaitu membangun sebuah paket perangkat lunak yang menggabungkan beragam fungsi bisnis perusahaan. Idenya
14
adalah untuk membantu perusahaan mengganti 10 atau 15 aplikasi bisnis yang berbeda seperti sistem keuangan, aplikasi warehouse, aplikasi perencanaan produksi, dst dengan sistem tunggal yang terintegrasi. Lebih baik lagi, para mantan karyawan IBM ini ingin menciptakan sistem yang mewujudkan praktek terbaik bagi berbagai tipe bisnis dan industri. Dalam prosesnya, dibayangkan bahwa software baru ini dapat meminimalkan kompleksitas dan menjalankan bisnis dengan komputasi secara real time. Visi ini menjadi nyata ketika System, Application, and Product in Data Processing (SAP), atau dalam bahasa Jerman Systemanalyse und Programentwicklung berdiri pada tahun 1972. Tujuan SAP dari hari pertama adalah untuk mengubah dunia, dan hal itu terus dilakukan sampai saat ini. Disamping dari visi utama yang dimiliki, para pemimpin perusahaan mencipatakan platform multibahasa
dan
multinasional
yang
mampu
secara
mudah
mengakomodasi standardan teknik bisnis proses yang baru. Pada saat ini SAP digunakan lebih dari satu juta business user dengan lebih dari seratus ribu pelanggan di sekitar 120 negara diseluruh dunia.
15
2.2.2.2 Modul SAP
Gambar 2.2 Modul Aplikasi SAP R/3 Menurut Monk dan Wagner (2009:27-29) Sistem SAP terdiri dari beberapa modul yang mendukung jalannya proses bisnis dalam perusahaan. Berikut merupakan modul aplikasi yang ada di SAP. •
FI-CO(Finance Accounting and Controlling): yang berhubungan dengan standart accounting dan acost accounting dan analisa profitabilitas.
•
MM(Material Management): membantu menjalankan proses pembelian dan pengelolaaan inventory
• SD(Sales and Distribution): membantu meningkatkan efisien kegiatan operasional berkaitan dengan proses pengelolaan customer order (proses sales,shipping dan billing)
16 • HCM (Human Capital Mangement): mengintegrasikan proses proses mulai dari aplikasi pendaftaranm administrasi pegawai, manajemen waktu, pembiayaan untuk perjalanan sampai ke proses pembayaran gaji pegawai. • PP (Production Planning): membantu proses perencanaan dan kontrol dan kegiatan produksi. • QM (Quality Management): membantu melakukan pengecekan kualitas proses proses yang ada di keseluruhan rantai logistik. • PM (Plant Manager): suatu solusi untuk proses administrasi dan perbaikan sistemsecara teknis. • AM (Asset Manager): membantu pengelolaan atas keseluruhan fixed assets, meliputi proses asset account tradisional dan technical asset accounting tradisional dan technical assets management, sampai ke investment controlling. • PS(Project System): mengintegrasikan keseluruhan proses perencaaan proyek, pengerjaan dan kontrol.
2.2.3 Modul Human Capital Management Modul Human Capital Management yang di gunakan adalah mySAP ERP HCM yang memberikan fasilitas kepada perusahaan agar dapat mengelola sumber daya manusianya secara real time. Kegiatan pengelolaan itu dapat meliputi memetakan struktur organisasi perusahaan, perhitungan pembayaran gaji dan lain lain
17
yang dilakukan secara terintegrasi, MySAP ERP HCM memiliki beberapa elemen sebagai berikut: (Sumber buku HR050 Business Processes in Human Capital Management) 1.
Organizational Management Organizational
Management
di
gunakan
untuk
memetakan struktur organisasi perusahaan dalam sistem manajemen sumber daya terkait dengan laporan dan untuk memperlihatkan hirarki serta hubungan para karyawan dalam sebuah perusahaan. Selain itu, organizational management juga memberi pandangan yang luas tentang perusahaan di masa lalu, masa sekarang dan masa yang akan datang. Di dalam organizational management terdapat: • Organizational Plan Organizational plan menggambarkan sebuah model dari lingkungan kerja yang struktural dalam perusahaan yang bisa di evaluasi kapan saja • Organizational Unit Organizational unit menggambarkan semua jenis unit bisnis yang ada dalam perusahaan. Hubungan dari beberapa unit bisnis yang ada akan membentuk sebuah struktur organisasi.
18 •
Jobs Jobs adalah pengklasifikasian
dari posisi yang akan
ditempati oleh para karyawan. Misalanya Manager , Secretary, dan lain lain. •
Posisitions Posisitions
adalah
unit
organisasi
terkecil
yang
menggambarkan tugas tugas dari karyawan secara individual. Posisitions akan di tempatai oleh Persons. •
Persons Persons adalah sebuah objek yang memegang posisi dalam suatu struktur organisasi yang secara umum di gambarkan sebagai karyawan.
2. Personnel administration Personal administration terkait dengan fungsi untuk melakukan maintain data para karyawan. Sistem dalam mySAP ERP HCM menyimpan data dengan menggunakan infotype Records. Istilah istilah yang terdapat dalam personnel administration ini adalah : •
Single Screen Maintenance Infotype akan dimaintain untuk subjek atau situasi tertentu. Satu infotype akan digunakan untuk satu karyawan
•
Personnel actions Personnel actions digunakan untuk situasi situasi yang lebih kompleks lagi dan di butuhkan lebih dari satu infotype. Misalnya dalam situasi untuk hiring seorang karyawan.
19 •
Fast Entry Fast entry digunakan untuk maintain satu infotype untuk lebih dari satu orang karyawan. Misalnya dalam situasi pemberian bonus atau bayaran tambahan untuk para karyawan.
3. Time Mangement Time management di gunakan untuk mengelola semual hal yang berhubungan dengan waktu dalam proses kerja para karyawan, misalnya absensi, cuti dan lain lain. Ada beberapa cara untuk mencata data waktu dalam time management, seperti: •
Dilakukan online oleh time administrator
•
Menggunakan sistem pencatatan date tERPisah
•
Menggunakan Cross-Aplication Time Sheet (CATS)
•
Menggunakan Employee Self Service (ESS).
4. Payroll Secara umum payroll adalah sebuah perhitungan dari pembayaran atas hasil kerja dari para karyawan. Jika dilihat secara lebih khusus payroll dapat mengelola beberapa hal seperti pemrosesan hasil penggajian, transfer bank, dan pembayaran gaji dengan menggunakan cek. Perhitungan gaji secara umum dilakukan dengan tahap sebagai berikut: •
Mengelola data karyawan terkait dengan master data, travel data dan time data untuk perhitungan gaji.
20 •
Membuat remuneration statement untuk mengetahui jumlah gaji seluruhnya tiap karyawan.
5.
•
Mengirim gaji pada karyawan.
•
Mentransfer gaji kepada bagian Accounting.
Recruitment Komponen dalam recruitment dapat digunakan untuk melengkapi seluruh proses perekrutan dari mulai mengisi data data awal sampai dengan mengisi posisi posisis untuk lowongan pekerjaan. Proses umum dari recruitment adalah sebagai berikut : •
Jika diintegrasikan dengan organizational management, perusahaan dapat membuat vacancy infotype(1007) untuk memuat seluruh persyaratan tenaga kerja yang dibutuhkan untuk perusahaan.
•
Mengiklankan posisi lowongan pekerjaan.
•
Menerima informasi tentang pelama dan menyimpannya.
•
Menentukan status pelamar, seperti to be hired atau rejected
•
Membuat kontrak untuk pelamar yang di terima
•
Memperkerjakan karyawan dan menyimpan datanya dalam master data.
6.
Personnel Development Komponen
dalam
personnel
development
dapat
memungkinkan perusahaan untuk menilai para karyawan terkait dengan performanya yang dimiliki karyawann dengan kebutuhan
21
posisi ditempat mereka bekerja dapat diukur dengan Qualifications and Requirements. Dengan
personnel
development,
perusahaan
dapat
merencanakan dan mengimplementasikan berbagai training yang di perlukan untuk mengembangkan kemampuan dan kualifikasi yang dibutuhkan di setiap bidang 7.
Training and Event management Para karyawan yang memiliki kualifikasi kurang memadai akan diikutsertakan dalam event business atau kursus pelatihan yang menyediakan sarana untuk meningkatkan kinerja karyawan dalam bidang tertentu. Training and event management memiliki empat proses utama, yaitu: •
Business Event Preparation Dalam
proses
ini
dibahas
mengenai
persiapan
untuk
melakukan business event dengan mempersiapkan data yang akan di gunakan dalam membuat business event catalog seperti jadwal waktu, lokasi, sumber daya dan lain lain. •
Business event catalog Tahap selanjutnya adalah pembuatan business event catalaog termasuk tanggal event yang akan di tentukan.
•
Day to Day Activities Proses booking dalam kegiatan event dilakukan. booking dapat diikuti oleh para peserta internal atau eksternal ada juga
22
fasilitas booking seperti prebook attendance, replace booking, rebook dan cancel attendees. •
Recuring Activities Tahap ini melibatakan kegiatan kegiatan yang butuuh untuk dilakukan secara periodic seperti melakukan penilaian kembali atas training yang telah dilakukan oleh karyawan.
8.
Enterprise Compensation Management Enterprise compensation management di gunakan untuk mengontrol dan mengelola kebijakan remunerasi perusahaan serta memfasilitasi perencanaan kompensasi dan budgeting. Empat komponen utama dari entERPrise compensation management adalah sebagai berikut: •
Job Pricing Job pricing digunakan untuk mengevaluasi survey atas gaji.
•
Budgeting Budgeting digunakan untuk merencanakan dan mengontrol semua biaya untuk penyesuaian dalam pemberian kompensasi.
•
Compensation Administration Compensation
administration
digunakan
untuk
mendistribusikan kenaikan gaji karyawan yang disesuaikan dengan kebijakan remunerasi perusahaan. •
Long-Term Incentives Pemberian sebuah penghargaan dari suatu pencapaian yang dilakukan(award).
23
9.
Personnel Cost Planning Personnel cost planning terkait tentang seluruh biaya yang di perlukan untuk karyawan, seperti biaya gaji, training kegiatan dinas dan lain lain. Proses planning tersebut meliputi: •
Planning preparation
•
Data collection
•
Cost planning run
•
Detail planning
•
Consistency check and release
2.2.4 System Landscape Standar software SAP perlu disesuaikan untuk dapat memenuhi kebutuhan
spesifik
perusahaan.
Upgrades
atau
perubahan
membutuhkan kostumisasi di dalam sistem tersebut. Tetapi
untuk
menjamin
konsistensi
sistem,
SAP
merekomendasikan three-system landscape, yang terdiri dari: •
Pengembangan
customer-spesific
programs
begitu
pula
dengan kustomisasi yang di butuhkan. Tahap ini dinamakan development system (DEV). •
Pengembangan dan perubahan akan di lanjutkan ke quality assurace system (QAS) untuk di lakukan pengecekan pengaruh dari perubahan terhadap produksi. Object yang telah di uji dan di setujui akan dibawa ke test system, copy dari production system. Dan tahap yang terakhir adalah production system (PROD). (SAP AG,2006, p7-8)
24
2.2.5 ASAP Metodologi implementasi Accelerated SAP (ASAP) adalah alat terbaru yang diperkenalkan oleh SAP dalam mengimplementasikan sistem SAP dengan cepat di dalam suatu organisasi. ASAP adalah pendekatan implementasi terstruktur dan dapat membantu perusahaan mencapai implementasi lebih cepat dengan user acceptance yang lebih cepat, pemetaan yang baik, dan dokumentasi efisien di berbagai tahapan. Fase-fase kunci dalam metodologi ASAP antara lain: 1.
Project preparation
2.
Business blueprint
3.
Realization
4.
Final preparation
5.
Go live and support Dengan mempromosikan best-of-business practices untuk
implementasi, SAP menyingkirkan langkah-langkah yang memakan waktu dan menjemukan dari pencatatan kebutuhan dan analisa seperti yang disebutkan di atas. Popularitas, efektivitas, dan keandalan pendekatan tersebut dibangun dari kesuksesan yang diraih oleh metodologi serupa yang diadopsi untuk pengembangan aplikasi sederhana di era 1980-an, yaitu SSAD (Structured Systems Analysis and Design) yang diperkenalkan oleh Gane dan Sarson. SAP membawa langkahlangkah metodologi SSAD lebih jauh dengan mengoptimisasi desain tradisional dan tahap pengembangan dari daur hidup proyek dengan
25
memanfaatkan best-of-business practices dan proses pre-implemented untuk setiap industri. Diluncurkan implementasi
cepat
tahun
1996,
dari
SAP
ASAP dan
merupakan
metodologi
proses
optimisasi
berkesinambungan. ASAP terdiri dari metodologi yang disebut Roadmap yang terhubung dengan alat konfigurasi seperti IMG di dalam sistem R/3.ASAP secara spesifik didesain untuk usaha kecil menengah yang melakukan implementasi dalam jadwal yang ketat. Karena ASAP merepresentasikan akumulasi pengetahuan dari proyek yang lampau, ASAP dapat dipandang untuk menggunakan semua informasi tersebut untuk mempercepat proses implementasi itu sendiri. ASAP terdiri dari sejumlah besar checklist, spreadsheet, kuesioner, jawaban, template dokumen, rekomendasi, dan lain sebagainya. ASAP juga menyediakan halaman untuk isu penting, termasuk di dalamnya buku panduan, alat belajar, dan akseletor dalam masalah teknikal yang berhubungan dengan infrastruktur SAP, instalasi, dan operasi. ASAP mendukung keseluruhan daur hidup instalasi SAP, tidak terbatas pada fase implementasi saja. ASAP juga menyediakan dukungan pada perbaikan yang sedang berjalan maupun usaha saat upgrade sistem SAP. ASAP mengintergrasikan tiga komponen berikut ini yang bekerja sama untuk mendukung kecepatan dan efisiensi implementasi dari sistem R/3:
26
ASAP Roadmap --> Adalah langkah demi langkah metodologi untuk sebuah kesuksesan implementasi proyek SAP.
ASAP tools -> Meliputi tools manajemen proyek, kuesioner untuk konsultas proses bisnis, dan sejumlah buku panduan dan checklist
Layanan R/3, dukungan, dan pelatihan --> Termasuk semua konsultasi, pelatihan, dan layanan dukungan seperti Go Live check, remote upgrade, dsb.
Karakteristik metodologi ASAP antara lain:
ASAP adalah metodologi yang sudah terbukti, telah digunakan dengan sukses di ratusan proyek, yang dimulai di Amerika, dan kemudian di seluruh penjuru dunia.
ASAP merupakan metodologi yang komprehensif dan mulus dengan integrasi dengan berbagai fase di dalam proyek.
ASAP melewatkan fase yang banyak bermasalah yang ditemukan di metodologi tradisional, langsung menuju dokumentasi dan analisis dari proses bisnis.
ASAP mendukung tiga peran yang berbeda untuk memastikan perhatian penuh kepada semua aspek dari proyek, konsultasi aplikasi, dan implementasi teknikal.Masukkan dari fase business blueprint digunakan sebagai input langsung untuk konfigurasi di fase realisasi.
27
2.2.5.1 ASAP Roadmap
Gambar 2.3 ASAP Roadmap
SAP
menyediakan
implementation
roadmap
yang
berorientasi proses, jelas, dan ringkas untuk proyek implementasi individual. Roadmap ini berperan sebagai panduan proyek yang menspesifikasikan langkah, mengidentifikasi kejadian penting dan secara umum menentukan kecepatan pada keseluruhan proyek, untuk menyampaikan sistem berjalan pada kecepatan dan kualitas terbaik dengan memanfaatkan pendanaan dan sumber daya secara optimal. ASAP Roadmap terdiri dari fase fase berikut : project preparation, business blueprint, realization, final preparation, dan go live & support.
28
2.2.5.1.1 Project Preparation Fase project preparation berhubungan dengan pengaturan organisasi proyek, termasuk tim, peran, dan tanggung jawab. Pada fase ini, tujuan dan sasaran dari implementasi diputuskan. Strategi dan konsep perencanaan proyek disiapkan. Infrastruktur proyek,termasuk perangkat keras dan isu jaringan, ditentukan dan difinalisasi. Ukuran
dan
benchmarking
dari
gambaran
instalasi
dilakukan dan akuisisi dari sistem SAP diinisialisasi. Proyek mulai dengan resmi dengan meeting yang dihadiri oleh anggota dari eksekutif dan komite utama, anggota tim proyek, dan konsultan SAP.
2.2.5.1.2 Business Blueprint Fase business blueprint sebagian besar berhubungan dengan dokumentasi dan finalisaisi dari kebutuhan. Anggota tim dan konsultan mengadakan wawancara dan workshop di area yang berbeda untuk meyakinkan kebutuhan dari berbagai proses bisnis. Fungsionalitas yang disediakan R/3 didemonstrasikan menggunakan IDES dan didukung melalui kuesioner dan diagram proses dari R/3 Business Engineer. Semua kekeurangan dalam mengalamatkan kebutuhan fungsional diidentifikasi, selanjutnya solusi yang sesuai diekspolrasi dan dirancang. Hasil akhir dari fase ini adalah
29
dokumen business blueprint, yang menjabarkan secara rinci tentang apa yang akan diproses, termasuk representasi gambar maupun tertulis
mengenai struktur perusahaan dan proses
bisnisnya. Setelah dokumen ini disetujui, blueprint tersebut menjadi dasar fase-fase setelahnya.
2.2.5.1.3 Realization Tujuan dari realisasi adalah untuk mengkonfigurasi Baseline System berdasarkan dokumen Business Blueprint. Untuk melakukan hal tersebut, proses bisnis dibagi menjadi siklus yang saling terkait dengan prosses bisnis lainnya. Sistem didokumnetasikan menggunakan ahli bisnis R/3. Baseline sistem yang disiapkan disini adalah dasar dari sistem yang diproduksi. Tim SAP melakukan pelatihan level 3 dimana sistem dipresentasikan ke suatu kelompok power user yang juga melakukan pelatihan yang dibtuhkan di dalam area operasi mereka. Baseline system tersebut diperbaiki melalui validasi yang dilakukan oleh power user. Tim yang menangani masalah teknis membangun sistem administrasi, serta merencakan antar muka dan transfer data.
2.2.5.1.4 Final Preparation Fase persiapan akhir di tujukan untuk mempersiapkan sistem dan perusahaan dalam mengimplementasikan SAP. Hal
30
tersebut berkaitan dengan semua aktivitas dari fase fase yangtelah di lakukan sebelumnya. Setiap pengeceualian dan situasi yang belum di selesaikan di fokuskan dan di lakukan penyelesaian. Pengguna mahir di bawah pengawasan dari anggota tim SAP melakukan end- user training. Konversi dan antarmuka program di cek, pengujian voloume data, pengujian stress (batas maksimum) di lakukan dan user acceptace test di lakukan. Fase ini di ikuti dengan migrasi data ke system yang baru.
2.2.5.1.5 Go Live and Support Fase go live and support berfokus pada masalah menempatkan sistem SAP ke dalam tahap produksi. PAda saat ini di jalankan pengecekan pasca go live. Pengecekan tersebut meliputi penanganan masalah operasional sehari- hari, termasuk masalah dan is berkaitan dengan keamanan dari pemakai akhir. SAP juga di perhatikan untuk kemungkinan optimalisasi setiap fungsi yang ada di dalamnya. Fase ini juga meliputi verifikasi, memastikan pemrosesan harian, mingguan, bulanan, perempat tahunan, dan tahunan berjalan dengan benar. Pada akhirnya, manfaat bisnis dari system dengan benar. Pada akhirnya, manfaat bisnis dari system yang baru di ukur untuk memonitor pengembalian modal (ROI) dari proyek tersebut, yang
31
memungkinkan pengulangan lebih jauh dari siklus implementasi untuk meningkatkan proses bisnis.
2.2.6 HRIS (Human Resource Information System) HRIS menurut O’Brien (2005,G9) adalah sistem informasi yang mendukung kegiatan pengelolaan sumber data manusia seperti perekrutan, seleksi, pengangkatan, penempatan kerja, penilaian kinerja, pelatihan dan pengembangan sumber data manusia. HRIS
menurut
O’Brien
(2005,p238)
di
rancang
untuk
mendukung: 1. Perencanaan untuk memenuhi kebutuhanbisnis karyawan 2. Pengembangan potensi karyawan 3. Pengendalian kebijakan dan program pengembangan karyawan Banyak perusahaan sudah melewati fungsi manajemen personal secara tradisional dan telah mengembangakan HRIS yang juga mendukung: 1. Perekrutan, seleksi, dan pengangkatan karyawan 2. Penempatan kerja 3. Penilaiaan kerja 4. Analisa bonus karyawan 5. Pelatihan dan pengembangan karyawan 6. Tunjangan kesehatan, keamanan dan keselamatan.
32
2.2.7 ESS/MSS Menurut
Asido
Situmorang
(2007:1)
dalam
jurnalnya,
Employee Self Service adalah suatu transformasi aplikasi web yang digunakan untuk mempermudah dan mempercepat transaksi SDM yang melibatkan baik pegawai, atasan maupun Administrator SDM sehingga tugas dan pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien. Aplikasi ini digunakan oleh karyawan untuk menampilkan, membuat, dan mengelola data di dalam SAP melalui jaringan intranet atau internet. Beberapa fungsi tambahan yang dibutuhkan oleh karyawan dapat ditambahkan kedalam aplikasi ini, seperti pengajuan cuti, pengajuan lembur, melihat data absen, dan sebagainya. Aplikasi Employee self services melibatkan pegawai , atasan maupun Administrator SDM. Dimana pemanfaatan aplikasi ini berbeda beda, yaitu: 1. Bagi Pegawai Employee Self Services memungkinkan pemberdayaan pegawai untuk menangani sendiri proses administrasi kepegawaian bagi dirinya (Self-Administration). Hal ini akan mengurangi ketergantungan pegawai terhadap atasan dan Human Resource Administrator sehingga efesiensi dan efektivitas pegawai dapat di tingkatkan dengan lebih fokus kepada pekerjaan masing masing 2. Bagi Atasan
33
Employee Self Services memungkinkan pemberdayaan atasan
untuk
melakukan
approval
terhadap
proses
administrasi kepegawaian (self-apporval). Hal ini akan meningkatkan efisiensi dan efektivitas atasan baik people management maupun Business management. 3. Bagi Administrator SDM Employee
Self-Service
memungkinkan
pemberdayaan
administrator untuk melakukan final checking/aproval terhadap proses administrasi kepegawaian employee (selffinalization). Hal ini akan meningkatkan efisiensi dan efektivitas Human Resource administrator secara signifikan. Sedangkan Manager Self Service (MSS) juga merupakan sebuah web based application yang digunakan oleh manajer untuk membantu dalam menjalankan tugas mereka seperti penyetujuan permohonan cuti dan lembur, mengelola data bawahan, merancang jadwal pekerjaan,dll. Aplikasi ini diintegrasikan dengan ESS agar data-data di dalam database SAP menjadi real time. Manajer dapat melakukan MSS untuk: •
Memperoleh informasi yang relevan
•
Merekrut karyawan
•
Menampilkan perencanaan kompensasi
•
Mengontrol biaya-biaya
•
Menampilkan perencanaan biaya
•
Membuat perubahan data personel
•
Menangani budget
34
2.2.8 Testing Menurut Rex Black Testing di bagi menjadi 3 tahap yaitu: 1. Ongoing evaluation Evaluasi yang dilakukan oleh pengembang sesuai standar bersama dan dilakukan dalam proses pengembangan dan tidak adanya formulir resmi. 2. Alpha testing Tujuanya untuk identifikasi dan menghilangkan sebanyak mungkin masalah sebelum akhirnya sampai ke user, di lakukan setelah software jadi oleh orang – orang yang tidak terlibat dalam pengembangan dan memang ahli dibidangnya. Terdapat formulir resmi evaluasi. 3. Beta testing Evaluasi sepenuhnya oleh pengguna/ user. Pengguna dipilih 3 orang yang dibagi menjadi: potential, average dan slow learner. Mereka diberitahukan prosedur evaluasi, diamati proses penggunannya, di wawancarai lalu dinilai dan dilakukan revisi. Menurut Myers (2004:11), testing adalah proses yang menjalankan suatu program untuk menemukan kesalahan. Ada 3 macam testing : 1. Unit Test Biasanya konsultan melakukan unit test. Dan jika hasilnya belum benar dari kacamata konsultan, maka
35
dilakukan perbaikan konfigurasi. Setelah selesai, maka konsultan akan melangkah ke testing berikutnya bersama team leader, yaitu UAT (User Acceptance Testing) 2. User Acceptance Testing Konsultan
akan
menyediakan
tahapan-
tahapan/
langkah – langkah dalam transaksi menggunakan SAP. User akan menggunakan langkah – langkah tersebut, dan men-tes apakah sudah tepat atau belum dengan kebutuhan user. 3. Integration Test Pada fase ini, dilihat bagaimana hubungan antar modul – modul yang diimplementasi. Apakah pengaruhnya sudah benar atau belum.
2.2.9 User Acceptance Testing Menurut Fajardo (2007:120)
User Acceptance Testing
memungkinkan pengguna akhir/ end user dari sistem secara mandiri mengeksekusi kasus pengujian dari perspektif bagaimana pengguna akhir tersebut berencana untuk melaksanakan tugasnya di lingkungan production. Yang melakukan proses user acceptance testing hanyalah pengguna akhir. Anggota tim konfigurasi dan pengujian mengatasi masalah yang diidentifikasi saat user acceptance testing tersebut. Tim pengujian
36
dan anggota team change management membantu melatih pengguna akhir dan mempersiapkan mereka untuk user acceptance test.
2.2.10 Training Menurut Mathis (2002), Pelatihan adalah suatu proses dimana orang-orang
mencapai
kemampuan
tertentu
untuk
membantu
mencapai tujuan organisasi. Oleh karena itu, proses ini terikat dengan berbagai tujuan organisasi, pelatihan dapat dipandang secara sempit maupun luas. Secara terbatas, pelatihan menyediakan para pegawai dengan pengetahuan yang spesifik dan dapat diketahui serta keterampilan yang digunakan dalam pekerjaan mereka saat ini. Terkadang ada batasan yang ditarik antara pelatihan dengan pengembangan, dengan pengembangan yang bersifat lebih luas dalam cakupan
serta
memfokuskan
pada
individu
untuk
mencapai
kemampuan baru yang berguna baik bagi pekerjaannya saat ini maupun di masa mendatang. Sedangkan Payaman Simanjuntak (2005) mendefinisikan pelatihan merupakan bagian dari investasi SDM (human investment) untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan kerja, dan dengan demikian
meningkatkan
kinerja
pegawai.
Pelatihan
biasanya
dilakukan dengan kurikulum yang disesuaikan dengan kebutuhan jabatan, diberikan dalam waktu yang relatif pendek, untuk membekali seseorang dengan keterampilan kerja.
37
Pelatihan didefinisikan oleh Ivancevich sebagai usaha untuk meningkatkan kinerja pegawai dalam pekerjaannya sekarang atau dalam pekerjaan lain yang akan dijabatnya segera.
2.2.11
Teknik Pengumpulan Data
2.2.11.1 Interview (Wawancara) Menurut Sugiyono
(2007:129) “wawancara digunakan
sebagai teknik pengumpulan data apabila peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang harus diteliti dan juga apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal dari responden yang lebih mendalam dan jumlah respondennya sedikit”.
2.2.11.2 Observasi Menurut Sugiyono (2007:p203), observasi sebagai teknik pengumpulan data mempunyai ciri yang spesifik bila dibandingkan dengan teknik lain, yaitu wawancara dan kuesioner. Kalau wawancara dan kuesioner secara berkomunikasi dengan orang maka observasi tidak terbatas pada orang tetapi juga obyek-obyek alam yang lain.
2.2.11.3 Intership Menurut Hamadeh et al (2004:p1) Internship adalah suatu metode ujicoba di perusahaan dan merupakan salah satu cara terbaik untuk mencoba bidang karir profesional atau mencoba suasana kerja pada suatu perusahaan. Internship dapat berlangsung selama dua
38
minggu sampai satu tahun penuh, meskipun kebanyakan hanya berlangsung selama tiga bulan atau lebih. Biasanya durasi kerja pada kegiatan internship adalah full time, tetapi tidak tertutup kemungkinan ada yang berdurasi sebagai part time.
2.2.11.4 Kerangka Pikir Berikut ini merupakan gambaran kerangka pikiran dalam menyusun skripsi ini : Menentukan Topik dan berdiskusi dengan perusahaan
Identifikasi masalah
Melakukan studi pustaka dan pengumpulan data
Requirement dari HCIS
Membuat UAT dokumen
Pembuatan user guide dan training video
Gambar 2.4 Kerangka Pikir
39
1. Langkah yang dilakukan pertama kali adalah mencari serta menentukan topik. Setelah itu mencari perusahaan apa yang kira kira cocok dan bisa di ambil topiknya berdasarkan pilihan kami. Setelah menentukan perusahaan lalu kami melakukan diskusi dengan perusahaan untuk memastikan ruang lingkup apa yang mungkin dapat kita ambil yang nantinya kita cocokan dengan topik skripsi yang telah kami pilih sesuai dengan yang diberikan oleh jurusan. 2. Setelah berdiskusi dengan perusahaan, maka kami dapat melakukan identifikasi masalah yang terjadi di perusahaan tersebut setelah melalui tahap wawancara dan intership. 3. Setelah mengidentifikasi masalah, langkah selanjutnya adalah melakukan pengumpulan data dan studi pustaka secara paralel sehingga selain mengumpulkan data yang di dapat dari perusahaan bersangkutan kita melakukan studi pustaka untuk mengetahui data data apa saja yang di perlukan untuk mengolah data tersebut, data apa yang di perlukan dan teori teori apa saja yang nantinya akan di gunakan untuk mengolah data tersebut. 4. Membuat UAT dokumen berdasarakan requirement dari HCIS, UAT ini di gunakan untuk melakukan testing apakah ESS/MSS yang di implementasikan sesuai dengan requirement yang di berikan. 5. Setelah proses testing dengan metode UAT selesai dan memiliki status Pass, langkah selanjutnya adalah pembuatan user guide dan
40
training video yang berguna untuk training ke pada end user supaya sistem baru yang di implementasikan bisa berjalan maksimal dan perubahan dari HRIS ke ESS/MSS bisa berjalan lancar.
