BAB 2 LANDAS AN TEORI
2.1
Pengertian Umum Sistem Informasi Data adalah bentuk jamak dari datum, walaupun data biasanya mewakili baik
bentuk tunggal maupun jamak (O’Brien, 2005, p38). Lebih rincinya, data adalah pengukuran obyektif dari atribut (karakteristik) dari entitas (seperti manusia, tempat, barang, dan kejadian). Data tergantung pada proses nilai tambah dengan bentuk yang agregat, telah dimanipulasi, atau diatur, isinya dianalisis dan dievaluasi, ditempatkan dalam konteks yang tepat sehingga menjadi sebuah informasi yang berarti dan berguna bagi para pemakai akhir tertentu. Sebagai contoh adalah sebuah perusahaan memiliki data penjualan produk perhari, data ini menjadi informasi yang penting bagi seorang manajer untuk menentukan keputusan sesudah diolah menjadi sebuah laporan penjualan bulanan atau tahunan. Sistem informasi merupakan kombinasi teratur apa pun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan mengubah dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi (O’Brien, 2005, p5). Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya data) sejak permulaan peradaban.
7
8 2.2
Tingkatan Manajemen dan Kebutuhan Informasi Penting bagi para perancang sistem informasi untuk mempertimbangkan
tingkatan manajer karena sistem dapat dipengaruhi oleh sumber informasi dan bagaimana informasi tersebut dipresentasikan. M anajer pada tingkat perencanaan strategis lebih mengutamakan informasi dari lingkungan daripada manajer di tingkat lebih rendah dan manajer pada tingkat kontrol operasional berurusan dengan informasi internal sebagai suatu yang paling penting dalam pelaksanaan tugas-tugasnya. M anajer tingkat perencanaan strategis lebih memilih informasi dalam bentuk rangkuman, sedangkan manajer tingkat kontrol operasional lebih menyukai informasi detail (M cLeod, 2007, p17). M anajer tingkat menengah seperti manajer wilayah, direktur, dan kepala divisi. M anajer pada tingkat ini melakukan pekerjaan-pekerjaan bersifat taktis dan dinamakan tingkat manajemen kontrol (management control level), karena mereka bertanggung jawab dalam meletakkan perencanaan menjadi pekerjaan nyata dan memastikan akan tercapainya tujuan. M anajer tingkat rendah adalah kepala departemen, supervisi, dan pimpinan proyek, merupakan orang yang bertanggungjawab menjalankan perencanaan yang dibuat oleh manajer pada tingkat diatasnya. Tingkat paling rendah ini dinamakan tingkat kontrol operasi (operation control level) karena pada tingkat ini operasional perusahaan ditangani. Hollander (2000, p5) pada gambar 2.1 menjelaskan mengenai pengelompokkan kegiatan manajemen secara umum : 1. Planning Planning diperlukan oleh pemimpin untuk mendefinisikan tujuan bisnis, memprioritaskan proses bisnis, dan menyediakan blueprint untuk mencapai
9 tujuan. Selain itu juga digunakan untk mengenali peluang yang ada bagi organisasi serta mengantisipasi resiko dari setiap peluang tersebut. 2. Executing Rencana dijalankan oleh manajer dengan membagi proses bisnis ke dalam kegiatan-kegiatan, mengkoordinasi orang untuk melakukan setiap kegiatan dan memotivasi mereka agar hasilnya maksimal. 3. Controlling M eninjau ulang hasil setiap kegiatan atau proses bisnis, apakah sesuai dengan yang diharapkan. Jika tidak sesuai dengan yang tidak diharapkan maka cara melakukan kegiatan tersebut diubah agar sejalan dengan apa yang diinginkan. 4. Evaluating Secara periodik, manajer melakukan evaluasi hasil operasi untuk melihat apakah proses bisnis menuju pada tujuan organisasi. Hasil evaluasi dapta dijadikan input dalam merubah perencanaan, tujuan ataupun harapan.
Gambar 2.1 Kegiatan Manajemen
10 2.3
Manajemen S trategis M anajemen
strategis
bisa
diartikan
sebagai
seni
dan
ilmu
dalam
memformulasikan, mengimplementasikan, dan mengevaluasi keputusan lintas fungsi yang memungkinkan sebuah perusahaan untuk mencapai tujuan-tujuannya (David, 2001, p5). M anajemen strategis berfokus pada manajemen integrasi, pemasaran, keuangan / akuntansi, produksi / operasi, penelitian dan pengembangan, dan sistem informasi komputer untuk mencapai kesuksesan organisasi. Dari kutipan di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa manajemen strategis adalah salah satu manajemen yang mengelola semua aspek yang berhubungan dengan perusahaan. Business Performance Management merupakan salah satu aplikasi yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan manajemen strategis, karena aplikasi ini dapat memberikan semua informasi dari berbagai aspek yang berhubungan dengan tujuan perusahaan.
2.4
Key Performance Indicator Key Performance Indicator (KPI) dapat digunakan pada aplikasi yang digunakan
untuk mengukur kinerja. Contohnya adalah pada pengukuran kinerja penjualan perusahaan, terdapat KPI dari penjualan yang digunakan untuk mengukurnya yaitu presentase peningkatan penjualan yang dilakukan perusahaan. Hal ini seperti yang dikatakan oleh
Eckerson (2006, p198), yang menyatakan bahwa KPI mengukur
seberapa baik kinerja aktivitas operasional, taktikal, atau strategis sebuah organisasi atau individu yang kritis untuk keberhasilan perusahaan pada saat ini maupun di masa depan. Ada dua jenis utama dari KPI, yaitu leading indicator dan lagging indicator. Leading
11 indicator mengukur aktivitas yang memiliki dampak signifikan pada kinerja masa depan, sedangkan lagging indicator, mengukur aktivitas di masa lalu. Sebuah KPI juga adalah sebuah ukuran objektif dari sebuah aspek bisnis yang sangat penting bagi kesuksesan bisnis tersebut. KPI adalah komponen dari scorecard untuk sebuah bisnis dan bisa diasosiasikan dengan sejumlah aktivitas bisnis (Loshin, 2006, p28).
2.5
Fact-Finding Techniques Salah satu cara untuk menemukan fakta dalam penelitian adalah tekhnik Fact-
Finding. M enurut Connolly dan Begg (2002, p302), pencarian fakta (fact-finding) dapat didefinisikan sebagai suatu proses formal dengan menggunakan teknik-teknik seperti wawancara dan kuesioner dengan tujuan mengumpulkan fakta/ kebenaran mengenai sistem, kebutuhan dan berbagai pilihan. Para pengembang database pada umumnya menggunakan beberapa teknik pencarian fakta dalam sebuah proyek database. M enurut Connolly dan Begg, ada beberapa teknik pengumpulan fakta yang sering digunakan : 1. Examining documentation (memeriksa dokumentasi) 2. Interviewing (wawancara) 3. Observing the enterprise in operation (mengamati operasi perusahaan)
2.5.1
Examining Documentation Pemeriksaan sebuah dokumentasi perusahaan berguna untuk memperoleh
pemahaman mengenai kebutuhan dari database. Dokumentasi dapat membantu menyediakan informasi pada suatu bagian perusahaan yang terkait dengan masalah.
12 Dengan melakukan pemeriksaan dokumentasi,
form, laporan, dan file yang
berhubungan dengan sistem yang ada, kita dapat dengan cepat memperoleh pemahaman dari sistem tersebut.
2.5.2
Interviewing Wawancara dilakukan untuk mengumpulkan informasi dari orang-orang
(individu) secara tatap muka (face to face). Wawancara memiliki beberapa tujuan, seperti mencari fakta, membenarkan fakta, mengklarifikasi fakta, menghasilkan antusias, melibatkan end-user, mengidentifikasi kebutuhan, dan mengumpulkan ide dan pendapat. Wawancara memerlukan keahlian komunikasi yang baik untuk berhubungan dengan orang yang memiliki nilai, prioritas, pendapat, motivasi, dan kepribadian yang berbeda. Seperti pendapat Connolly dan Begg (2002, p306), teknik wawancara merupakan teknik yang paling banyak digunakan, dan pada umumnya sangat berguna dalam mengumpulkan fakta. Ada dua jenis wawancara yaitu : •
Wawancara yang tidak terstruktur Pewawancara mengharapkan orang yang akan diwawancara untuk menyediakan kerangka kerja (framework) fdan arahan untuk wawancara. Jenis wawancara ini tidak akan memberikan hasil yang tidak baik dalam analisis dan perancangan database.
•
Wawancara yang terstruktur Pewawancara mempersiapkan pertanyaan-pertanyaan tertentu yang akan ditanyakan kepada orang yang akan diwawancara. Ada dua jenis pertanyaan yang diajukan di dalam wawancara yaitu : open-ended question yaitu pertanyaan
13 dengan jawaban berupa deskripsi yang luas, dan closed-ended question yaitu pertanyaan dengan jawaban hanya berupa 'ya' atau 'tidak'. Tabel 2.1 secara lebih lanjut menjelaskan mengenai keuntungan dan kerugian dari teknik wawancara.
Tabel 2.1 Keuntungan dan Kerugian Teknik Wawancara 1.
2. 3.
4.
5.
Keuntungan Kerugian M emungkinkan interviewee (orang 1. Sangat menghabiskan banyak yang diwawancara) menanggapi waktu dan tidak praktis. secara bebas terhadap pertanyaan 2. Keberhasilannya sangat tergantung yang diberikan. terhadap kemampuan komunikasi M emungkinkan interviewee dari pewawancara. merasakan menjadi bagian dari 3. Keberhasilannya sangat tergantung proyek. terhadap kemauan dari interviewee M emungkinkan pewawancara untuk berpartisipasi dalam untuk menindaklanjuti komentar wawancara. yang penting yang diberikan oleh interviewee. M emungkinkan pewawancara untuk memberikan pertanyaan yang lebih jelas selama wawancara berlangsung. M emungkinkan pewawancara untuk mengobservasi tingkah laku dari interviewee.
2.5.3
Observing The Enterprise in Operation Observasi adalah satu dari beberapa teknik pengumpulan data yang paling efektif
untuk memahami sistem. Dengan menggunakan teknik ini, sangat mungkin untuk berpartisipasi, atau melihat secara langsung aktivitas seseorang terhadap suatu sistem. Teknik ini sangat berguna ketika timbul pertanyaan mengenai validitas data yang dikumpulkan melalui cara yang lain.
14 Untuk mencapai hasil observasi yang sukses dibutuhkan persiapan. Untuk memastikan kesuksesan dari observasi tersebut, penting bagi kita untuk mengetahui informasi mengenai individual dan aktivitas yang akan diobservasi sebanyak-banyaknya. Sebagai contoh, ”Akankah individu tersebut akan merasa terganggu apabila seseorang melihat dan merekam aktivitas mereka?” Keuntungan dan kerugian dari metode observasi dijelaskan pada tabel 2.2.
Tabel 2.2 Keuntungan dan Kerugian Teknik Observasi 1. 2. 3. 4. 5.
Keuntungan Kerugian M emungkinkan validitas dari fakta 1. Seseorang mungkin saja secara dan data untuk diperiksa. sadar atau tidak sadar melakukan Pengamat dapat dengan tepat aktivitasnya secara berbeda ketika melihat apa yang sedang dilakukan sedang diobservasi. Pengamat dapat mendapatkan data 2. Kemungkinan tugas observasi yang yang dijelaskan pada lingkungan terlewatkan yang melibatkan fisik dari tugas. tingkatan kesulitan yang berbeda Secara relatif, biayanya murah. yang biasanya terjadi pada periode Pengamat dapat melakukan tersebut. pengukuran-pengukuran pekerjaan. 3. Beberapa tugas mungkin saja tidak bisa dilakukan sebagaimana seharusnya ketika sedang diobservasi. 4. Tidak praktis
2.6
Activity Diagram Activity diagram adalah teknik-teknik yang tersedia untuk mendokumentasikan
proses
bisnis.
Activity
diagram
dapat
digunakan
untuk
memahami
mendokumentasikan semua sistem informasi (Rama, 2003, p68). Activity diagram dapat dibagi menjadi dua jenis (Rama, 2003, p69) : •
Overview diagram
dan
15 Diagram ini menggambarkan sebuah pandangan umum dari proses bisnis dengan cara mendokumentasikan event-event penting, urutan dari event tersebut, dan arus informasi diantara event-event tersebut. •
Detailed diagram Diagram ini menyediakan sebuah gambaran yang lebih detil dari aktivitasaktivitas yang berhubungan dengan satu atau dua event pada overview diagram.
Tabel 2.3 di bawah ini menjelaskan simbol-simbol yang digunakan untuk menggambarkan activity diagram (Rama, 2003, p99).
Tabel 2.3 Simbol-Simbol Pada Activity Diagram Solid circle. M enyatakan awal dari sebuah proses di dalam sebuah activity diagram. Rounded rectangle. M enyatakan event, aktivitas atau trigger. Continuous line. M enyatakan urutan dari satu event / aktivitas ke aktivitas / event yang lain. Dotted line. M enyatakan arus dari informasi diantara eventevent. Document. M enyatakan sumber dokumen atau laporan.
Diamond. M enyatakan percabangan dari sebuah aktivitas.
16 Table. M enyatakan sebuah file komputer yang dibaca ataupun disimpan pada saat kegiatan bisnis terjadi. Note. M erujuk kepada diagram atau dokumen lain.
Bull’s-eye. M enyatakan akhir dari proses.
2.7
Business intelligence (BI) Business
Intelligence
dapat
ditampilkan
dalam bentuk
aplikasi yang
mengintegrasikan semua informasi untuk mendukung keputusan bagi pihak manajemen. BI dapat menjadi suatu cara penyampaian informasi untuk para pembuat keputusan dalam mencapai tujuan perusahaannya. Hal ini dapat dihubungkan dengan definisi Business Intelligence menurut Larson (2006, p11), yaitu menyampaikan informasi yang akurat dan berguna kepada para pembuat keputusan dalam suatu batasan waktu untuk mendukung pembuatan keputusan yang efektif. BI tidak hanya sekedar fakta dan gambar pada sebuah laporan atau layar komputer. Baris-baris angka yang menunjukkan rincian penjualan atau produksi mungkin sangat akurat, tetapi itu bukanlah BI sampai baris-baris angka tersebut dibuat dalam sebuah format yang dapat dengan mudah dimengerti oleh para pembuat keputusan yang membutuhkannya. Ringkasan singkat mengenai kepuasan pelanggan atau efisiensi produksi mungkin mudah untuk dimengerti, tetapi itu bukanlah BI sampai ringkasan tersebut dapat digunakan pada saat yang tepat untuk mempengaruhi pengambilan keputusan sehari-sehari (Larson, 2006, p12).
17 Tujuan dari BI adalah untuk memungkinkan akses yang interaktif (terkadang real-time) terhadap data, memanipulasi data, dan memberikan kemampuan kepada para manajer serta analis bisnis untuk melakukan analisis yang tepat. Dengan menganalisis data, situasi, dan performa yang bersifat historical serta aktual, pembuatan keputusan akan lebih bernilai sehingga memungkinkan mereka, para pengambil keputusan untuk membuat keputusan yang lebih baik. Proses dari BI berdasarkan transformasi dari data menjadi informasi, kemudian menjadi keputusan, dan pada akhirnya menjadi tindakan (Turban, 2007, 24). Dalam pembahasannya disini, Business intelligence dapat ditampilkan dalam bentuk aplikasi yang mengintegrasikan semua informasi untuk mendukung keputusan bagi pihak manajemen.
2.7.1
Online Transaction Processing (OLTP) Banyak perusahaan yang membutuhkan untuk menyimpan semua hal yang telah
dilakukan perusahaan tersebut untuk menjalankan bisnis mereka. Informasi yang disimpan diantaranya pemenuhan pesanan, produksi, layanan, pembayaran oleh pelanggan, dan pembayaran kepada vendor adalah beberapa interaksi bisnis yang dilakukan. Karena banyaknya kebutuhan untuk menyimpan data secara bersamaan, sebuah perusahaan membutuhkan sebuah sistem Online Transaction Processing. M enurut Vieira (2000, p892) OLTP sistem dirancang untuk memungkinkan terjadinya concurrency yang tinggi, membuatnya mungkin bagi banyak pengguna untuk mengakses sumber data yang sama, serta melakukan proses yang mereka butuhkan. Setiap interaksi yang dilakukan perusahaan dalam bisnisnya adalah transaksi bisnis, sehingga dapat disebut transactional data.
18 Transactional data merupakan informasi yang disimpan, digunakan untuk mengawasi interaksi atau transaksi bisnis yang dilakukan oleh perusahaan. Seperti pembayaran harus dilakukan atas barang dan jasa yang diterima atau permintaan pesanan dan layanan harus dipenuhi. Secara umum, perusahaan membutuhkannya untuk terus mengawasi apa yang telah terjadi dan apa yang harus dilakukan. Ketika transaksitransaksi ini disimpan dan dikelola oleh komputer, inilah disebut sebagai online transaction processing (OLTP) (Larson, 2006, p27). Seluruh penjumlahan dari traksaksi-transaksi tersebut yang disimpan di dalam sistem OLTP adalah sebuah histori dari sebuah perusahaan. Data transaksi ini mengandung angka-angka yang mentah, yang digunakan untuk menghitung ukuranukuran, yang digunakan untuk membuat business intelligence.
2.7.2
Online Analytical Processing (OLAP) Sebuah Online Analytical Processing digunakan untuk mengelola informasi yang
dapat dilihat dari berbagai aspek. OLAP memungkinkan pengguna untuk mendapatkan pengertian dan pengetahuan yang lebih dalam tentang berbagai aspek dari data perusahaan secara cepat, konsisten, dan akses yang interaktif ke seluruh view dari data yang mungkin. Sesuai dengan pernyataan Connolly dan Begg (2002, p1101), OLAP adalah istilah yang mendeskripsikan sebuah teknologi yang menggunakan multidimensional view dari aggregate data untuk menyediakan akses yang cepat bagi informasi strategis dengan tujuan-tujuan dari advanced analysis.
19 2.8
Dimensional Modeling Dimensional modeling adalah sebuah teknik pengganti model data entity
relationship (ER), yang memperbolehkan informasi direpresentasikan dalam sebuah cara yang lebih cocok bagi akses yang memiliki performa tinggi. Hal ini sesuai dengan yang diutarakan oleh Loshin (2003, p245), bahwa teknik dimensional modeling menyimpan unit standar dari representasi menjadi sebuah single ataupun multi-keyed entry di dalam sebuah tabel fakta. Setiap dimensional model (DM ) terdiri dari satu tabel dengan sebuah composite primary key, yang disebut dengan fact table, serta sekumpulan tabel yang lebih kecil yang berhubungan dengan satu dari komponen-komponen dari composite key di dalam sebuah fact table. 2.9
Tabel Dimensi Setiap tabel dimensi seringkali terstruktur sesuai dengan hubungan hirarkinya.
Sebagai contoh, dimensi waktu biasanya terdiri atas : {hari, minggu, tahun} dan {hari, minggu, kwartal, tahun}. Dimensi sejenis, lokasi, juga terstruktur secara hirarkis yaitu {jalan, kode pos, kota, provinsi, negara, area}. Sedangkan dimensi produk memiliki struktur hirarki seperti {item, kategori, tipe}. Hal ini seperti yang dikatakan oleh Vercellis (2009, p55) bahwa tabel dimensi merujuk kepada entitas utama yang terdapat dalam gudang data, dan biasanya entitas tersebut diperoleh secara langsung dari tabel master yang tersimpan di dalam sistem OLTP, seperti pelangan, produk, penjualan, lokasi, dan waktu.
20 2.10
Tabel Fakta Tabel fakta umumnya merujuk kepada tabel transaksi dan terdiri dari 2 tipe data :
•
Hubungan ke tabel dimensi, yang mengacu pada informasi yang terdapat pada setiap tabel fakta.
•
Nilai numerik dari atribut-atribut yang mengkarakterisasi transaksi yang terkait dan merepresentasikan target aktual dari analisis OLAP (Vercellis, 2009, p55). Sebuah tabel fakta terdiri dari baris-baris record yang merujuk pada objek-objek
yang dapat diamati di dalam sebuah konteks bisnis, dan setiap record mengandung sebuah key yang komponennya adalah key yang berada di dalam tabel dimensi bersama dengan beberapa bagian dari informasi spesifik yang berhubungan dengan tabel fakta. Sebagai contoh, tabel fakta mungkin terdiri atas transaksi penjualan dan membuat hubungan terhadap beberapa tabel dimensi, seperti pelanggan, produk, suplier, waktu. Ukuran yang sesuai adalah atribut seperti jumlah produk yang terjual, harga produk, dan diskon.
2.11
Star Schema Star schema adalah sebuah rancangan database yang sederhana dimana data
dimensional (mendespkripsikan bagaimana data secara umum diagregasikan) dipisahkan dari fakta atau data kejadian (mendeskripsikan transaksi bisnis individual) (Hoffer, 2005, p467). Star schema terdiri dari 2 tipe tabel, yaitu fact table dan dimension table. Fact table terdiri dari data yang berdasarkan fakta atau data yang bersifat kuantitatif tentang sebuah bisnis, seperti penjualan dalam unit, pemesanan, dan lain-lain. Sedangkan dimension table menyimpan data yang bersifat deskriptif tentang subyek dari sebuah
21 bisnis. Dimension table biasanya berisi sumber dari atribut-atribut yang digunakan untuk mengkualifikasikan, mengkategorisasikan, atau merangkum fakta-fakta di dalam query, laporan, atau grafik. Setiap dimension table mempunyai hubungan many-to-many terhadap fact table. Setiap dimension table umumnya mempunyai sebuah primary key yang sederhana, dan beberapa non-key atribut. Primary key di dalam sebuah dimension table merupakan foreign key di dalam fact table. Primary key di sebuah fact table adalah sebuah composite key yang terdiri dari rangkaian dari semua foreign key, ditambah komponen lain yang memungkinkan yang tidak berhubungan terhadap dimensi. Pada gambar 2.2 menunjukkan Contoh star schema yang menggunakan tabel fakta sales. Tabel sales menggunakan atribut-atribut yang berhubungan dengan tabel-tabel dimensi yang terhubung, seperti customer, point of sale, product, supplier, dan time. Tabel sales juga mempunyai sebuah pengukuran yang akan ditampilkan sebagai hal yang diukur dalam tabel fakta tersebut, seperti quantity, price, dan discount
Gambar 2.2 Rancangan Star Schema
22 2.12
Keuntungan Dimensional Modeling M enurut Loshin (2003, p245), dengan menggunakan model dimensional untuk
mengatur data di dalam sebuah penyimpanan data, akan memberikan sejumlah keuntungan, di antaranya : 1. Kerangka kerjanya sederhana dan dapat diramalkan, dimana menyederhanakan proses dari ekstraksi data, baik melalui query tool, user interface, atau reporting tool yang umum. 2. Ketika pengguna data merubah aktivitas yang berhubungan dengan berbagai analisis atau laporan yang mereka inginkan, tidak perlu dilakukan re-balance pada data tersebut untuk meningkatkan performa. 3. Perubahan pada model dapat ditangani dengan mudah tanpa mengganggu operasi dari tempat penyimpanan data. Sebagai contoh, dengan menambah nilai baru pada sebuah dimensi adalah semudah ketika menambahkan baris baru pada sebuah dimensi tersebut.
2.13
Extraction, Transformation, Loading Landasan dasar dari sebuah gudang data adalah bahwa sekumpulan data dari
beberapa sumber dikumpulkan lalu ditambahkan ke dalam penyimpanan data dimana aplikasi analitis dapat menggunakannya sebagai data masukan (Loshin, 2003, p245). 1. Extraction Pada tahap pertama, data diambil dari sumber internal dan eksternal yang tersedia. Perbedaan logis dapat dibuat diantara ekstraksi awal, dimana data yang terhubung pada semua periode masa lalu dimasukkan ke dalam tempat penyimpanan data kosong, dan ekstraksi secara berlanjut yang mengubah tempat
23 penyimpanan data dengan data baru yang akan tersedia sepanjang waktu (Vercellis, 2009, p53). 2. Transformation Tujuan dari tahap transformasi adalah untuk meningkatkan kualitas dari data yang diambil dari sumber yang berbeda, melalui pembetulan ketidakkonsistenan, ketidakakuratan, dan nilai-nilai yang hilang. (Vercellis, 2009, p53). 3. Loading Tahap loading adalah tahap setelah data diambil dan ditransformasi, untuk disimpan ke dalam tabel penyimpanan data, yang bertujuan untuk dianalisis juga sebagai aplikasi untuk mendukung keputusan. (Vercellis, 2009, p54).
2.14
Data Mart Data mart dilambangkan sebagai tubuh dari data historis di dalam sebuah
penyimpanan elektronik yang tidak berhubungan di dalam operasi harian dari perusahaan. M elainkan, data ini digunakan untuk membuat business intelligence. Data di dalam data mart biasanya digunakan di area yang spesifik dari perusahaan (Larson, 2006, p30). Data mart adalah bagian dari sebuah data warehouse, biasanya mengandung sebuah area subyek, misalnya operasi pemasaran. Sebuah data mart bisa bersifat dependent (bergantung) maupun independent (tidak bergantung). Sebuah dependent data mart merupakan sebuah sub bagian yang dibuat secara langsung dari data warehouse. Dependent data mart lebih menguntungkan karena menggunakan model data yang konsisten dan menyediakan data yang berkualitas. Data mart ini mendukung konsep sebuah model data enterprise-wide, tetapi data warehouse-nya harus dibangun terlebih
24 dahulu. Data mart ini memastikan bahwa pengguna mengakses dan menggunakan data yang sama seperti data yang diakses oleh semua pengguna data warehouse lainnya. Sedangkan independent data mart merupakan sebuah warehouse kecil yang dirancang untuk unit bisnis strategis (strategic business unit) atau departemen, tetapi sumbernya bukanlah dari enterprise data warehouse (Turban, 2007, p210).
2.15
Meta Data Sebuah media penyimpanan yang menyimpan informasi mengenai data biasanya
berisi mengenai infromasi penting dari data tersebut. M edia penyimpanan tersebut adalah meta data. Biasanya item meta data menyimpan : •
Struktur data bagi programmer
•
Struktur data bagi DSS analyst
•
Sumber data bagi data warehouse
•
Transformasi data yang dikirim menuju data warehouse
•
Data model
•
Hubungan antara data model dan data warehouse
•
Histori dari extracts Hal ini sesuai dengan pendapat Inmon(2002, p113), Meta data adalah sebuah
komponen penting di dalam lingkungan gudang data. Meta data, atau data tentang data telah menjadi bagian dari pemrosesan informasi. Meta data memungkinkan pengguna akhir atau DSS analyst untuk melakukan navigasi melalui berbagai kemungkinan. Ketika seorang pengguna menggunakan data warehouse yang tidak terdapat meta data, pengguna tersebut tidak akan tahu darimana akan memulai sebuah analisis. Dengan
25 bantuan dari meta data, para pengguna akhir dapat dengan cepat mendapatkan data yang dibutuhkan atau menentukan data yang tidak ada.
2.16
Terminologi dalam Balanced Scorecard Dalam mengukur kinerja perusahaan, diperlukan penurunan tujuan yang berawal
dari visi perusahaan. Proses penurunan visi ditujukan agar semua tujuan perusahaan yang harus dicapai sesuai dengan visi perusahaan dari awal. Sebuah visi harus dicapai melalui beberapa misi perusahaan. Untuk memenuhi misi, harus ditentukan sasaran dan tujuannya. Tujuan dikelompokkan menjadi empat perspektif utama dari perusahaan. Perspektif dari tujuan ini berhubungan satu sama lain. Sebuah tujuan harus mempunyai ukuran untuk mengetahui dengan cara apa sebuah tujuan dapat tercapai. Sebuah target diperlukan untuk memberikan batasan terhadap sejauh mana tujuan itu akan dicapai.
2.16.1 Visi Visi merupakan suatu pernyataan menyeluruh tentang gambaran ideal yang ingin dicapai oleh organisasi di masa yang akan datang (Gaspersz, 2005, p4). Sebuah visi harus memiliki karakteristik sebagai berikut : •
Diciptakan melalui konsensus.
•
Citraan-citraan ideal di masa yang akan datang, yang mempengaruhi mental orang-orang agar berhasrat mencapainya.
•
M enggambarkan sesuatu yang mungkin, tidak perlu harus dapat diperkirakan.
•
M emberikan arah dan fokus.
•
M empengaruhi orang-orang untuk menuju ke visi itu.
26 •
Tidak memiliki batas waktu.
2.16.2 Misi M isi merupakan suatu pernyataan bisnis dari perusahaan. Sebuah misi hendaknya memiliki kriteria : •
M enyatakan alasan-alasan bisnis tentang keberadaan perusahaan itu.
•
Tidak menyatakan suatu hasil.
•
Tidak ada batas waktu atau pengukuran.
•
M emberikan basis untuk pembuatan keputusan tentang alokasi sumber-sumber daya dan penetapan tujuan yang tepat.
•
M endefinisikan bisnis sekarang dan yang akan datang dalam bentuk produk, skor, pelanggan, alasan-alasan, dan pasar.
2.16.3 Tujuan M enunjukkan bagaimana tindakan dan hasil-hasil yang diinginkan itu tercapai. M enunjukkan rencana untuk mencapai hasil-hasil yang diinginkan. Tujuan merupakan hal-hal apa yang secara spesifik harus dikerjakan untuk melaksanakan strategi. M isalnya, hal-hal apa dalam strategi perusahaan yang paling penting bagi keberhasilan masa mendatang. Hal-hal yang harus perhatikan oleh organisasi untuk menyusun tujuannya antara lain : Berfokus pada isu-isu organisasi yang kritis dan merupakan terobosan-terobosan dari perusahaan. •
M enggambarkan aktivitas-aktivitas yang diselesaikan untuk mencapai sasaran.
•
M engidentifikasi waktu spesifik, kapan hasil-hasil itu akan tercapai.
27 •
Dapat diukur, dalam bentuk apakah hasil-hasil itu dapat tercapai atau tidak.
•
Dapat diubah, apabila perlu, untuk kemajuan menuju sasaran yang telah ditetapkan.
2.16.4 Perspektif Terdiri dari empat pandangan berbeda yang mengendalikan organisasi. Perspektif memberikan suatu kerangka kerja untuk pengukuran. Empat perspektif dalam balanced scorecard adalah : 1. Finansial (final outcomes) Keuangan adalah penting karena diperlukan keuangan yang baik untuk mengelola suatu organisasi, apalagi organisasi yang memang bertujuan untuk mengakumulasi laba. Dalam organisasi yang mencari laba, faktor keuangan menjadi indikator yang amat sangat penting (Luis, 2007, p24). 2. Pelanggan Dalam menyusun strategi ini, kita harus menggunakan kacamata pelanggan yang menikmati produk atau jasa pelayanan. Tujuannya adalah untuk mengetahui bagaimana pelanggan menilai produk atau jasa, dan organisasi kita. Hal-hal yang dinilai antara lain adalah atribut produk atau jasa, hubungan dengan pelanggan, tingkat kepuasan pelanggan, citra dan reputasi organisasi (Luis, 2007, p27). 3. Proses Bisnis Internal Yang dimaksud dengan proses bisnis internal adalah serangkaian aktivitas yang ada dalam bisnis kita secara internal yang kerap disebut dengan rantai nilai (value chain). Dalam perusahaan yang menghasilkan barang maupun jasa, pada umumnya rantai nilai terdiri dari pengembangan produk baru, produksi,
28 penjualan dan marketing, distribusi (product delivery), layanan purna jual (after sales service), serta keamanan dan kesehatan lingkungan (environment safety and health) (Luis, 2007, p31). 4. Pembelajaran & Pertumbuhan Organisasi-organisasi di negara maju umumnya telah sadar akan pentingnya peranan karyawan bagi kinerja organisasi. M ereka sadar bahwa manusia adalah aset utama bagi organisasi, karena manusialah yang mengoperasikan organisasi tersebut (Luis, 2007, p36).
2.16.5 Pengukuran M erupakan suatu cara memantau dan menelusuri kemajuan tujuan-tujuan strategis. Pengukuran dapat berupa indikator yang memimpin kinera, memimpin menuju hasil akhir (leading / lead indicator) atau hasil akhir (lagging/ lag indicators). M isalnya, perspektif pelanggan yang bertujuan meningkatkan tingkat kepuasan pelanggan 100% pada akhir tahun 2002 (tujuan strategis) dapat diukur dengan menggunakan indikator keakuratan dalam pelayanan, tanggap dalam pelayanan, harga dan kualitas produk dibandingkan pesaing-pesaing (lead indicators), rating kepuasan pelanggan, dan indikator banyaknya pelanggan yang merasa puas (lag indicators). Lag indicators sering disebut sebagai ukuran-ukuran outcome (outcome measures), sedangkan lead indicators disebut sebagai ukuran-ukuran pengendali kinerja (performance driver measures). Lag indicators dan lead indicators merupakan indikator kinerja kunci (key performance indicators) bagi suatu perusahaan.
29 2.16.6 Target M erupakan suatu tingkat kinerja yang diharapkan atau peningkatan yang diperlukan di masa mendatang. M isalnya, perspektif finansial memiliki target kinerja tingkat pengembalian investasi (ROI) minimum 35% per tahun, perspektif pelanggan memiliki target kinerja kepuasan pelanggan 100%, perspektif proses bisnis internal memiliki target kinerja tingkat kegagalan produk maksimum 100 DPM O (defects per million opportunities), dan perspektif pembelajaran dan pertumbuhan memiliki target kinerja pelatihan karyawan minimum 45 jam per karyawan per tahun.
2.17
Business Performance Management Business performance management (BPM ) adalah sebuah pendekatan secara top-
down yang membantu pihak eksekutif memahami proses-proses yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan strategis dan kemudian mengukur efektivitas dari proses-proses tersebut untuk mencapai hasil yang diinginkan (Eckerson, 2006, p28). Dari kutipan tersebut, dapat disimpulkan bahwa. BPM mengumpulkan proses-proses yang membantu perusahaan mengoptimalkan performa bisnisnya untuk menjamin tercapainya tujuan perusahaan.
2.17.1 Keuntungan Business Performance Management Business Performance Management (BPM ) menjembatani jurang pemisah antara strategi dan pelaksanaan. Ada tiga keuntungan utama dari BPM : 1. M eningkatkan komunikasi BPM
menyediakan
pihak
eksekutif
sebuah
mekanisme efektif
untuk
mengkomunikasikan strategi dan ekspektasi kepada para manajer dan staff di
30 semua tingkatan organisasi melalui model perencanaan dan metrik performa yang terhubung untuk mencapai tujuan dan sasaran perusahaan. 2. M eningkatkan koordinasi BPM juga membantu perkembangan komunikasi dua arah antara ide dan informasi, baik dari tingkatan vertikal di dalam sebuah organisasi maupun secara horisontal di antara unit bisnis, departemen, dan kelompok kerja. 3. M eningkatkan pengawasan BPM memungkinkan para staff untuk mengatur rencana-rencana secara terusmenerus serta memperbaiki atau meningkatkan operasi secara tepat waktu dengan menyediakan informasi yang up-to-date mengenai kondisi pasar serta status dari proses operasional. 2.17.2 Kerangka Kerja Business Performance Management Business Performance Management (BPM ) merupakan pendekatan yang mengubah strategi bisnis menjadi tindakan / aksi. BPM memiliki empat langkah proses, dimana proses-proses tersebut terbagi atas strategi dan pelaksanaan (Eckerson, 2006, p36). Dapat disimpulkan bahwa BPM memiliki keunggulan dalam bidang pemenuhan kebutuhan strategi perusahaan dengan melakukan pengukuran terhadap proses-proses perusahaan. Gambar 2.3 secara ringkas menggambarkan proses tersebut dimana kedua langkah pertama yaitu strategize dan plan menggambarkan strategi, sedangkan kedua langkah terakhir yaitu monitor / analyze dan act / adjust menggambarkan pelaksanaan dari strategi tersebut. Adapun keempat langkah tersebut : 1. Strategize
31 Para eksekutif menentukan penggerak utama dari nilai bisnis dan bagaimana cara untuk mengukurnya. Contoh dari penggerak utama tersebut yaitu kepuasan pelanggan yang tinggi atau kualitas produk yang sangat baik. Sedangkan contoh dari ukuran-ukuran untuk penggerak ini, atau biasa disebut key performance indicator (KPI) yaitu indeks kepuasan pelanggan atau jumlah kerusakan per 1000 produk. 2. Plan Grup-grup di dalam organisasi mengembangkan rencana untuk menindaklanjuti strategi bisnis dan mengalokasikan sumber-sumber daya. Perencanaan ini memungkinkan terciptanya inisiatif, proyek, dan proses-proses yang baru, atau perbaikan terhadap inisiatif, proyek, dan proses-proses yang telah ada. 3. Monitor / Analyze Elemen yang paling penting di dalam BPM adalah sebuah tool yang memungkinkan pengguna untuk memonitor dan menganalisis performa pada waktu yang tepat dan secara tepat melakukan tindakan yang dapat meningkatkan performa perusahaan, yaitu performance dashboard. BPM yang juga merupakan performance dashboard berfungsi untuk membuat laporan dan analisis informasi, infrastruktur untuk mengumpulkan dan mengintegrasikan data dari bernmacam-macam sumber, sistem penyimpanan data, seperti data warehouse dan data mart, dan alat untuk melakukan monitor dan manajemen. Kesimpulannya adalah performance dashboard sebagai tool dari BPM dan komponen-komponennya memungkinkan pengguna bisnis untuk mengakses dan menganalisis informas i dan mengetahui perkembangan dan mengoptimalkan performa mereka ke arah pencapaian tujuan strategis.
32 4. Act / Adjust Proses ini adalah yang terpenting di dalam BPM . Proses ini merupakan komponen pelaksanaan strategi. Performance dashboard merupakan tool yang memiliki peranan penting di dalam proses act / adjust karena tool ini mengirimkan pesan kepada pengguna terhadap masalah yang potensial, serta menyediakan pengguna informasi detil dan petunjuk untuk membantu mereka membuat keputusan yang cepat dan berkualitas.
Gambar 2.3 Kerangka Kerja Business Performance Management
33 2.18
Digital dashboard Digital dashboard adalah tampilan visual dari informasi yang paling penting,
yang diperlukan untuk mencapai satu atau beberapa tujuan, yang digabungkan serta disusun dalam sebuah layar sehingga informasi tersebut dapat diakses dengan mudah (Few, 2006, p34). Berdasarkan hal itu, sebuah digital dashboard dapat menjadi sebuah ringkasan pengukur dari sebuah performa bisnis terpenting yang telah terlaksana. Semua komponen pada layar digital dashboard memberikan suatu informasi spesifik dari sebuah pengukuran. Seperti halnya sebuah dashboard pada mobil yang menyediakan informasi kritis untuk mengoperasikan kendaraan tersebut dengan mudah, digital dashboard memiliki tujuan yang serupa, baik digunakan untuk mendukung keputusan strategis atau kegiatan operasional harian. Digital dashboard ditampilkan dalam sebuah tampilan layar, dan mempunyai tujuan untuk memantau secara efisien informasi yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Berikut ini adalah beberapa atribut yang dapat mendukung sebuah digital dashboard agar dapat berfungsi secara efektif : 1. Digital dashboard memiliki mekanisme tampilan yang kecil, ringkas, jelas, dan intuitif. M ekanisme tampilan digital dashboard menampilkan pesan secara jelas tanpa memerlukan banyak ruang, sehingga seluruh kumpulan informasi dapat dirangkum ke dalam sebuah layar. Komponen yang digunakan pada digital dashboard untuk menampilkan informasi harus yang paling sesuai dengan kebutuhan jenis informasi itu sendiri. Komponen tersebut dapat berupa fuel gauge, traffic signal, termometer, dan lain-lain.
34 2. Digital dashboard merupakan hasil penyesuaian. Informasi pada sebuah digital dashboard harus dirancang secara spesifik berdasarkan kebutuhan dari seseorang, grup, atau fungsi.
Gambar 2.4 Tampilan Digital Dashboard
Gambar 2.4 menunjukkan sebuah contoh tampilan sebuah digital dashboard yang menampilkan sebuah pengukuran terhadap target dan detil dari setiap informasi yang berhubungan dengan pencapaian target tersebut. Komponen-komponen di dalamnya dapat berupa dashboard gauge, diagram batang, grafik tren dan semua komponen diagram yang sehubungan dengan informasi yang ditampilkan.
