BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1
Sistem Informasi Akuntansi
2.1.1 Pengertian Sistem Menurut Mulyadi (2001, p2): “Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”. Menurut McLeod (2001,p11) yang diterjemahkan oleh Teguh: “Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan organisasi atau perusahaan yang terdiri dari sejumlah sumber daya (manusia, material, mesin, uang, informasi) yang ditentukan oleh pemilik atau manajemen”. Berdasarkan pendapat-pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sekumpulan elemen yang berhubungan untuk mencapai tujuan organisasi. 2.1.2 Pengertian Informasi Menurut McLeod (2001, p15) yang diterjemahkan oleh Teguh: “Informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti”. Menurut Romney dan Steinbart (2006, p5): “Information is data that have been organized and processed to provide meaning”. Berdasarkan pendapat-pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang telah diolah dan mempunyai arti.
7
8 2.1.3 Pengertian Sistem Informasi Menurut Whitten, Bentley dan Dittman (2004, p12): “Information system is an arrangement of people, data, processes, and information technology interact to collect, process, store and provide as output the information needed to support an organization”. Menurut Hall (2001, p7): “System Information is the set of formal procedures by which data are collected, processed into information, and distributed to users”. Menurut O’Brien (2005, p6): “Information system is an information can be any organized combination of people, hardware, software, communications network, and data resources that collects, transform and disseminates information in an organization”. Berdasarkan pendapat-pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah sebuah rangkaian dari manusia, perangkat keras, piranti lunak, jaringan komunikasi dan data yang dikumpulkan dan didistribusikan kepada pemakai. 2.1.4
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Bodnar dan Hopwood (2001, p1): “An accounting information system
is a collection of resources, such as people and equipment, designed to transform financial and other data into information.” Cushing yang diterjemahkan oleh Kosasih, R. (1995, p17) menulis, “Sistem informasi akuntansi didefinisikan sebagai kumpulan manusia dan sumber-sumber modal di dalam suatu organisasi yang bertanggungjawab untuk penyiapan informasi keuangan dan juga informasi yang diperoleh dari pengumpulan dan data transaksi.” Wilkinson, Cerullo, Raval, dan Wong-on-wing (2000, p7) menyatakan, “An accounting information system is a unified structure within an entity, such as a
9 business firm, that employs physical resources and other components to transform economic data into accounting information, with the purpose of satisfying in the information needs of variety of users.” Jadi sistem informasi akuntansi merupakan kombinasi dari berbagai sumber daya yang dirancang untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan bagi berbagai pihak 2.1.5
Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Tujuan dari sistem informasi akuntansi menurut Wilkinson et al. (2007, p8)
adalah : “ 1. To support the day-to-day operations 2. To support decision making by internal decision makers 3. To fulfill obligations relating to stewardship”
2.2
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Berorientasi Object Oriented
2.2.1 Pengertian Analisis Sistem Menurut McLeod (2001, p190) yang diterjemahkan oleh Teguh: “Analisis Sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbarui”. Menurut McLeod (2001, p190), tahap-tahap analisis sistem adalah sebagai berikut : a. Mengumpulkan penelitian sistem b. Mengorganisasikan tim proyek c. Mendefinisikan kebutuhan sistem informasi d. Mendefinisikan kriteria kinerja sistem
10 e. Menyiapkan usul rancangan f. Menyetujui atau menolak rancangan sistem Menurut Whitten, Bentley dan Dittman (2004, p38): “System analysis is the study of problem business and problem domain to recommend improvements and specify the business requirements and priorities for the solution”. Menurut Jones dan Rama (2006, p568): “Systems analysis is the next phase of systems development”. Berdasarkan pendapat-pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa analisis sistem adalah tahap lanjutan dari pengembangan sistem untuk merancang sistem yang baru atau yang diperbaharui. 2.2.2 Tujuan Analisis Sistem Menurut Bodnar dan Hopwood (2002, p20), tujuan analisis sistem dapat diikhtisarkan sebagai berikut: a. Untuk memperbaiki kualitas informasi b. Untuk memperbaiki pengendalian intern c. Untuk meminimalkan biaya yang berkaitan 2.2.3 Pengertian Perancangan Sistem Menurut McLeod (2001, p192) yang diterjemahkan oleh Teguh: “Perancangan sistem adalah penentuan proses data yang diperlukan oleh sistem baru. Jika sistem itu berbasis komputer, rancangan dapat menyertakan spesifikasi jenis peralatan yang digunakan”. Menurut McLeod yang diterjemahkan oleh Teguh (2001, p192), tahap-tahap perancangan sistem informasi adalah sebagai berikut : a. Menyiapkan rancangan sistem yang terinci
11 b. Mengidentifikasi berbagai alternatif konfigurasi sistem c. Mengevaluasi berbagai alternatif konfigurasi sistem d. Memilih konfigurasi terbaik e. Menyiapkan usulan penerapan f. Menyetujui atau menolak penerapan sistem Menurut Whitten, Bentley dan Dittman (2004, p39): ”System design is the specification or construction of a technical, computer based solution for the business requirements identified in a system analysis”. Menurut Romney dan Steinbart (2006, p792): “System design is the process of preparing detail specifications for development of a new information system”. Berdasarkan pendapat-pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem adalah proses mengimplementasikan hasil-hasil dari analisis sistem ke dalam suatu rancangan sistem yang baru. 2.2.4
Object Oriented Analysis and Design (OOAD)
2.2.4.1
Pengertian Object Menurut Mathiassen, Madsen, Nielsen dan Stage (2000, p51), “object is
an abstraction of a phenomenon in that problem domain”. Menurut McLeod (2001, p330) yang diterjemahkan oleh Teguh: “Object adalah entitas fisik atau kejadian yang dijelaskan dalam bentuk permanent”. Menurut Britton dan Doake (2001, p14): “Object is software unit packaging together data and methods to manipulate that data”. Menurut Whitten, Bentley dan Dittman (2004, p189): “Object is the encapculaption of the data (called properties) that describes a discrete person,
12 object, place, event or thing, with all the processes (called method) that allowed to used or update the data and properties”. Berdasarkan pendapat-pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa Objek adalah sebuah entitas dengan identitas, keadaan, dan prilaku untuk memanipulasi data. 2.2.4.2
Pengertian Object Oriented Menurut Britton dan Doake (2001, p268): “Object Oriented is an
approach to developing software system that is based on data items and the attributes and operation that define them”. Menurut Britton dan Doake (2001, p.8), Mengapa pendekatan object oriented diperlukan? Karena object oriented memiliki kelebihan dalam hal-hal sebagai berikut: a. Maintainable Pemeliharaan software dimulai saat sebuah sistem software diserahkan pada client. Selama siklus hidupnya sebuah aplikasi mungkin memerlukan perubahan dalam rangka memenuhi kebutuhan. b. Testable Pendakatan object-oriented dapat menyederhanakan pengetesan software. Software yang dibangun dengan menggunakan pendekatan object oriented mampu mencukupi kebutuhan sendiri dan independen dengan interface yang terdefinisi dengan jelas. Hal ini menyebabkan setiap unit dapat secara hati-hati dites sebelum sistem diintegrasikan menjadi satu kesatuan. c. Reuseable
13 Jika system developer ingin mengembangkan sistem atau membangun suatu sistem
untuk
kasus
yang
serupa,
maka
pendekatan
object-oriented
memungkinkan program yang telah dibangun untuk digunakan kembali. d. Able to cope with large and complex system Sistem software pada saat ini semakin besar dan kompleks. Pendekatan struktur desain top-down dirasa sudah tidak lagi memadai untuk menangani skala dan kompleksitas dari sistem tertentu. Dimana sebelumnya user hanya puas dengan tampilan yang sederhana, namun pada saat ini graphical user interface diperlukan bagi user. Oleh karena itu, untuk memenuhi kebutuhan tersebut diperlukan pendekatan object-oriented dalam mengembangkan sistem software. Menurut Mathiassen, Madsen, Nielsen dan Stage (2000, p5), Keuntungan dari object oriented adalah: 1. Merupakan konsep yang sesuai menjelaskan model fenomena dalam sebuah kantor atau pun sistem komputerisasi yang dibuat dengan menggunakan bahasa sehari-hari (natural language). 2. Memberikan informasi yang jelas tentang konteks dari sistem. 3. Mengurangi biaya perawatan (maintenance). Berdasarkan pendapat-pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa Object Oriented adalah suatu pendekatan pengembangan sistem perangkat lunak yang menggunakan objek dalam menjelaskan hal data, perlengkapan, dan operasi untuk mendefinisikan perangkat lunak tersebut.
14 2.2.4.3
Pengertian Object Oriented Analysis Menurut Mathiassen, Madsen, Nielsen dan Stage (2000, p5): “Analysis
objects describe phenomena outside the system, such as people and things, which are typically independent. Although we cannot always command them we must register the events they perform or experience”. Menurut Mathiassen, Madsen, Nielsen dan Stage (2000, p13): “Analysis means an activity in which some item is taken apart and described”. Menurut Britton dan Doake (2001, p265): “Analysis is one of the stages of the development life cycle. Analysis involves investigation into and modelling of both the problem and the developing system”. Menurut Whitten, Bentley dan Dittman (2004, p430): “The approach of using object modeling during system analysis and design is called object-oriented analysis (OOA)”. Berdasarkan pendapat-pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa analisis berorientasi
objek
adalah
suatu
pendekatan
untuk
menemukan
dan
menggambarkan object selama menganalisa sistem. 2.2.4.4
Pengertian Object Oriented Design Menurut Britton dan Doake (2001, p266): “Design is the stage in object
oriented system development where the architecture of the system is determined: how the system as a whole is to be organized into smaller, more manageable components or subsystems”. Menurut Mathiassen, Madsen, Nielsen, dan Stage (2005, p13), “Design is a constructive activity in which known parts are put together in a new way”.
15 Menurut Whitten, Bentley dan Dittman (2004, p686): “Object Oriented Design (OOD) is an approach used to specify the software solution in terms collaborating objects, their attributes, and their methods”. Berdasarkan pendapat-pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa ObjectOriented Design adalah pendefinisian objek-objek perangkat lunak dan bagaimana cara mereka bekerja sama untuk memenuhi kebutuhan selama perancangan sistem. 2.2.4.5
Pengertian Object Oriented Analysis and Design Menurut Mathiassen, Madsen, Nielsen, dan Stage (2000, p12): “Object-
Oriented analysis and design is a collection of general guidelines for carrying out analysis and design”. Menurut Whitten, Bentley dan Dittman (2004, p31): “Object-oriented analysis and design is a collection of tools and techniques for system development that will utilize object technologies to construct a system and its software”. Berdasarkan pendapat-pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa ObjectOriented Analysis and Design adalah teknik untuk pengembangan sistem yang akan menggunakan solusi logis dari persepsi objek (sesuatu, konsep, entitas) dan menggabungkan data dan proses menjadi satu gagasan tunggal yaitu objek. 2.2.5 UML (Unified Modelling Language) Menurut Whitten, Bentley dan Dittman (2004, p430): “Unified Modelling Language is a set of modeling conventions that is used to specify or describe a software system in term of objects”. Menurut Jones dan Rama (2006, p60): “Unified Modelling Language (UML) is a language used for specifying, visualizing, constructing, and documenting an information system”.
16 Berdasarkan pendapat-pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa Unified Modelling Language adalah suatu bahasa pemodelan berorientasi objek yang digunakan untuk menentukan, menggambarkan, membangun, dan mendokumentasi sebuah pembangunan sistem informasi. 2.2.5.1 Activity Diagram 2.2.5.1.1
Pengertian Identifikasi Event Menurut Jones dan Rama (2006, p21-22) terdapat beberapa
pedoman
dalam
mengidentifikasi
event.
Pedoman-pedoman
tersebut
diantaranya adalah sebagai berikut: 1. Kenali event pertama dalam proses yang timbul ketika sesorang atau departemen dalam organisasi bertanggung jawab terhadap sebuah aktivitas. 2. Acuhkan aktivitas yang tidak dibutuhkan partisipasinya oleh seorang agen internal. 3. Kenali sebuah event baru ketika tanggung jawab diberikan oleh satu agen internal ke agen lain. 4. Kenali event baru ketika suatu proses telah diganggu dan dilanjutkan kedepannya oleh agen internal yang sama. Setelah gangguan, seseorang diluar organisasi atau proses dapat mengulang proses. Secara alternatif, proses dapat berlanjut pada jadwal yang sama. 5. Menggunakan nama event dan deskripsi yang merefleksikan sifat yang luas dari event. 2.2.5.1.2
Pengertian Event Menurut Mathiassen, Madsen, Nielsen dan Stage (2000, p49):
“Event is an instantaneous incident involving one or more objects”.
17 Menurut Jones dan Rama (2006, p18): “Events are things that happens at a point time. Each transaction cycle involves more than one event”. Berdasarkan pendapat-pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa event adalah kejadian-kejadian yang terjadi secara instant yang melibatkan satu atau beberapa objek. 2.2.5.1.3
Pengertian Workflow Table Menurut Connolly dan Begg (2005, p621): “Workflow table is an
activity involving the coordinated execution of multiple tasks performed by different processing entities”. Menurut Jones dan Rama (2006, p73): “Workflow table is information in a simple two-column format”. Jadi Workflow Table merupakan suatu tabel berisi aliran transaksi dalam suatu proses bisnis dengan mengidentifikasi aktor-aktor dan aktivitas. 2.2.5.1.4
Pengertian Activity Diagram Menurut Jones dan Rama (2006, P60): “Activity diagram plays the
role of a ’map’ in understanding business processes by showing the sequence of activities in the process”. Secara garis besar dapat disimpulkan bahwa Activity diagram adalah diagram yang menunjukkan rangkaian aktivitas dalam proses yang menunjukkan hubungan antara satu dengan yang lainnya. 2.2.5.1.5
Klasifikasi Activity Diagram Menurut Jones dan Rama (2006, p61), activity diagram dibagi
menjadi dua yaitu :
18 1. Overview Activity Diagram Menurut Jones dan Rama (2006, p61): “The overview diagram presents a high level of the business process by documenting the key events, the sequence of these events, and the information flows among these events”. Menurut Jones dan Rama (2006, p65) dalam menyiapkan overview activity diagram terdapat langkah-langkah sebagai berikut : a. Membaca narasi dan mengidentifikasi event-event yang penting. b. Mencatat narasi secara jelas untuk mengidentifikasi event-event yang terlibat di dalamnya. c. Menggambarkan aktor yang terlibat dalam proses bisnis yang terjadi. d. Membuat diagram masing-masing event dan menunjukkan urutan event yang terjadi. e. Menggambarkan dokumen yang dibuat dan digunakan dalam proses bisnis, serta menggambarkan aliran informasi dari dokumen tersebut. f. Menggambarkan table files yang dibuat dan digunakan dalam proses bisnis, serta menggambarkan aliran informasi dari files tersebut. 2. Detailed Activity Diagram Menurut Jones dan Rama (2006, p61) : “The detailed diagram is similar to a map of a city town. It provides a more detailed representation of the activies associated with the one or two events shown on the overview diagram”. Menurut Jones dan Rama (2006, p80) dalam menyiapkan detailed activity diagram terdapat langkah-langkah sebagai berikut : a. Mencatat narasi untuk menunjukkan aktivitas.
19 b. Menyiapkan workflow table. c. Mengidentifikasikan detailed diagram yang dibutuhkan. 2.2.5.2
UML Class Diagram
2.2.5.2.1
Pengertian Class Diagram Menurut Mathiassen, Madsen, Nielsen dan Stage (2000, p336) :
“Class diagram describes a collection of classes and their structural relationship”. Menurut Mathiassen, Madsen, Nielsen dan Stage (2000,p4): “Class is a description of a collection of objects sharing structure, behavioral pattern and attributes”. Menurut Whitten, Bentley dan Dittman (2004, p455): “Class diagram is a graphical deciption of system’s static object structure, showing object classes that the system is composed of as well as the relationship between those object classes”. Menurut Britton dan Doake (2001, p266) : “Class diagram is a diagram showing the classes in a system and their relationships to each other. Optionally, atrributes and operations may be included”. Berdasarkan pendapat-pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa Class Diagram adalah merupakan kumpulan class-class yang saling berhubungan yang terdiri dari objek-objek yang berbeda jenis tetapi saling berhubungan. 2.2.5.2.2
Pengertian Attribute Menurut Mathiassen, Madsen, Nielsen dan Stage (2000, p89):
“Attributes is a descriptive property of a class or an event”.
20 Menurut Conolly dan Begg (2005, p33): “Attributes describing properties or qualities of each entity”. Menurut Whitten, Bentley dan Dittman (2004, p295): “Attribute adalah sifat atau karakteristik deskriptif suatu entitas. Sinonimnya antara lain adalah elemen, sifat dan field”. Berdasarkan pendapat-pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa Attribute adalah deskripsi atas class atau event. 2.2.5.2.3
Pengertian Behaviour Menurut Mathiassen, Madsen, Nielsen dan Stage (2000, p89):
“Behaviour pattern is a description of possible event traces for all object in a class”. Menurut Britton dan Doake (2001, p265): “Behaviour is the effects of a system that are visible to an external observer”. Berdasarkan pendapat-pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa Behaviour deskripsi atas event trace yang memngkinkan untuk semua objek dalam suatu class dan memiliki pengaruh pada event. 2.2.5.2.4
Pengertian UML Class Diagram Menurut Jones dan Rama (2006, p181): “UML Class Diagram is a
database that can used to document table in an AIS. Relationship between tables and attributes of tables”. Empat aktifitas utama dalam membuat UML Class Diagram menurut Jones dan Rama (2006, p172), yaitu: a. Menempatkan transaction table yang dibutuhkan pada UML Class Diagram.
21 b. Menempatkan Master Table yang dibutuhkan pada UML Class Diagram. c. Menentukan hubungan yang dibutuhkan antar masing-masih table (Transaction dan Master.) d. Menentukan atribut yang dibutuhkan. Secara garis besar dapat disimpulkan bahwa UML Class Diagram adalah diagram yang digunakan untuk menunjukkan hubungan antara class yang satu dengan yang lain. 2.2.5.2.5
Hubungan Dalam Class Diagram Menurut Jones dan Rama (2006, p165), hubungan dalam Class
Diagram dibagi menjadi tiga hubungan antar Class Diagram yaitu: a. One to one Hubungan one to one diantara entiti tidak dekat seperti hubugngan one to many, tetapi dapat terjadi dalam AIS (Accounting Information Systems). b. One to many / many to one Hubungan one to many atau hubungan many to many dalam biasa digunakan dalam sistem akuntansi. c. Many to many Hubungan many to many dapat diubah kedalam dua hubungan dengan menambahkan suatu tabel diantaranya. 2.2.5.3
Use Case Diagram
2.2.5.3.1
Pengertian Use Case Menurut Jones dan Rama (2006, p267): “A use case is a sequence
of steps that occur when an actor is interacting with the system for a particular purpose”.
22 Menurut Mathiassen, Madsen, Nielsen dan Stage (2000, p119): “Use case is a pattern for interaction between the system and actors in the application domain”. Berdasarkan pendapat-pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa Use case adalah pola interaksi antara aktor dan sistem dalam application domain untuk tujuan yang nyata. 2.2.5.3.2
Pengertian Actor Menurut Mathiassen, Madsen, Nielsen dan Stage (2000, p119): “An
abstraction of users or other systems that interact with the target system”. Menurut Britton dan Doake (2001, p265): “Actor is a person or organization who interacts with the system in some way. An actor inputs and receives information from the system and is associated with at least one use case”. Berdasarkan pendapat-pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa actor adalah peranan dalam bentuk abstraksi yang berinteraksi dengan target sistem. 2.2.5.3.3
Pengertian Use Case Diagram Menurut Mathiassen, Madsen, Nielsen dan Stage (2000, p343): “A
use case diagram shows the relationship among actor and usescases”. Menurut Whitten, Bentley dan Dittman (2004, p271): “Use case diagram is a diagram that decipts the interaction between the system and users”.
23 Menurut Jones dan Rama (2006, p267), “A usecase diagram is a graphical presentation that can provide a list of usecases that occur in an application”. Berdasarkan pendapat-pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa Use case diagram adalah diagram yang menunjukan hubungan antara usecaseusecase dan actor-actor. 2.2.6
Rancangan Database
2.2.6.1
Pengertian Database Menurut Connolly dan Begg (2005, p15): “Database is a shared
colection of logically related data, and a description of this data, designed to meet the information needs of an organization”. Menurut Jones dan Rama (2006, p156): “Database is a set of programs that enables the user to store, modify, and extract information from a database”. Berdasarkan pendapat-pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa database adalah kumpulan data yang memiliki hubungan satu sama lain yang digunakan untuk mencatat, mengorganisir, dan memilih informasi dari database. 2.2.6.2
Pengertian Rancangan Database Menurut Connolly dan Begg (2005, p291): “Database design is the
process of creating a design that will support the enterprise’s mission statement and mission objectives for the required database system”. Perancangan basis data dibagi menjadi tiga tahapan utama, yaitu conceptual database design, logical database design dan physical database design. a. Conceptual Database Design
24 Conceptual Database Design adalah proses membangun model data dari informasi yang diperoleh dalam sebuah organisasi, tetapi bebas dari semua pertimbangan fisik. Conceptual Design merupakan tahapan pertama dari tahapan perancangan basis data dan menciptakan model data konseptual dari bagian perusahaan yang akan dibuat basis datanya. Model data dibuat dengan menggunakan dokumen dari spesifikasi kebutuhan pemakai. b. Logical Database Design Logical Database Design adalah proses membangun sebuah model dari informasi yang diperoleh dari sebuah organisasi berdasarkan model data khusus, tetapi bebas dari halaman yang berkaitan dengan DBMS dan pertimbangan fisik lainnya. Pada tahapan ini, model data konseptual yang dibangun pada tahap sebelumnya dipetakan pada model data logical. Model data logical didasarkan pada target model data atau basis data. c. Physical Database Design Physical Database Design merupakan proses pembuatan deskripsi dari suatu implementasi basis data pada secondary storage (media peyimpanan), halaman ini mendeskripsikan hubungan utama, organisasi file dan indeks yang digunakan untuk mencapai efisiensi akses ke dalam data dan hubungan integritas constraint (assicated integrity constraint) yang lainnya dan halaman yang berkaitan dengan keamanan (security measures). Physical Database Design merupakan tahap ketiga dan terakhir dari proses perancangan basis
25 data. Dimana perancang memutuskan bagaimana basis data tersebut diimplementasikan. Secara garis besar, tujuan utama dari physical database design adalah untuk mengimplementasikan secara fisik dari logical database design. 2.2.7
Rancangan Formulir
2.2.7.1
Pengertian Formulir Menurut Jones dan Rama (2006, p288): “Form is a formatted document
containing blank fields that users can fill in with data”. Menurut
Mulyadi (2001, p3): “Formulir adalah dokumen yang
digunakan untuk merekam terjadinya transaksi”. Menurut Mulyadi (2001, p78): Formulir sangat penting artinya untuk suatu organisasi atau perusahaan dimana formulir bermanfaat untuk:” a. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan. b. Merekam data transaksi bisnis perusahaan. c. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan. d. Menyampaikan informasi pokok dari satu orang ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau ke organisasi lain.” Formulir yang digunakan dalam suatu organisasi dapat digolongkan menurut sumbernya, yaitu: a. Fomulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. b. Formulir yang dibuat dan dikirimkan ke pihak luar perusahaan. c. Formulir yang diterima dari pihak luar perusahaan.
26 Pada dasarnya, formulir dapat dibagi menjadi dua menurut tujuan penggunaannya, yaitu: a. Formulir yang dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. b. Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan. Berdasarkan pendapat-pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa formulir adalah format dokumen dengan field yang dapat diisi dengan data oleh pemakai. 2.2.7.2
Jenis Input Formulir Menurut Jones dan Rama (2006, p262-264), terdapat tiga jenis dari input
formulir, yaitu: a. Single-Record Entry Forms Menunjukkan hanya satu catatan dalam satu waktu. Formulir ini digunakan untuk menambah, menghapus, atau memodifikasi data dalam catatan tunggal dalam tabel yang nyata. b. Tabular Entry Forms Formulir ini membagi design kertas kerja seperti untuk mengentry catatan ganda dalam tabel tunggal. Tipe formulir ini biasanya digunakan untuk mencatat sekumpulan atas event. c. Multi-Table Entry Forms Formulir ini digunakan untuk menambah data ke lebih dari satu tabel. 2.2.8
Rancangan Layar Menurut Britton dan Doake (2001, p268): “The system interface is its
connection to the outside world”.
27 Menurut Jones dan Rama (2006, p271): “Form interface elements are objects on form used for entering information of performing actions. All aspect the form are controlled by the interface elements. Some of these objects provide opportunity to improve internal control over data entry”. Di bawah ini adalah beberapa elemen dari rancangan layar yaitu: a. Text Box “Text box are space on a form that are used to enter information that is added to a able or to display information that is read from a table”. Yang diterjemahkan sebagai berikut : “Text box adalah ruangan pada formulir yang digunakan untuk memasukkan informasi yang kemudian akan ditambahkan pada tabel atau untuk menampilkan informasi yang dibaca dari tabel”. b. Labels “Labels help the user understand what information needs to be entered”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: “Labels membantu user untuk memahami informasi apa yang dibutuhkan untuk dimasukkan ke dalam formulir”. c. Look-up Feature “A look-up feature is frequently added to text boxes that used for entering foreign key”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: “Look-up feature biasanya ditambah pada text boxes yang digunakan untuk mengentry foreign key”. d. Command Buttons “Command Buttons are to perform an actions”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: “Command Button digunakan untuk menjalankan perintah untuk melakukan aksi selanjutnya.”. e. Radio Buttons
28 “Radio Button allow user to select one of set options. For example you could use radio button on a form to allow users to choose one of following three payment types: cash, check, or credit card”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: “Radio Button mengijinkan user untuk memilih salah satu dari serangkaian pilihan. Sebagai contoh, kamu dapat menggunakan radio buttons pada formulir untuk mengijinkan user dalam memilih salah satu dari tiga tipe pembayaran berikut: pembayaran tunai, pembayaran cek, atau credit card”. f. Check Boxes “Check Boxes are similar to radio buttons, but more that one option can be selected”. Yang diterjemahkan sebagai berikut: “Check boxes mirip seperti radio buttons, tetapi dapat memilih lebih dari satu pilihan”. Berdasarkan pendapat-pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa interface adalah tampilan yang berhubungan dengan dunia luar yang memungkinkan untuk digunakan oleh aktor. 2.2.9
Rancangan Laporan Menurut Whitten, Bentley dan Dittman (2004, p552): “Laporan atau Output
menggambarkan informasi bagi pengguna sistem. Ouput adalah komponen yang dapat dilihat dari sistem informasi yang bekerja atau berfungsi. Menurut Jones dan Rama (2006, p201): “A report is a formatted and organized presentation of data”. Menurut Jones dan Rama (2006, p220-225), tipe-tipe laporan terdiri dari : 1. Simple List Yaitu laporan yang menampilkan tampilan yang sederhana dari sebuah transaksi yang terjadi selama periode waktu tertentu, tanpa adanya suatu pengelompokan.
29 2. Grouped Event Detail Reports Yaitu laporan yang menampilkan event yang terjadi selama periode tertentu dengan pengelompokan atas produk, layanan ataupun agent. 3. Grouped Event Summary Reports Yaitu laporan yang mengelompokkan event berdasarkan parameter yang bervariasi. Contohnya: bulan, customer. 4. Single Event Reports Yaitu laporan yang memberikan detail tentang suatu event tertentu. Contohnya : laporan faktur dan PO (Purchase Order). Berdasarkan
pendapat-pendapat
di
atas
dapat
disimpulkan
bahwa
rancangangan laporan merupakan pembuatan informasi sehingga bermanfaat bagi pengambil keputusan dalam suatu organisasi. 2.2.10 Navigation Diagram Menurut Mathiassen, Madsen, Nielsen dan Stage (2000, p344): “A navigation diagram is a special kind of diagram that focuses on the overall dynamics of the user interface”. Secara garis besar dapat disimpulkan bahwa navigation diagram adalah diagram yang menunjukkan keterlibatan dan transisi diantara windows atau interface.
2.3
Teori Khusus
2.3.1 Pengertian Administrasi Administrasi berasal dari bahasa Latin : Ad = intensif dan ministrare = melayani, membantu, memenuhi. Administrasi merujuk pada kegiatan atau usaha untuk
30 membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan di dalam mencapai suatu tujuan. Pengertian Administrasi dalam bahasa Indonesia ada 2 (dua) : a. Administrasi berasal dari bahasa Belanda, “Administratie” yang merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit, yaitu sebagai kegiatan tata usaha kantor (catat-mencatat, mengetik, menggandakan, dan sebagainya). Kegiatan ini dalam bahasa Inggris disebut : Clerical works (FX.Soedjadi, 1989). b. Administrasi dalam arti luas, berasal dari bahasa Inggris “Administration” , yaitu proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan (S.P. Siagian, 1973) Berdasarkan hal tersebut diatas, administrasi ialah proses penyelenggaraan kerja yang dilakukan bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Administrasi,
baik
dalam
pengertian
luas
maupun
sempit
di
dalam
penyelenggaraannya diwujudkan melalui fungsi-fungsi manajemen, yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan. Jadi administrasi adalah penyelenggaraannya, dan manajemen adalah orangorang yang menyelenggarakan kerja. Maka kombinasi dari keduanya adalah penyelenggaraan kerja yang dilakukan oleh orang-orang secara bersama-sama (kerjasama) untuk mencapai tujuan yang yang telah ditetapkan. (http://id.wikipedia.org/wiki/Administrasi) 2.3.2
Pengertian Pendataan Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia edisi III, 2002, Pendataan memiliki
arti sebagai berikut: 1. proses, cara, pembuatan mendata
31 2. pengumpulan data; pencarian data 2.3.3
Pengertian Sekolah Sekolah merupakan bangunan atau lembaga untuk belajar dan mengajar serta
tempat menerima dan memberi pelajaran. Sekolah dipimpin oleh seorang Kepala Sekolah. Kepala sekolah dibantu oleh wakil kepala sekolah. Jumlah wakil kepala sekolah di setiap sekolah berbeda, tergantung dengan kebutuhannya. Bangunan sekolah disusun meninggi untuk memanfaatkan tanah yang tersedia dan dapat diisi dengan fasilitas yang lain. Menurut status sekolah terbagi dari: -
Sekolah Negeri (Public school), yaitu sekolah yang diselenggarakan oleh Pemerintah, mulai dari Sekolah Dasar, Sekolah Menengah Pertama, Sekolah Menengah Atas, dan Perguruan Tinggi.
-
Sekolah Swasta (Private School), yaitu sekolah yang diselenggarakan oleh nonpemerintah/Swasta, penyelenggara berupa badan berupa yayasan pendidikan yang sampai saat ini badan hukum penyelenggara pendidikan masih berupa rancangan peraturan pemerintah. Ukuran dan jenis sekolah bervariasi tergantung dari sumber daya dan tujuan
penyelenggara pendidikan. Sebuah sekolah mungkin sangat sederhana dimana sebuah lokasi tempat bertemu seorang pengajar dan beberapa peserta didik, atau mungkin, sebuah kompleks bangunan besar dengan ratusan ruang dengan puluhan ribu tenaga kependidikan dan peserta didiknya. Berikut ini adalah sarana prasarana yang sering ditemui pada institusi yang ada di Indonesia, berdasarkan kegunaannya: a. Ruang Belajar Ruang belajar adalah suatu ruangan tempat kegiatan belajar mengajar dilangsungkan. Ruang belajar terdiri dari beberapa jenis sesuai fungsinya yaitu:
32 -
Ruang kelas atau ruang Tatap Muka, ruang ini berfungsi sebagai ruangan tempat siswa menerima pelajaran melalui proses interaktif antara peserta didik dengan pendidik, ruang belajar terdiri dari berbagai ukuran, dan fungsi.
-
Ruang Praktik/Laboratorium ruang yang berfungsi sebagai ruang tempat peserta didik menggali ilmu pengetahuan dan meningkatkan keahlian melalui praktik, latihan, penelitian, percobaan. Ruang ini mempunyai kekhususan dan diberi nama sesuai kekhususannya tersebut, diantaranya laboratorium fisika/kimia/biologi, laboratorium bahasa, laboratorium komputer, ruang keterampilan, dll.
b. Kantor Ruang kantor adalah suatu tempat dimana tenaga kependidikan melakukan proses administrasi sekolah tersebut, pada institusi yang lebih besar ruang kantor merupakan sebuah gedung terpisah. c. Perpustakaan Sebagai satu institusi yang bergerak dalam bidang keilmuan, maka keberadaan perpustakaan sangat penting.Untuk meminjam buku, murid terlebih dahulu harus mempunyai kartu peminjaman agar dapat meminjam sebuah buku. d. Halaman/Lapangan Merupakan area umum yang mempunyai berbagai fungsi diantaranya: -
tempat upacara
-
tempat olahraga
-
tempat kegiatan luar ruangan
-
tempat latihan
-
tempat bermain/beristirahat
33 e. Ruang lain -
Kantin/cafetaria
-
Ruang organisasi peserta didik (OSIS, Pramuka, Senat Mahasiswa, dll)
-
Ruang Komite
-
Ruang keamanan
-
Ruang produksi, penyiaran dll.
( http://id.wikipedia.org/wiki/Sekolah_(institusi) )
