BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1
Teori Umum 2.1.1
Pengertian Sistem Menurut Romney & Steinbart ( 2012: 24 ), "A system is a set of two or more interrelated components that interact to achieve a goal. Most system are composed of smaller subsystems that support the larger system.". Yang berarti sebuah sistem adalah seperangkat dua atau lebih komponen yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Kebanyakan sistem terdiri dari subsistem yang lebih kecil yang mendukung sistem yang lebih besar. Adapun menurut Hall ( 2011: 5 ), "A system is a group of two or more interrelated components or subsystems that serve a common purpose.”. Yang berarti sebuah sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling terkait yang melayani tujuan yang sama. Berdasarkan definisi-definisi tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa Sistem adalah hubungan antara beberapa kelompok perangkat yang saling terkait untuk mencapai suatu tujuan yang sama.
2.1.2
Pengertian Informasi Menurut Romney & Steinbart ( 2012: 24 ), "Information is data that have been organized and processed to provide meaning and improve the decision-making process. As a rule, users make better decisions as the quantity and quality of information increase.". Yang berarti Informasi adalah data yang telah diatur dan diproses untuk memberikan arti dan meningkatkan proses pengambilan keputusan. Sebagai aturan, pengguna membuat keputusan yang lebih baik sebagai kuantitas dan kualitas peningkatan informasi. 7
8 Adapun menurut Hall ( 2011: 11 ), "Information causes the user to take an action that he or she otherwise could not, or would not, have taken. Information is often defined simply as processed data. Information is determined by effect it has on the user, not by its physical form.". Yang berarti Informasi menyebabkan pengguna untuk mengambil tindakan yang ia dinyatakan tidak bisa, atau tidak mau, telah diambil. Informasi sering didefinisikan hanya sebagai data yang diolah. Informasi ditentukan oleh efeknya terhadap pengguna, bukan oleh bentuk fisiknya. Berdasarkan definisi-definisi tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa Informasi adalah data-data yang diolah dan dikumpulkan agar dapat membantu pengguna dalam mengambil keputusan, artinya informasi membantu pengguna untuk meningkatkan kualitas untuk mengambil keputusan. 2.1.3
Pengertian Sistem Informasi Menurut Hall ( 2011: 7 ), "The information system is the set of formal procedures by which data are collected, processed into information, and distributed to users.". Yang berarti Sistem informasi adalah serangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pengguna.
2.1.4
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Romney & Steinbart ( 2012: 30 ), "An accounting information system (AIS) is the intelligence - the information-providing vehicle-of that language. Accounting is a data identification, collection, and storage process as well as an information development, measurement, and communication process. By definition, accounting is an information system, since an AIS collects, records, stores, and processes accounting and other data to produce information for decision makers.". Yang berarti Sistem informasi akuntansi (AIS) adalah intelijen - kendaraan-informasi-menyediakan bahasa tersebut. Akuntansi
adalah
identifikasi
data,
pengumpulan,
dan
proses
penyimpanan serta pengembangan informasi, pengukuran, dan proses
9 komunikasi. Menurut definisi, akuntansi adalah sistem informasi, karena SIA mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan proses akuntansi dan data lainnya untuk menghasilkan informasi bagi pengambil keputusan. Menurut Hall ( 2013: 7 ), “Accounting Information System subsystems
process
transactions
that
financial
directly
affect
transactions the
and
processing
nonfinancial of
financial
transaction.” Yang diterjemahkan, Subsistem dari Sistem Informasi Akuntansi memiliki subsistem yang mengolah transaksi keuangan dan transaksi non-keuangan yang langsung memengaruhi pengolahan transaksi keuangan. Menurut Rama & Jones (2006: 4), Sisem Informasi Akuntansi (AIS) adalah "A subsystem of a management information system (MIS) that provides accounting and financial information as well as other information obtained in the routine processing of accounting transaction.". Yang berarti sebuah subsistem dari sistem informasi manajemen (MIS) yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan serta informasi lainnya yang diperoleh dalam proses rutin transaksi akuntansi. Berdasarkan definisi-definisi tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan sumber daya (manusia dan peralatan) pada suatu organisasi, yang dirancang sedemikian rupa yang berisi tentang informasi keuangan dan informasi yang telah di kumpul agar memudahkan dalam mengambil keputusan. 2.1.4.1 Komponen Sistem Informasi Akuntansi Menurut Romney & Steinbart (2012: 30), terdapat enam komponen dalam sistem informasi akuntansi, yaitu: 1. The people who use the system. Yang berarti orang-orang yang menggunakan sistem. 2. The procedures and instructions used to collect, process, and store data. Yang memiliki arti prosedur dan instruksi yang
10 digunakan
untuk
mengumpulkan,
memproses,
dan
menyimpan data. 3. The data about the organization and its business activities. Yang memiliki arti data tentang organisasi dan kegiatan usahanya. 4. The software used to process the data. Yang berarti perangkat lunak yang digunakan untuk mengolah data. 5. The information technology infrastructure, including the computers,
peripheral
devices,
and
network
communications devices used in the AIS. Yang memiliki arti infrastruktur teknologi informasi, termasuk, perangkat periferal komputer, dan perangkat jaringan komunikasi yang digunakan dalam Sistem Informasi Akuntansi (SIA). 6. The internal controls and security measures that safeguard AIS data. Yang berarti Pengendalian internal dan langkahlangkah keamanan yang melindungi data Sistem Informasi Akuntansi (SIA).
2.1.4.2 Kegunaan Sistem Informasi Akuntansi Menurut Rama & Jones (2006: 6), kegunaan Sistem Informasi Akuntansi (AIS) adalah: 1. Producing External Reports. Menghasilkan laporan eksternal. Menghasilkan
laporan
untuk
pihak-pihak
luar
yang
berkaitan dan berkepentingan dengan organisasi seperti investor, kreditor, dan petugas pajak. 2. Supporting Routine Activities. Mendukung aktivitas rutin. Sistem Informasi Akuntansi (AIS) digunakan sebagai alat untuk menangani masalah-masalah dalam siklus operasi organisasi.
Contohnya
adalah
pemesanan
barang,
pengiriman barang, penagihan dan penerimaan kas. 3. Decision Support. Pengambilan keputusan. Berguna sebagai sarana untuk membantu dalam mengambil keputusan-keputusan disetiap tingkat dalam organisasi. 4. Planning and Control. Perencanaan dan Pengendalian.
11 Sistem Informasi Akuntansi (AIS) dapat digunakan sebagai alat untuk merencanakan dan mengendalikan aktivitas dalam
organisasi
secara
baik.
Contohnya
adalah
perencanaan dan pengendalian dalam suatu organisasi. 5. Implementing Internal Control. Implementasi pengendalian internal. Sistem Infromasi Akuntansi (AIS) merupakan suatu kebijakan dan prosedur yang digunakan untuk melindungi harta perusahaan dari kemungkinan-kemungkinan kerugian yang dapat terjadi. 2.1.5
Pengertian Akuntansi Menurut Warren, Reeve, Duchac ( 2014: 3 ), "Accounting can be defined as an information system that provides reports to users about the economic activities and condition of a business.". Yang berarti akuntansi
dapat
didefinisikan
sebagai
sistem
informasi
yang
menyediakan laporan kepada pengguna tentang kegiatan ekonomi dan kondisi bisnis. Berikut adalah proses di mana akuntansi menyediakan informasi kepada pengguna menurut Warren, Reeve, Duchac ( 2014: 4): 1.
Identify users. Identifikasi pengguna.
2.
Assess users' information needs. Menilai kebutuhan informasi pengguna.
3.
Design the accounting information system to meet users' needs. Desain sistem informasi akuntansi untuk memenuhi kebutuhan pengguna.
4.
Record economic data about business activities and events. Rekam data ekonomi mengenai kegiatan bisnis dan acara.
5.
Prepare accounting reports for users. Siapkan laporan akuntansi bagi pengguna.
2.1.6
Pengertian Sistem Akuntansi Menurut Warren, Reeve, Duchac (2014: 206), "An accounting system is the methods and procedures for collecting, classifying,
12 summarizing, and reporting a business's financial and operating information.”. Yang berarti sistem akuntansi adalah metode dan prosedur untuk mengumpulkan, mengklasifikasi, meringkas, dan melaporkan informasi keuangan dan operasi bisnis Berikut 3 langkah proses sistem akuntansi perusahaan: 1.
Analyze user information needs. Menganalisis kebutuhan informasi pengguna.
2.
Design the system to meet the user needs. Desain sistem untuk memenuhi kebutuhan pengguna.
3. 2.1.7
Implement the system. Melaksanakan sistem.
Pengertian Analisis Sistem Menurut Rama & Jones (2006: 562) Analisis Sistem merupakan "The second phase of the systems development life cycle. it involves a study of the current system and proposed solution in more detail than the investigation stage. The main objective is to develop requirements for the new system." Yang berarti tahap kedua dari siklus hidup pengembangan sistem. Melibatkan studi tentang sistem saat ini dan solusi yang diusulkan secara lebih rinci daripada tahap penyidikan. tujuan utama adalah untuk mengembangkan persyaratan untuk sistem baru. Menurut Hartono (2005: 129), analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian
-
bagian
komponen
yang
dengan
maksud
untuk
mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya. Berdasarkan definisi-definisi tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa, analisis sistem adalah penguraian suatu sistem yang mengidentifikasi masalah serta merancang dan mengevaluasi sistem baru yang menjawab kebutuhan.
13 2.2
Teori Khusus 2.2.1
Pengertian Penggajian Menurut Mulyadi (2008: 373), Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan tertentu. Umumnya gaji dibayarkan secara tetap per bulan. Berdasarkan pernyataan Warren at al (2005: 552), dalam akuntansi istilah gaji diartikan sebagai jumlah total yang dibayarkan kepada karyawan atas jasa-jasa yang mereka berikan selama satu periode tertentu. Menurut Kamus Bahasa Indonesia (2009: 263), gaji ialah upah kerja yang dibayar di waktu yang ditetapkan; balas jasa yang diterima pekerja-pekerja dalam bentuk uang berdasarkan waktu tertentu. Berdasarkan definisi-definisi tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa gaji adalah pembayaran dalam bentuk uang yang dibayarkan kepada seseorang atas pekerjaannya dalam waktu yang telah disepakati sebelumnya.
2.2.1.1
Pengertian Gaji Kotor Menurut Kamus Bahasa Indonesia , Gaji Kotor adalah gaji yang tercatat sebelum dikurangi potongan.
2.2.1.2
Pengertian Gaji Bersih Menurut Kamus Bahasa Indonesia, Gaji Bersih adalah gaji yang diterima oleh pekerja (pegawai) setelah dikurangi potongan; gaji yang dibayar (tunai) setelah dikurangi dengan semua potongan seperti iuran wajib pajak penghasilan dan lain-lain.
2.2.2
Pengertian Upah Menurut Mulyadi (2008: 373), Upah umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan.
14 2.2.3
Prosedur Penggajian Menurut Mulyadi (2008: 385), prosedur - prosedur yang terkait dengan penggajian dan pengupahan antara lain sebagai berikut: 1.
Prosedur pencatatan waktu hadir. Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah karyawan. Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat memperoleh
gaji
penuh,
atau
ahrus
dipotong
akibat
ketidakhadiran mereka. Daftar hadir ini juga digunakan untuk menentukan apakah karyawan bekerja di perusahaan dalam jam biasa atau jam lembur (overtime), sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur. 2.
Prosedur pencatatan waktu kerja. Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut. Dengan demikian waktu kerja ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk yang diproduksi.
3.
Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah. Dalam prosedur ini, fungsi pembuatan daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya,dan daftar hadir.
4.
Prosedur distribusi biaya gaji & upah. Dalam prosedur distribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati
15 manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk. 5.
Prosedur pembuatan bukti pengeluaran kas. Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat pengeluaran kas ke dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek.
6.
Prosedur pembayaran gaji & upah. Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Pembayaran gaji dan upah dapat dilakukan dengan membagikan cek gaji dan upah kepada karyawan.
2.2.4
Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan menurut Mulyadi (2008: 374) adalah: 1.
Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah. Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan akryawan, seperti misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan (skorsing),
pemindahan,
dan
lain
sebagainya.
Tembusan
dokumen-dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah. 2.
Kartu jam hadir. Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan diperusahaan.
3.
Kartu jam kerja. Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan
16 tertentu. Catatan waktu kerja ini hanya diperlukan dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan. 4.
Daftar gaji dan daftar upah. Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh Pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karaywan, dan lain sebagainya.
5.
Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah. Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per depatemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. Dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan, rekap daftar upah dibuat untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang bersangkutan.
6.
Surat pernyataan gaji dan upah. Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan ini.
7.
Amplop gaji dan upah. Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah. Di halaman muka amplop gaji dan upah setiap karyawan ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.
8.
Bukti kas keluar. Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah.
2.2.5
Formulir-formulir Pada Penggajian Menurut Mulyadi (2008: 78) dalam perusahaan, formulir bermanfaat untuk: 1.
Menetapkan perusahaan.
tanggung
jawab
timbulnya
transaksi
bisnis
17 2.
Merekam data transaksi bisnis perusahaan.
3.
Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan.
4.
Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau ke organisasi lain.
Adapun formulir-formulir pada penggajian menurut Mulyadi (2008: 78) antara lain:
1.
Formulir Master Karyawan Formulir Master Karyawan yang berisikan semua data-data karyawan dan hanya user yang dapat membuka, menambah, mengubah dan menghapus. Formulir master karyawan juga tidak hanya menampilkan data-data karyawan namun juga dapat melihat historis absensi dan pinjaman yang dilakukan karyawan hanya dengan memilih Kehadiran atau Pinjaman.
2.
Formulir Kehadiran Karyawan Formulir kehadiran karyawan secara umum form ini digunakan untuk mengetahui absensi yang dilakukan karyawan pada saat setiap hari aktif bekerja.
3.
Formulir Daftar Gaji Formulir daftar gaji adalah form yang berisikan data gaji yang diterima oleh karyawan beserta dengan perincian tunjangantunjangan dan potongan-potongan gaji selama satu periode tertentu. Tunjangan-tunjangan tersebut berupa Uang Makan dan Transport, Gaji berupa Angsuran Pinjaman.
4.
Formulir Pengeluaran Kas Digunakan untuk menyimpan data-data pengeluaran kas.
5.
Formulir Daftar Transfer Gaji Adalah formulir yang digunakan untuk menunjukkan jumlah gaji karyawan yang akan ditransfer melalui bank, dimana dalam daftar ini terdapat nomor rekening dan jumlah yang harus ditransferkan kepada karyawan sesuai dengan jumlah gaji yang dietrima.
18 6.
Formulir Peminjaman Adalah
formulir
yang
digunakan
untuk
karyawan
yang
mengajukan pinjaman. 7.
Formulir Laporan Pengeluaran Kas Adalah formulir yang digunakan untuk menampilkan data laporan pengeluaran kas.
8.
Formulir Laporan Transaksi Peminjaman Adalah formulir yang digunakan untuk menampilkan data laporan transaksi peminjaman.
9.
Formulir Laporan Piutang karyawan Formulir yang digunakan untuk menampilkan data laporan piutang karyawan.
2.2.6
Pengertian Sistem Pengendalian Internal Menurut Mulyadi (2008: 163), ” Sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran- ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebjakan menajemen.
2.2.7
Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah menurut Mulyadi (2008: 382) adalah sebagai berikut : 1.
Jurnal Umum. Dalam pencatatan gaji dan upah ini jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja kedalam setiap departemen dalam perusahaan.
2.
Kartu harga pokok produk. Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
3.
Kartu biaya.
19 Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja nonproduksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial. Kartu biaya dapat menggunakan formulir rekening dengan debit lebar (wide debit ledger). 4.
Kartu penghasilan karyawan. Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima oleh setiap karyawan. Informasi dalam kartu penghasilan ini dipakai sebagai dasar perhitungan PPh Pasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan. Disamping itu, kartu penghasilan karyawan ini digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatanganinya
kartu
tersebut
oleh
karyawan
yang
bersangkutan. Dengan tanda tangan pada kartu penghasilan karyawan ini setiap karyawan hanya mengetahui gaji atau upahnya sendiri, sehingga rahasia penghasilan karyawan tertentu tidak diketahui oleh karyawan yang lain. 2.2.8
Fungsi-fungsi pada Penggajian Menurut Mulyadi (2008: 382) fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian adalah sebagai berikut: 1.
Fungsi Kepegawaian Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi
calon
karyawan,
memutuskan
penempatan
karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan.
2.
Fungsi Pencatatan Waktu Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan.
3.
Fungsi Pembuat Daftar Gaji
20 Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji. Daftar gaji diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji kepada karyawan. 4.
Fungsi Akuntansi Dalam
sistem
akuntansi
penggajian,
fungsi
akuntansi
bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji karyawan (misalnya utang gaji karyawan, utang pajak, utang dana pensiun). 5.
Fungsi Keuangan Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan kedalam amplop gaji setiap
karyawan,
untuk
selanjutnya
dibagikan
kepada
karyawan yang berhak. 2.2.9
Pengertian Jurnal Menurut Rama & Jones (2006: 417) "Journal is an event report that lists transactions that have a direct effect on general ledger account balances." Yang berarti Jurnal adalah laporan kejadian yang berisi daftar transaksi yang memiliki efek langsung pada saldo rekening buku besar. Menurut Mulyadi (2008: 4), “Jurnal merupakan catatan akuntansi eprtama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya.”. Adapun jenis jurnal yang biasanya terdapat dalam perusahaan yang relative besar menurut Mulyadi (2008: 107) adalah sebagai berikut :
21 1.
Jurnal penjualan Jurnal penjualan digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik penjualan kredit maupun penjualan tunai.
2.
Jurnal pembelian Jurnal pembelian digunakan untuk mencatat transaksi pembelian kredit.
Transaksi
pembelian
tunai
dicatat
dalam
jurnal
pengeluaran kas. 3.
Jurnal penerimaan kas Jurnal penerimaan kas digunakan untuk mencatat transaksi penerimaan kas. Sumber pokok penerimaan kas perusahaan umumnya dari penjualan tunai dan penerimaan piutang.
4.
Jurnal pengeluaran kas Jurnal pengeluaran kas digunakan untuk mencatat transaksi pengeluaran kas.
5.
Jurnal umum Jurnal umum digunakan untuk mencatat transaksi selain yang dicatat
dalam
jurnal
khusus.
Jika
perusahaan
hanya
menyelenggarakan dua jurnal khusus : jurnal kas dan jurnal penjualan, maka jurnal umum digunakan untuk mencatat transaksi selain penerimaan dan pengeluaran kas serta transaksi penjualan.
2.3
Teori Perancangan 2.3.1
Pengertian Perancangan Menurut Mulyadi (2008: 51), Perancangan adalah proses penerjamahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif rancangan sistem informasi yang diajukan kepada pemakai informasi untuk dipertimbangkan. Tahap perancangan sistem ini dibagi menjadi lima tahap: 1.
Perancangan sistem secara garis besar;
22
2.3.2
2.
Penyusunan usulan perancangan sistem secara garis besar;
3.
Evaluasi sistem;
4.
Penyusunan laporan final perancangan sistem secara garis besar;
5.
Perancangan sistem secara rinci;
6.
Penyusunan laporan final perancangan sistem secara rinci.
Pengertian Perancangan Sistem Menurut Rama & Jones (2006: 562) "Systems design is the third phase of the system development life cycle. The purpose is to specify the physical reality of the system (form, reports, tables, processes, etc.) and choose a supplier.". Yang berarti Perancangan sistem adalah tahap ketiga dari siklus hidup pengembangan sistem. Tujuannya adalah untuk menentukan realitas fisik dari sistem (bentuk, laporan, tabel, proses, dll) dan memilih pemasok.
2.3.3
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi 2.3.3.1
Data Flow Diagram Menurut Romney & Steinbart (2012: 69), "Data flow diagram (DFD), a graphical description of data source, flows, processes, storage, and destinations.”. Yang memiliki arti Data flow diagram (DFD) merupakan deskripsi grafis dari sumber data, arus, proses, penyimpanan, dan tujuan. Menurut Hall (2011: 53) "The data flow diagram (DFD) uses symbols to represent the entities, processes, data flows, and data stores that pertain to a system.". Yang berarti Data Flow Diagram (DFD) menggunakan simbol untuk mewakili entitas, proses, arus data, dan menyimpan data yang berhubungan dengan sistem. Berdasarkan definisi-definisi tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa Data Flow Diagram (DFD) adalah aliran data dalam sebuah organisasi menggunakan simbol untuk
23 mewakili entitas, proses, arus data, dan menyimpan data yang berhubungan dengan sistem. Dalam membuat DFD, ada beberapa tingkat diagram yang yang bertujuan untuk menghindari aliran data yang rumit. Dimulai dari tingkatan tertinggi dan kemudian diuraikan ke dalam bentuk yang lebih rinci. Berikut adalah tingkatantingkatan tersebut : a.
Diagram Konteks ( Context Diagram) Context diagram adalah model proses yang akan digunakan untuk mendokumentasikan ruang lingkup dari sebuah sistem. Menurut Romney & Steinbart (2012: 72), "A highest-level DFD is referred to as a context diagram because it provides the reader with a summary-level view of a system.". Yang berarti sebuah tingkat tertinggi DFD
disebut
sebagai
diagram
konteks
karena
menyediakan pembaca dengan tampilan ringkasan tingkat sistem. b.
Diagram Nol (Level-0 Diagram) Level-0 diagram merupakan diagram aliran data yang menggambarkan major processes, data flow, dan data stores dari sistem yang berada pada tingkatan tertinggi untuk detailnya.
c.
Diagram Rinci Diagram ini menggambarkan rincian dari proses yang terdapat pada tingkatan sebelumnya.
Simbol - simbol pada DFD Berikut adalah beberapa simbol yang terdapat pada Data Flow Diagram (DFD) menurut Romney & Steinbart (2012: 70) yang memiliki fungsi yang berbeda yaitu data source and destinations, data flows, transformation process, dan data stores. (Tabel 2.1 Simbol - Simbol Data Flow Diagram (DFD) dapat dilihat pada Lampiran)
24 a.
Data sources and destinations The people and organizations that send data to and receive data from th e system are represented by square boxes. Data destinations are also referred to as data sinks. Orang-orang dan organisasi yang mengirim data dan menerima data dari sistem yang diwakili oleh kotak persegi.
b.
Data flows The flow of the data into or out of a process is represented by curved or straight lines with arrows. Aliran data masuk atau keluar dari suatu proses diwakili oleh garis lengkung atau lurus dengan panah.
c.
Transformation processes The processes that transform data from inputs to outputs are represented by circles. They are often referred to as bubbles. Proses yang mengubah data dari input ke output diwakili oleh lingkaran. Mereka sering disebut sebagai gelembung.
d.
Data stores The storage of data is represented by two horizontal lines. Penyimpanan data diwakili oleh dua garis horizontal.
2.3.3.2
Entity Relationship Diagram (ERD) Menurut Hall (2011: 54) "An entity relationship (ER) diagram is a documentation technique used to represent the relationship between entities. Entities are physical resources (automobile, cash, or inventory), events (ordering inventory, receiving cash, shipping goods), and agents (salesperson, customer, or vendor) about which the organization wishes to capture data.”. Yang berarti Hubungan entitas (ER) Diagram adalah teknik dokumentasi yang digunakan untuk mewakili hubungan antar entitas.
25 Menurut Romney & Steinbart (2012: 514), Entity Relationship
(E-R)
Diagram
merupakan
“A
graphical
technique for portraying a data base schema. It is called an ER diagram because it shows the various entities being modeled and the important relationships among them. An entity is anything about which the organization wants to collect and store information.”. Yang memiliki arti sebuah teknik grafis untuk menggambarkan skema database. Hal ini disebut diagram ER karena menunjukkan berbagai entitas yang dimodelkan dan hubungan penting di antara mereka. Suatu entitas
adalah
sesuatu
tentang
mana organisasi
ingin
mengumpulkan dan menyimpan informasi. Berdasarkan definisi-definisi tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa Entity Relationship Diagram (ERD) adalah entitas-entitas yang menjadi wakil dari suatu diagram yang terhubung satu dengan yang lainnya.
Gambar 2.1 Contoh Entity Relationship Diagram (ERD) (Sumber: Hall, James A. ( 2011: 56 ))
Pada umumnya, ERD memiliki 3 simbol yaitu : (Tabel 2.2 Simbol – Simbol Entity Relationship Diagram (ERD) dapat dilihat pada Lampiran)
26 1.
Entitas Menurut
Connolly
(2010:
372),
entitas
adalah
sekelompok obyek yang memiliki sifat yang sama, yang diidentifikasi oleh perusahaan dan memiliki keberadaan yang bebas. Simbol Entitas biasanya berbentuk persegi panjang. 2.
Atribut Menurut Connolly (2010: 379), Atribut pada ERD adalah sebuah
properti
dari
sebuah
entity
atau
sebuah
relationship. Isi dari atribut mempunyai sesuatu yang dapat mengidentifikasikan isi elemen satu dengan yang lain. Bentuk simbol dari atribut adalah elips. 3.
Hubungan/Relasi Menurut Connolly (2010: 374), hubungan atau relasi pada ERD adalah sekelompok hubungan yang memiliki satu atau lebih entitas. Selain itu, disfinisinya adalah hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda. Relasi atau hubungan dapat digambarkan sebagai berikut : a. Satu ke satu (One to one / 1...1) Hubungan relasi satu ke satu yaitu setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B. (Lihat gambar 2.1) b. Satu ke banyak (One to many / 1...*) Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan
dengan
banyak
entitas
pada
himpunan entitas B, tetapi setiap entitas pada entitas B dapat berhubungan dengan satu entitas pada himpunan entitas A. (Lihat gambar 2.1) c. Banyak ke banyak (Many to many / *...*)
27 Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan
dengan
banyak
entitas
pada
himpunan entitas B. Begitupun juga sebaliknya himpunan entitas B dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan A. (Lihat gambar 2.1)
2.3.3.3
Flowcharts Menurut Hall (2011: 57), " A system flowchart is the graphical representation of the physical relationships among key elements of a system. These elements may include organizational departments, manual activities, computer programs, hard-copy accounting records (documents, journal, ledgers, and files), and digital records (reference files, transaction files, archive file, and master files)." Yang berarti Sebuah sistem flowchart adalah representasi grafis dari hubungan fisik di antara elemen-elemen kunci dari sistem. Unsur-unsur ini mungkin termasuk departemen organisasi, kegiatan manual, program komputer, catatan akuntansi hard copy (dokumen, jurnal, buku besar, dan file), dan catatan digital (file referensi, file transaksi, file arsip, dan file master). Menurut Romney & Steinbart (2012:
75), “A
flowcharts is an analytical technique used to describe some aspect of an information system in a clear, concise, and logical manner. Flowcharts use a standard set of symbols to describe pictorially the transaction processing procedures a company uses and the flow of data through a system.”. Yang memiliki arti sebuah flowchart adalah teknik analisis yang digunakan untuk menggambarkan beberapa aspek dari suatu sistem informasi
secara jelas,
ringkas,
dan
logis.
Flowchart
menggunakan satu set standar simbol untuk menggambarkan prosedur pemrosesan transaksi perusahaan menggunakan aliran data melalui sistem.
28 Elemen - Elemen Flowchart Flowchart memiliki 4 buah elemen dasar yaitu sumber data dan tujuan, aliran data, proses trnasformasi, dan penyimpanan data. Berikut adalah simbol-simbolnya : (Tabel 2.3 dan Tabel 2.4 Simbol - Simbol Flowchart dapat dilihat pada Lampiran).
2.3.4
Pengertian Rancangan Formulir Menurut Mulyadi (2008: 3), “Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi.”. Menurut Jones & Rama (2006: 261), “Form is formatted document containing blank fields that users can fill it with data. When the form displayed on a computer screen, the data entered in the blank fields are saved to one or more data tables.”, Yang berarti bahwa formulir adalah suatu dokumen yang telah terformat dan berisi field kosong yang dapat diisi data oleh user. Ketika formulir ditampilkan pada layar komputer, data yang dimasukkan ke field yang kosong disimpan dalam satu atau lebih tabel.
2.3.5
Pengertian Rancangan Layar Menurut Jones & Rama (2006: 271), “Form interface elements are objects on a form used for entering information of performing actions. All aspects of the form are controlled by the interface elements. Some of these objects provide or opportunity to improve internal controller data elements”. Yang berarti elemen interface adalah objekobjek pada form yang digunakan untuk memasukkan informasi dan atau menjalankan perintah segala aspek dari form dikontrol dengan elemen interface. Beberapa
objek
tersebut
menyediakan
mengembangkan internal control pada entry.
kesempatan
untuk
29 2.3.6
Rancangan Laporan Menurut Mulyadi (2008: 5), “Laporan adalah hasil akhir proses akuntansi, dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan laba ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umum piutang, daftar utang akan dibayar, ataupun daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi. Laporan dapat berbentuk hasil cetak komputer dan tayangan pada layar monitor komputer.”.
2.3.7
Pengertian Aplikasi Menurut Rama & Jones (2006: 8) "Applications is computer programs that are used to serve particular purposes. Word processing, electronic spreadsheet, and accounting software are examples of applications.". Yang berarti Aplikasi adalah program komputer yang digunakan untuk melayani tujuan tertentu. Pengolah kata, spreadsheet elektronik, dan perangkat lunak akuntansi adalah contoh aplikasi.
2.3.8
Pengertian Aplikasi Akuntansi Menurut Rama & Jones (2006: 309) Aplikasi akuntansi adalah "A software package that is used by an organization to record and store AIS data and to generate reports." Yang berarti sebuah paket perangkat lunak yang digunakan oleh suatu organisasi untuk mencatat dan menyimpan data AIS dan untuk menghasilkan laporan.
2.3.9
Pengertian C# Menurut Troelsen (2008: 7), “C# is a programming language whose core syntax looks very similar to the syntax of Java”. Yang dapat diartikan bahwa C# adalah bahasa pemrograman yang serupa dengan sintaks Java.
2.3.10
Pengertian Database MySQL Menurut situs resmi dari mysql ( www.mysql.com ), MySQL adalah Relational Database Management System (RDBMS) yang didistribusikan secara gratis dibawah lisensi GPL (General Public
30 License). Dimana setiap orang bebas untuk menggunakan MySQL, namun tidak boleh dijadikan produk turunan yang bersifat komersial. Empat perintah dasar dari DML :
SELECT
Retrieves rows from tables
UPDATE
Modifies the rows of tables
DELETE
Removes rows from tables
INSERT
Add new rows to tables
DML menurut Connolly (2005: 40) adalah suatu bahasa yang memberikan fasilitas pengoperasian data yang ada di dalam basis data.
Pengoperasian data yang akan dimanipulasi meliputi: 1.
Penambahan data baru ke dalam basis data (Insert).
2.
Modifikasi data yang disimpan ke dalam basis data (Update).
3.
Menyeleksi atau memilih atau menampilkan data-data yang ada dalam tabel, baik menampilkan semua kolom, sebagian kolom, serta berdasarkan kondisi (Select).
4.
Menghapus data dari basis data (Delete).
Sedangkan definisi Procedural DML menurut Connolly ( 2005: 41 ) adalah suatu bahasa yang memperbolehkan user untuk mendeskripsikan ke sistem data apa yang dibutuhkan dan bagaimana mendapatkan data tersebut.
2.3.11
Matriks Level Akses (CRUD) Menurut Rama & Jones ( 2006: 267 ) CRUD adalah "An acronym that stands for Create, Read, Update, and Delete/Archive. It represents the types of actions that are applied to data." Yang memiliki arti akronim yang berdiri untuk Create, Read, Update, dan Delete / Arsip. Ini merupakan jenis-jenis tindakan yang diterapkan pada data.
31 Menurut Scott A. Bernard ( 2005: 310 ) Sebuah kegiatan atau Badan Matrix dikembangkan oleh entitas data yang dipengaruhi oleh garis yang berhubungan dengan kegiatan usaha. Sering disebut 'CRUD' Matrix karena mengidentifikasi jenis dasar transformasi yang dilakukan pada data (Create, Read, Update, Delete) melalui proses bisnis. Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2005: 199), Huruf C berarti membuat data baru, R berarti membaca data, U berarti meng-update data, dan D berarti dapat menghapus data.
32
2.3.12
Kerangka Berpikir
Gambar 2.2 Kerangka Berpikir
