BAB 2 LANDASAN TEORI
1.1.
Manajemen Manajemen merupakan sebuah proses penerapan yang meliputi planning,
organizing, actuating, and controlling untuk menentukan dan mencapai tujuan dengan menggunakan sumber daya dan manusia (Tripathi & Reddy, 2008 : 2). Manajemen adalah aktivitas kerja yang melibatkan koordinasi dan pengawasan aktivitas kerja dari sekelompok pekerja sehingga aktivitas kerja yang mereka lakukan selesai secara efisien dan efektif. (Coutler & Robbins, 2012 : 36). Manajemen merupakan perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan atau pengarahan, dan pengendalian terhadap sumberdaya untuk mencapai tujuan (Aryanto, 2013 : 3) Jadi kesimpulan yang dapat ditarik manajemen adalah proses yang dilakukan untuk mencapai tujuan secara efisien dan efektif dengan menerapkan fungsi manajemen yaitu planning, organizing, actuating, and controlling.
2.1.1. Fungsi Manajemen Fungsi manajemen menurut (Coutler & Robbins, 2012 : 37) terdiri dari (i) planning,(ii) organizing,(iii) leading,(iv) controlling. Berikut definisi lengkap dari fungsi manajemen: •
Planning: Merupakan fungsi manajemen yang melibatkan penyusunan tujuan, lalu menyusun strategi untuk mencapai tujuan tersebut, dan merancang rencana untuk mengintegrasi serta mengkoordinasi aktivitas tersebut.
•
Organizing: Merupakan fungsi manajemen yang melibatkan pengaturan dan penataan kerja untuk mencapai tujuan organisasi.
•
Leading: Merupakan fungsi manajemen yang melibatkan bekerja dengan orang untuk mencapai tujuan organisasi.
•
Controlling: merupakan fungsi manajemen yang melibatkan pemantauan, pembandingan, dan pengkoreksian kinerja kerja.
Gambar 2. 1 Four Function of Management
1.2.
Proyek Proyek menurut (Kerzner, 2013 : 2) dianggap sebagai suatu kesatuan aktivitas
yang mempunyai tujuan spesifik untuk di selesaikan, mempunyai tanggal awal dan akhir, mempunyai pembiayaan yang terbatas, menggunakan sumberdaya manusia dan sumberdaya lainnya, dan melibatkan multifungsi. Proyek menurut (Coutler & Robbins, 2012 : 287) merupakan suatu aktivitas yang sekali jalan yang mempunyai awalan dan akhiran yang pasti. Jadi dapat disimpulkan bahwa proyek merupakan suatu aktivitas yang sekali jalan dan mempunyai tujuan spesifik untuk di selesaikan mempunyai awalan dan akhiran yang pasti, mempunyai pembiayaan yang terbatas, menggunakan suberdaya manusia dan sumberdaya lainnya, dan melibatkan multifungsi. 1.3.
Project Management Project Management menurut (Kerzner, 2013 : 4) adalah planning,
organizing, directing, dan controlling dari sumberdaya perusahaan untuk tujuan jangkan pendek yang telah telah buat untuk memenuhi tujuan spesifik. Dalam Project management melibatkan 5 grup proses: 1. Project Initiation a. Menyeleksi proyek terbaik untuk dijalankan bedasar sumberdaya yang ada b. Mengidentifikasi benefit dari proyek c. Penentuan Project Manager 2. Project Planning a. Mendefinisi dari kebutuhan kerja b. Mendefinisi dari kualitas dan kuantitas kerja c. Mendefinisi dari suberdaya yang dibutuhkan
d. Penjadwalan aktivitas e. Evaluasi dai resiko yang ada 3. Project Execution a. Negosiasi pemilihan team member b. Mengarahkan dan mengelola kerja c. Bekerja dengan team member untuk membantu mereka berkembang 4. Project Monitoring and Control a. Tracking Progress b. Membandingkan hasil kerja actual dengan planned c. Analisa varian dan dampak d. Membuat penyesuaian 5. Project Closure a. Verifikasi segala sesuatu telah selesai b. Kontrak penyelesaian proyek c. Penutupan pembiayaan d. Penutupan administratif
Gambar 2. 2 Project Management Process
1.4.
Strategi Strategi menurut (Blocher, Stout, Juras, & Cokins, 2013 : 15) adalah rencana
untuk menggunakan sumber daya untuk mencapai tujuan yang berkelanjutan dalam
lingkungan yang kompetitif. Sedangkan strategi menurut (David, 2013 : 41) adalah tujuan jangka panjang yang akan di capai. Dari pernyataan diatas dapat disimpulkan bahwa strategi adalah rencana yang menggunakan sumberdaya untuk mencapai tujuan jangka panjang dalam lingkungan yang kompetitif.
1.5.
Manajemen Strategi Manajemen strategi menurut (David, 2013 : 37) di definisikan sebagai seni
dan ilmu dalam memformulasi, implementasi, dan evaluasi keputusan lintas fungsi yang membuat sebuah organisasi mencapai tujuannya. Menurut (Wheelen & Hunger, 2006 : 3) manajemen strategi merupakan sebuah kumpulan dari keputusan dan aksi manajerial yang menentukan kinerja jangka panjang dari sebuah perusahaan. yang termasuk pemantauan lingkungan (eksternal dan internal), formulasi strategi, implementasi strategi, dan evaluasi serta kontrol. Menurut (Blocher, Stout, Juras, & Cokins, 2013 : 4) strategic management adalah “development and implementation of a sustainable competitive position in which the firm’s competitive advantage provides continued success.” Menurut definisi diatas dapat disimpulkan bahwa, manajemen strategi merupakan suatu aksi manajerial dalam memformulasi, implementasi, dan evaluasi untuk membuat perusahaan dapat bersaing secara berkelanjutan di lingkungan yang kompetitif.
2.5.1. Tahapan Manajemen Strategi Berikut adalah 3 tahapan manajemen strategi: 1. Strategy formulation: sebuah proses pembuatan visi dan misi, menidentifikasi peluang dan ancaman perusahaan, penentuan kelemahan dan kekuatan perusahaan, menyusun tujuan jangka panjang, menghasilkan strategi alternative untuk perusahaan dan memilih strategi yang tepat untuk di jalani. Isu dari strategy formulation termasuk dalam memiih bisnis apa yang harus dimasuki, bisnis mana yang harus di tinggalkan, bagaimana mengalokasikan sumberdaya. 2. Strategy Implementation: membutuhkan perusahaan untuk menetapkan tujuan tahunan, menyusun kebijakan, memotivasi pekerja, dan mengalokasikan sumberdaya sehingga strategi yang telah diformulasikan dapat di eksekusi.
Strategy implementation termasuk pembuatan strategy-supportive culture, membuat struktur organisasi yang efektif, mengarahkan usaha marketing, mempersiapkan
budget,
mengembangkan
dan
memanfaatkan
sistem
informasi, dan menghubungkan kompensasi pekerja dengan peforma organisasi. Strategy implementation sering disebut juga sebagai “action stage” dari manajemen strategi. Menerapkan strategi berarti mengerahkan karyawan dan manajer untuk menaruh strategi yang telah di formulasikan menjadi sebuah aksi. Terkadang tahapan ini dibilang sulit karena perlunya kedisiplinan, komitmen, dan pengorbanan.
3. Strategy evaluation: merupakan tahapan akhir dari manajemen strategi. Dalam tahapan ini manajer bisa mendapatkan segala informasi yang dibutuhkan jika strategi yang dijalankan tidak berjalan baik. Segala strategi dapat terpengaruh oleh factor internal dan eksternal yang selalu berubah di masa yang akan datang. 3 tahapan fundamental dalam strategy evaluation adalah: 1. Reviewing external and internal that are the bases for current strategies 2. Measuring performance 3. Taking corrective actions
1.6.
Requirement Analysis Menurut (Pressman & Maxim, 2015 : 167) Requirement analysis adalah
“results in the specification of software’s operational characteristic, indicates software’s interface with other system elements, and establishes constraints that software must meet” atau jika sudah di terjemahkan adalah hasil dari spesifikasi suatu karakteristik software operasional yang menunjukan tampilan software dengan elemen sistem lainnya, dan menetapkan batasan yang software harus penuhi. Requirement analysis adalah proses menurunkan persyaratan sistem melalui pengamatan sistem yang ada, diskusi dengan pengguna potensial, dan analisis pekerjaan. Dalam proses ini melibatkan pembuatan satu atau lebih sistem model dan prototype (Sommerville, 2011 : 37). Jadi requirement analysis adalah hasil dari spesifikasi suatu karakteristik software operasional melalui pengamatan sistem yang ada, diskusi dengan pengguna potensial, dan analisis pekerjaan yang mengindikasi tampilan software dengan
elemen sistem lainnya dengan melibatkan pembuatan satu atau lebih sistem model dan prototype.
1.7.
Elicitation Elisitasi adalah proses dari mencari, mengungkapkan, mendapatkan dan
mendetailkan atas kebutuhan sistem berbasis komputer. Elisitasi akan menghasilkan sebuah software requirement yang mana dokumen ini sangat penting dalam pembuatan software. Efek dari buruknya software development adalah biaya pengerjaan ulang, budget yang terlalu banyak, buruknya kualitas sistem, dan ketidakpuasan stakeholder serta kegagalan proyek. (Pa & Zin, 2011 : 371) Elicitation adalah proses menanyakan ke customer, user, dan yang lain mengenai apa tujuan dari sistem atau produk, apa yang harus dicapai, bagaimana sistem atau produk sesuai dengan kebutuhan bisnis. Bagian terpenting dari proses elisitasi adalah untuk menentukan tujuan bisnis, kita harus bisa mengajak dan mendorong stakeholder untuk menumpahkan tujuan mereka. Setelah tercapai maka prioritisasi harus dilakukan serta melakukan desain dasar agar rancangan dapat di buat. (Marakas, 2005 : 68) Menurut (Rahardja, Sudaryono, & Guritno, 2011 : 305) Elisitasi merupakan rancangan yang dibuat berdasarkan sistem baru yang diinginkan oleh pihak manajemen terkait dan disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi Sehingga dapat disimpulkan bahwa elisitasi adalah proses dalam menanyakan kebutuhan kepada customer, user, dan pihak lainnya mengenai apa tujuan dari sebuah sistem atau produk guna membuat sistem baru berbasis komputer yang diinginkan oleh pihak manajemen terkait dan disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi sehingga pada akhirnya menjaukan penulis dari biaya pengerjaan ulang, budget yang terlalu banyak, buruknya kualitas sistem, dan ketidakpuasan stakeholder serta kegagalan proyek.
1.7.1. Tahapan Elisitasi Elisitasi merupakan rancangan yang dibuat berdasarkan sistem baru yang diinginkan oleh pihak manajemen terkait dan disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi (Rahardja, Sudaryono, & Guritno, 2011 : 305). Elisitasi didapat melalui metode wawancara dan dilakukan melalui tiga tahap, yaitu :
1. Elisitasi tahap I: Berisi seluruh rancangan sistem baru yang diusulkan oleh pihak manajemen terkait melalui proses wawancara. 2. Elisitasi tahap II: Merupakan hasil pengklasifikasian elisitasi tahap I berdasarkan metode MDI. Metode MDI bertujuan memisahkan antara rancangan sistem yang penting dan harus ada pada sistem baru dengan rancangan yang disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi. Berikut penjelasan mengenai MDI: • "M" pada MDI berarti Mandatory (penting). Maksudnya, requirement tersebut harus ada dan tidak boleh dihilangkan pada saat membuat sistem baru. • "D" pada MDI berarti Desirable. Maksudnya, requirement tersebut tidak terlalu penting dan boleh dihilangkan. Namun, jika requirement tersebut digunakan dalam pembentukan sistem maka akan membuat sistem tersebut lebih sempurna. • "I" pada MDI berarti Inessential. Maksudnya, requirement tersebut bukanlah bagian sistem yang dibahas, tetapi bagian dari luar sistem. 3. Final draft elisitasi, merupakan hasil akhir yang dicapai dari suatu proses elisitasi yang dapat digunakan sebagai dasar pembuatan suatu sistem yang akan dikembangkan
1.8.
Prototype Menurut (Bentley & Whitten, 2005 : 489) Prototype adalah sample kecil yang
belum selesai namun merupakan sampel yang dapat digunakan dari sebuah sistem yang diinginkan. Sedangkan menurut (Williams & Sawyer, 2010 : 361) Prototyping adalah sebuah sistem kerja terbatas atau bagian dari suatu pengembangan untuk menguji konsep desain. Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa prototype adalah sebuah sampel kecil dari sebuah sistem kerja terbatas yang merupakan hasil dari suatu pengembangan yang digunakan untuk menguji konsep desain.
1.9.
Dashboard Dashboard merupakan salah satu decision support system (Arnott & Pervan,
2005 dalam Yigitbasioglu & Velcu, 2012 :
41) dan dashboard juga dapat di
definisikan sebagai alat tampilan visual dan manajemen peforma yang interaktif yang
menampilkan informasi yang dibutuhkan untuk mencapai satu atau lebih tujuan dari suatu individu atau organisasi dalam satu layar dan memperbolehkan pengguna untuk mengidentifikasi, mengeksplorasi, dan mengkomunikasikan masalah yang membutuhkan aksi korektif (Yigitbasioglu & Velcu, 2012 : 41). Menurut (Kusnami, 2009 : 103) Dashboard adalah satu kategori dari aplikasi business intelligence yang secara real time akan memonitoring berbagai informasi yang dibutuhkan oleh suatu organisasi atau perusahaan dengan berbagai macam format seperti graphical gadgets, typically, gauges, charts, indicators, dan color coded maps yang memungkinkan mereka membuat keputusan pintar secara cepat. Menurut (Kerzner, 2013 : 813) Dashboard adalah mekanisme tampilan visual yang digunakan dalam sistem pengukuran kinerja yang berorientasi operasional yang mengukur kinerja terhadap target dan ambang batas menggunakan data yang aktual. Dashboard digunakan untuk memonitor proses operasional yang digunakan dalam manajemen proyek. Dashboard memperobolehkan spesialis operasional dan supervisor untuk memonitor event yang dihasilkan oleh proses bisnis. Dashboard menyatukan fitur tampilan dan fungsional, untuk membantu pemahaman dan interpretasi serta dapat digunakan oleh berbagai user (Yigitbasioglu & Velcu, 2012 : 41). Banyak faktor yang mempunyai peran penting dalam perkembangan dashboard: 1. Kecanggihan informasi teknologi `yang menyediakan wadah untuk pembuatan dashboard yang efisien. 2. Pengenalan tehnik baru dalam performance management 3. Kebutuhan integrasi lintas fungsi dalam pelaporan peforma. Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa, Dashboard adalah tampilan visual yang digunakan sebagai alat monitoring yang terdapat informasi yang dibutuhkan oleh user untuk kegunaan manajerial dan pengambilan keputusan.
1.9.1. Kegunaan Dashboard Berikut adalah 4 kegunaan dashboard menurut (Yigitbasioglu & Velcu, 2012 : 42): 1. Monitoring Pemantauan mengacu pada day-to-day evaluation dari metrik yang dimana akan menghasilkan tindakan korektif. Pemantauan dapat dianggap sebagai dashboard fungsi yang paling mendasar. 2. Consistency
Konsistensi berhubungan dengan keselarasan langkah-langkah dan prosedur pengukuran yang digunakan di seluruh departemen dan unit bisnis. 3. Planning Dashboard juga dapat digunakan untuk perencanaan yang mengingat bahwa analisis skenario hadir di antara fitur-fiturnya. 4. Communication Dashboard berkomunikasi baik kinerja dan nilai-nilai organisasi kepada para pemangku kepentingan melalui pilihan metrik. 1.9.2. Fitur Fungsional Dashboard Berikut 5 Fitur fungsional dari dashboard menurut (Yigitbasioglu & Velcu, 2012 : 44): 1. Real-time Notifications and Alert Waktu pemberitahuan nyata dan peringatan yang diperlukan sehingga tindakan korektif dapat dilakukan segera setelah tindakan menyimpang dari target yang telah ditetapkan. Alert dapat relatif mudah di implementasikan melalui penggunaan warna yang berbeda, berkedip dan / atau bahkan sinyal audio. 2. Drill Down Capabilities Kemampuan Drill Down sangat penting karena akan memungkinkan pengguna untuk memilah data untuk menganalisis lebih rinci tanpa memaksa pengguna untuk beralih ke alat pelaporan lain. 3. Scenario Analysis Analisis skenario dapat menjadi fitur yang berguna, terutama ketika dashboard ini dimaksudkan untuk digunakan sebagai alat perencanaan. Dengan demikian, pengguna dapat memanfaatkan sebagai alat pendukung keputusan untuk melihat bagaimana perubahan variabel tertentu berdampak variabel lain, menyoroti dan menceritakan pentingnya variabel yang mengarah ke penggunanya. 4. Presentation Flexibility/Theory Guided Format Selections Sebuah fitur lebih lanjut, presentasi fleksibilitas, yang adalah kemampuan untuk melihat data dalam berbagai cara (misalnya tabel atau grafik) melalui titik-dan-klik dapat berharga karena pembahasan sebelumnya pada teori fit kognitif. Teori dipandu Pilihan format terkait dengan item sebelumnya (fleksibilitas presentasi) sejauh sistem memutuskan pada format data yang
paling tepat dalam terang tugas dan / atau profil pengguna bukannya meninggalkan pilihan untuk pengguna.
5. External Benchmarking Benchmarking eksternal, dapat memberikan pengguna pemahaman yang berharga sehubungan dengan seberapa baik organisasi kinerja dalam kaitannya dengan pesaingnya
1.9.3. Tipe Dashboard Menurut (Kerzner, 2013 : 813) ada 3 tipe dari dashboard:
Purpose
Operational Monitor Operations
Tactical Measure Progress
Users
Supervisors, specialist
Manager, analyst
Scope Information Updates Emphasis
Operational Detailed Intra-day Monitoring
Departmental Detailed/summary Daily/weekly Analysis
Strategic Execute Strategy Executives, managers, staff Enterprise Detailed/Summary Monthly/quarterly Management
Gambar 2. 3 Tipe-Tipe Dashboard
•
Operational dashboard Memonitor proses inti operasional dan digunakan umumnya oleh pekerja front-liner dan para supervisor yang berurusan langsung dengan customer atau yang mengatur pembuatan dan jalannya produk dan jasa perusahaan. Operational dashboard menampilkan informasi detail yang telah dirangkum secara singkat.
•
Tactical Dashboard Menelusuri proses departemen dan proyek yang menjadi suatu minat dari segmen suatu organisasi atau sekumpulan orang-orang penting. Manager dan business analyst menggunakan tactical dashboard untuk membandingkan peforma proyek ke budget plan, forecast, atau hasil periode lalu.
•
Strategic Dashboard
Memantau eksekusi dari strategic objective dan seringkali di implementasikan menggunakan pendekatan Balanced Scorecard. Tujuan dari strategic dashboard adalah menyelaraskan tujuan organisasi ke strategic objective dan membuat setiap grup untuk jalan sesuai dengan tujuan.
1.10. Cost and Benefit Analysis Cost Benefit Analysis atau CBA adalah proses untuk mengevaluasi sebuah proyek dalam mencari alokasi sumber daya yang efisien. CBA telah disebut sebagai alat pemecahan masalah yang paling penting dalam pekerjaan. CBA adalah alat pengambilan keputusan yang merupakan salah satu metode yang paling banyak diterima dan diterapkan untuk penilaian proyek dalam investasi (Jones, Moura, & Domingos, 2014 : 401) Menurut (Schniederjans, Hamaker, & Schniederjans, 2010 : 144) Cost Benefit Analysis melibatkan estimasi dan evaluasi dari net benefit terkait dengan tindakan program alternatif. Tehnik ini sering memerlukan pembandingan antara present value dari benefit terkait dengan investasi present value dari cost investasi yang sama. CBA banyak digunakan dalam berbagai problem yang berbeda. CBA melibatkan mengidentifikasi cost dan benefit dari setiap alternatif investasi, memperhitungkan cost dan benefit kembali ke masa awal, dan memilih alternatif terbaik menurut kriteria yang telah di spesifikasikan di awal. CBA dapat digunakan untuk mengevaluasi investasi independen atau dependen. CBA dapat digunakan untuk: •
Before Project Analysis
•
In Progress Analysis
•
After Project Analysis
Jadi menurut definisi diatas cost benefit analysis adalah sebuah analisis yang memfokuskan untuk memaksimalisasi nilai net benefit dari sebuah investasi.
1.10.1. Tahapan Cost and Benefit Analysis Dalam melaksanakan CBA ada 5 tahapan utama: 1. Defining the problem Menganalisis dan menjelaskan problem merupakan salah satu cara untuk menghasilkan alternatif yang tepat. Penjelasan problem dalam analisis yang
lebih lanjut terhadap situasi. Cara terbaik dalam menetapkan suatu masalah dengan membuat rincian tujuannya dan merencanakan cara untuk mencapai tujuan tersebut.
2. Identifying costs and benefits: Setelah menetapkan problem dan mengidentifkasi alternatif yang tepat, tahap selanjutnya yaitu mengidentifkasi semua cost dan benefit yang relevan.
•
Biaya (cost) Biaya adalah setiap pengeluaran yang harus dikeluarkan untuk pengadaan suatu investasi. Biaya investasi dibagi kedalam dua jenis, yaitu: 1. Tangible Cost Biaya yang dikeluarkan sifatnya langsung terkait dengan sistem. Contoh: hardware, software, Tellecomunication, installasi, training, perabotan, dan lain-lain. 2. Intangible Cost Biaya yang dikeluarkan tidak dapat diberi nilai dalam satuan unit yang dapat diukur dan sifatnya tidak langsung dikaitkan dengan sistem. Contoh: Organizational restructuring, kerugian sementara dari produktivitas, perubahan dari sistem lama ke sistem baru, dan lain-lain.
•
Manfaat (benefit) Manfaat adalah keuntungan dari suatu tindakan investasi. Sama halnya seperti biaya, manfaat juga terbagi kedalam dua jenis, yaitu: 1. Tangible Benefit Manfaat
yang
secara
langsung
berpengaruh
terhadap
keuntungan perusahaan, baik berupa pengurangan atau penghematan cost maupun peningkatan revenue. Contohnya: peningkatan produktivitas, pengurangan biaya operasional pengurangan tingkat pengeluaran, dan lain-lain. 2. Intangible Benefit Manfaat yang diperoleh perusahaan namun tidak memiliki korelasi secara langsung dengan keuntungan perusahaan.
intangible benefit sulit diukur secara finansial. Contohnya: peningkatan kepuasan pelanggan, semangat kerja karyawan pengurangan
tingkat
kesalahan,
peningkatan
kualitas
informasi, dan lain-lain. 3. Choosing a criterion Pemilihan ukuran yang akan dijadikan tolak ukur untuk pembandingan. 4. Comparing alternatives Membandingkan alternatif investasi dengan menggunakan beberapa metode seperti benefits cost ratio, net present value, internal rate of return, dan payback period. 5. Performing sensitivity analysis Didefinisikan sebagai penentu reabilitas dari hasil yang dipilih melalui cost and benefit analysis. CBA telah memperhitungkan setiap cost maupun benefit yang sebenarnya. Jika suatu nilai cost maupun benefit telah diketahui secara pasti maka tidak akan terjadi kesalahan hitung.
Gambar 2. 4 Tahapan Cost and Benefit Analysis
1.11. Kerangka Berfikir
PT. Federal International Finance
Analysis Cost and Benefit Corporate Projects
Requirement Analysis
Initial Elicitation
Elicitation Draft
Prototyping
Input Stage
Elicitation Final
Matching Stage
User Acceptance Test Decision Stage Implikasi Penelitian
Gambar 2. 5 Kerangka Berfikir Sumber: Data Diolah
