BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1 Teori Umum Teori – teori yang digunakan sebagai referensi pengetahuan dalam memahami halhal yang berkaitan dengan sistem informasi dan komponen – komponennya. 2.1.1 Pengertian Manajemen Logistik Manajemen logistik menurut Bowersox dan Ali (2002:13) adalah: “Proses pengelolaan yang strategis terhadap pemindahan dan penyimpanan barang, sukucadang dan barang jadi dari para supplier, diantara fasilitasfasilitas perusahaan dan kepada para langganan” Tujuan
logistik
menurut
Bowersox
dan
Ali
(2002:13)
adalah
menyampaikan barang jadi dan bermacam-macam material dalam jumlah yang tepat pada waktu dibutuhkan, dalam keadaan yang dapat dipakai, ke lokasi dimana ia dibutuhkan, dan dengan total biaya yang terendah. Melalui proses logistiklah material mengalir ke kompleks manufacturing yang sangat luas dari negara industri dan produk-produk didistribusikan melalui saluran-saluran distribusi untuk konsumsi. Penyelenggaraan logistik memberikan kegunaan (utility) waktu dan tempat. Kegunaan merupakan aspek penting dari operasi perusahaan dan juga pemerintah. Semua bentuk perilaku yang terorganisir membutuhkan sokongan logistik. Nilai dalam bentuk tersedianya barang pada waktunya yang ditambahkan kepada material atau produk adalah suatu hasil dari proses logistik. Nilai yang demikian mahal untuk dicapai. Tanggung jawab manajemen logistik menurut Bowersox dan Ali (2002:14) dapat didefinisikan sebagai : “Tanggung jawab manajerial mendisain dan mengurus suatu system untuk mengawasi arus dan penyimpanan yang strategis bagi material, suku-cadang dan barang jadi agar dapat diperoleh manfaat maksimum bagi perusahaan”
5
6
Sasaran penyelenggaraan logistik adalah mencapai level sokongan manufakturing-pemasaran yang telah ditentukan sebelumnya dengan total biaya serendah mungkin. Misi logistik suatu perusahaan menurut Bowersox dan Ali (2002:32) adalah mengembangkan suatu system yang dapat memenuhi kebijaksanaan pelayanan dengan biaya pengeluaran yang serendah mungkin. Ada 2 pertimbangan kebijaksanaan yang menyangkut perencanaan sokongan logistik menurut Bowersox dan Ali (2002:32) yaitu: 1. Prestasi Pelayanan 2.Total
pengeluaran
biaya
yang
memberikan
hasil
tercapainya
pengembalian yang dikehendaki atas investasi atau sasaran-sasaran tertentu lainnya dari perusahaan. Ada 5 komponen yang bergabung untuk membentuk system logistic: yaitu: 1. Struktur lokasi fasilitas 2.Transportasi 3.Persediaan (inventory) 4.Komunikasi 5.Penanganan (handling) dan Penyimpanan (storage).
2.1.2 Pengertian Pelanggan Pelanggan merupakan bagian yang sangat penting dalam suatu perusahaan, baik itu perusahaan yang bergerak dalam bidang produk maupun jasa karena pelanggan merupakan pihak yang mengkonsumsi apa yang ditawarkan oleh perusahaan. Tanpa adanya pelanggan maka apa yang dihasilkan perusahaan tidak akan dapat digunakan sehingga perusahaan tidak akan mendapatkan keuntungan atas usahanya. Seperti yang dikatakan oleh Web Finance, Inc. (n.d), “pelanggan adalah sekelompok orang yang menerima atau
7
mengkonsumsi produk (barang atau jasa) dan memiliki kemampuan untuk memilih produk atau supplier yang berbeda”. Dengan kata lain, pelanggan bisa merupakan individu maupun kelompok yang menerima atau menggunakan produk baik berupa barang maupun jasa. Individu atau kelompok tersebut memiliki kebebasan untuk memilih produk apa yang mereka mau dan siapa yang menyediakan produk tersebut. Dan peran pelanggan sangatlah penting untuk kelangsungan suatu perusahaan. 2.1.3 Pengertian Business Process Reengineering Menurut Peppard (1995, p.20), dikemukakan bahwa Business Process Reengineering adalah sebuah filosopi pengembangan dimana mengarah untuk mencapai langkah – langkah dalam melakukan pengembangan pada kinerja perusahaan dengan mendesain ulang proses – proses yang ada di seluruh organisasi. Hal yang sama dikemukakan oleh Brown (1999, p.336), bahwa Business
Process
Reengineering
adalah
desain
ulang
bisnis secara
radikal yang mencoba untuk mencapai peningkatan dalam proses bisnis dengan mempertanyakan asumsi atau aturan bisnis yang berhubungan dengan struktur dan prosedur organisasi Berdasarkan pengertian – pengertian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa Business Process Reeengineering adalah cara berpikir mengenai pengembangan dengan melakukan sebuah perencanaan dan perancangan ulang terhadap proses bisnis yang berhubungan dengan struktur dan prosedur organisasi untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Choi (1997) beberapa penyebab kegagalan BPR antara lain: 1. Ketidakmampuan
pegawai
dan
manajemen
untuk
menyadari
keuntungan BPR dalam organisasi. 2. Terlalu bergantung pada teknologi informasi untuk menjalankan BPR 3. Terlalu bergantung pada pihak luar untuk menerapkan BPR dan meacuhkan pendapat karyawan. 4. Standar metodologi yang kurang. 5. Kurang menyadari BPR terhadap yang lain.
8
Beberapa faktor kesuksesan BPR antara lain: 1. kerja sama dan kualitas dalam budaya. 2. kualitas sistem manajemen dan penghargaan kepuasan. 3. perubahan manajemen yang efektif. 4. birokrasi yang berkurang dan lebih banyak berpartisipasi. 5. IT. 6. manajemen proyek yang efektif. 7. dukungan finansial yang mumpuni.
Menurut Goksoy (2012) tools dan teknik yang digunakan dalam rekayasa bisnis proses adalah sebagai berikut: 1.
visualisasi proses.
2.
process mapping and modeling.
3.
perubahan manajemen.
4.
benchmarking.
5.
fokus pada pelanggan dan proses.
6.
diagnosa dan pemecahan masalah.
7.
prototyping proses dan simulasi.
8.
manajemen proyek.
9.
pengukuran proses.
2.2 Electronic Commerce 2.2.1 Pengertian e-Commerce Menurut Turban et al (2012;p38), e-commerce atau perdagangan elektronik adalah proses pembelian, penjualan, transfer, atau pertukaran produk, layanan atau informasi melalui jaringan komputer, termasuk internet. Sedangkan menurut Chaffey (2009:p10), e-commerce merupakan pertukaran informasi melalui media elektronik antara organisasi atau perusahaan dan pengguna. Disini reengineering fokus pada proses dan
9
hasil, bukan tugas. Reengineering sistem memungkinkan pembagian tanggung jawab bagi keseluruhan proses untuk satu orang dan mendesain pekerjaan orang tersebut dalam sebuah tujuan. Dari pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa e-commerce merupakan proses pembelian, penjualan, transfer, pertukaran produk layanan atau informasi melalui media eletronik yang dilakukan oleh organisasi atau perusahaan dengan pengguna atau pembeli.
Menurut Turban secara umum ada beberapa jenis e-commerce, yaitu: a.
Business to Business (B2B)
Yaitu dalam transaksi B2B baik penjual maupun pembeli adalah organisasi bisnis. b.
Business to Consumer (B2C)
Yaitu
penjual
merupakan
perusahaan
dan
pembeli
adalah
perorangan. B2C juga biasanya disebut e-tailing. c.
Consumer to Consumer (C2C)
Yaitu seseorang menjual produk atau jasa ke orang lain. Istilah C2C ini biasanya juga disebut pelanggan ke pelanggan. d.
Consumer to Business (C2B)
Dalam C2B, konsumen memberitahukan kebutuhan atas suatu produk atau jasa tertentu, dan para pemasok bersaing untuk menyediakan produk atau jasa tersebut ke konsumen. e.
Government to Citizen (G2C)
Dalam G2C ini sebuah unit pemerintah menyediakan layanan kepada para warganya melalui teknologi e-commerce. f.
Mobile Commerce (M-Commerce)
10
Yaitu e-commerce dilakukan dalam lingkungan nirkabel, seperti dengan menggunakan telepon selluler atau gadget untuk mengakses internet dan melakukan pembelian barang. Ada beberapa manfaat e-commerce, yaitu: 1.
Manfaat bagi organisasi.
b.
Perdagangan elektronik dapat memperluas pasar ke nasional
dan internasional. c.
Perdagangan elektronik dapat menurunkan biaya, pengolahan,
distribusi,
penyimpanan,
dan
pengambilan
informasi
dengan
menggunakan kertas. d.
Rantai pasokan yang tidak efisien, seperti persediaan
berlebihan dan keterlambatan pengiriman dapat diminimalkan dengan ecommerce e.
Keunggulan kompetitif bagi perusahaan.
f.
E-commerce memungkinkan untuk banyak model bisnis yang
inovatif yang memberikan manfaat dan keuntungan. g.
E-commerce
mengurangi
biaya
telekomunikasi
karena
menggunakan internet akan lebih menghemat biaya. h.
Mengurangi pengeluaran modal dan menghemat waktu.
2.
Manfaat bagi konsumen
a.
E-commerce memungkinkan konsumen untuk berbelanja atau
melakukan transaksi lainnya sepanjang tahun, selama 24 jam perhari, dan dimana saja. b.
E-commerce
menyediakan kepada konsumen lebih banyak
pilihan sehingga konsumen dapat memilih banyak jenis produk. c.
E-commerce
menyediakan bagi konsumen dengan produk
yang lebih murah dan dengan layanan yang lebih baik.
11
d.
E-commerce
memungkinkan untuk melakukan pengiriman
yang lebih cepat. e.
E-commerce memfasilitasi kompetisi yang menghasilkan harga
yang jauh lebih rendah bagi konsumen.
2.3 Sistem Informasi Sistem informasi sangat berperan penting dalam perkembangan bisnis dijaman teknologi ini guna untuk meningkatkan produktivitas. Berikut penjabaran pengertian sistem informasi :
•
Pengertian Sistem
Menurut Satzinger, Jackson & Burd (2008:7) sistem adalah kumpulan dari beberapa komponen yang saling berhubungan dan berkerja bersamaan untuk mencapai suatu hasil. Menurut O’Brien (2005:22), sistem dapat didefinisikan secara sederhana sebagai sekelompok elemen yang saling berhubungan atau berinteraksi hingga membentuk satu kesatuan. Sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur. Sistem sejenis ini (kadang disebut sebagai sistem yang dinamis) memiliki tiga komponen atau fungsi dasar yang berinteraksi: 1. Input, meliputi pengambilan dan perakitan elemen yang memasuki sistem untuk diproses. 2. Processing, meliputi proses transformasi yang mengubah dari input menjadi output. 3. Output, meliputi pengiriman elemen yang telah dihasilkan dari proses transformasi ke tujuan utama.
12
•
Pengertian Data
Menurut Connolly & Begg (2010:70), data merupakan komponen yang paling penting dalam Database Management System ( DBMS ), berasal dari sudut pandang dari end-user. Data berperan sebagai penghubung antara mesin dengan pengguna.
•
Pengertian Informasi Menurut O’brien (2005:38) informasi adalah data yang telah diubah menjadi konteks yang berarti dan berguna bagi pemakai akhir tertentu. Menurut Rainer, Turban & Potter (2007:5) informasi adalah data yang telah diorganisir sehingga memiliki makna dan nilai kepada penggunanya.
•
Pengertian Sistem Informasi Menurut Satzinger, Jackson & Burd (2008:7) sistem informasi adalah kumpulan dari beberapa komponen yang saling berhubungan yang berfungsi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menghasilkan output informasi yang dibutuhkan untuk menyelesai-kan tugas bisnis. O’brien (2005:5) sistem informasi adalah kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan sistem informasi dalam sebuah organisasi.
Komponen Sistem Informasi Menurut O’Brien (2005:34), yaitu: • People, Manusia dibutuhkan untuk pengoperasian semua sistem informasi. Sumber daya manusia ini meliputi pemakai akhir dan pakar sistem informasi. • Hardware, Meliputi semua peralatan dan bahan fisik yang digunakan dalam pemrosesan informasi.
13
• Software, Meliputi semua rangkaian perintah pemrosesan informasi. • Network, Menekankan bahwa teknologi informasi dan jaringan adalah komponen sumber daya dasar dari semua sistem informasi. Data, Data dapat berupa banyak bentuk, termasuk data alfanumerik tradisional, yang terdiri dari angka dan huruf serta karakter lainnya yang menjelaskan transaksi bisnis dan kegiatan entitas lainnya
2.3.1 Internet Internet sangat dimanfaatkan manusia untuk menambah fungsi alat elektronik sehingga menjadi dasar dari pola pikir manusia di zaman sekarang. Berikut adalah pengertian internet menurut pakarnya.
2.3.1.1
Pengertian Internet
Menurut Satzinger, Jackson & Burd (2008:274) internet adalah sebuah koleksi global dari jaringan yang menggunakan protocol jaringan yang sama TCP/IP. Menurut O’brien (2005:261), internet adalah “jaringan komputer yang tumbuh cepat dan terdiri dari jutaan jaringan perusahaan, pendidikan, serta pemerintah yang menghubungkan ratusan juta komputer serta pemakainya di lebih dari 200 negara.”
2.3.1.2 Fasilitas Internet Menurut Yuhefizar (2008:10) internet menyediakan beberapa fasilitas utama, yaitu: 1.
Website
Kumpulan halaman web yang mengandung informasi. Informasi yang disajikan diolah sedemikian rupa sehingga mampu memberikan multiflier efek seperti online shopping, e-government, dan e-banking.
14
2.
Website
Kumpulan halaman web yang mengandung informasi. Informasi yang disajikan diolah sedemikian rupa sehingga mampu memberikan multiflier efek seperti online shopping, e-government, dan e-banking. 3.
Mailing List
Media untuk membentuk ruang diskusi di internet yang dapat diikuti oleh siapa saja yang mempunyai minat terhadap suatu topik. 4.
File Transfer Protocol ( FTP )
Fasilitas untuk mengirim dan mengambil file atau folder antar komputer yang terhubung dengan jaringan internet. 5.
Chatting
Fasilitas untuk mengobrol secara online baik secara teks maupun grafik.
Berikut adalah beberapa jenis jaringan internet yang ada sebagai berikut: •
LAN ( Local Area Network )
Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2008:272) LAN adalah sebuah jaringan computer yang mencakup jarak local, contohnya seperti lokasi didalam gedung yang sama. •
WAN ( Wide Area Network )
Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2008:272) WAN adalah sebuah jaringan computer yang terbentang mencakupi area yang luas seperti kota, provinsi, atau negara.
2.4 Teori Khusus Teori – teori yang digunakan sebagai acuan pola kerja dan pola pikir untuk mencapai tujuan reengineering proses bisnis serta didalamnya termasuk menganalisa dan merancang sistem informasi yang dibutuhkan.
15
2.4.1 UML ( Unified Modeling Language ) Menurut Satzinger, Jackson & Burd (2008:48), Unified Modeling Language adalah suatu set standar konstruksi model dan notasi yang dikembangkan secara khusus untuk pemodelan berorientasi objek. UML terdiri dari beberapa notasi yaitu: • Activity Diagram Menurut Satzinger, Jackson & Burd (2008:144) Activity Diagram adalah sebuah tipe dari work flow diagram yang mendeskripsikan aktifitas user dan tahapan - tahapan pengerjaannya secara sekuensial.
Gambar 2.1 Activity Diagram (Sumber: Satzinger, Jackson, & Burd, 2008, p145) • Domain Model Class Diagram Menurut Satzinger, Jackson & Burd (2008:184) adalah sebuah model grafikal yang digunakan di dalam pendekatan object oriented untuk menunjukkan class-class yang ada di dalam sistem. Sebuah
16
class dalam class diagram berbentuk seperti berikut:
Gambar 2.2 Enkapsulasi Object Atribut dan Method (Sumber: Satzinger, Jackson & Burd, 2008, p184) • <<Stereotype Name>> diisi dengan nama kelas seperti TrPenjualan, Customer, sesuai objek yang digambarkan class tersebut. • Attribute List diisi dengan atribut apa saja yang dimiliki class tersebut. Sebagai contoh atribut dari class Customer adalah IDCustomer,nama Customer, telepon Customer. • Method List diisi method yang dimiliki oleh class. Sebagai contoh method dari Customer adalah getpelanggan(). dalam Class Diagram memiliki asosiasi multiplicity. Multiplicity adalah hubungan kelas satu ke banyak dalam satu arah dan satu untuk satu di arah lain. Biasanya disebut
one to many atau one to one.
Gambar 2.3 Class Diagram (Sumber: Satzinger, Jackson & Burd, 2008, p187)
17
• Use Case Diagram Menurut Satzinger, Jackson & Burd (2008:215) Use case diagram adalah sebuah diagram yang menunjukkan urutan pesan antara actor external dan sistem selama use case berlangsung Komponen dari Use Case Diagram
Gambar 2.3 Komponen Use Case (Sumber: Satzinger, Jackson & Burd, 2008, p215) • Aktor yang menggambarkan peran dari user. Digambarkan dengan gambar manusia yang bentuk tubuh yang lengkap. • Garis Penghubung, menguhubungkan aktor dengan tugas mereka dengan sistem • Tugas dari user ditulis di dalam sebuah lingkaran ellipse.
Statechart Diagram Menurut Satzinger, Jackson & Burd (2008:214) Statechart merupakan sebuah diagram yang menunjukan siklus hidup
diagram
dari sebuah objek
dalam state dan transition.
Gambar 2.4 State Chart Diagram (Sumber: Satzinger, Jackson & Burd, 2005, p214)
18
DFD (Data Flow Diagram) Menurut Whitten et al, (2004, p326), DFD adalah sebuah model proses yang digunakan untuk menggambarkan aliran data melalui sebuah system dan tugas atau pengolahan yang dilakukan oleh system. Menurut Satzinger (2008, p56) DFD adalah sebuah model analisis terstruktur yang menampilkan input, proses, penyimpanan, dan output dari sebuah system. Berdasarkan pengertian di atas dapat diambil kesimpulan DFD adalah model proses analisis yang dilakukan sistem yang menampilkan input, process, dan output. Notasi DFD : 1. Aliran Data : menggambarkan aliran data dalam gambaran DFD.
Gambar 2.5 Aliran Data, notasi DFD
2. Proses : menggambarkan suatu proses di dalam DFD.
Gambar 2.6 Proses dalam notasi DFD 3. Entitas : menggambarkan Entitas di dalam DFD.
Gambar 2.7 Entitas dalam notasi DFD
19
4. Data Store : menggambarkan tujuan dari alur proses dalam DFD.
Gambar 2.8 Data Store dalam notasi DFD
•
User Interface Menurut Satzinger, Jackson & Burd (2008:442) User Interface adalah tempat dimana sistem informasi menangkap input dan menghasilkan output, serta terjadinya input dan output antara sistem dan lingkungannya.
Gambar 2.9 User Interface (Sumber: Satzinger, Jackson, & Burd, 2008, p443)
20
Menurut Satzinger, Jackson & Burd (2008:454) untuk meningkatkan kegunaan dari sistem aplikasi penting untuk memiliki interface yang dirancang dengan baik. Shneiderman, Plaisant, Colient & Jacobs (2010:88) mendeskripsikan panduan desain interaksi yang baik dalam “The eight golden rules for designing interactive interface”, yaitu: 1.
Konsistensi
Konsistensi dilakukan pada urutan tindakan, perintah, dan istilah yang digunakan pada, menu, serta layar bantuan. 2.
Memungkinkan pengguna untuk menggunakan shortcut
Ada kebutuhan dari pengguna yang sudah ahli untuk meningkatkan kecepatan interaksi, sehingga diperlukan singkatan, tombol fungsi, perintah tersembunyi, dan fasilitas makro. 3.
Memberikan umpan balik yang informatif
Untuk setiap tindakan operator, sebaiknya disertakan suatu sistem umpan balik. Untul tindakan yang sering dilakukan dan tidak terlalu penting, dapat diberikan umpan balik sederhana. Tetapi ketika tindakan merupalan hal yang penting, maka umpan balik sebaiknya lebih substansial. Misalnya muncul suatu suara ketika salah menekan tombol pada waktu input data atau muncul pesan kesalahan. 4.
Merancang dialog untuk menghasilkan suatu penutupan
Urutan tindakan sebiknya diorganisir dalam suatu kelompok dengan bagian awal, tengah dan akhir. Umpan balik yang informative akan memberikan indikasi bahwa cara yang dilakukan sudah benar dan dapat mempersiapkan kelompok tindakan berikutnya. 5.
Memberikan penanganan kesalahan yang sederhana
Sedapat mungkin sistem dirancang sehingga pengguna tidak dapat melakukan kesalahan fatal. Jika kesalahan terjadi, sistem dapat mendeteksi kesalahan dengan cepat dan memberikan mekasnisme yang sederhana dan mudah dipahami untuk penanganan kesalahan.
21
6.
Mudah kembali ke tindakan sebelumnya Hal ini dapat mengurangi kekuatiran pengguna karea pengguna mengetahui
kesalahan yang dilakukan dapat dibatalkan, sehingga pengguna tidak takut untuk mengeksplorasi pilihan – pilihan lain yang belum biasa dilakukan. 7. Mendukung tempat pengendali internal (internal locus of control) Pengguna ingin menjadi pengontrol sistem dan sistem akan merespon tindakan yang dilakukan pengguna daripada pengguna merasa bahwa sistem mengontrol pengguna. Sebaiknya sistem dirancang sedemikian rupa sehingga pengguna menjadi inisiator daripada responden. 8. Mengurangi beban ingatan jangka pendek Keterbatasan ingatan manusia membutuhkan tampilan yang sederhana atau banyak tampilan halaman yang sebaiknya disatukan, serta diberikan cukup waktu pelatihan untuk kode, mnemonic, dan urutan tindakan.
2.5 Metodologi Business Process Reengineering Menurut Jeston (1988, p. 47-58), dikemukakan bahwa Metodologi Business Process Reengineering adalah tahapan yang sistematis dan jelas dalam menjalankan berbagai kegiatan, Karena dalam metodologinya terdapat langkah – langkah yang harus dilakukan agar tujuan tersebut dapat tercapai. Beberapa metodologi yang dikemukakan oleh pakar dan dapat digunakan, yaitu : 1. Organization Strategy Penyelerasan organisasi merupakan bagian penting untuk mendapatkan langsung hasil dalam suatu organisasi, dan ada banyak elemen yang harus digunakan atau disimpan. Setiap organisasi harus memastikan bahwa proyek harus menghabiskan beberapa waktu untuk memahami strategi organisasi dan memastikan bahwa proyek dapat menambah nilai terhadap hasil yang strategis.
22
Organization Strategy juga harus Memastikan bahwa tim proyek mengerti mengenai strategi, visi dan misi, Goal yang dicapai serta tujuan dari bisnis dan eksekutif secara jelas.
2. Process Architecture Process Architecture adalah hubungan antara strategi organisasi dan tahap Launch Pad. Sama seperti tahap strategi organisasi, tahap Arsitektur Proses merupakan prasyarat untuk organisasi mana pun yang ingin memiliki aktivitas manajemen proses yang berhasil, yang dimana jika hal tersebut ditemukan selama proyek yang diharapkan nilai bisnisnya tidak dapat direalisasikan, proyek tersebut harus dihentikan. Jika kasus bisnis tersebut dipertahankan dan diperbaharui maka akan menjadi jelas. Tahap Arsitektur Proses adalah fondasi untuk proyek yang memiliki hubungan dengan 3. Launch Pad Pada fase ini terdapat tiga hasil utama : • Pemilihan darimana memulai suatu proyek BPM apakah dari awal (atau berikutnya) dalam oganisasi. • Persetujuan dari Goal dan tujuan proses yang telah dipilih oleh organisasi. • Pembentukan dari proyek yang telah dipilih proses organisasi.
23
4. Understand Understand merupakan tahap yang digunakan agar anggota tim proyek dan bisnis mendapatkan pemahaman yang cukup dari proses bisnis agar dapat mendukung tahap inovasi untuk
bekerja.
Hal
ini
mencakup
pengumpulan metrik yang tepat untuk mendapatkan pemahaman yang lebih lanjut, dan juga menetapkan prioritas untuk inovasi atau rekayasa ulang. Tahap ini juga digunakan untuk memvalidasi proses yang ada sampai sekarang yang ada di dalam organisasi dan menentukan peningkatan prioritas dalam lingkup proyek. Ini akan membantu menentukan perubahan, jika memang perubahan terhadap proses sangatlah dibutuhkan. •
Root Cause Analysis merupakan sebuah tools yang didesain untuk membantu mengindentifikasi tidak hanya apa dan bagaimana suatu kejadian dapat terjadi, namu juga mengapa dapat terjadi. Hanya saat penginvestigasi dapat menetukan mengapa suatu kejadian terjadi mereka dapat menjelaskan tindakan apa untuk mencegah hal tersebut kedepannya.
5. Innovate Innovate merupakan tahap dimana sebuah proses yang ada di dalam lingkup proyek dibuat secara efektif dan seefisien mungkin, untuk memenuhi keinginan dan ekspektasi pemegang saham saat ini. Tahap ini juga menyediakan kesempatan untuk mengukur lebih lanjut manfaat yang diuraikan di dalam kasus bisnis yang sebenarnya.
24
6. Develop Develop merupakan sebuah tahap yang memiliki langkah yang penting untung mendapatkan proses yang telah direkayasa ulang atau ditingkatkan dari tahap inovasi yang menjadi tahap implementasi dan penyebarannya. Tahap ini merupakan tahap dimana harus ada persiapan yang telah selesai dan solusi yang juga
telah
disiapkan,
yang
dimana
akan
dilanjutkan
dengan tahap
implementasi. Sangatlah penting untuk mengerti bahwa perkembangan, dalam konteks ini harus diselesaikan secara paralel dengan tahap People yang dimana komponennya dielaborasikan
7. People People
merupakan
tahap
terpenting
yang
ada
di
dalam
pengimplementasian proses BPM, dan kalau hal ini tidak ditangani secara menyeluruh
dan
standar
yang
tinggi,
maka akan secara keseluruhan
menempatkan proyek pada resiko yang tinggi. Sangatlah penting untuk mengerti bahwa tahap ini berbeda dengan tahap implementasi yang berfokus kepada pencarian solusi. Tahap People biasanya dilakukan disaat yang sama dengan tahap pengembangan dari proyek. Tahap pengembangan menghasilkan solusi otomatis dan tahap People menghasilkan peran dan solusi pengukuran.
25
8. Implement Implementasi adalah tahap dimana seluruh proses yang telah didesain dan dikembangkan akan langsung dicoba untuk dijalankan ke dalam sebuah perusahaan. Implementasi juga adalah sebuah tahap dimana aktivitas perubahan manajemen digabungkan menjadi satu. Tahap ini harus dipertimbangkan secepat mungkin dan sebelum tahap Launch Pad, dimana ini merupakan awal dari proyek yang dimana sebuah keputusan harus dibuat tentang bagaimana proyek tersebut harus diimplementasikan di dalam sebuah bisnis. Keputusan terhadap pengimplementasian tersebut akan berdampak pada aspek-aspek dari proyek yang ada – berada pada bidang seperti bagaimana sebuah proses dirancang atau direkayasa ulang, bagaimana pengembangan dan
pengujian dapat dilakukan. Keputusan akan terus ditinjau ulang selama
proyek sedang berlangsung, menyadari bahwa cara pengimplementasian dapat berubah.
9. Realize value Nilai dari bisnis tidak langsung keluar dari proyek-proyek tanpa adanya usaha. Manfaat perlu direncanakan, dimiliki dan dikerjakan agar nilai dapat muncul. Realisasi nilai bisnis jarang terjadi setelah implementasi bisnis. Sering sekali ada masa
26
transisi dimana biaya operasional meningkat untuk periode waktu yang singkat setelah
implementasi,
dan
kemudian manfaat mulai disadari dan biaya operasional
mulai menurun. Tujuan dari fase ini adalah memastikan keuntungan yang didapat dari Bisnis Proyek agar dapat terealisasi. 10. Sustainable Performance Sustainable Performance merupakan tahap terakhir dari kerangka kerja manajemen proses bisnis, yang dimana memiliki hubungan dengan kebutuhan untuk melakukan perubahan dari BPM proses menjadi bisnis. Karena ini merupakan tahap terakhir dari kerangka kerja tersebut, ini merupakan tahap pertama dari BPM sebagai aktivitas bisnis.
2.6 Business Process Reengineering Triggers dan Drivers Menurut Jeston (1988, p.17), dikemukakan bahwa BPR Trigger dan Drivers digunakan untuk mengetahui solusi dari perusahaan yang akan melakukan rekayasa bisnis dimana dengan Triggers dan Drivers ini kita dapat melihat pemicu – pemicu yang ada didalam perusahaan seperti bagian organisasi, manejemen, karyawan, pelanggan, pemasok, produk dan jasa, proses dan persfektif IT. Berikut adalah Table yang menunjukkan Triggers dan Drivers yang memicu perlunya dilakukan Proses Rekayasa Bisnis pada Tabel 2.1 :
27
Tabel 2.1 Business Process Reengineering Triggers dan Drivers Kategori Organisasi
Manajemen
Karyawan
Pelanggan / Pemasok
Produk dan Jasa
Triggers dan Drivers 1. Pertumbuhan yang tinggi 2. Merger dan Akuisisi 3. Reorganisasi : mengubah peran dan tanggung jawab 4. Mengubah Strategi 5. Tujuan dan objektif organisasi yang tidak tercapai 6. Kebutuhan kemampuan bisnis untuk mengahadapi peluang bisnis yang ada 1. Kebutuhan untuk menyediakan manajer dengan kemampuan untuk mengontrol proses 2. Kebutuhan dalam menciptakan budaya dalam melakukan performa tinggi 3. Pemotongan Budget 4. Kemampuan untuk mendapatkan kapasitas yang lebih dengan staff yang ada 1. Perubahan secara signifikan dari para karyawan 2. Isu pelatihan para karyawan 3. Kepuasan karyawan yang rendah 4. Keinginan untuk meningkatkan kekuatan karyawan 5. Karyawan susah dalam mengikuti pertumbuhan dan perubahan 1. Tingkat kepuasan yang rendah terhadap pelayanan 2. Lamanya waktu pemrosesan dalam memenuhi permintaan 3. Segmentasi pelanggan 1. Tidak disetujuinya waktu pemrosesan untuk mencapai pasar 2. Buruknya tingkat pelayanan Stakeholders 3. Adanya produk dan jasa yang baru 4. Produk dan jasa yang bersifat kompleks
28
Proses
Teknologi Informasi
1. Tidak jelasnya peran dan tanggung jawab dari perspektif proses 2. Kualitas yang buruk 3. Tidak terjaminnya standarisasi proses 4. Buruknya tujuan proses dan objektif secara jelas 5. Buruknya pemahaman dan komunikasi mengenai proses end to end 1. Pengenalan terhadap sistem yang baru seperti CRM, ERP 2. melangkah keluar dari sistem aplikasi yang lama 3. Sistem aplikasi yang berjalan sudah melebihi batas dan tidak dipahami secara jelas 4. Pengenalan terhadap arsitektur IT yang baru 5. Pengenalan terhadap layanan melalui web 6. Pandangan yang mengatakan biaya IT diluar kontrol atau terlalu mahal
