BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1. Teori Umum 2.1.1 Sistem Menurut O’Brien (2012:26), Sistem adalah kumpulan komponen yang berinteraksi dengasn batasan yang jelas bekerjasama untuk mendapatkan sebuah tujuan yang diinginkan melalui rangkaian fungsi sebagai berikut. 1. Input Meliputi setiap kegiatan pengumpulan data dan penyatuan elemen yang masuk ke dalam sistem untuk diproses. 2. Proses Meliputi setiap kegiatan transformasi yang mengolah input menjadi sebuah output, contohnya: Kegiatan kalkulasi atau perhitungan. 3. Output Meliputi kegiatan penyajian elemen yang telah diolah pada kegiatan proses yang dibutuhkan. Norman L.Enger dalam buku Sutarbi (2012:7) mendefinisikan bahwa sistem terdiri atas kegiatan-kegiatan yang berhubungan guna mencapai tujuan-tujuan perusahaan seperti pengendalian inventaris atau penjadwalan. Dalam buku Sutarbi juga (2012:7) Prof. Dr. Mr. S.Prajudi Atmosudirdjo menyatakan bahwa sistem adalah objek-objek atau unsurunsur atau komponen-komponen yang berkaitan dan berhubungan satu sama
lainnya
sedemikian
rupa
sehingga
unsur-unsur
tersebut
merupakan suatu kesatuan pemrosesan atau pengolahan yang tertentu. Sesuai dari beberapa definisi tersebut maka dapat disimpulkan bahwa sistem adalah komponen yang melakukan sebuah proses pengolahan input menjadi sebuah output yang dibutuhkan. 7
8 1.
Karakteristik Sistem Menurut Sutarbi (2012:13) model umum sistem terdiri dari input, proses dan output. Hal ini merupakan sebuah konsep sederhana, selain itu sistem juga memiliki karakteristik pengembangan, diantaranya: 1.
Komponen Sistem (Components) Suatu sistem terdiri dari jumlah komponen yang saling berinteraksi, yang bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk sub sistem. Setiap subsistem memiliki sifat – sifat sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat memiliki sistem yang lebih besar yang disebut sebagai Supra sistem.
2.
Batasan Sistem (Boundary) Ruang
lingkup
sistem
merupakan
daerah
yang
membatasi antara sistem dengan sistem lain atau sistem dengan
lingkungan
luarnya.
Batasan
sistem
ini
memengkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan 3.
Lingkungan Luar Sistem (Environment) Bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem itu disebut lingkungan luar sistem. Lingkungan luar sistem ini menguntungkan dan dapat juga merugikan sistem tersebut, yang dengan demikian lingkungan luar tersebut harus selalu dijaga dan dipelihara,sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus dikendalikan.
4.
Penghubung Sistem (Interface) Media yang menghubungkan sistem dengan sub sistem yang lain disebut dengan penghubung sistem atau interface.
9 Penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu sub sistem ke sub sistem lain. Keluaran suatu sub sistem akan menjadi masukan untuk sub sistem yang lain dengan melewati penghubung. Dengan demikian jadi suatu integrasi sistem yang membentuk satu kesatuan. 5.
Masukan Sistem (Input) Energi yang dimasukan ke dalam sistem disebut masukan
sistem,
yang
dapat
berupa
pemeliharaan
(maintenance input) dan sinyal (signal input). Sebagai contoh, di dalam suatu unit sistem komputer, “program” adalah
maintenance
input
yang
digunakan
untuk
mengoperasikan komputer. Sementara “data” adalah signal input yang akan diolah menjadi informasi. 6.
Keluaran Sistem (Output) Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran merupakan masukan bagi sub sistem yang lain. Seperti contoh sistem informasi, keluaran yang dihasilkam adalah informasi, dimana informasi ini dapat digunakan sebagai masukan untuk pengambilan keputusan atau hal – hal lain yang merupakan input bagi sub sistem lainnya.
7.
Pengolah Sistem (Process) Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran. Sebagai contoh, sistem akuntansi. Sistem ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.
8.
Sasaran Sistem (Objective) Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat membatasi. Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu
10 sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan. 2.1.2 Informasi Definisi menurut Laudon dan Laudon (2010:46), Informasi adalah data yang telah dibuat kedalam bentuk yang memiliki arti berguna bagi manusia. Selain itu juga, Stair dan Reynolds (2010:35) mendefinisikan Informasi sebagai kumpulan fakta yang terorganisir sehingga mereka memiliki nilai tambah selain nilai fakta individu. Sedangkan menurut Mokoginta (2010:1), informasi dapat didefinisikan sebagai berikut : 1.
Data yang disimpan, diproses, atau ditransmisikan.
2.
Pengetahuan yang didapatkan dari pembelajaran, pengalaman, atau instruksi.
3.
Data yang sudah diolah menjadi suatu bentuk lain yang lebih berguna yaitu pengetahuan atau keterangan yang ditujukan bagi penerima dalam pengambilan keputusan, baik masa sekarang atau yang akan datang. Dapat disimpulkan bahwa Informasi adalah bentuk data yang telah diolah secara terorganisir yang berguna bagi manusia dalam membantu pengambilan keputusan.
2.1.3
Sistem Informasi Menurut Yakub (2012:17), sistem informasi adalah suatu kumpulan
dari
komponen-komponen
dalam
organisasi
yang
berhubungan dengan proses penciptaan dan aliran informasi. Sistem informasi adalah suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari kompnen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi (Ladjamudin, 2013:13).
11 Dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah sebuah kumpulan dari komponen yang berinteraksi untuk melakukan kegiatan proses, pengolahan, penyimpanan dan analisis yang kemudian hasilnya disebarkan menjadi sebuah informasi yang berguna. 2.1.4 Teknologi Informasi Menurut Turban, Rainer dan Potter (2009:6), “Information technology relates to any computer-based to that people use to work with information and to support the information and information processing needs of an organization”. Yang diartikan sebagai berikut: teknologi informasi berkaitan dengan segala sesuatu yang berbasis komputer yang digunakan orang untuk melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan informasi untuk mendukung dan mengolah informasi tersebut sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Menurut Williams dan saywer yang dikutip oleh Seesar (2010:6), bahwa teknologi informasi merupakan sebuah bentuk umum yang menggambarkan setiap teknologi yang membantu menghasilkan, memanipulasi,
menyimpan,
mengkomunikasikan
dan
atau
menyampaikan informasi”. Kesimpulan dari dua definisi tersebut adalah teknologi informasi adalah sebuah perangkat yang berperan untuk melakukan proses pengolahan informasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang membawa data, suara, dan video. 2.1.5 Perencanaan Strategi Sistem Informasi Menurut Gupta ( 2012:18 ), sistem informasi (information system) adalah gabungan dari pengorganisasian manusia, hardware, software, jaringan komunikasi, sumber data, kebijakan, dan prosedur yang
meyimpan,
mengambil,
mentransformasikan,
dan
menyebarluaskan kedalam informasi di dalam sebuah organisasi. Dapat disimpulkan bahwa perencanaan strategi sistem Informasi digunakan agar penerapan sistem informasi pada
12 organisasi atau perusahaan dapat membantu mengambil keputusan yang mendukung proses tercapainya tujuan bisnis. 1. Perencanaan Strategi Pengertian manajemen strategis menurut Pearce II dan Robinson, Jr (2008:5) adalah sekumpulan keputusan dan tindakan yang merupakan hasil dari formula dan implementasi dari rencana yang telah didisain untuk mencapai tujuan perusahaan. Pengertian manajemen strategi menurut Hitt, Ireland dan Hoskisson (2005), Manajemen strategis adalah proses untuk membantu organisasi dalam mengidentifikasi apa yang ingin mereka capai, dan bagaimana seharusnya mereka mencapai hasil yang bernilai. Besarnya peranan manajemen strategis semakin banyak diakui pada masa-masa ini dibanding masa-masa sebelumnya. Dalam perekonomian global yang memungkinkan pergerakan barang dan jasa secara bebas diantara
berbagai
negara,
perusahaan-perusahaan
terus
ditantang untuk semakin kompetitif. Banyak dari perusahaan yang
telah
meningkatkan
tingkat
kompetisinya
ini
menawarkan produk kepada konsumen dengan nilai yang lebih tinggi, dan hal ini sering menghasilkan laba diatas rata-rata. Sedangkan
Satzinger
(2005:16)
mendefinisikan
perencanaan strategis sebagai suatu proses selama bagian eksekutif mencoba untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan, seperti dimana bisnis berjalan sekarang, dimana mereka ingin menempatkan bisnisnya, dan apa yang mereka miliki untuk sampai ke arah sana Berdasarkan pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa manajemen strategis menentukan kinerja sebuah organisasi dalam jangka panjang dan berfungsi menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang bagaimana mencapai visi misi dan menjalankan proses bisnisnya
13 2. Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi Menurut Martin (2005) perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi adalah suatu proses membangun kesesuaian yang cocok antara sarana-sarana organisasi dan sumber-sumber dayanya dan perubahan pasarnya dan peluang-peluang dari pemanfaatan teknologi. Perusahaan membutuhkan perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi untuk : 1.
Menyediakan pemahaman mengenai sistem dan teknologi informasi agar dapat digunakan secara efektif dan efisien kepada manajemen tingkat tinggi dan ahli-ahli dalam bidang teknologi informasi.
2.
Dapat mengkomunikasikan masa depan perusahaan kepada pihak-pihak yang berada dalam perusahaan tersebut.
3.
Membantu para manajer tingkat atas dan para ahli dalam bidang teknologi informasi dalam perusahaan untuk membuat keputusan yang mendasar mengenai bagaimana sistem dan teknologi informasi akan diarahkan untuk membantu bisnis perusahaan.
4.
Perusahaan menjadi siap untuk menghadapi perubahaan yang terjadi.
5.
Dapat membantu mengalokasikan sumber daya dan menentukan prioritas untuk proyek-proyek sistem dan teknologi informasi yang penting dan bermanfaat bagi organisasi.
6.
Dapat menjadi alamat komunikasi yang baik terhadap manajemen puncak. Perencanaan
Strategis
SI/TI
digunakan
untuk
menyelaraskan antara kebutuhan strategi bisnis dan strategi SI/TI untuk mendapatkan nilai tambah dari suatu organisasi dari segi keunggulan kompetitif. Proses identifikasi kebutuhan informasi Perencanaan Strategis Sistem Informasi dimulai terlebih dahulu dari lingkungan organisasi yang memuat visi, misi, dan tujuan organisasi, dilanjutkan kepada identifikasi terhadap lingkungan
14 internal dan eksternal organisasi, serta identifikasi internal dan eksternal SI/TI lingkungan organisasi, yang kemudian proses penentuan peluang SI/TI dapat dilaksanakan ketika kebutuhan informasi yang didrive dari tujuan organisasi telah semuanya teridentifikasi. Hasil dari Perencanaan Strategis SI/TI ini menjawab permasalahan pemanfaatan SI/TI suatu organisasi, adapun hasil identifikasi dari perencenaan strategis sistem informasi adalah terbentuknya portofolio aplikasi SI/TI. (Ari Wedhasmara, 2007) 3. Perencanaan Strategi Bisnis Menurut (Wheelen & Hunger, 2006:145), strategi bisnis adalah suatu fokus dalam meningkatkan posisi untuk bersaing dengan perusahaan atau unit bisnis lain baik dari segi produk maupun jasa didalam industri atau segmen pasar terhadap perusahaan atau unit bisnis yang sesuai. Sedangkan menurut (Rangkuti, 2009:7) strategi bisnis ini sering juga disebut strategi bisnis secara fungsional karena strategi ini berorientasi pada fungsi-fungsi kegiatan manajemen. Jadi, dapat disimpulkan bahwa perencanaan strategi bisnis berfungsi
untuk
menentukan
langkah-langkah
yang
akan
dilakukan perusahaan dalam jangka panjang sebagai kekuatan perusahaan dalam menghadapi pesaing dalam mencapai tujuan organisasi. 2.2 Teori Khusus 2.2.1 Enterprise Architecture Menurut Mertz, Gryning dan Khan (2010:37), Enterprise Architecture adalah untuk memberikan klarifikasi tentang hubungan antara strategi, perencanaan bisnis dan teknologi di negara-negara saat ini dan masa depan perusahaan. Enterprise Architecture merupakan tentang penataan kondisi (informasi, infrastruktur, keuangan, organisasi, bisnis & aplikasi) saat ini dan menciptakan peta jalan untuk mencapai visi TI.
15 Menurut Bernard (2005:33), Enterprise Architecture adalah suatu cara untuk membuat gambaran abstrak secara garis besar perusahaan untuk membantu orang-orang yang ada diperusahaan didalam pengambilan keputusan dan perencanaan yang baik. EA juga mencakup keseluruhan bagian yang ada diperusahaan tidak hanya bagian IT tetapi EA juga menyelaraskan antara strategi perusahaan, bisnis, dan teknologi. EA = S + B + T EA juga merupakan suatu program manejemen dan suatu metode dokumentasi yang sama-sama menyediakan suatu pandangan, kordinasi dari arah strategi perusahaan, layanan bisnis, alur informasi, dan pemanfaatan sumber daya yang ada diperusahaan seperti SDM, material, mesin, uang, informasi. Menurut Alenca (2010), Enterprise Architecture (EA) di kenal dengan Zachman framework pada tahun 1987, dimana hal tersebut menjadi sering digunakan dan dikenal sebagai EA framework saat ini. EA dikenal sebagai alat yang sangat berguna untuk penguasaan dari sebuah enterprise dan juga untuk penguasaan teknologi informasi juga untuk sektor publik. Jadi dari beberapa pengertian diatas, dapat disimulkan bahwa Enterprise Architecture (EA) adalah suatu program manajemen yang dibuat untuk menggambarkan arsitektur keseluruhan perusahaan yang mencakup strategi, perencanaan bisnis, serta teknologi di dalam mencapai visi dan misi perusahaan. 1. Current Architecture Current Architecture adalah suatu gambaran arsitektur yang sedang dipakai dan dijalankan di perusahaan saat ini dan dapat digunakan untuk membandingkan dengan rancangan arsitektur masa depan yang telah direncanakan (Bernard, 2005:135). 2.
Future Architecture Future Architecture adalah komponen enterprise architecture yang baru dimana sudah mengalami perbaikan serta peningkatan
16 sesuai dengan kebutuhan perusahaan untuk meningkatkan kinerja perusahaan, mendukung inisiatif strategi yang baru, mendukung teknologi yang akan digunakan kedepannya agar tercapai visi dan misi perusahaan (Bernard, 2005:158).
Gambar 2.1 Elements of EA Documentation (Bernard, 2005:17)
Gambar 2.2 Driver of Change (Bernard, 2005:41) Sub bab ini berisikan teori – teori yang mendukung dimana di ambil dari sebuah buku Enterprise Architecture EA3by Scott A.Bernard dalam penulisan skripsi dengan topic perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi.
17 S-1 strategic plan S-2 SWOT analysis S-3 CONOPS scenario S-4 operation diagram S-5 balanced scorecard
Gambar 2.3 Enterprise Architecture EA3 Cube TM(Goals & Initiatives) Sumber (Bernard, 2005:292) Program manajemen, EA menyediakan: 1. Resource Alignmen: perencanaan sumber daya dan standar ketentuan. 2. Standardized Policy: kebijakan sumber daya dan implementasinya. 3.
Decision Support: pengontrolan keuangan dan manajemen konfigurasi didalam pengambilan keputusan.
4. Resource Oversight: pendekatan daur hidup pengembangan atau manajemen. Sedangkan metode dokumentasi, EA menyediakan: 1. EA Approach: kerangka model dan metodologi implementasi. 2. Current Views: menampilkan strategi, proses, dan sumber daya yang saat ini digunakan. 3. Future Views: menampilkan strategi, proses, dan sumber daya yang diusulkan. 4. EA Management Plan: sebuah perencanaan untuk berpindah dari yang berjalan saat ini ke akan datang atau yang diusulkan. Berikut gambar yang menunjukkan pandangan dasar dari pendekatan EA:
Gambar 2.4 The Basic Enterprise Architecture Approach (Bernard, 2005:34)
18 2.2.2 EA sebagai Program Management Menurut Bernard (2005:34-35) EA program manajemen merupakan bagian dari keseluruhan proses kebijakan yang menjelaskan tentang penyesuaian sumber daya, mengembangkan standar kebijakan perusahaan, meningkatkan
pengambilan
keputusan,
dan
mengawasi
aktivitas
pengembangan sumber daya yang dimiliki. Gambar berikut menggambarkan proyek IT (dan hubungan sumber daya) yang sejalan dengan tujuan setiap bagian perusahaan dan tujuan serta inisiatif dari perusahaan utama.
Gambar 2.5 Resource Alignment (Bernard, 2005:35) 2.2.3 EA sebagai Metode Dokumentasi Menurut Scout A.Bernard (2005:37), EA dokumentasi adalah penyempurnaan dari 6 elemen umum yang terdiri dari : 1. EA documentation framework. 2. Implementation methodology that support the creation. 3. Current architecture. 4. Future architecture, yang sesuai dengan pengembangan daricurrent architecture, 5. EA management plan. Ada pun beberapa area dari semua area tingkatan dari kerangka kerja yang merujuk pada 6. “threads” seperti pada gambar berikut:
19
Gambar 2.6 Element of EA Documentation (Bernard, 2005:37)
1. The Framework Menurut
Scout
A.Bernard
(2005:38),
Kerangka
dokumentasi EA yang mengidentifikasi ruang lingkup dari arsitektur yang didokumentasikan dan membangun relasi antar area arsitektur. Pada gambar dibawah ini diilustrasikan bentuk kubus dengan tiga dimensi yang menghubungkan perbedaan aspek dari dokumentasi abstrak perusahaan.
Gambar 2.7 The EA Cube Documentation Framework (Bernard, 2005:38)
20 2. Komponen EA Menurut
Scout
A.Bernard
(2005:39),
Komponen
EA
mengubah tujuan (goals), proses, standar, dan sumber daya yang dapat memperluas perusahaan atau menjadi bagian spesifik dari bisnis.
Gambar 2.8 Examples of EA Components (Bernard, 2005:40) 3. EA Management Plan Menurut Scout A.Bernard (2005:42), Perencanaan managemen EA menyediakan deskripsi dari arsitektur saat ini dan mendatang, dan rangkaian dari rencana untuk mengelola transisi atau peralihan ke lingkungan operasi bisnis atau teknologi masa depan. 4. Planning Threads Menurut Scout A.Bernard (2005:42), Dokumentasi EA terdiri dari ‘Benang’ yang umumnya ada disetiap aktifitas disemua tingkat kerangka EA. Benang ini terdiri atas: 1. IT Security Keamanan yang efektif yaitu saat ada bagian integral dari program manajemen EA dan metodologi dokumentasi. IT security program umumnya termasuk area informasi, personel, operasi, fasilitas.
21 2. IT Standards Salah satu unsur yang penting dalam fungsi EA yaitu menghasilkan standar teknologi diseluruh tingkat dalam kerangka EA. 3. IT Workforce Sumberdaya manusia sangat penting untuk menjamin kualitas staff yang berkaitan dengan IT, kemampuan, dan kebutuhan pelatihan untuk LOB (line of Business) dan mendukung aktifitas di setiap tingkat EA framework. 1. Current Architecture Current Architecture adalah suatu gambaran arsitektur yang sedang dipakai dan dijalankan di perusahaan saat ini dan dapat digunakan untuk membandingkan dengan rancangan arsitektur masa depan yang telah direncanakan (Bernard, 2005:135). Current Architecture maupun Future Architecture memiliki 5 komponen utama yaitu: 1.
Goal & Initiatives
2.
Product and Service
3.
Data and information
4.
Systems and Applications
5.
Networks and Infrastructure
1. Goals & Initiatives Bernard (2005:181), menyatakan bahwa Goals and Initiatives mengidentifikasi bagaimana EA program dan komponen spesifik EA mendukung pencapaian tujuan strategis dan inisiatif perusahaan. S-1 Strategic Plan Menurut Bernard (2005:115&292) Strategic Plan merupakan kebijakan tingkat tinggi dan dokumen perencanaan yang digunakan perusahaan untuk mendokumentasikan tujuan,
22 goal, strategi kompetitif , teknologi yang akan digunakan, dan proyek inisiatif. Rencana strategi dibutuhkan artefak EA yangsaling
berkaitan
dan
mengarahkan
tujuan
(goals)
perusahaan selama periode 3-5 tahun di masa mendatang dengan membuat beberapa perencanaan seperti: 1. Menyediakan visi dan misi yang mengarahkan tujuan dan arah perusahaan 2. Mengembangkan pernyataan arah strategis yang sesuai dengan tujuan perusahaan yang ingin dicapai, dapat memastikan perusahaan dapat bersaing secara kompetitif, memungkinkan fleksibilitas dalam dunia bisnis, dan mempromosikan keberhasilan kompetitif. 3. Merangkum hasil dari analisis SWOT yang telah diidentifikasi berdasarkan pada kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman yang ada dalam perusahaan. 4. Merangkum situasi dan asumsi perencanaan dengan Concept
of
Operation
Scenario
(CONOPS)
yang
mendukung arah strategi perusahaan. 5. Mengembangkan CONOPS sebagai gambaran tunggal yang menangkap esensi dari peserta dalam scenario pengoperasian. 6. Mengembangkan
stategi
kompetitif
umum
untuk
perusahaan yang menggabungkan scenario CONOPS saat ini dan masa datang. 7. Mengidentifikasi tujuan strategi yang akan menyelesaikan stategi kompetitif, dan menentukan sponsor eksekutif yang bertanggung jawab dalam setiap tujuan. 8. Mengidentifikasi strategi inisiatif dan sponsor sumber daya untuk
inisiatif
yang
merupakan
program-program
pengembangan proyek yang berjalan untuk mencapai tujuan strategis.
23 9. Merangkum Outcome Measure untuk setiap starategi goal dan inisiatif, menggunakan balanced Scorecard atau pendekatan yang sama. Menurut
ahli
lain
bernama
Bryson
(2008:23)
mengemukakan bahwa perencanaan strategi adalah sebagai upaya yang di disiplinkan untuk membuat keputusan dan tindakan
penting
yang
membentuk
bagaimana suatu organisasi
dan
mengarahkan
atau entitas lainnya, apa yang
akan dikerjakan organisasi atau entitas lainnya dan mengapa organisasi (entitas lainnya) mengerjakan seperti itu. Jadi dapat disimpulkan bahwa Strategic Plan bertujuan untuk mendokumentasikan tujuan, goal, strategi kompetitif, teknologi yang digunakan, dan proyek inisiatif. Serta untuk mengarahkan bagaimana organisasi mengerjakan tugasnya dan alasan mengapa mengerjakan itu.
S-2 SWOT Menurut Bernard (2005:118) Analisis SWOT adalah salah satu kegiatan awal perusahaan melakukan dalam mengembangkan rencana strategis yaitu kekuatan, kelemahan, peluang, ancaman dalam perusahaan. Berikut ini adalah pengertian dari SWOT: 1. Strength (Kekuatan) Kekuatan yang dimiliki oleh perusahaan dalam sumber daya, keterampilan dan kemampuan lainnya yang relatif terhadap para pesaingnya. 2. Weakness (Kelemahan) Kelemahan yang dihadapi oleh perusahaan dalam mencapai tujuannya. Merupakan suatu keterbatasan atau kekurangan keterampilan, kemampuan ,dan sumber daya yang secara serius menghalangi kinerja efektif perusahaan. 3. Opportunity (Kesempatan)
24 Peluang dimana pemasaran dapat memperoleh banyak keuntungan dari operasi yang menyebabkan perusahaan mendapatkan konsumen yang lebih banyak dari pesaing lainnya.
4. Threat (Ancaman) Ancaman akibat kecenderungan dan perkembangan yang kurang baik sehingga mengakibatkan kerugian atau perusahaan lain yang merugikan perusahaan. Analisis SWOT menurut Kotler & Amstrong (2008:50) analisis SWOT adalah evaluasi secara keseluruhan terhadap kekuatan, kelemahan, kesempatan dan ancaman yang dimiliki oleh perusahaan. Perusahaan harus menganalisis kekuatan perusahaan dan mengidentifikasi kelemahan perusahaan. Selain itu, perusahaan juga menganalisa pasar dan lingkungan pemasaran untuk mencari kesempatan yang atraktif dan mengidentifikasi
ancaman.
Tujuannya
adalah
untuk
mencocokan kekuatan perusahaan dengan kesempatan yang ada dalam lingkungan disamping mengurangi kelemahan dan meminimalisasi ancaman yang datang. Dapat disimpulkan bahwa, analisis SWOT bertujuan untuk
mengidentifikasi
ancaman
dalam
kekuatan,
perusahaan
kelemahan,
agar
dapat
peluang,
mengungguli
persaingan yang kompetitif di sekitarnya. Tabel 2.1 Matrix SWOT Faktor Eksternal
Kekuatan Internal (S)
Kelemahan Internal (W)
S1. Arsitektur lampau
W1. Perencanaan
S2. Komunitas User
Perusahaan
S3. Dana Pelatihan
W2. Enteprise
Faktor Internal
Architecture W3. IT Skills - Proses
Peluang Eksternal (O)
SO
WO
25 O1. Teknologi baru
S1/O1: Legacy Web
W1/O2 : EA sharing
O2. Mitra kerja
Portal
O3. Kontraktor
S2/O1: Security
Ancaman Eksternal (T)
ST
WT
T1. Pendanaan
S2/T2 = FED
W4 : Pendanaan Data
T2. Pengelolaan Pasar
Requirements
T3. TI – Adopsi
S3/T3 = Pelatihan IT S2/T3 = Pengetahuan IT
Matrix SWOT Matrik ini menggambarkan bagaimana peluang dan ancaman eksternal yang dihadapi perusahaan dapat disesuaikan dengan kekutan dan kelemahan yang dimilikinya. Menurut Rangkuti (2006:31), dengan membandingkan faktor-faktor strategis tersebut lalu dibuatkan kemungkinan strategi alternatif. Berikut penjelasan dan tabel matrix SWOT : 1. Strategi SO Strategi ini dibuat berdasarkan jalan yang digunakan perusahaan dengan memaksimalkan kekuatan untuk merebut dan memanfaatkan peluang sebesar-besarnya. 2. Strategi ST Strategi dengan menggunakan kekuatan yang ada pada perusahaan untuk mengatasi ancaman yang datang ke perusahaan. 3. Strategi WO Strategi yang diterapkan dengan memanfaatkan peluang yang ada dengan cara meminimalkan kelemahan yang ada. 4. Strategi WT Strategi yang diterapkan saat genting atau bersifat bertahan dan berusaha meminimalkan kelemahan yg ada serta menghindari ancaman yang datang. Menurut Philip Kotler dalam bukunya yang berjudul Manajemen Pemasaran edisi Millenium (2009:55), analisa kekuatan, kelemahan, serta peluang dan ancaman dapat dijelaskan sebagai berikut:
26 1. Analisa Lingkungan Internal (Kekuatan dan Kelemahan) Manajer perusahaan perlu menganalisis faktor-faktor internal perusahaan yang menjadi kemampuan menemukan peluang yang menarik dan memanfaatkan peluang tersebut. Suatu perusahaan pasti tidak harus memperbaiki seluruh kelemahannya, atau sebaliknya menyombongkan kekuatan yang dimiliki perusahaan.
2. Analisa Lingkungan Eksternal (Peluang dan Ancaman) Manajer perusahaan perlu mengetahui dan menganalisa bagian-bagian lingkungan yang harus diperhatikan untuk mencapai tujuan perusahaan. Lingkungan eksternal perusahaan terdiri dari kekuatan lingkungan makro dan pelaku lingkungan mikro, dimana seluruh variabel tersebut dapat mempengaruhi kemampuan perusahaan dalam memperoleh keuntugan atau laba.
Kekuatan
lingkungan
makro
perusahaan
meliputi
demografi, ekonomi, teknologi, politik, hukum dan sosial budaya. Jadi dapat disimpulkan bahwa matriks SWOT dibuat untuk menggambarkan strategi-strategi apa saja yang akan digunakan untuk mengetahui faktor internal maupun eksternal yang akan menjadi kekuatan perusahaan.
S-3 CONOPS (Concept of Operations Scenarios) Menurut Bernard (2005:294), Konsep Skenario Operasi (Concept of Operation Scenario) berisikan sebuah penggalan narasi atau scenario dokumen yang menjelaskan bagaimana kegiatan di sebuah perusahaan yang beroperasi saat ini atau yang akan berlangsung beberapa tahun yang akan datang dengan beberapa faktor tertentu dari internal maupun eksternal yang diidentifikasi menggunakan analisis SWOT dengan asumsi perencanaan
27 S-4 CONODS (Concept of Operation Diagram) Menurut Bernard (2005:295), Sebuah konsep operasi (CONOPS) diagram yang digambarkan dengan gambaran tingkat tinggi grafis yang merincikan fungsi perusahaan, baik secara keseluruhan maupun terbagi ke dalam beberapa wilayah tertentu, contoh : “Hurricane warning system”.
Gambar 2.9 Contoh CONODS (Bernard, 2005:295) 2.Product and Service Menurut Bernard (2005:106) ini adalah area arsitektur primer tingkatan ke-2 dari kerangka enterprise architecture yang digunakan untuk mengidentifikasi produk bisnis dari perusahaan dan teknologi konstribusi untuk mendukung proses tersebut.
B-1 business plan B-2 node connectivity diagram B-3 swim lane process diagram B-4 business process diagram B-5 product matrix B-6 use case narrative B-7 investment business case
Gambar 2.10 Enterprise Architecture EA3 Cube TM (Bernard, 2005:304)
28 Level kedua ini mengidentifikasi layanan bisnis produk yang dimiliki oleh perusahaan dan mengkontribusi teknologi untuk digunakan sebagai pendukung proses bisnis dalam menghasilkan produknya. B-1 Business Plan Perencanaan bisnis (Bernard,2005:297) yaitu perencanaan bisnis yang menyediakan sebuah penjelasan tingkat tinggi dari fungsi Line Of Business (LOB), dan strategi keuanganyang akan dicapai dari tujuan strategi dan inisiatif. Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa, Business Plan merupakan suatu gambaran perencanaan bisnis yang menjelaskan visi dan misi dari suatu perusahaan dan bagaimana cara mencapai tujuan tersebut. B-3 Swim Lane Process Diagram Menurut Bernard (2005:299), Diagram ini memakai format dalam “swim lanes” untuk mengatur para stakeholder dengan menggunakan baris, dan kerangka waktu dengan kolom, kemudian meliputi aktivitas dengan simbol flowchart. Rama dan Jones (2008:79) berpendapat bahwa diagram aktivitas UML memainkan peran seperti sebuah “peta” dalam memahami proses bisnis dengan menunjukkan urutan aktivitas di dalam proses. Sedangkan berdasarkan Satzinger, Jackson, dan Burd (2009:141), activity diagram adalah tipe dari workflow diagram yang mendiskripsikan kegiatan user dan urutan alur mereka. Jadi, Swim Lane Process Diagram dengan Activity Diagram memiliki tujuan yang sama yaitu menggambarkan
29 serangkaian aktivitas dalam proses kegiatan bisnis dari sebuah sistem secara berurutan hanya digambarkan dalam bentuk yang berbeda.
Gambar 2.11 Swim Lane Process Diagram (Bernard, 2005:299) B-4 Business Process Diagram Menurut Bernard (2005:300), Diagram proses bisnis yang menunjukkan rincian dari suatu kegiatan bisnis dan saling berhubungan dengan satu sama lain. Diagram D-4 mengikuti IDEF-0 yaitu teknik pemodelan untuk menunjukkan data input, kontrol, output, dan mekanisme yang digunakan untuk setiap langkah dalam proses kegiatan bisnis dalam perusahaan.
Gambar 2.12 Business Process Diagram (Bernard, 2005:300)
30 B-6 Usecase Narrative dan Diagram Menurut Bernard (2005:302), Use Case Narative dan Diagram adalah diagram yang mengambarkan interaksi antara actor (stakeholder), paturan bisnis, sistem dan layanan, dan aplikasi. Use Case Narative & Diagram digunakan untuk mengidentifikasi solusi teknologi yang dibutuhkan dalam pengembangan perusahaan. Sedangkan Use case diagram (Satzinger, 2005:52) menggambarkan suatu fungsionalitas dalam sebuah sistem dan merepresentasikan sebuah interaksi antara actor dan user. Berdasarkan
beberapa
pengertian
diatas
dapat
disimpulkan bahwa Usecase Narrative dan Usecase Diagram berfungsi untuk menggambarkan interaksi antara internal actor yang berhubungan dengan system didalam proses bisnis suatu perusahaan.
Ga mbar 2.13 Usecase Diagram (Bernard, 2005:302)
31 3.Data & Information Menurut Bernard (2005:107), Data & Information merupakan tingkatan ke-3 tingkatan enterprise architechture dan bertujuan untuk mengoptimalkan data dan pertukaran informasi. Mendokumentasikan penggunaan informasi dan langkahnya.
D-1 knowledge management plan D-2 information exchange matrix D-3 object state transition diagram D-4 object event trace diagram D-5 logical data model D-6 physical data model D-7 activity/entity matrix D-8 data dictionary
Gambar 2.14 Enterprise Architecture EA3 Cube TM (Bernard, 2005:304) D-5 Logical Data Model Menurut Bernard (2005:308), Model data semantik yang dapat dikembangkan dengan menggunakan metode terstruktur tradisional dan simbology (diagram hubungan entitas) atau dapat menggunakan metode object-oriented dan simbology dari bahasa pemodelan (UML) yang menghasilkan diagram kelas atau diagram object. Menurut Satzinger (2008:60) class diagram adalah sebuah model yang digunakan dalam pendekatan berbasis objek untuk memperlihatkan class sebagai objek di dalam sistem. Berdasarkan pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa Logical Data Model sama seperti class diagram dimana
32 merupakan diagram yang menggambarkan sekumpulan classclass yang digunakan untuk memperlihatkan hubungan antar class secara terstruktur didalam sebuah system.
Gambar 2.15 Class Diagram (Bernard, 2005:308) D-8 Data Dictionary Data Dictionary atau Kamus data menurut Bernard (2005:311)
menyatakan
kamus
data
menyediakan
perbandingan list dari entitas data yang didapatkan dari perusahaan, termasuk panjang field atribut, key, dan hubungan antar data.
33
Gambar 2.17 Data Dictionary (Bernard, 2005:311)
4. Systems & Applications Menurut Bernard (2005:107) Systems & Applications merupakan Architecture
tingkatan yang
ke-4
dari
dimaksudkan
kerangka untuk
Enterprise
mengatur
dan
mendokumentasikan sebuah sistem yang sedang berjalan pada sebuah enterprise. Dengan adanya sistem dan aplikasi dalam perusahaan dapat meningkatkan integritas dan efisiensi bagi perusahaan dalam mendukung layanan bisnis proses.
34
SA-1 : System Interface Diagram SA-2 : System Communication Description SA-3 : System Interface Matrix SA-4 : System Data Flow Diagram SA-5 : System/Operations Matrix SA-6 : System Data Exchange Matrix SA-7 : System Performance Matrix SA-8 : System Evolution Diagram SA-9 : Web Application Diagram
Gambar 2.18 Enterprise Architecture EA3 Cube TM (Bernard, 2005:312) SA-1
System Interface Diagram Menurut Scott A. Bernard (2005:312), System Interface Diagram menunjukan suatu logika dan tampilan fisik antara sistem perusahaan berupa informasi, produksi, dan lainnya, dimana
informasi
dan
sumber
daya
lainnya
dapat
dipertukarkan. Jadi, system interface diagram berguna untuk memenuhi kebutuhan bisnis didalam pendistribusian informasi ke seluruh perusahaan. SA-4
Data Flow Diagram Menurut Scott A. Bernard (2005:315) System Data Flow Diagram yang lebih dikenal sebagai 'Data Flow Diagram' dan dimaksudkan untuk menunjukkan proses dalam suatu sistem yang pertukaran data, dan bagaimana pertukaran terjadi. Menurut Whitten et. al.
(2007,p335) Data Flow
Diagram (DFD) adalah sebuah model proses yang digunakan untuk menggambarkan aliran data melalui sistem dan
35 pengolahan yang dilakukan oleh sistem untuk menggambarkan aliran data DFD, dibutuhkan simbol-simbol. Menurut O’Brien dan Marakas (2009:627), DFD (Data
Flow
Diagram)
adalah
sebuah
alat
yang
merepresetasikan aliran data antar entity eksternal, aktivitas proses, dan elemen data dalam bentuk diagram grafis yang berupa simbol. Jadi, DFD merupakam diagram yang menggambarkan hubungan antara aktifitas proses bisnis dengan eksternal actors serta data-data yang berhubungan dengan proses bisnis tersebut.
SA-9
Web Application Diagram aplikasi web menunjukkan hubungan logis antara layanan berbasis web infomasi, dalam perawatan ini menunjukkan diagram rinci layanan yang berinteraksi melalui protocol standard dan interface
yang mempromosikan
platform-independent persimpangan data. 5.
Networks dan Infrastructure Menurut
Bernard
(2005:107),
Networks
dan
Infrastructure
merupakan tingkatan terakhir yaitu tingkatan ke-5 dari kerangka Enterprise Architecture yang merupakan tulang punggung arsitektur dimaksudkan untuk mengatur dan mendokumentasikan pandangan saat ini dan masa depan dari data dan video network dimanapun perusahaan menggunakan untuk sistem utama, aplikasi, website, dan database.
36 NI-1 : Network Connectivity Diagram NI-2 : Network Inventory NI-3 : Capital Equipment Inventory NI-4 : Building Blueprints NI-5 : Network Center Diagram NI-6 : Cable Plant Diagram NI-7 : Rack Elevation Diagram
Gambar 2.19 Enterprise Architecture EA3 Cube TM (Bernard, 2005:321) Pada level ini menggambarkan tingkat teknologi infrastruktur yang digunakan untuk menghubungkan sumberdaya IT yang ada dalam perusahaan yang efektif dan efisien. NI-1
Network Connectivity Diagram Menurut Bernard (2005:321), Konektivitas Jaringan Diagram menunjukkan bahwa koneksi fisik antara suara perusahaan, data dan jaringan video, termasuk eksternal Wide Area Network (WAN) dan Local Area Network (LAN) juga disebut "extranet" dan "intranet".
Gambar 2.20 Network Connectivity Diagram (Bernard, 2005:321)
37 6. Security Menurut Bernard (2005:181), IT Security membahas tentang pendekatan umum untuk keamanan TI pada semua tingkat EA framework. Keamanan TI harus menjadi bagian dari tujuan strategis atau inisiatif yang bergantung pada akurasi, dan pengesahan informasi yang benar. SP-1 Security Plan Menurut Bernard (2005:328), Rencana keamanan menyediakan baik deskripsi tingkat tinggi dan rincian program
keamanan
yang
berlaku
yang
digunakan
perusahaan, termasuk fisik, data, personel, dan unsurunsur keamanan operasional dan prosedur. Menurut Satzinger, Jackson, Burd (2005: 513), “Security Control is a Mechanisms usually provided by the operating system or environment to protect the data and processing systems from malicious attack.” Yang didefinisikan
sebagai,
Mekanisme
yang
biasanya disediakan oleh sistem operasi atau lingkungan perusahaan untuk melindungi data dan system proses dari ancaman. SP-2 Security Solution Descriptions Security
Solution
Descriptions
menyediakan
tampilan tingkat tinggi tentang bagaimana keamanan yang disediakan untuk melindungi sumberdaya yang dipilih dan digunakan diseluruh perusahaan. 7. Standard Bernard (2005:181), menyatakan bahwa EA standard mempunyai standar dokumen EA untuk data, video, suara dan
38 keamanan TI yang digunakan selama pengembanagan komponen EA. ST-2 Technology Forecast Menurut
Bernard
(2005:334),
Perkiraan
dukungan teknologi dan terkait dengan profil standar teknologi. Dokumen perkiraan teknologi diharapkan akan membawa perubahan dalam salah satu standar yang tercantum dalam artefak teknologi standar, di mana perubahan masa depan tampaknya terjadi atau akan terjadi. 8. Workforce Bernard (2005:185), berpendapat bahwa Workforces adalah pendekatan perencanaan tenaga kerja TI dan pelatihan bahwa perusahaan menggunakan manajemen modal manusia (Human capital management).
