5
BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1
Produktivitas dan Efisiensi Produktivitas dan efisiensi merupakan kebutuhan pokok dalam berbisnis, sehingga dalam persaingan bisnis produktivitas dan efisiensi sangat memegang peranan penting. 2.1.1 Produktivitas Beberapa pengertian produktivitas dapat diuraikan sebagai berikut : •
Menurut Organitation For Economic and Development (OECD), menyatakan bahwa productivity is equal to output divided by one its production
element.1
Menurut
OECD
tersebut,
pada
dasarnya
produktivitas adalah output dibagi dengan elemen produksi yang dimanfaatkan. •
Menurut International Labour Organitation (ILO) menyatakan bahwa, production are produced as a result intregation of four mayor elemens land, capital, labour and organitation. The ratio of these elements to production is a measure of the productivity.2 Menurut ILO tersebut, pada dasarnya produktivitas adalah perbandingan antara elemen-elemen produksi dengan yang dihasilkan.
1
Drs. Zulian Yamit, M.Si., Manajemen Produksi dan Operasi, hal 11.
2
Drs. Zulian Yamit, M.Si., Manajemen Produksi dan Operasi, hal 12.
6
Dari berbagai pengertian produktivitas diatas, secara umum produktivitas mengandung pengertian perbandingan antara hasil yang dicapai (output) dengan keseluruhan sumber daya yang digunakan (input). Ukuran utama yang digunakan untuk mengukur kinerja dari manajemen operasi adalah produktivitas. Produktivitas merupakan ukuran bagaimana baiknya suatu sumber daya diatur dan dimanfaatkan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Secara umum produktivitas dapat dinyatakan sebagai rasio antara keluaran terhadap masukan, atau rasio hasil yang diperoleh terhadap sumber daya yang dipakai. Pengukuran produktivitas dapat dilakukan untuk ruang lingkup
nasional,
industri,
organisasi
atau
perorangan.
Pengukuran
produktivitas teutama berguna dalam membandingan hasil yang dicapai antara satu periode dengan periode lainnya, atau produktivitas yang dicapai antara dua negara, departemen, bagian, atau perorangan. Karena produktivitas dapat diukur dalam berbagai cara, sering digunakan indeks untuk mempermudah perbandingan. Ukuran produktivitas tidak sama dengan efisiensi, efisiensi merupakan ukuran dalam membandingkan penggunaan input yang direncanakan dengan realisasi penggunaan masukan. Jika masukan yang sebenarnya dilakukan makin besar penghematannya, maka tingkat efisiensi semakin tinggi, tetapi semakin kecil masukan yang dihemat, maka semakin rendah tingkat efisiensinya.
7
2.1.2
Efisiensi
Beberapa definisi efisiensi dapat diuraikan sebagai berikut : •
Efisiensi adalah usaha mencapai prestasi yang sebesar-besarnya
dengan menggunakan kemungkinan-kemungkinan yang tersedia (material, mesin dan manusia) dalam tempo yang sependek-pendeknya, di dalam keadaan yang nyata (sepanjang keadaan itu bisa berubah) tanpa mengganggu keseimbangan antara faktor-faktor tujuan, alat, tenaga dan waktu.3 •
The term efficiency has a very exact definition. It is expressed as the
ratio of output to input. Efisiensi memiliki pengertian yang sudah pasti, yaitu menunjukkan adanya perbandingan antara keluaran (output) dan masukan (input).4 Untuk menentukan apakah suatu kegiatan dari organisasi itu termasuk efisien atau tidak maka prinsip-prinsip atau persyaratan efisiensi harus terpenuhi, yaitu sebagai berikut : •
Efisiensi harus dapat diukur
•
Efisiensi mengacu pada pertimbangan rasional
•
Efisiensi tidak boleh mengorbankan kualitas (mutu)
3
Drs. Ibnu Syamsi, S.U., Efisiensi, sistem dan Prosedur Kerja, hal 4.
4
Drs. Ibnu Syamsi, S.U., Efisiensi, sistem dan Prosedur Kerja, hal 4.
8
•
Perhitungan Produktivitas dan Efisiensi
¾ Produktivitas Jam Terjual x 100% Jam Terpakai ¾ Efisiensi Jam Terpakai x 100% Jam Tersedia Tabel 2.1 Hubungan antara produktivitas dan profitabilitas5 Kasus 1
Profitabilitas Tinggi
Produktivitas Tinggi
2
Tinggi
Rendah
3
Rendah
Tinggi
4
Rendah
Rendah
5
maka akan terjadi Kondisi keuangan akan stabil
Profitabilitas yang tinggi tidak akan berlanjut, dalam jangka panjang. Produktivitas rendah akan menggerogoti keuntungan perusahaan Perusahaan akan menghadapi kerugian dan mungkin akan menuju kebangkrutan
Perusahaan akan bangkrut
Prof. Dr. Vincent Gaspers., Organizational Exellence, hal 213.
Tindakan Pertahankan atau tingkatkan produktivitas dan profitabilitas lebih lanjut Tingkatkan produktivitas dengan menggunakan program-program peningkatan kerja. Terdapat masalah internal dalam perusahaan
Tingkatkan profitabilitas melalui perbaikan : strategi pasar, riset pasar, pelayanan pelanggan, promosi, penetapan harga, dll. Terdapat masalah eksternal dari perusahaan Tingkatkan produktivitas dan profitabilitas dengan membangun kembali sistem industri yang memperhatikan aspek kualitas, efektifitas, dan efisiensi sumber daya. Terdapat masalah internal dan eksternal perusahaan
9
Kinerja adalah sesuatu kegiatan dan menyempurnakannya sesuai dengan tanggung jawabnya dengan hasil seperti yang diharapkan. Jika dikaitkan dengan performance sebagai kata benda (noun) dimana salah satu entri-nya adalah hasil dari suatu pekerjaan, pengertian perfomance atau kinerja adalah hasil kerja yang dapat dicapai oleh seseorang atau kelompok orang dalam suatu perusahaan sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab masingmasing dalam upaya pencapaian tujuan perusahaan secara legal. Pengertian kinerja6
2.1.3 •
Kinerja merupakan seperangkat hasil yang dicapai dan merujuk pada
tindakan pencapaian serta pelaksanaan suatu pekerjaan yang diminta (Stolovitch and Keep : 1992) •
Kinerja merupakan suatu fungsi dari motivasi dan kemampuan. Untuk
menyelesaikan tugas atau pekaerjaan, seseorang harus memiliki derajat kesediaan dan tingkat kemampuan tertentu. Kesediaan dan keterampilan seseorang tidaklah cukup efektif untuk mengerjakan sesuatu tanpa pemahaman yang jelas tentang apa yang akan dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya (Harsey and Blanchard : 1993 ) •
Kinerja sebagai kualitas dan kuantitas dari pencapaian tugas-tugas, baik yang dilakukan oleh individu, kelompok maupun perusahaan (Scermerhorn, Hunt and Osborn : 1991)
6
Prof. Dr. Veithzal Rivai, M.B.A., Performance Appraisal, hal 14.
10
2.1.4
Penyebab kegagalan Sistem Manajemen Kinerja7 Menurut Balance Score Card Collaboration (2002), terdapat 4 faktor
penghambat dalam implementasi sistem manajemen kinerja terintregrasi, yaitu : •
Hambatan visi ( Vision Barrier ) Tidak banyak orang dalam organisasi yang memahami atau mengerti strategi dari organisasi mereka. Berdasarkan survei, hanya sekitar 5% dari karyawan yang memahami strategi perusahaan mereka.
•
Hambatan Orang ( People Barrier ) Banyak orang dalam organisasi memiliki tujuan yang tidak terkait dengan strategi organisasi. Berdasarkan survei, hanya sekitar 25% dari manajer yang memiliki intensif terkait dengan strategi perusahaan mereka.
•
Hambatan Sumber Daya ( Resource Barrier ) Waktu, energi dan uang tidak dialokasikan pada hal-hal yang penting (kritis) dalam organisasi. Sebagai misal, anggaran tidak dikaitkan dengan strategi bisnis, sehingga menghasilkan pemborosan sumber daya. Berdasarkan survei, sekitar 60% dari organisai tidak mengaitkan anggaran kepada strategi perusahaan.
7
Prof. Dr. Vincent Gaspers., Organizational Exellence, hal 26
11
2.1.5 Pedoman P-D-C-A ( 8 Langkah Pemecahan Masalah ) •
Alasan Pemilihan Tema - Mengetahui mengapa masalah tersebut harus diselesaikan - Mengetahui masalah mana yang benar-benar perioritas untuk diselesaikan.
•
Penetapan Target dan Rencana Kerja - Menetapkan target - Menyusun rencana kegiatan perbaikan untuk tiap langkah, waktu dan PICnya
•
Menganalisa Keadaan yang ada/sekarang - Mengurai masalah lebih terperinci sesuai keadaan sekarang - Rumuskan masalah langsungnya (Sub-tema)
•
Analisa Sebab–Akibat - Mencari penyebab yang paling mungkin - Menguji penyebab benar-benar dominan dalam masalah
•
Rencana Penanggulangan - Menentukan tindakan yang perlu dilakukan - Menggunakan metode 5W 1H (What, Why, Where, When, Who dan How).
•
Penanggulangan dan Pemeriksaan Akhir - Melakukan penanggulangan dan memeriksa hasil yang terjadi
12
- Observasi kemungkinan problem yang timbul dari penanggulangan •
Evaluasi Hasil - Memnbandingkan hasil perbaikan terhadap rencana / target - Mengetahui penyimpangan yang terjadi.
•
Kesimpulan - Menyimpulkan hasil yang dicapai - Tunjukkan angka keuntungan dari hasil tersebut
2.2 Pergudangan Logistik Pergudangan pada dasarnya merupakan serangkaian kegiatan pengurusan logistik dalam gudang, baik yang bersifat administrative maupun operasional berkaitan dengan perumusan maupun pelaksanaan tata kerja, tata ruang, maupun tata usaha. Secara lebih operasional, pergudangan merupakan serangkaian kegiatan pengurusan dalam penyimpanan logistik mulai dari kegiatan penerimaan, pencatatan, pemasukan, penyimpanan, pengaturan, pembukuan, pemeliharaan, pengeluaran dan pendistribusian sampai dengan kegiatan pertanggungjawaban pengelolaan gudang (pembuatan laporan-laporan) dengan tujuan mendukung kontinuitas kerja unit kerja, sekaligus mendukung efektifitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan.
13
Merujuk pada beberapa kegiatan pergudangan dan tujuan pergudangan tersebut,
ada
beberapa
pedoman
umum
untuk
melakukan
kegiatan
penggudangan, yakni: •
Menjaga kelancaran penerimaan dan pengeluaran logistik.
•
Menjaga ketertiban administrasi pergudangan, baik untuk menjamin keamanan barang maupun penyediaan piranti pertanggungjawaban pengelolaan pergudangan.
•
Melakukan penyimpanan logistik secara tepat sehingga logistik yang ada mudah diperiksa, ditemukan dan diambil.
•
Melakukan pengaturan barang secara tepat sehingga mampu menjamin keamanan dan keselamatan barang, petugas gudang maupun pihak-pihak yang berkepentingan.
•
Melakukan perawatan barang dengan baik sehingga barang dalam gudang tidak sekedar barang persediaan, tetapi juga barang siap pakai.
2.2.1
Macam-macam Gudang Berdasarkan pada pengalaman dan pengamatan yang paling sering kita temui, kita dapat menyatakan bahwa gudang merupakan suatu ruangan tertutup, tidak bergerak, tidak untuk lalu lintas umum dan berfungsi untuk menyimpan barang. Berdasarkan pengertian ini dapat ditegaskan bahwa gudang merupakan bangunan yang memiliki tiga dimensi, memiliki
14
dinding dan atap, hanya petugas gudang yang boleh masuk keluar gudang, dan gudang hanya untuk penyimpanan barang. Bila dilihat secara fisik, ternyata gudang tidak hanya dalam bentuk ruangan tertutup saja, tetapi juga bisa dalam bentuk ruangan yang terbuka ataupun semi tertutup. •
Gudang terbuka sering dibedakan atas gudang gudang terbuka yang tidak diolah dan gudang terbuka yang diolah. ¾ Gudang terbuka tidak diolah berupa suatu lapangan terbuka, yang permukaannya hanya diratakan tanpa diperkeras dan hanya diperuntukkan untuk logistik yang tidak terpengaruh oleh perubahan cuaca atau hanya untuk penyimpanan yang sifatnya sementara. ¾ Sementara gudang terbuka diolah berupa suatu lapangan terbuka yang sudah diratakan dan diperkeras. Gudang jenis ini juga diperuntukan bagi logistik yang tidak cepat terpengaruh oleh cuaca.
•
Gudang semi tertutup merupakan bangunan yang beratap tanpa dinding ujung yang lengkap, dan diperuntukan untuk penyimpanan logistik yang memerlukan pertukaran udara maksimum serta tidak memerlukan perlindungan lengkap terhadap udara.
15
Pembedaan atas macam-macam gudang selain berdasarkan bentuk dan karakteristik fisik bangunan, juga bisa dibedakan berdasarkan fungsinya. Antara lain gudang operasional, gudang perlengkapan, gudang pemberangkatan, dan gudang musiman. Secara fisik spesifik dapat dibedakan atas barang yang disimpan didalamnya. Antar lain gudang alat tulis, gudang alat medis, gudang BBM, gudang tenun, gudang alat rumah tangga, gudang teknik.
2.2.2
Tata Ruang Gudang Perancangan tata gudang merupakan kegiatan pemikiran dan penetapan segmen ruangan didalam gudang serta pengaturan logistik didalam ruangan gudang tersebut. Sehubungan dengan hal ini, ada beberapa asas tata ruang gudang yang harus diperhatikan, yaitu : •
Asas jarak terpendek Ruangan seharusnya bisa digunakan sebaik mungkin sehingga
pelaksanan kegiatan pengaturan barang dalam gudang dapat melewati jarak yang sependek mungkin. •
Asas mengalirnya kegiatan Pelaksanaan kegiatan pengaturan barang diusahakan dengan urutan
yang teratur dari satu tempat ke tempat yang lain dengan berurutan.
16
•
Asas memudahkan pengawasan Penataan ruang haruslah membantu mempermudah pengawasan atas
pengaturan barang. •
Asas fleksibelitas ruangan Penataan barang dalam gudang diusahakan sedemikian rupa sehingga
bila ada gangguan ruangan akan mudah disesuaikan dengan kebutuhan. •
Asas kemudahan berhubungan dengan luar Pada penataan barang-barang yang frekuensinya sering dipakai
sebaiknya diletakkan ditempat yang langsung berhubungan dengan pihak luar. 2.3
Gudang / ruang tools Gudang / ruang tools merupakan ruang penyimpanan Special Service Tools (SST) dan peralatan bengkel lainnya yang merupakan salah satu dari fasilitas bengkel resmi yang turut mendukung berjalan baiknya aktifitas bengkel dalam kesehariannya. Ada beberapa ketentuan yang mengatur tentang gudang tools, diantaranya sebagai berikut : •
Letakkan gudang tools berdampingan dengan ruang engine repaire dan
gudang oli atau bahan. •
Lengkapi dengan rak khusus untuk menyimpan SST dan equipment serta
lemari khusus untuk menyimpan peralatan bengkel lainnya.
17
•
Gunakan disain loket agar mekanik hanya diperbolehkan meminjam tools
melalui loket. Dalam sebuah gudang tools bengkel terdapat seorang petugas atau lebih yang bertugas melakukan perawatan pada SST dan equipment bengkel dan melayani mekanik atau man power bengkel lain yang memerlukan SST dan equipment dalam kegiatan kerjanya hal ini sesuai dengan ketentuan yang berlaku pada gudang tools bengkel bahwa mekanik hanya boleh meminjam tools melalui loket peminjaman yang ada pada gudang tools dan pada masa sekarang ketentuan tersebut telah dilakukan pada beberapa bengkel resmi kendaraan. Mengingat begitu banyak item yang ada pada gudang tools dan adanya aktifitas rutin yang dilakukan dalam gudang tools sehingga agar segala sesuatu yang ada pada gudang tools berjalan dengan teratur, terkontrol dan efisien maka diperlukan sebuah sistem atau lebih untuk mengaturnya. Pada masa sekarang telah ada beberapa sistem yang telah berjalan di gudang tools dalam sebuah bengkel resmi kendaraan bermotor, diantaranya yaitu : •
Sistem peminjaman SST dan equipment bengkel
•
Sistem perhitungan asset SST dan equipment bengkel
•
Dan lain-lain.
18
2.4
SST (Special Service Tools) dan Alat Ukur 2.4.1 SST (Special Srvice Tools) SST (Special Service Tools) / peralatan khusus adalah alat-alat spesial yang khusus dibuat untuk melakukan pekerjaan reparasi yang sulit atau memerlukan cara pelepasan atau pemasangan dengan cara yang khusus, dan apabila pekerjaan tersebut tidak dilakukan dengan alat khusus maka dapat merusak bagian-bagian yang dikerjakan dan menimbulkan masalah baru. •
Alat-alat penyetel (Adjusting Kit) Adjusting kit adalah peralatan yang digunakan untuk penyetelan,
contohnya Differential Adjusting Kit. •
Alat-alat Pembokar dan Pemasang (Remover and Installer) Remover adalah alat yang dipakai untuk membongkar atau melepas,
sedangkan replacer adalah alat untuk memasang atau mengganti. - Pullers Pullers berfungsi untuk menarik suatu benda. Sebagian besar puller memanfaatkan ulir sebagai tenaga pembukanya. - Guide Tools Guide tools digunakan untuk menuntun dalam pemasangan suatu komponen, contohnya adalah Clutch Guide Tool.
19
- Wrench Wrench adalah alat yang dipergunakan untuk mengencangkan atau membuka mur atau baut yang bentuknya spesial. - Punch Pin punch digunakan untuk membuka atau memasang pin, Long tappered punch digunakan untuk menggaris, Solid punch digunakan untuk mendorong, Center punch digunakan untuk membuat titik untuk mempermudah pengeboran 2.4.2 Alat-alat Ukur Alat ukur adalah alat-alat yang biasa digunakan untuk melakukan pengukuran, seperti pengukuran arus, emisi, torsi, dll. • Dial Gauge (Dial Indicator) Dial gauge digunakan untuk mengukur kebengkokan poros, run out, dan backlash. Dengan ketelitian : 0,01 mm.Apabila jarum panjang membuat satu putaran penuh (100 strip), maka jarum pendek bergerak 1 strip (1 mm). • Micrometer Micrometer dibagi menjadi dua macam : - Outside micrometer : Mengukur diameter luar - Inside micrometer : Mengukur diameter dalam Kedua alat ini memiliki ketelitian 0,01 mm. Satu putaran thimble terdiri dari 50 strip (0,5 mm).
20
• Vernier Caliper Vernier caliper digunakan untuk mengukur diameter luar, diameter dalam, dan mengukur kedalaman. Ketelitiannya adalah 0,05 mm. • Cylinder Gauge Cylinder gauge adalah alat untuk mengukur diameter silinder, dengan ketelitian 0,01 mm. • Caliper Gauge Caliper gauge adalah alat ukur yang menggunakan dial gauge. Ada 2 tipe caliper gauge yaitu inside caliper dan outside caliper. Yang umum digunakan untuk mengukur komponen otomotif adalah inside caliper gauge. • Plastigage Plastigage digunakan untuk mengukur celah oli dari poros engkol. Plastigage mempunyai ukuran yang berbeda : warna hijau (0,025-0,076 mm), warna biru (0,102-0,229 mm), warna merah (0,051-0,152). • Multi Tester (Volt, Ohm, Ampere Meter) Multi tester adalah alat pengetes kelistrikan. Penggunaannya untuk mengukur tegangan DC dan AC, tahanan, dan arus DC. Multi tester dibagi menjadi dua yaitu tipe digital dan tipe analog. • Tachometer Mesin Diesel Tachometer adalah alat untuk mengukur putaran mesin [RPM (Rotary Per Minute)]
21
• Tune Up Tester Tune up tester adalah alat yang befungsi untuk memeriksa breaker point, dwell angel, putaran mesin (rpm), tegangan battery, sistem pengisian dan kevakuman dari intake manifold. • Kunci Moment (Torque Wrench) Kunci moment digunakan untuk mengukur gaya puntir pada baut dan mur, agar mencapai ketegangan tertentu. Kunci moment terdiri dari 2 tipe yaitu Plate type dan Pre-set type. • Hydrometer Hydrometer berfungsi untuk mengukur berat jenis elektrolit battery. Berat jenis elektrolit berubah menurut tingkat isi battery. Berat jenis battery penuh adalah 1,26-1,28. Berat jenis juga dipengaruhi oleh suhu. • Compression Tester Compression tester digunakan untuk mengukur tekanan kompresi. Karena tekanan kompresi pada mesin diesel tinggi, maka harus digunakan gauge dengan tekanan tinggi. Pemasangan pada lubang injektor atau glow plug. • Nozzle tester Nozzle tester digunakan untuk memeriksa tekanan pembukaan injektor dan kondisi injektor (kebocoran setelah injeksi)
22
• Radiator dan Radiator Cup Tester Tester ini digunakan untuk memeriksa kondisi radiator (sistem pendinginan) dari kebucoran dan tutup radiator. • Static Timing Gauge Static timing gauge berfungsi untuk memeriksa timing injeksi pada pompa injeksi tipe distributor / VE (langkah plunger) katup masuk dan katup buang. • Vacuum Gauge (Metyvac) Vacuum gauge berfungsi untuk menghasilkan vakum untuk memeriksa komponen yang berhubungan dengan vakum. • Tyre Pressure Gauge Tyre pressure gauge berfungsi untuk mengukur tekanan angin ban. • Turning Radius Gauge Turning radius gauge berfungsi untuk mengukur sudut belok roda. • Camber Caster Gauge Camber caster gauge berfungsi untuk mengukur sudut camber, caster, dan king pin inclination. • Toe Gauge Toe gauge berfungsi untuk mengukur besarnya toe in dalam mm.
23
• Side Slip Tester Side slip tester berfungsi untuk mengukur jumlah side slip (penyimpangan roda saat kendaraan berjalan) per meter. Suara buzzer atau lampu peringatan akan menyala bila side slip melebihi standar yang ditentukan. • Speedometer Tester Speedometer tester berfungsi untuk memeriksa kesalahan speedometer. Roda penggerak kendaraan digerakan oleh roller-roller, apabila terjadi perbedaan yang besar antara speedometer pada mobil dan pada alat maka speedometer harus diganti. • Power Steering Tester Power steeting tester digunakan untuk mengukur tekanan minyak power steering.
