BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1 Teori-teori Umum 2.1.1 •
Pengertian Sistem Menurut Mulyadi (2001,P2) : “ Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu “.
•
Menurut Bodnar (2000,P1) : “Sistem adalah kumpulan sumberdaya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu“.
•
Menurut Mc Leod (2001,P11) : “Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan”.
•
Menurut Hall (2001,P5) : “Sebuah sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (interrelated) atau subsistemsubsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose). Berdasarkan pengertian tersebut maka Penulis berkesimpulan bahwa
Sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan elemen atau unsur yang saling terkait dan bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan. 2.1.2 •
Pengertian Informasi Menurut Bodnar (2000,P1) : “Informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat”.
7
8 •
Menurut Mc Leod (2001,P15) : “Informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti”. Berdasarkan pengertian tersebut maka Penulis berkesimpulan bahwa
Informasi dapat diartikan sebagai hasil pengolahan data sedemikian rupa yang dapat membantu orang yang membutuhkannya dalam pengambilan keputusan. 2.1.3 •
Pengertian Sistem Informasi Menurut Hall (2001,P7) : “ Sistem Informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan dapat didistribusikan kepada para pemakai.
•
Menurut Bodnar (2000,P4) : “Sistem informasi (berbasis komputer) merupakan sekelompok perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mengubah data menjadi informasi yang bermanfaat. Berdasarkan pengertian tersebut maka Penulis berkesimpulan bahwa
Sistem Informasi dapat diartikan sebagai suatu kerangka kerja yang memproses masukan menjadi keluaran (informasi) untuk mencapai suatu tujuan. 2.1.4 •
Pengertian Perancangan Sistem Menurut Mulyadi (2001,P51) : “Perancangan Sistem adalah proses penterjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif rancangan sistem informasi
yang
diajukan
kepada
pemakai
informasi
untuk
dipertimbangkan”. •
Menurut Bodnar (2000,P21) : “Perancangan sistem adalah proses menspesifikasikan rincian solusi yang dipilih oleh proses analisis sistem.
9 Berdasarkan pengertian tersebut maka Penulis berkesimpulan bahwa Perancangan Sistem merupakan suatu proses perencanaan atau gambaran suatu sistem baru untuk melengkapi atau menggantikan sistem yang sedang berjalan.
2.2 Teori-teori Khusus 2.2.1
Pengertian Pembelian Siklus Pembelian mencakup perolehan barang untuk dijual kembali atau
digunakan dalam produksi, perolehan jasa-jasa perorangan, dan perolehan aktiva dan peralatan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua : Pembelian lokal dan impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negri, sedangkan impor adalah pembelian dari pemasok luar negri. Menurut Mulyadi (2001,P301) pembelian adalah suatu usaha yang digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Fungsi yang terkait dalam sistem pembelian adalah : 1. Bagian Gudang Bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima untuk tugas penerima. 2. Bagian Pembelian Bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, penentuan
pembelian
yang
dipilih
dalam
pengadaan
mengeluarkan order pembeli kepada pemasok yang dipilih.
barang
dan
10 3. Bagian Penerimaan Bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kualitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. 4. Bagian Akuntansi Bagian akuntansi yang terkait dengan transaksi pembelian adalah bagian pencatatan persediaan dan bagian pencatatan pembayaran. Bagian pencatatan persediaan mencatat harga pokok persediaan yang dibeli kedalam kartu persediaan. Bagian pencatatan pembayaran mencatat transaksi pembelian kedalam register bukti kas keluar yang berfungsi sebagai pencatat kartu kas keluar. 2.2.2 Pengertian Utang Usaha Utang usaha adalah kewajiban yang harus dipenuhi oleh perusahaan atas terjadinya transaksi pembelian atau adanya beban gaji yang belum dibayarkan kepada karyawan. Ada dua metode pencatatan utang, yaitu: 1. Account payable procedure : berupa kartu utang yang diselenggarakan untuk tiap kreditur,
yang memperlihatkan catatan mengenai nomor faktur dari
pemasok, jumlah yang terutang, jumlah pembayaran, dan saldo utang. 2. Voucher payable procedure : tidak diselenggarakan kartu utang, namun digunakan arsip voucher (bukti
kas keluar) yang disimpan dalam arsip
menurut abjad atau menurut tanggal jatuh temponya, arsip bukti kas keluar ini berfungsi sebagai catatan utang.
11 2.2.3
Sistem Retur Pembelian Barang yang sudah diterima dari pemasok adakalanya tidak sesuai
dengan barang yang dipesan menurut surat order pembelian. Ketidak sesuaian tersebut terjadi kemungkinan karena barang yang diterima tidak cocok dengan spesifikasi yang tercantum dalam surat order pembelian, barang mengalami kerusakan dalam pengiriman, atau barang diterima melewati tanggal pengiriman yang dijanjikan oleh pemasok. Sistem retur pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengembalian barang yang sudah dibeli kepada pemasok. Niswonger (1992,P154) : Bila barang dagang dikembalikan (retur pembelian) atau diperlukan penyesuaian harga (pengurangan pembelian), biasanya pembeli menghubungi penjual secara tertulis. Rincian dapat dinyatakan dalam surat atau pembeli (debitor) menggunakan formulir nota debet (debit memorandum form). Nota debet merupakan media yang lazim untuk memberikan informasi kepada penjual (kreditor) mengenai jumlah yang diminta pembeli untuk di debet ke perkiraan hutang usaha. Debitor bisa menggunakan salinan nota debet sebagai dasar untuk suatu ayat jurnal atau bisa menunggu konfirmasi dari kreditor, yang biasanya dalam bentuk nota kredit. Dalam kedua hal, Hutang Usaha harus didebet serta retur dan pengurangan pembelian harus dikredit. Perkiraan retur dan pengurangan pembelian dapat dipandang sebagai pengurangan dari jumlah yang semula dicatat sebagai pembelian. Dalam pengertian ini, seperti potongan pembelian, perkiraan retur dan pengurangan pembelian adalah suatu perkiraan kontra (atau pengimbang) terhadap pembelian.
12 2.2.4 Bagan Alir Dokumen ( Document Fowchart) Sistem akuntansi dapat dijelaskan dengan menggunakan bagan alir dokumen. Gambar dibawah ini melukiskan simbol-simbol standar yang digunakan oleh analis sistem untuk membuat bagan alir dokumen yang menggambarkan sistem tertentu. 2.2.5
Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram atau DFD adalah suatu alat untuk mempelajari dan
menganalisa suatu sistem. DFD dapat digunakan untuk menggambarkan sistem yang berjalan maupun sistem yang akan dibuat. dengan DFD ini kita dapat melihat aliran data dalam sistem yang terstruktur dan jelas. Simbol-simbol yang akan digunakan dalam Data Flow Diagram ( DFD ) adalah : 1. External entity adalah suatu kesatuan diluar sistem. External entity dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang akan memberikan masukan input (masukkan) ke sistem (dinamakan source) atau menerima output (keluaran) dari sistem (dinamakan sink). External entity ini disimbolkan dengan notasi empat persegi panjang. 2. Data flow, menunjukkan aliran dan data yang dapat berupa masukan untuk sistem
atau hasil dari suatu proses. Data flow ini dapat
mengalir diantara proses, penyimpanan data (data store) dan external entity. Data flow ini di gambarkan dengan gambar panah dan garis panahnya diberi nama dari aliran tersebut. 3. Proses adalah kegiatan atau kerja yang di lakukan orang, mesin atau komputer yang mengubah suatu input menjadi suatu output. Proses
13 ini dapat ditunjukkan
dengan simbol lingkaran yang didalamnya
ditulis nomor dari proses dan nama proses yang menyatakan fungsi dari proses tersebut. Nama proses harus kata kerja. 4. Data store merupakan tempat penyimpanan dari data-data yang digambarkan dalam suatu sistem. Pemberian nama untuk data store menggunakan kata benda jamak, yang diambil dari nama data yang dibawa oleh arus data, baik yang masuk maupun yang keluar dari data store. Didalam perancangan sistem, data store dapat diartikan sebagai basis data (database). Data flow diagram dibagi dalam berbagai tingkatan yaitu : •
Diagram hubungan Menggambarkan hubungan secara garis besar yaitu hubungan masukan dan keluaran antara sistem dengan lingkungan luarnya.
•
Diagram nol Menggambarkan subsistem dari diagram hubungan, yang diperoleh dengan cara
memecah
lingkaran
utama
pada
diagram
hubungan
dengan
menggambarkan arus data yang dibutuhkan. •
Diagram rinci Menggambarkan rincian dari tiap-tiap proses yang ada di dalam diagram nol.
14 2.2.6
Kamus Data Menurut McLeod (2001,P308), Kamus Data (Data Dictionary) adalah
suatu penjelasan tertulis mengenai data yang berada didalam database. Kamus data menggunakan notasi-notasi untuk melengkapi informasi dalam arus data. 2.2.7 Normalisasi Normalisasi adalah suatu proses terhadap relasi basis data untuk mencegah ketidak normalan basis data. Suatu sistem database yang baik harus memenuhi kondisi yang tidak mengandung anomali, yaitu kejanggalan dari suatu penempatan atribut tertentu dari suatu obyek data. Tujuan normalisasi adalah untuk mengurangi redundansi data. Tahap-tahap dalam normalisasi adalah : 1. First normal form (1 NF) Suatu hubungan dalam bentuk normal pertama jika dan hanya jika semua domain mengandung nilai atomik, dimana kelompok pengulangan harus dihilangkan dan primary key ditentukan. 2. Second normal form (2 NF) Menghilangkan ketergantungan fungsional yaitu apakah ada atribut yang bukan primary key yang merupakan fungsi dari sebagian primary key. 3. Third normal form (3 NF) Menghilangkan ketergantungan dependency yaitu apakah ada atribut yang bukan key yang tergantung pada field yang bukan key yang lain.
15 2.2.8 Spesifikasi file Penulis menspesifikasi file-file master yang ada berdasarkan proses normalisasi yang telah dilakukan sebelumnya. Pada proses ini field-field yang ada dalam table master dideskripsikan secara lebih rinci. 2.2.9
Bagan Terstruktur (Structure Chart) Bagan terstruktur digunakan untuk mendefinisikan dan mengilustrasikan
organisasi dari sistem informasi secara berjenjang dalam bentuk modul dan submodul. Bagan terstruktur dapat memberikan penjelasan yang lengkap dari sistem dipandang dari elemen data, elemen kontrol, modul dan hubungan antar modulnya. 2.2.10
Spesifikasi Proses Pada tahap ini dijelaskan mengenai langkah-langkah dari tiap proses yang
ada dalam perusahaan.
