BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1
Teori Umum 2.1.1 Pengertian Sistem
Menurut Romney dan Steinbart (2014:5), Sistem
adalah
serangkaian dua atau lebih komponen yang saling terkait dan berinteraksi untuk mencapai tujuan. Sebagian besar sistem terdiri dari subsistem yang lebih kecil yang mendukung sistem yang lebih besar. Menurut Hall (2011:5) “A system is a group of two or more interrelated components or subsystems that serve a common purpose.” Yang artinya sebuah sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling terkait yang melayani tujuan yang sama. Menurut Gelinas, Dull (2008 : 11), “ A system is a set of interdependent elements that together accomplish specific objectives. A system must have organization, interrelationships, integration, and central objectives.”.Yang diterjemahkan, “Sistem adalah seperangkat elemen yang sama untuk mencapai tujuan tertentu. Suatu sistem harus memiliki organisasi, hubungan timbal balik, integrasi, dan tujuan utama.”.
2.1.2 Komponen Dasar Sistem
Menurut Brien (2005:22) sistem memiliki 3 komponen dasar yaitu : 1. Input Menangkap dan mengubah elemen-elemen yang dimasukan kedalam sistem untuk diproses. 2. Processing Proses transformasi mengubah input menjadi output.
7
8 3. Output Mengirim elemen-elemen yang telah dihasilkan melalui proses transformasi ke tujuan yang telah ditentukan. 2.1.3 Informasi
Menurut Gelinas, Dull dan Wheeler ( 2012, 18 ), “Information is data presented in a form that is useful in decision-making activity.” Yang berarti artinya, “Informasi adalah data yang disajikan dalam bentuk yang berguna dalam kegiatan pengambilan keputusan”.
2.1.4 Karakteristik Informasi
Menurut Hall (2013:12),“information generation is the process of compiling, arranging, formatting, and presenting information to users. Information can be an operational document such as a sales order, a structured report, or a massage on a computer screen. Regardless of physical from, useful information has the following characteristics : relevance, timeliness, accuracy, complateness, and summarization.” Yang diterjemahkan, “Generasi informasi adalah proses kompilasi, mengatur, format, dan menyajikan informasi kepada pengguna. Informasi dapat menjadi dokumen operasional seperti order penjualan, laporan terstruktur, atau pesan di layar komputer. Terlepas dari fisiknya, informasi yang berguna memiliki karakteristik sebagai berikut: relevan, tepat waktu, akurat, lengkap, dan ringkas.” tanpa memperhatikan bentuk fisiknya, informasi yang berguna memiliki karakteristik seperti berikut :
a. Accuracy (Akurat) Information must be free form material errors. Informasi harus bebas dari kesalahan yang sifatnya material. Namun demikian, materialitas merupakan suatu konsep yang sulit dikualifikasi karena materialitas tidak memiliki nilai yang
9 absolute; ia merupakan konsep masalah spesifik. Ini berarti bahwa dalam beberapa kasus, informasi harus akurat dan sempurna.
b. Relevance (Relevan) The contents of the report or document must serve a purpose. Isi sebuah laporan atau dokumen harus melayani suatu tujuan. Dengan demikian laporan ini dapat mendukung manajer atau petugas administrasi.
c. Timeliness (Tepat waktu) The age of information is a critical factor in determining its usefulness. Informasi harus tidak lebih tua dari periode waktu tindakan yang didukungnya.
d. Completeness (Lengkap) No piece of information essential to a decision or task should be missing. Tidak boleh ada bagian informasi yang esensial bagi pengambilan keputusan atau pelaksanaan tugas yang hilang.
e. Summarization (Ringkas) Information should be aggregated in accordance with the user’s needs.
Jadi dapat disimpulkan bahwa informasi akan memiliki niali lebih apabila mampu memenuhi kebutuhan pengguna informasi dan memiliki ke empat elemen karakteristik informasi.
10 2.1.5 Sistem Informasi
Menurut Hall (2013:5) sistem informasi “is the set of formail procedures by which data are collected, process into information, and distributed to users.” Yang berarti sebuah kesatuan prosedur formal dimana
data
dikumpulkan,
diproses
menjadi
informasi,
dan
didistribusikan kepada pengguna. Menurut Gelinas, Dull (2012:14), “An information system (IS) is a man-made systemthat generally consists of an integrated set of computer-basedcomponents and manual components established to collect, store, and manage data and ro provide output information to users”.Yang diterjemahkan, “Sistem informasi adalah sisitem buatan manuasia yang terdiri dari komponen berbasis dan komponen manual yang didirikan untuk mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola data dan informasi output untuk pengguna”. Jadi berdasarkan definisi-definisi diatas, Sistem informasi merupakan sistem yang terdiri dari komponen manual yang didirikan untuk mengumpulkan, menyimpan, dan mengelolah data dan informasi output yang diperlukan untuk mendukung pengguna.
2.1.6 Akuntansi
Romney dan Steinbart (2014:11) Akuntansi adalah proses identifikasi, pengumpulan, dan penyimpanan data serta proses pengembangan, pengukuran, dan komunikasi informasi. Berdasarkan definisi tersebut, akuntansi adalah sistem informasi karena SIA mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan memproses akuntansi dan data lain untuk menghasilkan informasi bagi pembuat keputusan Menurut Bodnar & Hopwood (2010:1), Akuntansi ialah suatu sistem
informasi,
mengidentifikasi
mengumpulkan
dan
mengkomunikasikan informasi ekonomi mengenai suatu badan usaha kepada orang-orang.
11 Menurut Warren (2012:3), merupakan sistem informasi yang dapat memberikan laporan mengenai keadaan dan kondisi keuangan perusahaan Atas pernyataan diatas maka dapat diartikan bahwa akuntansi ialah suatu proses mendefinisikan, mengukur, dan memproses data menjadi
informasi
dan
melaporkan
informasi
tersebut
guna
pengambilan keputusan.
2.1.7 Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Romney dan Steinbart (2014:8), ‘” Sistem infomasi akuntansi (SIA-accounting information system) adalah suatu sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan mengolah data untuk menghasilkan informasi bagi pengambil keputusan. Sistem ini meliputi orang, prosedur dan intruksi, data, perangkat lunak, instruksi teknologi informasi, serta pengendalian internal dan ukuran keamanan.
2.1.8 Komponen Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Romney dan Steinbart (2014:11), terdapat 6 komponen dalam sistem informasi akuntansi yaitu : 1. People Orang yang menggunakan atau mengoprasikan sistem 2. Procedures and instruction Baik
manual
pemerosesan
maupun dan
otomasis,
penyimpanan
termasuk data
pengumpulan,
mengenai
perusahaan. 3. Data Data mengenai organisasi dan proses aktivitas bisnisnya. 4. Software
kegiatan
12 Perangkat lunak yang digunakan untuk memproses data dan mengolah data. 5. Information technology infrastructure Infrastruktur teknologi informasi, meliputi komputer, perangkat tambahan dam jaringan komunikasi yang digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan, memproses, serta mengirim data dan informasi. 6. Internal control and security measures Pengendalian internal dan pengukuran keamanan (Internal control and
security
measures)
yang
mengamankan
data
dalam
menyimpan data sistem informasi akuntansi.
2.1.9 Fungsi Bisnis Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Romney dan Steinbart (2014 : 12), terdapat 3 fungsi bisnis SIA : 1. Mengumpulkan dan menyimpan data mengenai aktivitas, sumber daya, dan personil organisasi. Organisasi memiliki sejumlah proses bisnis, seperti melakukan penjualan atau membeli bahan baku, yang sering diulang. 2. Mengubah data menjadi informasi sehingga manajemen dapat merencanakan, mengeksekusi, mengendalikan, dan mengevaluasi aktivitas, sumber data, dan personel. 3. Memberikan pengendalian yang memadai untuk mengamankan asset dan data organisasi. Sistem informasi akuntansi yang didesain dengan baik, dapat menambah nilai untuk organisasi dengan : 1. Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa 2. Meningkatkan efisiensi 3. Berbagi pengetahuan 4. Meningkatkan efisiensi dan efektifitas rantai pasokannya 5. Meningkatkan struktur pengendalian internal 6. Meningkatkan pengendalian keputusan
13
Romney dan Steinbart (2014:11) Pembuatan keputusan adalah aktivitas
kompleks
dan
multilangkah
untuk
mengidentifikasi
permasalahan, mengumpulkan dan menginterprestasikan informasi, mengevaluasi cara menyelesaikan masalah, memilih metodologi soslusi, dan mengimplementasikan solusi. Sistem informasi akuntansi dapat membantu meningkatkan pengambilan keputusan dalam beberapa cara: 1. Dapat mengidentifikasi situasi yang membutuhkan tindakan manajemen. 2. Dapat mengurangi ketidakpastian dan memberikan dasar untuk memilih antara alternative tindakan 3. Dapat
menyimpan
informasi
mengenai
hasil
keputusan
sebelumnya, yang memberikan umpan balik bernilai yang dapat digunakan untuk meningkatkan keputusan dimasa yang akan dating 4. Dapat memberikan informasi akurat tepat waktu 5. Dapat menganalisis data penjualan untuk menemkan barangbarang yang dibeli bersama-sama, dan dapat menggunakan informasi tersebut untuk memperbaiki tata letak barang dagangan atau untuk mendorong penjualan tambahan barang-barang terkait Sistem informasi akuntansi dan strategi perusahaan
Gambar 2. 1 Sistem Informasi Akuntansi dan Strategi Perusahaan
14 2.1.10 Jurnal
Menurut Mulya (2013:44) jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Jurnal Akuntansi adalah suatu pencatatan yang sistematis berdasarkan kronologis dari transaksi transaksi finansial perusahaan. Setiap transaksi perusahaan harus di jurnal terlebih dahulu sebelum masuk ke buku besar, oleh karena itu Jurnal dikenal juga dengan “Book of original entry”. 1. Jurnal Umum Jurnal Umum digunakan untuk mencatat seluruh transaksi perusahaan berdasarkan urutan waktu kejadian, terdiri dari 2 jalur (debet dan kredit) digunakan oleh semua jenis perusahaan mulai dari jenis usaha rumahan sampai dengan industri manufaktur yang komplit. Jurnal umum bersumber dari bukti transaksi yang diterima/diterbitkan perusahaan. 2. Jurnal Khusus Jurnal Khusus ialah suatu jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi sejenis yang sering terjadii atau berulang – ulang dengan tujuan agar pencatatan dapat dikerjakan secara efisien dan efektif. Jurnal khusus yang sering digunakan untuk akutansi perusahaan dagang ada 4 : 1. Jurnal Penerimaan Kas / Jurnal Kas Masuk (JKM) : Mencatat transaksi Penerimaan Kas secara TUNAI. Jurnal Penerimaan Kas /JKM ialalh suatu jurnal untuk mencatat transaksi yang menyebabkan kas masuk/bertambah. Transaksi yang dapat di masukkan kedalam JKM sebagai berikut : 1. Penerimaan Investasi modal tunai. 2. Penjualan barang dan aktiva dagang secara tunai. 3. Penerimaan Piutang dan Pendapatan. 4. Retur Pembelian tunai.
15
Tabel 2. 1 Jurnal Penerimaan Kas Dr. Tanggal/Bulan Uraian
Cr.
P/R Kas
Penjualan
Piutang
Lain-lain
Jumlah
2. Jurnal Pengeluaran Kas / Jurnal Kas Keluar (JKK) : Mencatat Transaksi Pengeluaran Kas secara TUNAI. Jurnal Pengeluaran Kas disebut juga JKK ( Jurnal Kas Keluar). JKK atau Jurnal kas Keluar ialah jurnal yang digunakan untuk mencatat transakasi yang menyebabkan kas keluar. Transaksi yang dicatat dalam jurnal pengeluaran kas antara lain ; 1. Pembelian barang dagang secara tunai 2. Pembelian aktifa secara tunai 3. Pembayaran utang 4. Pembayaran beban 5. Retur penjualan tunai 6. Pengambilan uang untuk kepentingan pribadi ( prive )
16 Tabel 2. 2 Jurnal Pengeluaran Kas Dr. Tanggal/Bulan Uraian
Cr.
P/R Pembelian
Biaya Gaji
Utang
Lain-Lain
Kas
Jumlah
3. Jurnal Penjualan / Jurnal Jual (JP) : Mencatat transaksi penjualan secara KREDIT. Jurnal Penjualan /JP ialah jurnal untuk mencatat transaksi penjualan yang secara kredit. Transaksi yang bias masuk ke dalam JP ialah : 1. Penjualan secaara kredit 2. Penjualan dengan bukti faktur 3. Penjualan dengan syarat Penjualan 4. Penjualan dengan pembayaran secara angsuran
17 Tabel 2. 3 Jurnal Penjualan
Tanggal/Bulan Uraian
Dr.
Cr.
Piutang Dagang
Penjualan
P/R
Jumlah
4. Jurnal Pembelian / Jurnal Beli (JB) : Mencatat transaksi pembelian secara KREDIT. Jurnal Pembeli ( JB ) yaitu juranal untuk mencatat transaksi pembelian yang dilakukan secara kredit. Transaksi yang dapat masuk kedalam Jurnal Pembelian ialah sebagai berikut : 1. Pembelian secara kredit 2. Pembelian dengan bukti Faktur 3. Pembelian dengan syarat pembayaran 4. Pembelian dengan pembayaran secara angsuran
18 Tabel 2. 4 Jurnal Pembelian
Tanggal/Bulan Uraian
Dr.
Cr.
Pembelian
Utang Dagang
P/R
Jumlah
2.2.11 Laporan
Menurut Jones dan Rama (2010:201), “Report is a formatted and organized the presentation of data”, Yang diterjemahkan “Laporan adalah penyajian data yang terpola dan tersusun”. Model Laporan Jones dan Rama (2010:214), terdapat empat model laporan: 1. “A simple lists report is a list of sales transaction.” Yang diterjemahkan,”Sebuah daftar laporan sederhana dari daftar transaksi penjualan.” 2. “A grouped detail report is a list of sales transaction that are grouped by the type of product sold, with subtotal for each product type.” Yang diterjemahkan,”Sebuah laporan rinci yang dikelompokkan
dari
daftar
transaksi
penjualan
yang
dikelompokkan oleh jenis produk yang dijual, dengan subtotal untuk setiap jenis produk.” 3. “Summary report world give only summary sales figures, such as total sales for each product, without listing individual sales transaction.” Yang diterjemahkan, ”Ringkasan laporan dunia hanya memberikan ringkasan angka penjualan, seperti total
19 penjualan untuk setiap produk, tanpa daftar transaksi penjualan individu.” 4. “Single entity Report such as invoice, world provide details about only one event.”Yang diterjemahkan,”Satu entitas Laporan seperti faktur, dunia memberikan rincian tentang satu acara.” 2.2
Teori Khusus 2.2.1 Penjualan
Menurut Reeve, Warren, dan Duchac (2012:256),” Sales is the total amount changed customers for merchandise sold, including cash sales and sales on account.” Yang dapat diartikan, “ Penjualan adalah sejumlah total yang dikenakan kepada pelanggan untuk barang dagangan yang dijual, termasuk penjualan tunai dan kredit.”
2.2.2 Penjualan Kredit
Menurut Reeve, Warren, dan Duchac (2012:262),” A business may sell merchandise on account. The seller records such sales as a debit to Account Receivable and a credit to Sales.” Yang berarti, sebuah bisnis dapat menjual barang dagangannya secara kredit. Penjual akan mencatat penjualan tersebut dengan piutang usaha pada debit dan penjualan pada kredit. Menurut buku Principles of Accounting, ( 2012; 442 ) “ The most common transaction creating a receivable is selling merchandise or services on credit. The receivable is recorded as a debit to the accounts Receivable Account. Such accounts receivable are normally to be collected within a relatively short period, such as 30 or 60 days. They are classified on the balance sheet as a current asset.” Menurut Mulyadi (2008:201), menyebutkan bahwa : “Penjualan adalah kegiatan yang terdiri dari penjualan barang atau jasa baik secara kredit maupun secara tunai.” Jenis-jenis Penjualan
20 Menurut Reeve, Warren dan Duchac (2012:261-262), penjualan terbagi menjadi : 1. Cash Sales (Penjualan Tunai) “A business may sell merchandise for cash. Cash sales are normally entred (rung up) on a cash register and recorded in the account.”Yang
berarti,
sebuah
bisnis
dapat
menjual barang
dagangnya secara tunai. Penjualan tunai secara normal dimasukan pada register kas dan dicatat dalam rekening. 2. Sales on Account (Penjualan Kredit) “A business may sell merchandise on account. The seller records such sales as a debit to account receivable and a credit to sales.” Yang berarti, sebuah bisnis dapat menjual barang dagangannya secara kredit. Penjual akan mencatat penjualan tersebut dengan piutang usaha pada debit dan penjualan pada kredit.
Fungsi Yang Terkait Beberapa fungsi yang
terkait
dalam
prosedur
penjualan
menurut Mulyadi (2008:204) adalah sebagai berikut : 1. Fungsi Kas Fungsi ini bertanggung jawab sebagai peneriman kas dari pembeli.
2. Fungsi Gudang Fungsi gudang berfungsi untuk menyediakan barang yang diperlukan oleh pelanggan sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan yang diterima dari fungsi penjualan. 3. Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggungjawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuatan laporan penjualan. 4. Fungsi Pengiriman Fungsi pengiriman berfungsi untuk menyerahkan barang yang kuantitas, mutu, dan spesifikasinya sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan yang diterima dari fungsi penjualan.
21 5. Fungsi Penjualan Dalam transaksi penjualan kredit dan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut (seperti spesifikasi barang dan rute pengiriman), meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana barang yang akan dikirim dan mengisi surat order pengiriman. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk membuat “back order” pada saat diketahui tidak tersediannya persediaan untuk memenuhi order dari pelanggan. 6. Fungsi Penagihan Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimannya dari fungsi penjualan.
Dokumen yang Digunakan Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan, menurut Mulyadi (2008:205) sebagai berikut : 1. Faktur Penjualan Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan. 2. Bukti Setor Bank Dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank. 3. Surat Tagihan Digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mengetahui tagihan pelanggan dan sebagai bukti tagihan kredit. Catatan Akuntansi yang Digunakan Menurut Mulyadi (2008:207)
catatan
digunakan dalam sistem penjualan adalah:
akuntansi
yang
22 1. Jurnal Penjualan Jurnal Penjualan, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan baik secara kredit maupun tunai. Pencatatan penjualan kredit secara periodik :
Piutang
Rp. xxxxx
Penjualan
Rp. xxxxx
Pencatatan penjualan kredit secara perpetual : Piutang
Rp. xxxxx
Penjualan
Rp. xxxxx
Harga Pokok Penjualan
Rp. xxxxx
Persediaan
Rp. Xxxxx
2. Jurnal Umum Jurnal Umum, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode tertentu. 3. Kartu Persediaan Kartu Persediaan, catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan. 4. Kartu Piutang Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya. 5. Kartu Gudang Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik yang disimpan di dalam gudang. Prosedur Penjualan Kredit 1. Prosedur order penjualan 2. Prosedur pengiriman barang 3. Prosedur pencatatan piutang 4. Prosedur penagihan 5. Prosedur pencatatan penjualan
23 2.2.3 Retur Penjualan
Menurut Mulyadi (2008:226) Retur penjualan terjadi jika perusahaan menerima pengembalian barang dari pelanggan.
Fungsi Yang Terkait
1. Fungsi penjualan Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan mengenai pengembalian barang yang telah dibeli oleh pembeli.
2. Fungsi penerimaan Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan barang berdasarkan otorisasi yang terdapat dalam memo kredit yang diterima dari fungsi penjualan.
3. Fungsi gudang Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpanan kembali barang yang diterima dari retur penjualan setelah barang tersebut diperiksa oleh fungsi penerimaan.
4. Fungsi akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab atas pencatatan transaksi retur penjualan kedalam jurnal umum (atau jurnal retur penjualan) dan pencatatan berkurangnya piutang dan bertambahnya persediaan akibat retur penjualan dalam kartu piutang dan kartu persediaan.
Dokumen Yang Digunakan
1. Memo kredit Dalam pencatatan transaksi retur penjualan, memo kredit merupakan dokumen sumber (source document) sebagai dasar pencatatan transaksi tersebut dalam kartu piutang dan jurnal umum atau jurnal retur penjualan. Dokumen ini dikeluarkan
24 oleh fungsi penjualan yang memberi perintah kepada fungsi penerimaan untuk menerima barang yang dikembalikan oleh pembeli.
2. Laporan penerimaan barang Laporan penerimaan barang merupakan dokumen pendukung yang melampiri memo kredit. Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi penerimaan sebagai laporan telah diterima dan diperiksanya barang yang diterima dari pembeli.
Catatan Akuntansi 1. Jurnal umum dan atau jurnal retur penjualan Retur Penjualan
Rp. xxxxx
Piutang Dagang
Rp. xxxxx
Pencatatan akibat transaksi retur penjualan Persediaan
Rp. xxxxx
Harga Pokok Penjualan
Rp. Xxxxx
2. Kartu piutang Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu piutang dalam
transaksi
retur
penjualan
untuk
mencatat
buku
pembantu
berkurangnya piutang kepada debitur.
3. Kartu persediaan Catatan
akuntansi
ini
merupakan
persediaan yang dalam transaksi retur penjualan yang digunakan untuk mencatat bertambahnya persdiaan akibat retur penjualan.
4. Kartu gudang Catatan ini diselenggarakan oleh bagian gudang untuk mencatat bertambahnya persediaan akibat retur penjualan.
25 Jurnal Retur Penjualan Menurut Muljono (2010:7), kolom dalam jurnal Retur Penjualan merupakan kebalikan dari kolom Jurnal Penjualan dan dibuat dari jurnal standart, seperti berikut :
Penjualan Retur
Rp. xxxxx
PPN Keluaran
Rp. xxxxx
Biaya Kirim
Rp. xxxxx
Piutang Dagang
Rp. Xxxxx
Prosedur Retur Penjualan Mulyadi (2008:234) Jaringan prosedur dalam sistem retur penjualan, yaitu : 1. Prosedur pembuatan memo kredit 2. Prosedur penerimaan barang 3. Prosedur pencatatan retur penjualan
2.2.4 Piutang
Menurut Fahmi ( 2011 : 62), mendefinisikan piutang sebagai berikut: “ Piutang merupakan bentuk penjualan yang dilakukan oleh suatu perusahaan di mana pembayarannya tidak dilakukan secara tunai, namun bersifat bertahap”. Sedangkan Kieso ( 2010:323), mengemukakan bahwa pengertian piutang usaha yaitu : “ Accounts Receivable are oral promises of the purchaser to pay for goods and service sold.” Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa piutang usaha (accounts receivable) adalah janji lisan dari pembeli untuk membayar barang atau jasa yang dijual dan merupakan tagihan kepada pembeli akibat kegiatan penjualan barang atau jasa secara kredit.
26 Dokumen Yang Digunakan
Menurut Mulyadi (2008:258) dokumen pokok yang digunakan sebagai dasar pencatatan kedalam piutang adalah: 1. Faktur penjualan Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit. 2. Bukti kas masuk Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan berkurangnya piutang dari transaksi pelunasan piutang oleh debitur. 3. Memo kredit Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan retur penjualan. Dokumen ini dikeluarkan oleh bagian order penjualan. 4. Bukti memorial (journal voucher) Dokumen sumber untuk dasar pencatatan transaksi kedalam jurnal umum. Dalam pencatatan piutang dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan penghapusan piutang.
Catatan Akuntansi
Menurut
Mulyadi
(2008:260)
catatan
akuntansi
yang
digunakan untuk mencatat transaksi yang menyangkut piutang adalah : 1. Jurnal penjualan Catatan ini digunakan untuk mencatat timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit. 2. Jurnal retur penjualan Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi retur penjualan. 3. Jurnal umum Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penghapusan piutang yang tidak lagi dapat ditagih.
27 4. Jurnal penerimaan kas Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penerimaan kas dari debitur. 5. Kartu piutang Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo piutang kepada setiap debitur.
Metode Pencatatan
1. Metode konvensional Transaksi yang mempengaruhi piutang dalam metode ini : a. Transaksi penjualan kredit b. Transaksi retur penjualan c. Transaksi penerimaan kas dari piutang d. Transaksi penghapusan piutang
2. Metode posting langsung Metode ini dibagi menjadi 2, yaitu : a. Metode posting harian b. Metode posting periodik 1. Metode posting langsung kedalam kartu piutang dengan tulisan tangan 2. Metode posting langsung kedalam kartu piutang dan penyataan piutang 3. Metode posting ditunda (delayed posting) 4. Metode penagihan bersiklus (cycle billing) 5. Metode
pencatatan
tanpa
buku
pembantu
(ledgerless bookkeeping). 6. Metode komputer.
pencatatan
dengan
menggunakan
28 2.2.5 Penerimaan Kas
Menurut Sucipto, Moelyati, dan Sumardi (2011:3) uang diterima perusahaan dari berbagai sumber seperti penjualan tunai, pelunasan piutang usaha dan penerimaan pinjaman. Prosedur pengawasan penerimaan kas dapat dilakukan dengan cara berikut : 1. Adakan pembagian tugas anatara fungsi penerimaan, pencatatan dan pengiriman kas 2. Setiap penerimaan kas dibuatkan bukti penerimaan kas dan segera dicatat kemudian disetorkan ke bank. 3. Bedakan fungsi pengelolaan kas dan fungsi penerimaan kas 4. Buat laporan kas setiap hari 5. Secara internal, tanpa pemberitahuan dulu adakan pemeriksaan kas
Menurut Mulyadi (2008:455) penerimaan kas perusahaan berasal dari dua sumber utama : penerimaan kas dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang.
Fungsi yang terkait
1. Fungsi penjualan Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan meyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan harga barang dan fungsi kas. 2. Fungsi kas Fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli. 3. Fungsi gudang Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman.
29 4. Fungsi pengiriman Fungsi ini bertanggung jawab untuk membungkus barang dan myerahkan barang yang telah dibayar kepada pembeli. 5. Fungsi akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuat laporan penjualan.
Dokumen yang digunakan
1. Faktur penjualan tunai Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai. 2. Pita register kas (cash register tape) Dokumen ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan mesin register kas (cash register). 3. Credit cars sales slip Dokumen ini dicetak oleh credit card center bank yang menerbitkan kartu kreditdan diserahkan kepada perusahaan (disebut merchant) yang menjadi anggota kartu kredit. 4. Bill of landing Dokumen ini merupakan bukti penyerahan barang dari perusahaan penjual barang kepada perusahaan angkutan umum. 5. Faktur penjualan COD Dokumen ini digunakan untuk merekam penjualan COD. 6. Bukti setor bank Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank. 7. Rekapitulasi harga pokok penjualan Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode.
30 Catatan akuntansi yang digunakan
1. Jurnal penjualan Jurnal ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan.
2. Jurnal penerimaan kas Jurnal ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber.
3. Jurnal umum Dalam transaksi penerimaan kas dan penjualan tunai, jurnal ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.
4. Kartu persediaan Kartu persediaan ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual.
5. Kartu gudang Catatan ini tidak termasuk sebagai catatan akuntansi karena hanya berisi data kuantitas persediaan yang disimpan digudang.
31 2.2.6 Bagan Alir (Flowchart)
Bagan alir (flowchart) Menurut Romney & Steinbart (2012:163) bagan alir (flowchart) adalah suatu teknik analitis yang digunakan untuk menggambarkan beberapa aspek pada sistem informasi ke dalam suatu cara yang jelas, ringkas, dan logis.
Simbol flowchart menurut Romney & Steinbart (2012:164), dibagi ke dalam empat kategori berikut: 1. Input/output symbols, merupakan perangkat atau media yang menyediakan input atau mencatat output dari proses operasi.
2. Processing symbols, menunjukkan tipe perangkat apa yang digunakan untuk memproses data atau mengindikasi kapan sebuah proses dilakukan secara manual.
3. Storage symbols, menunjukkan perangkat yang digunakan untuk menyimpan data yang tidak sedang digunakan oleh sistem.
4. Flow and miscellaneous symbols, mengindikasikan aliran data dan barang, serta mewakili operasi dimana flowchart diawali atau diakhiri, dimana keputusan dibuat, dan kapan memberikan penjelasan tambahan pada flowchart.
32 2.2.7 DataFlow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) merupakan suatu cara atau metode untuk membuat rancangan sebuah sistem yang mana berorientasi pada alur data yang bergerak pada sebuah sistem nantinya. Dalam pembuatan Sistem Informasi, DFD sering digunakan. DFD dibuat oleh para analis untuk membuat sebuah sistem yang baik. Dimana DFD ini nantinya diberikan kepada para programmer untuk melakukan proses coding. Dimana para programmer melakukan sebuah coding sesuai dengan DFD yang dibuat oleh para analis sebelumnya. Tools yang digunakan pada pembuatan DFD (Data Flow Diagram) yaitu EasyCase, Power Designer 6. Salah satu cara lain untuk mendesain sistem yaitu menggunakan UML(Unified Manual Language).
Komponen DFD (Data Flow Diagram) 1. User / Terminator: Kesatuan diluar sistem (external entity) yang memberikan input ke sistem atau menerima output dari sistem berupa orang, organisasi, atau sistem lain. 2. Process: Aktivitas yang mengolah input menjadi output. 3. Data Flow: Aliran data pada sistem (antar proses, antara terminator & proses, serta antara proses & data store). 4. Data Store: Penyimpanan data pada database, biasanya berupa tabel.
Level DFD (Data Flow Diagram)
Didalam DFD terdapat 3 level, yaitu : 1. Diagram Konteks : menggambarkan satu lingkaran besar yang dapat mewakili seluruh proses yang terdapat di dalam suatu sistem. Merupakan tingkatan tertinggi dalam DFD dan biasanya diberi nomor 0 (nol). Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram konteks berikut aliran-aliran data utama menuju dan
33 dari sistem. Diagram ini sama sekali tidak memuat penyimpanan data dan tampak sederhana untuk diciptakan.
2. Diagram Nol (diagram level-1) : merupakan satu lingkaran besar yang mewakili lingkaran-lingkaran kecil yang ada di dalamnya. Merupakan pemecahan dari diagram Konteks ke diagram Nol. di dalam diagram ini memuat penyimpanan data.
3. Diagram Rinci : merupakan diagram yang menguraikan proses apa yang ada dalam diagram Nol.
Fungsi DFD (Data Flow Diagram)
a. Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.
b. DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem.
c. DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.
34 2.2.8 Entity Relationship Diagram (ERD)
Menurut Romney & Steinbart (2012:514), Entity Relationship (E-R) Diagram merupakan “A graphical technique for portraying a data base schema. It is called an E-R diagram because it shows the various entities being modeled and the important relationships among them. An entity is anything about which the organizazion wants to collect and store information.”, Yang diterjemahkan sebuah teknik grafis untuk menggambarkan skema database. Hal ini disebut diagram ER karena menunjukan berbagai entitas yang dimodelkan dan hubungan penting diantara mereka. Suatu entitas adalah sesuatu tentang organisasi yang ingin mengumpulkan dan menyimpan informasi. Menurut Hall (2011:54) “An entity relationship (ER) diagram is a documentation technique used the represent the relationship between entities. Entities are physical resource (auto mobile, cash, or inventory), event (ordering inventory, receiving cash, shipping goods), and agents (salesperson, customer, or vendor) about which the organization wished to capture data.” Yang berarti hubungan entitas (ER) diagram adalah teknik dokumentasi yang digunakan untuk mewakili hubungan antara entitas.
Entity Relationship Diagram memiliki 3 simbol yaitu : 1. Entitas Menurut Connolly (2010:372), entitas adalah sekelompok objek yang memiliki sifat yang sama, yang diidentifikasi oleh perusahaan dan memiliki keberadaan yang sama. Symbol entititas biasanya berbentuk persegi panjang.
2. Atribut Menurut Connolly (2010:373), Atribut pada ERD adalah sebuah property dari sebuah Entity atau sebuah relationship. Isi dari
35 atribut mempunyai sesuatu yang dapat mengidentifikasikan isi elemen satu dengan yang lain. Bentuk simbol atribut adalah elips.
3. Hubungan (Relasi) Menurut Connolly (2010:374), hubungan atau relasi pada ERD adalah sekelompok hubungan yang memiliki satu atau lebih entitas. Selain itu, definisinya adalah hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda. Relasi atau hubungan dapat digambarkan sebagai berikut : a. Satu ke satu (One to One/1…1) Hubungan relasi satu ke satu yaitu setiap entitas pada himpunan entitas X berhubungan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas Y.
b. Satu ke banyak (One to Many/1…M) Setiap entitas pada himpunan entitas X dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas Y, tetapi setiap entitas pada entitas Y dapat berhubungan dengan satu entitas pada himpunan entitas X.
c. Banyak ke banyak (Many to Many/M…M) Setiap entitas pada himpunan X dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas Y. begitupun juga sebaliknya himpunan entitas Y dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan X.
36 2.2.9 Database
Database atau basis data adalah kumpulan data yang disimpan secara sistematis di dalam komputer dan dapat diolah atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak (program aplikasi) untuk menghasilkan informasi. Pendefinisian basis data meliputi spesifikasi berupa tipe data, struktur, dan juga batasan-batasan data yang akan disimpan. Basis data merupakan aspek yang sangat penting dalam sistem informasi dimana basis data merupakan gudang penyimpanan data yang akan diolah lebih lanjut. Basis data menjadi penting karena dapat menghidari duplikasi data, hubungan antar data yang tidak jelas, organisasi data, dan juga update yang rumit.
Jenis-jenis Basis Data (Database)
1. Basis data flat-file
Basis data flat-file ideal untuk data berukuran kecil dan dapat dirubah dengan mudah. Pada dasarnya, mereka tersusun dari sekumpulan string dalam satu atau lebih file yang dapat diurai untuk mendapatkan informasi yang disimpan. Basis data flat-file baik digunakan untuk menyimpan daftar atau data yang sederhana dan dalam jumlah kecil.
Basis data flat-file akan menjadi sangat rumit apabila digunakan untuk menyimpan data dengan struktur kompleks walaupun dimungkinkan pula untuk menyimpan data semacam itu. Salah satu masalah menggunakan basis data jenis ini adalah rentan pada korupsi data karena tidak adanya penguncian yang melekat ketika data digunakan atau dimodifikasi.
37
2. Basis data relasional
Basis data ini mempunyai struktur yang lebih logis terkait cara penyimpanan. Kata "relasional" berasal dari kenyataan bahwa tabel-tabel yang berada di basis data dapat dihubungkan satu dengan lainnya. Basis data relasional menggunakan sekumpulan tabel dua dimensi yang masing-masing tabel tersusun atas baris (tupel) dan kolom (atribut). Untuk membuat hubungan antara dua atau lebih tabel, digunakan key (atribut kunci) yaitu primary key di salah satu tabel dan foreign key di tabel yang lain.
Saat ini, basis data relasional menjadi pilihan karena keunggulannya. Beberapa kelemahan yang mungkin dirasakan untuk basis data jenis ini adalah implementasi yang lebih sulit untuk data dalam jumlah besar dengan tingkat kompleksitasnya yang tinggi dan proses pencarian informasi yang lebih lambat karena perlu menghubungkan tabel-tabel terlebih dahulu apabila datanya tersebar di beberapa tabel.
2.2.10 Microsoft Access
“Access is a relational database management system. a relational database management system is founded on the rules, created and published by Dr. E. F. Codd that collectively defines a relational database management system.” Yang diterjemahkan,”akses adalah sistem manajemen database relasional.sistem manajemen database relasional didirikan pada aturan, dibuat dan diterbitkan oleh Dr EF Codd yang secara kolektif mendefinisikan sistem manajemen database relasional.”
38 Microsoft
Access atau Microsoft
Office
Access
adalahsebuah program aplikasi basisdata komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah.
Aplikasi
ini
merupakan
anggota
dari
beberapa
aplikasi Microsoft Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna. Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam
format
Microsoft
Access,
Microsoft
Jet
Database
Engine,Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC. Para
pengguna
/
programmer yang
mahir
dapat
menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara para programmer yang kurang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang sederhana. Access juga mendukung teknik-teknik pemrograman berorientasi objek, tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu pemrograman berorientasi objek.
