BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1
Teori - Teori Umum 2.1.1
Pengertian Data Menurut Turban et al (2003, p15), Data adalah fakta-fakta mentah atau deskripsi dasar dari konsep-konsep, kejadian-kejadian, kegiatankegiatan, dan transaksi yang dapat ditangkap, direkam, disimpan, dan dikelompokkan, tetapi tidak terorganisasi dalam membawakan arti tertentu. Jadi, data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak sehingga masih perlu diolah lebih lanjut.
2.1.2
Pengertian Informasi Menurut Turban et al (2003, p15), informasi adalah kumpulan fakta-fakta (data) yang sudah terorganisasi dalam suatu cara sehingga dapat berarti bagi penerima. Dengan demikian informasi dapat menjadi masukan yang berguna dalam pengambilan keputusan.
2.1.3
Pengertian Sistem Menurut Britton et al (2002, p2), sistem adalah kumpulan komponen atau elemen yang saling berhubungan (berinteraksi) yang ditampilkan sebagai satu kesatuan dan dirancang untuk mencapai tujuan tertentu. Berdasarkan pengertian tersebut maka sistem harus dapat 32
dirancang sedemikian rupa agar dapat bekerja secara efisien sehingga apa yang menjadi sasaran dari sistem tersebut dapat tercapai. Menurut McLeod (2001, p11), sistem merupakan sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Contoh suatu organisasi atau bidang fungsional yang semuanya mengacu pada tercapainya tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Sistem terdiri dari elemen-elemen yang menunjang terbentuknya sistem itu sendiri yaitu input, proses transformasi, output. Dimana elemen umpan balik terkadang digunakan untuk menampung informasi dari output system dan memberikan kepada sistem sebagai input baru. Sistem ini sendiri terdiri dari dua jenis, yaitu sistem terbuka dan sistem tertutup. Suatu sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya yang disebut sistem terbuka, sedangkan jika sistem tidak lagi dihubungkan dengan lingkungannya maka ini disebut sistem tertutup.
2.1.4
Pengertian Analisis Sistem Menurut Mcleod (2001, p88), analisis sistem adalah penelitian suatu sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau diperbaharui. Ada enam tahap menganalisis sistem: 1.
Mengumumkan penelitian sistem. Ketika perusahaan menerapkan sistem baru, manajemen bekerja sama dengan pekerja perihal sistem baru tersebut. 33
2.
Mengorganisasikan tim proyek.
3.
Mendefinisikan kebutuhan informasi. Melalui wawancara perorangan, pengamatan, pencarian catatan dan survei.
4.
Mendefinisikan kriteria kinerja sistem Setelah
kebutuhan
informasi
manajer
didefinisikan,
langkah
selanjutnya adalah menspesifikasi secara tepat apa yang harus dicapai oleh sistem. 5.
Menyiapkan usulan rancangan Analisis sistem memberikan kesempatan bagi para manajer untuk membuat keputusan terusan atau hentikan untuk kedua kalinya.
6.
Menyetujui atau menolak rancangan proyek Manajer dan komite pengarah sistem informasi manajemen mengevaluasi usulan rancangan dan menentukan apakah memberi persetujuan atau tidak.
2.1.5
Pengertian Basis Data Menurut Connolly dan Begg (2002, p14), Basis data adalah sekumpulan dari data-data logikal yang berhubungan dan penjelasan dari data tersebut, yang dibuat untuk memenuhi informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Menurut Whitten (2004, p548), Basis data adalah merupakan kumpulan dari file-file yang saling berhubungan dimana setiap baris pada suatu basis data juga harus saling terhubung dengan baris pada lain file. 34
Menurut O’Brien (2003, p145), Basis data adalah sebuah kumpulan yang terintegrasi dari elemen data yang terhubung secara logika. Elemen data mendeskripsikan entiti-entiti dan hubungan antara entiti-entiti. Berdasarkan beberapa pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa Basis data merupakan sekumpulan data yang saling berhubungan dan diolah untuk memenuhi kebutuhan suatu organisasi.
2.1.6
Sistem Basis Data 2.1.6.1 Pengertian Sistem Basis Data Menurut Date (2000, p5), sistem basis data merupakan sistem penyimpanan record yang terkomputerisasi. Dengan kata sistem basis data merupakan sistem penyimpanan informasi yang terkomputerisasi
sehingga
memudahkan
pemakainya
untuk
mengambil kembali dan memperbaharui informasi tersebut. Menurut Hansen et al (1996, p12), sistem basis data adalah sebuah
piranti
lunak
yang
mempunyai
fungsi
Database
Management System (DBMS) untuk memanipulasi database, perangkat keras dan personal yang tepat. 2.1.6.2 Tujuan Sistem Basis Data Menurut Mcleod (2001, p182), dua tujuan konsep basis data adalah
meminimisasi
pengulangan
data
dan
mencapai
independensi data, dengan kata lain terdapat data yang sama di beberapa file dan lokasi. Adanya redundansi data ini dapat menyebabkan data inconsistency. Data inconsistency adalah 35
keadaan dimana terjadi ketidakcocokan nilai / value pada item yang sama. Independensi data adalah kemampuan untuk mengubah struktur pada data tanpa mengubah program aplikasi yang akan memproses data tersebut. Independensi data dapat dicapai dengan menempatkan spesifikasi data dalam label dan kamus yang terjadi secara fisik dari program. Perubahan pada suatu data hanya dilakukan sekali, yaitu dalam tabel. 2.1.6.3
Database Administrator (DBA) Menurut Connolly & Begg (2002, p21), Database Administrator adalah orang yang bertanggung-jawab atas realisasi fisik dari database. Temasuk didalamnya adalah perancangan database fisikal dan implementasinya, keamanan, pengaturan integriti, pemeliharaan sistem operasional dan menjamin kinerja aplikasi yang memuaskan bagi penguna.
2.1.7
Database Management System (DBMS) 2.1.7.1
Pengertian DBMS Menurut Connolly dan Begg (2002, p16), Database Management System (DBMS) adalah sebuah sistem software yang memungkinkan user untuk mendefinisikan, membuat, memelihara, dan mengatur akses ke database. Menurut Whitten (2004, p554), Database Management System (DBMS) adalah perangkat lunak yang dapat digunakan untuk 36
membuat, mengakses, mengontrol, dan mengatur suatu sistem basis data dinamakan sistem manajemen basis data, biasa disebut Database Management System, atau disingkat DBMS. Berdasarkan beberapa pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa DBMS merupakan sebuah software yang digunakan untuk menciptakan,
memelihara,
memasukkan,
menghapus,
serta
mempermudah pengguna untuk memperoleh data yang dibutuhkan.
2.1.7.2 Komponen - Komponen DBMS Menurut Connolly dan Begg (2002, pp18-20), DBMS memiliki lima komponen penting yaitu: 1.
Hardware ( perangkat keras ) DBMS dalam menjalankan aplikasinya memerlukan perangkat keras berupa sebuah komputer pribadi, sebuah mainframe, dan sebuah jaringan komputer.
2.
Software ( perangkat lunak ) Komponen perangkat lunak terdiri dari DBMS software dan aplikasi program beserta Operating System (OS), termasuk perangkat lunak tentang jaringan bila DBMS digunakan dalam jaringan.
3.
Data Data merupakan komponen terpenting dalam DBMS khususnya sudut pandang dari end user mengenai data, dimana data
37
berfungsi sebagai jembatan antara komponen mesin dengan komponen manusia. 4.
Prosedur Prosedur merupakan panduan dan aturan dalam membuat dan menggunakan basis data. Prosedur didalam basis data dapat berupa : login ke dalam basis data, penggunaan fasilitas DBMS atau aplikasi program, cara menjalankan dan menghentikan DBMS, mebuat backup database, menangani kerusakan hardware atau software, mengubah struktur tabel, mengumpulkan basis data dari beberapa disk, meningkatkan kinerja atau membuat arsip data pada secondary storage.
5.
People (Manusia) Komponen terakhir, yaitu manusia yang terlibat dalam sistem tersebut.
2.1.7.3 Karakteristik DBMS dan Basis Data Menurut Atzeni (2003, p4), Karakteristik DBMS dan Basis data yaitu : 1. Database can be large. 2. Basis data dapat di-share. 3. Basis data dapat dipakai berulang-ulang, karena lifespan basis data tidak terbatas pada eksekusi program. 4.DBMS mendukung realibility karena DBMS menyediakan fungsi-fungsi untuk backup dan recovery. 38
5. DBMS menjamin kerahasiaan data melalui authorization. 6. DBMS juga memperhatikan efisiensi. 7. DBMS dapat meningkatkan efektifitas.
2.1.7.4 Keuntungan dan Kerugian DBMS Menurut McLeod (2001, p269), keuntungan DBMS adalah sebagai berikut: 1.Mengurangi pengulangan data. Jumlah total file akan berkurang dengan menghapus file-file duplikat atau dengan menghapus data yang sama di beberapa file. 2.Mencapai independensi data. Spesifikasi data disimpan dalam skema daripada dalam tiap program aplikasi. Perubahaan dapat dibuat pada struktur data tanpa mengurangi program yang mengakses data. 3.Mengintegrasikan data dari beberapa file. Ketika file dibentuk, DBMS menyediakan kaitan logis, organisasi fisik tidak lagi menjadi kendala. 4.Mengambil data dan informasi secara cepat. Hubungan-hubungan logis dan DML serta query language memungkinkan pemakai mengambil data dalam hitungan detik atau menit, yang sebelumnya memerlukan beberapa jam atau hari. 5.Meningkatkan keamanan. Baik DBMS mainframe maupun komputer mikro dapat menyertakan beberapa tingkatan keamanan seperti 39
kata sandi
(password), directory pemakai, dan bahasa sandi (encryption). Data yang dikelola oleh DBMS juga lebih aman daripada data lain dalam perusahaan.
Sedangkan, kerugian dari DBMS adalah sebagai berikut : 1.Menggunakan perangkat lunak yang mahal. DBMS mainframe masih sangat mahal. DBMS berbasis komputer mikro, walaupun biayanya hanya beberapa ratus dolar, namun menggambarkan pengeluaran yang besar bagi organisasi kecil. 2.Memakai konfigurasi hardware yang besar. DBMS memerlukan kapastias penyimpanan primer dan sekunder yang lebih besar daripada yang diperlukan oleh program aplikasi lain. 3.Memperkerjakan dan mempertahankan staff DBA. DBMS
memerlukan
pengetahuan
khusus
agar
dapat
memanfaatkan kemampuannya secara penuh. Pengetahuan khusus ini dimiliki oleh para pengelola database (DBA) secara baik.
2.1.8
Entity Relationship Modelling Menurut Jeffrey A. Hoffer, Marry R, Prescott dan Fred R.
McFadden (2002, p142), entity relationship modeling adalah perwakilan detil dan logikal dari data untuk sebuah organisasi atau area bisnis. Dalam mendesain basis data, hal yang paling penting adalah dengan menggunakan Entity Relationship (ER). Karena tanpa ER, bisa dipastikan 40
proses pembuatan basis data berjalan lama dan tidak teratur. Selain itu yang perlu diperhatikan adalah membuat relasi-relasi yang benar diantara tabel. Proses desain basis data cukup menghasilkan waktu yang lama jika basis datanya besar. Desain basis data mutlak harus dilakukan dengan baik, agar mudah dalam pengembangan dan perbaikan nantinya.
2.1.8.1 Entity Menurut Connolly dan Begg (2002, p331), entity adalah sekumpulan
objek
dengan
sifat
(properti)
diidentifikasi oleh perusahaan yang mempunyai
yang
sama,
yang
keberadaan yang
bebas. Keberadaannya dapat berupa fisik maupun abstrak. Nama Entiti
Staff
Branch
Gambar 2.1 Contoh Tipe Entity (Connolly and Begg, p333)
2.1.8.2 Attributes Menurut Connolly dan Begg (2002, p338), attribute adalah sebuah sifat dari entity atau type relationship. Attribute domain adalah himpunan nilai yang diperbolehkan untuk satu atau lebih atribut. Atribut dapat diklasifikasikan menjadi lima yaitu: 1.
Simple dan Composite Attribute 41
Simple Attribute adalah sebuah atribut yang terdiri dari komponen tunggal yang mempunyai keberadaan bebas dan tidak dapat dibagi menjadi bagian yang lebih kecil lagi. Dikenal juga dengan nama Atomic Attribute. Composite Attribute adalah sebuah atribut yang terdiri dari beberapa
komponen,
dimana
masing-masing
komponen
mempunyai keberadaan yang bebas. 2.
Single-valued dan Multi-valued Attribute Single-valued Attribute adalah atribut yang mempunyai nilai tunggal untuk setiap kejadian dari tipe entity. Multi-valued Attribute adalah atribut yang mempunyai beberapa nilai untuk setiap kejadian dari tipe entity.
3.
Derived Attribute Atribut yang memiliki nilai yang dihasilkan dari satu atau sekelompok atribut yang berhubungan, dan tidak harus berasal dari satu entitas.
2.1.8.3 Relationship Type Menurut Connolly dan Begg (2002, p334), relationship types adalah sekumpulan keterhubungan yang mempunyai arti (meaningful associations) antara tipe entitas yang ada. Relationship occurrence, yaitu sebuah keterhubungan yang diidentifikasi secara unik yang meliputi suatu kejadian dari setiap tipe entitas yang ada. 42
2.1.8.4 Key Menurut Connolly dan Begg (2002, p78), key adalah sebuah field yang digunakan untuk mengidentifikasi satu atribut atau lebih yang secara unik mengindentifkasi setiap record. Candidate key yaitu sekelompok atribut yang secara unik mengidentifikasi setiap kejadian dari tipe entitas. Atribut ini mempunyai nilai yang unik pada hampir tiap barisnya. Fungsi dari candidate key adalah sebagai calon primary key. Primary key yaitu candidate key yang dipilih untuk mengidentifikasikan secara unik setiap kejadian dari tipe entitas. Primary key harus merupakan field yang benar-benar unik. Composite key yaitu candidate key yang terdiri dari dua atau lebih atribut. Pada kondisi tertentu, suatu atribut tidak dapat digunakan untuk mengidentifikasi baris secara unik dan membutuhkan kolom lain untuk digunakan sebagai primary key. Alternate key adalah candidate key yang tidak dipilih sebagai primary key. Foreign key adalah jika sebuah primary key terhubung ke tabel lain dan fungsinya sebagai penghubung antar tabel.
2.1.9
Normalisasi Menurut Connolly dan Begg (2002, p376), Normalisasi adalah sebuah teknik untuk menghasilkan relasi atau hubungan dengan properti-properti yang diinginkan, yang memberikan kebutuhan data dari 43
suatu perusahaan. Suatu desain database harus memenuhi kondisi untuk tidak mengandung anomali, yaitu suatu kejanggalan dari penempatan atribut tertentu dari suatu obyek data. Untuk membedakan satu record dengan yang lainnya maka perlu dipilih atribut atau kombinasi atribut sebagai kunci primer (primary key). Tujuan pembuatan normalisasi adalah: 1. Membuat seminim mungkin terjadinya data rangkap. 2. Menghindarkan adanya data yang tidak konsisten terutama bila terjadi penambahan, penghapusan data sebagai akibat adanya data rangkap. 3. Menjamin bahwa identitas tabel secara tunggal sebagai determinan semua atribut.
2.1.10 Data Application Lifecycle Tahapan penerapan lifecycle dalam metodologi perancangan basis data menurut Connolly dan Begg (2002, p270), Database Systems A Practical sebagai berikut :
44
Database Planning
System Definition
Requirement Collection and Analysis
Database Design
DBMS Selection (optional)
Conceptual Database Design Aplication Design Logical Database Design
Physical Database Design
Implementation Prototyping (optional) Data Conversion and Loading
Testing
Operation Maintenance
Gambar 2.2
Tahapan dari Application Database Lifecycle (Connolly and Begg,p272) 45
2.1.10.1 Database Planning Menurut Connoly dan Begg (2002, pp273-274), perencanaan basis data (database planning) merupakan aktivitas manajemen yang mengizinkan tingkatan dari aplikasi basis data untuk direalisasikan seefisien mungkin dan se-efektif mungkin. Database planning harus diintegrasikan dengan keseluruhan strategi sistem informasi dari perusahaan. Ada tiga hal penting dalam menyusun sebuah strategi sistem informasi, yaitu : 1. Identifikasi dari tujuan dan rencana perusahaan dengan penentuan kebutuhan sistem informasi berikutnya. 2. Evaluasi dari sistem informasi saat ini untuk menentukan kelebihan dan kelemahan yang ada saat ini. 3
Penilaian
dari
kesempatan-kesempatan
TI
yang
mungkin
menghasilkan keuntungan kompetitif.
2.1.10.2 System Definition Menurut Connolly dan Begg (2002, p274) definisi sistem (system definition) adalah yang medefinisikan jangkauan dari aplikasi basis data dan pandangan-pandangan utama para pemakai. Sebelum mendesain suatu
aplikasi
basis
data
penting
untuk
terlebih
dahulu
mengidentifikasikan batasan–batasan dari sistem yang sedang diteliti, kaitannya dengan sistem informasi di perusahaan. Perlu dipikirkan untuk kebutuhan yang akan datang selain dari keadaan saat ini.
46
Pandangan pemakai yang merupakan aspek penting dari pengembangan aplikasi basis data karena membantu untuk memastikan bahwa tidak ada pemakai utama basis data yang terlupa ketika pengembangan aplikasi baru tersebut.
2.1.10.3 Requirement Collection and Analysis Menurut Connolly and Begg (2002, p276), analisis data dan pengumpulan kebutuhan (requirement collection and analysis) adalah proses pengumpulan dan analisis informasi tentang bagian dari perusahaan yang akan didukung oleh aplikasi basis data, dan menggunakan informasi ini untuk mengidentifikasi kebutuhan pemakai terhadap sistem baru. Informasi yang dikumpulkan termasuk: 1.
Penjabaran dari data yang digunakan,
2. Detail mengenai bagaimana data digunakan, 3.
Kebutuhan tambahan apapun untuk aplikasi basis data yang baru. Informasi ini kemudian dianalisis untuk mengidentifikasi
kebutuhan yang dimasukkan untuk aplikasi basis data tersebut. Ada tiga macam pendekatan untuk mengatur kebutuhan dari sebuah aplikasi basis data dengan berbagai pandangan pemakai, yaitu : 1. Pendekatan centralized Kebutuhan untuk tiap pandangan pemakai disatukan menjadi satu set kebutuhan untuk aplikasi basis data. Umumnya pendekatan ini dipakai jika basis datanya tidak terlalu kompleks. 47
2.
Pendekatan view integration Kebutuhan untuk tiap pandangan pemakai digunakan untuk membangun sebuah model data yang terpisah yang merepresentasikan tiap pandangan pemakai tersebut. Hasil dari data-data model tersebut kemudian disatukan di bagian basis data.
3. Kombinasi keduanya.
2.1.10.4 Database Design Menurut Connolly dan Begg (2002, p279), perancangan basis data (database design) merupakan proses pembuatan suatu desain untuk sebuah basis data yang akan mendukung operasional dan sasaran suatu perusahaan. Ada dua pendekatan untuk mendesain sebuah basis data, yaitu : 1. Pendekatan bottom-up Yang dimulai pada tingkat awal dari atribut (yaitu properti dari entiti dan relationship) yang mana melalui analisis dari asosiasi antar atribut, dikelompokkan menjadi hubungan yang merepresentasikan jenis-jenis entitas dan hubungan antar entitas. Pendekatan ini cocok untuk mendesain basis data yang simple dengan jumlah atribut yang tidak banyak. 2.
Pendekatan top-down Digunakan pada basis data yang lebih kompleks, yang dimulai dengan pengembangan dari model data yang mengandung beberapa entitas dan hubungan tingkat tinggi dan kemudian memakai perbaikan 48
top down berturut- turut untuk mengidentifikasi entitas, hubungan dan atribut
berkaitan
tingkat
rendah.
Pendekatan
ini
biasanya
digambarkan melalui ER (entity relationship). Pada tahap ini ada bagian yang disebut data modeling yang digunakan untuk membantu pemahaman dari data dan untuk memudahkan komunikasi tentang kebutuhan informasi. Dengan dibuatnya model data dapat membantu memahami: 1. Pandangan tiap pemakai mengenai data. 2. Kealamian data itu sendiri, kebebasan representasi fisiknya. 3. Kegunaan dari data berdasarkan pandangan pemakai. Kriteria untuk model data, yaitu : 1. Structural validity Konsistensi dengan cara yang didefinisikan perusahaan dan menyusun informasi. 2. Simplicity Kemudahan untuk pemahaman baik bagi yang professional di bidang sistem informasi maupun pemakai yang non teknis. 3. Expressibility Kemampuan untuk membedakan antara data yang berbeda, dan hubungan antar data. 4. Nonredundancy Pembuangan informasi yang tak ada hubungannya khususnya. Representasi dari tiap potongan informasi tepatnya hanya sekali. 5. Shareability 49
Tidak spesifik untuk aplikasi dan teknologi khusus apapun dan dengan demikian dapat digunakan oleh banyak orang. 6. Integrity Konsistensi terhadap cara yang digunakan perusahaan dan mengatur informasi.
Menurut Connolly dan Begg (2002, pp419-437), Database design dibagi dalam tiga tahapan yaitu conceptual database design, logikal database design, dan physical database design.
2.1.10.5 DBMS Selection Menurut Connolly dan Begg (2002, p284), pemilihan DBMS yang sesuai untuk mendukung aplikasi basis data yang mencakup : 1. Mendefinisikan syarat-syarat referensi studi Menentukan sasaran, batasan masalah dan tugas yang harus dilakukan. 2. Mendaftar 2 atau 3 jenis barang Membuat daftar barang-barang, misalkan dari mana barang ini didapat, berapa biayanya serta bagaimana bila ingin mendapatkannya. 3. Mengevaluasi barang Barang-barang yang ada dalam daftar diteliti lebih lanjut untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan barang tersebut. 4. Merekomendasikan pilihan dan membuat laporan
50
Merupakan langkah terakhir dari DBMS yaitu mendokumentasikan proses dan untuk menyediakan pernyataan mengenai kesimpulan dan rekomendasi terhadap salah satu produk DBMS.
2.1.10.6 Application Design Menurut Connolly dan Begg (2002, pp287-288), perancangan aplikasi adalah merancang antarmuka pemakai (user interface) dan program aplikasi, yang akan memproses basis data. Perancangan basis data dan aplikasi merupakan aktivitas paralel yang meliputi dua aktivitas penting, yaitu : 1. Transaction Design Transaksi adalah satu aksi atau serangkaian aksi yang dilakukan oleh user tunggal atau program aplikasi, yang mengakses atau merubah isi dari basis data. Kegunaan dari desain transaksi adalah untuk menetapkan dan keterangan karakteristik high-level dari suatu transaksi yang dibutuhkan pada basis data, diantaranya : a. Data yang digunakan oleh transaksi b. Karakteristik fungsional dari suatu transaksi c. Output transaksi d. Keuntungannya bagi user e. Tingkat kegunaan yang diharapkan Terdapat tiga tipe transaksi, yaitu: a. Retrieval transaction
51
Digunakan untuk pemanggilan (retrieve) data untuk ditampilkan di layar atau menghasilkan suatu laporan. b. Update transaction Digunakan untuk menambah record baru, menghapus record lama, atau memodifikasi record yang telah ada di dalam basis data. c. Mixed transaction Meliputi pemanggilan dan perubahan data 2. User Interface Beberapa aturan pokok dalam pembuatan antar muka pengguna, yaitu: a. Meaningful title, diusahakan pemberian nama suatu form cukup jelas menerangkan kegunaan dari suatu form atau report. b. Comprehensible instructions, penggunaan terminology yang familiar untuk menyampaikan instruksi ke user dan jika informasi tambahan dibutuhkan, maka harus disediakan helpscreen. c. Logical grouping and sequencing of fields, field yang saling berhubungan ditempatkan pada form atau report yang sama. Urutan field harus logis dan konsisten. d. Visually applealing layout of the form/report, tampilkan form atau report harus menarik dan sesuai dengan hardcopy agar konsisten. e. Familiar field labels, penggunaan label yang familiar. f. Consistent use of color.
52
2.1.10.7
Prototyping Prototyping adalah membuat model kerja dari aplikasi basis data,
yang memperbolehkan perancang atau user untuk mengevaluasi hasil akhir sistem, baik dari segi tampilan maupun fungsi yang dimiliki sistem. Tujuan utama dari mengembangkan suatu prototype adalah mengizinkan user untuk menggunakan prototype guna mengidentifikasikan corak sistem apakah bekerja dengan baik dan jika mungkin meningkatkan corak baru kepada aplikasi database. Dengan cara ini, kebutuhan dari pemakai dan pengembang sistem dalam mengevaluasi kelayakan design sistem akan semakin jelas sehingga kelebihan atau kekurangan sistem dapat ditangani dengan baik. Strategi prototyping yang umum digunakan sekarang ada dua, yaitu requirement dan evolutionary prototyping. Requirement prototyping adalah menggunakan prototype untuk menetapkan kebutuhan dari tujuan aplikasi basis data dan ketika kebutuhan sudah terpenuhi, prototype tidak digunakan lagi atau dibuang. Sedangkan evolutionary prototype menggunakan tujuan yang sama, tetapi perbedaan pentingnya adalah prototype tetap digunakan untuk selanjutnya dikembangkan menjadi aplikasi basis data yang lengkap.
2.1.10.8 Implementation Menurut Connolly dan Begg (2002, p292), implementation merupakan realisasi secara fisik dari database dan desain aplikasi. Pada tahap penyelesaian desain (dimana dapat melibatkan pembuatan 53
prototype atau tidak), kini kita dapat menerapkan basis data dan program aplikasi yang telah kita buat. Implementasi basis data menggunakan DDL yang kita pilih dalam melakukan pemilihan DBMS atau dengan menggunakan Graphical User Interface (GUI), yang menyediakan fungsional yang sama dengan pernyataan DDL yang low level. Pernyataan DDL digunakan untuk menciptakan struktur basis data dan mengosongkan file yang terdapat dalam basis data tersebut. Pandangan pemakai lainnya juga diimplementasikan dalam tahapan ini. Data Manipulation Language (DML) digunakan untuk mengimplementasikan transaksi basis data di dalam bagian aplikasi program dari sasaran DBMS, mungkin termasuk host programming language seperti, Visual basic, Delphi, C, C++, Java, COBOL, Ada atau Pascal.
2.1.10.9 Data Conversion and Loading Menurut Connolly dan Begg (2002, p293), Data conversion and loading adalah mencakup pengambilan data dari sistem lama untuk dipindahkan ke dalam sistem yang baru. Langkah ini diperlukan hanya ketika suatu sistem basis data baru sedang menggantikan sistem yang lama. Sekarang, DBMS yang memiliki kegunaan yang dapat mengisi file yang ada ke dalam sistem yang baru telah dianggap umum, kegunaan yang ada umumnya memerlukan spesifikasi sumber file dan target basis data yang baru. Ketika conversion dan loading dibutuhkan, prosesnya harus direncanakan untuk memastikan kelancaran transaksi untuk keseluruhan operasi. 54
2.1.10.10 Testing Menurut Connolly dan Begg (2002, p293), testing adalah suatu proses melaksanakan program aplikasi dengan tujuan menemukan kesalahan. Sebelum diterapkan dalam suatu sistem, basis data harus dilakukan testing terlebih dahulu. Hal ini dicapai dengan penggunaan secara hati-hati untuk merencanakan suatu test dan data yang realistis sedemikian sehingga keseluruhan proses pengujian sesuai dengan metode dan dilaksanakan sesuai aturan yang ada.
2.1.10.11 Operation Maintenance Menurut Connolly dan Begg (2002, pp293-294), operational maintenance adalah proses memantau dan memelihara sistem setelah diinstall. Pada tahapan sebelumnya, basis data benar-benar diuji dan diimplementasikan. Sekarang sistem beralih ke tahapan pemeliharaan. Yang termasuk aktifitas dari tahapan ini adalah sebagai berikut: 1.
Memantau kinerja dari sistem. Jika kinerjanya menurun dibawah level yang dapat diterima, mungkin basis data perlu diorganisasi,
2.
Pemeliharaan dan upgrade aplikasi basis data-nya (jika diperlukan). Ketika basis data sepenunya bekerja, pemantauan harus
memastikan kinerjanya dapat berada dalam tingkat yang diterima. Sebuah DBMS biasanya menyediakan berbagai kegunaan (utilities) untuk membantu administrasi basis data termasuk kegunaan untuk mengisi data ke dalam basis data dan untuk memantau sistem. Kegunaan ini memperbolehkan sistem pemantauan untuk memberikan informasi seperti 55
tentang pemakaian basis data dan strategi eksekusi query. Database administrasi dapat menggunakan informasi ini untuk memperbaiki sistem agar dapat memberikan kinerja yang lebih baik.
2.1.11 Diagram Aliran Data (DAD) Menurut Mulyadi (2001, p66), bagan alir dokumen (Document Flowchart) adalah bagan yang menggambarkan aliran dokumen dalam suatu sistem informasi. Berikut adalah simbol-simbol yang digunakan dengan maknanya masingmasing (Mulyadi,2001,p60-63).
Tabel 2.1 Simbol yang digunakan dalam Diagram Aliran Dokumen Simbol
Keterangan Simbol ini dinamakan dokumen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen
yang
merupakan
formulir
yang
digunakan untuk merekan data terjadinya suatu transaksi. Nama dokumen dicantumkan di tengah simbol.
Simbol
ini
tembusannya.
mewakili Nomor
dokumen lembar
diletakkan di sudut kanan atas.
56
asli
dan
dokumen
Simbol
Keterangan Simbol
berbagai
dokumen
ini
untuk
menggambarkan berbagai jenis dokumen yang 2 Surat Jalan
digabungkan bersama dalam satu paket. Nama dokumen dicantumkan di dalam masing-masing
Surat Retur
simbol dan nomor. Lembar dokumen dicantumkan di sudut kanan atas simbol dokumen yang bersangkutan. Penghubung di halaman yang berbeda. Jika diperlukan lebih dari satu halaman, simbol harus digunakan untuk menunjukkan kemana dan bagaimana bagan alir terkait satu dengan lainnya. Nomor yang tercantum dalam simbol penghubung menunjukkan bagaimana bagan alir yang tercantum pada halaman tertentu terkait dengan bagan alir yang tercantum pada bagian yang lain Simbol
kegiatan
menggambarkan
manual kegiatan
digunakan manual
untuk
misalnya
untuk membuat Purchase Order (PO).
Simbol
arsip
sementara
digunakan
untuk
menunjukkan tempat penyimpanan dokumen seperti lemari arsip dan kotak arsip. Ada dua tipe arsip yaitu arsip sementara dan arsip permanen. Arsip sementara adalah tempat penyimpanan dokumen yang dokumennya akan diambil kembali di masa yang akan datang untuk
57
Simbol
Keterangan keperluan pengolahan lebih lanjut terhadap dokumen tersebut. Urutan pengarsipan dokumen tersebut adalah sebagai berikut : A = menurut abjad N = menurut nomor urut T = kronologis menurut tanggal Simbol mulai atau berakhir (terminal). Simbol ini menggambarkan awal dan akhir suatu sistem.
Simbol
garis
alir
(flowline).
Simbol
ini
digunakan untuk arah proses pengolahan data. Simbol ini tidak digambarkan jika arus dokumen mengalir ke bawah atau ke kanan. Jika mengalir ke atas atau ke kiri maka anak panah perlu dicantumkan
2.1.12 State Transition Diagram (STD) 2.1.12.1 Pengertian STD Menurut Whitten (2004, p636), State Transition Diagram adalah alat yang digunakan untuk menggambarkan urutan dan variasi screen yang dapat terjadi selama satu sesi pengguna. Menurut Marakas (2006, p135), STD adalah sebuah diagram yang memodelkan bagaimana dua atau lebih proses saling berhubungan satu sama lainnya dalam suatu cakupan waktu.
58
STD digunakan untuk menggambarkan urutan dan variasi screen yang dapat muncul ketika pengguna sistem mengunjungi terminal. Masing-masing screen dianalogikan sebagai sebuah kota. Tidak semua jalan
melewati
seluruh
kota.
Bujur
sangkar
digunakan
untuk
menggambarkan aliran kontrol dan menggerakkan kejadian yang akan menyebabkan screen menjadi aktif atau menerima fokus. Bujur sangkar tersebut hanya menggambarkan apa yang akan muncul selama dialogue. Arah anak panah menunjukkan urutan munculnya screen-screen tersebut. Sebuah anak panah yang terpisah, masing-masing memiliki nama, digambarkan untuk setiap arah karena tindakan yang berbeda akan menggerakkan aliran kontrol dari dan aliran kontrol ke screen yang ada.
2.1.12.2 Manfaat STD Menurut Marakas (2006, p135), Manfaat dari STD adalah mengilustrasikan beragam status yang dapat dimiliki oleh sebuah komponen sistem dalam hubungannya dengan kejadian-kejadian atau kondisi-kondisi yang menyebabkan sebuah perubahan dari status yang satu dengan yang lainnya.
2.1.12.3 Komponen STD Notasi yang paling penting dari STD adalah : 1. State
59
Merupakan kumpulan keadaan atau atribut-atribut yang mencirikan benda atau orang pada waktu, keadaan dan kondisi tertentu.
Notasi State Gambar 2.3 Bentuk State 2. Transition (Perubahan) State Perubahan state ditandakan dengan tanda panah.
Transition (transisi) atau Event Gambar 2.4 Bentuk Transition atau Event 3. Current State (status sekarang) : status dimana sistem sedang berada saat ini. 4. Final State (status akhir) : status dimana terjadi saat dipicu oleh sebuah kejadian.
2.2 Teori - Teori Khusus Teori yang berhubungan dengan topik yang dibahas dalam skripsi ini terdiri dari : 2.2.1 Pengertian Administrasi Dalam pengertian sempit, sebagai yang dikemukakan oleh Soewarno Handayaningrat (1996, p2), dalam bukunya “Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen”, administrasi adalah suatu kegiatan 60
yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan. Berdasarkan
hal
tersebut
diatas,
administrasi
ialah
proses
penyelenggaraan kerja yang dilakukan bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Administrasi, baik dalam pengertian luas maupun sempit di dalam penyelenggaraannya diwujudkan melalui fungsifungsi manajemen, yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan.
2.2.2
Pengertian Akademis Kegiatan akademis adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk mengatur segala aktivitas yang berhubungan dengan proses belajar mengajar yang dilakukan oleh sebuah institusi pendidikan. Kegiatan ini dapat berupa penjadwalan mata pelajaran untuk setiap kelas, absensi siswa di kelas setiap harinya, melakukan penilaian pada para siswa yang dapat dilakukan melalui perhitungan nilai-nilai tugas, ulangan harian, dan ulangan umum, serta pembagian nilai rapor untuk setiap pertengahan semester dan akhir semester.
2.2.3 Pengertian Penjadwalan Penjadwalan adalah suatu kegiatan administrasi utama pada sebagian besar institusi. Kegiatan operasional institusi akan berlangsung sepenuhnya pada jadwal yang dibuat.
61
Berdasarkan definisi diatas, penjadwalan adalah pengalokasian sumber daya pada objek-objek yang ada pada ruang waktu dan bergantung pada kendala dan sedemikian sehingga sedapat mungkin memenuhi kondisi-kondisi tertentu. Dalam proses penjadwalan, sumber daya yang ada harus dialokasikan secara optimal, efektif dan efesien, serta sedapat mungkin memenuhi kebutuhan yang ada namun biaya yang dikeluarkan harus pantas.
2.2.4 Pengertian Absensi Absensi atau ketidakhadiran adalah kegagalan untuk melapor pada waktu kerja. Dengan kata lain, absensi merupakan kegagalan seorang karyawan untuk hadir di tempat kerja pada hari kerja. Absensi berbeda dengan terlambat (lateness) atau lamban (tardiness) yang menunjukan kegagalan untuk dating tepat waktu. Cara menghitung ketidakhadiran dengan membagi time loss, yaitu jumlah hari-hari yang hilang dengan frekuensi, yaitu jumlah kehadiran selama satu periode. Absensi mempunyai hubungan prestasi kerja, dimana ketidakhadiran dapat mengakibatkan rendahnya prestasi kerja juga dipengaruhi oleh kerumitan pekerjaan bagi karyawan yang memiliki kemampuan rendah, sehingga ketidakhadiran dapat mengakibatkan menurunnya prestasi kerja dibandingkan dengan karyawan yang memiliki kemampuan lebih tinggi. Absensi dapat diklarifikasikan dalam empat kategori: a. Absensi yang disebabkan penyakit (sakit).
62
b.Absensi karena suatu sebab yang membutuhkan kesepakatan dengan keluarga, seperti anak sakit. c. Absensi tanpa alasan. Dari segi pendidikan, daftar hadir memiliki arti yang tak kalah pentingnya, baik untuk pembinaan suatu pendidikan secara professional maupun dalam memelihara tata tertib atau disiplin secara kontinyu. Data absensi digunakan sebagai salah satu pertimbangan dalam kenaikan kelas.
2.2.5 Pengertian Penilaian Mata Pelajaran Siswa Belajar dan mengajar sebagai suatu proses mengandung tiga unsur yang dapat dibedakan, yakni tujuan pengajaran (instruksional), pengalaman (proses) belajar mengajar, dan hasil belajar. Tujuan instruksional pada hakikatnya adalah perubahan tingkah laku yang diinginkan pada diri siswa. Penilaian diartikan sebagai proses menentukan nilai dari suatu objek. Untuk dapat menentukan suatu nilai dari objek diperlukan ukuran atau kriteria. Penilaian hasil belajar adalah proses pemberian nilai terhadap hasilhasil belajar yang dicapai siswa dengan materi-materi tertentu. Hal ini mengisyaratkan bahwa objek yang dinilai adalah hasil belajar siswa. Dalam penilaian hasil belajar, peranan tujuan instruksional yang berisi rumusan kemampuan dan tingkah laku yang diinginkan dikuasai siswa menjadi unsur penting sebagai dasar dan acuan penilaian. Penilaian proses belajar adalah upaya memberi nilai terhadap belajar
63
mengajar yang dilakukan oleh siswa oleh guru dalam mencapai tujuantujuan pengajaran. Dalam penilaian dapat dilihat sejauh mana keefektifan dan efisiensi dalam proses belajar mengajar.
2.2.6
Pengertian Pembelian Menurut Render (2001, p414), pembelian adalah perolehan barang dan jasa. Secara umum definisi pembelian adalah suatu usaha pengadaan barang atau jasa dengan tujuan yang akan digunakan sendiri, untuk kepentingan proses produksi maupun untuk dijual kembali. Menurut Mulyadi (1997, p229), pembelian merupakan salah satu kegiatan dari aktivitas bisnis yang meliputi penyediaan barang dari supplier dan juga bagaiman pembayaran akan dilakukan kepada pihak supplier. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua yaitu : pembelian lokal dan pembelian impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri.
64
