BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Informasi Akuntansi 2.1.1
Pengertian Sistem Menurut Mathiassen (2000, p9), “ Systems is a collection of components that
implement modeling requirements, functions, and interfaces “. Artinya sistem adalah kumpulan dari komponen-komponen yang menerapkan persyaratan model, fungsi, dan tampilan. Menurut Mulyadi (2001, p5), “ Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan ”. Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu jaringan prosedur dengan pola yang terpadu terdiri dari kumpulan komponen-komponen yang menerapkan persyaratan model, fungsi, dan tampilan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan tertentu.
2.1.2 Pengertian Informasi Menurut O’Brien (2005, p27), berpendapat bahwa “ Information as data that have been converted into a meaningful and useless context for specific end user ”. Yang berarti bahwa informasi sebagai data yang telah diubah menjadi konteks yang bermakna dan tak berguna bagi pengguna akhir tertentu. Sedangkan menurut Romney (2006, p5), “ Information is data that have been organized and processed to provide meaning to a user ”. Yang berarti bahwa informasi adalah data yang telah terorganisir dan diproses untuk memberikan arti bagi pengguna.
8
9
Dapat disimpulkan bahwa informasi adalah suatu data yang telah terorganisir dan telah diubah menjadi konteks yang bermakna dan tak berguna bagi pengguna akhir tertentu.
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Pengertian Sistem Informasi Akuntansi menurut Jones & Rama (2003, p5), adalah “ The accounting information system is a subsystem of MIS that provides accounting and financial information, as well as other information obtained in the routine processing of accounting transactions “. Yang dapat diartikan sebagai berikut Sistem Informasi Akuntansi merupakan subsistem dari Sistem Informasi Manajemen yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, sama seperti informasi lainnya yang diperoleh dari proses transaksi akuntansi harian. Sedangkan menurut Moscove, Simkin, Bagranoff (2001, p7), “ Accounting Information system is the information subsystem within an organization that accumulates information from the entity’s various subsystem ”. Yang dapat diartikan sebagai berikut Sistem Informasi Akuntansi adalah subsistem informasi di dalam suatu organisasi yang mengakumulasi informasi dari bermacam-macam subsistem entitas.
Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi adalah subsistem dari
Sistem Informasi Manajemen di dalam suatu organisasi yang mengakumulasi informasi akuntansi dan keuangan juga dari bermacam-macam subsistem entitas, sama seperti informasi lainnya yang diperoleh dari proses transaksi akuntansi harian.
2.1.4
Komponen Sistem Informasi Akuntansi Menurut Romney (2006, p6-7), terdapat 6 komponen dalam sistem informasi
akuntansi, yaitu:
10
1.
“ The people who operate the system and perform various functions “. Yang
berarti orang yang mengoperasikan sistem dan melakukan bermacam-macam tugas. 2.
“ The procedures and instructions, both manual and automated, involved in
collecting, processing, and storing data about the organization’s activities “. Yang berarti prosedur-prosedur dan instruksi-instruksi, baik manual maupun otomatisasi, termasuk pengumpulan, pemrosesan, dan penyimpanan data mengenai kegiatan perusahaan. 3.
“ The data about the organization’s data “. Yang berarti data mengenai
organisasi dan proses bisnisnya. 4.
“ The software used to process the organization’s data “. Yang berarti software
yang digunakan untuk memproses data organisasi. 5.
“ The information technology infrastructure, including computers, peripheral
devices and network communications devices “. Yang berarti infrastruktur teknologi informasi termasuk komputer, perangkat tambahan, dan perangkat jaringan komunikasi yang digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan, memproses, serta mengirim data dan informasi. 6.
“ Internal controls and security measures to secure data in accounting
information systems ”. Pengendalian internal dan langkah-langkah keamanan yang mengamankan data dalam sistem informasi akuntansi.
2.1.5 Kegunaan Sistem Informasi Akuntansi Menurut Jones & Rama (2006, p6-7), kegunaan sistem informasi akuntansi ada 5, yaitu: 1.
Producing External Report (Memproduksi Laporan Eksternal) “ Businesses use an accounting information systems to produce special reports to
satisfy information needs of investors, creditors, tax collectors, regulatory agencies and others ”. Yang dapat diartikan bahwa bisnis menggunakan sistem informasi akuntansi
11
untuk memproduksi laporan khusus untuk memuaskan kebutuhan dari investors, pemberi kredit (creditors), penagih pajak, agen–agen yang berkaitan, dan lain - lain. 2.
Support Routine Activities (Mendukung Aktivitas Rutin) “ Managers need an accounting information system for handling routine
operating activities during the firm’s operating cycle ”. Yang berarti manajer membutuhkan sistem informasi akuntansi untuk menangani aktivitas operasi rutin selama siklus operasi perusahaan. 3.
Decision Support (Mendukung Keputusan) “ Information is also needed for routine decision support at all levels of an
organization “. Yang berarti informasi juga dibutuhkan untuk mendukung keputusan rutin pada semua tingkatan dari organisasi. 4.
Planning and Control (Perencanaan dan Pengendalian) “ An information system is required for planning and control activities as well.
Information concerning budgets and standard cost is stored by the information system, and reports are designed to compare budget figures to actual amount ”. Yang dapat diartikan bahwa sistem informasi dibutuhkan untuk aktivitas perencanaan dan pengendalian yang baik. Informasi memperhatikan anggaran dan biaya standar yang disimpan oleh sistem informasi, dan laporan dirancang untuk membandingkan gambaran anggaran dengan jumlah yang sebenarnya. 5.
Implementing Internal Control (Implementasi Pengandalian Internal) “ Internal control includes the policies, procedures, and information system used
to protect a company’s assets from loss or embezzlement and to maintain accurate financial data. It is possible to build controls into a computerized accounting information system to help reach these goals ”. Yang artinya, pengendalian internal yang meliputi kebijaksanaan, prosedur, dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi asset perusahaan dari kerugian atau penggelapan dan untuk memelihara data finansial yang
12
akurat. Hal ini memungkinkan untuk membangun pengendalian didalam sebuah sistem informasi akuntansi untuk membantu mencapai tujuan tersebut.
2.1.6 Pengertian Analisis Sistem Pengertian analisis sistem menurut Jones & Rama (2003, p678), adalah “ Systems analysis is the next phase of systems development. The tasks in systems analysis are similiar to those in system investigation. However, the analysis phase is more detailed and requires more information ”. Yang berarti bahwa analisis sistem adalah tahap lanjutan pada pembangunan sistem. Tugas dalam analisis sistem mirip dengan investigasi sistem. Bagaimanapun tahap analisis lebih detail dan membutuhkan informasi yang lebih banyak. Jadi dapat kami simpulkan bahwa analisis sistem adalah tahap dimana sistem dianalisis lebih lanjut, lebih detail, dan membutuhkan informasi yang lebih banyak sebagai kebutuhan pemakai.
2.1.7
Pengertian Rancangan Sistem Pengertian rancangan sistem menurut Jones & Rama (2003, p682), adalah “
System design is the third phase of systems development life cycle. The tasks in systems design are quite different from the systems investigation and analysis tasks ”. Yang berarti bahwa perancangan sistem adalah tahap ketiga pada siklus hidup pengembangan sistem. Tugas dalam perancangan sistem berbeda dari tugas investigasi sistem dan analisis sistem. Jones and Rama (2003, p683) juga menyebutkan bahwa “ system design focuses on developing a physical representantion of the systems “. Yang berarti bahwa perancangan sistem berfokus pada membangun representasi fisik dari sistem.
13
Sedangkan menurut Mulyadi (2001, p51), perancangan sistem adalah proses penterjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif rancangan sistem informasi yang diajukan pada pemakai informasi untuk pertimbangan. Jadi dapat disimpulkan, bahwa perancangan sistem adalah suatu proses penterjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam rancangan sistem informasi yang berfokus pada membangun representasi fisik dari sistem.
2.2 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Berbasis Object Oriented 2.2.1 UML ( Unified Modeling Language ) 2.2.1.1 Pengertian UML Menurut Jones & Rama (2006, p60), adalah “ The unified modeling language (UML) is a language used for specifying, visualizing, constructing, and documenting an information system “. Yang berarti bahwa UML adalah sebuah bahasa pemodelan untuk spesifikasi, visualisasi, konstruksi, dan dokumentasi suatu sistem informasi. Sedangkan menurut Larman (2005, p4), UML adalah notasi untuk membuat model sistem dengan menggunakan konsep object oriented. Jadi dapat disimpulkan bahwa UML adalah suatu bahasa pemodelan yang menggunakan konsep object oriented untuk menspesifikasi, menvisualisasi, mengkonstruksi, dan mendokumentasikan suatu sistem informasi. 2.2.1.2 Activity Diagram 2.2.1.2.1 Identifikasi Event Menurut Bennett (2006, p651), “ Event is an occurence that is of significance to the information system and may be included in a state machine
14
”. Yang dapat diartikan bahwa event adalah sebuah kejadian yang signifikan untuk sistem informasi dan termasuk dalam organisasi. Dan menurut Jones & Rama (2006, p18), adalah “ Events are things that happen at a point in time ”. Yang berarti bahwa event adalah suatu kejadian atau peristiwa pada suatu waktu tertentu. Jones & Rama (2006, p21-22), menyatakan langkah-langkah dalam mengidentifikasi event, antara lain: 1.
“ Recognize the first event in a process when a process a person or
department within an organization becomes for an activity ”. Yang berarti kenali event pertama dalam suatu proses yang terjadi ketika seseorang atau departemen dalam organisasi tersebut bertanggung jawab atas suatu aktivitas. 2.
“ Ignore activities that do not require participation by an internal agent ”.
Yang berarti kesampingkan aktivitas-aktivitas yang tidak memerlukan partisipasi internal agent. 3.
“ Recognize a new event when responsibility is transferred from one
internal agent to another ”. Yang berarti kenali suatu event baru ketika terjadi perpindahan tanggung jawab dari satu internal agent ke internal agent lainnya. 4. “ Recognize a new event when a process has been interrupted and resumed later by the same internal agent ”. Yang berarti kenali suatu event baru ketika suatu proses berhenti dan kemudian dilanjutkan oleh internal agent yang sama. 5.
“ Use an event name and description that reflects the broad nature of the
event ”. Gunakan suatu nama event dan jelaskan dampak atau peranan event tersebut secara umum. 2.2.1.2.2 Pengertian Workflow Table Menurut Connolly (2005, p598), adalah “ Workflow table is a table of activities involving the coordinated execution of an entity ”. Yang berarti workflow table adalah tabel aktivitas yang melibatkan pelaksanaan yang terkoordinasi dari suatu entitas.
15
Menurut Jones & Rama (2006, p73), adalah “ Workflow table presents information in a simple two-coloumn format. The actors performing specific activities are listed in the coloumn on the left. The corresponding activities are listed on the right ”. Yang berarti bahwa workflow table menampilkan informasi dalam format dua kolom sederhana. Actor yang menampilkan aktivitas spesifik disusun ke dalam kolom sebelah kiri. Sedangkan aktivitas korespondensi disusun ke dalam kolom sebelah kanan. Dapat disimpulkan bahwa workflow table adalah tabel aktivitas yang menampilkan informasi dalam format dua kolom sederhana yang menjelaskan hubungan antara aktor dan aktivitas yang saling berhubungan dalam suatu proses bisnis. 2.2.1.2.3 Pengertian Activity Diagram Menurut Jones & Rama (2006, p60), “ The activity diagram presents plays the role of a “map” in understanding business processes by showing the sequence of activities in the process ”. Yang berarti bahwa activity diagram memainkan peranan penting sebagai peta dalam memahami proses-proses bisnis dengan menunjukkan urutan aktivitas-aktivitas dalam proses. Sedangkan menurut Whitten (2004, p450), “ Activity diagram is a diagram that can be used to depict the flow of a business process, the steps of a use case, or the logic of an object behavior (method) ”. Yang berarti bahwa activity diagram adalah sebuah diagram yang dapat digunakan untuk menggambarkan alur proses bisnis, langkah-langkah use case, atau logika object behaviour. Dapat disimpulkan bahwa activity diagram adalah sebuah diagram yang dapat digunakan untuk menunjukkan urutan aktivitas dalam proses bisnis, menggambarkan alur proses bisnis, langkah-langkah use case, dan juga metode logika object behaviour.
16
2.2.1.2.4 Klasifikasi Activity Diagram 2.2.1.2.4.1 Overview Activity Diagram (OAD) Menurut Jones & Rama (2006, p61), adalah “ Overview activity diagram presents a high- level view of the business process by documenting the key events, the sequence of these event, and the information flows among the events ”. Yang berarti bahwa overview diagram adalah sebuah diagram aktivitas yang mewakili tampilan leveltinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan event-event tersebut dan arus informasi antara event-event tersebut. 2.2.1.2.4.2 Detailed Activity Diagram (DAD) Menurut Jones & Rama (2006, p61), adalah “ Detailed Activity Diagram is an activity diagram hat provides a detailed representation of the activities associated with one or two of the events shown on an overview diagram. ”. Yang berarti bahwa detailed activity diagram adalah diagram aktifitas yang menyediakan perincian gambaran dari aktifitas yang berhubungan dengan satu atau dua kejadian yang ditunjukkan didalam overview diagram. 2.2.1.2.4.3 Simbol Activity Diagram Menurut Jones & Rama (2006, p88), simbol yang digunakan di dalam activity diagram adalah: a.
Solid Circle
Start of a process in an activity diagram
b.
Rounded Rectangle
Event, activity, or trigger
c.
Continuous Line
Sequence from one event or activity to the next
17
d.
Dotted Line
Flow of information between events
e.
Document
Represents a source document or report
f.
Diamond a branch
g.
Table
A computer file from which data may be read from which data may be read
h.
from or recorded during business event
Note
Refers the reader to another diagram or document for details
i.
Bull’s-Eye
End of process
18
2.2.1.3 UML Class Diagram 2.2.1.3.1 Pengertian Class Menurut Mathiasen (2000, p53), adalah “ Class is a description of a collection of objects sharing structure, behavioral, pattern and attributes ”. Class adalah deskripsi dari kumpulan objek-objek struktur, perilaku, pola, dan atribut yang dipakai secara bersama-sama. Jadi kesimpulan dari class itu adalah kumpulan objek-objek yang memiliki struktur, perilaku, pola, dan atribut yang sama. 2.2.1.3.2 Pengertian Atribut Menurut Jones & Rama (2006, p155), adalah “ Attribute is the smallest units of data that can have meaning to a user ”. Definisi tersebut dapat diartikan bahwa atribut adalah unit terkecil dari data yang dapat memiliki arti bagi penggunanya. Menurut Romney dan Steinbart (2003, p692), “ Atribute is characteristics of interest in a file or database; the different individual properties of an entity ”. Definisi tersebut dapat diterjemahkan bahwa atribut adalah karakteristik yang menarik dalam sebuah file atau database; sifat-sifat individu yang berbeda dari suatu entitas. Menurut Jason (2003, p125), “ Attributes are used to represent pieces of data that are specific to a class and untimately give it state ”. Definisi tersebut dapat diartikan bahwa atribut digunakan untuk menjelaskan bagian dari data yang spesifik atau khusus dari class dan pada akhirnya memberikan kesimpulan. Berdasarkan beberapa pengertian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa atribut adalah unit terkecil dari data yang digunakan untuk menjelaskan karakteristik yang menarik dalam sebuah file atau database.
19
2.2.1.3.3 Pengertian Behavior Menurut Mathiassen (2000, p89), adalah “ Behavior is an activity that describes the properties of the dynamic and attributes of each selected classes “. Yang berarti bahwa behavior merupakan kegiatan yang menggambarkan sifat dinamis dan atribut-atribut dari masing-masing class yang dipilih. Kosep dari behavior adalah : ‐
Event trace, “ A sequence of events involving a specific object ”. Yang berarti bahwa sekumpulan dari event yang melibatkan object yang spesifik.
‐
Behaviour pattern, “ A description of possible event traces for all object in a class ”. Yang berarti bahwa deskripsi dari event trace yang mungkin untuk semua object pada class.
‐
Attribute, ” A descriptive property of a class or an event ”, Yang berarti bahwa deskripsi dari class atau event. Kami menarik kesimpulan bahwa behavior merupakan kegiatan yang
menggambarkan atribut-atribut dari masing-masing class yang dipilih. 2.2.1.3.4 Pengertian Event Menurut Mathiassen (2000, p51), Event adalah “ An instantaneous incident involving one or more objects ”, yang dapat diartikan sebagai suatu kejadian instan yang melibatkan satu obyek atau lebih. Menurut Jones & Rama (2006, p18), adalah ” Event are activities that happen at a particular point in time ”, yang berarti event adalah aktivitas yang terjadi pada suatu waktu tertentu. Kami menarik kesimpulan bahwa event adalah suatu kejadian instan yang melibatkan satu obyek atau lebih yang terjadi pada suatu waktu tertentu.
20
2.2.1.3.5 Pengertian UML Class Diagram Menurut Jones & Rama (2003, p221), adalah “ Class diagram is a diagram that can be used to document tables in accounting information systems, relationships between tables, and attributes of the table “. Yang dapat diartikan bahwa class diagram adalah sebuah diagram yang bisa digunakan utuk mendokumentasikan tabel dalam sistem informasi akuntansi, hubungan antara tabel-tabel, dan atribut dari tabel tersebut. Menurut Mathiassen (2000, p336), “ Class diagram describes a collection of classes and structured relationships ”. Yang berarti class diagram menggambarkan kumpulan dari class-class dan hubungan yang terstruktur. Jadi kami menarik kesimpulan bahwa UML Class Diagram adalah sebuah diagram yang menggambarkan kumpulan class-class yang saling berhubungan sehingga membentuk suatu kesatuan. 2.2.1.3.6 Pengertian Hubungan dalam Class Diagram Menurut Mathiassen (2000, p72-77), adalah “ Generalization is a general class (the super class) describes properties common to a group of specialized classess (the subclassess) ”. Dapat diartikan bahwa generalisasi adalah induk class (super class) yang menggambarkan sifat umum anak class (subclassess). “ Aggregation is a superior object (the whole) consist of a number of inferior objects (the parts) ”. Dapat diartikan bahwa agregasi adalah objek yang lebih tinggi/objek superior terdiri dari sejumlah objek yang lebih rendah/objek inferior. “ Assosiation is a meaningful relation between a number of objects ”. Dapat diartikan bahwa asosiasi adalah hubungan yang berarti antara beberapa objek-objek.
21
“ The result of the model component activity is a revised version of the class diagram from the analysis activity. The revision tipically consist of adding new classes, attributes, and structures to represent event ”. Dapat diartikan bahwa revised class merupakan suatu bentuk revisi dari suatu class diagram dengan adanya penambahan class, atribut, dan event yang baru. Jadi kami menarik kesimpulan bahwa generalisasi adalah hubungan antara dua atau lebih class dan induk class, dimana induk class (super class) yang menggambarkan sifat umum anak class (subclassess). Agregasi adalah hubungan antara dua atau lebih objek, dimana objek yang lebih tinggi/objek superior terdiri dari sejumlah objek yang lebih rendah/objek inferior. Asosiasi adalah hubungan antara dua atau lebih objek, yang menjelaskan hubungan yang berarti antara beberapa objek-objek. Revised class merupakan suatu bentuk revisi dari suatu class diagram dengan ditambahkannya class, atribut, dan event yang baru. 2.2.1.4 Use Case Diagram 2.2.1.4.1 Pengertian Use Case Menurut Jones & Rama (2003, p348), “ Use case is sequence of steps involving interaction between an actor and a system for particular purpose ”, yang berarti bahwa use case adalah rangkaian langkah-langkah yang melibatkan interaksi antara actor dan sistem untuk tujuan tertentu. Sedangkan menurut Mathiassen (2000, p120), “ Use Case is a pattern for interaction between the system and actors in the application domain ”, yang berarti bahwa Use Case adalah suatu pola interaksi antara sistem dan actor dalam application domain.
22
Jadi kesimpulannya Use Case adalah suatu pola interaksi yang melibatkan actor dengan sistem yang terkait dalam application domain untuk tujuan tertentu. 2.2.1.4.2 Pengertian Actor Menurut Mathiassen (2000, p119), adalah “ Actor is an abstraction of users or other systems that interact with the target system ”, yang berarti actor adalah sebuah hasil abstraksi dari user atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem target. Jadi kami menarik kesimpulan bahwa actor adalah sebuah abstraksi dari user atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem target. 2.2.1.4.3 Pengertian Use Case Diagram Menurut Jones & Rama (2003, p321), adalah “ Use case diagram is used for modeling the interaction between the user and the system, a sequence of steps that occurs when an actor interact with the system for a particular purpose “. Yang berarti use case diagram digunakan untuk memodel interaksi antara user dan sistem, merupakan urutan langkah-langkah yang terjadi ketika seorang actor berinteraksi dengan sistem untuk tujuan tertentu. Jadi kesimpulannya bahwa use case diagram adalah model interaksi antara sistem dan actor untuk mencapai tujuan tertentu. 2.2.1.4.4 Simbol Use Case Diagram Mathiassen (2000, p343), “ use case diagram showing the relationship between actors and use cases ”. Yang berarti use case diagram menampilkan hubungan antara actor dan use case. Ada beberapa elemen atau symbol yang terdapat pada use case diagram yaitu :
23
Gambar 2.1 Simbol Use Case Diagram
2.2.2 Rancangan Database 2.2.2.1 Pengertian Rancangan Database Menurut Conolly & Begg (2002, p14), adalah “ The database is a collection of data that logically interconnected, and an explanation of the data, which is designed to find the data needed by an organization. In the database, all data are integrated to avoid duplication of data. The database can be used by many departments and users. The database not only holds the operational data organization, but also an explanation of the data “. Yang berarti database adalah sebuah kumpulan data yang saling berhubungan secara logis, dan sebuah penjelasan dari data tersebut, yang di desain untuk menemukan data yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi. Di dalam database, semua data diintegrasikan dengan menghindari duplikasi data. Database dapat digunakan
24
oleh banyak departemen dan pemakai. Database tidak hanya memegang data operasional organisasi, tetapi juga penjelasan mengenai data tersebut. Menurut Whitten, Bentley, and Dittman (2004, p548), adalah “Data base is a collection of interrelated”. Yang berarti bahwa database merupakan kumpulan file yang saling terkait, dimana file itu adalah kumpulan record yang serupa. Kami menarik kesimpulan bahwa rancangan database adalah sebuah kumpulan data yang saling terintegrasi dengan tujuan untuk menghindari duplikasi data dan disimpan dalam format tertentu. 2.2.2.2 Pengertian Tahapan Perancangan Database Menurut Conolly (2002, p281-282), ada tiga tahapan rancangan database yaitu : a.
Conceptual Database Design
“ The process of constructing model of the information used in an enterprise, independent of all physical considerations ”. Yang berarti proses untuk membangun satu model dari keterangan yang dipergunakan pada satu perusahaan, tidak terikat dari semua bahan pertimbangan fisik . b.
Logical Database Design
“ The process of constructing model of the information used in an enterprise based on a specific data model, but independent of a particular DBMS and other physical consideration ”. Yang berarti proses untuk membangun satu model dari keterangan yang dipergunakan pada satu perusahaan berdasarkan pada satu model data yang spesifik, tetapi tidak terikat dari DBMS tertentu dan bahan pertimbangan fisik lain.
25
c.
Physical Database Design
“ The process of producing a description of the implementation of the database secondary storage; a describes the base relation, file organizations, and indexes used to achieve effective access to the data, and any associated integrity constraints and security measure ”. Yang berarti proses untuk menghasilkan satu deskripsi tentang implementasi dari penyimpanan sekunder database; ini menggambarkan hubungan dasar, data organisasi, dan tolak ukur yang dipergunakan untuk mencapai akses efisien ke data, dan apapun batasan integritas berhubungan dan ukuran jaminan keamanan.
2.2.3 Rancangan Formulir 2.2.3.1 Pengertian Rancangan Formulir Formulir menurut Mulyadi (2001, p3), adalah dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Sedangkan menurut Jones & Rama (2003, p347), adalah “ Form is a formatted document containing blank fields that users can fill in with data ”. Yang berarti formulir ialah dokumen yang diformat berisi kolom yang kosong agar pengguna dapat mengisi data. Jadi kesimpulan dari pengertian rancangan formulir adalah dokumendokumen yang diformat berisi kolom yang kosong dan digunakan untuk merekam terjadinya transaksi.
26
2.2.3.2 Jenis Tipe Input Form Menurut Jones & Rama (2006, p262-263), ada tiga jenis input form yaitu single record entry forms, tabular entry forms, dan multi-table entry forms. a.
Single-record entry forms
Digunakan untuk memasukkan atau mengubah sebuah single record dalam sebuah tabel. b.
Tabular entry forms
Digunakan untuk memasukkan atau mengubah beberapa record dalam sebuah tabel. c.
Multi-table entry forms
Digunakan untuk memasukkan atau mengubah beberapa record dalam beberapa tabel yang saling berhubungan. 2.2.3.3 Elemen Penting Formulir Menurut Jones & Rama (2006, p271-272), ada enam elemen penting dalam formulir, yaitu: a.
Text Boxes “ Text boxes are spaces on a form that are used to entry information that
is added to a table or to display information that is read from a table ”. Dapat diartikan bahwa text boxes ialah ruang atas formulir yang digunakan untuk meng-entry informasi yang ditambahkan pada tabel atau pada tampilan informasi yang terbaca dari tabel.
27
b.
Labels “ Labels help the user understand what information needs to be entered ”.
Dapat diartikan bahwa labels membantu pengguna mengerti informasi apa yang perlu dicatat. c.
Look-Up Features “ Look-up features is frequently added to text boxes that are used for
entering foreign keys ”. Dapat diartikan bahwa look-up features sering ditambahkan pada text boxes yang digunakan untuk memasuki foreign keys. d.
Command Buttons “ Command buttons are used to perform an action ”. Dapat diartikan
bahwa command buttons digunakan untuk melakukan suatu tindakan. e.
Radio Button “ Radio button allow users to select one of a set of option ”. Dapat
diartikan bahwa radio button memperbolehkan pengguna untuk memilih salah satu dari beberapa pilihan. f.
Check Boxes “ Check boxes are similar to radio button, but more than one option can be
selected ”. Dapat diartikan bahwa check boxes adalah serupa dengan radio button, tetapi dapat memilih lebih dari satu pilihan.
2.2.4 Rancangan Layar 2.2.4.1 Pengertian Rancangan Layar Menurut Jones & Rama (2006, p271), adalah “ Form interface elements are objects on form used for entering information of performing actions. All
28
aspects of the form are control by the interface. Some of these objects provide or opportunity to improve internal control over data elements ”. Dapat diartikan bahwa elemen form interface adalah obyek-obyek pada form yang digunakan untuk memasukkan informasi atau menjalankan perintah segala aspek dari form dikontrol dengan elemen interface. Beberapa objek tersebut menyediakan kesempatan untuk mengembangkan internal control. Berdasarkan definisi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa rancangan layar merupakan rancangan input pada layar komputer menyediakan kesempatan untuk mengembangkan internal control. 2.2.4.2 Elemen Rancangan Layar Menurut Mathiassen (2000, p158), elemen-elemen yang terdapat dalam merancang layar adalah: 1.
2.
3.
Screen layout, terdiri dari: a.
Menu selection, form fill-in, and dialogue box formats
b.
Formulation of guiding texts and error messages
c.
Presentation of elements and lists
d.
Terminology, abbreviations
e.
Character set, fonts, icons
f.
Colors, inverse, blink, bold
Input dan output, terdiri dari: a.
Keyboard, display, cusror control, pointer device
b.
Sound, other special tools
c.
Screen layout, over lapping windows
d.
Responsive times, screen update frequency
Action sequences, terdiri dari: a.
Direct manipulation, click, drag, movement
b.
Syntax, semantics, dan sequence of commands
29
4.
c.
Function keys and shortcuts
d.
Recovery
Training, terdiri dari: a.
Online help
b.
Learning, user manuals
2.2.5 Rancangan Laporan 2.2.5.1 Pengertian Rancangan Laporan Menurut Conolly (2002, p235), adalah “ Reports are a special type of continuous from designed specifically for printing ”. Diterjemahkan Dapat diartikan bahwa laporan adalah tipe spesial dari continuous form yang dirancang khusus untuk dicetak. Menurut Jones & Rama (2006, p201), adalah “ Report is a formatted and organized presentation of data ”. Dapat diartikan bahwa laporan adalah penyajian data yang telah terformat dan terorganisir dengan baik. Berdasarkan definisi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa laporan adalah penyajian data yang telah terformat dan terorganisir dengan baik dan dirancang khusus untuk dicetak. 2.2.5.2 Elemen Rancangan Laporan Menurut Jones & Rama (2006, p214-215), elemen-elemen yang terdapat dalam merancang laporan adalah : 1.
Label Box and Text Box “ To important elements of any report are labels and data. In
Microsoft Accsess, these elements are reffered to as label box and text box”. Dapat diartikan bahwa dua element penting dari setiap laporan adalah label dan data. Dalam Microsoft Access, elemen ini ditawarkan sebagai label boxes and text boxes. 2.
Grouping Attribute
30
“ Grouped report are groupped by something. In a group detail report, 3 section pertain to a group : the group header, the group detail, and the group footer ”. Dapat diartikan bahwa grouped reports dikelompokkan
oleh
sesuatu.
Dalam
detail
laporan
yang
dikelompokkan, 3 bagian menyinggung ke group: group header, group detail, group footer. 3.
Group Header “ The group header can be used to present information get is
common to the group. Seperating this information, in the group header eliminates the need for it to precede every transaction, thus, in hancing the presentation of the report ”. Dapat diartikan bahwa group header dapat digunakan untuk memberikan informasi yang biasa ke group. Pisahkan informasi ini ke dalam group header dengan mengeliminasi kebutuhan untuk mendahului setiap transaksi, jadi, memperkaya nilai presentasi atas laporan. 4.
Group Detail “ Transaction pertaining are listed in the group detail section.
For every product in the group header, many transactions are reported in the detail section ”. Dapat diartikan bahwa transaksi-transaksi menyinggung ke group yang disusun dalam bagian group detail. Setiap produk dalam group header, banyak transaksi yang dilaporkan dalam bagian detail. 5.
Group Footer “ Group footers can also be used to provide useful information in
grouped reports. The footer is often used to present summary information about the group ”. Diterjemahkan sebagai: “Group footer dapat juga digunakan untuk membagi informasi yang berguna dalam kumpulan laporan. Footer sering digunakan untuk memberikan rangkuman informasi tentang group”.
31
2.2.6 Navigation Diagram Menurut Mathiassen (2000, p159), adalah “ navigation diagram is the overall picture of the user interface elements and transitions in between “. Yang berarti navigation diagram adalah gambar keseluruhan dari elemen user interface dan transisi di antaranya. Berdasarkan definisi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa navigation diagram adalah gambar keseluruhan dari elemen user interface.
2.3 Teori- Teori Khusus dari Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Jasa Pergudangan Pada PT. Masaji KargoSentra Tama 2.3.1
Pengertian Perseroan Terbatas (PT) Perseroan terbatas adalah organisasi bisnis yang memiliki badan hukum resmi
yang dimiliki oleh minimal dua orang dengan tanggung jawab yang hanya berlaku pada perusahaan tanpa melibatkan harta pribadi atau perseorangan yang ada di dalamnya. Di dalam PT pemilik modal tidak harus memimpin perusahaan, karena dapat menunjuk orang lain di luar pemilik modal untuk menjadi pimpinan. Untuk mendirikan PT / persoroan terbatas dibutuhkan sejumlah modal minimal dalam jumlah tertentu dan berbagai persyaratan lainnya. ciri dan sifat PT : 1. Kewajiban terbatas pada modal tanpa melibatkan harta pribadi 2. Modal dan ukuran perusahaan besar 3. Kelangsungan hidup perusahaan pt ada di tangan pemilik saham 4. Dapat dipimpin oleh orang yang tidak memiliki bagian saham
32
5. Kepemilikan mudah berpindah tangan 6. Mudah mencari tenaga kerja untuk karyawan / pegawai 7. Keuntungan dibagikan kepada pemilik modal / saham dalam bentuk dividen 8. Kekuatan dewan direksi lebih besar daripada kekuatan pemegang saham 9. Sulit untuk membubarkan PT 10. Pajak berganda pada pajak penghasilan / PPH dan pajak deviden (Dikutip dari :http://organisasi.org/bentuk_jenis_macam_badan_usaha_organisasi_ bisnis_perusahaan_ pengertian _dan_definisi_ilmu_sosial_ekonomi_pembangunan)
2.3.2
Pengertian Jasa
Menurut Kotler (1996, p383), adalah “ Service is any activity or benefit offered by
a party to the other party and basically intangible and does not result in ownership of something “. Jasa adalah setiap kegiatan atau manfaat yang ditawarkan oleh suatu pihak pada pihak lain dan pada dasarnya tidak berwujud serta tidak menghasilkan kepemilikan sesuatu. Berdasarkan definisi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa jasa adalah suatu kegiatan yang ditawarkan oleh suatu pihak dan pada dasarnya tidak berwujud serta tidak menghasilkan kepemilikan sesuatu.
2.3.3
Jenis-jenis Perusahaan Menurut Anggawirya (2000, p100), dilihat dari kegiatan usahanya perusahaan
secara garis besar digolongkan dalam beberapa jenis, yaitu:
33
a. Perusahaan jasa yaitu perusahaan yang menjual jasa pada konsumen. Misalnya perusahaan asuransi, perusahaan angkutan, biro iklan, kantor akuntan, bank, perusahaan pergudangan, dan lain-lain b. Perusahaan dagang yaitu perusahaan yang kegiatan utamanya menjual baang jadi, tetapi tidak memproduksi sendiri barang tersebut. Misalnya dealer, toko kelontong, dan lain-lain. c. Perusahaan industri yaitu perusahaan yang kegiatannya mengolah bahan baku menjadi barang jadi dan kemudian dijual. Misalnya pabrik rokok, pabrik kertas, dan lain-lain.
2.3.4
Karakteristik Perusahaan Jasa yang Baik Menurut hasil studi yang dilakukan Kotler (1996, p561), dapat ditunjukan bahwa
perusahaan jasa yang dikelola dengan sangat baik memiliki sejumlah persamaan seperti di bawah ini: a. Konsep Strategis Perusahaan jasa yang ternama memiliki pengertian yang jelas mengenai pelanggan, sasaran, dan kebutuhan pelanggan yang akan mereka puaskan. Oleh karena itu, perlu dikembangkan strategi khusus untuk memuaskan kebutuhan yang menghasilkan kesetiaan pelanggan. b. Sejarah komitmen kualitas manajemen puncak. Tidak hanya melihat pada prestasi keuangan, tetapi juga kepada pelayanan dimasa lalu dalam jangka panjang yang mencerminkan komitmen kualitas dari manajemen puncak. c. Penetapan standar strategi
34
Perusahaan jasa terkait selalu menetapkan standar kualitas jasa yang tinggi, antara lain berupa kecepatan tanggapan terhadap keluhan para pelanggan. d. Sistem untuk memonitor kinerja pasar Perusahaan jasa yang baik secara rutin menggunakan sistem ini untuk memeriksa jasa perusahaan milik mereka dan para pesaingnya secara teratur. e. Sistem untuk memuaskan keluhan pelanggan Adanya suatu sistem untuk menanggapi semua keluhan para pelanggan dengan cepat dan ramah. Memuaskan karyawan sama seperti terhadap pelanggan, hubungan kerja diantara karyawan yang mencerminkan hubungan sebagai pelanggan dan juga sebagai pemasok, dimana setiap karyawan dituntut berprestasi kerja yang maksimal agar saling memuaskan dan menguntungkan sesama karyawan yang pekerjaannya saling berhubungan. Maka dalam hai ini manajemen dituntut untuk dapat menciptakan lingkungan yang saling mendukung dan juga menghargai prestasi pelayanan karyawan yang baik. Jadi dalam hai ini perusahaan harus
merancang
produk-produknya
dengan
sebaik
mungkin
sehingga
memuaskan selera konsumen, para pegawai harus menawarkan jasa yang lebih baik mutunya, profesional dalam bidangnya dan memilki insiatif dan tingkat kemampuan yang tinggi dan pelanyanan yang lebih tinggi.
2.3.5
Akuntansi untuk Perusahaan Jasa 2.3.5.1 Proses Akuntansi pada Perusahaan Jasa Perusahaan jasa adalah suatu perusahaan yang kegiatan usahanya ditujukan untuk memperoleh pendapatan penghasilan melalui pelayanan jasa-jasa tertentu. Adapun proses akuntansi yang terjadi pada perusahaan jasa dapat dijabarkan sebagai berikut:
35
Tahap pertama adalah tahap pengidentifikasian yaitu mengidentifikasi transaksi-transaksi yang mengakibatkan perubahan posisi keuangan perusahaan. Selanjutnya tahap kedua adalah tahap pencatatan yaitu mencatat semua bukti-bukti transaksi yang telah dianalisis ke dalam jurnal umum. Setelah selesai, tahap berikutnya adalah tahap penggolongan yaitu menggolongkan dan memposting pos-pos jurnal ke akun masing-masing dalam buku besar untuk menghitung jumlah atau nilai dari tiap-tiap jenis akun. Pada akhir periode, memasuki tahap pengikhtisaran, saldo akun-akun dalam buku besar disusun dalam suatu daftar yang disebut neraca saldo guna memeriksa keseimbangan antara jumlah saldo debet dan saldo kredit akun-akun buku besar. Neraca saldo ini juga mengawali penyusunan neraca lajur. Saldo-saldo akun yang disusun dalam neraca saldo tadi masih bersifat sementara, karenabelum menunjukan saldo yang sesungguhnya. Agar saldo menunjukan saldo yang sesungguhnya, maka perlu penyesuaian dengan berdasarkan pada informasi pada akhir periode. Berdasarkan neraca saldo dan penyesuaian itu, diselesaikanlah neraca lajur yang merupakan konsep untuk membantu mempermudah penyusunan laporan keuangan. Neraca lajur ini memuat lajur: Neraca saldo, Penyesuaian, Ikhtisar Rugi Laba dan Neraca. Lajur ikhtisar rugi laba diisi dari neraca saldo yang disesuaikan, khusus akun nominal atau akun pendapatan dan beban. Setelah itu, lajur debet dan kredit dijumlahkan. Jika debet lebih besar daripada jumlah kredit, maka selisihnya disebut saldo rugi, dan sebaliknya. Saldo rugi bersifat mengurangi modal sedangkan saldo laba akan menambah modal. Dalam lajur neraca diisi dari angka neraca saldo disesuaikan, khusus akun harta, utang dan modal.
36
Apabila lajur debet dan kredit dijumlahkan dan ditambah pindahan saldo rugi/laba, maka jumlah debet dan kredit kolom neraca sama. Akun pendapatan, beban dan prive merupakan akun nominal atau sementara, sehingga harus dipindahkan ke akun modal melalui ikhtisar rugi laba ke dalam jurnal penutup, sehingga akun yang bersifat sementara tadi akan bersaldo nol. Setelah itu, untuk memeriksa keseimbangan jumlah saldo debet dan kredit akun-akun buku besar setelah penutupan, maka disusunlah neraca saldo setelah penutupan yang berisi akun-akun riil saja (harta, utang, dan modal). Tahap akhir dari proses akuntansi adalah tahap pelaporan, yaitu menyusun laporan keuangan yang terdiri dari laporan Rugi Laba, Laporan Perubahan modal dan Laporan Neraca, yang diambil berdasarkan neraca lajur. Pada awal periode perlu diperiksa akun-akun yang tidak disusun secara proses akuntansi berlangsung, tetapi muncul pada saat penyesuaian. Untuk menjaga
konsistensi
teknik
pembukuan
dan
menghindari
kemungkinan
kesalahan, maka akun-akun ini perlu dihapuskan dan menghidupkan kembali akun yang dipakai dalam proses pencatatan. Proses ini dicatat dalam jurnal pembalik dengan cara mencatat balik penyesuaiannya. (dikutip dari :http://blog.persimpangan.com/blog/2007/08/17/proses-akuntansipada-perusahaan-jasa/)
2.3.6
Transaksi dan Pencatatan Akuntansi pada Perusahaan Jasa 2.3.6.1 Arus Transaksi Bisnis Menurut pendapat Warren, Reeve, Fess (2005, p70-71), transaksi terjadi bermula ketika manajer atau karyawan memberikan persetujuan otorisasi atas transaksi. Kemudian transaksi tersebut dilakukan. Pihak-pihak yang terlibat dalam transaksi ini biasanya menyiapkan dokumen yang menjelaskan rincian transaksi.
37
Dokumen-dokumen inilah yang menjadi dasar untuk menganalisa dan mencatat transaksi. Transaksi pertama-tama akan dicatat ke dalam jurnal. Kemudian secara periodik, ayat jurnal tersebut dipindahkan ke akun-akun pada buku besar. Proses pemindahan debit dan kredit ini dari ayat jurnal ke akun-akun dinamakan pemindah bukuan atau posting. 2.3.6.2 Jurnal Menurut Mulyadi (2001, p101), jurnal merupakan catatan akuntansi permanen yang pertama, yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan. Karena jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang diselenggarakan dalam proses akuntansi, maka dalam sistem akuntansi, jurnal harus dirancang sedemikian rupa sehingga tidak akan terjadi satu transaksi pun yang tidak dicatat. 2.3.6.2.1
Jenis-jenis Jurnal
a. Jurnal Umum Jika jenis transaksi perusahaan masih sedikit, jurnal umum dengan dua kolom, debit dan kredit, sudah cukup memadai sebagai catatan akuntansi pertama. Jurnal ini digunakan untuk menampung transaksi penjualan, pembelian, penerimaan dan pengeluaran kas. b. Jurnal Khusus Jika usaha perusahaan bertambah besar dan jenis transaksi menjadi lebih banyak, jurnal umum tersebut menjadi tidak mampu lagi menampung berbagai transaksi lagi yang timbul, yang frekuensi terjadinya semakin tinggi. Dalam hal ini mulai diperlakukan jurnal khusus.
38
2.3.6.3 Catatan Akuntansi Pada Perusahaan Jasa Berdasarkan pendapat Warren, Reeve, Fess (2005, p74-77). Beberapa transaksi yang dicatat dalam catatan akuntansi pada perusahaan jasa yaitu ketika perusahaan memperoleh pendapatan atas jasa pelayanan, maka akun kas meningkat dan di debit. Akun pendapatan jasa meningkat dan di kredit. Kas
xxxxxxxx Pendapatan Jasa
xxxxxxxx
Ketika perusahaan bersedia untuk menjual barang atau jasa dan menerima pembayarannya kemudian, maka perusahaan tersebut telah mempunyai piutang usaha, yang merupakan klaim terhadap pembeli. Piutang usaha adalah aktiva dan meskipun belum menerima kas, perusahaan telah mengakui pendapatan. Jadi, akun piutang usaha meningkat dan didebit. Akun pendapatan jasa meningkat dan dikredit. Piutang usaha
xxxxxxxx
Pendapatan jasa
xxxxxxxx
Jika perusahaan menerima pembayaran piutang dari pelanggan (pelanggan membayar utang), maka satu aktiva meningkat dan aktiva lainnya menurun. Kas meningkat dan didebit. Piutang usaha menurun dan dikredit Kas
xxxxxxxx Piutang usaha
xxxxxxxx
2.3.7 Microsoft Visual Basic .NET Menurut (http://id.wikipedia.org/wiki/Visual_Basic_.NET) Microsoft Visual Basic .NET adalah sebuah alat untuk mengembangkan dan membangun aplikasi yang bergerak di atas sistem .NET Framework, dengan menggunakan bahasa BASIC. Dengan
39
menggunakan alat ini, para programmer dapat membangun aplikasi Windows Forms, Aplikasi web berbasis ASP.NET, dan juga aplikasi command-line. Alat ini dapat diperoleh secara terpisah dari beberapa produk lainnya (seperti Microsoft Visual C++, Visual C#, atau Visual J#), atau juga dapat diperoleh secara terpadu dalam Microsoft Visual Studio.NET. Bahasa Visual Basic .NET sendiri menganut paradigma bahasa pemrograman berorientasi objek yang dapat dilihat sebagai evolusi dari Microsoft Visual Basic versi sebelumnya yang diimplementasikan di atas .NET Framework.
2.3.8 Microsoft SQL Server Menurut (http://id.wikipedia.org/wiki/Microsoft_SQL_Server) Microsoft SQL Server adalah sebuah sistem manajemen basis data relasional (RDBMS) produk Microsoft. Bahasa kueri utamanya adalah Transact-SQL yang merupakan implementasi dari SQL standar ANSI/ISO yang digunakan oleh Microsoft dan Sybase. Umumnya SQL Server digunakan di dunia bisnis yang memiliki basis data berskala kecil sampai dengan menengah, tetapi kemudian berkembang dengan digunakannya SQL Server pada basis data besar. Microsoft SQL Server dan Sybase/ASE dapat berkomunikasi lewat jaringan dengan menggunakan protokol TDS (Tabular Data Stream). Selain dari itu, Microsoft SQL Server juga mendukung ODBC (Open Database Connectivity), dan mempunyai driver JDBC untuk bahasa pemrograman Java. Fitur yang lain dari SQL Server ini adalah kemampuannya untuk membuat basis data.
