40
BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1
Pengertian Umum 5S 5S berasal dari bahasa jepang yang diawali dengan huruf ‘S’, dan merupakan
sebuah filosofi dan cara dalam menyusun dan mengatur tempat kerja. 5S adalah suatu sistem yang berperan dalam mengurangi pemborosan dan mengoptimalkan produktivitas melalui perawatan tempat kerja dan menggunakan penandaan visual untuk mencapai hasil yang konsisten. 5S merupakan komponen penting dari Visual Factory (Workplace) Management (VFM), dan 5S juga berkaitan dengan Lean Manufacturing, continuous improvement, maupun Kaizen dimana 5S merupakan salah satu pilar dari tiga pilar utama gemba kaizen diantaranya standarisasi, 5S, dan penghapusan pemborosan (muda). Pendekatan 5S memang dikembangkan di negara Jepang dan merupakan kunci sukses untuk mentransformasikan industri menjadi industri kelas dunia. Pada dasarnya 5S merupakan proses perubahan perilaku melalui perubahan tempat kerja dengan menerapkan penataan dan kebersihan tempat kerja, memang kondisi tempat kerja mencerminkan perlakuan seseorang terhadap pekerjaannya dan perlakuan terhadap pekerjaan ini mencerminkan sikapnya terhadap pekerjaan.
41
Bahkan 5S dapat dilihat sebagai kegiatan pertama untuk membiasakan diri bekerja dengan standar. Dengan menerapkan prinsip “A Place for everything, and everything in its place”, maka setiap pekerja dibiasakan bekerja dalam lingkungan kerja standar “standar tempat“ yang jelas. 5S adalah huruf awal dari lima kata Jepang, Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, dan Shitsuke, yang dalam bahasa Indonesia di terjemahkan menjadi 5R, yaitu: Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, dan Rajin. Kata-kata tersebut mencerminkan urutan penerapan dari proses transformasi 5S. Beberapa keuntungan dari penerapan 5S adalah dicapainya perbaikan dan peningkatan efisiensi, pelayanan, keuntungan, dan keselamatan. 5S merupakan konsep yang sangat sederhana sehingga mudah dimengerti baik tujuan maupun penerapannya. Namun, 5S ini sulit sekali diterapkan dengan benar. Sebegitu mendasarnya sehingga banyak orang beranggapan bahwa sikap kerja yang produktif dan tempat kerja yang tertata rapi ada dengan sendirinya, tetapi kenyataannya menunjukan bahwa hal itu masih harus diciptakan. Masih banyak orang yang menganggap bahwa 5S identik dengan kebersihan, sesuatu anggapan yang tidak sepenuhnya salah dan juga tidak sepenuhnya benar. Tetapi anda bisa melihat dan membaca melalui buku-buku atau literatur yang lain bahwa pada dasarnya 5S merubah Basic Mentality kita dan melakukan perubahan dari suatu hal-hal yang sederhana yang bisa kita lakukan saat ini juga.
42
2.2
Komponen-Komponen Dalam 5S 5S
5C
5R
5P
Seiri
Clear-out
Ringkas
Pemilahan
Seiton
Classify
Rapi
Penataan
Seiso
Cleaning
Resik
Pembersihan
Seiketsu
Conformity
Rawat
Pemantapan
Shitsuke
Custom
Rajin
Pembiasaan
(Sumber: Internet)
Gambar 2.1 Siklus 5S
43
2.2.1
Seiri (Ringkas/Pemilahan)
A. Definisi: Merupakan kegiatan penyusunan, dalam arti memilah semua peralatan, bahan, dan lain-lain di tempat kerja dan menyimpan benda yang perlu saja (memilah antara sesuatu yang perlu dan yang tidak perlu), sekaligus memastikan bahwa barang yang diperlukan disimpan dalam jangkauan supaya lebih efisien dengan memperhatikan frekuensi pemakaian. Benda lainnya dapat disimpan atau dibuang jika tidak perlu. Hal ini dapat mengurangi ketidakefektifan dalam bekerja. B. Tujuan: •
Menetapkan kriteria bertujuan untuk mengeliminasi yang tidak diperlukan.
•
Belajar melakukan stratifikasi manajemen, lakukan prioritas.
•
Mampu melakukan orientasi pada penyebab.
C. Prinsip: Stratifikasi manajemen dan berorientasi kepada penyebab (dealing with the cause). D. Kegiatan-kegiatan Seiri antara lain: •
Menyingkirkan yang tidak di perlukan.
•
Membersihkan tempat kerja.
•
Orientasi kepada penyebab terhadap kekotoran dan kebocoran.
44
•
Mengatur kembali gudang.
•
Mengecek penutup dan lantai untuk mencegah kebocoran.
•
Menghilangkan debu dan rumput.
•
Penerapan visual management seperti pemberian label.
E. Dasar Pemilahan Salah satu kunci pokok pemilahan adalah mendefinisikan apa yang termasuk dalam pemilahan. Bagaimana mengetahuinya bila Anda teratur atau tidak? Apa prinsip yang memegang peranan di sini? Jika kita memutuskan untuk menerapkan pemilahan, bagaimana mengetahui kapan harus berhenti? Walaupun dinyatakan bahwa pemilahan adalah seni membuang barang, pernyataan tersebut mungkin harus diperbaiki, karena membuang barang hanya merupakan langkah awal - meskipun langkah awal yang penting. Mulailah dengan membuang segala sesuatu yang tidak perlu. Sambil melakukan itu, sebaiknya perhatikan dengan cermat peralatan yang tidak berfungsi dengan baik dan suku cadang yang rusak, lihat gambar berikut:
45
Gambar 2.2 Proses Pemilahan Jelas, gagasan untuk membuang segala sesuatu yang tidak diperlukan membutuhkan penilaian dan manajemen startifikasi. Jika dilakukan dengan benar, gagasan itu juga membutuhkan pembersihan tempat-tempat yang tercemar minyak dan tempat kotoran menumpuk sedemikian rupa sehingga tidak dapat dilihat bentuk aslinya agar dapat diputuskan apakah akan disimpan atau tidak. Anda tidak akan mengetahui apakah barang itu diperlukan - artinya derajat kepentingannya – sampai barang itu terlihat bentuk aslinya yang terbaik dan berfungsi dengan baik.
F. Stratifikasi
Menurut
Kepentingannya
dan
Memutuskan
Dimana
Menyimpan Barang. Manajemen stratifikasi mencakup memutuskan pentingnya suatu barang, mengurangi persediaan barang yang tidak diperlukan, sekaligus
46
memastikan bahwa barang yang diperlukan disimpan dalam jarak dekat supaya lebih efisien. Maka kunci pokok manajemen stratifikasi yang baik adalah kemampuan untuk membuat keputusan tentang frekuensi pemakaian (yang merupakan cara lain untuk mengatakan tingkat kepentingannya) untuk memastikan bahwa barang berada ditempatnya (lihat tabel 2.1). Barang yang tidak diperlukan harus disimpan jauh-jauh, sebaliknya barang yang diperlukan disimpan di dekat kita (lihat Tabel 2.2). Tabel 2.1 Azas Pemilahan
47
Tabel 2.2 Menyimpan Barang yang Diperlukan
Anda perlu memliki kesadaran untuk membuang barang yang rusak atau
cacat
sebagaimana
Anda
perlu
memiliki
kesadaran
untuk
memperbaikinya. Sekali stratifikasi dilakukan, Anda dapat memutuskan apa yang ingin Anda lakukan dengan barang yang tidak dipergunakan lebih dari sekali dalam setahun.
Disimpan
atau
dibuang?
Jika
Anda
memutuskan
untuk
menyimpannya, berapa banyak yang perlu disimpan? Sebaiknya Anda menganggap sedikit yang Anda perlukan jika tidak sering dipergunakan. Jika pembersihan besar dilakukan seperti ini, tidak jarang ditemukan sampah berton-ton yang tidak diperlukan. Lakukan pembersihan lagi maka akan Anda ketemukan lagi. Ini merupakan proses tanpa akhir.
48
G. Membuang Yang Tidak Diperlukan Dalam melaksanakan tugas membuang yang tidak perlu, urutannya adalah sebagai berikut: 1. Memutuskan ruang lingkup operasi (tempat kerja dan daerah mana) dan target yang ingin dicapai. 2. Bersiap-siap 3. Melatih karyawan untuk mengenal apa yang tidak diperlukan. 4. Menentukan jumlah dan memberi nilai. 5. Melakukan pemeriksaan dan penilaian manajemen, serta memberikan petunjuk bagaimana melakukannya dengan lebih baik di kemudian hari.
Diagram 2.1 Diagram Ringkas/Pemilahan
49
2.2.2
Seiton (Rapi/Penataan)
A. Definisi: Kegiatan yang fokus kepada perlunya tempat kerja yang teratur. Teratur dalam hal ini berarti menyusun peralatan dan material-material agar cepat dan mudah mencarinya sewaktu dibutuhkan. Peralatan harus disimpan pada tempatnya berada dan biasa digunakan untuk menghilangkan gerakan atau aktivitas yang tidak perlu. B. Tujuan: •
Membuat fix barang-barang di tempat kerja.
•
Layout dan penempatan yang efisien (termasuk safety dan quality).
•
Meningkatkan produktivitas dengan menghilangkan waktu yang dibutuhkan untuk mencari sesuatu.
C. Prinsip: Penyimpanan secara fungsional dan efisiensi waktu dalam pencarian sesuatu. D. Kegiatan-kegiatannya antara lain: •
Membenahi tempat penyimpanan barang.
•
Segala sesuatu harus jelas tempatnya.
•
30 detik pengambilan barang dan penempatan barang.
•
Penyetandaran sistem file.
•
Dibuat zone dan indikasi untuk penempatan barang.
50
•
First in-first out dan menata papan pengumuman.
•
Dibuat safety line lurus dan sudutnya jelas.
•
Penempatan material, spare part, tools, peralatan, dan lain-lain sesuai dengan fungsinya.
E. Teknologi Penataan Menyimpan barang yang sebaiknya Anda lakukan. Setelah membuang barang yang tidak diperlukan, masalah berikutnya ialah mengambil keputusan berapa banyak yang akan disimpan dan dimana menyimpannya. Terdapat tiga aturan dalam pentaaan, yaitu: 1. Tentukan tempat barang yang tepat. Harus ada kriteria untuk menentukan tempat untuk barang-barang secara tepat. Jika tidak ada krtieria dan pola tertentu, tidak mungkin seseorang mengetahui dimana tempatnya yang tepat, dan ini berarti akan diperlukan waktu lebih banyak untuk menyimpan atau mengambilnya. 2. Tentukan bagaimana menyimpan barang. Hal ini penting sekali untuk penyimpanan fungsional. Barang harus disimpan supaya mudah ditemukan dan mudah diambil. Penyimpanan harus dilakukan dengan memperhatikan supaya mudah ditemukan kembali.
51
3. Taati aturan penyimpanan. Ini berarti selalu menyimpan kembali barang ke tempatnya semula. Manajemen persediaan barang sangat diperlukan untuk mengetahui apakah Anda kehabisan bahan dan produk atau tidak. RAPI = PENATAAN
Klasifikasi Fungsional Frekuensi Seragam Pemakaian
Tempat Simpan Terbuka
Sering: harian / mingguan
Stasiun Kerja
Kadang: 2 minggu / bulana
Rak /Lemari di sekitar Stasiun Kerja
Jarang: semester / tahunan
Gudang (penitipan)
Rencanakan & Tentukan: Standar Nama Standar tempat simpan Peraturan peminjaman, penyimpanan & pengembalian dokumen
Tata letak Tempat Kerja
Tertutup Pertimbangan faktor: •Minimasi pemindahan bahan, manusia & alat •Kemudahan untuk mengakses alat / sarana bersama •Kenyamanan suasana kerja (adanya ruang istirahat) •Kesehatan & Keselamatan
Label /Tanda Pengenal Rencanakan & Tentukan: •Format Label: bahan, warna ukuran & jenis huruf •Siapa Pembuat Label? •Kapan harus selesai? Laksanakan: •Pembuatan & Penempelan Label •Meninjau penerapan Rapi •langsung ditempat kerja
Siapkan: •Tempat simpan: bahan & alat kerja •Locker untuk karyawan
Diagram 2.2 Diagram Rapi/Penataan
F. Menentukan Dimana Barang Akan Disimpan 1. Membuang Barang yang Tidak Diperlukan Langkah pertama adalah mengurangi persediaan barang sampai setengahnya. Sebaiknya jangan memiliki lebih dari satu barang dari setiap jenis pada suatu waktu tertentu. Lebih dari satu berarti terlalu banyak.
52
2. Tentukan Metode Analitis Untuk Stratifikasi dan Tata Letak Penyimpanan Ada beberapa barang yang ingin Anda simpan dekat dan barang lain di tempat yang lebih jauh. Jenis stratifikasi inilah yang diperlukan. Apakah barang yang disimpan dekat Anda benar-benar harus ada dekat Anda?. Dalam melaksanakan ini, perlu dipertimbangkan tata letak seluruh bangunan. Barang yang sering dipakai lebih baik disimpan di dekat pintu. Barang berat harus ditempatkan sedemikian rupa sehingga dapat dipindahkan dnegan mudah. Dalam melakukan stratifikasi ini, penting sekali untuk bekerja dalam kerangkan kerja analitis yang sistematis. 3. Standar Pemberian Nama Putuskan nama apa yang akan dipergunakan dan taati keputusan itu. Penggunaan dua nama untuk barang yang sama hanya akan mengacaukan. Ada kalanya dua barang berbeda memiliki nama yang sama. Ada pula beberapa barang yang disebut dengan nama yang sama walaupun ada sedikit perbedaan di antaranya.
G. Menentukan Bagaimana Menyimpan Barang 1. Pelajari Penyimpanan Fungsional Penyimpanan fungsional adalah penyimpanan yang tentu saja dilakukan dengan mempertimbangkan mutu, keamanan, efisiensi, dan konservasi.
53
•
Ada berbagai pertimbangan mutu berdasarkan sifat produk tertentu, tetapi yang paling penting adalah berhati-hati untuk jangan keliru menafsirkan barang-barang dengan nama berbeda. Manusia cenderung membuat kesalahan dengan barang yang serupa.
•
Barang yang tampaknya serupa, memiliki nama yang serupa, atau memiliki nomor yang sama harus disimpan berjauhan. Seringkali akan membantu bila menggambar garis besar alat pada papan alat dan menggunakan
warna
berbeda
untuk
menghindari
kekeliruan.
Kemungkinan lain adalah menggunakan garis dan panel nama, sehingga bila tombol dengan nama alat tertentu ditekan, sebuah lampu akan menyala pada papan alat yang dikehendaki. 2. Nama dan Lokasi Segala sesuatu harus memiliki nama yang dapat dimengerti oleh setiap orang dan setiap orang harus memahami apa arti nama itu. Bila barang itu tidak memiliki nama, Anda tidak dapat memberinya tempat dan tidak seorang pun akan mengetahui dimana harus mencarinya. •
Dalam memberikan tempat penyimpanan, tentukan bukan hanya lokasinya tetapi juga raknya. Tentukan dimana segala sesuatu akan diletakkan dan pastikan bahwa itu benar-benar tempatnya.
•
Nama barang dan lokasinya harus dijadikan satu.
54
3. Mempermudah Mengambil dan Menyimpan Barang •
Seluruh proses ini bertujuan untuk memperlancar pekerjaan, karena bila setiap barang memiliki tempat dan ada ditempatnya masingmasing, hal ini akan mengurangi kekeliruan dan pekerjaan menjadi lancar.
•
Juga akan membantu bila lokasi penyimpanan tidak berserakan di satu tempat. Barang harus disimpan di tempatnya masing-masing, dan sistem itu harus dapat dimengerti, apakah diklasifikasi menurut fungsi, produk, proses, dan sebagainya.
•
Dalam merancang fasilitas penyimpanan, barang berat harus diletakkan di lantai atau di atas roli sehingga mudah dipergunakan. Barang lain dapat digantung pada sangkutan, dan barang yang sring dipakai harus paling mudah ditemukan.
•
Menempatkan barang sehingga mudah ditemukan dan mudah dipergunakan berarti mempermudah pekerjaan yang akan segera dimulai. Sejumlah orang lebih mudah mengambil barang yang diletakkan setinggi lutut atau bahu.
•
Penting untuk memanfaatkan seluruh ruang penyimpanan yang ada. Ini berarti merancang ruang sehingga cocok untuk menyimpan setiap barang.
55
H. Hal-Hal yang Harus Diperhatikan Dalam Menyimpan Barang •
Garis penanda dan tempat penyimpanan barang.
•
Stan, rak, dan roli.
•
Mesin dan alat lain.
•
Mata pisau.
•
Material dan pekerjaan dalam proses.
•
Persediaan untuk hal tak terduga.
•
Minyak.
•
Instrumen dan alat ukur.
•
Barang besar.
•
Barang kecil dan barang yang banyak dipakai.
•
Sediaan barang untuk diberi label dan untuk dipamerkan.
I. Menambah Warna Pada Tempat Kerja (Strategi Pengecatan) Lantai : ¾ Semua lingkungan kerja dicat dengan warna yang tidak menimbulkan stress. ¾ Tempat istirahat sebaiknya memakai warna yang berkesan rileks. ¾ Lantai dapat dicat setelah layout telah benar-benar ditentukan dan semua barang mempunyai tempat yang pasti.
56
Menggambar garis di lantai Sekali warna lantai telah ditentukan, maka lantai dapat dibagi menjadi bagianbagian dengan menggunakan garis. Garis pemisah Garis pemisah adalah garis yang membedakan lorong dan tempat kerja. Meskipun biasanya garis-garis tersebut berwarna kuning, tetapi dapat juga digunakan warna putih. Garis jalan keluar / masuk Jalan keluar / masuk harus dibuat dan diberi tanda. Ini yang dikenal sebagai garis keluar / masuk Garis pintu masuk Kebanyakan kita telah mengalami bahwa pintu tiba-tiba terbuka langsung di depan. Penting mengetahui dari arah mana pintu terbuka. Garis arus lalu lintas Hal yang penting adalah menetapkan kebijakan arus lalu lintas untuk tempat berjalan dan berkendara di dalam pabrik. Ini adalah cara utama untuk menghindari tabrakan dan kecelakaan. Pola selang – seling Pola selang-seling terdiri atas garis miring kuning dan hitam, yang berfungsi sebagai tanda bahaya.
57
Garis ruang penyimpanan Ruangan untuk tempat penyimpanan harus jelas dipisahkan dengan garis. Contoh utama adalah meja & tempat kerja yang digunakan untuk menyimpan pekerjaan yang sedang berlangsung.
2.2.3
Seiso (Resik/Pembersihan)
A. Definisi: Terkait kegiatan untuk menciptakan tempat kerja yang selalu bersih. Perlunya untuk membersihkan tempat kerja tiap akhir shift. Kuncinya adalah kebersihan harus senantiasa dilakukan sehari-hari, bukan hanya pada saat tempat kerja sudah kotor. B. Tujuan: •
Derajat kebersihan disesuikan dnegan kebutuhan. Pencapaian nihil kotoran dan nihil debu.
•
Menemukan masalah kecil pada saat inspeksi kebersihan.
•
Mengerti bahwa kebersihan merupakan bagian dari inspeksi.
C. Prinsip: Cleaning merupakan item inspeksi dan derajat dari kebersihan dinilai. D. Kegiatan-kegiatannya adalah: • Mengatur prosedur kebersihan harian. • Melakukan kebersihan di area kerja.
58
• Melakukan inspeksi cleaning dan memperbaiki masalah kecil yang ada di area kerja. • Membersihkan tempat yang tidak diperhatikan orang. • Membuat prioritas 5S.
E. Sasaran Seiso 1.
Area Penyimpanan Kategori ini termasuk bermacam-macam barang dan tempat.
2.
Peralatan Kita harus selalu merawat mesin kita sendiri dan menjaga kebersihan serta kerapiannya.
3.
Lingkungan Bila tempat dimana kita bekerja setiap hari tertutup dengan debu yang melekat, kita akan dengan mudah mengalami depresi.
F. Ancangan Tiga Langkah Pada umumnya terdapat tiga langkah pembersihan yang benar. Pertama, aktivitas tingkat makro membersihkan segala sesuatu dan mencari cara untuk menangani penyebab keseluruhan yang berkaitan dengan keseluruhan gambaran. Kedua, tingkat individual menangani tempat kerja
59
khusus dan mesin khusus. Ketiga, tingkat mikro, dimana suku cadang dan alat khusus dibersihkan dan penyebab kotoran dicari dan diperbaiki.
Gambar 2.3 Ancangan Tiga Langkah
G. Membersihkan Tempat Kerja dan Peralatan Prosedur Ada empat langkah yang harus diikuti: 1. Bagi daerah itu menjadi beberapa bagian dan alokasikan tanggung jawab untuk tiap bagian. 2. Tentukan apa yang harus dibersihkan, urutannya, dan kemudian kerjakan. Selain itu, setiap orang harus memahami pentingnya pembersihan sehingga sumber masalahnya dapat dianalisis. 3. Revisi cara melakukan pembersihan dan alat yang dipergunakan sehingga tempat yang sukar dibersihkan akan mudah dibersihkan. 4. Tentukan aturan yang harus ditaati supaya barang tampak seperti apa yang dikehendaki.
60
Gambar 2.4 Mempromosikan Tempat Kerja yang Lebih Bersih
Daerah dan Tanggung Jawab Dalam mengalokasikan tanggung jawab untuk aktivitas 5S, sebaiknya diawali dengan tanggung jawab kelompok untuk daerah tertentu. Kemudian Anda dapat membuatnya menjadi tanggung jawab kelompok dengan satu orang sebagai pemimpin kelompok.
Pergantian Tanggung Jawab Tanggung jawab bersama berarti merupakan tanggung jawab setiap orang, tetapi seringkali diartikan bukan sebagai tanggung jawab seseorang. Sejumlah perusahaan mencoba mengatasinya dengan memberikan tanggung jawab secara bergantian kepada anggota kelompok itu. Caranya adalah dengan melakukan pergantian harian yang bertujuan untuk menyebarkan tanggung jawab. Dalam menyebarkan tanggung jawab untuk jenis pekerjaan
61
yang tidak disukai orang, seseorang ketika menyelesaikan pekerjaannya harus memastikan bahwa pekerjaan ietu diserahterimakan kepada orang berikutnya. Jika tidak ada tanggung jawab individual yang digariskan dengan jelas dan tidak ada semangat kerjasama dalam memelihar daerah tanggung jawab kelompok, tidak mungkin diharapkan kerjasama yang baik.
Membuat Peta Tanggung Jawab Dalam aktivitas 5S, sebaiknya pekerjaan dimulai dengan menganggap tanggung jawab individual dengan pengertian bahwa orang wajib saling membantu dalam mengerjakan bagian yang benar-benar sulit. Anda dapat mulai dengan membuat peta daerah tanggung jawab individual. Dalam melakukan ini, semua tugas harus diberikan sejelas mungkin dan tidak ada satupun yang tidak didefinisikan, tidak ditugaskan atau masih kabur.
RESIK Sarana Kebersihan
Operasi Pembersihan Awal
Rencanakan & laksanakan : • Apa, berapa dan dimana jenis Alat Kebersihan yang efektif untuk kondisi tempat kerja kita • Denah letak alat-alat kebersihan
Rencanakan & laksanakan : • Kapan & bagaimana kami bersama-sama membersih kan atap, langit-langit & dinding ? • Alat apa saja yang dibutuhkanuntuk kegiat- an membersihkan atap dan langit-langit ? • Dalam jangka waktu berapa lama atap & langit - langit perlu dibersihkan satu kali?
Resik per Area /per alat Rencanakan & Laksanakan : • Peta dan Label tanggungjawab RESIK • Standar warna cat • Denah dan Jadwal Pengecatan • Perluasan ke area / alat lainnya
Diagram 2.3 Diagram Resik/Pembersihan
62
2.2.4
Seiketsu (Rawat/Pemantapan)
A. Definisi: Kegiatan ini adalah untuk menjaga sesuatu terorganisir, tertata, dan besih dalam arti merawat apa yang sudah ada. B. Tujuan: •
Standar manajemen untuk memelihara 5S.
•
Melakukan
inovasi
dengan
”visual
management”
sehingga
keabnormalan dapat terlihat dengan jelas.
C. Prinsip: Visual management dan standarisasi. D. Kegiatan-kegiatannya antara lain: •
Manajemen secara visual dan penyetandaran 5S (tanda ok, tanda arah, tanda arah buka dan tutup, dan lain-lain).
•
Daerah yang berbahaya ditandai dengan benar.
•
Pemberian kode warna pipa dan label tanda peringatan.
E. Menampilkan Ketidaknormalan dengan Kontrol Visual Karena oranglah yang mengendalikan dan mengatur sesuatu, karyawan Anda harus dapat membedakan antara yang normal dengan yang tidak dan melakukan suatu tindakan.
63
Ketidaknormalan seringkali merupakan segala sesuatu yang membuat seseorang yang tidak mencarinya gagal menemukannya, tetapi seseorang yang waspada dan penuh perhatian akan menemukannya. Bagaimana Anda dapat memastikan bahwa ketidaknormalan timbul ke permukaan? Dalam pekerjaan sehari-hari, kita menggunakan pikiran untuk mengingat segala sesuatu dan kelima panca indra untuk melaksanakan tugas terbaik kita. Yang penting adalah mengubah indra statis kita menjadi kesadaran yang dinamis. Telah diperkirakan bahwa 60% aktivitas manusia berawal dengan penglihatan. Itulah sebabnya, mengapa manajemen visual kadang-kadang disebut sebagai penjelmaan kesadaran visual.
F. Yang Ditonjolkan Oleh Manajemen Visual Berikut ini diringkaskan apa yang ditonjolkan dalam manajemen visual dan yang membuatnya lebih mudah divisualisasikan:
Gambar 2.5 Manajemen Visual yang Ditonjolkan
64
G. Alat dan Metode Untuk Kontrol Visual Sudah jelas bahwa Anda memerlukan alat bantu visual dalam kontrol visual. Anda harus melatih keterampilan dalam merancang alat kreatif untuk memperlancar proses ini. Tentu saja salah jika hanya mengandalkan tanda visual saja dan Anda juga memerlukan keempat indra lain untuk membantu orang memiliki pemahaman menyeluruh tentang apa yang sedang terjadi. Untuk memberikan gambaran tentang berbagai jenis peragaan kontrol visual yang dibutuhkan, misalnya ada: •
Peragaan untuk membantu orang mencegah membuat kesalahan operasi.
•
Waspada terhadap bahaya.
•
Indikasi dimana barang harus diletakkan.
•
Penandaan peralatan.
•
Peringatan untuk berhati-hati dan cara operasi.
•
Peragaan pemeliharaan preventif.
•
Instruksi.
H. Metode Manajemen Visual Label Peralatan harus diberi label dengan nama dan fungsinya. Hal ini berlaku untuk setiap barang.
65
•
Minyak pelumas. Ini adalah salah satu barang yang paling mudah dimengerti dan setiap wadah harus diberi label dengan jenis (mutu) minyak, warna, dan untuk apa.
•
Label manajemen presisi. Ini harus menunjukkan derajat presisi, tingkat manajemen dan periode berlakunya.
•
Label pemeriksaan tahunan. Pada dasarnya sama dengan stiker pemeriksaan pada mobil Anda yang menunjukkan kapan harus diperiksa. Label harus ditempelkan pada semua peralatan sehingga Anda tidak kehilangan satu pemeriksaan pun.
•
Label temperatur. Ada banyak hal yang dapat Anda lakukan untuk menunjukkan derajat panas, termasuk label khusus dan pewarnaan. Beberapa barang dapat berubah dengan berubahnya temperatur dan yang lain mencatat temperatur tertinggi sehingga Anda dapat menemukan masalah yang timbul seketika, meskipun kebetulan Anda tidak berada di tempat itu pada saat itu.
•
Label tanggung jawab. Label ini harus menunjukkan siapa yang bertanggung jawab atas apa. Setiap orang harus bertanggung jawab atas sesuatu, dan segala sesuatu harus menjadi tanggung jawab seseorang.
66
•
Label lain. Di antara beberapa label lain yang dapat Anda pergunakan adalah label yang menunjukkan barang itu untuk apa dan menarik perhatian orang untuk memperhatikan keamanan khusus.
•
Label daerah pada meteran. Pada setiap meteran harus ada petunjuk yang jelas tentang nilai normal apa dan dimana daerah berbahayanya. Hal ini harus dicatat dengan jelas di label, mungkin ditekankan dengan pemberian kode warna. Prinsip yang sama berlaku untuk persediaan barang, dan harus ada beberapa indikasi visual bila saatnya tiba untuk memesan ulang.
•
Tanda cocok. Dengan membuat garis pada mesin dan pada baut atau sekrup, Anda dapat mengetahui dengan jelas kapan baut atau sekrup diputar dengan kencang. Selain itu, gagal menyatu dengan garis memberikan tanda visual dengan segera bahwa baut itu lepas.
•
Tanda posisi. Merupakan gagasan yang baik memberikan tanda posisi kecil dimana barang disimpan. Buat gambar telapak kaki dimana orang harus berdiri. Buat tanda di lantai untuk menunjukkan daerah berbahaya. Buat garis untuk menunjukkan dimana alat harus berhenti. Pasang berbagai tanda visual sehingga setiap orang dapat melihat apa yang sedang terjadi dan untuk mengantisipasi apa yang akan terjadi kemudian.
67
RAWAT
RINGKAS
RAPI
Operasi buka lemari Operasi harta karun Patroli label merah Adakah prosedur untuk ‘menyingkirkan’ barang yang tidak diperlukan?
Kanban sediaan Mencegah kelebihan sediaan Apakah peraturan peminjaman, pengambilan & penyimpanan barang /alat sudah dipatuhi?
RESIK Mengatasi sumber kotor Mencegah debu melekat Mencegah rembesan cairan & minyak Mencegah kebocoran
Mempertahankan Kondisi Optimum Mekanisme Kendali Visual Mekanisme Anti Salah Pemeriksaan Berkala
Diagram 2.4 Diagram Rawat/Pemantapan
2.2.5
Shitsuke (Rajin/Pembiasaan)
A. Definisi: Kegiatan untuk membentuk kebiasaan, terkait dengan melakukan segala hal dengan benar dan memastikan tempat dalam keadaan selamat. B. Tujuan: •
Partisipasi penuh dalam hal pengembangan kebiasaan dalam hal mematuhi aturan di tempat kerja.
•
Melakukan komunikasi dan umpan balik secara rutin.
C. Prinsip: Pembiasaan dan disiplin di tempat kerja. D. Kegiatan-kegitannya antara lain adalah : •
Semua melakukan cleaning dan menyediakan waktu untuk olahraga dengan rutin.
68
•
Kenakan alat safety dengan baik.
•
Latihan terhadap penanganan keadaan darurat (emergency).
•
Pembuatan manual 5S.
•
Pembiasaan disiplin ditempat kerja.
E. Pembentukan Kebiasaan Tidak terlalu sulit memiliki kebiasaan untuk melaksanakan apa yang diharapkan dari Anda. •
Biasakan (sistematisasi) perilaku jika Anda menginginkan hasil yang baik.
•
Perbaiki komunikasi dan pelatihan untuk memperoleh mutu yang terjamin.
•
Atur supaya setiap orang mengambil bagian dan setiap orang melakukan sesuatu, kemudian mengimplemetsikannya.
•
Atur segala sesuatu sehingga setiap orang merasa tanggung jawab atas apa yang mereka kerjakan. Orang harus mengungkapkan dengan kata-kata tanggung jawab masing-masing
setiap
hari,
dan
mereka
harus
melaksanakannya. Jika
mereka
membuat
kesalahan,
manajemen
harus
menunjukkannya dan memastikan bahwa hal itu diperbaiki.
69
↓ •
Inilah cara melembagakan praktik yang baik, dan bagaimana Anda menciptakan tempat kerja yang disiplin. ↓
•
Setiap orang bekerja sama memperkuat tim dan memperkuat perusahaan.
F. Kampanye Ketaatan Pada Peraturan Praktik adalah cara terbaik untuk memastikan bahwa orang-oarang dapat melakukan apa yang harus mereka lakukan setiap hari. Walaupun rutinitas sehari-hari harus selalu memperkuat kebiasaan baik, seringkali hal itu merupakan pekerjaan yang membosankan serta menghalangi kemampuan seseorang. Itulah sebabnya Anda harus membuat tema khusus untuk membahas latihan dan menyuruh setiap orang mempraktikan hal yang sama. Usahakan supaya Anda dapat menemukan suatu cara untuk membuat permainan mengenai hal itu – mula-mula untuk kesenangan kemudian sebagai kompetisi. Sekalipun orang telah mengetahui bagaimana melakukan sesuatu, mempraktikan dengan cara ini akan menyegarkan ingatan dan mengasah keterampilan.
70
RAJIN
Informasi Tepat Waktu Butir informasi: • Efisiensi • Produktivitas •Efektivitas •Cycle Time •Set up Time •Break Down •Delay •Hasil Evaluasi 5R •Kegiatan KAIZEN •dll.
Kebiasaan Positif •Tepat janji •Tepat waktu •Tata cara komunikasi telepon •One sheet report •One point lesson •Kaizen Visual Information board •Satu ide kaizen perorang per bulan
Organisasi Pembelajar •Rencanakan & Laksanakan •Pembagian kelompok belajar •Penetapan tema belajar dan jadwal pertemuan •Jadwal & kegiatan kelompok belajar
Penjabaran Quality Objective •Jabarkan Quality objective sampai tingkat perorangan • Monitor dan evaluasi pencapaian Q.O. • Sesi umpan balik
Diagram 2.5 Diagram Rajin/Pembiasaan
2.3
Tujuan dan Manfaat 5S Tujuan dari penerapan 5S: •
Mengeliminasi waste/pemborosan (barang, waktu, tempat).
•
Aktivitas 5S lebih menekankan pada pentingnya keteraturan pada tempat kerja. Hal ini merupakan pentingnya dalam hal pencegahan terhadap accident, pencegahan kebakaran atau tergelincir karena kebocoran oli.
•
Untuk meningkatkan efisiensi ditempat kerja, misalnya waktu yang dibutuhkan dalam pencarian alat-alat dapat dikurangi jika alat-alat tersebut diatur rapi dan mudah dikenali penempatanya.
•
5S berpengaruh juga terhadap quality, khususnya pencegahan kontaminasi dalam produk.
71
•
Menjaga lingkungan kerja dalam keadaan baik, mewujudkan tempat kerja yang nyaman dan pekerjaan yang menyenangkan.
•
Melatih manusia pekerja yang mampu mandiri mengelola pekerjaannya.
•
Mewujudkan perusahaan bercitra positif di mata pelanggan tercermin dari kondisi tempat kerja.
Manfaat dari penerapan 5S: •
Meningkatkan kualitas.
•
Mencapai standarisasi kerja.
•
Mengurangi waktu lembur dan waktu siklus.
•
Mengurangi biaya simpan dan mengurangi downtime mesin
•
Meningkatkan moral pekerja.
•
Lingkungan kerja menjadi bersih dan rapi.
•
Peningkatan produktivitas para pekerja dan menambah motivasi kerja.
•
Mengurangi pemborosan serta mengurangi tingkat kecelakaan.
•
Memberikan keamanan dan keselamatan dalam bekerja.
•
Menumbuhkan kedisiplinan dalam bekerja.
•
Meningkatkan keuntungan.
72
2.4
5S + 1 (SAFETY) Seiring dengan penggunaan program 5S di perusahaan-perusahaan ataupun
organisasi, maka berbagai macam faktor ditambahkan ke dalam komponen 5S. Salah satu faktor yang sangat berkaitan dengan 5S adalah faktor keselamatan (safety). Faktor keselamatan merupakan faktor yang sangat penting, bahkan di beberapa perusahaan menjadi pokok bahasan tersendiri dan program tersendiri sebagai wujud keseriusan perusahaan terhadap keselamatan dan untuk mencapai tingkat keselamatan yang tinggi. Untuk itu pula di beberapa perusahaan yang menerapkan 5S, faktor safety kerap kali dikaitkan dan ditambahkan ke dalam program yang kemudian dikenal sebagai sistem 5S + 1 (Safety). Sistem 5S sendiri memberikan manfaat dan kontribusi yang besar dalam hal pencapaian dan peningkatan angka keselamatan di pabrik. Oleh karena itu, faktor safety ini dirasa perlu untuk dikaitkan dan dijalankan seiring dengan sistem 5S. 5S + 1 (Safety) merupakan salah satu sistem yang menawarkan cara untuk meng-upgrade performa perusahaan ataupun organisasi dengan fokus pada efektivitas organisasi lingkungan kerja dan standarisasi prosedur kerja. 5S + 1 (Safety) akan menyederhanakan lingkungan kerja Anda bersamaan dengan itu juga memperbaiki efisiensi kualitas serta keamanan kerja (safety).
73
Filosofi 5S + 1 (Safety) Proses improvement yang apabila diterapkan secara penuh & berkelanjutan akan memberikan: 1. Pengaruh peningkatan moral dari para pekerja secara menyeluruh. 2. Menciptakan kesan yang positif dari pihak customer/pelanggan. 3. Meningkatkan efisiensi perusahaan ataupun organisasi.
Alasan Penerapan 5S + 1 (Safety): 1. Kerapian dan kebersihan lingkungan kerja akan memberikan kenyamanan dan keselamatan kerja. 2. Kerapian dan kebersihan lingkungan kerja akan meningkatkan produktivitas kerja. 3. Kerapian dan kebersihan lingkungan kerja akan meningkatkan efisiensi terhadap waktu kerja. 4. Kerapian dan kebersihan lingkungan kerja akan menghasilkan produk berkualitas dengan jumlah defect yang rendah. 5. Kerapian
dan
kebersihan
lingkungan
kerja
akan
mempromosikan
organisasi/perusahaan, control secara visual dan kebersihan terhadap pelanggan ataupun calon pelanggan.
74
2.5
Metode Analisis Data dan Pemecahan Masalah
2.5.1 Diagram Pareto Pareto chart menyediakan fakta yang dibutuhkan untuk memilih prioritas kendala/resiko yang hendak diperbaiki. Pareto chart bekerja dengan memaparkan dan mengorganisir informasi untuk menunjukkan kepentingan relatif dari berbagai masalah atau penyebab masalah. Adapun bentuk dari Pareto chart ini sendiri merupakan hubungan antara sumbu horizontal yang menempatkan item dalam urutan (dari nilai tertinggi hingga terendah) dengan nilai satuan dari item itu sendiri seperti frekuensi, harga, dan waktu. Menempatkan masalah dalam urutan frekuensi yang semakin menurun, akan mempermudah penentuan masalah yang paling penting dan akar penyebab masalah yang memberikan dampak terbesar. Dengan demikian tim dapat fokus pada usaha penanggulangan dari dampak potensial terbesar tersebut. Dalam pareto chart ini dikenal apa yang dinamakan The Pareto Principles, yang menyatakan bahwa ketika beberapa faktor mempengaruhi situasi, faktor yang paling sedikit akan memberikan dampak yang paling tinggi. Gunakanlah pareto chart untuk
mengidentifikasikan
beberapa
isu
vital
dengan
menerapkan
aturan
perbandingan 80:20, artinya 80% peningkatan dapat dicapai dengan memecahkan 20% masalah terpenting yang dihadapi.
75
2.5.2 Diagram Sebab-Akibat (Fishbone Diagram) Diagram sebab akibat dibuat oleh Kaurou Ishikawa pada tahun 1943 dan kemudian disebut sebagai diagram Ishikawa. Pada tahun 1950 di Jepang, Kaurou Ishikawa menjadi salah satu cara untuk menggambarkan penyebab dari suatu masalah. Diagram fishbone-nya ata yang lebih dikenal dengan Ishikawa Fishbone membantu menangkap dan menggambarkan berbagai kemungkinan penyebab dari suatu masalah dan menjadi suatu standar dalam analisis akar masalah (root cause analysis). Dimulai dengan masalah, kemudian dijabarkan berbagai kemungkinan penyebab dengan membagi cabang menjadi beberapa kategori seperti tulang ikan. Kategori-kategori
tersebut
diantaranya
adalah
material,
method,
machine,
measurement, environment, dan people.
Gambar 2.6 Diagram Sebab-Akibat Cause and Effect analysis mengelompokkan dan menghasilkan hipotesa tentang kemungkinan-kemungkinan penyebab masalah dalam suatu proses dengan
76
mendaftarkan seluruh penyebab dan efek yang ditimbulkan dari problem yang ditemukan. Alat analisis ini menyusun sejumlah informasi dengan menunjukkan hubungan antara kejadian dengan kemungkinan/ penyebab aktualnya dan menyediakan gambaran tentang “mengapa terjadi masalah dan apa kemungkinan efek yang diakibatkan dari masalah tersebut”. Cause and Effect analysis memberi peluang bagi problem solver untuk memperluas pemikiran mereka dan melihat gambaran keseluruhan dari masalah. Diagram cause and effect dapat merefleksikan baik penyebab masalah yang menghambat pencapaian keadaan ideal yang diinginkan maupun faktor lain yang berguna dalam pencapaian keadaan ideal tersebut.
2.5.3 Root Cause Analysis (5 Whys) Salah satu metode yang dapat digunakan untuk menggali akar penyebab masalah (root cause analysis) adalah dengan menggunakan metode 5Whys. 5 Whys adalah suatu metode untuk menggali penyebab masalah yang lebih mendalam secara sistematis untuk menemukan cara penanggulangan yang lebih dalam pula. Mengidentifikasi akar penyebab masalah dan mengembangkan tindakan penanggulan. Metode ini pertama kali dikembangkan oleh Sakichi Toyoda dan digunakan sebagai metodologi Toyota Motor Corporation selama perkembangan manufaktur
77
mereka. Metode ini merupakan bagian penting dari proses penyelesaian masalah yang menjadi bagian dari Toyota Production System. Taiichi Ohno seorang manajer Toyota pada tahun 1950 menjelaskan bahwa metode 5 Whys adalah dasar dari pendekatan ilmiah Toyota. Ia mengatakan “pemecahan masalah yang sebenarnya membutuhkan identifikasi ‘akar penyebab’ bukan ‘sumber’, akar penyebab terletak tersembunyi di balik sumber”. Dengan mengulang bertanya mengapa sebanyak lima kali, masalah yang sebenarnya akan ditemukan begitu juga dengan solusinya. Metode 5 Whys ini sangat berguna ketika permasalahan yang diangkat melibatkan faktor manusia (human factors) atau interaksi. Manfaat 5 Whys: •
Membantu mengidentifikasi akar penyebab (root cause) dari suatu permasalahan.
•
Menentukan hubungan antara akar penyebab yang berbeda-beda dari suatu permasalahan.
•
Merupakan tools yang sederhana, mudah untuk diselesaikan tanpa analisis secara statistik.
Cara mengerjakan 5 Whys: 1. Tulis/jabarkan masalah yang ditemukan. Dengan menulis atau menjabarkan masalah akan membantu dalam menyusun atau merumuskan masalah dan
78
menjelaskannya dengan lengkap. Ini juga membantu tim untuk tetap fokus pada permasalahan yang sama. 2. Bertanya mengapa masalah dapat terjadi dan menuliskan jawabannya dibawah masalah. 3. Jika jawaban yang dikemukakan belum mengena pada permasalahan yang dijabarkan pada step 1, maka lanjutkan bertanya mengapa dan tulis jawabannya ke bawah. 4. Terus lakukan step 3 hingga tim setuju bahwa akar penyebab masalah telah ditemukan. Bertanya mengapa ini dapat dilakukan kurang atau lebih dari lima kali. Berikut beberapa bentuk penulisan 5Whys:
Gambar 2.7 Bentuk Root Cause Analysis Menggunakan Metode 5 Whys - 1
79
Gambar 2.8 Bentuk Root Cause Analysis Menggunakan Metode 5 Whys - 2
Gambar 2.9 Bentuk Root Cause Analysis Menggunakan Metode 5 Whys – 3
80
5 Whys dan Fishbone Diagram Metode 5 Whys dapat digunakan secara individual/berdiri sendiri atau dapat menjadi bagian dari fishbone diagram. Fishbone diagram membantu dalam mengungkapkan keseluruhan penyebab (cause) yang mungkin/potensial dari suatu masalah. Setiap inputs cause yang dijabarkan pada fishbone diagram dapat digunakan pada metode 5 Whys untuk digali lebih dalam lagi akar penyebabnya.
