9
BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1
Data Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, data adalah keterangan atau bahan
nyata yang dapat dijadikan dasar kajian (analisis atau kesimpulan) (Departemen Pendidikan Nasional, 2008: 297). Menurut Ladjamudin (2005: 8), data dapat diartikan sebagai deskripsi dari suatu kejadian yang kita hadapi. Data tersebut dapat berupa catatan-catatan yang dicatat didalam kertas, buku, handphone, atau dalam komputer tanpa memiliki arti dan bisa disebut juga data tersebut masih mentah karena belum diolah. Data yang tersedia atau yang sudah dicatat biasanya akan diolah menjadi suatu informasi, yang memberikan nilai lebih dan arti karena sudah diolah. Oleh karena itu, suatu data belum dapat bermanfaat banyak sebelum diolah menjadi suatu informasi. Dikutip dari Binus ICTC Prosiding 2011, menurut Turban, data adalah fakta mentah atau deskripsi dasar dari sesuatu, kejadian, aktivitas, dan transaksi yang didapat, dicatat, disimpan, dan dikelompokkan, namun tidak terorganisasi sehingga tidak memberikan suatu arti yang spesifik.” (Mandaryani, Gintoro, & Widyadhari, 2011: 104).
2.2
Sistem Informasi Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 4), sistem informasi adalah
seperangkat komponen komputer yang saling terkait yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan output akan kebutuhan informasi untuk menyelesaikan tugas bisnis. Menurut O'Brien & Marakas (2010: 4), sistem informasi dapat berupa kombinasi terorganisir dari beberapa orang, hardware (perangkat keras), software (perangkat lunak), jaringan komunikasi, sumber daya data, prosedur dan peraturan yang disimpan, dikumpulkan, ditransformasikan, dan dibagikan kepada organisasi. Orang percaya kepada sistem informasi yang modern berkomunikasi antara yang satu dengan yang lainnya dengan menggunakan berbagai macam hardware 9
10
(perangkat keras), instruksi dan prosedur pemrosesan informasi, jaringan komunikasi dan data yang disimpan.
2.2.1 Sistem Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2009: 6), system adalah seperangkat komponen yang saling terkait yang bergabung dan berfungsi untuk mendapatkan hasil akhir. Sistem mungkin dapat memiliki subsistem. Subsistem diartikan sebagai sistem yang menjadi bagian dari sistem yang lain, jadi subsistem mungkin menjadi salah satu cara untuk memikirkan tentang komponen dari sistem tersebut. Pemahaman sistem sebagai gabungan antara subsistem sangat berguna untuk para analis karena memampukan para analis untuk memfokuskan diri pada suatu area tertentu. Super sistem adalah sistem yang lebih besar yang mempunyai system-sistem yang lebih kecil didalamnya. Menurut O'Brien & Marakas (2010: 26), system didefinisikan sebagai satu kelompok komponen dengan batasan – batasan yang telah didefinisikan secara jelas, bekerja bersama untuk mencapai satu objective dengan penerimaan input dan menghasilkan output dalam satu proses transformasi yang terorganisir. Sistem memiliki tiga fungsi dasar: 1. Input yang meliputi mengambil dan mengumpulkan elemen yang masuk ke dalam sistem untuk diproses. Sebagai contoh, bahan mentah, energy, data, dan human effort harus dilindungi dan diorganisir untuk diproses nantinya. 2. Process meliputi proses – proses transformasi yang dikonversi dari input menjadi output. Sebagai contoh, proses manufacture, proses pernafasan manusia atau kalkulasi matematika. 3. Output meliputi pemindahan elemen yang telah diproduksi dengan proses transformasi ke tujuan akhir. Sebagai contoh, barang jadi, jasa pelayanan, dan manajemen informasi harus ditransmisikan kepada para pengguna.
2.2.2 Informasi Menurut O'Brien & Marakas (2010: 34), informasi didefinisikan sebagai data yang telah dikonversi menjadi konteks yang berarti dan dapat digunakan untuk spesifikasi tertentu dan user (pengguna).
11
Dikutip dari Binus ICTC Prosiding 2011, menurut McLeod, Informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti (Jingga, 2011: 93).
2.3
Business Process Menurut Rainer & Cegielski (2011: 7), business process atau proses bisnis
adalah kumpulan dari aktivitas yang berhubungan dan menghasilkan sebuah produk atau jasa kepada organisasi, rekan bisnis, dan pelanggan. Sebuah proses memiliki input, output dan aktivitas-aktivitasnya dapat diukur. Banyak proses lintas fungsi di dalam organisasi, seperti pengembangan produk dimana melibatkan rancangan, engineering, manufacturing, pemasaran dan distribusi. Proses lainnya meliputi hanya satu area fungsional. Proses bisnis suatu organisasi dapat memberikan keuntungan kompetitif apabila mereka memberi kewenangan kepada perusahaan untuk berinovasi atau mengeksekusi lebih baik daripada kompetitor. Proses bisnis dapat juga menjadi beban apabila mereka menghambat kemampuan merespon dan efektifitas organisasi. Menurut Considine et al. (2012: 18), business process diartikan sebagai salah satu kunci dari bagaimana suatu organisasi mencapai tujuannya. Proses bisnis menggambarkan rangkaian dari aktivitas ketika disatukan, memberikan suatu nilai kepada pelanggan baik secara internal maupun secara eksternal.
2.4
Implementasi Menurut Mcleod & Schell (2004: 144), implementasi adalah sumber daya
fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja.
2.5
Sumber Daya Manusia Menurut Saffu et al. (2008), human capital diartikan sebagai tingkat keahlian
dan pengembangan melalui pengajaran formal dan pelatihan dan pengalaman kerja yang merupakan sumber penting dari keuntungan berkompetisi.
2.5.1 Manajemen Sumber Daya Manusia Menurut Senyucel (2009: 21), proses strategis manajemen sumber daya manusia memainkan peran dalam menentukan kesuksesan di masa yang akan datang atau kegagalan dari kinerja karyawan dan bisnis secara keseluruhan.
12
Robbins & Coulter (2012: 340-341) mengatakan bahwa ada 3 alasan kenapa Human Resources Management (HRM) itu penting yaitu: a. Dapat menjadi sumber yang signifikan bagi keuntungan kompetitif. b. HRM merupakan bagian penting dari strategi organisasi. c. Cara dari organisasi memperlakukan people mereka dapat berdampak secara signifikan terhadap kinerja organisasi.
2.5.2 Human Resource Information System (HRIS) Menurut Hoch & Dulebohn (2013: 115), Human Resource Information System (HRIS) menyediakan kapasitas dalam mengelola aspek sumber daya manusia di organisasi dan ditampilkan dalam satu modul utama dalam ERP, dimana meningkatkan kompleksitas dengan modul ERP dalam mengimplementasi proyek ERP, mengimplementasi modul ERP/HRMS adalah usaha utama. Electronic Human Resource (e-HR) adalah bagian dari HRMS dan menggunakan software tools yang mengijinkan anggota organisasi untuk mengakses fungsi spesifik HR, informasi dari HRMS dan mengerjakan kegiatan HR melalui intranet atau internet via web portal. Aplikasi SAP R-3 HR-Human Resources menyatukan komponen besar yang terintegrasi dengan SAP R-3 sistem. Aplikasi modul SAP R-3 dirancang untuk melayani keuangan dan keterampilan kerja. Menurut Sadiq et.al (2012), Human Resource Information System diartikan sebagai medium (perantara) yang membantu menjalankan peran kerja mereka lebih efektif lagi.
2.6
Systems Analysis Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 5), systems analysis didefinisikan
sebagai aktivitas-aktivitas yang memungkinkan kita untuk memahami dan menspesifikasikan apa yang harus dicapai oleh sistem yang baru.
2.7
Systems Design Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 5), systems design didefinisikan
sebagai aktivitas-aktivitas yang memungkinkan kita untuk menjelaskan dan menggambarkan sistem secara detail yang dapat memenuhi kebutuhan proses
13
bisnisnya.
Dengan kata lain, perancangan sistem menggambarkan “bagaimana”
sistem itu akan berjalan. Hal itu menjelaskan secara rinci seluruh komponen yang ada didalam sistem baru dan bagaimana komponen-komponen itu saling berhubungan dalam menyediakan solusi.
2.8
System Requirement Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 42-43), system requirement
adalah semua aktivitas yang harus dilakukan atau didukung oleh sistem yang baru dan constraint yang harus dicapai oleh sistem yang baru. Biasanya, analis membagi system requirement ke dalam 2 kategori: a. Functional requirement adalah aktivitas-aktivitas yang harus dilakukan oleh sistem. Functional requirement didasari pada prosedur dan aturan dimana digunakan oleh organisasi untuk menjalankan proses bisnisnya. b. Non-Functional requirement adalah karakteristik dari sistem selain aktivitasaktivitas yang harus dilakukan dan didukung.
2.9
Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) Menurut Black (2009: 32), Failure Mode and Effect Analysis (FMEA) adalah
sebuah teknik untuk memahami dan memberi prioritas pada failure mode (symptom bug) atau risiko kualitas yang mungkin pada fungsi, fitur, atribut, behaviour, komponen, dan interface sistem. Pada dasarnya, FMEA adalah sebuah prosedur dalam pengembangan produk dan manajemen operasi untuk menganalisis failure mode yang mungkin pada suatu sistem dengan klasifikasi berdasarkan prioritas dan kemungkinan kegagalan. FMEA adalah teknik desain yang sistematis mengidentifikasikan dan menyelidiki kelemahan sistem potensial (produk atau proses). Ini terdiri dari metodologi untuk memeriksa semua cara dimana kegagalan sistem dapat terjadi, efek-efek potensial dari kegagalan pada kinerja sistem dan keamanan, dan besarnya dampak dari efek tersbut. FMEA ditujukan untuk menentukan keandalan desain dengan mempertimbangkan potensi penyebab kegagalan dan efeknya pada sistem yang diteliti. Tujuan dari FMEA adalah untuk mencegah kegagalan yang tidak dapat diterima oleh user atau pelanggan dan untuk membantu manajemen dalam alokasi sumber daya yang lebih efisien. FMEA digunakan dalam program manajemen risiko
14
perusahaan untuk mencegah user atau pelanggan menjadi sasaran kesalahan yang tidak dapat diterima dan untuk menghindari ketidakpuasan user atau pelanggan (Shirouyehzad, Dabestani, & Badakhshian, 2011: 1). Kolom-kolom yang digunakan didalam FMEA: a.
Severity. Kolom ini menunjukkan efek dari kegagalan (langsung atau
tertunda) pada sistem. Rex Black menggunakan skala 1 (terburuk) sampai 5 (paling tidak berbahaya), sebagaimana berikut ini: 1.
Kehilangan data, kerusakan perangkat keras, atau masalah keamanan.
2.
Kehilangan fungsionalitas yang tidak ada solusi.
3.
Kehilangan fungsionalitas yang masih memiliki solusi.
4.
Kehilangan fungsionalitas parsial.
5.
Kosmetik atau trivial.
b.
Priority. Pada kolom ini didefinisikan efek dari kegagalan tersebut pada user,
pelanggan, atau operator. Rex Black menggunakan skala dari 1 (terburuk) sampai 5 (paling tidak berbahaya), seperti berikut ini: 1.
Kehilangan total dari nilai sistem.
2.
Kehilangan yang tidak bisa diterima dari nilai sistem.
3.
Kehilangan yang mungkin dapat diterima pada nilai sistem.
4.
Kehilangan yang dapat diterima pada nilai sistem.
5.
Kehilangan yang dapat diacuhkan pada nilai sistem. Nomor ini tidak didefinisikan dengan pasti, dan membuat staf testing sulit
meng-estimasinya. Rex Black menyarankan untuk melibatkan sales, marketing, techiniccal support, dan business analyst. c.
Likelihood. Kolom ini merepresentasikan kerentanan, dari 1 (paling rentan)
sampai 5 (paling jarang), dari sudut pandang: a) keberadaan dalam produk (berdasarkan faktor risiko teknis seperti kompleksitas dan histori kecacatan); b) di luar proses pengembangan saat ini; dan, c) intrusi pada operasi user. Skala yang digunakan sebagai berikut: 1.
Pasti mempengaruhi semua user.
2.
Sepertinya akan mempengaruhi beberapa (banyak) user.
3.
Dapat mempengaruhi beberapa (banyak) user.
15
4.
Pengaruh terbatas pada beberapa (sedikit) user.
5.
Tidak dapat dibayangkan dalam penggunaan nyata. Penomoran ini memerlukan baik penilaian teknis maupun pemahaman akan
komunitas user. Rex Black menyarankan agar programmer dan insinyur lain bersama business analyst, technical support, marketing dan sales berpartisipasi dalam penomoran ini.
2.10
Fit Gap Analysis Dikutip dari Fater (2013), “A gap analysis compared the present state of
competency development to desirable (ideal) state.” Yang
dapat
diterjemahkan,
gap
analysis
membandingkan
keadaan
pengembangan kompetensi sekarang dengan keadaan yang diinginkan. Dan menurut Pol & Paturkar (2011), fit gap analysis adalah metodologi yang digunakan oleh proses dan sistem function sebuah enterprise yang kemudian akan dibandingkan, dievaluasi, dan dijabarkan dengan tujuan untuk melihat hal-hal yang sesuai (fits) dan hal-hal yang tidak sesuai (gaps). Menurut Bens (2012: 178), gap analysis merupakan suatu alat perencanaan yang memungkinkan suatu kelompok mengidentifikasi langkah-langkah yang mereka perlukan untuk mencapai tujuan. Gap analysis digunakan ketika suatu kelompok perlu untuk memahami perbedaan antara keadaan dimana mereka sekarang
berada
dan
keadaan
yang
mereka
inginkan.
Tujuannya
untuk
memperlihatkan keadaan sekarang yang sebenarnya dan membantu mengidentifkasi apa yang seharusnya dilakukan untuk mencapai yang diinginkan. Gap analysis menghasilkan pandangan yang sama mengenai apa yang harus dilakukan untuk mengeliminasi perbedaan antara keadaan sekarang dan keadaan yang diinginkan di masa yang akan datang. Menurut Bens (2012: 178), langkah-langkah untuk melakukan gap analysis: Langkah 1: identifikasi keadaan di masa yang akan datang. Menggunakan alat untuk memvisualisasikan atau pendekatan lain yang menghasilkan gambaran bagaimana keinginan suatu kelompok di masa depan untuk waktu yang spesifik. Deskripsi dari masa depan harus terperinci. Tuliskan informasi dibagian kanan dinding kosong.
16
Langkah 2: identifikasi keadaan sekarang. Deskripsikan fitur komponen yang sama seperti masa yang akan datang. Dan harus sangat terperinci. Tuliskan ide yang dihasilkan di bagian kiri dinding. Langkah 3: minta anggota untuk bekerja berpasangan untuk mengidentifikasi perbedaan antara sekarang dan masa depan. Tanyakan pertanyaan seperti: “apa perbedaan masa sekarang dan masa yang akan datang?” “apa yang menjadi beban atau kendala untuk mencapai yang diinginkan?” Langkah 4: ketika mereka selesai membahasnya, berbagi ide kepada seluruh kelompok dan tuliskan perbedaan yang ada antara sekarang dan yang akan datang.
Gambar 2.1 Gap Analysis (Bens, 2012: 178)
Langkah 5: ketika menyadari adanya perbedaan, bagi kelompok besar menjadi kelompok-kelompok kecil. Berikan setiap kelompok kecil tersebut satu atau lebih perbedaan untuk mencari pemecahan masalah atau rencana tindakan. Langkah 6: mengumpulkan kembali seluruh kelompok untuk mendengarkan rekomendasi atau rencana tindakannya. Minta anggota untuk membetulkan, lalu kemudian follow-up mekanisme selanjutnya. Metode yang dipakai dalam mengimplementasikan fit gap analysis (Pol & Paturkar, 2011): 1. Simulation based, tahapannya dapat dilihat pada gambar 2.2.
17
Gambar 2.2 Simulation-based Fit Gap Analysis (Pol & Paturkar, 2011)
2. Brainstorming Discussion based, tahapannya dapat dilihat pada gambar 2.3.
Gambar 2.3 Brainstorming-based Fit Gap Analysis (Pol & Paturkar, 2011)
3. Questionnaire based, tahapannya dapat dilihat pada gambar 2.4.
18
Gambar 2.4 Questionnaire-based Fit Gap Analysis (Pol & Paturkar, 2011)
4. Hybrid Type, tahapannya dapat dilihat pada gambar 2.5.
Gambar 2.5 Hybrid Type Fit Gap Analysis (Pol & Paturkar, 2011)
2.10.1 Tujuan Fit Gap Analysis Menurut Pol & Paturkar (2011), Objektif dari fit gap analysis ini tidak untuk menyediakan sebuah solusi atau rancangan untuk sistem. Fit gap analysis selama implementasi sistem digunakan dengan tujuan:
19
1. Mengadaptasi proses lokal kepada best practices yang diterapkan pada industri yang bersangkutan. 2. Menilai Statutory and/or legal requirements. 3. Mengidentifikasi hal-hal yang secara lokal dan global tidak termasuk dalam implementasi pilot atau test. Sedangkan menurut Anonim (2010), tujuan dari fit gap analysis: 1. Mengumpulkan requirement dari perusahaan. 2. Langkah awal untuk menentukan customization yang diperlukan. 3. Memastikan sistem yang baru memenuhi kebutuhan proses bisnis perusahaan. 4. Memastikan bahwa proses bisnis akan menjadi Best Practice. 5. Mengidentifikasi permasalahan yang membutuhkan perubahan kebijakan.
2.11
Object-Oriented Approach Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 241), object-oriented approach
adalah pengembangan sistem berdasarkan pada pandangan bahwa sistem adalah sekumpulan objek yang saling berinteraksi dan saling berkerja sama.
2.11.1 Object Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 241), object adalah sesuatu dalam sistem informasi yang merespon pesan dengan mengeksekusi fungsi atau metode.
2.11.2 Object-Oriented Analysis (OOA) Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 241), Object-oriented Analysis (OOA) mendefinisikan proses mengidentifikasi dan menjelaskan usecases dan kumpulan objek (kelas) di dalam sistem baru.
2.11.3 Object-Oriented Design (OOD) Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 241), Object-oriented Design (OOD)
mendefinisikan
seluruh
tipe
objek
yang
diperlukan
untuk
mengkomunikasikan orang dan perangkat dalam suatu sistem, menunjukkan bagaimana objek berinteraksi untuk menyelesaikan tugas-tugasnya dan menyaring
20
pengertian dari setiap tipe objek sehingga objek tersebut dapat diimplementasikan dengan bahasa atau lingkungan spesifik.
2.12
Unified Modelling Language (UML) Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 46), Unified Modelling Language
(UML) adalah sekumpulan standarisasi dari konstruksi dan notasi model yang digambarkan oleh object management group.
2.12.1 Use Case Diagram Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 69,78-81), use case diagram adalah model UML yang digunakan untuk menunjukkan secara grafik use case dan hubungannya pada setiap aktor. Simbol dari Use case diagram yaitu: a. Actor adalah orang yang menggunakan sistem. b. Use case adalah aktivitas yang dilakukan sistem, biasanya berupa respon dari permintaan user (pengguna). c. Connecting line antara actor dan usecase mengindikasi bahwa actor terlibat dengan usecase tersebut. d. Automation boundary adalah batasan antara bagian terkomputerisasi dari suatu aplikasi dan user (pengguna) yang mengoperasikan aplikasi tetapi keduanya merupakan bagian dari sistem secara keseluruhan. Contoh use case dapat dilihat pada gambar 2.6.
21
Gambar 2.6 A Simple Use Case with an Actor (Satzinger, Jackson, & Burd, 2012: 81)
2.12.2 Use Case Description Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 121), informasi rinci untuk setiap use case dideskripsikan menggunakan use case description. Use case description merupakan suatu model tekstual yang berisi dan menjelaskan perincian suatu proses untuk suatu use case.
2.12.2.1 Fully Developed Use Case Description Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 122), fully developed use case description merupakan metode yang paling formal untuk mendokumentasikan use case. Dengan menggambarkan fully developed use case description, meningkatkan probabilitas untuk mengerti secara menyeluruh proses bisnis serta cara sistem yang harus mendukung proses bisnis tersebut. Gambar 2.7 merupakan contoh fully developed use case description dari use case Create Customer Account.
22
Gambar 2.7 Fully Developed Use Case Description – Create Customer Account (Satzinger, Jackson, & Burd, 2012: 123) 2.12.3 Activity Diagram Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 57-58), activity diagram menjelaskan aktivitas user (atau sistem), orang yang melakukan setiap aktivitas, dan aliran secara berurutan dari aktivitas-aktivitas tersebut. Simbol dari activity diagram yaitu: a. Swimlane heading merepresentasikan agen yang melaksanakan aktivitas. Dikarenakan dalam suatu workflow biasanya terdapat beberapa agen yang berbeda melaksanakan langkah-langkah yang berbeda dalam proses workflow,
23
simbol dari swimlane membagi aktivitas-aktivitas dalam workflow ke dalam grup dimana memperlihatkan agen-agen yang melaksanakan aktivitas tersebut. b. Synchronization bar adalah komponen dari activity diagram yang memisahkan control path ke dalam beberapa concurrent path atau menggabungkan beberapa concurrent path. c. Activity adalah notasi berbentuk oval yang menggambarkan aktivitas individual dalam sebuah workflow. d. Transition arrow adalah garis penghubung yang merepresentasikan urutan antara aktivitas . e. Decision activity adalah simbol berbentuk diamond yang merupakan point pengambilan keputusan dimana aliran dari sebuah proses akan mengikuti satu path atau path yang lain. f. Strarting activity adalah point dimana suatu aktivitas dimulai diindikasikan dengan full black dot. g. Ending activity adalah point dimana suatu aktivitas berakhir. Simbol dari Activity Diagram dapat dilihat pada gambar 2.8 dan contohnya dapat dilihat pada gambar 2.9.
Gambar 2.8 Simbol Activity Diagram (Satzinger, Jackson, & Burd, 2012: 58)
24
Gambar 2.9 Contoh Activity Diagram (Satzinger, Jackson, & Burd, 2012: 59)
2.12.4 Domain Model Class Diagram Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 101-102), class merupakan suatu kategori atau klasifikasi yang digunakan untuk mendeskripsikan sekumpulan dari objek. Masing-masing objek masuk ke dalam satu class. Mahasiswa Mary, Joe, dan Maria masuk ke class Mahasiswa. Class yang mendeskripsikan sesuatu dalam problem domain disebut domain class. Domain class memiliki atribut dan asosiasi. Multiplicity diterapkan diantara class. UML class diagram digunakan untuk menunjukkan class dari objek untuk suatu sistem. Domain model class diagram merupakan satu jenis dari UML class diagram yang menunjukkan hal-hal dari sisi user problem domain.
25
Didalam class diagram, persegi merepresentasikan class, garis penghubung diantara persegi tersebut menunjukkan asosiasi antara class. Gambar 2.10 menunjukkan simbol untuk single domain class: Customer. Dan gambar 2.11 menunjukkan contoh simple domain model class diagram. Summary notasi multiplicity dapat dilihat pada gambar 2.12.
Gambar 2.10 Simbol UML Domain Class dengan Nama dan Atribut (Satzinger, Jackson, & Burd, 2012: 101)
Gambar 2.11 Simple Domain Model Class Diagram (Satzinger, Jackson, & Burd, 2012: 102)
26
Gambar 2.12 Notasi UML untuk Multiplicity dari Asosiasi (Satzinger, Jackson, & Burd, 2012: 102)
2.12.5 Three Layer Sequence Diagram Satzinger, Jackson, & Burd (2009: 252-253, 433-436) Sequence diagram merupakan jenis diagram interaksi yang menunjukkan interaksi diantara objek. Didalam three layer sequence diagram terdiri dari view layer, business layer, dan data access layer seperti dapat dilihat pada gambar 2.13. Three layer sequence diagram menggambarkan urutan pesan antara actor dengan layer-layernya yang dibuat berdasarkan use case. Gambar stick merepresentasikan actor, garis putusputus merupakan lifeline yang menunjukkan durasi dari objek, activation lifeline yang digambarkan dengan persegi panjang kecil menunjukkan durasi dari eksekusi method (dengan kata lain, waktu aktifnya method). Satzinger, Jackson, & Burd (2009: 434), input messages/pesan bisa single bisa juga banyak. Input messages bisa memiliki parameter ataupun tidak. Ada juga Loop frames, Alt frames, dan Opt frames dan perulangan input dan output. Loop frame menunjukkan satu set pesan didalam perulangan. Alt frame menyerupai ifthen-else statement atau switch statement, yang mengizinkan menjalankan beberapa set pesan yang berbeda. Opt frame merupakan suatu optional/pilihan satu set pesan.
27
Gambar 2.13 Three-level detailed Sequence Diagram for Create New Customer Use Case (Satzinger, Jackson, & Burd, 2012: 435)
2.12.6 User Interface Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2012: 189), user interface menggambarkan input dan output yang secara lebih langsung melibatkan system user (pengguna sistem). User interface dapat berupa internal dan external user. Contoh user interface dapat dilihat pada gambar 2.14.
28
Gambar 2.14 Contoh User Interface (Satzinger, Jackson, & Burd, 2012: 203)
2.13
Enterprise Resource Planning (ERP) Menurut Satzinger, Jackson, & Burd (2009: 11), “Enterprise Resource
Planning (ERP) is a process in which an organization commit to using an integrated set of software packages for key information systems.” Yang dapat diterjemahkan, ERP merupakan proses dimana organisasi memutuskan untuk menggunakan seperangkat paket software (perangkat lunak) yang saling terintegrasi untuk kunci sistem informasi. Menurut O'Brien & Marakas (2010: 272), Enterprise Resource Planning (ERP) didefinisikan sebagai tulang punggung lintas fungsi perusahaan yang mengintegrasikan dan mengotomatisasikan banyak proses internal dan sistem informasi dalam hal fungsi produksi, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan, dan sumber daya manusia perusahaan. ERP memberikan pandangan real-time yang terintegrasi dari proses bisnis utama, seperti produksi, proses pemesanan dan
29
inventory management, digabungkan bersama-sama oleh ERP application software dan database yang dikelola oleh database management system.
2.13.1 SAP ERP Menurut Wijaya & Darudianto (2009: 150), SAP berasal dari bahasa Jerman, yaitu Systeme Andwendugen Produkteinder Daten verarbeitung atau dalam bahasa inggris kepanjangan SAP adalah System Application Product in Data Processing. Fungsi Utama SAP ERP adalah: 1. Akuntansi Biaya
5. Manufaktur
2. Akuntansi Manajemen
6. Perencanaan Produksi
3. Penjualan
7. Pengadaan
4. Distribusi
8. Sumber Daya Manusia, Penggajian
Dan menurut Brown et al. (2009: 213), SAP ERP Software merupakan sistem yang sangat terintegrasi dengan erat yang terdiri dari beberapa modul yang menyebut setiap modulnya sebagai “Solution” (Financial, Human Capital Management, Operations, and Corporate Services). Penerapan dari SAP ERP menuntut perusahaan untuk mengubah proses bisnis yang ada menyesuaikan dengan proses yang ada didalam software (perangkat lunak).
2.13.2 Metodologi ASAP ASAP Implementation Phases dapat dilihat pada gambar 2.15, dan berdasarkan Batni (2008) dari perusahaan konsultan Comter, ASAP Roadmap terdiri dari: a. Project Preparation Prepare the initial scope, high-level timelines/plans, project charters, and identification of project members. b. Business Blueprint Identify and document business requirements and goals to establish the ground for future stages of the project. Document ‘as is’ verses ‘to be’ requirements. c. Realization Configures the SAP settings using the Blueprint Document in detail, breaking down the business processes identified within.
30
d. Final Preparation These activities from an integral part of this phase: 1. End-to-testing (of the configured new system) inclusive of UAT (User Acceptance Tests). 2. Training of the Training-Staff or End Users – as pre-designated by the client. 3. System Management Activities (create users, user profiles, allocate roles to profiles). 4. Cut-Over (Data Migration Activities – as of a certain documented point in time). 5. Help-Desk. e. Go-live, support, and continuous improvement – the final phase of the project where newly implemented SAP System is declared as “live” for “day-to-day” business usage. All issues that arise will be documented, supported, resolved, and audit-trailed by a support team on an ongoing immediate basis.
Gambar 2.15 ASAP Implementation Phases (Pol & Paturkar, 2011)
2.14
Time Management Menurut Adebisi (2013), time management adalah seni dalam mengatur
bisnis dan urusan pribadi dalam hal kapan, dimana dan apa yang diharapkan, sesering, mudah, dan dimana-mana, mungkin dan untuk memfasilitasi hal tersebut sesegera mungkin selesai dengan lebih sedikit sumber daya (waktu, energi, uang dan manusia) yang diperlukan. Menurut Singh & Jain (2013), pengertian time management termasuk dalam bagaimana menyusun, menjadwalkan, mempersiapkan dan penyusunan anggaran penggunaan setiap menit individu untuk menyelesaikan tugas harian mereka.
31
2.14.1 SAP Time Management Menurut Singh & Jain (2013), SAP Time Management adalah laporan perbedaan antara waktu kerja yang direncanakan dan waktu kerja yang terjadi sekarang. Istilah-istilah dalam SAP Time Management yaitu: 1. Planned Working Time Dalam SAP AG (2006: 135, 580), planned working time didefinisikan didalam lingkungan bisnis menjadi periode kerja harian dari waktu masuk sampai waktu pulang, diluar jam istirahat. Planned working time merupakan jadwal kerja karyawan untuk period tertentu. Periode waktu kerja dapat ditentukan dengan menspesifikasikan waktu mulai atau waktu berakhir atau sebagai jumlah jam harus bekerja. 2. Work Schedule Dalam SAP AG (2006: 137, 585), elemen utama dari Time Management adalah jadwal kerja karyawan. Jadwal kerja karyawan didalamnya terdapat spesifikasi perencanaan untuk waktu kerja karyawan. Mendeskripsikan durasi dan komposisi dari waktu kerja karyawan untuk hari kerja yang diberikan. Work schedule mendefinisikan model jam kerja seperti shift, jam kerja yang berkelanjutan, atau flextime untuk penjadwalan kerja yang ditentukan untuk ruang kerja atau proses kerja. 3. Infotypes Dalam SAP AG (2006: 77), infotype merupakan suatu pengelompokan data. Data fields dikelompokkan menjadi kelompok data atau kesatuan informasi sesuai dengan isinya. Dalam Human Resources, kesatuan informasi ini disebut information types atau disingkat menjadi infotypes. Infotypes memiliki penamaan dan terdiri dari empat digit kata kunci. Contoh infotypes untuk alamat adalah 0006. 4. Absence Absence merupakan suatu periode waktu didalam planned working time dimana karyawan tersebut tidak bekerja, meliputi ketidakhadiran dikarenakan untuk liburan dan sakit. Absence menggambarkan kebalikan dari personal work schedule. (SAP AG, 2006: 569) 5. Absence Quota
32
Hak karyawan terhadap ketidakhadiran tertentu. Kuota tersebut memiliki periode validitas dan dikurangi oleh setiap ketidakhadiran yang tercatat. (SAP AG, 2006: 569) 6. Actual Time Semua data waktu yang tercatat mendokumentasikan waktu kehadiran sesungguhnya atau waktu ketidakhadiran karyawan sesungguhnya. Actual time memiliki arti yang bertolak belakang dengan planned working time. (SAP AG, 2006: 569) 7. Attendance Periode waktu selama jadwal kerja karyawan yang direncanakan dimana karyawan bekerja untuk perusahaan, tetapi tidak bekerja di tempat biasa dengan tugas pekerjaan biasa. Attendance menggambarkan deviasi didalam personal work schedule. Attendances meliputi perjalanan bisnis dan partisipasi seminar. (SAP AG, 2006: 570) 8. Attendance Quota Menggambarkan pembatasan waktu karyawan terhadap hak untuk kehadiran tertentu. Salah satu contohnya yaitu persetujuan lembur. Pencatatan kehadiran untuk jenis ini mengurangi hak karyawan. (SAP AG, 2006: 571) 9. Daily Work Schedule Daily work schedule merupakan penjelasan berbasis karyawan tentang jumlah dan lamanya waktu kerja dari hari kerja yang diberikan. (SAP AG, 2006: 572) 10. Period Work Schedule Period work schedule mendefinisikan durasi dan komposisi dari waktu kerja karyawan untuk setiap periode yang diberikan (satu minggu, sebagai contoh). Period work schedule berlaku untuk setiap hari yang ada di periode. (SAP AG, 2006: 579) 11. Public Holiday Calendar Public holiday calendar merupakan kombinasi dari kalender 12 bulan dan daftar dari semua hari libur yang ada didalam satu tahun kalender. Public holiday calendar memberikan gambaran umum dari semua hari kerja dan semua hari off untuk satu tahun kalender. Public holiday calendar dapat dibuat untuk periode validitas selama beberapa tahun. Public holiday calendar dapat ditentukan
33
berdasarkan negara dan daerah implementasi, dan diadaptasi sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan. (SAP AG, 2006: 581) 12. Substitution Substitusi merupakan waktu kerja karyawan yang menyimpang dari waktu kerja yang direncanakan dan/atau dibayarkan pada rate yang berbeda karena karyawan bekerja pada suatu posisi alternatif. Substitusi memungkinkan deviasi jangka pendek terhadap jadwal kerja, sekaligus pembayaran yang berbeda untuk karyawan yang dicatat ke dalam sistem. Substitusi dapat diatur tanpa memperhatikan apakah absen karyawan tersebut sungguh diganti atau disubstitusi untuk sementara. (SAP AG, 2006: 582, 583) 13. Time Constraint Menentukan apakah suatu data harus didefinisikan tanpa time gaps, dan/atau apakah tumpang tindih atau benturan diperbolehkan. (SAP AG, 2006: 583) 14. Time Evaluation Time evaluation menghitung jam kerja sesungguhnya dan waktu ketidakhadiran yang dicatat dengan mengevaluasi informasi kehadiran dan ketidakhadiran yang masuk oleh karyawan namun bertentangan dengan peraturan sah, persetujuan bersama atau kebijakan internal perusahaan yang diatur didalam sistem SAP. Time evaluation merupakan program khusus yang dihasilkan secara periodik untuk menentukan planned working times dan overtime, bertambah dan berkurang time accounts (seperti time off account) dan memilih jenis upah (seperti bonus) untuk menjalankan payroll. Skenario khusus didokumentasi oleh pesan sistem. (SAP AG, 2006: 583) 15. Time Quota Interval waktu dimana karyawan dimungkinkan untuk bekerja atau absen didalam kondisi tertentu. (SAP AG, 2006: 583) 16. Time Recording Time recording menangkap dan mengevaluasi semua informasi waktu karyawan yang dibutuhkan untuk menjalankan payroll dalam payroll accounting. Informasi waktu tersebut meliputi attendance, absence, atau ketersediaan data untuk karyawan. Data dari luar sistem, seperti terminal pencatatan waktu, juga dapat ditransfer ke SAP R/3. Dengan cara ini, waktu masuk dan keluar karyawan dapat dimasukkan dan dievaluasi. (SAP AG, 2006: 584)
34
17. Work Schedule Rule Fitur penugasan digunakan untuk menspesifikasikan tanggal referensi untuk suatu periode jadwal kerja. Contoh: suatu periode jadwal kerja terdiri dari rangkaian jadwal kerja yang menentukan kapan karyawan bekerja. Periode jadwal kerja didasarkan pada pertimbangan bisnis dan tidak pada tanggal atau hari di minggu tersebut. Work schedule rule menugaskan referensi tanggal tertentu ke jadwal kerja, dan menspesifikasikan tanggal mulai dan hari libur, sekaligus pola untuk periode jadwal kerja. (SAP AG, 2006: 585)
2.15
Blueprint Menurut Kubba (2009: 1), blueprint adalah tipe dari paper-based production
yang biasanya menggambarkan dokumentasi secara teknikal dari sebuah objek, sebuah arsitektur atau rancangan engineering. Blueprint merupakan representasi dari apa yang ingin dibangun. Blueprint menggambarkan secara spesifik tentang representasi dengan tepat dan jelas tentang sesuatu yang akan dibangun. Blueprint menjadi sangat kritikal untuk komunikasi yang menyediakan sebuah informasi yang dibutuhkan.
35
2.16
Kerangka Pikir
Gambar 2.16 Kerangka Pikir
36
Proses bisnis Kirana Megatara Group akan secara umum dijelaskan pada tahapan deskripsi dan analisis proses bisnis perusahaan. Selain penjelasan dari proses bisnis secara umum, akan dilakukan analisis dengan tujuan untuk memahami secara mendalam tahapan yang ada dan penting untuk dipahami karena akan berkaitan dengan tahapan yang ada selanjutnya. Berdasarkan deskripsi proses bisnis secara umum, kemudian akan dilakukan analisis pada 15 pabrik serta 1 head office dari Kirana Megatara Group yang akan dispesifikasikan pada Time Management (absence, attendance, public holidays, clock in-clock out, overtime, substitution). Hal ini dilakukan untuk mengumpulkan informasi yang akan dibutuhkan dalam mengidentifikasi kebutuhan bisnis dan kebutuhan sistem HRIS SAP sub-modul Time Management. Hasil analisis tersebut akan mendukung proses pada tahapan identifikasi kebutuhan bisnis yang akan meng-capture hal-hal yang dibutuhkan dalam aktivitas bisnis perusahaan dan apa yang akan dicapai dalam sistem yang akan diimplementasikan ke depannya (to be). Kebutuhan bisnis secara garis besar akan menjelaskan objektif yang akan dicapai oleh sistem berdasarkan proses bisnis berjalan (as is). Setelah hal yang ingin dicapai pada sistem yang akan diimplementasikan telah di-capture, proses selanjutnya adalah membandingkan business requirements dan system requirements. Dengan menggunakan Fit Gap Analysis, akan dianalisis business requirements yang cocok dengan system requirements (fit) atau business requirements yang tidak cocok (mismatch) dengan system requirements (gap). Hasil analisis menggunakan metode Fit Gap Analysis akan memetakan perbandingan antara business requirements dan system requirements. Hasil dari pemetaan tersebut akan dijadikan sebagai informasi yang menjadi dasar pada tahapan selanjutnya yaitu menentukan solusi perancangan sistem. Berdasarkan informasi yang telah didapatkan dari hasil analisis terhadap business requirements dan system requirements, teknik pemodelan use case diagram, activity diagram, use case description, domain model class diagram, three layer sequence diagram, dan user interface akan digunakan untuk memudahkan dalam memahami solusi perancangan bisnis yang telah dihasilkan sebelumnya. Sebagai hasil akhir dari tahapan yang telah dilakukan sebelumnya, objektif yang akan dicapai adalah menghasilkan Blueprint, dimana Blueprint akan dijadikan
37
landasan dasar dalam merancang sistem HRIS SAP sub-modul Time Management pada Kirana Megatara Group.
38
