BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Teori Umum Sesuai dengan judul skripsi penulis tentang “Strategi Komunikasi Public Relations Dalam Mengatasi Konflik Komunikasi Internal Organisasi di PT. The Net Indonesia, di Cengkareng (Periode 2012)” , maka penulis menggunakan teori-teori umum sebagai pembahasan dalam penulisan skripsi kali ini, antara lain: 2.1.1 Komunikasi Manusia sangat membutuhkan komunikasi untuk penyampain informai kepada individu yang lain karena manusia adalah makhluk sosial. Dengan komunikasi manusia dapat memahami dan mengerti apa yang disampaikan oleh lawan bicaranya. Oleh kerena itu, komunikasi merupakan aspek yang sangat diperlukan dan dibutuhkan oleh semua makhluk hidup. Hanya manusia yang masih hiduplah yang membutuhkan komunikasi. Menurut Laswell komunikasi adalah : “komunikasi adalah proses penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan melalui media yang menimbulkan efek tertentu.” ( Effendy,2004: 10)
15
16 Menurut (Muhammad 2007) mengutip dari para ilmuan tentang pemahaman teori komunikasi ialah : 1. Menurut William J. Seller “Komunikasi adalah proses dengan nama simbol verbal dan nonverbal dikirimkan, diterima dan diberi arti” 2. Menurut Forsdale “Komunikasi adalah suatu proses memberikan signal menurut aturan tertentu, sehingga dengan cara ini suatu sistem dapat didirikan, dipelihara dan diubah” Komunikasi pada zaman sekarang sangat penting dalam suatu bisnis, sharing, memberikan pendapat, nasehat, terlebih lagi dalam membangun hubungan yang baik dan sebagainya. Ketika komunikasi dalam dapat membangun hubungan yang baik, komunikasi itu sendiri memiliki arti dan peran tersendiri dalam membangun hubungan yang baik. Adapun bentuk-bentuk komunikasi yang memiliki arti dan peran tersendiri ketika digunakan untuk membangun hubungan yang baik. Menurut Effendy (2004: 7) Komunikasi terbagi atas dua yaitu : 1. Komunikasi personal (Personal Communication) “Komunikasi
antara
komunikator
dengan
komunikan,
komunikasi jenis ini dianggap paling efektif dalam upaya mengubah sikap, pendapat atau perilaku seseorang, karena sifatnya yang dialogis percakapan. Arus balik bersifat langsung, komunikator
17 mengetahui tanggapan komunikan ketika itu juga. Pada saat komunikasi dilancarkan, komunikator mengetahui secara pasti apakah komunikasinya positif atau negatif, berhasil atau tidaknya. Jika ia dapat memberikan kesempatan
pada
komunikasi
ini
komunikan
untuk bertanya seluas-luasnya”
berlangsung
secara
sederhana,
yaitu
berhadapan langsung yang disebut F2F. dan komunikasi ini bersifat dua arah atau timbal balik. 2. Komunikasi kelompok “komunikasi kelompok adalah komunikasi seseorang atau komunikator dengan sejumlah orang (komunikan) yang berkumpul bersama-sama dalam satu kelompok. Yang terdiri dari kelompok besar dan kecil.” Ketika komunikasi mempunyai bentuk dan peran nya tersendiri dalam penggunaanya, begitu pula komunikasi mempunyai tujuan terpenting dalam komunikasi itu sendiri. Menurut Effendy (2007: 5), tujuan dari komunikasi itu sendiri baik itu komunikasi personal ataupun komunikasi kelompok ialah : 1. “Mengubah sikap ( to change the attitude ) Seperti telah dikemukakan sebelumnya dalam pembahasan, fungsi komunikasi adalah mempengaruhi seseorang. Tahap selanjutnya setelah seseorang terpengaruh ia akan merubah sikapnya. Inilah salah satu tujuan komunikasi. Mengubah sikap seseorang menjadi seperti yang diharapkan oleh si pemberi informasi.
18 2. Mengubah opini / pendapat / pandangan ( to change the opinion ) Salah satu tujuan komunikasi adalah mengubah pendapat atau opini seseorang
sesuai dengan yang diharapkan oleh pihak
tertentu. 3. Mengubah perilaku ( to change the behaviour ) Mengubah perilaku seseorang sesuai dengan informasi yang telah diberikan sehingga berperilaku sesuai yang diharapkan oleh si pemberi informasi. 4. Mengubah masyarakat ( to change the society ) Apabila dalam point di atas perilaku dititikberatkan lebih kepada individu, dalam point ini, perubahan dititikberatkan pada suatu kelompok yang bersifat lebih dari satu, bahkan lebih dari dua. Sehingga perubahan terjadi secara masal.” Begitu mengetahui bentuk dan tujuan dari komunikasi itu sendiri, perlu diketahui apa komponen dasar yang terdiri dari komunikasi itu sendiri. Menurut Muhammad Arni (2007) ada lima dasar komponen dalam komunikasi yaitu : 1. Pengirim pesan Pengirim pesan adalah individu atau orang yang menyimpan pesan. Pesan atau informasi yang akan dikirimkan berasal dari otak si pengirim. Oleh sebab itu sebelum pengirim mengirimkan pesan, si pengirim harus menciptakan dulu pesan yang akan
19 dikirimkannya. Menciptakan pesan adalah menentukan arti apa yang akan dikirimkan kemudian menyandikan/encode arti tersebut ke dalam bentuk satu pesan sesudah itu baru dikirim melalui saluran. 2. Pesan Pesan adalah informasi yang akan dikirimkan kepada si penerima. Pesan ini dapat berupa verbal maupun nonverbal. Pesan secara verbal seperti: surat, buku, majalah, memo. Sedangkan secara lisan dapat berupa percakapan melalui
telepon, radio dan
sebagainya. Pesan nonverbal dapat berupa isyarat, gerakan badan, ekspresi muka dan nada suara. 3. Saluran Saluran adalah jalan yang dilalui pesan dari si pengirim dengan si penerima. Channel yang biasa dalam komunikasi adalah gelombang cahaya dan suara yang dapat kita lihat dan dengar. Akan tetapi alat dengan apa cahaya atau suara itu berpindah mungkin berbeda-beda. Misalnya bila dua orang berbicara tatap muka gelombang suara dan cahaya di udara berfungsi sebagai saluran. 4. Penerima pesan Penerima
pesan
adalah
yang
menganalisis
menginterpretasikan isi pesan yang dierimanya.
dan
20 5. Balikan Balikan adalah respon terhadap pesan yang diterima yang dikirimkan kepada si pengirim pesan. Dengan diberikannya reaksi ini kepada si pengirim, pengirim akan dapat mengetahui apakah pesan yang dikirmkan tersebut diinterpretasikan sama dengan apa yang dimaksudkan oleh si pengirim. Bila arti pesan yang dimaksudkan oleh si pengirim diinterpretasikan sama oleh si penerima berarti komunikasi tersebut efektif. Dari kesimpulan diatas yang dikemukakan oleh para teori, bahwa komunikasi adalah penyampaian informasi dari komunikator ke komunikan untuk memberikan informasi dengan saluran atau media yang ada, guna nya mendapatkan timbal balik. Komunikasi ini digunakan dalam bentuk personal ataupun kelompok dan mempunyai tujuan untuk mempengaruhi dan merubah pola pikir atau tindakan dari si penerima dengan harapan dari si pemberi informasi sesuai dengan sikap atau respon yang diberikan. Menurut Liliweri dalam bukunya komunikasi antar budaya dikatakan bahwa komunikasi terdapat 3 pandangan, yaitu: komunikasi dipandang sebagai aktivitas simbolis, proses dan pertukaran makna. 1. Komunikasi sebagai aktivitas simbolis Kita sebut ‘komunikasi sebagai aktivitas simbolis’ karena aktivitas
berkomunikasi
menggunakan
simbol-simbol
21 bermakna yang diubah kedalam
kata-kata (verbal) untuk
ditulis dan diucapkan atau simbol ‘bukan kata-kata verbal’ (nonverbal) untuk ‘diperagakan’ . Simbol komunikasi itu dapat berbentuk tindakan dan aktivitas manusia, atau tampilan objek yang mewakili makna tertentu. 2. Komunikasi sebagai proses Disebut proses karena komunikasi merupakan aktivitas yang dinamis, aktivitas yang berlangsung secara bersinambung sehingga ia terus mengalami perubahan. 3. Komunikasi sebagai pertukaran makna Kegiatan komunikasi memang merupakan kegiatan mengirim atau menerima pesan namun pada galibnya pesan tidak berpindah, yang berpindah adalah makna pesan tersebut. Makna yang dimaksud ialah pesan yang dimaksud oleh pengirim dan diharapkan akan dimengerti pula oleh penerima. 2.1.2 Komunikasi Organisasi 2.1.2.1 Definisi Komunikasi Organisasi Komunikasi bisa terjadi dimana saja, kapan saja dan bahkan dalam bentuk apa saja. Salah satunya komunikasi sangat digunakan dalam organisasi yang ada dalam suatu perusahaan. Dimana komunikasi sangat memegang peran yang sangat penting dan dan mempunyai nilai yang besar dalam organisasi. Karena
22 tanpa komunikasi, organisasi tidak dapat berjalan dengan baik dan bahkan akan terjadi perbedaan pendapat atau kesalahpahaman karena kurangnya informasi atau tidak baiknya komunikasi yang digunakan. Menurut Goldhaber dalam bukunya Muhammad (2007), memberikan definisi komunikasi organisasi ialah “organizational communications is the process of creatingand exchanging messages within a network of interdependent relationship to cope with environmental uncertainly.” Komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu berubah-ubah. Definisi diatas mengandung tujuh konsep kunci yaitu proses, pesan, jaringan, saling tergantung, hubungan, lingkungan dan ketidakpastian. Masing-masing dari konsep kunci ini akan dijelaskan satu persatu secara ringkas. (Muhammad, 2007:67-74). 1. Proses Suatu organisasi adalah suatu sistem terbuka yang dinamis yang menciptakan dan saling menukar pesan di antara anggotanya. Karena gejala menciptakan dan menukar informasi ini berjalan terus-menerus dan tidak ada hentinya maka dikatakan sebagai suatu proses.
23 2. Pesan Yang dimaksud pesan adalah susunan simbol yang penuh
arti
tentang
orang,
objek,
kejadianyang
dihasilkan oleh interaksi dengan orang.
Untuk
berkomunikasi seseorang harus sanggup menyusun suatu gambaran mental, member gambaran itu nama dan mengembangkan suatu perasaan terhadapnya. Komunikasi
tersebut
efektif
kalau
pesan
yang
dikirimkan itu diartikan sama dengan apa yang dimaksudkan oleh si pengirim. 3. Jaringan Organisasi terdiri dari satu seri orang yang tiap-tiapnya menduduki
posisi
atau
peranan
tertentu
dalam
organisasi. Ciptaan dan pertukaran pesan dari orangorang ini sesamanya terjadi melewati suatu set jalan kecil yang dinamakan jaringan komunikasi. Suati jaringan komunikasi ini mengkin mencakup hanya dua orang, beberapa orang, atau keseluruhan organisasi. 4. Keadaan saling tergantung Konsep kunci komunikasi organisasi keempat adalah keadaan yang saling tergantung satu bagian dengan bagian lainnya. Hal ini telah menjadi sifat dari suatu
24 organisasi yang merupakan suatu sistem terbuka. Bila suatu bagian dari organisasi mengalami gangguan maka akan berpengaruh kepada bagian lainnya dan mungkin juga kepada seluruh sistem organisasi. 5. Hubungan Konsep kunci yang kelima dari komunikasi organisasi adalah hubungan. Karena organisasi merupakan suatu sistem terbuka, sistem kehidupan sosial maka untuk berfungsinya bagian-bagian itu terletak pada tangan manusia. Dengan kata lain jaringan melalui mana jalannya pesan dalam suatu organisasi dihubungkan oleh manusia. 6. Lingkungan Yang dimaksud dengan lingkungan adalah semua totalitas
secara
fisik
dan
faktor
sosial
yang
diperhitungkan dalam pembuatan keputusan mengenai individu dalam suatu sistem. Lingkungan ini dapat dibedakan atas lingkungan internal dan lingkungan eksternal. Yang termasuk lingkungan internal adalah personalia (karyawan), staff, golongan fungsiona dari organisasi, dan komponen organisasi lainnya seperti tujuan, produk dan sebagainya. Sedangkan lingkungan
25 eksternal dari organisasi adalah langganan, leveransir, saingan dan teknologi. 7. Ketidakpastian Yang dimaksud ketidakpastian adalah perbedaan informasi yang tersedia dengan informasi yang diharapkan. Misalnya suatu organisasi memerlukan informasi
mengenai
aturan
pemerintah
yang
berpengaruh kepada produksi barang-barangnya. Jika organisasi ini banyak informasi mengenai hal ini maka mereka akan lebih pasti dalam memproduksi hasil organisasinya yang sesuai dengan standar yang ditentukan oleh pemerintah. Komunikasi organisasi terdapat dalam hubungan internal yang dijalin di suatu organisasi atau perusahaan yang ada. Yang dimana, komunikasi organisasi mempunyai hubungan yang secara informatif dan dua arah. Menurut Ambar (2009: 95), “lingkungan internal adalah sesuatu yang dimiliki organisasi, baik yang melekat pada struktur, maupun pendukung, baik yang bersifat material maupun immaterial, baik yang berwujud maupun yang tidak berwujud, yang dapat membentuk kekuatan atau kelemahan organisasi dengan tepat.” Jadi, komunikasi organisasi internal adalah bagian dari organisasi yang telah dibentuk oleh atau sudah ada dalam organisasi itu sendiri dan ini bersifat untuk internal
26 tidak ada eksternal. Karena, yang mengetahui hubungan internal dan yang menjadikan hubungan internal itu baik ialah dengan komunikasi organisasi internal itu sendiri. 2.1.2.2 Macam-macam Komunikasi Organisasi Dalam
organisasi
perlu
adanya
komunikasi
yang
mendukung satu kesatuan dalam memajukan visi dan misi perusahaan dan termasuk membangun hubungan melalui empat arah, yaitu: kebawah, keatas, horizontal, dan diagonal. Menurut (Purwanto, 2006: 40-46). 1.
Downward Communication (komunikasi ke bawah) Aliran komunikasi dari manajer ke bawahan tersebut, umumnya
terkait
dengan
tanggung
jawab
dan
kewenangannya dalam suatu organisasi. Seorang manajer yang menggunakan jalur komunikasi ke bawah
memiliki
informasi,
tujuan
mengarahkan,
untuk
menyampaikan
mengoordinasikan,
memotivasi, memimpin, dan mengendalikan berbagai kegiatan yang ada di level bawah. Jalur komunikasi yang berasal dari atas (manajer) ke bawah (karyawan) merupakan penyampain pesan yang dapat berbentuk perintah, instruksi, maupun prosedur untuk dijalankan para bawahan dengan sebaik-baiknya. Untuk mencapai tujuan
yang
dikehendaki,
perlu
diperhatikan
27 penggunaan bahasa yang sama, sederhana, tidak bertele-tele dan mudah dipahami dalam penyampaian pesan. Sebagai contoh, penyampaian pesan yang berasal dari manajer umum ke manajer produksi, kemudian ke publik, selanjutnya baru sampai ke karyawan menggunakan saluran komunikasi yang cukup
panjang
dan
berpotensi
menimbulkan
kesalahpahaman berkomunikasi. Untuk lebih mudah simak gambar dibawah ini.
Manajer Umum
Manajer Pemasaran
Penjuala n
Promosi
Manajer Produksi
Pabrik
Penelitia n
Karyawan Gambar 2.1 Komunikasi dari atas ke bawah
Manajer Keuangan
Akunta nsi
Keuanga n
28 2. Upward
communication
(Komunikasi
ke
atas)
organisasi yang efektif memerlukan komunikasi ke atas sama banyak dengan komunikasi ke bawah yang diperlukannya. komunikator
Dalam berada
situasi
di
tingkat
semacam bawah
itu, dalam
organisasi, sedangkan penerima berada ditingkat atas. Contoh
staf
memberikan
laporan,
saran-saran,
pengaduan, kritikan, kotak saran, dsb kepada pimpinan Menurut Planty dan Machaver dalam bukunya (Muhammad, 2007:120), prinsip komunikasi ke atas ialah: a. Program komunikasi ke atas yang efektif harus direncanakan b.
Program komunikasi ke atas berlangsung terusmenerus.
c. Program
komunikasi
ke
atas
yang
efektif
yang
efektif,
menggunakan saluran yang rutin. d. Program
komunikasi
ke
atas
menekankan kesensitifan dan penerimaan ide-ide yang menyenangkan dari level yang lebih rendah. e. Program
komunikasi
ke
atas
yang
efektif
memerlukan pendengar yang objektif. Supervisor
29 dan manajer hendaklah memberikan waktunya untuk mendengarkan bawahan dengan objektif. Reaksi, yang memperlihatkan kekurangseriusan dan sikap mendengarkan yang menjengkelkan, memperlihatkan
kepada
bawahan
bahwa
komunikasi ke atas sesungguhnya tidak diingini. f. Program
komunikasi
memerlukan
ke
pengambilan
atas
yang
tindakan
efektif
berespons
terhadap masalah. g. Program
komunikasi
menggunakan
ke
atas
bermacam-macam
yang media
efektif dan
metode untuk memajukan arus informasi. Metode yang paling efektif dari komunikasi ke atas adalah kontak tatap muka sehari-hari dan percakapan di antara supervisor dan bawahan. 3. Horizontal Communication (Komunikasi Horisontal) jenis
komunikasi
ini
sering
diabaikan
dalam
mendesain organisasi. Jika seorang kepala departemen pemasaran mengenai tawaran lokakarya di fakultas ekonomi sebuah perguruan tinggi, arus komunikasinya adalah horisontal. Meskipun arus komunikasi vertikal (ke atas dan ke bawah) merupakan pertimbangan pokok dalam mendesain organisasi, tetapi organisasi
30 yang efektif juga memerlukan komunikasi horizontal. Contohnya: komunikasi antara departemen produksi dengan departemen penjualan dalam organisasi bisnis dan diantara jurusan atau fakultas dalam sebuah universitas, diperlukan untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan berbagai fungsi organisasi. Menurut
(Muhammad,2007:121),
Tujuan
dari
komunikasi horizontal ialah: a. Mengkoordinasikan
tugas-tugas.
Kepala-kepala
bagian dalam suatu organisasi kadang-kadang perlu mengadakan rapat atau pertemuan, untuk mendiskusikan
bagaimana
tiap-tiap
bagian
memberikan kontribusi dalam mencapai tujuan organisasi. b. Saling membagi informasi untuk perencanaan dan aktivitas-aktivitas. Ide dari banyak orang biasanya akan lebih dari pada ide satu orang. Oleh karena itu komunikasi horizontal sangatlah diperlukan untuk mencari ide yang lebih baik. Dalam merencanakan suatu program latihan atau program hubungan dengan masyarakat, anggota-anggota dari bagian perlu saling membagi informasi untuk membuat perencanaan apa yang akan mereka lakukan.
31 c. Memecahkan masalah yang timbul di antara orangorang yang berada dalam tingkat yang sama. Dengan adanya keterlibatan dalam memecahkan masalah akan menambah kepercayaan dan moral dari karyawan. d. Menyelesaikan konflik di antara anggota yang ada dalam bagian organisasi dan juga antara bagian dengan bagian lainnya. Penyelesaian konflik ini penting bagin perkembangan sosial dan emosional dari anggota dan juga akan menciptakan iklim organisasi yang baik. e. Menjamin pemahaman yang sama. Bila perubahan dalam suatu organisasi disusulkan, maka perlu ada pemahaman yang sama antara unit-unit organisasi atau anggota unit organisasi tentang perubahan itu. Untuk itu mungkin suatu unit dengan unit lainnya mengadakan rapat untuk mencari kesepakatan terhadap perubahan tersebut. f. Mengembangkan sokongan interpersonal. Karena sebagian
besar
berinteraksi
dari
dengan
waktu temannya
kerja maka
karyawan mereka
memperoleh sokongan hubungan interpersonal dari temannya. Hal ini akan memperkuat hubungan di
32 antara sesama karyawan
dan akan membantu
kekompakkan dalam kerja kelompok. Interaksi ini akan mengembangkan rasa sosial dan emosional karyawan. 4. Diagonal Communication (Komunikasi Diagonal) meskipun komunikasi diagonal mungkin merupakan saluran yang paling jarang dipakai dalam organisasi, saluran ini penting dalam situasi dimana para anggota tidak dapat berkomunikasi secara efektif melalui saluran lainnya. Contoh: pengawasan keuangan sebuah perusahaan besar ingin melakukan analisis distribusi biaya.
Salah
satu
bagian
tugas
itu
mungkin
mengharuskan para wiraniaga menyampaikan laporan khusus secara langsung kepada pengawas keuangan itu, dan bukan melalui saluran tradisional dalam departemen
pemasaran.
Dengan
demikian,
arus
komunikasi berlangsung secara diagonal dan bukan vertikal (ke atas) dan horisontal. Dalam kasus ini, saluran
diagonal
mungkin
merupakan
bentuk
komunikasi yang paling efisien dipandang dari segi waktu dan upaya organisasi. 2.1.2.3 Kepuasan Komunikasi Organisasi
33 Yang dimaksud dengan istilah kepuasan komunikasi organisasi menurut Redding
dalam bukunya (Muhammad,2007) adalah semua
tingkat kepuasan seorang karyawan mempersepsi lingkungan komunikasi secara keseluruhan. Konsep kepuasan ini memperkarya ide iklim komunikasi. Iklim mencakup kepuasan anggota organisasi terhadap informasi yang tersedia. Menurut (Muhammad,2007), Kepuasan dengan komunikasi muncul dari kombinasi faktor-faktor berikut: 1. Kepuasan dengan pekerjaan. Ini mencakup hal-hal yang berkenaan dengan dengan pembayaran, keuntungan, naik pangkat, pekerjaan itu sendiri. Dari hasil penelitian ternyata bahwa
kepuasan
dalam
aspek
pekerjaan
memberikan
sumbangan kepada konsumen komunikasi. 2. Kepuasan dengan ketetapan informasi. Faktor ini mencakup tentang tingkat kepuasan dengan informasi, kebijaksanaan, teknik-teknik baru, perubahan administrative dan staf, rencana masa datang dan penampilan pribadi. Kelihatannya kepuasan dengan ketetapan informasi yang diterima penting bagi konsep kepuasan komunikasi organisasi. 3. Kepuasan dengan kemampuan seseorang yang menyarankan penyempurnaan. Faktor ini mencakup hal-hal sebagai tempat di
mana
pemberitahuan
komunikasi mengenai
seharusnya perubahan
disempurnakan, untuk
tujuan
34 penyempurnaan dan strategi khusus yang digunakan dalam membuat perubahan. Kepuasan dengan bermacam-macam perubahan yang dibuat, bagaimana perubahan itu dibuat dan diinformasikan, kelihatannya mempunyai hubungan dengan kepuasan komunikasi organisasi. 4. Kepuasan
dengan
efisiensi
bermacam-macam
saluran
komunikasi. Faktor ini mencakup melalui mana komunikasi disebarluaskan dalam organisasi, mencakup peralatan, buletin, memo, materi tulisan. Keputusan komunikasi tampaknya berhubungan dengan pandangan orang mengenai berapa efisiennya media untuk menyebarkan informasi dalam organisasi. 5. Kepuasan dengan kualitas media. Yang berhubungan dengan faktor ini berapa baiknya mutu tulisan, nilai informasi yang diterima, keseimbangan informasi yang tersedia dan ketetapan informasi yang datang. Hasil penelitian menyarankan bahwa penampilan, ketetapan dan tersedianya informasi mempunyai pengaruh kepada kepuasan orang dengan komunikasi dalam organisasi. 6. Kepuasan dengan cara komunikasi teman sekerja. Faktor ini mencakup komunikasi horizontal, informal dan tingkat kepuasan yang timbul dari diskusi masalah dan mendapatkan
35 informasi dan teman sekerja. Kepuasan dengan komunikasi berhubungan yang memuaskan dengan teman sekerja. 7. Kepuasan dengan keterlibatan dalam komunikasi organisasi sebagai suatu kesatuan. Faktor ini mencakup hal-hal keterlibatan hubungan dengan organisasi. Dukungan atau bantuan dari organisasi dan informasi dari organisasi. Kelihatan bahwa rasa puas dalam komunikasi organisasi dipengaruhi oleh aspek-aspek organisasi seperti dipercaya, sokongan dan tujuan kinerja yang tinggi.
2.2 Teori Khusus 2.2.1 Pengertian Public Relations Kegiatan komunikasi dalam PT. The Net Indonesia dapat dilakukan melalui membangun hubungan komunikasi yang terjalin salah satunya public relations. Dalam hal ini, seorang public relations dalam perusahaan memiliki peran yang sangat penting
dalam
membangun
hubungan
komunikasi
dalam
organisasi internal. Menurut Cutlip (2007: 6) “public relations adalah fungsi manajemen yang membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan bermanfaat antara organisasi dengan publik yang mempengaruhi kesuksesan atau kegagalan organisasi tersebut.”
36 “Menurut
saka
public
relations,
pada
prinsipnya
merupakan suatu kegiatan yang terencana dan suatu usaha yang terus menerus untuk dapat memantapkan dan mengembangkan itikad baik (goodwill) dan pengertian yang timbale balik (mutual understanding) antara suatu organisasi dengan masyarakat.” (Gafar 2007: 91) Menurut Soo-Yeon, Bryan H Reber. Journalism and Mass Communication Quarterly. Columbia: Spring 2009. Vol. 89, Edisi 1 ; pg.157, 18 pgs: “Professional standards of public relations should be viewed in the context of maintaining an organization ‘s longrange stability and harmony with a changing social environment. Bivins noted that public relations “clarification of its ethical obligation to serve the public interest is vital if it is to accomplish its goal and if it is to be accepted as a legitimate profession by society.”
He also emphasized the importance of
“public
interest” in defining professionalism, stating. “although serving the public interest is not necessarily a criterion used to define professionalism, it is the most often cited of the values of professionalism.” Therefore, attaining professionalism in public relations depends largely on acting in a socially responsible manner.”
37 “Standar professional dari seorang public relations harus dilihat dari konteks dalam menjaga stabilitas jangka panjang organisasi dan harmonis dengan lingkungan sosial yang berubahubah. Bivins mencatat bahwa public relations “klarifikasi kewajiban etis untuk melayani kepentingan publik sangat penting untuk mencapai tujuan dan jika itu harus diterima sebagai profesi yang sah oleh masyarakat.” Dia juga menekankan pentingnya “keinginan
publik”
dalam
mendefinisikan
profesionalisme,
”meskipun melayani kepentingan umum tidak selalu merupakan kriteria yang digunakan untuk mendefinisikan profesionalisme, ini adalah yang paling sering dikutip dari nilai-nilai profesionalisme. Oleh karena itu, mencapai profesionalisme dalam public relatios tergantung pada bertindak dalam secara sosial bertanggung jawab.” Sriramesh dalam jurnalnya yang berjudul, Globalisation and Public relations: The past, present, and future mengatakan : “public relations is the strategic communication that different types of organizations use for establishing and maintaining symbiotic relationships with relevan publics many of whom are increasingly becoming culturally diverse.” “public relations adalah komunikasi strategis yang digunakan berbagai jenis organisasi untuk membangun dan
38 memelihara hubungan simbiotik dengan publik relevan dimana banyak dari mereka yang semakin menjadi budaya beragam.” Definisi diatas dapat dilihat bahwa seorang public relations dalam perusahaan atau organisasi memiliki peran yang sangat penting dan menjadi tombak perusahaan atau organisasi dalam penyampaian komunikasi atau menjalin hubungan. Seperti
yang diketahui,
bahwa dalam
membangun
hubungan internal yang baik diperlukan seorang public relations , karena dimana seorang public relations dapat mengkoordinasikan dan memanajemenkan sikap karyawan atau sistem yang berjalan berjalan disuatu organisasi dengan baik. Serta, dapat menjadikan nya sebagai lembaga umum dan swasta dalam saling membina hubungan komunikasi yang baik melalui seorang public relations. 2.2.1.1 Peran Public Relations dan Fungsi Public Relations
Adapun peran Public Relations menurut Cutlip (2007:6) ialah :
1.
Penasehat ahli
Seorang praktisi Public Relations yang berpengalaman dan memiliki kemampuan tinggi dapat membantu mencarikan solusi dalam penyelesaian masalah hubungan dengan publik. 2.
Fasilitator komunikasi
39 Public Relations bertindak sebagai komunikator atau mediator untuk membantu pihak manajemen dalam hal mendengar apa yang diinginkan dan diharapkan oleh publiknya. 3.
Fasilitator proses pemecahan masalah
Peran Public Relations dalam pemecahan masalah persoalan Public Relations ini merupakan bagian dari tim manajemen. Hal ini dimaksudkan untuk membantu pimpinan organisasi baik sebagai penasihat (adviser) hingga mengambil tindakan eksekusi (keputusan) dalam mengatasi persoalan atau krisis yang tengah dihadapi secara rasional dan profesional. 4.
Teknisi komunikasi
Public Relations sebagai journalist in recident yang hanya menyediakan layanan teknis komunikasi atau dikenal dengan of communication in organization. Adapun fungsi public relations dalam organisasi menurut (Cutlip,2007) ialah : 1.
To ascertain and evaluate public opinion as relate to his organization (mengetahui secara pasti dan mengevaluasi pendapat umum yang berkaitan dengan organisasi)
40 2.
To counsel executive on ways of dealing with public opinion as it exists (menasehati para eksekutif mengenai pendapat umum yang timbul)
3.
To use communication to influence public opinion (menggunakan komunikasi untuk mempengaruhi pendapat umum).
2.2.1.2 Job desk public Relations internal dan eksternal Adapun pekerjaan atau tugas public relations internal menurut (Silih Agung Wasesa,2006) ialah : 1. Mengkomunikasikan kebijaksanaan direksi dan manajemen pada karyawan. 2. Menjelaskan perubahan kebijakan direksi dan manajemen agar karyawan memahami dasar pengambilan keputusan yang diambil. 3.
Membangun
jaringan
komunikasi
interkatif
antara
karyawan, manajemen dan direksi. 4. Membantu proses restrukturisasi, mulai dari sosialisasi kebijaan hingga pelatihan untuk mengurangi dampak buruk restrukturisasi.
41 5. Membantu peningkatan rasa memiliki karyawan terhadap perusahaan. 6. Membantu terciptanya budaya perusahaan yang sesuai dengan visi organisasi. Sedangkan pekerjaan atau tugas public relations eksternal menurut(SilihAgungWasesa,2006)ialah: 1. Mensosialisasikan kebijakan perusahaan kepada publik. 2. Menjelaskan hasl rapat umum pemegang saham. 3. Menjelaskan hasil dan dasar diadakannya rapat umum luar biasa pemegang saham. 4. Membantu pemasarasn untuk menciptakan citra produk. 5. Mensosialisasikan prestasi yang dicapai oleh perusahaan. 6.Mengembangkan program-program pengembangan masyarakat, sebagai bentuk tanggung jawab perusahaan kepada pihak. 7. Menyiapkan sarana bagi publik untuk melihat perusahaan secara langsung. 8. Menyiapkan sarana bagi pemerintah dan anggota Dewan Perwakilan Rakyat untuk melihat kinerja perusahaan
42 2.2.2 Strategi Komunikasi Public Relations Dalam menentukan komunikasi yang baik dalam internal organisasi, diperlukan strategi komunikasi public relations, adapun pengertiannya menurut Ruslan (2008: 134), “Strategi public relations adalah alternatif optimal yang dipilih untuk ditempuh guna mencapai tujuan public relations dalam kerangka suatu rencana public relations” Sedangkan menurut Oliver (2007: 69-74) “Strategi komunikasi menunjukkan signifikasi dari public relations dalam proses perubahan strategi komunikasi mencerminkan pentingnya scanning internal untuk mengidentifikasi audience kunci, sub audience dan peralatan yang diperlukan untuk memastikan bahwa sebuah
pendekatan
yang
koheren
dan
terintegrasi
tetap
dipertahankan.” Begitu dengan perencanaan dalam menentukan strategi public relations
juga perlu diperhatikan dan bukan hanya
bagaimana strategi komunikasi public relations. Sebab, dalam strategi komunikasi jika tidak mempunyai perencanaan strategi tersebut maka akan sia-sia.
43 2.3 Kerangka Pikir
STRATEGI KOMUNIKASI PUBLIC RELATIONS
Hubungan yang dibangun dalam internal
Kepuasan staff internal dalam komunikasi yang terjalin
Sumber: Penulis Dalam penulisan dalam penelitian ini, peneliti menggambarkan kerangka fikir yang peneliti hubungkan dengan berbagai faktor yang telah didentifikasikan sebagai masalah yang penting. Dikatakan bahwa dalam organisasi sangat didukung oleh komunikasi yang baik dalam menjalin dan membangun hubungan yang baik dengan staff internal. Komunikasi yang digunakan dalam organisasi biasanya sesuai dengan bentuk dan macam-macam dalam organisasi. Dan biasanya dalam bentuk komunikasi itu terdapat strategi yang mendukung dalam berjalannya komunikasi yang baik.
44 Dalam organisasi biasanya yang memegang peran penting komunikasi dan menjalin hubungan ialah seorang public relations. Yang dimana, peran nya menjalin dan membangun hubungan yang baik antar internal. Bukan hanya membangun hubungan eksternal dengan kompetitor tapi juga membangun hubungan dengan karyawan internal. Ketika dalam suatu organisasi terjadi masalah atau komunikasi yang tidak baik maka peran seorang public relations sangat diperlukan. Begitu pula dengan PT. The Net Indonesia, dalam organisasi ini peneliti mengambarkan bahwa seorang public relations harus mampu membangun hubungan internal dalam organisasi dan biasanya seorang public relations mempunyai strategi komunikasi nya dalam menjalin hubungan dengan para staff internal. Strategi komunikasi public relations dalam membangun hubungan internal akan terlihat ketika kepuasan karyawan telah dipenuhi. Strategi komunikasi yang digunakan dalam PT. The Net Indonesia ini ialah dengan cara face to face atau komunikasi personal antar individu. Dan ini lah yang digunakan strategi komunikasi public relations untuk menciptakan komunikasi internal yang baik dengan antar individu dan setelah proses dari strategi tersebut maka kepuasan dari karyawan akan terpancar dalam mereka mengerjakan pekerjaan dan tugsa mereka dalam organisasi tersebut. Karena ketika hubungan yang baik terjalin maka kinerja kerja pun akan tampak dan ini akan dapat membuat perusahaan menjadi terdepan dalam suatu bidang usaha ataupun dalam memajukan kinerja karyawannya.
