BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1.Sistem Informasi 2.1.1. Pengertian Sistem Informasi Menurut Whitten (2007, p6), sistem informasi adalah suatu pengaturan dari orang, data, proses, dan teknologi informasi yang saling berinteraksi untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, dan menghasilkan kegunaan yang berupa informasi untuk mendukung suatu organisasi. Menurut Reynolds (2010, p7), sistem informasi adalah sekumpulan elemen atau komponen yang saling berhubungan yang mengumpulkan (input), memanipulasi (process), menyimpan, dan mendistribusikan data dan informasi untuk menghasilkan feedback untuk mencapai tujuan. Sedangkan menurut Oz (2009, p35), sistem informasi terdiri dari semua komponen yang bekerja sama untuk mengolah data dan menghasilkan informasi. Tiga peran utama yang dapat dilakukan sistem informasi untuk sebuah perusahaan bisnis adalah: 1. Mendukung proses dan operasi bisnis Banyak perusahaan menggunakan sistem informasi berbasis komputer untuk membantu mereka dalam menjalankan bisnisnya, seperti untuk membantu menelusuri persediaan, membayar pegawai, membeli barang dagangan baru, maupun mengevaluasi tren penjualan. 2. Mendukung pengambilan keputusan para pegawai dan manajernya Sistem informasi juga membantu para manajer dan praktisi bisnis lainnya untuk membuat keputusan yang lebih baik, seperti keputusan mengenai jenis investasi yang dibutuhkan, barang dagang yang perlu ditambah atau dihentikan, dan sebagainya. Bukan hanya mendukung pengambilan keputusan, tetapi sistem informasi juga membantu melihat berbagai cara untuk mendapatkan kelebihan dari para pesaing bisnis. 3. Mendukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif Mendapatkan kelebihan strategis dari para kompetitor bisnis membutuhkan penggunaan yang inovatif atas teknologi informasi. Sistem informasi strategis
5
6 dapat membantu menyediakan produk dan layanan yang dapat memberikan keunggulan komparatif bagi perusahaan terhadap para kompetitornya.
2.1.2. Tren Perkembangan Sistem Informasi Aplikasi bisnis dari sistem informasi telah meluas secara signifikan. Hingga tahun 1960-an, sistem informasi berperan secara sederhana, seperti untuk pemrosesan transaksi, pencatatan, akuntansi, dan pemrosesan data elektronik. Hingga kemudian terbentuk konsep sistem manajemen informasi (SIM) yang berfokus pada pengembangan aplikasi bisnis yang memungkinkan end user tingkat manajerial mendapatkan informasi yang mereka butuhkan untuk mendukung pengambilan keputusan. Kemudian pada era tahun 1970-an, produk informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi manajemen dinilai belum cukup memenuhi kebutuhan dalam pengambilan keputusan, sehingga kemudian lahirlah konsep sistem pengambilan keputusan (decision support system). Sistem informasi memiliki peran baru, yaitu untuk memberi end user tingkat manajerial dukungan yang interaktif dan khusus dalam proses pengambilan keputusan. Pada tahun 1980-an, sistem informasi berkembang dengan sangat cepat hingga tahun 1990-an. Berbagai konsep sistem informasi pun dikembangkan, seperti fenomena end-user computing, Executive Information System, Artificial Intelligence, Expert System, Knowledge-based System, hingga Strategic Information System.Seiring dengan pertumbuhan yang cepat dari internet, intranet, ekstranet, dan jaringan global lainnya, kemampuan sistem informasi pada bisnis di awal abad ke-20 pun berubah. Merupakan hal yang umum jika perusahaan berbasis internet dan beroperasi melalui web serta sistem e-business dan e-commerce secara global.
2.1.3. Fungsi Sistem Informasi Fungsi sistem informasi meliputi: a. Area fungsional utama dari bisnis yang penting dalam keberhasilan bisnis, seperti fungsi akuntansi, keuangan, dan sebagainya. b. Kontributor penting dalam efisiensi operasional, produktivitas, dan moral karyawan, serta layanan dan kepuasan pelanggan.
7 c. Sumber utama informasi dan dukungan yang dibutuhkan untuk menyebarluaskan pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer dan praktisi bisnis lainnya. d. Bahan yang sangat penting dalam mengembangkan produk dan jasa yang kompetitif atau memiliki nilai lebih, memberikan kelebihan strategis bagi perusahaan atau organisasi dalam pasar global. e. Peluang karir yang dinamis serta menantang. f. Komponen penting dari sumber daya, infrastruktur, dan kemampuan perusahaan bisnis yang membentuk jaringan. 2.1.4. Jenis-jenis Sistem Informasi Klasifikasi aplikasi sistem informasi yang diimplementasikan dalam dunia bisnis saat ini dapat dibedakan dalam 2 kelompok besar, yaitu sistem pendukung operasi dan sistem pendukung manajemen.
Gambar 1.1 Klasifikasi Konseptual Aplikasi Sistem Informasi (Sumber :O’Brien, & A., J. , 2005, p16)
2.1.4.1. Sistem Pendukung Operasi Sistem pendukung operasi menghasilkan berbagai produk informasi yang dapat digunakan untuk memproses transaksi bisnis, mengendalikan
8 proses industrial, mendukung komunikasi dan kerja sama perusahaan, serta memperbaharui database perusahaan. Sistem pendukung operasi ini terdiri atas: 1. Sistem Pemrosesan Transaksi Merupakan sistem pendukung operasi yang berperan untuk memproses
data
yang
dihasilkan
dari
transaksi
bisnis,
memperbaharui database operasional, dan menghasilkan dokumen bisnis. Sistem ini mencatat transaksi ke dalam dua cara dasar, yaitu pemrosesan batch, dimana transaksi dikumpulkan dan diproses secara periodik,dan pemrosesan real-time, dimana data diproses segera setelah transaksi terjadi. 2. Sistem Pengendalian Proses Mengawasi
dan
mengendalikan
berbagai
proses
industrial.
Misalnya : pengawasan atas proses kimia dalam penyulingan minyak yang menggunakan sensor elektronik yang dihubungkan ke komputer yang membuat penyesuaian instan (real-time) sebagai pengendalian proses penyulingan. 3. Sistem Kerjasama Perusahaan Mendukung dan meningkatkan komunikasi dan kerja sama tim, kelompok kerja, dan perusahaan, serta meliputi aplikasi yang sering disebut sebagai sistem otomatisasi kantor. 2.1.4.2. Sistem Pendukung Manajemen Sistem pendukung manajemen merupakan sistem informasi yang berfokus pada penyediaan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer. Berikut merupakan berbagai jenis utama sistem informasi merupakan bagian dari sistem pendukung manajemen, yaitu: 1. Sistem Informasi Manajemen Memberikan informasi dalam bentuk laporan dan tampilan yang telah ditentukan sebelumnya untuk mendukung pengambilan keputusan bisnis bagi para manajer dan praktisi bisnis lainnya. Misalnya: analisis penjualan dan sistem pelaporan tren biaya. 2. Sistem Pendukung Keputusan Memberikan dukungan interaktif khusus melalui aplikasi komputer untuk proses pengambilan keputusan para manajer dan praktisi
9 bisnis lainnya. Misalnya: perkiraan tingkat laba dan sistem analisis risiko. 3. Sistem Informasi Eksekutif Memberi informasi penting dari SIM, DSS, dan sumber lainnya baik internal maupun eksternal, yang dibentuk sesuai dengan kebutuhan informasi bagi para eksekutif.
2.2. ERP (Enterprise Resource Planning) Menurut Raymond (2007, p13), ERP adalah sistem berbasis komputer yang memungkinkan manajemen dari sumber daya organisasi pada semua perusahaan yang berbasis luas. Menurut Hall (2011, p31), ERP merupakan modul sistem informasi yang memungkinkan organisasi untuk mengotomatisasi dan mengintergrasikan proses bisnis utama. ERP memfasilitasi data sharing, arus informasi, dan pengenalan praktek bisnis umum diantara semua pengguna dalam organisasi. Implementasi sistem ERP merupakan suatu langkah besar bagi organisasi atau perusahaan selama beberapa tahun. ERP membantu proses bisnis perusahaan skala besar dalam menggunakan database yang sama dan shared management reporting tool. Program ERP mendukung operasi proses bisnis sehingga menjadi lebih efisien dengan mengintegrasikan berbagai aktivitas bisnis yang mencakup sales, marketing, manufacturing, accounting, dan staffing. Enterprise Resource Planning mengintegrasikan berbagai area fungsional bisnis. ERP dirancang untuk memberikan kemudahan dalam memproses transaksi organisasi, perencanaan produksi, respon dari pelanggan, serta mengintegrasikan berbagai unit bisnis yang ada dengan data yang terintegrasi dan real-time.ERP juga mendukung pemikiran mengenai tujuan perusahaan, dibandingkan dengan pemikiran yang terbatas pada tujuan dari setiap departemen atau area fungsional. Sebagaimana dituturkan oleh Jawahar dan Muniraja dalam jurnalnya, dua karakteristik dari Enterprise Resource Planning adalah bahwa ERP memiliki banyak variasi dan fleksibel. Misalnya saja, resiko teknologi terus berkembang seiring dengan perkembangan enterprise software. Oleh karena itu sistem harus memiliki variasi dan fleksibilitas yang dapat dimanfaatkan sebagai keuntungan dari strategi yang adaptif. Namun perlu juga diketahui bahwa implementasi ERP memakan biaya yang cukup besar. Biaya untuk implementasi software ERP, hardware, training dan implementasi pendukung lainnya dapat menghabiskan sekitar $200,000 untuk perusahaan kecil (dengan
10 penjualan tahunan berkisar antara $10M hingga $20M), $600,000-$800,000 untuk perusahaan ukuran menengah (dengan penjualan tahunan berkisar antar $40M-$80M), dan beberapa juta dollar untuk perusahaan yang lebih besar, seperti yang diungkapkan oleh Ragowsky dan Gefen (2008,3). 2.2.1. Keuntungan ERP Menurut Monk (2009, p.28), keuntungan dari penggunaan ERP, antara lain : o ERP memungkinkan integrasi global menjadi lebih mudah. Halangan yang disebabkan oleh bahasa, kurs, dan budaya dapat dijembatani secara otomatis dengan adanya data yang terintegrasi. o ERP tidak hanya mengintegrasikan orang dan data, namun juga mengeliminasi proses pembaharuan dan perbaikan pada berbagai sistem komputer yang terpisah. o Memungkinkan manajemen untuk mengelola operasi, tidak hanya memonitor. Karena ERP telah memiliki data yang terintegrasi, maka manager dapat fokus pada perubahan yang dibutuhkan bagi organisasi. o Memungkinkan sistem informasi yang terintegrasi dan berdampak pada proses bisnis yang lebih efisien.
2.3. SAP SAP merupakan singkatan dari Systems, Applications, and Products in Data Processing. SAP AG mengaju pada nama dari salah satu perusahaan perangkat lunak terbesar di dunia, sering disebut sebagai SAP. Perusahaan yang awalnya didirikan oleh mantan pegawai IBM dengan visi menciptakan solusi software perusahaan yang terintegrasi, berbasis di Jerman dan telah berdiri sejak 1972. SAP juga merupakan label yag diberikan secara umum untuk perangkat lunak yang dibuat dan dipasarkan oleh SAP AG. Paket aplikasi yang paling populer sejauh ini adalah SAP R/3, yang bersaing dalam kategori Software Collaborative Business Solutions, yang dirancang untuk memfasilitasi operasi bisnis seperti entry order, warehouse and material management, logistik, penjualan dan distribusi akuntansi keuangan dan aset, manajemen sumber daya manusia, dan sebagainya. Dengan kata lain, SAP telah menawarkan solusi dalam data warehouse (mySAP Business Intelligence, yang mencakup Business Information Warehouse atau SAP BW), manajemen rantai pasokan (Advance Planner and Optimizer atau SAP APO), manajemen hubungan pelanggan (mySAP CRM), manajemen siklus hidup produk (mySAP PLM), business to business procurement (mySAP
11 Supplier Relationship Management, yang terdiri dari Enterprise Buyer Pro atau EBP dan predecessors BBP and B2B), dan sebagainya. Menurut Jacobs (2000,p.17), banyak perusahaan yang telah menerapkan konsep ERP dalam menjalankan bisnisnya. Beberapa alasan perusahaan menggunakan SAP, antara lain: o Mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis. o Perusahaan mengimplementasikan ERP jika memiliki banyak pabrik dan fasilitas yang tersebar di berbagai negara di dunia. o Perusahaan
sadar
bahwa
perusahaan
membutuhkan
perubahan
untuk
memanfaatkan komunikasi masa depan dan teknologi komputasi untuk e-Business dan aplikasi lainnya. R/3 mengintegrasikan informasi dalam suatu organisasi, menyediakan keuntungan dengan memasukkan data tunggal, akses yang cepat, dan data yang sama. Semua user memiliki tampilan window yang sama dan semua proses diintegrasikan dalam data yang sama. Data di-update secara real-time, yang berarti ketika data dimasukkan ke dalam sistem, perubahan ini seketika tersedia untuk setiap orang yang menggunakan sistem. Hal ini berarti integrasi global, baik dari sisi informasi maupun proses. Tidak ada informasi yang berulang. Data disimpan dalam satu tempat dan tersedia untuk digunakan setiap orang dalam perusahaan. Dengan adanya pengintegrasian ini, duplikasi dari informasi dieliminasi, menghemat waktu, dan memperbaiki efisiensi operasi. SAP R/3 meningkatkan efisiensi dan produktivitas melalui integrasi informasi dan proses dalam keseluruhan perusahaan. Informasi yang terkait dengan perusahaan seperti data klien dan data manufacturing masuk ke dalam sistem dalam satu waktu dan satu tempat. Strategi ini mengurangi pemasukan informasi ke dalam sistem yang berkali-kali, sebagaimana dengan tingkat kesalahan yang terkait dengan entri yang berulang, dan meyakinkan bahwa semua divisi dari perusahaan berhubungan memiliki data yang sama dan terbaru. SAP R/3 merupakan paket software yang multi bahasa. Sistem ini mengenali perbedaan mata uang. SAP R/3 mendukung operasi dari beberapa lokasi internasional yang berbeda, pengadaan bahan global atau jasa, distribusi global, dan menyediakan metric performa yang tepat untuk operasi di seluruh dunia. Perancang R/3 telah memasukkan praktik atau proses bisnis yang kontemporer ke dalam software. SAP telah mendokumentasikan proses ”best-practice” yang digabungkan, yang disebut sebagai R/3 Reference Model. Berikut merupakan berbagai modul-modul yang terdapat dalam SAP R/3: o Sales and Distribution (SD)
12 o Materials Management (MM) o Production Planning (PP) o Quality Management (QM) o Plant Maintenance (PM) o Human Resources (HR) o Financial Accounting (FI) o Controlling (Co) o Asset Management (AM) o Project System (PS) o Workflow (WF) o Industry Solutions (IS) 2.3.1. Modul Financial Accounting Modul FI mencatat transaksi dalam akun buku besar umum (general ledger) juga menghasilkan laporan keuangan untuk tujuan pelaporan eksternal. Sistem akuntansi dengan berbagai sub-unitnya adalah bagian penting dari solusi SAP. Integrasi dari berbagai aspek akuntansi satu sama lain dan dengan aplikasi logistik dan sumber daya manusia menjadi alat manajemen untuk berbagai departemen dalam perusahaan. Interface dengan rantai logistik dari pengadaan untuk penjualan memungkinkan optimalisasi proses operasional. Solusi efisiensi semacam ini meningkat dengan memasukkan proses bisnis lintas perusahaan (cross company) dengan pelanggan, pemasok, atau lembaga keuangan. Selain menyediakan data akuntansi, sistem akuntansi harus berkonsentrasi terutama pada pengolahan data operasional untuk keputusan strategis perusahaan. Fungsi dokumentasi dan administrasi umumnya dilakukan secara otomatis. Sebagai elemen integrasi pokok dalam SAP R/3 FI, buku besar umum memberikan berbagai fitur untuk akuntansi eksternal. Buku besar umum memenuhi persyaratan sistem akuntansi moderen di seluruh dunia dan menyederhanakan proses pengambilan keputusan keuangan. Buku besar umum yang terintegrasi menyediakan akses ke gambaran utama perusahaan untuk proses bisnis perusahaan yang luas. Beberapa istilah untuk transaksi pada Financial Accounting, antara lain: a. Chart of Accounts (daftar akun) Memungkinkan perusahaan untuk menandai seluruh akun yang digunakan oleh perusahaan dan menentukan hubungan hirarkis b. Journal Entries
13 Memungkinkan perusahaan untuk menempatkan entri jurnal secara manual dan secara otomatis mengalokasikan setiap akun. c. Transaction Template Menghemat waktu dan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan pada saat melakukan entri jurnal secara manual. d. Recurring Journal Transaction Memungkinkan perusahaan membuat set custom dari transaksi yang berulang atau rutin, termasuk pengingat frekuensi otomatis. e. Exchange Rate Differences Memungkinkan penyesuaian (konversi) mata uang asing menjadi mata uang lokal. f. Trial Balance Report Menunjukkan account balance dan berbagai transaksi, untuk menampilkan semua laporan keuangan dalam mata uang dan detail yang telah ditentukan sebelumnya. g. Profit and Loss Report Menampilkan pendapatan dan pengeluaran secara langsung digunakan oleh akuntan. h. Balance Sheet Menunjukkan aktiva dan kewajiban dengan cara sederhana yang digunakan oleh para akuntan. i. Comparative Reports Memungkinkan semua laporan yang akan dibandingkan dengan bulan, tahun, atau pun periode lainnya. j. Budget Memungkinkan perusahaan untuk menentukan dan melacak anggaran dalam mata uang apapun dan melihat ringkasan laporan anggaran, memungkinkan perusahaan membandingkan angka aktual dengan perencanaan k. Financial Report Designer Memungkinkan perusahaan untuk membangun angka yang tidak terbatas dari template laporan keuangan.
14 2.3.1.1. General Ledger (Buku Besar Umum) dan Subsidiary Ledger (Buku Besar Pembantu) Posting buku besar umum dapat diakibatkan oleh hal-hal berikut: o Transaksi operasional o Posting transaksi dalam buku besar pembantu o Transaksi yang ditentukan ke buku besar umum, jika sistem buku besar umum aktif Buku besar pembantu secara lengkap dan komprehensif terintegrasi dengan akuntansi G/L pada tingkat berikut : o Data Master o Data Transaksi o Pelaporan Integrasi master data terdiri atas bagan akun bersama dan semua elemen account assignment dari buku besar pembantu termasuk cost accounting. 2.3.1.2 Account Receivable (Piutang Usaha) Komponen piutang dalam FI bertanggung jawab untuk memantau dan mengendalikan akun pelanggan dalam komponen akuntansi keuangan SAP R/3. Analisis akun, laporan pengingat, daftar tanggal jatuh tempo, dan sistem penagihan yang fleksibel membuat segala sesuatu menjadi lebih mudah untuk melacak transaksi yang masih bersifat terbuka. Penyesuaian terkait dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan. Hal ini juga berlaku untuk pemberitahuan pembayaran, balance confirmation, dan laporan akun. Incoming payment dapat ditetapkan untuk piutang yang sesuai, baik menggunakan fungsi entri yang mudah atau melakukan transfer data secara otomatis. Interface untuk penjualan dan distribusi dan manajemen kas, serta perspektif pelanggan yang spesifik dalam laporan keuangan, menghubungkan aspek akuntansi keuangan dan manajemen dari transaksi. 2.3.1.3.Account Payable (Utang Usaha) Komponen account payable SAP R/3 mengolah data akuntansi untuk semua vendor. Hal ini juga merupakan suatu komponen integral dari proses akuisisi yang digunakan sebagai sumber informasi yang penting untuk bagian pembelian
yang
meliputi
pengiriman,
penagihan,
dan
pembayaran.
15 Pembayaran dilakukan untuk mendapatkan keuntungan maksimum dari diskon yang tersedia, baik menggunakan formulir tulisan standar maupun sarana elektronik (seperti EDI). Sistem ini mendukung semua metode pembayaran internasional. Untuk mengetahui transaksi-transaksi yang belum lunas, sistem menyediakan analisis akun, prediksi jatuh tempo, dan penilaian resiko.
2.4. Fit/Gap Analysis Menurut Williams (2007, p27), terdapat beberapa langkah dalam Fit/Gap Analysis yang dapat digunakan sebagai pedoman dalam menilai bagaimana faktor Fit beroperasi dan dampak potensial yang akan didapat. Menurut Navarro, analisis Fit/Gap merupakan suatu studi yang dibuat untuk mengidentifikasi apakah sistem yang ada sekarang telah memenuhi kebutuhan perusahaan dan apabila diidentifikasi adanya gap atau kesenjangan, maka akan dicatat dalam format yang telah ditentukan. Analisis ini akan mengidentifikasikan gap antara bagaimana operasi bisnis memerlukan suatu fitur tetapi package (software) tersebut tidak dapat memenuhinya. Tujuan dari Analisis Fit/Gap ini, antara lain: 1.
Mengumpulkan requirement dari perusahaan dan menganalisis gap yang ditemukan dalam mendukung requirement tersebut.
2.
Langkah awal
dalam menentukan penyesuaian (customization) yang
dibutuhkan. 3.
Memastikan sistem yang baru memenuhi kebutuhan proses bisnis perusahaan.
4.
Mengidentifikasikan permasalahan yang membutuhkan perubahan kebijakan.
Tahapan dari analisis ini adalah : a.
Ranking Requirements Merupakan tahapan mengidentifikasi level prioritas setiap proses bisnis untuk memastikan
bahwa
semuanya
sudah
terakomodasi
pada
saat
mengimplementasikan sistem baru, sehingga memungkinkan untuk lebih fokus kepada area yang lebih penting dan memberikan kontribusi yang lebih besar bagi perusahaan. Berikut merupakan tingkatan prioritas dari setiap requirements: •
High (H) – Mission Critical Requirements Merupakan requirement yang tingkatannya dinilai sangat kritikal, sangat dibutuhkan untuk pengoperasian perusahaan, tanpa requirement
16 ini perusahaan tidak dapat berfungsi, termasuk untuk fungsi pelaporan internal maupun eksternal •
Medium (M) – Value Add Requirements Merupakan tingkatan requirement bisnis proses yang tidak kritikal terhadap bisnis perusahaan, namun dapat memberikan nilai tambah atau cost benefit yang cukup signifikan terhadap perusahaan.
•
Low (L) - Desirable Requirements Merupakan requirement yang tidak esensial, yang jika diterapkan hanya akan memberikan sedikit nilai tambah ataupun sedikit perubahan bagi perusahaan.
b.
Determining Degree of Fit Merupakan tahap penentuan peringkat kesesuaian antara requirements dengan sistem yang ada. Berikut merupakan peringkat / tingkatan kesesuaian antara requirements dan sistem yang digunakan: •
Fit (F) Sistem atau pun software telah mencakup atau memenuhi requirement.
•
Gap (G) Sistem atau pun software sama sekali tidak memenuhi requirement yang ada, dimana terdapat alternatif dan rekomendasi yang diberikan. Kemungkinan akan dilakukan customization terhadap software atau sistem tersebut
•
Partial Fit (P) Sistem telah memiliki fungsi yang mendukung requirements, namun diperlukan customization agar sistem dapat memenuhi requirements secara menyeluruh.
c.
GAP Resolution Jika terdapat gap dalam kesesuaian antara sistem dan requirements, maka harus diberikan alternatif dan solusi untuk mengatasi gap tersebut. Beberapa cara yang dapat digunakan untuk mengatasi gap tersebut antara lain mengubah proses
bisnis
dan
melakukan
kustomisasi
sistem
untuk
kemudian
menyesuaikan dengan proses bisnis yang ada. Namun tindakan kustomisasi
17 akan meningkatkan biaya dalam pengimplementasian proyek dan akan memberikan dampak negatif ketika akan di-upgrade ke sistem baru nantinya. Berikut merupakan beberapa pilihan cara mengatasi gap atau disebut juga gap resolution: •
Package Work-around
•
Membuat bisnis sesuai dengan package
•
Kustomisasi sebagai jalan keluar paling akhir
Dapat disimpulkan bahwa analisis Fit/Gap merupakan penelitian yang dilakukan dengan membandingkan tujuan dengan sistem atau aplikasi yang digunakan sekarang untuk mengetahui kesamaan dan kesenjangan yang terjadi di dalamnya.
