BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1. Teori-Teori Basis Data 2.1.1 Pengertian Data Menurut Jeffrey A Hoffer (2005, p5), bagian data berhubungan dengan fakta yang berfokus pada objek dan peristiwa yang dapat direkam dan di simpan di dalam media komputer. Sebagai contoh, pada basis data penjualan pelanggan, data harus memasukkan fakta seperti nama pelanggan, alamat, dan nomor telepon. Saat ini basis data digunakan untuk menyimpan objek seperti dokumen, peta-peta, foto grafik, suara, bahkan potongan video. Seperti contoh basis data pelanggan yang harus memasukkan foto pelanggan. Tipe data ini adalah data yang tidak terstruktur atau sebagai data multimedia.
2.1.2 Pengertian Basis Data Menurut Connolly (2002, p14), basis data didefinisikan sebagai kumpulan relasi logikal dari data/deskripsi data yang dapat digunakan bersama dan dibuat untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Secara logika, relasi data terdiri dari entiti-entiti, atribut, dan relasi dari informasi organisasi/perusahaan. Menurut Turban (2003, p16), basis data merupakan kumpulan file atau record yang terorganisir, yang menyimpan data beserta hubungan diantara data tersebut.
Menurut Hoffer (2002, p4), basis data adalah kumpulan data yang terorganisir dan secara logika berkaitan. Terorganisir maksudnya data distrukturkan sehingga mudah untuk disimpan, dimanipulasi dan diperoleh oleh pengguna. Berkaitan maksudnya data menggambarkan daerah asal (domain) kepentingan tertentu bagi kelompok pengguna dan pengguna dapat menggunakan data untuk menjawab pertanyaan seputar domain itu.
2.1.3 Pengertian File File adalah kumpulan record yang mengandung “logically related data” (Connolly, 2002, p8).
2.1.4 Pengertian Record Tuple (record, baris, row) adalah nama untuk kumpulan atribut tersimpan yang saling berkaitan membentuk data record yang mempunyai arti (Connolly, 2002, p73).
2.1.5 Pengertian Field Atribut (field, kolom) adalah unit terkecil dari data yang disimpan dalam basis data. (Connolly, 2002, p72). Menurut Jeffrey A Hoffer ( 2005, p241) field adalah unit terkecil dari suatu aplikasi data yang dikenal oleh sistem perangkat lunak. Seperti bahasa pemograman atau sistem pengaturan basis data. Sebuah field sama dengan atribut sederhana daripada model data logikal, jadi field menampilkan setiap komponen dari kebalikan atribut.
2.2 Konsep Basis Data Menurut Mcleod (2001, p259), dua tujuan konsep basis data adalah meminimalisasikan
pengulangan
data
(data
redundancy)
dan
mencapai
independensi data. Pengulangan data (data redundancy) adalah duplikasi data. Artinya, data yang sama disimpan dalam beberapa file. Independensi data adalah kemampuan untuk membuat perubahan dalam struktur data tanpa membuat perubahan pada program yang memproses data. Independensi data dicapai dengan menempatkan spesifikasi data dalam tabel dan kamus data yang terpisah secara fisik dari program. Perubahan pada struktur data hanya dilakukan sekali, yaitu dalam tabel.
2.3 Arsitektur Basis Data Arsitektur ANSI-SPARC Three-Level menurut Connolly(2002,34) adalah external level, konseptual level, dan internal level.
2.3.1 External Level Cara pandang pengguna terhadap basis data. Menerangkan bagaimana data yang ada direpresentasikan untuk pengguna yang berbeda.
Ekternal level merupakan level pengguna individual, dimana masing-masing pengguna hanya akan berkepentingan dengan satu bagian saja. Cara pandang dari masing-masing pengguna bersifat abstrak bila dibandingkan dengan bagaimana sebenarnya data tersebut disimpan. Masing-masing pandangan pengguna tersebut disebut external view, yang berisi berbagai tipe eksternal record. Jadi level ini berkaitan erat dengan pengguna, dimana dari tiap pengguna hanya memerlukan sebagian dari data yang ada dalam basis data. Cara pandang secara eksternal hanya terbatas pada entiti, atribut, dan hubungan antar entiti yang diperlukan saja.
2.3.2 Konseptual Level Cara pandang keseluruhan basis data (Community view of the database). Menerangkan data apa saja yang tersimpan dan relasi antar data. Konseptual view merupakan representasi informasi keseluruhan dari isi basis data, dimana semua pandangan masing-masing pengguna digabungkan. Perwujudannya abstrak, bila dibandingkan dengan bagaimana data sesunggguhnya tersimpan secara fisik. Konseptual view berisi berbagai tipe dari konseptual record yang didefinisikan oleh konseptual skema, ditulis dalam data definition language (DDL). Pendefinisian skema konseptual dimaksudkan untuk menyertakan feature-feature tambahan, seperti security and integrity.
Beberapa tujuan utama dari skema konseptual diantaranya; menggambarkan enterprise secara lengkap, bagaimana data tersebut digunakan, bagaimana aliran data didalam enterprise, kegunaan data untuk setiap proses, proses kontrol atau audit yang diberikan pada setiap proses.
2.3.3 Internal Level Representasi secara fisik (Physical representation) dari basis data pada komputer. Menerangkan bagaimana data yang ada disimpan dalam basis data. Internal view merupakan level terendah dalam representasi dari keseluruhan basis data. Internal view berisikan berbagai tipe internal record yang didefinisikan oleh skema internal. Selain itu juga menjelaskan mengenai alokasi ruang penyimpanan data dan indeks, bagaimana perwujudan fieldfield yang disimpan, deskripsi record untuk penyimpanan (dengan ukuran penyimpanan untuk data elemen), pemampatan data, dan teknik encription (pengamanan data). Dengan kata lain level ini berkaitan dengan penyimpanan basis data atau penyimpanan struktur yang menerangkan tempat penyimpanan data pada internal view, dan penyimpanan struktur pada skema internal yang menerangkan hubungannya dengan cara pengaksesan data yang disimpan.
2.4 Pengertian DBMS (Database Management System) Menurut Date (2000, p43), DBMS merupakan piranti lunak yang menangani seluruh akses terhadap basis data. DBMS adalah kumpulan program yang digunakan untuk membuat dan mengelola basis data. Menurut Petroutsos (2000, p5), DBMS menyediakan fungsifungsi sebagai berikut : 1.
DBMS mengizinkan aplikasi mendefinisikan struktur dari basis data dengan pernyataan SQL. Pernyataan SQL yang mendefinisikan atau mengedit struktur ini disebut dengan Data Definition Language (DDL).
2.
DBMS mengizinkan aplikasi memanipulasi informasi yang disimpan didalam basis data dengan pernyataan SQL. Pernyataan SQL yang memanipulasi informasi ini disebut dengan Data Manipulation Language (DML).
3.
DBMS melindungi integritas basis data dengan menerapkan beberapa aturan, yang dimasukkan kedalam perancangan basis data tersebut. Menurut Connoly (2002, p16), DBMS adalah sistem perangkat lunak yang
memungkinkan pengguna untuk mendefinisikan, membuat, dan memelihara basis data dan menyediakan kontrol akses untuk basis data. DBMS menyediakan fasilitas-fasilitas sebagai berikut : •
Mengizinkan pemakai untuk mendefinisikan basis data yang biasanya disebut sebagai Data Definition Language (DDL).
•
Mengizinkan pemakai untuk insert, update, delete, dan retrieve data dari basis data yang biasanya disebut Data Manipulation Language (DML).
2.4.1 Data Definition Language (DDL) Menurut Connolly (2002, p40), DDL adalah suatu bahasa yang memungkinkan DBA atau pengguna untuk mendefinisikan, menerangkan dan memberi nama entiti-entiti, atribut, dan relasi yang dibutuhkan untuk aplikasi, termasuk batasan-batasan keamanan dan integritas-nya. Hasil kumpulan dari statement DDL adalah satu set table yang menyimpan file khusus secara bersama dinamakan sistem katalog. Sistem katalog yang mengintegrasikan meta-data. Meta data adalah data yang menggambarkan objek dalam basis data dan membuatnya lebih mudah untuk diakses dan dimanipulasi. Meta-data berisi definisi dari record, data item, objek lain yang menjadi minat ke para pemakai atau diperlukan oleh DBMS. DBMS secara normal berkonsultasi kepada sistem katalog sebelum data yang aktual diakses dalam basis data.
2.4.2 Data Manipulation Language (DML) Menurut Connolly (2002, p41), DML adalah suatu bahasa yang memberikan set operasi untuk mendukung operasi manipulasi data dasar pada data yang tersimpan di dalam basis data. Operasi manipulasi pada data meliputi : 1. Menambahkan data baru ke dalam basis data. 2. Memodifikasi data yang tersimpan dalam basis data. 3. Memperoleh kembali data yang terdapat dalam basis data. 4. Menghapus data dari basis data.
DML dibedakan oleh perolehan bentuk dasar pencarian mereka, kita dapat membedakan dalam 2 jenis DML yaitu : 1. Procedural DML Suatu bahasa yang memungkinkan pengguna untuk memberi instruksi ke sistem mengenai data yang dibutuhkan dan cara pemanggilannya. Artinya, pengguna harus menjelaskan operasi pengaksesan data yang akan digunakan dengan menggunakan prosedur yang ada untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan. 2. Non-procedural DML Suatu bahasa yang memungkinkan pengguna untuk menentukan data yang dibutuhkan dengan menyebutkan spesifikasinya tanpa menspesifikasikan bagaimana cara mendapatkannya.
2.5 Komponen – Komponen DBMS Menurut Connolly (2002, pp18 - 20), Database Management System ( DBMS ) memiliki lima komponen penting yaitu: 1. Data Data pada sebuah sistem basis data baik itu single-user sistem maupun multi-user sistem harus terintegrasi dan dapat digunakan bersama (Integrated and Shared)
2. Perangkat Keras Perangkat keras yang digunakan terdiri dari : -
Penyimpanan secondary (manegtic disk), I/O device ex : disk drives), device Controller, I/O Channels, dan lainnya.
-
Hardware processor dan main memory, digunakan untuk mendukung saat eksekusi sistem software basis data.
3. Perangkat Lunak DBMS, operating system, network software (jika diperlukan) dan program aplikasi pendukung lainnya. 4. Prosedur Prosedur berhubungan dengan instruksi dan peraturan yang mengatur perancangan dan kegunaan dari basis data. Pengguna sistem tersebut dan karyawan yang mengelola basis data memerlukan dokumentasi prosedur dan bagaimana sistem itu dijalankan. Prosedur tersebut meliputi : a. masuk ke dalam DBMS b. Menggunakan fasilitas DBMS atau aplikasi program c. Memulai dan menghentikan DBMS d. Membuat backup dan recovery basis data e. Menangani kesalahan perangkat keras dan perangkat lunak
5. Pengguna Pengguna terdiri dari : -
Aplication Manager, bertanggungjawab untuk membuat aplikasi basis data dengan menggunakan bahasa pemrograman yang ada, seperti : C++, Java, dan lainnya.
-
End Users, siapapun yang berinteraksi dengan sistem secara online melalui workstation/terminal.
-
DA (Data Administrator), seseorang yang berwenang untuk membuat keputusan stategis dan kebijakan mengenai data yang ada, DBA (Database
Administrator),
menyediakan
dukungan
teknis
untuk
implementasi keputusan tersebut, dan bertanggungjawab atas keseluruhan kontrol sistem pada level teknis.
2.6 Pengertian Entiti Menurut Connolly (2002, p15), entiti adalah objek berbeda (orang, tempat, benda, konsep, atau kejadian) dalam organisasi untuk direpresentasikan di dalam basis data.
2.7 Pengertian Relasi Pengertian tipe relasi menurut Connolly (2002, p334) adalah sekumpulan hubungan antara satu atau lebih tipe-tipe entiti.
Derajat dari relasi adalah jumlah dari partisipasi (participating) tipe entiti dalam sebuah tipe relasi tertentu. Entiti yang berkaitan dalam sebuah tipe relasi dikenal sebagai participant dalam relasi dan jumlah participant dalam relasi disebut sebagai derajat (degree) dari relasi. Oleh karena itu, derajat dari sebuah relasi menunjukkan jumlah dari entiti yang terkait dalam relasi. Sebuah relasi berderajat dua disebut binary, relasi berderajat tiga disebut sebagai ternary, dan relasi berderajat empat disebut sebagai quartenar.
Sifat-sifat Relasi : •
Nama relasi berbeda satu sama lain dalam skema relasional
•
Setiap sel (baris,kolom) dari relasi berisi satu nilai atomik
•
Setiap atribut memiliki nama yang berbeda
•
Nilai suatu atribut berasal dari domain yang sama
•
Setiap tuple berbeda, dan tidak ada dupikasi tuple.
Relational Keys : •
Superkey Superkey didefinisikan sebagai sebuah atribut atau himpunan atribut yang mengidentifikasi secara unik tuple-tuple yang ada dalam relasi.
•
Candidate Key Candidate Key didefinisikan sebagai jumlah minimal dari atributatribut yang nilainya dapat secara unik mengidentifikasikan suatu entiti (Connolly, 2002, p340).
•
Primary Key Primary Key didefinisikan sebagai candidate key yang dipilih untuk identifikasi tuple secara unik dalam suatu relasi. (Connolly, 2002, p341)
•
Alternate Keys Alternate Key didefinisikan sebagai candidate key yang tidak terpilih sebagai primary key
•
Composite Key Composite Key didefinisikan sebagai candidate key yang terdiri atas dua atau lebih atribut (Connolly, 2002, p341)
•
Foreign Key Foreign Key didefinisikan sebagai atribut atau himpunan atribut dalam relasi yang dibandingkan dengan candidate key pada beberapa relasi.
Relational Integrity : 1. Null -
Representasi nilai atribut yang tidak diketahui atau tidak digunakan dalam tuple
-
Berkaitan dengan ketidaklengkapan/pengecualian data
-
Representasi tidak adanya suatu nilai dan tidak sama dengan Nol atau Spasi
2. Integritas Entiti
Pada relasi dasar, tidak ada atribut ataupun primary key yang bernilai NULL
3. Integritas Referensi Jika terdapat foreign key dalam suatu relasi, maka nilai foreign key tersebut akan dibandingkan (match) dengan nilai candidate key dari beberapa tuple pada relasi itu sendiri atau nilai foreign key harus NULL seluruhnya. 4. Enterprise Constraints Aturan tambahan yang dispesifikasikan oleh user atau DBA.
Terdapat tiga jenis relasi biner: •
Relasi biner 1 : 1 Relasi ini terjadi jika suatu instance entiti tunggal berelasi dengan instance entiti tunggal lainnya (Kroenke, 2002, p53).
•
Relasi biner 1 : * Relasi ini terjadi jika suatu instance entiti tunggal berelasi dengan lebih dari satu instance entiti lainnya (Kroenke, 2002, p53)
•
Relasi biner * : * Relasi ini terjadi jika banyak instance entiti berelasi dengan banyak instance entiti lainnya (Kroenke, 2002, p54)
2.8 Pengertian Atribut
Atribut merupakan properti dari suatu entiti maupun relasi (Connolly, 2002, p338). Atribut bisa bernilai tunggal (single-valued) ataupun bernilai jamak (multivalued).
Tipe – tipe atribut : •
Attribute Domain
–
Set nilai yang dibolehkan dari satu atau banyak atribut.
•
Simple Attribute
-
Atribut yang mempunyai komposisi komponen tunggal dengan keadaan independent.
•
Composite Attribute
–
Atribut yang mempunyai komponen multi yang keadaannya satu dengan yang lain dalam kondisi independent.
•
Single-valued Attribute
– Atribut yang mempunyai nilai tunggal untuk setiap occurrence pada suatu tipe entiti •
Multi-valued Attribute
– Atribut yang mempunyai nilai jamak untuk suatu occurrence pada suatu tipe entiti •
Derived Attribute
– Merupakan satu atau lebih atribut yang berhubungan satu sama lain, nilai dari satu atribut ditentukan oleh nilai atribut lain atau nilai beberapa atribut berasal dari hubungan entiti.
2.9 Permodelan Relasi Entiti Pemodelan ER merupakan pemodelan data tingkat tinggi yang termasuk dalam pendekatan top down dalam perancangan basis data. Pemodelan ini didasarkan pada persepsi dunia nyata yang terdiri atas sekumpulan objek-objek dasar yang disebut dengan entiti, serta relasi diantara objek-objek tersebut (Silberschatz, 2002, p25). Adapun notasi diagramatik yang dipilih untuk pemodelan ER dalam penulisan skripsi ini adalah menggunakan bahasa pemodelan berorientasi objek yang dikenal sebagai Unified Modeling Language (UML).
2.10 Daur Hidup Aplikasi Basis Data Tahapan daur hidup aplikasi basis data yang tampak pada Gambar 2.1. berikut ini tidak mutlak dilaksanakan secara terurut, melainkan melalui sejumlah pengulangan dari tahapan terdahulu agar didapatkan hasil semaksimal mungkin.
Gambar 2.1Tahapan dalam daur hidup aplikasi basis data (Database Systems: A Practical Approach to Design, Implementation, and Management, 2002, p272)
Penjelasan dari tahapan-tahapan pada Gambar 2.1 adalah sebagai berikut:
2.10.1 Perencanaan Basis Data Merupakan aktivitas merencanakan bagaimana tahapan dari daur hidup aplikasi basis data dapat direalisasikan secara lebih efisien dan efektif. Langkah penting yang dilakukan pada tahap ini adalah mendefinisikan tujuan dari pengerjaan proyek basis data, serta mengidentifikasi manfaat apa yang bisa didapat sebagai hasilnya. Aktivitas perencanaan basis data juga menentukan bagaimana data akan dikumpulkan, dokumen-dokumen apa saja yang dibutuhkan, serta bagaimana perancangan dan implementasi akan dilakukan (Connolly, 2002, p273-274).
2.10.2 Definisi Sistem Menentukan jangkauan beserta batasan dari aplikasi basis data, penggunanya, dan area aplikasinya. Sebelum dilakukan perancangan basis data, amatlah penting untuk mengidentifikasikan batasan dari sistem yang sedang ditelusuri serta bagaimana sistem tersebut berinteraksi dengan bagian lain dalam sistem informasi organisasi (Connolly, 2002, p274).
2.10.3 Kebutuhan Pengumpulan dan Analisis Merupakan proses mengumpulkan dan menganalisis informasi mengenai bagian dari organisasi yang akan didukung oleh aplikasi basis data, serta menggunakan informasi ini guna mengidentifikasi kebutuhan dari pengguna pada sistem yang baru. Ada banyak teknik yang dapat digunakan guna mengumpulkan informasi ini, yang dikenal dengan istilah teknik fact finding (Connolly, 2002, p276). Secara umum, terdapat lima macam teknik fact finding yang sering digunakan,
meliputi
pemeriksaan
dokumen-dokumen,
wawancara,
observasi pada organisasi, riset, dan menyebarkan kuisioner (Connolly, 2002, p305).
2.10.4 Perancangan Basis Data Metodologi perancangan merupakan suatu pendekatan terstruktur yang mempergunakan prosedur, teknik, alat, serta perangkat dokumentasi guna mendukung dan memfasilitasi proses perancangan. Metodologi perancangan mencakup beberapa tahapan yang masing-masing terdiri atas sejumlah langkah, yang berguna dalam memberikan panduan kepada perancang mengenai teknik yang sesuai pada setiap tahapan dalam proyek (Connolly, 2002, p418-419). Metode perancangan basis data merupakan proses membangun suatu rancangan basis data yang akan mendukung aktivitas organisasi. Terdapat dua pendekatan utama yang digunakan dalam merancang basis
data, yakni pendekatan secara bottom up dan pendekatan secara top down. Pendekatan secara bottom up dilakukan melalui analisis terhadap atribut (properti dari entiti dan relasi) beserta asosiasinya. Proses normalisasi merupakan representasi pendekatan secara bottom up ini. Normalisasi mencakup pengidentifikasian atribut-atribut yang diperlukan beserta agregasi berikutnya menjadi relasi yang telah dinormalkan dengan berdasarkan pada ketergantungan fungsional diantara atributatribut. Pendekatan secara top down dilakukan dengan terlebih membangun model data tingkat tinggi guna kemudian membangun model data yang lebih sederhana. Pendekatan ini diilustrasikan melalui konsep model Entity-Relasi (ER). Adapun pendekatan yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah pendekatan top down. Perancangan basis data terbagi kedalam tiga tahapan utama, yakni perancangan basis data secara konseptual, logikal, dan fisikal (Connolly, 2002, p419).
2.10.4.1 Perancangan Basis Data Konseptual Perancangan
basis
data
konseptual
adalah
proses
membangun model informasi yang digunakan dalam perusahaan, terlepas dari segala pertimbangan fisik (Connolly, 2002, p419).
Langkah-langkah perancangan basis data konseptual adalah sebagai berikut: Membangun model data konseptual lokal untuk setiap view dengan cara : 1)
Identifikasi tipe entiti : mengidentifikasi entiti-entiti untuk model yang akan dibangun.
2)
Identifikasi tipe relasi : mengidentifikasi relasi yang terjadi antar entiti.
3)
Identifikasi dan asosiasikan atribut dengan tipe entiti dan relasi : mengidentifikasi atribut-atribut yang dimiliki oleh entiti maupun relasi
4)
Tentukan domain atribut: menentukan batasan nilai yang valid bagi atribut-atribut.
5)
Tentukan atribut-atribut candidate key dan primary key : mengidentifikasi candidate key untuk setiap entiti, dan kemudian menentukan primary key.
6)
Pertimbangkan penggunaan enhanced modeling concepts (langkah ini bersifat opsional) : mempertimbangkan penggunaan
konsep-konsep
specialization/generalization,
aggregation,
seperti ataupun
composition. 7)
Periksa model terhadap redudansi : mengecek apakah terdapat redundansi pada model.
8)
Validasi model konseptual lokal terhadap transaksi pengguna: memastikan bahwa model konseptual lokal mendukung transaksi yang dibutuhkan.
9)
Tinjau kembali model data konseptual lokal bersama dengan pengguna: meninjau model yang telah dibangun guna memastikan bahwa model tersebut merupakan representasi yang sesuai.
2.10.4.2.Perancangan Basis Data Logikal Perancangan basis data logikal adalah proses membangun model informasi yang digunakan dalam perusahaan dengan berdasarkan pada suatu model data spesifik, tetapi masih terlepas dari DBMS tertentu beserta pertimbangan fisik lainnya (Connolly, 2002, p419).
Langkah-langkah perancangan basis data logikal adalah sebagai berikut: 1) Bangun dan validasi model data logikal lokal untuk setiap view dengan cara 1.1) Hilangkan fitur-fitur yang tidak kompatibel dengan model
relasional
(langkah
ini
bersifat
opsional):
melakukan perbaikan terhadap model data konseptual lokal dengan menghilangkan fitur-fitur yang tidak kompatibel.
Menghaluskan
model
logikal
data
konseptual dengan menghilangkan features yang tidak kompatibel terhadap model relasional. Meliputi : a)Hilangkan tipe relasi binary *:*; b)Hilangkan tipe relasi recursive *:*; c)Hilangkan tipe relasi kompleks; d)Hilangkan tipe attribute multi-valued. 1.2) Dapatkan relasi untuk model data logikal local : membangun relasi untuk model data logikal lokal untuk merepresentasikan entiti, relasi, dan atribut yang telah diidentifikasi. Meliputi : a) Buat relasi untuk semua entity strong yang terdapat pada model data. b) Buat relasi untuk semua entity weak yang terdapat pada model data. c) Tipe Relasi Biner One to Many (1:*) d) Tipe Relasi Biner One to One ( 1:1) e) Tipe Relasi Recursive One to One f) Tipe Relasi Superclass/Subclass (Model Enhanced) g) Tipe Relasi Biner Many-to-many (*:*)h) Tipe relasi kompleks i) Attribute multi-valued 1.3) Validasi relasi dengan menggunakan normalisasi : Normalisasi merupakan proses mendekomposisi relasi yang mengandung anomali guna menghasilkan relasi
yang lebih sederhana dan terstruktur dengan baik (Hoffer, 2002, p189). 1.4) Validasi relasi terhadap transaksi pengguna: memastikan bahwa relasi pada model data logikal lokal dapat mendukung transaksi yang dibutuhkan. 1.5) Definisikan
integrity
constraints:
mendefinisikan
batasan-batasan yang meliputi required data, attribute domain constraints, entity integrity, referential integrity, serta enterprise constraints. 1.6) Tinjau kembali model data logikal lokal bersama dengan pengguna: meninjau model yang telah dibangun guna memastikan
bahwa
model
tersebut
merupakan
representasi yang sesuai. 2) Bangun dan validasi model data logikal global 2.1) Gabungkan model data logikal lokal ke dalam model global: mendapatkan suatu model data logikal global dari organisasi. 2.2) Validasi model data logikal global: memvalidasi relasi dengan teknik normalisasi dan memastikan relasi tersebut mendukung transaksi yang dibutuhkan. 2.3) Periksa untuk perkembangan di masa yang akan datang: memperkirakan apakah di masa yang akan datang akan ada perubahan berarti serta menentukan apakah model
yang telah dibangun dapat mengakomodasi perubahan tersebut. 2.4) Tinjau kembali model data logikal global bersama dengan pengguna: meninjau model yang telah dibangun guna memastikan bahwa model tersebut merupakan representasi yang sesuai. Macam – Macam Ketergantungan (Connolly, 2002, pp379-394) : • Functional dependency (Ketergantungan fungsional) Mengindikasikan kondisi dimana jika A dan B adalah atribut pada suatu relasi, nilai B dianggap tergantung fungsional terhadap atribut A jika dan hanya jika setiap nilai atribut A hanya mempunyai satu nilai atribut B. Relasi ini ditulis dengan notasi AÆB. • Full functional dependency (Ketergantungan fungsional penuh) Mengindikasikan kondisi dimana jika A dan B adalah atribut pada suatu relasi, B dianggap tergantung fungsional penuh terhadap A jika B tergantung fungsional terhadap A, dan bukan terhadap sebagian anggota dari himpunan bagian A. • Transitive dependency (Ketergantungan transitif)
Suatu kondisi dimana A, B, dan C merupakan atribut dari suatu relasi sedemikian sehingga A Æ B dan B Æ C, maka C tergantung transitif terhadap A melalui B (dengan syarat A tidak tergantung fungsional terhadap B atau C).
Proses Normalisasi (Connolly, 2002, pp386-394) • Normal Form (Bentuk Normal) Keadaan suatu relasi yang merupakan hasil dari penerapan
aturan-aturan
functional
dependencies
(ketergantungan fungsional) atau hubungan antar atribut pada relasi tersebut. • Unnormalized form (UNF) Pada bentuk tidak normal (unnormalized form–UNF), tabel
masih
mengandung
satu
atau
lebih
kelompok
pengulangan (repeating groups). Tabel UNF ini dibuat dengan mentransformasi data dari sumber informasi ke dalam table berbentuk baris dan kolom. • First normal form (1NF) Pada bentuk normal pertama (first normal form– 1NF), suatu relasi dimana pada setiap sel (perpotongan dari baris dan
kolom) memuat satu dan hanya satu nilai, setiap sel mengandung nilai atomic (atau single value). • Second normal form (2NF) Pada bentuk normal kedua (second normal form –2NF), suatu relasi telah melalui bentuk normal pertama dan setiap atribut bukan primary key (PK) tergantung fungsional penuh terhadap PK.
• Third normal form (3NF) Pada bentuk normal ketiga (third normal form– 3NF), suatu relasi telah melalui bentuk normal pertama dan kedua, serta tidak ada atribut bukan PK tergantung transitif terhadap atribut bukan PK yang lain.
2.10.4.3 Perancangan Basis Data Fisikal Perancangan basis data fisikal adalah proses menghasilkan deskripsi
dari
implementasi
basis
data
pada
perangkat
penyimpanan sekunder, dengan menggambarkan basis relasi, organisasi file, dan indeks yang digunakan untuk memperoleh akses yang efisien terhadap data, beserta segala integrity constraints yang terkait dan pertimbangan keamanan (Connolly, 2002, p419).
Langkah-langkah perancangan basis data fisikal adalah sebagai berikut: 1) Terjemahkan model data logikal global terhadap DBMS yang telah ditentukan 1.1) Rancang relasi dasar: menentukan bagaimana relasi dasar akan direpresentasikan pada DBMS target. 1.2) Rancang representasi dari data yang telah didapat: menentukan bagaimana merepresentasikan data yang terdapat pada model data logikal global ke dalam DBMS target. 1.3) Rancang
enterprise
constraints:
merancang
enterprise constraint terhadap DBMS target. 2) Rancang representasi fisik 2.1) Analisa transaksi: guna memahami fungsionalitas dari transaksi yang akan berjalan didalam basis data serta menganalisa transaksi yang penting. 2.2) Pilih organisasi file: menentukan organisasi file yang efisien untuk setiap basis relasi. 2.3) Pilih indeks: menentukan apakah penggunaan indeks akan dapat meningkatkan performansi dari sistem. Perkirakan kebutuhan disk space: memperkirakan kapasitas disk space yang akan dibutuhkan oleh basis data.
3) Rancang user views: merancang user views yang telah identifikasikan pada tahap pengumpulan kebutuhan dan analisis pada daur hidup aplikasi basis data. 4) Rancang mekanisme keamanan: merancang mekanisme keamanan pada basis data. 5) Pertimbangkan penggunaan dari redundansi terkontrol: menentukan apakah penggunaan redundansi secara terkontrol akan dapat meningkatkan performansi sistem. 6) Lakukan pengawasan dan pemeliharaan terhadap sistem operasi:
Mengawasi
sistem
operasional
dan
meningkatkan performansi sistem guna memperbaiki rancangan-rancangan yang kurang sesuai atau sebagai refleksi adanya perubahan kebutuhan.
2.10.5 DBMS selection (optional) Melakukan pemilihan DBMS yang sesuai guna mendukung aplikasi basis data (Connolly, 2002, p284). Pemilihan dapat dilakukan dengan mengikuti beberapa langkah berikut ini: • Definisikan persyaratan atas referensi pemilihan DBMS • Buat daftar beberapa produk yang dapat dijadikan pilihan • Evaluasi fitur dari masing-masing produk • Buat rekomendasi pemilihan beserta laporannya
Pemilihan DBMS juga bisa dilakukan dengan berdasar pada Analisis Kelayakan (Feasibility Analysis). Analisis kelayakan ini terbagi atas empat hal, yaitu: Kelayakan Operasional (Operational Feasibility) Kelayakan Operasional merupakan ukuran sejauh mana solusi dapat berguna bagi perusahaan dan juga mengukur bagaimana
penerimaan
orang-orang
terhadap
solusi
itu.
Kelayakan Operasional berorientasi pada orang. Kelayakan Teknis (Technical Feasibility) Kelayakan teknis mengukur seberapa praktis solusi teknis dan ketersediaan sumber daya teknis serta keahlian yang dibutuhkan serta berorientasi pada komputer Kelayakan Jadwal (Schedule Feasibility) Kelayakan jadwal merupakan ukuran yang menyatakan seberapa masuk akal tenggat waktu proyek dan menentukan apakah waktu yang dialokasikan untuk sebuah proyek akurat Kelayakan Ekonomis (Economic Feasibility) Mengukur efektivitas biaya dari suatu proyek atau solusi. Kelayakan ekonomis berhubungan dengan biaya dan manfaat yang diperoleh dari sistem informasi. Garis dasar kebanyakan proyek adalah kelayakan ekonomis.
2.10.6 Application design
Merancang tampilan untuk pengguna beserta program aplikasi yang akan mengakses dan memproses basis data. Tampilan merupakan salah satu komponen penting, karena akan menentukan keberhasilan penyampaian informasi kepada penggunanya (Connolly, 2002, p287288).
2.10.7 Prototyping (optional) Membangun suatu model kerja dari aplikasi basis data. Model kerja ini tidak selalu harus memiliki seluruh fitur-fitur yang dibutuhkan atau menyediakan fungsi menyeluruh dari hasil akhir sistem. Tujuan utama dari tahapan ini adalah untuk memberikan kesempatan kepada pengguna untuk mencoba prototype guna mengidentifikasi fitur-fitur yang telah berkerja dengan baik, ataupun masih memiliki kekurangan, agar dapat dilakukan perbaikan terhadap aplikasi basis data (Connolly, 2002, p291).
2.10.8 Implementation Membangun realisasi secara fisik dari basis data dan rancangan aplikasinya. Implementasi dari basis data dilakukan dengan membangun struktur dan file dari basis data, yang juga berkaitan dengan penggunaan DBMS tertentu. Sementara program aplikasinya diimplementasikan dengan menggunakan bahasa pemograman yang telah ditentukan (Connolly, 2002, p292).
2.10.9 Data conversion and loading Pemindahan data ke dalam basis data yang baru dan melakukan konversi terhadap aplikasi yang ada untuk digunakan pada basis data yang baru tersebut (Connolly, 2002, p292).
2.10.10 Testing Proses
pengeksekusian
program
aplikasi
dengan
tujuan
menemukan error (kesalahan). Aplikasi basis data diuji dan divalidasi terhadap kebutuhan yang telah dispesifikasikan oleh pengguna (Connolly, 2002, p293).
2.10.11 Operational maintenance Aplikasi basis data diimplementasikan secara menyeluruh. Sistem diawasi dan dipelihara secara berkesinambungan. Dan jika dibutuhkan, kebutuhan-kebutuhan baru akan ditambahkan ke dalam aplikasi basis data dengan melalui tahap-tahap terdahulu dari daur hidup (Connolly, 2002, p273).
2.11
Keamanan Data Database Security menurut Connoly ( 2005 , p542 ) adalah mekanisme yang melindungi database dari ancaman yang disengaja ataupun tidak disengaja. Keamanan bukan saja pada data yang terdapat pada basis data. Pelanggaran
keamanan dapat menyebabkan efek untuk beberapa bagian sistem, dimana dapat menyebabkan efek basis data. Secara konsekuen keamanan basis data melindungi perangkat keras, perangkat lunak, pengguna, dan data. Keamanan Basis data dapat meliputi perlindungan terhadap pencurian, kehilangan data yang bersifat rahasia, kehilangan data yang bersifat pribadi, kehilangan integritas data. Untuk pencurian data tidak hanya mengakibatkan efek untuk lingkungan basis data tetapi juga berakibat terhadap organisasi dalam perusahaan. Pencurian terhadap data dapat menyebabkan kehilangan data – data yang bersifat pribadi dan rahasia. Kehilangan integritas data dapat menyebabkan tidak validnya sebuah data dan menyebabkan data rusak. Ini akan menyebabkan kerusakan serius pada operasional perusahaan.
Beberapa cara untuk menambahkan keamanan pada data – data perusahaan antara lain : 1.
Backup and Recovery Backup menurut Connoly ( 2005 , p550 ) adalah sebuah proses secara berkala yang mengambil salinan daripada basis data dan log file ke media penyimpanan yang offline. Backup terdiri dari Full Backup dan Differential Backup dimana Full Backup berarti suatu proses yang mengambil salinan daripada basis data secara keseluruhan ke media penyimpanan yang offline. Biasanya full backup dilakukan dalam skala waktu yang lama seperti skala bulan, skala tahun, skala lustrum. Sedangkan Differential Backup berarti suatu proses
yang mengambil salinan yang hanya jika berbeda dengan salinan basis data sebelumnya, kemudian disimpan ke media penyimpanan. Biasanya differential backup dilakukan dalam skala waktu yang pendek seperti jam, hari, dan minggu. Recovery menurut Connoly ( 2005 , p550 ) adalah sebuah proses untuk mempertahankan dan memelihara dengan mengembalikan salinan daripada backup
yang
telah
dilakukan
pada
database
untuk
menghindari
ketidakefektifan apabila terjadi kerusakan ataupun kesalahan.
2.
Encryption Encryption menurut Connoly ( 2005 , p551 ) adalah sebuah pengkodean daripada data dengan algortima khusus yang mengacak data supaya tidak dapat terbaca oleh program lain tanpa adanya kunci untuk dekripsi data tersebut.
3.
Setting Password Setting Password menurut Connoly ( 2005 , p555 ) merupakan cara keamanan yang termudah untuk membuka sebuah basis data. Sekali password dikirimkan ( dari menu keamanan ) maka halaman permintaan password akan muncul dan meminta password. Hanya orang – orang yang memiliki password tersebut yang dapat membuka basis data tersebut.
4.
View
View digunakan untuk menyembunyikan data – data yang penting dari beberapa user yang tidak diijinkan untuk melihat data tersebut.
2.12
Persediaan Menurut Handoko (1993, p333), istilah persediaan adalah suatu istilah umum yang menunjukkan segala sesuatu atau sumber daya-sumber daya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan. Menurut Hendriksen (1997, p2), istilah persediaan meliputi barang barang dagangan yang dimaksudkan untuk dijual dalam kondisi usaha normal dan bahan baku serta bahan pembantu yang dipergunakan dalam proses produksi untuk dijual.
Berdasarkan jenisnya, persediaan menurut Horngren (2002, p759) dibedakan atas:
Persediaan bahan mentah Persediaan bahan-bahan mentah yang digunakan dalam proses manufaktur.
Persediaan barang dalam proses Persediaan barang-barang yang telah melalui beberapa tahap pada proses manufaktur, tapi masih perlu untuk diolah lagi.
Persediaan barang jadi Persediaan barang-barang yang telah selesai diproses dan siap untuk dijual.
Fungsi fungsi persediaan menurut Handoko (1993, p375) terdiri atas:
Fungsi Decoupling
Fungsi penting persediaan adalah memungkinkan operasi-operasi perusahaan internal dan eksternal mempunyai “kebebasan”. Persediaan decouples ini memungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggan tanpa tergantung pada supplier.
Fungsi Economic Lot Sizing Melalui penyimpanan persediaan, perusahaan dapat memproduksi dan membeli sumber daya-sumber daya dalam kuantitas yang dapat mengurangi biaya-biaya per unit.
Fungsi Antisipasi Keberadaan kuantitas persediaan ektra terkadang diperlukan ketika perusahaan menghadapi situasi seperti fluktuasi permintaan berdasar pengalaman-pengalaman masa lalu atau terjadinya ketidakpastian jangka waktu pengiriman dan permintaan akan barang-barang. Untuk itu, persediaan antisipasi ini penting agar kelancaran proses produksi tidak terganggu.
Menurut Assauri (1998, p169), persediaan adalah suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha yang normal, atau persediaan barang-barang yang masih dalam pengerjaan/proses produksi ataupun persediaan bahan baku yang menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi.
2.12.1 Jenis-jenis Persediaan Menurut Mulyadi (2001, p553); Dalam perusahaan manufaktur, persediaan terdiri dari persediaan produk jadi, persediaan produk dalam proses, persediaan bahan baku, persediaan bahan penolong, persediaan bahan habis pakai pabrik, dan persediaan suku cadang. Transaksi yang mengubah persediaan produk jadi, persediaan bahan baku, persediaan bahan penolong, persediaan bahan habis pakai pabrik, dan persediaan suku cadang, bersangkutan dengan transaksi intern perusahaan dan transaksi yang menyangkut pihak luar perusahaan (penjualan dan pembelian), sedangkan transaksi yang mengubah persediaan produk dalam proses seluruhnya berupa transaksi intern perusahaan.
Menurut
Assauri
(1998,
p179),
persediaan
dapat
dibedakan
atau
dikelompokkan menurut jenis dan posisi barang tersebut di dalam urutan pengerjaan produk yaitu : 1. Persediaan Bahan Baku (Raw Materials Stock) Persediaan dari barang-barang berwujud yang digunakan dalam proses produksi, dimana dapat diperoleh dari sumber-sumber alam ataupun dibeli dari supplier atau perusahaan yang menghasilkan bahan baku bagi perusahaan pabrik yang menggunakannya. 2. Persediaan bagian produk atau parts yang dibeli (Purchased Parts / Komponen Stock) Persediaan barang-barang yang terdiri dari parts yang diterima dari perusahaan lain, yang dapat secara langsung di-assembling dengan parts lain, tanpa melalui proses produksi sebelumnya. Jadi bentuk barang yang merupakan parts ini tidak mengalami perubahan dalam operasi. 3. Persediaan bahan-bahan pembantu atau barang-barang perlengkapan (Supplies Stock) Persediaan barang-barang atau bahan-bahan yang diperlukan dalam proses produksi untuk membantu berhasilnya produksi atau digunakannya dalam kerja suatu perusahaan, tetapi tidak merupakan bagian atau komponen dari barang jadi. 4. Persediaan barang setengah jadi atau barang dalam proses (Work in Process / Progress Stock)
Persediaan barang-barang yang keluar dari tiap-tiap bagian dalam satu pabrik atau bahan-bahan yang telah diolah menjadi suatu bentuk, tetapi masih perlu diproses kembali untuk menjadi barang jadi. 5. Persediaan barang jadi (Finished Goods Stock) Persediaan barang-barang jadi yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk dijual kepada pelanggan atau perusahaan lain.
2.12.2 Metode Pencatatan Persediaan Menurut Mulyadi (2001, p556); Ada dua macam metode pencatatan persediaan, yaitu: metode mutasi persediaan (perpetual inventory method) dan metode persediaan fisik (physical inventory method). Dalam metode mutasi persediaan, setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan. Dalam metode persediaan fisik, hanya tambahan persediaan dari pembelian saja yang dicatat, sedangkan mutasi berkurangnya persediaan karena pemakaian tidak dicatat dalam kartu persediaan.
2.13 Penjualan Menurut Boockholdt (1999, p527), penjualan merupakan komponen keempat dalam siklus aktivitas bisnis, yang didefinisikan sebagai kegiatan menjual barang atau jasa guna meraup penghasilan bagi bisnis.
Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan (Mulyadi, 2001, p211) adalah: 1) Fungsi penjualan, bertanggung jawab untuk menerima order, mengedit order, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan bertanggung jawab atas transaksi penjualan. 2) Fungsi gudang, bertanggung jawab untuk menyimpan dan menyiapkan barang yang dipesan serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman. 3) Fungsi pengiriman, bertanggung jawab menyerahkan barang kepada pelanggan berdasarkan surat jalan yang diterimanya dari fungsi penjualan. 4) Fungsi penagihan, bertanggung jawab membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi. 5) Fungsi akuntansi, bertanggung jawab mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan dan membuat laporan penjualan.
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan (Mulyadi, 2001, p219) adalah sebagai berikut: 1) Prosedur order penjualan Fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order. Fungsi penjualan kemudian membuat surat jalan dan
mengirimkannya
kepada
berbagai
fungsi
yang
lain
untuk
memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam melayani order dari pembeli.
2) Prosedur pengiriman Fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat jalan. 3) Prosedur penagihan Fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli. Dalam metode tertentu faktur penjualan dibuat oleh fungsi penjualan sebagai tembusan pada waktu bagian ini membuat surat jalan. 4) Prosedur pencatatan piutang Fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang atau dalam metode pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen tembusan menurut abjad yang berfungsi sebagai catatan piutang. 5) Prosedur distribusi penjualan Fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen.
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan (Mulyadi, 2001, p214) meliputi: 1) Surat jalan dan tembusannya 2) Faktur dan tembusannya 3) Rekapitulasi harga pokok penjualan 4) Bukti memorial
Dari alamat website di internet http://library.usu.ac.id/modules.php definisi penjualan : • Menurut Philip dan Duncan adalah : Penjualan oleh perorangan yang mencakup kontak perorangan antara penjual atau wakilnya dengan pembeli merupakan cara penjualan yang tertua dan terpenting. • Menurut Converse, Huegy dan Mitchell memberikan defenisi penjualan sebagai berikut : Penjualan oleh perorangan dapat didefinisikan sebagai suatu penyajian secara lisan dalam bentuk percakapan dengan satu atau lebih calon langganan dengan maksud mengadakan penjualan. • Menurut Kotler penjualan mempunyai defenisi sebagai berikut : Penjualan oleh perorangan ialah penyajian secara lisan dalam bentuk percakapan dengan satu atau lebih calon pembeli dengan maksud melakukan penjualan.
Beberapa
bentuk
penjualan
yang
dikenal
dari
http://library.usu.ac.id/modules.php, antara lain : a) Penjualan sepanjang kounter. Bentuk ini dipakai oleh perusahaan yang self service retail store. b) Para pedagang besar mengirim tenaga penjualnya pada pengecer. c) Para penjual mengunjungi rumah-rumah calon pembeli. d) Para penjual perusahaan mengunjungi pengecer maupun pedagang besar.
e) Pimpinan perusahaan langsung mengunjungi/ menghubungi calon pembeli. f) Sebelum para penjual menjalankan tugasnya diberikan pendidikan khusus mengingat produk yang hendak dijual memerlukan jasa-jasa pelayanan dan penjelasan mengenai penggunaannya. Pada umumnya orang yang langsung mendatangi pembeli dengan menawarkan suatu barang atau jasa disebut para penjual.
Pada dasarnya para penjual dapat dibagi tiga kelompok besar menurut http://library.usu.ac.id/modules.php, yaitu : a) Order getters, yaitu para penjual yang bertugas untuk mencari pembeli dan mengusahakan agar pembeli tersebut menjadi langganan perusahaan. la harus mempunyai pengetahuan yang baik tentang produknya, dan harus mempunyai pengetahuan yang cukup mengenai calon pembelinya, agar ia dapat menunjukkan kegunaan dan keuntungan membeli produk tersebut sesuai dengan kebutuhannya. b) Order taker, yaitu para penjual yang bertugas untuk mendatangi pembeli yang sama secara rutin untuk menciptakan suatu penjualan. Dalam tugasnya ini ia harus mencatat apa yang diinginkan dibutuhkan oleh pembeli serta membantu pembeli dalam memilih dan menetapkan jumlah produk yang akan dibelinya dan kualitasnya. Order taker ini banyak dipergunakan dalam dunia perdagangan, misalnya para penjual pengecer, pedagang besar, dan para penjual dari pabrik. c) Supporting salesman, yaitu para penjual yang bertugas untuk membantu dan mendukung terciptanya suatu pesanan.
2.13.1 Order Penjualan Menurut Bodnar (2000, p265) order penjualan memuat prosedurprosedur yang tercakup dalam penerimaan dan pengiriman order pelanggan dan dalam menyajikan faktur-faktur yang menguraikan produk, pelayanan, dan penilaian. Order pelanggan dipenuhi dari persediaan barang. Order penjualan merupakan penghubung antara beragam fungsi yang diperlukan untuk memproses order pelanggan. Fungsi order penjualan mengawali pemrosesan order pelanggan dengan menyiapkan order penjualan. Order penjualan memuat deskripsi mengenai produk yang dipesan, harga produk, dan keterangan mengenai pelanggan, seperti nama, alamat pengiriman, dan jika perlu, alamat penagihan. Pada titik ini jumlah aktual yang dikirimkan dan biaya pengiriman (jika ada) belum diketahui. Faktur dibuat setelah barang dikirimkan dengan memberitahukan kegiatan ini ke departemen penagihan. Karena faktur dibuat setelah pengiriman, pengorderan dan penagihan terpisah ini disebut juga postbiling.
Jenis-jenis sistem order penjualan menurud Bodnar (2000, p271), yaitu : •
Sistem pra-penagihan lengkap Faktur lengkap disajikan pada saat yang sama dengan order pengiriman. Dalam hal ini order pengiriman merupakan rangkapan faktur. Sistem ini akan meminimalkan pemakaian kertas kerja. Faktur
dikeluarkan setelah barang dikirim. Sistem pra-penagihan lengkap mensyaratkan bahwa seluruh informasi pemfakturan diketahui sebelum penyiapan faktur. Ini mengharuskan adanya beberapa dokumen yang didistribusikan bolak-balik mengenai masalahmasalah persediaan. Juga, beban pengiriman dan beban lainnya harus dicakup oleh si penjual dan distandarisasikan. Setiap perubahan dalam order pelanggan yang telah ditulis dan yang benar-benar dikirimkan harus dibuatkan fakur baru, dan faktur lama harus digantikan. Jika situasi ini umum terjadi, pra-penagihan yang lengkap menjadi tidak efisien. •
Sistem pengorderan dan penagihan terpisah Order pengiriman dalam sistem ini disajikan terpisah dari faktur. Faktur disajikan setelah barang disiapkan untuk dikirim. Sistem pengorderan dan penagihan terpisah, penting jika terdapat perbedaan significant antara informasi order pengiriman (intern ke penjual) dan faktur. Sebagai contoh, spesifikasi-spesifikasi teknis dalam order pengiriman tidak diperlukan dalam faktur. Pengembalian order dan kondisi tidak ada persediaan juga menjamin pendekatan ini, karena isi akhir dari faktur tidak dapat ditetapkan sampai barang siap dikirimkan. Dalam banyak industri pengubahan atau penggantian barang yang dipesan merupakan hal yang diperbolehkan. Sebagai contoh, dalam perdagangan eceran, jenis dan warna pakaian yang berbeda dapat ditukarkan. Perubahan spesifikasi dari order pelanggan tersebut harus tampak dalam faktur. Dalam kata lain, beberapa
pengiriman dilakukan kepada pelanggan yang sama dalam rentang waktu tertentu dengan satu blanko order. Dalam kasus ini, tidak ada hubungan satu-satu antara order pelanggan dengan faktur-faktur. Biasanya satu blanko order membutuhkan faktur-faktur terpisah. Satu untuk masing-masing pengiriman sesuai blanko order tersebut. •
Pra-penagihan tidak lengkap Merupakan jenis ketiga dalam sistem order penjualan. Sistem prapenagihan tidak lengkap sangat mirip dengan sistem pengorderan dan penagihan terpisah. Perbedaan satu-satunya adalah bahwa faktur disiapkan oleh departemen order penjualan dan bukan dengan order penjualan saja. Faktur dilengkapkan sesuai kejadian, tetapi karena kuantitas aktual yang dikirimkan dan beban pengiriman (jika ada) tidak dapat diketahui sampai barang dikirimkan, faktur menjadi tidak lengkap (yaitu, hanya lengkap sebagian saja). Faktur ini kemudian didistribusikan dengan cara yang sama seperti order penjualan pada sistem order dan penagihan terpisah, dimana rangkapan dikirimkan ke departemen-departemen barang, pengiriman, dan penagihan, kecuali rangkapan- rangkapan faktur tidak dikirimkan ke departemen penagihan. Pada saat departemen penagihan menerima notifikasi pengiriman, mereka akan membuat rangkapan-rangkapan faktur dan melengkapinya. Dalam sistem pengorderan dan penagihan terpisah, departemen penagihan menyiapkan rangkapan faktur asli pada saat menerima notifikasi dari departemen pengiriman. Baik sistem
pengorderan dan penagihan terpisah maupun pra-penagihan tidak lengkap merupakan sistem pasca-penagihan. Penagihan tidak lengkap umumnya digunakan dalam sistem manual, karena hanya satu dokumen (faktur) dan bukan dua (faktur dan order penjualan) yang harus disajikan.
2.13.2 Faktur Penjualan Menurut Bodnar (2000, p271) faktur merupakan notifikasi resmi si pelanggan mengenai jumlah sesuai pengiriman. Bukti pengiriman barang (bill of lading) merupakan faktur untuk pembebanan pengiriman.
2.13.3 Retur Penjualan Transaksi retur penjualan terjadi jika perusahaan menerima pengembalian barang dari pelanggan, karena terjadi ketidaksesuaian seperti barang yang diterima tidak cocok dengan spesifikasi pada surat order atau barang telah kadaluarsa. Pengembalian barang oleh pelanggan harus diotorisasi oleh fungsi penjualan dan diterima oleh fungsi penerimaan. Menurut Bodnar (2000, p275) pengembalian dan potongan penjualan umumnya memerlukan pengendalian yang seksama. Potongan timbul apabila terjadi kerusakan barang, penyusutan jumlah, kekeliruan pencatatan, dan sejenisnya, dengan itu pelanggan dan penjual sepakat untuk mengurangi jumlah piutang pelanggan. Dalam kondisi itu, umumnya, barang akan diambil atau dirusak oleh si pelanggan. Jumlah
potongan dinegosiasikan antara pelanggan dengan tenaga penjual. Potongan harus ditelaah dan disahkan oleh pihak independen (biasanya departemen kredit); pada saat diotorisasi, departemen penagihan menerbitkan memo kredit untuk mendokumentasikan pengurangan pada piutang pelanggan. Prosedur pengembalian penjualan, yaitu untuk barang yang benar-benar dikembalikan, umumnya dengan kredit penuh) biasanya dimulai dari departemen penerimaan barang. Jika barang telah diterima dan dikembalikan ke persediaan untuk tujuan pengendalian yang memadai (akan disertai dengan bukti), manajer kredit memerintahkan departemen kredit untuk menerbitkan memorandum kredit. Untuk retur dan potongan penjualan, diperlukan dua pihak yang independen untuk mengesahkan transaksi, dimana pihak yang ketiga melakukan pencatatan.
Fungsi yang terkait dalam sistem retur penjualan (Mulyadi, 1993, p233) adalah: 1) Fungsi
penjualan,
bertanggung
jawab
untuk
penerimaan
pemberitahuan mengenai pengembalian barang yang telah dibeli oleh pembeli. Otorisasi penerimaan kembali barang yang telah dijual tersebut dilakukan dengan cara membuat memo kredit yang dikirimkan kepada fungsi penerimaan. 2) Fungsi penerimaan, bertanggung jawab untuk penerimaan barang berdasarkan otorisasi yang terdapat dalam memo kredit yang diterima dari fungsi penjualan.
3) Fungsi gudang, bertanggung jawab untuk penyimpan kembali barang yang diterima dari retur penjualan setelah barang tersebut diperiksa oleh fungsi penerimaan. Barang yang diterima dari transaksi retur penjualan dicatat oleh fungsi gudang dalam kartu gudang. 4) Fungsi akuntansi, bertanggung jawab untuk pencatatan transaksi retur penjualan ke dalam jurnal umum (atau jurnal retur penjualan) dan pencatatan berkurangnya piutang dan bertambahnya persediaan akibat retur penjualan dalam kartu piutang dan kartu persediaan. 5) Disamping itu, fungsi akutansi juga bertanggung jawab untuk mengirimkan memo kredit kepada pembeli yang bersangkutan.
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan (Mulyadi, 2001, p214) meliputi: 1)
Memo kredit
2)
Laporan penerimaan barang0
