BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1
Persediaan Persediaan merupakan timbunan bahan baku, komponen, produk setengah jadi, atau produk akhir yang secara sengaja disimpan sebagai cadangan untuk menghadapi kelangkaan pada saat proses produksi sedang berlangsung (Wignjosoebroto, 2006, p.385). Persediaan menurut Mulyono (2007:285) adalah sumber daya yang disimpan untuk memenuhi permintaan saat ini dan mendatang. Persediaan merupakan bagian utama dari modal kerja dan aktiva, serta setiap saat akan mengalami perubahan (Gitosudarmo, Mulyono, 2000, 208). Persediaan (inventory) menurut Ishak (2010:159) dalam konteks produksi dapat diartikan sebagai sumber daya mengganggur (idle resource) yang belum digunakan dan menunggu proses lebih lanjut. Proses lebih lanjut tersebut dapat berupa kegiatan produksi pada sistem manufaktur, kegiatan pemasaran pada sistem distribusi ataupun kegiatan konsumsi pada sistem rumah tangga. Adapun alasan perlunya persediaan adalah: 1) Transaction Motive, yaitu menjamin kelancaran proses pemenuhan (secara ekonomis) permintaan barang sesuai dengan kebutuhan pemakai. 2) Precautionary Motive, yaitu meredam fluktuasi permintaan atau pasokan yang tidak beraturan. 3) Speculation Motive, yaitu alat spekulasi untuk mendapatkan keuntungan berlipat dikemudian hari. Menurut Gasperz (2012:418), jenis-jenis persediaan adalah sebagai berikut: • Bahan baku (raw materials) • Bahan sedang dalam proses (work in process) • Semifinished assemblies (subassemblies) • Barang jadi (finished goods) • MRO supplies (maintenance, repair and operating supplies). 2.1.1 Bentuk Sistem Persediaan Suatu sistem persediaan terbagi atas (Ishak, 2010, p.160): 1) Sistem Sederhana Yaitu sistem persediaan yang berdasarkan atas input dan output.
Gambar 2.1 Sistem Persediaan Sederhana 4
5 2) Sistem Berjenjang (Multi Echelon Inventory System) Terdapat beberapa fasilitas persediaan yang saling berkaitan.
Gambar 2.2 Sistem Persediaan Berjenjang (Multi Echelon Inventory System) 2.1.2 Fungsi Persediaan Fungsi utama persediaan yaitu sebagai penyangga, penghubung antar proses produksi dan distribusi untuk memperoleh efisiensi. Fungsi lain persediaan yaitu sebagai stabilizator harga terhadap fluktuasi permintaan. Persediaan dapat dikategorikan secara spesifik berdasarkan fungsinya sebagai berikut (Ishak, 2010, p.162): a) Persediaan dalam Lot Size Penyediaan dalam lot yang besar atau dengan kecepatan sedikit lebih cepat dari permintaan akan lebih ekonomis. b) Persediaan Cadangan Persediaan cadangan mengamankan kegagalan mencapai permintaan konsumen atau memenuhi kebutuhan manufaktur tepat pada waktunya. c) Persediaan Antisipasi Persediaan dapat timbul mengantisipasi terjadinya penurunan persediaan (supply) dan kenaikan permintaan (demand) atau kenaikan harga. d) Persediaan Pipeline Suatu produk tidak dapat berubah secara fisik tetapi dipindahkan dari suatu tempat penyimpanan ke tempat penyimpanan lain disebut persediaan transportasi. Jumlah dari persediaan setengah jadi dan persediaan transportasi disebut persediaan pipeline. Persediaan pipeline merupakan total investasi perubahan dan harus dikendalikan. e) Persediaan Lebih Merupakan persediaan yang tidak dapat digunakan karena kelebihan atau kerusakan fisik yang terjadi.
6 2.1.3 Tujuan Persediaan Setiap divisi dalam industri manufaktur akan memiliki tujuan pengendalian persediaan yang berbeda-beda (Ishak, 2010, p.164): 1) Pemasaran ingin melayani konsumen secepat mungkin sehingga menginginkan persediaan dalam jumlah yang banyak. 2) Produksi ingin beroperasi secara efisien. Hal ini mengimplikasikan order produksi yang tinggi akan menghasilkan persediaan yang besar (untuk mengurangi set up mesin). Disamping itu produksi juga menginginkan persediaan bahan baku, setengah jadi atau komponen yang cukup sehingga proses produksi tidak terganggu karena kekurangan bahan. 3) Pembelian (purchasing), dalam rangka efisiensi, juga menginginkan persamaan produksi yang besar dalam jumlah sedikit dari pada pesanan yang kecil dalam jumlah yang banyak. Pembelian juga ingin ada persediaan sebagai pembatas kenaikan harga dan kekurangan produk. 4) Keuangan (finance) menginginkan minimasi semua bentuk investasi persediaan karena biaya investasi dan efek negatif yang terjadi pada perhitungan pengembalian aset perusahaan. 5) Personalia (personel and industrial relationship) menginginkan adanya persediaan untuk mengantisipasi fluktuasi kebutuhan tenaga kerja dan PHK tidak perlu dilakukan. 6) Rekayasa (engineering) menginginkan persediaan minimal untuk mengantisipasi jika terjadi perubahan rekayasa (engineering). 2.1.4 Biaya-biaya Persediaan Tujuan dari manajemen persediaan adalah memiliki persediaan dalam jumlah yang tepat, pada waktu yang tepat dan biaya yang rendah. Oleh karena itu, biaya dapat dijadikan sebagai parameter dalam mengambil keputusan pada model-model persediaan (Ishak, 2010, p.167). 1) Biaya Pembelian (Purchasing Cost = c) Merupakan harga pembelian setiap unit item jika item tersebut berasal dari sumber-sumber eksternal, atau biaya produksi per unit bila item tersebut berasal dari internal perusahaan atau diproduksi sendiri oleh perusahaan. Pada teori persediaan, komponen biaya pembelian tidak dimasukkan ke dalam total biaya pembelian untuk periode tertentu konstan dan tidak akan mempengaruhi jawaban optimal tentang berapa banyak barang yang harus dipesan. 2) Biaya Pengadaan (Procurement Cost) Biaya pengadaan dikelompokkan atas dua jenis jika ditinjau dari asal-usul barang: a. Biaya Pemesanan (Ordering Cost = k) Biaya pemesanan adalah semua pengeluaran yang timbul untuk mendatangkan barang dari luar, antara lain: • Pemrosesan pesanan. • Biaya ekspedisi. • Biaya telepon serta komunikasi lainnya. • Pengeluaran surat menyurat, foto kopi dan perlengkapan administrasi lainnya. • Biaya pengepakan dan penimbangan. • Biaya pemeriksaan penerimaan. • Biaya pengiriman ke gudang.
7 Biaya per pesanan tidak naik bila kuantitas pesanan berubah, tetapi bila semakin banyak item yang dipesan setiap kali pemesanan, maka jumlah pemesanan per periode akan turun sehingga biaya pemesanan total akan turun. b. Biaya Pembuatan (Set up Cost = k) Merupakan semua pengeluaran yang ditimbulkan untuk persiapan memproduksi barang. Biasanya timbul di dalam pabrik, meliputi biaya menyetel mesin, biaya mempersiapkan benda kerja, dan sebagainya. 3) Biaya Penyimpanan (Holding Cost = h) Biaya penyimpanan merupakan biaya yang timbul akibat disimpannya suatu item, yang termasuk biaya penyimpanan adalah: a. Biaya Memiliki Persediaan (biaya modal). b. Biaya Gudang. c. Biaya Kerusakan dan Penyusutan. d. Biaya Kadaluarsa (obsolescence). e. Biaya Asuransi. f. Biaya Administrasi dan Pemindahan. 4) Biaya Kekurangan Persediaan (Shortage Cost or Opportunity Cost = p) Biaya ini timbul jika persediaan tidak mencukupi permintaan produk atau kebutuhan bahan, yang termasuk biaya kekurangan persediaan adalah: • Kehilangan penjualan. • Kehilangan langganan. • Biaya pemesanan khusus. • Terganggunya proses produksi. • Tambahan pengeluaran kegiatan manajerial. Biaya kekurangan persediaan dapat diukur dari: a. Kuantitas yang tidak dapat dipenuhi (Biaya Pinalti). Biasanya diukur dari keuntungan yang hilang karena tidak dapat memenuhi permintaan atau dari kerugian akibat terhentinya proses produksi. b. Waktu Pemenuhan. Lamanya gudang kosong berarti lamanya proses produksi terhenti atau lamanya perusahaan tidak mendapat keuntungan, sehingga waktu menganggur tersebut dapat diartikan sebagai uang yang hilang. c. Biaya Pengadaan Darurat. Pengadaan darurat dapat dilakukan, tapi biasanya menimbulkan biaya yang lebih besar dari pengadaan normal. 5) Biaya Sistemik Biaya ini meliputi biaya perancangan dan perencanaan sistem persediaan serta ongkos-ongkos untuk mengadakan peralatan serta melatih tenaga yang digunakan untuk mengoperasikan sistem. 2.1.5 Metode Pengendalian Persediaan Metode untuk mengendalikan persediaan dapat diidentifikasikan sebagai berikut (Ishak, 2010, p.165): Pengendalian Persediaan secara Statistik (Statistical Inventory Control) Metode ini menggunakan ilmu matematika dan statistik sebagai alat bantu utama dalam memecahkan masalah kuantitatif pada sistem persediaan. Pada dasarnya, metode ini mencari jawaban optimal dalam menentukan:
8 • Jumlah ukuran pemesanan dinamis (EOQ). • Titik pemesanan kembali (Reorder Point). • Jumlah cadangan pengaman (Safety Stock) yang diperlukan. Metode ini sering disebut juga metode pengendalian tradisional, karena memberi dasar lahirnya metode baru yang lebih modern seperti MRP di Amerika dan Kanban di Jepang. Metode pengendalian persediaan secara statistik ini biasanya digunakan untuk mengendalikan barang yang permintaannya bersifat bebas (independent) dan dikelola saling tidak bergantung. Maksudnya, permintaan hanya dipengaruhi oleh mekanisme pasar dan bebas dari fungsi operasi produk. Sebagai contoh adalah permintaan untuk barang jadi dan suku cadang pengganti (spare part). 2.1.6 Identifikasi Material Menggunakan Analisis Klasifikasi ABC Klasifikasi ABC menurut Ishak (2010:181) atau sering disebut juga sebagai analisis ABC, merupakan klasifikasi dari suatu kelompok material dalam susunan menurun berdasarkan biaya penggunaan material per periode waktu (harga per unit dikalikan volume penggunaan dari material itu selama periode tertentu). Periode waktu yang umum digunakan adalah satu tahun. Analisis ABC juga dapat ditetapkan menggunakan kriteria lain bukan semata-mata berdasarkan kriteria biaya, tergantung pada faktor-faktor penting apa yang menentukan material tersebut. Faktor-faktor yang menentukan kepentingan suatu material: 1. Nilai total uang dari material. 2. Biaya per unit dari material. 3. Kelangkaan atau kesulitan memperoleh material. 4. Ketersediaan sumber daya, tenaga kerja dan fasilitas yang dibutuhkan untuk membuat material. 5. Panjang dari variasi waktu tunggu (lead time) dari material, sejak pemesanan material itu pertama kali sampai kedatangannya. 6. Ruang yang dibutuhkan untuk menyimpan material. 7. Resiko pencurian material. 8. Biaya kehabisan stok atau persediaan dari material. 9. Kepekaan material terhadap perubahan desain. Klasifikasi ABC mengikuti prinsip 80-20, atau hukum Pareto. Dimana sekitar 80% dari nilai total persediaan material dipresentasikan (diwakili) oleh 20% material persediaan. 2.2
Peramalan Peramalan diterjemahkan dari istilah forecasting adalah suatu upaya untuk memperoleh gambaran mengenai apa yang akan terjadi di masa mendatang. Pengetahuan akan masa depan juga akan memberikan arah kepada perencana kegiatan produksi untuk mengantisipasi keadaan, dimana hasil perencanaan itu akan berfungsi untuk menentukan target sasaran realistis yang harus dicapai (Wignjosoebroto, 2006, p.337). Forecast (peramalan) menurut Arwani (2011:51) adalah ilmu dan seni untuk memprediksikan peristiwa di masa datang. Disebut ilmu, karena proses proyeksi masa depan dilakukan berdasarkan data historis yang diproses dengan model matematika dan statistik tertentu. Hal ini sering disebut sebagai forecast kuantitatif. Disebut seni, karena forecast tidak semata-mata ditinjau dari sisi kuantitatif saja tetapi sering kali ditinjau dari sisi kualitatif yang disebut sebagai forecast kualitatif. Pada umumnya, perusahaan menggunakan kedua pendekatan ini, pertama-tama
9 dimulai dari forecast kuantitatif, lalu hasilnya dianalisis dan jika perlu direvisi dengan forecast kualitatif. Peramalan, yaitu suatu metode ilmiah yang digunakan untuk memperkirakan terjadinya atau terwujudnya sesuatu di masa yang akan datang. Perkiraan ini dilakukan dengan mengamati dan mempelajari berbagai unsur yang mempengaruhi serta tingkat perubahan unsur-unsur tersebut (Pardede, 2007, p.103). Aktivitas peramalan menurut Gasperz (2009:71), merupakan suatu fungsi bisnis yang berusaha memperkirakan penjualan dan penggunaan produk sehingga produk-produk itu dapat dibuat dalam kuantitas yang tepat. Peramalan permintaan merupakan usaha untuk mengetahui jumlah produk atau sekelompok produk di masa yang akan datang dalam kendala satu set kondisi tertentu (Husnan, Muhammad, 2008, p.40). Tujuan utama dari peramalan adalah untuk meramalkan permintaan dari itemitem independent demand di masa yang akan datang, untuk selanjutnya dikombinasikan dengan pelayanan pesanan (order service) yang bersifat pasti, agar kita dapat mengetahui total permintaan dari suatu item atau produk sehingga tercapai efektivitas dan efisiensi dari manajemen produksi dan inventori dalam industri manufaktur (Gasperz, 2012, p.136). Menurut Garperz (2012:137) dalam sistem peramalan berlaku aturan bahwa semakin jauh periode di masa mendatang atau semakin panjang horizon waktu peramalan, dengan asumsi faktor-faktor lain tetap, maka hasil ramalan akan semakin kurang akurat. 2.2.1 Klasifikasi Teknik Peramalan Klasifikasi teknik peramalan menurut Ishak (2010:112): 1. Dilihat dari Sifat Penyusunannya. a. Peramalan subjektif, yaitu peramalan yang didasarkan atas perasaan atau intuisi dari orang yang menyusunnya. b. Peramalan objektif, yaitu peramalan yang didasarkan atas data yang relevan pada masa lalu, dengan menggunakan teknik-teknik dan metode-metode dalam penganalisaannya. 2. Dilihat dari Jangka Waktu Ramalan yang Disusun. a. Peramalan jangka pendek, yaitu peramalan yang dilakukan untuk penyusunan hasil ramalan yang jangka waktunya satu tahun atau kurang. Berkaitan dengan perencanaan distribusi inventori, perencanaan material, dan lain-lain. Karakteristiknya adalah dilakukan secara teratur dan berulang, menggunakan data internal (harian atau mingguan), menggunakan teknik kuantitatif, dilakukan secara terperinci untuk banyak item atau stock keeping units (SKUs) (Gasperz, 2012, p.138). b. Peramalan jangka menengah, yaitu peramalan yang dilakukan untuk penyusunan hasil ramalan yang jangka waktunya satu hingga lima tahun ke depan. Berkaitan dengan perencanaan anggaran, produksi, pembelian menggunakan blanket purchase orders (BPO), dan lain-lain. Karakteristiknya adalah bersifat periodikal, menggunakan teknik kuantitatif dan kualitatif, dilakukan oleh manajemen menengah (middle management), dilakukan terhadap kelompok produk atau famili dari produk (product family) (Gasperz, 2012, p.138).
10 c. Peramalan jangka panjang, yaitu peramalan yang dilakukan untuk penyusunan hasil ramalan yang jangka waktunya lebih dari lima tahun yang akan datang. Berkaitan dengan perencanaan bisnis, analisis fasilitas, proyek-proyek jangka panjang, produk-produk atau pasar-pasar baru, investasi modal, dll. Karakteristiknya adalah dilakukan satu kali analisis (one-time analysis), lebih banyak berdasarkan pertimbangan manajemen puncak, lebih banyak menggunakan data eksternal (triwulan atau tahunan), dilakukan oleh manajemen puncak (top management), dilakukan terhadap beberapa produk atau famili dari produk (product family) (Gasperz, 2012, p.138). 3. Berdasarkan sifat ramalan yang telah disusun, maka peramalan dapat dibedakan atas dua macam: a. Peramalan kualitatif, yaitu peramalan yang didasarkan atas kualitatif masa lalu. Hasil peramalan yang dibuat sangat tergantung pada orang yang menyusunnya. Hal ini penting karena hasil peramalan tersebut ditentukan berdasarkan pemikiran yang bersifat intuisi, pendapat, pengetahuan dan pengalaman dari penyusunnya. b. Peramalan kuantitatif, yaitu peramalan yang didasarkan pada data kuantitatif masa lalu. Hasil peramalan yang dibuat sangat tergantung pada metode yang dipergunakan dalam peramalan tersebut. Peramalan kuantitatif dapat digunakan bila terdapat tiga kondisi berikut: Adanya informasi tentang keadaan yang lain. Informasi tersebut dapat dikuatifikasikan dalam bentuk data. Dapat diasumsikan bahwa pola yang lalu akan berkelanjutan pada masa yang akan datang. 2.2.2 Peramalan Kuantitatif Peramalan kuantitatif dapat dibedakan atas dua bagian (Ishak, 2010, p.117): 1. Metode Deret Waktu (Time Series). Metode peramalan yang didasarkan atas penggunaan analisa pola hubungan antara variabel yang akan diperkirakan dengan variabel waktu. Komponenkomponen yang mempengaruhi analisis ini: a. Pola Siklis (Cycle) Komponen siklis ini sangat berguna dalam peramalan jangka menengah. Pola data ini terjadi bila data memiliki kecenderungan untuk naik atau turun terusmenerus.
Gambar 2.3 Pola Siklis
11 b. Pola Musiman (Seasonal) Komponen musim dapat dijabarkan ke dalam faktor cuaca, libur dan perdagangan. Pola musiman berguna dalam meramalkan penjualan jangka panjang.
Gambar 2.4 Pola Musiman c. Pola Horizontal Pola ini terjadi apabila nilai data berfluktuasi di sekitar nilai rata-rata.
Gambar 2.5 Pola Horizontal d. Pola Tren Pola ini terjadi apabila data memiliki kecenderungan untuk naik atau turun terus-menerus. Pola ini digunakan untuk meramalkan biaya-biaya operasi, hal ini dikarenakan biaya tersebut cenderung naik jika mesin atau peralatan semakin tua atau semakin lama jangka waktu pemakaiannya.
Gambar 2.6 Pola Tren 2. Metode Korelasi atau Sebab Akibat (Causal Method). Metode peramalan yang didasarkan atas penggunaan analisa pola hubungan antara variabel yang akan diperkirakan dengan variabel lain yang mempengaruhinya dan bukan waktu. Prosedur umum yang digunakan dalam peramalan secara kuantitatif adalah: a. Definisikan tujuan peramalan. b. Pembuatan diagram pencar. c. Pilih minimal dua metode peramalan yang dianggap sesuai. d. Hitung parameter-parameter fungsi peramalan. e. Hitung kesalahan setiap metode peramalan. f. Pilih metode yang terbaik, yaitu yang memiliki kesalahan terkecil. g. Lakukan verifikasi peramalan.
12 2.2.3 Model Peramalan Kuantitatif Berdasarkan Metode Deret Waktu 2.2.3.1 Model Peramalan dengan Mempertimbangkan Pengaruh Musiman (Seasonal Variation) dalam Data Permintaan Menurut Garperz (2012:190) dalam situasi tertentu seringkali permintaan terhadap suatu produk industri dipengaruhi oleh faktor musiman yang berkaitan dengan fluktuasi periodik serta bersifat relatif konstan. Fluktuasi periodik itu biasanya dipengaruhi oleh faktor-faktor seperti: temperatur, curah hujan, hari raya keagamaan, dan lain-lain. Apabila berdasarkan identifikasi pola historis dari data aktual permintaan menunjukkan ada fluktuasi musiman, maka perlu dilakukan penyesuaian terhadap pengaruh musiman itu melalui menghitung indeks musiman (seasonal index). Selanjutnya metode peramalan seperti rata-rata bergerak, pemulusan eksponensial, dan analisis garis kecenderungan dapat diterapkan tergantung pada pola historis dari data itu. Apabila pola data permintaan hanya menunjukkan fluktuasi musiman tanpa ada kecenderungan menaik, maka kita dapat menggunakan model rata-rata bergerak atau pemulusan eksponensial untuk menghitung nilai-nilai ramalan, dan selanjutnya nilai-nilai ramalan itu dikoreksi terhadap pengaruh musiman menggunakan indeks musim. Berikut perhitungan untuk Indeks Musim: Tetapi apabila pola data permintaan menunjukkan fluktuasi musiman dengan kecenderungan menaik, maka kita dapat menggunakan model peramalan analisis garis kecenderungan untuk menghitung nilai-nilai ramalan, dan selanjutnya nilainilai ramalan itu dikoreksi terhadap pengaruh musiman menggunakan indeks musim. Perlu diperhatikan bahwa apabila unit waktu adalah bulan, maka nilai total dari indeks musim adalah 12; apabila unit waktu adalah triwulan maka nilai total dari indeks musim adalah 4, sesuai dengan jumlah bulan dan triwulan dalam satu tahun.
Maka, persamaan garis lurusnya menjadi: Nilai ramalan setelah dikoreksi: Selanjutnya apabila dalam praktek aktual, maka setelah tahun yang diramalkan dapat dibandingkan antara permintaan aktual dan nilai ramalan untuk mengetahui sejauh mana keandalan model ramalan itu. Pemantauan keandalan model ramalan tersebut dapat menggunakan peta kontrol tracking signal.
