BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Informasi Sistem informasi merupakan seperangkat elemen yang saling terhubung atau komponen yang mengumpulkan (input), memanipulasi (proses), menyimpan dan menyebarkan (output) data dan informasi, menyediakan sebuah reaksi koreksi (mekanisme umpan balik) untuk mencapai sebuah obyektif (Stair dan Reynolds, 2010, p.4). Peran dasar sistem informasi menurut (O’Brien & Marakas 2010, p.8) sebagai berikut: a. Mendukung proses dan operasi bisnis. b. Mendukung pengambilan keputusan para pegawai dan manajernya c. Mendukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif.
Menurut O’Brien (2005, p.19), fungsi sistem informasi antara lain: a. Area fungsional utama dari bisnis penting dalam keberhasilan bisnis, seperti fungsi akuntansi, keuangan, manajemen operasional, pemasaran dan manajemen sumber daya manusia. b. Kontributor penting dalam efisiensi operasional, produktivitas dan moral pegawai serta layanan dan kepuasan pelanggan. c. Sumber
utama
informasi
dan
dukungan
yang
dibutuhkan
untuk
menyebarluaskan pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer dan praktisi bisnis. d. Bahan yang sangat penting dalam mengembangkan produk dan jasa yang kompetitif yang memberikan organisasi kelebihan strategis dalam pasar global. e. Peluang berkarier yang dinamis, memuaskan, serta menantang bagi jutaan pria dan wanita. f. Komponen penting dari sumber daya, infrastruktur dan kemampuan perusahaan bisnis yang membentuk jaringan.
7
8 Model sistem informasi yang diadaptasi dari O’Brien (2005, p.24) menunjukkan kerangka kerja konsep dasar untuk berbagai komponen dan aktivitas sistem informasi. Sistem informasi bergantung pada sumber daya manusia (pemakai akhir dan pakar SI), hardware (mesin dan media), software (program dan prosedur), data (dasar data dan pengetahuan), serta jaringan (media komunikasi dan dukungan jaringan) ntuk melakukan input, pemrosesan, output, penyimpanan dan aktivitas pengendalian yang mengubah sumber daya data menjadi produk informasi. Model sistem informasi memperlihatkan hubungan antar komponen dan aktivitas sistem informasi. Model tersebut memberikan kerangka kerja yang menekankan pada empat konsep utama yang dapat diaplikasikan ke semua jenis sistem informasi, yaitu: a. Manusia, hardware, software, data dan jaringan adalah lima sumber daya dasar sistem informasi. b. Sumber daya manusia meliputi pemakai akhir dan pakar SI, sumber daya hardware terdiri dari mesin dan media, sumber daya software meliputi baik program maupun prosedur, sumber daya data dan pengetahuan, serta sumber daya jaringan yang meliputi media komunikasi dan jaringan. c. Sumber daya data diubah melalui aktivitas pemrosesan informasi menjadi berbagai produk informasi bagi pemakai akhir. d. Pemrosesan informasi terdiri dari aktivitas input dalam sistem, pemrosesan, output, penyimpanan dan pengendalian.
2.2 E-Business E-business merupakan konsep yang lebih luas dari e-commerce yang mencakup tidak hanya kegiatan pembelian dan penjualan dari barang dan jasa tetapi juga termasuk bagaimana pelayanan terhadap pelanggan, bekerja sama dengan partner bisnis dan melakukan kegiatan transaksi elektronik dalam organisasi (Turban 2006, p4). Menurut O’brien (2005, p314), e-business adalah pengunaan internet jaringan dan teknologi informasi lainnya untuk mendukung kegiatan e-commerce, komunikasi dan kerja sama bagi perusahaan, dan mendukung berbagai proses yang dijalankan melalui website, baik dalam jaringan perusahaan maupun dengan para pelanggan serta mitra bisnis lainnya.
9 Menurut Kotler dan Keller (2009, p.474), e-business merupakan penggunaan peralatan elektronik dan platform (intranet dan internet) untuk mengadakan kegiatan bisnis perusahaan.
2.3 Procurement Menurut Turban et al (2010, p.251) yang dikutip dari tulisan Kalakota et al (2000), procurement mengacu pada semua aktivitas yang melibatkan proses mendapatkan barang-barang dari pemasok; hal ini meliputi pembelian, dan tapi juga kegiatan logistik kedalam seperti transportasi, barang masuk dan penyimpanan di gudang sebelum barang tersebut digunakan. Proses procurement tradisional dimulai dari pembeli membutuhkan dan akan membuat permintaan material, setelah itu harus mendapat persetujuan supervisor. Langkah selanjutnya melihat ketersediaan barang, apabila barang tersedia maka akan menyiapkan material, jika barang tidak dapat dipenuhi maka akan membuat permintaan pembelian (purchase requisition). Permintaan pembelian harus mendapat persetujuan sebelum melakukan pemilihan pemasok. Jika disetujui, maka bagian pembelian akan memilih pemasok dengan quotation yang diminta dan akan membuat purchase order yang paling sesuai antara penawaran yang diberikan oleh pemasok. Purchase Order tersebut akan digunakan saat melakukan penerimaan barang, jika barang tidak sesuai akan melakukan pengembalian kepada pemasok dan apabila sudah sesuai akan menerima invoice. Sebelum melakukan proses pembayaran, harus melakukan pencocokan antara purchase order, penerimaan barang dan invoice yang diberikan. Berikut ini terdapat bagan proses procurement secara tradisional:
10
Sumber : procurense.com (15 Juli 2011)
Gambar 2.1 Proses Pembelian Tradisional
2.3.1 E-Procurement Menurut Chafey (2009, p.381), e-procurement merupakan integrasi dan manajemen elektronik terhadap semua aktivitas pengadaan termasuk permintaan pembelian, pemberian hak, pemesanan, dan pengantaran serta pembayaran antara pembeli den gan pemasok.
11
Menurut Turban et al (2010, p.290), e-procurement adalah proses pengadaan barang dan jasa untuk organisasi secara elektronik. E-procurement merupakan penggunaan teknologi berbasis web untuk mendukung proses procurement, termasuk permintaan, pencarian, kontrak, pemesanan, pembelian, pengiriman dan pembayaran.
2.3.2 Manajemen Procurement Berdasarkan Turban et al (2010, p.253), manajemen procurement merupakan proses perencanaan, pengaturan, dan pengkoordinasian seluruh aktivitas yang berhubungan untuk proses pembelian barang dan jasa yang bertujuan untuk memenuhi misi perusahaan. Berikut ini merupakan bagan management e-procuremen t.
Sumber: Kalakota 2000, p.339
Gambar 2.2 E-procurement Manag ement
2.3.3 Metode E-Procurement Berdasarkan Turban (2010, p.251), perusahaan menggunakan metode metode yang berbeda untuk memperoleh barang dan jasa, tergantung apa yang mereka beli, jumlah yang dibutuhkan, atau berapa banyak uang yang dipakai. Metode metode utama procurement ini mencakup: a. Mengadakan penawaran tender dari sistem dimana pemasok yang satu akan
12 bersaing dengan yang lainnya. Metode ini digunak an untuk pembelian dalam jumlah besar. b. Membeli secara langsung dari manufaktur, penjual grosir, maupun pengecer dari katalog - katalog mereka dan memungkinkan negosiasi. c. Membeli dari situs pelelangan umum dimana organisasi berpartisipasi sebagai salah satu pembeli. d. Membeli dari katalog yang terhubung dengan para penjual. e. Membeli dari katalog pembeli internal dimana perusahaan menyetujui katalog - katalog vendor mencakup kesepakatan harga. Pendekatan ini menggunakan pengimplementasian desktop purchasing, dimana mengizinkan requisition untuk memesan secara langsung dari vendor dengan melewati departemen procurement. f. Bergabung dengan suatu grup sistem pembelian dimana permintaan partisipan dikumpulkan
sampai
dalam
jumlah
yang
besar,
kemudian
grup
menegosiasikan harga atau menginisiasikan sebuah proses tender. g. Membeli pada pertukaran atau mal-mal industri. h. Berkolaborasi dengan para supplier untuk berbagi informasi tentang penjualan dan
persediaan
untuk
mengurangi
persediaan
dan
stock-out
serta
mempertinggi ketetapan waktu pengiriman.
2.3.4 Proses E-Procurement Menurut Turban et al (2010, p.354), proses e- procurement terdiri dari beberapa tahap yakni: 1. Melakukan pencarian vendor dan produk dengan menggunakan katalog, brosur, telepon, dan lainnya. 2. Melakukan kualifikasi vendor sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan. Dari list vendor yang ada, ditentukan mana yang sekiranya dapat diajak bekerja sama. 3. Memilih mekanisme pasar, seperti private, umum, lelang, barter, dll. 4. Melakukan perbandingan serta negosiasi, baik mengenai kualitas barang, harga barang, metode pengiriman, dll. 5. Membuat kesepakatan pembelian setelah negosiasi berhasil. 6. Membuat Purchase Order (PO).
13 7. Mengatur jadwal pengambilan atau pengiriman barang, sesuai dengan kesepakatan yang telah dibentuk sebelumnya. 8. Melakukan pembayaran terhadap vendor.
Sumber: T urban et al (2010)
Gambar 2.3 E-procurement Process Menurut peraturan presiden nomor 70 pasal 57 tetang pengadaan barang/jasa pemerintah. Proses dan administrasi Penunjukan Langsung dilakukan secara simultan, sebagai berikut: 1. Opname pekerjaan di lapangan; 2. Penetapan jenis, spesifikasi teknis dan volume pekerjaan, serta waktu penyelesaian pekerjaan; 3. Penyusunan dan penetapan hps; 4. Penyusunan dokumen pengadaan; 5. Penyampaian dokumen pengadaan kepada penyedia; 6. Pemasukan dokumen penawaran; 7. Pembukaan dokumen penawaran; 8. Klarifikasi dan negosiasi teknis dan harga;
14 9. Penyusunan berita acara hasil penunjukan langsung; 10. Penetapan penyedia; 11. Pengumuman penyedia
2.3.5 Tujuan E-Procurement Menurut Turban et al (2010, p .254-255), tujuan yang hendak dicapai dengan penggunaan e-procurement adalah: a. Meningkatkan produktifitas staff - staff pembelian (memberikan lebih banyak waktu dan mengurangi tekanan pekerjaan kepada mereka). b. Mengurangi harga pembelian melalui standarisasi produk, reverse auction, diskon dan pembelian gabungan. c. Meningkatkan aliran informasi dan manajemen. d. Meminimalkan pembelian terhadap pemasok non kontrak. e. Meningkatkan proses pembayaran dan penghematan akibat kelancaran pembayaran. f. Membangun hubungan kerjasama yang efisien. g. Memastikan pengiriman tepat waktu. h. Mengurangi waktu proses dan pemenuhan order melalui otomatisasi. i.
Mengurangi kebutuhan akan keterampilan dan pelatihan dari staff purchasing.
j.
Mengurangi jumlah pemasok.
k. Membuat proses pembelian cepat dan sederhana. l.
Mempersingkat rekonsiliasi invoice.
m. Mengurangi biaya pemrosesan administratif per order. n. Menemukan pemasok baru yang dapat menyediakan barang dan jasa lebih cepat dan murah. o. Mengintegrasikan kontrol anggaran dengan proses procurement. p. Meminimalkan kesalahan manusia dalam pembelian maupun pengiriman. q. Memonitor dan meregulasi perilaku pembelian.
2.3.6 Jenis Aplikasi E-Procurement Menurut Pujawan (2005, p.163) terdapat beberapa jenis aplikasi eprocurement yang masing - masing memiliki fitur yang berbeda. Secara umum ada beberapa jenis aplikasi e-procurement, yaitu:
15 a. E-catalogue: Dengan adanya internet, perusahaan dapat memiliki katalog elektronik. Perusahaan mengumpulkan informasi pemasok atau calon pemasok dengan segala produk maupun jasa yang dapat mereka sediakan. Biasanya, e-catalogue dilengkapi dengan fitur pencarian (search) sehingga perusahaan akan dengan mudah mendapatkan informasi tentang produk atau jasa yang dibutuhkan.
b.
E-auction: merup akan aplikasi pendukung proses lelang. Lelang dilakukan oleh pembeli dengan mengumpulkan calon - calon pemasok. Namun sebelumnya, pembeli telah member pengumuman akan adanya tender terhadap pengadaan suatu barang beserta dengan spesifikasi dan jumlah yang dibutuhkan. Secara elektronik, calon pemasok akan mengajukan penawaran harga dan selama proses lelang berlangsung, mereka dapat melakukan revisi atau perubahan harga penawarannya tersebut. Pada akhir periode, pemasok dengan penawaran harga terendah akan keluar sebagai pemenang lelang.
c. B2B market exchange: aplikasi ini memungkinkan banyak pembeli dan banyak penjual bertemu secara virtual. Biasanya, aplikasi ini dimiliki oleh pihak ketiga.
d. B2B private exchange: aplikasi ini bisa digunakan untuk membantu proses transaksi rutin dengan pemasok. Perusahaan dapat mengirim pemesanan via elektronik, mengecek status pengiriman, melakukan transaksi pembayaran, dan sebagainya. Selain itu, perusahaan bisa menggunakan aplikasi ini untuk berbagi informasi tentang rencana produksi dan informasi lainnya dengan supplier. Supplier juga dapat berbagi informasi mengenai ketersediaan stok dan kapasitas produksi mereka.
16 2.4 PIECES Framework Menurut (Whitten & Bentley, 2007, p. 77) PIECES Framework merupakan sebuah framework yang berisi kategori-kategori peng-klasifikasian masalah dan membuat pemecahan dari masalah tersebut. Klasifikasi tersebut dibagi menjadi enam kategori sesuai dengan urutan, yaitu Performance, Information, Economics, Control, Efficiency, dan Service. Selain itu, PIECES memiliki tiga impetus yaitu Problem, Opportunity, dan Directive. Berikut merupakan penjelasan dari ke enam kategori PIECES: P
Kebutuhan untuk memperbaiki proses yang mengarah kepada performance
I
Kebutuhan untuk memperbaiki proses yang mengarah kepada information
E
Kebutuhan untuk memperbaiki proses yang mengarah kepada economics
C
Kebutuhan untuk memperbaiki proses yang mengarah kepada control
E
Kebutuhan untuk memperbaiki proses yang mengarah kepada efficiency
S
Kebutuhan untuk memperbaiki proses yang mengarah kepada service Tabel 2.1 PIECES
Dan berikut ini merupakan penjelasan dari impetus PIECES: Problem
Merupakan masalah atau kendala yang dihadapi oleh organisasi.
Opportunity
Kesempatan
untuk
memberikan
solusi
atas
masalah yang dihadapi oleh organisasi yang bersangkutan.
17
Directive
Merupakan kebutuhan baru yang dijalankan oleh manajemen, pemerintah, atau dari pengaruh eksternal
Tabel 2.2 Impetus PIECES
2.5 Value Chain Model Menurut (Wheelen & Hunger, 2006, p. 110), value chain merupakan sekumpulan aktifitas yang menciptakan nilai yang saling terhubung dari supplier dan masuk kedam aktifitas internal dan diakhiri ke tangan pelanggan akhir.
Gambar 2.4 Value Chain
2.6 Unified Model Language (UML) Menurut Satzinger, Jackson & Burd (Satzinger, Jackson & Burd, 2010, p.48), Unified Model Language (UML) merupakan serangkaian standar konstruksi model dan notasi yang dikembangkan secara khusus untuk pengembangan object-oriented. 1.
Activity Diagram Menurut Satzinger, Jackson & Burd (Satzinger, Jackson & Burd,
2010, p.141), activity diagram adalah jenis diagram alur kerja yang menggambarkan kegiatan pengguna dan aliran sekuensial mereka.
18
Gambar 2.5 Simbol dalam Activity Diagram Sumber: (Satzinger, J.W., Jackson, R.B., & Burd, S.D, 2010, p142) Di bawah ini merupakan penjelasan mengenai simbol-simbol yang digunakan dalam activity diagram: a. Synchronization bar Merupakan notasi yang digunakan untuk mengontrol pemisahan atau penyatuan dari jalur yang berurutan. b. Swimlane Merupakan area persegi pada activity diagram yang mewakili aktifitas yang didalamnya. c. Starting activity Merupakan notasi yang menandakan dimulainya sebuah aktivitas. d. Transition arrow Merupakan garis penujuk arah yang menggambarkan transisi dari sebuah aktivitas dan arah dari suatu aktivitas. e. Activity Merupakan aktivitas yang menggambarkan suatu aktivitas. f. Ending activity Merupakan notasi yang menandakan berakhirnya suatu aktivitas.
19 2. Use case Diagram Menurut Satzinger, Jackson & Burd (Satzinger, Jackson & Burd, 2010, p.242), use case diagram merupakan sebuah diagram yang menunjukkan interaksi pengguna (user) dengan suatu sistem. Berikut ini adalah komponen-komponen dari suatu Use Case Diagram: 1. System Boundary Menggambarkan batasan antara sistem dengan actor. 2. Use case Menggambarkan apa yang dilakukan oleh actor di dalam sistem. 3. Actors Menggambarkan user atau pengguna dari suatu sistem. 4. Flow Menggambarkan hubungan antara use case dengan actor.
Gambar 2.6 Contoh Use case Diagram Sumber: (Satzinger, J.W., Jackson, R.B., & Burd, S.D, 2010, p243)
20 3. Use case Description Menurut Satzinger, Jackson & Burd (Satzinger, Jackson & Burd, 2010, p.171), use case description adalah penjelasan yang lebih detil mengenai proses dari sebuah use case.
Gambar 2.7 Contoh Use case Description Sumber: (Satzinger, J.W., Jackson, R.B., & Burd, S.D, 2010, p. 243)
21 4. Class Diagram Menurut Satzinger, et al (2010, p.60) Class Diagram menggambarkan pendekatan berorientasi objek untuk menunjukkan kelas dan objek di dalam sistem. Menurut Shelly dan Rosenblatt (2012, p.262), class diagram adalah kumpulan object yang menunjukkan class object dan hubungannya dengan use case. Jadi kesimpulan dari pengertian Class Diagram adalah kumpulan object yang menggambarkan pendekatan untuk menunjukkan kelas objek dalam sistem.
Gambar 2.8 Domain dan Design Class Diagram Sumber: (Satzinger, Jackson, & Burd, 2010, p. 419)
22 •
Domain Model Class Diagram
Domain Model Class Diagram menunjukkan users work domain atau disebut sebagai domain model class diagram. Tipe lain dari notasi UML class diagram digunakan untuk membuat design class diagrams ketika merancang software. Simbol domain kelas adalah rectangle dengan dua bagian. Bagian atas berisi nama kelas dan bagian bawah berisi daftar atribut kelas. Nama kelas diawali huruf capital dan nama atribut diawali dengan huruf kecil (Satzinger et al., 2010, p.187).
Gambar 2.9 Contoh Domain Model Class Diagram Sumber: (Satzinger, Jackson, & Burd, 2010, p. 188)
5. Sequence Diagram Menurut Satzinger, Jackson & Burd, Sequence diagram digunakan untuk menjelaskan interaksi beberapa objek dalam waktu tertentu secara berurutan. notasi di dalam sequence diagram adalah sebagai berikut: 1.
Actor sebagai user yang berinteraksi secara langsung dengan sistem.
2.
Input message sebagai pesan input dari user ke dalam suatu sistem.
3.
Surat returned value sebagai pesan output dari suatu sistem ke pengguna, hasil dari pemrosesan input.
4.
Object sebagai objek-objek yang berinteraksi di dalam sequence diagram.
5.
Object lifeline sebagai urutan pesan dari atas ke bawah.SSD adalah diagram yang menunjukkan urutan pesan antara actor eksternal dan sistem selama use case atau scenario.
23
•
System Sequence Diagram (SSD)
System Sequence Diagram (SSD) adalah diagram yang menunjukkan urutan pesan antara faktor eksternal dan sistem selama kasus penggunaan atau skenario (Satzinger, et al., 2010, p.242).
Gambar 2.10 System Sequence Diagram (SSD) Sumber: Satzinger, et al., 2010, p.253 •
Three Layer Design Sequence Diagram
Three Layer Design Sequence Diagram merupakan gambaran lengkap dari sequence diagram dan juga pengembangan dari First Cut Sequence Diagram dengan menambahkan layer – layer berikut: a) View Layer View layer melibatkan interaksi manusia-komputer dan membutuhkan merancang user interface untuk setiap use case. Desain user interface adalah salah satu aktivitas utama dari disiplin desain UP (Satzinger, J.W., Jackson, R.B., & Burd, S.D, 2005, p. 320). b) Data Access Layer Prinsip pemisahan tanggung jawab juga berlaku untuk Data access layer. Desain multilayer penting untuk mendukung jaringan multilayer dimana database pada satu server, logika bisnis pada server lain, dan user interface pada beberapa klien desktop. Cara baru merancang sistem yang tidak hanya
24 menciptakan sistem yang lebih kuat, tetapi juga sistem yang lebih fleksibel (Satzinger, J.W., Jackson, R.B., & Burd, S.D, 2005, p. 322).
Gambar 2.11 Contoh System Sequence Diagram Data Accress Layer Sumber: (Satzinger, Jackson, & Burd, 2010, p. 450) 2.7 User Interface User Interface merupakan bagian dari sistem informasi yang membutuhkan interaksi user untuk create, inputs, dan outputs. User Interface melibatkan inputs dan outputs yang secara langsung melibatkan system user. User Interface memungkinkan user untuk berinteraksi dengan komputer untuk merekam transaksi. (Satzinger, Jackson, & Burd, 2010, p. 531).
