BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1
Teori Umum 2.1.1 Pengertian Sistem Menurut O.Brien dan Marakas (2008 : 24), sistem merupakan sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur. Menurut Hall (2011 : 5), sistem adalah sekumpulan dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan
tujuan sama.
Dari pendapat – pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan elemen atau komponen yang saling berhubungan dan saling mendukung mengubah input menjadi output dalam proses transformasi untuk mencapai tujuan bersama.
2.1.2 Pengertian Data Menurut Laudon dan Laudon (2010 : 46), data adalah aliran fakta – fakta mentah yang merupakan peristiwa yang terjadi dalam organisasi atau lingkungan fisik sebelum mereka terorganisir dan disusun menjadi bentuk yang orang – orang dapat memahami dan menggunakannya.
9
10
Data dapat didefinisikan juga sebagai fakta mentah atau hasil observasi yang bisanya berupa fenomena fisik atau transaksi bisnis (O.Brien dan Marakas (2008 : 32)). Fakta – fakta mentah tersebut seperti jumlah karyawan, total jam kerja dalam seminggu, persediaan bagian nomor, order penjualan (Stair dan Reynolds (2012 : 5)). Sehingga dapat disimpulkan bahwa data merupakan fakta mentah yang berupa fenomena fisik atau transaksi bisnis yang akan diorganisir dan disusun menjadi bentuk yang dapat dipahami dan digunakan.
2.1.3 Pengertian Informasi Menurut O.Brien dan Marakas (2008 : 32), informasi adalah data yang telah diubah menjadi konteks yang berarti dan berguna bagi para pemakai akhir tertentu. Menurut Gelinas dan Dull (2010 : 17), informasi adalah data yang disajikan dalam bentuk yang bermanfaat dalam aktivitas pengambilaan keputusan. Menurut Laudon dan Laudon (2010 : 31), informasi adalah data yang telah dirubah menjadi bentuk yang memiliki makna dan berguna bagi manusia. Stair dan Reynolds (2012 : 5) mendefinisikan informasi sebagai kumpulan fakta yang terorganisir sehingga mereka memiliki nilai tambahan selain nilai fakta individu. Elemen – elemen informasi yang berkualitas :
11
1. Reliability Berhubungan dengan penyediaan informasi – informasi yang sesuai dengan pihak manajemen untuk menjalankan entitasnya
dan
mempraktekan
tanggung
jawab
pemerintahannya. 2. Integrity Berhubungan dengan ketepatan dan kelengkapan dari suatu informasi serta keabsahan informasi tersebut dalam hubungannya dengan nilai-nilai bisnis dan harapanharapannya. 3. Availibility Berhubungan
dengan
ketersediaan
informasi
ketika
dibutuhkan oleh proses bisnis sekarang dan di masa yang akan datang. Hal ini juga mencakup pengamanan terhadap sumber daya dan kemampuan yang terkait. 4. Efficiency Berhubungan
dengan
penyediaan
informasi
melalui
penggunaan sumber daya yang optimal (paling produktif dan ekonomis). 5. Effectiveness Berhubungan
dengan
informasi
yang
relevan
dan
berhubungan dengan proses bisnis, yang disampaikan dalam waktu yang tepat, benar, konsisten, dan dapat digunakan.
12
Jadi dapat disimpulkan informasi merupakan hasil pengolahan data yang memiliki nilai tambah, diolah dan diorganisir sehingga memiliki makna berguna bagi penggunanya.
2.1.4 Pengertian Sistem Informasi Menurut O’Brien dan Marakas (2008 : 4), sistem
informasi
merupakan kombinasi teratur dari orang – orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Menurut Laudon dan Laudon (2010 : 46) sistem informasi merupakan komponen yang saling bekerja sama mengumpulkan, mengolah, menyimpan, dan menyebarkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, pengendalian, analisis masalah, dan visualisasi dalam sebuah organisasi. Menurut John W. Satzinger (2010 : 6) sistem informasi adalah kumpulan komponen yang saling terkait yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan sebagai output informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas bisnis. Stair dan Reynolds (2012 : 8) mendefinisikan sistem informasi sebagai seperangkat elemen atau komponen yang saling terkait yang mengumpulkan (input), memanipulasi (process), menyimpan, dan menyebarkan (output) data dan informasi dan memberikan reaksi korektif (feedback) untuk memenuhi tujuan. Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah kombinasi seperangkat komponen yang terdiri dari orang, hardware,
13
software, jaringan telekomunikasi dan data yang saling bekerja sama untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, dan menyebarkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, pengendalian, analisis masalah, dan visualisasi dalam sebuah organisasi . Aktifitas dasar dari sistem informasi menurut Laundon dan Laudon (2010 : 46-47) adalah sebagai berikut : 1.
Input Melibatkan penangkapan atau pengumpulan data mentah dari dalam organisasi atau dari lingkungan eksternal untuk pengolahan dalam suatu sistem informasi.
2.
Process Melibatkan proses mengkonversi input mentah ke bentuk yang lebih bermakna.
3.
Output Mentransfer proses informasi kepada orang atau aktifitas yang akan menggunakannya.
4.
Feedback Output yang dikembalikan ke anggota organisasi yang sesuai untuk kemudian membantu mengevaluasi atau mengoreksi tahap input.
Gambar 2.1 Komponen Sistem
14
2.1.4.1 Manfaat Sistem Informasi Manfaat dari sebuah sistem informasi menurut O’Brien dan Marakas (2008 : 23) yaitu : 1.
Mendukung fungsi dari area bisnis untuk mencapai tujuan yang mencakup bagian keuangan, akuntansi, operasional, pemasaran dan sumber daya manusia.
2.
Untuk meningkatkan efesiensi dari proses produksi, meningkatkan
produktivitas
pekerja,
memberikan
pelayanan, dan kepuasan pelanggan. 3.
Sebagai sumber utama informasi dan mendukung pengambilan keputusan efektif yang diambil oleh manajer dan profesional bisnis.
4.
Untuk
mengembangkan
produk
dan
jasa
yang
kompetitif dan sebagai sebuah keuntungan strategic dalam menghadapi persaingan global. 5.
Sebagai
komponen
utama
dalam
sumber
daya
infrastruktur dan kehandalan jaringan bisnis masa kini.
2.1.5 Pengertian Sistem informasi Akuntansi Menurut Gelinas dan Dull (2010 : 667), sistem informasi akuntansi adalah subsistem khusus dari sistem informasi yang mengumpulkan,
memproses,
dan
melaporkan
informasi
berhubungan dengan aspek keuangan dari kejadian bisnis.
yang
15
Menurut Hall (2011 : 773), sistem informasi akuntansi adalah subsistem khusus dari sistem informasi yang memproses transaksi keuangan. Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntasi adalah interaksi komponen – komponen yang terdiri dari manusia, prosedur, software dan teknologi informasi yang bertugas mengubah
data
menjadi
informasi
akuntansi
melalui
tahap
pengumpulan data dari sumber data internal dan eksternal, pemrosesan data dan pelaporan informasi, dimana informasi akuntansi ini dapat berguna dalam pengambilan keputusan bagi pihak internal maupun eksternal perusahaan.
2.1.5.1 Kegunaan Sistem Informasi Akuntansi Kegunaan sistem informasi akuntansi menurut Jones dan Rama (2008 : 7-8) adalah : 1.
Menghasilkan laporan eksternal Yaitu menghasilkan laporan untuk pihak-pihak luar yang berkepentingan seperti investor, kreditor dan petugas pajak.
2.
Mendukung aktivitas rutin Sistem informasi akuntansi digunakan sebagai alat untuk menangani masalah-masalah dalam siklus operasi perusahaan.
Contohnya
:
pemesanan
barang,
pengiriman barang, penagihan dan penerimaan kas. 3.
Pengambilan keputusan
16
Sebagai alat untuk mengambil keputusan disemua level organisasi. 4.
Perencanaan dan pengendalian Sistem informasi akuntansi digunakan sebagai alat untuk merencanakan dan mengendalikan aktivitas dalam organisasi secara baik. Contohnya rencana dan pengendalian anggaran dalam suatu organisasi.
5.
Implementasi internal control Sistem informasi akuntansi kebijakan dan prosedur digunakan untuk melindungi harta (asset) perusahaan dari kerugian yang mungkin terjadi.
2.1.5.2 Komponen Sistem Informasi Akuntansi Menurut Romney (2006 : 6-7), sistem informasi akuntansi mempunyai lima komponen, yaitu : 1.
“The people who operate the system and perform various functions” yang artinya orang – orang yang mengoperasikan sistem dan melakukan berbagai tugas.
2.
“The procedures, both manual and automated, involved in collecting, processing and storing data about organization’s activities” yang artinya prosedur – prosedur, baik manual dan otomatis, terlibat dalam pengumpulan, pemrosesan, dan penyimpanan data mengenai aktivitas organisasi.
17
3.
“The software used to process the organization’s data” yang artinya software digunakan untuk memproses data organisasi.
4.
“The data about the organization’s business process” yang artinya data mengenai proses bisnis organisasi.
5.
“The information technology infrastructure, including computers,
peripheral
devices,
and
network
communications devices” yang artinya infrastruktur teknologi informasi, termasuk didalamnya komputer, peralatan periperal, dan peralatan komunikasi jaringan.
Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa komponen sistem informasi akuntansi adalah orang, prosedur, data, software dan hardware.
2.1.5.3 Siklus Sistem Informasi Akuntansi Menurut Jones dan Rama (2008 : 12), proses bisnis adalah urutan aktivitas yang dijalankan oleh perusahaan untuk memperoleh, memproduksi, dan menjual barang dan jasa. Proses bisnis dapat dilihat melalui
siklus
proses
bisnis
tersebut dan dapat dikelompokkan kedalam tiga siklus transaksi utama. Tiga siklus transaksi utama, yaitu : 1.
Siklus perolehan atau pembelian (Acquisition Cycle) Meliputi proses perolehan / pembelian dan pembayaran atas barang atau jasa.
18
2.
Siklus konversi (Convertion Cycle) Meliputi proses mengubah sumber daya yang telah disediakan menjadi barang atau jasa.
3.
Siklus pendapatan (Revenue Cycle) Meliputi proses menyediakan barang dan jasa ke pelanggan dan mengumpulkan uang kas.
Menurut Romney dan Steinbart (2011 : 31), siklus pemrosesan transaksi pada sistem adalah suatu rangkaian aktivitas yang dilakukan perusahaan dalam melakukan bisnisnya, mulai dari proses pembelian, produksi, hingga penjualan barang dan jasa. Siklus transaksi pada perusahaan dibagi menjadi 5 subsistem yaitu : 1.
Revenue Cycle Siklus yang terjadi dari transaksi penjualan barang dan jasa serta penerimaan kas.
2.
Expenditure Cycle Siklus yang terjadi dari transaksi pembelian barang dan jasa serta pengeluaran kas.
3.
Human Resources / Payroll Cycle Siklus yang terjadi dari proses perekrutan dan pembayaran
atas
perusahaan. 4
Production Cycle
tenaga
kerja
yang
dilakukan
19
Siklus yang terjadi dari proses produksi yang dilakukan oleh perusahaan. 5.
Financing Siklus yang terjadi dari kegiatan penerimaan modal yang dilakukan oleh perusahaan.
2.1.6 Pengertian Analisis Sistem Menurut Stair dan Reynolds (2010 : 497), analisis sistem adalah fase pengembangan sistem yang menentukan sistem informasi apa yang harus dilakukan untuk memecahkan masalah yang sudah ada dengan mempelajari sistem dan proses bekerja untuk mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, dan peluang untuk perbaikan. Menurut Laudon dan Laudon (2010 : 515), analisis sistem terdiri dari mendefinisikan masalah, mengidentifikasi penyebabnya, menentukan solusi, dan mengidentifikasi kebutuhan informasi yang harus memenuhi dengan solusi sistem. Menurut John W. Satzinger (2012 : 5), analisis sistem adalah proses memahami dan menentukan secara rinci apa yang sistem informasi harus capai. Sehingga dapat disimpulkan bahwa analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang mengurai dan mempelajari sistem dan proses kerja untuk mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, dan peluang
untuk
mengidentifikasi
perbaikan
dengan
penyebabnya,
cara
mendefinisi
menentukan
masalah,
solusi
dan
20
mengidentifikasi kebutuhan informasi yang harus memenuhi dengan solusi sistem.
2.1.6.1 Langkah-Langkah dalam Analisis Sistem Menurut Bodnar (2004 : 499) terdapat empat tahap dalam analisis sistem yaitu: 1.
Survei terhadap sistem yang ada Yaitu melakukan evaluasi terhadap sistem yang ada. Dalam tahap ini penting bagi system’s analyst untuk memahami sistem yang ada sebelum melakukan perubahan atau modifikasi sesuai dengan kebutuhan informasi pengguna.
2.
Mengidentifikasi kebutuhan informasi pengguna Yaitu
mengidentifikasi
pengguna.
System’s
kebutuhan analyst
informasi
harus
dari
mempelajari
keputusan yang akan dibuat oleh pengguna tentang informasi yang dibutuhkan dalam jangka waktu tertentu. Tahap ini cukup sulit karena pengguna seringkali merasa tidak yakin terhadap kebutuhan informasi mereka. 3.
Mengidentifikasi
sistem
yang
diperlukan
untuk
memenuhi kebutuhan informasi pengguna Yaitu
mengidentifikasi
kebutuhan
sistem
yang
diperlukan untuk memenuhi kebutuhan informasi dari
21
pengguna.
Kebutuhan
sistem
tersebut
biasanya
mengenai input dan output. 4.
Penyusunan laporan analisis sistem Yaitu menyiapkan laporan analisis sistem. Laporan ini berisi spesifikasi pengguna untuk sistem yang diusulkan dan keseluruhan rancangan konseptual dari sistem yang diusulkan.
2.1.7 Pengertian Perancangan Sistem Menurut Whitten dan Bentley (2009 : 160), perancangan sistem adalah teknik pemecahan
masalah
komplementer
(untuk
analisis sistem) yang mengumpulkan kembali potongan komponen sistem ke dalam sistem yang lengkap yang sudah ditingkatkan. Ini mungkin melibatkan menambah, menghapus, dan mengubah potongan relatif terhadap sistem yang asli. Sedangkan menurut Stair dan Reynolds (2010 : 497), perancangan
sistem
adalah
fase
pengembangan
sistem
yang
mendefinisikan bagaimana sistem informasi akan melakukan apa yag harus dilakukan untuk mendapatkan solusi masalah. Menurut Laudon dan Laudon (2010 : 517), perancangan sistem merupakan keseluruhan rencanan atau model untuk sistem yang terdiri dari semua spesifikasi sistem yang memberikan bentuk dan struktur. Jadi dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem adalah keseluruhan
rencana atau model sistem yang mendefinisikan
22
bagaimana sistem informasi akan
melakukan
apa
yang
harus
dilakukan untuk mendapatkan solusi masalah dengan menambahkan, menghapus dan mengubah
sistem
yang asli
sehingga
akan
menghasilkan spesifikasi sistem yang memberikan bentuk dan struktur.
2.1.8 Pengertian Perancangan Berbasis Object Oriented Menurut Whitten (2009 : 25), analisis dan perancangan berorientasi objek adalah kumpulan dari alat-alat dan teknik-teknik untuk pengembangan sistem yang memfasilitasi teknologi objek untuk membangun sebuah sistem dan perangkat lunaknya.
2.1.9 Pengertian Rich Picture Menurut Mathiassen (2000 : 334), rich picture adalah gambaran umum tentang user/actor, benda, proses, struktur dan masalah di dalam sistem dan domain aplikasi.
2.1.10 Pengertian Unified Modelling Language ( UML) Menurut Whitten & Bentley (2009 : 371), unified modelling language(UML) adalah satu kumpulan konvensi pemodelan yang digunakan untuk menentukan atau menggambarkan sebuah sistem software yang terkait dengan objek. Menurut Jones dan Rama (2008 : 78), UML (unified Modelling Language) adalah sebuah bahasa yang digunakan untuk menentukan, memvisualisasikan, membangun dan mendokumentasikan sistem
23
informasi. UML dikembangkan sebagai suatu alat untuk analisis dan desain beorientasi objek. Berdasarkan pendapat ahli di atas, maka dapat disimpulkan bahwa UML adalah sebuah bahasa yang digunakan untuk menentukan, memvisualisasikan, membangun dan mendokumentasikan sistem informasi. UML dikembangkan sebagai suatu alat untuk analisis dan desain beorientasi objek.
2.1.11 Pengertian Event Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2012 : 71), event adalah sesuatu yang terjadi pada waktu dan tempat tertentu, dapat diidentifikasi secara langsung dan harus diingat oleh sistem.
2.1.11.1 Identifikasi Event Menurut Jones dan Rama (2008 : 21), ada beberapa cara dalam mengindentifikasi event yaitu : 1.
Kenali event pertama di dalam suatu proses yang terjadi ketika seseorang atau suatu departemen bertanggung jawab dalam suatu proses bisnis.
2.
Abaikan suatu kegiatan yang tidak memerlukan partisipasi dari internal agent.
3.
Kenali sebuah event baru pada saat tanggung jawab berpindah dari satu internal agent ke yang internal agent lainnya.
24
4.
Kenali sebuah event baru ketika suatu proses terganggu dan dilanjutkan kembali oleh internal agent yang sama.
5.
Menggunakan
nama
dan
gambaran
event
yang
merefleksikan secara menyeluruh dari event tersebut.
2.1.12 Pengertian Workflow Table Menurut Jones dan Rama (2008 : 84), “Workflow table is a two column that identifies the actors and actions in a process” yang dapat diartikan bahwa workflow table adalah sebuah tabel dua kolom yang
mengidentifikasikan beberapa aktor dan tindakan dalam
sebuah proses. Workflow Table digunakan agar illustrator dapat memahami pembagian tugas dalam rangkaian event di dalam proses bisnis tersebut.
2.1.13 UML Class Diagram 2.1.13.1 Pengertian Class Menurut Whitten, et al (2009 : 410) diterjemahkan oleh Tim Penerjemah Andi, class adalah suatu objek yang memiliki atribut dan behavior yang sama. Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2012 : 101), class adalah kategori atau klasifikasi dari sebuah objek atau benda. Berdasarkan pendapat – pendapat diatas, class adalah objek
dan
behavior
yang
sama
dimana
kita
25
mengidentifikasikan semua objek dan event yang ada, lalu kita sertakan dalam model problem domain. Setelah itu kita kelompokkan beberapa objek dan event ke dalam class.
2.1.13.2 Pengertian Attributes Menurut Whitten, Bentley dan Dittman (2009 : 431), atribut adalah data yang mewakili karakteristik terkait tentang sebuah objek. Menurut Satzinger, Jackson, dan Burd (2012 : 95), atribut adalah deskripsi dari sebuah informasi tentang benda atau objek. Dapat disimpulkan bahwa dalam pendekatan analisa object oriented, atribut adalah deskripsi terkait objek.
2.1.13.3 Pengertian Behaviour Menurut Whitten, Bentley dan Dittman (2009 : 432) “Behaviour is the set things that an object can do and that act the object’s data (or attributes)” diterjemahkan oleh Tim Penerjemah Andi, behaviour adalah kumpulan dari sesuatu yang dapat dilakukan oleh objek dan terkait dengan fungsi – fungsi yang bertindak pada atribut. Konsep behavior adalah : a.
Event trace, “ A sequence of events involving a specific object.” Yang artinya sekumpulan dari event yang melibatkan object yang spesifik.
26
b.
Behaviour pattern, “A description of possible event traces for all object in a class.” Yang artinya deskripsi dari event trace yang mungkin untuk semua object pada class.
c.
Attribute, “A description property of a class or an event.” Yang artinya deskripsi dari class atau event.
2.1.13.4 Pengertian UML Class Diagram Menurut Satzinger, Jackson & Burd (2012 : 57) class diagram adalah diagram yang terdiri dari kelas dan hubungan antar kelas. Menurut Jones dan Rama (2008 : 172) menyatakan UML class diagram menyediakan sebuah pendekatan sistematis untuk merancang data dan mendokumentasikan rancangan tersebut. Empat aktivitas utama dalam membuat UML class diagram, yaitu : 1.
Menempatkan transaction table yang diperlukan pada UML class diagram.
2.
Menempatkan master table yang diperlukan pada UML class diagram
3.
Menentukan hubungan yang diperlukan antar tabel (transaction dan master)
27
4.
Menentukan atribut yang diperlukan dalam UML class diagram Jadi dapat ditarik kesimpulan class diagram
adalah kumpulan dari class – class beserta hubungannya yang
digunakan
untuk
merancang
data
dan
mendokumentasikan rancangan data tersebut.
2.1.13.5 Hubungan-Hubungan dalam Class Diagram Menurut Jones dan Rama (2008 : 205-206), hubungan dalam class diagram, yaitu : 1.
One to One Relationships Hubungan one to one diantara entity tidak dekat seperti one to many, tetapi dapat terjadi dalam sistem informasi akuntansi.
2.
One to Many atau Many to One Relationships Hubungan one to many atau hubungan many to one sangat umum di dalam sistem akuntansi.
3.
Many to Many Hubungan many to many dapat diubah kedalam dua hubungan dengan menambahkan satu table detail didalamnya.
2.1.14 Pengertian Use Case Diagram Menurut Jones dan Rama (2008 : 355), use case diagram adalah suatu daftar use case yang terdapat dalam suatu aplikasi dan
28
yang mengidentifikasikan actor yang bertanggung jawab terhadap masing – masing use case. Menurut Satzinger, Jackson & Burd (2012 : 69), use case adalah aktivitas yang dilakukan oleh sistem, biasanya dalam menanggapi permintaan oleh pengguna sistem. Actor dan use case adalah sebagai elemen utama dalam use case diagram. Mereka dihubungkan satu sama lain dengan sistem. Tiap use case menunjukkan beberapa sequence yang memungkinkan dalam interaksi actor dengan sistem.
2.1.14.1 Simbol Use Case Diagram Tabel 2.1 Simbol – Simbol Use Case Diagram Bentuk Simbol
Nama
System Boundary
Actor
Use Case
Relationship
Sumber : Accounting Information Sistem (Jones dan Rama (2008 : 355))
29
a.
Use case Digunakan
untuk
menggambarkan
interaksi
atau
interface yang terjadi antara actor dengan sistem. b.
Actor Simbol ini digunakan sebagai penggambaran subjek yang berhubungan langsung dengan sistem . Dimana mereka haruslah internal agent dalam sistem dan memiliki pola interaksi dengan sistem.
c.
Relationship Simbol ini digunakan untuk menghubungkan antara actor dan use case yang saling berhubungan di dalam sistem tersebut.
d.
System Boundary Simbol ini digunakan untuk membatasi antara sistem yang
satu
dengan
sistem
lainnya
atau
dengan
lingkungan luarnya. Dengan kata lain batas sistem ini merupakan ruang lingkup atau scope dati sistem atau subsistem itu sendiri.
2.1.15 Pengertian Activity Diagram Menurut Whitten, Bentley dan Dittman (2009 : 390) activity diagram
merupakan
diagram
yang
dapat
digunakan
untuk
menggambarkan langkah – langkah secara grafis aliran proses bisnis.
30
Sedangkan menurut Jones dan Rama (2008 : 79), activity diagram berperan sebagai ‘peta’ dalam memahami proses bisnis dengan menampilkan urutan aktivitas dalam proses. Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa activity diagram adalah suatu diagram yang menggambarkan proses bisnis suatu perusahaan yang terdiri dari gambaran umum maupun detailnya.
2.1.15.1 Overview Activity Diagram Pendapat dari Jones dan Rama (2008 : 110), overview
activity
diagram
adalah
diagram
yang
menggambarkan tampilan level tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan event – event yang penting, urutannya, dan informasi yang menyertai event tersebut. Dalam menyiapkan overview activity diagram terdapat langkah- langkah sebagai berikut : 1.
Membaca narasi dan mengidentifikasi event – event yang penting.
2.
Mencatat narasi yang jelas untuk mengidentifikasi event yang terlibat didalamnya.
3.
Menggambarkan agent atau actor yang terlibat dalam proses bisnis.
4.
Membuat
diagram
masing-masing
mewujudkan urutan event.
event
dan
31
5.
Menggambarkan dokumen yang dibuat dan digunakan dalam proses bisnis, serta menggambarkan aliran informasi dari dokumen tersebut.
2.1.15.2 Detailed Activity Diagram Menurut Jones dan Rama (2008 : 110) detailed activity diagram adalah diagram yang menggambarkan aktivitas yang saling berhubungan secara rinci dengan satu atau dua event yang terdapat pada overview activity diagram. Menurut Jones dan Rama dalam menyiapkan detailed activity diagram terdapat langkah – langkah sebagai berikut : 1.
Mencatat narasi untuk menunjukkan aktivitas.
2.
Menyiapkan workflow table.
3.
Mengidentifikasi detailed activity diagram yang dibutuhkan.
2.1.15.3 Simbol Activity Diagram Tabel 2.2 Simbol – Simbol Activity Diagram Bentuk Simbol
Nama Solid Circle
Keterangan Start of process in an activity diagram
Rounded
Event, activity on
Rectangle
trigger
32
Continous Line
Sequence from one event or activity to the next
Dofted Line
Flow of informasi between events
Document
Represents a source document or report
Diamond
A Branch
Table
A computer file from which data may be read recorded
from
or during
business events Bull’s Eye
End of process
Note
Refers the reader to another diagram or document for details
Sumber : Accounting Information System (Jones dan Rama(2008 : 111))
2.1.16 Pengertian Database Menurut John W. Satzinger (2010 : 11), database adalah koleksi terpusat data yang dapat diakses oleh banyak pengguna dan sistem pada saat yang sama.
33
Menurut Whitten, Bentley, Dittman (2009 : 518), database adalah kumpulan file yang saling terkait, dimana file adalah kumpulan record yang serupa. Dua macam file dalam database : master file yaitu file yang akan terus ada selama hidup dari sistem informasi yang record nya relatif statis, jarang berubah nilainya, transaction file yaitu file yang merekam data dari hasil suatu transaksi yang terjadi, record nya tidak akan sama untuk setiap transaksi yang berbeda. Dapat disimpulkan bahwa database adalah sekumpulan data yang dapat diakses oleh pengguna sistem.
2.1.17 Pengertian Perancangan Database Menurut Connolly dan Begg (2005 : 291), perancangan database adalah proses perancangan untuk sebuah basis data yang mendukung operasi dan tujuan perusahaan. Perancangan database dapat dibagi menjadi tiga tahapan utama: 1.
Conceptual Database Design Proses membangun sebuah model data dari informasi yang diperoleh dalam suatu organisasi, tetapi bebas dari semua pertimbangan fisik.
2.
Logical Database Design Proses membangun sebuah model informasi yang diperoleh dari sebuah organisasi berdasarkan model data khusus tetapi
bebas dari hal yang berkaitan
dengam DBMS dan pertimbangan fisik lainnya.
34
3.
Physical Database Design Proses
pembuatan
gambaran
suatu
implementasi
database pada media penyimpanan kedua.
2.1.18 Pengertian Formulir Formulir menurut Mulyadi (2008 : 3) adalah dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Manfaat formulir menurut Mulyadi (2008 : 78) adalah : 1.
Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan.
2.
Merekam data transaksi bisnis perusahaan.
3.
Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan.
4.
Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain didalam organisasi lain. Menurut Jones dan Rama (2008 : 354), formulir adalah
susunan dokumen yangberisikan kolom kosong dimana pengguna dapat mengisi dengan data ketika formulir ditampilkan di layar komputer, data yang dimasukkan dalam kolom kosong disimpan pada satu tabel atau lebih. Jadi formulir adalah suatu dokumen yang diisi oleh pengguna sehingga memberikan informasi dari transaksi tertentu.
2.1.18.1 Jenis Tipe Input Formulir
35
Menurut Jones dan Rama (2008 : 355) ada beberapa tipe input formulir yang digunakan, antara lain : 1.
Single Record Entry Form Menampilkan hanya satu record pada satu saat. Formulir ini digunakan untuk menambah, menghapus, atau memodifikasi data dalam record tunggal dalam tabel tertentu.
2.
Tabular Entry Form Menyediakan rancangan seperti spreadsheet untuk memasukkan beberapa record dalam satu tabel.
3.
Multi Tabel Entry Form Digunakan untuk menambah data ke lebih dari satu tabel. Ketika data dimasukkan ke record yang memiliki hubungan one – to – many, formulir utama digunakan. Formulir utama memiliki dua bagian – bagian utama yang digunakan untuk menambah data ke dalam satu tabel dan subformulir yang digunakan untuk menambah data ke beberapa tabel.
2.1.18.2 Elemen Penting Formulir Menurut Jones dan Rama(2008 : 358-360) ada lima elemen penting dari formulir, yaitu : 1.
Atribut yang disimpan dalam table
2.
Atribut yang ditampilkan dari table
3.
Fields yang dihitung
36
4.
Foreign key
5.
Queries
2.1.19 Pengertian Rancangan Laporan Menurut Whitten & Bentley (2009 : 550), report atau output menggambarkan informasi bagi pengguna sistem. Output adalah komponen yang dapat dilihat dari sistem informasi yang bekerja dan berfungsi. Menurut Jones dan Rama(2008 : 250), laporan adalah presentasi data yang telah terformat dan teorganisasi dengan baik. Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa laporan adalah suatu ringkasan informasi untuk masing-masing transaksi yang terjadi di perusahaan dan bisasanya diperlukan bagi management tingkat atas.
2.1.19.1Elemen Rancangan Laporan Menurut Jones dan Rama (2008 : 267), rancangan laporan dapat dibagi menjadi : 1.
Label boxes dan text boxes Dua elemen penting dari segala laporan adalah label dan data. Dalam Microsoft Access , elemen-elemen ini ditunjukkan oleh label boxes dan text boxes.
2.
Grouping attribute
37
Laporan yang berkelompok, dikelompokkan oleh sesuatu. 3.
Group header Group header dapat digunakan untuk menyajikan informasi yang umum pada kelompok.
4.
Group detail Transaksi yang terjadi pada kelompok didaftarkan dalam kelompok secara rinci dan lengkap
5.
Group footer Group footer juga dapat digunakan untuk menyediakan informasi
yang
berguna
dalam
laporan
yang
berkelompok.
2.2
Teori Khusus 2.2.1 Pengertian Penjualan Menurut Mulyadi (2008 : 160), penjualan adalah suatu kegiatan yang terdiri dari transaksi penjualan barang dan jasa, baik secara kredit maupun tunai. Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. Sedangkan dalam transaksi penjualan tunai, barang atau jasa baru diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari pembeli.
38
Menurut Reeve et al. (2009 : 225), penjualan adalah jumlah yang dibebankan kepada pelanggan untuk barang yang dijual, baik penjualan tunai maupun penjualan kredit. Jadi dapat disimpulkan bahwa penjualan adalah total yang dibebankan kepada pelanggan pada penjualan barang dagang, meliputi penjualan tunai dan penjualan kredit.
2.2.2 Pengertian Penjualan Kredit Menurut Mulyadi (2008 : 210), penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Untuk menghindari tidak tertagihnya piutang, setiap penjualan kredit yang pertama kepada seorang pembeli selalu didahului dengan analisis terhadap dapat atau tidaknya pembeli tersebut diberi kredit.
2.2.2.1 Prosedur Penjualan Kredit Menurut Mulyadi (2008 : 219), jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit, yaitu : 1.
Prosedur order penjualan Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat surat order pengiriman dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi yang lain untuk memungkinkan
39
fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam melayani order dari pembeli. 2.
Prosedur pengiriman Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman yang diterima dari fungsi pengiriman.
3.
Prosedur penagihan Dalam proses ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkan barang kepada pembeli. Dalam
metode
tertentu
faktur
penjualan
sebagaitembusan pada waktu bagian ini membuat surat order pengiriman. 4.
Prosedur distribusi penjualan Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen.
2.2.2.2 Fungsi – Fungsi Terkait dalam Penjualan Kredit 1.
Fungsi penjualan Bertanggung jawab untuk surat order dari pembeli , mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut , meminta
otorisasi
kredit
,
menentukan
tanggal
40
pengiriman dan dari gudang mana akan dikirim , serta mengisi surat order pengiriman. 2.
Fungsi kredit Bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. Karena hampir semua penjualan dalam perusahaan manufaktur merupakan penjualan kredit , maka sebelum order dari pelanggan dipenuhi , harus lebih dahulu diperoleh otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit.
3.
Fungsi gudang Bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan , serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman.
4.
Fungsi pengiriman Bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan.
5.
Fungsi penagihan Bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.
6.
Fungsi akuntansi
41
Bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur , serta membuat laporan penjualan.
2.2.2.3 Prinsip Pemberian Kredit Ada beberapa prinsip – prinsip pemberian kredit yang sering dilakukan yaitu dengan analisis 5C. Menurut Kasmir (2008:108), prinsip – prinsip kredit terdiri dari 5C yaitu : 1.
Character Suatu keyakinan bahwa, sifat atau watak dari orangorang yang akan diberikan kredit benar-benar dapat dipercaya,hal ini tercermin dari latar belakang si nasabah baik yang berlatar belakang pekerjaan maupun yang bersifat pribadi seperti : cara hidup atau gaya hidup yang di anutnya, keadaan keluarga, hoby dan sosial standingnya. Ini semua merupakan ukuran “kemauan” membayar.
2.
Capacity Untuk melihat nasabah dalam kemampuannya dalam bidang
bisnis
yang
di
hubungkan
dengan
pendidikannya, kemampuan bisnis juga di ukur dengan kemammpuannya dalam memahami tentang ketentuanketentuan
pemerintah.
Begitu
pula
dengan
kemampuannya dalam menjalankan usahanya selama
42
ini. Pada akhirnya akan terlihat “kemampuannya” dalam mengembalikan kredit yang disalurkan. 3.
Capital Untuk melihat penggunaan modal apakah efektif, dilihat laporan keuangan (neraca dan laporan laba rugi) dengan melakukan pengukuran seperti dari segi likuiditas, solvabilitas, rentabilitas dan ukuran lainnya. Capital juga harus dilihat dari sumber saja modal yang ada sekarang ini.
4.
Collateral Merupakan jaminan yang di berikan calon nasabah baik yang bersifat fisik maupun non fisik. Jaminan hendaknya melebihi jumlah kredit yang diberikan. Jaminan juga harus diteliti keabsahannya sehingga jika terjadi suatu masalah, maka jaminan yang di titipkan akan dapat dipergunakan secepat mungkin.
5.
Condition Dalam menilai kredit hendaknya juga di nilai kondisi ekonomi dan politik sekarang dan di masa yang akan datang sesuai dengan sektor masing-masing, serta prosfek usaha dari sektor yang ia jalankan. Penilaian prospek bidang usaha yang di biayai hendaknya benarbenar
memiliki
prosfek
yang
baik
sehingga
kemungkinan kredit tersebut bermasalah relatif kecil.
43
2.2.3 Pengertian Piutang Dagang Menurut Mulyadi (2008 : 257), prosedur pencatatan piutang bertujuan untuk mencatat mutasi piutang perusahaan kepada setiap debitur. Mutasi piutang disebabkan oleh transaksi penjualan kredit penerimaan kas dari debitur, retur penjualan dan penghapusan piutang. Menurut Warren (2011 : 403) mengemukakan bahwa transaksi paling umum yang menciptakan piutang adalah penjualan barang atau jasa secara kredit, piutang dicatat dengan mendebet akun piutang usaha. Piutang semacam ini mormalnya diperkirakan akan tertagih dalam periode waktu yang relative pendek seperti 30 atau 60 hari yang diklasifikasikan sebagai aktiva lancar. Berdasarkan kedua definisi diatas maka dapat disimpulkan pengertian piutang adalah transaksi yang timbul dari penjualan bang atau jasa secara kredit dimana piutang dicatat dengan mendebet akun piutang dagang.
2.2.3.1 Metode Pencatatan Piutang Menurut Mulyadi (2008 : 261), pencatatan piutang dapat dilakukan dengan slah satu dari metode berikut ini : a.
Metode konvensional
b.
Metode posting langsung kedalam kartu piutang atau pernyataan piutang.
c.
Metode pencatatan tanpa buku pembantu (ledgerless bookkepping)
d.
Metode pencatatan dengan menggunakan computer.
44
Menurut Mulyadi (2008 : 257), informasi mengenai piutang yang dilaporkan kepada manajemen adalah : a.
Saldo piutang pada saat tertentu kepada setiap debitur.
b.
Riwayat penulasan piutang yang dilakukan setiap debitur.
c.
Umur piutang kepada setiap debitur pada saar tertentu.
2.2.3.2 Catatan Akuntansi yang digunakan dalam Transaksi Piutang Dagang Menurut Mulyadi (2008 : 260) catatan akuntansi yang digunakan dalam transaksi piutang dagang adalah : a.
Jurnal Penjualan Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit .
b.
Jurnal Retur Penjualan Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat berkurang piutang dari transaksi retur penjualan.
c.
Jurnal Umum Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat kurangnya piutang dari transaksi penghapusan piutang yang tidak dapat lagi ditagih.
45
d.
Jurnal Penerimaan Kas Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penerimaan kas dari debitur.
e.
Kartu Piutang Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo piutang kepada setiap debitur.
2.2.4 Pengertian Penerimaan Kas Menurut
Mulyadi
(2008
:
455-456)
penerimaan
kas
perusahaan berasal dari dua sumber utama, yaitu penerimaan kas dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang. Jadi penerimaan kas adalah penerimaan atas uang atau cek atau instrument lain yang dapat diterima sebagai alat pembayaran atas kewajiban yang sesuai dengan nominalnya, baik dari penjualan tunai , pelunasan piutang maupun penerimaan lainnya.
2.2.4.1 Prosedur Penerimaan Kas Menurut Mulyadi (2008 :456) sistem penerimaan kas dari penjualan tunai dibagi menjadi tiga prosedur sebagai berikut : a.
Prosedur penerimaan kas dari Over – The counter sales Dalam penjualan tunai ini, pembeli datang ke perusahaan melakukan pemilihan barang atau produk yang akan dibeli lalu melakukan pembayaran ke kasir
46
dan kemudian menerima barang yang dibeli. dalam prosedur ini perusahaan menerima uang tunai, cek pribadi atau pembayaran langsung dari pembeli dengan kartu kredit sebelum barang diserahkan kepada pembeli. b.
Prosedur penerimaan kas dari Cash on delivery sales (COD sales) Prosedur ini merupakan transaksi penjualan yang melibatkan kantor pos, perusahaan angkutan umum atau angkutan sendiri dalam penyerahan dan penerimaan kas dari hasil penjualan, COD sales merupakan sarana untuk memperluas daerah pemasaran dan untuk memberikan jaminan penyerahan barang bagi pembeli dan jaminan penerimaan kas bagi perusahaan penjual.
c.
Prosedur penerimaan kas dari Credit Card sales Credit card merupakan sarana pembayaran bagi pembeli, baik dalam over the counter maupun COD sales.
Pembeli
memberikan
persetujuan
tertulis
penggunaan kartu kredit dalam pembayaran harga barang, sehingga memungkinkan perusahaan penjual melakukan penagihan kepada bank atau perusahaan penerbit kartu kredit.
2.2.4.2 Dokumen Akuntansi yang digunakan dalam Sistem Penerimaan Kas
47
Menurut Mulyadi (2008 :
463) dokumen yang
digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah : a.
Faktur Penjualan Tunai Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang
diperlukan
menejemen
mengenai
transaksi penjualan tunai. Faktur penjualan tunai berfungsi sebagai penghantar pembayaran oleh pembeli kepada fungsi kas dan sebagai dokumen untuk pencatatan transaksi penjualan tunai ke dalam jurnal penjualan. b.
Pita register kas Dokumen ini dihasilkan oleh fungsi kas yang merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan.
c.
Bukti setor bank Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank, bukti setor dibuat 3 lembar. Lembar 1 diserahkan ke Bank bersama uang tunai, lembar 2 diserahkan ke bagian akuntansi dan lembar 3 disimpan sebagai arsip permanen oleh bagian kas.
d.
Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan (HPP) Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, kartu persediaan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk
48
mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual.
2.2.4.3 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penerimaan Kas Menurut Mulyadi (2008 : 469) prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah sebagai berikut : a.
Prosedur order penjualan
b.
Prosedur penerimaan kas
c.
Prosedur penyerahan barang
d.
Prosedur pencatatan penjualan tunai
e.
Prosedur penyetoran kas ke bank
f.
Prosedur pencatatan penerimaan kas
g.
Prosedur pencatatan HPP
2.2.5 Pengertian Jurnal Menurut Pratiwi (2012 : 61), jurnal merupakan media pertama yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan sesuai dengan urutan terjadinya dengan mendebit dan mengkredit jumlah rupiah transaksi. Jurnal Umum Halaman : ………….. Tanggal
Keterangan
REF
Gambar 2.2 Jurnal Umum
Debit
Kredit
49
Dalam jurnal, transaksi dicatat secara kronologis, sesuai dengan urutan terjadinya dan diberikan uraian atas transaksi yang dicatat beserta jumlah pendebitan dan pengkreditan. Pembuatan jurnal harus disertai dengan judul jurnal agar dapat diketahui jurnal yang dibuat. Sebelum membukukan transaksi keuangan dalam jurnal, maka selain mencantumkan judul jurnal juga harus diberikan nomor kode yang nantinya digunakan untuk keperluan posting ke buku besar. Berikut kolom dalam jurnal dan fungsinya (Pratiwi : 62) : Tabel 2.3 Fungsi Jurnal Kolom
Fungsi
Tanggal
Untuk mencatat tanggal terjadinya transaksi. Pencatatan tanggal transaksi dilakukan sesuai urutan waktu terjadinya. Transaksi yang terjadi lebih dulu, dicatat terlebih dahulu baru kemudian diikuti dengan transaksi berikunya. Jika periode akuntansinya masi sama maka pencantuman tahun di jurnal cukup sekali saja, demikian pula dengan bulan terjadinya transaksi.
Keterangan
Kolom ini digunakan untuk mencatat nama akun yang di debit dan di kredit. Akun yang di debit ditulis merapat dengan kolom “Tanggal”, sedangkan akun di kredit ditulis lebih menjorok ke kanan jika dibandingkan dengan rekening yang di debit.
REF
Ref merupakan kependekan dari referensi pempostingan (posting references). Referensi pemostingan akan diisi dengan nomor akun ketka transaksi keuangan dicatat pada
50
jurnal dipindahkan ke buku besar. Debit
Diisi dengan jumlah rupiah akun yang didebit sebagaimana yang tercantum pada kolom “Keterangan”.
Kredit
Diisi dengan jumlah rupiah akun yang dikredit sebagaimana yang tercantum pada kolom “Keterangan”.
Tabel 2.4 Chart Account Nomor Akun
Akun
11
Kas
12
Piutang Usaha
41
Pendapatan
2.2.5.1 Jurnal Khusus Menurut Pratiwi (2012 : 63), jurnal khusus seringkali digunakan disamping jurnal umum. Pembuatan jurnal khusus ini bukan merupakan keharusan, namun bersifat opsional. Umumnya, jurnal khusus dibuat ketika transaksi tertentu sering terjadi. Perusahaan dapat membuat jurnal khusus untuk penerimaan kas, pengeluaran kas, penjualan dan pembelian. Pembuatan
jurnal khusus
bertujuan
untuk
mengurangi
pekerjaan dalam membuat jurnal di umum dan akan memudahkan dalam membukukan ke akun-akun.
51
Menurut Warren(2008 : 245), jurnal khusus adalah metode yang mengumpulkan transaksi. Salah satu cara memproses data secara lebih efisien pada sistem akuntansi manual adalah dengan memperluas jurnal umum dua kolom menjadi jurnal dengan banyak kolom. Jurnal multikolom mungkin sudah memadai bagi perusahaan kecil yang memiliki banyak transaksi yang sifatnya sama. Akan tetapi, terlalu banyak jurnal dengan terlalu banyak kolom untuk mencatat banyak transaksi tidak praktis bagi perusahaan besar. Karena itu,sistem akuntasi dapat diperluas dengan mengganti jurnal multikolom tersebut dengan beberapa jurnal khusus (special journal). Transaksi yang lazim terjadi pada perusahaan serta jurnal khusus yang bisa digunakan untuk mencatat transaksi tersebut sebagai berikut : 1.
Pemberian jasa secara kredit dicatat pada jurnal pendapatan.
2.
Penerimaan kas dicatat pada jurnal penerimaan kas.
3.
Pembelian barang secara kredit dicatat pada Jurnal pembelian.
4.
Pembayaran kas dicatat pada jurnal pembayaran kas.
Menurut Warren (2008 : 247), jurnal pendapatan (revenue journal) digunakan hanya untuk mencatat pendapatan secara kredit (fees earned on account). Pendapatan secara tunai
52
dicatat pada jurnal penerimaan kas. Penjualan produk dicatat pada jurnal penjualan (sales journal) yang mirip dengan jurnal pendapatan. Tabel 2.5 Jurnal Khusus Akun Transaksi Penjualan tunai
Jurnal Kas Penjualan
Penjualan kredit
Piutang Penjualan
Penerimaan kas secara periode
Kas Piutang
Penerimaan kas tunai
Kas Penjualan
Setoran Bank
Bank Kas
2.2.6
Sistem Pengendalian Internal Menurut Warren(2008 : 235), pengendalian internal (internal control) adalah kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva perusahaan dari kesalahan penggunaan, memastikan bahwa informasi usaha yang disajikan akurat dan meyakinkan bahwa hukum serta peraturan telah diikuti. Tujuan pengendalian internal Warren(2008 : 236) memberikan jaminan yang wajar bahwa :
53
1.
Aktiva dilindungi dan digunakan untuk pencapaian tujuan usaha.
2.
Informasi bisnis akurat.
3.
Karyawan mematuhi peraturan dan ketentuan. Pengendalian internal dapat melindungi aktiva dari pencurian,
penggelapan, penyalahgunaan, atau penempatan aktiva pada lokasi yang tidak tepat. Salah satu pelanggaran paling serius terhadap pengendalian internal yaitu penggelapan oleh karyawan (employee fraud). Penggelapan oleh karyawan adalah tindakan disengaja untuk menipu majikan demi keuntungan pribadi. Informasi bisnis yang akurat diperlukan demi keberhasilan usaha. Penjagaan aktiva dan informasi yang akurat sering berjalan dengan standar peraturan yang berlaku, contohnya ketentuan lingkungan hidup, syarat-syarat kontrak, peraturan keselamatan, dan prinsip akuntansi yang berlaku umum (generally accepted accounting principles-GAAP). Unsur-unsur pengendalian internal Warren (2008 : 237-242) :
Gambar 2.3 Proses Pengendalian Internal
54
Menejemen bertanggung jawab untuk merancang dan menerapkan lima unsur pengendalian internal (elements of internal control) untuk mencapai tiga tujuan pengendalian internal. Unsur-unsur tersebut : 1.
Lingkungan pengendalian (control enviroment) Lingkungan pengendalian menetapkan corak suatu organisasi, mempengaruhi
kesadaran
pengendalain
orang-orangnya.
Lingkungan pengendalian merupakan dasar untuk semua komponen pengendalian intern, menyediakan disiplin dan struktur. 2.
Penilaian resiko (risk assessment) Identifikasi entitas dan analisis terhadap risiko yang relevan untuk mencapai tujuannya, membentuk suatu dasar untuk menentukan bagaimana risiko harus dikelola. Penilaian risiko tujuan laporan keuangan adalah identifikasi organisasi, analisis, dan manajemen risiko yang berkaitan dengan pembuatan laporan keuangan yang disajikan sesuai dengan prinsip akuntansi yang berterima umum.
3.
Prosedur pengendalian (control activities) Prosedur pengendalian melengkapi struktur pengendalian intern. Prosedur pengendalian adalah kebijakan dan prosedur sebagai tambahan terhadap lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang telah diciptakan manajemen untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa tujuan tertentu suatu satuan usaha akan tercapai. Prosedur pengendalian dapat diterapkan pada suatu jenis transaksi seperti transaksi
55
penjualan. Prosedur pengendalian juga dapat diterapkan secara luas dan dapat diintegrasikan dalam komponen tertentu lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi.Pemantauan (monitoring) 4.
Pemantauan (monitoring) Pemantauan terhadap sistem pengendalian intern akan menemukan
kekurangan
serta
meningkatkan
efektivitas
pengendalian. Pengendalian intern dapat di monitor dengan baik dengan cara penilaian khusus atau sejalan dengan usaha manajemen. Usaha pemantauan yang terakhir dapat dilakukan dengan cara mengamati perilaku karyawan atau tanda-tanda peringatan yang diberikan oleh sistem akuntansi. Penilaian secara khusus biasanya dilakukan secara berkala saat terjadi perubahan pokok dalam strategi manajemen senior, struktur korporasi atau kegiatan usaha. Pada perusahaan besar, auditor internal adalah pihak yang bertanggung jawab atas pemantauan sistem pengendalian intern. Auditor independen juga sering melakukan penilaian atas pengendalian intern sebagai bagian dari audit atas laporan keuangan. 5.
Informasi dan komunikasi (information and communication) Informasi
dan
komunikasi
adalah
pengidentifikasian,
penangkapan, dan pertukaran informasi dalam suatubentuk dan waktu yang memungkinkan orang melaksanakan tanggung jawab mereka.
56
Unsur-unsur pengendalian internal membentuk suatu payung untuk melindungi perusahaan dari ancaman-ancaman. Penilaian resiko, prosedur pengendalian, dan pemantauan merupakan jaminan yang membuat payung tersebut tidak akan bocor. Informasi dan komunikasi menghubungkan payung tersebut dengan menejemen. Berikut
adalah
beberapa
contoh
utama
yang
memerlukan
pengendalian internal secara baik (Hery (2012 :173)) : 1.
Pemesanan dan pembelian barang : pengendalian internal dijalankan dengan tujuan untuk memastikan bahwa pemesanan dan pembelian barang memang telah dilakukan sesuai prosedur. Barang yang dipesan dan dibeli sesuai dengan spesifikasi kebutuhan perusahaan serta telah mendapat persetujuan yang layak dari pejabat wewenang.
2.
Penjualan barang dagangan, pengendalian internal dijalankan dengan tujuan untuk memastikan bahwa pengiriman dan penjualan barang dagangan telah dilakukan sesuai prosedur. Barang yang dikirim dan dijual sampai ke pelanggan dan mendapat otorisasi dan tersedia dokumen pendukung transaksi.
3.
Penerimaan dan pembayaran kas, pengendalian internal dijalankan dengan tujuan bahwa kas yang telah diterima dengan baik dan semestinya oleh perusahaan, pembayaran kas dilakukan untuk membayar perusahaan serta menghindari pembayaran ganda.
57
Perusahaan biasanya akan menerapkan lima prinsip pengendalian internal. Ukuran luas pengendalian internal disesuaikan dengan besar kecilnya bisnis perusahaan. Prinsip pengendalian internal (Hery (2012 : 176)) : 1.
Penetapan tanggung jawab Sesungguhnya,
karakteristik
yang
paling
utama
yaitu
penetapan tanggung jawab ke masing-masing karyawan agar supaya karyawan dapat bekerja sesuai dengan tugas-tugas tertentu secara spesifik yang telah dipercayakan kepadanya. Pengendalian atas pekerjaan tentu akan menjadi lebih efektif jika hanya satu orang saja yang bertanggung jawab atas sebuah tugas/pekerjaan. 2.
Pemisahan tugas Ada dua bentuk yang paling umum dari penetapan prinsip pemisahan tugas yaitu : a.
Pekerjaan yang berbeda harusnya dikerjakan oleh karyawan yang berbeda pula
b.
Harusnya ada pemisahan tugas antara karyawan yang menangani langsung aktiva secara fisik dan pekerjaan pencatatan active.
3.
Dokumentasi Dokumen memberikan bukti bahwa transaksi bisnis atau peristiwa ekonomi telah terjadi. Dengan memberikan tanda tangan kedalam dokumen, orang yang bertanggung jawab atas terjadinya sebuah transaksi dapat diidentifikasi dengan mudah.
58
4.
Pengendalian fisik, mekanik dan eketronik Penggunaan pengendalian fisik, mekanik dan elektronik sangatlah penting karena terkait dengan pengamanan aktiva. Berikut beberapa pengendalian fisik, mekanik dan elektronik: a.
Uang kas dan surat-surat berharga sebaiknya disimpan dalam filling cabinet terkunci
b.
Catatan akuntansi penting disimpan
c.
Tidak semua karyawan boleh keluar masuk gedung persediaan barang
5.
d.
Adanya penggunaan kamera monitor
e.
Penggunaan password system
Pengecekan independen atau verifikasi internal Kebanyakan verifikasi internal meliputi peninjauan ulang, perbandingan, dan pencocokan data yang telah disiapkan oleh karyawan berbeda.
2.2.7 Pengertian Koperasi Berbeda dengan perusahaan komersial, khususnya perseroan terbatas dan firma yang didirikan oleh orang-orang yang memiliki modal cukup besar untuk memulai usaha, koperasi biasanya didirikan oleh sekumpulan orang dengan modal kurang. Menurut Rudianto (2010:3) secara umum koperasi diartikan sebagai perkumpulan orang yang secara sukarela mempersatukan diri untuk berjuang meningkatkan kesejahteraan ekonomi mereka melalui pembentukan sebuah badan usaha yang dikelola secara demokratis.
59
Sedangkan menurut pasal 1 UU No.25/1992 yang dimaksud dengan koperasi di Indonesia adalah badan usaha yang beranggotakan orang-orang atau badan hukum koperasi dengan melandaskan kegiatannya pada prinsip koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasarkan asas kekeluargaan. Sebagai salah satu pelaku ekonomi, koperasi merupakan organisasi ekonomi yang berusaha menggerakkan potensi sumber daya ekonomi demi memajukan kesejahteraan anggota. Karena sumber daya ekonomi tersebut terbatas dan dalam mengembangkan koperasi harus mengutamakan kepentingan anggota, maka koperasi harus mampu bekerja seefisien mungkin dan mengikuti prinsipprinsip koperasi dan kaidah-kaidah ekonomi.
2.2.7.1 Modal Koperasi Modal merupakan dana yang akan digunakan untuk melaksanakan usaha-usaha koperasi.Modal terdiri dari modal jangka panjang & modal jangka pendek. Sumber - sumber modal koperasi : a.
b.
Sumber Modal Koperasi (UU No.12/1967) 1.
Simpanan Pokok
2.
Simpanan Wajib
3.
Simpanan Sukarela
4.
Modal sendiri
Sumber Modal Koperasi (UU No.25/1992)
60
1.
Modal Sendiri (equity capital) 1.1
Simpanan pokok adalah sejumlah uang yang wajib dibayarkan oleh anggota kepada
koperasi
pada
saat
masuk
menjadi anggota. Simpanan pokok tidak dapat diambil kembali selama yang bersangkutan masih menjadi anggota koperasi. Simpanan pokok jumlahnya sama untuk setiap anggota. 1.2
Simpanan wajib adalah jumlah simpanan tertentu yang harus dibayarkan oleh anggota kepada koperasi dalam waktu dan kesempatan tertentu, misalnya tiap bulan dengan jumlah simpanan yang sama untuk setiap bulannya. Simpanan wajib tidak dapat diambil kembali selama
yang
bersangkutan
masih
menjadi anggota koperasi. 1.3
Dana cadangan adalah sejumlah uang yang diperoleh dari penyisihan Sisa Hasil
usaha,
yang
untuk pemupukan
dimaksudkan
modal
sendiri,
pembagian kepada anggota yang keluar dari
keanggotaan
koperasi,
dan
61
untuk menutup kerugian koperasi bila diperlukan. 1.4
Donasi / hibah adalah sejumlah uang atau barang modal yang dapat dinilai dengan uang yang diterima dari pihak lain yang bersifat hibah/pemberian dan tidak mengikat.
2.
Modal pinjaman ( debt capital) a.
Anggota
b.
Koperasi lainnya dan/atau anggotanya yang
didasari
dengan
perjanjian
kerjasama antarkoperasi. c.
Bank dan lembaga keuangan lainnya yang dilakukan berdasarkan ketentuan peraturan
perudang-undangan
yang
berlaku. d.
Penerbitan obligasi dan surat utang lainnya yang dilakukan berdasarkan ketentuan
peraturan
perundang-
undangan yang berlaku.
c.
Distribusi cadangan koperasi Cadangan Koperasi (UU No.25/1992) adalah sejumlah uang yang diperoleh dari penyisihan SHU yang dimasukkan untuk memupuk modal sendiri dan
62
untuk menutup kerugian koperasi bila diperlukan. Besarnya dana ini tergantung dari kebijaksanaan masing
-
masing
koperasi.
Manfaat distribusi cadangan : a.
Memenuhi kewajiban tertentu.
b.
Meningkatkan jumlah operating capital.
c.
Sebagai jaminan untuk kemungkinan rugi di kemudian hari.
d.
Perluasan usaha.
